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Contabilidad Financiera y

Gerencial
Las Cuentas y por
Cobrar
Documento de Trabajo

CONTENIDO
1 Definición y Tipos de Cuentas por Cobrar
2 Las Cuentas por Cobrar Comerciales
3 Las Letras por Cobrar
4 Las Otras Cuentas por Cobrar a Partes Vinculadas
5 Las Otras Cuentas por Cobrar
6 Provisiones para Cuentas de Cobranza Dudosa
7 El Factoring
8 El Control Interno de las Cobranzas

Preparado por
Beatrice Avolio Alecchi

Documento de trabajo elaborado para fines didácticos.


Prohibida su reproducción total o parcial sin permiso del autor.
Útima actualización: 2010
LAS CUENTAS Y DOCUMENTOS POR COBRAR

1 DEFINICIÓN Y TIPOS DE CUENTAS POR COBRAR

Definición

Las cuentas por cobrar, en general, comprenden todas aquellas reclamaciones que
tiene una empresa con terceros para cobrar dinero en efectivo, bienes o servicios, y
que se generan vendiendo bienes y servicios, y prestando dinero.

Actualmente el sistema de ventas al crédito, es decir, a través de cuentas por cobrar,


constituye la modalidad más común de operación en el medio. Estos sistemas de
crédito pueden ir desde una venta considerada comúnmente como “al contado”, a
través de una factura por cobrar a siete o quince días a partir de la entrega de la
mercadería; hasta sistemas bastante más largos y formales como letras por cobrar a
treinta, sesenta, noventa o más días.

En este sentido, la importancia del manejo de las cuentas por cobrar es fundamental
para el buen desenvolvimiento de un negocio, tanto desde el punto de vista de las
políticas de concesión de créditos como fuente de ventaja competitiva, como desde la
administración de los créditos. Este último punto es crítico para el adecuado manejo
del flujo de efectivo y de las relaciones con los clientes. Basta observar los casos de
tantas empresas del medio que incrementan constantemente sus ventas pero
descuidan los saldos incrementados de sus cuentas por cobrar, ocasionando problemas
de efectivo, incremento de las deudas, incremento de los gastos financieros, y
finalmente, una disminución de sus ganancias.

Tipos de Cuentas por Cobrar

De acuerdo con el Reglamento para la Presentación de Información Financiera


(Comisión Nacional Supervisora de Empresas y Valores [CONASEV] , 2008), las
partidas relacionadas con las cuentas por cobrar se dividen en cuatro grandes grupos:

 Cuentas por cobrar comerciales


 Otras cuentas por cobrar a partes relacionadas
 Otras cuentas por cobrar
 Provisiones para cuentas de cobranza dudosa

Todas estas partidas forman parte del activo de las empresas y pueden ser clasificadas
tanto como activo corriente como activo no corriente, dependiendo de la fecha
estimada de cobro. Por ejemplo, una cuenta por cobrar comercial sustentada con una
factura a siete días es clasificada como parte del activo corriente ya que se estima
realizarla en el corto plazo; una cuenta por cobrar a los accionistas cuyo pago estimado
supera a un año calendario es clasificada como parte del activo no corriente.

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Un caso especial de exposición presentan los anticipos recibidos y la provisión para


cuentas de cobranza dudosa, los cuales constituyen pasivos, pero se exponen como
“activos negativos”, es decir, restando de las respectivas cuentas relacionadas, con el
objeto de mostrar el monto razonablemente realizable de las cuentas por cobrar.

En las secciones siguientes del presente documento se revisarán en detalle cada uno
de estos tipos de cuentas por cobrar y sus partidas relacionadas.

Clasificación de las cuentas por cobrar según el Reglamento para la Presentación de


Información Financiera (2008):

CLASIFICACIÓN
DE LAS CUENTAS
POR COBRAR

OTRAS CUENTAS
CUENTAS POR
POR COBRAR A OTRAS CUENTAS
COBRAR
PARTES POR COBRAR
COMERCIALES
RELACIONADAS

Adeudos de
Intereses por
personal distintos
cobrar
a personal clave

Préstamos por Entregas a rendir


cobrar a terceros cuenta

Reclamos a Fondos sujetos a


terceros restricción

2 LAS CUENTAS POR COBRAR COMERCIALES

Definición

Las cuentas por cobrar comerciales se refieren a aquellos derechos de cobro que se
originan por la venta de bienes y servicios que se realizan en razón de la actividad
principal del negocio.

En el medio empresarial casi todas las empresas suelen otorgar sistemas de crédito por
sus ventas, e inclusive, estos sistemas llegan a constituir importantes ventajas
competitivas. Sin embargo, cualquier sistema de crédito otorgado debe justificar por un
lado, el costo financiero de cobrar en una fecha futura y el riesgo del crédito; y por
otro lado, el costo implicado para la administración y el control de las cobranzas.

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Tipos de Cuentas por Cobrar Comerciales

Las cuentas por cobrar comerciales comprenden las facturas por cobrar, las letras por
cobrar, los anticipos recibidos y cualquier otro documento por cobrar.

 Las facturas por cobrar son aquellos documentos emitidos como comprobantes
de pago y que se generan como consecuencia de la realización de una venta1.
Usualmente estas facturas pueden ser canceladas bajo la modalidad “contra
entrega” (pago contra la entrega física de la mercadería); o también a siete o
quince días (forma de pago que se considera como al “contado” en el medio
comercial, cuando en realidad supone algunos días de crédito).

