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INSTITUCION EDUCATIVA

“SANTA MAGDALENA SOFÍA”

ÁREA : Educación por el Trabajo

ESPECIALIDAD OCUPACIONAL :

Servicios Administrativos

TURNO :

Tarde

MODULO :

Redacción Digital y Archivo

ESTUDIANTE :

JHOSSELYN ROSA DEL PILAR DUQUE CRIOLLO

Grado y sección : 4° “I”

Docentes : Amelia Torres Becerra

Julio Eduardo Moscol Lucero

CHICLAYO 2016
INTRODUCCIÓN

El módulo “Redacción Digital y Archivo” está dividido en 04 capítulos:

Capítulo I introducción al curso

Capitulo II Correspondencia -- Clases

Capitulo III Documentación

Capitulo IV Manejo de Archivos: Alfabeto, Numérico y Geográfico

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INDICES

Contenido
INTRODUCCIÓN .............................................................................................................................. 2
1. Redacción: ............................................................................................................................... 5
1.2Conceptualizacion:............................................................................................................... 5
1.3 Objetivos: ......................................................................................................................... 5
1.4 Importancia: ..................................................................................................................... 5
1.5 Elementos: fondo y forma: .......................................................................................... 5
1.6 Decálogo del buen redactor: ....................................................................................... 5
1.7 El aprendizaje de la redacción: .................................................................................. 6
1.8 Tipos de redacción: Comercial, Administrativa o Institucional, Judicial o
Legal, Social y Familiar: ........................................................................................................... 6
2. CORRESPONDENCIA: Clases ............................................................................................ 7
2.1 Conceptualización:.............................................................................................................. 7
2.2 Clases: .................................................................................................................................... 7
2.3 Requisitos que debe tener una correspondencia: ................................................ 7
2.4 División de la correspondencia: ...................................................................................... 7
3. DOCUMENTACION:................................................................................................................ 8
3.1 Conceptualización:.............................................................................................................. 8
3.2 Características o cualidades de un documento:......................................................... 8
3.3 Presentación formal de un documento: ........................................................................ 8
2. Formatos de Correspondencia: ................................................................................................. 9
2.1 Formato: Conceptualización ............................................................................................ 9
2.3 Formatos de principales documentos comerciales/ Empresariales: .................. 10
2.4 Formato de principales documentos. Administrativos u Oficiales ...................... 12
2.4.1 Documentos Administrativos ................................................................................. 12
2.4.2 Principales documentos administrativos solicitud, oficio, informe,
certificado, constancia, memorando, circular, citación, acta. ................................. 13
2.5 formato de principales documentos judiciales o legales: ...................................... 20
2.5.1 documentos notariales: ...................................................................................... 20
2.6 formato de redacción familiar/social....................................................................... 20
3- La oficina en el mundo empresarial ........................................................................................ 21
3.1.- La oficina ........................................................................................................................... 21
3.2.- Técnicas de oficina ......................................................................................................... 22

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3.3.- El Oficinista....................................................................................................................... 22
3.4.- La empresa ....................................................................................................................... 23
3.5.- Divisiones .......................................................................................................................... 24
IV.- MANEJO DE ARCHIVOS: ALFABETO, NUMÉRICO Y GEOGRÁFICO ....................... 24
4.1.- Archivos............................................................................................................................. 24
4.2.- Archivar ............................................................................................................................. 24
4.3.- Archivista .......................................................................................................................... 25
4.4.- Objetivos ........................................................................................................................... 25
4.5.- Funciones: ........................................................................................................................ 25
4.6.- Estructura: ........................................................................................................................ 26
4.7.- Importancia: ...................................................................................................................... 26
4.8.- Clases de Archivo ........................................................................................................... 26
4.9.- Niveles de Archivo .......................................................................................................... 26
4.10.- Procesos técnicos: ....................................................................................................... 26
4.11.- Recursos básicos para archivar: .............................................................................. 27
4.12.- SISTEMA FUNDAMENTAL DE CLASIFICACIÓN DE ARCHIVOS DE
DOCUMENTOS .......................................................................................................................... 28
V.- APLICACIÓN PRÁCTICA DE LOS DOCUMENTOS DIGITALIZADOS EN EL
COMPUTADOR .............................................................................................................................. 29
1.1. 2 cartas familiares estilo bloque extremo .............................................................. 29

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1. Redacción:
Etimología:
Etimológicamente, “redactar (del latín redactum, supino de redigere), significa
compilar las ideas en un texto. En un sentido más preciso en expresar por escrito
los pensamientos o conocimientos ordenados con anterioridad” además “la palabra
redactar viene del latín redactum y este del verbo redigere (redigere, reducir,
amontonar) otros autores opinan

1.2Conceptualizacion:
Redacción se define como “la palabra redacción es el resultado que se obtiene
después del proceso de redactar el cual consiste en escribir, armar y/o construir un
texto con intención de comunicar a un público en especifico”. Otros autores opinan
que “la palabra redacción hace referencia a la acción y efecto que redactar( poner
por escrito algo sucedido, acordado o pensado con anterioridad) de lo descrito
anteriormente se puede definir qué: “redactar es el resultado que se obtiene
después del proceso que hace referencia a la acción y efecto de redactar un
documento en particular”.

1.3 Objetivos:
Informar: viene a ser la expresión de ideas en forma escritas para hacer llegar
nuestras decisiones y proyectos.
Influenciar: significa convencer a una persona para lograr nuestros propósitos.

1.4 Importancia:
La importancia de la redacción radica en que a través de ella podemos dejar
constancia de lo comunicado. Otros autores opinan que la redacción ayuda al
corresponsal o a la secretaria a dominar la redacción de cualquier documento
que se genere dentro de la actividad comercial y administrativa.

1.5 Elementos: fondo y forma:


1) El fondo: la redacción lo constituyen las ideas que utiliza el autor para desarrollar
el tema. Los aspectos de sintaxis y contenido más importantes que se deben
considerar son: la coherencia, el contenido interesante, la fundamentación de las
ideas, la concordancia, orden y precisión de las ideas, la fluidez, el mensaje efectivo
y original, el vocabulario acertado y diverso.
2) La forma es el modo particular que el autor tiene que expresar sus ideas.
Los aspectos formales de la redacción que se deben considerar son los siguientes:
márgenes, sangrías y otros espacios, limpieza, legibilidad, ortografía, puntuación,
distribución de las ideas en párrafo y estructura adecuada del texto.

1.6 Decálogo del buen redactor:


Diez principios que es útil tener en cuenta al momento de redactar una
comunicación escrita:
1) Estar sereno y tranquilo antes de iniciar el trabajo.
2) Meditar, pensando en que se va a trasladar al documento.
3) Estar convencido del mensaje que se va a comunicar.

