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Fecha 2016-10-26
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TABLA DE CONTENIDO
1 GENERALIDADES ................................................................................... 6
2. ARCHIVOS ............................................................................................. 13
2.1 PRODUCTOS Y/O SERVICIOS .................................................................................. 13
2.1.1 Líneas ....................................................................................................................... 13
2.1.2 Grupos ..................................................................................................................... 14
2.1.3 Clases ...................................................................................................................... 16
2.1.4 Tipos ........................................................................................................................ 17
2.1.5 Productos ................................................................................................................ 17
2.1.6 Ensamble ................................................................................................................... 28
2.1.7 Cajas ........................................................................................................................ 29
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3 MOVIMIENTO ......................................................................................... 75
3.1 MOVIMIENTOS............................................................................................................ 75
3.1.1 Documentos ............................................................................................................ 76
3.1.2 Movimientos de Caja .............................................................................................. 82
3.1.3 Punto de Venta ........................................................................................................ 85
3.1.4 Pagos ....................................................................................................................... 87
4 PROCESOS ............................................................................................ 93
4.1 GENERAR INVENTARIO ............................................................................................ 93
5 INFORMES ............................................................................................. 93
5.1 MAESTROS ................................................................................................................. 94
5.1.1 Productos ................................................................................................................ 94
5.1.2 Terceros ................................................................................................................... 96
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1 GENERALIDADES
HGINET POS, es una herramienta que se emplea para gestionar el proceso de ventas posibilita
organizar, administrar y mejorar la cadena de valor, de las organizaciones con procedimientos
totalmente integrados y parametrizables, ofreciéndole una mayor y mejor información para
soportar las decisiones que tome. Facilitar su labor en su punto de venta.
Este manual pretende explicar y mostrar el manejo general del software HGINET POS,
haciendo uso de ilustraciones y descripciones detalladas de los puntos más relevantes.
INGRESO AL SISTEMA
Para iniciar la aplicación HGINET Pos, debe hacer doble clic sobre el icono de acceso directo,
que se encuentra ubicado en el escritorio del computador y que es mostrado en la Fig.1-1.
Fig. 1-1
Una vez iniciada la aplicación de HGINET Pos, debe realizar el proceso de autenticación
(AUTENTICACION=INGRESAR AL SISTEMA), definiendo la compañía en la que desea
autenticar, escribir un nombre de usuario valido en esta compañía, escribir su correspondiente
contraseña (esta contraseña es sensible al uso de mayúsculas y/o minúsculas) y validando el
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Ingreso, pulsando la tecla “Enter“ ó haciendo clic sobre el botón “Ingresar”, según lo muestra
la imagen de la Fig. 1-2.
Fig. 1-2
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Una vez usted haya autenticado y el sistema haya validado la información de autenticación,
ingresara a la pantalla principal del sistema HGINET Pos.
BARRA PRINCIPAL
BARRA DE MENÚS
BARRA DE
HERRAMIENTAS
BARRA DE ESTADO
Fig. 1-3
La imagen fig.1-3, muestra la pantalla principal, en la que encontrara, la barra principal, la barra
de menús, la barra de herramientas y la barra de estado.
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Esta barra, muestra las diferentes opciones que le permiten acceder a los menús del sistema,
que además está compuesta por las opciones de Archivo, movimientos, Procesos, Informes,
Herramientas, y Ayuda, según lo muestra la fig. 1-4.
Fig. 1-4
Esta barra que se muestra en la imagen fig. 1-4, muestra los menús de cada una de las opciones
que aparecen en la barra principal, permitiéndole ingresar con estos a las ventanas desde las
que administra los diferentes módulos del HGINET POS.
Fig. 1-5
Esta barra le informa sobre la empresa en la que está trabajando y el periodo sobre el que está
realizando operaciones. Esta barra le permite al usuario utilizar algunas herramientas
necesarias durante la operación y el día a día, permitiéndole ejecutar aplicaciones de Microsoft
Office como son Word, Excel y PowerPoint, además de la aplicación calculadora que viene con
su sistema operativo Windows.
Fig. 1-6
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Modo:
Muestra el modo en el cual se está trabajando actualmente puede ser:
Fig. 1-7
Para realizar el cambio de estos parámetros se debe dar clic en “Aceptar”, estos
cambios solo aplican al usuario, permitiendo que cada usuario se encuentre en
periodos de trabajo diferentes.
Esta barra, muestra el nombre del servidor de bases de datos al que está conectado y la
instancia del servidor que pertenece a la compañía a la que ingreso. Además, muestra la
versión del motor de bases de datos, el usuario con el que autentico al sistema, la versión del
HGINET Pos con el que está operando, la fecha y la hora, el nombre de la estación en la que
está trabajando y el número de usuarios activos en el sistema, todo esto según como lo muestra
la imagen Fig. 1-7.
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Fig. 1-8
1.1.5 Barra de Botones:
Esta barra se encuentra en las ventanas de los formularios a los que se acede por medio de la
barra de menús y permitiéndole crear, editar, eliminar, moverse entre registros, opciones de
búsqueda, impresión y salida, de cada uno de los registros que desee manipular, según como
lo muestra la imagen Fig. 1-8.
Nuevo Editar Grabar Eliminar Buscar Primero Avanzar Ultimo Deshacer Imprimir Salir
Fig. 1-9
Nuevo: Botón que permite adicionar nuevos registros al formulario en que se está
trabajando. Una vez presionado este botón se debe proceder a ingresar la información
del archivo maestro que está siendo creado, la barra de botones habilitara solamente
el botón de grabar, hasta que sea grabado el archivo maestro.
Editar: Botón que permite realizar modificaciones a los archivos maestros ya creados
después de este botón y la modificación se debe dar botón grabar para que se realice
la modificación.
Deshacer: Botón que permite reversar los últimos cambios realizados, siempre y
cuando no se hayan grabado estos cambios.
Primero: Coloca como registro actual el primer elemento del formulario de trabajo.
Buscar: Permite realizar búsquedas por cualquier dato o campo de la venta abierta.
Aplica también con la tecla F3 ubicado sobre cualquier campo
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Imprimir: Botón que genera una impresión como informe de todos los archivos
maestros. Muestra en los informes los registros seleccionados.
Nota importante:
Verificar que el proceso de creación de archivos esté debidamente realizado siguiendo las
indicaciones anteriormente dadas.
Utilizar siempre ENTER para pasar de campo, evitar pasar con clic o tabulador, cuando se esté
creando un registro.
Antes de continuar con otro registro, asegúrese de grabar con el icono del disquete que
aparece en la barra de botones, si se está creando un registro nuevo.
Si se está editando un registro ya grabado, se debe pulsar clic sobre el botón de editar
realizar la modificación y luego grabar con el botón de disquete.
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2. ARCHIVOS
El menú Archivos permite realizar labores de mantenimiento (crear, consultar, eliminar y
modificar) de los diferentes archivos maestros que constituyen la estructura sobre la que
funciona el programa HGINET Administrativo y que es fundamental para su funcionamiento.
Fig. 2-1
2.1.1 Líneas
Fig. 2-2
El manejo que proporciona Hgi Net Administrativo, posibilita crear niveles de jerarquización
entre los diferentes productos. Para ello, se ha establecido el manejo de líneas y grupos que
permitirán asociar y agrupar los productos, de acuerdo con la estructura de inventarios propia
del usuario. En este formulario (Fig. 2-3), se definen o registran las diferentes líneas que
permitirán la adecuada clasificación de los productos.
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Fig. 2-3
Código: Campo que almacena el código asignado para la línea, este debe ser único
para cada línea y no se puede repetir en ninguna otra línea que sea creada.
Porcentaje: Para aplicar un porcentaje de descuento por línea, para esta línea.
Este campo es restrictivo, hasta donde se puede dar descuento a los productos
que estén ligados a esta línea y la transacción de facturación debe validar
descuento
Vendedor Detalle: Puede asignar vendedores para una línea determinada, si usted
maneja vendedores en la captura de documentos permite seleccionar el vendedor para
las líneas que tienen activado Vendedor detalle.
2.1.2 Grupos
Fig. 2-4
Los grupos son la siguiente línea de jerarquización de los productos y subdividen a las líneas,
determinando la línea a la que pertenecen muchos productos, dado que a un grupo puede
pertenecer a una sola línea. Es dentro de estos grupos donde se agrupan los conjuntos de
productos.
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Fig. 2-5
Código: Campo que almacena el código asignado al grupo, este código debe ser único
para cada grupo.
Este campo es restrictivo, hasta donde se puede dar descuento a los productos
que estén ligados a este grupo y la transacción de facturación debe validar
descuento
Tipo Grupo: esto se aplicara para el funcionamiento del manejo de cartera para
propiedad horizontal
Prioridad: Se parametriza la prioridad con la cual se va a cancelar las cxc siendo cero
las mas alta y nueve la prioridad más baja. Solo aplica cuando se maneja cartera por
grupos. Ej. Prioridad Cero cancelación de los intereses, prioridad 1 Cancelación de
Administración, Prioridad 3 cancelación de zonas comunes etc.
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2.1.3 Clases
Fig. 2-6
Opción que permite clasificar de manera Contable diferentes clases de productos que se
comercialicen en la empresa, es decir, si se tienen productos Materias primas, productos
de servicios, gravados, excluidos y/o exentos de retención en la fuente. Dicha clasificación
es útil para clasificar el inventario en el área contable.
Fig. 2-7
Concepto: Campo que permite ligar el concepto de pago asociado a la clase que se
está creando, este concepto de pago se mostrara automáticamente en el momento de
realización de un pago o de una causación.
NOTA:
Esta opción solo se maneja en caso de tener HGInet Contable.
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2.1.4 Tipos
Fig. 2-8
Campo que permite relacionar diferentes tipos de comisión para los diferentes productos que
puede recibir cada vendedor, esta comisión es un porcentaje aplicado al valor total de la venta.
Fig. 2-9
Código: Campo que almacena el código que será asignado a el tipo de comisión
2.1.5 Productos
Fig. 2-10
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NOTA
En este formulario se crean los productos y/o servicios.
Fig. 2-11
A continuación, se definirán cada uno de los campos, empezando por los campos de código y
Descripción, permitiendo posterior mente ingresar a la definición de cada una de las pestañas
que contienen los formularios, en los que se ingresa la información importante para generar
este registro.
Código: Campo que permite almacenar el código de identificación del producto, este
código debe ser único, y acepta letras y números
NOTA
Se recomienda manejar la misma cantidad de dígitos en el código del Producto por
uniformidad y para una mejor búsqueda
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En el formulario se pueden observar cuatro fichas o pestañas que contienen más información
acerca del producto.
Pestaña General
Esta pestaña permite configurar características propias de los diferentes productos, según la
definición de los campos que se describe a continuación:
Línea: Campo que permite asociar los productos a una línea. De productos
Grupo: Campo que permite asociar los productos a los diferentes grupos.
Clase: Campo que asocia los productos a una clase y esto aplica para la
Parametrización contable.
Tipo: Se liga los productos a un tipo para el manejo de comisiones por cada producto
para el momento de la venta.
Unidad Inventario: Campo que almacena la unidad de medida de los productos (Kilos,
Litros, Metros, Unidades.). que se verá reflejada en los inventarios.
Unidad Compra: Campo que almacena la unidad de medida de los productos (Kilos,
Litros, Metros, Unidades,). la cual maneja el proveedor; este campo es solo informativo.
Tarifa De Iva: Este campo maneja la tarifa de IVA asociada al producto, Se deben de
crear tantas tarifas como sean necesarias dependiendo de la naturaleza de la empresa
y los productos que comercialice.
Tarifa retención fuente: Campo que se usa para ligar la retención en la fuente a cada
producto.
Moneda: Campo destinado para seleccionar moneda con la que se esté trabajando.
Para crearla remitirse al menú archivo y seleccionar moneda.
