Manual Matricula 02032010

Manual de Usuario
Aplicación de Gestión de Matrículas
(Grados / Doctorados / Másters / Mayores de 45 )
UNED
Manual de Usuario
(Grados / Doctorados / Másteres / Mayores de 45)
Versión 1 – Noviembre 2009
Contenidos
1 Introducción 3
1.1 Objetivo .................................................................................. 3
1.2 Estructura del Documento ....................................................... 3
2 Guía de Uso ............................................................................. 4
2.1 Punto de entrada a la gestión de Matrículas de Grados /

Posgrado /Masters por parte del Personal ..................................... 4
2.2 Consulta rápida de los datos de matrícula de un alumno. ........ 8
2.3 Modificación de una matrícula ............................................... 13
2.3.1 Consulta de Reparos ..................................................... 16
2.3.2 Conciliación de pagos ................................................... 19
2.3.3 Envío de Cartas ............................................................. 26
2.3.4 Modificar datos generales de una solicitud de matrícula32
2.3.5 Cambiar estado de una solicitud de matrícula .............. 33
2.3.6 Gestión de pagos de una matrícula. .............................. 35
2.3.7 Actualización de las asignaturas de una matrícula........ 36
2.3.8 Gestión de Titulaciones de Acceso ................................ 41
2.3.9 Conformidad Masiva de Matrículas................................ 46
3 Preguntas Frecuentes ........................................................... 47
3.1 Conformidades de Matrículas ................................................ 47

3.2 Consulta de Reparos.............................................................. 48
3.3 Pagos / Cartas de Pago ......................................................... 48
3.4 Titulaciones de Acceso / Matrículas de Honor ....................... 50
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Manual de Usuario
1 Introducción
1.1 Objetivo
Este documento debe servir como breve guía de referencia para el personal de
la UNED encargado de la gestión de matrículas de Grados, Másters y de
Acceso a Mayores de 45 años a través del Portal UNED.
1.2 Estructura del Documento

El documento se ha estructurado en tres apartados:
1. Punto de entrada de la aplicación: Dónde empieza la aplicación

propiamente dicha. Permite buscar un alumno en concreto o hacer
búsquedas más avanzadas, que permitan localizar grupos de
alumnos que respondan a un perfil determinado.
2. Consulta rápida de datos personales y de matrícula de un alumno: En

este punto se explican los pasos necesarios para la consulta de los
datos más relevantes de la matrícula de un alumno concreto, tales
como su estado, las asignaturas o los pagos, sin realizar ninguna
modificación sobre ellos.
3. Modificación de datos de matrícula de un alumno: Pasos necesarios

para realizar modificaciones sobre una matrícula (Nota: Si no se está
seguro de los datos a modificar, es conveniente verificarlos primero
desde las opciones de consulta rápida, explicadas en el punto
anterior).
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Manual de Usuario
2 Guía de Uso
2.1 Punto de entrada a la gestión de Matrículas

de Grados / Posgrado /Masters por parte del
Personal
Para acceder a la aplicación entre en el portal de Internet de la UNED:
http://portal.uned.es con su usuario y password correspondiente.
Una vez que haya entrado en el sistema acceda a la aplicación mediante:
Gestión administrativa -> Aplicaciones de Gestión Administrativa -> GesMatri Portal

-> Matrículas / Expedientes.
Esto le llevará a la pantalla mostrada a continuación:
Figura 2.1: Pantalla de Acceso
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Manual de Usuario
Esta es la pantalla de inicio que nos permitirá realizar la gestión de matrículas.

Desde aquí podremos:
 Acceder directamente a una matrícula si conocemos su DNI / Pasaporte
(siempre en formato UNED, es decir, el DNI sin letra y sin ceros a la
izquierda, y, en el caso del pasaporte, con todas las letras a la izquierda y
sin ceros entre la última de la letra y el primero de los dígitos) o podemos
hacer una búsqueda por nombres y apellidos. En ese caso accederemos a
GesMatri, con toda la información del alumno, incluida la lista de grados,
másters, acceso a mayores de 45,… en las que ha estado matriculado el
alumno en la UNED o está matriculado actualmente.
 Acceder a una búsqueda avanzada. En ese caso se nos hará una serie de
preguntas antes de acceder al buscador avanzado. Eso implica.
o Selección del curso académico (este curso, 2009,2010) por defecto.
o Convocatoria de matrícula: No confundir con convocatoria de

exámenes. En el momento de redactar este documento -19/11/2009-
hay tres convocatorias ordinarias, correspondientes a la convocatoria
que se ha hecho en verano para el acceso a grados, másters y
doctorados.
o Nivel: Aquí veremos los distintos niveles a los que tenemos permiso de
acceso, debiendo elegir el nivel sobre el que queramos realizar la
consulta avanzada. Los niveles pueden ser, de momento, “grados”,
“másters” o “doctorados”, dependiendo del permiso que tenga el
usuario identificado en el portal.
o Programa: El programa sobre el que tengamos acceso y queramos