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4) Cuidar del tema a quien va dirigido el mensaje.
5) Conocer la sensibilidad del lector
6) Utilizar un lenguaje sencillo, pero al mismo tiempo apropiado.
7) Tener siempre un diccionario al alcance de la mano.
8) Leer, leer y leer. Para un buen redactor es su santa trinidad.
9) Acompaña las palabras con buen gusto y armonía
10) Hacer del orden y la limpieza sus mejores aliados
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1.7 El aprendizaje de la redacción:
El aprendizaje de la redacción se logra mediante modelos; es decir imitando buenos
escritos con la práctica constante y la experiencia propia; leyendo libros, revistas; y
aplicando las reglas de la gramática. La gramática es inevitable para una correcta
expresión escrita. Otros autores opinan que el aprendizaje de la redacción implica
imposición de una disciplina formativa beneficiosa para la integración de una
personalidad bien culta para actuar en la sociedad. Redactar bien es expresarse
con idoneidad.
1.8 Tipos de redacción: Comercial, Administrativa o Institucional, Judicial o
Legal, Social y Familiar:
Redacción Comercial: su función queda súper editada al ámbito de los negocios. Es
utilizada en las empresas; incluyéndose en el concepto de Marketing y técnicas de
venta.
Redacción Administrativa: su función queda limitada al mundo empresarial. En esta
son analizados y aplicando conceptos en resolución a los bienes destinados a ser
administrados.

REDACCIÓN JUDICIAL O LEGAL


La redacción jurídica no es más que poner orden en un caos de palabras y de ideas,
expresando de forma escrita, con exactitud y originalidad, unos hechos
determinados (que en nuestro caso traen causa de una cuestión legal o judicial).
Para una correcta redacción jurídica, o escritura forense, como también se conoce
en España, además de conocer las reglas generales de gramática y ortografía,
deberemos dominar los sinónimos jurídicos y tener una notable claridad de ideas.

REDACCIÓN SOCIAL O FAMILIAR


Aparte de las cartas que se escriben en relación con los asuntos propios de la
empresa o negocio, los empresarios y hombres de negocios redactan otros que no
reflejan otra cosa que el deseo de ser cortés y el de mostrarse amable, no sólo con
el personal que presta colaboración en la empresa, sino también con las personas
a quienes reconoce. A nivel de funcionarios de una institución, el efecto psicológico
de estas cartas es altamente beneficioso para la empresa o negocio, ya que
estimulan al operario o empleado, quienes se sienten realmente reconfortados
cuando se preocupan de su bienestar y se expresa el reconocimiento por la
colaboración que prestan a la empresa.

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2. CORRESPONDENCIA: Clases
2.1 Conceptualización:
Se define como “conjunto de documentos que se utilizan en las comunicaciones
entre personas, instituciones y empresas.” Otros autores opinan
que:”correspondencia es una actividad en la cual dos o más personas intercambian
ideas o información”.
2.2 Clases:
 Según su extensión:
Corta: tiene un límite hasta cien palabras
Mediana: tiene un límite desde cien hasta doscientas palabras.
Larga: posee más de doscientas palabras.
 Según su destino:
Publica: su finalidad es transmitir todo tipo de información a la colectividad en
general
Privada: su finalidad es transmitir información confidencial. Además puede darse
entre amigos y familiares.
 Según su tramitación:
Se refiere a los medios por el cual se vale cualquier persona para transmitir la
información.
 Según su forma:
Son todas aquellas comunicaciones escritas las cuales se diferencian entre sí por
su forma de presentarse entre ellos tenemos: Memorandos, Oficio, Telegrama y
Cartas.
 Según su contenido:
Primera clase: Se refiere a toda correspondencia de carácter personal y que solo
contiene información escrita, por ejemplo cartas, postales, documentos de negocio
y comerciales, periódicos, etc.
Segunda clase: Hace referencia a toda la correspondencia relacionada con bultos,
paquetes, es decir, objetos de tamaño considerable, que son tramitados a través de
una oficina de correos determinada.

2.3 Requisitos que debe tener una correspondencia:

2.4 División de la correspondencia:


La correspondencia se clasifica en 4 clases:
Correspondencia comercial:
Se refiere a la cruzada entre comerciantes, industrias, banqueros, etc. Y su finalidad
es promover y agilizar las diversas transacciones comerciales.
Correspondencia familiar y amistosa:
La finalidad de esta correspondencia es muy variada cualquier asunto particular
entre ella.
Correspondencia oficial:

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Se refiere a la correspondencia cruzada entre los distintos organismos y oficina de
los gobiernos nacionales, municipales y estatales.

3. DOCUMENTACION:
3.1 Conceptualización:
Se podría definir como”el modo informativo que tiene por objeto la valoración
selección, clasificación y archivo para su posterior uso de textos y referencias sobre:
ideas, juicios y opiniones con el fin de elaborar la información periodística y/o
difundir información documental de base periodística”. Otros autores opinan que
“documentación se puede definir como la ciencia del procesamiento de información
que proporciona un compendio de datos con un sinfín determinado, de ámbito
multidisciplinario interdisciplinar”. También se dice que “la documentación es como
una ciencia auxiliar e instrumental”. De lo descrito anteriormente se puede definir
que documentación es el modo informativo que tiene por objeto la valoración,
selección, clasificación y archivo para su posterior uso de textos y referencias,
también es la ciencia del procesamiento de información y es como una ciencia
auxiliar y documental.

3.2 Características o cualidades de un documento:


1. Características del soporte material
En cuanto a la naturaleza de los documentos pueden ser textuales y no textuales.
Textuales: son los documentos que contienen información escrita sobre un soporte
que es el papel.
No textuales: son los documentos que aunque pueden contener información escrita,
sin embargo lo más importante es que suelen estar en otros tipos de soportes
diferentes al papel porque están hechos para verse, oírse y manipularse.
2. Características informacionales
Son características que tienen que ver con el carácter informativo. Las
características intelectuales son el contenido, la finalidad, el tema, etc. Podemos
hacer la siguiente clasificación: documentos primarios, secundarios, y terciarios. Los
documentos primarios son aquellos que contienen información original del autor/a y
no han pasado por ninguna clase de tratamiento. Los documentos secundarios son
resultado de aplicar tratamiento a los documentos primarios. Los documentos
terciarios son resultado de aplicar tratamiento a los documentos secundarios.

3.3 Presentación formal de un documento:


Un documento formal; es aquel que se encuentra realizado conforme a un forma o
esquema pre establecido y es usado para realizar un trámite o función en especifico.
En estos documentos hay que evitar usar expresiones coloquiales o familiares y
siempre seguirá los parámetros que establecen las leyes y reglamentos.
Algunos tipos de documentos formales son:
 Solicitud
 Memorando
 Cartas
 Circulares
 Decretos

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 Oficios
 Informes
 Minutas
 Partes Principales de un documento:
 Márgenes:
Son los espacios en blanco que se dejan alrededor de los escritos. Las dimensiones
de los márgenes se establecen teniendo en cuenta el tamaño de los papeles en los
cuales se redactan los documentos y los efectos estéticos que se desean lograr.
 Espacios:
Las partes de un documento deben distribuirse en el papel con estéticas
armónicamente apreciada de manera que la visión de todo genera en el destinatario
una apreciación positiva. Los espacios que separan unas partes de otras varían
según el tamaño del papel que se emplea para redactar los documentos.
 Estilos formales de la redacción:

2. Formatos de Correspondencia:

2.1 Formato: Conceptualización


2.2 Documentos comerciales: conceptualización
Se definen como” documentos mercantiles, son todos los comprobantes extendidos
por escrito en los que se deja constancia de las operaciones que se realizan en la
actividad mercantil, de acuerdo con los usos y costumbres generalizadas y las
disposiciones de la ley.”
Misión:
 En ellos queda precisada la relación jurídica entre las partes que intervienen en
una determinada operación, o sea sus derechos y obligaciones.
 Por lo tanto, constituyen un medio de prueba para demostrar la realización de
los actos de comercio
 Constituyen también el elemento fundamental para la contabilización de dichas
operaciones.
 Permiten el control de las operaciones practicadas por la empresa o el
comerciante y la comprobación de los asientos de contabilidad.
 Tipos:
Se clasifican básicamente en dos tipos
 Negociables: Aquellos que se pueden convertir en efectivo representan una
promesa de pago, su poseedor puede realizar operaciones comerciales en base
a ellos; además cuya característica es la de poder sustituir al dinero en efectivo,
ya que son susceptibles de negociación, pueden pasar de unas manos a otras
antes de su pago.
 No Negociables: su finalidad es únicamente la de servir como soporte a una
transacción comercial o brindan información necesaria para realizarla. Son todos
aquellos documentos que sirven de base para los registros en los libros de
contabilidad y a la vez probar desde el punto de vista legal la realización de una
operación mercantil.