 Las letras por cobrar constituyen documentos de pago más formales que las
facturas por cobrar. A través de ellas, el deudor promete por escrito pagar un
importe definido en una fecha específica en el futuro, denominado como fecha de
vencimiento. El documento que sustenta a las letras por cobrar es la Letra Única de
Cambio. Dada la importancia y características especiales que tienen las letras como
sistema de crédito, en una sección posterior se tratan en detalle.

 Es importante aclarar que cuando se realiza una venta a través de letras, es


necesario también emitir el comprobante de pago correspondiente (factura o boleta
de venta) para sustentar la venta realizada. En este caso, la emisión de la Letra
significa una modalidad de cobranza más formal pero no exime la necesidad de la
emisión del comprobante de pago.

 También es posible que una empresa cuente con otro tipo de documentos más
formales de cobranza, como son los llamados pagarés. Estos son documentos de
crédito a través de los cuales un deudor se promete pagar un importe determinado
en una fecha futura, y que generalmente conllevan a la formación de garantías.

 Los pagarés constituyen evidencias escritas de la deuda, lo cual puede ayudar a


cualquier acción legal futura para su cobro. Estas garantías constituyen activos de
terceras personas que responden por la deuda en el caso que el deudor falle en
pagar el importe adeudado en su vencimiento. Este documento es usualmente
utilizado en las operaciones financieras, y constituye el instrumento principal para
el otorgamiento de créditos.

1 De acuerdo con las normas tributarias, las empresas deben emitir un comprobante de pago en cada
venta realizada. Este comprobante se le denomina como Factura o como Boleta de Venta, dependiendo
del sistema tributario en el que se encuentre el comprador. Sin embargo, para efectos contables, ambos
comprobantes tienen el mismo significado.

Para fines informativos, la emisión de una factura como comprobante significa que el comprador posee el
número correspondiente de identificación tributaria y que puede utilizar como crédito fiscal el monto del
Impuesto General a las Ventas consignado en la factura. En el caso de la boleta de venta, el vendedor no
requiere contar el número de identificación tributaria y por lo tanto, el documento no da derecho al crédito
fiscal por el impuesto pagado.
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Las disposiciones referentes a la letra de cambio son también aplicables al pagaré.


Es decir, está sujeto al protesto dentro de los ocho días posteriores a su
vencimiento y a la misma acción ejecutiva. También puede intervenir un aval, cuya
responsabilidad es solidaria; y se pueden cobrar intereses compensatorios y
moratorios de acuerdo con lo que se pacte de mutuo acuerdo o de acuerdo con la
tasa de interés legal dictada por el Banco Central de Reserva.

 Los anticipos recibidos comprenden aquellos montos de dinero recibidos como


anticipo a la venta de bien o servicio. Se presentan en el Balance General en el
pasivo, por la obligación que representan en la empresa.

Modelo de pagaré

No. 3 Vencimiento 2 de mayo de 19x1


Lima, 2 de marzo de 19x1

A 60 días de esta fecha, Juan Carlos Moreno prometo pagar a la


orden de Inmobiliaria Sanchez S.A. la cantidad de diez mil dólares
americanos con intereses del 2% mensual en el Banco de Crédito del
Perú.

Juan Carlos Moreno


Suscriptor

Contabilización de Cuentas por Cobrar

Respecto a la contabilización de las cuentas por cobrar y documentos por cobrar, es


importante tener en cuenta que éstos deben ser valorizados de acuerdo con la
cantidad realizable estimada. Esto significa que en el caso de que se estime cobrar una
cantidad menor al derecho, se debe provisionar y castigar el monto incobrable (ver
provisión para cuentas de cobranza dudosa). La provisión para cuentas de cobranza
dudosa se establece cuando existe evidencia objetiva que la empresa no podrá cobrar
los montos vencidos de acuerdo con sus condiciones originales.

Asimismo, en el caso de cuentas por cobrar en moneda extranjera, éstas deben ser
expresadas al tipo de cambio compra, correspondiente a la fecha de cierre de los
estados financieros.

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Rebajas sobre Ventas

Las rebajas sobre ventas significan disminuciones del precio de venta de lista
originadas por alguna estrategia de ventas de la empresa. Usualmente las rebajas
sobre ventas se generan como consecuencia de ventas al por mayor, promociones
sobre mercadería fuera de estación o moda, o simplemente, estrategias para atraer al
cliente.

En cuanto a las rebajas, resultan bastante interesantes dos tipos de promociones que
se observan en el medio. Una de ellas es la estrategia de “rebaja permanente”, es
decir, en todo momento se ofrecen rebajas en algún tipo de artículos o grupos de
artículos con el objetivo de atraer al cliente al establecimiento. Este es el caso de los
grandes almacenes por departamentos que expenden una gran variedad de artículos y
que siempre suelen colocar en “rebaja” o “liquidación” algún grupo de artículos del
local.

Otro caso interesante es el de los supermercados, que con el mismo objetivo de atraer
al cliente al establecimiento, ofrecen una significativa rebaja al precio normal sobre
algún producto de alta rotación, como las bebidas gaseosas, productos básicos (aceite,
leche, arroz, fideos) o artículos de tocador. En este tipo de estrategia se espera que
cuando el cliente acuda a la tienda en busca de la oferta, se vea atraído a comprar otro
tipo de productos de la misma tienda, los cuales obviamente no tienen ninguna rebaja.

Contablemente las rebajas sobre ventas son controladas a través de una cuenta
específica denominada rebajas sobre ventas, las cuales deducen las ventas brutas
realizadas en el periodo para obtener el monto de ventas netas.