hacer la búsqueda avanzada. En caso de Grados, deberían salir, por
ejemplo, los distintos grados a los que tiene acceso el usuario
identificado en el portal para que elija sobre el que quiera realizar la
búsqueda.
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Manual de Usuario
A continuación se ven las opciones del buscador avanzado. Se pueden

seleccionar tantas como se quieran a la vez, para realizar búsquedas
exhaustivas de matrículas en la base de datos.
Nota: La opción de “Pendiente con reparos” es muy útil ya que cualquier
matrícula que tenga reparos no podrá ser conformada, ni de manera
individual ni de manera masiva. Más adelante del documento se explicarán
como se quitan los reparos asociados a las matrículas.
Figura 2.2: Búsqueda avanzada
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Manual de Usuario
Si aceptamos, nos devolverá una lista de usuarios que cumplen esos

requisitos, paginados en el caso de que el resultado de la búsqueda sea
demasiado extenso.
Figura 2.3: Resultado de búsqueda
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Manual de Usuario
2.2 Consulta rápida de los datos de matrícula de

un alumno.
Si queremos simplemente consultar rápidamente una matrícula de un alumno,
procederemos a buscar ese alumno con cualquiera de los buscadores y a
continuación, pulsaremos el botón “Consultar”. Eso nos permitirá ver de
manera muy sencilla y sin realizar ninguna modificación:
 Los datos generales de una matrícula: Nombre, apellidos y DNI del

alumno. Programa, convocatoria, centro asociado, titulación de la que
proviene (ya sea titulación de acceso o titulación desde la que se realizó
un traslado de expediente, forma de pago y clase de matrícula.
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Manual de Usuario
Figura 2.4: Datos Generales de Matrícula
En caso de que queramos salir de aquí podremos pulsar el botón de “Nueva

búsqueda” si queremos volver a realizar una búsqueda avanzada sobre el
estudio seleccionado actualmente o “Volver” si queremos realizar una nueva
búsqueda desde el principio.
 Información sobre las asignaturas:
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Figura 2.5: Información de Asignaturas
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Manual de Usuario
 Información sobre pagos:
Aquí podrá realizar, desde una comprobación rápido de los pagos que
tiene el alumno y el estado de los mismos hasta la opción de ir
directamente a la impresión de las cartas de pago.
Figura 2.6: Información de Pagos
Si pulsamos el botón de imprimir cartas de pago, accederemos directamente a los

pagos, que es la pantalla mostrada a continuación:
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Manual de Usuario
Figura 2.7: Pagos
Si seleccionamos el pago y seleccionamos “Generar Carta de Pago”

obtendríamos el fichero Pdf asociado a ese pago en una ventana/pestaña
nueva. En la ventana inicial veremos un botón volver con el cual
volveremos a ver las cartas de pago por si queremos seguir imprimiendo
pagos.
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Manual de Usuario
2.3 Modificación de una matrícula
En el momento de elaboración de la guía (19/11/2009) las posibles acciones

que puede realizar el personal son las siguientes:
 Búsqueda de matrículas por DNI, Apellidos o grupos de matrículas por

ciertas características (buscador avanzado).
 Consulta rápida de los datos de una matrícula.
 Modificar datos generales de la matrícula.
 Añadir/Eliminar asignaturas.
 Modificar titulaciones de acceso, añadiendo nuevas si fuera necesario.
 Consultar/Modificar pagos.
 Cambiar el estado de las matrículas (Anular, establecer como pendiente y

confirmar).
 Ver los reparos asociados a una matrícula y registrar los documentos que
eliminen el reparo.
 Gestionar y enviar cartas.
 Realizar conformidades masivas
Desde GesMatri habrá que pulsar el botón “Modificar” al lado del estudio
sobre el que queramos hacer modificaciones:
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Figura 2.8: Acceso a Modificación desde GesMatri
Una vez seleccionada la opción de “Modificar” aparecerá la lista de opciones a

realizar sobre dicha Matrícula:
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Manual de Usuario
Figura 2.9: Opciones de Modificación para Matrícula
A continuación, cuando pulsemos la opción a modificar se nos abrirá una

nueva ventana del navegador en la que podremos terminar de realizar la
modificación elegida.
Nota: El navegador deberá tener habilitada la opción de “Permitir abrir

nuevas ventanas” configurado en el navegador.
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2.3.1 Consulta de Reparos

