Sistemas de información como ventaja

competitiva
Universidad Espíritu Santo
Sistemas de Información Gerencial

Autor: Christian Moreira

 Sistemas de información como ventaja competitiva

SISTEMAS DE INFORMACIÓN COMO VENTAJA COMPETITIVA

Resumen

El presente trabajo busca relacionar los sistemas de información con la ventaja

competitiva que éstos generan, empezando por definir los sistemas de información,
sus usos y características, la relación con las tecnologías de información, sus
componentes y tipos, funciones y cuidados. El trabajo continúa con la definición de la
ventaja competitiva, explicando las principales ventajas competitivas que ofrecen los
sistemas de información, se especifica el papel que cumplen en el diseño y ejecución
de la estrategia de la empresa, se toma en cuenta la importancia que desempeña el
talento humano dentro de la gestión del sistema de información y la importancia de la
capacitación para sacar el mayor provecho posible a la información arrojada.

Palabras clave: Sistemas de información, ventaja competitiva, tecnologías de

información.

Abstract

This paper seeks to relationship between information systems and competitive

advantage, starting with defining information systems, their uses and characteristics,
the relationship with information technologies, components and types, functions and
care. The paper continues with the definition of competitive advantage, explaining the
main competitive advantages of information systems, the role in the design and
execution of the company strategy is specified, considers the role of human talent
within the management information system and the importance of training to get the
most out of the cast information.

Keywords: information systems, competitive advantage, information technologies.

Introducción

El concepto de sistemas de información en las organizaciones a nivel mundial

ha ido evolucionando con el paso de los años, desde las precarias condiciones de las
empresas en las que antes de la era tecnológica que estamos viviendo se registraban
los datos de manera manual, pasando por la llegada de los computadores, el aumento
de la capacidad de procesamiento de información, hasta la cantidad de recursos
tecnológicos con los que hoy en día cuentan las organizaciones a lo largo del mundo.

Es indudable que la información es poder en lo que se refiere a las finanzas y

negocios, ya que gracias a la información es posible generar alianzas, desarrollar
productos y llegar de mejor manera al público objetivo de la organización, por tanto es
fundamental desarrollar, adoptar y ejecutar sistemas que brinden la mayor y mejor
cantidad de información en el menor tiempo posible, para permitir a los niveles
gerenciales de las organizaciones utilizar la información recopilada en beneficio de la
empresa.

Sin embargo, no hay una fórmula única para establecer un sistema de

información adecuado para una empresa determinada ya que dependerá de múltiples
factores tales como la naturaleza, tamaño, actividad entre otras, por tanto la inclusión
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de un sistema de información adecuado, dará a la organización una gran cantidad de

ventajas sobre sus competidores, lo que le permitirá competir dentro del ramo.

Es por estas razones que es imperioso el estudio de los sistemas de

información y el aporte que hacen para mediante su adecuada gestión obtener
ventajas competitivas que permita a las organizaciones crecer y desarrollarse.

Sistemas de Información

Un sistema de información es un conjunto de procesos que tienen el fin de

captar toda la información referente a la organización, filtrar y procesar la información
para que esté disponible para los miembros de una organización para controlar
procesos que llevarán a la toma de decisiones estratégicas (Waterfield y Ramsing,
1998). Dichos procesos provienen de sistemas virtuales provenientes de diferentes
unidades organizativas (distintos departamentos de la organización) unidos en un solo
objetivo: proveer de información actualizada, significativa y pertinente a las distintas
unidades organizativas, para el control, mejoramiento continuo y la posterior toma de
decisiones para generar ventajas competitivas en la empresa (García, Pelechano y
Solano, 2006. p. 42). Olate y Peyrin (2004) agregan que dicho uso de información
servirá para actualizar constantemente los objetivos de la empresa y de esta manera
distribuir de mejor manera los recursos y variar la organización de la empresa de
acuerdo a las necesidades específicas de la empresa. Zorrilla (2006. p. 267) considera
como componentes de un sistema de información a: hardware, software, especialistas
de información, bases de datos, instalaciones, entre otros.

Aunque los sistemas de información están íntimamente ligados a las

tecnologías de información, hay que tomar en cuenta que no siempre las tecnologías
de información son aplicables a las empresas o tener la última tecnología incrementará
la eficiencia de la organización, ya que podría darse el caso que por tener la última
tecnología, los procesos se vuelven deficientes, produciéndose cuellos de botella
innecesarios, disminuyendo la productividad y ocasionando pérdidas (además del
gasto que implica la adquisición de la tecnología en sí misma), otro peligro al respecto
podría ser el cambio de políticas y procedimientos para adaptarlos a una nueva
tecnología, sin tomar en cuenta la verdadera necesidad de la empresa (Olate y Peyrin,
2004).

