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Fundamentos de Administración

Código 100500

Proceso administrativo de la empresa Gallina de oro

Realizado por:

Angie Natalia Mendoza Mendoza Código 1005485587

Andrea Tuta Código 1103712083

Heidi Leandra Tirado Tirado Código 1101756495

Universidad Nacional Abierta y a Distancia – UNAD

Escuela de Ciencias Administrativas, Contables y Económicas – ECACEN

Noviembre 2016
Fundamentos de Administración

Código 100500

Proceso administrativo de la empresa Gallina de oro

Tutor: Bayron Hernesto Trébol

Universidad Nacional Abierta y a Distancia – UNAD

Escuela de Ciencias Administrativas, Contables y Económicas – ECACEN

Noviembre, 2016

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Resumen

El presente proyecto tiene como finalidad plantear la organización de la empresa la distribuidora


de pollo” La Gallina de Oro” ya que debido a una crisis económica en su sistema financiero en el
año 1999 por causa de la (gripe aviar) su facturación y beneficios se vieron afectados, obteniendo
así perdidas muy altas las cuales afectaron las utilidades de la empresa.

Por ende su dueño, un emprendedor quien logro posesionar la empresa como una distribuidora
líder en el sector, al observar la negativa evolución a raíz de la crisis enfrentada; decide contratar
un administrador de empresas para que aplique todos sus conocimientos en cuanto a diagnóstico,
análisis de la empresa, planeación, organización, dirección y control. Y así poder sacar su
empresa adelante y posesionarla como la mejor en el mercado

Palabras claves: Industria, planeación; organización, dirección control.

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Abstract

This project aims to raise the organization of the company's distributor chicken "La Gallina de
Oro" as due to an economic crisis in its financial system in 1999 because of the (bird flu) its
turnover and profits they were affected, thus generating very high losses which affected the
profits of the company.

Therefore its owner, an entrepreneur who managed posesionar the company as a leading
distributor in the sector, noting the negative trend following the facing crisis; decides to hire a
business manager to apply all their knowledge regarding diagnosis, company analysis, planning,
organization, management and control. And so you can take your company forward and
possession as the best on the market

Keywords: Industry, planning; organization, management, control.

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Tabla de contenido

Funciones administrativas de la Empresa Gallina de oro.............................................................................. 8


1. Diagnóstico ............................................................................................................................................ 8
1.1 Empresa Distribuidora de pollos “La Gallina de Oro” ................................................................... 8
1.2 Productos ...................................................................................................................................... 8
2. Análisis de la empresa ............................................................................................................................... 9
2.1 Cinco fuerzas de Porter ....................................................................................................................... 9
2.2 Análisis interno de la empresa Distribuidora de pollos “Gallina de Oro” ......................................... 10
2.2.1 Diagnóstico Interno .................................................................................................................... 10
2.3 Análisis Externo ................................................................................................................................. 11
2.3.1 Diagnóstico Externo ................................................................................................................... 11
3. Planeación ............................................................................................................................................... 11
3.1 Misión ................................................................................................................................................ 11
3.2 Visión ................................................................................................................................................. 12
3.3 Objetivo (se plantea un objetivo a largo plazo ( 1 a 5 años)) ............................................................ 12
3.4 Metas (Dos metas de 3 meses a 1 año) ............................................................................................ 12
3.5 Actividades ........................................................................................................................................ 13
3.6 Diagrama de Gantt ............................................................................................................................ 13
3.7 Presupuesto....................................................................................................................................... 14
4. Organización ............................................................................................................................................ 14
4.1 Organigrama ...................................................................................................................................... 14
4.1.1 Estructura de la organización ..................................................................................................... 16
4.2 Determinar la autoridad .................................................................................................................... 16
4.3 Responsabilidad de los trabajadores................................................................................................. 16
4.5 Organización formal e organización informal o de información ....................................................... 18
4.5 Deberes de cada empleado. .............................................................................................................. 18
4.6 Áreas de autoridad y responsabilidad. .............................................................................................. 21
4.7 Recurso por área ............................................................................................................................... 21
5. Dirección.............................................................................................................................................. 23
5.1 Coordinar las actividades de la empresa de manera que se desarrollen armónica y
eficientemente. ....................................................................................................................................... 23
5.2 Fomentar motivación y participación en el personal .................................................................. 25