Permite al usuario consultar los reparos que tiene una matrícula, pudiendo
registrar el documento directamente desde esta pantalla, accediendo al
servicio de registro de documentos de Datos Personales.
Figura 2.10: Consulta de Reparos
En caso de que para quitar un reparo necesite registrar un documento, tendrá

dos opciones de hacerlo:
 Puede añadir un nuevo documento que elimine un reparo (seleccione el
documento a introducir pulsando en el cuadrado de al lado del
documento y, a continuación, seleccione el botón de “Registrar
documento”). En ese caso irá al formulario de añadir un nuevo
documento tal como ve en la pantalla mostrada a continuación.
Introduzca los datos y pulse “Aceptar”.
Nota: Si le da un mensaje de error que le indica que ese documento ya ha

sido registrado pulse el botón de “Mostrar documentos” y continúe
leyendo el párrafo siguiente.
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Manual de Usuario
Figura 2.11: Eliminar reparo mediante documento
 Puede ver los documentos que ya ha añadido si pulsa el botón de

“Mostrar documentos” y modificar los datos de los que ya se han dado de
alta, como se ve en la siguiente pantalla. Incluso se pueden añadir
documentos también desde esta misma pantalla con el buscador de
documentos.
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Manual de Usuario
Figura 2.12: Mostrar/modificar documentos añadidos
Nota: Para confirmar matrículas del año 2008/2009 que se han

desconformado por culpa del DNI es imprescindible que haya un
documento de identidad registrado con fecha de expedición anterior al
año 2009 y fecha de caducidad válida y en el estado “Fotocopia
compulsada “. Para el año 2009/2010, sin embargo, basta con un estado de
“Fotocopia “.
Para modificar un documento accedido previamente acceda a esta opción
“Mostrar documentos”, seleccione el documento a modificar y pulse la
opción modificar.
 En caso de que haya un reparo asociado con pagos puede o bien tratar de
conciliar pagos para quitar el reparo (ver punto 2.3.2) o directamente a la
gestión de pagos (punto 2.3.6) para ver la razón de que ese reparo esté en
la lista.
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Manual de Usuario
2.3.2 Conciliación de pagos
Nota muy importante: Es importante saber que cualquier cambio en la

conciliación de pagos debería llevar asociado una actualización de los pagos
(punto 2.3.6) porque puede que el precio o los recibos de la matrícula sean
modificados por las opciones seleccionadas.
Permite al usuario realizar las siguientes operaciones sobre los pagos

asociados a la matrícula.
1. Conciliar un recibo pendiente de pago asociado a esa matrícula con un

pago realizado no asociado a ninguna matrícula.
2. Asociar un pago a la matrícula. Es lo mismo que el anterior pero no lo

asocias a ningún recibo, para el caso de que el alumno no tenga recibos
pendientes, pero sin embargo ha aportado un dinero extra. Simplemente
indicas que un alumno ha pagado cierta cantidad en concepto de esa
matrícula.
3. Desasignar un pago de la matrícula. En ese caso ese pago queda libre

para poder conciliarlo con otros recibos.
4. Modificar la condición de pagado de un recibo existente.
5. Generar un recibo asociado a esa matrícula por cierta cantidad no

superior al total de matrícula por pagar y lo das por pagado
Figura 2.13: Conciliación de Pagos
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2.3.2.1 Conciliar Pago
Primero se le ofrece al usuario una búsqueda de pagos pagados y no

asociados.
Figura 2.14: Búsqueda de pagos
Se permite la búsqueda por:
a) Número de control
b) Número de impreso
c) Por DNI
d) Por rango de cantidad
e) Por rango de fechas
Si se obtienen demasiados resultados (más de 30) debe ajustar más la

búsqueda.
Recuerde introducir las fechas en el formato indicado en la aplicación.
El separador decimal de la cantidad es el punto.
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Manual de Usuario
Entre todos los pagos encontrados se ofrece al usuario la posibilidad de

seleccionar uno de ellos y conciliarlo con un pago de la lista de pagos
pendientes de la matrícula.
Debe seleccionar un pago pagado y no asociado de la primera lista y
conciliarlo con un pago pendiente de pago de la segunda lista.
Figura 2.15: Conciliación de pago no asociado con pago pendiente
2.3.2.2 Asociar un Pago
Primero se le ofrece al usuario una búsqueda de pagos pagados y no

asociados. (Es la misma que en el caso de conciliación)
De entre los pagos encontrados se ofrece la posibilidad de seleccionar uno de

ellos y asociarlos a la matrícula.
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Manual de Usuario
Figura 2.16: Asociar pago a matrícula
2.3.2.3 Desasignar un Pago

Se le ofrece al usuario la posibilidad de desasignar un pago que se encuentra
asociado a la matrícula.
Selecciona un pago de la lista y pulse desasignar.
Figura 2.17: Desasignación de pagos
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Manual de Usuario
2.3.2.4 Modificar la condición de pagado

Se le permite al usuario la posibilidad de modificar el estado de los pagos
asociados a una matrícula entre las condiciones “Pendiente de Pago” y
“Dado por Pagado”.
Debe seleccionar a la izquierda el pago que desea modificar, y seleccionar en

la lista de la derecha el estado.
Figura 2.18: Modificación de condición de pago
Si se cambia de Pendiente de Pago  Dado por pagado : debe introducir la

causa, del listado de causa de la parte inferior de la pantalla.
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Manual de Usuario
Figura 2.19: Modificación de condición de pago - Causa
2.3.2.5 Generar un Recibo
Se ofrece al usuario la posibilidad al usuario de generar un recibo con el

estado dado por pagado asociado al identificador de matrícula y por la
cantidad que elija el usuario.
También puede introducir el motivo de dado por pagado y el concepto del
pago.
La cantidad introducida no puede ser mayor que lo que queda por pagar en la
matrícula.
El separador decimal de la cantidad es el punto.
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Manual de Usuario
Figura 2.20: Generación de Recibo
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Manual de Usuario
2.3.3 Envío de Cartas
Permite la generación de cartas para el envío al estudiante.

