Actividad

En pareja, consulte las diferentes estrategias de implementación a la gestión de la calidad

en la logística de abastecimiento y distribución que se desarrollan en las empresas bajo
modelos de productividad y competitividad japonés (modelo LEAN, Modelo en
KANBAN)

Qué es la metodología Kanban y cómo

utilizarla
Durante las pasadas tres décadas, Kanban, que se define como “un sistema de producción
altamente efectivo y eficiente“, ha contribuido a generar un panorama manufacturero
óptimo y competitivo. El origen de la metodología Kanban debemos buscarlo en los
procesos de producción “just-in-time” (JIT) ideados por Toyota, en los que se utilizaban
tarjetas para identificar necesidades de material en la cadena de producción.

Índice de contenidos:

 Qué es Kanban
 Los principios de la metodología Kanban
 Pasos para configurar tu estrategia de Kanban
 Conclusiones

¿Quieres conocer cómo es la metodología que ha llevado al éxito a grandes empresas? Pon
atención y no te pierdas qué es Kanban, en el siguiente artículo.

Qué es Kanban
Actualmente, el término Kanban ha pasado a formar parte de las llamadas metodologías
ágiles, cuyo objetivo es gestionar de manera general cómo se van completando las tareas.
Kanban es una palabra japonesa que significa “tarjetas visuales”, donde Kan es “visual”, y
Ban corresponde a “tarjeta”.

Amplia sobre está y otras metodologías en webinar impartido por la experta Sònia Llorens:

Las principales ventajas de esta metodología es que es muy fácil de utilizar, actualizar y
asumir por parte del equipo. Además, destaca por ser una técnica de gestión de las tareas
muy visual, que permite ver a golpe de vista el estado de los proyectos, así como también
pautar el desarrollo del trabajo de manera efectiva.

Los principios de la metodología Kanban

La metodología Kanban se basa en una serie de principios que la diferencian del resto de
metodologías conocidas como ágiles:

 Calidad garantizada. Todo lo que se hace debe salir bien a la primera, no hay
margen de error. De aquí a que en Kanban no se premie la rapidez, sino la calidad
final de las tareas realizadas. Esto se basa en el hecho que muchas veces cuesta más
arreglarlo después que hacerlo bien a la primera.

 Reducción del desperdicio. Kanban se basa en hacer solamente lo justo y necesario,

pero hacerlo bien. Esto supone la reducción de todo aquello que es superficial o
secundario (principio YAGNI).

 Mejora continua. Kanban no es simplemente un método de gestión, sino también un

sistema de mejora en el desarrollo de proyectos, según los objetivos a alcanzar.

 Flexibilidad. Lo siguiente a realizar se decide del backlog (o tareas pendientes

acumuladas), pudiéndose priorizar aquellas tareas entrantes según las necesidades del
momento (capacidad de dar respuesta a tareas imprevistas).

Pasos para configurar tu estrategia de Kanban

La aplicación del método Kanban implica la generación de un tablero de tareas que
permitirá mejorar el flujo de trabajo y alcanzar un ritmo sostenible. Para implantar esta
metodología, deberemos tener claro los siguientes aspectos:

1# Definir el flujo de trabajo de los proyectos

Para ello, simplemente deberemos crear nuestro propio tablero, que deberá ser visible y
accesible por parte de todos los miembros del equipo. Cada una de las columnas
corresponderá a un estado concreto del flujo de tareas, que nos servirá para saber en qué
situación se encuentra cada proyecto. El tablero debe tener tantas columnas como estados por
los que pasa una tarea, desde que se inicia hasta que finaliza (p.e: diagnóstico, definición,
programación, ejecución, testing, etc.).

A diferencia de SCRUM, una de las peculiaridades del tablero es que este es continuo. Esto
significa que no se compone de tarjetas que se van desplazando hasta que la actividad queda
realizada por completo. En este caso, a medida que se avanza, las nuevas tareas (mejoras,
incidencias o nuevas funcionalidades) se acumulan en la sección inicial, de manera que en
las reuniones periódicas con el cliente se priorizan y se colocan dentro de la sección que se
estima oportuna.
Dicho tablero puede ser específico para un proyecto en concreto o bien genérico. No hay
unas fases del ciclo de producción establecidas sino que se definirán según el caso en
cuestión, o se establecerá un modelo aplicable genéricamente para cualquier proyecto de la
organización.

