SEAOIL PHILIPPINES, Inc.

 
                 Depot Engineering and Maintenance Department  
                                     Prebid Conference Terms of Reference 
_______________________________________________________________________ 
Project Introduction 
A.  SEAOIL  PHILIPPINES,  Inc  intends to develop a network of roadways, drainages 
and perimeter fences over a 12.5 hectares parcel of land. 
 
B.  The  project  will  be  located  in  Brgy.  Bawing,  General  Santos  City.The  site 
development will comprise of the following activities: 
1. Site clearing and grubbing 
2. Site grading/levelling 
3. Slope Protection 
4. Subgrade Preparation and Road base Preparation 
5. Roadways, Concrete Pavements, Curbs and Gutters construction 
6. Storm Drainage system construction 
7. Perimeter Fence Construction 
8. Roadways 
9. Drainage 
10. Perimeter Lighting 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
                  SEAOIL PHILIPPINES, Inc. 
                 Depot Engineering and Maintenance Department  
                                     Prebid Conference Terms of Reference 
_______________________________________________________________________ 
 
 
 
 
Brief Scope of Works 
The  detailed  working  drawings  for  the  site  development  shall  be  prepared 
by the Contractor (Bidder) and submitted to SEAOIL for approval. Structural 
drawings shall be prepared and certified by a qualified, registered structural 
engineer. Work will be carried out as per approval for construction drawings and 
instructions issued from time to time at site by Seaoil Project Engineer. A layout 
of the conceptual Master Site Development Plan is provided. Refer to  ANNEX 1. 
SEAOIL will provide the Proposed Master Site Development Plan as reference, to 
guide the Bidder in crafting and submitting a detailed Scope of Work and 
Technical  Specifications which shall be included as part of the bid submissions and 
Construction Agreement after award. 
 
The scope of work under this RFP are the following but not limited to: 
 
I. SITE CLEARING AND GRUBBING 
1.  All  surface  objects  and  all  trees,  stumps,  roots  and  other  protruding 
obstructions, not designated to remain, shall be cleared and/or grubbed, including 
mowing as required. 
 
II. SITE GRADING AND LEVELLING 
1.  All  cut  and  fill  areas,  the  Contractor,  shall  compact  the  material  to  the 
designated  depth  below  subgrade  in  cut  sections,  until  a  uniform  density  of  not 
less  than  95  mass  percent  of  the  maximum  dry density determined by AASHTO T 
99  Method  C,  is  attained,  at  a  moisture  content  determined  by  Engineer  to  be 
suitable for such density. 
 
2.  Cut  Slopes  except  in  rocks  and  all  fill  slopes  shall  be  rounded  at  the  tops  and 
bottom  at  intersections  of  cut  and  fill  slopes  shall  be  adjusted  and  warp  to  flow 
into each or into natural surface without noticeable break. 
 
III. SLOPE PROTECTION 
1.  The  General  Contractor  shall  supply  design  computations,  details,  dimensions, 
quantities  and  cross­sections  necessary  to  construct  a  slope  protection  system 
suitable. 
 
IV. SUBGRADE AND ROAD BASE PREPARATION 
1.  Cut  in  the  earth  shall  be  rolled  as  directed  under  "Item  105  ­  Sub­grade 
Preparation"  of  the  the  Standard  Specifications  for  Highways  and  Bridges  revised 
2013. 
 
2.  The  maximum  compacted  thickness  for  both  aggregate  subbase  and  base 
                  SEAOIL PHILIPPINES, Inc. 
                 Depot Engineering and Maintenance Department  
                                     Prebid Conference Terms of Reference 
_______________________________________________________________________ 
courses  shall  be  200mm  to  be  spread  and  compacted  in  one  layer  ung  vibratory 
roller  equipment until the required field density of at least 100% of the prescribed 
maximum dry density is attained. 
 
3.  Base  course  material  shall  be  placed  and  compacted  to  form  a  bed  of  the 
required  thickness  as  shown  on  the  Plans.  Bed  course  materials  shall  consist  of 
sand,  gravel,  crushed  stone,  or  other  approved  porous  material  of  such  grading 
that all the particles will pass through 12.5 mm (1/2 inch) sieve. 
 
V. ROADWAYS, CONCRETE PAVEMENTS, CURBS AND GUTTERS  
1.  Roadway  excavation  will  include  excavation  and  grading  for  roadways,  parking 
areas,  intersections,  approaches,  slope  rounding,  benching,  waterways  and 
ditches;  removal  of  unsuitable  material  from  the  roadbed  and  beneath 
embankment  areas;  and  excavating  selected  material  found  in  the  roadway  as 
ordered  by  the  Engineer  for  specific  use  in  the  improvement.  Excavation  shall  be 
made  to  the  required  depth  and  the  base  upon  which the curb and/or gutter is to 
be  set  shall  be  compacted  to  a  firm  and  even  surface.  All  soft  and  unsuitable 
material shall be removed and replaced with suitable material.  
 
2.  Forms  for  pavement,  curb  and  gutter  shall  be  inplace  and  checked  for 
alignment and grade before concrete is placed.  
 
3.  The  roadway  is  going  to  be  4  meters  wide  with  one  side  supported  by  a 
retaining  wall  while  the  other  side  is  a  roadside  fill  slope  designed  by  the 
contractor according to codes applicable. 
 