Captura: Permite definir si el sistema cuando relaciones ese producto asume cantidad
1 o captura el peso suministrado por la balanza.
Campo EAN (Código de Barras): Campo que muestra el código de barras asignado
al producto en el caso de que se use lector de códigos para el manejo del sistema.
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Imp. C: En este campo se ingresa el valor del impuesto al consumo. Aplica para los
licores y cigarrillos.
Kardex: Botón que permite definir el manejo de Kardex para el producto, permitirá
llevar un registro de los movimientos en el inventario (Kardex = Inventario).
Móvil: Botón que permite asociar los productos que se podrán vender por medio del
dispositivo móvil.
Ret. Ica: Campo que se usa para ligar la retención en Ica a cada producto.
Vigente: Opción que indica si el producto está siendo comercializado. Cada vez que
se matricule un producto se debe activar. En caso de que el producto no se esté
comercializando esta opción debe estar desactivada.
Maneja Lote: Campo para activar si el producto requiere lote cuando se esté
elaborando un documento.
Iva Monofásico: Campo para marcar los producto con esta característica.
Tabla de Saldos
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Pestaña “Presentación”
Fig. 2-12
Imagen: Se puede adicionar la foto del producto dando clic a este icono
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Fig. 2-13
Fig. 2-14
Pestaña Control
Esta ficha carga automáticamente los datos estadísticos de existencias por bodega y ultimo
costo del producto que se está consultando, también se realiza la configuración de las
existencias máximas y mínimas del producto por bodega y en el caso de que se maneje
producto por lotes permite la creación de los diferentes lotes con su respectiva fecha de
vencimiento.
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Fig. 2-15
Máximos y Mínimos
Si en determinado caso la existencia de este producto no cumple con los requisitos de máximos
y mínimos el sistema enviara un mensaje de alerta al usuario al momento de realizar la salida
o la entrada de la mercancía.
Tabla Lotes
Pestaña Parámetros
Ficha diseñada para ingresar la ubicación del producto y/o un parámetro adicional, el cual se
puede predeterminar por la configuración de parámetros generales, ficha Parámetros.
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En el producto en el dato 3 se debe adicionar el peso del producto para que llame
automáticamente al realizar el documento en el campo factor para totalizar el peso de lo
facturado.
Fig. 2-16
NOTA
Pestaña Movimiento
Pestaña diseñada para el manejo de la información relacionada con las entradas y salidas en
cada producto. Inicialmente se visualiza así:
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Fig. 2-17
Transacción (Tr): Campo que indica el código de la transacción
Documento (Dcto): Campo que contiene el número del documento con el cual se
realizó el ingreso del producto al sistema.
Fecha: Campo en el cuál se Indica la fecha en la cual se registró el ingreso del producto
al sistema.
Tercero: Campo que muestra el código del tercero relacionado a la transacción.
Nombre: Campo que muestra el nombre del tercero relacionado a la transacción.
Cantidad: Campo que Indica la cantidad del producto adquirido.
Valor: Campo que indica el precio con el que se ingresa el producto al sistema.
Serie: Campo que indica la serie que se le registro en el documento a cada producto.
Pestaña E-Comerce
Fig. 2-18
Descripción corta: Descripción corta del producto como resumen para el comprador.
Producto habilitado: Indica que el producto se habilita desde y hasta la fecha indicada.
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Producto nuevo: Indica la visualización del producto como nuevo desde y hasta la fecha
indicada, con el fin de promocionarlo (mayor visibilidad).
Habilitar mensaje: Indica si al comprar se habilita un texto para que el comprador indique el
mensaje que quiere enviar con el producto como regalo.
Visibilidad
Cantidad Mínima: Indica la cantidad mínima que se debe comprar del producto en el pedido.
Productos relacionados: Indica los productos que tienen relación con el actual.
Productos más rentables (Up-Sells/Up-Selling): Indica productos del mismo tipo pero que
son más rentables para la tienda, con el fin que el usuario cambie su decisión de compra.
Productos ventas cruzadas: Indica los productos adicionales que el usuario puede comprar
adicionalmente al que está viendo en ese momento, con el fin de motivar la compra de otros
productos.
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Pestaña Imágenes.
Fig. 2-19
Descripción: Información relacionada a la imagen.
Orden: Jerarquía o estructura de las imágenes.
Archivo: Ruta física en la que se encuentra la imagen.
Pestaña Ofertas.
En la pestaña ofertas se ingresa en la sección de promoción las fechas desde hasta para
validar las promociones existentes en el rango de tiempo. Y en la sección de ofertas se debe
seleccionar fecha inicial y fecha final con hora, agrupar por línea, grupo y producto con su
respectivo descuento.
Fig. 2-21
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2.1.6 Ensamble
Fig. 2-20
Fig. 2-21
Producto E: Campo que almacena los códigos de aquellos productos que hacen parte
del producto de ensamble.
Tipo: En esta casilla se ingresa los tipos de ensamble que se van a manejar, sino se
va a manejar varios ensambles se ingresa cero (0). Si se van a ingresar varios tipos de
ensamble se ingresa un número que identifique el tipo de ensamble se puede
relacionar el tipo como los diferentes procesos que se realizan para fabricar el producto
final.
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Ej.
0) si es ensamble de materias primas
1) Si es ensamble de producción
2) Ensamble de productos de venta o kits.
NOTA
Bodega: Se asigna el código de la bodega de donde van a salir las materias primas.
Como lo muestra la imagen Fig.(2-18) se configura la bodega donde esta cada producto
y así realiza la salida del producto.
Para que aplique este parámetro debe estar previamente configurado en la transacción
de ensamble.
2.1.7 Cajas
Fig. 2-22
La opción de Cajas permite la creación de las cajas. Desde este menú podemos abrir o cerrar
las cajas configurar su estado y determinar el tope de ventas.
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Fig. 2-23
Activa: muestra cuando una caja esta vigente que habilitada para el trabajo.
Estado caja: muestra si la caja esta activa o inactiva durante el proceso diario de
ventas.
Activa tope de ventas: Se activa la casilla de verificación para que muestre la alerta y
se ingresa el valor de tope de ventas para que informe en la caja cuando se está
superando este valor y hacer la recogida.
Usuarios: Se ingresan los usuarios que tienen permiso para trabajar en cada caja.
Nota: si el usuario es administrador tiene permisos en todas las cajas.
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2.2 TERCEROS
Fig. 2-24
Fig. 2-25
Formulario para la creación y modificación de los tipos de terceros. Esta opción facilita la
clasificación de los terceros de acuerdo a la relación comercial.
Campo que permite relacionar el tipo de Tercero al tercero (Clientes, proveedor, etc.).
Fig. 2-26
Código: Campo destinado para el almacenamiento del código o identificador del tipo
de tercero.
Descripción: Campo que guarda el nombre de los tipos de tercero ej.: clientes,
proveedores y empleados.
Lista de pecios: Campo que permite asignar una lista de precios de venta. Valido
solo para los terceros que manejen compras a la empresa (clientes).
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Días: indica a partir de cuantos días se bloquea o la acción marcada en los parámetro
generales Control Días.
2.2.2 Terceros
Fig. 2-27
Los terceros son aquellas personas naturales o jurídicas que interactúan con la empresa
(Clientes, Proveedores, Empleados), esta opción permite la creación y modificación de los
mismos.
Fig. 2-28
Datos Generales
Nombre: Campo que almacena el nombre del tercero, no debe ser diligenciado, debido
a que este se alimenta de otros campos ubicados en la pestaña de datos generales.
Tipo ID: Campo que permite seleccionar el tipo de identificación del tercero
(CC=Cedula, NI=Nit, TI=Tarjeta de Identidad, CE= Cedula de Extranjería, TE=Tarjeta
de Extranjería, RC=Registro Civil, PA= Pasaporte, CD= Carnet Diplomático, DE=
Documento extranjero, DI= Uso definido por la DIAN.)
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Tipo Persona: Campo que permite seleccionar el tipo de persona tributaria que es el
Tercero (jurídica o natural).
Código Aux: Campo que permite almacenar otro código del tercero.
P. Apellido R/S: Campo que almacena el primer apellido del tercero, en caso de ser
persona natural, si se trata de una persona jurídica se debe colocar la razón social
entera en este campo.
S. Apellido: Campo que almacena el segundo apellido (solo para personas naturales).
P. Nombre: Campo que almacena el primer nombre (Solo para personas naturales).
.
S. Nombre: Campo que almacena el segundo nombre (Solo para personas naturales).
Email Ppal: Campo para almacenamiento del email principal del tercero.
Cupo: Campo que permite asignar el valor del cupo crédito a los terceros, valor en
pesos.
Es importante anotar que en caso de manejar cupo crédito todos los terceros deben
manejarlo, aquellos que realmente no tengan cupo crédito deben tener un cupo alto
(999.999.999) para permitir la facturación al tercero.
% Doc Aux: Este campo se utiliza cuando se requiere que se genere el documento
auxiliar solo por un porcentaje del documento original.
Plazo: Campo que guarda el plazo en días asignado al Tercero para el pago de
facturas.
Ciudad: Campo que brinda la posibilidad de ligar una ciudad con el tercero.
Configuración por el menú de archivos: Seleccionar la opción Ciudades.
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Estado: Este campo permite relacionar el estado de los terceros eje. Activos e inactivos
entre otros, restringiendo así la creación de documentos a los tercero que estén en un
estado diferente de activo.
Causa Ret: Este campo permite relacionar la causa de retiro en el caso que el cliente
haya decidido terminar las relaciones comerciales con la empresa
Cuenta: Campo que permite almacenar el número de cuenta bancaria del tercero,
permite la generación de pagos electrónicos. En caso de que la cuenta sea corriente la
opción “Corriente debe ir activa”
Información Tributaria
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Fig. 2-29
Otros: No Maneja Bases de Rete Fuente, RteIVA Esta casilla se debe activar en
caso de que el tercero siempre haga retención en la fuente y el IVA aunque no cumpla
con las bases estipuladas por la DIAN. Y Retención Ica en el caso de que aplique.
NOTA:
Es de gran importancia el correcto diligenciamiento de la información Tributaria de los terceros,
pues de esto depende el buen funcionamiento del cálculo de las retenciones que se generan
alrededor de la actividad comercial de la empresa y la presentación para medios magnéticos.
Contactos
Pestaña que permite el almacenamiento de los contactos del tercero, como el contacto
comercial, representante legal, contador, entre otros, además ofrece la opción para ingresar la
fecha de cumpleaños de cada uno de los contacto, sirviendo como ayuda en procesos y/o
actividades de contacto con los clientes. Es importante tener en cuenta que esta opción no es
obligatoria. se ingresan los datos de los contactos para generar correos electrónicos desde el
sistema Hgi Net Administrativo en el módulo de correos. Se ingresan los datos un código
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Fig. 2-30
Parámetros
Campos adicionales de los terceros. Los cuales se pueden modificar sus textos para una mejor
identificación del dato que se está ingresando.
Fig. 2-31
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Sector: Campo para registrar el sector. Este campo debe activarse por configuración.
Código EAN: Se utiliza para asignar un código de barras a los terceros, puede ser
alfanumérico.
Para esta ficha, por configuración se pueden activar 7 campos adicionales según los
requiera el usuario.
Precios
En esta ventana se parametrizan las listas de precios por tercero. Se pueden parametrizar de
la siguiente forma:
Fig. 2-32
Movimiento
Este formulario se utiliza a modo de consulta. Muestra los documentos que se le han realizado.
Igualmente, muestran los pagos de las facturas y los productos que se han comercializado con
el tercero. Los datos aparecen a medida que se generan movimientos. Como lo muestra la
imagen (fig. 2-18) al seleccionar la transacción 04 documento 5154 muestra en la parte inferior
en la grilla de productos los productos facturados.
