Sistema Integrado de Gestión Código

ISO 9001 – ISO14001 - OHSAS 18001 PRO GSC 001

Fecha:
22/03/12
GESTIÓN SERVICIOS COCA
Versión: 1(IST)

GESTIÓN SERVICIOS COCA

Rainner Chávez Raúl Villacís

Coordinador SIG Superintendente
Elaborado / modificado por: Revisado y Aprobado por:
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1. OBJETIVO

Ejecutar las actividades de los servicios de Bombeo Hidráulico, M.T.U y Spooler de acuerdo a las
especificaciones técnicas establecidas.

2. ALCANCE

El alcance tiene inicio desde la recepción del requerimiento del cliente para su consiguiente ejecución,
hasta la entrega de la facturación del servicio prestado.

3. RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD

La autoridad en este procedimiento recae en el Superintendente, Los Coordinadores, Jefes, Técnicos y

demás involucrados son responsables de cumplir las tareas encomendados en este documento.

4. DESCRIPCION

El Coordinador recibe el requerimiento del Cliente para servicios de Bombeo Hidráulico y/o de
Spooler, (mediante llamada telefónica, vía e-mail, entrevista personal o según el procedimiento del
cliente), se realiza un asesoramiento de tipo técnico sobre el trabajo que se va a prestar y se coordinan
las facilidades necesarias para la ejecución apropiada de los mismos; se asigna el personal, vehículos,
herramientas; se revisa información adicional y conjuntamente con el Jefe de Taller se programa el
trabajo a realizarse. Una vez coordinado el servicio a prestarse, se registra la información en el
Registro Supervisión de Servicios REG GSC 001, con el fin de identificar, controlar y hacer
seguimiento de la prestación del mismo.

4.1. SERVICIOS DE BOMBEO HIDRAULICO

4.1.1. SERVICIO DE CAMPO

El Técnico obtiene información existente en archivos y la que le proporciona el Coordinador

autorizando la movilización; el Técnico y el Jefe de Taller controlan la preparación, embarque de
equipos y herramientas que se van a utilizar en la ejecución del servicio a prestarse y se trasladan
personal y equipo al sitio de trabajo.

Una vez en el lugar de trabajo, el Técnico se entrevista con el Cliente y solicita información y/o
equipo adicional si se requiere; el Técnico identifica y verifica las instalaciones, equipos y/o bienes
del cliente, así como todos aquellos proporcionados para la óptima prestación de los servicios y/o la
manipulación de los equipos, con la finalidad de protegerlos y salvaguardarlos. Cuando se evidencian
falencias o novedades en los equipos del Cliente, el Técnico reporta a la base y notifica al Cliente
dejando constancia de la novedad en el Registro Reporte de Producción REG GSC 003, luego solicita
la autorización para continuar con las operaciones; si no existen novedades, se ejecuta la prestación
del servicio, siguiendo los procedimientos establecidos en el Instructivo Bombeo Hidráulico INS GSC
001.

Al final de la ejecución del servicio, el Técnico realiza el Registro Reporte de Producción REG GSC
003, o si se trata del servicio de evaluación, el Registro Seguimiento de Evaluación REG GSC 004 y
Registro Reporte de Evaluación REG GSC 005, que es realizado durante la ejecución del servicio. Si
un servicio es facturado por horas, se elabora el Registro Reporte de Tiempos REG GSC 006;
finalmente se elabora el Registro Ticket de Servicios REG GSC 007(C, T), donde se detallan los datos
del Cliente, la descripción y costos del servicio; dependiendo del procedimiento de cada cliente la
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legalización de los documentos para facturar los servicios y la firma del Cliente para constancia del
servicio prestado a satisfacción.

Cualquier equipo y/o bien del Cliente que por efecto de la intervención de Solipet S. A. incurra en
pérdida o deterioro, se reporta en el Registro Reporte de Producción REG GSC 003.

De regreso al campamento, todos los documentos generados son entregados a Coordinación para
completar, en el Registro Supervisión de Servicios REG GSC 001, los detalles finales del servicio.

Si en los reportes se registran novedades con respecto a daño, deterioro o pérdida de los equipos y/o
bienes del cliente, la Coordinación eleva un informe a la Superintendencia con la finalidad de
establecer las causas y condiciones de la novedad y las acciones a tomar.

Para el caso de alguna eventualidad o fuera de lo normal con el equipo se procede de acuerdo con:
Procedimiento de Producto No Conforme PRO SGC 008, Procedimiento de Acciones Correctivas y
Preventivas PRO SGC 006 o Procedimiento de Reclamos PRO SGC 005, según corresponda.