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2.3 Formatos de principales documentos comerciales/ Empresariales:
 Carta comercial:
 Etimología:
La carta proviene del latín CHARTA (papiro, pergamino, lienzo, papel.)
 Concepto:
Se define como:” documento privado, escrito y formal, que tiene uso en el tráfico
comercial con el objetivo de mantener comunicación inter empresarial con otros
comercios para realizar campañas conjuntas de publicidad u otras estrategias de
marketing, con los proveedores para solicitarles productos o pedirles nuevos plazos
de pago u otras facilidades o para elevar una queja por retardo de cumplimiento o
algún defecto en la entrega; con la clientela, para ofrecerles beneficios, requerir
cuotas adecuadas, recordarles vencimientos, con el público en general, para que
conozcan la calidad de sus productos o su buena atención.”
 Usos:
Su uso es muy frecuente entre distintas empresas o personas que se dedican al
comercio, porque acrecienta los negocios y amplia el radio de acción. Se emplea a
nivel nacional o internacional.
 Función:
Permite un mejor desenvolvimiento en la empresa. Es un medio agil y eficaz que
crea, mantiene o recobra relaciones favorables.
 Partes:
 Membrete:
Es un impreso generalmente colocado en la parte superior izquierda del papel;
algunas veces en la parte céntrica superior y en otras, a lo largo del margen
establecido.
 Lugar y fecha:
Constituida por día, mes y año en que se escribe la carta. Se coloca según el estilo
en el que se escribe.
 Destinatario:
Esta constituido por el nombre de la empresa o a quien va dirigida la carta; dirección
exacta de la ciudad y país si va al extranjero. Los datos del destinatario se colocan
desde el mismo margen establecido.
 Vocativo o saludo:
Es una especie de saludo inicial, resumido en una breve frase se coloca al pie del
destinatario y se caracteriza porque siempre termina en dos puntos.
 Cuerpo:
El cuerpo de la carta está constituido por el número suficiente de párrafos que
expresan el mensaje de la visita. Todos los párrafos se escriben a la misma altura.
 Despedida:
Es una reiteración del saludo inicial, también expresado en una breve frase.
Comúnmente con la palabra atentamente.
 Firma:
Que consta de dos elementos:
 La antefirma:
Representada por el nombre completo y cargo del remitente.
 La firma:

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Representada por su propia rubrica acostumbrada, se coloca al pie de la despedida.
 Nota de pedido:
Se define como:”documento utilizado por empresas y comercios para que los
clientes puedan hacer pedidos de distintas índoles, como productos o servicios
especializados.
 Usos:
Las notas de pedido se expiden o se extienden por duplicado o triplicad, del cual el
original se queda en manos de la empresa, una copia es entregada al cliente y otra
copia es enviada al encargado de surtir la mercadería o proporcionar el servicio.
En este documento se indica:
 La descripción
 Cantidad
 Tipo
 Condiciones
 Precio por unidad de mercadería solicitada
Una nota de pedido tiene algunos puntos fundamentales comunes, pero que pueden
variar según el tipo de nota usada por cada empresa en particular.
 Rayado:
El rayado de la nota de pedido no es uniforme, depende de cada empresa y de las
necesidades que tienen las mismas, sin embargo el rayado tradicional tiene las
siguientes partes:
 Membrete: nombre o razón social de la empresa seguida de dirección o teléfono.
 Numeración correlativa.
 Lugar y fecha donde se hace el pedido.
 Nombre o razón social del cliente.
 Dirección del cliente.
 Condiciones del pedido.
 Cantidad: (indicado si es docena, piezas, millares, etc.)
 Clase.
 Tipo de artículo o mercancía.
 Precio unitario de la mercancía.
 Firma del solicitante o empresa que hace el pedido.
 Firma del empleado autorizado de la empresa proveedora.
 Guía de Remisión:
 Definición:
Se define como:” a aquel documento creado y regulado por la SUNAT sustenta el
traslado de bienes por las pistas y carreteras del país.”
 Tipos de guía de remisión:
Existen dos tipos:
 Modalidades de transporte:
 Transporte privado:
Este caso es cuando el remitente hace uso del transporte privado para el traslado
de los bienes por lo que debería emitir una guía de remisión en otras palabras
cuando el remitente tiene sus propios vehículos de transporte y traslada su propia
mercancía, ante este hecho solo emite una guía de remisión remitente.
 Guía de remisión remitente:

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Es un documento que se emplea en el comercio para enviar las mercaderías
solicitadas por el cliente y sirve para que el comerciante tenga testimonio de los
bienes que se ha entregado en las condiciones solicitadas y aprobado por el
departamento de ventas.
 Transporte público:
El remitente traslada sus bienes mediante vehículos de transporte público, es decir,
hace uso de vehículos que no son suyos sino de terceros. En este caso el remitente
y el transportista emitirán sus respectivas guías de remisión para el traslado de
bienes pertenecientes al remitente.
 Guía del remisión transportista:
Es un documento que emite el transportista para sustentar el traslado de bienes a
solicitud de terceros es decir, cuando se realiza el servicio bajo la modalidad del
transporte público.
 Factura:
 Definición:
Es un tipo de comprobante de pago que se usa generalmente entre las empresas,
para acreditar la compraventa de bienes y servicios.
 Uso:
 Rayado y formato:
 Boleta de venta:
 Definición:
Es un comprobante de pago emitido por las empresas y los pequeños negocios,
cuando venden bienes o servicios a consumidores o usuarios finales.
 Usos:
 Desarrollo del enunciado:

2.4 Formato de principales documentos. Administrativos u Oficiales


2.4.1 Documentos Administrativos
 Conceptualización:
La actividad administrativa se distingue por su carácter documental, es decir, por
reflejarse en documentos que constituyen el testimonio de la mencionada actividad.
Los documentos administrativos son el soporte en el que se materializan los
distintos actos de la Administración Pública, la forma externa de dichos actos.
 FUNCIONES:
Son dos las funciones primordiales que cumplen los documentos administrativos:
1.- Función de constancia. El documento asegura la pervivencia de las actuaciones
administrativas al constituirse en su soporte material. Se garantiza así la
conservación de los actos y la posibilidad de demostrar su existencia, sus efectos y
sus posibles errores o vicios, así como el derecho de los ciudadanos a acceder a
los mismos.
2.- Función de comunicación. Los documentos administrativos sirven como medio
de comunicación de los actos de la Administración. Dicha comunicación es tanto
interna - entre las unidades que componen la organización administrativa - como
externa - de la Administración con los ciudadanos y con otras organizaciones.

