INFORME: PROCESO NORMAL DE COMPRAS

Proceso de Compras

Identificar los productos críticos a comprar: Los productos críticos son aquellos que hacen parte
del negocio pero con ellos van relacionado aspectos negativos hacia el mismo, al identificar que
productos son críticos se debe seguir una reagrupación de aspectos que son característicos de
dichos productos o servicio que comercializa la empresa, y con ello entablar diferencias entre un
producto crítico y no crítico, también a qué proceso pertenece y el producto final, es importante
resaltar si el producto impacta, si se compra en paquetes, si bien se puede llamar índice de
criticidad.

Definir especificaciones del producto a comprar: En toda organización se deben establecer y de

forma definida la metodología y responsabilidades para comunicar las necesidades de compra a
los proveedores para realizar las compras y que la metodología sea transmitida al proveedor, las
especificaciones para el proceso de compra están encadenados con requisitos de manera definida:
Por ejemplo, cantidad, material, forma, medidas, fechas, etc.

Planear las compras: Para los programas de compras se emplea pronóstico de demanda definido y
con ello se induce a notar el tipo de ganancia el cual establece la comercialización de un producto
más que otro, dado que los tipos de productos ofrecen un tipo de demanda dependiendo los
gustos de los compradores, adicional a los anterior, es importante las cantidades a comprar y el
momento justo que se debe realizar dicha acción de compra.

Evaluar y seleccionar proveedores: Toda organización o empresas en funcionamiento debe

disponer siempre de una lista destacada de los proveedores capaces de satisfacer las necesidades
de compra que brinda la empresa o en algunos casos organizaciones amplias. Para la selección de
un proveedor, la organización debe aplicar una evaluación que permita resaltar las funciones de
capacidad de hacer el suministro directo de los productos para comercializar ya obtenidos por la
empresa.

Realizar el trámite de compra: Una vez ha sido seleccionado el proveedor, el Jefe de Compra
elabora lo que se le llama la "Orden de compra" y obtiene la autorización del ordenador del gasto,
asegurándose de contar con la aprobación de la Junta Directiva

Verificar el producto comprado: Los productos que han sido entregados por los proveedores
previamente seleccionados deben ser supervisados e inspeccionados antes de ser incluidos en los
procesos de la organización, siempre se debe realizar esta acción al recibido solicitado,
realizándose una breve inspección, prueba, ensayo, entre otros aspectos necesarios del producto.
Re-evaluar proveedores: la mayoría de las organizaciones tienen alrededor de cientos de
proveedores y sin embargo, los clasifican por proveedor de carácter crítico o no crítico en función
de su impacto en el sistema de gestión de calidad. Por lo que establecen criterios como
evaluaciones para considerar un proveedor crítico y a estos proveedores les hacen la evaluación
de desempeño, lo cual puede ser permitido por la norma, pues esta específica que el tipo y grado
de control sobre el proveedor depende del impacto sobre el producto final.

Tomar acciones en el proceso de compra (correctivas, preventivas y mejora): La medición del

proceso de compras nos permitirá tomar acciones para las respectivas correcciones y con ello la
consecuente mejora para la contribución al equilibrio esencial de toda empresa, resaltando que
tener riesgos asociados a la compra hacen más fácil el esclarecimiento de acciones correctivas y
preventivas que podemos adelantar.

Importancia del proceso de compras en la organización

Resultados económicos en la empresa: Tener buenas relaciones con los proveedores, lo que
supone obtener competitividad en los costos de los productos que se obtienen, capacidad de
negociación y selección de los artículos y proveedores idóneos para mi empresa.

Calidad del producto final: La calidad de mis materias primas o insumos impactará directamente
en el resultado de mis procesos y con ello, en la percepción del cliente.

Satisfacción del cliente: Como lo mencioné anteriormente, las entradas de un proceso

dimensionan la calidad que el producto tendrá al final.

Confianza del cliente interno: Definimos cliente interno como la salida de cada proceso. El
departamento de compras provee los suministros a otros procesos necesarios para realizar su
labor. Si estos no son aptos, creara conflictos en el desarrollo de los objetivos de los otros
procesos.

CLASIFICACIÓN DE DOCUMENTACIÓN DEL PROCESO DE COMPRA

INTERNOS EXTERNOS
Donde se recopila las características específicas Son los requisitos legales, y normas
del producto o servicio a vender, siendo internacionales, donde se ajustan las
cuantitativos o cualitativos pertenecientes al características estándares que debe tener cada
producto a vender, comprar, cantidad, y producto.
criticidad entre otros
Donde se carga cada metodología del proceso Catálogos de los equipos, necesarios para
de compra y subcontrataciones. obtener el producto o servicio a realizar.
Documentos alimentados de los datos y Hojas de seguridad, y de utilidad de la materia
resultados de la selección y evaluación de prima o insumos, con las cuales se obtendrá el
proveedores que hacen parte de la empresa y producto y servicio.
los que están en el proceso evaluativo.
En este se describe tanto el producto como el La orden de compra, facturas y Registros de lo
plazo solicitado, así como otros condicionantes comprado
entre los que se encuentran el presupuestos,
plazos de entrega, y características del
producto entre otros.
Todos aquellos que contengan la realización de
los pedidos, como el proceso de la aprobación
del pedido.
Los datos del pedido, los requisitos que
describen claramente el producto, para la
aprobación del producto, del sistema de
calidad, para la cualificación del personal,
procedimientos, procesos y equipo, el plazo
solicitado, otros datos como el presupuesto,
condiciones de entrega, requisitos para la
aprobación del producto.

Documentos de las órdenes de

compra/subcontratación con la finalidad de
asegurar que los productos y servicios cumplen
con los requisitos especificados.
Formato de la hoja de pedido de compra,
formato de la hoja de pedido de
subcontratación, formato de la hoja de
evaluación de proveedor, que son el registro de
la información solicitada a los proveedores
para su aceptación, formato de la hoja de no
conformidad de producto (para compras),
formato de la hoja de no conformidad de
servicio (para subcontrataciones).