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Fig. 2-33
Otros
En la ventana otros muestra las dependencias de cada uno de los terceros. Estas
dependencias se utilizan para poder relacionar en la elaboración de documentos las
diferentes dependencias.
Fig. 2-34
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2.2.3 Vendedores
Fig. 2-35
Fig. 2-36
Datos Generales
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Activo: Casilla que se debe de activar cuando el vendedor está activo en la empresa
y al desactivarlo no deja registrar ningún documento con este código.
Fig. 2-37
Comisión Ventas
(Esta opción aplica si se tiene el HGInet Administrativo)
Tipo: Campo que almacena el código del tipo de comisión que genera el sistema
cuando se maneja comisiones por tipo; este debe ir ligado a los diferentes tipos que se
tenga en el maestro de productos y por los cuales se va a generar la comisión.
Vr Venta : Valor que se asigna para los topes sobre los cuales aplicaría la comisión
por venta, si no manejan topes de ventas se debe poner un valor alto
Com Venta: porcentaje asignado a cada vendedor para aplicar a las ventas
realizadas.
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Vr Recaudo: Valor que se asigna para los topes de comisiones para los recaudos de
comisiones, si no manejan topes de recaudo se debe poner un valor alto.
Hasta (días): Campo que almacena el número de días en los que se debe realizar el
recaudo para hacer valida la comisión.
NOTA:
ADVERTENCIA:
Las comisiones por tipo de productos solo se pueden calcular por el valor total del
documento.
Los topes aplican del rango de la línea anterior es decir para la primera línea comienza
en cero hasta el valor que se ingrese en el campo venta para la segunda línea se toma
el valor anterior hasta el valor de la línea donde está ubicado
Parametrización de comisiones
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Fig. 2-38
Esta opción le permite definir el maestro de actividades económicas, para aplicárselo a los
terceros y configurar las tarifas de RETEICA además se asigna el código de la tarifa de
Retención CREE que maneja la actividad económica.
Fig. 2-39
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2.3 LOCALIZACION
2.3.1 Bodegas
Fig. 2-40
El formulario Maestro de bodegas permite registrar y modificar las diferentes bodegas que se
pueden tener en la empresa para la administración de los inventarios. Permite el manejo de
Kardex o inventario por bodega.
Fig. 2-41
Código: Campo que almacena el código de la bodega, este al igual que los otros
campos de código debe ser único para cada una de las bodegas.
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Tercero: Campo que permite relacionar un tercero a la bodega, este campo se debe
diligenciar en caso de que la bodega pertenezca a un tercero o se encuentra en la
localidad del tercero, Ej.: Las constructoras, cada obra es una bodega.
2.3.2 Zonas
Fig. 2-42
El Maestro de Zonas permite crear y modificar las zonas donde está ubicado la organización,
posibilitando agrupar clientes por ciudad y zonas.
Fig. 2-43
Formulario que permite definir la distribución de zonas geográficas, según las necesidades del
usuario.
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2.3.3 Ciudades
Este formulario permite la creación de las diferentes ciudades que pueden ser utilizadas por el
usuario.
Fig. 2-44
Zona: Campo que permite ligar la zona a la que pertenece la ciudad de acuerdo a la
distribución definida por el usuario.
Ciudad: Campo para almacenamiento del código asignado por el DANE a las
diferentes ciudades.
División política administrativa de Colombia: link que nos lleva al navegador y nos
ubica en la página del DANE para consultar la división política de Colombia.
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Para crear la tabla de tarifas de IVA se debe ingresar a esta opción de Tarifas de IVA
Fig. 2-45
Descripción: Valor en porcentaje dado a la tarifa de IVA o detalle del tipo de IVA.
Fig. 2-46
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Fig. 2-47
Formulario que permite la creación de las diferentes formas de pago (efectivo, cheque,
transferencia, nota crédito)
Fig. 2-48
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2.4.4 Unidades
Fig. 2-49
Unidad de Medida: Campo que almacena la unidad de medida de los productos (Kilos,
Litros, Metros, Unidades, etc.)
Fig. 2-50
2.4.5 Bancos
Fig. 2-51
Formulario que permite relacionar todas las entidades financieras con las cuales trabaja la
empresa o el usuario, en las cuales se registran los pagos de ingresos y egresos.
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Fig. 2-52
Código: Campo que almacena el código que se asignará al banco o cuenta bancaria.
Cta PCGA: Campo que almacena la cuenta contable para el modo PCGA a la cual se
llevara el banco, este solo se debe diligenciar en caso de tener el software HGI
Contable.
Cta NIIF: Campo que almacena la cuenta contable para el modo NIIF a la cual se llevara
el banco, este solo se debe diligenciar en caso de tener el software HGI Contable.
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Formato: Se selecciona el formato para la generación del archivo plano para realizar
los pagos.
Red: Se debe seleccionar si la cuenta pertenece a la red ACH Cenit o ACH Colombia.
C. costo: Centro de costo que tendrá el banco por defecto esto aplica para el software
HGInet Administrativo.
Los campos de Oficina e Identificación son solo para el archivo plano para el banco
Colpatria.
Se crean las diferentes tarifas de retención Cree para luego asignarlas a las actividades
económicas
Fig. 2-53
2.5 CONFIGURACION
Fig. 2-54
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2.5.1 Empresas
Fig. 2-55
Código: Campo para asignar el número que será asignado a la empresa(1,2,3 etc.)
Descripción: Campo para almacenar el nombre con que esta matriculada la empresa
ante la DIAN.
Ean: Código EAN asignado a la empresa, se utiliza para realizar Facturación EDI.
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Pos
Fig. 2-56
2.5.2 Calendario
Fig. 2-57
Este formulario que permite la Parametrización los diferentes periodos o meses en el sistema.
Fig. 2-58
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Pos
Periodo: Campo en el que se debe ingresar el número del período, este número debe
ser el mismo del mes, Ej.: Enero = Período 1, Febrero = Período 2.
Fecha Inicial: Fecha exacta en que se inicia el periodo (primer día del mes)
Fecha Final: Fecha en que termina el periodo, es decir el último día del mes.
Tasa: Aquí se debe de asignar la tasa de interés mensual para el cobro de interés de
las propiedades horizontales.
Días: Se deben de asignar los días del mes para cálculo de los horarios en propiedad
horizontal.
Días Festivos: Campo informativo opcional para manejo del sistema administrativo.
2.5.3 Transacciones
Fig. 2-59
Código: En este campo se crea un código de la transacción. Este código debe ser único y se
recomienda que maneje nemotecnia, dado que tendrá que referenciar los códigos durante la
operación de su empresa y en la realización de la transacción; este campo solo debe ser
numérico.
Descripción: En este campo debe crear una descripción breve de la transacción. Le permite
identificar por medio de una breve descripción, el tipo de operación que está realizando.
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Pos
Fig. 2-60
TIPO: Despliega una lista para el tipo de transacción que se quiere generar. Estos tipos
pueden ser.
Documentos: Este tipo le permite establecer si la transacción genera el
movimiento de activos dentro de la operación de la empresa.
Pagos: Este tipo le permitirá establecer si la transacción genera movimiento de
dinero, entre un tercero y la empresa, o la empresa y un tercero.
Causaciones: Este tipo le permite establecer si la transacción se generó por
una acusación, como por ejemplo el pago de un servicio de mantenimiento a la
puerta de la entrada del inmueble en el que se encuentra y que no tiene nada
que ver con la operación comercial de la empresa.
Punto de Venta: Esta opción configura una transacción como punto de venta con la cual
la habilita para poder operarla como tipo POS.
Cuadre: Esta opción le permite establecer la operación que debe realizar el sistema, para
el informe cuadre del punto de venta.
Suma: Sumara el monto final del cuadre, al saldo existente generado por la
operación en ventas.
Resta: Restara al saldo existente por la operación en ventas. Esta opción se
activara, dependiendo del concepto operacional que tenga establecido en su
negocio ejemplo las notas crédito.
Ninguna: No realiza ninguna operación.
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Pos
Operación Doc: Opción para configurar las transacciones, definiendo que debe sumar y
que debe restar operativamente durante la transacción.
Suma: en la generación de los informes mostrara el valor positivo ejemplo:
ventas.
Resta: en la generación de los informes mostrara los valores negativos como
para sacar las ventas netas ejemplo la transacción de notas crédito.
Ninguna: transacción que no amerita una operación, como por ejemplo un
posfechado.
Precio unitario: En este campo, usted puede determinar el lugar de donde el sistema
tomara el valor del precio unitario de los productos o servicios que se mueven durante la
transacción, permitiéndole las siguientes opciones.
Sin precio: Esta opción le dice a la transacción que los productos que se
mueven por medio de ella, no tienen un precio establecido.
Precio producto sugerido: Esta opción le dice al sistema que la transacción
que realizara, tomara el precio que se encuentran en la pestaña general del
maestro de productos, y le permitirá cambiarlo en el documento si no está de
acuerdo con ese valor sugerido.
Valor Kardex sugerido: Esta opción le dice al sistema que la transacción que
realizara, tomara el costo de los productos que se encuentra en la pestaña
General del maestro de productos, permitiéndole cambiar el valor en el
documento si no está de acuerdo con ese valor sugerido.
Precio producto fijo: Esta opción le dice al sistema que la transacción que
realizara, tomara el precio de los productos, que se encuentran en la pestaña
general del maestro de productos, de acuerdo a la lista de precios que tenga
amarrado el tercero. A diferencia de los sugeridos, este no le permite realizar
cambios de los valores durante la elaboración del documento.
Valor Kardex fijo: Esta opción le dice al sistema que la transacción que
realizara, tomara el costo del producto, a diferencia de los sugeridos, esta
opción no le permite realizar cambios de valor durante la elaboración del
documento.
Costo + Porcentaje: Esta opción le dice al sistema, que el valor de los
productos que se mueven por la transacción, serán calculados por su costo y
el porcentaje de utilidad que ingresa en el campo “porcentaje”, de la pestaña
general del maestro de productos y sugerirá el valor del activo del costo más el
porcentaje asignado al producto, si se manejara esta opción no pueden haber
negativos en los inventarios ya que el precio la daría errado.
Precio producto supervisado: Esta opción le dice al sistema que la
transacción que realizara, tomara el precio fijo del producto pero permitirá al
usuario administrador cambiar el precio al dar clic sobre logueo
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Manual del Usuario
Pos
Fig. 2-61
Activa: Opción que permite activar o inactivar la transacción de modo que si esta
inactiva solo permita ser consultada.
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Pos
Fig. 2-62
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Pos
Campos Detalle: Permite habilitar los campos o columnas que serán mostrados en el
detalle, donde los ítems serán relacionados en el documento. Estos solo afectan el
detalle de cada documento, no afectara el encabezado.
Sucursal: permite habilitar el campo sucursal en el detalle, el cual describe la
sucursal relacionada con el producto que fue afectado en la transacción.
C.Costo: Mostrara en el detalle el campo C.Costo, en el cual mostrara los
centros de costos que fueron afectados para cada producto que se movió en la
transacción.
Sub C.C: Mostrara en el detalle el campo sub C.C, en el cual mostrara los sub
centros de costos que fueron afectados para cada producto que se movió en la
transacción.
Vendedor: Esta opción, le permite mostrar en el detalle el campo vendedor,
que describe el vendedor por cada producto que se movió en la transacción
que género el documento.
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Pos
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incluido, el valor del activo será $100 dado que en esta opción se toma el IVA
sobre el valor del producto.
Impuesto 1: Esta opción, le permite a la transacción relacionar
correspondiente al cálculo del impuesto al consumo como tarifa del 8%, o como
valor registrado en el campo Imp C del maestro de productos, este caso
cuando son licores y cigarrillos.
Actualiza Iva incluido: habilita la opción en el encabezado del documento,
donde al hacer clic sobre ella, calcula el IVA incluido de los productos que se
encuentran en el detalle. Esta opción calcula el IVA de las transacciones con
los productos que tienen el IVA incluido en el precio de venta. Con la tecla F5
ubicado sobre el campo Iva Inc en la captura del documento se realiza este
cálculo.