Se le muestra al usuario que indique el tipo de carta que desea generar entre
las opciones de:
1) Carta de Conformidad
2) Carta de Anulación
3) Carta de Requerimientos
Notas:
Al seleccionar una opción la página se recarga desplegando la opción
seleccionada.
Cuando se genera una carta se abre en una nueva pestaña o ventana

(dependiendo del navegador usado). Recuerde que tiene que permitir a su
navegador la apertura de pestañas emergentes.
Recuerde tener instalado Adobe Acrobat 7.0 o superior.
Figura 2.21: Envío de Cartas
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Manual de Usuario
2.3.3.1 Cartas de Conformidad
Se obtiene la lista de matrículas accesibles al usuario, que se encuentren en

estado “CONFIRMADA” y para las cuales no se ha generado ninguna carta de
conformidad de matrícula.
Figura 2.22: Carta de Conformidad
El sistema permite al usuario generar la carta de conformidad para una

matrícula seleccionada de la lista mostrada al usuario.
Seleccione a la izquierda la carta que desee enviar y pulse en el botón generar
carta.
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Manual de Usuario
Figura 2.23: Carta de Conformidad - Selección
Una vez pulsado el botón de generar carta, se abre una nueva ventana o
pestaña, dependiendo del navegador usado, con los datos de la carta que se va
a enviar en formato PDF.
Por ejemplo, en el caso del navegador Firefox, en la pestaña activa del
navegador se ofrece la opción de volver al listado de cartas. A la derecha se
abre una pestaña con la carta generada.
Figura 2.24: Carta generada en pestaña nueva
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Manual de Usuario
2.3.3.2 Cartas de Anulación
Obtenemos la lista de matrículas accesibles al usuario que se encuentren

“ANULADAS” y para las cuales no se ha generado ninguna carta de
anulación de matrícula.
El sistema permite al usuario generar una carta de anulación para una
matrícula seleccionada de la lista.
Figura 2.25: Carta de anulación
La carta se abre en una nueva pestaña igual que para el caso de cartas de
conformidad.
2.3.3.3 Cartas de Requerimiento
Obtenemos la lista de matrículas accesibles al usuario que se encuentren en

estado “PENDIENTE” y para las cuales no se ha generado ninguna carta de
requerimiento de la matrícula.
Permite al usuario generar una carta de requerimiento de las ofrecidas en la
lista y añadir los documentos de la lista que se le puede requerir al alumno
(esto último es opcional y simplemente es para dar la opción al Personal de la
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Manual de Usuario
UNED para “aprovechar” esta carta de requerimientos para pedirle al

estudiante más documentación que sepamos que se va a utilizar).
Figura 2.26: Cartas de Requerimiento
Cuando selecciona una matrícula, se activan los checkbox para poder

seleccionarlos. Debe seleccionar una matrícula y por lo menos un tipo de
documento.
También se ofrece la posibilidad de seleccionar el estado en que se solicita el
documento de la lista desplegable asociada a cada tipo de documento.
Pulse el botón generar carta y se abrirá como en los casos anteriores una
pestaña con el PDF de la carta de requerimiento.
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Manual de Usuario
Figura 2.27: Carta de Requerimiento - Tipo de Documento
31
Manual de Usuario
2.3.4 Modificar datos generales de una solicitud de

matrícula
Permite a un usuario autenticado modificar los datos generales de una
solicitud de matrícula.
 Estado del programa.

 Centro Asociado donde se imparten los estudios.
 Consulta telefónica de calificaciones.
 Abono de seguro escolar (si es necesario).
 Clases de matrícula.
Nota: Un cambio en los datos generales de una matrícula debería llevar asociado
una actualización de los pagos (punto 2.3.6) porque puede que el precio de la
matrícula sea modificado por las opciones seleccionadas.
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Manual de Usuario
Figura 2.28: Modificación de datos generales de matrícula
2.3.5 Cambiar estado de una solicitud de matrícula
Se permite el cambio de solicitud de la matrícula a los siguientes estados:
 Pendiente de revisión.
 Anulada (seleccionando la causa de anulación).
 Confirmada (opción solo válida en caso de que la matrícula no presente
reparos).
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Manual de Usuario
Figura 2.29: Cambio de estado de solicitud de matrícula
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Manual de Usuario
2.3.6 Gestión de pagos de una matrícula.
Se permiten realizar las siguientes operaciones:
 Seleccionar una modalidad de pago y si se desea domiciliar.

