¿Por qué es importante evaluar la información documentada?

La documentación de una empresa representa su capital intelectual, es decir su saber hacer el cual
se ha adquirido con la experiencia, si no se preserva adecuadamente ese conocimiento se podría
perder.

Existen varias razones por las cuales es de vital importancia evaluar la información documentada las
cuales serán mencionadas a continuación:

1. Permite identificar los límites y la cobertura del Sistema de Gestión de calidad frente a las
actividades que la empresa ejecuta
2. Permite analizar y conocer el enfoque de la calidad que desea adoptar la compañía para así
lograr el éxito en las operaciones del negocio
3. Permite conocer las metas de la compañía en cuanto a la satisfacción de las necesidades y
expectativas de las partes interesadas.
4. Control de las actividades realizadas: En este caso hablamos de los registros, que son un
tipo especial de documento. Básicamente es la información contenida en formatos
diligenciados durante los procesos y que nos va a suministrar evidencia o soporte de la
realización de determinadas actividades. Los registros nos permiten conocer y evaluar la
gestión realizada.
5. Auditorias: Las auditorias de los sistemas de gestión de una empresa se basan en los
documentos que se tengan. Los documentos representan los criterios de auditoría y los
registros representan las evidencias de auditoría. De la comparación de estos dos tipos de
documentos se establecen los hallazgos de auditoría, que pueden ser fortalezas o
debilidades del sistema y al poder identificar las fortalezas y/o debilidades s pueden
generara planes de acciones para gestionarlas y convertirlas en oportunidades
6. Mejoramiento de procesos: La evaluación de la documentación nos permite mejorar los
procesos, la documentación debe servir a los procesos y no al contrario. Un proceso bien
diseñado debe tener un buen flujo documental.

Lo anteriormente descrito se debe evaluar frecuentemente pues así se podrá llevar un control, hacer
seguimiento y desarrollar actividades que permita ir ajustando la información documentada a lo
que exige la norma y lo que desea alcanzar la organización.

Adicionalmente evaluar la información documentada permite estandarizar los procesos pues así la
empresa asegura que las personas ejecuten los procesos de acuerdo como están escritos; facilita y
permite la planificación de los procesos pues al documentar los elementos importantes y evaluarlos
constantemente tales como acciones, recursos y tiempos estamos enfocando a los trabajadores a
cargo hacia el logro de diferentes objetivos.

Por último, pero no menos importante para levar a cabo una buena verificación de la conformidad
de los documentos se debe conocer de antemano la actividad económica que desarrolla la
compañía, entorno de la organización, procesos COE de la compañía, misión y visión, metas de la
organización, analizar y leer de manera previa el alcance política de calidad y objetivos de la calidad,
conocimiento y manejo de la normatividad vigente entre ellas y quizás la más importante la Norma
NTC ISO 9001 versión 2015, etc.