Bases trib x Ter Ref: Esta opción me permite establecer para la transacción,
el cobro de bases tributarias por el tercero auxiliar y no por el tercero del
documento.
Factura: Esta opción se debe habilitar para todos las transacciones que
necesiten un documento que sea factura; por ejemplo una factura de venta o
una nota crédito. La nota crédito es el documento que genera una devolución
de un artículo, creando un crédito para el cliente y un debito para la empresa.
Este parámetro debe estar activado para generar el informe de utilidad y
visualizar las transacciones de venta en el visor gerencial.
Iva Monofásico: Esta opción se debe habilitar para que calcule IVA a los
productos que tienen este parámetro activado.
Margen: esta casilla se habilita para que transacciones que van a sumar para
para la margen de utilidad o cuales van a restar como las devoluciones.
Consecutivo: hay 2 maneras de llevar el consecutivo al grabar o al imprimir.
Al grabar: muestra automáticamente el documento en el que se
está trabajando, solo aplica cuando una sola persona trabaja
cada transacción.
Al imprimir: maneja documentos temporales hasta que se da clic
en el botón imprimir, asume el consecutivo que continua.
Resolución factura: Código establecido por la DIAN y que se debe imprimir
en la factura.
Observación tercero: Toma las observaciones que tiene cada tercero y la
carga en el documento.
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Pos
CARTERA: Esta área, le permite trabajar sobre los datos de cartera, definiendo que
transacciones son cuentas por pagar o por cobrar, además de establecer si suman o restan a
la cartera o no.
Fig. 2-63
Cartera
Cuentas por cobrar: Al habilitar esta opción, la transacción actualiza cartera
como una cuenta por cobrar.
Cuentas por pagar: Al habilitar esta opción, la transacción actualiza cartera
como una cuenta por pagar.
Captura cartera: Al Habilitar esta opción, me permite tener una transacción de
venta, de contado y a crédito al mismo tiempo. Se recomienda que hayan 2
transacciones diferentes y no unir los conceptos en una sola transacción.
Cartera predeterminada: Esta opción la debe habilitar, si la transacción maneja
cartera; o sea que va a cuentas por cobrar o a cuentas por pagar. Si habilita
cuentas por pagar o por cobrar y no habilita esta opción, la transacción no se
realizara.
Cartera x tipo: Al habilitar esta opción, el sistema toma el valor total del activo y
lo desglosa en todos los valores de impuestos agregados al valor real. Un
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Pos
REGLAS :
Captura valor total: Esta opción desplaza automáticamente el cursor hacia el
valor total, sin pasar por el valor unitario durante la elaboración del documento.
Totales manual: Habilitar esta opción, le permite generar la retención en la
fuente de manera manual.
Asume cantidad 1: Al Habilitar esta opción, permite registrar en la transacción,
una cantidad de productos tomando por defecto cantidad 1 se recomienda
habilitar para transacciones de punto de venta.
Muestra cantidad k: Esta opción habilita en el detalle del documento un campo
en el que muestra la cantidad que hay en el kardex de ese producto.
Valida precio Mínimo: Esta opción, me permite validar que el precio de venta
sea igual o superior al precio de la lista de precios seleccionada.
Importar: Permite importar el detalle del documento desde un archivo de Excel.
Costo al Importar: Cuando se activa esta casilla, al importar el detalle del
documento el valor unitario es el costo
Actualiza moneda: actualiza el valor de la TRM para una moneda ya dada.
Cargar con F8: Habilita cargar documentos con la tecla F8.
Ajuste: Ajusta los decimales para redondear los valores correctamente.
Flete: Permite manejar fletes en la transacción.
IVA en Fletes: Habilitar esta opción, calcula el IVA tomando los fletes como base.
Flete por ciudad: Habilitar esta opción, permite diligenciar la ciudad hacia donde
se enviara la mercancía y le permitirá establecer el valor del envío a esta ciudad.
DESCUENTOS: Estas opciones le permiten habilitar los descuentos que ingreso en los
maestros de línea, grupos y producto.
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Prioridad: Cuenta con tres casillas para indicar la prioridad del descuento puede
ser Ninguno, Promoción, Tercero, Producto o Documento.
Maneja Dcto fin: Habilitar esta opción, permite definir un descuento por pago
oportuno y además, lo imprimirá en la factura de venta.
Descuento Fin x Producto: Permite manejar descuento financiero solo para los
productos que tengan activado la casilla de marcado.
INVENTARIOS: Esta pestaña, define las acciones que realizara sobre el inventario la
transacción
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Pos
Fig. 2-64
TIPO MVTO: Este campo define según las opciones, cual es la acción que se realizara
con el stock de productos y está definida en las siguientes opciones:
Saldo inicial: Se configura para los saldos iniciales de inventario mensuales esta
transacción viene configurada en el sistema con el código cero, no se debe de
modificar ni eliminar; solo debe de estar esa transacción configurada de esa
forma .
Entrada: Esta opción configura a la transacción para que realice un ingreso de
activos al inventario como las compras.
No kardex: Esta opción configura la transacción para que no realice ningún
movimiento en el kardex.
Traslado: Esta opción configura la transacción, para que mueva activos de una
bodega a otra.
Salidas: Esta opción configura la transacción para que descargue del inventario,
los activos que serán movidos por su ejecución como ventas o salidas.
COSTEO: Esta opción permite establecer para la transacción, el lugar de donde tomara
el costo de los activos que serán movidos en el inventario.
Valor documento: Toma los valores de costo del activo, del documento que está
siendo creado con la transacción que se está configurando y lo establece en el
kardex. Toda entrada al kardex, tiene que estar a valor documento.
Costo: Con esta opción, la transacción toma el costo del que está relacionado
en el kardex.
Valor Costo: Esta opción, se habilita para la realización de importaciones de
activos donde se lleva un costo adicional a la compra.
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PERMITE AJUSTE: Habilitar esta opción, habilita el botón ajustar sobre el documento
para cuando se realiza una toma física de los inventarios.
MENUDEO: permite registrar las ventas en diferentes unidades de medida las cuales
son relacionadas en el maestro de productos en su presentacion.
VALIDA CANTIDAD: Control la cantidad en cada documento esta opción debe estar
activada si se quiere realizar el bloque en el control de existencias.
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VALIDA COSTO: Valida los valores del costo ingresado como parámetro en la
transacción, realizando cualquiera de las siguientes acciones si el valor está por debajo
del costo.
No: No realiza ninguna acción.
Alerta: Envía una alerta al usuario
Bloqueo: Bloquea la aplicación, prohibiéndole realizar alguna acción que pueda
afectar el proceso.
MANEJA FACTOR: La transacción solicita el valor del factor.
Texto: Nombre del factor
No cantidad factor: El factor ingresado no es multiplicado por la cantidad para
hallar el precio total.
Valor: Valor a restar por factor ej. Peso, empaque.
Total cantidad factor: La cantidad total del documento está afectada por el
factor.
Asigna: Asigna por defecto el dato 3 de los productos.
PEDIDOS: Me permite configurar la transacción para el manejo de pedidos, según una orden
de compra y además, permite ver las órdenes de compra que se han creado para ese
proveedor.
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Manual del Usuario
Pos
Fig. 2-65
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Manual del Usuario
Pos
Fig. 2-66
MUESTRA TEXTO:
Dirección tercero: Permite poner la dirección del tercero para ser visualizada. Se usa
para realizar domicilios y facilitar la visualización de la dirección del tercero para la
entrega de los productos comprados.
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Alfa: Esta opción le permite definir el formato del campo entre alfanuméricos y
numéricos.
Alfa: Esta opción le permite definir el formato del campo entre alfanuméricos y
numéricos.
Alfa: Esta opción le permite definir el formato del campo entre alfanuméricos y
numéricos.
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Fig. 2-67
ACCIÓN: Configura la transacción, para que realice la acción establecida sobre el valor
de la cartera.
Disminuye: Disminuye en el valor del saldo que existe en cartera.
Aumenta: Aumenta el valor en el saldo existente en la cartera.
Ninguna: No realiza ninguna acción que afecte a la cartera.
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Pos
DETALLE: Carga en los documentos un campo para ingresar un detalle por cada
registro digitado.
MUESTRA CXC Y CXP: Muestra la cartera de cuentas por pagar y cuentas por cobrar
en la elaboración del documento permitiendo el cruce de estas cuentas en el caso que
se tengan clientes proveedores.
COMISION: Indica si los pagos generados por esta transacción generan comisión.
BLOQUEA PAGOS NO TERCERO: No permite generar pagos a un tercero diferente
al del documento a pagar.
REVERSA CARTERA: Con esta opción, configura las transacciones que están
relacionadas con las notas débito y las notas crédito, vinculándolas al concepto que
define la transacción que devuelve lo relacionado en la cartera.
CONCEPTO PAGO: Concepto al que se vincula la devolución.
POSFECHADOS: Permite escoger el concepto de pago de los posfechados.
OR. CONCEPTO: Indica el concepto por defecto que tomara el sistema; si lo toma de
la Clase, el tipo o el grupo.
FORMA PAGO: Activa casilla para permitir generar pagos directamente en el
documento.
CONTABILIZACIÓN: Este Menú, es uno de los más importantes del sistema HGInet
ADMINISTRATIVO, ya que hacen posible parametrizar todas las transacciones y pagos, para
ser llevados como asientos contables, al Software CONTABLE.
Fig. 2-68
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Manual del Usuario
Pos
FPAGO: Permite parametrizar las formas de pago que tienen los documentos aplica
cuando el documento no va a cartera.
NOTA:
No debe escribir en el campo. Con F4 despliegue el menú y seleccione la variable requerida;
luego pulse enter y el sistema le lleva el nombre al campo que está registrando. Debe pasar
por cada campo con enter con el fin de que la variable quede grabada. De lo contrario, le
aparece error.
Al posicionar el cursor mostrara la explicación en cada campo de los parámetros contables.
Fig. 2-69
De esta forma se parametrizan cada uno de los valores que se va a llevar a contabilidad
según lo necesite la compañía, algunos parámetros como el valor despliega la opción
que se desea escoger otros en cambio como la cartera deben ser digitados, esto se
valida al momento de parametrizar.
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Manual del Usuario
Pos
Valor: Es el valor que contiene cada documento distribuido en subtotal, IVA, Total
y Neto. Cada valor se lleva a una cuenta diferente, de acuerdo con las normas
contables.
Tipo Tercero: Es el código que se asignó al tipo de tercero, por ejemplo 01
clientes, 02 clientes del exterior los cuales nos pueden dar la condición para el
destino contable.
Régimen Tercero: Es el código del régimen del tercero depende de la condición
tributaria por ejemplo común, simplificado en el caso que esta sea la condición para
el destino contable.
Par1Tercero: Es el código asignado en el parámetro 1 del tercero lo que daría la
condición para el destino contable.
TarAct: Es el código asignado a la tarifa de del cree la cual esta amarrado a la
actividad económica para poder clasificar la retención cree en las diferentes
cuentas en contabilidad.
Clase: Es el código que se asignó a cada línea de productos, dependiendo de su
condición tributaria ( 01-general, 02- gravados, 03-excluidos)
Vendedor: Es el código del vendedor si esta fuera la condición para clasificar el
destino en contabilidad.
SucursalF: Es el código de la sucursal si esta fuera la condición para clasificar el
destino en contabilidad.
CcostoF: Es el código del centro de costo si esta fuera la condición para clasificar
el destino en contabilidad.
Cartera: Esta condición es en el caso de que una misma transacción maneje
crédito y contado dando la posibilidad de manejar la cuenta de banco o cartera
respectivamente.
IVA: Para seleccionar las tarifas de IVA cuando se manejan varias.