Descuentos sobre Ventas

Los descuentos sobre ventas significan disminuciones del precio de venta de lista
originados por alguna estrategia financiera de la empresa, como es el caso del pago
anticipado respecto al sistema de crédito normalmente ofrecido. La idea de los
descuentos sobre ventas es la de otorgar algún tipo de incentivo al cliente para pagar
sus cuentas con prontitud.

Normalmente los descuentos sobre ventas se expresan, por ejemplo, como 2/5, n/30;
lo que significa que la cuenta debe ser cancelada antes de treinta días, y que se
recibirá un descuento como incentivo del 2% sobre el precio acordado si se cancela la
cuenta antes del día cinco. Suponiendo que el cliente decide aceptar esta propuesta,
financieramente significa que la empresa podrá contar con el monto cobrado por 25
días adicionales. Si la cuenta por cobrar del ejemplo anterior fuera de UM 100,000,
significa que la empresa que cobra la factura está pagando 2% (UM 2,000) por contar
con UM 98,000 (UM 100,000 menos UM 2,000) durante 25 días.

El manejo de estos descuentos está directamente relacionado con el costo financiero


de la empresa y del cliente. Por el lado de la empresa, ésta debe comparar: i) el costo
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financiero que le implica el obtener el capital de trabajo para financiar el crédito al


cliente de treinta días versus el costo del descuento ofrecido; ii) el riesgo implícito en el
crédito otorgado al cliente; iii) el costo relacionado con la administración de la
cobranza del crédito.

Por el lado del cliente, éste debe comparar: i) el costo financiero que le implica el
cancelar la cuenta antes del tiempo previsto; ii) el costo de su alternativa de
financiamiento.

Retomando el ejemplo anterior, la empresa debería evaluar:

Costo del descuento sobre ventas: 2% por 25 días


Costo de obtener el capital de otra fuente 3% por 25 días
Riesgo de incobrabilidad 0.2%
Costo de administrar la cobranza 0.1%

Decide ofrecer el descuento por pronto pago de 2% porque su costo del


dinero es mayor (3.3%)

Financieramente, para la empresa, el costo efectivo de otorgar este descuento


expresado en una tasa equivalente anual se calcula como:

Costo efectivo = 100 ^ ( 360/25) - 1 = 34% anual


98

Por su parte, el cliente debería evaluar:

Costo del descuento sobre ventas: 2% por 25 días


Costo de obtener el capital de otra fuente 1.5% por 25 días

Decide aceptar el descuento por pronto pago de 2% porque su costo del


dinero es menor (1.5%)

Contablemente los descuentos sobre ventas son controlados a través de una cuenta
específica denominada descuentos sobre ventas, la cual se presenta en el Estado de
Ganancias y Pérdidas como un gasto financiero.

Devoluciones sobre Ventas

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Las devoluciones sobre ventas se originan cuando los clientes no se encuentran


satisfechos con la compra realizada y deciden devolver la mercadería. Actualmente la
mayoría de empresas tiene como política aceptar todo tipo de devoluciones sobre los
artículos vendidos ya sea porque el artículo se encuentra defectuoso, no se ajusta a los
requerimientos del cliente, o porque simplemente el cliente “no era lo que esperaba”.

Estas políticas relacionadas con las devoluciones forman parte de una estrategia
agresiva de ventas que busca generar la satisfacción completa sobre el cliente y que se
generan como consecuencia de la mayor competencia del mercado. Sin embargo, en
algunos casos de artículos perecibles o sanitarios, las devoluciones no son permitidas
por la misma naturaleza de los productos.

Contablemente las devoluciones sobre ventas implican la devolución al cliente del


dinero pagado o la eliminación de su cuenta por cobrar. Para esto, se emite una nota
de crédito sobre el documento original (comprobante de pago). En los estados
financieros, las devoluciones sobre ventas se muestran junto con las rebajas sobre
ventas bajo una partida denominada Devoluciones sobre ventas, disminuyendo las
ventas brutas.

Ventas con Tarjeta de Crédito o Débito

Actualmente las ventas a través de tarjetas de crédito o débito se han convertido en la


principal modalidad de pago en ciertos niveles socioeconómicos. Para el cliente, la
tarjeta de crédito o débito permite realizar compras sin tener que pagar en efectivo de
inmediato.

La tarjeta de crédito supone para el comprador el pago en cuotas mensuales de


acuerdo a las condiciones convenidas con la institución financiera emisora; mientras
que la tarjeta de débito supone el pago de la compra con un cargo inmediato en la
cuenta corriente del comprador.

Para el caso de la empresa, la tarjeta de crédito o débito significa que no se tiene que
verificar el historial de crédito del cliente porque la empresa emisora de la tarjeta ya lo
ha hecho. Además, significa el cobro de la venta prácticamente al contado:
periódicamente la empresa afiliada al sistema de la tarjeta presenta los “voucher”
físico2 al banco, el cual abona el monto correspondiente en la cuenta de la empresa,
neto de una comisión previamente pactada. Con el sistema de transferencias
electrónicas, ya no se requiere enviar físicamente el documento al banco para el
registro de la operación.

Estos servicios para el vendedor tampoco son gratuitos. La empresa emisora cobra una
comisión por el uso de la tarjeta como consecuencia del servicio brindado, en el

2 El voucher es el documento utilizado para la venta con tarjetas de crédito. Se emite por triplicado, el
cliente y el vendedor guardan cada uno una copia como comprobante y la tercera copia se envía a la
empresa de tarjetas de crédito, la cual paga luego al vendedor el importe de la operación y a su vez, lo
carga al cliente.
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sentido de que se presume que gracias a que se ofrece la facilidad de la tarjeta, la


empresa ha podido generar la venta. Estas comisiones varían entre el 5% y el 7% del
monto total de la venta. Su magnitud genera que en algunos casos los
establecimientos ofrezcan un descuento sobre pagos en efectivo para evitar el costo de
las comisiones de las tarjetas de crédito y débito.