2# Visualizar las fases del ciclo de producción

Al igual que Scrum, Kanban se basa en el principio de desarrollo incremental, dividiendo

el trabajo en distintas partes. Esto significa que no hablamos de la tarea en sí, sino que lo
dividimos en distintos pasos para agilizar el proceso de producción.

Normalmente cada una de esas partes se escribe en un post-it y se pega en el tablero, en la

fase que corresponda. Dichos post-its contienen la información básica para que el equipo
sepa rápidamente la carga total de trabajo que supone: normalmente descripción de la tarea
con la estimación de horas. Además, se pueden emplear fotos para asignar responsables así
como también usar tarjetas con distintas formas para poner observaciones o indicar bloqueos
(cuando una tarea no puede hacerse porqué depende de otra).

Al final, el objetivo de la visualización es clarificar al máximo el trabajo a realizar, las

tareas asignadas a cada equipo de trabajo (o departamento), así como también las prioridades
y la meta asignada.

3# Stop Starting, start finishing

Este es el lema principal de la metodología Kanban. De esta manera, se prioriza el trabajo

que está en curso en vez de empezar nuevas tareas. Precisamente, una de las principales
aportaciones del Kanban es que el trabajo en curso debe estar limitado y, por tanto, existe
un número máximo de tareas a realizar en cada fase.

En realidad, se trata de definir el máximo número de tareas que podemos tener en cada una
de las fases (p.e: 3 tareas en la fase de planificación; 2, en la fase de desarrollo; una, en la
fase de pruebas, etc.) y, por tanto, restringir el trabajo en curso. A esto, se le añade otra idea
que, por muy obvia que pueda parecer, la práctica nos demuestra que no es así: no se puede
abrir una nueva tarea sin finalizar otra.

De esta manera, se pretende dar respuesta al problema habitual de muchas empresas de tener
muchas tareas abiertas pero con un ratio de finalización muy bajo. Aquí lo importante es que
las tareas que se abran se cierren antes de empezar con la siguiente.

4# Control del Flujo

A diferencia de SCRUM, la metodología Kanban no se aplica a un único proyecto, sino que

mezcla tareas y proyectos. Se trata de mantener a los trabajadores con un flujo de trabajo
constante, las tareas más importantes en cola para ser desarrolladas y un seguimiento pasivo
para no tener que interrumpir al trabajador en cada momento.
Asimismo, dicha metodología de trabajo nos permite hacer un seguimiento del trabajo
realizado, almacenando la información que nos proporcionan las tarjetas.

Muchos insisten en destacar las ventajas de Kanban respecto a otras metodología ágiles,
como puede ser SCRUM. La posibilidad de poder realizar entregas en cualquier momento,
cambiar prioridades al vuelo y la visualización perfecta del flujo, son algunos de los
puntos que remarcan como elementos diferenciales y de valor. Sin embargo, no podemos
decir que exista una metodología mejor que otra sino que dependerá de la naturaleza de la
empresa y la forma de organización de sus procesos internos.

Conclusiones
En este sentido, el método Kanban es especialmente indicado para aquellas organizaciones
que requieran de flexibilidad especialmente en la entrada de tareas, así como en el
seguimiento de estas, la priorización, la supervisión del equipo de trabajo y los
informes de dedicación.

OPTIMIZACIÓN DE PROCESOS

METODOLOGIA LEAN

¿Qué son los procesos Lean? Este es un concepto que tiene como objetivo, mejorar los
procesos, ya que es la forma más eficaz para mejorar los negocios. La idea central es
maximizar el valor para el cliente, y reducir al mínimo los desperdicios. Los Procesos
Lean, básicamente, tratan de crear más valor con menos recursos y costes.

Una organización con procesos Lean es una empresa que entiende la importancia del
valor al cliente y centra sus procesos claves para mejorarlo. Con los procesos Lean, son
vistos como un todo, y se optimizan de esa forma. No tiene sentido optimizar las actividades,
tecnologías y acciones de forma separada, sino mejorar el flujo de trabajo de productos y
servicios a través de cadenas de valor que fluyen horizontalmente a través de la organización.

Vea cómo crear procesos en su empresa en 10 pasos sencillos.