Naturaleza: Es el registro que diferencia la naturaleza del asiento contable
(débitos, créditos o = si se va a traer de la que tenga el documento)
Porcentaje: Permite escoger la cantidad de porcentaje que se va a llevar a
contabilidad, es decir si va el 100% del registro de la cuenta a contabilidad acá
se registra 1.
Cuenta: Es el código de la cuenta contable a la cual se va a llevar el valor. Debe
ser igual al plan contable que tiene en el sistema de contabilidad.
Sucursal: Código de la sucursal, en caso de manejar este parámetro.
C.C: Código del centro de costo, si la cuenta maneja dicho parámetro
Sub C.C: Código del Sub Centro de Costos.
Documento y Documento referencia: Si se requiere que en la contabilidad se
refleje cada documento individualmente. De lo contrario se debe seleccionar la
opción deseada desplegando la lista.
Tercero: Campo para seleccionar el tercero, se requiere que el asiento contable se
agrupe por cada tercero; es decir, si la cuenta contable maneja Tercero. De lo
contrario, se debe seleccionar la variable necesaria.
Base: Campo para seleccionar la variable que genera base para las cuentas de
impuestos.
Base 2: Campo para seleccionar la variable que genera base 2 para las cuentas de
impuestos.
Detalle: Campo para escribir en forma breve el detalle que se desea que salga en
la descripción de la transacción.
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Manual del Usuario
Pos
Fig. 2-70
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Manual del Usuario
Pos
Fig. 2-71
Botón Duplicar: permite crear una transacción igual a la actual copiando la misma
parametrizacion con un número diferente.
3 MOVIMIENTO
Fig. 3-1
3.1 MOVIMIENTOS
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Manual del Usuario
Pos
3.1.1 Documentos
Fig. 3-2
Formulario que permite la creación de todas las operaciones que generan movimiento de
mercancía. (Compras, Traslados, notas crédito y débito etc.)
Fig. 3-3
Tercero: Campo para ingresar el código del cliente al cuál se le está realizando la
factura, con la tecla F4 se despliega la lista de terceros. Si se usa la tecla F3 después
de realizar la selección del tercero se mostrara la ventana de cartera.
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Manual del Usuario
Pos
Vendedor: Campo que permite relacionar el vendedor que realiza la venta, en caso de
no manejar vendedor se debe colocar “0 No Vendedor”.
Doc ref.: Campo que utilizado para registrar un documento auxiliar (pedidos, órdenes
de compra, factura en caso de las compras, etc.).
Pedido: Campo para cargar los pedidos relacionados al tercero al cuál se le hace la
transacción.
Estos pedidos previamente creados en una transacción llamada “pedidos”, al activar la función
F8, el sistema preguntara si se desea cargar un pedido, al momento de cargarlo cargaran
también los productos, cantidades y valores que se encontraban registradas en el pedido.
Detalle del documento: Tabla que almacena los diferentes productos, las
cantidades, precios, descuentos, relacionados con la transacción.
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Manual del Usuario
Pos
F4 =
Fig. 3-4
Producto: Campo para ingresar los códigos de los productos, en este campo la
tecla F4 tiene la misma función descrita en campos anteriores.
Factor: Campo donde se permite registrar el peso del producto y poder calcular el
peso total de la factura, el sistema lo llama automáticamente del dato 3 del
producto.
Valor Unitario: Campo que contiene el valor en pesos por la unidad del producto.
Valor Total: Campo que contiene el valor total en pesos de las unidades
comercializadas de un producto.
Valor IVA: Campo que almacena el valor del IVA del producto, este se calcula
automáticamente de acuerdo al porcentaje asignado en la creación del producto.
Costo: Campo que almacena el valor promedio o último valor de acuerdo a las
compras.
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Manual del Usuario
Pos
Valor: Campo que muestra la sumatoria del valor de todos los productos del
detalle.
IVA: Campo que muestra la sumatoria del IVA generado por todos los productos
relacionados en el documento.
Rte IVA: Campo que registra el valor de la retención sobre IVA, en caso de que el
tercero este registrado como agente retenedor de IVA
Rte ICA: Campo que registra el valor de la retención sobre ICA generado de
acuerdo al monto del documento y al porcentaje asignado al producto, en caso de
que el tercero este registrado como agente retenedor de ICA
Neto: Campo que almacena el valor que realmente se genera en la cartera. Total
factura menos retenciones y descuentos.
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Manual del Usuario
Pos
Grabar: Botón que permite grabar el documento actual, los valores totales del
documento se actualizan.
Eliminar: Botón que permite eliminar el documento, dejando de esta manera libre el
consecutivo para ser usado nuevamente. Este se debe asignar en los permisos de
usuario.
Anular: Acción que permite anular documento, saca el documento de la cartera, pero
el consecutivo no queda libre. Este se debe asignar en los permisos de usuario.
Al dar clic sobre este botón él solicita el primer consecutivo del rango, y también solicita
el consecutivo final para el rango y clic en aceptar.
Ajustar: Este botón permite realizar el ajuste automático de las bodegas después
de realizada la toma física, se debe realizar un documento por cada bodega.
-Cuando la transacción es tipo POS y se desea hacer una devolución se selecciona la fila y se
presiona la tecla F1 para que tome los productos con cantidades negativas y de esta forma
hacer la devolución.
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Manual del Usuario
Pos
Fig. 3-5
NOTA 2: La fecha de elaboración de los documentos deben estar dentro del rango de la fecha
del período, de lo contrario el sistema no dejara crear o modificar documentos.
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Manual del Usuario
Pos
Fig. 3-6
En esta opción nos muestra todos los movimientos realizados en cada caja y por cada usuario
podemos consultar el estado de la caja, y todos los movimientos realizados.
Fig 3-7
Procedimiento
El usuario administrador ingresa por el menú Movimientos de Caja selecciona el usuario que
va a trabajar en cada caja, solo puede estar un usuario por caja, automáticamente trae la fecha
del día, se da clic sobre el botón abrir caja, abre una nueva ventana, donde se ingresa el valor
de la base que se le entrega al cajero, se puede ingresar un valor total o discriminar por la
denominación y el tipo, por último se da clic sobre el botón abrir caja. De esta forma habilita la
caja para comenzar a realizar las ventas del día.
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Manual del Usuario
Pos
Fig. 3-8
A medida que se hagan recogidas se ingresa de nuevo a esta ventana se digita la forma de
pago la cantidad y el valor y se da clic sobre el botón Retiro parcial.
Fig. 3-9
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Manual del Usuario
Pos
Fig. 3-10
Fig. 3-11
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Manual del Usuario
Pos
Fig. 3 -12
Fig. 3-13
Fig. 3-14
Fig. 3-15
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Manual del Usuario
Pos
Fig. 3-16
Tercero: Campo para ingresar el código del cliente al cuál se le está realizando la
factura, con la tecla F4 se despliega la lista de terceros. Si se usa la tecla F12 después
de realizar la selección del tercero se mostrara la ventana de cartera.
Vendedor: Campo que permite relacionar el vendedor que realiza la venta, en caso de
no manejar vendedor se debe colocar “0 No Vendedor”. Si la transacción no tiene que
maneja esta campo toma por defecto el vendedor del tercero.
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Manual del Usuario
Pos
no tiene que maneje este campo toma por defecto la transacción que tiene amarrada
la transacción.
3.1.4 Pagos
Formulario que permite realizar la captura de Recibos de caja (Pagos de clientes) y Egresos
(Pagos a Proveedores), permitiendo aplicar el pago a cada uno de los documentos que el
Tercero tenga pendientes:
Fig. 3-17
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Manual del Usuario
Pos
Tipo: Campo que identifica el tipo de pago que se va a realizar (Recibo de Caja,
Egreso) la tecla F4 tiene la misma funcionalidad en este campo descrita con
anterioridad.
Número: Campo que contiene el consecutivo del tipo de pago que se está elaborando.
Fecha: Campo que indica la fecha de elaboración del pago, esta fecha debe estar
entre el rango de fechas del periodo de trabajo.
Fecha Pago: Campo que contiene la fecha en que el cliente o proveedor realizo o se
le realizo el pago.
Cartera: Tabla que muestra en detalle la cartera pendiente del tercero (CxC-Recibos
de Caja, CxP-Egresos).
Fig. 3-18
Dcto ref.: Campo que contiene el DctoRef en caso de que lo maneje, de lo contrario
trae el número cero o en caso de los centros comerciales este será el número del
local.
Valor: Campo que indica el saldo pendiente en cartera del documento relacionado
88
Manual del Usuario
Pos
Fig. 3-19
Valor: Campo en el que se registra valor que se recibe para elaborar el pago.
Documentos del Pago: Tabla que relaciona cada uno de los documentos a los cuáles
se les va a realizar el pago.
Fig. 3-20
Documento: Campo que muestra el número del documento al cual se está aplicando
el pago.
Concepto: Campo que permite relacionar el concepto de pago por el cual se está
imputando el pago (cancelación factura, descuento, pago de impuestos)
Funcionalidad de tecla F4.
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Manual del Usuario
Pos
Tercero: Muestra el tercero al cual se le está haciendo el pago por defecto pero si se
necesita relacionar otro tercero se puede cambiar.
Dcto ref.: Campo que almacena el número del documento referencia en caso de
manejarse de lo contrario se debe colocar cero.
Sub. C.C: Campo en el que se coloca el código del subcentro de costos a la que
pertenece el documento que se está relacionando en el detalle, solo aplica para
aquellos usuarios que manejen el HGI Contable.
Valor: Campo que contiene el valor que se está cancelando con el concepto
relacionado.
Base: Campo que contiene valor sobre el que se generan las retenciones en el caso
de los conceptos de pago relacionados a la rete fuente, reteiva o reteica, solo aplica
para aquellos usuarios que manejen el HGI Contable.
Al igual que en las transacciones, los documentos de recibos de caja y egresos o notas crédito,
se pueden eliminar, anular y por supuesto grabar con los botones que se encuentran en la
derecha del documento.
Recibo de caja
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Manual del Usuario
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Fig. 3-21
3.2 HERRAMIENTAS
Formulario que permite realizar la captura de los inventarios físicos por cada una de las
bodegas, facilitando análisis de inventario lógico (del software) contra el real (Físico).
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Manual del Usuario
Pos
Fig. 3-22
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Manual del Usuario
Pos
4 PROCESOS
Fig. 4-1
Fig. 4-2
Proceso que pasa saldos finales de inventario del período actual como saldos iniciales de
inventario al siguiente período (se debe generar antes del cambio de período y después del
cambio para que arrastre saldos correctamente). Este proceso se debe realizar constantemente
a medida que se realizan documentos u operaciones que impliquen movimientos en bodega.
Fig. 4-3
Proceso que pasa saldos finales de cartera del período actual como saldos iniciales de cartera
al siguiente período (se debe generar antes del cambio de período y después del cambio para
que arrastre saldos correctamente). Este proceso se debe realizar constantemente a medida
que se realizan o modifiquen documentos, pagos.
5 INFORMES
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Manual del Usuario
Pos
En el Menú que ilustra en la siguiente imagen, se pueden encontrar los diferentes informes que
ofrece el programa, para el análisis y toma de decisiones.
Todos los informes maestros tiene la opción de visualizar información por diferentes opciones,
en el parámetro donde dice filtros y agrupamiento se pueden escoger los diferentes conceptos
por los cuales se puede relacionar la información, simplemente se escoge la opción; en caso
de que se quiera visualizar en el informe se selecciona a través de la casilla de activación, de
lo contrario simplemente se hace el filtro pero no se selecciona. Así mismo en la parte inferior
se puede escoger el parámetro por el cual se organiza la información y si se organiza en forma
ascendente o descendente.
Dentro del mismo informe se pueden hacer saltos de página, repetición por página o bordes
estas alternativas se pueden escoger en la parte derecha donde se visualiza el símbolo de
número; se parametrizan esas tres casillas en forma consecutiva.
