ADMINISTRACIÓN GENERAL DE EMPRESAS.

PROCESO ADMINISTRATIVO

Prof. Ing MBA Carlos A. Vivanco A

Introducción

La Administración es una ciencia social:

• Es ciencia porque se basa en un conjunto de normas y
teorías. Tiene un marco teórico que lo soporta.
• Es social porque está hecha de personas, se basa en
comportamientos humanos.

Toda teoría económica se basa en que las personas son

racionales, vale decir, siempre que elige un bien va a elegir
más que menos.
Una teoría es buena o mala en la medida que explique la
realidad. Siempre se medirá por la capacidad de predicción
que tenga.
El ser humano tiene múltiples necesidades. Éstas son las
que lo hacen actuar.
El proceso de frustración nace de necesidades no
satisfechas, debido a esto se originan las Empresas.

La Administración es una ciencia social, es decir, que se

basa en personas y la incertidumbre o la variabilidad del
comportamiento humano hace que la Administración sea
un desafío y, por ende, una ciencia social y no una
ciencia exacta.

Las ciencias exactas se basan en supuestos y tienen la

cualidad de que se pueden probar.
La eficiencia de la Administración se debe a que ésta es
contingente y no tiene recetas.
La eficiencia constituye una regla básica para la
Administración, vale decir, por el grado de eficiencia me
van a medir en términos administrativos.

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 • Se entiende por eficacia: lograr los objetivos.
• Se entiende por eficiencia: lograr los objetivos, pero
al mínimo costo.

Esto implica que eficiencia es distinto que eficacia.

La teoría económica nos dice que el mundo que nos

rodea tiene recursos, pero éstos son escasos. Dichos recursos
escasos sirven para satisfacer múltiples necesidades y dichas
necesidades son jerarquizables; por lo que de aquí nace la
Administración.
La tarea del administrador es tomar los mínimos
recursos para satisfacer múltiples necesidades, en este punto
es donde se mide o evalúa la eficiencia del administrador.
Cabe destacar que el objeto de la Administración son las
Organizaciones.

LAS ORGANIZACONES.

Las siguientes son las razones para lo cual se crean las

Organizaciones:

1. Satisfacer necesidades: Maslow resumió todas las

necesidades humanas en 5 grupos. A continuación se
mencionará la escala jerárquica de necesidades:

a) Necesidades Fisiológicas.
b) Necesidades de Seguridad.
c) Necesidades Sociales.
d) Necesidades de Autoestima.
e) Necesidades de Autorealización.

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Maslow plantea que en esta escala se va ascendiendo de uno
en uno, hay que tener satisfecha una necesidad para poder
pasar a la siguiente, y así sucesivamente.

a) Necesidades Fisiológicas: Comprende agua, comida

y abrigo. Si éstas no son satisfechas el ser humano
muere. Son lo primero que motivan al hombre.
b) Necesidades de Seguridad: Una vez satisfechas las
necesidades fisiológicas, nace este tipo de necesidad,
las que son de largo plazo, vale decir, saber y
asegurarse que en el futuro el agua, la comida y el
abrigo también lo van a tener.
c) Necesidades Sociales: Éstas se crean una vez
satisfechas las dos anteriores consecutivamente.
Dichas necesidades sociales comprenden: familia,
organización, empresa y sociedad. No basta con
pertenecer, sino que sentirse aceptado.
d) Necesidad de Autoestima: Una vez que los demás lo
aceptan a uno y viceversa, viene la necesidad de
sentirse bien con uno mismo.
e) Necesidad de Autorrealización: Consiste en lograr
cosas superiores, en general, son ideales. (religión,
obra póstuma, etc.).

A juicio de Maslow, la mayoría de la gente se queda en las

necesidades sociales.
Cabe destacar que la necesidad es un motivador y es
dinámica en el tiempo.
En la Escala jerárquica de Maslow, uno está
constantemente subiendo y bajando. Nunca vamos a tener
todas nuestras necesidades satisfechas.
Las Organizaciones se crean para satisfacer dichas
necesidades, tanto a los que pertenecen a ella, como a los
que las rodean, es decir, siempre hay intercambio. Siempre
hay un costo y un beneficio, aunque no haya dinero de por
medio.

