Apostila de Gestão de Documentos

Livro Eletrônico
Aula 01
Arquivologia p/ TRT-SP 2ª Região (Analista - Diversas Áreas) - Pós-Edital
Professores: Ronaldo Fonseca, Serenna Alves
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Aula 01 – Arquivologia p/ TRT – SP 2ª Região (Analista –
Áreas diversas – 2018 – Pós-Edital
Prof. Ronaldo Fonseca
AULA 01 – ARQUIVOLOGIA P/ TRT-SP 2ª REGIÃO (ANALISTA – ÁREAS

DIVERSAS – 2018 – PÓS-EDITAL
PROF. RONALDO FONSECA
SUMÁRIO
1.Seja bem-vindo .............................................................................................................. 2
2. Dica de Coach – Como marcar seu material de forma eficiente ........................... 2
3.Panorama da Aula ......................................................................................................... 3
4. Sobre a Terminologia .................................................................................................... 4
0
4.1. Minidicionário de Arquivologia (MDA) .................................................................... 5
5. Teoria das 3 idades (Ciclo Vital dos Documentos).................................................... 6
6. Gestão de Documentos.............................................................................................. 24
7.Classificação dos Arquivos e dos Documentos........................................................30
8.Protocolo ....................................................................................................................... 49
9. Avaliação e Destinação de Documentos ................................................................ 55
10. Questões Comentadas ............................................................................................. 63
11. Questões sem Comentários ................................................................................... 207
12. Gabarito ................................................................................................................... 271
13. Resumão Arquivístico.............................................................................................. 274
14. Considerações Finais .............................................................................................. 279
15. Bibliografia ............................................................................................................... 280
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Áreas diversas
0 – 2018 – Pós-Edital
1.Seja bem-vindo
Olá, amigo(a) do Estratégia Concursos, que bom que você se matriculou em nosso
curso para o TRT 2ª!
Agora vamos começar a entrar na matéria e colocar você dentro da prova. Já vai
se imaginando na Sede, fazendo o seu treinamento!
Agradeço sua confiança em nosso trabalho e lembre-se de utilizar o Fórum de

Dúvidas como mais uma ferramenta para engrandecer os seus estudos. A Serenna
está disponível para ajudá-los nesse processo. 
2. Dica de Coach – Como marcar seu material de forma eficiente
Um dos erros mais comuns quando se estuda para concursos é sobre marcações
do material. É normal que o aluno leia o material pela primeira vez e já comece a
querer fazer resumos, anotações, mapas mentais ou “pintar” o material todo com
a caneta marca texto.
Porém, esse não é o melhor momento para fazer nada disso. Em uma primeira
leitura você ainda não tem a real noção do que é mais importante (o que mais cai
na prova) ou dos tópicos em que terá mais dificuldades para estudar.
Note que nessa aula eu falarei sobre a Teoria das 3 idades. Pode ser que em uma
primeira leitura você já aprenda bem sobre os principais pontos. E a sua marcação
deverá refletir isso. Mas será uma marcação temporária, usando um lápis. Com ele
você pode sublinhar, fazer setas, desenhos ou o que achar que chama mais sua
atenção. E a razão de não usar o marca-texto, ainda, é simples.
Vou usar um exemplo: imagine uma disciplina que você já tenha estudado. Eu
costumo usar um exemplo de Direito Administrativo. Se você já estudou os princípios
da Administração Pública, talvez hoje não tenha dificuldade em saber o que é o
LIMPE (Legalidade, Impessoalidade, Moralidade, Publicidade e Eficiência). Mas da
primeira vez que você leu a aula sobre esse tema (ou outro) já deve ter sentido
uma vontade maluca de sair passando aquela caneta verde em tudo. Porém, se
você analisar mais friamente, hoje já estaria dominando o LIMPE e nem precisaria
revisá-lo com tanta frequência. E a função primordial das marcações é justamente
facilitar suas revisões, poupando o seu tempo.
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Ou seja, se você esperar a hora certa para usar sua caneta marca texto ou fazer
um resumo, terá muito menos assuntos para revisar e só vai reestudar o que
realmente é importante para VOCÊ!
Como assim o que é importante “para mim”, Ronaldo? Bom, eu posso ter
dificuldades em decorar o Princípio da Proveniência e você não. Talvez você já o
conhecesse, logo, por que deveria marcá-lo ou fazer um resumo de algo que já foi
para sua memória de longo prazo?
- Opa, como vou saber se algo foi para minha memória de longo prazo? Bom,
quando você começa a achar um tema muito simples, ou melhor, “ridículo” e já
consegue acertar muitas questões do assunto, é porque provavelmente o tema já
foi para sua memória de longo prazo. Mas para isso acontecer, é necessário que
você tenha um bom intervalo de revisões. E isso explicarei na próxima aula ;).
Bom, para fecharmos, lembre-se de:
1. Não usar marca textos durante a primeira leitura do material.

2. Não fazer resumos ou mapas mentais no primeiro contato com o tema.
3. Usar lápis para sinalizar os pontos mais importantes e que merecem revisão.
4. Fazer a revisão APENAS desses pontos que você marcou 24 horas depois do
estudo inicial.
5. Reler o mesmo trecho marcado 7 dias depois.
6. Usar uma agenda para marcar os trechos estudados da aula.
Antes de começarmos, um aviso importante:
Este curso é protegido por direitos autorais (copyright), nos termos da Lei 9.610/98,
que altera, atualiza e consolida a legislação sobre direitos autorais e dá outras
providências. Grupos de rateio e pirataria são clandestinos, violam a lei e
prejudicam os professores que elaboram os cursos. Valorize o trabalho de nossa
equipe adquirindo os cursos honestamente através do site Estratégia Concursos ;-)
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3.Panorama da Aula
Nessa aula vou elencar diversos conceitos que darão início

ao nosso MDA, ou seja, nosso Minidicionário de Arquivologia.
Lembre-se: sempre que ver essa corujinha ao lado é porque
temos um novo conceito importante para os nossos estudos.
Nós estamos criando esse MDA juntos, portanto, caso surja alguma palavra que
você julgue importante para seu aprendizado, inclua no seu MDA (seu miniresumo).
E se quiser, pode me enviar para o Fórum. Talvez eu inclua sua sugestão no MDA
da aula .
Além de inserir termos no nosso MDA durante a aula, vamos estudar temas
importantes:
 Arquivos correntes e também os intermediários e os permanentes (esses dois

últimos não constam expressamente no seu edital, mas é essencial para a
compreensão do tema, assim como Gestão de Documentos, que você
também estudará
 Protocolo (que são atividades dos arquivos correntes)
 Classificação, incluindo o Plano de Classificação, a tabela de
temporalidade e tudo o que estiver envolvido com a classificação de
documentos
 Outros temas que envolvem os pontos específicos cobrados em seu edital
4. Sobre a Terminologia
Bom, se você nunca estudou a disciplina, pode estranhar alguns termos que
parecem similares, mas que têm conceitos bem diferentes, como documentos e
arquivos, dossiês e acervos, dentre outros. Além de montarmos nosso MDA, eu
poderia passar uma dica: que tal estudar o Dicionário Brasileiro de Terminologia
Arquivística (DBTA)? Ele tem mais de 230 páginas! Bem grandinho, não é? Eu não
vou reproduzi-lo aqui, mas trarei os termos mais importantes (no nosso MDA), para
a compreensão das aulas e para a resolução das questões mais recorrentes. Se
você tiver muito tempo sobrando, pode ler o dicionário de forma leve e
descompromissada. Isso vai aumentar o seu conhecimento na matéria, mas, repito,
sejamos objetivos, Arquivologia é uma das matérias a ser estudada, logo, ainda
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não é hora de se tornar um especialista. Sejamos cirúrgicos e vamos ao que

interessa e naquilo que as bancas adoram. E é para isso que estou aqui .
Se você tiver interesse no DBTA, clique aqui.
4.1. Minidicionário de Arquivologia (MDA)
Antes de iniciarmos, gostaria de adicionar termos ao nosso

“MDA”. Portanto, esse tópico inteiro é uma corujinha (risos).
ACESSO: Possibilidades de consulta aos documentos de arquivos, as quais poderão

variar em função de cláusulas restritivas. Nem sempre todos poderão ter acesso
aos documentos.
DEPÓSITO: Local de guarda dos documentos.
DOCUMENTO DE ARQUIVO: Aquele que, produzido e/ou recebido por uma

instituição pública ou privada, no exercício de suas atividades, constitua elemento
de prova ou de informação. Também pode ser classificado como documento de
arquivo, aquele que for produzido e/ou recebido por pessoa física no decurso de
sua existência.
ITEM DOCUMENTAL: A menor unidade arquivística materialmente indivisível. É tipo

um átomo da arquivologia .
UNIDADE DE ARQUIVAMENTO: O menor conjunto de documentos reunido de

acordo com um critério de arranjo preestabelecido. Tais conjuntos, em geral, são
denominados pastas, maços ou pacotilhas.
JUNTADA: Junção de documentos a um processo. Ou seja, é quando um processo

é juntado a outro ou quando documentos são incluídos em um processo. Essa
junção pode ocorrer de modo temporário (apensação) ou definitivo (anexação).
APENSAÇÃO: Juntada, em caráter provisório, com o objetivo de elucidar ou

subsidiar a matéria tratada, conservando cada processo a sua identidade e
independência.
ANEXAÇÃO: Juntada, em caráter definitivo, de documento ou processo a outro

processo, na qual prevalece, para referência, o número do processo mais antigo.
Trata ainda do mesmo assunto e da mesma pessoa.
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Note alguns termos importantes para facilitar a resolução de questões.
Cuidado: a banca CESPE, por exemplo, usa essas definições para Apensação e
Anexação. São definições do DBTA (Dicionário Brasileiro de Terminologia
Arquivística). Por mais que haja outras definições e, no dia a dia elas não
correspondam tanto à realidade, use esses conceitos.
Observe que esses termos deverão ser compreendidos e decorados por você. Vou
encadeá-los de forma que o seu estudo seja facilitado, equalizando quem já
conhece a matéria e vai revisar com aqueles que estão entrando nesse mundo
agora.
Note que sempre aparecer uma terminologia nova, irei destacá-la no texto com a
coruja e explicar em seguida.
Vamos para a matéria propriamente dita!
5. Teoria das 3 idades (Ciclo Vital dos Documentos)
Está distraído(a)? Concentre-se. É agora que a brincadeira

vai começar! Esse é o assunto mais importante da sua aula.
E sabe por que é mais importante? Porque as bancas
adoram, amam, são apaixonadas pelo tema. Portanto, apaixone-se também ;).
As atividades clássicas da administração não se efetivam sem documentos que

embasem as decisões. Quanto mais informados os administradores estiverem sobre
determinado assunto, melhores poderão ser suas escolhas e decisões.
Bom, nossa disciplina trata de arquivos. E as empresas/órgãos/instituições

produzem muitos documentos. Todos os dias. Tanto faz se é uma empresa privada
ou pública. O volume de informações é cada vez maior. Independente do suporte
(papel, DVD, CD, HD...). E de que adiantam tantos dados ou informações sem que
gerem conhecimento efetivo? Sem que os usuários e interessados consigam acesso
a esses documentos? Não serviria de nada, certo? Mas, como tudo na vida, há
fases na vida e cada uma delas tem sua importância.
Quando uma menina acha que encontrou seu príncipe encantado, liga para ele
todo dia, grava seu telefone e está sempre correndo para estar com ele. É a fase
do conhecimento entre os dois, de um primeiro momento em que a menina quer
o príncipe sempre por perto. Se ela pudesse, o amarraria em uma corrente para
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que o lindão nunca mais saísse do palácio. Essa é a primeira fase do

relacionamento. Você quer estar sempre perto! Ou na mesma casa, ou o mais
perto possível. Essa é a primeira fase do relacionamento.
Na segunda fase, o príncipe já começa a arrotar depois do almoço, falar alto e

liberar gases mortais. É a hora em que o desejo de ficar perto ainda existe, mas não
é mais daquele mesmo jeito. Às vezes cria-se um vínculo para toda a vida, como
um pequeno sapo, fruto do amor dos dois pombinhos. É uma fase intermediária da
relação.
Na terceira fase, o príncipe já não engana mais ninguém (a sogra sempre

desconfiou), mas em função do pequeno Sapinho, fruto do amor, esse vínculo
existirá para toda a vida, será permanente, mesmo que a relação tenha terminado
e virado “história”.
Veja que são fases complementares e da mesma forma funciona com nossos
Arquivos. As 3 idades dos arquivos foram definidas em 1973 por Jean-Jacques
Valette. E são essas aqui:
1. Corrente (ou arquivo de primeira idade)

2. Intermediária (ou arquivo de segunda idade)
3. Permanente (ou arquivo de terceira idade)
Em breve ficará fácil o entendimento, mas talvez no início você confunda as

etapas, portanto, guarde a sigla C I P. Ela já está na ordem das fases.
Depois do macete e da história, triste, da princesa, vamos às definições! Lembre-se

das fases de um relacionamento (fracassado) e faça associações com nossa
matéria ;).
Para explicar as 3 idades, usarei um exemplo: o de uma pequena empresa que

precisa guardar alguns documentos fiscais (relacionados à tributação que a
empresa deve pagar). Você só precisa saber, no meu exemplo, que a empresa
precisa ter os documentos à disposição do Fisco (Receita Federal, por exemplo)
por 20 anos. Tomemos como exemplo a empresa SÓ NEGAÇÃO LTDA.
Note que os prazos citados são fictícios e visam seu aprendizado em Arquivologia.
Nesse momento, estou fechando os olhos ao Direito Tributário e a Tabela de
Temporalidade, que estudaremos em outro momento .
Arquivos Correntes ou de Primeira Idade:
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São aqueles consultados frequentemente e que são conservados nos escritórios ou

nas repartições que os receberam ou os produziram ou em locais próximos e de
fácil acesso. São necessários ao dia a dia. Em regra, sua utilização está ligada às
razões pelas quais foram criados. Um escritório de advocacia que está
defendendo uma empresa produz muitos documentos que precisam estar
acessíveis rapidamente. O tempo inteiro e de forma organizada. Uma empresa de
advocacia existe para defender clientes, a grosso modo, e dizemos que esses
documentos produzidos para a defesa deles, tem valor primário, pois são
fundamentais para atingir seu objetivo: salvar a pele do cliente. Note que estou me
referindo aqui aos documentos produzidos ou recebidos pelo escritório. A lei
8159/91 (Lei dos Arquivos), define que os documentos correntes são “aqueles em
curso ou que, mesmo sem movimentação, constituam objeto de consultas
frequentes”.
A empresa SÓ NEGAÇÃO LTDA emite muitas (não todas ) as notas fiscais de

vendas e precisa ter alguns livros sempre em dia para mostrar ao Fiscal, caso ele
apareça. Veja que são documentos importantíssimos e precisam de fácil acesso.
Nesse caso, a empresa pode optar por deixar todos os documentos dos últimos
meses no próprio estabelecimento. Imagina deixar o fiscal esperando por horas
enquanto ele vasculha tudo :). E além disso, a empresa precisará desses
comprovantes e notas para fazer sua declaração de imposto de renda, por
exemplo. Ou para fazer seu recolhimento/declaração mensal de tributos.
Sempre imagine que nessa idade, os arquivos correntes estão bem próximos do
órgão que os recebeu ou produziu. Para facilitar, imagine que o arquivo corrente
são os documentos que se encontram nas mesas ou nos armários de uso frequente
das pessoas que trabalham nessa empresa, ok? Isso vai facilitar e muito!
Arquivos Intermediários ou de Segunda Idade:
Esse tipo de arquivo é formado por documentos que deixaram de ser úteis no dia
a dia. Não precisam “estar a mão”, mas continuam necessários e eventualmente
podem ser acessados. Os órgãos que os produziram ou receberam podem solicitá-
los e eles não precisam estar próximos dos escritórios. Marilena Leite Paes ressalta
que a permanência dos documentos nesses arquivos é transitória. O termo
transitório vai ficar mais claro ao estudarmos a Terceira Idade (Permanente).
Repare que os documentos Intermediários (ou de segunda idade) ainda precisam
estar disponíveis para consulta. Por essa razão, também se diz que possuem valor
Primário (igual aos arquivos correntes).
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Voltando à empresa malvadona, a SÓ NEGAÇÃO LTDA, imagine que ela guarde

os documentos dos últimos 4 anos. Lembre-se que ela é obrigada pelo Fisco a ter
tudo bem organizado. Mas como os dados são de 4 anos atrás, a empresa não
precisa mostrar na mesma hora ao Fiscal. Certamente, bonzinho que é, vai dar um
prazo de alguns dias para que os documentos sejam apresentados. Assim, o
responsável pela empresa poderá pedir todos os documentos à área responsável
ou até mesmo a uma empresa que guarda todos os seus comprovantes e livros
fiscais. Veja, apesar de importantes, esses documentos estão em uma fase em que
não há tanta recorrência para usá-los. O Fiscal pode pedir alguma explicação ou
pode nunca nem passar na porta da empresa. Esses são os arquivos Intermediários.
O grande truque aqui é perceber que os documentos já não são mais

responsabilidade das pessoas nos arquivos correntes, mas o acesso a eles será
disponibilizado para elas quando for necessário.
Veja a interessante observação de Paes:
O arquivo intermediário deverá ser subordinado técnica e

administrativamente ao arquivo permanente, a fim de evitar a proliferação
de depósitos e manter uniforme a política arquivística. Para isso deve ser
dirigido por profissionais de arquivo de alto nível, conhecedores dos métodos
tradicionais de classificação e elaboração de instrumentos de pesquisa.
Imagine um escritório de advocacia instalada em um dos metros quadrados mais

caros de SP. Digamos que na Vila Olímpia. Esse escritório produz e recebe
(acumulação, lembra?) muitos documentos. Imagine se ela decidisse armazenar
todos os arquivos intermediários nesse local? Seria um custo enorme e
desnecessário. Há uma questão econômica envolvida nessa escolha, percebe?
Isso quer dizer que os arquivos intermediários foram pensados para manter os
documentos em locais onde o custo de armazenamento é menor do que se fossem
armazenados nas unidades operacionais da instituição (geralmente as empresas
ficam em locais caros e com pouco espaço – como na Vila Olímpia). O que você
tem que ter em mente é que eles podem e devem ficar longe da instituição
produtora, porque não são frequentemente usados e porque o custo é menor.
Voltando para a teoria, nossa Lei 8.159/91 – recomendo a leitura – informa que os
“documentos intermediários são aqueles que, não sendo de uso corrente nos
órgãos produtores, por razões de interesse administrativo, aguardam a sua
eliminação ou recolhimento para guarda permanente.
Vamos precisar incrementar nosso MDA (Minidicionário de Arquivologia).
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Recolhimento: Operação pela qual um conjunto de

documentos passa do arquivo intermediário para o arquivo
permanente.
“No popular”: os arquivos intermediários ainda não sabem o que querem da vida...
(risos). Dependendo de seu valor, podem ser eliminados, ou podem ser recolhidos
para o arquivo permanente. Simples assim.
Arquivos Permanentes ou de Terceira Idade:
Os arquivos permanentes já perderam o valor de natureza administrativa (valor

primário). São conservados por fatores históricos ou documentais e acabam sendo
utilizados para o conhecimento do passado e sua evolução.
Já ouviu a marchinha de carnaval: “A pipa do vovô não sobe mais”?
Então, a “pipa” do vovô está lá, tem valor documental, mas para o “dia a dia”,
não serve para mais nada. Ele pode até contar suas histórias e tudo o que já fez
com sua “pipa”. Mas agora ela está imóvel, permanentemente inerte.
Note que o arquivo surge e fica ali perto de quem o recebeu ou o produziu (arquivo
corrente). Em seguida, ele é transferido para um arquivo intermediário que é
considerado transitório, pois é um estágio que fica entre o primeiro (corrente) e o
último (permanente). Aos poucos vai ficar mais claro, mas já vá pensando nessas
etapas.
E para exemplificar com a SÓ NEGAÇÃO LTDA, imagine que o prazo de 5 anos se

passou e que a o Fiscal tenha dormido no ponto e não tenha pedido as
informações fiscais à empresa dentro do prazo de 5 anos. Nesse caso, todos os
documentos da SÓ NEGAÇÃO LTDA perderam o valor legal. Agora ela não precisa
mais se preocupar com o fisco ou em acessar os dados com frequência. Mas como
ela sabe que é importante aprender com seu passado e as informações podem
ter valor no futuro, ela decide guardar tudo em um arquivo permanente. O arquivo
permanente (ou de terceira idade) é o conjunto de documentos preservados em
caráter definitivo em função de seu valor.
A nossa Lei dos Arquivos (8.159/91) ressalta que os documentos de valor

permanente são inalienáveis e imprescritíveis.
Em provas você pode ver o termo “arquivo morto”. É o mesmo que arquivo
permanente. Os autores já determinaram a morte do termo, mas se a banca gosta,
quem somos nós para questionar! Queremos A vaga, certo ;)?
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Portanto arquivo morto = arquivo permanente = terceira idade
Ronaldo, eu entendi tudo sobre as idades”, mas tenho receio de esquecer qual
deles é relacionado à primeira idade, por exemplo...
Bom, se você lembrar da ordem deles, já resolve. Se notar, a ordem “respeita” o

alfabeto. Primeiro, o C, depois o I e depois o P. Mas resolvendo exercícios você
notará que tudo ficará mais claro.
1. Corrente (ou arquivo de primeira idade)

2. Intermediária (ou arquivo de segunda idade)
3. Permanente (ou arquivo de terceira idade)
Informações importantes sobre a Teoria das 3 Idades
Repare que os documentos Intermediários (ou de segunda idade) ainda precisam

estar disponíveis para consulta. Da mesma forma, naturalmente os arquivos
Correntes também precisam ser, ainda mais, acessíveis.
Por essa razão, dizemos que os documentos dos arquivos correntes e intermediários
possuem valor primário, ou seja, valor:
 Administrativo
 Fiscal
 Legal
E em ambos os casos os documentos estão diretamente relacionados aos fins da

organização. Lembra do exemplo da empresa de advocacia?
Já os arquivos Permanentes (terceira idade) possuem valor secundário, ou seja,

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valor:
 Histórico;
 Cultural;
 Probatório;
 Informativo.
Os arquivos correntes podem ser eliminados nessa mesma fase, podem ser
transferidos ao arquivo intermediário, mas também podem passar diretamente
para a última fase, a Permanente. Nesse último caso, os documentos serão
diretamente recolhidos para o arquivo Permanente, quando não poderão ser
eliminados. Tudo depende de seu valor para aquela instituição.
Vamos voltar ao “MDA” com definições importantes! Já vimos o que é o

recolhimento (passagem dos documentos para o arquivo permanente). Agora
veremos o que é transferência.
Transferência: Operação pela qual um conjunto de

documentos passa do arquivo corrente para o arquivo
intermediário.
Recolhimento
C I P
Transferência Recolhimento

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Áreas diversas
Eliminação
Como você pode ver na figura, a Transferência só acontece quando se está na

fase Corrente e há migração para a fase Intermediária.
Já o recolhimento pode acontecer de duas formas: da idade intermediária para a

idade permanente, ou ainda, da fase corrente diretamente para a fase
permanente.
Não sei se você percebeu, mas o documento já pode nascer com valor
secundário, ou seja, ele é primário momentaneamente (até cumprir as funções
pelas quais foi criado) e o valor secundário já é inerente a ele, pois logo após será
recolhido ao arquivo permanente. Nesse momento, aproveito para falar com você
sobre uma dúvida recorrente no fórum. Vou explicar melhor!
Quando os alunos leem a frase “o documento já nasce com valor secundário” eles
pensam que ele nunca teve um valor primário e isso não é verdade. Vamos pensar
em um Estatuto da Instituição “Bolinha”. Um estatuto é um documento que já nasce
com valor secundário, pois é um documento que constitui a instituição Bolinha.
Quando o dono da Bolinha cria o Estatuto, ele precisa registrá-lo em cartório e
utilizá-lo para fazer a sua empresa começar a funcionar certo? Podemos pensar
que esse Estatuto vai ser publicado no site, que pode ser instrumento de uma
reunião para falar sobre a empresa, que pode servir de comprovação para que
outras atividades possam ser abertas na empresa (...) e isso tudo é o valor primário
dele. Quando terminar de ser utilizado para o fim pelo qual foi criado, vai direto
para o arquivo permanente. Então, não é que o documento que já nasce com
valor secundário deve ir diretamente para o arquivo permanente. Esse documento
pode e deve fazer parte das atividades primárias da Bolinha, ainda que não tenha
prazo definido no arquivo corrente.
Veja bem: essa foi uma dúvida que surgiu no fórum. Os alunos me viram fazendo a
afirmação no vídeo, procuraram o fórum e agora a dúvida deles está sendo
compartilhada com você. Por isso, utilize o fórum. É importante para a sua
preparação!
PRAZOS DE GUARDA

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Os documentos de arquivo não cumprem um prazo de guarda único, este período

de retenção varia de acordo com o documento, de acordo com a função que
aquele documento representa e de acordo com a respectiva tabela de
temporalidade. Por isso, não se pode afirmar que todos os documentos de arquivo
ficam X anos na fase corrente, ou que se tornarão de guarda permanente após Y
anos de sua produção. Os prazos vão variar de instituição para instituição. É só
pensar que cada uma exerce um tipo de atividade, mais ou menos importantes e,
claro, os prazos de guarda e a destinação final (eliminação ou guarda
permanente) terão que refletir essas diferenças.
Entretanto, a doutrina passa algumas referências sobre os prazos (aproximados)

para guarda dos documentos nos arquivos. Mas não cabe falarmos sobre eles
porque não caem em prova e o que você tem que ter em mente é que os prazos
vão variar de acordo com a instituição, com as atividades que desenvolvem, com
os documentos que produzem e com as diversas peculiaridades que cada
instituição possui. Fique tranquilo(a): a banca não cobrará os prazos de vigência
dos documentos (a menos que o edital fale para você estudar a tabela de
temporalidade específica do órgão – o que não costuma acontecer em provas
para nível médio ou nível superior para áreas que não sejam de arquivistas).
Sobre esse assunto, vou trazer mais uma dúvida do fórum: “ah, professor, mas no
meu edital tem o tema “tabela de temporalidade de documentos” e você está
falando que não tenho que estudar esse tema? Não, não estou falando isso. O que
estou dizendo é que há diferença na cobrança. A banca pode pedir:
 Tabela de temporalidade de documentos: estamos estudando tudo o que é

necessário aqui e os prazos de vigência não importam.
 Tabela de temporalidade de documentos do órgão x: nesse caso, o aluno
terá que saber os prazos de vigência da tabela. Mas isso nunca aconteceu,
ok? Só para arquivistas! O que já vi acontecer em provas de nível médio e
em provas de nível superior para áreas diferentes de arquivologia é o bom
senso. Como assim, professor? A banca pode pedir que você diga, pelo
senso comum, se um documento deverá ser eliminado ou guardado
permanentemente. Esse é um tipo de cobrança muito errada, pois como já
dissemos, o valor dos documentos depende de inúmeras características que
variam de instituição para instituição, sendo impossível fazer essa
mensuração sem os dados. Mas caso venha a acontecer, o seu raciocínio
deve seguir os seguintes passos:
Vamos supor que a banca peça para você apontar qual desses dois documentos
– regimento interno e folha de ponto – possui valor secundário (não podem ser
eliminados) e valor primário (podem ser eliminados). Nesse caso você deve pensar:

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Áreas diversas
O Regimento interno é um documento que estrutura a instituição, que rege suas

atividades, seus procedimentos, expõe direitos e deveres, certo? Um documento
desse tipo serve para que as atividades primárias sejam cumpridas, mas também
serve como valor histórico, pois marcou o caminho da instituição em dado
momento. Por isso ele é um documento que deverá ser guardado
permanentemente.
Já a folha de ponto é um documento que possui o registro de entradas e saídas de

determinada pessoa em um período de tempo. Esse registro possui valor até um
certo momento e os prazos que ele ficará no arquivo corrente e intermediário com
certeza abarcarão todas as possíveis necessidades de acessá-lo. Entretanto, a
folha de ponto não deve ser guardada permanentemente, pois é um registro
transitório.
É dificílimo cair em prova, mas já caiu e não está correto que caia. Por mais que
tenhamos a possibilidade de recurso, não custa entender como proceder para
evitar o pânico na prova, certo? Vamos seguir em frente.
Note algumas das diferenças mais importantes entre as 3 idades dos arquivos:
Arquivo Arquivo
Arquivo Corrente
Intermediário Permanente
Valor Primário Primário Secundário
Restrito a quem Restrito a quem

Acesso acumula os acumula e aos que Aberto
documentos são autorizados
Geralmente fora
do setor que gerou
Próxima a quem a acumulação de
Instituição
Localização Física acumula os documentos, em
arquivística
documentos local
economicamente
mais barato

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Áreas diversas
Vamos aprofundar mais um pouco sobre os arquivos correntes, intermediários e

permanentes. O ciclo vital dos documentos é o principal tema para entender a
sistematização de gestão de documentos, então não podemos deixar passar
nenhum ponto passível de cair em prova.
ARQUIVOS CORRENTES (aprofundando)
Documentos correntes são “aqueles em curso ou que, mesmo sem movimentação,

constituam objeto de consultas frequentes”. Os arquivos correntes também são
chamados de arquivos de primeira idade ou de fase ativa.
O valor de um documento que acaba de ser criado, será sempre um valor

primário, ou seja, administrativo, fiscal ou legal (ainda que ele já nasça com valor
secundário inerente, como já estudamos). O acesso a documentos da fase
corrente é restrito ao produtor desses documentos! A frequência de uso de um
documento da fase corrente é alta e, em regra, o arquivo corrente tem a
localização no local de trabalho do produtor, nas mesas mesmo, geralmente no
arquivo setorial.
Há questões que pedem quais são as atividades dos arquivos correntes. Vejamos
essas atividades:
1. PROTOCOLO
O protocolo é um conjunto de atividades que envolve o recebimento,

registro/autuação, classificação, expedição/distribuição e
controle/movimentação. Vamos estudar todos esses pontos de forma
aprofundada mais adiante. O que você precisa saber nesse momento é que
todas as atividades de protocolo são realizadas no arquivo corrente das
instituições.
Atenção: acabei de dizer que as atividades de protocolo são realizadas nos

arquivos correntes, mas guarde essa informação adicional para quando
estivermos estudando as fases de gestão de documentos: as atividades de
protocolo são desenvolvidas na fase de utilização do programa de gestão de
documentos e não na fase de produção, como muita gente acha. Mas, calma!
Veremos isso mais para frente. É só para você ir digerindo a informação.
2. EXPEDIÇÃO
Expedir um documento nada mais é do que fazer a sua movimentação de

acordo com o destinatário. A expedição é sempre externa. Portanto, se eu

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Áreas diversas
trabalho na unidade protocolizadora e alguém da minha instituição pede para

enviar um documento para um ator externo, devo expedi-lo para o destinatário
correspondente, que necessariamente não faz parte da instituição.
Grave: expedição = externo
Marilena Leite Paes cita as rotinas que devem ser adotadas nessa etapa:
1. Receber a correspondência (original, envelope e cópias em quantidades

a serem determinadas*)
2. Verificar se não faltam folhas ou anexos
3. Numerar e completar a data, no original e nas cópias
4. Separar o original das cópias
5. Expedir o original, com os anexos se for o caso, pela ECT**, malotes ou em
mãos
6. Encaminhar as cópias, acompanhadas dosa antecedentes que lhes
deram origem, ao setor de arquivamento, isto é, ao Arquivo propriamente
dito
*os órgãos que desejarem manter uma coleção de cópias para consulta
imediata deverão prepará-las em papel de cor diferente. Estas cópias
lhes serão restituídas após a expedição
**Empresa Brasileira de Correios e Telégrafos
As rotinas não costumam ser muito cobradas em provas, mas veja só essa questão
da banca BIO-RIO para o concurso da Prefeitura de Mesquisa, no Rio de Janeiro,
para arquivistas, em 2012.
Ano: 2012 Banca: BIO-RIO Cargo: Arquivista Prova: Prefeitura

de Mesquita - RJ
O arquivo corrente pode ser definido como constituído de documentos em curso

ou frequentemente consultados como ponto de partida ou prosseguimento de
planos, para fins de controle, para a tomada de decisões das administrações etc.
Alguns autores apresentam cinco setores componentes do arquivo corrente:
protocolo, expedição, arquivo, empréstimo e consulta e destinação. Uma das
rotinas da Expedição é:
a) classificar documentos sigilosos;
b) expedir originais com anexos;
c) eliminar as cópias dos documentos;

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Áreas diversas
d) juntar cópias e originais;
e) abrir a correspondência antes do envio.
A resposta para essa questão é o item 5 das rotinas de expedição de documentos.

Bancas como a ESAF, FUNDEP e UFMT já cobraram essas rotinas. Não precisa sair
decorando, mas se sobrar um tempo, dê uma atenção a elas.
3. ARQUIVAMENTO
O arquivamento é o ato de armazenar um documento em um mobiliário

quando esse documento já não precisa ser mais consultado com tanta
frequência. O modo de armazenamento vai depender do método de
arquivamento escolhido. Quais são eles? Isso é assunto para a nossa aula 2.
Mas, Professor, para que servem esses métodos? Ora, o objetivo dos
documentos é fornecer as informações que neles estão contidas, certo? Se
essas informações não estiverem organizadas, elas não permitirão que o acesso
seja feito de maneira rápida e fácil, por isso utilizamos métodos para a guarda
de documentos. Mas isso é assunto para outra aula.
4. EMPRÉSTIMO E CONSULTA
É importante destacar que estamos falando do empréstimo e consulta nos

arquivos correntes e não nos permanentes. Os documentos que tratamos aqui
só podem ser emprestados aos setores que os produziram ou receberam. Existe
a possibilidade outros setores requisitarem documentos que não são objetos de
suas atividades. O que deve ser feito nesse momento é pedir autorização para
quem produziu ou recebeu esses documentos e, posteriormente, fazer o
empréstimo.
Todo esse controle busca evitar lacunas no patrimônio arquivístico da

instituição. A tramitação dos documentos nas instituições é intensa e controlar
esse movimento é a melhor forma de manter toda a documentação acessível
a quem de fato tenha motivos para acessá-la, sem perdas.
Quando um documento é retirado do local onde está armazenado, utiliza-se a

guia-fora para indicar que algum documento foi retirado e não foi devolvido.

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Áreas diversas
Guia-fora: indicador colocado no lugar de uma unidade

de arquivamento ou item documental para assinalar a sua
remoção temporária. Também chamado fantasma ou
ficha-fantasma.
A professora Marilena Leite Paes também operacional as rotinas de empréstimo:
1. Atender às requisições oriundas dos vários órgãos

2. Preencher em duas vias o formulário Recibo de Dossiê
3. Colocar a segunda via no lugar da pasta retirada para empréstimo
4. Arquivar a primeira via assinada pelo requisitante no fichário de lembretes
– follow up -, em ordem cronológica para efeito de controle de prazos
5. Preencher e encaminhar o formulário
0 Cobrança de Dossiê quando a
pasta não tiver sido restituída no prazo estipulado
6. Arquivar a pasta e eliminar a segunda via do recibo
7. Apor o carimbo Restituído na primeira via assinada pelo requisitante e
devolvê-la.
5. DESTINAÇÃO
Nos arquivos correntes, a destinação pode acontecer de três formas:
1) o documento pode ter o seu prazo encerrado e ser transferido para o arquivo
intermediário para aguardar a sua destinação final (eliminação ou guarda
permanente);
2) o documento pode ser recolhido diretamente ao arquivo permanente;
3) o documento pode ser eliminado imediatamente (de acordo com o trâmite

permitido em Lei);
Essa três formas de destinação dos arquivos correntes vão depender da frequência
de uso dos documentos e serão estabelecidas a partir da avaliação prévia desses
documentos pela Comissão Permanente de Avaliação de Documentos.
ARQUIVOS INTERMEDIÁRIOS (aprofundando)
Os arquivos intermediários são fruto da transferência dos documentos da fase

corrente para a intermediária. Também pode aparecer em sua prova como fase
intermediária ou semi-ativa. O valor desse tipo de documento é sempre primário.

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Geralmente, as razões mais relevantes para a criação do arquivo intermediário são

o pouco espaço nos setores de trabalho e para evitar a movimentação precoce
(recolhimento) para a fase permanente. Mas, de todas as razões, a mais
importante tende a ser a economia que decorre desse processo.
O acesso aos documentos dessa fase é restrito aos produtores, mas outras pessoas
interessadas podem conseguir autorização para acesso. a frequência de uso é
baixa. Geralmente a localização não é no mesmo local de quem produziu os
documentos, pois locais mais afastados costumam ter um custo menor por metro
quadrado. Geralmente os arquivos intermediários são chamados de Arquivos
Centrais.
Outro ponto importante é que os documentos dos arquivos intermediários possuem

valor primário decrescente, ou seja, eles nascem com valor primário alto e quando
finalmente cumprem os objetivos pelos quais foram criados, vão para o arquivo
intermediário e o seu valor primário diminui até que ele adquira valor permanente
ou seja eliminado.
ARQUIVOS PERMANENTES (aprofundando)
Os arquivos permanentes também podem ser chamados de terceira idade ou fase

inativa.
Ao contrário das outras duas idades, o valor de um documento permanente é

secundário e o acesso é livre. A não ser que o documento seja protegido por sigilo
definido na Lei de Acesso à Informação.
Se você tem documentos que já nascem com características específicas, como

por exemplo, o regimento interno de um Tribunal de Justiça, ele poderá ser
classificado como de valor secundário, ou seja, ele já nasceu permanente ainda
que não esteja fisicamente no arquivo permanente e sim no arquivo corrente. É a
explicação que dei sobre a instituição Bolinha, lembra? Se não lembra, volte um
pouco na aula. Os documentos que dizem respeito à organização de uma
instituição, origem/criação, funcionamento/organização, objetivos e evolução da
instituição são de guarda permanente, mas esse julgamento do que possui e do
que não possui valor secundário cabe a cada instituição analisar, afinal, cada
instituição é uma instituição e possui características muito específicas para poder
utilizar da generalização.
E agora, veja as principais atividades dos arquivos permanentes:
1. Arranjo
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2. Descrição/publicação
3. Referência
4. Conservação

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Áreas diversas
QUESTÕES DE FIXAÇÃO
QUESTÃO PARA FIXAÇÃO
Os documentos públicos podem ser identificados como:
a) inativos, permanentes e elimináveis.
b) correntes, de gestão e ativos.
c) intermediários, de pré-arquivo e semi-ativo.
d) correntes, intermediários e permanentes.
e) inativos, permanente e arquivo.
Comentários:
Como já estudamos, há 3 idades para os documentos públicos:
Corrente (ou arquivo de primeira idade)
Intermediária (ou arquivo de segunda idade)
Permanente (ou arquivo de terceira idade)
É interessante saber que algumas bancas gostam de dar outros nomes às fases do
Ciclo Vital dos Documentos. É comum você encontrar os seguintes sinônimos:
Idade Corrente: arquivos ativos
Idade Intermediária: arquivos semi-ativos
Idade Permanente: arquivos inativos
Portanto, a letra A cita o termo “elimináveis”. Isso não existe. E repete sinônimos
como inativos e permanentes.
A letra B cita o termo “gestão”. É viagem. E repete sinônimos como correntes e

ativos.
A letra C repete sinônimos como intermediários e semi-ativos e cita “pré-arquivo”,

que não tem nenhuma relação com Teoria das 3 Idades.
A letra E, fala em arquivo, que não é uma idade documental e mais uma vez usa
dois sinônimos (inativos e permanente

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Áreas diversas
Assim, a única alternativa que traz as 3 idades documentais é a letra D.
Gabarito: D
Os documentos podem passar pelas três idades documentais, mas,

obrigatoriamente, apenas pelos arquivos correntes.
Comentários: As 3 idades (corrente, intermediária e permanente) não são

obrigatórias. Não é porque existem 3 idades que os documentos terão que passar
por todas elas. Você pode produzir algum documento hoje e a tabela de
temporalidade pode dizer que ele não terá serventia no futuro, portanto, não faria
sentido transferi-lo da fase corrente para a intermediária, concorda?
Reforçando: o documento pode nascer e no mesmo dia e ser eliminado. Ou seja,

foi produzido (primeira idade ou corrente), mas foi descartado. Nem foi para a fase
intermediária (segunda idade). De forma similar, um documento pode migrar da
primeira idade diretamente para a terceira fase (permanente). Essa “migração” é
chamada de recolhimento.
O que não muda é que um documento sempre passará pela primeira idade (fase
corrente), ainda que já tenha nascido com valor secundário (caso da instituição
Bolinha).
Gabarito: Certo.
A ênfase ao valor primário é característica marcante dos documentos de um

arquivo corrente, condição não verificada nas outras idades documentais.
Comentários:
Há duas idades em que há primazia do valor

primário. A primeira e segunda fases, ou seja, os
arquivos correntes e intermediários.
Gabarito: Errada

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Áreas diversas
O ciclo de vida dos documentos divide-se em duas idades: a primeira delas,

denominada arquivo de gestão, abrange a fase de produção e uso do documento,
até o encerramento do fato que motivou a sua criação; a segunda idade,
chamada de arquivo morto, compreende a fase de guarda dos documentos que
contêm informações sobre a história da instituição.
Comentários:
Como já vimos, a Teoria das três idades divide-se em 3 fases. Daí você já poderia
cravar o gabarito porque a questão fala em somente duas idades. Não se esqueça
do CIP. A primeira idade é a corrente, a segunda, Intermediária. E arquivo morto
poderia estar relacionado à terceira idade (permanente) e não à segunda idade.
Não é aconselhável usar o termo arquivo morto. Mas ainda aparece em provas. Se
aparecer arquivo morto, associe à terceira idade.
Gabarito: Errada
Agora que já aprendemos alguns conceitos e estudamos a Teoria das Três idades
estamos prontos para avançar. “Ah, professor, mas eu estou com preguiça!”
Nesse momento eu digo para você olhar para a sua carteira, abestado! Vamos
embora! Força!
6. Gestão de Documentos
Vamos começar a falar do assunto relembrando a definição de Documento, para

então, estudarmos a Gestão deles.
Documento: Registro de uma informação independentemente da natureza do

suporte que a contém.
Dessa forma, qualquer informação registrada em um suporte material que

possibilite consultas, provas, estudos, pesquisa é um documento, pois comprova
fatos, fenômenos e pensamentos do homem em determinado momento histórico.
O documento pode ser um livro, um pendrive, um CD, uma planta (não, a

samambaia não, aquelas plantas de edificações), etc.
Vamos direto à Lei nº 8.159/91, para não ter chance de erro.

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Art. 3º - Considera-se gestão de documentos o conjunto de procedimentos e

operações técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e
arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou
recolhimento para guarda permanente.
Então, de acordo com a Lei nº 8.159/91, as fases de um programa de gestão de

documentos são: produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento. Vamos
estuda-los?
Antes, um alerta: não confunda as fases de um

programa de gestão de documentos com a Teoria das
3 idades. Elas são similares, estão diretamente ligadas
e o examinador vai tentar puxar seu tapete se você não ficar atento(a)!
De acordo com a Professora Marilena Leite Paes:
Produção de Documentos (Primeira fase):
Nome bem intuitivo. Busque sempre associar o nome, quando possível, a sua
realidade. A produção de documentos trata da elaboração de documentos em
função das atividades de um órgão ou setor. Nesta fase, o arquivista deve priorizar
apenas os documentos fundamentais para a atividade e administração da
instituição e deve impedir que haja duplicação e emissão de vias desnecessárias.
O arquivista tem função importante pois deve propor criação ou extinção de
formulários e modelos; contribuir para a difusão de normas e informações
necessárias ao bom desempenho organizacional e até propor consolidação de
atos normativos ou atualizados com certa frequência. Deve ainda, apresentar
estudos sobre a adequação e o melhor aproveitamento de recursos reprográficos
e informáticos, ou seja, o objetivo é evitar perda de tempo no futuro com
documentos duplicados ou que nem deveriam ser arquivados.
Utilização de Documentos (Segunda fase)
Aqui partimos para as atividades de Protocolo (recebimento, classificação,

registro, distribuição, tramitação), de Expedição e de Organização e
Arquivamento de documentos em fase corrente e intermediária, bem como a
elaboração de normas de acesso à documentação (empréstimo e consulta) e à
recuperação de informações, indispensáveis ao desenvolvimento de funções
administrativas, técnicas ou cientificas das instituições.

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Áreas diversas
Ah, professor, mas você não disse que isso tudo aí é feito nos arquivos correntes e
agora está falando que é nessa fase de utilização também? Como assim?
Calma, fulaninho(a)! Sim, todas essas atividades ocorrem no arquivo corrente e,

concomitantemente, são desenvolvidas na fase de utilização do programa de
gestão de documentos.
Estudaremos algumas dessas etapas ainda nessa aula ;).
Avaliação e Destinação de Documentos (Terceira fase)
Costuma ser considerada a fase mais complexa, pois depende de capacidade

analítica, já que é necessária a avaliação e análise dos documentos acumulados
nos arquivos, com fins de determinar seus prazos de guarda, em razão de seus
valores administrativo, fiscal, jurídico-legal, técnico, histórico e definindo:
 Quais documentos serão arquivados permanentemente

 Quais documentos devem ser eliminados por terem perdido valor de prova
e de informação para a instituição.
Segundo o DBTA (Dicionário), Avaliação é o processo de

análise de documentos de arquivo, que estabelece os prazos
de guarda e a destinação, de acordo com os valores que
lhes são atribuídos. E por isso, está diretamente ligada à Tabela de Temporalidade
(a ser estudada).
Destinação é a decisão, com base na avaliação, quanto ao

encaminhamento de documentos para guarda
permanente, descarte ou eliminação.
Se você vir na prova algo que se refira às fases da Gestão de Documentos ou de

um Programa de Gestão de Documentos, busque decorar essas etapas. Use o
mnemônico PUAD. Nele, você vê as 3 fases com facilidade
Produção
Utilização
Avaliação
Destinação
Veja as 3 fases e sua sequência, de forma resumida.