Contablemente las comisiones correspondientes al uso de las tarjetas de crédito o


débito son controladas en una partida de comisiones por tarjetas de crédito, y
constituyen un gasto financiero.

3 LAS LETRAS POR COBRAR

Definición y Características

Las letras por cobrar merecen una explicación por separado dadas las características
especiales que poseen.

Las letras por cobrar comprenden aquellas acreencias sustentadas, adicionalmente al


comprobante de pago (factura o boleta de pago), por un documento comercial
denominado Letra Única de Cambio. Las letras de cambio constituyen documentos
legales que contienen la promesa incondicional de pago mediante la cual, una persona
llamada como girador o librador, ordena a otra llamada aceptante, cargo, girado o
librado, que pague a favor de una tercera persona llamada orden, una cantidad de
dinero en un plazo y lugar determinados. También puede intervenir un aval, el cual
garantiza el pago de la letra en el caso de que el aceptante incumpla con la obligación.

La característica principal de las letras por cobrar es su poder ejecutivo, el cual


consiste en que el beneficiario tiene la potestad de protestar la letra ocho días después
de su vencimiento3. El protesto significa el procedimiento judicial a través del cual se
procede a un “juicio ejecutivo”, rápido y expeditivo, que permite embargar los bienes
del deudor y rematarlos para cubrir la deuda impaga, más todos los gastos judiciales y
notariales generados. El procedimiento de protesto consiste en la redacción de una
acta a través de un Notario Público y su posterior constatación ante el Poder Judicial.

Otra característica de las letras de cambio es que son instrumentos negociables, es


decir, legalmente transferibles entre las personas, lo cual permite el denominado
“descuento de letras”. Las letras de cambio pueden ser transferibles por endoso,
inclusive a favor del girado, del girador o de cualquier otra persona obligada. Todas
estas personas pueden a su vez hacer nuevos endosos.

3 En realidad, el protesto notarial debe realizarse dentro de los ocho días del vencimiento, puesto que si
se excede este plazo, ya no cabe el procedimiento de protesto. En el caso que se exceda el plazo el
beneficiario debe realizar una trámite judicial de cobranza. La notaría tiene siete días adicionales para
proceder al protesto del documento.
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LAS LETRAS DE CAMBIO

GIRADOR

Emite la letra
Indica quién es el beneficiario (orden)
Indica quién hará el pago (aceptante) TENEDOR
Persona que posee la letra por
haberla adquirido.
ACEPTANTE La legítima tenencia se acredita
mediante un endoso a su favor
Obligado al pago de la letra en su
vencimiento
Firma transversalmente en el
anverso de la letra, al lado izquierdo
en señal de aceptación.

ORDEN AVAL
Persona que garantiza el pago
Beneficiario del pago. si el aceptante incumple.
Puede ser la misma persona que el girador.

Descuento de Letras

El descuento de letras es aquella operación financiera mediante la cual el girador de la


letra puede cobrar antes del vencimiento el monto correspondiente, entregándola a
una entidad financiera. El banco otorgará al girador una cantidad inferior a la
contemplada en la letra correspondiente al interés y comisiones, y cobrará el íntegro
del importe al vencimiento de la letra.

Para el banco, la ganancia de la operación está compuesta por el interés y la comisión


cobrada. El interés está en función del tiempo entre el momento de la operación de
descuento y la fecha de vencimiento de la letra. Para el girador, este mecanismo
permite convertir en líquido el monto de la letra sin tener que esperar hasta la fecha
de vencimiento4.

Por ejemplo, suponga que se desea descontar una letra de cambio por un valor de UM
125 con una fecha de vencimiento dentro de treinta días, y que la tasa de interés
cobrada por el banco es de 20% mensual adelantada. El desembolso que el banco
otorga al girador sería de UM 100, mientras que al vencimiento, el banco cobrará al
aceptante la cantidad de UM 125. La diferencia (UM 25) constituye un gasto financiero
para la empresa.

4Para que esta operación financiera sea posible, es necesaria la aprobación de una línea de crédito de
descuento de letras bancarias por una determinada entidad financiera. Los requisitos para su aprobación
varían en cada una de ellas.
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Desembolso = Letra ( 1 – tasa de interés * tiempo)


Desembolso = 125 ( 1 – 0.20*1)
Desembolso = 100

Contablemente la empresa que ha descontado las letras de cambio no puede


eliminarlas de su registro sino hasta que el aceptante haya cancelado la letra en su
fecha de vencimiento. Para el control contable de las letras descontadas se pueden
utilizar partidas como Letras entregadas en descuento o Letras descontadas para
contabilizar el efectivo recibido por el banco. En los estados financieros, el monto
correspondiente a las Letras por Cobrar no se modifica, sino hasta que el banco cobra
al aceptante el monto de la letra en su fecha de vencimiento.

La razón que sustenta este control contable es que la responsabilidad ante el banco
por la cobranza de la letra se mantiene en el girador, a pesar de que el documento
haya sido descontado en el banco. En otras palabras, si el aceptante incumple en el
pago en la fecha de vencimiento, el banco carga en la cuenta del girador el monto
correspondiente a la letra, incluyendo los gastos del protesto. En este sentido, una
letra descontada constituye un pasivo contingente para la empresa y no puede ser
considerada como “cobrada”, sino hasta que realmente el aceptante la haya cancelado.