Un sistema de información puede ser de cualquier tamaño, tomando en cuenta

que un sistema contable puede ser considerado un sistema de información, pero el
interés de todo sistema de información será dar la información necesaria para la toma
de decisiones en el menor tiempo posible, ya que dicha información servirá para que
la empresa funcione de manera eficiente, lo que le dará una ventaja competitiva frente
a la competencia (Waterfield y Ramsing, 1998).

Según Waterfield y Ramsing (1998), muchas PYMEs se han formado de

manera casi empírica, por lo que sus sistemas de información son absolutamente
limitados o no existen, por lo cual tienen la necesidad de incorporarlos, conseguirlos
o ampliarlos, sin embargo plantean que uno de los problemas más grandes para el
desarrollo de un sistema de información eficiente es la falta de comunicación entre los
usuarios de la información y los encargados del desarrollo del sistema.

El proceso puede ser costoso y además estar expuesto a dificultades como la

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oposición al cambio de los miembros de la organización, ciertos problemas de

organización durante la implementación, sin embargo, los sistemas de información,
tienen relación directa con el crecimiento de la empresa, ya que entre mayor
información sin procesar se encuentre en la organización, ya sea a causa de sistemas
manuales de almacenamiento o sistemas de información muy pequeños o poco
versátiles para las necesidades de la empresa, tendrá una deficiencia innecesaria de
información actualizada, lo que traerá de manera irremediable una baja en la calidad
del servicio y por tanto un decrecimiento en el tamaño de la organización (Waterfield
y Ramsing, 1998).

Es importante notar la diferencia entre datos e información, ya que los datos

son hechos aislados que no han pasado por el procesamiento necesario para
convertirlos en información, la cual servirá para su evaluación y la consecución de
acciones en base de dicha información (Waterfield y Ramsing, 1998), Olate y Peyrin
(2004), insisten en que son las tecnologías de información las que se deben adaptar
al sistema de información y no al revés, ya que es por el sistema de información que
se obtiene la información y no por la tecnología en sí misma, ya que de otra manera
se subutiliza la tecnología en un sistema no adecuado o por el contrario se ralentizan
los procesos y bajan la productividad, ya que la inclusión de una nueva tecnología
afectará a toda la empresa, por lo tanto antes de hacerlo, se debe prever todos los
posibles escenarios, para afectar lo menos posible a la organización y por lo tanto a
los clientes, de esta manera se volverá menos traumático para la empresa dicha
implementación.

Porter (1986) visto en Zorrilla (2006. p.264) asegura que en el sistema de

información de una empresa hay dos componentes: el físico y el informativo, siendo
éste último el más importante para obtener ventaja competitiva, complementando este
pensamiento, Waterfield y Ramsing (1998), aseguran que un sistema de información
gerencial cuenta con dos subsistemas básicos: el primero será el sistema contable,
que se encarga de generar la información financiera de la empresa, y el segundo
subsistema es el sistema de manejo de cartera, que se encarga de ofrecer información
del desempeño de los productos o servicios ofrecidos por la organización, siendo
importante destacar el sistema de información para las relaciones de los clientes
(CRM) o un sistema de manejo del talento humano, todos estos sistemas aunque son
independientes, deben ser compatibles y estar interconectados para ofrecer
información válida.

Para Ledezma (2010), no todos los sistemas de información automatizados son

iguales, puede identificar tres sistemas distintos:

1. Sistema de procesamiento de transacciones (TPS), en el que se maneja

principalmente los procesos contables de la empresa, de aquí se tomará la
información para el manejo y evaluación financiera de la institución.
2. Sistemas expertos (SE), que son sistemas especializado en una función en
concreto, aunque estos sistemas son excelentes para funciones específicas (de
producción especialmente), no son fácilmente adaptables a imprevistos.
3. Sistemas de planificación de recursos (ERP), estos sistemas son integradores,
toman información de varios subsistemas (dependiendo de la organización) y
los integran en un solo y gran sistema de información, y es gracias a este tipo
de sistemas que se toman las decisiones ejecutivas en la organización, es en
base a la evaluación de la información obtenida de estos sistemas y la
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resiliencia de la empresa que ésta logra ventaja competitiva, al reaccionar de

manera rápida ante los cambios externos e internos.

Un sistema de información se compone de cuatro funciones básicas: la entrada

de datos en que los datos de distintos departamentos de la empresa, dicha entrada
de información puede ser automática o manual; la segunda etapa es el
almacenamiento de datos, los datos ingresan a un sistema donde son almacenados y
de donde pueden ser recuperados en el momento que se los requiera, la tercera etapa
es el procesamiento de la información que es la etapa donde los datos son
discriminados, procesados para ser convertidos en información la misma que irá a una
última etapa que es la salida de información, que es la etapa donde la información es
recuperada para las partes interesadas, en base a la misma se establece el control de
procesos, reestructuración de departamentos, replanteo de objetivos y por ende la
toma de decisiones (Olate y Peyrin, 2004).