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2. Principio de Sinergía: Viene de la Teoría General de
Sistemas y nace de la Física Cuántica. Es una herramienta
de la ciencia exacta, no de la social, pero que sí se aplica a
ésta. Sinergía es un conjunto de partes que al interactuar
logran un trabajo mayor que la suma de los trabajos
individuales.
La Sinergía se define como: “la cooperación sistemática
entre individuos tendientes a producir un resultado
mayor que la simple suma de los trabajos individuales”.
Esto nos lleva a decir que las Organizaciones se crean para
aprovechar la Sinergía.

3. Bienestar Social: Constituye la tercera razón para crear

una Organización y dice: “las Organizaciones se
constituyen para lograr un mejor bienestar social”. Y
Bienestar Social en el fondo, es la ganancia neta que tiene
una sociedad y existe un conjunto de indicadores que la
reflejan, tales como, salud, empleo, etc.

4. Interrelaciones entre diferentes grupos: En la sociedad

hay muchos grupos que quieren interactuar, ejemplo de esto
es el Estado que quiere intercambiar servicios a cambio de
divisas. Por lo tanto, las Organizaciones sirven
indirectamente para que estos grupos interactúen.

5. Eficiencia Económica: Constituye otra razón para crear

una Organización, es decir, se crean para lograr una
Eficiencia Económica.
Si todas las Organizaciones fueran eficientes, nadie
quebraría.

Hay que hacer un distingo entre:

- Eficaces sin ser eficientes (las organizaciones no
desaparecen)
- Las Empresas sí desaparecen.

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 ORGANIZACIÓN COMO UN ENTE.

Cuando uno estudia las diversas definiciones que se dan de

Organización en los textos, se aprecia que hay elementos que se
repiten, entre los cuales se destacan:

a) Los Objetivos: Las Organizaciones deben tener

objetivos, entre los cuales podemos nombrar:

1. Los objetivos tienen que ser cuantificables.

2. Los objetivos deben tener un plazo determinado.
3. Los objetivos tienen que ser realizables.
4. Los objetivos tienen que representar un desafío.

Ninguna Organización puede existir si no tiene objetivos.

Los objetivos están ligados a las metas.

b) Los Recursos: Hay recursos materiales y recursos

humanos. Una Organización sin recursos no existe.

c) Las Actividades: Las Organizaciones deben tener

actividades a desarrollar y éstas tienen que ser claras para
así lograr los objetivos.

En consecuencia, definiremos Organización como:

“Es un Sistema Social integrado por individuos o grupos que

bajo una determinada estructura y dentro de un contexto al
que controlan parcialmente, desarrollan actividades
aplicando recursos en pos de ciertos objetivos comunes.”

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 LA EMPRESA.

Es un tipo muy especial de Organización. La Empresa es la

unidad económica básica de toda sociedad. Es una unidad
productiva.
Cabe consignar que el conjunto de Empresas conforman o
constituyen la economía, sin embargo, el conjunto de
Organizaciones no.

Características Generales de las Empresas.

1. La Empresa está formada por un conjunto de recursos,

que se componen básicamente de:

• Recursos Materiales
• Recursos Humanos
La diferencia básica radica en que los Recursos Humanos
tienen necesidades humanas, de ahí nacen las motivaciones.
Al Recurso Humano lo va a afectar el medio externo, pero
no sabemos cómo, en cambio los Recursos Materiales tienen
necesidades mecánicas. No pueden discernir, por lo que es
posible predecir su comportamiento.

2. Las Empresas tienen dos objetivos en común:

El primer objetivo en común es la Supervivencia. La
mayoría de las decisiones que toma la Empresa son para
sobrevivir. La Supervivencia es el objetivo máximo en
mundos turbulentos.
El segundo objetivo es la Rentabilidad Económica. Cabe
destacar que ninguna Empresa que esté en problemas de
supervivencia puede pensar en satisfacer el objetivo de
rentabilidad.

