Tipos de documentos

Angie Vanessa Rebolledo Gamboa

JUBITZA PATRICIA CORREA HENRIQUEZ

Buenaventura, Valle del Cauca

2019
 LA ADMINISTRACION DOCUMENTAL

“Un factor importante para la gestión empresarial”

La administración documental regula la función archivística en las empresas,

formulando normas y políticas para facilitar la gestión documental. Sabemos que

la administración documental es una función de mucha responsabilidad la cual

busca la protección de las memorias empresariales o institucionales de una

manera correcta y transparente.

Vemos que actualmente hay una cierta preocupación por el papel de la

administración documental en el país y se plasma en los testimonios de la doctora

Marcela Otálora Restrepo, este fue el mensaje que se le compartió a cerca de 35

clientes invitados por REDSIS a un desayuno de trabajo, para presentarles su

solución Administración Documental:

“El objetivo de esta charla era transmitirles la importancia que sigue teniendo el

papel como documento, porque estamos hablando de nuevas tecnologías de

documentos electrónicos, sistematizados, digitales y queríamos recordarle a la

gente que en Colombia todavía seguimos necesitando el papel para muchos

asuntos legales, fiscales, administrativos y que esas soluciones de Gestión

Documental sistematizadas, mejoran el manejo de documentos en papel,

mejoran los archivos en general, pero no los elimina ni los obvia que es la idea

equivocada que tienen muchos.”

Es claro que estos testimonios son ciertos, pues muchos obvian el significado de

documento en papel, piensan que los documentos en soporte papel son

simplemente basureros que acumulan las empresas por obligación y no se dan

cuenta del valor trascendental en la toma de decisiones que tienen estos. Por

estos motivos creo que el papel del archivista o archivero en Colombia se toma

en segundo plano, por tal motivo las empresas no se preocupan por capacitar a

sus archiveros y es cuando se presentan los factores de error. Está claro que hoy

hay muchas tecnologías para la conservación documental y que tiene que estar

presentes en la administración documental, pero no se debe perder el significado

de documento en papel.

La administración documental tiene un rol trascendental ya que su fin es el de

servir la información de forma precisa, ágil y oportuna. Pero la administración

documental tiene un papel muy amplio y no es tan general ya que se encarga de

controlar, mantener, almacenar, eliminar y recuperar la información. En la idea

anterior vemos el papel tan importante de los archiveros y la administración

documental, para dar soluciones y planes de gestión documental a las empresas

que lo requieran de forma efectiva y concreta.

En las funciones que debemos ver, el control de la documentación es muy

importante, ya que dé hay partimos para administrar de forma correcta. Los

códigos de ética para el recibo, despacho, elaboración, trámite y préstamo de

información deben aclararle al archivero su papel fundamental como

administrador de la información. También debemos velar por el mantenimiento

de los acervos y las instalaciones o deposititos para conservar correctamente al

ambiente para los archivos y manipular correctamente la información. Los

cuidados que se deben tener en el almacenamiento de archivos, cuidados con

los depósitos, unidades de conservación, transferencias para una buena logística

aplicada a la organización documental.

Todos los factores de la funcionalidad administrativa de archivos son importantes

pero la parte de descarte y recuperación implica conocimientos más profundos y

técnicos para la acumulación lógica de archivos y una óptima funcionalidad. En

la parte de descarte las TRD son una herramienta fundamental para determinar

la conservación y el destino final de los documentos. Para realizar los expurgos

son necesarios estos pasos de las TRD para la elaboración de las respectivas

actas de baja explicando los procedimientos a seguir y por los cuales se expurgan

los documentos. En la parte de recuperación documental está visto que también

es un estudio profundo que necesita análisis de las agrupaciones documentales

para crear índices, inventarios, catálogos, guías y registros para facilitar la

función administrativa de los archivos.

La importancia de la administración documental está plasmada en la

preocupación por las mejoras en los archivos públicos y privados. De la búsqueda

de la transparencia, logística y la archivística para fundamentar todos los ideales

de conservación, clasificación, ordenación y descripción documental ligados a los

procesos administrativos de las empresas privadas e instituciones del estado.