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 CARACTERISTICAS:
Se pueden apreciar una serie de características que determinan el que un
documento pueda ser calificado como documento administrativo.
 Producen efectos:
No cabe calificar de documento administrativo a aquellos documentos que no están
destinados a la producción de efecto alguno como son, por ejemplo, los resúmenes,
extractos...Los documentos administrativos siempre producen efectos frente a
terceros o en la propia organización administrativa.
 Son emitidos por un órgano administrativo:
El emisor de un documento administrativo - aquél que lo produce - es siempre uno
de los órganos que integran la organización de una Administración Pública
 Su emisión es válida:
Un documento es válido cuando su emisión cumple con una serie de requisitos
formales y sustantivos, exigidos por las normas que regulan la actividad
administrativa.

2.4.2 Principales documentos administrativos solicitud, oficio, informe,


certificado, constancia, memorando, circular, citación, acta.
 Solicitud:
 Etimología:
Del latin sollicitāre: significaba: Pretender, pedir o buscar algo con diligencia y
cuidado.
 Concepto:
La solicitud es un documento por medio del cual se pide el goce de un derecho,
beneficio o servicio que se considera que puede ser atendido.
 Funcion:
Su función es la de pedir o gestionar algún beneficio de carácter personal,
sustentando los motivos y razones que lo determinan.
 Usos:
Puede tener por remitente a una persona natural o jurídica.
 PARTES DE UNA SOLICITUD
La solicitud es un documento que tiene una estructura muy peculiar y son:
 1.-Sumilla: es el resumen del pedido. Se escribe en la parte superior derecha del
papel. La sumilla es importante por en muchas cosas se evita la lectura de todo
el contenido de la solicitud.
 2.-Destinatario: Es la persona o entidad a quien se dirige la solicitud, debe
escribirse después de la sumilla y todo en mayúscula.
 3.-Iniciales de tratamiento y cargo de la autoridad
 Presentación del solicitante: datos o referencias personales, tales como
 Nombres y apellidos completos
 Ciudadanía
 Edad
 DNI (documento nacional de identidad)
 domicilio.

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 5.-El texto, cuerpo o petición: Es el asunto argumentativo que consta de dos
partes:
 La parte considerativa en la que se hace referencia del motivo a los dispositivos
legales vigentes por los que se solicita.
B) La petición correspondiente que se afianza con la inclusión de los documentos
requeridos para tal efecto.
 6.-La despedida o conclusión:
Llamado también pie. Consta de dos partes:
 Menciona lo expuesto en la solicitud
 Lugar y fecha: Se escribe al pie de la despedida y en la parte central a la
derecha.
8.-Firma.
 Oficio:
 Etimologia:
Procede del vocablo latino officium.
 Concepto:
Es una comunicación escrita que suele estar vinculada a los asuntos de las
administraciones públicas. Se trata de un documento que permite comunicar
disposiciones, abrir consultas o llevar adelante distintas gestiones. Los ministerios
de un gobierno, las embajadas, los colegios profesionales y los sindicatos son
algunas de las instituciones que apelan a los oficios para emitir ciertos comunicados.
 Funcion:
 Usos:
Puede dirigirse de un Servicio a otro o bien puede usarse en el ámbito interior de
una repartición, es decir, puede usarse interna o externamente. El Oficio es la
comunicación por excelencia en los Servicios Estatales, su importancia es
manifiesta, por cuanto forma parte de la correspondencia oficial, lo que facilita la
coordinación y relación entre los servicios públicos o los diferentes niveles
jerárquicos de una misma repartición.
 Partes o rayado:
Las partes fundamentales que constituyen estructuralmente el Oficio son:
1.-Membrete:
Es la inscripción o grupo de datos que van impresos en al ángulo superior izquierdo
de un documento o comunicación escrita. Le sigue la Institución responsable del
mensaje. Todo membrete va con mayúsculas y al margen superior izquierdo. En
estricto rigor, Departamento, Sección, Lugar específico de emisión (ciudad).
2.-Encabezado o Identificación del Oficio:
Está compuesto por la Identificación del documento, sus Antecedentes, la Materia,
los Inclusos, la Fecha, el Emisor y el Receptor, los que se explican a continuación:
a. Identificación y número, Siempre debe señalarse el tipo de Oficio que se envía, y
esto se hace en virtud del contenido, anotando en seguida su número correlativo,
dependiendo del orden y del número de oficios que la Institución haya emitido.
b. Antecedentes, en este se hace referencia a una comunicación anterior que está
ligada con el asunto tratado en el Oficio actual, cuando no existan antecedentes se
anota la frase “NO HAY”.

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c) Materia, corresponde a un resumen breve de lo que tratará el oficio, es
equivalente a la referencia de las cartas comerciales.
d) Fecha, es el lugar, día, mes y año de expedición del documento, es de gran
importancia sobre todo por los plazos para llevar a cabo las instrucciones, órdenes
o asuntos encomendados a quienes va dirigido el oficio.
e) De, identifica a la persona o autoridad que emite el mensaje, habitualmente se
pone tanto el nombre como el cargo de la persona que emana el mensaje. Todo
se transcribe con mayúsculas cerradas.
f) A, identifica al receptor del mensaje. También se consigna con mayúsculas
cerradas. En pocas ocasiones, sólo cuando se debe individualizar a muchos
departamentos o personas sólo se pone la frase “SEGÚN DISTRIBUCIÓN”, para
no recargar demasiado la presentación de esta parte del Oficio.
3.- Cuerpo o Texto. Está constituido por tres párrafos que se explican a
continuación:
A) Párrafo Introductivo: en él se pone al asunto de manifiesto, vale decir, aquí se
identifica el tema que se va a tratar, para esto debemos hacer una
introducción que nos centre en la información, luego debemos incluir una relación
ordenada de los hechos y antecedentes relativos al asunto o tema, lo cual nos
ayudará a clarificar la situación expuesta; luego, si corresponde y es pertinente se
deben nombrar algunas disposiciones legales y reglamentarias que contribuyan a
determinar de forma más explícita el asunto.
B) Párrafo Considerativo, en él debemos determinar el problema central,
establecer nuestro pensamiento respecto a él, después se hace un análisis
minuciosos del asunto, considerando detalladamente los hechos y circunstancias
que afectan la gravedad del problema y por último se incluyen opiniones
personales respecto a la situación tratada.
C) Párrafo Conclusivo, formalmente es el término del Oficio, aquí debemos
mencionar el objetivo de éste y la decisión que hayamos tomado sobre el tema
que lo originó.
4.- Frase de Despedida, Es permitida en el Oficio, siempre y cuando sea breve y
sobria, recordando siempre que estos documentos emana de autoridades y que
las respuestas van dirigidas a ellas.
5.- Pie de Firma; en esta parte del documento se especifica el nombre, apellidos,
profesión y cargo que desempeña el emisor o responsable del contenido del Oficio
en cuestión.
6.- Iniciales de Responsabilidad; sirven para identificar a quienes redactaron y
transcribieron el documento, anotándose con mayúsculas las iniciales del emisor
(persona o autoridad responsable del mensaje) , separadas por una diagonal, de
las iniciales de la persona que lo elaboró mediante el computador, las cuales van
escritas en minúsculas.
7.- Distribución: en este punto se indican las personas y organismos a quienes va
la comunicación, si ello no se indicara, se produciría un desorden administrativo,
por cuanto no se sabría con seguridad qué personas participan en el asunto y
probablemente se enviará copia a quien ya la posee. Es importante también por
un asunto de responsabilidad compartida en relación al conocimiento del problema
y las medidas que se tomen para solucionarlo. En la actualidad el sólo