Como las Empresas tienen objetivos comunes entre ellas,

también tienen objetivos comunes con la sociedad en que
están insertas.

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3. Funciones que deben cumplir las Empresas:
a) Función Social Interna (FSI)
Todas las Empresas, por el hecho de serlas, primero
satisfacen las necesidades de sus trabajadores.
b) Función Social Externa (FSE)
Deben entregar Bienes y/o Servicios que el entorno
necesita o requiere. La Empresa recibe información de
lo que el entorno necesita, generando dichos bienes y/o
servicios que irán a satisfacer las necesidades que
tienen los consumidores.
c) Función Económica (FE)

Consiste en lograr sus objetivos al mínimo costo y en

el menor tiempo posible, vale decir, hacer un eficiente
uso de sus recursos. Por lo tanto, volvemos a
encontrarnos con el principio de Sinergía entre otros.
Cabe destacar que la empresa no es un organismo
viviente por sí sola, sino que le dan vida las personas
que a ella pertenecen y además para cuyo servicio se
ha creado o cuyas actividades tiene que ver con las
suyas propias, dándole un carácter orgánico.
La empresa es una unidad productiva, ya que se dedica
a proporcionar bienes y/o servicios a la sociedad de
acuerdo a un pago previamente establecido.
Hay que dejar en claro, para una mejor comprensión,
que cuando hablamos de empresa, nos estaremos
refiriendo a la Empresa industrial, Compañía o Firma;
aunque los últimos términos se aplicarán a las
Empresas del sector privado.

Definición:

Empresa Industrial: Es todo organismo de propiedad

pública o privada, cuyo objetivo primordial es
fabricar y distribuir mercancías o proveer servicios a
la colectividad o a una parte de ella, mediante el pago
de los mismos. Ejemplo: Soprole, Chilectra
Metropolitana, etc.

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 TIPOLOGÍA DE EMPRESAS:´

Vamos a utilizar diversos criterios, de los cuales ninguno de

éstos es exclusivamente para clasificar a las Empresas:

1. Sector Económico al que pertenecen:

1.1 Industria Primaria (Agro extractivas):

Son todas aquellas que toman sus bienes, pudiendo ser de
consumo final o intermedio.
1.2 Industria Secundaria (Manufactureras):
Son todas aquellas que toman sus materias primas desde la
Industria Primaria y la transforman en productos de
consumo final.
1.3 Industria Terciaria (Servicio):
Está constituida por Instituciones Financieras,
Profesionales, etc. Es clásica de países desarrollados.

2. Actividad o Área Industrial:

2.1 Empresas Agropecuarias.

2.2 Empresas Mineras.
2.3 Empresas Industriales.
2.4 Empresas de Servicios.

Nota: La única diferencia con el criterio anterior, es que se han

separado las Empresas agropecuarias de las Empresas mineras.

3. El Tipo de Bien o Servicio que Producen:

3.1 Empresas productoras de bienes de consumo final.

3.2 Empresas productoras de bienes de consumo intermedio.
3.3 Empresas productoras de servicios.

4. La Forma de Producción Utilizada:

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4.1 Empresas Artesanales.
4.2 Empresas de Tecnología Media.
4.3 Empresas de Alta Tecnología.

5. Según su Gestión:

5.1 Según quién asume la gestión:

5.1.1 Empresas Autogestionadas:
Son aquellas en que la dirección de la Empresa la llevan a
cabo los trabajadores. Por ejemplo: Polonia (aquí el
capitales estatal)
5.1.2 Empresas Heterogestionadas:
La dirección de la Empresa es llevada por los dueños del
capital.

5.2 Forma concreta en que se lleva a cabo la gestión:

5.2.1 Empresas Centralizada:
Son aquellas en que las decisiones se toman en la cúspide
jerárquica de la Empresa. Las decisiones no logran bajar.
5.2.2 Empresas Descentralizadas:
Son aquellas Empresas en las que las decisiones se toman a
todo lo largo de la estructura jerárquica.