4.1.2. SERVICIO DE TALLER

El Jefe de Taller efectúa una inspección ocular del estado de sus instrumentos, según la periodicidad
establecida en el Inventario de Equipos e Instrumentos de Control. Para los instrumentos detallados en
el Programa de Calibraciones y Certificaciones de Instrumentos y Patrones, es indispensable la
certificación externa de la calibración y mantenimiento que se les hagan a los mismos, debido a que
intervienen en procesos determinantes de calidad del servicio prestado; y, estas certificaciones se rigen
a los períodos de vigencia establecidos en el Programa de Calibraciones, Certificaciones de
Instrumentos y Patrones.

El Jefe de Taller planifica con el Coordinador y con el Cliente los trabajos de taller que se van a
realizar durante el día, tomando en cuenta el Registro Reporte Diario REG GSC 014 y el Registro
Inventario de Equipos REG GSC 013, para determinar la necesidad de equipos reparados o, de
acuerdo con requerimientos del Cliente. El Registro Inventario de Equipos REG GSC 013 ayuda a
identificar los equipos del cliente, su ubicación y el estado en el que se encuentran.

Coordinados los servicios a prestarse, el Jefe de Taller asigna las tareas al personal, procediéndose a
desensamblar, e inspeccionar los equipos de acuerdo con el el manual de bombeo hidráulico para
campo y taller MAN GSC 001; el Jefe de Taller llena el Registro Reporte de Inspección REG GSC
008, en el que se detallan los datos del equipo y las novedades que presentan sus respectivas partes; si
el procedimiento de inspección lo requiere, se adiciona el Registro de Tolerancias REG GSC 009.

Esta información es presentada al Cliente con el costo preliminar de materiales necesarios para la
reparación. Si por alguna razón no es aprobada la reparación, se procede a elaborar el Registro Ticket
de Servicios REG GSC 007(C,T), para la elaboración de la orden de trabajo o de acuerdo a los
procedimientos del cliente para su respectiva facturación, registrando la informacion en el Registro de
Planificación de Servicios Taller REG GSC 018; y, se entrega el equipo desensamblado al cliente,
elaborando el Registro Ticket de Transferencia REG GSC 012 en el que se especifica el estado del
equipo y la recepción completa del mismo por parte del cliente. En el caso de ser aprobada la
reparación, el Cliente proveerá los materiales que se requieran si los posee en sus bodegas, de lo
contrario los adquiere presentando una solicitud de los materiales requeridos; el Bodeguero llena del
Registro Egreso de Material de Bodega REG GSC 011, entrega los materiales al Cliente y obtiene la
firma de conformidad; el Jefe de Taller recibe los materiales y los dispone para la reparación del
equipo.
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Si no se dispone de alguno de los materiales, se inicia la gestión para su adquisición.

Ciertos equipos, que comprenden al grupo de misceláneos, no requieren una hoja detallada de
inspección.

Los equipos enviados a chatarra por el cliente son registrados llenando el Registro de Material a
Chatarra REG GSC 010 y se los entrega al Cliente, obteniéndose la firma de conformidad.

La reparación y prueba de los equipos, se los realiza según el Manual de Bombeo Hidraulico MAN
GSC 001 e Instructivo para Utilización del Pozo de Prueba INS GSC 005.

Concluida la reparación y prueba de los equipos, el Jefe de Taller elabora el Registro Ticket de
Servicios REG GSC 007 (T) o REG GSC 020 (T) donde se detallan los datos del Cliente, la
descripción y costos del servicio. Adicionalmente, se actualiza el Registro Planificación de Servicios
Taller REG GSC 018 y el Registro Inventario de Equipos REG GSC 013 en los cuales puede
identificarse tanto la prestación y el seguimiento de los servicios, así como el estado de los equipos del
cliente. Para constancia del servicio prestado a satisfacción, el facturador de turno recaba la firma del
cliente.

El facturador elabora el Registro Reporte de Reparación REG GSC 016, en el que constan los datos
del equipo reparado y el costo de los materiales utilizados, para poder realizar la respectiva
facturación del servicio.

Para el envío, de los equipos reparados, al Cliente, se llena el Registro Ticket de Transferencia REG
GSC 012 en el que se especifica el estado del equipo y la recepción completa del mismo por parte del
cliente.

El Jefe de Taller elabora el Registro Reporte Diario REG GSC 014, en el que se detallan los trabajos
realizados en el campo, el stock de equipos al momento y las reparaciones realizadas durante el día.

Para el caso de alguna eventualidad o fuera de lo normal con el equipo se procede de acuerdo con:
Procedimiento de Producto No Conforme PRO SGC 008, Procedimiento de Acciones Correctivas y
Preventivas PRO SGC 006 o Procedimiento de Reclamos PRO SGC 005, según corresponda.

4.2. SERVICIO DE SPOOLER

El jefe del grupo asignado solicita la autorización de movilización a Coordinación; los operadores
controlan la preparación, embarque de equipos y herramientas que se van a utilizar en la ejecución del
servicio a prestarse; y se trasladan personal y equipo al sitio de trabajo en vehículos asignados.