El movimiento contable es el siguiente:

Caja xx
Intereses pagados xx
Letras descontadas por pagar xx
Por el monto recibido por el descuento

Letras descontadas por pagar xx


Letras por cobrar xx
Cuando el banco cobra la letra al aceptante

En el caso que la letra no sea cancelada por el aceptante en la fecha de vencimiento,


el banco realizará un cargo en la cuenta de la empresa, incluyendo los intereses y
gastos bancarios correspondientes. En este caso, se deberá hacer un cargo a la cuenta
Letras Descontadas y a Intereses y Gastos Bancarios; y el correspondiente abono a la
cuenta de Caja. Asimismo, para la contabilización de las letras protestadas puede
utilizarse la partida Letras Protestadas.

Letras en cobranza

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Se denominan letras en cobranza a aquellas que han sido entregadas a una institución
financiera con el objeto de que ésta administre la cobranza del documento en su
respectiva fecha de vencimiento. Esta operación resulta usual cuando las empresas no
tienen la capacidad de administrar la cobranza y prefieren derivarla a una institución
especializada. Obviamente, este servicio financiero se realiza a cambio de una
comisión.

Las letras en cobranza no significan el adelanto de la cobranza para el cliente, sino


simplemente la cesión del ente cobrador, razón por la que implica la aprobación de una
línea de crédito por parte de la institución financiera. En este caso el control contable
es realizado a través de cuentas de orden, es decir, cuentas que no afectan
patrimonialmente la situación de la empresa, como sigue:

Letras enviadas en cobranza xx


Letras en cobranza xx
Por las letras enviadas en cobranza

Caja xx
Comisiones bancarias xx
Letras por cobrar xx
Cuando se cobran las letras.

4 OTRAS CUENTAS POR COBRAR A PARTES RELACIONADAS

Comprenden los derechos corrientes de la empresa provenientes de préstamos


otorgados, correspondiente a operaciones distintas a las del giro de su negocio, a
cargo de empresas y otras personas naturales vinculadas.

Se considera que dos empresas o personas están vinculadas si uno de ellos está en
condiciones de controlar al otro o de ejercer influencia significativa importante sobre él al
momento de la toma de decisiones financieras y operativas (Norma Internacional de
Contabilidad No. 24 – Revelaciones sobre entes vinculados y No. 28 – Contabilización
de las Inversiones en Asociadas).

El control se define como la propiedad, directa e indirecta, a través de subsidiarias, de


más de la mitad de los derechos de voto de una empresa, o una porción substancial de
los derechos de voto y el derecho de dirigir, por razón de estatutos o contratos, las
políticas financieras y operativas de la gerencia de la empresa.

Se entiende que existe control cuando la matriz posee directa o indirectamente a


través de subsidiarias, más del 50 % de los derechos de voto de una empresa a menos
que, en circunstancias excepcionales, se pueda demostrar claramente que dicha
propiedad no constituye control. La participación accionaria del 50% o menos puede

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implicar control, si se tiene el poder en cualquiera de las siguientes formas: Poder


sobre más del 50% de los derechos de voto en virtud de un contrato o acuerdo con
otros accionistas contratos de usufructo, prenda, fideicomiso o similares; poder
derivado de estatutos, contratos o acuerdo de accionistas, para gobernar las políticas
financieras y operacionales de la empresa; poder para designar o remover a la mayoría
de los miembros del Directorio o del órgano equivalente; poder para controlar o ejercer
la mayoría de los votos en las sesiones del Directorio o del órgano de equivalente de
decisión (CONASEV, 1999; Norma Internacional de Contabilidad No. 24).

La influencia significativa se define como la participación en las decisiones de política


financiera y operativa de una empresa, pero no el control de esa política. Se presume
que un inversionista ejerce influencia significativa si posee, directa o indirectamente, a
través de subsidiarias, el 20% o más de los derechos de voto de la empresa en la que ha
invertido, a menos que pueda demostrar claramente que éste no es el caso. También
puede ejercerse influencia significativa de varias formas, usualmente por representación
en el directorio, pero también, por ejemplo, participando en el proceso de adopción de
políticas, por medio de transacciones importantes entre compañías, por intercambio de
personal directivo o por el suministro de información técnica esencial. Influencia
significativa puede obtenerse por propiedad de acciones, estatutos o contrato
(CONASEV, 1999; Norma Internacional de Contabilidad No. 24).

Subsidiaria o filial es una empresa controlada por otra (conocida como principal o matriz)
(CONASEV, 1999; Norma Internacional de Contabilidad No. 24).

Asociada es una entidad sobre la que el inversionista tiene influencia significativa, y no


es una subsidiaria (CONASEV, 1999; Norma Internacional de Contabilidad No. 24).

Algunos casos son de entes vinculados son:

(a) Empresas que directa o indirectamente, por medio de uno o más intermediarios,
controlan o son controlados por la empresa que presenta información, o están
bajo control común con ella.

(b) Asociadas son empresas en las que el inversionista tiene influencia significativa
pero no es una subsidiaria ni una asociación en participación del inversionista.

(c) Personas naturales que son propietarias, directa e indirectamente, de una parte
de los derechos de voto de la entidad, lo que les da influencia importante, así
como los parientes cercanos de cualquiera de tales personas naturales.