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conocimiento puede ser causal de despido, si no se ha hecho lo adecuado o de
acciones legales si se incurre en dolo.
 Informe:
 Etimologia:
Proviene del latin informatio(“ enterar, dar noticia de una cosa”) significa
“información, explicación, bosquejo, diseño”
 Concepto:
Documento donde una o mas personas, versadas en determinado asunto, dan
cuenta en forma detallada sobre los hechos planes, observaciones, proponiendo
asimismo soluciones para aliviar o mejorar su situación.
 Funcion:
Infprma sobre algún acontecimiento suceso pertinente. Expone algún negocio,
proyecto, labor realizada por una comisión resultado y conclusiones de un estudio
o investigación.
 Usos:
Establece un enlace vertical ascendente (de subordinado a superior) y horizontal
(entre personal del mismo rango).
 Clases:
1) Informe ordinario:
Es el que se presenta periódicamente. Puede ser diario semanal, quincenal o
mensual.
2) Informe extraordinario:
Es el que se redacta esporádicamente, motivado por algún hecho inesperado,
incendio, pérdida, etc. También se redacta para cumplir con un escrito de la
superioridad.
 Partes:
1) Numeración:
Es escribe la palabra INFORME, con mayúscula, seguida del numero, separada
por una línea oblicua, luego las iniciales del cargo o autoridad del remitente
separada por una línea oblicua e inmediatamente el año en curso.
2) Encabezamiento:
En esta parte se escribe el lugar y la fecha, la localidad, el día, el mes y el año.
3) Cuerpo o texto:
En esta parte se indica detalladamente el tema motivo del informe. Va separado
en párrafos.
4) Terminación o conclusión:
El informe es documento que tiene expresiones conocidas, sobre todo para
terminar.
5) Despedida:
Es muy simple, generalmente con la palabra atentamente.
6) Firma y Pos firma:
Firma la rúbrica del remitente, y en la pos firma es el nombre completo del
informante y cargo como autoridad.
7) Iniciales:
Con letras mayúsculas el informante y con letras minúsculas el mecanógrafo.

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 Certificado/Constancia:
 Etimología:
1) Deriva del latín: certificare; de certus (“cierto”) y facere (“hacer”).
Significa “asegurar”, afirmar.
2) Constar deriva del latín constare; de cum (“con”) y stare (“estar en pie”).
Significa “ser cierta y manifestar una cosa”.
 Concepto:
Son documentos acreditadores de la verdad. La diferencia podría ser que el
primero testimonia sobre hechos ya concluidos, e incluso sobre sus resultados;
mientras que el segundo aprueba actividades en plena realización, aun no
terminadas.
 Funcion:
Dar fe o afirmar una verdad asegura la veracidad y autenticidad de un hecho.
 Usos:
Se utiliza en las compañías, instituciones y establecimientos estatales, particulares
y comerciales. También lo puede pedir una persona natural como el caso lo
exigiese. Se extiende a petición del interesado.
 Partes:
a) Membrete
b) Titulo del documento
c) Texto
d) Lugar y fecha
e) Firma
f) Sello
 Memorando:
 Etimología:
Es un término latino que significa “memorable”, “cosa que debe tenerse en la
memoria”. deriva de la forma latina memorable (“mencionar, referir, recordar”).
 Concepto:
Es un documento administrativo, publico comercial, de formato pequeño y texto
breve, utilizado en las comunicaciones internas de una entidad.
 Función:
Sirve para transmitir un mensaje: Información, pedido, orden, justificación, permiso
amonestación, etc. Todos ellos de acción inmediata. A través del memorando
también se hace entrega formal de un folleto, catálogo reglamento, programa, etc.
 Usos:
Se utiliza entre las distintas oficinas y dependencias de una misma institución. Por
su calidad de interno es un documento de “interoficina”
 Clases:
a) Memorando simple: Es cuando va dirigido a un solo destinatario.
b) Memorando múltiple: Es el que tiene más de un destinatario. Se trata del
mismo texto con igual numeración.
 Partes:
a) Numeración:
Es la primera parte en la que se especifica que la la palabra MEMORANDO con
mayúsculas, seguida por el número de expedición, separa por una línea oblicua, a

17
continuación de las siglas de la oficina de procedencia, separada por una línea
oblicua y luego se escribe el año del calendario.
b) Información:
En esta segunda parte se escribe:
 DE (DEL): Seguida de cargo y/o nombre del remitente.
 A(AL): Seguida del cargo y/o nombre del destinatario, es decir a quien se
dirige.
 ASUNTO: Aquí se consigna, en pocas palabras, el resumen o síntesis del
mensaje.
 FECHA: En esta parte se escribe: el lugar, el día, el mes y año en curso
c) Cuerpo: es la tercera parte en la que se expresa con claridad y precisión
el motivo del memorando, mencionando lo necesario, lo fundamental;
en forma directa, sin rodeos ni palabrerías.
d) Despedida: es la cuarta parte y generalmente es muy simple, con una
palabra o dos.
e) Firma: es la rúbrica en sí de la persona que dirige el memorando.
f) Con copia (c.c) o distribución: esta sexta parte se utiliza si el documento
tiene que ser entregado por otra persona o sección para su
conocimiento, solo en ese caso.
g) Iniciales o pie de página: se escribe con letras mayúsculas las del
remitente y con letras minúsculas las del mecanógrafo, separadas por
una línea oblicua. Y en caso de adjuntar algún documento.
 Circular:
 Etimología:
Proviene del latín CIRCULARE, de “circulus circulo”. Partir de un centro ordenes,
instrucciones recomendaciones, etc. verbales o escritas en iguales términos a
varias personas.
 Concepto:
es una comunicación escrita que contiene instrucciones noticias y ordenes de una
institución oficial o particular para con su personal; es decir tiene como finalidad
hacer conocer un acontecimiento o hecho de carácter general. El jefe, como
autoridad o representante de la entidad o dependencia, son los que firman o
emiten circulares. Podemos señalar igualmente, que este documento se dirige a
muchos por ser de carácter general se imprime a, multicopias o a imprenta.
 Partes:
 Lugar y fecha
 Código
 Destinatario
 Asunto
 Cuerpo o contenido del circular
 Despedida
 Nombre o firma del responsable de la circular indicando el cargo y
sello de la institución que representa.
 Distribución
 Citacion
 Etimologia:

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Proviene del latín “CITATIO”, citare, acción de citar. Avisar a una persona
señalándole el día, hora y lugar para tratar algún asunto.
 Concepto:
Es una comunicación que se emplea en las entidades estatales y privadas para
citar a reuniones entre autoridades, jefes, y miembros de comisiones.de igual
manera, en los sindicatos. Esta comunicación es firmada por el secretario o la
secretaria de la dependencia.
 Partes:
 Encabezamiento:
Membrete de la institución
Al centro, parte superior de la palabra CITACIÓN”
Destinatario
 Texto o cuerpo de la citación:
Formula que se estila: “tengo el agrado de dirigirme a
Ud., por encargo del señor…..”