Nota: Ninguna existe en forma pura, sino que es una

tendencia que se acerca a los límites.

6. Según el Origen del Capital:

6.1 Empresas Privadas.

6.2 Empresas Públicas.
6.3 Empresas Mixtas.

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 Diferencias entre Empresa y Organización.

Las Empresas necesitan de Recursos Humanos y

Materiales. Las Organizaciones pueden no tener Recursos
Materiales.
Las Empresas tienen una función social económica. Las
Organizaciones pueden no tener función económica.

Nota: Para las Empresas lo primero es lograr la eficiencia,

no así en las Organizaciones.
Las Empresas, en general, son creadas para permanecer en
el tiempo (largo plazo). Las Organizaciones pueden tener
una permanencia corta en el tiempo. Por ejemplo,
Comisión de la llegada de S.S. Juan Pablo II.

Semejanzas entre Empresa y Organización.

Ambas son sistemas sociales.

Ambas tienen objetivos que cumplir.
Ambas necesitan de la Administración para cumplir sus
objetivos.
Ambas necesitan de Recursos Humanos.
Ambas tienen al menos una función social.

Una Organización se puede convertir en una Empresa,

para esto requiere cumplir una función económica
(Eficiencia) y Recursos Económicos.
La Empresa es el objeto del Administrador.

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 LA ADMINISTRACIÓN.

Podría resumirse en el establecimiento y logro de objetivos.

La Administración es la principal forma que tiene el ser
humano para utilizar los recursos de que dispone y emplear los
talentos de las personas para el logro de los objetivos.
Existen muchas definiciones de Administración. En
general, todas son ciertas y rescatables.

Definición:

“La Administración primero es un proceso social que se

desempeña para lograr ciertos objetivos y esto se hace
mediante el uso de recursos (humanos y materiales).”

Al decir que es un proceso nos referimos a que es continuo.

Todo proceso está formado por etapas, las cuales se tienen que
cumplir para Administrar.
La Administración es un proceso social y su principal
recurso es el humano.
Es preciso tener que completar y coincidir en los siguientes
puntos:

• Los objetivos de la Empresa propiamente tal.

• Los objetivos de la sociedad en que está inserta.
• Los objetivos de las personas que trabajan en la
Empresa.

Proceso Administrativo:

Tiene 4 etapas y éstas son:

1) Planeación o Planificación.
2) Organización.
3) Dirección.

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4) Control.

Por consiguiente, la labor básica de todo Administrador es

planificar, organizar, dirigir y controlar con los recursos de
los cuales disponga para lograr los objetivos.

En relación a la coordinación, nosotros no la vamos a

considerar como etapa propiamente tal. Sin embargo, hay que
hacer hincapié que en las otras etapas del proceso
administrativo, tienen que estar coordinadas.

El Proceso Administrativo es un proceso interdependiente.

El Control debe estar presente sobre la planificación. Luego
se debe controlar constantemente.

Breve Descripción de las Etapas:

1. Planificación: Planificar no es adivinar el futuro.

Planificar es primero tratar de visualizar los escenarios
futuros que pueden darse en relación a los más relevantes
para el Administrador. Planificar es para tomar acción hoy
tratando de prevenir lo que va a pasar en el futuro. En otras
palabras, más que prevenir es que me permita obtener un
beneficio de lo que va a ocurrir en el futuro.

Pasos de la Planificación:

• Fijar objetivos.
• Decidir las políticas a seguir.
• Decidir los programas (políticas referidas a
tiempo).
• Decidir procedimientos.

Todas éstos en su conjunto son para cada una de las

partes de la Empresa, por lo tanto, la Planificación es una
herramienta de Toma de Decisiones.

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 2. Organización: Esta etapa lo que trata de hacer es
establecer una “estructura de funciones”. El proceso de
Organización nace del Organigrama, el cual es una
herramienta de Toma de Decisiones. Cuando se habla de
Estructura de Funciones, se refiere a actividades
requeridas. El establecimiento de dicha estructura, se
lleva a cabo a través de determinar cuáles van a ser las
actividades que se requieren para el logro de los objetivos.
En esta etapa se van a designar las autoridades y
responsabilidades de cada cargo.
Organizar es en función de las personas y los objetivos
que tenga la Empresa. La estructura de la Empresa debe
ser tremendamente sensible porque las personas y los
objetivos cambian.