(d) Personal directivo de importancia clave, es decir, personas que tienen autoridad y
responsabilidad para planear, dirigir y controlar las actividades de la entidad,
incluso directores y funcionarios de empresas, así como parientes cercanos a
estas personas.

(e) Empresas en las que una parte substancial de los derechos de voto es de
propiedad, directa o indirectamente, de cualquiera de las personas descritas en
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(c) o (d) o sobre las que dichas personas pueden ejercer influencia importante;
esto incluye empresas de propiedad de directores o accionistas de la entidad, así
como empresas que tienen en común, con la empresa que presenta información,
un miembro directivo de importancia clave.

5 OTRAS CUENTAS POR COBRAR

Este grupo de cuentas por cobrar comprende las acreencias de la empresa generadas
por operaciones conexas. Estas cuentas incluyen:

 Adeudos de personal, préstamos otorgados ante necesidades personales (si


fuera política de la empresa), adelantos en sus remuneraciones o adelantos en
sus indemnizaciones.
 Préstamos a accionistas o socios y directores, pueden originarse por ejemplo,
por retiros de efectivo realizados en la empresa como adelanto en las
remuneraciones o en los dividendos futuros.
 Préstamos otorgados a terceros no relacionados con la empresa (como
proveedores, clientes, por ejemplo).
 Reclamos efectuados a terceros, como podría ser el caso de reclamos a las
empresas de seguros por siniestros, reclamos a las autoridades tributarias por
impuestos pagados en exceso, reclamos por penalidades a proveedores, o
cualquier tipo de responsabilidad civil que la empresa esté exigiendo.
 Fondos sujetos a restricción.
 Intereses por cobrar generados por los préstamos realizados.
 Entregas a rendir cuenta.
 Depósitos entregados como garantías, como es el caso de los depósitos en
efectivo considerados como garantías en el alquiler de inmuebles y que se
espera sean reembolsados al final del contrato.
 Anticipos a proveedores
 Cualquier otro tipo de cuentas por cobrar diversas .

6 PROVISIONES PARA CUENTAS DE COBRANZA DUDOSA

Definición y Procedimiento

Cualquier sistema de crédito implica un riesgo relacionado con el incumplimiento en la


cobranza y la posibilidad de la incobrabilidad. Contablemente, esta situación es
recogida a través de las provisiones para cuentas de cobranza dudosa, o también
llamadas como provisiones por malas deudas o incobrables.

Las provisiones por cobranza dudosa deben ser estimadas periódicamente basadas en
el principio de correspondencia, donde los gastos deben registrarse en el período en el
que ocurren los ingresos; y el principio de conservadurismo, donde deben registrarse
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todas las pérdidas cuando éstas sean posibles. Esta es la razón por la que se requiere
estimar el monto de las cuentas incobrables en cada periodo en vez de esperar hasta
que la cuenta sea efectivamente incobrable.

El procedimiento contable para esta provisión es el siguiente:

1. Estimar la provisión. Se estima el monto de la provisión para incobrables de


acuerdo con cualquiera de los métodos existentes (ver acápite siguiente para
mayor detalle al respecto). Mientras más confiable sea la estimación, más confiable
será la información presentada en los estados financieros (Horngren et al., 1997, p.
359).

2. Contabilizar la provisión. Se realiza un asiento contable con un cargo a la


cuenta de gasto llamada incobrables y un abono a la cuenta de pasivo llamada
provisión cuentas de cobranza dudosa. Esta operación tiene dos objetivos: i)
disminuir la utilidad neta, cargando a una cuenta de gastos; ii) disminuir las
cuentas por cobrar, abonando la cuenta estimada. En este sentido, la cuenta
incobrables constituye un gasto de ventas en el Estado de Ganancias y Pérdidas.
La cuenta de provisión constituye un pasivo, pero que se expone como un “activo
negativo” en el Balance General, restando a la partida de cuentas por cobrar con el
objeto de mostrar el monto razonablemente cobrable.

En el caso que se logre cobrar una cuenta que había sido previamente
provisionada, se debe reversar la provisión realizada si es que se trata del mismo
periodo contable abonando la cuenta incobrables. En el caso que la provisión haya
sido realizada en un periodo contable anterior, se debe utilizar una cuenta como
ingresos por recupero de cuentas por cobrar provisionadas para reconocer el
ingreso en el Estado de Ganancias y Pérdidas.

3. Castigar las cuentas por cobrar. Cuando se hayan agotado todas las
posibilidades de recupero de la deuda, se debe eliminar de los registros contables
la cuenta por cobrar correspondiente, a través de su castigo. Para esto, se realiza
un asiento contable con un cargo a la provisión cuentas de cobranza dudosa
(previamente realizada) y se abona a la cuenta por cobrar para ser eliminada de los
registros contables.

En el caso remoto que se logre cobrar una cuenta que había sido previamente
castigada, ya no es posible reversar la operación. Para esto, se debe reconocer el
ingreso en el Estado de Ganancias y Pérdidas a través de una cuenta como
ingresos por recupero de cuentas por cobrar castigadas.

4. Es importante aclarar que el importe de la provisión que se contabiliza es un


estimado, porque es previo a la determinación de que cualquier cuenta por cobrar
de cualquier cliente en particular es incobrable. Mientas que el castigo de las
cuentas por cobrar constituye un importe real. Ambas cifras son iguales si el
estimado de malas cuentas fuera perfecto, situación que raramente ocurre
(Horngren et al., 1997, p. 359).
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Métodos de Estimación

Contablemente existen diversos métodos para estimar la provisión para cobranza


dudosa. Los métodos de estimación más utilizados son (Chong, 1992):

(a) Porcentaje de las ventas al crédito

Consiste en estimar la provisión como un porcentaje establecido en función del


promedio histórico de las cuentas incobrables y las ventas al crédito. Por ejemplo, una
empresa puede calcular la relación entre el monto de incobrables y las ventas al
crédito de los últimos cinco años como 2%, 4%, 4%, 3%, 2%. El promedio resultante
es de 3%, ratio que utiliza para estimar la provisión del presente año.