 Fórmula de despedida:
“Al agradecerle su puntual asistencia, aprovecho la
oportunidad para ofrecerle a Ud. Los sentimientos de mi
consideración más distinguida.
Atentamente
Lugar y fecha
 Firma del secretario o la secretaria de la dependencia con el sello
respectivo.
 Acta
 Definición:
Es el documento que se redacta en las asambleas ordinarias y extraordinarias con
la finalidad de testimoniar los acuerdos tomados, las sugerencias, y los temas
tratados.
 Función:
Da fe y certifica actos y decisiones enmarcadas en las asambleas, para exigir su
cumplimiento. De acuerdo al asunto que tratan pueden ser:
Acta de fundación
Acta de comparendo
Acta de sesión
Acta de conciliación
Acta de inspección
Acta de sociedad
 Usos:
Se utiliza en las instituciones de todo tipo, en las empresas constituidas como
sociedad, para dar valor legal a sus actividades de carácter: social, jurídico,
comercial, etc. El libro de actas debe cumplir requisitos legales como el estar
debidamente foliado y legalizado. La redacción corresponde al secretario que casi
siempre las escribe en borrador para luego pasarla en el libro y hacerlo firmar
 Partes:

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a) Encabezamiento: se debe indicar el lugar, la hora, la cantidad y el
nombre de los asistentes, luego la aprobación o modificación del acta
anterior.
b) Cuerpo: esta constituido por varias partes:
 Despacho: es la lectura de la correspondencia recibida y cursada
 Informe: lod miembros presentes en la asamblea y quisieran
informar algo.
 Pedidos: se procede a que los asambleístas anuncien sus
pedidos.
 Orden del dia: aquí se fundamenta y se expone y se debate para
su aprobación o rechazo a cada uno de los pedidos que se haya
formulado. Al final del debate se puede proceder a votación.
c) Finalización: cierre del acta y firmas.
2.5 formato de principales documentos judiciales o legales:
2.5.1 documentos notariales:
 Definición:
Documento expedido o autorizado por Notario público o funcionario consular en el
ejercicio de funciones notariales, dentro de los límites de su competencia y con las
formalidades de la Ley.
 Carta notarial simple:
 Definición:
le permite Comunicar o Exigir algo, en forma oficial certificada, a una persona o
empresa La notificación la realiza el Notario Público competente, quien emite un
comprobante oficial con fecha y hora de la entrega.
 El poder:
 Definición:
El poder viene a ser la facultad que una persona otorga a otra; persona capaz
para que en su nombre y representación realice cualquier transacción, permitido
por la ley o puede ser un poder especial determinado por quien lo otorga.
 Características:
Intervienen dos personas:
El poderante u otorgante
El apoderado o representante.
 Clases de poderes:
A) Poder general:
Cuando la facultad es una forma genérica o para cualquier acto de carácter
administrativo o de representación.
B) Poder especial: Cuando se especifica el poder.
C) Poder por escritura pública:
Cuando así lo prescribe la ley y según la naturaleza de la representación.
D) Poder fuera de registro:
Cuando no es necesario escribir en los registros públicos.
E) Poder simple:
Es el que se da por carta personal o por documento privado, para asuntos de poca
significación o trascendencia.
2.6 formato de redacción familiar/social

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 Carta familiar:
 Definición:
Una carta familiar es aquel tipo de documento o medio de comunicación escrito,
en el cual dos o más personas pueden mantenerse comunicados, de tal forma que
podrán mantenerse informados sobre los asuntos de carácter familiar
 Uso:
Sirve para comunicarse entre dos o más personas cualquier asunto de carácter
familiar.
 Partes:
 Lugar y fecha
 Destinatario
 Vocativo o saludo
 Texto o cuerpo
 Despedida
 Antefirma
 Firma

 Carta social
 Definición:
La carta social o cartas sociales son aquellos documentos que sirven para
comunicarse entre las personas manteniendo un contacto escrito. Existen diversos
tipos de cartas sociales, siempre escritas con un carácter formal, ya sean
mensajes electrónicos, o por correo tradicional
 Uso
Sirve para comunicarse entre dos o más personas cualquier asunto de carácter
familiar. Ejemplo: visitas para una fecha especial, saludos por un cumpleaños, etc.
Rayado
 Encabezado (lugar y fecha; Destinatario);
 el cuerpo de la carta;
 despedida y firma. A veces se agrega una postdata.

3- La oficina en el mundo empresarial

3.1.- La oficina
Conceptualización
Una oficina es un salón destinado al trabajo. Existen muchas formas de
distribuir el espacio en una oficina según la función y cuántas personas trabajarán
dentro del mismo local. Los estudios acerca de esto último han demostrado que
dan productividad a corto plazo, por ejemplo dentro de un solo proyecto. Al mismo
tiempo la pérdida de privacidad y de seguridad puede aumentar la incidencia del
hurto y de la pérdida de secretos de la compañía. Un tipo de oficina intermedia es

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el cubículo, que soluciona el aislamiento visual en cierto grado, pero falla a
menudo en la separación y la seguridad acústica.
3.2.- Técnicas de oficina
 Definición:
Las TÉCNICAS DE OFICINA se aplican en todas y cada uno de los cargos de una
Oficina, es decir, en las diferentes ocupaciones necesarias según el objeto de la
Empresa. En el correcto funcionamiento de una oficina, cualquiera que sea la
Naturaleza de sus actividades se consideran tres factores esenciales que son:
• Equipo humano o personal de trabajo
• Equipo material o elementos de trabajo
• Equipo mecánico o elementos de oficina: Las técnicas de oficina permiten una
organización y sistematización de toda la información de la empresa. Facilitan el
desempeño laboral de las empresas y oficinistas. Agilizan el curso de las
transacciones de la empresa dejando una imagen de eficiencia y organización
ante su público.
 Factores
Las TÉCNICAS DE OFICINA se aplican en todas y cada uno de los cargos
de una Oficina, es decir, en las diferentes ocupaciones necesarias según el
objeto de la Empresa. En el correcto funcionamiento de una oficina,
cualquiera que sea la Naturaleza de sus actividades se consideran tres
factores esenciales que son:
EQUIPO HUMANO O PERSONAL DE TRABAJO
EQUIPO MATERIAL O ELEMENTOS DE TRABAJO
EQUIPO MECANICO O ELEMENTOS DE OFICINA
 Importancia
Las técnicas de oficina son muy importante porque estas se refieren l las
características de una oficina, el trabajo que allí se desempeña y el manejo
de las máquinas y de los útiles de escritorio.
3.3.- El Oficinista
 Conceptualización
Persona empleada en una oficina que hace los trabajos administrativos,
burocráticos o de gestión también se le puede denominar como la persona
encargada de realizar diversas tareas relacionadas con las actividades
que surgen dentro de la oficina otro autor lo define como persona que
trabaja en una oficina haciendo diverso tipo de trabajos

 Actividades del oficinista


Tomar dictado y transcribirlos de manera a la preparación; concepción y
organización de mensajes relacionados con las actividades de la oficina.
Redacción de correspondencia.
Manejo de correspondencia.
Archivo de documentos

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Operación de máquinas de oficina

Registrar informaciones contables.