3. Dirección: Dirigir no es más que formular

instrucciones y órdenes a todas las personas que son parte
de la Organización. El objetivo de dichas instrucciones y
órdenes es lograr los objetivos con la particularidad de que
los objetivos de las personas tienden a los de la
Organización.
En consecuencia, dirigir es hacer que las personas
trabajen para lograr ciertos objetivos.

4. Control: Esta etapa consiste en hacer una

comparación entre lo real y lo esperado. Ver la relación
entre los resultados y los objetivos.
El objetivo de la etapa de Control es tomar las acciones
correctivas en caso de ser necesarias y siempre serán
necesarias para lograr en mejor forma los objetivos.
Además, esto conlleva a la medición del desempeño de las
personas.

En virtud de lo señalado hasta ahora, tenemos definido el

entorno de la Organización, el concepto de Organización y la
concepción de Empresa. Por lo tanto, a continuación nos
centraremos en el interior de nuestro objeto de estudio, la

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Organización Empresarial, en especial, lo que dice relación con
la Planificación y Control.
Comenzaremos nuestro estudio a través de la concepción de
proceso como un análisis de la Empresa.

Definición de Proceso Administrativo.

El Proceso Administrativo constituye una herramienta que

parte de la observación de la realidad existente y, por lo tanto, se
puede aplicar a ésta. Tiene sus inicios con el advenimiento de la
ciencia, como elemento útil a la Administración.
Es un proceso porque pretende dar una secuencia analítica
a la multiplicidad de funciones que existe para poder cumplir el
objetivo que se desea.
Cabe destacar que para poder determinar las etapas del
proceso administrativo, fue preciso observar al ser humano y
cuáles eran sus formas de llevar a cabo sus actividades llegando
a la conclusión de que el ser humano realiza en todos los actos la
siguiente secuencia:

1.- Anticipa lo que puede ser….(prevee)

2.- Lo que va a realizar….(preparación)
3.- Realiza lo que pretende…(acción)

En la literatura administrativa nos encontramos con

procesos administrativos que contemplan etapas diferentes, en
virtud de los diversos autores. Es así, que a modo de ejemplo se
presentan los siguientes procesos administrativos según Farol y
según Urwich, los que relacionaremos con la secuencia de acción
del ser humano:

Según Fayol:

• Prever…………………Previsión
• Preparación…………..Organización
Coordinación

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 • Acción……………...…..Mando
Control

Según Urwich:

• Prever…………………..Investigación
Pronóstico
• Preparación…….……..Organización
Búsqueda de recursos
• Acción…………..……..Dirección
Control

Con el recorrer del tiempo, el proceso administrativo ha

experimentado cambios, definiéndose en la actualidad las
siguientes etapas:

• Planificación
• Organización
• Dirección
• Control

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 Características del Proceso Administrativo.

1.- Es una herramienta que se emplea para analizar una

realidad en forma de proceso.

2.- Es circular o en espiral, es decir, existe una

retroalimentación (feedback), por lo cual siempre se está
planificando, organizando, dirigiendo y controlando.

3.- Se da en distintos niveles, pudiéndose presentar un proceso

que abarque toda la Empresa o parte de ella. Por ejemplo, un
departamento o sección.

4.- La decisión es el elemento común a todas sus etapas.

Planificación.

Definición:

La Planificación o Planeación es una función

administrativa que se ejecuta para una actividad en particular.
El éxito en su desempeño requiere del análisis de los datos del
pasado, decisión en el presente y evaluación del futuro.
Desde el punto de vista organizacional, la Planificación
está orientada a:

a) Establecer metas u objetivos organizacionales, que

hagan posible una administración racional de la
Organización.
b) Determinar el enfoque por medio del cual se van a
alcanzar los objetivos, fijando los procedimientos y
políticas más adecuadas para la institución.
c) Ser un elemento básico para determinar los parámetros
de control que se emplearán por la Organización.