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Áreas diversas
Sobre o PUAD, há dois pontos importantes que você tem que saber.
1. Podemos ter um programa geral de gestão de documentos, que é o PUAD

(produção, utilização, avaliação e destinação). O PUAD também pode ser
encontrado em provas e em algumas obras de arquivologia como PUD
(produção, utilização e destinação). Você deve estar pensando: mas e a
avaliação, professor? Eu respondo: a avaliação está intimamente ligada à
destinação. Não há destinação sem avaliação. O que você tem que
entender é: se vier somente o PUD não estará errado!
2. Podemos ter um programa completo de gestão de documentos, que é o

PUTAA – com todo o respeito, tá? – (produção, utilização, tramitação,
avaliação e arquivamento).
Mas professor Ronaldo! PUAD/PUD, PUTAA. Não estou entendendo nada!

Calma, cabeção/cabeçona! Quando você estiver resolvendo as questões e o
examinador perguntar para você se a classificação faz parte de um programa
de gestão de documentos você vai lembrar dessas três palavrinhas, vai tentar
encaixar a classificação e não vai conseguir! Ah, Ronaldo, por que não vou
conseguir? Tá vendo algum C de classificação em PUAD/PUD e PUTAA? Não,
né? Pois é... bingo! 

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Áreas diversas
Acerca da gestão de documentos, julgue o item que se segue.
O desenvolvimento do programa de gestão de documentos na

ANATEL passa pela implantação de três fases: a fase ativa, a fase de
desenvolvimento e a fase de destinação.
Comentários:
Uma questão direta e objetiva sobre Gestão de Documentos e que não traz as 3
fases corretas da Gestão de Documentos. Lembre-se do PUAD e você será feliz.
Lembre-se do artigo 3º da Lei 8.159 e você será feliz .
As fases são:
As 3 fases são: Produção, Utilização, Avaliação e Destinação (juntas). A questão
só acertou na “Destinação”.
Se viesse apenas: Produção, Utilização e Destinação, estaria correta. Lembra do
PUD?
Anota aí: PUD/PUAD/PUTAA!
Releia a lei, é assim que se decora. Não pense assim: “já li essa lei aqui na aula, vou
pular”. Não pule! Leia atentamente todas as vezes que se deparar com ela. É assim
que se memoriza ;).
Art. 3º - Considera-se gestão de documentos o conjunto de procedimentos
e operações técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação
e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação
ou recolhimento para guarda permanente.
Produção / Utilização / Tramitação/Avaliação/Arquivamento (programa completo

de gestão de documentos) -> PUTAA
Gabarito: Errado
No que diz respeito à gestão de documentos, julgue o próximo item.
O acesso à informação independe, para sua eficácia, da aplicação

do programa de gestão de documentos.
Comentários:

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Áreas diversas
É exatamente o oposto. Imagine que na terceira fase da gestão de

documentos, que depende de muita sensibilidade do arquivista, ele
decida errado. É nessa fase que ele definirá se o documento deve se
manter “vivo” ou não. Vai que ele imagina que algo de elevado valor
científico não é importante e o destina à eliminação?!
Já pensou? Como as pessoas teriam acesso a essa informação se ela
fosse eliminada?
Logo, o acesso à informação depende, para sua eficácia, da aplicação
Gabarito: Errada
Um campo da gestão responsável pelo controle eficiente e

sistemático da produção, recepção, manutenção, uso e eliminação
de documentos, incluindo os processos de captação e manutenção
de provas e informações sobre as atividades de negócios e
transações em forma de documentos, é uma definição apresentada
pela norma ISO 15.489-1 a respeito de qual aspecto da gestão das
organizações?
a) Gestão da informação.
b) Gestão documental.
c) Gestão de arquivos.
d) Gestão da comunicação.
e) Gestão operacional.
Comentários:
Você nem precisa se preocupar com a norma ISO citada se entendeu bem a
Gestão de Documentos. Você vê que o enunciado traz suas fases (a PUAD –
Produção, Utilização, Avaliação e Destinação). Em outras palavras, o enunciado
trouxe a definição do que já estudamos até aqui. Veja:
“o campo da gestão responsável pelo controle eficiente e sistemático da
produção, recepção, manutenção, uso e eliminação de documentos, incluindo os
processos de captação e manutenção de provas e informações sobre as
atividades de negócios e transações em forma de documentos”
Mas, vamos lá, o que é essa norma ISO? Ah, ISO é uma Organização Internacional
de Normatização. Quem já trabalhou em indústrias certamente já ouviu falar do
termo. Mas o que importa é que essa norma ISO citada na questão é mais focada

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Áreas diversas
em provas para Arquivistas. Não se preocupe. E note que era possível acertar a
questão sem ser um arquivista ;).
O que importa é você decorar esse artigo 3º da Lei 8.159.
Art. 3º - Considera-se gestão de documentos o conjunto de procedimentos e
operações técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e
arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou
recolhimento para guarda permanente.
Gabarito: B
7.Classificação dos Arquivos e dos Documentos1
Nesse momento iremos estudar diversos conceitos importantes e que nos farão
conhecer os documentos arquivísticos em sua essência. Fique atento (a)!
Podemos classificar os arquivos em função de:
 Entidades mantenedoras
 Estágios de sua evolução (são as 3 idades)
 Extensão de sua atuação (abrangência)
 Natureza dos documentos
Detalhe importante e cobrado em provas:
De acordo com a entidade produtora (não é entidade

mantenedora), os arquivos são classificados em:
 Públicos
 Privados
É só lembrar que quem produz um arquivo, pode ser um “produtor” público ou

privado.
Um exemplo de arquivo público é o Arquivo Nacional (o mais citado em provas).
Exemplos de arquivos privados são ainda mais fáceis, pois uma empresa privada
pode ter um arquivo, pessoas físicas podem possuir arquivos, universidades, entre
outros.
E T D
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Áreas diversas
7.1 Entidades Mantenedoras
As instituições possuem características próprias. A Petrobras é bem diferente da

Coca-Cola, por exemplo. E isso se reflete nos arquivos. E em função dessas
características individuais, seus arquivos gerados podem ser:
 Públicos (federal, estadual, municipal)

 Institucionais (igrejas, escolas...)
 Comerciais (empresas, firmas)
 Familiares ou pessoais
7.2 Abrangência (Extensão de sua atuação)
O mais importante aqui é que saiba que existem arquivos centralizados e

descentralizados.
Os arquivos descentralizados realizam suas atividades de forma distribuída nos

setores de trabalho, ou seja, cada setor é responsável por sua documentação
corrente. Esses arquivos podem até descartar documentos sem valor administrativo
ou jurídico.
Um exemplo é o arquivo setorial.
Os arquivos Centralizados (centrais ou gerais) centralizam as atividades dos

arquivos correntes. Eles recebem a produção de várias áreas dentro de uma
organização.
Exemplo: arquivo central ou arquivo intermediário.
7.3 Natureza dos Documentos
A natureza dos documentos divide-se em duas: arquivos especiais e arquivos

especializados
É chamado de Arquivo Especial, aquele que tem sob sua guarda documentos de
formatos físicos diversos. Em um mesmo local você pode ter CD-ROM, disquete,
discos, fitas, microformas (microfilme), slides e etc.
Pense: é ou não especial um arquivo que possui documentos em formatos físicos

tão diferentes? Certamente que sim.

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Áreas diversas
Já o Arquivo Especializado não faz essa “mistureba” toda. Ele possui documentos
decorrentes “da experiência humana num campo específico”,
independentemente da forma física que apresentem. São arquivos de engenharia,
arquivos médicos ou de imprensa, por exemplo.
Dúvida muito frequente no fórum: Quando falamos que a forma física do

documento especializado não importa, estamos falando que podemos ter
documentos especializados e especiais ao mesmo tempo. Por exemplo: um
conjunto de arquivos especializados em engenharia fixados suportes variados:
CD’s, disquetes, pendrives e papeis.
Natureza dos
Documentos
Formas físicas diversas (fotos,

Arquivos Especiais discos, fitas, CD-ROM...)
Arquivos Documentos de uma área de

conhecimento específica (arquivos
Especializados médicos, de imprensa...)
A Classificação dos documentos é cobrada com relativa frequência e é

meramente conceitual.
Se você entender a classificação esquematizada, já mata a maior parte das

questões. Vamos ao esquema:
Atenção! Há uma diferença entre a natureza dos

documentos e a natureza do assunto dos documentos. A
natureza dos documentos pode ser dividida em arquivos
especiais e especializados, como já falamos. Agora, a
natureza do assunto dos documentos é dividida em documentos ostensivos ou
sigilosos. Essa distinção cai muito em prova e é importante que esteja bem clara na
sua cabeça, ok? Vamos falar mais a fundo da questão dos documentos ostensivos
e sigilosos mais à frente, mas coloquei aqui para que vocês façam a comparação
entre os dois e saibam distinguir porque é isso que cai em prova.
Vamos continuar!

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Áreas diversas
7.3 Classificação dos Documentos
Quanto ao Escrito(textual), cartográfico,

iconográfico,sonoro, filmográfico,
Gênero informático e micrográfico
Classificação dos Atos normativos, enunciativos, de

documentos Quanto à assentamento, comprobatório, de
Espécie correspondência e de ajuste.
Quanto à
Natureza do Ostensivos ou Sigilosos
Assunto
Vejamos as definições:
Quanto ao Gênero
Escritos ou textuais: documentos, manuscritos, impressos ou datilografados,

como contratos, certidões, tabelas, correspondência, folhas de pagamento,
atas (e não atos!), dentre outros.
Cartográficos: documentos em formatos e dimensões variáveis, contendo

representações geográficas, arquitetônicas ou de engenharia (mapas, plantas,
perfis);
Iconográficos: Fotografias, gravuras, diapositivos*, desenhos. São documentos

em suportes sintéticos, em papel emulsionado ou não, com imagens fixas.
Aqui você vê o diapositivo. Uma espécie de

“Slide do powerpoint” do passado. Não se
preocupe com sua história ou funcionamento. As
bancas, quando o citam, não entram em
detalhes, mas querem saber se você identifica
que o diapositivo está classificado quanto ao
gênero (sim) e se é um exemplo de documento
iconográfico (sim). Bingo! Mais um ponto na

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Áreas diversas
prova. Lembre-se: estamos estudando a classificação quanto ao gênero dos

documentos. Não perca isso de vista.
Filmográficos: Filmes e fitas videomagnéticas – são documentos em películas

cinematográficas e fitas magnéticas de imagem (tapes), conjugados ou não a
trilhas sonoras, com bitolas e dimensões variáveis, contendo imagens em
movimento. Esse é bem fácil de visualizar.
Sonoros: discos e fitas áudio magnéticas – são documentos com dimensões e

rotações variáveis, contendo registros fonográficos. Observe que fono está
relacionado a som e você não terá problemas.
Micrográficos: Rolo, microficha, jaqueta, cartão-janela – são documentos em

suporte fílmico resultantes da microrreprodução de imagens, mediante
utilização de técnicas específicas. Ronaldo, “peraí”! Jaqueta? Jaqueta nada
mais é do que um material de plástico ou similar que envolve as microformas.
Não se preocupe tanto com o aprofundamento desses termos. Veja as
questões, note como o tema é cobrado e você saberá exatamente o que deve
priorizar. É assim que devemos estudar ;).
Informáticos: esse aqui é o que você mais conhece! São documentos

produzidos, tratados ou armazenados em computador: disquete, disco rígido,
memória flash ou disco ótico (CD, DVD), por exemplo.
Quanto à Espécie
Vamos listar os documentos classificados quanto à espécie para que isso não fique
solto, sem que você entenda. De novo: não decore! Procure ter uma visão geral
sobre cada uma das classificações e tudo ficará mais fácil na hora da prova.
Vamos lá:
Atos Normativos: documentos relacionados à normatização das atividades.

Exemplos: leis, decretos, estatutos, portarias.
Atos de Correspondência: diretamente ligados aos atos normativos, pois os atos

de correspondência é que viabilizam a execução deles. Imagine que no seu
futuro trabalho como servidor, você veja que uma nova lei foi editada. Se você
é o responsável por divulgar essa informação, poderá fazer essa comunicação
por meio de um ato de correspondência, usando uma circular, por exemplo,
para divulgar essa lei para toda a equipe. Outros exemplos: carta, ofício,
memorando, notificação, alvará, telegrama, edital.

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Áreas diversas
Atos Enunciativos/opinativos: são os que esclarecem os assuntos visando

fundamentar uma solução. Ex.: parecer, relatório, voto.
Atos de assentamento (registro de fatos): trata-se do registro de fatos e

ocorrências, usando-se: atas, termo, auto de infração, apostila. Então quando
o Fiscal Ronaldo vê que existe uma fraude em uma empresa, a grosso modo,
ele “assenta” uma multa (auto de infração), ou seja, ele registra um fato! E esse
termo “apostila”? É um termo mais administrativo, ligado a uma informação que
é acrescentada a um documento para alterá-lo oficialmente.
Atos comprobatórios: são os atos que comprovam os assentamentos, como as

certidões, atestados e traslados, por exemplo.
Atos de Ajuste: representados por acordo de vontade em que a Administração

federal, estadual ou municipal é uma das partes. Exemplo: tratado, convênio,
contrato.
Quanto à Natureza do Assunto
Lembra dessa classificação quando estudamos a diferença entre a natureza do

documento e a natureza do assunto do documento? Agora que vocês já sabem
que devem fazer esse comparativo, vamos saber o que significa os termos
“ostensivos” e “sigilosos”?
Quanto à natureza do assunto, temos como referência a Lei de Acesso a

Informação (Lei 12.527/2011) que entrou em vigor em 16/05/2012. Essa lei é um
marco em termos de acesso à informação no Brasil, mas o que você precisa
aprender agora é isso aqui:
Ostensivos: são documentos cuja divulgação não prejudica a administração.

Não há restrição de acesso aos documentos.
Sigilosos: como o nome indica, são documentos que possuem informações

sensíveis e que não podem ser divulgadas antes de respeitados os prazos
máximos de restrição de acesso. Só para você já ficar sabendo, são três os graus
de sigilo: Reservado (até 5 anos), Secreto (até 15 anos) e Ultrassecreto (até 25
anos). Muito cuidado com a palavra Confidencial! Essa classificação não existe
mais!

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Áreas diversas
Em relação à Lei de Acesso à Informação, vamos nos ater aos seguintes pontos:
Principais Aspectos da LAI, extraídas da CGU2:
• Acesso é a regra, o sigilo, a exceção (divulgação máxima);

• Requerente não precisa dizer por que e para que deseja a informação (não
exigência de motivação);
• Hipóteses de sigilo são limitadas e legalmente estabelecidas (limitação de
exceções);
• Fornecimento gratuito de informação, salvo custo de reprodução (gratuidade
da informação);
• Divulgação proativa de informações de interesse coletivo e geral
(transparência ativa);
• Criação de procedimentos e prazos que facilitam o acesso à
informação (transparência passiva).
A informação em poder dos órgãos e entidades públicas poderá ser classificada

como ultrassecreta, secreta e reservada, com os seguintes prazos máximos de
restrição abaixo:
•Ultrassecreta: prazo de segredo - 25 anos

(renovável uma única vez)
•Secreta: prazo de segredo - 15 anos
• Reservada: prazo de segredo - 5 anos
C G U
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Áreas diversas
Note que apenas os documentos classificados no grau ultrassecreto podem ser

prorrogados. E apenas uma única vez (25 anos + 25 anos, logo, prazo máximo de
50 anos)
Os prazos determinados pelo artigo 24 § 1º da LAI

(12.527/2011) podem ser menores do que os estabelecidos.
Cuidado com esse detalhe.
Base legal:
Art. 24. A informação em poder dos órgãos e entidades públicas,

observado o seu teor e em razão de sua imprescindibilidade à
segurança da sociedade ou do Estado, poderá ser classificada como
ultrassecreta, secreta ou reservada.
§ 1º Os prazos máximos de restrição de acesso à informação, conforme

a classificação prevista no caput, vigoram a partir da data de sua
produção e são os seguintes:
I - ultrassecreta: 25 (vinte e cinco) anos;
II - secreta: 15 (quinze) anos; e
III - reservada: 5 (cinco) anos.
(...)
§ 3º Alternativamente aos prazos previstos no § 1º, poderá ser

estabelecida como termo final de restrição de acesso à ocorrência de
determinado evento, desde que este ocorra antes do transcurso do
prazo máximo de classificação.
Por ora, é o que você precisa saber sobre Documentos Ostensivos e Sigilosos e
sobre a LAI.
O tema ainda ficou um pouco enrolado e está pensando

em como memorizar as diferenças principais da
Classificação dos Documentos? Então toma um
macetinho!

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Áreas diversas
Se você lembrar de dois ou três exemplos de cada uma das classificações, as

outras virão a sua memória por associação.
Vamos a um exemplo fictício de Classificação de Documentos? A meta aqui é só

clarear as informações.
Esse humilde PDF é a soma de Suporte + Informações. Lembra disso? Essa soma
gera um documento. E esse documento é classificado, certo? Pode ser classificado
quanto ao Gênero, quanto à espécie ou quanto à natureza do assunto e quanto
à natureza do documento. Mas, Ronaldo, como ficaria aplicado no exemplo da
nossa aula? Assim:
Gênero: textual
Espécie: Aula
Natureza do assunto do documento: ostensivo
Natureza do documento: especializado
Está vendo como é tranquilo? O ideal é que você tente aplicar, para que aprenda
ao invés de decorar. Vamos seguir!
7.4 Elementos dos Documentos
Agora veremos os Elementos dos Documentos. Muito cuidado com alguns termos,
pois você vai ver que alguns aparecem em mais de um momento do estudo de
Arquivologia, mas em contextos e definições diferentes, portanto cuidado para
não se confundir. Veja que alguns deles já estudamos, como Suporte, Gênero e
Espécie. E por que estamos vendo de novo? Porque se uma questão pedir quais
são os elementos dos documentos você saberá se “localizar”.

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Áreas diversas
CARACTERÍSTICAS DEFINIÇÃO TÉCNICA EXEMPLOS

Material sobre o qual as Papel, Fita magnética,
SUPORTE informações são filme de nitrato.
registradas.
Estágio de preparação e Original, cópia, minuta,
FORMA tramitação de rascunho.
documentos.
Configuração física de Folha, caderno, cartaz,
um suporte, de acordo livro, mapa, planta, rolo
FORMATO com a sua natureza e de filme, códice (=livro
com o modo como foi de registro), diapositivo
confeccionado. (=imagem translúcida)
Como é configurado um Documentação
documento de acordo audiovisual,
com o sistema de signos documentação
GÊNERO (sinais) utilizado na fonográfica,
comunicação de seu documentação
conteúdo. icnográfica,
documentação textual.
Como é configurado um Boletim, certidão,
documento de acordo declaração, relatório.
ESPÉCIE com a disposição e a
natureza das
informações nele
contidas.
É a configuração Boletim de ocorrência,
relacionada à espécie boletim de frequência e
documental, de acordo rendimento escolar,
TIPO com a atividade que A certidão de óbito,
gerou. declaração de imposto
de renda, relatório de
atividades, relatório de
fiscalização, declaração
de bens.
Fonte: Gonçalves, 1998
Ronaldo, os “Elementos dos Documentos” são muito cobrados em provas de não-

arquivistas?

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Áreas diversas
Sim. Esses elementos são muito cobrados e, geralmente, as bancas procuram

cobrá-los trocando os conceitos de um com o outro para confundir vocês. O que
recomendo? Entenda os conceitos ao invés de decorá-los. Tente aplicar em
exemplos reais, como os da terceira coluna. Garanto que com o tempo isso vai ser
mamão com açúcar para você.
Destaco, da tabela acima, os elementos espécie e tipo. É muito importante você

saber que o tipo, ou tipologia, é um detalhamento da espécie! Isso é muito
cobrado em prova. Observe os exemplos de Espécie e Tipo e vai perceber
facilmente:
Espécie Tipo
Boletim Boletim de Ocorrência,
Boletim Escolar
Certidão Certidão de nascimento,
certidão de óbito
Ah, Ronaldo! Isso é fácil, já peguei esse esquema na internet! Se tiver uma palavra
é espécie e se forem duas, tipo, certo? NÃO.
Cuidado com isso! Você vai ver logo abaixo que

existe uma Classificação dos Documentos quanto à
Espécie (continuação do que começamos a ver).
Pois bem, existem os atos de assentamento (registro
de fatos). E um dos exemplos de ato de assentamento é o auto de infração. Se
você fosse usar esse esquema furado na prova, iria errar. Auto de infração, apesar
de ter duas palavras é exemplo de Espécie e não de Tipo!
Sabendo que o esquema é marmelada e para que você realmente entenda essa
questão do tipo documental e da espécie, vamos ao golpe de misericórdia:
O tipo documental é a união da espécie + função do documento. Vamos fazer

igual ao Bart Simpson?

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Se você não entendeu a piada, tem que assistir Os Simpsons urgentemente. Mas só
depois de terminar de estudar, ok? 
Vamos aplicar a lição do Bart em alguns exemplos para que fique bem
consolidado:
Ata de abertura
Ata (espécie) de abertura (função) = tipo documental
Termo de posse
Termo (espécie) de posse (função) = tipo documental
Edital de abertura
Edital (espécie) de abertura (função) = tipo documental
E olha como o esquema não funciona: ofício recebido é uma espécie documental
e possui duas palavras! Cadê a função para que possamos chamar de tipo? Não
está aí, correto? Então não é tipo documental porque tipo é espécie + função.
Certinho? Vamos seguindo!
7.5 Classificação dos Documentos Públicos - Schellenberg

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De acordo com Schellenberg, os documentos públicos podem ser classificados

em três tipos:
 Funcional: classificação segundo as atividades desenvolvidas na instituição.

 Organizacional: classificação segundo a estrutura da instituição.
 Por assuntos: classificação segundo assuntos que se originam de
determinado campo do conhecimento.
A anexação e a apensação dizem respeito à juntada de documento

ou processo a outro processo. Aquela se dá em caráter definitivo e
esta, em caráter temporário.
Comentários:
Vamos relembrar esses conceitos, pois como você vê, caem em
prova!
Direto ao assunto? Anexação tem caráter definitivo e Apensação,
caráter temporário. Agora sim, os conceitos para fixação:
APENSAÇÃO: Juntada, em caráter temporário/provisório, com o

objetivo de elucidar ou subsidiar a matéria tratada, conservando
cada processo a sua identidade e independência.
ANEXAÇÃO: Juntada, em caráter definitivo, de documento ou

processo a outro processo, na qual prevalece, para referência, o
número do processo mais antigo. Trata ainda do mesmo assunto e da
mesma pessoa.
Gabarito: Certa
Com referência à natureza dos documentos, julgue os itens

subsequentes.
Os documentos fotográficos (ampliações, negativos, eslaides) são

considerados arquivos especiais.
Comentários:

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Cuidado! Veja que é citada a natureza dos documentos e não a natureza

dos assuntos (ostensivos e sigilosos).
A Natureza dos documentos está relacionada a: arquivos especiais e
arquivos especializados. A diversidade das formas está diretamente ligada
aos arquivos especiais, como fotos, fitas, slides/eslaides, negativos, CD, DVD,
etc. Veja o esqueminha de novo.
Natureza dos
Documentos
Formas físicas diversas (fotos,

Arquivos Especiais discos, fitas, CD-ROM...)
Arquivos Documentos de uma área de

conhecimento específica (arquivos
Especializados médicos, de imprensa...)
Gabarito: Certa
Além dos documentos textuais, os arquivos ocupam-se do

gerenciamento e arquivamento de documentos pertencentes ao
gênero iconográfico, filmográfico e sonoro.
Comentários:
Sim, isso mesmo. Mas a questão não trouxe todas as classificações,

Ronaldo? E precisa? Não. Precisaria se ela restringisse isso no enunciado.
Não foi o caso. É legal você tentar identificar onde se encaixam esses
exemplos. Estamos vendo exemplos da classificação de documentos
quanto ao Gênero.
Faltaram ainda o cartográfico, micrográfico e informático.
Gabarito: Certa

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Áreas diversas
Documentos cartográficos, filmográficos, textuais e informáticos são

exemplos de classificação de documentos quanto ao gênero.
Comentários:
Quer uma dica? Note que a maior parte dos documentos classificados
quanto ao Gênero possuem a letra “G”, da mesma forma que a palavra
“Gênero”. Veja:
CartoGráfico
IconoGráfico
MicroGráfico
FilmoGráfico
Sobram esses três para você decorar:

Informático – não tem “G”, mas a sonoridade é parecida.
Escrito (textual)
Sonoro
Gabarito: Certa
QUESTÃO PARA FIXAÇÃO (adaptada)
Dado o item abaixo que se referem à classificação dos

documentos, classifique como certo ou errado.
Quanto à natureza dos assuntos, os documentos podem ser sonoros,

iconográficos, informáticos, escritos, cartográficos, filmográficos e
micrográficos.
Comentários:
Na verdade, quase tudo está certo, mas essa classificação dos

documentos é quanto ao gênero e não quanto à natureza do assunto.
Quanto à natureza do assunto teríamos os documentos ostensivos ou
sigilosos.
Gabarito: Errada

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QUESTÃO PARA FIXAÇÃO (adaptada)
As jaquetas são exemplo de gênero documental micrográfico.
Comentários:
Lembra que eu falei que é importante saber alguns dos exemplos?

Pois bem, esse é um estudo importante. Entender os exemplos de
cada uma das classificações. Na verdade, não é entender. Nesse
caso, é decorar!
Gabarito: Certa
Os documentos apresentados em suportes sintéticos, em papel

emulsionado ou não, contendo fotografias, diapositivos, desenhos e
gravuras denominam-se:
a) cartográficos.
b) iconográficos.
c) micrográficos.
d) informáticos.
e) filmográficos.
Comentários:
Bom, primeira etapa é conseguir identificar características que

aparecem muito em provas quando se ouve o termo iconográfico.
1. associe à Gênero
2. suporte sintético
3. papel emulsionado (usado, por exemplo para fotografia) ou não
emulsionado, ou seja, qualquer papel, como por exemplo uma folha
A4.
4. deve conter desenhos ou gravuras. O desenho que minha filha faz
para brincar e que nós guardamos em nosso arquivo pessoal, é um
documento classificado quanto ao gênero iconográfico.
Gabarito: B

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Áreas diversas
Os documentos são classificados segundo o gênero.
Diz-se de um documento filmográfico:
a) documento em formato e dimensões variáveis, contendo

representações geográficas, arquitetônicas ou de engenharia.
b) documento em suporte fílmico resultante da microrreprodução de

imagens, mediante utilização de técnicas específicas.
c) documentos em suporte sintético, em papel emulsionado ou não,

contendo imagens estáticas.
d) documento em película cinematográfica e fitas magnéticas de

imagem (tapes), conjugados ou não a trilhas sonoras, com bitola e
dimensões variáveis, contendo imagem em movimento.
e) documento produzido, tratado ou armazenado em computador.
Comentários:
Todas as alternativas trazem exemplos corretos, mas pecam na

classificação documental.
a) Cartográfico: documento em formato e dimensões variáveis, contendo

representações geográficas, arquitetônicas ou de engenharia.
b) Micrográfico: documento em suporte fílmico resultante da microrreprodução de
imagens, mediante utilização de técnicas específicas.
c) Iconográfico: documentos em suporte sintético, em papel emulsionado ou não,
contendo imagens estáticas.
d) Filmográfico: cuidado com essa parte que fala sobre “conjugados ou não a
trilhas sonoras”. Isso quer dizer que pode ser um filme com ou sem som? Os
antigos filmes mudos de Charles Chaplin são documentos filmográficos. Esse é
nosso gabarito
e) Informático: documento produzido, tratado ou armazenado em computador.
Gabarito: D

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Áreas diversas
Documentos filmográficos, pareceres e planos de ação são,

respectivamente, exemplos de:
a) espécie documental, gênero documental e tipologia

documental;
b) gênero documental, espécie documental e tipologia

documental;
c) tipologia documental, gênero documental e espécie

documental;
d) gênero documental, tipologia documental e espécie

documental;
e) tipologia documental, espécie documental e gênero

documental.
Comentários:
Essa é uma questão mais abrangente e mais “chatinha”. Você precisa

ter fixado bem a diferença entre espécie e tipo (tipologia) e conseguir
entender bem como é a Classificação dos documentos
(gênero/espécie/natureza)
Vamos simular a prova? Vamos resolver da mesma forma como você

terá que fazer no “dia da verdade”:
Documentos filmográficos: notou o “G”, já pode começar a

desconfiar de que estamos falando de uma classificação dos
documentos quanto ao gênero.
Daí já eliminamos as opções A, C, E. Sobram apenas 2! B ou D.
Pareceres – é necessário lembrar que um parecer é classificado como

um ato enunciativo/opinativo e serve para esclarecer algo. Além disso,
está na classificação dos documentos quanto à espécie.
Já daria para marcar o gabarito!
Planos de ação – Ronaldo, seu *%#@, não vi esse exemplo na aula! Sim,

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Áreas diversas
foi intencional! Você vai se deparar com situação similar na prova, seja
em arquivologia ou em outra disciplina. Bom, esquece o “macete” de
duas palavras que rola pela internet. Note que Plano, pode ser: plano
de ação, plano de investimento, plano de intenções... enfim. Você
pode perceber que o plano de ação é um detalhamento de um
Plano. E se é um detalhamento, é chamado de Tipo ou Tipologia. E o
“Plano”, mais genérico, é a espécie.
Lembre-se do Bart escrevendo no quadro: Tipo documental: união da
espécie com a função do documento; Tipo documental: união da
espécie com a função do documento; Tipo documental: união da
espécie com a função do documento (...) não, não pare de ler! Vamos
mais uma vez: Tipo documental: união da espécie com a função do
documento! Pronto, está liberado(a)!
Gabarito: B
Ainda está se enrolando com as definições? Em caso positivo, saiba que é normal.
Dica: antes de avançar, leia mais uma vez o início da aula. Vai ficar bem mais claro
agora. E anote para fazer novas revisões do tema em 24h e depois em cerca de 7
dias e 1 mês. Esse é o tipo de assunto que se não for revisto, será quase impossível
de acertar na prova.
Vamos pontuar mais duas questões sobre gestão documental e finalizar esse
tópico.
Em meados do século XX, principalmente por causa de II Guerra Mundial, a

produção de documentos cresceu muito, pois houve um enorme salto em termos
de tecnologia e ciências atingidos pela humanidade. Foi um período de tanta
produção que começou a haver dificuldades para se gerir, controlar tantos
documentos. Nesse período surgiu a Teoria das 3 Idades e um novo conceito para
Gestão de Documentos.
A Lei 8.159/91, nossa amiga, define muito bem seu significado:
Art. 3º - Considera-se gestão de documentos o conjunto de

procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção,
tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e
intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda
permanente.

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Áreas diversas
Observe que ao se falar em Gestão Documental, estamos nos referindo aos

arquivos das fases:
 Corrente
 Intermediária
8.Protocolo
Quando pensamos em Protocolo, temos que

abordar duas frentes:
1) O setor de protocolo propriamente dito

2) A classificação dos documentos em
ostensivos e sigilosos.
Sobre o setor de protocolo “propriamente dito”, veremos as principais funções, de

forma mais ampla, sem entrar em minúcias mais comuns a provas de Arquivistas e
profissionais da área.
Sobre a classificação em ostensivos e sigilosos, vamos focar na legislação brasileira.
8.1. Setor de Protocolo
É um setor voltado para o recebimento de correspondência e/ou documentos.

Todo órgão público possui uma área que seja a responsável pelo registro e
distribuição das correspondências que forem geradas internamente e nas que são
recebidas. Também é responsável por protocolizar os processos e por sua
tramitação. Os nomes podem variar um pouco, mas geralmente será conhecido
como o setor de Protocolos.
Bom, essa é a hora de você ver se aprendeu mesmo os conceitos sobre a Teoria
das 3 Idades. Lembra da fase corrente? Pois é! É nela em que precisamos de rápido
acesso aos documentos e eles precisam estar próximos. Então... a atividade de
protocolo está diretamente relacionada à fase Corrente dos arquivos.
Resumidamente, já podemos ver algumas das atividades do Protocolo:
 Receber a correspondência (ECT, malotes, balcão)

 Separar a correspondência oficial da particular.

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Áreas diversas
 Distribuir a correspondência particular.

 Separar a correspondência oficial de caráter ostensivo da de caráter sigiloso.
 Abrir a correspondência ostensiva
 Colocação de carimbo ou etiqueta de protocolo, com data e hora do
recebimento, ao menos.
 Elaboração de resumo do assunto
 Encaminhamento à pessoa ou órgão destinatário.
Pode parecer que um órgão público não seja obrigado

a distribuir as cartas particulares de seus servidores. Mas
é sim. O setor de protocolo deve fazer essa distribuição,
mas não deve fazer o registro dessa carta. Ou seja, se o
Superintendente do INSS está recebendo uma carta de amor, isso não precisa ficar
registrado no setor de protocolo. Basta entregar a cartinha para ele ;). Como se
alguém ainda enviasse cartinhas de amor, não é verdade? Voltemos ao que
interessa!
R A
P
E D
C M
A
Vejamos cada uma das atividades do Protocolo:
Recebimento
É quando o setor de protocolo recebe documentos de várias origens. Recebe, por

exemplo, encomendas dos correios, cartas particulares endereçadas aos

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Áreas diversas
servidores, cartas direcionadas ao órgão/instituição, malotes e afins. Ou seja, tudo

que é direcionado para aquela instituição passa pelo setor de Protocolo e
“esbarra” na atividade de Recebimento.
Registro e Autuação
O Registro é quando o Protocolo insere os dados de determinado

documento/correspondência em um sistema (manual ou informatizado) e atribui
um código de acompanhamento (ou seja, faz um registro dele). Ele fornece dados
de suas características fundamentais aos interessados.
Cuidado com pegadinhas, pois as correspondências destinadas a particulares não

são registradas, apesar de serem distribuídas a seus destinatários.
A Autuação é mais usada em processos e também é conhecida como

protocolização. A autuação também pode ocorrer quando documentos internos
viram processos administrativos. Lá no meu trabalho na Secretaria da Fazenda de
SP, sabemos que um trabalho é mais importante que outro quando ele ganha a
“capa verde”. Significa que ele sofreu uma “autuação” um expediente normal,
regular, virou um processo.
Classificação
É quando o Protocolo analisa o documento para saber seu assunto. Isso é feito para
que haja a correta classificação dos documentos de acordo com o plano de
classificação da instituição. Mas como saber o assunto de um documento? Só
abrindo, não é verdade?! É! Isso mesmo! A correspondência será aberta pelo Setor
de Protocolo. Mas fique calma(a)! Se for um documento sigiloso ou particular,
ninguém vai abrir nada. Os documentos confidenciais, naturalmente, só podem ser
abertos por seus destinatários. Imagine um funcionário do Protocolo abrindo um
documento com dados estratégicos dirigido ao Presidente da Petrobras. Não faria
sentido.
Se houver expressões como: reservado, particular, confidencial ou semelhantes, o

setor de protocolo não deve abrir a correspondência.
Aproveito esse momento par falar sobre uma dúvida recorrente no fórum. Quando
chegamos nessa parte da aula, o aluno vê a palavra “confidencial” e corre para
o fórum. “Mas, Ronaldo, você não disse que a classificação “Confidencial” foi
revogada pela Lei de Acesso à Informação?” Sim, esse termo não existe mais na
Lei, mas aqui estamos falando da semântica da palavra. Um documento pode ser

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Áreas diversas
confidencial, ou seja, ter o seu acesso restrito para determinadas pessoas e nada
disso tem a ver com a antiga classificação da LAI.
Expedição/Distribuição
Essa é fácil e o nome diz quase tudo. Trata-se de enviar o documento ao seu
destinatário. Só fiquem atentos a uma diferença que as bancas adoram.
Distribuição – quando é interna.
Expedição – quando é externa
Veja que não há como errar! Se reparar no início de expedição e no início de

externa, vai saber essa e vai lembrar que distribuição está relacionada à
distribuição Interna, por exceção. Ou vai lembrar por observar que a palavra
“distribuição” possui um monte de “I” (3 no total). Gostou do bizu? 
Controle da Tramitação/Movimentação
Para a definição de Tramitação, vamos pegar uma cola do DBTA (Dicionário de

Arquivologia):
Tramitação/Movimentação: curso do documento desde a sua

produção ou recepção até o cumprimento de sua função
administrativa. Também chamado de movimentação ou
trâmite.
O controle da tramitação/movimentação dos documentos é de responsabilidade

do Protocolo, seja por sistema manual ou de informático. O objetivo é “rastrear”,
saber por quais departamentos os documentos passam. Isso é fundamental para
que se saiba com quem e em que setor o documento está. Principalmente quando
ele some... rs. Ou quando se deseja saber o andamento do pedido de um
concurso, por exemplo. Há concurseiros que conhecem bem essa etapa,
principalmente para saber como está o andamento dos pedidos de autorização
para certames federais no MPOG (Ministério do Planejamento), responsável pelo
“cofre” no mundo dos concursos.
Antes de irmos para as questões de fixação, vou trazer para vocês mais uma dúvida
recorrente no nosso fórum de dúvidas.
Os alunos confundem demais as atividades de distribuir/expedir, e

movimentar/tramitar. Nas dúvidas que recebemos, eles não conseguem distinguir
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Áreas diversas
essas atividades. É por isso que fazemos questão de colocar essas dúvidas nas
aulas, para que elas fiquem cada vez mais completas e de acordo com o
raciocínio e a percepção que vocês estão tendo ao estudar pelo nosso material.
Então vamos lá:
A movimentação/tramitação é o caminho do documento depois que ele foi

expedido ou distribuído. É dizer que o documento estava no setor A, com a Joana,
e foi para o setor B, para o Cláudio, que expediu para o órgão X, para o Júnior.
Essa é a nossa movimentação/tramitação.
Já o ato de distribuir ou expedir é simplesmente dizer se vai ser encaminhado para

dentro ou fora da instituição.
Espero que essas explicações te ajudem no entendimento desses conceitos, mas

se a dúvida desses colegas é a sua e ainda persiste depois dessa explicação, não
hesite em procurar o fórum para melhorarmos, ok?
Agora vamos à fixação!
Acerca da gestão de documentos, julgue os itens que se seguem.
As atividades de recebimento, classificação, registro, distribuição e

tramitação são de responsabilidade do arquivo permanente.
Comentários:
Essas são atividades típicas do Protocolo. E o Protocolo, é responsável por

Recebimento, Classificação, Registro, Distribuição, Tramitação, Expedição,
organização e arquivamento de documentos em fase corrente e intermediária.
Logo, não tem relação com o arquivo permanente.
Gabarito: Errada
No que se refere a conceitos e procedimentos aplicados à gestão de

documentos, julgue o seguinte item.
A distribuição da correspondência de cunho particular é atribuição

do protocolo.

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Áreas diversas
Comentários:
É isso mesmo. Imagine o protocolo devolvendo as cartas particulares
dos servidores. Observe que a distribuição é atribuição do Protocolo,
mas a atividade de Registro de cartas particulares não é!
Gabarito: Certa
Julgue o item a seguir, a respeito de protocolo.
A atividade de protocolo é desenvolvida no âmbito do

arquivo corrente.
Comentários:
A atividade do Protocolo (Recebimento, Classificação, Registro,

Distribuição, Tramitação), de Expedição e de organização e
arquivamento de documentos em fase corrente e intermediária.
Isso torna a alternativa correta, pois é desenvolvida no âmbito do arquivo

corrente. Mas Ronaldo, e a fase intermediária? A assertiva não citou!
Tudo bem! veja que não há nenhuma afirmação enfática como
“exclusivamente”, “somente” ou “apenas”.
Gabarito: Certa
A atividade de tramitação corresponde exclusivamente

à movimentação de documentos entre unidades internas
do órgão.
Comentários:
Esse “exclusivamente” já deve ligar seu alerta. Fique atento.
A tramitação trata do curso do documento desde a sua produção ou
recepção até o cumprimento de sua função administrativa. Também é
chamado de movimentação ou trâmite.
Notou? Até o cumprimento de sua função administrativa. Muitas vezes
um documento precisa ir para fora de um órgão. Por exemplo: um
pedido para autorização do concurso do BACEN precisa sair do BACEN
Prof. Ronaldo Fonseca www.estrategiaconcursos.com.br
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Áreas diversas
para o MPOG, por exemplo. E para isso, é necessário usar mais uma
atividade do Protocolo, a Expedição/Distribuição. Trata-se de enviar o
documento ao seu destinatário. Não esqueça da diferença que as
bancas adoram.
Distribuição – quando é interna.
Expedição – quando é externa
Logo, está errado dizer atividade de tramitação corresponde

exclusivamente à movimentação de documentos entre unidades
internas do órgão.
Gabarito: Errada
9. Avaliação e Destinação de Documentos
Já sabemos que alguns documentos possuem valor temporário e outros,

valor permanente (esses não podem ser eliminados). De acordo com
(Paes, 1997):
Há documentos que frequentemente são usados como

referência, há outros aos quais se faz referência com menos
frequência ou quase não são usados e ainda existem
aqueles que, após a conclusão do assunto, não sofrem
nenhum uso ou referência.
E por causa das diferenças citadas por Paes, em função do valor e

frequência é que deve haver um cuidado no estudo da avaliação,
seleção e eliminação de documentos.
9.1. Análise, Avaliação, Seleção e Eliminação
Essa sequência de operações (análise, avaliação, seleção e eliminação)

consiste no estabelecimento do prazo de vida dos documentos, afinal,
não faz sentido que uma organização mantenha todos os documentos
que produz para “toda a eternidade”, concorda? Alguns deverão ser
eliminados, por exemplo.

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Áreas diversas
O valor de um documento é medido pelas possibilidades e finalidades

que ele pode trazer, também pelo tempo de duração (vigência) dessas
finalidades. Em relação ao valor, os documentos podem ser:
Permanentes Vitais: devem ser conservados indefinidamente por serem

vitais para a instituição.
Permanentes: Devem ser conservados indefinidamente devido às

informações que contêm.
Temporários: quando existe uma data limite que dá fim ao valor do

documento.
A eliminação não pode ser feita de qualquer forma e nem pode se limitar
a datas rígidas. Os prazos são importantes como um parâmetro, mas há
que se observar os valores que são atribuídos aos documentos, em
função de seu conteúdo e as informações que ele carrega. Nunca serão
importantes para essa tomada de decisão, a apresentação física ou a
espécie documental a que ele pertença.
9.2 Instrumentos de Destinação (Tabela de Temporalidade e Lista de

Eliminação)
Os instrumentos de Destinação são os atos normativos elaborados pelas

comissões de análise, nos quais são fixadas as diretrizes quanto ao tempo
e local de guarda dos documentos. Vamos ver os dois instrumentos
agora, começando pela Tabela de Temporalidade.
Tabela de Temporalidade
Uma definição bem objetiva é a do DBTA (Dicionário Brasileiro de

Terminologia Arquivística):
A tabela de temporalidade é um instrumento de

destinação aprovado por autoridade competente,
que determina prazos e condições de guarda,
tendo em vista a transferência, recolhimento,
descarte ou eliminação de documentos.

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Áreas diversas
A tabela de temporalidade só pode ser utilizada depois que for aprovada

pela autoridade competente. Essa aprovação deve trazer as descrições
claras dos documentos para se evitar a eliminação ou classificação
indevida.
Mas quem elabora a tabela de temporalidade, Ronaldo? Quem elabora
é a Comissão Permanente de Avaliação de Documentos, mais
conhecida como CPAD. Cada órgão e entidade deve possuir uma. Olha
o que diz o Decreto nº 4.073/2002:
Art. 18 Em cada órgão e entidade da Administração Pública
Federal será constituída comissão permanente de avaliação
de documentos, que terá a responsabilidade de orientar e
realizar o processo de análise, avaliação e seleção da
documentação produzida e acumulada no seu âmbito de
atuação, tendo em vista a identificação dos documentos
para guarda permanente e a eliminação dos destituídos de
valor
Ainda sobre as CPAD’s:
 As instituições só poderão eliminar documentos caso exista uma
CPAD porque é ela quem autoriza a eliminação, além da
autoridade arquivística competente;
 É uma comissão multidisciplinar, ou seja, é constituída de
representantes de várias áreas, dependendo da instituição e de
suas atividades;
 Também é responsável pela confecção do Plano de Classificação;
 Deve ter conhecimento profundo sobre as atividades
desenvolvidas na instituição e sua estrutura.
Voltando à Tabela de Temporalidade de Documentos:
É interessante saber que a tabela de temporalidade é um instrumento

arquivístico resultante da avaliação, que tem como objetivos definir
prazos de guarda e destinação de documentos, com o objetivo de
garantir o acesso à informação a quem necessitar dela. De acordo com
o CONARQ3:

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Áreas diversas
Sua estrutura básica deve necessariamente contemplar os

conjuntos documentais produzidos e recebidos por uma instituição
no exercício de suas atividades, os prazos de guarda nas fases
corrente e intermediária, a destinação final – eliminação ou guarda
permanente –, além de um campo para observações necessárias
à sua compreensão e aplicação.
Vejamos o exemplo de parte da Tabela de Temporalidade de

Documentos do Conarq, elaborada para a área meio da administração
pública:
Figura 1: Tabela de Temporalidade de Documentos - Área Meio – Conarq
Como você pode observar, a tabela atribui prazos nas fases corrente e
intermediária (2ª e 3ª coluna), além de estabelecer a sua destinação final
(4ª coluna). É importante que você perceba a existência do campo
“Observações”. Nesse campo serão disponibilizadas informações
adicionais do que fazer com esses documentos.