3.4.- La empresa
 Conceptualización
Acción o tarea que entraña esfuerzo y trabajo también se le dice que es la
entidad en la que intervienen el capital y el trabajo como factores de
producción de actividades industriales o mercantiles o para la prestación
de servicios como también se le puede decir que es una unidad
económico-social, integrada por elementos humanos, materiales y
técnicos, que tiene el objetivo de obtener utilidades a través de su
participación en el mercado de bienes y servicios. Para esto, hace uso de
los factores productivos (trabajo, tierra y capital)
 Elementos
Se consideran elementos de la empresa todos aquellos factores, tanto
internos como externos, que influyen directa o indirectamente en su
funcionamiento.
Los principales elementos de la empresa son los siguientes:
a) El empresario: Es la persona o conjunto de personas encargadas de
gestionar y dirigir tomando las decisiones necesarias para la buena
marcha de la empresa. No siempre coinciden la figura del empresario y la
del propietario, puesto que se debe diferenciar el director, que administra
la empresa, de los accionistas y propietarios que han arriesgado su dinero
percibiendo por ello los beneficios.
b) Los trabajadores: Es el conjunto de personas que rinden su trabajo en
la empresa, por lo cual perciben unos salarios.
c) La tecnología: Está constituida por el conjunto de procesos productivos
y técnicas necesarias para poder fabricar (técnicas, procesos, máquinas,
ordenadores, etc.).
d) Los proveedores: Son personas o empresas que proporcionan las
materias primas, servicios, maquinaria, etc., necesarias para que las
empresas puedan llevar a cabo su actividad.

 Materiales
Son todos aquellos elementos que se requieren para que una empresa
pueda lograr sus objetivos. Se clasifican en: -Recursos Humanos. -
Recursos Financieros. -Recursos Materiales. -Recursos Técnicos o
Tecnológicos.
 Recursos
Los recursos se clasifican en:
· Recursos Humanos
· Recursos Financieros
· Recursos Materiales o Físicos
· Recursos Tecnológicos
· Recursos Administrativos

23
3.5.- Divisiones
 Concepto
Es una de las partes en que una empresa, organización o empresa está
dividida. [2] Las divisiones son partes distintas de ese negocio. Si estas
divisiones son todo parte de la misma empresa, entonces esa empresa es
legalmente responsable de todas las obligaciones y deudas de las
divisiones. Sin embargo, en una organización grande, varias partes de la
empresa pueden estar gestionados por diferentes filiales, y una división de
negocios puede incluir una o muchas filiales.
 Principales dimensiones
Empresa dedicada a TELECOMUNICACIONES y CLIMATIZACIÓN.
Ambas divisiones usan y tienen recursos compartidos en ocasiones
facturan idénticos servicios postventa. En este caso aplicar para que
DIVISIÓN es un pedido ayudará a la Dirección a saber que parte es más
productiva.
Empresa IMPRENTA con DUPLICACIÓN y DISEÑO. Dos divisiones que usarán
recursos compartidos de costes generales.
Para crear las distintas DIVISIONES en nuestra empresa en caso de que lo
necesitemos y no podamos hacerlo por línea de productos o familias iremos a
ADMINISTRACIÓN / PEDIDOS / DIVISIONES DE PEDIDO.
IV.- MANEJO DE ARCHIVOS: ALFABETO, NUMÉRICO Y GEOGRÁFICO

4.1.- Archivos
 Etimología
La etimología de la palabra archivo viene del griego archerion, que significa
lugar donde se guardaban las arcas o también del latín archivum, que era el
lugar donde se guardaban los documentos públicos.
 Conceptualización
El sevier, conjunto de documentos recibidos o elaborados por una persona
física o moral, pública o privada y destinada por su naturaleza a
conservarse por dicha persona.
Organismo público o privado en el ejercicio de su actividad.
4.2.- Archivar
 Definición
Es un sistema de información relacionado con la historia o actividades de
una empresa, cuyo fin es organizar, clasificar y conservar toda la
documentación en un espacio adecuado de forma tal que pueda ser
consultada de manera fácil y rápida
 Condiciones que se debe tener en cuenta el archivar
 Que se va a guardar
 Durante cuánto tiempo
 Quien tendrá acceso a ello
 Grado de confidencialidad
 Quien o quienes son los responsables de su mantenimiento
 Periodicidad de consulta

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4.3.- Archivista
 Definición
Es una persona que está encargado de guardar, cuidar archivos
 Requisitos mínimos que debe tener en cuenta el archivista:
 Conocimiento y habilidades técnicas, humanas y
conceptuales
 Experiencias en el manejo de archivos
 Habilidades para leer.
 Destreza manual
 Buena memoria
 Buena visión
 Ser ordenado
4.4.- Objetivos
Resguardar documentos, expedientes y demás información, organizando y
ejecutando actividades de clasificación, a fin de mantener información actualizada
y organizada a disposición de la organización
4.5.- Funciones:
 Coordina y controla la recepción de la documentación
 Identifica las carpetas donde va a ser archivado el material.
 Recibe material para archivar.
 Clasifica el material para archivar.
 Codifica el material para archivar, de acuerdo al código establecido.
 Suministra expedientes y/o documentos a las diferentes unidades, según la
normativa vigente.
 Efectúa la lectura de los documentos a archivar.
 Archiva en los expedientes correspondientes los documentos recibidos.
 Ubica las carpetas nuevas en sus respectivos archivadores.
 Retira e incorpora expedientes, carpetas con documentos u otros en los
archivadores.
 Realiza inventarios de archivos, para la evacuación de expedientes de
inactivos y documentos que han caducado.
 Vela por la conservación, restauración y mantenimiento de la
documentación.
 Participa en el diseño y ejecución de instrumentos técnicos.
 Lleva el control de préstamos de expedientes y/o documentos.
 Revisa los controles de préstamos para verificar la fecha de vencimiento.
 Proporciona información del material archivado, según las normas
establecidas.
 Actualiza el Thesauro en términos claves.
 Planifica, coordina, supervisa y controla las actividades de los auxiliares de
archivo adscritos a la unidad.
 Vela por el cumplimiento de los reglamentos, normas y procedimientos de
la unidad.
 Atiende y resuelve problemas que se presentan en el archivo.

25
 Opera un microcomputador para accesar información.
 Cumple con las normas y procedimientos en materia de seguridad integral,
establecidos por la organización.
 Mantiene en orden equipo y sitio de trabajo, reportando cualquier anomalía.
 Elabora informes periódicos de las actividades realizadas.
 Realiza cualquier otra tarea afín que le sea asignada.
4.6.- Estructura:
 Instalar el archivo en locales adecuados
 Disponer de mobiliario que responda a las exigencias de sus funciones
 Emplear un sistema nacional de clasificación de los documentos
 Dotar el archivo de un director competente
 Establecer normas precisas para el funcionamiento del archivo
 Disponer de suficiente personal capacitado
4.7.- Importancia:
Los documentos son recursos y activos organizacionales. Como recursos, proveen
información y como activo, provee documentos
4.8.- Clases de Archivo
 Por su organización
 Centralizados
 Descentralizados
 Por su uso
 Activo
 Semiactivo
 Inactivo
4.9.- Niveles de Archivo
 Archivo de gestión u oficina:
Esta bajo la responsabilidad y manejo de cada dependencia o unidad
administrativa de una institución
 Archivo central o administrativo:
 Es el que conformado por la documentación proveniente de las
transferencias recibidas de las distintas oficinas de la institución
 Archivo periférico:
Nivel de especialización y ubicación física de las unidades orgánicas de una
institución que así lo requiera
 Archivo histórico:
Esta encargado de concentrar, custodiar y/ o conservar los documentos de
valor permanente
4.10.- Procesos técnicos:
 Como organizar nuestro archivo :
 Revisar el organigrama de la institución
 Informar acerca de la historia de la municipalidad
 Revisar los documentos de gestión institucional
 Revisar el origen y la forma como ha sido dispuestos originalmente
los documentos

