SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA

ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL EN EL ENTORNO LABORAL

LUZ DARY DIAZ ALMANZAR

Aprendiz

RONALD ANDRÉS TÉLLEZ VIVANCO

Tutor

2019
 Ensayo: aplicación de tablas de retención documental

¿QUÉ ES UNA TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

Las Tablas de Retención Documental (T.R.D.) es el listado de series con sus

correspondientes tipos documentales, producidos o recibidos por las unidades
administrativas de una entidad o institución, en cumplimiento de sus funciones, a
las cuales se les asigna el tiempo de permanencia en cada fase de archivo.
ARCHIVO DE GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL O INTERMEDIO
ARCHIVO HISTÓRICO O PERMANENTE

Las T.R.D. son el instrumento archivístico esencial que permite la normalización de

la gestión documental, la racionalización de la producción documental y
la institucionalización del ciclo vital de los documentos en los archivos de gestión,
central, e histórico de las entidades.

¿QUIENES TIENEN QUE HACERLAS?

Según la Ley General de Archivos (Ley 594-2000) en su artículo 24 expresa:

Obligatoriedad de las tablas de retención: Será obligatorio para las entidades del
Estado elaborar y adoptar las respectivas tablas de retención documental.

La administración Central: Presidencía, Ministerios, Gobernaciones, Alcaldías.

Los Entes descentralizados ya sea por servicios como:

* Establecimientos Públicos
* Empresas Social del Estado
* Industriales y comerciales del Estado
* Empresas de Economía Mixta.
* Entidades descentralizadas indirectas
* Unidades administrativas especiales

E igualmente los entes descentralizados por administración territorial tales como:

* Comunas
* Corregimientos

Los cuerpos o instituciones Legislativos:

* Senado de la República
* Cámara de Representantes
* Asambleas Departamentales
* Concejos municipales.
 Los Organismos de Control:
* Personería
* Contraloría
* Procuraduría
* Veedurías
Los Órganos de administración de Justicia:
* Cortes
* Consejo de la Adjuticatura
* Fiscalía
* Juzgados

LAS T.R.D. SE BASAN EN:

 La estructura orgánico-funcional de la entidad productora para identificar las

series y subseries.
 Los períodos de retención en cada fase de archivo.
 La presentación, aprobación, difusión, aplicación y actualización.

VENTAJAS
- Facilitan el manejo de la información.
- Racionalizan la producción documental
- Permiten brindar un servicio eficaz y eficiente
- Facilitan el control y acceso a los documentos.
- Garantizan conservación de documentos históricos.
- Regulan transferencias primarias y secundarias
- Racionalizan procesos administrativos
- Archivísticamente facilitan todos los procesos

¿Cómo se hacen?

El Archivo General de la Nación ha definido 5 etapas así:

1. Investigación preliminar sobre la institución y fuentes documentales.

2. Análisis e interpretación de la información recolectada
3. Elaboración y presentación de la Tabla de Retención Documental para su
aprobación.
4. Aplicación
5. Seguimiento y actualización de las Tablas de retención Documental.