Técnicas de los Procesos Lean

La idea central de un proceso Lean es eliminar los desperdicios y aumentar la velocidad del
proceso. Al hacerlo, se reduce el tiempo entre las actividades, eventos y ciclos, y se
pueden completar más ciclos en un período de tiempo determinado. Es una ecuación
simple. Hay 8 tipos de desperdicios que los procesos Lean tratan de eliminar:

1. Los defectos – Los productos o servicios que están fuera de especificación y

necesitan recursos para ser reparados. Si el cliente ha hecho un pedido de un producto
de 2 metros y 25 centímetros y la empresa entrega uno de 2 metros y 30 centímetros,
se desperdicia material y esfuerzo, se produjo un producto inútil y el proceso tendrá
que ejecutarse de nuevo.
2. Espera – Esperar a que el paso anterior del proceso se haya completado. Si usted no
puede completar el proceso, porque está a la espera de un proveedor o que alguien
termine alguna actividad, no hay mucho que hacer. Sin embargo, eso es un
desperdicio de tiempo y dinero. Es importante coordinar las etapas y equilibrar el
programa de producción.
3. Talento no utilizado – Ese desperdicio se descubrió recientemente y es muy válido.
Es un desperdicio de talento no utilizar la idea de los que trabajan con el proceso
todos los días. Las personas que usan el proceso son los más adecuados para saber
cómo mejorarlo. Escucharlos aportará resultados positivos tanto para el proceso como
para los propios empleados, pues si alguien tiene una idea que nadie escucha, es
probable que esa persona no compartirá su próxima idea. ¡Otorgue poder a su equipo!
4. Transporte – Transportar ítems o información necesaria para la implementación de
un proceso de un lugar a otro, es una pérdida de tiempo. Por ejemplo, el
almacenamiento de alimentos congelados fuera del restaurante en el que se van a
utilizar, no es una buena idea ya que se gastará tiempo, gasolina, personal y dinero
para transportarlos cada vez que sea necesario.
5. Inventario – Superávit o información que no se está procesando. Un proceso puede
producir buenos productos, pero si lo hace muy rápidamente, el exceso tendrá que
guardarse. El almacenamiento ocupa un espacio valioso y requiere el uso de
transportes para mover el producto. A veces los excedentes todavía pueden
estropearse o quedar obsoletos, causando más desperdicios.
6. Movimiento – La gente, la información o los equipos que se deben dislocar de forma
innecesaria debido a la disposición del espacio, las cuestiones de ergonomía o la
busca de elementos fuera de lugar. Imagínese una cocinera que prepara una cena para
 30 personas. Ella ciertamente necesita cubiertos, ollas y otros utensilios. Si todo está
organizado de una forma que ella encuentre lo que necesite primero, más cerca, en
vez de estar todo diseminado por toda la cocina, la cena estará lista más temprano.
7. Procesamiento adicional – Realizar cualquier actividad que no es necesaria para la
producción de un producto o servicio funcional. A veces el cliente no necesita una
parte del producto / servicio y nosotros la llevamos a cabo de todos modos. Por
ejemplo, en un café, los asistentes pueden poner tapas a todas las copas, que el
consumidor las retira al llegar, para poner azúcar o beber de manera más eficaz. ¿Y
si no ponemos las tapas en primer lugar?

Puede ayudar: optimización de procesos, cómo ponerla en práctica?

Procesos Lean x Six Sigma

Todo esto puede sonar muy parecido a Seis Sigma. A pesar de eso, no es el mismo
concepto. En realidad son metodologías complementarias. Los procesos Lean se centran
en la disminución del tiempo entre las actividades. El punto principal es optimizar y hacer el
ciclo cada vez más rápido, aprovechando más el tiempo disponible. Producir más en el mismo
periodo de tiempo crea un evidente ahorro de costes.

Six Sigma se centra en el control de calidad. También reduce los desperdicios, pero el
objetivo es producir bienes y servicios cada vez mejores. Con más calidad, tenemos más
clientes satisfechos y leales. Comprenda: la metodología Six Sigma.

Por lo tanto, los procesos Lean junto con Six Sigma es la combinación ideal para las empresas
que quieren crecer. Pueden crear procesos que necesitan menos esfuerzo humano, menos
espacio, menos capital y menos tiempo de producción, todo esto con menos coste y menos
defectos, en comparación con los sistemas tradicionales de negocios. Estas empresas
también pueden mantener sus precios bajos mediante la reducción de costes.