 Si se domicilia se deberá introducir el titular de cuenta y el número de
cuenta e indicar que pago se domicilia (primer pago, segundo o ambos).
 Sobre el listado de recibos asociado a la matrícula se podrá: unificar pagos
o generar la carta de pago en formato PDF.
Figura 2.30: Gestión de Pagos de Matrícula
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Manual de Usuario
2.3.7 Actualización de las asignaturas de una

matrícula.
Se permite al usuario realizar las siguientes acciones sobre las asignaturas.
1) Añadir asignaturas a la matrícula
2) Eliminar Asignaturas de la matrícula
3) Cambiar el estado de las Asignaturas
En la primera pantalla aparecen las asignaturas asociadas a la matrícula (si las

hay) y el listado de asignaturas ofertadas y/o reconocibles.
Tanto las asignaturas ofertadas como las reconocibles aparecen ordenadas por
curso y nivel. Si no tienen curso o nivel aparecen listadas al final como
“Asignaturas si Curso”
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Manual de Usuario
2.3.7.1 Añadir Asignaturas
Se ofrece la posibilidad de añadir una o varias asignaturas a la matrícula.
Nota: Los listados de asignaturas ofertadas y reconocibles son independientes

y cada uno con su botón. Deberá añadir las asignaturas por separada. Por un
lado las ofertadas pulsando en el botón “Incorporar a la Matrícula” pegado a
la tabla. Por otro lado las asignaturas con reconocimiento de crédito con el
botón pegado a su tabla.
Tenga en cuenta a la hora de añadir asignaturas que tienen un límite máximo

y mínimo de créditos que pueden modificar en la aplicación de preinscripción.
Figura 2.31: Añadir Asignaturas
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Manual de Usuario
Una vez seleccionadas se pulsa el botón de “Incorporar a la Matrícula” y si el

proceso termina correctamente se vuelve al inicio habiendo incorporado las
asignaturas seleccionadas a la matrícula.
Nota: Si no aparece el nombre de la Universidad es porque está cursada en la

UNED.
Si una asignatura se oferta para más de una universidad, aparece una lista de
las universidades a la derecha de la asignatura para que pueda elegir. El
Proceso de incorporación de estas asignaturas es el mismo.
Figura 2.32: Añadir Asignaturas - Selección de Universidad
2.3.7.2 Eliminar Asignaturas
Permite al usuario seleccionar una asignatura asociada a la matrícula y

eliminarla.
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Manual de Usuario
Nota: Se contempla que se pueda anular la asignatura en vez de eliminarla. A

efectos académicos es lo mismo. La única diferencia es que si anulas una
matrícula queda reflejada como tal en su expediente y si se elimina esa
matrícula no figurará por ningún lado del mismo.
Una vez eliminada volverá a aparecer en la lista de asignaturas

Ofertadas/Reconocibles.
Figura 2.33: Eliminar Asignatura
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Manual de Usuario
2.3.7.3 Cambiar el Estado
Permite al usuario seleccionar una asignatura para modificar el estado.
Figura 2.34: Cambiar Estado de Asignatura
Una vez pulse “Modificar Estado”
Figura 2.35: Selección de Estado de Asignatura
Permite cambiar el estado de la asignatura entre Activa o Anulada.
40
Manual de Usuario
2.3.8 Gestión de Titulaciones de Acceso
Permite:
 Editar los datos de la titulación de acceso asociada.

 Cambiar la titulación de acceso seleccionando si para esta nueva titulación
se necesitará de traslado de expediente.
2.3.8.1 Editar datos de titulación de acceso asociada
Se deberá rellenar los datos de la titulación de acceso apareciéndole

preseleccionados el código y nombre de la titulación.
Nota importante: Los campos mínimos a rellenar son la titulación, el código

de la misma, si está finalizada y el centro donde se estudió.
Si el alumno obtuvo alguna matrícula el curso pasado en esa titulación es

importante anotar aquí los créditos de Matrícula que obtuvo y la titulación
donde se quiera aplicar (por ejemplo, un grado de psicología en la que el
alumno se quiere matricular). De este modo a la hora de calcular el importe de
la matrícula se podrá hacer el descuento correspondiente.
Al terminar de modificar los datos se retornará a la primera pantalla.
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Manual de Usuario
Figura 2.36: Editar Titulación de Acceso
42
Manual de Usuario
2.3.8.2 Cambiar la titulación de acceso.
Primero se debe seleccionar para esta nueva titulación si se desea hacer un

traslado de expediente.
Figura 2.37: Cambio de Titulación de Acceso
En caso de haber elegido traslado de expediente se mostrará un aviso

informativo.
Si el alumno tuviese otras titulaciones asociadas se permite seleccionar alguna