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 Ciclo vital de los documentos:
 Primera etapa:
 El documento es de tramitación a circulación por los canales
regulares
 Segunda etapa:
 El documento que la sustenta a de seguir siendo guardado
 Tercera etapa:
 El documento un valor histórico o permanente
 Organización de los documentos/ procedimiento para archivar:
Proceso técnico archivístico que consiste de un conjunto de acciones
orientadas a clasificar, ordenar y asignar los documentos de cada entidad

4.11.- Recursos básicos para archivar:


 Muebles y equipo:
a. Archivadores, gabinetes o estanterías
Estos muebles se fabrican con madera o metal que es lo más recomendable. El
gabinete de acero es el más recomendable, sobre todo si es elaborado a prueba
de fuego. Los de madera son poco prácticos porque no ofrecen protección contra
el fuego y su funcionamiento puede efectuarse por los cambios de temperatura,
por la humedad, por la polilla, el comején y otros insectos.
b. Archivador Vertical:
Mueble de 1 ó más gavetas destinadas a la clasificación vertical de los
documentos. Las gavetas van sobre dispositivos que aseguran su fácil manejo.

 De 1 ó 2 gavetas: Se coloca, generalmente, junto al escritorio en


oficinas pequeñas, para los documentos activos.
 De 3 gavetas: Mide, aproximadamente, igual que un mostrador
corriente y puede usarse para separar el área de la recepción del área
de trabajo.
 De 4 ó 5 gavetas: Son de uso corriente en las oficinas y se
recomiendan para depositar archivo activo y semiactivo
c. Archivador Horizontal
 Mueble, generalmente cerrado, destinado a la clasificación horizontal.
El conjunto se cierra con 1 ó más cortinas de láminas.
 Archivador Lateral
 Permite la clasificación suspendida lateral, se conoce también como
archivador de basculante o de válvula.
d. Archivador Rodante:
Consta de estaciones de trabajo y de hileras circulares; cada hilera se mueve
independientemente y las estaciones están equipadas con teléfonos para que los
archivistas suministren información.
e. Archivador Mecánico:
Este archivo no descarta el procesamiento de los documentos antes de ser
colocados en carpetas, pero ofrece mayor facilidad y rapidez en el manejo de los
documentos. El archivista tiene acceso a cualquier sección, donde desee archivar

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o localizar un documento o carpeta, con sólo oprimir los botones que aparecen a
la izquierda de los anaqueles.
f. Archivador Electrónico:
Es el más sofisticado, de reciente fabricación. Está equipado con dispositivos
ópticos para localizar el material. Los documentos se guardan en una bóveda,
frente a la cual se encuentra la mesa de trabajo; desde ella el archivero controla la
ubicación de los documentos. Los archivadores deben colocarse fuera de las
zonas de circulación, para evitar accidentes.
b. Ficheros y tarjeteros
 Muebles de 1 ó más gavetas de poca altura; las fichas y tarjetas se
colocan horizontal o verticalmente y se desplazan, las unas en
relación con las otras, por un espacio constante que asegura la
visibilidad de las referencias y la señalización. Existen los ficheros y
tarjeros de gavetas o de comportamientos, con cierre o sin él, y de
gran capacidad. Es muy conveniente diferenciar los archivadores de
los tarjeteros o de los ficheros. En los archivadores se guardan
documentos; y en los y ficheros, fichas o tarjetas, donde existen
registros y datos.
c. Clasificadores
En el procedimiento general para archivar encontraremos que la cuarta
operación es distribuir, y consiste en ordenar los documentos dentro de cada
grupo. Pueden formar el grupo una letra, un número, un tema, una fecha.
Para facilitar esta clasificación preliminar de los documentos, se usan los
clasificadores. Los clasificadores se fabrican en distintos tamaños, modelos y
materiales, y sus usos son diversos; por ejemplo, para organizar tarjetas,
fichas, correspondencia, cheques, facturas, talonarios etc. Esta clasificación
puede realizarse por cualquier sistema de ordenamiento que utilice la
empresa; para esto hay clasificadores con rótulos en blanco que se utilizan
de acuerdo con las necesidades de cada organización.

 Inventario y digitación
Kardex Microflim
 Archivadores
Mecanizados Electrónicos
 Materiales y elementos
Fichas Carpetas

4.12.- SISTEMA FUNDAMENTAL DE CLASIFICACIÓN DE ARCHIVOS DE


DOCUMENTOS
 Definición del sistema de archivo:
Un sistema de archivos son los métodos y estructuras de datos que un
sistema operativo utiliza para seguir la pista de los archivos de un disco o
partición; es decir, es la manera en la que se organizan los archivos en el
disco. El término también es utilizado para referirse a una partición o disco
que se está utilizando para almacenamiento, o el tipo del sistema de archivos
que utiliza. Así uno puede decir “tengo dos sistemas de archivo” refiriéndose

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a que tiene dos particiones en las que almacenar archivos, o que uno utiliza
el sistema de “archivos extendido”, refiriéndose al tipo del sistema de
archivos.
 Sistemas fundamentales
 Numérico
Se caracteriza por ordenar los documentos que forman parte de un archivo
según una letra que normalmente suele la inicial de la palabra principal que
identifica al documento.
Si se encuentra el caso en el cual dos o mas documentos empiezan con la
misma inicial, se procedería a ordenar los documentos por la segunda letra
y así sucesivamente si la palabra principal fuese la misma.
 Alfanumérico
En este caso se combinan las dos clasificaciones anteriormente
mencionadas, es decir el sistema alfabético y el numérico.
Funcionamiento: a cada letra del alfabeto se le da un número, A es 1, B es
2, …. A su vez a cada carpeta dentro de un número se enumera
consecutivamente: 1/1 (A1), 1/2(A/2), 1/3 (A/3) … las carpetas se ordenan
alfabéticamente en el archivo y los números se usan simplemente como
referencia sobre la correspondencia.
SISTEMA NUMERICO EN SERIE
SISTEMA CRONOLOGICO
SISTEMA DECIMAL
SISTEMA TEMATICO
SISTEMA GEOGRAFICO
 Geográfico
Archivo alfabético geográfico, como su nombre lo indica, es la organización
de los
documentos o las tarjetas de los clientes, teniendo en cuenta su
localización, es
decir, agrupa a todos los corresponsales de un mismo lugar, por orden
alfabético.
Este sistema es similar al alfabético nominativo (personas naturales y
razones
sociales), porque la clasificación final se hace también por nombres de
individuos
y empresas.

V.- APLICACIÓN PRÁCTICA DE LOS DOCUMENTOS DIGITALIZADOS EN EL


COMPUTADOR

1.1. 2 cartas familiares estilo bloque extremo

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