La Planificación es la función administrativa más

importante, ya que incluye la selección de los cursos de acción

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futuras entre distintas alternativas, las cuales se realizan a través
de los planes, los que proporcionan un medio racional para
lograr los objetivos pre-seleccionados, lo que implica una
constante innovación administrativa y la capacidad de crear algo
nuevo por parte de quien la ejerce.

En consecuencia, Planificar es el fondo decir:

¿Qué objetivos se quieren lograr?

¿Qué acciones deben llevarse a cabo para alcanzarlos?

¿Qué posiciones organizacionales se asignarán para ello?

¿Quién será el responsable de cada una de las acciones

necesarias?

Determinar hacia dónde va la Organización y los métodos

generales que se emplearán.

Dentro de las disciplinas relacionadas a las ciencias sociales,

por ejemplo, la Administración, rara vez se puede predecir el
futuro y de poder hacerlo, no puede ser con exactitud, debido a
una gran cantidad de factores que se escapan al control y pueden
influir en ella, especialmente en la etapa de Planificación. Sin
embargo, es muy útil y conveniente intentarlo, ya que de no
existir la Planificación los acontecimientos se dejarían al azar.
Hoy en día prácticamente todo el mundo Planifica, por
ejemplo, todo tipo de Empresas, el Gobierno, las Instituciones,
etc., de tal forma de que se basan menos en la intuición o suerte y
se apoyan en forma sustancial en pronósticos y análisis de
carácter científico, los cuales se complementan con los grandes
avances tecnológicos existentes, en especial en el área de la

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informática, por medio de programas computacionales que
permiten simular con gran acierto la realidad inmediata.
La Planificación se debe llevar a cabo dentro de un contexto
de teorías, principios y técnicas; siendo el motivo de muchos
fracasos la falta de entendimiento de los fundamentos.

Propósito de la Planificación.

El principal propósito de la Planificación se centra en

coordinar las actividades de la Organización hacia objetivos
definidos y acordados.
La Planificación entrega un grado más elevado de
racionalidad y orden a la institución del que existiría sin ella.
La Planificación se expresa a través de planes. Los planes
deben tener un grado de eficiencia, la que se mide por medio del
grado de contribución a los objetivos, como compensación de los
costos y otras consecuencias inesperadas requeridas para
formularlo y hacerlo funcionar.
Todo administrador debe planificar, lo que cambia es el
carácter y amplitud de la misma, debido al grado de autoridad, a
la naturaleza de las políticas y planes definidos por los
superiores y el nivel en que se encuentra localizado en la
Organización.
Una Organización a través de la Planificación mejora el
potencial de desempeño, contribuyendo a un mejor éxito.
Debido a que la Planificación se relaciona con el futuro,
existe un grado de incertidumbre en su ejercicio, por lo tanto, es
preciso que se cumplan ciertos principios, los que apoyarán y
sustentarán su desarrollo.

Principios de la Planificación.

Dado el grado de incertidumbre en la Planificación, se han

formulado algunos lineamientos generales de tal manera de
contribuir a solucionar la problemática de dicha incertidumbre.
Dentro de los principios se destacan:

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 Principio de compromiso.
Principio de flexibilidad.
Principio de cambio de rumbo.

Metas y Objetivos.

Objetivos: son los resultados futuros que se esperan alcanzar.

Son los blancos escogidos que se pueden alcanzar dentro de un
cierto espacio de tiempo, aplicando determinados recursos
disponibles o posibles. Así los objetivos son pretensiones futuras
que, una vez alcanzadas, dejan de ser objetivos para volverse
realidad.

Metas: son los blancos para alcanzar a corto plazo. Muchas

veces pueden confundirse con los objetivos inmediatos o con los
objetivos de los departamentos. Las metas más comúnmente
encontradas son:

De producción mensual.
De facturación mensual.
De cobro diario.
Etc.

Previsión y Normas Generales.