de estas como nueva titulación de acceso. Debería elegirse cualquiera del
listado y pulsar el botón Aceptar realizándose el cambio y apareciendo de
nuevo la primera pantalla con la nueva titulación de acceso seleccionada.
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Manual de Usuario
Figura 2.38: Cambio de Titulación de Acceso - Selección
Si se desea añadir una nueva titulación que no tuviese asociada el alumno o si

el alumno no tuviese asociada ninguna para que se pudiese mostrar el listado,
la pantalla siguiente sería un buscador de titulaciones.
Figura 2.39: Cambio de Titulación de Acceso - Buscador de Titulaciones
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Manual de Usuario
Al seleccionar una titulación del buscador iremos al formulario de alta de una

nueva titulación para completar los datos de esta nueva titulación de acceso.
Figura 2.40: Cambio de Titulación de Acceso - Alta de Nueva Titulación
Al terminar de completar este formulario se volverá a la página de inicio

apareciendo esta nueva titulación como titulación de acceso.
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Manual de Usuario
2.3.9 Conformidad Masiva de Matrículas
A partir de un listado de matrículas se podrán seleccionar todas aquellas que

se deseen confirmar.
Figura 2.41: Conformidad Masiva de Matrículas
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Manual de Usuario
3 Preguntas Frecuentes
3.1 Conformidades de Matrículas
Pregunta: Estoy intentando conformar una matrícula (a través de la opción

de “Modificar estado”, pero no en los estados de la misma no me sale el
estado de “Conforme”, solo me sale el estado de “Pendiente” y de “Anular”.
¿Cómo puedo solucionarlo?
Para poder seleccionar el estado de “Conforme” en una matrícula es

OBLIGATORIO que no tenga ningún reparo asociado.
En ese caso tendrá que ir a la opción de “Consulta de reparos” para esa

matrícula, ver los motivos por los que no se puede conformar y realizar las
acciones oportunas para quitarlo (registrar un documento, modificar alguno
que ya tenga que estuviera mal introducido, enviar una carta al estudiante de
solicitud,…).
Pregunta: Me gustaría empezar a conformar matrículas rápidamente, pero si

pulso el botón de “Conformidades masivas” no veo ninguna o veo muy
pocas.
Igual que en el caso anterior eso es porque las matrículas tienen reparos
asociados. Con el fin de poder hacer su trabajo más rápidamente vaya al
buscador avanzado y haga una búsqueda de matrículas con la opción
“Pendientes de reparo” seleccionada. Una vez que le salga la lista de alumnos
pulse en modificar, váyase a la opción de “Consulta de reparos” para realizar
las acciones oportunas para quitarlos. Una vez hecho tiene dos opciones: O
bien modificar el estado directamente a “Conforme” o bien ir tratar los
siguientes alumno del buscador y , cuando quiera conformarlas, vaya a
“Conformidades masivas” para conformarlas todas a la vez.
47
Manual de Usuario
3.2 Consulta de Reparos
Pregunta: En la opción de “Consulta de reparos” estoy intentando registrar

un documento para eliminar un reparo, pero me sale un mensaje: “El
registro a insertar ya existe”, ¿qué puedo hacer?
En ese caso es que ya está registrado el documento con anterioridad pero el

estado o las fechas que fueron introducidas no se corresponden con la
realidad. En ese caso, en la lista de reparos vaya a la opción “Mostrar
documentos”, seleccione el documento y modifíquelo.
3.3 Pagos / Cartas de Pago
Pregunta: Quiero imprimir las cartas de pago ,pero cada vez que accedo
mediante la opción “Pagos” en las modificaciones de consulta me vuelve a
pedir los datos de pago y no dispongo de ello.
Puede ir directamente a las cartas de pago si accede a la Matrícula en modo

“Consulta” (a través de GesMatri), va a la pestaña de “Pagos”, tal como se
explica en el punto 2.2 del documento, y selecciona la opción “Imprimir cartas
de pago”.
Pregunta: He modificado las asignaturas, el tipo de matrícula, he conciliado

pagos o realizado cualquier otra operación que implique cambio en los
recibos de pagos, pero imprimo las cartas de pago y no veo las
modificaciones. ¿Qué puedo hacer?
Siempre que modifique algún aspecto relacionado con la matrícula que pueda
influir en su precio o realizado algún tipo de conciliación con los recibos de la
misma es OBLIGATORIO que recalcule los recibos para actualizar
correctamente la carta de pagos. La única manera de hacerlo es a través de la
opción de “Pagos” del menú de modificaciones. Tendrá que introducir el tipo
de pago que desea y automáticamente se volverán a generar nuevos recibos si
fuera necesario, actualizándose las cartas de pago debidamente.
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Manual de Usuario
Pregunta: Estoy intentando domiciliar los pagos, pero una vez que accedo a
Pagos e intento domiciliar me da un mensaje de que la domiciliación no es
posible.
Las domiciliaciones en la UNED tiene una serie de plazos (dependiendo de si