Ahora que usted comprende los procesos Lean, lea sobre cómo reducir los costos a través
de BPM ¡y combine las metodologías de la mejor manera para su empresa!

Origen de la metodología lean

Fue en los años 80 en Japón, que se comenzó a usar el término “Lean Manufacturing“, que
en español significa manufactura magra. El objetivo era hacer que la producción de vehículos
en ese país fuera más eficiente.

Pero fue 10 años más tarde, con el lanzamiento del libro “La máquina que cambió el mundo”,
de James Womack, que el término fue popularizado y la metodología lean se consideró
esencial para la industria automotriz japonesa, especialmente para la marca Toyota.
 Más recientemente, en 2011, otro éxito de ventas, esta vez
escrito por Eric Ries, llamado “Lean Startup“, volvió a examinar la metodología lean,
adaptándola para las personas interesadas no sólo en montar una startup de forma ágil y
asertiva, sino que también se pudiera utilizar en grandes empresas de todos los ramos.

Por lo tanto, como se vio, el origen de la metodología lean es mucho más antiguo de lo que
se piensa. Podemos resumir su esencia como el uso racional de los recursos y sin residuos,
para que se utilice sólo lo que sea absolutamente necesario en la realización de un proyecto
o proceso.

5 pasos para utilizar la metodología lean en la gestión de procesos

Uno de los preceptos de la metodología lean es el uso de métodos ágiles. Estos métodos
utilizan dos premisas importantes:

La primera es el concepto de iteración, que se refiere más bien a la expresión “quick win“, es
decir, pequeñas mejoras en los procesos que se pueden obtener rápidamente, pero que pueden
aportar resultados visibles a corto plazo. Esto anima al equipo a avanzar con cada nueva
“pequeña victoria”.

La segunda es la participación efectiva de los clientes y usuarios finales durante el modelado

de procesos y su mejora, lo que crea importantes feedbacks y contribuciones para que el
resultado final corresponda con los intereses de aquellos que realmente se beneficiarán del
proceso (o el desarrollo de un producto).

Para ello, le sugerimos un paso a paso en 5 etapas:

1 – Dar la debida importancia al proyecto de mejora de procesos

Antes de empezar el trabajo, hay que tomar las mismas medidas necesarias para que cualquier
proceso funcione: establecer las metas, el alcance del proyecto, quiénes son los miembros
del equipo y sus responsabilidades, los recursos necesarios, los plazos de entrega y los
cronogramas.

En otras palabras, haga un plan antes de empezar.

2 – Involucre a los participantes en la búsqueda de un cambio efectivo

No todas las personas se sienten cómodas con los cambios en las organizaciones. Incluso
trabajando con procesos ineficientes, muchos tienen miedo de salir de la zona de confort y
enfrentar a algo nuevo.

Es muy importante involucrar a todos para que crean en la necesidad de cambio y los
beneficios que el nuevo proceso aportará en el desempeño de las tareas y el logro de
resultados.

3- Garantice el apoyo de los líderes de la compañía

Los recursos son fundamentales, ya sean financieros, de equipo, de espacio, de personal y en

especial del tiempo que los miembros del equipo dedican al proyecto.

Sin el apoyo de líderes de la compañía a nivel estratégico, será imposible lograr los resultados
deseados.

4- Comience con procesos sencillos

 Uno de los fundamentos de la metodología
lean son los pequeños avances, iteraciones continuas y acumulativas que se convertirán en
un mejor resultado final.

Evite la tentación de comenzar con los procesos más urgentes e ineficientes. Opte por algo
simple, resuelva, motive al equipo con los resultados y utilice este aprendizaje para después
dedicarse a los grandes desafíos de realizar mejoras.

5. Determine un espacio físico exclusivo para las reuniones del proyecto

Es fundamental contar con un lugar específico para realizar las reuniones enfocadas en la
mejora de los procesos. Es muy útil tener una pizarra grande en la pared, donde dibujar los
diagramas de procesos.

Por otra parte, cuando todos perciben que hay un lugar específico para dedicarse al proceso,
eso muestra a los otros miembros de la compañía que este es un esfuerzo serio e importante.