Normas: son reglas que aseguran y delimitan los

procedimientos. Son órdenes directas y objetivas respecto del
curso de acción que se va a seguir. Las normas surgen cuando
una determinada situación exige una acción específica y única.
Son guías específicas de acción: cuando se debe seguir fielmente
un curso de acción o de conducta. La regla se establece para
facilitar y posibilitar la uniformidad en la acción. Generalmente
la norma define lo que se debe o no hacer, por ejemplo,
prohibición de fumar en determinados lugares, normas sobre
horarios de trabajo, etc.

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 Niveles de Planificación.

La Planificación se da en todos los niveles de la

Administración, lo que varía es la proporción en la cual se dará.
En los niveles superiores de la Organización se le dedica más
tiempo a las labores de Planificación que en los niveles
inferiores.
Por otro lado, los niveles superiores tienden a derivar sus
planes a los niveles inferiores, lo que implica que los planes de
los niveles altos deben ser formulados con anterioridad a los de
los niveles inferiores, por ejemplo, un gerente planifica para un
futuro distante, en cambio un capataz planifica para un futuro
cercano.

Tipos de Planes:

1.- Según su uso:

a) Políticas

• Planes permanentes b) Procedimientos

c) Reglas

a) Presupuestos

• Planes de un solo uso

b) Programas

20
2.- Según su nivel

• Planes estratégicos.
• Planes administrativos.

Existen diversos criterios para clasificar los planes, no

obstante, en general todos éstos se derivan de los objetivos
organizacionales.

Explicación:

1.- Según su uso:

• Planes permanentes: Constituye aquellos planes que se

emplean en la Organización por más de una vez.. Entre
estos tipos de planes tenemos;

a) Políticas: son enunciados generales que guían la toma de

decisiones y define los límites dentro de los
cuales pueden tomarse dichas decisiones y los
dirigen hacia el cumplimiento de los objetivos.

b) Procedimientos :constituyen una guía más específica y

restringida que las políticas. Nacen con el
propósito de lograr un alto grado de
regularidad en una actividad que se repite
con frecuencia. Las ventajas de un
procedimiento bien estructurado conlleva
a un ahorro de tiempo y trabajo, a la vez
de confirmar una correcta ejecución de la
operación.

c) Reglas: Constituyen enunciados específicos de lo que se

puede o no hacer. En virtud de las reglas se

21
 comunica al personal cuales son exactamente
los límites de un comportamiento aceptable.

• Planes de un solo uso: Son aquellos que se emplean por

una sola vez o que están estructurados para alcanzar
objetivos específicos que casi siempre son en un periodo
corto de tiempo. Entre estos planes tenemos:

a) Presupuestos: Es la expresión numérica de un plan y son

utilizados además como instrumentos de
control, por ejemplo, Presupuestos
variables (varían en función de la
producción de la Empresa), Presupuestos
por programa, Presupuestos base cero,
donde los objetivos y el trabajo para
alcanzarlo se agrupa en Paquetes de
Trabajo, como si el elaborador del
Presupuesto comenzara desde el principio.

b) Programas: Consisten en un conjunto de metas,

políticas, procedimientos, reglas,
asignación de tareas, pasos a seguir,
recursos necesarios y todo aquello que se
necesite para seguir un curso de acción
determinado.

2.- Según el nivel:

• Planes estratégicos: Están relacionados con las grandes

decisiones y que afectan a toda la vida organizacional.
Estos planes hacen en hincapié en los factores económicos
y tecnológicos situados en el medio externo de la Empresa.
A través de estos planes, los cursos de acción
organizacional son definidos. Luego un error a este nivel
produce una problemática incontrolable. La Planificación

22
 Estratégica es muy compleja y posee un grado de
subjetividad, ya que principalmente depende de la
operación que lleva a cabo el administrador y de su
experiencia en el tema.
La Planificación Estratégica se centra en lo que una
organización debe hacer.