es el primer plazo o el segundo) que debe cumplirse. Si no sale la opción es
que ya se está fuera de plazo. Así mismo si, por ejemplo, se está fuera del
tiempo de domiciliación del primer plazo y se genera un pago
complementario al primer plazo, este ya sólo se podrá pagar mediante tarjeta
o en ventanilla mediante la carta de pago.
Pregunta: Un estudiante ha pagado un recibo, pero posteriormente ha hecho

modificaciones en la matrícula, se han generado nuevos pagos y quiero
indicar al programa que ese pago inicial corresponde a un nuevo recibo.
La secuencia de pasos que debe seguir es:
 Desde GesMatri, acceda a la matrícula de la que queramos quitar el pago,

váyase a “Conciliación de Pagos” de la matrícula y pulse el botón de
“Desasociar pagos”.
 A continuación vaya a las opciones principales de modificación
nuevamente, acceda al caso de uso de “Pagos” y regenere los recibos para
estar seguro de que los recibos han recogido que el recibo que estaba dado
por pagado ahora ya no lo está.
 - Váyase a la nueva matrícula desde GesMatri, vaya al botón de
“Conciliación de pagos”, y pulse el botón de “Conciliar un recibo
pendiente de pago asociado a esa matrícula con un pago realizado no
asociado a ninguna matrícula”. Busque el recibo que desasoció en el caso
anterior (recomendamos que busque el recibo por el DNI del usuario) y
asócielo al recibo que queramos dar por pagado.
 -A continuación vaya a las opciones principales de modificación
nuevamente de esta matrícula, acceda al caso de uso de “Pagos” y
regenere los recibos para estar seguro de que ha conciliado el pago
correctamente.
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Manual de Usuario
3.4 Titulaciones de Acceso / Matrículas de Honor
Pregunta: En el precio de la matrícula veo que no se ha aplicado ningún tipo

de descuento de matrícula de honor, pero el alumno indica que tiene
matrícula de honor.
A un alumno se le puede aplicar los descuentos por matrícula de honor de dos

formas:
 De forma automática, si la matrícula fue concedida por la UNED el año

anterior en alguna de las asignaturas cursadas en el mismo estudio.
 De forma manual, si la matrícula de honor fue concedida en otra
titulación. Para eso el alumno o el personal de la UNED tendrá que
modificar las titulaciones de la UNED ( Mediante la modificación de las
titulaciones), introduciendo en el formulario de la titulación el curso ( sólo
es válida una matrícula si se obtuvo el curso anterior), el número de
créditos y la titulación en la que se quiere aplicar la matrícula, dentro de
todas las titulaciones que ofrece ese curso la UNED.
Las unidades que gestionan los expedientes académicos se dispone de una dirección de
correo electrónico al que remitir cualquier incidencia que se tenga en el manejo de la
aplicación:
admin.gestion-pas@csi.uned.es
50
Manual de Usuario
Tabla de Ilustraciones
Figura 2.1: Pantalla de Acceso ________________________________________________________ 4
Figura 2.2: Búsqueda avanzada _______________________________________________________ 6
Figura 2.3: Resultado de búsqueda ____________________________________________________ 7
Figura 2.4: Datos Generales de Matrícula _______________________________________________ 9
Figura 2.5: Información de Asignaturas ________________________________________________ 10
Figura 2.6: Información de Pagos _____________________________________________________ 11
Figura 2.7: Pagos _________________________________________________________________ 12
Figura 2.8: Acceso a Modificación desde GesMatri _______________________________________ 14
Figura 2.9: Opciones de Modificación para Matrícula _____________________________________ 15
Figura 2.10: Consulta de Reparos_____________________________________________________ 16
Figura 2.11: Eliminar reparo mediante documento _______________________________________ 17
Figura 2.12: Mostrar/modificar documentos añadidos ____________________________________ 18
Figura 2.13: Conciliación de Pagos ____________________________________________________ 19
Figura 2.14: Búsqueda de pagos _____________________________________________________ 20
Figura 2.15: Conciliación de pago no asociado con pago pendiente __________________________ 21
Figura 2.16: Asociar pago a matrícula _________________________________________________ 22
Figura 2.17: Desasignación de pagos __________________________________________________ 22
Figura 2.18: Modificación de condición de pago _________________________________________ 23
Figura 2.19: Modificación de condición de pago - Causa ___________________________________ 24
Figura 2.20: Generación de Recibo ___________________________________________________ 25
Figura 2.21: Envío de Cartas _________________________________________________________ 26
Figura 2.22: Carta de Conformidad ___________________________________________________ 27
Figura 2.23: Carta de Conformidad - Selección __________________________________________ 28
Figura 2.24: Carta generada en pestaña nueva __________________________________________ 28
Figura 2.25: Carta de anulación ______________________________________________________ 29
Figura 2.26: Cartas de Requerimiento _________________________________________________ 30
Figura 2.27: Carta de Requerimiento - Tipo de Documento ________________________________ 31
Figura 2.28: Modificación de datos generales de matrícula ________________________________ 33
Figura 2.29: Cambio de estado de solicitud de matrícula __________________________________ 34
Figura 2.30: Gestión de Pagos de Matrícula_____________________________________________ 35
Figura 2.31: Añadir Asignaturas ______________________________________________________ 37
Figura 2.32: Añadir Asignaturas - Selección de Universidad ________________________________ 38
Figura 2.33: Eliminar Asignatura _____________________________________________________ 39
Figura 2.34: Cambiar Estado de Asignatura _____________________________________________ 40
Figura 2.35: Selección de Estado de Asignatura__________________________________________ 40
Figura 2.36: Editar Titulación de Acceso _______________________________________________ 42
51
Manual de Usuario
Figura 2.37: Cambio de Titulación de Acceso____________________________________________ 43