De igual forma en los informes en la parte inferior está la opción de ver el informe en el periodo
(este viene por defecto) o seleccionar un rango de fechas determinado.
En este mismo punto se puede ver el informe expresado en otra moneda y se pueden variar los
datos que se muestran en las diferentes columnas escogiendo el dato que se quiere visualizar
en una columna determinada.
Fig. 5-1
5.1 MAESTROS
Menú diseñado para obtener información de datos maestros, se pueden imprimir u observar
por pantalla.
5.1.1 Productos
94
Manual del Usuario
Pos
Genera informe acerca de los productos matriculados en el software con datos como código,
descripción, precio.
Permite seleccionar la información que se quiere ver en cada una de las columnas que genera
el informe, aunque ya el informe trae unas predeterminadas estas se pueden modificar y al
asignar el valor del frente de cada columna es el ancho que asignara al dato en el informe.
Fig. 5-2
95
Manual del Usuario
Pos
5.1.2 Terceros
Opción que permite generar informes relacionados con los terceros matriculados en el sistema
con diferentes datos como dirección, teléfono entre otros.
Permite seleccionar la información que se quiere ver en cada una de las columnas que genera
el informe, aunque ya el informe trae unas predeterminadas estas se pueden modificar.
Fig. 5-3
5.2 DOCUMENTOS
Este menú suministra informes relacionados con todos los documentos elaborados dentro del
sistema, como compras, ventas, remisiones, y todas aquellas transacciones que hayan sido
parametrizada y que hayan tenido movimiento de los períodos.
5.2.1 Documentos
Este reporte presenta la información de ventas o cualquier otra transacción parametrizada, este
informe se puede generar en un rango de fechas. Es importante tener en cuenta que el rango
de fechas no requiere ser del mismo periodo; se puede generar el informe de varios años si se
tiene la información en el sistema.
96
Manual del Usuario
Pos
De igual forma permite seleccionar la información que se quiere ver en cada una de las
columnas que genera el informe, aunque ya el informe trae unas predeterminadas estas se
pueden modificar.
Se pueden realizar filtros por tercero, vendedor, ciudad. Etc.
Fig. 5-4
97
Manual del Usuario
Pos
Fig. 5-5
5.2.2 Documentos T
Genere un informe tipo tirilla, ideal para imprimir en impresoras tipo pos, para realizar el
Cuadre de las ventas del día
.
Fig. 5-6
En el filtro por transacción se utiliza *v para que muestre solo las transacciones de venta.
98
Manual del Usuario
Pos
Fig. 5-7
99
Manual del Usuario
Pos
5.2.3 Detalle
Este informe permite ver en detalle las transacciones realizadas con el encabezado y el detalle
de los documentos, además muestra también cada uno de los productos que se movieron en
los documentos.
Permite realizar filtros por tercero, transacción, documentos, productos, líneas y grupos.
Fig. 5-8
La opción que encontramos en la parte de abajo (tercero) nos permite visualizar por línea y
grupo a cuantos clientes se vendió de cada opción.
100
Manual del Usuario
Pos
5.2.4 Detalle T
Este informe permite ver en detalle las transacciones realizadas con el encabezado y el detalle
de los documentos, además muestra también cada uno de los productos que se movieron en
los documentos. Permite realizar filtros por tercero, transacción, documentos, productos, líneas
y grupos. Ideal para imprimir en impresora tipo pos
Fig. 5-9
Fig. 5-10
101
Manual del Usuario
Pos
5.2.5 Comparativo
Fig. 5-11
Fig. 5-12
102
Manual del Usuario
Pos
5.2.6 Consecutivos
Con este informe podemos realizar un chequeo de los consecutivos de cada transacción él nos
informara cuales son los faltantes por cada transacción de movimiento que allá registrado en el
sistema.
Fig. 5-13
103
Manual del Usuario
Pos
Este informe nos muestra las transacciones de ventas como fueron pagadas con sus diferentes
formas de pago, consecutivos, sus diferentes tarifas de IVA y descuentos.
Este informe también lo llaman Fiscal de Ventas y se debe de imprimir diariamente cuando hay
ventas de contado.
Fig. 5-14
Este informe nos muestra las transacciones de ventas como fueron pagadas con sus diferentes
formas de pago, consecutivos, sus diferentes tarifas de IVA y descuentos.
Este informe también lo llaman Fiscal de Ventas y se debe de imprimir diariamente cuando
hay ventas de contado. Aplica para la impresión de las ventas en impresoras de tirilla.
104
Manual del Usuario
Pos
Fig. 5-15
Fig. 5-16
5.2.9 Cuadre
Muestra un informe de documentos y pagos según el tipo de cuadre que tengan configurado
para realizar cuadres de caja cuando se hacen ingresos y egresos en la misma caja.
105
Manual del Usuario
Pos
Fig. 5-17
Fig. 5-18
106
Manual del Usuario
Pos
Muestra los documentos de las transacciones configurados como punto de venta a los cuales
no se les digito la forma de pago, efectivo cheque etc.
Fig. 5-19
La opción de solo descuadrados muestra solo los documentos que no tienen forma de pago.
Fig. 5-20
107
Manual del Usuario
Pos
Muestra los documentos que no cuadra el valor del encabezado del documento con la
sumatoria del detalle de documentos, ideal para revisar que documentos están descuadrados.
Fig. 5-21
Fig. 5-22
108
Manual del Usuario
Pos
5.3.1 Caja
Fig. 5-23
Fig. 5-24
109
Manual del Usuario
Pos
5.4 INVENTARIOS
Opción que muestra los informes referentes a la gestión de inventario, permitiendo llevar un
mejor control del mismo.
Fig. 5-25
5.4.1 Kardex
Informe que muestra las existencias y movimientos (entradas y salidas) de los diferentes
productos relacionados a las diferentes bodegas.
En opciones permite seleccionar el rango de fechas en que se quieren ver los informes de
inventario o si es en el mismo periodo.
110
Manual del Usuario
Pos
Fig. 5-26
5.4.2 Saldos
Este menú, ofrece informes de existencias valorizadas de los inventarios, bien sea por bodegas
o el consolidado general del inventario.
En opciones permite seleccionar el rango de fechas en que se quieren ver los informes de
saldos o si es en el mismo periodo y se pueden realizar filtros por líneas o grupos.
Fig. 5-27
Este menú, ofrece informes de productos que actualmente se encuentran por debajo de su
mínimo por encima del máximo, es válido aclarar que para las empresas que no hacen control
por máximos y mínimos este informe no da información.
111
Manual del Usuario
Pos
Fig. 5-28
Este informe nos da la posibilidad de ver cuáles son las cantidades a solicitar de productos
para llegar a un máximo o mínimo solicitado.
Este informe se generó por debajo del mínimo y que mostrara cuantos hay ya solicitados y
nos da un reorden ejemplo la balasta como saldo hay 2 mínimo son 3 y él solicita 1 para
quedar con lo mínimo requerido.
Fig. 5-29
También se puede realizar por medio de un promedio de movimiento del producto y que el
realice un sugerido de pedidos para esto se requiere en las casillas de abajo cuantos meses
desea que promedie y en la parte de arriba que calcule por el promedio.
112
Manual del Usuario
Pos
Este informe nos muestra cuales son las diferencias que se hallan después de un conteo físico
contra el sistema, se pueden sacar por separado cuales son los sobrantes o faltan y lo da
valorizado al costo. Este
Fig. 5-30
Fig. 5-31
113
Manual del Usuario
Pos
5.5 CARTERA
Este menú ofrece informes relacionados con la gestión de las Cuentas por cobrar y cuentas
por pagar donde también nos mostrara por edades.
Se pueden realizar filtros por tercero, vendedor, ciudades y por factura.
Fig. 5-32
Permite visualizar informes de cartera organizados por rangos de vencimientos de acuerdo con
la edad de cada documento, permitiendo hacer diferentes filtros por transacción, tercero, Dcto
Ref, etc. En su encabezado de igual forma permite seleccionar si se quieren ver CXC, CXP o
Ambos.
CXC: Se debe seleccionar esta opción para mirar las cuentas por cobrar a clientes
CXP: Se debe seleccionar esta opción para mirar las cuentas por pagar a los
proveedores.
Ambos: si se activa esta casilla nos mostrar tanto las cxc y cxp de obtiene la empresa.
Fecha corte: Casilla que permite digitar la fecha de corte a la que se quiere ver la
cartera, aunque el sistema por defecto siempre toma la fecha a la que se está
generando el informe.
114
Manual del Usuario
Pos
Días: Casilla que permite digitar el número de días de vencimiento hasta los cuales se
desea generar el informe, en caso de desear el informe general se deja este campo en
blanco.
Posfechados: Esta casilla permite elegir entre tres opciones incluye, no incluye o solo
posfechados, este campo es útil para generar la cartera teniendo o no en cuenta los
abonos realizados con cheques posfechados.
Solo fecha de corte: Al activar esta casilla se puede visualizar solo las facturas que
vencen ese día de corte de cartera.
Saldos en ceros: Al activar esta casilla mostrara las facturas q ya cancelaron en el
mes y solo será informativo.
En la siguiente figura se muestra un ejemplo del informe que este formulario genera.
Nota: si se quiere ver en este informe el nombre comercial de la empresa se deba activar en la
captura del tercero una casilla adicional con esta información.
Fig. 5-33
Este es un informe especial para propiedad horizontal, permite visualizar informes de cartera
organizados por grupos de acuerdo a los grupos que se tengan organizados para la cartera.
Nos mostrara la información de cada local con su respectivo pendiente de valor por capital y
por intereses.
115
Manual del Usuario
Pos
Fig. 5-34
5.5.3 Extracto
Este informe nos permite imprimir un estado de cuenta de los terceros, se puede generar de
una sola transacción o de todas, se puede generar en detalle y con los abonos que se le han
generado, se puede generar solo del periodo o del historial del cliente.
CXC: Se debe seleccionar esta opción para mirar las cuentas por cobrar a clientes
CXP: Se debe seleccionar esta opción para mirar las cuentas por pagar a los
proveedores.
Ambos: si se activa esta casilla nos mostrara tanto las cxc y cxp de obtiene la empresa.
Fecha corte: Casilla que permite digitar la fecha de corte a la que se quiere ver la
cartera, aunque el sistema por defecto siempre toma la fecha a la que se está
generando el informe.
Días: Casilla que permite digitar el número de días de vencimiento hasta los cuales se
desea generar el informe, en caso de desear el informe general se deja este campo en
blanco.
116
Manual del Usuario
Pos
Fig. 5-35
En la siguiente figura se muestra un ejemplo del informe generado por este formulario.
Fig. 5-36
117
Manual del Usuario
Pos
5.5.4 Pagos
Este informe nos permite imprimir los pagos realizados en el sistema y se pueden realizar filtros
por tipos de pago y terceros.
Fig. 5-37
Fig. 5-38
118
Manual del Usuario
Pos
Este informe nos permite imprimir los pagos realizados en el sistema y se pueden realizar filtros
por tipos de pago y terceros con sus respectivas facturas y concepto de pago nos mostrara más
detallado los pagos realizados.
Fig. 5-39
Fig. 5-40
Este nos muestra el número del recibo, tercero, numero de factura y doctref asentado en cada
pago.
119
Manual del Usuario
Pos
Este informe nos permite imprimir los pagos realizados en el sistema y se pueden realizar filtros
por tipos de pago y terceros con sus respectivas facturas, concepto de pago, forma de pago y
bancos nos mostrara más detallado nos combina la información del banco y las facturas
canceladas en el pago.
Fig. 5-41
Fig. 5-42
120
Manual del Usuario
Pos
5.5.7 Movimiento
Este informe nos permite un movimiento del tercero en cuanto a cuentas por cobrar y por pagar,
nos muestra el saldo que trae del mes anterior, facturas del mes como cargos y los pagos del
mes como abonos y el saldo total de cartera muy resumido.