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Áreas diversas
Ah, outra coisa muito importante: existem dois tipos de tabelas de

temporalidade. Tabelas elaboradas para as atividades de área-meio e
tabelas elaboradas para as atividades de área-fim.
A de área-meio refere-se à tabela voltada para as atividades
administrativas. Ela pode ser utilizada por várias instituições, se essas
instituições tiverem atividades administrativas comuns, como é o caso da
do Conarq (elaborada para o Poder Executivo Federal).
Já a tabela de área-fim deve ser elaborada de acordo com as
atividades finalísticas da instituição, ou seja, cada um com a sua. Mas se
as instituições compartilharem atividades, como é o caso da Institutos
Federais de Ensino, a tabela da área-fim também pode ser
compartilhada. Dá uma “googlada” e observe a tabela fim das IFE’s.
Bacana, não é? Pois é! Se você tiver a oportunidade, procure outras
tabelas de temporalidade das instituições. Ajuda a gravar quando temos
a oportunidade de observar e comparar vários exemplos.
Lista de Eliminação, Edital de Ciência de Eliminação e Termo de

Eliminação
Lista de Eliminação: é uma relação específica de documentos a serem

eliminados em uma única operação e que necessita ser autorizada pela
autoridade competente. Estou ouvindo você falar daí: “Tá ok, Ronado,
isso eu entendi. Mas fala mais sobre essa tal Lista de Eliminação?” Seu
desejo é uma ordem!
Bom, e quem aprova essa tal Lista de Eliminação? A CPAD, as

autoridades dos órgãos e entidades a quem compete aprovar. E quem
autoriza a eliminação? A instituição arquivística pública na respectiva
esfera de competência.
Repare que essa lista é feita antes da eliminação acontecer, assim como
o Edital de Eliminação, mas o Termo de Eliminação é feito depois que os
documentos já foram eliminados. Vamos conhece-los?
Edital de ciência de eliminação: quando a Lista de Eliminação recebe

autorização para eliminar os documentos, um edital é elaborado e
publicado, em periódico oficial. Esse procedimento serve para dar
ciência aos interessados de que tais e tais documentos serão eliminados.
Vai que alguém tem interesse neles! Imagina! Dá tempo de salvar!
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Áreas diversas
Bom, a Lista de Eliminação foi feita e autorizada, o Edital de ciência de

eliminação foi publicado e ninguém se interessou pelos documentos.
Acabou? Não! Ainda resta o Termo de Eliminação de Documentos. Olha
só:
Termo de Eliminação de Documentos: serve para registrar as informações

relativas ao ato de eliminação. É como se fosse um “fechamento do
procedimento” para dizer que os documentos foram eliminados.
Sabendo da existência desses três documentos, é importante destacar

que os documentos podem ser eliminados quando:
 os seus textos estiverem reproduzidos em outros ou que tenham

sido impressos em sua totalidade
 os originais estão conservados, suas cópias podem ser
eliminadas.
 São apenas formais, como convites;
 Documentos obsoletos e que não tenham mais importância
para a administração.
A eliminacão, segundo (Paes, 1997, p. 109) deve
ser racional. Os processos mais indicados são: a
fragmentação (manual ou mecânica), a
pulverização, a desmagnetização e a reformatação. Paes informa que
incineração não deve ser mais utilizada, por não permitir a reciclagem
dos papéis e por causa da poluição gerada.
A Resolução nº 40 de 2014 do Conarq, em seu artigo 5º, § 2° diz que “A
escolha do procedimento a ser adotado para a descaracterização dos
documentos deverá observar as normas legais em vigor em relação à
preservação do meio ambiente e da sustentabilidade.”
9.3 Código de Classificação
De acordo com o Arquivo Nacional, o código de classificação de

documentos de arquivo é um instrumento de trabalho utilizado para
classificar quaisquer documentos produzidos ou recebidos por uma
instituição no exercício de suas atividades e funções.
Veja como a banca Cespe define esse tema:

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Áreas diversas
A atividade arquivística de classificação atribui ao documento um

código representativo do seu conteúdo informativo.
A classificação por assuntos serve para agrupar documentos sob um

mesmo tema, como forma de agilizar sua recuperação e facilitar as
tarefas arquivísticas relativas à:
 Avaliação
 Seleção
 Eliminação
 Transferência
 Recolhimento e Acesso
É importante saber que a classificação dos documentos define a
organização física dos documentos arquivados, constituindo-se em um
referencial básico para sua posterior recuperação.
Plano de Classificação
O Plano de Classificação, de acordo com o DBTA é o

esquema de distribuição de documentos em classes,
de acordo com métodos de arquivamentos
específicos, elaborado a partir do estudo das estruturas e funções de
uma instituição e análise do arquivo por ela produzido.
Você deve estar querendo ver um Plano de Classificação, assim como
viu o exemplo da Tabela de Temporalidade do Conarq, não é? E se eu
te disser que os dois são a mesma coisa?
Vamos rever a imagem:

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Áreas diversas
O campo delimitado com a cor vermelha é o plano de classificação de

documentos. Nele você vai encontrar os códigos que representam as
classes dispostas a sua frente. Não é regra que o plano esteja junto com
a tabela de temporalidade, mas é metodologicamente prático que
fiquem unidos. Dessa forma, o que vai acontecer, na prática, para que
um documento receba seu código de classificação e sua temporalidade
é o seguinte:
1) O documento vai ser lido e o assunto vai ser identificado
2) Quem está analisando vai tentar encaixá-lo em alguma classe, a partir
do assunto a que ele faz referência
3) Escolhe-se a classe
4) A temporalidade está ligada a classe.
Pronto, temos um documento com classe definida, com temporalidade
estabelecida e destinação final atribuída.

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Áreas diversas
10. Questões Comentadas
A B CESPE Ó FUB P A A
A respeito de conceitos e princípios da arquivologia, julgue o item que se

segue.
Um documento de arquivo com valor primário pertence ao arquivo

corrente ou arquivo intermediário.
Comentários: vamos relembrar o que é valor primário e valor secundário.
Valor primário: valor atribuído a documento em função do interesse que

possa ter para a entidade produtora, levando-se em conta a sua
utilidade para fins administrativos, legais e fiscais.
Valor secundário: valor atribuído a um documento em função do

interesse que possa ter para a entidade produtora e para outros usuários,
tendo em vista a sua utilidade para fins diferentes daqueles para os quais
foi originalmente produzido. Complementando a definição do DBTA:
valor secundário possui utilidade histórica, cultural e informativa.
A questão está dizendo que um documento que possui utilidade

administrativa, fiscal e legal faz parte do arquivo corrente ou do arquivo
intermediário. Isso está corretíssimo!
Gabarito 1: CERTA
A B CESPE Ó FUB P T A
Com relação a protocolos, arquivos correntes e intermediários, julgue o

próximo item.
Considerando-se que os comprovantes de matrícula dos alunos de uma

instituição não estão sendo movimentados e podem ser eliminados após
três anos de sua emissão, é correto inferir que eles devem ser mantidos
em um arquivo transitório, denominado intermediário.
Comentários: os pontos que você deve observar nessa questão são “não
estão sendo movimentados” e “podem ser eliminados”. Essas duas
características nos dizem que os documentos em questão já cumpriram
as funções pelas quais foram criados, ou seja, não estão sendo mais

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Áreas diversas
utilizados como eram e não vão adquirir valor permanente, portanto,

pertencem ao arquivo intermediário.
Gabarito 2: CERTA
A respeito de arquivo permanente, julgue o item a seguir.
Documentos pertencentes aos arquivos permanentes podem retornar à

fase corrente.
Comentários: essa questão é extremamente polêmica porque pode ser

analisada a partir de dois pontos:
1. Documentos retornarem aos arquivos correntes para consulta.

2. Documentos retornarem aos arquivos correntes no sentido de
voltarem a possuir valor primário.
Alguns autores, como a Professora Marilena Leite Paes, afirmam que há

a possibilidade de documentos permanentes voltarem aos arquivos
correntes, mas não deixam claro se seria de acordo com a opção 1 ou
se seria de acordo com a opção 2.
O fato é que a questão foi dada como errada e eu resolvi colocá-la para
que você entenda que não sabemos ainda se estamos falando de uma
realocação somente para consulta ou se estamos falando de
efetivamente tornar um documento de valor permanente como um
documento de valor primário.
Até que tenhamos um novo posicionamento (que será adicionado a essa

lista de questões quando surgir) vamos pensar exatamente no gabarito
que a banca considerou, sem levar em conta as duas opções e
aguardar.
Gabarito 3: ERRADA

próximo item.

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Áreas diversas
Arquivos com comprovantes de recolhimento das obrigações sociais de

uma empresa, relativos ao ano em curso e frequentemente requisitados
pelos órgãos fiscalizadores, são denominados arquivos correntes.
Comentários: a parte importante para matar essa questão é

“frequentemente requisitados”. Se os documentos estão sendo
frequentemente consultados quer dizer que eles estão cumprindo as
razões pelas quais foram criados, ou seja, estão exercendo o seu valor
primário. Dessa forma, temos aqui documentos pertencentes ao arquivo
corrente.
Gabarito 4: CERTA

próximo item.
É adequado manter em arquivos intermediários os documentos

contábeis de uma organização raramente consultados, uma vez que os
órgãos que os produziram podem solicitá-los a fim de verificar possíveis
irregularidades.
Comentários: o ponto chave para resolver essa questão é entender que

os documentos são “raramente consultados” e que ainda pode haver
solicitação desses registros. Ora, temos aqui um claro exemplo de
documentos pertencentes aos arquivos intermediários.
Gabarito 5: CERTA
Acerca da conservação e preservação de documentos arquivísticos,

julgue o item subsequente.
A preservação de documentos, devido a seu alto custo deve ser

realizada apenas nos arquivos permanentes, uma vez que, nas demais
idades do ciclo vital, a documentação pode ser eliminada.
Comentários: a preservação dos documentos deve abarcar toda a

documentação produzida porque podemos ter documentos que
necessitam de longos prazos de guarda, que ficarão armazenados

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Áreas diversas
permanentemente, ou seja, a preservação, o cuidado, a utilização

consciente deve ocorrer com toda a documentação produzida.
Não posso deixar de chamar atenção para um ponto importante:

estamos falando aqui de preservação e não de utilização de materiais
especiais para a confecção dessa documentação. Os documentos só
devem ser produzidos com material especial se forem de valor
secundário ou se vierem a adquirir ou se tiverem longos prazos de guarda.
Gabarito 6: ERRADA
A B CESPE Ó SUFRAMA P A A
Acerca dos princípios e conceitos arquivísticos e da legislação

específica, julgue os itens que se seguem.
A teoria das três idades é o principal conceito utilizado na tarefa de

diminuição dos volumes documentais, sendo essa tarefa um desafio nas
organizações.
Comentários: a teoria das três idades sistematiza a organização física e

intelectual dos documentos. Isso quer dizer que teremos os documentos
certos, nos lugares certos, na hora certa e também que não teremos
documentos desnecessários em lugares errados e na hora errada. Toda
essa sistematização faz com que tenhamos uma diminuição do volume
de documentos, além de outros benefícios.
Gabarito 7: CERTA
Acerca da tabela de temporalidade de documentos, julgue o próximo

item.
Os documentos de arquivo passam necessariamente pelas três fases

arquivísticas.
Comentários: olha só o tanto de possibilidades existentes para os

documentos
 Os documentos podem ser criados, passar pela fase corrente,

depois intermediária e, posteriormente, adquirir valor secundário e
seguir para os arquivos permanentes;
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Áreas diversas

depois intermediária e, posteriormente, serem eliminados;
 Os documentos podem nascer com valor secundário e ir direto
para o arquivo permanente quando cumprirem as funções pelas
quais foram criados (valor primário);
 Os documentos podem ser criados e serem eliminados diretamente
após cumprirem o valor primário.
Diante de tantas alternativas não dá para dizer que os documentos

passam necessariamente pelas três fases do ciclo documental, certo?
Gabarito 8: ERRADA
A B CESPE Ó TC DF P T A P
No que se refere ao gerenciamento da informação e à gestão de

documentos, julgue os itens subsequentes.
Após passarem pelos arquivos correntes, os documentos de arquivo

podem ser eliminados, ser encaminhados ao arquivo intermediário, ou,
ainda, ser recolhidos aos arquivos permanentes.
Comentários: é só lembrar das possibilidades da questão anterior para

saber que essa afirmação está correta. Para ficar mamão com açúcar,
vou repetir aqui:

para o arquivo permanente quando cumprir as funções pelas quais
foram criados (valor primário);
Gabarito 9: CERTA
Acerca de gestão de documentos, julgue o item seguinte.

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Áreas diversas
A fase intermediária é prescindível na implementação do programa de

Comentários: o que é prescindível é dispensável. A fase intermediária não

é dispensável na implementação de um programa de gestão de
documentos, é essencial. É essa fase que vai acumular os documentos
que ainda são consultados (com menor frequência) e que estão
aguardando a sua destinação final – guarda permanente ou eliminação.
Também podemos pensar no arquivo intermediário como um
“desafogador” dos setores de trabalho pois ele permite que os
documentos pouco utilizados não fiquem ocupando espaço nas mesas
das repartições, dando lugar aos documentos que estão sendo usados
com alta frequência.
Gabarito 10: ERRADA
A B CESPE Ó CADE P A A
No que se refere aos conceitos fundamentais de arquivologia,
Um documento de arquivo deve, inicialmente, ser submetido ao

processo de fase corrente; em seguida, esse documento deve ser
digitalizado e, após cinco anos, transferido ao arquivo permanente.
Comentários: ô questãozinha feia, não é? Vários erros: a digitalização

não é obrigatória, esse prazo sugerido vai depender da tabela de
temporalidade da instituição, o termo correto utilizado para a passagem
dos documentos ao arquivo permanente é recolhimento e não
transferência e ainda temos essa ordem arquivo corrente -> digitalização
que não tem nada a ver.
Coloquei essa questão para você ver como a banca utilizou várias
características em uma só questão e também porque achei interessante
fazer essa análise geral sobre vários pontos relacionados à sistematização
do ciclo vital. Se você soubesse um ponto desses diversos erros que citei,
já acertaria a questão.
Gabarito 11: ERRADA
A B CESPE Ó CNJ P T J Á A

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Áreas diversas
Com relação aos princípios e conceitos arquivísticos, julgue os itens a

seguir.
A manutenção de documentos agrupados de acordo com sua origem

ou proveniência, medida essa que garante o potencial informativo dos
arquivos, é resultado da aplicação do conceito das três idades
documentais.
Comentários: fala assim para banca: “na na ni na não! Você não vai me
fazer confundir teoria das três idades com princípio da proveniência! ”
Agrupar documentos de acordo com a sua origem tem cheiro, cor,

sabor, aparência e essência de princípio da proveniência e não da teoria
das três idades.
A teoria das três idades serve para sistematizar a organização intelectual

e física dos documentos na instituição.
Gabarito 12: ERRADA
A B CESPE Ó PC DF P E P
No que se refere à arquivologia, julgue os itens que se seguem.
De acordo com a legislação arquivística brasileira, o conceito das três

idades documentais é um meio de dar sentido à massa documental
acumulada pelas organizações.
Comentários: o que seria esse “dar sentido à massa documental

acumulada”? Simples: quando temos um amontoado de informações
juntas e dizemos que tais informações devem ser eliminadas, outras
devem ser guardadas permanentemente ou algumas podem aguardar
mais tempo porque podem ser requisitadas pelos setores de trabalho,
estamos dando sentido a essa massa documental. Ela deixa de ser um
conjunto de documentos sem organização e passa a ser um conjunto de
documentos que possui valor para a instituição quando ela necessitar. É
assim que você deve raciocinar nesse tipo de questão. Você sabe, não
tenha vergonha de pensar.
Gabarito 13: CERTA
A B CESPE Ó SEE AL P S E

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Áreas diversas
Com relação à gestão da informação e à gestão de documentos, julgue

o próximo item.
Apesar de não haver necessidade de os documentos de arquivo

transitarem por todas as fases, sua avaliação é feita a partir das três
idades documentais.
Comentários: lembra das diversas possibilidade que coloquei? Já

esqueceu? Então vamos relembrar!

para o arquivo permanente quando cumprir as funções pelas quais
foram criados (valor primário);
Apesar de todas essas opções, os documentos necessariamente vão ser

regidos pela teoria das três idades. Quero dizer: o documento pode até
passar diretamente do arquivo corrente para o arquivo permanente, mas
uma avaliação será feita e lá na tabela de temporalidade ele vai possuir
um prazo de guarda no arquivo corrente, um tracinho indicando que não
existe prazo de guarda no arquivo intermediário e a destinação final, que
será permanente. O que o examinador tentou afirmar foi: não se pode
ignorar a teoria das três idades só porque os documentos não passam,
necessariamente, por todas as fases.
Gabarito 14: CERTA
No que se refere ao acondicionamento, armazenamento e preservação

de documentos, julgue os itens que se seguem.
A avaliação dos documentos de arquivo é feita com base na tabela de

temporalidade que, além dos prazos de guarda nas idades corrente e
intermediária, indica a eliminação ou guarda permanente dos
documentos.

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Áreas diversas
Comentários: essa questão sistematizou e estruturou a tabela de

temporalidade de documentos para você. Agradeça ao CESPE!
O que temos em uma tabela de temporalidade? Temos o prazo de

guarda no arquivo corrente, intermediário e ainda temos a destinação
final a ser dada aos documentos. A avaliação, ou seja, o ato de se decidir
sobre onde esse documento deve estar e qual o valor que ele possui para
a instituição, é feita tomando como base essa tabela.
Eu só dissequei a questão, mas falei a mesma coisa. Isso tudo para você
entender bem e sedimentar esse conhecimento.
Gabarito 15: CERTA

o próximo item.
A entrada dos documentos em uma escola deve ocorrer pelo arquivo

intermediário, no qual os documentos são registrados e distribuídos.
Comentários: os documentos são produzidos e recebidos a partir do

arquivo corrente e não do arquivo intermediário.
Gabarito 16: ERRADA

o próximo item.
Nos arquivos correntes, predomina o valor informativo dos documentos

de arquivo.
Comentários: olha o esqueminha!
Arquivos correntes/intermediários: valor administrativo, fiscal e legal.
Arquivos permanentes: valor histórico, cultural ou informativo.
A questão fala que nos arquivos correntes o valor informativo predomina.

Isso está errado porque o valor informativo é encontrado nos

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Áreas diversas
documentos de valor secundário, mais precisamente, nos arquivos

permanentes.
Gabarito 17: ERRADA
A B CESPE Ó TJ RR P A A
No que se refere à legislação arquivística, julgue os itens seguintes.
Os documentos correntes correspondem aos documentos de arquivo

que são objeto de consultas frequentes, devendo ser armazenados em
local próximo de seus usuários diretos.
Comentários: observe as partes mágicas da questão. Falou em consultas

frequentes e em local próximo dos usuários diretos, falou em arquivos
correntes. Lembre-se que se os documentos necessitam ser
frequentemente consultados, eles devem permanecer nos setores de
trabalho.
Gabarito 18: CERTA
A B CESPE Ó ANCINE P T A
Uma maneira encontrada para resolver vários problemas dos arquivos é

dividi-los em arquivos correntes, intermediários e permanentes.
Comentários: já dissemos que a teoria das três idades serve para

sistematizar a organização dos documentos, lembra? Isso quer dizer que
os documentos certos vão ficar nos lugares corretos pelo tempo que for
necessário. Todas essas ações nada mais são do que uma forma
encontrada de resolver vários problemas nos arquivos, como afirma a
questão.
Gabarito 19: CERTA
A B CESPE Ó ANAC P T A
Com relação à gestão de documentos, julgue os itens seguintes.
De acordo com a tabela de temporalidade, os documentos de arquivo

podem ser eliminados nas fases arquivísticas corrente, intermediária ou
permanente.
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Áreas diversas
Comentários: olha só o peguinha na última palavra da questão! Se você

está desatento na hora da prova, marca a questão como correta sem
perceber. Documentos armazenados nos arquivos permanentes são de
guarda permanente e não podem ser eliminados. Se errou essa questão,
para de pensar na morte da bezerra e presta atenção porque essa é
uma questão muito fácil e você não pode se dar ao luxo de perder
pontos assim.
Gabarito 20: ERRADA
A B CESPE Ó MPE PI P T M Á
A
De acordo com as noções de arquivologia, seus princípios, conceitos e

legislação, julgue os itens de 82 a 89.
Todos os documentos nascem com valor administrativo. Entretanto, os

que também já nascem com valor secundário, ao fim do seu prazo de
guarda no arquivo corrente, devem ser transferidos diretamente para o
arquivo permanente, sem passar pelo arquivo intermediário.
Comentários: vamos analisar a questão por partes? Vem comigo!
Todos os documentos nascem com valor administrativo? Sim.
Há documentos que já nascem com valor secundário? Sim.
Os documentos que já nascem com valor secundário devem ser

transferidos para o arquivo permanente? Não. O correto seria recolhidos
para o arquivo permanente e não transferidos.
Eles podem passar pelo arquivo intermediário? Sim. Isso é obrigatório?

Não.
Achei melhor comentar essa questão dessa forma porque é uma questão
que envolve muitos conceitos basilares de arquivologia e que as bancas
adoram confundir o candidato. Em uma questão você pôde entender
diversos pontos importantes. Anote tudo!
Gabarito 21: ERRADA

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Áreas diversas
A B CESPE Ó MCT P T
Acerca da legislação, dos princípios e conceitos arquivísticos, julgue os

itens a seguir.
Os documentos públicos são identificados como ativos, inativos e

elimináveis
Comentários: Os documentos públicos são classificados como ativos,

semiativos e inativos. Os ativos são os documentos de primeira idade, o
semi de segunda idade e os inativos de terceira idade.
Gabarito 22: ERRADO
A B CESPE Ó TRE MS P T J Á
A
A classificação de documentos arquivísticos
a) é a ação física de acondicionar os documentos a partir do plano de

classificação.
b) é determinada pelas espécies de documentos.
c) deve ignorar os princípios da proveniência e de respeito à ordem

original.
d) é uma atividade intelectual voltada para o agrupamento dos

documentos a partir das funções e atividades geradoras desses
documentos.
e) é a disposição dos documentos dentro das divisões estabelecidas no

instrumento de descrição.
Comentários: vou comentar uma por uma porque as alternativas, apesar

de não fazerem referência à classificação de documentos, são
importantes para o entendimento de outros pontos que também caem
em prova. Vamos ver?
a) A ação física de acondicionar os documentos a partir do plano de

classificação chama-se arquivamento.
b) A classificação não é determinada somente pela espécie
documental. Ainda temos que considerar o gênero, a tipologia e
a natureza do assunto. A questão peca ao restringir.

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Áreas diversas
c) O princípio da proveniência e da ordem original são os princípios

basilares da classificação.
d) Gabarito
e) Dispor os documentos dentro de divisões faz parte da ordenação
e não da classificação.
Gabarito 23: D

segue.
A operação de transferência dos documentos do arquivo corrente para

o arquivo intermediário denomina-se recolhimento.
Comentários: essa é velha e manjada, mas eu fiz questão de colocar pelo

menos uma das inúmeras questões que já caíram exatamente dessa
forma para você perceber que em 2016 o CESPE ainda acreditava que
você ia cair nesse peguinha.
Arquivo corrente para o arquivo intermediário: transferência
Arquivo intermediário para o arquivo permanente: recolhimento
Gabarito 24: ERRADA

segue.
Um documento de arquivo com valor primário pertence ao arquivo

corrente ou arquivo intermediário.
Comentários:
Valor primário = arquivo corrente e intermediário
Valor secundário = arquivo permanente
Gabarito 25: CERTA

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Áreas diversas
No que se refere a transferência, recolhimento e eliminação documental,

julgue o item subsequente.
Os documentos dos alunos formados em uma universidade em

determinado ano são menos utilizados no ano seguinte. Por isso, esses
documentos devem passar por um processo de transferência, no qual
eles são migrados dos arquivos correntes para os arquivos intermediários.
Comentários: olha que questão linda! O examinador sistematizou para

você todo o processo de um documento que foi produzido, cumpriu a
finalidade pela qual foi criado no arquivo corrente e foi transferido para
o arquivo intermediário, onde será consultado com menor frequência e
aguardará a sua destinação final (eliminação ou guarda permanente).
Gabarito 26: CERTA
Acerca dos instrumentos de gestão, avaliação e classificação

documental, julgue o item seguinte.
Para realizar uma adequada gestão documental é importante consultar

a tabela de temporalidade para verificar a equivalência de novos
documentos com suas antigas notações.
Comentários: o instrumento utilizado para verificar a equivalência de

novos documentos com suas antigas notações é a tabela de
equivalência (instrumento encontrado nos arquivos permanentes).
A tabela de temporalidade serve para determinar os prazos de guarda

dos documentos em cada fase e, ainda, determinar a sua destinação
final (eliminação ou guarda permanente).
Não deixe a banca te confundir porque você sabe a função de cada

instrumento.
Gabarito 27: ERRADA

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Áreas diversas

Denomina-se como avaliação a organização dos arquivos correntes

dispondo-os em sequência alfabética, de acordo como o método de
arquivamento previamente adotado pela empresa.
Comentários: a definição dada na questão faz referência ao método de

arquivamento chamado alfabético e nada tem a ver com avaliação.
Observe como o examinador trabalhou com dois conceitos
absolutamente diferentes em uma mesma questão.
Gabarito 28: ERRADA
Julgue o item a seguir, acerca das comissões de avaliação e massas

documentais acumuladas.
A verificação dos adequados prazos de prescrição e decadência de

direitos faz parte dos princípios básicos que norteiam o trabalho de
análise das comissões de avaliação.
Comentários: o que temos aqui é uma questão que trata sobre uma
atividade desenvolvida pela Comissão Permanente de Avaliação de
Documentos (CPAD). Ao analisar os documentos para confeccionar uma
tabela de temporalidade, os integrantes da CPAD devem possuir
conhecimentos sobre a instituição, sobre os documentos produzidos e
recebidos por ela e de todos os assuntos que envolvem a
documentação. A verificação de prazos de prescrição e decadência de
direitos é um desses conhecimentos e devem ser levados em
consideração quando a tabela de temporalidade está sendo
elaborada. Os documentos devem cumprir as finalidades pelas quais
foram criados e isso envolve prazos que devem ser observados.
Essa é uma questão mais teórica, mas você tem que saber da existência
e da obrigatoriedade de uma CPAD bem como de suas competências,
composição e atividades desenvolvidas.
Gabarito 29: CERTA
A B CESPE Ó ICMBIO P T A

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Áreas diversas
A respeito de arquivologia e da legislação arquivística, julgue os itens a

seguir.
A responsabilidade pela gestão dos documentos dos órgãos públicos é

do Arquivo Nacional.
Comentários: você sabe de quem é a responsabilidade pela gestão de

documentos dos órgãos públicos? Dos próprios órgãos públicos. Cada
órgão é responsável pela sua gestão documental assim como é
responsável pela finalidade para o qual foi criado. O examinador
costuma dizer que a responsabilidade é do Arquivo Nacional porque é
ele quem recolhe os documentos permanentes do poder executivo
federal. Acontece que nós sabemos que gerir documentos é uma coisa
e recolher os documentos já organizados é outra e por isso a questão está
incorreta.
Gabarito 30: ERRADA
Em relação à gestão de documentos, julgue os itens que se seguem.
A transferência, que consiste na passagem de documentos dos arquivos

correntes para os arquivos intermediários, é regulada pela tabela de
temporalidade de documentos.
Comentários: lembra do esqueminha que coloquei? Vamos relembrar:
Arquivo corrente para o arquivo intermediário: transferência
Arquivo intermediário para o arquivo permanente: recolhimento
Além disso, você deve saber que tanto a transferência quanto o

recolhimento não podem e nem devem ser feitos de modo aleatório. O
instrumento que determina quando os documentos devem ser
transferidos ou recolhidos é a tabela de temporalidade.
Gabarito 31: CERTA
A B CESPE Ó TEM P A A
No que se refere ao gerenciamento de informação e à gestão de

documentos, julgue o próximo item.

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Áreas diversas
Para a formulação do programa de gestão de documentos, é necessário

o respaldo do diagnóstico da situação arquivística.
Comentários: vamos relembrar os componentes de um programa de

gestão de documentos primeiro e depois vamos analisar a questão.
Um programa de gestão de documentos geral é constituído pelas fases

de produção, utilização e destinação (PUD) ou PUAD (se você incluir a
avaliação)
Um programa completo de gestão de documentos de arquivo é

constituído pelas fases de produção, utilização, tramitação, avaliação e
arquivamento (PUTAA). Esse mnemônico é pejorativo mas serve para
você não esquecer as fases de um programa completo, então você não
deve me processar porque quem processa o amiguinho não passa em
concurso! Não, não é ameaça, é praga. Hahaha
PUD/PUAD: programa geral
PUTAA: programa completo
Sabendo o que é um programa de gestão de documentos, você deve

julgar se ele necessita ou não de um diagnóstico antes de ser aplicado.
A resposta para isso é SIM! Inclusive, é imprescindível que o diagnóstico
seja feito anteriormente. Se você não entende o motivo, eu vou explicar:
pessoa, como eu vou fazer um programa de gestão de documentos se
eu nem sei de que documentos eu estou falando, se eu nem sei quais
atividades a instituição desenvolve, quem faz o que, quais documentos
já foram produzidos, em que estado eles se encontram... está vendo
quanta coisa? Não há como estabelecer um programa se eu não sei
tudo sobre o que eu quero encaixar nesse programa e por isso é essencial
que você diagnostique a documentação antes.
Eu sei que a explicação é longa e você está cansado (a) mas você não
pode ir para usa prova sem entender o que deve ser feito primeiro, por
isso insisti na explicação.
Gabarito 32: CERTA

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Áreas diversas
O programa de gestão de documentos é precedido pela existência de

uma política de tratamento dos arquivos na instituição.
Comentários: algo que é precedido é algo que vem antes. Primeiro temos
uma política de tratamento para posteriormente estabelecermos um
programa de gestão de documentos.
Gabarito 33: CERTA
Fatores como o tipo de papel utilizado na produção de um documento

de guarda permanente são definidos na fase de produção do programa
de gestão de documentos.
Comentários: alguns documentos já nascem com valor secundário ou

deverão permanecer por longos prazos nos arquivos intermediários. Para
esses documentos, é necessário que se utilize papéis resistentes ao
tempo, ao manuseio e a outras intervenções a fim de que ele possa
continuar sento útil para as demandas da entidade produtora e de
demais interessados na informação registrada. A decisão de produzir
esses documentos com esse material é feita na fase de produção do
programa de gestão (PUD/PUAD/PUTAA) porque é nesse momento que
os documentos são confeccionados.
Alguns alunos mandam perguntas no Fórum de Dúvidas questionando

sobre o fato desse cuidado com os documentos dever ou não ser
estendido a todos os documentos. A resposta é não porque esse tipo de
papel é de alto custo e os documentos que vão ser eliminados em pouco
tempo não necessitam de ter seu uso prolongado. Mas veja bem: isso
não significa que os documentos não devam ser manuseados
corretamente, acondicionados de acordo com as suas necessidades,
higienizados, ou seja, preservados. A preservação é para todos e você
não pode confundir preservação com uso de materiais especiais.
Gabarito 34: CERTA

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Áreas diversas
Os documentos de arquivo são eliminados na fase de utilização do

Comentários: você lembra do PUD/PUAD (programa geral) e do PUTAA

(programa completo), não é? Pois então, a eliminação de documentos
ocorre na fase de destinação e não na fase de utilização. Destinar
significa dizer se o documento adquiriu valor secundário e vai para a fase
permanente ou se poderá ser eliminado após cumprir o prazo de guarda
a ele atribuído.
Gabarito 35: ERRADO
Fase de produção é a etapa do programa de gestão de documentos

em que o arquivista deve contribuir para que sejam criados apenas
documentos essenciais à administração.
Comentários: o momento de decidir o que deve ser criado ou não é na

fase de produção. O arquivista é quem deveria (pelo menos em teoria)
decidir sobre o que é necessário ou não ser criado porque é ele quem
entende a sistemática documental da instituição. Na maioria das
instituições não é o que acontece, mas aqui vale o que temos que saber
para a prova.
Gabarito 36: CERTA
A B CESPE Ó MDIC P A A
Julgue os próximos itens, referentes ao gerenciamento da informação e

à gestão de documentos.
A gestão de documentos é aplicada aos documentos considerados de

valor permanente, ou seja, aqueles com valor histórico reconhecido pela
sociedade
Comentários: a gestão de documentos é aplicada nas fases corrente e

intermediária e não na fase permanente, ou seja, o foco não é nos
arquivos permanentes, apesar de as atividades desenvolvidas na gestão
de documentos serem refletidas nos arquivos permanentes.

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Áreas diversas
Gabarito 37: ERRADO
Julgue os próximos itens, referentes ao gerenciamento da informação e

à gestão de documentos.
O plano de classificação e a tabela de temporalidade são instrumentos

arquivísticos previstos nas fases de um programa de gestão de
documentos.
Comentários: os dois instrumentos fazem parte de um programa de

gestão de documentos. A gente utiliza o plano de classificação na fase
de produção e a tabela de temporalidade na fase de destinação. Você
precisa tentar encaixar o que a questão diz ao contexto para poder
entender. Não fique só na decoreba.
Gabarito 38: CERTA
A gestão de documentos é uma condição necessária para a

restauração de documentos de arquivo.
Comentários: a restauração é um procedimento de intervenção no

documento quando ele necessita de reparos. Não é necessário que se
tenha um programa de gestão de documentos para restaurar um
documento.
Gabarito 39: ERRADA
A B CESPE Ó TCE RS P O C E
De acordo com a lei que trata da política nacional de arquivos públicos

e privados, a gestão documental compreende quatro fases básicas:
produção, acúmulo, utilização e destinação.
Comentários: essa questão pode ser facilmente se você lembrar dos

mnemônicos da nossa aula teórica.

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Áreas diversas
PUD/PUAD (programa geral): produção, utilização e destinação; OU

produção, utilização, avaliação e destinação.
PUTAA (programa completo): produção, utilização, tramitação,

avaliação e arquivamento.
A questão fala em acúmulo e em nenhum momento citei essa palavra,

certo? Então a questão está incorreta.
Gabarito 40: ERRADA
A B CESPE Ó TCE RO P A A
Com relação à gestão de documentos, julgue os itens a seguir.
A gestão de documentos compreende todas as operações realizadas

com os documentos de arquivo do momento de sua criação até sua
destinação final, que pode ser a eliminação ou a guarda permanente.
Comentários: a gestão de documentos é desenvolvida nos arquivos

correntes e intermediários, portanto, da produção do documento até a
destinação final. Lembrando que não estamos incluindo aqui os arquivos
permanentes.
Gabarito 41: CERTA
A B CESPE Ó ANS P T A
Com relação à gestão de documentos, julgue os itens que se seguem.
Uma das fases básicas do programa de gestão de documentos é a

emulação dos documentos.
Comentários: emulação é tipo uma imitação, para fazer com que um

software/hardware antigo fique compatível com um software/hardware
moderno.
Nós já sabemos quais são as fases de um programa de gestão de

documentos (PUD/PUAD/PUTAA) e nenhuma delas consta emulação,
então a questão está errada e você só precisava lembrar dos
mnemônicos. Talvez você pirasse na hora da prova por não saber o que
é emulação, mas você viu que não há necessidade de desespero? E de
quebra, agora você sabe o que significa o termo se já não sabia!

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Áreas diversas
Gabarito 42: ERRADA
A B CESPE Ó T P T G
T A A
Com relação à gestão de documentos e informações, julgue os itens de

61 a 68.
A gestão de documentos é o conjunto de procedimentos que visa ao

melhoramento dos processos de produção, controle, uso, avaliação e
arquivamento, a fim de garantir a correta eliminação ou preservação de
documentos e a disponibilização de informação arquivística para a
administração.
Comentários: você deve estar querendo me matar por causa da palavra

“controle” porque ela não está nos mnemônicos, mas mesmo assim a
banca considerou a questão como correta. Eu digo para você se
acalmar e olhar para o enunciado da questão. Você vai reparar que a
banca não está pedindo para julgar à luz da Lei nº 8.159 e sim com
relação à gestão de documentos e informações. Se estivéssemos
julgando pela referida Lei, a questão estaria incorreta porque estaria
diferente dos mnemônicos. Entretanto, não é o que a questão propôs e
o controle faz parte da gestão de documentos no que tange ao
protocolo e o protocolo está inserido na parte de utilização do programa
de gestão.
Essa é uma questão atípica e eu coloquei para você observar que nem
tudo é preto no branco. Observe o enunciado antes de sair marcando.
Gabarito 43: CERTA
A B CESPE Ó TRE MS P T J Á
A
A gestão de documentos contribui para as funções arquivísticas, de

modo que
a) sejam eliminados documentos em todo o ciclo de vida documental.
b) apenas os documentos com valor administrativo sejam organizados.

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Áreas diversas
c) uma parcela dos documentos que constituem o patrimônio

arquivístico do país seja descartada.
d) os documentos sejam avaliados como de guarda permanente.
e) as políticas e atividades dos governos sejam documentadas

adequadamente.
Comentários: vamos comentar todas as alternativas?
a) Os documentos não são eliminados em todo o ciclo documental e

sim nas fases corrente intermediária.
b) A gestão de documentos serve para organizar documentos de
valor administrativo, fiscal e legal e não somente os documentos
de valor administrativo.
c) Documentos que compõem o patrimônio arquivístico do país não
podem ser descartados
d) A gestão de documentos não serve somente para que os
documentos sejam avaliados como de guarda permanente. Na
fase de destinação temos dois fins: a eliminação ou o recolhimento
para guarda permanente.
e) Gabarito.
Gabarito 44: E
A B CESPE Ó TRE RJ P T J Á
A
Julgue o item que se segue, relativo à gestão de documentos.
A incorporação é considerada uma das fases mais importantes de um

Comentários: pessoa, lembra do PUD/PUAD e PUTAA. Nem no programa

geral e nem no programa completo temos incorporação. Incorporação
é outra coisa e eu vou colocar aqui para você saber se já não sabe.
Incorporação, segundo o DBTA é a adição de documentos a um fundo

ou coleção já sob custódia. Também chamada de acréscimo de acervo.
Gabarito 45: ERRADA

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Áreas diversas
Um código de classificação de documentos de arquivo é elaborado na

fase de produção de documentos de um programa de gestão de
documentos.
Comentários: o código de classificação de documentos é elaborado na

fase de utilização do programa de gestão, segundo a professora
Marilena Leite Paes. A banca vai te confundir porque a classificação é
feita na fase de produção, mas a confecção do código acontece na
fase de utilização.
Gabarito 46: ERRADA
A B CESPE Ó MPE PI P T M Á
A
Considerando a legislação arquivística brasileira, julgue os itens a seguir.
Os programas de gestão de documentos devem conter orientações

quanto à transferência e ao recolhimento de documentos dos arquivos
correntes aos intermediários e destes aos permanentes, conforme os
prazos previstos no plano de classificação.
Comentários: plano de classificação dando prazos? Não mesmo, não é?

O plano de classificação serve para atribuir códigos aos documentos de
modo a agrupá-los pela espécie/tipo, gênero e natureza. O instrumento
que estabelece os prazos de guarda é a tabela de temporalidade.
Gabarito 47: ERRADA
A B CESPE Ó TRT R RN T J Á
A
Acerca de técnicas de arquivamento, julgue os itens subsecutivos.
Uma das formas de classificação de arquivos refere-se aos estágios da

sua evolução. Esses estágios são: corrente, intermediário, permanente,
setorial, geral ou central.

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Áreas diversas
Comentários: vamos relembrar a classificação de arquivos para

podermos resolver essa questão em sofrer.
 Entidades mantenedoras: públicos, institucionais, comerciais,

familiares (...)
 Estágios de sua evolução (são as 3 idades): corrente, intermediário,
permanente
 Extensão de sua atuação (abrangência): setoriais, centrais, gerais
 Natureza dos documentos: especiais, especializados
 Natureza do assunto dos documentos: ostensivos, sigilosos
A partir da classificação apresentada, podemos verificar que a banca

misturou os estágios de evolução com a extensão de atuação, fazendo
com que a questão ficasse incorreta.
Gabarito 48: ERRADA
Acerca das teorias e dos princípios arquivísticos, julgue os itens a seguir.
Os estágios de evolução dos arquivos são conhecidos como arquivos

setoriais e arquivos gerais ou centrais.
Comentários: os estágios de evolução dos arquivos são conhecidos

como corrente, intermediário e permanente. O que a questão apresenta
como “arquivo setoriais e arquivos gerais ou centrais” faz referência à
extensão de atuação e é por isso que a questão está incorreta.
Gabarito 49: ERRADA

No que se refere aos estágios de sua evolução, os arquivos podem ser

classificados em arquivos de primeira idade, arquivos de segunda idade
e arquivos de terceira idade, ou seja, arquivos correntes, intermediários e
permanentes.
Comentários: você pode ter ficado na dúvida porque você sabe que os
estágios de evolução são classificados como correntes, intermediários e
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Áreas diversas
permanentes. Só que os arquivos correntes também são chamados de

arquivos de primeira idade, os arquivos intermediários também são
chamados de arquivos de segunda idade e os arquivos permanentes
também são conhecidos como arquivos de terceira idade. Cuidado
para não ficar na decoreba sobre a classificação de documentos e
esquecer que os alguns termos podem receber outro nome a depender
do contexto.
Gabarito 50: CERTA
A B CESPE Ó EBC P T A
Com referência à natureza dos documentos, julgue os itens

subsequentes.
Arquivo de engenharia é considerado um tipo de arquivo especializado.
Comentários: arquivos especiais e especializados fazem parte de uma

classificação chamada “natureza dos documentos”. Arquivos especiais
são aqueles que apresentam suportes não convencionais, já os arquivos
especializados são aqueles que tratam sobre um determinado assunto
específico. Arquivos de engenharia são considerados arquivos
especializados, como afirma a questão, porque tratam somente de
assuntos referentes a engenharia.
Recebemos algumas perguntas no nosso Fórum de Dúvidas sobre a

possibilidade de um documento possuir natureza especial e
especializada ao mesmo tempo. Isso é possível porque podemos ter um
conjunto de documentos referentes à engenharia, por exemplo, e esses
documentos serem de suporte não convencional, o que os torna, além
de especiais, especializados.
Gabarito 51: CERTA
O arquivo de imprensa é um tipo de arquivo técnico, contudo diferente

do arquivo especializado.
Comentários: primeiro vamos saber o que é um arquivo técnico e, de

quebra, o que é um documento de apoio.

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Áreas diversas
Documentos de caráter técnico: atividade fim/substância
Documentos de apoio: atividade meio/auxiliar.
De posse dessa questão podemos entender que o examinador está

dizendo o seguinte: o arquivo de imprensa é um tipo de arquivo referente
à atividade fim do órgão. Isso está Ok, porque estamos falando da EBC
nessa questão.
Na outra parte da assertiva a banca fala que o arquivo de imprensa não

é um arquivo especializado e isso está incorreta porque estamos falando
de documentos referentes a somente um assunto: imprensa. Portanto,
temos aqui um arquivo técnico e especializado.
Gabarito 52: ERRADA
A B CESPE Ó DPU P A A
A respeito da gestão da informação e de documentos e dos tipos

documentais, julgue o item que se segue.
Os documentos de arquivo, quanto à natureza do assunto, podem ser

ostensivos ou sigilosos.
Comentários: eu coloquei essa questão não só porque eu gostaria que

você fosse lá na primeira questão e conferisse a classificação, mas
porque você precisa entender que existe diferença entre a classificação
da natureza do assunto e a classificação sobre a natureza do
documento.
Quanto à natureza do assunto do documento: ostensivos ou sigilosos
Quanto à natureza dos documentos: especiais ou especializados
Nessa questão a banca está tratando da natureza do assunto, portanto,

de documentos ostensivos ou sigilosos.
Eu fiz questão de salientar esse assunto porque isso não cai em prova, só
despenca. Então anote aí com a sua canetinha stabilo bem colorida e
vamos em frente.
Gabarito 53: CERTA

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Áreas diversas
A B CESPE Ó SEDF P A G E
A
Com relação às funções arquivísticas de criação, classificação e

avaliação de documentos, julgue o item seguinte.
As plantas arquitetônicas de um edifício mantidas em arquivo são

consideradas documentos cartográficos de acordo com a classificação
quanto ao gênero.
Comentários: vamos relembrar o que são documentos cartográficos de

acordo com o DBTA.
Documento cartográfico: gênero documental integrado por

documentos que contêm representações gráficas da superfície terrestre
ou de corpos celestes e desenhos técnicos, como mapas, plantas, perfis,
fotografias aéreas.
Olha as plantas grifadas. Então a questão está corretíssima.
Gabarito 54: CERTA
Em relação à sistemática de arranjo de arquivos documentais, julgue o

item seguinte.
Se o fundo for constituído de documentos de gêneros diversos, como

filmes, fotografias, fitas magnéticas ou papel, eles poderão ser
fisicamente armazenados em locais diferentes.
Comentários: essa questão está aqui por dois motivos:
1) Você precisa saber classificar os exemplos dados

2) A bancas adoram essa questão
Vamos à classificação para você ir pegando o jeito.
Filmes: gênero filmográfico
Fotografias: gênero iconográfico; suporte: papel
Fitas magnéticas: suporte
Papel: suporte

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Áreas diversas
Agora vamos entender o motivo das bancas adorarem essa questão. O

examinador sabe que você sabe que os documentos de um mesmo
fundo devem ser mantidos juntos no mesmo “local”. Quer dizer, eles não
podem ser dispersados. Entretanto, os locais a que a questão está
falando faz referência a pontos diferentes dentro da instituição. Não
estamos falando de colocar um CD em Minas Gerais e um pendrive na
paraíba. Estamos falando de colocar esses documentos em salas
especiais, climatizadas, com mobiliário adequado, ou seja, em locais que
possuam as características necessárias para preservar esses documentos.
Então, devido as suas peculiaridades, esses documentos podem ser

armazenados em locais diferentes.
Gabarito 55: CERTA
A B CESPE Ó ANATEL P T A
No que se refere aos princípios, conceitos e legislação arquivística, julgue

os itens a seguir.
Os mapas e plantas encontrados nos arquivos da ANATEL pertencem ao

gênero documental iconográfico, sendo classificados e avaliados de
forma diferenciada e específica, conforme esse gênero documental.
Comentários: você está lembrado (a) do conceito de documentos

cartográfico que coloquei? Nos exemplos da definição temos mapas e
plantas, portanto, essas espécies documentais são documentos
cartográficos quanto ao gênero e não iconográficos.
Gabarito 56: ERRADA
No que diz respeito a tipologias documentais e a suportes físicos, julgue

os itens subsequentes.
Os microfilmes fazem parte do gênero documental conhecido como

filmográfico.
Comentários: microfilmes fazem parte do gênero documental

micrográfico e não filmográfico. Mas lembre-se: fichas de microfilmes são
formatos de documentos.

