GUIA DEL USUARIO

PARA USO DEL SISTEMA DE

INVENTARIO DE LA
IMPORTADORA AUTOGLOBAL
S.A.C. TIENDA D’ REGALO
PARA USUARIOS AUTORIZADOS

AUTOR: CLARA BANEGAS MESA

25/06/2019

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 INDICE
1. REQUERIMIENTOS DEL SISTEMA....................................4
2. ACCESO AL SISTEMA.....................................................4
3. PARA ENCARGADO DE INVENTARIO...............................4
3.1. Para registrar un producto nuevo...........................4
3.2. Para registrar un producto ya existente..................5
4. PARA ENCARGADO DE VENTAS......................................8
4.1. Boletas...................................................................8
4.2. Facturas................................................................11
5. PARA EMITIR INFORMES...............................................13
5.1. Informe de entradas.............................................13
5.2. Informe de ventas................................................14
6. SUGERENCIAS.............................................................15

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 PRESENTACION

Mediante el presente manual podremos utilizar el sistema sin

dificultades, ya que las capturas tomadas y las eficientes
indicaciones brindadas nos permitirán identificas el trámite
que deseemos realizar.
El objetivo de este manual es guiar a los usuarios a resolver
sus inquietudes al instante sin la necesidad de recurrir al
técnico o encargado del sistema, lo que nos haría perder
tiempo e incluso usuarios.
Con este manual que se entregara al personal encargado se
lograra un trabajo eficiente dentro de la empresa.

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 1. REQUERIMIENTO BÁSICO:
Para poder utilizar este sistema necesitas tener instalado en el
computador el programa de Excel 2013.
2. ACCESO AL SISTEMA:
Para tener acceso al sistema debes buscar el icono con el
nombre del sistema en este caso “Sistema de inventarios Auto
global S.A.C.”, al momento de ingresar, se nos pedirá una
contraseña de acceso, la cual es “123456” (sin comillas).

Luego del acceder la contraseña nos aparecerá el menú

principal, donde podremos hacer los diferentes procesos de
inventario:

3. PARA ENCARGADO DE INVENTARIO

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3.1. Para registrar un producto nuevo:
Cada vez que realices pedidos y estos lleguen a la
empresa debes registrarlos con sus respectivos
códigos de manera que estén listos para ser vendidos
automáticamente, para ello deberás tener en cuenta
lo siguiente:
Ingresa a la parte que dice PRODUCTOS
a) Una vez en la hoja, haz clic en el icono nuevo
artículo
b) Como el artículo es nuevo debes llenar todo
incluso el código
c) Una vez llenado todos los datos necesario, haz
clic en el botón guardar de Excel.

c.2. Para registrar un producto ya existente:

Cuando el producto ya se encuentra registrado
entonces las cosas se nos facilitan para ellos
tomaremos los siguientes pasos:
a) Desde el menú principal, accedemos a la
pestaña AGREGAR PROD.

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b) En la ventana que vemos empezamos a llenar
los productos que van a entrar a almacén,
Seleccionando primero el código y luego la
cantidad.

c) Una vez finalizado, apretamos el botón

AGREGAR, el cual nos grabará los productos en
el stock y a la vez nos guardará una copia en
PDF para poder tener un seguimiento de todas
las entradas y al finalizar se nos preguntará si
deseamos limpiar la tabla o dejarla tal cual.

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4. PARA ENCARGADO DE VENTAS
En el caso de usted que está encargado de emitir
comprobantes, tendrá 2 opciones, Boletas o Facturas.
4.1. Boletas

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 Nos dirigimos al botón correspondiente en el menú
principal VENTA BOLETA

Nos aparecerá un formulario donde tendremos que

rellenar los distintos datos de la boleta:

Las casillas que usted deberá rellenar son: Cliente,

Dirección Ruc, Código y Cantidad.

Para el caso de Código, solo es necesario desplegar el

menú para seleccionar uno de los ya existentes en el
inventario.
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Luego de haber rellenado todos los datos necesarios,
damos clic en el botón EMITIR Y GUARDAR. La fecha y
el Nro. de Boleta se rellenan automáticamente según el
día y el auto numerado.

El sistema está hecho de tal manera que cada vez que

emitimos la boleta nos pedirá grabar las boletas en
formato PDF, guardamos en nuestra carpeta de
preferencia y le damos en aceptar:

Y luego se nos preguntará si queremos borrar los datos o

no, esto nos puede servir para seguir emitiendo boletas a

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 el mismo cliente o usar los mismos productos para otro
cliente:

4.2. Facturas
Para el caso de la factura es el mismo método, tan
solo tenemos que acceder a la pestaña
correspondiente, en este caso VENTA FACTURA.

Nos aparecerá el siguiente formulario, donde tendremos

que rellenar los mismos datos que una boleta
adicionando la ciudad y dirección:

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 Seguimos los mismos pasos que al hacer una boleta, de
igual forma nos pedirá que grabemos el archivo en la
carpeta de nuestra preferencia, y luego si deseamos
limpiar las celdas o no:

5. PARA EMITIR INFORMES

El sistema cuenta con un apartado para poder consultar
las entradas y salidas de nuestro inventario, así como
varios filtros como fecha, nro. comprobante y más
correspondiente a cada apartado.
5.1. INFORME DE ENTRADAS
Para acceder a este, en el menú principal nos
dirigimos al botón MOV. ENTRADAS.

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 Al ingresar nos aparecerá una tabla en la cual
podemos aplicar filtros, los cuales nos da a escoger
la fecha de donde queremos ver todas las entradas
y/o elegir también determinado número de guía.

También se nos da la opción de poder guardar en

formato PDF este informe, para así poder imprimirlo
y llevar una cuenta física de tus movimientos.
5.2. INFORME DE VENTAS
De igual forma también podemos generar un
informe de todas las ventas que realicemos, basta
con acceder al apartado MOV. VENTAS en el menú
principal.

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 Podremos aplicar filtros tales como fecha, Tipo de
comprobante (factura o boleta) y el número de
comprobante respectivo.

También tendremos la opción de poder almacenar el

informe en nuestra computadora en formato PDF,
para llevar una cuenta de nuestras ventas.

6. SUGERENCIAS
- Al ser un sistema en Excel, es recomendable seguir los
pasos al pie de la letra y no aumentar o manipular
otros campos.
- De igual manera si hubiese un error o complicación
llamar al programador para resolver los
inconvenientes.

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