Fig. 5-43
Fig. 5-44
121
Manual del Usuario
Pos
5.6 COSTOS
Fig. 5-45
Utilidad Operacional por producto: este informe nos mostrara cuanta utilidad en porcentaje
y valor nos deja por línea, grupo y productos vendidos.
Fig. 5-46
Fig. 5-47
Como podemos visualizar nos trae las cantidades vendidas, el costo y la utilidad en valor y en
porcentaje.
122
Manual del Usuario
Pos
5.7 SEGURIDAD
Permite visualizar los informes de los usuarios, permisos tanto por perfil, como por usuario.
Fig. 5-48
5.7.1 Usuarios
Fig. 5-49
Al generar el informe muestra los usuarios que están en estado activo y a que área
pertenecen.
123
Manual del Usuario
Pos
Fig. 5-50
5.7.2 Perfiles
Informe que muestra los perfiles creados en el sistema, además muestra que usuarios
pertenecen a cada perfil.
Fig. 5-51
124
Manual del Usuario
Pos
Fig. 5-52
Fig. 5-53
125
Manual del Usuario
Pos
Fig. 5-54
Fig. 5-55
126
Manual del Usuario
Pos
Fig. 5-56
127
Manual del Usuario
Pos
6 HERRAMIENTAS
Fig. 6-1
6.1 SEGURIDAD
Menú que permite controlar todo lo relacionado con la seguridad del sistema, como cambio de
contraseñas de usuarios, adición de nuevos usuarios. Además se debe tener en cuenta que
para hacer este tipo de cambios, se debe tener el acceso de administrador al sistema
6.1.1 Usuarios
Fig. 6-2
Este formulario permite Agregar, Eliminar, Modificar, Guardar los registros de los usuarios que
tendrán acceso a la aplicación HgiNet POS. Adicionalmente, se puede visualizar el total de
usuarios registrados en la opción detalle.
Fig. 6-3
Código: Campo que permite almacenar el código del usuario.
128
Manual del Usuario
Pos
Muestra usuarios: Al activar esta casilla mostrara todas las oportunidades de los
demás usuarios y la agenda.
Fig. 6-4
Opción que permite asignar los permisos de manejo a los diferentes usuarios, de acuerdo a las
funciones de cada uno.
En el formulario aparece toda la lista de las opciones del sistema. El administrador debe marcar
con el número la opción permitida al usuario que está asignando por cada campo se pueden
Asignar permisos por consulta, modificación, eliminación y creación por cada opción del
sistema.
129
Manual del Usuario
Pos
Fig. 6-5
130
Manual del Usuario
Pos
Fig. 6-6
Fig. 6-7
6.2 PERFILES
6.2.1 Perfiles
Fig. 6-8
En este maestro se deben crear los diferentes grupos de usuarios, asignando un código y
descripción del grupo y así asignar permisos por grupo.
131
Manual del Usuario
Pos
Fig. 6-9
Fig. 6-10
Esta opción nos permite crear los permisos para los grupos ya creados.
Modo de Inicio: Desde el menú herramientas, Perfiles, Permisos por Perfil se selecciona el
Perfil y se seleccionan los permisos de consulta, modificar, Crear, Eliminar, Anular, imprimir y
gestión (solo se debe activar para los usuarios administradores).
132
Manual del Usuario
Pos
Fig. 6-11
Fig. 6-12
Esta opción permite asignar usuarios a los perfiles creados y de esta forma se asignan mucho
más fáciles los permisos.
Modo de Inicio: Desde el menú herramientas, seguridad, accesos, usuarios, damos un clic en
usuarios por grupo.
133
Manual del Usuario
Pos
Fig. 6-13
Se selecciona el perfil y se le asignan todos los usuarios que pertenecerán a este grupo.
6.3 ADMINISTRACION
Fig. 6-14
Fig. 6-15
134
Manual del Usuario
Pos
6.3.2 Parámetros
Fig. 6-19
General
Fig. 6-20
Permite seleccionar cada una de las márgenes que se van a utilizar en los informes de
igual forma la fuente y el tamaño que se va a mostrar en los mismos, el sistema trae
unos predeterminados que se acomodan a la estructura del programa lo que no quiere
decir que no se puedan cambiar.
En esta opción también se puede seleccionar la ruta donde se van a guardar algunos
archivos temporales que utiliza el sistema y se puede seleccionar la imagen que puede
ir como logo en cada uno de los informes. Para que se cargue el logo en los informes
se debe activar el texto que dice logo en informes y se debe buscar la imagen a través
del botón verde.
Formatos: Se configura el formato de los informes ej. Numero sin decimales se ingresa
n, numero con dos decimales se ingresa n2
135
Manual del Usuario
Pos
Rutas de Archivos
Seguridad en Campos: Habilita en los permisos por usuario y por perfil permisos en
campos, en productos: Costo y descuento. En terceros: Cupo Crédito, plazo,
descuento y precios.
Modo de contabilización
Solo NIIF: El sistema queda configurado para que los asientos queden
registrados solo con el modelo contable NIIF.
Reglas Generales
Permite dato Cero (0) doc: Al estar habilitado permite digitar código cero en el
detalle de documentos. Si se deshabilita no permite digitar ceros en el detalle de los
documentos.
136
Manual del Usuario
Pos
Permite dato cero (0) Maestros: Si se habilita permite digitar códigos en cero en el
encabezado del documento, si se deshabilita no permite digitar códigos en cero.
Parámetros
Fig. 6-21
Permite seleccionar y parametrizar campos adicionales dentro de los terceros y productos los
cuales se visualizaran en la pestaña de parámetros en cada uno de los archivos maestros.
137
Manual del Usuario
Pos
Consulta dato 1: Muestra el campo Dato 1 en la consulta de terceros con la tecla F4.
Cargar con F6: En la captura de documentos al presionar la tecla F6 permite agregar dos filtros
adicionales Campo 1: se puede seleccionar el costo o el Parámetro 1.
Campo 2 se puede seleccionar Dato1 , Dato2, o Utilidad.
Consulta Código Alterno: Muestra el código alterno en la consulta de productos con la tecla
F4.
Formato: Predetermina el formato de productos para impresión de códigos de barras y/o lista
de precios en el maestro de productos.
Administrativo
General
Fig. 6-22
138
Manual del Usuario
Pos
PH
Factura por Inmueble/Doc: Realiza la facturación por inmueble o por documento según la
Personalización.
Tercero Aux: Indica el tercero que lleva a la facturación como tercero auxiliar en la
generación de documentos de ph..
Tiempo Asamblea: Tiempo en el cual se actualiza la ventana de quórum y votos para los
asistentes a la asamblea.
Casos:
Formato caso: Predetermina el formato para la impresión de los casos en la
consulta de casos.
Cuenta CCO: Cuenta de correo para enviar correo con Copia oculta.
Servidor remoto: Se registra esta información para el manejo del WAP o trasporte de
información entre bases de datos:
139
Manual del Usuario
Pos
Fig. 6-23
Saldos x Lote: Permite manejar lotes en documentos por producto, se debe llenar la casilla
con el nombre para que la muestre en la transacción. Controla inventario.
Maneja Factor: Permite manejar campo adicional en el detalle del documento, por producto,
se activa casilla para dar nombre al campo del factor en la configuración. Si en la transacción
no se activa campo “No cantidad factor”, se debe registras siempre un valor para que lo tome
como factor a multiplicar.
En propiedad horizontal, se emplea para poner nombre a coeficiente en la ficha de facturas
de locales.
Saldos (0): Indica si registra los saldos de los productos con cantidad cero para registrae
su costo así no tenga existencia.
Valida costeo Salidas: Controla que las transacciones de salida no estén a valor
documento.
Fecha vence: Se activa si se desea llevar un control por fechas de los lotes.
Costeo: En la elaboración del documento se indica si el costeo lo hace por cada registro,
cuando se graba el documento o si no está realizando el costeo.
140
Manual del Usuario
Pos
Costeo:
Precio % Costo: Al generar el proceso de inventario, recalcular el precio unitario, aplicando
el porcentaje de cada producto al costo del producto para dicho periodo. La transacción
debe tener en costeo Costo + Porcentaje.
Incluye Descuento: El costo del producto esta disminuido por el descuento.
Por División: Cuando se va a fijar el precio de venta dividiendo por el costo.
% Utilidad Sobre Venta: Para el manejo de la utilidad operacional, si se activa muestra la
utilidad sobre la venta, si está inactivo la utilidad es mostrada sobre el costo.
Pedidos:
Por Bodega: Genera saldos de pedidos por cada bodega.
Por Lote: Permite generar los pedidos por lote o producto.
Por Serie: Genera los saldos de pedido por cada serie.
Por Documento: Separa los pedidos por documento (No permite realizar varios despachos
en un pedido).
Por Dependencia: Agrupa los pedidos por cada dependencia.
Solo saldos: Al cargar un pedido a un documento solo lleva los productos que tienen saldo.
Parciales: Permite realizar pedidos sobre valores parciales cuando esta maneja solo
saldos.
Inicia en Periodo: Permite iniciar la toma de pedidos en cada periodo y pasa los anteriores
en blanco.
Ignora Negativos: Pasa solo los saldos positivos de un periodo a otro.
Carga Ceros: Carga los pedidos en los documentos aun en con cantidad cero.
Cartera
Fig. 6-24
141
Manual del Usuario
Pos
Forma CxC: Permite parametrizar si la cartera se va a llevar general, por cuotas, grupo o
Tipo, por regla general para las compañías la cartera es general para que la lleve en forma
global.
Valor: Permite seleccionar si la cartera de las cuentas por cobrar se van a llevar por el total
o por el neto.
Forma CxP: Permite parametrizar si la cartera se va a llevar general, por cuotas, grupo o
Tipo, por regla general para las compañías la cartera es general para que la lleve en forma
global.
Valor: Permite seleccionar si la cartera de las cuentas por pagar se van a llevar por el total
o por el neto.
Se inicia en Periodo: Empieza la cartera en cada periodo.
Edad x fecha Doc: Permite visualizar la edad de la cartera por fechas del documento.
Pagos sin Cartera: Si está activado este parámetro permite relacionar pagos así el
documento no tenga cartera
Solo Plazo >0: Si está activado este parámetro solo lleva a cartera los documentos que
tengas más de 0 día de plazo si tiene plazo igual a cero los toma como contado.
Tipo Cartera: Permite la clasificación de la cartera mediante el maestro tipo Cartera.
Control Cupo: Define la acción a tomar cuando se esté elaborando un documento que
afecte cartera, si se quiere que bloque, genere una alerta o no haga el control en el cupo.
Control Días: Define la acción a tomar cuando se esté elaborando un documento de
crédito a un tercero con días de vencimiento mayor al definido en Días de control.
En la parte inferior hay un espacio para indicar a partir de cuantos días se bloquea o la
acción marcada en el parámetro anterior.
Intereses: Interés que se le aplica a propiedad horizontal.
Por fracción: Calcula los intereses por fracción de día.
En pago: Calcula los intereses por los pagos realizados después de la fecha del pago del
mes anterior.
Centrales de Riesgo: Permite relacionar la información para el reporte a las centrales de
riesgo como ProCrédito, DataCrédito y CIFIN; el tipo de cuenta para ser informado en el
informe.
Extractos: Espacio de texto destinado para comentario en el informe estados de cuenta o
extracto de cartera para ser enviado a los clientes.
Informe: Permite parametrizar el rango para el informe de cartera y si se desea una
columna adicional para otro rango.
Cargo: Permite seleccionar el cargo del contacto que será mostrado en el informe de
cartera cuando se active TerceroD.