Aunque los sistemas de información grandes pueden procesar gran cantidad

de información, y ser sumamente útiles ante la expansión de la organización, es
importante tomar en cuenta que entre mayores sean dichos sistemas, la cantidad de
recursos para su mantenimiento también será mayor, es un error muy frecuente tomar
a un sistema de información completo como una sola unidad, ya que un sistema de
información está compuesto de varios subsistemas, los que en conjunto logran arrojar
una visión general de la empresa, por tanto un sistema de información no es estático,
sino que crece conforme cambia el tamaño de la organización, lamentablemente en
muchas empresas se considera a los sistemas de información estáticos e inmutables
(Ledezma, 2010).

Ventajas Competitivas

Una ventaja competitiva, se compone de cuatro grupos de factores:

condiciones factoriales de la nación, es decir se toman en cuenta características como
el nivel educativo, el costo de la mano de obra, entre otros; condiciones de demanda,
entre las que están el tamaño del mercado, las necesidades específicas de los
consumidores, entre otros; el tercer grupo se refiere a los proveedores, en los que se
evidencia el costo de la materia prima, los canales de recepción y distribución, entre
otros; y finalmente la estrategia y la estructura de la empresa, es en este último grupo
en el que radican las ventajas competitivas provistas por los sistemas de información
(Hernández, et al., 2007. p.10).

Entre las ventajas de un sistema de información bien implementado se puede

mencionar la potenciación del talento humano; ayudará a dar una mejor calidad de
servicio e incrementar la cantidad de clientes sin disminuir la calidad de la atención;
facilita el trabajo de la supervisión, evitando la formación de cuellos de botella y
permite un control adecuado de la empresa en general, facilitando y mejorando la
toma de decisiones, estas ventajas podrían marcar la diferencia entre el éxito y el
fracaso de la compañía (Waterfield y Ramsing, 1998), además la información
generada por los sistemas de información dará un panorama claro a sus líderes de el
lugar donde se encuentra la empresa actualmente y a trazarse expectativas realistas
para el futuro, además de brindar a los clientes información oportuna de lo que pueden
esperar de los bienes o servicios que brinda la organización (Zorrilla. 2006. p. 272),
además generan confianza tanto al nivel gerencial como en la junta directiva acerca
de las decisiones que tomen para beneficio de la empresa, ya que ante información
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bien procesada y analizada, los resultados de las decisiones tendrán un margen de

error muchísimo menor que las que se tomen confiando en datos más antiguos,
además los datos recopilados y procesados serán provenientes de toda la
organización y no de un solo departamento específico (Hernández, et al., 2007. p.11-
12).

Parte de la importancia de los sistemas de información, radica en que la

información arrojada del mismo puede ayudar a generar confianza en los inversores
y demás agentes de interés de la organización proporcionando un posicionamiento
aventajado en la industria y consecuentemente aumentando sus ganancias (Zorrilla.
2006. pp. 262-263), gran parte de este posicionamiento se da gracias al acceso que
se tiene a la información, independientemente del posicionamiento geográfico de las
distintas unidades de la empresa (García, Pelechano y Solano, 2006. p. 46), ya que
sin un sistema de información bien diseñado, tomaría demasiado tiempo el enviar y
recibir la información entre una sede y otra, por ejemplo en una cadena de
supermercados, los inventarios se hacen de manera automática, de tal manera que el
departamento de compras tiene todo el tiempo información de primera mano para
mantener los niveles de inventario equilibrados, sin embargo para que los sistemas
de información generan la ventaja competitiva deseada sobre la empresa se debe
tomar en cuenta la información que estos generan, con el fin de tomar decisiones para
la expansión de la organización, dichas decisiones tienen que ver con la inversión de
bienes y recursos en tres ámbitos: jurídico (entendiéndose como la aplicación de
recursos para generar bienes muebles e inmuebles y dinero); financiero (que es la
reinversión del dinero en fondos de inversión para obtener una ganancia) y económico
(que es la aplicación de recursos para aumento de la planta, mejoramiento de la
tecnología, entre otros), misma que bien empleada genera ventaja competitiva para la
empresa (Zorrilla. 2006. p. 271).