Una vez en el lugar de trabajo, el jefe de grupo se entrevista con el cliente y solicita información y/o
equipo adicional si se requiere, se ejecuta la prestación del servicio, siguiendo lo establecido en el
Instructivo de Procedimientos de Spooler INS GSC 004.

Al final de la ejecución del servicio, el jefe de grupo realiza el respectivo Registro Ticket de Servicios
de Spooler REG GSC 015, donde se detallan los datos del Cliente, la descripción y costos del servicio,
obteniendo el número de la orden de trabajo y la firma del Cliente para constancia del servicio
prestado a satisfacción.

De regreso al campamento los documentos generados son entregados a Coordinación para completar,
en el Registro Supervisión de Servicios REG GSC 001, los detalles finales del servicio.
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Para el caso de alguna eventualidad o fuera de lo normal con el equipo se procede de acuerdo con:
Procedimiento de Producto No Conforme PRO SGC 008, Procedimiento de Acciones Correctivas y
Preventivas PRO SGC 006 o Procedimiento de Reclamos PRO SGC 005, según corresponda.

Diariamente el Coordinador realiza la planificación de los trabajos a ejecutarse, en función de los

pedidos requeridos por los clientes, así como de la disponibilidad de los recursos de la empresa. Esta
planificación se hace en el Registro Informe Diario de Labores REG GSC 017, que es revisada y
aprobada por Superintendencia, luego de lo cual es enviado vía fax y/o e-mail a la Gerencia General
para conocimiento.

5. FORMATOS

REG GSC 001 Registro Supervisión de Servicios (Anexo 1)

REG GSC 003 Registro Reporte de Producción (Anexo 2)
REG GSC 004 Registro Seguimiento de Evaluación (Anexo 3)
REG GSC 005 Registro Reporte de Evaluación (Anexo 4)
REG GSC 006 Registro Reporte de Tiempos (Anexo 5)
REG GSC 007(C, T) Registro Ticket de Servicios (Anexo 6)
REG GSC 008 Registro Reporte de Inspección (Anexo 7)
REG GSC 009 Registro Reporte de Tolerancias (Anexo 8)
REG GSC 010 Registro de Material a Chatarra (Anexo 9)
REG GSC 011 Registro Egreso de Material de Bodega (Anexo 10)
REG GSC 012 Registro Ticket de Transferencia (Anexo 11)
REG GSC 013 Registro Inventario de Equipos (Anexo 12)
REG GSC 014 Registro Reporte Diario (Anexo 13)
REG GSC 015 Registro Ticket de Servicios de Spooler (Anexo 14)
REG GSC 016 Registro Reporte de Reparación (Anexo 15)
REG GSC 017 Registro Informe Diario de Labores (Anexo 16)
REG GSC 018 Registro Supervisión de Servicios Taller (Anexo 17)
REG GSC 020T Registro Ticket de Servicios ORN

6. GLOSARIO

No Aplica.

7. REFERENCIAS

Norma ISO 9001 “Requisitos”

Manual de la Calidad MAN SGC 001
Procedimiento para Control de Documentos y Registros PRO SGC 002
Procedimiento de Reclamos PRO SGC 005
Procedimiento de Acciones Correctivas y Preventivas PRO SGC 006
Procedimiento de Producto No Conforme PRO SGC 008

8. ANEXOS
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Anexo 1: Registro Supervisión de Servicios

Código
Sistema Integrado de Gestión ISO 9001 - OHSAS 18001
REG GSC 001
Fecha:
15-Abr-05
Registro Supervisión de Servicios
Versión: 1

Nº :

Bombeo Hidráulico
Bombeo Hidráulico Oilmaster Unidades de Spooler Mes: Año:
Kobe

Personal Nº
Fechas Responsable Vehí.
Reporte Aprob. Nº Firma
Pozo Nº. Serie Descripción del Trabajo Orden Observaciones
dd/mm/aa Responsable Sol Clte. O/T Ticket Trabajo
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Anexo 2: Registro Reporte de Producción

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Anexo 3: Registro Seguimiento de Evaluación

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Anexo 4: Registro Reporte de Evaluación

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Anexo 5: Reporte de Tiempos

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Anexo 6: Registro Ticket de Servicios Taller

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Anexo 6: Registro Ticket de Servicios Campo

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Anexo 7: Registro Reporte de Inspección

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Anexo 8: Registro Reporte de Tolerancias

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Anexo 9: Registro de Material a Chatarra

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Anexo 10: Registro Egreso de Material de Bodega

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Anexo 11: Registro Ticket de Transferencia

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Anexo 12: Registro Inventario de Equipos

PRO GSC 001 19 de 23

Anexo 13: Registro Reporte Diario

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Anexo 14: Registro Ticket de Servicios de Spooler

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Anexo 15: Registro Reporte de Reparación

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Anexo 16: Registro Informe Diario de Labores

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Anexo 17: Supervisión de Servicios Taller