Como se observa, este es un método bastante sencillo pero inexacto porque no analiza
detalladamente el contenido de las cuentas por cobrar, supone que las condiciones
históricas se van a repetir en el futuro e ignora el saldo anterior estimado para las
cuentas incobrables.

(b) Porcentaje del saldo de cuentas por cobrar

Consiste en estimar la provisión como un porcentaje establecido en función del


promedio histórico del saldo de la provisión por cobranza dudosa y las cuentas por
cobrar. Por ejemplo, una empresa puede calcular la relación entre el monto de la
provisión para incobrables y el saldo de la cuenta por cobrar de los últimos cinco años
como 5%, 5%, 5%, 7%, 3%. El promedio resultante es de 5%, ratio que utiliza para
estimar la provisión del presente año.

Como se observa, este también es un método bastante sencillo pero inexacto porque
tampoco analiza detalladamente el contenido de las cuentas por cobrar para considerar
sus fechas de vencimiento, y supone que las condiciones históricas se van a repetir en
el futuro.

(c) Antigüedad de saldos

Consiste en clasificar las cuentas por cobrar de acuerdo con cada cliente y las fechas
de vencimiento de manera de obtener un cuadro semejante al que se muestra en el
cuadro No. 6. Este tipo de reporte es factible de obtener a través de paquetes
computarizados contables que permiten preparar clasificar las cuentas por antigüedad
de saldos. Luego, se aplican porcentajes históricos o estimados diferentes para cada
rango de antigüedad. Estos porcentajes pueden estimarse sobre la base de la
experiencia en cobranza de la empresa. Para el ejemplo presentado, el negocio ha
cobrado todo menos el 1% de las cuentas con antigüedad de saldos de 30 a 60 días;

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todo menos el 5% de las cuentas con antigüedad de saldos de 60 a 90 días, y así


sucesivamente.

Este sistema presume que aquellas cuentas que tienen mayor tiempo como vencidas
implican una mayor probabilidad de incobrabilidad, por lo que se aplican mayores
porcentajes para mayores periodos de antigüedad. El método resulta bastante práctico
de utilizar si es que se cuenta con paquetes computarizados de apoyo, puesto que
establece una adecuada combinación de costo y exactitud para establecer la provisión
de cobranza dudosa.

Análisis de saldos de cuentas por cobrar

Cliente Cuentas Por Días vencidos


Cobrar Vencer 30-60 60-90 90-120 Más 120

HUF 7,000 5,000 2,000 0 0 0


JCV 5,000 3,000 0 0 2,000 0
CAFÉ SUR 15,000 0 0 0 0 15,000
MACA S.A. 28,000 14,000 14,000 0 0 0
ALGODON 12,000 10,000 2,000 10,000 0 0
Marcos S.A. 8,000 0 0 0 8,000 0
Total 85,000 32,000 18,000 10,000 10,000 15,000
% incobrable 1% 5% 40% 100%
Provisión 1,800 500 4,000 15,000

Fuente: Chong (1992)

(d) Evaluación de cartera

Consiste en analizar detalladamente cada una de las cuentas por cobrar, posiblemente
clasificadas por cliente y fecha de vencimiento, y así estimar su posibilidad de
incobrabilidad. En este caso se debe analizar si la cuenta está vencida, si existe
posibilidad de cobro de acuerdo con la situación económica del cliente, si se cuentan
con garantías colaterales en caso de incumplimiento de pago, entre otros aspectos.

Este método se basa en la estimación que hace la empresa sobre la base de su


experiencia y de las apreciaciones sobre las perspectivas que ofrece la cuenta por
cobrar respecto a:

 Que el cliente haya sobrepasado largamente el término de crédito y esté en


situación morosa;
 Que la cuenta sea manifiestamente incobrable por cierre del negocio del
deudor, quiebra o cualquier otra circunstancia plenamente advertible.

Este sistema resulta el más exacto de todos los anteriores, pero obviamente su costo
es bastante alto en el caso de que la cartera de cobranza sea bastante extensa en
número. Otra alternativa posible el de realizar un análisis de cartera en las cuentas
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pendientes de mayor monto relativo y que representan más del 70% u 80% de la
cartera total, y aplicar alguno de los métodos anteriores para las cuentas de menor
monto relativo.

(e) Combinación de los métodos anteriores

Resumiendo, en general los métodos de estimación contable de provisiones más


utilizados se basan en una combinación de los métodos anteriores. Para los estados
financieros mensuales o de periodicidad menor a la anual, las empresas suelen estimar
la provisión como un porcentaje de las ventas o de las cuentas por cobrar por su
facilidad de aplicación. Sin embargo, para los estados financieros anuales, se suele
utilizar un método más exacto, como el de la antigüedad de saldos o el análisis de
cartera, con el objetivo de que las cuentas por cobrar informadas expresen
adecuadamente el valor realizable esperado, es decir, el importe que se espera sea
cobrado.