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Áreas diversas
Gabarito 57: ERRADA
Julgue os itens a seguir, acerca dos conceitos fundamentais de

arquivologia.
O tipo documental está relacionado à fusão da espécie documental

com a função do documento.
Comentários: eu estava louco para comentar sobre o nosso quadrinho

fofo dos simpsons da aula 01. O que o Bart estava escrevendo no
quadro? Tente lembrar da imagem!
Se você não lembrou e não conseguiu ver as letrinhas miúdas do

balãozinho (foi de propósito!) eu vou te lembrar. Tipo documental: união
da espécie com a função do documento. E é exatamente isso que a
questão está falando.
Gabarito 58: CERTA
A B CONSULPLAN Ó TSE P T J Á
A
“Boletim de ocorrência e certidão de nascimento configuram- se como

exemplos de ____________ documental. ”
Assinale a alternativa que completa corretamente a afirmativa anterior.
a) forma
b) espécie

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Áreas diversas
c) formato
d) tipo
Comentários: essa questão está nessa posição para você poder aplicar
o conhecimento do quadro do Bart.
Boletim (espécie) + de ocorrência (função) = boletim de ocorrência

(tipologia documental)
Certidão (espécie) + de nascimento (função) = certidão de nascimento

(tipologia documental)
Gabarito 59: E
A B CESPE Ó POLÍCIA CIENTÍFICA PE P P P
Os gêneros documentais comumente encontráveis em arquivos incluem

o gênero
a) emulativo.
b) iconográfico.
c) cultural.
d) tridimensional.
e) natural.
Comentários: a única alternativa que contém gênero documental é a

letra B. Mas coloquei essa questão para te lembrar o que é o gênero
iconográfico já que nós já relembramos o cartográfico.
De acordo com o DBTA, gênero documental iconográfico é aquele

integrado por documentos que contêm imagens fixas, impressas,
desenhadas ou fotografadas, como fotografias e gravuras.
Gabarito 60: B
A B CESPE Ó P S P SP P A
G P P I

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Áreas diversas
Na administração de documentos, entre as rotinas do protocolo, a

identificação dos metadados para controle e recuperação de dados faz
parte da rotina de
a) movimentação.
b) registro.
c) classificação.
d) tramitação.
e) expedição.
Comentários: na nossa aula teórica sobre protocolo temos todas as

definições das etapas que o compõem. Vamos relembrar de forma
simplificada? (Se você sentir a necessidade de voltar ao conteúdo, não
hesite, ok?)
Recebimento: momento em que os setores recebem uma

documentação advinda de outras instituições.
Registo e autuação: o registro é o momento em que se insere as principais

informações dos documentos no sistema e quando se atribui um número
de registro ao documento (não confunda com o código de
classificação). Já a autuação é o ato de se criar um processo.
Classificação: momento em que se atribui um código ao documento de

acordo com o código de classificação da instituição.
Expedição/Distribuição: expedição é externa e a distribuição é interna.
Movimentação/Controle da Tramitação: é o curso do documento dentro

da instituição.
Gabarito 61: B

Expedição e microfilmagem de documentos são tarefas do protocolo.

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Áreas diversas
Comentários: microfilmagem é uma técnica de reprodução de

documentos utilizada, geralmente, nos arquivos correntes. As atividades
de protocolo são desenvolvidas no âmbito dos arquivos corretes e,
dentro de um programa de gestão de documentos, na fase de utilização.
Gabarito 62: ERRADA
A B CESPE Ó POLÍCIA CIENTÍFICA PE P A P
A movimentação de um documento de um setor para outro para que

decisões sejam tomadas é uma atividade de protocolo denominada
a) tramitação.
b) registro.
c) expedição.
d) distribuição.
e) classificação.
Comentários: quando a questão falar somente em movimentação e não

entrar no assunto sobre recebimento ou envio de documentos
(externamente ou internamente), certamente ela estará falando da fase
de Movimentação/Controle da Tramitação. Do contrário, estará fazendo
referência às fases de expedição e distribuição. Movimentar um
documento de um setor para o outro é somente tramitar, controlar a
tramitação.
Gabarito 63: A
A B CESPE Ó DPU P A

o item a seguir.
O registro de documentos é uma atividade de responsabilidade do

arquivo permanente.
Comentários: a etapa de registro é importante para o sistema e

protocolização porque é o momento de analisar a documentação e
absorver os dados mais importantes sobre ela para, posteriormente, inserir

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Áreas diversas
no sistema. São os metadados colhidos que serão lidos pelas pessoas

interessadas no documento antes de ter acesso a ele e é essencial que
os dados sejam registrados de forma completa e sem erros. Fiz questão
de explicar o processo para que você consiga visualizar o procedimento
e, quem sabe, sedimentar o conceito na sua memória com maior
facilidade.
Gabarito 64: ERRADA
A B CESPE Ó T P A S A
Julgue o próximo item, referente à gestão de documentos
No registro, rotina da atividade de protocolo, é feita a identificação dos

metadados dos documentos de arquivo.
Comentários: tente ler essa assertiva e visualizar o processo que

sistematizei para você na questão anterior. Se ficou mais fácil é porque
você entendeu. Se não entendeu, vai lá no Fórum de Dúvidas que eu
tentarei simplificar essa e qualquer outra fase do protocolo que você
ainda não tenha entendido direito.
Gabarito 65: CERTA
A B CESPE Ó MPOG P A C

A expedição de correspondência particular, que deve estar explícita nas

normas internas de protocolo, fica a critério de cada órgão ou entidade.
Comentários: a expedição de correspondência particular não deve

acontecer. A atribuição do protocolo é distribuir a correspondência
particular e não expedir.
Relembrando:
Expedição: externa
Distribuição: interna

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Áreas diversas
Gabarito 66: ERRADA

O setor destinatário é o responsável pela identificação de documentos

antecedentes, caso estes existam, referentes à correspondência
recebida e juntada.
Comentários: essa questão foi retirada do livro da professora Marilena

Leite Paes. Na obra, mais especificamente na página 55, temos as rotinas
e os procedimentos da fase de Recebimento e Classificação, que é
responsável, entre outras atividades, pela rotina de identificação dos
documentos antecedentes. O erro da questão, portanto, foi dizer que
essa atividade é desenvolvida no âmbito do setor destinatário, quando é
feita antes desse setor receber a documentação.
Gabarito 67: ERRADA

As atividades do protocolo incluem a atribuição de data e de número à

correspondência a ser expedida.
Comentários: nas rotinas de expedição no livro da professora Marilena

Leite Paes, página 60, encontramos a rotina número 3 que é numerar e
completar a data, no original e nas cópias.
Reitero a importância dessa obra “Arquivo: teoria e prática” da

professora Marilena, para provas de todas bancas, principalmente para
concursos de nível médio e cargos administrativos.
Gabarito 68: CERTA
A B CESPE Ó FUB P A

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Áreas diversas
A atividade de tramitação corresponde exclusivamente à

movimentação de documentos entre unidades internas do órgão.
Comentários: a tramitação é somente um controle da movimentação

dos documentos. A atividade interna é chamada de distribuição. Lembra
que eu comentei que se a questão dissecasse os conceitos falando de
movimentação interna e externa era para você ficar esperto (a) porque
provavelmente ela estaria falando de distribuição ou expedição? Pois é!
Esse é um caso!
Gabarito 69: ERRADA
A classificação da documentação deve ser realizada no setor

destinatário, após a entrega do documento pelo protocolo.
Comentários: a classificação da documentação é feita no momento de

produção ou recebimento dos documentos.
Gabarito 70: ERRADA
Caso, ao efetuar o recebimento no setor de protocolo, seja identificado

que o destinatário não pertence à estrutura do órgão, o procedimento
adotado será o descarte da correspondência.
Comentários: já sabemos que o setor de protocolo não é responsável

pela expedição de documentos de cunho particular, mas isso não quer
dizer que a documentação será jogada fora. O que acontece é:
carimba-se o documento com a informação da inexistência desse
destinatário e devolve-se à empresa que tenha entregue o documento.
Gabarito 71: ERRADA

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Áreas diversas
Acerca de conceitos e princípios arquivísticos, julgue o item que se segue.
A avaliação dos documentos de arquivo é feita com base no princípio

da ordem original.
Comentários: a avaliação de documentos é feita com base na tabela

de temporalidade. É a tabela que vai dizer por quanto tempo cada
documento deve ficar nas fases do ciclo vital.
Gabarito 72: ERRADA
A respeito das funções arquivísticas de descrição e de classificação de

documentos, julgue o item subsecutivo.
O plano de classificação de documentos, resultado do processo de

avaliação, deve refletir as hierarquias de uma instituição.
Comentários: o plano de classificação de documentos não é resultado

do processo de avaliação. O examinador buscou te confundir com a
tabela de temporalidade que é resultado do processo de avaliação.
Outro ponto que você tem que saber é que o plano pode refletir tanto a
hierarquia quanto as funções e atividades da instituição. Isso vai
depender do tipo de estrutura que você vai escolher para construir o
plano.
Gabarito 73: ERRADA

Para realizar uma adequada gestão documental é importante consultar

a tabela de temporalidade para verificar a equivalência de novos
documentos com suas antigas notações.
Comentários: o instrumento correto para verificar a equivalência de

novos documentos com as antigas notações é a tabela de equivalência
(já trabalhada nessas questões). A tabela de temporalidade, por sua vez,
serve para estabelecer o prazo de guarda dos documentos em cada

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Áreas diversas
fase do ciclo documental, além d estabelecer a destinação final desses

documentos.
Gabarito 74: ERRADA
A B CESPE Ó ANTAQ P T A
Os prazos de guarda nos arquivos corrente e intermediário contidos na

tabela de temporalidade resultam da identificação do valor primário nos
documentos de arquivo.
Comentários: a tabela de temporalidade diz em qual fase os

documentos devem aguardar até que as funções pelas quais foram
criadas sejam cumpridas (Valor primário). Isso quer dizer que os prazos de
guarda resultam do valor primário.
Gabarito 75: CERTA
A respeito da tabela de temporalidade de documentos, julgue os itens

subsecutivos.
Os prazos de guarda existentes na tabela de temporalidade se aplicam

a todos os suportes documentais.
Comentários: as bancas adoram dizer que os procedimentos de gestão

documental para documentos de suportes não convencionais são outros
e isso não é verdade. Cada suporte possui necessidades diferentes em
termos de preservação, acondicionamento e armazenamento, mas isso
acontece pelas peculiaridades inerentes a cada suporte e somente por
isso. Esse tratamento diferenciado nada tem a ver com os procedimentos
de gestão documental. Em qualquer suporte o documento será
produzido ou recebido, será classificado e será avaliado de acordo com
a tabela de temporalidade.
Gabarito 76: CERTA

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Áreas diversas
No que se refere ao gerenciamento da informação e à gestão de

documentos, julgue os itens subsequentes.
A avaliação de documentos abrange o registro documental a partir de

metadados, a distribuição dos documentos e o acompanhamento de
sua tramitação.
Comentários: essas atividades são desenvolvidas no âmbito do

protocolo. A avaliação de documentos nada mais é do que atribuir
valores aos documentos e destiná-los de acordo com os valores
atribuídos.
Gabarito 77: ERRADA
A transferência, que consiste na passagem de documentos dos arquivos

correntes para os arquivos intermediários, é regulada pela tabela de
temporalidade de documentos.
Comentários: a tabela de temporalidade regula tanto a transferência

dos documentos do arquivo corrente para o arquivo intermediário
quanto o recolhimento para a guarda permanente.
Gabarito 78: CERTA

A respeito dos conceitos fundamentais de arquivologia, julgue o item

subsecutivo.
Na avaliação de um grande volume de documentos de arquivo, a

decisão sobre eliminação de um documento e a consequente
operacionalização são finais e irrevogáveis.
Comentários: quem é responsável por esse processo é a Comissão

Permanente de Avaliação de Documentos (CPAD). A decisão da CPAD
é irrevogável e final.
Acontece que a decisão pode ser objeto de reconsideração a depender

do caso. Talvez um documento que seria eliminado adquira um novo
valor para a instituição por algum motivo e, nesse caso, a eliminação
deverá ser revista, mas isso não é feito de forma arbitrária e essa seria
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Áreas diversas
uma exceção à regra, por isso a questão está correta. Coloquei esse
segundo comentário porque pode acontecer de algum dia a banca
cobrar a exceção, mas não é nela que você tem que pensar.
Gabarito 79: CERTA
Com relação a conceitos fundamentais de arquivologia, julgue os

seguintes itens.
A avaliação de documentos de arquivo tem caráter irrevogável
Comentários: essa questão está falando da decisão da CPAD, ou seja,

da decisão que a comissão tomou em relação a determinado
documento sobre o valor que ele possui para a instituição e é, como
regra, irrevogável.
Gabarito 80: CERTA
No que se refere ao gerenciamento de informação e à gestão de

documentos, julgue o próximo item.
Caso seja necessária uma avaliação documental, deve ser criado o

código de classificação de documentos de arquivo.
Comentários: quando se quer avaliar um documento, o instrumento a ser

utilizado deve ser a tabela de temporalidade e não um código de
classificação. O código serve para agrupar os documentos em classes
de acordo com as atividades de que ele trata.
Gabarito 81: ERRADA

Acerca da classificação de documentos, julgue o item que se segue.
A classificação de documentos de arquivo é realizada após a aplicação

da tabela de temporalidade de documentos.
Comentários: a classificação é realizada no momento de produção ou

recebimento dos documentos. Depois de classificado é possível aplicar

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Áreas diversas
a tabela de temporalidade, que definirá os prazos de guarda em cada

fase do ciclo documental e sua destinação final.
Gabarito 82: ERRADA
Acerca da tabela de temporalidade de documentos, julgue o próximo

item.
A unidade de tempo utilizada na tabela de temporalidade de

documentos de arquivo, em geral, é o ano.
Comentários: se você procurar tabelas de temporalidade de

documentos na internet, você vai encontrar, na maioria das vezes, os
prazos de vigência quantificados em anos. Quer ver um exemplo?
Procure assim no google “tabela de temporalidade de documentos da
administração pública federal”.
Gabarito 83: CERTA
A B CESPE Ó BACEN P T S A
A respeito da função documentação, julgue os itens subsecutivos.
A tabela de temporalidade de documentos é instrumento de gestão

aprovado por autoridade competente que permite gerenciar a massa
documental acumulada e avaliar o prazo de guarda e a destinação final
dos documentos produzidos ou recebidos por uma instituição.
Comentários: olha que questão linda para você guardar como conceito.
É exatamente isso que a TTD é e faz. Anote porque eu coloquei aqui só
para isso.
Gabarito 84: CERTA
CESPE SECRETARIA DE EDUCAÇÃO DO DF
De Acordo com a teoria das três idades, arquivos podem ser correntes,
intermediários ou permanentes.

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Áreas diversas
Comentários: questão direta, objetiva e simples. Basta lembrar do CIP

(Corrente Intermediária e Permanente). É o que representa as 3 idades
do ciclo documental.
Gabarito 85: CERTA
Todo documento que tenha esgotado seu valor primário pode ser
eliminado.
Comentários: todos os documentos nascem com valor primário

(correntes) e podem continuar com
esse valor ao serem transferidos para
arquivos intermediários. Se um
documento perder valor primário e não
tiver valor secundário (histórico, cultural,
informativo), deverá ser eliminado,
descartado. Mas não se pode dizer que
todo documento que perde o valor
primário será eliminado. E se ele perder
o valor primário e adquirir valor permanente, por questões, por exemplo,
históricas? Essa generalização é o erro da questão.
Gabarito 86: ERRADA
ANVISA CESPE TÉCNICO ADMINISTRATIVO
Em uma agência reguladora, como a ANVISA, por exemplo, os

documentos que compõem o arquivo do setor de trabalho são aqueles
produzidos e(ou) recebidos no desenvolvimento de atividades
administrativas da agência.
Comentários: a questão está falando dos arquivos correntes, que

possuem valor primário e que é representado na questão pela expressão
“desenvolvimento das atividades administrativas”.
Quem está mais avançado pode ter ficado com receio desse “e(ou)” do
enunciado. Veja a lei 8.159/91 em seu artigo 2°:
Art. 2º – Consideram-se arquivos, para os fins desta Lei, os conjuntos de

documentos produzidos e recebidos por órgãos públicos, instituições de
caráter público e entidades privadas, em decorrência do exercício de
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Áreas diversas
atividades específicas, bem como por pessoa física, qualquer que seja o
suporte da informação ou a natureza dos documentos.
Por que eu destaquei isso? A banca poderia complicar, justamente por

causa do produzidos e (ou) recebidos? Em minha opinião: não. Ela já
usou esse termo “e(ou)” em pelo menos uma outra questão. Se ela
encrencar com isso, o recurso fica fácil.
Gabarito 87: CERTA
CESPE PREF SP ASSISTENTE DE GESTÃO DE POLÍTICAS PÚBLICAS
No arquivo intermediário, considerado uma extensão do arquivo

corrente, predomina o valor:
a) probatório.
b) histórico.
c) cultural.
d) informativo.
e) primário.
Comentários: Os arquivos correntes e intermediários estão relacionados

ao valor primário e tem valor administrativo, fiscal ou legal.
Já os arquivos permanentes possuem valor histórico, cultural, probatório

ou informativo.
Gabarito 88: E
CESPE AGENTE ADMINISTRATIVO DA POLÍCIA FEDERAL
Acerca dos conceitos fundamentais de arquivologia, julgue os seguintes

itens.
Os documentos de arquivo são colecionados com finalidades culturais e

sociais.
Comentários: A cumulação de arquivos ocorre por razão funcional. E ela

acontece em função da produção e/ou recebimento de documentos.
Quando você vir a palavra “coleção” ou “colecionado”, dificilmente

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Áreas diversas
estará se referindo a arquivo. Em regra, essa é uma característica de

museus ou bibliotecas.
Gabarito: Errada
Gabarito 89: ERRADA
Um conjunto de documentos em suporte papel produzidos e(ou)

recebidos por determinado órgão, durante o desenvolvimento de suas
atividades específicas ou atividades de suporte, consiste em um arquivo.
Veja a definição da Lei 8.159/91, conhecida como Lei dos Arquivos.
Art. 2º - Consideram-se arquivos, para os fins desta Lei, os conjuntos de

Note que são arquivos os conjuntos de documentos produzidos e

recebidos, ou seja, aqueles gerados pela própria instituição, órgão,
entidade ou organismo e os recebidos por ela. Se há produção e
recebimento de documentos, logo vai ocorrer a ACUMULAÇÃO. Como
diz a autora Heloísa Bellotto, o documento de arquivo só tem sentido se
relacionado ao meio que o produziu.
Gabarito 90: CERTA
Os documentos frequentemente utilizados devem compor o arquivo

intermediário.
Comentários: a banca quis testar seus conhecimentos sobre a Teoria das

3 Idades. É um tema muito cobrado em provas de Arquivologia.
As 3 idades dos arquivos foram definidas em 1973 por Jean-Jacques

Valette:

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Áreas diversas
Já decore as etapas. Para isso, guarde a sigla C I P. Ela já está na ordem

das fases (Corrente, Intermediária e Permanente).
E o que é arquivo Intermediário? Antes vamos ver a definição de Arquivos

Correntes...
Arquivos Correntes são aqueles consultados mais frequentemente e que

são conservados nos escritórios ou nas repartições que os receberam ou
os produziram ou em locais próximos e de fácil acesso. São necessários
ao dia a dia.
Por essa razão, você já identifica que a questão está errada! Mas
vejamos o Arquivo Intermediário para tirar isso a limpo.
O Arquivo Intermediário é formado por documentos que deixaram de ser

úteis no dia a dia. Não precisam “estar a mão”, mas continuam
necessários e eventualmente podem ser acessados. Os órgãos que os
produziram ou receberam podem solicitá-los e eles não precisam estar
próximos dos escritórios.
Ou seja, os documentos frequentemente utilizados devem compor o

arquivo corrente e não o intermediário!
Gabarito 91: ERRADA
A função de prova do documento de arquivo evidencia-se não só pelo

fato de o documento poder ser levado a juízo para comprovar
determinada informação, mas, também, pela capacidade desse
material de testemunhar as atividades que lhe deram origem.
Comentários: Documentos possuem valor de prova legal, ou seja, podem

ser levados à juízo. Mas essa não é sua única função. Até mesmo um e-
mail pode servir como prova interna dentro de uma organização para
“provar” que a área X não realizou as atividades que eram de sua
competência.
Aprofundando: qualquer informação registrada em um suporte material

que possibilite consultas, provas, estudos ou pesquisa é um documento,
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Áreas diversas
pois comprova fatos, fenômenos e pensamentos do homem em

determinado momento histórico.
Gabarito: Certa
Gabarito 92: CERTA
No que se refere ao gerenciamento da informacão e à gestão de

documentos, julgue os itens subsecutivos.
A transferência dos documentos dos arquivos correntes para os arquivos

intermediários justifica-se pela diminuição do valor primário dos
documentos.
Comentários: os documentos Intermediários (ou de segunda idade)

ainda precisam estar disponíveis para consulta. Tanto os arquivos
correntes quanto os arquivos Intermediários possuem valor primário. Por
essa razão, também se diz que possuem valor Primário (igual aos arquivos
correntes).
Mas o que significa valor primário? É o valor atribuído aos documentos

em função do interesse que possam ter para o gerador do arquivo,
levando-se em conta a sua utilidade para fins administrativos, legais e
fiscais. Ora, um arquivo corrente precisa ser acessado com muita
frequência e o intermediário, com mito menos frequência. E os dois
possuem valor primário! E agora? Agora, quando um documento é
transferido dos arquivos correntes para o intermediário é porque sua
utilidade diminuiu. Ele continua importante e última, mas com valor
primário menor (porque você vai precisar acessá-lo menos). Por isso
dizemos que os documentos intermediários possuem valor primário
decrescente e que, podem adquirir ou não, valor secundário.
Gabarito 93: CERTA
Os documentos do arquivo permanente têm valor probatório e (ou)

informativo.

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Áreas diversas
Comentários os documentos de arquivo permanente possuem valor

secundário (ao contrário dos arquivos correntes e intermediários). E valor
secundário significa ter valor probatório, cultural ou informativo.
Gabarito 94: CERTA
CESPE MTE AGENTE ADMINISTRATIVO
Para a separação dos documentos, como os do MTE, daqueles

acumulados por outros órgãos, é indicada a teoria das três idades
documentais.
Comentários: bom, a teoria das 3 idades existe e serve para classificar os

documentos de acordo com o estágio de evolução de cada um dos
arquivos. É o nosso CIP:
Mas a separação dos documentos daqueles gerados por outros órgãos

refere-se ao nosso famoso Princípio da Proveniência, ou princípio do
respeito aos fundos, que consiste em manter os arquivos agrupados, sem
misturá-los aos outros provenientes de uma administração, instituição ou
de uma pessoa física ou jurídica. É fundamental o respeito à origem dos
documentos. Portanto, item Errado.
Gabarito 95: ERRADO
CESPE ANAC TÉCNICO ADMINISTRATIVO
A teoria das três idades considera o valor secundário dos documentos

como principal elemento para a definição das idades documentais.
Comentários: a teoria das 3 idades considera o valor primário (correntes

e intermediários) e o valor secundário (permanentes).
Gabarito 96: ERRADA
CESPE INSS ANALISTA ARQUIVOLOGIA

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Áreas diversas

Comentários: as 3 idades (corrente, intermediária e permanente) não são

obrigatórias.
O documento pode nascer e no mesmo dia e ser elimiado Ou seja, foi

produzido (primeira idade ou corrente), mas foi descartado. Nem foi para
a fase intermediária (segunda idade). De forma similar, um documento
pode migrar da primeira idade diretamente para a terceira fase
(permanente).
O que não muda, é que é impossível um documento não passar pela

primeira idade (fase corrente).
Gabarito 97: CERTA
CESPE STM ANALISTA JUDICIÁRIO ARQUIVOLOGIA
A teoria das três idades refere-se à sistematização do ciclo de vida dos

documentos arquivísticos.
Comentários: as 3 idades classificam as fases ou estágios pelos quais

passam os documentos em uma instituição. São elas:
Gabarito 98: CERTA
CESPE DPU AGENTE ADMINISTRATIVO

Os arquivos permanentes têm restrição de acesso ao público em geral.
Comentários: os arquivos permanentes ou de terceira idade são de livre

acesso ao público. Seu valor passou a ser histórico ou cultural, por
exemplo, e sua difusão, divulgação ao público é fundamental.

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Áreas diversas
Gabarito 99: ERRADA
CESPE MPOG ARQUIVISTA
Acerca de princípios e conceitos arquivísticos, julgue o item que se segue.
Os documentos, para serem considerados como correntes e

intermediários, devem possuir valor primário.
Comentários: os arquivos correntes e intermediários possuem valor

primário. Apenas os permanentes possuem valor secundário.
Gabarito 100: CERTA
Ações culturais, educativas e de difusão são,

originariamente, desenvolvidas nos arquivos correntes.
Comentários: todos os exemplos citados estão relacionados com as

características dos arquivos permanentes (terceira idade).
Gabarito 101: ERRADA
CESPE ESCRIVÃO DA POLÍCIA FEDERAL
O princípio arquivístico fundamental para a organização dos

documentos é o princípio temático, também conhecido como princípio
da pertinência.
Comentários:
O princípio mais importante da Arquivologia é o Princípio do Respeito aos

Fundos. O princípio da pertinência temática confronta o princípio da
Proveniência (o mais importante) e diz que os arquivos devem ser
organizados por temas ou assuntos enquanto o certo é que eles devem
ser organizados de acordo com as funções da instituição

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Áreas diversas
O arquivo do Departamento de Polícia Federal é constituído de todos os

documentos produzidos e(ou) recebidos, no cumprimento da missão
institucional. O tratamento desse arquivo deve ser feito de acordo com
as orientações do Conselho Nacional de Arquivos.
O CONARQ (Conselho Nacional de Arquivos) é responsável pela

definição da política nacional de arquivos públicos e privados. E o que
são arquivos, de acordo a Lei 8159/91?
Art. 2º - Consideram-se arquivos, para os fins desta Lei, os conjuntos de

Note que são arquivos os conjuntos de documentos produzidos e

recebidos, ou seja, aqueles gerados pela própria instituição, órgão,
entidade ou organismo e os recebidos por ela. Se há produção e
recebimento de documentos, logo vai ocorrer a ACUMULAÇÃO.
Gabarito 103: CERTA
A gestão de documentos, reconhecida inclusive na legislação

arquivística brasileira, visa garantir que os arquivos sejam instrumentos de
apoio à administração, à cultura, ao desenvolvimento científico e
elementos de prova e informação.
Comentários: o artigo 1° da Lei 8159/91 diz que:
É dever do Poder Público a gestão documental e a proteção especial a

documentos de arquivos, como instrumento de apoio à administração, à
cultura, ao desenvolvimento científico e como elementos de prova e
informação.
Gabarito 104: CERTA
Os documentos de arquivo, após cumprirem o prazo de guarda nos

arquivos correntes, devem ser transferidos para o arquivo permanente.
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Áreas diversas
Comentários: independentemente de aprofundamento na Teoria das 3

Idades, se você soubesse a definição de Transferência e Recolhimento,
mataria a questão.
Transferência: Operação pela qual um conjunto de documentos passa

do arquivo corrente para o arquivo intermediário.
Recolhimento: Operação pela qual um conjunto de documentos passa

do arquivo intermediário para o arquivo permanente.
Note que o enunciado diz que os arquivos correntes serão transferidos

para o arquivo permanente. Notou o “transferidos”. Aí está o erro! Se
estivesse como “recolhidos” a questão tinha chances de estar certa. Os
arquivos correntes podem ir para o arquivo intermediário ou ir
diretamente do arquivo corrente para o arquivo permanente. Ou,
podem ser simplesmente destruídos ainda na fase corrente.
CESPE MPU TÉCNICO ADMINISTRATIVO
A ênfase ao valor primário é característica marcante dos documentos de

um arquivo corrente, condição não verificada nas outras idades
documentais.
Comentários: há duas idades em que há primazia do valor primário. A

primeira e segunda, ou seja, os arquivos correntes e intermediários.
A Lei nº 8.159/1991 estabelece categorias de sigilo para documentos.
Comentários: a lei 8.159/91 é a espinha dorsal da Arquivologia no Brasil.

Mas não é ela a responsável pela definição das categorias de sigilo dos
documentos. Esse é o papel da Lei de Acesso à Informação (LAI), n°
12.527/11.
Já comentei sobre a importância que vocês leiam a Lei nº 8.159/91 e

adiciono a LAI ao conselho. Leia, nem que seja uma passada de olho...
mas leia!

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Áreas diversas
A classificação define a organização física dos documentos arquivados.
Comentários: é isso mesmo. A classificação dos documentos define a

organização física dos documentos arquivados, constituindo-se em um
referencial básico para sua posterior recuperação. Você deve estar se
perguntando: o que tem a ver a classificação com arquivar
documentos? Eu explico: a classificação atribui um código aos
documentos de acordo com a classe que ele representa. Vamos supor
que temos um monte de Relatório de Atividades. De acordo com a
Tabela de Temporalidade do Conarq (veremos em outra aula), os
Relatórios de atividades são classificados na classe 003. Essa classe vai
reunir todos os Relatórios de Atividades da instituição em uma caixa
(pensando bem pequeno). Essa caixa vai ser arquivada a partir da
codificação que recebeu, percebeu? Aí está a relação classificação e
arquivamento. 
Gabarito 108: CERTA
Produção e avaliação documental são operações técnicas referentes à

Comentários: questão bem direta se você lembra do artigo 3° da lei

8.159/91.

permanente.
Portanto, fica claro que a produção e avaliação documental fazem

parte da gestão de documentos.
Produção / Utilização / Avaliação / Destinação

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Áreas diversas
Gabarito 109: CERTA
A tabela de temporalidade é um instrumento resultante do processo de

avaliação.
Comentários: a tabela de temporalidade é um instrumento de

destinação aprovado por autoridade competente, que determina
prazos e condições de guarda, tendo em vista a transferência,
recolhimento, descarte ou eliminação de documentos.
Conforme diz a questão, realmente a tabela de temporalidade é um

instrumento arquivístico resultante da avaliação, que tem como objetivos
definir prazos de guarda e destinação de documentos, com o objetivo
de garantir o acesso à informação a quem necessitar dela.
Gabarito 110: CERTA
Um documento ultrassecreto pode permanecer em sigilo por prazo

inferior a vinte e cinco anos.
Comentários: os prazos determinados pelo artigo 24 § 1º da LAI

(12.527/2011) podem ser menores do que os estabelecidos.
Portanto, um documento classificado como ultrassecreto pode ter um

prazo menor do que os 25 anos, de acordo com a própria LAI
(12.527/2011)
Gabarito 111: CERTA
CESP ANVISA TÉCNICO ADMINISTRATIVO
Os procedimentos de recebimento, registro, distribuição e

movimentação de documento de arquivo são realizados, em regra, pelo
setor de arquivamento intermediário.
Comentários: essa é a definição de Protocolo (recebimento, registro,

distribuição e movimentação). E a atividade de Protocolo é típica do
arquivo corrente e não do arquivo intermediário.

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Áreas diversas
CESPE ANVISA TÉCNICO ADMINISTRATIVO
De acordo com a Lei de Acesso à Informação, o acesso a dados

contidos em documento classificado como reservado poderá ser
restringido por até cinco anos.
Comentários: veja a lei 12.527/2011, citada no enunciado:
Art. 24. A informação em poder dos órgãos e entidades públicas,

observado o seu teor e em razão de sua imprescindibilidade à segurança
da sociedade ou do Estado, poderá ser classificada como ultrassecreta,
secreta ou reservada.
1° Os prazos máximos de restrição de acesso à informação, conforme a

classificação prevista no caput, vigoram a partir da data de sua
produção e são os seguintes:
III – reservada: 5 (cinco) anos.
Gabarito 113: CERTA
A aplicação da tabela de temporalidade resulta na definição do destino

final dos documentos de arquivo, que pode ser a guarda corrente ou
intermediária.
Comentários: a questão está invertida: a aplicação da tabela de

temporalidade não resulta no destino final dos documentos, é o destino
final que resulta da aplicação da tabela de temporalidade. E veja bem:
o destino final não é a guarda permanente e intermediária e sim a
eliminação ou guarda permanente.
A banca inverteu os conceitos e ainda ficou maluquete falando de

guarda corrente e intermediária na destinação final: nada a ver!

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Áreas diversas
Na gestão de documentos, a atividade arquivística de classificação

atribui ao documento um código representativo do seu conteúdo
informativo.
Comentários: lembrando que a questão é sobre gestão de documentos.

A classificação está diretamente ligada ao conteúdo do
documento. Marilena Leite Paes (pág. 98) até ressalta que é importante
conhecer o funcionamento e atividade dos órgãos que os recebem e
produzem. Também cita que devem ser usados os códigos determinados
no plano de classificação. Lembra do código 003 da questão 2? Então,
o 003 é um código representativo do seu conteúdo informativo.
Gabarito 115: CERTA
CESPE DPU ANALISTA

o item a seguir.
O gênero documental iconográfico reúne documentos eletrônicos e

digitais.
Comentário: relembre que dentro da Classificação Documental

possuímos a classificação quanto ao Gênero. E uma dessas classificações
é a de documentos iconográficos, ou seja: fotografias, gravuras,
diapositivos, desenhos, por exemplo. São documentos em suportes
sintéticos, em papel emulsionado ou não, com imagens fixas.

Os documentos de arquivo, quanto à natureza do assunto, podem ser

ostensivos ou sigilosos.
Comentário: é isso mesmo. Ostensivos são os de livre acesso. E os sigilosos

precisam ser protegidos de acessos indevidos, de acordo com a Lei
12.527/11 e que entrou em vigor (passou a “valer”) em 2012.

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Áreas diversas
Vamos aproveitar para relembrar a diferença entre natureza do assunto

e natureza do documento.
Natureza do assunto: ostensivo ou sigiloso
Natureza do documento: especial ou especializado
Gabarito 117: CERTA
CESPE FUB ARQUIVISTA
Acerca da implementação de programas de gestão de

documentos, julgue o item subsequente.
A gestão de documentos é dividida em três fases: produção, utilização e

eliminação.
Comentários: as 3 fases são: Produção, Utilização, Avaliação e

Destinação (juntas).
A eliminação é uma consequência da destinação mas não está definida

nas fases da gestão de documentos.
Gabarito: Errado
Gabarito 118: ERRADO
CESPE MPOG ARQUIVISTA CARGO

As atividades de protocolo, indispensáveis ao desenvolvimento de

funções administrativas, técnicas ou científicas das instituições, inserem-
se na fase da produção.
Comentários: hora de retornar ao PUAD/PUD!
Produção / Utilização / Avaliação / Destinação (programa geral)
Produção/ Utilização/Tramitação/Avaliação/Arquivamento (programa

completo)
O Protocolo está inserido na fase de Utilização. Vamos relembrar:

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Áreas diversas
Aqui partimos para a fase do Protocolo (Recebimento, Classificação,

Registro, Distribuição, Tramitação), de Expedição e de organização e
arquivamento em de documentos em fase corrente e intermediária, bem
como a elaboração de normas de acesso à documentação
(empréstimo e consulta) (...)
Logo, a questão está errada, pois a fase de Produção trata da

elaboração de documentos em função das atividades de um órgão ou
setor. Nesta fase, o arquivista deve priorizar apenas os documentos
fundamentais para a atividade e administração da instituição e deve
impedir que haja duplicação e emissão de vias desnecessárias.
CESPE ANTAQ TÉCNICO ADMINISTRATIVO
O acesso à informação independe, para sua eficácia, da aplicação do

Comentários: é exatamente o oposto. Imagine que na terceira fase da

gestão de documentos, que depende de muita sensibilidade do
arquivista, e na qual ele definirá se o documento deve se manter “vivo”
ou não, ele decida errado. Vai que ele imagina que algo de elevado
valor científico não é importante e o destina à eliminação?!
Já pensou? Como as pessoas teriam acesso a essa informação se ela

fosse eliminada?
Logo, o acesso à informação DEPENDE, para sua eficácia, da aplicação

CESPE ANATEL TEC ADMINISTRATIVO
O desenvolvimento do programa de gestão de documentos na ANATEL

passa pela implantação de três fases: a fase ativa, a fase de
desenvolvimento e a fase de destinação.

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Áreas diversas
Comentários: uma questão direta e objetiva sobre Gestão de

Documentos e que não traz as 3 fases corretas da Gestão de
Documentos. Lembre-se do PUAD e você será feliz. Lembre-se do artigo
3º da Lei 8.159 e você será feliz .
As fases são:
As 3 fases são: Produção, Utilização, Avaliação e Destinação (juntas). A

questão só acertou na “Destinação”.
Se viesse apenas: Produção, Utilização e Destinação, estaria correta,

certo? Lembra do PUAD/PUD
Releia a lei, é assim que se decora. Não pense assim: “já li essa lei aqui na
aula, vou pular”. Não pule! Leia atentamente todas as vezes que se
deparar com ela. É assim que se memoriza ;).

permanente.

completo)
CESPE POLÍCIA FEDERAL ESCRIVÃO
Em algumas situações, os documentos de arquivo precisam passar por

vários setores da instituição, onde são tomadas decisões com relação ao
tema do documento. A trajetória realizada pelo documento desde sua
produção até o cumprimento de sua função administrativa é conhecida
como tramitação. A trajetória realizada pelo documento deverá ser
registrada para futuro conhecimento.
Comentários: enunciado perfeito. Tramitação/Movimentação é o curso

do documento desde a sua produção ou recepção até o cumprimento
de sua função administrativa. Também chamado de movimentação ou
trâmite.

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Áreas diversas
Gabarito 122: CERTA
CESPE POLICIA FEDERAL ESCRIVÃO
Definir a destinação final de determinado documento de arquivo é

estabelecer o seu prazo de guarda nos arquivos corrente e intermediário.
Comentários: a avaliação e destinação estão intimamente ligadas.

Enquanto a avaliação foca nos prazos de guarda e destinação, a
destinação determina, com base na Avaliação, o documento que deve
ser direcionado para o arquivo permanente e o que será destinado para
descarte ou eliminação. E essa etapa é chamada de Plano de
Destinação. E de acordo com o DBTA (Dicionário de Arquivologia), o
Plano de Destinação é o esquema no qual se fixa a destinação de
documentos.
O Departamento de Polícia Federal deve utilizar a tabela de

temporalidade de documentos de arquivo elaborada pelo Conselho
Nacional de Arquivos, para avaliar os documentos de arquivo produzidos
e (ou) recebidos pela sua atividade-meio.
Comentários: o DPF deve utilizar a tabela de temporalidade de

documentos de arquivo determinada pelo Conselho Nacional de
Arquivos (CONARQ), para avaliar os documentos de arquivo produzidos
e/ou recebidos pela sua atividade-meio. Isso está de acordo com a
Resolução nº 14/2001 do Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ)
A tabela de temporalidade é um Instrumento de destinação aprovado

por autoridade competente, que determina prazos e condições de
guarda, tendo em vista a transferência, recolhimento, descarte ou
eliminação de documentos. Os prazos e condições estão relacionados
aos arquivos correntes e/ou intermediários recolhidos aos arquivos
permanentes e definindo os critérios para microfilmagem e eliminação.
Dito isso, fica mais claro perceber que realmente a Tabela de
Temporalidade indica a fase arquivística em que se encontra o
documento.
Gabarito 124: CERTA

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Áreas diversas
Os documentos de arquivo, após cumprirem o prazo de guarda nos

arquivos correntes, devem ser transferidos para o arquivo permanente.
Comentários: independentemente de aprofundamento na Teoria das 3

Idades, se você soubesse a definição de Transferência e Recolhimento,
mataria a questão.
Transferência: Operação pela qual um conjunto de documentos passa

do arquivo corrente para o arquivo intermediário.
Recolhimento: Operação pela qual um conjunto de documentos passa

do arquivo intermediário para o arquivo permanente.
Note que o enunciado diz que os arquivos correntes serão transferidos

para o arquivo permanente. Notou o “transferidos”. Aí está o erro! Se
estivesse como “recolhidos” a questão tinha chances de estar certa. Os
arquivos correntes podem ir para o arquivo intermediário ou ir
diretamente do arquivo corrente para o arquivo permanente. Ou,
podem ser simplesmente eliminados ainda na fase corrente, de acordo
com os procedimentos estabelecidos na legislação.
O instrumento elaborado para a classificação dos documentos de

arquivo é o plano de destinação de documentos.
Comentários: o instrumento elaborado para a classificação dos

documentos de arquivo é o plano de classificação ou código de
classificação de documentos. O Plano de Destinação de Documentos
determina, com base na Avaliação, o documento que deve ser
direcionado para o arquivo permanente e o que será destinado para
descarte ou eliminação.
CESPE POLÍCIA FEDERAL AGENTE ADMINISTRATIVO
A fase arquivística em que esteja o documento é indicada pela tabela

de temporalidade.

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Áreas diversas
Comentários: a tabela de temporalidade é um Instrumento de

destinação aprovado por autoridade competente, que determina
prazos e condições de guarda, tendo em vista a transferência,
recolhimento, descarte ou eliminação de documentos. Os prazos e
condições estão relacionados aos arquivos correntes e/ou intermediários
recolhidos aos arquivos permanentes e definindo os critérios para
microfilmagem e eliminação. Dito isso, fica mais claro perceber que
realmente a Tabela de Temporalidade indica a fase arquivística em que
se encontra o documento.
Gabarito 127: CERTA

intermediários justifica-se pela diminuição do valor primário dos
documentos.
Comentários: os documentos Intermediários (ou de segunda idade)

ainda precisam estar disponíveis para consulta. Tanto os arquivos
correntes quanto os arquivos Intermediários possuem valor primário. Por
essa razão, também se diz que possuem valor Primário (igual aos arquivos
correntes).
Mas o que significa valor primário? É o valor atribuído aos documentos

em função do interesse que possam ter para o gerador do arquivo,
levando-se em conta a sua utilidade para fins administrativos, legais e
fiscais. Ora, um arquivo corrente precisa ser acessado com muita
frequência e o intermediário, com muito menos frequência. E os dois
possuem valor primário! E agora? Agora, quando um documento é
transferido dos arquivos correntes para o intermediário é porque sua
utilidade diminuiu. Ele continua importante e última, mas com valor
primário menor (porque você vai precisar acessá-lo menos). Dizemos que
os documentos dos arquivos intermediários possuem valor primário
decrescente.
Gabarito 128: CERTA
A primeira ação a ser tomada pelo setor de protocolo, ao receber um

documento, é distribuí-lo.

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Áreas diversas
Comentários: as atividades de Protocolo ocorrem na fase corrente do

Ciclo vital dos documentos. A primeira atividade que o setor Protocolo
precisa realizar é registrar o documento. Mas lembre-se que se o
documento for de cunho particular, ele não deve ser registrado! 
CESPE MPE PI TÉCNICO MINISTERIAL ÁREA ADMINISTRATIVA
Na anexação, prevalece o número do processo mais recente; na

apensação, os números dos dois processos são conservados como
referência para recuperação dos documentos.
Comentários: o erro da questão está na definição de Anexação. O

número que prevalece é o mais antigo e não o mais recente. A definição
de apensação está perfeita.
Veja:
ANexação  + ANtigo
Gabarito: Errada
CESPE TSE TÉCNICO JUDICIÁRIO ÁREA ADMINISTRATIVA
Uma das espécies documentais mais utilizadas nos órgãos do Poder

Judiciário é o processo. É comum a juntada de processos, que pode
ocorrer por anexação ou por apensação. A juntada por anexação
significa
a) a união provisória de um ou mais processos a um processo mais

antigo, destinada ao estudo e à uniformidade de tratamento em
matérias semelhantes, com o mesmo interessado ou não.
b) a união definitiva de um ou mais processos a um outro processo

(considerado principal), desde que pertencentes a um mesmo
interessado e que contenham o mesmo assunto.
c) a união provisória de um ou mais processos a um outro processo,

desde que pertencentes à atividade-meio.
d) a união, por até um ano, de processos que envolvam questões

recursais relativas a um mesmo interessado.