• Planes Administrativos: Se centra en cómo alcanzar los

objetivos, por lo que este tipo de plan se relaciona con la
forma en que una Organización puede optimizar el uso de
sus recursos en función de sus objetivos. Por lo tanto, la
Planificación Administrativa posee un grado de
subjetividad menor que la Planificación Estratégica,
siendo más técnica.

Etapas de la Planificación.

Los pasos a seguir para lograr una Planificación según

Koontz y O´Donell son:

1. Estar consciente del problema.

2. Fijar los objetivos.
3. Considerar las premisas de la planificación.
4. Identificar opciones.
5. Evaluar las opciones.
6. Selección de una alternativa.
7. Formular planes de apoyo.
8. Elaborar el presupuesto.

Explicación:

1. Estar consciente del problema:

Comprende la revisión de los futuros problemas y estimar
cuál es la capacidad que se tiene para enfrentarlos,

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 contemplando los factores de mercado, competencia y los
puntos fuertes y débiles de la Organización.

2. Fijar los objetivos:

Esto quiere decir, determinar dónde queremos estar, qué
queremos lograr y cuándo. Los objetivos deben ser claros.

3. Considerar las premisas de la planificación:

Las premisas son supuestos en los cuales se basará la
planificación, con el propósito de poder determinar con
una mayor certeza lo que sucederá en el futuro. Esta
tercera etapa de la planificación es una de las más
relevantes, ya que consiste en determinar cuáles son las
características del medio ambiente interno y externo en el
cual operarán los planes.

4. Identificar opciones:
En esta etapa se buscan las alternativas u opciones que
hagan posible al administrador enfrentar con éxito los
problemas o los probables acontecimientos que se le
presenten.

5. Evaluar las opciones:

Medir las diversas opciones en pro de alcanzar nuestros
objetivos al costo más bajo y al mejor beneficio.

6. Selección de una alternativa:

Aquí se determina el curso de acción que se seguirá. Por
lo tanto, en esta etapa es donde se procede a la toma de
decisión en un plan.

7. Formular planes de apoyo:

Aquí se establecen los planes que sustentarán el plan
básico (punto 6 “Selección de una alternativa”) o plan
maestro, por ejemplo, planes de compra de materiales,
equipos, contratación y capacitación de personal.

8. Elaborar el presupuesto:

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 Existen diversos tipos de presupuestos que se desarrollan,
tales como:
- Presupuestos de ingresos operacionales.
- Presupuestos de volúmenes de venta.
- Presupuestos de gastos de operación necesarios para los
planes.
- Presupuestos de gasto de capital para equipos.
- Presupuestos de volumen de precios y costos de ventas.
- Presupuestos de caja.
- Presupuestos de impuestos y gravámenes legales
vigentes.

Conceptos Fundamentales.

• Estrategia: Programa general de acción y un despliegue

de esfuerzos incluyendo los recursos que hagan posible el
logro del objetivo.
• Política: Son guías de pensamiento en la toma de
decisiones. Las políticas no requieren acción, sino que
procurar guiar y orientar en sus compromisos de decisión
a los administradores.

Ambos conceptos están íntimamente relacionados. Estrategia

implica objetivos, despliegue de recursos y políticas.

Origen de las Estrategias y Políticas.

El origen tiene varias fuentes y se pueden clasificar en:

I. Consultadas
II. Impuestas
III. Implícitas
IV. Impuestas exteriormente

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 * Medio ambiente

a) Externas * Mercado del producto

* Mercado de los factores

productivos

* Inversión del capital

b) Internas * Inversión en plantas

Premisas
de la
Planificación * Inversión en equipos

* Dinero

c) Cuantitativas * Horas de trabajo

* Cantidad de espacio
físico

* Horas máquina

* Unidades de producto

* Prestigio del producto

d) Cualitativas * Estabilidad política

*Impacto emocional
de una determinada
política de personal

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 Fracasos al Planificar.

1.- Falta de compromiso.

2.- Falta de objetivos y metas significativas.

3.- Dependencia excesiva en la experiencia.

4.- Falta de apoyo de los niveles altos.

5.- Falta de una delegación clara.

6.- Resistencia al cambio.

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