Figura 2.38: Cambio de Titulación de Acceso - Selección __________________________________ 44
Figura 2.39: Cambio de Titulación de Acceso - Buscador de Titulaciones ______________________ 44
Figura 2.40: Cambio de Titulación de Acceso - Alta de Nueva Titulación ______________________ 45
Figura 2.41: Conformidad Masiva de Matrículas _________________________________________ 46
52

Manual Matricula 02032010

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Manual de Usuario

Aplicación de Gestión de Matrículas

(Grados / Doctorados / Másters / Mayores de 45 )

Versión 1 – Noviembre 2009

2 Guía de Uso ............................................................................. 4

2.1 Punto de entrada a la gestión de Matrículas de Grados /

3 Preguntas Frecuentes ........................................................... 47

3.1 Conformidades de Matrículas ................................................ 47

Versión 1 – Noviembre 2009

1.2 Estructura del Documento

1. Punto de entrada de la aplicación: Dónde empieza la aplicación

2. Consulta rápida de datos personales y de matrícula de un alumno: En

3. Modificación de datos de matrícula de un alumno: Pasos necesarios

Versión 1 – Noviembre 2009

2.1 Punto de entrada a la gestión de Matrículas

Gestión administrativa -> Aplicaciones de Gestión Administrativa -> GesMatri Portal

Esto le llevará a la pantalla mostrada a continuación:

Figura 2.1: Pantalla de Acceso

Versión 1 – Noviembre 2009

Esta es la pantalla de inicio que nos permitirá realizar la gestión de matrículas.

o Selección del curso académico (este curso, 2009,2010) por defecto.

o Convocatoria de matrícula: No confundir con convocatoria de

o Programa: El programa sobre el que tengamos acceso y queramos

Versión 1 – Noviembre 2009

A continuación se ven las opciones del buscador avanzado. Se pueden

Figura 2.2: Búsqueda avanzada

Versión 1 – Noviembre 2009

Si aceptamos, nos devolverá una lista de usuarios que cumplen esos

Figura 2.3: Resultado de búsqueda

Versión 1 – Noviembre 2009

2.2 Consulta rápida de los datos de matrícula de

 Los datos generales de una matrícula: Nombre, apellidos y DNI del

Versión 1 – Noviembre 2009

Figura 2.4: Datos Generales de Matrícula

En caso de que queramos salir de aquí podremos pulsar el botón de “Nueva

 Información sobre las asignaturas:

Versión 1 – Noviembre 2009

Figura 2.5: Información de Asignaturas

Versión 1 – Noviembre 2009

 Información sobre pagos:

Figura 2.6: Información de Pagos

Si pulsamos el botón de imprimir cartas de pago, accederemos directamente a los

Versión 1 – Noviembre 2009

Figura 2.7: Pagos

Si seleccionamos el pago y seleccionamos “Generar Carta de Pago”

Versión 1 – Noviembre 2009

2.3 Modificación de una matrícula

En el momento de elaboración de la guía (19/11/2009) las posibles acciones

 Búsqueda de matrículas por DNI, Apellidos o grupos de matrículas por

 Consulta rápida de los datos de una matrícula.

 Modificar datos generales de la matrícula.

 Modificar titulaciones de acceso, añadiendo nuevas si fuera necesario.

 Cambiar el estado de las matrículas (Anular, establecer como pendiente y

 Gestionar y enviar cartas.

 Realizar conformidades masivas

Versión 1 – Noviembre 2009

Figura 2.8: Acceso a Modificación desde GesMatri

Una vez seleccionada la opción de “Modificar” aparecerá la lista de opciones a

Versión 1 – Noviembre 2009

Figura 2.9: Opciones de Modificación para Matrícula

A continuación, cuando pulsemos la opción a modificar se nos abrirá una

Nota: El navegador deberá tener habilitada la opción de “Permitir abrir

Versión 1 – Noviembre 2009

2.3.1 Consulta de Reparos