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Áreas diversas
Comentários: vamos direto à resolução! O comando da questão pede o

que é juntada por anexação: é a juntada, em caráter definitivo, de
documento ou processo a outro processo, na qual prevalece, para
referência, o número do processo mais antigo. Trata ainda do mesmo
assunto e da mesma pessoa.
Gabarito 131: B
A respeito da gestão de documentos, julgue o próximo item.
A eliminação de documentos de arquivo é operacionalizada na fase de

destinação.
Comentários: vamos de novo ao artigo da Lei 8.159

permanente.
E a fase que determina se haverá eliminação ou recolhimento é a 3º fase

da gestão de documentos que cuida da Avaliação ou Destinação (são
as duas últimas letras do PUAD/PUD).

completo)
Gabarito 132: CERTA
CESGRANRIO PETROBRAS TÉCNICO DE ADMINISRAÇÃO E CONTROLE

JUNIOR
Uma empresa deseja instituir um serviço encarregado do recebimento,

registro, classificação, distribuição, controle da tramitação e expedição
de documentos.
Com base na terminologia da Arquivologia, essa atividade é

denominada
a) secretaria

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Áreas diversas
b) protocolo
c) arquivo permanente
d) arquivo intermediário
e) centro de documentação
Comentários: a questão é bastante direta e perfeita em sua definição.

Nosso esqueminha pode ajudar ;)
R A
P
E D
A
C M
Gabarito 133: B
É tarefa do protocolo, na atividade de registro, fornecer dados do

documento aos interessados
Comentários: o Registro é quando o Protocolo insere os dados de

determinado documento/correspondência em um sistema (manual ou
informatizado) e atribui um código de acompanhamento (ou seja, faz um
registro dele).
Gabarito 134: CERTA
FCC TRE RR TÉCNICO JUDICIÁRIO ÁREA ADMINISTRATIVA
As sucessivas etapas pelas quais passam os processos administrativos,

antes de sua conclusão, constituem o que se convencionou chamar de

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Áreas diversas
a) fluxograma.
b) notação.
c) protocolo.
d) arquivo intermediário.
e) tramitação.
Comentários: vamos à definição de Tramitação:curso do documento

desde a sua produção ou recepção até o cumprimento de sua função
administrativa. Também chamado de movimentação ou trâmite.
O controle da tramitação/movimentação dos documentos é de

responsabilidade o Protocolo, seja por sistema manual ou de informático.
O objetivo é “rastrear”, saber por quais departamentos os documentos
passam. Isso é fundamental para que se saiba com quem e em que setor
o documento está.
Gabarito 135: E
CESPE ANATEL TÉCNICO ADMINISTRATIVO
As atividades de recebimento, classificação, registro, distribuição e

tramitação são de responsabilidade do arquivo permanente.
Comentários: essas são atividades típicas do Protocolo. E o Protocolo, é

responsável por Recebimento, Classificação, Registro, Distribuição,
Tramitação, Expedição, organização e arquivamento de documentos
em fase corrente e intermediária.
Logo, não tem relação com o arquivo permanente.
Os documentos chegam, em determinado órgão público instalado em

Brasília, de forma variada. Uns são registrados e, em seguida, enviados ao
destinatário, outros entram sem nenhum tipo de anotação. Além disso,
há aqueles que, atualmente, entram no órgão por meio das tecnologias
da informação (fax, correio eletrônico). Cada setor de trabalho organiza
seus documentos de maneira independente, sem nenhum tipo de
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Áreas diversas
orientação e, depois, por falta de espaço físico ou devido ao final do ano

civil, esses documentos são transferidos para outro lugar, conhecido,
geralmente, como arquivo morto.
Considerando a situação hipotética acima, julgue os itens subsequentes,

acerca das técnicas de arquivamento e dos procedimentos
administrativos no âmbito do setor público.
O registro dos documentos que chegam a um órgão público deve ser

feito no setor de protocolo e consiste na reprodução dos dados do
documento destinada a controlar a movimentação e fornecer dados de
suas características fundamentais aos interessados.
Comentários: o foco aqui é na fase de Registro, responsabilidade do setor

de Protocolo.

documento/correspondência em um sistema (manual ou informatizado)
e atribui um código de acompanhamento (ou seja, faz um registro dele).
Ele fornece dados de suas características fundamentais aos interessados.
Gabarito 137: CERTA
ESAF MIN FAZENDA ASSIST TÉC ADMINISTRATIVO
Indique qual a justificativa para a existência do arquivo intermediário.
a) Histórica.
b) Cultural.
c) Econômica.
d) Orgânica.
e) Imparcialidade administrativa.
Comentários: transferir os documentos do arquivo corrente para o

intermediário e o recolher para o permanente visa a racionalização do
trabalho e facilitar a localização de documentos, pois libera espaço e
economiza recursos materiais. E a partir do momento que há uma
necessidade de acesso menor aos documentos, não é necessário gastar
dinheiro ocupando o espaço da sede da empresa com arquivos pouco
acessados. Como geralmente as empresas ocupam espaços mais caros,

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Áreas diversas
é mais vantajoso economicamente enviar os documentos do arquivo

intermediário para outro local (mais barato).
Gabarito 138: C
FUNCAB PRF AGENTE ADMINISTRATIVO
A gestão de documentos tem por objetivo garantir, de maneira eficaz, a

produção, administração, manutenção e destinação dos documentos
de forma racional e econômica. A fase básica desse conjunto de
procedimentos - a qual inclui as atividades de protocolo e de elaboração
de normas de acesso à documentação - denomina-se:
a) identificação.
b) avaliação
c) utilização
d) classificação
e) descrição
Comentários: olha o PUAD/PUD aí!

completo)
O Protocolo está inserido na fase de Utilização. Vamos relembrar:
Na fase de Utilização temos o Protocolo (Recebimento, Classificação,

arquivamento em de documentos em fase corrente e intermediária, bem
como a elaboração de normas de acesso à documentação
(empréstimo e consulta).
Gabarito 139: C
No protocolo - numa empresa, serviço responsável pelas atividades de

controle da documentação a rotina de encaminhar os documentos aos
respectivos destinos, de acordo com despacho de autoridade
competente, está relacionada ao setor de:

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Áreas diversas
a) autuação e custódia
b) recebimento e classificação
c) análise e distribuição
d) circulação e arquivamento
e) registro e movimentação
Comentários: em atividades de Controle, a questão fala do Registro.

Ele fornecer dados de suas características fundamentais aos interessados.
E em relação ao encaminhamento, a questão cita a movimentação

(tramitação), que é o curso do documento desde a sua produção ou
recepção até o cumprimento de sua função administrativa. Também
Gabarito 140: E
FCC AL SP AGENTE LEGISLATIVO
No processo de gestão de documentos, na fase de utilização, a

atividade de recebimento, classificação, registro, distribuição e
tramitação de documentos denomina-se
a) destinação.
b) arquivamento.
c) protocolo.
d) organização documental.
e) avaliação.
Comentários: nunca mais você vai esquecer isso!!
Produção / Utilização / Avaliação /Destinação
O Protocolo está inserido na fase de Utilização, que inclui o Protocolo,

com as atividades de Recebimento, Classificação, Registro, Distribuição,
Tramitação de documentos.

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Áreas diversas
Gabarito 141: C
AOCP UFPEL ASSISTENTE ADMINISTRATIVO
Nas organizações de médio e grande porte, bem como nos órgãos

públicos nas esferas Federal, Estadual e Municipal, o movimento de
recebimento e expedição de correspondência é gerenciado por um
setor constituído e denominado
a) Arquivo de Documentos.
b) Retenção de Documentos.
c) Arquivo Central.
d) Arquivo Inativo.
e) Protocolo ou setor de expedição.
Comentários: questão bem simples. O setor de Protocolo, é responsável

pelas atividades de Recebimento, Classificação, Registro, Distribuição,
Gabarito 142: E
A atividade de tramitação corresponde exclusivamente

à movimentação de documentos entre unidades internas do órgão.
Comentários: esse “exclusivamente” já deve ligar seu alerta. Fique

atento.
A tramitação trata do curso do documento desde a sua produção ou

recepção até o cumprimento de sua função administrativa. Também é
Notou? Até o cumprimento de sua função administrativa. Muitas vezes

um documento precisa ir para fora de um órgão. Por exemplo: um
pedido para autorização do concurso do BACEN precisa sair do BACEN
para o MPOG, por exemplo. E para isso, é necessário usar mais uma
atividade do Protocolo, a Expedição/Distribuição.

131 de 280
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Áreas diversas
Trata-se de enviar o documento ao seu destinatário. Não esqueça da

diferença que as bancas adoram.
Distribuição – quando é INTERNA.
Expedição – quando é EXTERNA
Logo, está errado dizer atividade de tramitação corresponde

exclusivamente à movimentação de documentos entre unidades
internas do órgão.
FUNCAB ANS TÉCNICO ADMINISTRATIVO
Quando o protocolo movimenta o processo, enviando o documento ao

seu destinatário, localizado nas unidades internas da instituição, ele está
executando a atividade de:
a) despacho.
b) expedição.
c) tramitação.
d) diligência.
e) distribuição.
Comentários: essa é fácil e o nome diz quase tudo. A distribuição é

responsável por enviar o documento ao seu destinatário localizados nas
unidades internas da unidade. Se fosse nas unidas externas, seria
Expedição.
Gabarito 144: E
FUNIVERSA UEG ASSISTENTE DE GESTÃO ADMINISTRATIVA GERAL
Assinale a alternativa que apresenta o(s) procedimento(s) no(s) qual(is) o

protocolo cadastra um documento em um sistema de controle, podendo
atribuir, a esse documento, um número de acompanhamento.
a) tramitação

132 de 280
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Áreas diversas
b) expedição/distribuição
c) classificação
d) recebimento
e) registro e autuação
Comentários: o Registro é quando o Protocolo insere os dados de

determinado documento/correspondência em um sistema (manual ou
informatizado) e atribui um código de acompanhamento (ou seja, faz um
registro dele). Ele fornece dados de suas características fundamentais
aos interessados.
A Autuação é mais usada em processos e também é conhecida como

protocolização. A autuação também pode ocorrer quando documentos
internos viram processos administrativos.
Gabarito 145: E
FUNCAB ANS TÉCNICO EM REGULAÇÃO DE SAÚDE SUPLEMENTAR
Quando o protocolo movimenta o processo de uma unidade à outra,

interna ou externa, através de sistema próprio, ele está executando a
atividade de:
a) distribuição.
b) diligência.
c) tramitação.
d) despacho.
e) autuação
Comentários: a tramitação trata do curso do documento desde a sua

produção ou recepção até o cumprimento de sua função
administrativa. Também é chamado de movimentação ou trâmite. A
palavra chave para essa questão é o “sistema próprio”.
Tramitação/Movimentação: curso do documento desde a sua produção

ou recepção até o cumprimento de sua função administrativa. Também

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Áreas diversas
O controle da tramitação/movimentação dos documentos é de

responsabilidade o Protocolo, seja por sistema manual ou de informática.
O objetivo é “rastrear”, saber por quais departamentos os documentos
passam.
Gabarito 146: C

A distribuição da correspondência de cunho particular é atribuição do

protocolo.
Comentários: é isso mesmo. Imagine o protocolo devolvendo as cartas

particulares dos servidores. Observe que a distribuição é atribuição do
Protocolo, mas a atividade de Registro de cartas particulares não é!
Gabarito 147: CERTA
A atividade de protocolo é desenvolvida no âmbito do arquivo corrente.
Comentários: a atividade do Protocolo (Recebimento, Classificação,

arquivamento de documentos em fase corrente e intermediária.
Isso torna a alternativa correta, pois é desenvolvida no âmbito do arquivo

corrente. Mas Ronaldo, e a fase intermediária? A assertiva não citou!
Tudo bem Veja que não há nenhuma afirmação enfática como
“exclusivamente”, “somente” ou “apenas”.
Gabarito 148: CERTA
FUNCAB MPOG ATIVIDADE TÉCNICA ARQUIVOLOGIA
Quando o protocolo envia internamente os documentos e processos

recebidos para o setor destinatário, está realizando a atividade de:
a) expedição.
b) remanejamento.

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Áreas diversas
c) distribuição.
d) tramitação.
e) transferência.
Comentários: veja que há o envio para o destinatário, localizado

internamente. Precisamos prestar atenção nesses dois itens.
Falou em enviar o documento ao seu destinatário? É distribuição ou

Expedição.
Vou repetir o bizu!
Veja que não há como errar! Se reparar no início de Expedição e no início

de Externa, vai saber essa e vai lembrar que Distribuição está relacionada
à distribuição Interna, por exceção. Ou vai lembrar por observar que a
palavra “distribuição” possui um monte de “I” (3 no total).
Gabarito 149: C
FUNCAB SEGEP MA AGENTE PENITENCIÁRIO
A Tabela de Temporalidade de Documentos de Arquivo resulta da

atividade de:
a) classificação, que recupera o contexto de produção dos

documentos de arquivo agrupando-os de acordo com o órgão produtor,
a função, a subfunção e a atividade responsável por sua produção ou
acumulação.
b) avaliação, que recupera o contexto de produção dos documentos

de arquivo agrupando-os de acordo com o órgão produtor, a função, a
subfunção e a atividade responsável por sua produção ou acumulação.
c) avaliação, que define prazos de guarda para os documentos em

razão de seus valores administrativo, fiscal, jurídico-legal, técnico,
histórico, autoriza a sua eliminação ou determina a sua guarda
permanente.
d) avaliação, que define prazos de guarda para os documentos em


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Áreas diversas
histórico, que não permite a sua eliminação, determinando a sua guarda

permanente.
e) classificação, que define prazos de guarda para os documentos em

histórico, autoriza a sua eliminação ou determina a sua guarda
permanente.
Comentários: ótima questão! Veja que mais uma vez retornamos às 3

fases (PUAD/PUD)

completo)
A fase de avaliação costuma ser considerada a fase mais complexa, pois

depende de capacidade analítica, já que é necessária a avaliação e
análise dos documentos acumulados nos arquivos, com fins de
determinar seus prazos de guarda, definindo quais serão arquivados
permanentemente, quais devem ser eliminados por terem perdido valor
de prova e de informação para a instituição.
Gabarito 150: C
CESPE DPU ANALISTA

o item a seguir.
Os instrumentos de avaliação de documentos são a tabela de

temporalidade e o plano de destinação.
Comentários: as fases de avaliação, em conjunto com a de destinação

costumam ser consideradas as fases mais complexas, pois dependem de
capacidade analítica, já que é necessária a avaliação e análise dos
documentos acumulados nos arquivos, com fins de determinar seus
prazos de guarda, definindo quais serão arquivados permanentemente,
quais devem ser eliminados por terem perdido valor de prova e de
informação para a instituição.
A avaliação e destinação estão intimamente ligadas. Enquanto a

avaliação foca nos prazos de guarda e destinação, a destinação

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Áreas diversas

descarte ou eliminação. E essa etapa é chamada de Plano de
Destinação. E de acordo com o DBTA (Dicionário de Arquivologia), o
Plano de Destinação é o esquema no qual se fixa a destinação de
documentos.
Gabarito 151: CERTA
CESPE FUB TÉCNICO EM ARQUIVO
A tabela de temporalidade deve ser aplicada nos arquivos permanentes,

o que possibilita a eliminação de documentos nessa fase arquivística.
Comentários: vamos chamar nossa guardiã. A lei 8.159/91. Em seu artigo

10, ela diz que os documentos de valor permanente são inalienáveis ou
imprescritíveis. Isso já tornaria a questão errada. Vejamos a definição de
tabela de temporalidade, para revisar:
É o instrumento de destinação aprovado por autoridade competente,

que determina prazos e condições de guarda, tendo em vista a
transferência, recolhimento, descarte ou eliminação de documentos.
FCC CNMP ANALISTA DO CNMP A
A tabela de temporalidade de documentos de arquivo é um instrumento

de
a) transferência.
b) busca.
c) destinação.
d) tombamento.
e) periodização.
Comentários: a avaliação e destinação estão intimamente ligadas.

Enquanto a avaliação foca nos prazos de guarda e destinação, a
destinação determina, com base na Avaliação, o documento que deve
ser direcionado para o arquivo permanente e o que será destinado para

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Áreas diversas
descarte ou eliminação. Por isso, dizemos que a Tabela de

Temporalidade está ligada à fase de Destinação.
Gabarito 153: C
CESPE DPU ARQUIVISTA
Acerca dos instrumentos de gestão arquivística, julgue o item a seguir.
A ausência da tabela de temporalidade na instituição dificulta a

transferência e o recolhimento dos documentos de arquivo de maneira
técnica e científica.
Comentários: sem a tabela de temporalidade, fica impossível a correta

destinação dos arquivos (guarda ou eliminação, por exemplo).
Gabarito 154: CERTA
ESAF DNIT ANALISTA ADMINSITRATIVO ÁREA ADMINISTRATIVA
Quando o protocolo envia para o setor destinatário o documento

recebido, ele está executando a atividade:
a) tramitação.
b) expedição.
c) distribuição.
d) arquivamento.
e) registro.
Comentários: falou em enviar o documento ao seu destinatário? É

distribuição ou Expedição.
Essa poderia gerar um pouco mais de dúvida, mas lembre-se de que a

Expedição está relacionada à movimentação externa do documento –
entre o setor protocolo e outro órgão ou entidade.
Essa questão é mais sutil. Pense que, em regra, o setor de protocolo está
dentro de uma instituição ou empresa. E o destinatário da
correspondência, também estará na mesma empresa. Por isso, é que

138 de 280
00000000000 - DEMO
Áreas diversas
podemos inferir que a distribuição é INTERNA. E sendo interna, estamos

falando de DISTRIBUIÇÃO. Fechado;)?
Logo, a opção correta trata da distribuição, por ser uma movimentação

interna.
Gabarito 155: D
A B FCC Ó P T T A
A Gestão de Documentos tem como principais objetivos racionalizar e

tornar eficiente a criação, tramitação, classificação, uso primário e
avaliação de arquivo. Convencionou-se, entre os principais autores de
arquivologia, que a classificação dos documentos de caráter
permanente denomina-se
a) Catalogação.
b) Organicidade.
c) Cumulatividade.
d) Indivisibilidade.
e) Arranjo.
Comentários: de acordo com o DBTA, o arranjo é a sequência de

operações intelectuais e físicas que visam à organização dos
documentos de um arquivo ou coleção, de acordo com um plano ou
quadro previamente estabelecido.
Sempre que a questão estiver falando de classificação nos arquivos

permanentes, pode marcar arranjo. A outra classificação é a que
acontece na origem, de acordo com o Plano de Classificação da
instituição.
Gabarito 156: E
A B FCC Ó DPE RR P T S
Nos planos de classificação utilizados para organizar os documentos de

uma instituição, a numeração fracionada exprime a existência de
tópicos específicos compreendidos num tópico

139 de 280
00000000000 - DEMO
Áreas diversas
a) mais formal.
b) menos importante.
c) mais abrangente.
d) menos complexo.
e) mais simples.
Comentários: a classificação e a descrição de documentos são feitas do

geral para o particular. Então temos tópicos mais abrangentes a tópicos
mais específicos. Vou dar um exemplo.
Exemplo: imagine que você tenha o seguinte trecho em um plano de

classificação:
1. Administração de Pessoal
1.1. Setor de Contratos
1.2. Admissão
Esse é um exemplo de plano de classificação de acordo com a estrutura

organizacional, do setor mais geral para o mais específico, assim como
afirma a questão.
Gabarito 157: C
A transferência de documentos entre os diferentes setores de uma

instituição é feita mediante
a) guia de encaminhamento.
b) cartão de protocolo.
c) auto de abertura.
d) mandado de busca.
e) fluxograma.
Comentários: de acordo com a nossa aula teórica, temos a transferência

como a passagem dos documentos do arquivo corrente para o
intermediário e o recolhimento como a passagem dos documentos do
140 de 280
00000000000 - DEMO
Áreas diversas
arquivo intermediário para o permanente ou do arquivo corrente direto

para o arquivo permanente.
Essa transferência deve ser documentada em um documento chamada

Guia de Encaminhamento.
Questão simples, ainda mais quando você já conhece o termo. Por isso
resolvi colocar aqui. Adicione ao seu minidicionário!
Gabarito 158: A
A cópia autenticada de um documento é aquela que
a) foi microfilmada e, em seguida, reproduzida em papel.
b) foi obtida por meio de processo fotográfico.
c) passou por processo de digitalização.
d) o tabelião atesta ser cópia fiel do documento original.
e) traz a assinatura do operador do equipamento de fotocópia.
Comentários: uma cópia autenticada, na prática, é aquela que o

tabelião pegou o documento original, conferiu com a cópia e
autenticou-a a partir da visualização do original.
Gabarito 159: D
Entende-se por trâmite
a) a sequência de ações prescritas para o andamento de documentos

administrativos, até seu julgamento ou solução.
b) o serviço encarregado de receber, registrar e distribuir documentos

no âmbito de uma instituição.
c) o conjunto de documentos produzidos ou recebidos ao longo das

atividades de uma instituição pública ou privada.

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Áreas diversas
d) a ação pela qual um documento, depois de autuado no protocolo,

passa a constituir processo.
e) o processo pelo qual se confere autenticidade a um documento,

qualquer que seja sua origem.
Comentários: de acordo com o DBTA,

tramitação/trâmite/movimentação é o curso do documento desde a
sua produção ou recepção até o cumprimento de sua função
administrativa.
Sempre recebemos perguntas no fórum de dúvidas sobre a diferença

entre trâmite e distribuição.
O trâmite é o curso do documento (foi do setor A par ao setor B) e a

distribuição é o ato de distribuir fisicamente os documentos internos (o
documento efetivamente estar no setor A e depois ir par ao setor B).
Só para ficar completo, a letra B está falando de protocolo, a letra C está

falando de fundo, a D de juntada e a E parece estar falando de
autenticação de cópia.
Gabarito 160: A
Em uma instituição, os documentos de uso frequente ficam no arquivo
a) intermediário.
b) corrente.
c) público.
d) permanente.
e) inativo.
Comentários: quando a questão diz que o documento está sendo

usados frequentemente, ela está dizendo que esse documento possui
valor primário e ainda está cumprindo as funções pelas quais foi criado
nos arquivos correntes, nos setores.
Gabarito 161: B

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Áreas diversas
A B FCC Ó TRE RR P T J Á A
As sucessivas etapas pelas quais passam os processos administrativos,

antes de sua conclusão, constituem o que se convencionou chamar de
a) fluxograma.
b) notação.
c) protocolo.
e) tramitação.
Comentários: olha a questão da tramitação sendo cobrada a partir de

sua definição novamente! Lembra que falamos que o trâmite é o curso
do documento? Pois é, o trâmite é exatamente essas etapas pelas quais
o processo (se estivermos falando de um processo) passa antes de ser
concluído.
Cuidado para não confundir com distribuição. Se estiver com dúvida,

volte na questão que acabamos de fazer.
Gabarito 162: E
Ao contrário dos documentos de biblioteca, os documentos de arquivo
a) são adquiridos e colecionados em razão dos assuntos de que tratam

e do estilo em que são redigidos.
b) são resultado das atividades desenvolvidas por instituições e pessoas

no desempenho de suas funções.
c) contêm apenas informações de caráter histórico e trazem a

assinatura de personagens famosos.
d) interessam exclusivamente ao pesquisador e à produção de

trabalhos científicos ou acadêmicos.
e) apresentam-se em folhas avulsas manuscritas, datilografadas ou

digitadas, em exemplares únicos.

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Áreas diversas
Comentários: essa questão é parecidíssima com a cobrada no TRT 23ª

que já fizemos mas contém mais informações, então vamos fazê-la com
calma.
a) Os documentos de arquivo não são adquiridos e nem

colecionados, são acumulados naturalmente no decorrer das
atividades das instituições. Essa acumulação é natural. Essa
questão possui mais erros: o estilo que os documentos de arquivo
possuem não tem relação nenhuma com a sua acumulação, já o
assunto é levado em consideração não na acumulação, mas na
guarda.
b) Gabarito
c) Os documentos orgânicos possuem, também, informações
históricas (valor secundário). Entretanto, o “também” não está aí
por acaso! Os documentos de arquivo possuem valor
administrativo, fiscal, legal – valores primários e valor cultural e
informativo – valores secundários. Já a assinatura de famosos nem
precisamos comentar, não é?
d) O interesse pelos documentos de arquivo, primeiramente, é dos
setores de trabalho e, eventualmente, de pesquisadores e de
outros interessados.
e) Essas características também podem ser de materiais de museus e
bibliotecas.
Gabarito 163: B
A B FCC Ó CNMP P T CNMP A
Atualmente vem ocorrendo a adoção de recursos tecnológicos para a

preservação e conservação de documentos de arquivo. Analise:
I. Os documentos devem ser previamente avaliados, identificando-lhes

valor que justifique o custo da operação.
II. A atual legislação brasileira garante a autenticidade, a integridade e

a validade jurídica de documentos em forma eletrônica, desde que
providos de datas e assinaturas.
III. A microfilmagem adequada permite a eliminação de documentos

públicos ou oficiais destinados à guarda permanente.

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Áreas diversas
IV. Na elaboração da tabela de temporalidade há que se observar os

princípios da teoria das 4 idades, que define parâmetros gerais para
arquivamento e destinação dos documentos de arquivo.
Está correto o que consta APENAS em:
a) II, III e IV.
b) I e III.
c) III.
d) I e II.
e) I.
Comentários:
I. Pense você mesmo (a): qual a justificativa de se

microfilmar documentos que serão eliminados daqui a
cinco anos? Nenhum correto? O custo é muito alto, por
isso se faz uma avaliação para que se decida em quais
documentos os recursos devem ser dispensados. Questão
correta.
II. O que garante todas essas características não é a
presença de datas e assinaturas e sim de assinaturas
digitais.
III. Documentos de guarda permanente microfilmados não
podem ser eliminados. Faz-se a microfilmagem para
auxiliar, por exemplo, no manuseio e não para que os
originais sejam microfilmados.
IV. Primeiro que o que temos é a teoria das três idades e
segundo que a teoria das três idades sistematiza a guarda
dos documentos a partir de seus valores e não o
arquivamento dos documentos.
É importante que você saiba analisar as questões com calma. Às vezes
você não sabe um conceito, mas sabe outro e isso pode ser suficiente
para poder marcar a bolinha correta.
Gabarito 164: E
Sobre as responsabilidades e atividades realizadas pela unidade

protocolizadora, considere:
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Áreas diversas
I. Além de realizar as atividades de protocolo, a unidade tem a

incumbência de autuar processos, independentemente de sua
denominação e posicionamento hierárquico na estrutura organizacional.
II. O método alfanumérico é incluído nas classes de métodos básicos e

padronizados de arquivamento.
III. Os documentos recebidos em envelopes fechados deverão ser

abertos pelo protocolo, desde que não sejam particulares (documentos
não endereçados à instituição, e sim a um funcionário em particular) ou
sigilosos (ultrassecretos, secretos, confidenciais ou reservados).
IV. O prazo de guarda de protocolos, em fase corrente, é de 3 (três) anos.
a) I, III e IV.
b) IV.
c) II e IV.
d) I e III.
e) II e III.
Comentários:
I. Certa
II. O método alfanumérico não pode ser incluído em nenhuma
dessas classes, ele é o único método de arquivamento que não
possui classe.
III. Certa
IV. O prazo de guarda de documentos vai depender da tabela de
temporalidade e de cada instituição. Quando cair questões
dizendo que o prazo é X, pode marcar errada. Há uma
exceção: quando a questão falar de “de acordo com a tabela
de temporalidade da área meio do Comar” ou de acordo com
qualquer outra tabela, aí você deve saber. Isso quase nunca
acontece, mas acontece.
Gabarito 165: D

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Áreas diversas
Os documentos referentes aos bens patrimoniais imóveis, veículos, as

formas de aquisição e alienação, bem como os serviços de manutenção,
limpeza e recuperação estão contidos na classificação
a) 020.
b) 050.
c) 070.
d) 030.
e) 040.
Comentários: olha um exemplo perfeito para a questão do CNMP de

2015 acima! Não estamos falando aqui de temporalidade (como
comentamos na questão) e sim de códigos no plano de classificação,
mas já é uma prova de que realmente cai.
Vou deixar o link para você sondar o Plano/Tabela do Conarq e verificar

a classe 040, que é o gabarito da nossa questão.
Plano/Tabela - Conarq
Gabarito 166: E
A B FCC Ó CNMPP T CNMP A
Sobre Gestão de documentos, considere:
I. Compreende o planejamento e controle das atividades de produção,

classificação e recuperação, avaliação, descrição e difusão, proteção
e preservação de documentos de arquivo.
II. Quanto ao manuseio, recomenda-se grampear os documentos

(especialmente os de guarda permanente).
III. Arquivo Intermediário é o conjunto de documentos indispensáveis à

manutenção das atividades cotidianas de uma administração, por isso
seu acesso deve ser fácil e rápido.
IV. Dossiê é uma unidade de arquivamento constituída de documentos

relacionados entre si por assunto.
Está correto o que consta APENAS em

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Áreas diversas
a) IV.
b) I, II e IV.
c) II e IV.
d) II e III.
e) I e IV.
Comentários:
I. Pensa em uma questão polêmica! Você reparou na descrição

e na difusão? Pois é: não são atividades diretamente ligadas à
Na gestão de documentos temos a PUTAA/ PUAD/PUD, lembra?
Essa questão deveria ser anulada, mas manda quem pode e

obedece quem tem juízo. Não se desespere: ainda teremos
muitas questões confusas que serão equalizadas pela banca ou
não. O importante é que toquemos o barco.
II. Grampos nãããããão! São metais e oxidam, danificando os
documentos. Esse tipo de material não é recomendável nem
para os documentos de longo prazo de guarda, quanto mais
para os permanentes. Diga não aos grampos e nenhum passo
para trás! Avante! (hahahah).
III. Essas são características dos arquivos correntes, não é?! Os
intermediários até são consultados, mas não com tanta
frequência e podem ser armazenados em locais diferentes da
instituição, por razões de custo/espaço...
IV. Dossiê = mesmo assunto
Gabarito 167: E
A operação de reunir os documentos classificados sob um mesmo

assunto corresponde a:
a) Ordenação.
b) Arquivamento.
c) Estudo.

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Áreas diversas
d) Codificação.
e) Inspeção.
Comentários:
a) Imagine você classificando um monte de documentos sobre

diversos assuntos, incluindo Aquisição de Material. Depois dessa
classificação você vai ordenar esses documentos e todos os
documentos referentes à Aquisição de Material devem ficar juntos.
Isso é ordenar.
b) É o ato de dispor os documentos em mobiliários/caixas.
c) É quando se lê (analisa) os documentos para que se verifique a
existência de outros documentos que devem ficar juntos a ele.
d) É a ato de se atribuir um número de registro ao documento. Não
confunda com a classificação, que é de acordo com o plano de
classificação da entidade.
e) É exame que se faz para identificar se o documento deve ser
arquivamento mesmo ou não.
Gabarito 168: A
A B FCC Ó METRÔ SP P A A J
S
Os documentos, quando não são mais frequentemente utilizados,

aguardam sua destinação final no
a) arquivo intermediário.
b) serviço de protocolo.
c) almoxarifado.
d) arquivo histórico.
e) depósito de recicláveis.
Comentários: A destinação final é aguardada no arquivo intermediário.

Essa destinação é dada pela tabela de temporalidade da instituição e
só acontece depois que os documentos cumprem as funções pelas quais
foram criados. Olha só a questão abaixo!

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Áreas diversas
Gabarito 169: A
A B FCC Ó METRÔ P A A J
S
Para estabelecer o destino final dos documentos, aplica-se a chamada
a) tabela de equivalência.
b) câmara de fumigação.
c) tabela de temporalidade.
d) máquina fragmentadora.
e) técnica de amostragem.
Comentários: viu? Tabela de temporalidade = destinação de

documentos.
Coloquei essa questão porque ela é perfeita para conjugar com a

questão anterior, mas também porque é importante que você saiba o
que é uma Tabela de Equivalência. Lembra que já vimos em outras
questões? Se não, acomoanhe!
Tabela de equivalência, de acordo com o DBTA, é Instrumento que

estabelece uma correspondência entre notações diferentes.
Em outras palavras, é uma tabela que faz um link entre os documentos

existentes na instituição que necessitam desse link pelo assunto de que se
tratam, ok?
Gabarito 170: C
S
O estatuto de uma empresa é documento de valor
a) permanente.
b) provisório.
c) temporário.

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Áreas diversas
d) indeterminado.
e) casual.
Comentários: o Estatuto é um documento que regulamenta a instituição,

ou seja, todas as atividades da instituição devem ser baseadas no seu
estatuto/regimento. Esse documento é bem importante para qualquer
instituição, certo? É por esse motivo que ele já nasce com valor
secundário. Depois de cumprir as funções de valor primário ele vai direto
para o arquivo permanente (geralmente).
Gabarito 171: A
S
Enquanto assegurarem direitos (a instituições e pessoas), os documentos

não podem ser
a) microfilmados.
b) eliminados.
c) digitalizados.
d) consultados.
e) copiados.
Comentários: Essa pode parecer boba, mas é boa para você perceber
que os documentos são criados por um motivo: eles asseguram direitos,
obrigações das pessoas, das instituições. Os documentos registram as
atividades, subsidiam tarefas cotidianas e são o patrimônio informacional
das instituições. Atente-se para a importância dos documentos,
independente do suporte.
Gabarito 172: B
S
Notas de compra e extratos bancários são exemplos de documentos
a) sigilosos.

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Áreas diversas
b) contábeis.
c) normativos.
d) públicos.
e) históricos.
Comentários: tanto as notas de compra quanto extratos bancários são

documentos contábeis. São documentos em que são registradas as
informações de cunho financeiro das instituições.
Gabarito 173: B
A B FCC Ó TRE RO P T J Á A
No processo de avaliação, o valor primário atribuído aos documentos

está associado
a) às referências a fatos históricos.
b) às razões pelas quais foram criados.
c) à aquisição e extinção de direitos.
d) à presença de sinais de validação.
e) ao índice de pH neles encontrado.
Comentários: valo primário dos documentos está sempre associado às

funções pelas quais foram criados (letra b). Esses valores podem ser
administrativos, fiscais ou legais. O valor secundário, por sua vez, pode ser
histórico, cultural ou informativo e está associado, logicamente, às
referências a fatos históricos, por exemplo.
Gabarito 174: B
A B FCC Ó TRE ROP T J Á A
Do ponto de vista documental, um relatório de prestação de contas é

exemplo de
a) tipo.
b) forma.

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Áreas diversas
c) formato.
d) espécie.
e) gênero.
Comentários: vamos voltar ao esqueminha da nossa aula teórica?

Lembra do quadro negro do Bart? Sim, de novo! Olha a FCC cobrando
também!
Tipologia documental = espécie + assunto
Nesse caso, a nossa espécie é Relatório e o assunto é prestação de

contas. Ficamos então, com um tipo documental.
Gabarito 175: A
A sequência de atos prescritos para o andamento de um processo

configura
a) o transporte.
b) a transcrição.
c) a tramitação.
d) o traslado.
e) a transferência.
Comentários: comentamos duas questões sobre tramitação e nenhuma

delas trouxe um conceito tão rebuscado. Colocamos para você ver que
pode cair com outras palavras, mas que, ainda que rebuscadas, não vão
te confundir porque você sabe que tramitação é o curso do documento
na instituição.
Gabarito 176: C
O arquivo intermediário caracteriza-se por armazenar, em geral,

documentos

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Áreas diversas
a) originários de atividades-meio.
b) que serão microfilmados e destruídos.
c) reservados, confidenciais e sigilosos.
d) de interesse para a pesquisa histórica.
e) com baixa frequência de uso.
Comentários: os arquivos intermediários armazenam documentos que

ainda possuem utilidade para os setores de trabalho, mas que não são
tão consultados como quando foram criados. Esses documentos
possuem, então, a característica da baixa frequência de uso (letra E).
Gabarito 177: E
A B FCC Ó TRE P T J Á A
De acordo com o gênero, os documentos de arquivo podem ser

identificados como
a) técnicos, administrativos, culturais e históricos.
b) masculinos, femininos e neutros.
c) pessoais, institucionais, públicos e privados.
d) textuais, iconográficos, sonoros e audiovisuais.
e) correntes, centrais, intermediários e permanentes.
Comentários:
a) Temos aqui uma mistura de documentos de valor primário e

secundário.
b) Nada tem a ver com arquivos.
c) Documentos de acordo com a entidade mantenedora
d) Gêneros documentais.
e) Documentos de acordo com o seu estado de evolução
Gabarito 178: D

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Áreas diversas
Numa instituição de custódia destinada a recolher arquivos de diferentes

entidades, a cada um desses conjuntos de documentos dá-se o nome
de
a) fundo.
b) organograma.
c) setor.
d) divisão.
e) núcleo de memória.
Comentários: um fundo, de acordo com o DBTA, é um conjunto de

documentos de uma mesma proveniência. Quando temos documentos
de proveniência diferentes, temos fundos diferentes, como afirma a
questão.
Gabarito 179: A
Receber, registrar e distribuir documentos, cuidando de sua tramitação,

são atividades rotineiras do setor de
a) embalagens.
b) compras.
c) transporte.
d) reprografia.
e) protocolo.
Comentários: olha aí nossas atividades de protocolo. Vamos relembrá-

las?
De acordo com a nossa aula teórica,
Recebimento
É quando o setor de protocolo recebe documentos de várias origens.
Registro e Autuação

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Áreas diversas

Classificação
É quando o Protocolo analisa o documento para saber seu assunto.
Expedição/Distribuição
Trata-se de enviar o documento ao seu destinatário. Só fiquem atentos a

uma diferença que as bancas adoram.
Controle da Tramitação/Movimentação
Curso do documento desde a sua produção ou recepção até o

cumprimento de sua função administrativa. Também chamado de
movimentação ou trâmite.
Se você ainda está com dúvida nesse assunto, já falei, volte às aulas
teóricas porque esse assunto não cai, despenca!
Gabarito 180: E
No processo de avaliação de documentos de arquivo, constitui

instrumento de destinação
a) a tabela de temporalidade.
b) o termo de eliminação.
c) o quadro de arranjo.
d) a lista de descarte.
e) o guia de fontes.
Comentários:
a) Instrumento de destinação de documentos

b) Lista dos documentos que já foram eliminados
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Áreas diversas
c) Esquema estabelecido para o arranjo dos documentos de arquivo

a partir do estudo das estruturas, funções ou atividades da
entidade produtora e da análise do acervo.
d) É o mesmo que lista de eliminação. É feita antes de os documentos
serem eliminados
e) É um guia com as fontes utilizadas nos documentos
Gabarito 181: A
Quando se reúnem documentos de natureza diversa em razão das

imposições de determinada ação administrativa ou judicial, forma-se
conjunto materialmente indivisível conhecido por
a) maço.
b) dossiê.
c) caixa-arquivo.
d) pasta.
e) processo.
Comentários: muitas pessoas perguntam se a resposta não é dossiê. A

resposta não é dossiê porque dossiês tratam, necessariamente, do
mesmo assunto. E quando se fala em conjunto materialmente indivisível
pode ter certeza que o examinador está falando de processo. Guarde
essa informação.
Gabarito 182: E
A classificação arquivística prioriza, como critério de arranjo,
a) as funções e atividades do órgão de origem.
b) as patentes e os títulos dos signatários dos documentos.
c) o grau de sigilo imposto pelas autoridades do órgão.
d) o estado de conservação dos suportes físicos.

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Áreas diversas
e) as dimensões e os formatos dos documentos.
Comentários: todas as atividades arquivísticas levam em consideração

as funções e as atividades do órgão. Isso acontece porque deve-se levar
em conta a organicidade dos documentos para que ele continue
fazendo sentido dentro do seu conjunto documental.
Gabarito 183: A
Acórdãos e resoluções, documentos típicos dos tribunais brasileiros,

constituem exemplos de
a) formato.
b) espécie.
c) fundo.
d) invólucro.
e) suporte.
Comentários: lembra que tipo documental = espécie + função? Quando

não temos a função, ficamos só com a espécie. Acórdãos e resoluções
são somente espécies documentais.
Gabarito 184: B
No processo de avaliação, o instrumento que determina prazos para

transferência, recolhimento, eliminação e mudança de suporte de
documentos chama-se
a) quadro de arranjo.
b) organograma.
c) princípio da proveniência.
d) tabela de temporalidade.
e) teoria das três idades.

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Áreas diversas
Comentários: isso mesmo, a tabela de temporalidade também pode

determinar a mudança de suporte do documento. Coloquei
propositalmente para você ter esse conhecimento adicional.
Gabarito 185: D
A B FCC Ó TRE CE P T J Á A
Relatórios, programas e projetos são exemplos de
a) suportes físicos.
b) fundos arquivísticos.
c) espécies documentais.
d) técnicas de registro.
e) gêneros documentais.
Comentários: quando não temos a função temos só a espécie

documental. É o caso de relatórios, programas e projetos. Não dá para
errar isso em prova alguma porque é a segunda questão prática que
fazemos.
Gabarito 186: C
A B FCC Ó TRE CEP T J Á A
A tabela de temporalidade é instrumento utilizado
a) no controle da expedição de documentos.
b) na organização dos documentos em estantes e prateleiras.
c) na restauração de documentos deteriorados.
d) no processo de destinação dos documentos.
e) na distribuição dos documentos por assunto.
Comentários: já sabemos que a tabela de temporalidade é o instrumento

utilizado para destinar os documentos e para dizer quanto tempo cada
documento deve ficar em cada fase do ciclo documental. Guarde isso!
Gabarito 187: D

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Áreas diversas
A B FCC Ó TRE PE P T J Á A
O processo de avaliação, a ser realizado pelo arquivista, deverá

considerar a função pela qual cada documento foi criado, identificando
os valores a ele atribuídos, segundo o seu potencial de uso. Terão guarda
permanente aqueles documentos que tiverem um valor
a) terciário, quando as suas informações são consideradas importantes

para prova, informação ou pesquisa.
b) primário, a eles atribuído levando-se em conta a sua utilidade para

propósitos administrativos, legais e fiscais.
c) intrínseco, que possuem em razão de seu conteúdo, das

circunstâncias de sua produção e de suas assinaturas ou selos.
d) secundário, tendo em vista o seu interesse para fins diferentes

daqueles para os quais foram originalmente criados.
e) administrativo, no caso em que são reconhecidos como garantia e

fundamento de atos, fatos e acontecimentos.
Comentários: como já comentamos, é difícil a banca perguntar sobre os

prazos exatos de guarda (a não ser que cite uma tabela específica) mas
ela pode perguntar sobre o valor dos documentos e isso sim é comum.
Nessa questão, por exemplo, o examinador quer saber se você sabe qual
a qualidade que os documentos devem possuir para serem considerados
de guarda permanente, que é justamente o valor secundário. Questão
interessante e inteligente.
Gabarito 188: D
A B FCC Ó TRE PEP T J Á A

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Áreas diversas
O elemento em branco corresponde:
a) aos documentos inalienáveis e imprescritíveis.
b) à fase de produção de documentos.
c) às atividades de gestão de documentos.
d) aos documentos frequentemente consultados.
e) aos documentos de acesso franqueado.
Comentários:
a) São os do terceiro quadrinho, da esquerda para a direita.

b) Só ao primeiro quadrinho, da esquerda para a direita.
c) Gabarito
d) Primeiro quadrinho, da esquerda para a direita
e) São os do terceiro quadrinho, da esquerda para a direita.
Gabarito 189: C
Os documentos de terceira idade:
a) detêm interesse administrativo apenas por determinado período.
b) apresentam repetição da informação e qualidade técnica inferior.

161 de 280
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Áreas diversas
c) têm interesse transitório, pois não possuem valor administrativo e

jurídico.
d) encontram-se no seu período final de vigência e serão avaliados.
e) são relativos à origem, aos direitos e aos objetivos da instituição.
Comentários: documentos permanentes têm a característica de serem

necessários para a instituição em termos de valor histórico, cultural ou
informativo. Geralmente esses documentos falam da origem da
instituição, sua história, suas mudanças ao longo do tempo, dos seus
direitos, dos seus objetivos, comprovam as atividades e assim por diante.
Gabarito 190: E
A B FCC Ó TER P T J Á A
Em seu ciclo vital, os arquivos passam por fases sucessivas a que se

convencionou chamar de corrente, intermediária e permanente. O
ingresso de documentos nesta última etapa é conhecido como
a) recolhimento.
b) encaminhamento.
c) passagem.
d) remessa.
e) transferência.
Comentários:
Corrente para intermediário: transferência
Corrente para permanente: recolhimento
Intermediário para permanente: recolhimento.
Gabarito 191: A
Petição, ficha, papel e cópia são, respectivamente, exemplos de
a) tipo, gênero, formato e espécie.