Según Olate y Peyrin (2004), el sistema de información de una organización no

debe ser independiente de su estrategia de negocios, ante la cual se puede
contemplar dos alternativas, la primera usa al sistema de información como un apoyo
a la estrategia, es decir, en base a una estrategia de negocios planteada, el sistema
de información será la herramienta para llevarla a cabo, la otra alternativa determina
que el sistema de información no solo sea una herramienta para llevar a cabo la
estrategia, sino que sea parte de ella, si el caso es este, entonces la estrategia de
negocios deberá ser diseñada paralelamente al sistema de información de la empresa.
Entre otras un sistema de información adecuado brinda a la empresa competitividad
de las empresas, mejoras de los procesos y por tanto una mayor satisfacción de los
clientes en general, lo que trae mayor fidelidad de los clientes hacia la marca ya que
la empresa puede hacer diferenciar de mejor manera sus productos respecto a los de
la competencia. Por ejemplo una herramienta de información valiosísima para las
PYMEs es el internet, ya que a través de él, la organización puede ampliar sus
mercados sin necesidad de poner sucursales en cada país, lo que trae una baja
importante en los costos de la empresa; a pesar de esto hay que hacer notar que para
que esta estrategia tenga éxito, la empresa debe contar con una imagen sólida (Zorrilla.
2006. p. 265).

Según García, Pelechano y Solano (2006. p. 42) las ventajas competitivas

generadas por los sistemas de información se agrupan en dos grandes secciones: por
un lado se tendrá mayor resiliencia, ya que entre mayor información sea capaz de
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generar, procesar y manejar una organización, más preparada estará para afrontar
los cambios del entorno externo, de las expectativas de los clientes y de la
organización en sí misma. Otra ventaja importante es que al tener un sistema de
información bien diseñado para las necesidades puntuales de la organización (tamaño
y tipo de negocio) la empresa se volverá indiscutiblemente más eficiente, agilizando
el proceso de toma de decisiones, aprovechando las capacidades del talento humano
y minimizando los costos.

Es de suma importancia tomar en cuenta el componente humano dentro de los

sistemas de información para alcanzar una ventaja competitiva, ya que aunque las
tecnologías de información sean de última generación y estén relacionados de manera
perfecta al sistema de información, si el talento humano no está capacitado para
responder a las necesidades del mismo sistema, entonces el sistema trabajará a
medias, es por ello la importancia que el personal posea ciertas competencias
necesarias como la capacidad de manejar, evaluar y difundir información, gestionar
recursos tecnológicos, tomar decisiones (Yoguel, 2000. p.112), de esta manera el
sistema de información cumplirá su función primordial, ofrecer información válida para
que la organización pueda competir y sobresalir en su ramo.

Conclusiones

Un sistema de información bien estructurado provee información procesada de

toda la organización que servirá para controlar procesos, estructurar departamentos y
tomar decisiones acertadas para el progreso de la organización, lo que se traduce en
una mayor eficiencia en los procesos por una parte y en la satisfacción del cliente por
otra parte. Los sistemas de información están íntimamente ligados a las tecnologías
de la información, las cuales estarán subordinadas al sistema de información de la
empresa, ya que el hecho de tener la tecnología más novedosa, no implica
necesariamente que el sistema de información trabaje más eficientemente e incluso
corriendo el riesgo de volver deficiente al sistema de información.

Los sistemas de información se dividen en sistemas de procesamiento de

transacciones, sistemas expertos y de planificación de recursos, siendo estos últimos
los que más información ofrecen para la toma de decisiones estratégicas y por tanto
para la adquisición de ventajas competitivas para la organización, dichos sistemas de
información constan de cuatro fases, ingreso y almacenamiento de datos y
procesamiento y recuperación de información, tomando en cuenta que a la entrada
del sistema se tendrán datos sueltos de los distintos departamentos y darán como
resultado información relevante al final del procesamiento de los mismos.

La implementación de un sistema de información adecuado a las necesidades

de una empresa ofrece como ventajas competitivas, la toma adecuada de decisiones,
potenciación del talento humano, reducción en los costos de producción y aumento
de la productividad de la empresa, aumento en la satisfacción del cliente, incremento
de la confianza de los stakeholders, aumento de la resiliencia organizacional, entre
otros, para que un sistema de información sea adecuado, no solamente basta con la
tecnología de información, sino también es importante que el talento humano de la
organización se encuentren bien capacitados para el manejo del mismo, ya que si no
tienen un entrenamiento adecuado, fases como el ingreso y almacenamiento de datos
podrían darse de forma deficiente lo que traerá como consecuencia resultados
erróneos y deficiencia en los procesos.
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La investigación y aplicación de sistemas de información especializados de

acuerdo a las distintas clases de empresas podría ser de gran interés para futuras
investigaciones, tomando en cuenta aspectos como el producto o servicio que ofrece,
el tamaño de la empresa, demografía, entre otros, para crear sistemas de información
adecuados tanto en tecnología como en capacidad, tomando en cuenta que los
sistemas de información deberían tener la capacidad de cambiar, crecer y
transformarse junto con la empresa sin necesidad de reemplazarlo a lo largo del
tiempo.

Bibliografía

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