Tratamiento Tributario

De acuerdo con el Artículo 37 de la Ley del Impuesto a la Renta y el Artículo 21 del


Reglamento de la Ley del Impuesto a la Renta, para que las provisiones y castigos por
incobrables sean aceptables como gastos para efectos del cálculo de la utilidad
imponible y del Impuesto a la Renta deben cumplir con una serie de requisitos, como
se explica a continuación.

Requisitos para la creación de provisiones: Para realizar la provisión, la deuda


tiene que estar vencida y tiene que demostrarse la existencia de dificultades
financieras por parte del deudor que haga previsible el riesgo de incobrabilidad a
través de cualquier de los siguientes procedimientos:

 Análisis periódico de los créditos concedidos o;


 Documentación sustentatoria que evidencia gestiones de cobranza sobre la
deuda vencida o;
 Inicio de procedimientos judiciales de cobranza a menos que la deuda sea
menor a 3 UIT o;
 Protesto del documento (caso de las letras) o;
 Que hayan transcurrido más de doce meses desde la fecha de vencimiento sin
que se haya podido realizar la cobranza.

Requisitos para el castigo de cuentas por cobrar: Primero, debe haberse


establecido previamente la provisión por cobranza dudosa correspondiente. Y también,
deben haberse agotado las acciones judiciales necesarias para el cobro de la deuda, a
menos que sea inútil realizarlas o que el monto exigible por cada deudor sea menor a
tres unidades impositivas tributarias5.

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7 EL FACTORING

El factoring es una operación financieraque consiste en la venta de un documento por


cobrar (facturas conformadas, letras de cambios, warrants, etc.) a una institución
financiera o empresa especializada, la cual se encargará de su cobranza al momento
de su vencimiento. A cambio de la venta, el emisor de la factura recibe por adelantado
el monto correspondiente al documento de crédito, neto de comisiones e intereses.

El beneficio del emisor del documento es que recibe anticipadamente el cobro del
documento; para la entidad financiera, el beneficio está dado por los intereses y las
comisiones cobradas.

En la operación de factoring intervienen:

 El cliente adherente o factorado: es la persona natural o jurídica que cuenta


con una importante cartera de cuentas por cobrar y que las vende a la sociedad
de factoring.

 El deudor: el que ha realizado la compra al crédito y que finalmente debe pagar


el documento de crédito en su vencimiento.

 La sociedad de factoring o factor: es la entidad financiera o empresa


especializada que adquiere las facturas conformadas u otros documentos de
crédito.

Existen dos sistemas de factoring. El primero se denomina sin recursos, y consiste en


que el factor asume el riesgo cuando los deudores incurren en incapacidad de pago. El
segundo se denomina con recursos, y consiste en que el cliente cedente o factorado
asume el riesgo de no pago.

Según Wong (1998), este sistema ha sido “diseñado para resolver los problemas que
una empresa podría tener en el cobro de sus facturas o en general, de sus documentos
por cobrar. Estos problemas básicamente podrían ser los de cobros engorrosos, riesgo
de incobrabilidad o falta de liquidez. Este servicio ha sido diseñado para empresas
cuyos documentos por cobrar representan un alto grado de morosidad en los pagos y
una necesidad de hacerlos líquidos” (p. 146-147).

8 El CONTROL INTERNO DE LAS COBRANZAS

5La Unidad Impositiva Tributaria o UIT es un monto referencial para efectos tributarios que se modifica
anualmente.
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Después que una empresa realiza una venta al crédito, el evento crítico en el ciclo del
negocio es la cobranza de la cuenta por cobrar. En este sentido, toda empresa debe
contar con un sistema administrativo interno que garantice, o por lo menos, minimice
la posibilidad de un manejo inadecuado de las cuentas por cobrar y de las cobranzas
respectivas.

De acuerdo con Chong (1992), los procedimientos relacionados con el control interno
de las cuentas por cobrar deben incluir:

 El establecimiento de políticas y niveles de autorización para la concesión de


créditos a fin de uniformizar criterios para el otorgamiento de los mismos.

 La segregación de funciones entre el personal encargado de aprobar los


créditos, el encargado de cobranzas y el encargado del registro de las mismas.

 Controles que aseguren que la mercadería despachada o los servicios prestados


hayan sido autorizados.

 Controles que aseguren que las facturas sean preparadas de acuerdo a precios
y condiciones autorizadas. Asimismo, que los descuentos y las devoluciones que
se otorguen hayan sido autorizados.

 Identificación clara de las cobranzas que permita su fácil registro y que éstas
sean depositadas en el banco intactas y con prontitud.

 Establecimiento de registros individuales de clientes, los cuales deben ser


conciliados periódicamente con el mayor general.

 Establecimiento de un listado de antigüedad de saldos que permita realizar un


seguimiento de las cobranzas oportunas de las deudas de clientes. (p.179)

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9 REFERENCIAS

1. Horngren, Ch.T., Harrison, W.T., Robinson, M.A. (1997). Contabilidad. México:


Prentice Hispanoamericana.

2. Guajardo, G. (1995). Contabilidad Financiera. Mexico: Mc Graw-Hill.

3. Chong, E. (1992) Contabilidad Intermedia – Tomo I. Lima: Universidad del


Pacífico

4. Wong, D. (1998). Finanzas Corporativas: un Enfoque para el Perú. Lima: Centro


de Investigación de la Universidad del Pacífico.

5. Comisión Nacional Supervisora de Empresas y Valores (1999). Reglamento para


la Presentación de Información Financiera.

6. Comisión Nacional Supervisora de Empresas y Valores (2008). Modificaciones al


Reglamento para la Presentación de Información Financiera.

7. Ley del Impuesto a la Renta

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