VI. DRAINAGE SYSTEM 
 
1. Exact location, slopes, outfalls and invert elevations of drainage structures shall 
be determined by the contractor.  
 
2.  Pre­cast  Concrete  Units such as but not limited to manhole covers shall be cast 
in  substantial  permanent  steel  forms.  Structural  concrete  used  shall  attain  a 
minimum 28­day compressive strength of 20.682 MPa (3000 psi). 
 
3.  Steel  gratings  shall  be  made  of  fabricated  mild  steel  provided  with  hot  dip 
galvanized  in  accordance  with  ASTM  A153/AASHTO  M  232  for  superior  corrosion 
protection.  
 
4.  The  drainage  is  going  to  be  only  on  one  side  of  the  roadway  and  shall  be 
connected to a discharge point towards the sea. 
 
 
 
 
                  SEAOIL PHILIPPINES, Inc. 
                 Depot Engineering and Maintenance Department  
                                     Prebid Conference Terms of Reference 
_______________________________________________________________________ 
VII. PERIMETER FENCE 
 
1.  Fences  shall  be  built  of  an  approved  material(Barbed  wire),  not  less  than  3.00 
meters  in  height  above  grade.  Fences  shall  enclose  the  site  entirely.  An  Opening 
in  such  fences  shall  be  provided  with  gates  that  can  accommodate  the  largest 
truck 
with 40,000 liter capacity. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
                  SEAOIL PHILIPPINES, Inc. 
                 Depot Engineering and Maintenance Department  
                                     Prebid Conference Terms of Reference 
_______________________________________________________________________ 
APPLICABLE DESIGN CODES 
The  Proposed  Site  Development  shall  comply  with  the  latest  edition  of  the 
following 
Codes (minimum): 
1. The Fire Code of the Philippines 
2. National Building Code of the Philippines 
3. Philippine National Standard 
4. AASHTO M 86M/M 86 
5. ASTM A153 
6. AASHTO M 232 
7. AASHTO T 11 
8. AASHTO T 90 
9. AASHTO T 89 
10. AASHTO T 99 Method C 
11. National Structural Code of the Philippines 
12.Philippine Electrical Code 
13. IEC 
14.NEC 
15.NACE 
16.All other applicable Codes 
17.All other local Codes 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
                  SEAOIL PHILIPPINES, Inc. 
                 Depot Engineering and Maintenance Department  
                                     Prebid Conference Terms of Reference 
_______________________________________________________________________ 
Site Survey, Design, Approvals and Construction 
A. Site Survey 
•  Review the survey data available with Seaoil and carry out required 
surveys, investigations, laboratory tests, analysis and due diligence studies 
including collection of other relevant data as necessary for the detailed 
design. 
B. Detailed Design and Engineering 
•  Preparation and submission of Detailed Design and drawings including 
design criteria, design parameters, design assumptions, calculations, 
methods of analysis on all components of the project (civil ,mechanical and 
electrical) conforming to the Technical Specifications defined in the Request 
for Proposal. 
•  The detailed designs shall be submitted to Seaoil for approval before 
execution and design/drawings shall be proof­checked by Seaoil's thirdparty 
Project Manager. 
•  Details of control arrangement including drawings required for the 
execution of the work shall be submitted to Seaoil for approval. 
•  Prepare and implement plans, methodologies, designs, drawings, 
estimates, and specifications for infrastructure, equipment and materials 
•  Identify project phases and elements and assign personnel to phases and 
elements 
•  Interpretation of the drawings in the detailed Master Plan during 
construction 
•  Responsible for ensuring all BOQ, drawings and technical specifications are 
correct and feasible. 
•  Monitor the progress of works and ensure compliance with general 
requirements of engineering standards/ practices including the 
environmental issues as applicable for the project 
•  Determine and implement the project schedule as per detailed master plan 
and specifications, calculating time requirements and sequencing project 
elements 
•  Prepare project status and trend analysis reports and recommend actions 
•  Maintain project schedule by monitoring project progress, coordinating 
activities and resolving problems 
C. Statutory Approvals 
•  All the civil and structural steel fabrication works shall be carried out as per 
the detailed description of the civil works 
•  Secure all approvals and pre­construction permits prior commencement of 
construction from statutory authorities . 
D. Construction, Commissioning, Trial and Testing, 
•  Undertake construction as per the approved design 
•  Undertake additional designs and modifications, as needed, during 
construction subject to Contract Change Order approval 
•  Preparation of as­built drawings of structures and a detailed project 
completion report 
                  SEAOIL PHILIPPINES, Inc. 
                 Depot Engineering and Maintenance Department  
                                     Prebid Conference Terms of Reference 
_______________________________________________________________________ 
•  Arrangement of all temporary sheds, office, etc required for storage of 
materials, equipment and for Contractor's supervisory personnel at Site 
•  Supply of all civil, mechanical, electrical, piping related items, etc at the 
Site 
•  Carry out site clearing, grading and leveling to desired finished elevation 
(For discussion) 
•  Development of greening and landscaping services as per the plan 
•  Preparation  of  daily,  weekly  and  monthly  reports  on  the  progress  of  the  project 
work as whole for the information of the Employer 
•  Carry out inspection test plans and request for site inspection for milestone 
activities for Employer's witnessing and 
••  Submission of As­built Drawings of the project 
•  Securing work permits and assistance for post construction permits (e.g 
Occupancy Permit) from relevant government agencies 
Not limiting to the scope of work and the technical specifications defined above, 
the Contractor (Bidder) has given proper and sufficient time required for 
Approvals as well as all items that are required for the Construction of the 
Proposed Oil Terminal to ensure full compliance to the desired output 
characteristics and a trouble free operation within the quoted price.