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Áreas diversas
b) suporte, técnica de registro, forma e tipo.
c) formato, espécie, tipo e gênero.
d) espécie, formato, suporte e forma.
e) forma, suporte, gênero e formato.
Comentários: essas questões são ótimas para você verificar se entender

o que é um tipo documental, gênero, formato, forma, espécie, suporte
(...). Afinal, é praticando que se aprende. Vamos analisar cada um deles.
Petição é uma espécie. Se tivéssemos Petição de Manifestação seria um

tipo documental, porque teríamos uma espécie + função.
Ficha é um formato, assim como o livro, o fichário.
Papel é um suporte porque é o material no registramos as informações.
Cópia é uma forma, assim como a minuta e o rascunho.
Dica: pense nas diversas variações que um documento pode ter e tente
encaixar nas classes, é um excelente exercício. Se tiver dúvida em
alguma, corre no Fórum de Dúvidas!
Gabarito 192: D
Fita magnética, relatório de apuração, minuta e folha são,

respectivamente, exemplos de
a) tipo, gênero, formato e suporte.
b) forma, espécie, gênero e tipo.
c) suporte, tipo, forma e formato.
d) gênero, forma, espécie e suporte.
e) formato, suporte, tipo e espécie.
Comentários: vamos treinar mais?
“Ah não, professor, já está bom! ”

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Áreas diversas
É mesmo? Então segue em frente enquanto seus concorrentes estão

fazendo um por um e estarão mais seguros na prova que você! Vai...
pula! (sem pressão!) hahahahah
Fita magnética: assim como o papel, é um suporte.
Relatório de Apuração: temos aqui uma espécie (relatório) + uma função

(de apuração). Então temos um tipo documental.
Minuta: assim como o rascunho e a cópia, é uma forma documental.
Folha: assim como o livro e a ficha, é um formato documental.
Gabarito 193: C
A B FCCÓ TRE P T J Á A
Entende-se por notação
a) a atribuição de código de localização aos documentos do arquivo.
b) o conjunto dos documentos produzidos pelos tabeliães de notas.
c) a primeira idade dos documentos, de acordo com seu ciclo vital.
d) o preenchimento das planilhas referentes à tabela de temporalidade.
e) o material sobre o qual as informações são registradas.
Comentários: esse termo já caiu algumas vezes em provas da FCC. Anote

o conceito para não esquecer, ok?
De acordo com o DBTA, notação é o código de identificação que

permite a ordenação ou localização das unidades de arquivamento.
Gabarito 194: A
No processo de avaliação, quando um documento demonstra a

aquisição, manutenção, transferência, modificação ou extinção de
direitos, diz-se que ele possui valor
a) intrínseco.
b) secundário.
c) administrativo.
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Áreas diversas
d) legal.
e) fiscal.
Comentários: anote aí no seu caderninho!
Valor legal: Valor que um documento possui perante a lei para

comprovar um fato ou constituir um direito.
Valor administrativo: Valor que um documento possui para a atividade

administrativa de uma entidade produtora, na medida em que informa,
fundamenta ou prova seus atos.
Valor fiscal: Valor atribuído a documentos ou documentos arquivos para

a comprovação de operações financeiras ou fiscais.
Gabarito 195: D
A B FCCÓ DNOCS P A A
Dentro do gênero de documentos escritos, a correspondência merece

tratamento especial, podendo ser, quanto à natureza do assunto,
ostensiva ou sigilosa. A respeito de natureza do assunto de uma
correspondência ser ostensivo, analise:
I. a classificação de ostensivo é dada aos documentos cuja divulgação

não prejudica a administração.
II. a classificação de ostensivo é dada aos documentos que, por sua

natureza, não necessitam ser de conhecimento restrito.
III. a classificação de ostensivo é dada aos assuntos que requeiram

excepcional grau de segurança.
IV. a classificação de ostensivo é dada aos assuntos que, embora não

requeiram alto grau de segurança, seu conhecimento por pessoa não-
autorizada pode ser prejudicial a um indivíduo.
V. a classificação de ostensivo é dada aos documentos que podem ser

de conhecimento público.
É correto o que consta APENAS em
a) II, IV e V.
b) I, II e III.
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Áreas diversas
c) II, III, IV e V.
d) III, IV e V.
e) I, II e V.
Comentários:
I. Documentos ostensivos possuem acesso sem restrições

II. Documentos ostensivos possuem acesso sem restrições
III. Documentos ostensivos possuem acesso sem restrições
IV. Documentos ostensivos possuem acesso sem restrições
V. Documentos ostensivos possuem acesso sem restrições
Gostou das respostas? Hahaha você só precisava saber disso para
responder essa questão enorme.
Gabarito 196: E
No processo de gestão de documentos, na fase de utilização, a

atividade de recebimento, classificação, registro, distribuição e
tramitação de documentos denomina-se
a) destinação.
b) arquivamento.
c) protocolo.
e) avaliação.
Comentários:
Nunca mais você vai esquecer isso!!
Produção / Utilização / Avaliação /Destinação
O Protocolo está inserido na fase de Utilização, que inclui o Protocolo,

com as atividades de Recebimento, Classificação, Registro, Distribuição,
Gabarito 197: C

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Áreas diversas
A tabela de temporalidade de documentos de arquivo é um instrumento

de
a) transferência.
b) busca.
c) destinação.
d) tombamento.
e) periodização.
Comentários:
A avaliação e destinação estão intimamente ligadas. Enquanto a
avaliação foca nos prazos de guarda e destinação, a destinação
descarte ou eliminação. Por isso, dizemos que a Tabela de
Temporalidade está ligada à fase de Destinação.
Gabarito 198: C
A B FGV Ó TJ AM P A J A
Após cumprir os prazos de guarda na fase corrente, estabelecidos nas

tabelas de temporalidades, os documentos somente devem ser aceitos
para guarda intermediária quando estiver estabelecido
a) a classificação e a ordenação.
b) a classificação e a destinação.
c) a classificação e a eliminação.
d) o prazo de guarda e a ordenação.
e) o prazo de guarda e a destinação.
Comentários: o documento só pode ir para a fase intermediária se o

prazo de guarda na fase corrente tiver sido cumprido e se houver uma
destinação para aquele documento. O instrumento encarregado de

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Áreas diversas
sistematizar esse processo é a Tabela de Temporalidade de Documentos

de Arquivo.
Gabarito 199: E
O Código de Classificação de Documentos de Arquivo é o instrumento

de trabalho utilizado para classificar todo e qualquer documento
produzido ou recebido.
O trabalho arquivístico de classificação dos documentos é realizado com

base
a) na identificação dos documentos.
b) na indexação dos documentos.
c) na descrição dos documentos.
d) no conteúdo dos documentos.
e) na origem dos documentos.
Comentários: o ato de classificar um documento é basicamente analisar

o conteúdo do mesmo. Você lê, entende o contexto, correlaciona com
as funções da entidade e toma uma decisão sobre qual código deve ser
atribuído ao documento. É assim!
Gabarito 200: D
Aspectos de representação que diferenciam os documentos estão

listados a seguir, à exceção um. Assinale o.
a) Aspectos textuais.
b) Aspectos cartográficos.
c) Aspectos iconográficos.
d) Aspectos arquitetônicos.
e) Aspectos micrográficos.

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Áreas diversas
Comentários: o que temos aqui são gêneros documentais. De acordo

com o DBTA, gênero documental é a reunião de espécies documentais
que se assemelham por seus caracteres essenciais, particularmente o
suporte e o formato, e que exigem processamento técnico específico e,
por vezes, mediação técnica para acesso, como documentos
audiovisuais, documentos bibliográficos, documentos cartográficos,
documentos eletrônicos, documentos filmográficos, documentos
iconográficos, documentos micrográficos e documentos textuais.
Documentos arquitetônicos entrariam no gênero cartográfico.
Gabarito 201: D
Sobre a natureza da entidade produtora, os arquivos classificam se em:
a) públicos e institucionais
b) oficiais e permanentes.
c) oficiais e privados.
d) privados e institucionais.
e) públicos e privados.
Comentários: vamos relembrar nossa aula 01 para responder essa

questão?
Podemos classificar os arquivos em função de:
• Entidades produtoras: público e privado
• Entidades mantenedoras
o Públicos (federal, estadual, municipal)
o Institucionais (igrejas, escolas...)
o Comerciais (empresas, firmas)
o Familiares ou pessoais
• Estágios de sua evolução (são as 3 idades): corrente, intermediário

e permanente

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Áreas diversas
• Extensão de sua atuação (abrangência): centralizado e

descentralizado
• Natureza dos documentos: especial, especializado
• Natureza do assunto dos documentos: ostensivo e sigiloso
Gabarito 202: E
Podemos definir a classificação como a operação que determina
a) o registro dos documentos.
b) o assunto dos documentos.
c) a ordenação dos documentos.
d) as fases do documento.
e) o arquivamento dos documentos.
Comentários: lembra que expliquei o que quer dizer o ato de classificar?

Pois é: parte-se do assunto do documento para se definir a classificação
Gabarito 203: B
Leia o fragmento a seguir.
Com base na Teoria das Três Idades, a aplicação de critérios de

avaliação efetiva se na fase _____.
Assinale a alternativa que completa corretamente o fragmento.
a) corrente
b) intermediária
c) permanente
d) primária

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Áreas diversas
e) secundária
Comentários: o documento é avaliado na fase intermediária, onde se

saberá se ele só possui valor primário e por isso será eliminado ou se
adquiriu valor permanente, sendo recolhido ao arquivo permanente.
Gabarito 204: B
O processo de avaliação de documentos segue procedimentos que

visam a alcançar resultados mais amplos, como a elaboração de uma
Tabela de Temporalidade de Documentos.
Para elaborar essa tabela é necessário desenvolver as seguintes

atividades:
a) elaborar o diagnóstico da situação e o código de classificação, fazer

o levantamento dos prazos de guarda e propor o arquivamento.
b) elaborar o diagnóstico da situação e a indexação, fazer o

levantamento dos prazos de guarda e propor a destinação.
c) elaborar o diagnóstico da situação e o código de classificação, fazer

o levantamento dos prazos de guarda e propor a recuperação.
d) elaborar o diagnóstico da situação e o código de classificação, fazer

o levantamento dos prazos de guarda e propor a destinação.
e) elaborar o diagnóstico da situação e o código de classificação, fazer

a indexação e propor o arquivamento.
Comentários: vamos começar falando sobre o diagnóstico porque todas

as alternativas começam com ele. Lembra que te falamos que o
diagnóstico é a identificação de como estão os documentos em termos
de quantidade, estado de conservação, tipos de suporte, tipos de
formato e diversas outras características? Pois é: o primeiro passo é saber
o que se tem (diagnóstico) para que depois se saiba o qual
temporalidade o documento deve ter.
Sabendo disso, você sabe que a temporalidade está ligada ao código

de classificação, não é? Você não pega uma ata de reunião e diz que
ela tem que ficar x tempo na fase corrente, y tempo na fase intermediária
e depois pode ser eliminada ou guardada permanentemente. Você
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Áreas diversas
identifica que é uma ata através da análise do conteúdo e vai no código

de classificação para ver em qual código essa ata se encaixa. Sabendo
o código, sabe-se a temporalidade. Por isso se faz o diagnóstico, depois
o plano de classificação, depois a tabela de temporalidade e depois a
destinação. Esses três últimos, muitas vezes, são um só documento, como
o do Conarq. Veja aqui.
1º diagnosticar para saber o que se tem
2º criar um plano de classificação: código de classificação
3º atribuir valor aos documentos a partir do código de classificação:

tabela de temporalidade
4º identificar a destinação (guarda permanente ou eliminação): plano

de destinação
Nosso gabarito, portanto, é a letra D.
Gabarito 205: D
Um documento de arquivo só tem sentido se relacionado
a) à administração institucional.
b) ao meio que o produziu.
c) ao fato histórico.
d) ao fundo de arquivo.
e) ao assunto dos documentos.
Comentários: um documento arquivístico é um documento orgânico, ou

seja, produzido no decorrer das atividades de uma instituição com
objetivos específicos. Ele perderá o sentido/contexto se for retirado de
seu meio porque ele foi criado para cumprir determinado objetivo
naquele meio e pertence àquela instituição. Sempre correlacione a
organicidade à função da instituição.
Gabarito 206: B

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Áreas diversas
A B FGV Ó FUNDAÇÃO PRÓ SANGUE P A

A
Assinale a alternativa que indica a operação que analisa e determina o

assunto de um documento.
a) Avaliação.
b) Ordenação.
c) Indexação.
d) Conservação.
e) Classificação.
Comentários: na prática, classificar um documento é lê-lo, entender o seu

assunto/de que se trata e encaixá-lo no plano de classificação a partir
do que se retirou de conteúdo desse documento. Por isso a classificação
está intimamente ligada ao conteúdo do documento.
Gabarito 207: E

A
O registro esquemático do ciclo de vida documental de um órgão,

elaborado após a análise da documentação e aprovado pela
autoridade competente, é conhecido como
a) Tabela de Seleção de Documentos.
b) Código de Classificação.
c) Tabela de Avaliação.
d) Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos.
e) Código de Arranjo.
Comentários: vamos traduzir para você, calma! O registro esquemático

do ciclo de vida dos documentos é o tempo que cada documento vai
ficar na fase corrente, intermediária e a destinação que receberá.
Melhorou?

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Áreas diversas
Você já sabe de qual instrumento a questão está falando, não é? Sim,

da Tabela de temporalidade e destinação e documentos.
“Mas, professor, pra fazer a tabela de temporalidade tem que haver uma
análise da documentação?” Sim!
“Mas, Ronaldo, a autoridade competente tem que aprovar?” Sim!
Fácil, não é?
Gabarito 208: D
As alternativas a seguir apresentam atividades de protocolo, à exceção

de uma. Assinale-a.
a) Registro.
b) Classificação.
c) Arranjo.
d) Expedição.
e) Recebimento.
Comentários: Quais são as atividades de protocolo? Você lembra da

nossa aula 01? Vamos colocar aqui para que você não tenha que voltar
lá.
Você está vendo arranjo aí, criaturinha? Fala bem alto: nããããããããão!
“Aném, professor. O povo aqui vai achar que sou louco(a) de ficar
falando sozinho.”
Filho, concurseiro é louco mesmo... fala aí bem alto: arranjo não é uma
fase de protocolo, arranjo é um método de organização dos
documentos nos arquivos permanentes!
Ah, não vai falar não? Então não vai passar. Quem gritou pode ir pra
próxima questão. Quem não gritou nem precisa. Sim, somos ruins!

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Gabarito 209: C

A
Os documentos de arquivo formam um conjunto orgânico, refletindo as

ações a que estão vinculados, expressando os atos de seus produtores
no exercício de suas funções. Sobre os fatores que determinam sua
condição de documento de arquivo, analise os fatores a seguir.
I. A razão de sua origem.
II. A função para o qual são produzidos.
III. A natureza do assunto para o qual são produzidos.
IV. O gênero documental.
V. A espécie documental.
Assinale:
a) se somente os fatores I e II estiverem corretos.
b) se somente os fatores I e III estiverem corretos.
c) se somente os fatores II e IV estiverem corretos.
d) se somente os fatores I e V estiverem corretos.
e) se somente os fatores II e V estiverem corretos.
Comentários: um documento arquivístico só é arquivístico porque foi

produzido com um objetivo funcional dentro da instituição e porque
pertence àquela instituição para ter um objetivo funcional, entendeu?
Fala sério, você já está ficando craque em organicidade!
Gabarito 210: A

A
A finalidade da produção de documentos de arquivo está vinculada a

atos

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Áreas diversas
a) jurídicos oficiais, funcionais e culturais.
b) administrativos, jurídicos, oficiais e funcionais.
c) jurídicos, oficiais, funcionais e coletivos.
d) administrativos, jurídicos, legais e funcionais.
e) científicos, técnicos, artísticos e culturais.
Comentários: os arquivos são criados com um objetivo primário e,

portanto, possuem um valor primário. Esse valor pode ser administrativo,
fiscal, legal funcional e jurídico.
Para complementar, o valor secundário pode ser histórico, cultural,

informativo e probatório.
Gabarito 211: D
A
O fragmento a seguir apresenta a definição de documento.
"Documento é toda unidade de registro de informações, qualquer que

seja o suporte ou formato, suscetível de ser utilizada para consulta,
estudo, prova e pesquisa."
Sobre o significado do termo "formato", no contexto do fragmento acima,

assinale a afirmativa correta.
a) É o conjunto das características do material no qual são registradas

as informações, as técnicas de registro e, também, as técnicas da
estrutura de informação e conteúdo de um documento.
b) É o conjunto das características físicas de apresentação, técnicas e

registro e, também, da estrutura da informação e conteúdo de um
documento.
c) É o conjunto de características da estrutura do sistema de

classificação e arquivamento de um documento.
d) É o conjunto de características da estrutura de avaliação,

classificação e arquivamento de um documento.
e) É o conjunto de características do sistema de indexação,

classificação e também de arquivamento de um documento.

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Comentários: o DBTA diz que formato é o “conjunto das características

físicas de apresentação, das técnicas de registro e da estrutura da
informação e informação conteúdo de um documento.” Essa definição
vate com a letra B, certo?
Exemplos de formatos de documentos: livro e caderno.
Gabarito 212: B

A
Leia o fragmento a seguir
A adoção da Teoria das Três Idades, a partir da segunda metade do

século XX, revolucionou as técnicas arquivísticas. A partir dessas
transformações a Arquivística passa a ser conceituada como o conjunto
de princípios e técnicas adotadas na ______, ______ e ______ dos arquivos.
Assinale a alternativa que completa corretamente as lacunas do

fragmento.
a) produção - organização - uso
b) produção - destinação - uso
c) destinação - uso - indexação
d) avaliação - produção - uso
e) avaliação - organização – uso
Comentários: essa questão é uma pegadinha tão feia mas tão feia que
estamos até com medo de te contar. Se você pensou que o examinador
estava querendo saber se você sabe quais são as fases de um programa
de gestão de documentos, pensou certo. Olha como ficaria lindo e faria
sentido:
“... A partir dessas transformações a Arquivística passa a ser conceituada

como o conjunto de princípios e técnicas adotadas na produção,
utilização e destinação dos arquivos.”
Aí você marcaria a letra B e sairia livre, leve e solto (a), como diz a música.

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Mas, no entanto, entretanto, todavia, o examinador foi malvado e

apelou pra semântica da frase.
“A partir dessas transformações a Arquivística passa a ser conceituada

como o conjunto de princípios e técnicas adotadas na produção,
organização e uso dos arquivos.”
Faz sentido também, não é? Pois é, a letra A é o gabarito.
Serenna falando: como arquivista, eu marcaria a letra B achando que

estava arrasando. “Huhu! Sei as fases de um programa de gestão!” Mas
não era isso que o examinador buscava. Quando eu produzo, organizo
e uso os arquivos, eu estou sim conceituando a arquivística e todas as
atividades envolvidas. Por isso a letra A está correta.
Chore comigo. Ronaldo está chorando também.
Gabarito 213: A
A B FGV Ó AL MT P T L
Com relação à gestão de documentos, assinale a afirmativa correta.
a) Atua em todas as fases do ciclo de vida dos documentos.
b) Preserva os documentos históricos necessários à organização e à

sociedade.
c) Trata dos documentos permanentes.
d) Possibilita a mudança dos assuntos nos documentos da fase

intermediária.
e) Permite a implantação do sistema de protocolo nos arquivos

correntes, intermediários e permanentes.
Comentários: vamos comentar todas as letras, sim ou sim?
a) a gestão de documentos atua somente na fase corrente e

intermediária, mas isso não quer dizer que os arquivos permanentes não
sejam afetados pelas ações desenvolvidas por ela.
b) olha o que acabamos de falar na letra A. A preservação de

documentos históricos é um reflexo das atividades desenvolvidas na
gestão de documentos nos arquivos permanentes. Não é o foco, mas

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Áreas diversas
desagua em uma seleção responsável de documentos com valor

secundário. legal, né?
c) A gestão de documentos não trata documentos permanentes. Ela

atua somente nas fases corrente e intermediária.
d) Os assuntos dos documentos não sofrem interferência em nenhum

momento do ciclo vital.
e) O protocolo é desenvolvido na fase corrente.
Gabarito 214: B
A respeito do tema arquivos, analise as afirmativas a seguir.
I. Os documentos arquivísticos são produzidos e recebidos por pessoas

físicas ou jurídicas no desenvolvimento de suas atividades específicas.
II. os documentos arquivísticos são reunidos com intenções históricas e

culturais.
III. uma coleção de documentos históricos não é considerada arquivo.
Assinale:
a) se somente a afirmativa I estiver correta.
b) se somente a afirmativa II estiver correta.
c) se somente as afirmativas I e III estiverem corretas.
d) se somente as afirmativas II e III estiverem corretas.
e) se todas as afirmativas estiverem corretas.
Comentários: vamos comentar todos os itens.
I – Você deve estar pensando que documento de pessoa física não é

arquivístico porque não foi produzido no decorrer das atividades de uma
instituição, não é? Você está errado(a). Um documento arquivístico de
pessoa física é um documento arquivístico pessoal, produzido no
decorrer da vida de uma pessoa com objetivos específicos. Isso também
é organicidade. Sabe aquela sua pastinha que você guarda todos os

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Áreas diversas
seus diplomas, seus documentos pessoais, suas cartas...? pois é: é o seu

fundo documental pessoal.
II – Os documentos arquivísticos são criados para cumprirem funções

administrativas, fiscais e legais. Se vão adquirir valor secundário ou não, é
outra história. ERRADA.
III – uma coleção de algo não é arquivo, tá? Coleção é de biblioteca.

Um conjunto de documentos orgânicos é arquivo.
Gabarito 215: C
A B FGV Ó AL BA P T N M A
A respeito das características, funções e finalidades da Tabela de

Temporalidade e Destinação, assinale a afirmativa correta.
a) Ela determina quais documentos devem ser microfilmados.
b) Ela é utilizada para definir o trâmite dos documentos nas três fases do
ciclo de vida documental.
c) Ela esquematiza o ciclo de vida dos documentos e suas respectivas

destinações.
d) Ela é utilizada no processo de classificação dos documentos.
e) Ela é definida pelo arquivista da instituição.
Comentários: já falamos da tabela de temporalidade em algumas

questões. Vamos olhar as alternativas para definir suas características.
a) Nananinanão. Isso será definido através da análise de várias

características dos documentos que farão ou não jus à microfilmagem.
Nada a ver com tabela de temporalidade
b) Tabela de temporalidade não define trâmite, define

temporalidade. O que define o trâmite é o fluxo e a modelagem de
processos.
c) Sim!
d) A classificação a utiliza e não o contrário
e) É definida pela CPAD, com a participação essencial do arquivista.

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Áreas diversas
Gabarito 216: C
Sobre as correspondências particulares recebidas pelo protocolo,

assinale a afirmativa correta.
a) Devem ser abertas, classificadas e encaminhadas para registro nos

arquivos correntes.
b) Devem ser abertas, registradas e distribuídas aos destinatários.
c) Devem ser abertas e enviadas ao arquivo para classificação, e

posteriormente distribuídas aos destinatários.
d) Devem ser distribuídas diretamente aos respectivos destinatários.
e) Devem ser abertas, lidas, classificadas, registradas e distribuídas aos

destinatários.
Comentários:
a) Correspondências particulares não são abertas, nem classificadas,

nem registradas. Só são encaminhadas.
b) Não devem ser abertas e registradas, somente distribuídas.
c) Só distribuídas!
d) Isso!
e) Nem... só o que? Dis-tri-bu-í-das!
Gabarito 217: D
A B FGV Ó SUSAM P A A
De acordo com as práticas da Gestão de Documentos, assinale a

afirmativa correta.
a) O setor de protocolo registra todas as correspondências que chegam

ao órgão.
b) A gestão de documentos visa ao controle da produção documental.

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Áreas diversas
c) As tabelas de temporalidade e de destinação de documentos

esquematizam o ciclo de vida e a destinação final dos documentos nas
três fases documentais.
d) O plano de classificação de assuntos é elaborado pelo arquivista da

instituição.
e) Arranjo e descrição são atividades desenvolvidas pela gestão de

documentos
Comentários: uma a uma!
a) Todas não: os particulares só são distribuídos.
b) Sim
c) A destinação final é competência do plano de destinação (que

muitas vezes está embutido na tabela de temporalidade)
d) Pela CPAD e essencialmente com a participação do arquivista.
e) São atividades desenvolvidas no âmbito dos arquivos correntes.
Gabarito 218: B
A B FGV Ó COMPESA P A S
A G
O setor de protocolo separa a correspondência oficial do particular e

encaminha esta última, assim como a sigilosa, para seus respectivos
destinatários.
A parte deste setor que realiza tais atividades é a de
a) recebimento e registro.
b) recebimento e distribuição.
c) recebimento e classificação.
d) registro e distribuição.
e) autuação e distribuição.
Comentários: o setor de recebimento e classificação faz todas essas

atividades: recebe o documento; separa os documentos (oficial do

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Áreas diversas
particular, ostensivo do sigiloso), encaminha os documentos de natureza

sigilosa e particular aos destinatários específicos, interpreta e classifica os
documentos ostensivos e encaminha os documentos ao setor de registro
e movimentação.
Gabarito 219: C
A G
Assinale a opção que indica a sequência correta das atividades que

estão sob responsabilidade do protocolo.
a) Recebimento, expedição, registro e arquivamento.
b) Recebimento, registro, acompanhamento da tramitação e

expedição.
c) Recebimento, classificação, arquivamento e expedição.
d) Recebimento, registro, movimentação, arquivamento, empréstimo e

consulta.
e) Recebimento, registro, distribuição e movimentação e expedição.
Comentários: olha o nosso esqueminha aqui novamente! Se você tiver

dúvidas na definição em qualquer uma dessas fases, volte à nossa aula!
Gabarito 220: E
A G
A respeito dos procedimentos administrativos, assinale V para a

afirmativa verdadeira e F para a falsa.
() Código de classificação e tabela de temporalidade e destinação são

produtos do processo de avaliação.
() A gestão documental contempla as três fases do ciclo documental e

visa à racionalização da produção de documentos.
() Um dos objetivos da avaliação documental é o aumento do índice de

recuperação da informação.

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Áreas diversas
As afirmativas são, respectivamente,
a) F, V e V.
b) F, V e F.
c) V, V e F.
d) F, F e V.
e) V, V e V.
Comentários:
(F) Código de classificação e tabela de temporalidade e destinação são

produtos do processo de avaliação.
O código deriva da classificação e não da avaliação.
(F) A gestão documental contempla as três fases do ciclo documental e

visa à racionalização da produção de documentos.
Só a corrente e a intermediária né, minha gente?
(V) Um dos objetivos da avaliação documental é o aumento do índice

de recuperação da informação.
Se avalia para saber o que tem valor para a instituição no decorrer do

tempo. Por isso se racionaliza a quantidade de documentos e,
consequentemente favorece a recuperação a informação. O que é
mais fácil: procurar documentos entre um milhão deles ou cem mil?
Gabarito 221: D
A G
Sobre os documentos que consolidam o processo de eliminação, assinale

V para a afirmativa verdadeira e F para a falsa.
() A lista de eliminação registra informações relativas aos documentos a

serem eliminados.
() O termo de eliminação registra informações relativas ao ato de

eliminação.

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Áreas diversas
() O edital de eliminação da ciência do ato de eliminação.
a)F, V e V
b) F, V e F.
c) V, V e F.
d) V, V e V.
e) F, F e V.
Comentários: recomendo fortemente que você volte à aula caso não

tenha conseguido responder essa questão. As alternativas são todas
corretas, então não temos o que comentar. Resolvi colocar essa questão
mesmo assim para te alertar: volte na aula 01, na parte de Lista de
Eliminação, Edital de Ciência de Eliminação e Termo de eliminação: isso
não cai, despenca!
Gabarito 222: D
A G
As atividades de protocolo são realizadas
a) nas fases corrente, intermediária e permanente.
b) somente na fase corrente.
c) somente nas fases corrente e intermediária.
d) somente nas fases corrente e permanente.
e) somente na fase permanente.
Comentários: corrente, gente! Rimou! Hahahaha grava essa rima feia e

tosca.
Gabarito 223: B
A B FGV Ó SEDUC AM P A T

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Áreas diversas
Para a realização de suas atividades rotineiras, alguns funcionários

consultam, de forma frequente, os documentos da organização.
Segundo os conceitos da Arquivologia, eles fazem uso de documentos
a) funcionais.
b) correntes.
c) intermediários.
d) permanentes.
e) essenciais.
Comentários: documentos utilizados frequentemente, nos setores de

trabalho, para a realização de objetivos pelos quais foram criados são
documentos correntes.
Gabarito 224: B
As atividades de recebimento e classificação realizadas pelo setor de

protocolo de uma instituição estão relacionadas a seguir, à exceção de
uma. Assinale-a.
a) A separação da documentação oficial do particular.
b) A separação da documentação oficial ostensiva da sigilosa.
c) A abertura, a leitura e o registro dos documentos particulares

recebidos pelo protocolo.
d) A anotação do código de classificação do assunto no próprio

documento.
e) A elaboração de resumo sobre o assunto de que trata o documento.
Comentários: lembra que correspondências particulares só são

distribuídas? Por isso a letra C está errada e é o nosso gabarito.
Gabarito 225: C
A B FGV Ó C M R PE P A
Documentos filmográficos, pareceres e planos de ação são,

respectivamente, exemplos de:
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Áreas diversas
a) espécie documental, gênero documental e tipologia documental;
b) gênero documental, espécie documental e tipologia documental;
c) tipologia documental, gênero documental e espécie documental;
d) gênero documental, tipologia documental e espécie documental;
e) tipologia documental, espécie documental e gênero documental.
Comentários:
Documentos filmográficos são classificados de acordo com o gênero

documental.
Pareceres são espécies documentais. Mas e se fossem pareceres de

sindicâncias? Seriam tipos documentais (lembra do quadrinho do Bart
Simpson!)
Planos de ação são tipos documentais (espécie + função)
Gabarito 226: B
As atividades de protocolo visam o controle dos documentos que ainda

tramitam no órgão, de modo a assegurar sua imediata localização e
recuperação. Para isso, no caso de processos, minimamente deve-se ter
o controle de:
a) número e ano; interessado; assunto;
b) número; interessado; espécie;
c) espécie; nome; assunto;
d) código do assunto; origem; pessoa jurídica;
e) destino; espécie; assunto.
Comentários: essa é uma questão um pouco subjetiva, mas aceitável.

Geralmente, quando se faz a busca de processos os dados da letra A são
requisitados.
Coloquei essa questão para chamar a sua atenção para um fator: as

bancas adoram falar de processo, autuação, juntada por apensação,

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Áreas diversas
juntada por anexação... esses termos jurídicos. É importante que você

saiba a definição deles, ok? Aproveite para correr atrás disso
Gabarito 227: A
São exemplos de documentos de valor permanente:
a) cartão de ponto e contrato de obra;
b) contrato social e escritura de imóvel;
c) folha de pagamento e contrato social;
d) contracheque e escritura de imóvel
e) cartão de ponto e contracheque.
Comentários: essa questão é extremamente perigosa, mas infelizmente a

FGV vem trabalhando nessa linha. Veja bem: para que se diga se um tipo
documental tem caráter permanente ou não, deve-se olhar para o plano
de destinação de documentos da entidade. Isso é necessário porque
cada instituição é uma instituição e um documento permanente para um
pode não ser para outra. As bancas pecam quando pedem que
digamos o que é ou não permanente, o que é ou não eliminável.
Maaaaaas... estamos aqui para marcar a bolinha correta, então vamos
aceitar e tentar analisar.
De todas as alternativas dadas, o que você acha que tem valor histórico,
cultural, informativo ou probatório para qualquer instituição? Aposto que
você vai na letra B. Isso é consenso: um contrato social e a escritura de
um imóvel são documentos que constituem a vida da instituição e por
isso, provavelmente, terão valor permanente. Tente ir por essa linha de
pensamento: esse documento tem valor constituinte para a instituição?
Se sim, você terá um forte indício de que esse documento possui valor
permanente.
Gabarito 228: B

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Áreas diversas
Os documentos arquivísticos têm um valor que, por estar ligado aos

motivos da criação dos documentos, diz respeito à entidade produtora.
É o valor:
a) informativo;
b) histórico;
c) secundário;
d) primário;
e) permanente.
Comentários: qual é o valor que está ligado ao motivo pelo qual o

documento é criado? Primário! E qual é o valor que está ligado às
características históricas, culturais, informativas e probatórias que o
documento pode vir a adquirir? Valor secundário!
Gabarito 229: D
Uma das fases básicas da gestão de documentos, a que se refere ao

fluxo percorrido pelos documentos, necessário ao cumprimento de sua
função administrativa, assim como sua guarda após cessar seu trâmite é
a:
a) tramitação;
b) movimentação;
c) utilização;
d) destinação;
e) implantação.
Comentários: quais são as fases básicas de um programa de gestão de

documentos? Vamos relembrar nossa aula?

completo)

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Áreas diversas
Essa definição da questão faz referência à fase de destinação, ok?
Gabarito 230: D
De acordo com diversos elementos, formas e conteúdos, os documentos

podem ser classificados de maneiras distintas. Se considerarmos um
documento cartográfico, trata-se de uma classificação quanto:
a) à natureza;
b) ao gênero;
c) à espécie;
d) ao tipo;
e) à entidade.
Comentários: o que são documentos cartográficos mesmo? documentos

em formatos e dimensões variáveis, contendo representações
geográficas, arquitetônicas ou de engenharia (mapas, plantas, perfis);
E documentos cartográficos são classificados quanto ao...? ao...? GÊ-NE-

RO!
Vai lembrando dos outros tipos de gêneros de documentos: vamos ajudar

com o mais fácil: textual! É bom fazer esses exercícios mentais pra revisar.
Gabarito 231: B
A B FGV Ó TJ GO P A J A
Dentre os exemplos de documentos listados abaixo, o que representa um

tipo documental é:
a) memorando recebido;
b) atos enunciativos;
c) auto de infração;
d) documentos micrográficos;

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00000000000 - DEMO
Áreas diversas
e) imagem em movimento.
Comentários: o que são tipos documentais? Olha pro quadrinho do Bart:
O único que contém espécie + função é auto de infração, certo? Auto

(espécie) de infração (função).
Gabarito 232: C
A B FGV Ó TJ GOP A J A
Ao chegar ao protocolo, a correspondência deve ser separada em duas

classes, e a segunda delas será separada também em duas classes. São
elas, respectivamente:
a) ostensiva e sigilosa; particular e oficial;
b) oficial e particular; reservada e sigilosa;
c) particular e oficial; secreta e reservada;
d) sigilosa e secreta; oficial e particular;
e) particular e oficial; ostensiva e sigilosa.
Comentários: Primeiro separa-se o que é particular do oficial. O particular

é distribuído e o oficial classificado. Depois separa-se o que é ostensivo
do sigiloso.
Gabarito 233: E
A B FGV Ó CODEBA P T P A
A
Sobre os valores de um arquivo corrente, conjunto de documentos de

uso frequente, analise as afirmativas a seguir.
I. Um documento tem valor para a atividade administrativa de um órgão

ou uma entidade, na medida em que informa, fundamenta ou prova
seus atos.
II. Um documento possui valor perante a lei na medida em que comprova

um fato ou constitui um direito.

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Áreas diversas
III. Um documento tem valor fiscal na medida em que comprova

operações financeiras ou fiscais.
Está correto o que se afirma em
a) I, apenas.
b) II, apenas.
c) I e II, apenas.
d) II e III, apenas.
e) I, II e III.
Comentários: as alternativas estão fazendo referência ao valor primário

dos documentos e, mais especificamente, aos valores administrativos (I),
legais (II) e fiscais (III). É uma excelente questão para você anotar caso
tenha alguma dúvida sobre os conceitos que envolvem o valor primário
dos documentos.
Gabarito 234: E
A
Com relação à definição de documento de arquivo, assinale V para a

() É toda informação registrada, original, única e autêntica que resulta da

acumulação de documentos produzidos ou recebidos por uma pessoa
física ou jurídica.
() É a troca de mensagens e informações entre os diversos órgãos do

serviço público que seguem fundamentos essenciais de padronização.
() É a produção, manutenção e utilização de dados necessários ao

desempenho e ao cumprimento das atividades de uma instituição.
a) V, F e F.
b) V, V e F.
c) V, F e V.

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Áreas diversas
d) F, V e V.
e) F, V e F.
Comentários: ao ler as alternativas, temos que procurar características de

A primeira fala em registro/original/único/autêntico/acumulação. Temos

aqui várias características que fazem referência aos documentos de
arquivo. A autenticidade ainda não foi trabalhada nesse bloco de
questões, então vamos lá: autenticidade é a “Qualidade de um
documento quando preenche as formalidades necessárias para que se
reconheça sua proveniência, independentemente da veracidade do
respectivo conteúdo”. Então, se um documento foi criado no formato
que deveria ser, com a estrutura que deveria ter, pelas pessoas
competentes para tal, se saiu do lugar de onde tinha que sair, entre
outros quesitos, temos um documento autêntico. Aí você pensa: Ô
Ronaldo e o conteúdo do documento tem que ser verdade pra ser
autêntico? A resposta é não. O conteúdo do documento tem a ver com
a veracidade das informações e não com a autenticidade, ok?
A alternativa II fala em troca de mensagens. Você concorda que não

necessariamente essa troca de mensagem tem caráter orgânico? Um
documento de arquivo deve, necessariamente, tratar de informações
referentes às atividades e não sobre qualquer informação. Questão
errada.
A alternativa III fala de produção/manutenção/utilização e esses três

conceitos estão envolvidos na gestão de documentos e não no conceito
de documento de arquivo. Lembra do PUD/PUAD? Pois é ! Questão
errada.
Gabarito 235: A
A
A ausência de gestão de arquivos acarreta um ciclo vicioso de danos ao

patrimônio público documental, conforme ilustra a figura a seguir.
As opções a seguir apresentam exemplos desses danos, à exceção de

uma. Assinale-a.

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Áreas diversas
a) Desorganização – formação de massas documentais acumuladas.
b) Ineficiência – aumento de custos e de riscos institucionais.
c) Ilegalidade – destruição ou apropriação pessoal do patrimônio

público documental.
d) Desorganização – impressão racional de documentos.
e) Ineficiência – intensificação da obsolescência tecnológica.
Comentários: coloquei essa questão nem tanto pelo conteúdo, mas pela
inovação trazida pela FGV. É difícil a banca ter esse olhar crítico em
relação aos malefícios da ausência de gestão documental. Vamos lá?
Se você ler as alternativas, todas farão sentido, com exceção da letra D.

Então quer dizer que a desorganização é imprimir
racionalmente/moderadamente/com consciência os documentos em
suporte papel? Não, né? A impressão descontrolada provavelmente
estaria ligada à ineficiência.
Está vendo como a questão é boba? Colocamos para você entender os

caminhos pelos quais a sua banca está enveredando.
Gabarito 236: D
A
Sobre a identificação de documentos públicos, analise as afirmativas a

seguir.
I. Documentos correntes são aqueles em curso ou que, mesmo sem

movimentação, constituem objeto de consultas frequentes.
II. Documentos intermediários são aqueles que, por razões de interesse

administrativo, aguardam sua eliminação ou seu recolhimento para
guarda definitiva.
III. Documentos permanentes são aqueles que têm valor histórico,

probatório e informativo, devendo ser definitivamente preservados.
Está correto o que se afirmar em
a) II, apenas.

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00000000000 - DEMO
Áreas diversas
b) I e II, apenas.
c) I e III, apenas.
e) I, II e III.
Comentários: um passo de cada vez.
I. Essa questão geralmente levanta dúvidas por causa da frase “sem

movimentação”. Quando falamos em pouca movimentação, as pessoas
geralmente associam ao arquivo intermediário. A grande questão é que
um documento corrente não necessariamente vai ser movimentado e
sim utilizado. Eu posso utilizá-lo frequentemente na minha mesa de
trabalho e isso o torna corrente, sem movimentá-lo. O que você tem que
entender é que há uma diferença entre utilização e movimentação.
Documentos frequentemente utilizados: corrente
Documentos frequentemente movimentados: corrente
Documentos frequentemente utilizados e pouco movimentados:

corrente
II. Exatamente. E eles estão no intermediário para desocupar os

setores de trabalho, que não possuem a menor necessidade de ficar
ocupando lugar com documentos que não são tão utilizados.
III. Valor secundário: histórico, probatório, informativo, cultural
Gabarito 237: E
A
Assinale a opção que apresenta apenas exemplos de suportes de

arquivo.
a) Papel, CD, pendrive e estante.
b) Papel, fotolito, filme e gaveteiro.
c) Papel, filme, DVD e pendrive.
d) Papel, DVD, estante e gaveteiro.

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Áreas diversas
e) Papel, CD, cofre e estante.
Comentários: vamos relembrar o conceito de suporte?
Suporte é o material físico em que as informações são registradas.

Pensando assim, temos o papel, o filme, o DVD e o pendrive. Os erros das
alternativas são:
a) Estante
b) Gaveteiro
c) GABARITO
d) Estante e gaveteiro
e) Cofre e estante
Ah, professores, mas eu registro as informações na minha estante de

madeira. Ok... boa sorte com isso. Hahahahah não estamos aqui pra
julgar ninguém.
Gabarito 238: C
A B FGV Ó CODEMIG P A
A aplicação do princípio da proveniência tem como resultado e elimina,

respectivamente:
a) o ciclo vital dos documentos; possibilidade de perda dos

documentos;
b) a gestão de documentos; possibilidade de dispersão dos

documentos;
c) o fundo de arquivo; possibilidade de destruição dos documentos;
d) o ciclo vital dos documentos; possibilidade de destruição dos

documentos;
e) o fundo de arquivo; possibilidade de dispersão dos documentos.
Comentários: veja bem o que a questão está pedindo! 1º organização e

2º eliminação

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Áreas diversas
Quando você aplica o princípio da proveniência, você tem a

possibilidade de:
a) estabelecer o ciclo vital dos documentos? Não, quem faz isso é a

tabela de temporalidade.
b) Estabelecer a gestão de documentos? Não, quem faz isso é a

união do plano de classificação, tabela de temporalidade, CPAD,
planejamento...
c) Estabelecer um fundo de arquivo? SIM! O princípio da proveniência

vai dizer qual documento pertence a qual instituição e quando isso for
feito, teremos um fundo de arquivo. Por enquanto estamos com essa
letra, mas vamos ver se a segunda parte do que a questão pede está
correto quando formos analisar.
d) Já comentamos na letra A
e) Oh... fundo de arquivo de novo. Portanto, temos a letra C e E como

possíveis alternativas.
Analisando a segunda pergunta da questão, temos que saber o que o

princípio da proveniência elimina.
a) O princípio elimina a possibilidade de perda dos documentos?

Não. Os documentos podem ser perdidos mesmo que se saiba a qual
instituição ele pertence.
b) Elimina a possibilidade de dispersão dos documentos? Sim, porque

se sabemos a qual instituição o documento pertence, ele não vai ser
dispersado e misturado aos de outros fundos.
c) Não elimina a possibilidade de destruição (aném, dá até

preguiça!) e lá se vai a nossa possibilidade de alternativa.
d) Já comentamos
e) E sim, porque se sabemos a qual instituição o documento pertence,

ele não vai ser dispersado e misturado aos de outros fundos. Segunda
parte também está correta e é o nosso gabarito.
Gabarito 239: E

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Áreas diversas
O conceito do ciclo de vida dos documentos define as três idades, que

na prática são difíceis de estabelecer. Assim, é necessário que sejam
consideradas outras noções, que também são base da arquivística:
a) princípios de respeito aos fundos e da territorialidade;
b) de gênero e suporte;
c) de tipo e gênero;
d) valores primário e secundário;
e) gestão de documentos e da informação.
Comentários: pessoa, para que se estabeleça em qual idade um

documento deve pertencer quando ele foi acumulado sem tratamento,
é necessário que se analise o documento, aplique o código de
classificação e, consequentemente, a tabela de temporalidade. Esse
processo vai te dizer em qual fase o documento deve estar. Os conceitos
de valor primário e secundário são ditados pelo que o documento é e
pelo plano e tabelas aplicados. Nesse momento ele parece ser uma
consequência dos dois, mas em um momento anterior eles foram objeto
de análise para que se criasse tanto o plano quanto a tabela. Essa
questão é meio viajante e só quer saber se você sabe o que está por trás
do ciclo de vida que é a avaliação feita pela CPAD (valor primário e
secundário) e o consequente uso do plano de classificação e tabela de
temporalidade.
Gabarito 240: D
Indique, dentre os documentos listados abaixo, o que representa uma

espécie documental:
a) fotografia;
b) decreto;
c) microficha;
d) ostensivo;
e) relatório de acompanhamento.

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Áreas diversas
Comentários: vamos analisar uma por uma.
a) Formato
b) Espécie
c) Formato
d) Restrição inexistente de acesso
e) Tipo documental (espécie + função)
Gabarito 241: B
A história dos arquivos está intimamente ligada à história do suporte da

informação administrativa. Relacione os principais suportes utilizados com
o material do qual ele é feito:
I – Placas
II – Papiro
III – Pergaminho
IV – Códices
() folhas (vegetal)
() couro
() argila
A sequência correta é:
a) I – III – IV;
b) II – I – III;
c) II – III – I;
d) III – II – IV;
e) IV – I – II.