142
Manual del Usuario
Pos
Documentos
Fig. 6-25
143
Manual del Usuario
Pos
Contable
Fig. 6-26
144
Manual del Usuario
Pos
Formatos: Igual que en el módulo de otros permite validar cuantos decimales se van a manejar
en la contabilidad y serán visibles al momento de realizar la captura de los datos.
Formato Docs: Predetermina el formato contable para impresión de comprobantes.
Representante Legal: Permite relacionar el tercero que va a ser representante legal para que
salga en los informes legales para la realización de la firma.
Contador: Permite relacionar el tercero que va a ser el contador para que salga en los informes
legales para la realización de la firma.
Tercero DIAN: Permite relacionar el Nit de la DIAN para que no lo tenga en cuenta en los
diferentes informes como retenciones y bases los cuales genera el sistema.
Revisor Fiscal: Permite relacionar el tercero que va a ser el revisor para que salga en los
informes legales para la realización de la firma.
Nomina
Fig. 6-27
145
Manual del Usuario
Pos
Liquidación definitiva formulas: Muestra las formulas con las que se calculó la
liquidación definitiva en el informe de liquidación
Formatos
Cantidad y valor: Formato de impresión de números en el sistema, n muestra el formato
de números con separadores de miles. Cuando se vayan a manejar decimales se ingresa
al lado de la n el número de decimales que se van a manejar ej. n2 aplica el
formato con separadores de miles y dos decimales.
Vacaciones
Cuenta día 31: Cuenta en la liquidación de vacaciones el día 31
Paga el día 31: Paga en la liquidación de vacaciones el día 31
Festivos en compensados: Cuenta los días festivos cuando se liquida vacaciones
compensadas.
Cargar por:
Compensadas: Pasa a contabilidad las vacaciones liquidadas a una sola cuenta
Periodo fiscal: Pasa a contabilidad las vacaciones a diferentes cuentas
Pago Anticipado: Indica si al momento de cargar las vacaciones paga el valor en el periodo
o lo carga proporcional a los días.
Prima
Auxilio de transporte: el auxilio de transporte hace base para la liquidación de la prima de
servicios
Destajo: aplica cuando la nómina se maneja por destajo, al estar activado muestra el campo
horas W que son las horas que se trabajó haciendo una labor.
Identificación alterna: Al estar activado este parámetro muestra en los empleados otro
campo adicional para ingresar un código auxiliar del empleado.
Formatos de Impresión: permite seleccionar los diferentes formatos para planilla de pago,
cesantías, cesantías Ant y liquidación definitiva.
146
Manual del Usuario
Pos
Conceptos
Fig. 6-28
Permite establecer cada uno de los conceptos que se van a manejar para la liquidación de
la nómina, permite relacionar el intervalo de la nómina, la ARP a la que está afiliada la
compañía y registrar los dispositivos biométricos.
Estos parámetros se validaran en el sistema HGInet Nomina
POS
Fig. 6-29
147
Manual del Usuario
Pos
Cajón Monedero: Cuando se va a utilizar cajón monedero se debe escoger el tipo de cajón
y el puerto en que está ubicado.
Balanza: Cuando se va a utilizar pesa se debe escoger el puerto en que está ubicado y la
configuración que tiene este puerto.
Permite Cierre Caja Con Saldo: Indica si la caja al momento de hacer el cierre se debe
hacer el retiro total del dinero.
Defecto
Fig. 6-30
Valores por Defecto: Se deben relacionar para manejo de toda la información en el sistema
para que se generen por defecto en el momento de realizar cualquier documento o acción
en el sistema y para iniciar una empresa nueva.
148
Manual del Usuario
Pos
IMAGEN
Fig. 6-31
Fig. 6-32
Permite crear cada uno de los años en que se va a trabajar el software y darle parámetros
según el software adquirido.
En el caso de tener la nómina se deben dar todos los parámetros que el sistema solicita como
salario mínimo, auxilio de transporte,
En el caso de tener solo el administrativo o el contable se deben registrar los periodos años
siempre en el administrativo son 12 y en el contable son 13.
149
Manual del Usuario
Pos
Fig. 6-33
Permite crear cada uno de los años en que se va a trabajar el software y darle parámetros
según el software o el software adquiridos.
En el caso de tener la nómina se deben dar todos los parámetros que el sistema solicita como
salario mínimo, auxilio de transporte, etc.
En el caso de tener solo el Pos se debe registrar el periodo año en el campo administrativo son
12 y en el contable son 13.
150
Manual del Usuario
Pos
6.3.4 FORMATOS
Fig. 6-26
Los formatos son la opción que permite la realización de los formatos para poder visualizar la
información en el momento de imprimir alguno documento.
151
Manual del Usuario
Pos
Fig. 6-27
o En esta pantalla hay una serie de herramientas en la parte izquierda, derecha y superior
para hacer todo el diseño del formato y para utilizar las herramientas necesarias que le
den forma a este mismo.
6.3.5 AUDITORIA
Fig. 6-28
152
Manual del Usuario
Pos
La auditoría es la herramienta que me permite activar y desactivar cada uno de los procesos
en los cuales el sistema va a auditar y a llevar el control de cada uno de los movimientos.
Se activan o desactivar cada uno de los procesos desplegando la lista y dando clic en la lupa
que tiene el ítem a mano derecha, si tiene una x es porque el proceso va a ser auditado si no
tiene x quiere decir que este proceso no va a tener registro de auditoría.
Fig. 6-29
En este informe que genera el sistema tiene la opción de establecer un rango de fechas
específico para el muestreo de la información, de igual forma arrastrando los campos con el
mouse hasta la opción que dice arrastre una columna aquí para agrupar por dicha columna
se puede agrupar la información por el ítem que se desee para una mejor visualización de la
información y para un control de la misma.
A través de los botones que aparecen en la parte superior derecha se puede eliminar la auditoria
que está mostrando en el informe, no quiere decir esto que no se va a seguir haciendo
simplemente se va a eliminar el informe hasta una fecha determinada, también se puede
exportar el informe que está generando la auditoria a un formato de Excel para tener un registro
de esta y también se le puede dar clic en el botón actualizar para visualizar la información con
el último registro que se haya ingresado.
153
Manual del Usuario
Pos
Fig. 6-30
Esta misma pantalla de auditoría en la parte inferior se puede visualizar alguna información
básica del servidor, del equipo y de la conexión que se está haciendo con la base de datos.
Fig. 6-31
Esta clave debe ser administrada por la persona encargada de la administración del sistema,
para cambiarla simplemente se ingresa a la opción de cambio clave compañía y en clave se
escribe la nueva clave que se desea tener y se da clic en aceptar, hay que aclarar que la
persona que tenga el permiso para administrar esta clave la puede ver y la puede cambiar en
cualquier momento, es importante también tener esta clave siempre a la mano porque en algún
momento el personal de soporte de HGI Ltda podría solicitarla para hacer algún procedimiento.
154
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6.3.7 CONSULTAS
Este formulario permite hacer consultas de las tablas y de los datos almacenados en la BD,
utiliza lenguaje de consulta SQL, es de especial cuidado, se recomienda su uso en compañía
de un asesor de servicios de HGI Ltda.
Fig. 6-32
6.4 INTERFAZ
6.4.1 Contabilidad
Fig. 6-33
Fig. 6-34
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Hgi
Permite hace la interfaz directamente cuando se tiene el programa contable, para hacerla
simplemente se escoge la opción Hgi, si se van a hacer todos los documentos de una vez, es
decir una interfaz total se da clic en generar, de lo contrario si se va a hacer parcial se escoge
la transacción especifica donde está el asterisco y se da también la opción de generar, este
proceso no debe generar ningún tipo de error, de ser así se debe comunicar con el personal de
soporte de HGI Ltda.
Plano
Cuando se tiene un sistema contable diferente al Software Contable de Hgi o en otra base de
datos, se debe seleccionar en destino Plano y en archivo la ruta en la cual se va a copiar el
Archivo que hará la interfaz. Ej.: disco C:/Temporal/01.txt
6.4.3 Archivos
Fig. 6-35
En este menú permite la exportación e importación de archivos maestros como son terceros
productos entre otros, ideal para cuando no se tiene el sistema contable y se desea pasar los
archivos al sistema contable de Hgi Net que se encuentra en otro lugar.(el contable lo maneja
el contador).
Fig. 6-36
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7 UTILITARIOS
7.1 UTILITARIOS
Fig. 7-1
Este procedimiento se utiliza para pasar terceros, productos, documentos, pagos de una base
de datos a otra esto se realiza para unificar movimiento.
Fig. 7-2
Fig. 7-3
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Este procedimiento se utiliza para activar documentos ya impresos con esto se puede modificar
el documento, se deben de configurar los permios de usuario para habilitar o deshabilitar esta
opción.
Se selecciona el tipo de documento el documento inicial y final y se da clic sobre el botón
aceptar y el sistema activa
Fig. 7-4
7.1.3 Generales
Fig. 7-5
En esta opción nos permite generar procesos en varios periodos, siempre y cuando estos
periodos estén abiertos. Se recomienda antes de realizar estos procesos realizar Copia de la
base de datos
-Actualizar inventario
-Actualizar cartera
-Actualizar Pedidos
-Naturaleza de los pagos
-Actualizar bodega detalle igual a la bodega del encabezado
-Crea presentación a los productos que no tienen presentación
-Actualiza líneas
-Quitar DV en los códigos que tienen el guion y el digito de verificación
-Guardar periodos
-Abrir periodos
-Totaliza documentos
-Cartera decimales
-Recalcula dv a los terceros que no tienen digito de verificación
-Quita espacios: quita espacios en el detalle del documento.
-Actualiza Id Tercero: se usa para actualiza para pasar el código al campo identificación tercero
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Fig. 7-6
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8 AYUDA
Fig. 8-1
Fig. 8-2
Fig. 8-3
Carga la aplicación para realizar conexión remota y poder tener el control parcial o total del
sistema, con autorizacion del usuario
Fig 8-4
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Fig 8-5
9 MISCELANEAS
Campo Transacción
En El campo Documento
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En El Tercero
En Pedido
En Lote
En Unidad
1.
En la parte superior hay una casilla para las plantillas, allí se pueden guardar varios tipos de
informes con diferentes filtros, esto se guardan por cada usuario significa que otro usuario no
ve los diseños de los informes de otros usuarios
Al llamar el informe se despliega las plantillas y se selecciona la solicitada.
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Fig. 9-1
Fig. 9-2
Al activar esta casilla por cada campo que aparece salta la hoja dependiendo del campo
filtrado.
3.
Fig. 9-3
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Al activar esta casilla nos permite repetir el último registro de la página en el primer registro de
la siguiente, esto sirve en el caso que estamos sacando informes por terceros o de cartera y
en la otra hoja nos da el encabezado del anterior. Ejemplo:
Fig. 9-4
4.
Fig. 9-5
En esta casilla podemos realizar unas líneas sobre el filtro seleccionado para el informe en
varias posiciones. Ejemplo:
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Fig. 9-6
5.
Fig. 9-7
Con esta opción podemos ordenar las casillas por diferentes opciones como podemos observar.
6.
Fig. 9-8
Con esta opción podemos ordenar ascendentemente o descendentemente por cada filtro
relacionado en los informes.
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7.
Fig. 9-9
Esta casilla nos permite subir o bajar los campos filtrados para cualquier posición.
Debe de estar seleccionado el campo al que desplazara.
8.
Fig. 9-10
El permite buscar cualquier dato sobre el informe generado sea por valor o un texto.
10.
Fig. 9-11
Con estas opciones nos permite alejar o acercar más el informe generado y dividirlo por varias
páginas.
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11.
Fig. 9-12
Con esta opción permite cambiar de color a la hoja y poner una imagen o un texto en el fondo
del informe.
Fig. 9-13
12.
Fig. 9-14
Estas opciones nos permiten exportar el informe a varios archivos como PDF, TXT, CSV,
Excel, Word y otros. Ejemplo:
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Fig. 9-15
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