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Áreas diversas
Comentários: essa questão é só pra brincar de ligar os pontos, mas cai. O

papiro é feito de folhas advindas do vegetal, o pergaminho era feito a
partir do couro de animal e as placas de escrituras eram feitas de argila.
Gabarito 242: C
Para garantir um dos objetivos da gestão de documentos – assegurar a

eliminação dos documentos que não tenham valor administrativo, fiscal,
legal ou para a pesquisa científica – é necessário que se faça a:
a) produção;
b) utilização;
c) destinação;
d) difusão;
e) divulgação.
Comentários: quando se destina os documentos, se elimina os que já

cumpriram as funções pelas quais foram criados e não adquiriram valor
permanente e guarda-se permanentemente os que adquiriram.
Gabarito 243: C
Considere um acervo em idade corrente, que já está classificado. Para

permitir a racionalização do fluxo documental e a implementação de um
programa de gestão de documentos, ele deve ser:
a) registrado;
b) avaliado;
c) recolhido;
d) identificado;
e) divulgado.
Comentários: se o acervo já está classificado, resta somente fazer a

avaliação para que se elimine o que for eliminável e guarde o que possuir

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Áreas diversas
valor secundário no tempo pré-determinado pela tabela de

temporalidade.
Gabarito 244: B
A B FGV Ó P C MT P T
A E
Com relação aos conceitos e tipos de arquivos, assinale V para a

() Arquivo é o conjunto de documentos produzidos e recebidos por

órgãos públicos, instituições de caráter público e entidades privadas, em
decorrência do exercício de atividades específicas, bem como por
pessoa física, qualquer que seja o suporte da informação ou a natureza
dos documentos.
() Os arquivos, quanto à natureza dos documentos, podem ser correntes,

intermediários e permanentes.
() Os arquivos, quanto à entidade mantenedora, podem ser classificados

como públicos e privados.
a) V, F e V.
b) F, V e F.
c) V, V e F.
d) F, F e F.
e) V, V e V.
Comentários: a primeira alternativa é um copia e cola do conceito de

arquivo e é ótima para anotar se você ainda não o fez. A segunda está
errada porque a classificação pela natureza dos documentos gira em
torno dos especiais e dos especializados e a terceira está certinha!
Só para que você não fique perdido (a), os documentos

correntes/intermediários/permanentes recebem a classificação pelos
estágios de evolução.

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Áreas diversas
Gabarito 245: A
A B FGV Ó C M C PE P T
L
Sobre a caracterização dos documentos de arquivo, analise as

afirmativas a seguir.
I. Documentos textuais são os documentos manuscritos, datilografados

ou impressos.
II. Documentos iconográficos são os documentos em películas

cinematográficas e fitas magnéticas de imagem conjugadas ou não a
trilhas sonoras, contendo imagens em movimento.
III. Documentos cartográficos são os documentos em formatos e

dimensões variáveis, contendo representações geográficas,
arquitetônicas ou de engenharia.
Assinale:
b) se somente as afirmativas I e II estiverem corretas.
Comentários:
I. Sim
II. Essa definição é referente aos documentos filmográficos.

Iconográfico é um gênero documental integrado por documentos que
contêm imagens fixas, impressas, desenhadas ou fotografadas, como
fotografias e gravuras, segundo o DBTA.
III. Sim
Gabarito 246: C

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Áreas diversas
L
Segundo a teoria das três idades, os arquivos que têm sob sua guarda
documentos de uso eventual pela administração que os produziu,
devendo ser conservados em depósitos de armazenagem temporária,
aguardando os prazos, são os arquivos
a) correntes.
b) intermediários.
c) permanentes.
d) de primeira idade.
e) de terceira idade.
Comentários: reparem nas palavras-chave: uso eventual, depósito,

armazenagem temporária... gennnnte! Arquivo intermediário, né?
Sabemos que você já sabe disso e se ocê errou, cabuquinho (a)... volta
lá na aula 01, ok?
Gabarito 247: B
L
O processo de avaliação segue procedimentos que visam a alcançar

resultados mais amplos, como a elaboração de uma Tabela de
Temporalidade de Documentos.
A respeito da Tabela de Temporalidade de Documentos, assinale V para

a afirmativa verdadeira e F para a falsa.
() A Tabela de Temporalidade deve ser aprovada pelo Arquivo Nacional.
() A Tabela de Temporalidade é o registro esquemático do ciclo de vida

documental do órgão.
() A Tabela de Temporalidade determina o prazo de guarda dos

documentos em cada idade e deve ser elaborada após a análise da
documentação.
a) V, V e V.
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Áreas diversas
b) V, V e F.
c) V, F e V.
d) F, V e V.
e) F, F e F.
Comentários:
(F) a tabela deve ser aprovada pela autoridade na sua respectiva esfera
de atuação. Se for do executivo federal, sim, será aprovada pelo arquivo
nacional.
(V) sim. Os prazos do ciclo o formam.
(V) sim. A análise é feita para descobrir o valor que o documento possui
em cada fase do ciclo.
Gabarito 248: D
A B FGV Ó DPE MT P A A
A adoção da Teoria das 3 idades revolucionou as técnicas arquivísticas

e, consequentemente, o uso dos arquivos. Segundo essa teoria, os
arquivos passam
a) por 3 estágios distintos de arquivamento: corrente, intermediário e

permanente, de acordo com as espécies documentais neles contidas.
b) por 3 procedimentos técnicos distintos de arquivamento: eventual,

intermediário e inativo, de acordo com o valor dos documentos.
c) por 3 finalidades distintas de arquivamento: ativo, inativo e corrente,

de acordo com os assuntos dos documentos.
d) por 3 finalidades distintas de arquivamento: histórico, probatório e

informativo, de acordo com o uso que se faz dos documentos.
e) por 3 estágios distintos de arquivamento: corrente, intermediário e

permanente, de acordo com o uso que se faz dos documentos.
Comentários:
a) Não é de acordo com as espécies e sim de acordo com o valor do

documento para a instituição.
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Áreas diversas
b) Eventual e intermediário significa a mesma coisa. O correto seria

ativo, semiativo e inativo.
c) O mesmo da letra C e não é de acordo com o assunto e sim de

acordo com o valor.
d) O valor histórico/probatório e informativo é o que compõe o valor

secundário e não método de arquivamento.
e) Aí sim, não é? nosso lindo ciclo vital dos documentos.
Gabarito 249: E
Sobre as atividades de protocolo, analise as afirmativas a seguir.
I. É um conjunto de operações visando ao controle dos documentos que

tramitam no órgão.
II. Assegura a imediata localização e a recuperação dos documentos.
III. Classifica, registra e avalia os documentos.
Comentários:
I. O protocolo serve exatamente para controlar os documentos que

são distribuídos, expedidos, recebidos e tramitados nas instituições. Com
ele é possível que se saiba com quem está o documento, qual o seu
conteúdo, a quanto tempo chegou ou saiu, de onde veio e para onde
vai.
II. Sim, é exatamente o controle proporcionado pela ferramenta de

protocolo.
III. O que classifica é o plano, o que registra é o protocolo e o que

avalia é a CPAD e a tabela de temporalidade.
Assinale:
c) se somente as afirmativas I e II estiverem corretas.

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Áreas diversas
d) se somente as afirmativas I e III estiverem corretas.
Gabarito 250: C

206 de 280
00000000000 - DEMO
Áreas diversas
11. Questões sem Comentários
A respeito de conceitos e princípios da arquivologia, julgue o item que se segue.
Um documento de arquivo com valor primário pertence ao arquivo corrente ou

arquivo intermediário.
Com relação a protocolos, arquivos correntes e intermediários, julgue o próximo

item.
Considerando-se que os comprovantes de matrícula dos alunos de uma instituição

não estão sendo movimentados e podem ser eliminados após três anos de sua
emissão, é correto inferir que eles devem ser mantidos em um arquivo transitório,
denominado intermediário.
Documentos pertencentes aos arquivos permanentes podem retornar à fase

corrente.

item.
Arquivos com comprovantes de recolhimento das obrigações sociais de uma

empresa, relativos ao ano em curso e frequentemente requisitados pelos órgãos
fiscalizadores, são denominados arquivos correntes.

item.

280
00000000000 - DEMO
Áreas diversas
É adequado manter em arquivos intermediários os documentos contábeis de uma

organização raramente consultados, uma vez que os órgãos que os produziram
podem solicitá-los a fim de verificar possíveis irregularidades.
Acerca da conservação e preservação de documentos arquivísticos, julgue o item

subsequente.
A preservação de documentos, devido a seu alto custo deve ser realizada apenas
nos arquivos permanentes, uma vez que, nas demais idades do ciclo vital, a
documentação pode ser eliminada.
A B CESPE Ó SUFRAMA P A A
Acerca dos princípios e conceitos arquivísticos e da legislação específica, julgue os

itens que se seguem.
A teoria das três idades é o principal conceito utilizado na tarefa de diminuição dos
volumes documentais, sendo essa tarefa um desafio nas organizações.
Acerca da tabela de temporalidade de documentos, julgue o próximo item.
Os documentos de arquivo passam necessariamente pelas três fases arquivísticas.
No que se refere ao gerenciamento da informação e à gestão de documentos,

julgue os itens subsequentes.
Após passarem pelos arquivos correntes, os documentos de arquivo podem ser

eliminados, ser encaminhados ao arquivo intermediário, ou, ainda, ser recolhidos
aos arquivos permanentes.
A fase intermediária é prescindível na implementação do programa de gestão de

documentos.
A B CESPE Ó CADE P A A

280
00000000000 - DEMO
Áreas diversas
No que se refere aos conceitos fundamentais de arquivologia,
Um documento de arquivo deve, inicialmente, ser submetido ao processo de fase

corrente; em seguida, esse documento deve ser digitalizado e, após cinco anos,
transferido ao arquivo permanente.
Com relação aos princípios e conceitos arquivísticos, julgue os itens a seguir.
A manutenção de documentos agrupados de acordo com sua origem ou

proveniência, medida essa que garante o potencial informativo dos arquivos, é
resultado da aplicação do conceito das três idades documentais.
No que se refere à arquivologia, julgue os itens que se seguem.
De acordo com a legislação arquivística brasileira, o conceito das três idades

documentais é um meio de dar sentido à massa documental acumulada pelas
organizações.
Com relação à gestão da informação e à gestão de documentos, julgue o próximo

item.
Apesar de não haver necessidade de os documentos de arquivo transitarem por

todas as fases, sua avaliação é feita a partir das três idades documentais.
No que se refere ao acondicionamento, armazenamento e preservação de

documentos, julgue os itens que se seguem.
A avaliação dos documentos de arquivo é feita com base na tabela de

temporalidade que, além dos prazos de guarda nas idades corrente e
intermediária, indica a eliminação ou guarda permanente dos documentos.

item.
A entrada dos documentos em uma escola deve ocorrer pelo arquivo

intermediário, no qual os documentos são registrados e distribuídos.

280
00000000000 - DEMO
Áreas diversas

item.
Nos arquivos correntes, predomina o valor informativo dos documentos de arquivo.
A B CESPE Ó TJ RR P A A
No que se refere à legislação arquivística, julgue os itens seguintes.
Os documentos correntes correspondem aos documentos de arquivo que são

objeto de consultas frequentes, devendo ser armazenados em local próximo de
seus usuários diretos.
A B CESPE Ó ANCINE P T A
Uma maneira encontrada para resolver vários problemas dos arquivos é dividi-los
em arquivos correntes, intermediários e permanentes.
De acordo com a tabela de temporalidade, os documentos de arquivo podem ser

eliminados nas fases arquivísticas corrente, intermediária ou permanente.
A B CESPE Ó MPE PI P T M Á A
De acordo com as noções de arquivologia, seus princípios, conceitos e legislação,

julgue os itens de 82 a 89.
Todos os documentos nascem com valor administrativo. Entretanto, os que

também já nascem com valor secundário, ao fim do seu prazo de guarda no
arquivo corrente, devem ser transferidos diretamente para o arquivo permanente,
sem passar pelo arquivo intermediário.
A B CESPE Ó MCT P T
Acerca da legislação, dos princípios e conceitos arquivísticos, julgue os itens a

seguir.
Os documentos públicos são identificados como ativos, inativos e elimináveis

280
00000000000 - DEMO
Áreas diversas
A B CESPE Ó TRE MS P T J Á A
A classificação de documentos arquivísticos
a) é a ação física de acondicionar os documentos a partir do plano de

classificação.
b) é determinada pelas espécies de documentos.
c) deve ignorar os princípios da proveniência e de respeito à ordem original.
d) é uma atividade intelectual voltada para o agrupamento dos documentos a

partir das funções e atividades geradoras desses documentos.
e) é a disposição dos documentos dentro das divisões estabelecidas no

instrumento de descrição.
A operação de transferência dos documentos do arquivo corrente para o arquivo

intermediário denomina-se recolhimento.
Um documento de arquivo com valor primário pertence ao arquivo corrente ou

arquivo intermediário.
No que se refere a transferência, recolhimento e eliminação documental, julgue o

item subsequente.
Os documentos dos alunos formados em uma universidade em determinado ano

são menos utilizados no ano seguinte. Por isso, esses documentos devem passar por
um processo de transferência, no qual eles são migrados dos arquivos correntes
para os arquivos intermediários.
Acerca dos instrumentos de gestão, avaliação e classificação documental, julgue

o item seguinte.

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Áreas diversas
Para realizar uma adequada gestão documental é importante consultar a tabela

de temporalidade para verificar a equivalência de novos documentos com suas
antigas notações.

o item seguinte.
Denomina-se como avaliação a organização dos arquivos correntes dispondo-os

em sequência alfabética, de acordo como o método de arquivamento
previamente adotado pela empresa.
Julgue o item a seguir, acerca das comissões de avaliação e massas documentais

acumuladas.
A verificação dos adequados prazos de prescrição e decadência de direitos faz

parte dos princípios básicos que norteiam o trabalho de análise das comissões de
avaliação.
A respeito de arquivologia e da legislação arquivística, julgue os itens a seguir.
A responsabilidade pela gestão dos documentos dos órgãos públicos é do Arquivo

Nacional.
A transferência, que consiste na passagem de documentos dos arquivos correntes

para os arquivos intermediários, é regulada pela tabela de temporalidade de
documentos.
No que se refere ao gerenciamento de informação e à gestão de documentos,

julgue o próximo item.
Para a formulação do programa de gestão de documentos, é necessário o

respaldo do diagnóstico da situação arquivística.

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Áreas diversas
O programa de gestão de documentos é precedido pela existência de uma

política de tratamento dos arquivos na instituição.
Fatores como o tipo de papel utilizado na produção de um documento de guarda

permanente são definidos na fase de produção do programa de gestão de
documentos.
Os documentos de arquivo são eliminados na fase de utilização do programa de

Fase de produção é a etapa do programa de gestão de documentos em que o

arquivista deve contribuir para que sejam criados apenas documentos essenciais
à administração.
Julgue os próximos itens, referentes ao gerenciamento da informação e à gestão

de documentos.
A gestão de documentos é aplicada aos documentos considerados de valor

permanente, ou seja, aqueles com valor histórico reconhecido pela sociedade
Julgue os próximos itens, referentes ao gerenciamento da informação e à gestão

de documentos.
O plano de classificação e a tabela de temporalidade são instrumentos

arquivísticos previstos nas fases de um programa de gestão de documentos.

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Áreas diversas
A gestão de documentos é uma condição necessária para a restauração de

A B CESPE Ó TCE RS P O C E
De acordo com a lei que trata da política nacional de arquivos públicos e privados,
a gestão documental compreende quatro fases básicas: produção, acúmulo,
utilização e destinação.
A B CESPE Ó TCE RO P A A
Com relação à gestão de documentos, julgue os itens a seguir.
A gestão de documentos compreende todas as operações realizadas com os

documentos de arquivo do momento de sua criação até sua destinação final, que
pode ser a eliminação ou a guarda permanente.
A B CESPE Ó ANS P T A
Com relação à gestão de documentos, julgue os itens que se seguem.
Uma das fases básicas do programa de gestão de documentos é a emulação dos

documentos.
A B CESPE Ó T P T G T
A A
Com relação à gestão de documentos e informações, julgue os itens de 61 a 68.
A gestão de documentos é o conjunto de procedimentos que visa ao

melhoramento dos processos de produção, controle, uso, avaliação e
arquivamento, a fim de garantir a correta eliminação ou preservação de
documentos e a disponibilização de informação arquivística para a administração.
A B CESPE Ó TRE MS P T J Á A
A gestão de documentos contribui para as funções arquivísticas, de modo que
a) sejam eliminados documentos em todo o ciclo de vida documental.
b) apenas os documentos com valor administrativo sejam organizados.
c) uma parcela dos documentos que constituem o patrimônio arquivístico do país

seja descartada.

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Áreas diversas
d) os documentos sejam avaliados como de guarda permanente.
e) as políticas e atividades dos governos sejam documentadas adequadamente.
A B CESPE Ó TRE RJ P T J Á A
Julgue o item que se segue, relativo à gestão de documentos.
A incorporação é considerada uma das fases mais importantes de um programa

Um código de classificação de documentos de arquivo é elaborado na fase de

produção de documentos de um programa de gestão de documentos.
A B CESPE Ó MPE PI P T M Á A
Considerando a legislação arquivística brasileira, julgue os itens a seguir.
Os programas de gestão de documentos devem conter orientações quanto à

transferência e ao recolhimento de documentos dos arquivos correntes aos
intermediários e destes aos permanentes, conforme os prazos previstos no plano de
classificação.
A B CESPE Ó TRT R RN T J Á
A
Acerca de técnicas de arquivamento, julgue os itens subsecutivos.
Uma das formas de classificação de arquivos refere-se aos estágios da sua

evolução. Esses estágios são: corrente, intermediário, permanente, setorial, geral
ou central.
Acerca das teorias e dos princípios arquivísticos, julgue os itens a seguir.
Os estágios de evolução dos arquivos são conhecidos como arquivos setoriais e

arquivos gerais ou centrais.

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Áreas diversas

o item seguinte.
No que se refere aos estágios de sua evolução, os arquivos podem ser classificados
em arquivos de primeira idade, arquivos de segunda idade e arquivos de terceira
idade, ou seja, arquivos correntes, intermediários e permanentes.
Com referência à natureza dos documentos, julgue os itens subsequentes.
Arquivo de engenharia é considerado um tipo de arquivo especializado.
O arquivo de imprensa é um tipo de arquivo técnico, contudo diferente do arquivo

especializado.
A respeito da gestão da informação e de documentos e dos tipos documentais,

julgue o item que se segue.
Os documentos de arquivo, quanto à natureza do assunto, podem ser ostensivos

ou sigilosos.
A B CESPE Ó SEDF P A G E A
Com relação às funções arquivísticas de criação, classificação e avaliação de

documentos, julgue o item seguinte.
As plantas arquitetônicas de um edifício mantidas em arquivo são consideradas

documentos cartográficos de acordo com a classificação quanto ao gênero.
Em relação à sistemática de arranjo de arquivos documentais, julgue o item

seguinte.
Se o fundo for constituído de documentos de gêneros diversos, como filmes,

fotografias, fitas magnéticas ou papel, eles poderão ser fisicamente armazenados
em locais diferentes.

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Áreas diversas
No que se refere aos princípios, conceitos e legislação arquivística, julgue os itens a

seguir.
Os mapas e plantas encontrados nos arquivos da ANATEL pertencem ao gênero

documental iconográfico, sendo classificados e avaliados de forma diferenciada
e específica, conforme esse gênero documental.
No que diz respeito a tipologias documentais e a suportes físicos, julgue os itens

subsequentes.
Os microfilmes fazem parte do gênero documental conhecido como filmográfico.
Julgue os itens a seguir, acerca dos conceitos fundamentais de arquivologia.
O tipo documental está relacionado à fusão da espécie documental com a

função do documento.
A B CONSULPLAN Ó TSE P T J Á A
“Boletim de ocorrência e certidão de nascimento configuram- se como exemplos

de ____________ documental. ”
Assinale a alternativa que completa corretamente a afirmativa anterior.
a) forma
b) espécie
c) formato
d) tipo
A B CESPE Ó POLÍCIA CIENTÍFICA PE P P P
Os gêneros documentais comumente encontráveis em arquivos incluem o gênero
a) emulativo.
b) iconográfico.
c) cultural.
d) tridimensional.

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Áreas diversas
e) natural.
A B CESPE Ó P S P SP P A G
P P I
Na administração de documentos, entre as rotinas do protocolo, a identificação

dos metadados para controle e recuperação de dados faz parte da rotina de
a) movimentação.
b) registro.
c) classificação.
d) tramitação.
e) expedição.

Expedição e microfilmagem de documentos são tarefas do protocolo.
A B CESPE Ó POLÍCIA CIENTÍFICA PE P A P
A movimentação de um documento de um setor para outro para que decisões

sejam tomadas é uma atividade de protocolo denominada
a) tramitação.
b) registro.
c) expedição.
d) distribuição.
e) classificação
A B CESPE Ó DPU P A
Com relação à gestão da informação e à gestão de documentos, julgue o item a

seguir.

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Áreas diversas
O registro de documentos é uma atividade de responsabilidade do arquivo

permanente.
A B CESPE Ó T P A S A
Julgue o próximo item, referente à gestão de documentos
No registro, rotina da atividade de protocolo, é feita a identificação dos

metadados dos documentos de arquivo.
No que se refere a conceitos e procedimentos aplicados à gestão de documentos,

julgue o seguinte item. ==0==
A expedição de correspondência particular, que deve estar explícita nas normas

internas de protocolo, fica a critério de cada órgão ou entidade.

julgue o seguinte item.
O setor destinatário é o responsável pela identificação de documentos

antecedentes, caso estes existam, referentes à correspondência recebida e
juntada.

As atividades do protocolo incluem a atribuição de data e de número à

correspondência a ser expedida.
A atividade de tramitação corresponde exclusivamente à movimentação de

documentos entre unidades internas do órgão.

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Áreas diversas – 2018 – Pós-Edital
0
A classificação da documentação deve ser realizada no setor destinatário, após a

entrega do documento pelo protocolo.
Caso, ao efetuar o recebimento no setor de protocolo, seja identificado que o

destinatário não pertence à estrutura do órgão, o procedimento adotado será o
descarte da correspondência.
Acerca de conceitos e princípios arquivísticos, julgue o item que se segue.
A avaliação dos documentos de arquivo é feita com base no princípio da ordem

original.
A respeito das funções arquivísticas de descrição e de classificação de

documentos, julgue o item subsecutivo.
O plano de classificação de documentos, resultado do processo de avaliação,

deve refletir as hierarquias de uma instituição.

o item seguinte.
Para realizar uma adequada gestão documental é importante consultar a tabela

de temporalidade para verificar a equivalência de novos documentos com suas
antigas notações.
A B CESPE Ó ANTAQ P T A
Os prazos de guarda nos arquivos corrente e intermediário contidos na tabela de

temporalidade resultam da identificação do valor primário nos documentos de
arquivo.

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Áreas diversas
A respeito da tabela de temporalidade de documentos, julgue os itens

subsecutivos.
Os prazos de guarda existentes na tabela de temporalidade se aplicam a todos os

suportes documentais.
No que se refere ao gerenciamento da informação e à gestão de documentos,

julgue os itens subsequentes.
A avaliação de documentos abrange o registro documental a partir de

metadados, a distribuição dos documentos e o acompanhamento de sua
tramitação.
A transferência, que consiste na passagem de documentos dos arquivos correntes

para os arquivos intermediários, é regulada pela tabela de temporalidade de
documentos.
A respeito dos conceitos fundamentais de arquivologia, julgue o item subsecutivo.
Na avaliação de um grande volume de documentos de arquivo, a decisão sobre

eliminação de um documento e a consequente operacionalização são finais e
irrevogáveis.
Com relação a conceitos fundamentais de arquivologia, julgue os seguintes itens.
A avaliação de documentos de arquivo tem caráter irrevogável
No que se refere ao gerenciamento de informação e à gestão de documentos,

julgue o próximo item.
Caso seja necessária uma avaliação documental, deve ser criado o código de
classificação de documentos de arquivo.

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Áreas diversas
Acerca da classificação de documentos, julgue o item que se segue.
A classificação de documentos de arquivo é realizada após a aplicação da tabela

de temporalidade de documentos.
Acerca da tabela de temporalidade de documentos, julgue o próximo item.
A unidade de tempo utilizada na tabela de temporalidade de documentos de

arquivo, em geral, é o ano.
A B CESPE Ó BACEN P T S A
A respeito da função documentação, julgue os itens subsecutivos.
A tabela de temporalidade de documentos é instrumento de gestão aprovado por

autoridade competente que permite gerenciar a massa documental acumulada
e avaliar o prazo de guarda e a destinação final dos documentos produzidos ou
recebidos por uma instituição.
De Acordo com a teoria das três idades, arquivos podem ser correntes,
intermediários ou permanentes.
Todo documento que tenha esgotado seu valor primário pode ser eliminado.
ANVISA CESPE TÉCNICO ADMINISTRATIVO
Em uma agência reguladora, como a ANVISA, por exemplo, os documentos que

compõem o arquivo do setor de trabalho são aqueles produzidos e(ou) recebidos
no desenvolvimento de atividades administrativas da agência.
CESPE PREF SP ASSISTENTE DE GESTÃO DE POLÍTICAS PÚBLICAS
No arquivo intermediário, considerado uma extensão do arquivo corrente,

predomina o valor:
a) probatório.
b) histórico.

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Áreas diversas
c) cultural.
d) informativo.
e) primário.
Acerca dos conceitos fundamentais de arquivologia, julgue os seguintes itens.
Os documentos de arquivo são colecionados com finalidades culturais e sociais.
Um conjunto de documentos em suporte papel produzidos e(ou) recebidos por

determinado órgão, durante o desenvolvimento de suas atividades específicas ou
atividades de suporte, consiste em um arquivo.
Os documentos frequentemente utilizados devem compor o arquivo intermediário.
A função de prova do documento de arquivo evidencia-se não só pelo fato de o

documento poder ser levado a juízo para comprovar determinada informação,
mas, também, pela capacidade desse material de testemunhar as atividades que
lhe deram origem.
No que se refere ao gerenciamento da informacão e à gestão de documentos,

julgue os itens subsecutivos.

intermediários justifica-se pela diminuição do valor primário dos documentos.
Os documentos do arquivo permanente têm valor probatório e (ou) informativo.
CESPE MTE AGENTE ADMINISTRATIVO
Para a separação dos documentos, como os do MTE, daqueles acumulados por

outros órgãos, é indicada a teoria das três idades documentais.

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Áreas diversas
CESPE ANAC TÉCNICO ADMINISTRATIVO
A teoria das três idades considera o valor secundário dos documentos como
principal elemento para a definição das idades documentais.
CESPE INSS ANALISTA ARQUIVOLOGIA

CESPE STM ANALISTA JUDICIÁRIO ARQUIVOLOGIA
A teoria das três idades refere-se à sistematização do ciclo de vida dos

documentos arquivísticos.

Os arquivos permanentes têm restrição de acesso ao público em geral.
CESPE MPOG ARQUIVISTA
Acerca de princípios e conceitos arquivísticos, julgue o item que se segue.
Os documentos, para serem considerados como correntes e intermediários, devem

possuir valor primário.
Ações culturais, educativas e de difusão são, originariamente, desenvolvidas nos

arquivos correntes.
O princípio arquivístico fundamental para a organização dos documentos é o

princípio temático, também conhecido como princípio da pertinência.
O arquivo do Departamento de Polícia Federal é constituído de todos os

documentos produzidos e(ou) recebidos, no cumprimento da missão institucional.

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Áreas diversas
O tratamento desse arquivo deve ser feito de acordo com as orientações do

Conselho Nacional de Arquivos.
A gestão de documentos, reconhecida inclusive na legislação arquivística

brasileira, visa garantir que os arquivos sejam instrumentos de apoio à
administração, à cultura, ao desenvolvimento científico e elementos de prova e
informação.
Os documentos de arquivo, após cumprirem o prazo de guarda nos arquivos

correntes, devem ser transferidos para o arquivo permanente.
CESPE MPU TÉCNICO ADMINISTRATIVO
A ênfase ao valor primário é característica marcante dos documentos de um

arquivo corrente, condição não verificada nas outras idades documentais.
A Lei nº 8.159/1991 estabelece categorias de sigilo para documentos.
A classificação define a organização física dos documentos arquivados.
Produção e avaliação documental são operações técnicas referentes à gestão de

documentos.
A tabela de temporalidade é um instrumento resultante do processo de avaliação.
Um documento ultrassecreto pode permanecer em sigilo por prazo inferior a vinte

e cinco anos.
CESP ANVISA TÉCNICO ADMINISTRATIVO

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Áreas diversas
Os procedimentos de recebimento, registro, distribuição e movimentação de

documento de arquivo são realizados, em regra, pelo setor de arquivamento
intermediário.
De acordo com a Lei de Acesso à Informação, o acesso a dados contidos em

documento classificado como reservado poderá ser restringido por até cinco anos.
A aplicação da tabela de temporalidade resulta na definição do destino final dos

documentos de arquivo, que pode ser a guarda corrente ou intermediária.
Na gestão de documentos, a atividade arquivística de classificação atribui ao

documento um código representativo do seu conteúdo informativo.
CESPE DPU ANALISTA

seguir.
O gênero documental iconográfico reúne documentos eletrônicos e digitais.

Os documentos de arquivo, quanto à natureza do assunto, podem ser ostensivos

ou sigilosos.
Acerca da implementação de programas de gestão de documentos, julgue o item

subsequente.
A gestão de documentos é dividida em três fases: produção, utilização e

eliminação.


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Áreas diversas
As atividades de protocolo, indispensáveis ao desenvolvimento de funções

administrativas, técnicas ou científicas das instituições, inserem-se na fase da
produção.
CESPE ANTAQ TÉCNICO ADMINISTRATIVO
O acesso à informação independe, para sua eficácia, da aplicação do programa

CESPE ANATEL TEC ADMINISTRATIVO
O desenvolvimento do programa de gestão de documentos na ANATEL passa pela

implantação de três fases: a fase ativa, a fase de desenvolvimento e a fase de
destinação.
Em algumas situações, os documentos de arquivo precisam passar por vários

setores da instituição, onde são tomadas decisões com relação ao tema do
documento. A trajetória realizada pelo documento desde sua produção até o
cumprimento de sua função administrativa é conhecida como tramitação. A
trajetória realizada pelo documento deverá ser registrada para futuro
conhecimento.
CESPE POLICIA FEDERAL ESCRIVÃO
Definir a destinação final de determinado documento de arquivo é estabelecer o

seu prazo de guarda nos arquivos corrente e intermediário.
O Departamento de Polícia Federal deve utilizar a tabela de temporalidade de

documentos de arquivo elaborada pelo Conselho Nacional de Arquivos, para
avaliar os documentos de arquivo produzidos e (ou) recebidos pela sua atividade-
meio.
Os documentos de arquivo, após cumprirem o prazo de guarda nos arquivos

correntes, devem ser transferidos para o arquivo permanente.

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Áreas diversas
O instrumento elaborado para a classificação dos documentos de arquivo é o

plano de destinação de documentos.
A fase arquivística em que esteja o documento é indicada pela tabela de

temporalidade.

intermediários justifica-se pela diminuição do valor primário dos documentos.
A primeira ação a ser tomada pelo setor de protocolo, ao receber um documento,

é distribuí-lo.
Comentários: as atividades de Protocolo ocorrem na fase corrente do Ciclo vital

dos documentos. A primeira atividade que o setor Protocolo precisa realizar é
registrar o documento. Mas lembre-se que se o documento for de cunho particular,
ele não deve ser registrado! 
CESPE MPE PI TÉCNICO MINISTERIAL ÁREA ADMINISTRATIVA
Na anexação, prevalece o número do processo mais recente; na apensação, os

números dos dois processos são conservados como referência para recuperação
dos documentos.
CESPE TSE TÉCNICO JUDICIÁRIO ÁREA ADMINISTRATIVA
Uma das espécies documentais mais utilizadas nos órgãos do Poder Judiciário é o
processo. É comum a juntada de processos, que pode ocorrer por anexação ou
por apensação. A juntada por anexação significa
a) a união provisória de um ou mais processos a um processo mais antigo,

destinada ao estudo e à uniformidade de tratamento em matérias semelhantes,
com o mesmo interessado ou não.

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Áreas diversas
b) a união definitiva de um ou mais processos a um outro processo (considerado

principal), desde que pertencentes a um mesmo interessado e que contenham o
mesmo assunto.
c) a união provisória de um ou mais processos a um outro processo, desde que

pertencentes à atividade-meio.
d) a união, por até um ano, de processos que envolvam questões recursais

relativas a um mesmo interessado.
A respeito da gestão de documentos, julgue o próximo item.
A eliminação de documentos de arquivo é operacionalizada na fase de

destinação.
CESGRANRIO PETROBRAS TÉCNICO DE ADMINISRAÇÃO E CONTROLE JUNIOR
Uma empresa deseja instituir um serviço encarregado do recebimento, registro,

classificação, distribuição, controle da tramitação e expedição de documentos.
Com base na terminologia da Arquivologia, essa atividade é denominada
a) secretaria
b) protocolo
c) arquivo permanente
d) arquivo intermediário
e) centro de documentação
É tarefa do protocolo, na atividade de registro, fornecer dados do documento aos

interessados
FCC TRE RR TÉCNICO JUDICIÁRIO ÁREA ADMINISTRATIVA
As sucessivas etapas pelas quais passam os processos administrativos, antes de sua

conclusão, constituem o que se convencionou chamar de
a) fluxograma.

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Áreas diversas
b) notação.
c) protocolo.
e) tramitação.
As atividades de recebimento, classificação, registro, distribuição e tramitação são

de responsabilidade do arquivo permanente.
Os documentos chegam, em determinado órgão público instalado em Brasília, de

forma variada. Uns são registrados e, em seguida, enviados ao destinatário, outros
entram sem nenhum tipo de anotação. Além disso, há aqueles que, atualmente,
entram no órgão por meio das tecnologias da informação (fax, correio eletrônico).
Cada setor de trabalho organiza seus documentos de maneira independente, sem
nenhum tipo de orientação e, depois, por falta de espaço físico ou devido ao final
do ano civil, esses documentos são transferidos para outro lugar, conhecido,
geralmente, como arquivo morto.
Considerando a situação hipotética acima, julgue os itens subsequentes, acerca

das técnicas de arquivamento e dos procedimentos administrativos no âmbito do
setor público.
O registro dos documentos que chegam a um órgão público deve ser feito no setor
de protocolo e consiste na reprodução dos dados do documento destinada a
controlar a movimentação e fornecer dados de suas características fundamentais
aos interessados.
ESAF MIN FAZENDA ASSIST TÉC ADMINISTRATIVO
Indique qual a justificativa para a existência do arquivo intermediário.
a) Histórica.
b) Cultural.
c) Econômica.
d) Orgânica.

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Áreas diversas
e) Imparcialidade administrativa.
A gestão de documentos tem por objetivo garantir, de maneira eficaz, a

produção, administração, manutenção e destinação dos documentos de forma
racional e econômica. A fase básica desse conjunto de procedimentos - a qual
inclui as atividades de protocolo e de elaboração de normas de acesso à
documentação - denomina-se:
a) identificação.
b) avaliação
c) utilização
d) classificação
e) descrição
No protocolo - numa empresa, serviço responsável pelas atividades de controle da

documentação a rotina de encaminhar os documentos aos respectivos destinos,
de acordo com despacho de autoridade competente, está relacionada ao setor
de:
a) autuação e custódia
b) recebimento e classificação
c) análise e distribuição
d) circulação e arquivamento
e) registro e movimentação
No processo de gestão de documentos, na fase de utilização, a atividade de

recebimento, classificação, registro, distribuição e tramitação de documentos
denomina-se
a) destinação.
b) arquivamento.
c) protocolo.
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Áreas diversas
e) avaliação.
AOCP UFPEL ASSISTENTE ADMINISTRATIVO
Nas organizações de médio e grande porte, bem como nos órgãos públicos nas
esferas Federal, Estadual e Municipal, o movimento de recebimento e expedição
de correspondência é gerenciado por um setor constituído e denominado
a) Arquivo de Documentos.
b) Retenção de Documentos.
c) Arquivo Central.
d) Arquivo Inativo.
e) Protocolo ou setor de expedição.
A atividade de tramitação corresponde exclusivamente à movimentação de

documentos entre unidades internas do órgão.
FUNCAB ANS TÉCNICO ADMINISTRATIVO
Quando o protocolo movimenta o processo, enviando o documento ao seu

destinatário, localizado nas unidades internas da instituição, ele está executando
a atividade de:
a) despacho.
b) expedição.
c) tramitação.
d) diligência.
e) distribuição.
FUNIVERSA UEG ASSISTENTE DE GESTÃO ADMINISTRATIVA GERAL
Assinale a alternativa que apresenta o(s) procedimento(s) no(s) qual(is) o protocolo

cadastra um documento em um sistema de controle, podendo atribuir, a esse
documento, um número de acompanhamento.

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Áreas diversas
a) tramitação
b) expedição/distribuição
c) classificação
d) recebimento
e) registro e autuação
FUNCAB ANS TÉCNICO EM REGULAÇÃO DE SAÚDE SUPLEMENTAR
Quando o protocolo movimenta o processo de uma unidade à outra, interna ou

externa, através de sistema próprio, ele está executando a atividade de:
a) distribuição.
b) diligência.
c) tramitação.
d) despacho.
e) autuação

A distribuição da correspondência de cunho particular é atribuição do protocolo.
A atividade de protocolo é desenvolvida no âmbito do arquivo corrente.
FUNCAB MPOG ATIVIDADE TÉCNICA ARQUIVOLOGIA
Quando o protocolo envia internamente os documentos e processos recebidos

para o setor destinatário, está realizando a atividade de:
a) expedição.
b) remanejamento.
c) distribuição.

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Áreas diversas
d) tramitação.
e) transferência.
FUNCAB SEGEP MA AGENTE PENITENCIÁRIO
A Tabela de Temporalidade de Documentos de Arquivo resulta da atividade de:
a) classificação, que recupera o contexto de produção dos documentos de

arquivo agrupando-os de acordo com o órgão produtor, a função, a subfunção e
a atividade responsável por sua produção ou acumulação.
b) avaliação, que recupera o contexto de produção dos documentos de arquivo

agrupando-os de acordo com o órgão produtor, a função, a subfunção e a
atividade responsável por sua produção ou acumulação.
c) avaliação, que define prazos de guarda para os documentos em razão de seus

valores administrativo, fiscal, jurídico-legal, técnico, histórico, autoriza a sua
eliminação ou determina a sua guarda permanente.
d) avaliação, que define prazos de guarda para os documentos em razão de seus

valores administrativo, fiscal, jurídico-legal, técnico, histórico, que não permite a sua
eliminação, determinando a sua guarda permanente.
e) classificação, que define prazos de guarda para os documentos em razão de

seus valores administrativo, fiscal, jurídico-legal, técnico, histórico, autoriza a sua
eliminação ou determina a sua guarda permanente.
CESPE DPU ANALISTA

seguir.
Os instrumentos de avaliação de documentos são a tabela de temporalidade e o

plano de destinação.
CESPE FUB TÉCNICO EM ARQUIVO
A tabela de temporalidade deve ser aplicada nos arquivos permanentes, o que

possibilita a eliminação de documentos nessa fase arquivística.
A tabela de temporalidade de documentos de arquivo é um instrumento de

280
00000000000 - DEMO
Áreas diversas
a) transferência.
b) busca.
c) destinação.
d) tombamento.
e) periodização.
CESPE DPU ARQUIVISTA
Acerca dos instrumentos de gestão arquivística, julgue o item a seguir.
A ausência da tabela de temporalidade na instituição dificulta a transferência e o

recolhimento dos documentos de arquivo de maneira técnica e científica.
ESAF DNIT ANALISTA ADMINSITRATIVO ÁREA ADMINISTRATIVA
Quando o protocolo envia para o setor destinatário o documento recebido, ele

está executando a atividade:
a) tramitação.
b) expedição.
c) distribuição.
d) arquivamento.
e) registro.
A B FCC Ó P T T A
A Gestão de Documentos tem como principais objetivos racionalizar e tornar

eficiente a criação, tramitação, classificação, uso primário e avaliação de arquivo.
Convencionou-se, entre os principais autores de arquivologia, que a classificação
dos documentos de caráter permanente denomina-se
a) Catalogação.
b) Organicidade.
c) Cumulatividade.
d) Indivisibilidade.
e) Arranjo.

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Áreas diversas
Nos planos de classificação utilizados para organizar os documentos de uma

instituição, a numeração fracionada exprime a existência de tópicos específicos
compreendidos num tópico
a) mais formal.
b) menos importante.
c) mais abrangente.
d) menos complexo.
e) mais simples.
A transferência de documentos entre os diferentes setores de uma instituição é feita

mediante
a) guia de encaminhamento.
b) cartão de protocolo.
c) auto de abertura.
d) mandado de busca.
e) fluxograma.
A cópia autenticada de um documento é aquela que
a) foi microfilmada e, em seguida, reproduzida em papel.
b) foi obtida por meio de processo fotográfico.
c) passou por processo de digitalização.
d) o tabelião atesta ser cópia fiel do documento original.
e) traz a assinatura do operador do equipamento de fotocópia.
Entende-se por trâmite

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Áreas diversas
a) a sequência de ações prescritas para o andamento de documentos

administrativos, até seu julgamento ou solução.
b) o serviço encarregado de receber, registrar e distribuir documentos no âmbito

de uma instituição.
c) o conjunto de documentos produzidos ou recebidos ao longo das atividades

de uma instituição pública ou privada.
d) a ação pela qual um documento, depois de autuado no protocolo, passa a

constituir processo.
e) o processo pelo qual se confere autenticidade a um documento, qualquer que

seja sua origem.
Em uma instituição, os documentos de uso frequente ficam no arquivo
a) intermediário.
b) corrente.
c) público.
d) permanente.
e) inativo.
As sucessivas etapas pelas quais passam os processos administrativos, antes de sua

conclusão, constituem o que se convencionou chamar de
a) fluxograma.
b) notação.
c) protocolo.
e) tramitação.
Ao contrário dos documentos de biblioteca, os documentos de arquivo

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Áreas diversas
a) são adquiridos e colecionados em razão dos assuntos de que tratam e do estilo

em que são redigidos.
b) são resultado das atividades desenvolvidas por instituições e pessoas no

desempenho de suas funções.
c) contêm apenas informações de caráter histórico e trazem a assinatura de

personagens famosos.
d) interessam exclusivamente ao pesquisador e à produção de trabalhos

científicos ou acadêmicos.
e) apresentam-se em folhas avulsas manuscritas, datilografadas ou digitadas, em

exemplares únicos.
Atualmente vem ocorrendo a adoção de recursos tecnológicos para a

preservação e conservação de documentos de arquivo. Analise:
I. Os documentos devem ser previamente avaliados, identificando-lhes valor que

justifique o custo da operação.
II. A atual legislação brasileira garante a autenticidade, a integridade e a validade

jurídica de documentos em forma eletrônica, desde que providos de datas e
assinaturas.
III. A microfilmagem adequada permite a eliminação de documentos públicos ou

oficiais destinados à guarda permanente.
IV. Na elaboração da tabela de temporalidade há que se observar os princípios

da teoria das 4 idades, que define parâmetros gerais para arquivamento e
destinação dos documentos de arquivo.
a) II, III e IV.
b) I e III.
c) III.
d) I e II.
e) I.

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Áreas diversas
Sobre as responsabilidades e atividades realizadas pela unidade protocolizadora,

considere:
I. Além de realizar as atividades de protocolo, a unidade tem a incumbência de

autuar processos, independentemente de sua denominação e posicionamento
hierárquico na estrutura organizacional.
II. O método alfanumérico é incluído nas classes de métodos básicos e

padronizados de arquivamento.
III. Os documentos recebidos em envelopes fechados deverão ser abertos pelo

protocolo, desde que não sejam particulares (documentos não endereçados à
instituição, e sim a um funcionário em particular) ou sigilosos (ultrassecretos,
secretos, confidenciais ou reservados).
IV. O prazo de guarda de protocolos, em fase corrente, é de 3 (três) anos.
a) I, III e IV.
b) IV.
c) II e IV.
d) I e III.
e) II e III.
Os documentos referentes aos bens patrimoniais imóveis, veículos, as formas de

aquisição e alienação, bem como os serviços de manutenção, limpeza e
recuperação estão contidos na classificação
a) 020.
b) 050.
c) 070.
d) 030.
e) 040.
A B FCC Ó CNMPP T CNMP A

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Áreas diversas
Sobre Gestão de documentos, considere:
I. Compreende o planejamento e controle das atividades de produção,

classificação e recuperação, avaliação, descrição e difusão, proteção e
preservação de documentos de arquivo.
II. Quanto ao manuseio, recomenda-se grampear os documentos (especialmente

os de guarda permanente).
III. Arquivo Intermediário é o conjunto de documentos indispensáveis à

manutenção das atividades cotidianas de uma administração, por isso seu acesso
deve ser fácil e rápido.
IV. Dossiê é uma unidade de arquivamento constituída de documentos

relacionados entre si por assunto.
Está correto o que consta APENAS em
a) IV.
b) I, II e IV.
c) II e IV.
d) II e III.
e) I e IV.
A operação de reunir os documentos classificados sob um mesmo assunto

corresponde a:
a) Ordenação.
b) Arquivamento.
c) Estudo.
d) Codificação.
e) Inspeção.
A B FCC Ó METRÔ SP P A A J S
Os documentos, quando não são mais frequentemente utilizados, aguardam sua

destinação final no

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Áreas diversas
a) arquivo intermediário.
b) serviço de protocolo.
c) almoxarifado.
d) arquivo histórico.
e) depósito de recicláveis.
A B FCC Ó METRÔ P A A J S
Para estabelecer o destino final dos documentos, aplica-se a chamada
a) tabela de equivalência.
b) câmara de fumigação.
c) tabela de temporalidade.
d) máquina fragmentadora.
e) técnica de amostragem.
O estatuto de uma empresa é documento de valor
a) permanente.
b) provisório.
c) temporário.
d) indeterminado.
e) casual.
Enquanto assegurarem direitos (a instituições e pessoas), os documentos não

podem ser
a) microfilmados.
b) eliminados.
c) digitalizados.
d) consultados.
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Áreas diversas
e) copiados.
Notas de compra e extratos bancários são exemplos de documentos
a) sigilosos.
b) contábeis.
c) normativos.
d) públicos.
e) históricos.
No processo de avaliação, o valor primário atribuído aos documentos está

associado
a) às referências a fatos históricos.
b) às razões pelas quais foram criados.
c) à aquisição e extinção de direitos.
d) à presença de sinais de validação.
e) ao índice de pH neles encontrado.
A B FCC Ó TRE ROP T J Á A
Do ponto de vista documental, um relatório de prestação de contas é exemplo de
a) tipo.
b) forma.
c) formato.
d) espécie.
e) gênero.
A sequência de atos prescritos para o andamento de um processo configura

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Áreas diversas
a) o transporte.
b) a transcrição.
c) a tramitação.
d) o traslado.
e) a transferência.
O arquivo intermediário caracteriza-se por armazenar, em geral, documentos
a) originários de atividades-meio.
b) que serão microfilmados e destruídos.
c) reservados, confidenciais e sigilosos.
d) de interesse para a pesquisa histórica.
e) com baixa frequência de uso.
De acordo com o gênero, os documentos de arquivo podem ser identificados

como
a) técnicos, administrativos, culturais e históricos.
b) masculinos, femininos e neutros.
c) pessoais, institucionais, públicos e privados.
d) textuais, iconográficos, sonoros e audiovisuais.
e) correntes, centrais, intermediários e permanentes.
Numa instituição de custódia destinada a recolher arquivos de diferentes

entidades, a cada um desses conjuntos de documentos dá-se o nome de
a) fundo.
b) organograma.
c) setor.

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Áreas diversas
d) divisão.
e) núcleo de memória.
Receber, registrar e distribuir documentos, cuidando de sua tramitação, são

atividades rotineiras do setor de
a) embalagens.
b) compras.
c) transporte.
d) reprografia.
e) protocolo.
No processo de avaliação de documentos de arquivo, constitui instrumento de

destinação
a) a tabela de temporalidade.
b) o termo de eliminação.
c) o quadro de arranjo.
d) a lista de descarte.
e) o guia de fontes.
Quando se reúnem documentos de natureza diversa em razão das imposições de

determinada ação administrativa ou judicial, forma-se conjunto materialmente
indivisível conhecido por
a) maço.
b) dossiê.
c) caixa-arquivo.
d) pasta.
e) processo.

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Áreas diversas
A classificação arquivística prioriza, como critério de arranjo,
a) as funções e atividades do órgão de origem.
b) as patentes e os títulos dos signatários dos documentos.
c) o grau de sigilo imposto pelas autoridades do órgão.
d) o estado de conservação dos suportes físicos.
e) as dimensões e os formatos dos documentos.
Acórdãos e resoluções, documentos típicos dos tribunais brasileiros, constituem

exemplos de
a) formato.
b) espécie.
c) fundo.
d) invólucro.
e) suporte.
No processo de avaliação, o instrumento que determina prazos para transferência,

recolhimento, eliminação e mudança de suporte de documentos chama-se
a) quadro de arranjo.
b) organograma.
c) princípio da proveniência.
d) tabela de temporalidade.
e) teoria das três idades.
A B FCC Ó TRE CE P T J Á A
Relatórios, programas e projetos são exemplos de
a) suportes físicos.

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Áreas diversas
b) fundos arquivísticos.
c) espécies documentais.
d) técnicas de registro.
e) gêneros documentais.
A B FCC Ó TRE CEP T J Á A
A tabela de temporalidade é instrumento utilizado
a) no controle da expedição de documentos.
b) na organização dos documentos em estantes e prateleiras.
c) na restauração de documentos deteriorados.
d) no processo de destinação dos documentos.
e) na distribuição dos documentos por assunto.
O processo de avaliação, a ser realizado pelo arquivista, deverá considerar a

função pela qual cada documento foi criado, identificando os valores a ele
atribuídos, segundo o seu potencial de uso. Terão guarda permanente aqueles
documentos que tiverem um valor
a) terciário, quando as suas informações são consideradas importantes para

prova, informação ou pesquisa.
b) primário, a eles atribuído levando-se em conta a sua utilidade para propósitos

administrativos, legais e fiscais.
c) intrínseco, que possuem em razão de seu conteúdo, das circunstâncias de sua

produção e de suas assinaturas ou selos.
d) secundário, tendo em vista o seu interesse para fins diferentes daqueles para
os quais foram originalmente criados.
e) administrativo, no caso em que são reconhecidos como garantia e

fundamento de atos, fatos e acontecimentos.

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Áreas diversas
A B FCC Ó TRE PEP T J Á A
O elemento em branco corresponde:
a) aos documentos inalienáveis e imprescritíveis.
b) à fase de produção de documentos.
c) às atividades de gestão de documentos.
d) aos documentos frequentemente consultados.
e) aos documentos de acesso franqueado.
Os documentos de terceira idade:
a) detêm interesse administrativo apenas por determinado período.
b) apresentam repetição da informação e qualidade técnica inferior.
c) têm interesse transitório, pois não possuem valor administrativo e jurídico.
d) encontram-se no seu período final de vigência e serão avaliados.
e) são relativos à origem, aos direitos e aos objetivos da instituição.
A B FCC Ó TER P T J Á A

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Áreas diversas
Em seu ciclo vital, os arquivos passam por fases sucessivas a que se convencionou
chamar de corrente, intermediária e permanente. O ingresso de documentos nesta
última etapa é conhecido como
a) recolhimento.
b) encaminhamento.
c) passagem.
d) remessa.
e) transferência.
Petição, ficha, papel e cópia são, respectivamente, exemplos de
a) tipo, gênero, formato e espécie.
b) suporte, técnica de registro, forma e tipo.
c) formato, espécie, tipo e gênero.
d) espécie, formato, suporte e forma.
e) forma, suporte, gênero e formato.
Fita magnética, relatório de apuração, minuta e folha são, respectivamente,

exemplos de
a) tipo, gênero, formato e suporte.
b) forma, espécie, gênero e tipo.
c) suporte, tipo, forma e formato.
d) gênero, forma, espécie e suporte.
e) formato, suporte, tipo e espécie.
Entende-se por notação
a) a atribuição de código de localização aos documentos do arquivo.

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Áreas diversas
b) o conjunto dos documentos produzidos pelos tabeliães de notas.
c) a primeira idade dos documentos, de acordo com seu ciclo vital.
d) o preenchimento das planilhas referentes à tabela de temporalidade.
e) o material sobre o qual as informações são registradas.
No processo de avaliação, quando um documento demonstra a aquisição,

manutenção, transferência, modificação ou extinção de direitos, diz-se que ele
possui valor
a) intrínseco.
b) secundário.
c) administrativo.
d) legal.
e) fiscal.
A B FCCÓ DNOCS P A A
Dentro do gênero de documentos escritos, a correspondência merece tratamento

especial, podendo ser, quanto à natureza do assunto, ostensiva ou sigilosa. A
respeito de natureza do assunto de uma correspondência ser ostensivo, analise:
I. a classificação de ostensivo é dada aos documentos cuja divulgação não

prejudica a administração.
II. a classificação de ostensivo é dada aos documentos que, por sua natureza, não
necessitam ser de conhecimento restrito.
III. a classificação de ostensivo é dada aos assuntos que requeiram excepcional

grau de segurança.
IV. a classificação de ostensivo é dada aos assuntos que, embora não requeiram
alto grau de segurança, seu conhecimento por pessoa não-autorizada pode ser
prejudicial a um indivíduo.
V. a classificação de ostensivo é dada aos documentos que podem ser de

conhecimento público.
É correto o que consta APENAS em

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Áreas diversas
a) II, IV e V.
b) I, II e III.
c) II, III, IV e V.
d) III, IV e V.
e) I, II e V.
No processo de gestão de documentos, na fase de utilização, a atividade de

recebimento, classificação, registro, distribuição e tramitação de documentos
denomina-se
a) destinação.
b) arquivamento.
c) protocolo.
e) avaliação.
A tabela de temporalidade de documentos de arquivo é um instrumento de
a) transferência.
b) busca.
c) destinação.
d) tombamento.
e) periodização.
Após cumprir os prazos de guarda na fase corrente, estabelecidos nas tabelas de

temporalidades, os documentos somente devem ser aceitos para guarda
intermediária quando estiver estabelecido
a) a classificação e a ordenação.
b) a classificação e a destinação.
c) a classificação e a eliminação.

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Áreas diversas
d) o prazo de guarda e a ordenação.
e) o prazo de guarda e a destinação.
O Código de Classificação de Documentos de Arquivo é o instrumento de trabalho

utilizado para classificar todo e qualquer documento produzido ou recebido.
O trabalho arquivístico de classificação dos documentos é realizado com base
a) na identificação dos documentos.
b) na indexação dos documentos.
c) na descrição dos documentos.
d) no conteúdo dos documentos.
e) na origem dos documentos.
Aspectos de representação que diferenciam os documentos estão listados a

seguir, à exceção um. Assinale o.
a) Aspectos textuais.
b) Aspectos cartográficos.
c) Aspectos iconográficos.
d) Aspectos arquitetônicos.
e) Aspectos micrográficos.
Sobre a natureza da entidade produtora, os arquivos classificam se em:
a) públicos e institucionais
b) oficiais e permanentes.
c) oficiais e privados.
d) privados e institucionais.
e) públicos e privados.

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Áreas diversas
Podemos definir a classificação como a operação que determina
a) o registro dos documentos.
b) o assunto dos documentos.
c) a ordenação dos documentos.
d) as fases do documento.
e) o arquivamento dos documentos.
Leia o fragmento a seguir.
Com base na Teoria das Três Idades, a aplicação de critérios de avaliação efetiva
se na fase _____.
Assinale a alternativa que completa corretamente o fragmento.
a) corrente
b) intermediária
c) permanente
d) primária
e) secundária
O processo de avaliação de documentos segue procedimentos que visam a

alcançar resultados mais amplos, como a elaboração de uma Tabela de
Temporalidade de Documentos.
Para elaborar essa tabela é necessário desenvolver as seguintes atividades:
a) elaborar o diagnóstico da situação e o código de classificação, fazer o

levantamento dos prazos de guarda e propor o arquivamento.
b) elaborar o diagnóstico da situação e a indexação, fazer o levantamento dos

prazos de guarda e propor a destinação.
c) elaborar o diagnóstico da situação e o código de classificação, fazer o

levantamento dos prazos de guarda e propor a recuperação.
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Áreas diversas
d) elaborar o diagnóstico da situação e o código de classificação, fazer o

levantamento dos prazos de guarda e propor a destinação.
e) elaborar o diagnóstico da situação e o código de classificação, fazer a

indexação e propor o arquivamento.
Um documento de arquivo só tem sentido se relacionado
a) à administração institucional.
b) ao meio que o produziu.
c) ao fato histórico.
d) ao fundo de arquivo.
e) ao assunto dos documentos.
A B FGV Ó FUNDAÇÃO PRÓ SANGUE P A A
Assinale a alternativa que indica a operação que analisa e determina o assunto

de um documento.
a) Avaliação.
b) Ordenação.
c) Indexação.
d) Conservação.
e) Classificação.
O registro esquemático do ciclo de vida documental de um órgão, elaborado

após a análise da documentação e aprovado pela autoridade competente, é
conhecido como
a) Tabela de Seleção de Documentos.
b) Código de Classificação.
c) Tabela de Avaliação.
d) Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos.

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Áreas diversas
e) Código de Arranjo.
As alternativas a seguir apresentam atividades de protocolo, à exceção de uma.

Assinale-a.
a) Registro.
b) Classificação.
c) Arranjo.
d) Expedição.
e) Recebimento.
Os documentos de arquivo formam um conjunto orgânico, refletindo as ações a

que estão vinculados, expressando os atos de seus produtores no exercício de suas
funções. Sobre os fatores que determinam sua condição de documento de
arquivo, analise os fatores a seguir.
I. A razão de sua origem.
II. A função para o qual são produzidos.
III. A natureza do assunto para o qual são produzidos.
IV. O gênero documental.
V. A espécie documental.
Assinale:
a) se somente os fatores I e II estiverem corretos.
b) se somente os fatores I e III estiverem corretos.
c) se somente os fatores II e IV estiverem corretos.
d) se somente os fatores I e V estiverem corretos.
e) se somente os fatores II e V estiverem corretos.

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Áreas diversas
A finalidade da produção de documentos de arquivo está vinculada a atos
a) jurídicos oficiais, funcionais e culturais.
b) administrativos, jurídicos, oficiais e funcionais.
c) jurídicos, oficiais, funcionais e coletivos.
d) administrativos, jurídicos, legais e funcionais.
e) científicos, técnicos, artísticos e culturais.
O fragmento a seguir apresenta a definição de documento.
"Documento é toda unidade de registro de informações, qualquer que seja o

suporte ou formato, suscetível de ser utilizada para consulta, estudo, prova e
pesquisa."
Sobre o significado do termo "formato", no contexto do fragmento acima, assinale

a afirmativa correta.
a) É o conjunto das características do material no qual são registradas as

informações, as técnicas de registro e, também, as técnicas da estrutura de
informação e conteúdo de um documento.
b) É o conjunto das características físicas de apresentação, técnicas e registro e,

também, da estrutura da informação e conteúdo de um documento.
c) É o conjunto de características da estrutura do sistema de classificação e

arquivamento de um documento.
d) É o conjunto de características da estrutura de avaliação, classificação e

arquivamento de um documento.
e) É o conjunto de características do sistema de indexação, classificação e

também de arquivamento de um documento.
Leia o fragmento a seguir
A adoção da Teoria das Três Idades, a partir da segunda metade do século XX,
revolucionou as técnicas arquivísticas. A partir dessas transformações a Arquivística
passa a ser conceituada como o conjunto de princípios e técnicas adotadas na
______, ______ e ______ dos arquivos.

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Áreas diversas
Assinale a alternativa que completa corretamente as lacunas do fragmento.
a) produção - organização - uso
b) produção - destinação - uso
c) destinação - uso - indexação
d) avaliação - produção - uso
e) avaliação - organização – uso
Com relação à gestão de documentos, assinale a afirmativa correta.
a) Atua em todas as fases do ciclo de vida dos documentos.
b) Preserva os documentos históricos necessários à organização e à sociedade.
c) Trata dos documentos permanentes.
d) Possibilita a mudança dos assuntos nos documentos da fase intermediária.
e) Permite a implantação do sistema de protocolo nos arquivos correntes,

A respeito do tema arquivos, analise as afirmativas a seguir.
I. Os documentos arquivísticos são produzidos e recebidos por pessoas físicas ou

jurídicas no desenvolvimento de suas atividades específicas.
II. os documentos arquivísticos são reunidos com intenções históricas e culturais.
III. uma coleção de documentos históricos não é considerada arquivo.
Assinale:

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Áreas diversas
A respeito das características, funções e finalidades da Tabela de Temporalidade

e Destinação, assinale a afirmativa correta.
a) Ela determina quais documentos devem ser microfilmados.
b) Ela é utilizada para definir o trâmite dos documentos nas três fases do ciclo de
vida documental.
c) Ela esquematiza o ciclo de vida dos documentos e suas respectivas

destinações.
d) Ela é utilizada no processo de classificação dos documentos.
e) Ela é definida pelo arquivista da instituição.
Sobre as correspondências particulares recebidas pelo protocolo, assinale a

afirmativa correta.
a) Devem ser abertas, classificadas e encaminhadas para registro nos arquivos

correntes.
b) Devem ser abertas, registradas e distribuídas aos destinatários.
c) Devem ser abertas e enviadas ao arquivo para classificação, e posteriormente

distribuídas aos destinatários.
d) Devem ser distribuídas diretamente aos respectivos destinatários.
e) Devem ser abertas, lidas, classificadas, registradas e distribuídas aos

destinatários.
A B FGV Ó SUSAM P A A
De acordo com as práticas da Gestão de Documentos, assinale a afirmativa

correta.
a) O setor de protocolo registra todas as correspondências que chegam ao

órgão.
b) A gestão de documentos visa ao controle da produção documental.
c) As tabelas de temporalidade e de destinação de documentos esquematizam

o ciclo de vida e a destinação final dos documentos nas três fases documentais.

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Áreas diversas
d) O plano de classificação de assuntos é elaborado pelo arquivista da instituição.
e) Arranjo e descrição são atividades desenvolvidas pela gestão de documentos
A B FGV Ó COMPESA P A S A G
O setor de protocolo separa a correspondência oficial do particular e encaminha

esta última, assim como a sigilosa, para seus respectivos destinatários.
A parte deste setor que realiza tais atividades é a de
a) recebimento e registro.
b) recebimento e distribuição.
c) recebimento e classificação.
d) registro e distribuição.
e) autuação e distribuição.
Assinale a opção que indica a sequência correta das atividades que estão sob
responsabilidade do protocolo.
a) Recebimento, expedição, registro e arquivamento.
b) Recebimento, registro, acompanhamento da tramitação e expedição.
c) Recebimento, classificação, arquivamento e expedição.
d) Recebimento, registro, movimentação, arquivamento, empréstimo e consulta.
e) Recebimento, registro, distribuição e movimentação e expedição.
A respeito dos procedimentos administrativos, assinale V para a afirmativa

verdadeira e F para a falsa.
() Código de classificação e tabela de temporalidade e destinação são produtos

do processo de avaliação.
() A gestão documental contempla as três fases do ciclo documental e visa à

racionalização da produção de documentos.
() Um dos objetivos da avaliação documental é o aumento do índice de

recuperação da informação.
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Áreas diversas
a) F, V e V.
b) F, V e F.
c) V, V e F.
d) F, F e V.
e) V, V e V.
Sobre os documentos que consolidam o processo de eliminação, assinale V para

a afirmativa verdadeira e F para a falsa.
() A lista de eliminação registra informações relativas aos documentos a serem

eliminados.
() O termo de eliminação registra informações relativas ao ato de eliminação.
() O edital de eliminação da ciência do ato de eliminação.
a)F, V e V
b) F, V e F.
c) V, V e F.
d) V, V e V.
e) F, F e V.
As atividades de protocolo são realizadas
a) nas fases corrente, intermediária e permanente.
b) somente na fase corrente.
c) somente nas fases corrente e intermediária.
d) somente nas fases corrente e permanente.
e) somente na fase permanente.

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Áreas diversas
Para a realização de suas atividades rotineiras, alguns funcionários consultam, de

forma frequente, os documentos da organização. Segundo os conceitos da
Arquivologia, eles fazem uso de documentos
a) funcionais.
b) correntes.
c) intermediários.
d) permanentes.
e) essenciais.
As atividades de recebimento e classificação realizadas pelo setor de protocolo

de uma instituição estão relacionadas a seguir, à exceção de uma. Assinale-a.
a) A separação da documentação oficial do particular.
b) A separação da documentação oficial ostensiva da sigilosa.
c) A abertura, a leitura e o registro dos documentos particulares recebidos pelo

protocolo.
d) A anotação do código de classificação do assunto no próprio documento.
e) A elaboração de resumo sobre o assunto de que trata o documento.
Documentos filmográficos, pareceres e planos de ação são, respectivamente,

exemplos de:
a) espécie documental, gênero documental e tipologia documental;
b) gênero documental, espécie documental e tipologia documental;
c) tipologia documental, gênero documental e espécie documental;
d) gênero documental, tipologia documental e espécie documental;
e) tipologia documental, espécie documental e gênero documental.

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Áreas diversas
As atividades de protocolo visam o controle dos documentos que ainda tramitam

no órgão, de modo a assegurar sua imediata localização e recuperação. Para isso,
no caso de processos, minimamente deve-se ter o controle de:
a) número e ano; interessado; assunto;
b) número; interessado; espécie;
c) espécie; nome; assunto;
d) código do assunto; origem; pessoa jurídica;
e) destino; espécie; assunto.
São exemplos de documentos de valor permanente:
a) cartão de ponto e contrato de obra;
b) contrato social e escritura de imóvel;
c) folha de pagamento e contrato social;
d) contracheque e escritura de imóvel
e) cartão de ponto e contracheque.
Os documentos arquivísticos têm um valor que, por estar ligado aos motivos da
criação dos documentos, diz respeito à entidade produtora. É o valor:
a) informativo;
b) histórico;
c) secundário;
d) primário;
e) permanente.
Uma das fases básicas da gestão de documentos, a que se refere ao fluxo

percorrido pelos documentos, necessário ao cumprimento de sua função
administrativa, assim como sua guarda após cessar seu trâmite é a:

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Áreas diversas
a) tramitação;
b) movimentação;
c) utilização;
d) destinação;
e) implantação.
De acordo com diversos elementos, formas e conteúdos, os documentos podem

ser classificados de maneiras distintas. Se considerarmos um documento
cartográfico, trata-se de uma classificação quanto:
a) à natureza;
b) ao gênero;
c) à espécie;
d) ao tipo;
e) à entidade.
A B FGV Ó TJ GO P A J A
Dentre os exemplos de documentos listados abaixo, o que representa um tipo

documental é:
a) memorando recebido;
b) atos enunciativos;
c) auto de infração;
d) documentos micrográficos;
e) imagem em movimento.
A B FGV Ó TJ GOP A J A
Ao chegar ao protocolo, a correspondência deve ser separada em duas classes,

e a segunda delas será separada também em duas classes. São elas,
respectivamente:
a) ostensiva e sigilosa; particular e oficial;

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Áreas diversas
b) oficial e particular; reservada e sigilosa;
c) particular e oficial; secreta e reservada;
d) sigilosa e secreta; oficial e particular;
e) particular e oficial; ostensiva e sigilosa.
A B FGV Ó CODEBA P T P A A
Sobre os valores de um arquivo corrente, conjunto de documentos de uso

frequente, analise as afirmativas a seguir.
I. Um documento tem valor para a atividade administrativa de um órgão ou uma

entidade, na medida em que informa, fundamenta ou prova seus atos.
II. Um documento possui valor perante a lei na medida em que comprova um fato
ou constitui um direito.
III. Um documento tem valor fiscal na medida em que comprova operações

financeiras ou fiscais.
Está correto o que se afirma em
a) I, apenas.
b) II, apenas.
c) I e II, apenas.
e) I, II e III.
Com relação à definição de documento de arquivo, assinale V para a afirmativa

() É toda informação registrada, original, única e autêntica que resulta da

acumulação de documentos produzidos ou recebidos por uma pessoa física ou
jurídica.
() É a troca de mensagens e informações entre os diversos órgãos do serviço

público que seguem fundamentos essenciais de padronização.
() É a produção, manutenção e utilização de dados necessários ao desempenho

e ao cumprimento das atividades de uma instituição.

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Áreas diversas
a) V, F e F.
b) V, V e F.
c) V, F e V.
d) F, V e V.
e) F, V e F.
A ausência de gestão de arquivos acarreta um ciclo vicioso de danos ao

patrimônio público documental, conforme ilustra a figura a seguir.
As opções a seguir apresentam exemplos desses danos, à exceção de uma.

Assinale-a.
a) Desorganização – formação de massas documentais acumuladas.
b) Ineficiência – aumento de custos e de riscos institucionais.
c) Ilegalidade – destruição ou apropriação pessoal do patrimônio público

documental.
d) Desorganização – impressão racional de documentos.
e) Ineficiência – intensificação da obsolescência tecnológica.
Sobre a identificação de documentos públicos, analise as afirmativas a seguir.
I. Documentos correntes são aqueles em curso ou que, mesmo sem

movimentação, constituem objeto de consultas frequentes.
II. Documentos intermediários são aqueles que, por razões de interesse

administrativo, aguardam sua eliminação ou seu recolhimento para guarda
definitiva.
III. Documentos permanentes são aqueles que têm valor histórico, probatório e
informativo, devendo ser definitivamente preservados.
Está correto o que se afirmar em
a) II, apenas.

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Áreas diversas
b) I e II, apenas.
c) I e III, apenas.
e) I, II e III.
Assinale a opção que apresenta apenas exemplos de suportes de arquivo.
a) Papel, CD, pendrive e estante.
b) Papel, fotolito, filme e gaveteiro.
c) Papel, filme, DVD e pendrive.
d) Papel, DVD, estante e gaveteiro.
e) Papel, CD, cofre e estante.
A aplicação do princípio da proveniência tem como resultado e elimina,

respectivamente:
a) o ciclo vital dos documentos; possibilidade de perda dos documentos;
b) a gestão de documentos; possibilidade de dispersão dos documentos;
c) o fundo de arquivo; possibilidade de destruição dos documentos;
d) o ciclo vital dos documentos; possibilidade de destruição dos documentos;
e) o fundo de arquivo; possibilidade de dispersão dos documentos.
O conceito do ciclo de vida dos documentos define as três idades, que na prática
são difíceis de estabelecer. Assim, é necessário que sejam consideradas outras
noções, que também são base da arquivística:
a) princípios de respeito aos fundos e da territorialidade;
b) de gênero e suporte;
c) de tipo e gênero;

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Áreas diversas
d) valores primário e secundário;
e) gestão de documentos e da informação.
Indique, dentre os documentos listados abaixo, o que representa uma espécie

documental:
a) fotografia;
b) decreto;
c) microficha;
d) ostensivo;
e) relatório de acompanhamento.
A história dos arquivos está intimamente ligada à história do suporte da informação

administrativa. Relacione os principais suportes utilizados com o material do qual
ele é feito:
I – Placas
II – Papiro
III – Pergaminho
IV – Códices
() folhas (vegetal)
() couro
() argila
A sequência correta é:
a) I – III – IV;
b) II – I – III;
c) II – III – I;
d) III – II – IV;
e) IV – I – II.
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Áreas diversas
Para garantir um dos objetivos da gestão de documentos – assegurar a eliminação

dos documentos que não tenham valor administrativo, fiscal, legal ou para a
pesquisa científica – é necessário que se faça a:
a) produção;
b) utilização;
c) destinação;
d) difusão;
e) divulgação.
Considere um acervo em idade corrente, que já está classificado. Para permitir a

racionalização do fluxo documental e a implementação de um programa de
gestão de documentos, ele deve ser:
a) registrado;
b) avaliado;
c) recolhido;
d) identificado;
e) divulgado.
A B FGV Ó P C MT P T A E
Com relação aos conceitos e tipos de arquivos, assinale V para a afirmativa

() Arquivo é o conjunto de documentos produzidos e recebidos por órgãos

públicos, instituições de caráter público e entidades privadas, em decorrência do
exercício de atividades específicas, bem como por pessoa física, qualquer que seja
o suporte da informação ou a natureza dos documentos.
() Os arquivos, quanto à natureza dos documentos, podem ser correntes,

() Os arquivos, quanto à entidade mantenedora, podem ser classificados como

públicos e privados.

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Áreas diversas
a) V, F e V.
b) F, V e F.
c) V, V e F.
d) F, F e F.
e) V, V e V.
A B FGV Ó C M C PE P T L
Sobre a caracterização dos documentos de arquivo, analise as afirmativas a seguir.
I. Documentos textuais são os documentos manuscritos, datilografados ou

impressos.
II. Documentos iconográficos são os documentos em películas cinematográficas e

fitas magnéticas de imagem conjugadas ou não a trilhas sonoras, contendo
imagens em movimento.
III. Documentos cartográficos são os documentos em formatos e dimensões

variáveis, contendo representações geográficas, arquitetônicas ou de engenharia.
Assinale:
b) se somente as afirmativas I e II estiverem corretas.
Segundo a teoria das três idades, os arquivos que têm sob sua guarda documentos
de uso eventual pela administração que os produziu, devendo ser conservados em
depósitos de armazenagem temporária, aguardando os prazos, são os arquivos
a) correntes.
b) intermediários.
c) permanentes.
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Áreas diversas
d) de primeira idade.
e) de terceira idade.
O processo de avaliação segue procedimentos que visam a alcançar resultados

mais amplos, como a elaboração de uma Tabela de Temporalidade de
Documentos.
A respeito da Tabela de Temporalidade de Documentos, assinale V para a

() A Tabela de Temporalidade deve ser aprovada pelo Arquivo Nacional.
() A Tabela de Temporalidade é o registro esquemático do ciclo de vida

documental do órgão.
() A Tabela de Temporalidade determina o prazo de guarda dos documentos em

cada idade e deve ser elaborada após a análise da documentação.
a) V, V e V.
b) V, V e F.
c) V, F e V.
d) F, V e V.
e) F, F e F.
A adoção da Teoria das 3 idades revolucionou as técnicas arquivísticas e,

consequentemente, o uso dos arquivos. Segundo essa teoria, os arquivos passam
a) por 3 estágios distintos de arquivamento: corrente, intermediário e permanente,

de acordo com as espécies documentais neles contidas.
b) por 3 procedimentos técnicos distintos de arquivamento: eventual,

intermediário e inativo, de acordo com o valor dos documentos.
c) por 3 finalidades distintas de arquivamento: ativo, inativo e corrente, de acordo

com os assuntos dos documentos.

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Áreas diversas
d) por 3 finalidades distintas de arquivamento: histórico, probatório e informativo,

de acordo com o uso que se faz dos documentos.
e) por 3 estágios distintos de arquivamento: corrente, intermediário e permanente,

de acordo com o uso que se faz dos documentos.
Sobre as atividades de protocolo, analise as afirmativas a seguir.
I. É um conjunto de operações visando ao controle dos documentos que tramitam

no órgão.
II. Assegura a imediata localização e a recuperação dos documentos.
III. Classifica, registra e avalia os documento

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Áreas diversas
12. Gabarito
Gabarito 1: CERTA Gabarito 40: ERRADA Gabarito 77: ERRADA

Gabarito 2: CERTA Gabarito 41: CERTA Gabarito 78: CERTA
Gabarito 3: ERRADA Gabarito 42: ERRADA Gabarito 79: CERTA
Gabarito 5: CERTA Gabarito 44: E Gabarito 81: ERRADA
Gabarito 6: ERRADA Gabarito 45: ERRADA Gabarito 82: ERRADA
Gabarito 7: CERTA Gabarito 46: ERRADA Gabarito 83: CERTA
Gabarito 11: ERRADA Gabarito 50: CERTA Gabarito 87: CERTA
Gabarito 12: ERRADA Gabarito 51: CERTA Gabarito 88: E
Gabarito 15: CERTA Gabarito 54: CERTA Gabarito 91: ERRADA
Gabarito 16: ERRADA Gabarito 55: CERTA Gabarito 92: CERTA
Gabarito 19: CERTA Gabarito 58: CERTA Gabarito 95: ERRADO
Gabarito 20: ERRADA Gabarito 59: E Gabarito 96: ERRADA
Gabarito 21: ERRADA Gabarito 60: B Gabarito 97: CERTA
Gabarito 22: ERRADO Gabarito 61: B Gabarito 98: CERTA
Gabarito 23: D Gabarito 62: ERRADA Gabarito 99: ERRADA
Gabarito 24: ERRADA Gabarito 63: A Gabarito 100: CERTA
Gabarito 35: ERRADO Gabarito 74: ERRADA Gabarito 111: CERTA
Gabarito 37: ERRADO Gabarito 76: CERTA Gabarito 113: CERTA
Gabarito 38: CERTA Gabarito 114: ERRADA
Gabarito 39: ERRADA Gabarito 115: CERTA

280
00000000000 - DEMO
Áreas diversas
Gabarito 116: ERRADA Gabarito 160: A Gabarito 204: B

Gabarito 117: CERTA Gabarito 161: B Gabarito 205: D
Gabarito 118: ERRADO Gabarito 162: E Gabarito 206: B
Gabarito 119: ERRADO Gabarito 163: B Gabarito 207: E
Gabarito 120: ERRADO Gabarito 164: E Gabarito 208: D
Gabarito 121: ERRADO Gabarito 165: D Gabarito 209: C
Gabarito 122: CERTA Gabarito 166: E Gabarito 210: A
Gabarito 123: ERRADA Gabarito 167: E Gabarito 211: D
Gabarito 124: CERTA Gabarito 168: A Gabarito 212: B
Gabarito 125: ERRADA Gabarito 169: A Gabarito 213: A
Gabarito 126: ERRADA Gabarito 170: C Gabarito 214: B
Gabarito 127: CERTA Gabarito 171: A Gabarito 215: C
Gabarito 128: CERTA Gabarito 172: B Gabarito 216: C
Gabarito 129: ERRADA Gabarito 173: B Gabarito 217: D
Gabarito 130: ERRADA Gabarito 174: B Gabarito 218: B
Gabarito 131: B Gabarito 175: A Gabarito 219: C
Gabarito 132: CERTA Gabarito 176: C Gabarito 220: E
Gabarito 133: B Gabarito 177: E Gabarito 221: D
Gabarito 134: CERTA Gabarito 178: D Gabarito 222: D
Gabarito 135: E Gabarito 179: A Gabarito 223: B
Gabarito 136: ERRADO Gabarito 180: E Gabarito 224: B
Gabarito 137: CERTA Gabarito 181: A Gabarito 225: C
Gabarito 138: C Gabarito 182: E Gabarito 226: B
Gabarito 139: C Gabarito 183: A Gabarito 227: A
Gabarito 140: E Gabarito 184: B Gabarito 228: B
Gabarito 141: C Gabarito 185: D Gabarito 229: D
Gabarito 142: E Gabarito 186: C Gabarito 230: D
Gabarito 143: ERRADA Gabarito 187: D Gabarito 231: B
Gabarito 144: E Gabarito 188: D Gabarito 232: C
Gabarito 145: E Gabarito 189: C Gabarito 233: E
Gabarito 146: C Gabarito 190: E Gabarito 234: E
Gabarito 147: CERTA Gabarito 191: A Gabarito 235: A
Gabarito 148: CERTA Gabarito 192: D Gabarito 236: D
Gabarito 149: C Gabarito 193: C Gabarito 237: E
Gabarito 150: C Gabarito 194: A Gabarito 238: C
Gabarito 151: CERTA Gabarito 195: D Gabarito 239: E
Gabarito 152: ERRADA Gabarito 196: E Gabarito 240: D
Gabarito 153: C Gabarito 197: C Gabarito 241: B
Gabarito 154: CERTA Gabarito 198: C Gabarito 242: C
Gabarito 155: D Gabarito 199: E Gabarito 243: C
Gabarito 156: E Gabarito 200: D Gabarito 244: B
Gabarito 157: C Gabarito 201: D Gabarito 245: A
Gabarito 158: A Gabarito 202: E Gabarito 246: C
Gabarito 159: D Gabarito 203: B Gabarito 247: B

280
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Áreas diversas
Gabarito 248: D Gabarito 249: E Gabarito 250: C

280
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Áreas diversas
13. Resumão Arquivístico
 A Teoria das Três idades é dividida em três fases:
 Arquivos correntes: consultados frequentemente, necessários ao dia a dia,

ficam nas mesas e armários dos setores de trabalho, possuem valor primário
(administrativo, fiscal e legal), a idade é ativa, não necessariamente
precisam ser movimentados para serem considerados correntes.
 Arquivos intermediários: uso eventual, permanência no arquivo intermediário

é transitória, subordinado aos arquivos permanentes, possuem valor primário,
é gerado a partir da transferência de documentos pelo arquivo permanente,
a idade é semi-ativa, podem ficar localizados em um local afastado da
instituição, devem dar acesso aos documentos, os locais de armazenamento
devem ser de baixo custo, possuem a atribuição de guarda, acesso e
destinação final dos documentos de arquivo.
 Arquivos permanentes: é gerado a partir do recolhimento de documentos

do arquivo corrente e do arquivo intermediário, documentos possuem valor
secundário (histórico, cultural, probatório, informativo), devem facultar o
acesso externo e interno.
 Transferência: passagem dos documentos do arquivo corrente para o

intermediário
Recolhimento: passagem dos documentos do arquivo intermediário para o
permanente ou do corrente para o permanente.
 A eliminação pode ocorrer diretamente do arquivo corrente ou depois do

cumprimento do prazo de guarda no arquivo intermediário.

280
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Áreas diversas
 São atividades dos arquivos correntes: protocolo, expedição, arquivamento,

empréstimo e consulta e destinação.
 São atividades dos arquivos permanentes: arranjo, descrição/publicação,

referência e conservação.
 São fases de um programa de gestão de documentos: PUD/PUAD/PUTAA.
 Classificação dos arquivos

o Entidade mantenedora: publica, institucional, comercial, familiar,
pessoal
o Abrangência (extensão de atuação): arquivos centralizados e
descentralizados
o Natureza dos documentos: especiais (suportes diversos) e
especializados (focados em um assunto)
o Natureza do assunto dos documentos: ostensivos (acesso livre) ou
sigilosos (restrito)
 Classificação dos documentos:

280
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Áreas diversas
 Elementos dos documentos:
CARACTERÍSTICAS DEFINIÇÃO TÉCNICA EXEMPLOS

Material sobre o qual as Papel, Fita magnética,
SUPORTE informações são filme de nitrato.
registradas.
Estágio de preparação e Original, cópia, minuta,
FORMA tramitação de rascunho.
documentos.
Configuração física de Folha, caderno, cartaz,
um suporte, de acordo livro, mapa, planta, rolo
FORMATO com a sua natureza e de filme, códice (=livro
com o modo como foi de registro), diapositivo
confeccionado. (=imagem translúcida)
Como é configurado um Documentação
documento de acordo audiovisual,
com o sistema de signos documentação
GÊNERO (sinais) utilizado na fonográfica,
comunicação de seu documentação
conteúdo. icnográfica,
documentação textual.
Como é configurado um Boletim, certidão,
documento de acordo declaração, relatório.
ESPÉCIE com a disposição e a
natureza das
informações nele
contidas.

280
00000000000 - DEMO
Áreas diversas
É a configuração Boletim de ocorrência,

relacionada à espécie boletim de frequência e
documental, de acordo rendimento escolar,
TIPO com a atividade que A certidão de óbito,
gerou. declaração de imposto
de renda, relatório de
atividades, relatório de
fiscalização, declaração
de bens.
 O tipo documental é a união da espécie + função do documento.
 Protocolo:
R A
P
E D
C M
A
 Plano de Classificação: reflete as funções e atividades da entidade, serve

para encaixar todos os documentos dentro de classes. Essas classes, por sua
vez, receberão suas temporalidades específicas.
 Tabela de Temporalidade de Documentos: instrumento de destinação,

determina os prazos de guarda, a CPAD elabora, cada instituição tem a sua,
os prazos de guarda geralmente são definidos em anos.
 Lista de Eliminação: relação de documentos a serem eliminados.

280
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Áreas diversas
Edital de Ciência de Eliminação: ciência aos interessados de documentos

que serão eliminados.
Termo de Eliminação: registra informações sobre a eliminação de
documentos que já ocorre

280
00000000000 - DEMO
Áreas diversas
14. Considerações Finais
De todo o nosso curso, sem dúvidas, essa é a aula mais importante. Por isso, se
algum ponto não ficou claro para você, procure o fórum de dúvidas, releia a aula
e não passe para o próximo passo com dúvidas, ok?
Parabéns por ter chegado até aqui e até a próxima aula!
Abraços,
Ronaldo Fonseca.

280
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Áreas diversas
15. Bibliografia
BELLOTTO, Heloísa Liberalli. Arquivos permanentes: tratamento documental. 4 ed.

Rio de Janeiro: Fundação Getúlio Vargas, 2008a. 318 p.
Brasília. Lei nº 8.159 de 8 de janeiro de 1991. Diário Oficial da União, Poder Executivo,
Brasília, DF 09 de jan. 1991 (p. 455, col. 1).
CASTRO, Astrea de Moraes e; CASTRO, Andresa de Moraes E.; GASPARIAN, Danuza

de moraes E. Castro.Arquivística = técnica, arquivogia = ciência. Brasília:
Associação dos Bibliotecários do Distrito Federal, 1985. 2 v.
PAES, Marilena Leite. Arquivo: teoria e prática. Rio de Janeiro: Fundação Getúlio
Vargas, 1997. 162p.
PRADO, Heloísa de Almeida. A técnica de arquivar. 5. ed. São Paulo: T. A. Queiroz,

1992. 171 p.
PRADO, Heloísa de Almeida.. Manual do Arquivista. São Paulo: Lep, 1961. 140 p.
ROUSSEAU, Jean Yves; COUTURE, Carol. Os fundamentos da disciplina Arquivística.

Lisboa: Publicações Dom Quixote, 1998. 356 p.
SCHELLENBERG, Theodore Roosevelt. Arquivos modernos: princípios e técnicas. Rio

de Janeiro: Fundação Getúlio Vargas, 1974. 345 p.
SCHELLENBERG, Theodore Roosevelt. Manual de Arquivo. Rio de Janeiro: Arquivo

Nacional, 1959. 175 p.

280
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Arquivologia p/ TRT-SP 2ª Região (Analista - Diversas Áreas) - Pós-Edital

Professores: Ronaldo Fonseca, Serenna Alves

AULA 01 – ARQUIVOLOGIA P/ TRT-SP 2ª REGIÃO (ANALISTA – ÁREAS

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Agradeço sua confiança em nosso trabalho e lembre-se de utilizar o Fórum de

2. Dica de Coach – Como marcar seu material de forma eficiente

Prof. Ronaldo Fonseca www.estrategiaconcursos.com.br 2 de 280

Bom, para fecharmos, lembre-se de:

1. Não usar marca textos durante a primeira leitura do material.

Antes de começarmos, um aviso importante:

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Nessa aula vou elencar diversos conceitos que darão início

 Arquivos correntes e também os intermediários e os permanentes (esses dois

Prof. Ronaldo Fonseca www.estrategiaconcursos.com.br 4 de 280

não é hora de se tornar um especialista. Sejamos cirúrgicos e vamos ao que

Se você tiver interesse no DBTA, clique aqui.

4.1. Minidicionário de Arquivologia (MDA)

Antes de iniciarmos, gostaria de adicionar termos ao nosso

ACESSO: Possibilidades de consulta aos documentos de arquivos, as quais poderão

DEPÓSITO: Local de guarda dos documentos.

DOCUMENTO DE ARQUIVO: Aquele que, produzido e/ou recebido por uma

ITEM DOCUMENTAL: A menor unidade arquivística materialmente indivisível. É tipo

UNIDADE DE ARQUIVAMENTO: O menor conjunto de documentos reunido de

JUNTADA: Junção de documentos a um processo. Ou seja, é quando um processo

APENSAÇÃO: Juntada, em caráter provisório, com o objetivo de elucidar ou

ANEXAÇÃO: Juntada, em caráter definitivo, de documento ou processo a outro

Prof. Ronaldo Fonseca www.estrategiaconcursos.com.br 5 de 280

Note alguns termos importantes para facilitar a resolução de questões.

Vamos para a matéria propriamente dita!

5. Teoria das 3 idades (Ciclo Vital dos Documentos)

Está distraído(a)? Concentre-se. É agora que a brincadeira

As atividades clássicas da administração não se efetivam sem documentos que

Bom, nossa disciplina trata de arquivos. E as empresas/órgãos/instituições

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que o lindão nunca mais saísse do palácio. Essa é a primeira fase do

Na segunda fase, o príncipe já começa a arrotar depois do almoço, falar alto e

Na terceira fase, o príncipe já não engana mais ninguém (a sogra sempre

1. Corrente (ou arquivo de primeira idade)

Em breve ficará fácil o entendimento, mas talvez no início você confunda as

Depois do macete e da história, triste, da princesa, vamos às definições! Lembre-se

Para explicar as 3 idades, usarei um exemplo: o de uma pequena empresa que

Arquivos Correntes ou de Primeira Idade:

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São aqueles consultados frequentemente e que são conservados nos escritórios ou

A empresa SÓ NEGAÇÃO LTDA emite muitas (não todas ) as notas fiscais de

Arquivos Intermediários ou de Segunda Idade:

Prof. Ronaldo Fonseca www.estrategiaconcursos.com.br 8 de 280

Voltando à empresa malvadona, a SÓ NEGAÇÃO LTDA, imagine que ela guarde

O grande truque aqui é perceber que os documentos já não são mais

Veja a interessante observação de Paes:

O arquivo intermediário deverá ser subordinado técnica e

Imagine um escritório de advocacia instalada em um dos metros quadrados mais

Vamos precisar incrementar nosso MDA (Minidicionário de Arquivologia).

Prof. Ronaldo Fonseca www.estrategiaconcursos.com.br 9 de 280

Recolhimento: Operação pela qual um conjunto de

Arquivos Permanentes ou de Terceira Idade:

Os arquivos permanentes já perderam o valor de natureza administrativa (valor

Já ouviu a marchinha de carnaval: “A pipa do vovô não sobe mais”?

E para exemplificar com a SÓ NEGAÇÃO LTDA, imagine que o prazo de 5 anos se

A nossa Lei dos Arquivos (8.159/91) ressalta que os documentos de valor

Prof. Ronaldo Fonseca www.estrategiaconcursos.com.br 10 de

Portanto arquivo morto = arquivo permanente = terceira idade

Bom, se você lembrar da ordem deles, já resolve. Se notar, a ordem “respeita” o