5
5.3 Relacionar los componentes del Liderazgo a utilizar ................................................................. 25
5.4 Estilo de liderazgo (Justificar) ...................................................................................................... 26
5.5 Mantener la disciplina en el grupo de trabajo. ........................................................................... 27
5.6 Proceso de comunicación............................................................................................................ 28
................................................................................................................................................................. 29
5.7 Comunicación en la organización ................................................................................................ 30
6. Control ................................................................................................................................................. 30
6.1 Procesos de control básico .......................................................................................................... 30
6.2 Puntos de control clave, estándares y puntos de referencia (benchmarking)........................... 31
ENTRADAS: .............................................................................................................................................. 31
6.3 Tipos de estándares de puntos clave .......................................................................................... 32
6.4 Puntos de referencia (benchmarking) ......................................................................................... 33
6.5 Control preventivo o anticipativo ............................................................................................... 34
6.6 Control del desempeño general. ................................................................................................. 34
6.7 Control de pérdidas y ganancias ................................................................................................. 35
6.8 Control mediante el rendimiento de la inversión. ...................................................................... 37
7. El ciclo PHVA (Método) ................................................................................................................... 37
7.1 Realizar el ciclo PHVA (de la empresa de acuerdo con el material) ............................................ 38

6
Objetivos

Objetivo general

Planear y organizar las áreas funcionales de la distribuidora de pollos “La Gallina de Oro”,
obteniendo utilidades que le permitan salir de la crisis financiera que le produjo (la gripe aviar)
durante el año 1999.

Objetivo específico

 Realizar el proceso de dirección de la empresa

 Establecer los proceso de control Básico para una mayor eficiencia y calidad

 Organizar el ciclo PHVA como herramienta estratégica de los proceso de la empresa

 Realizar el análisis interno y externo de la empresa identificando debilidades fortalezas

amenazas y oportunidades.

 Planear la misión, visión, objetivos, metas y actividades de la distribuidora de pollos

 Realizar el organigrama de las áreas funcionales de la empresa. Determinando la

autoridad de la estructura organizacional.

 Definir los deberes de cada empleado para el éxito de la organización de la empresa.

 Proporcionar recursos a los empleados para el buen desempeño de sus funciones.

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Funciones administrativas de la Empresa Gallina de oro

1. Diagnóstico

La Distribuidora de pollo “La gallina de Oro” es una empresa fundada en 1990 por Oscar
sarmiento quien tres años después debido a su progresivo crecimiento dio entrada a un socio
financiero extranjero con un capital de 4.8% de las acciones. El arduo trabajo del señor Oscar
Sarmiento ha llevado a esta empresa a posesionarse entre las mejores de la región contando con
25 sucursales y un buen número de trabajadores. Sin embargo en 1999 se vio afectada por la
crisis de la (gripe aviar) la cual puso la empresa en la cuerda floja; ya que sus ingresos
empezaron a bajar notablemente con pérdidas hasta de 75 millones de pesos. Es así que
analizando esta dificil situación su dueño decide emplear los servicios de un administrador para
que este con sus amplios conocimientos planee y organice las àreas funcionales de la empresa
paso a paso, con herramientas y estrategias que le permitan salir de esta difícil situación y de esta
forma volver a posesionar su empresa no sólo como la mejor del sector sino abriendo más
mercados a nivel nacional e internacional. Ya que para que una empresa funcione correctamente
se debe tener todas sus áreas funcionales bien planeadas y organizadas que puedan enfrentar
situaciones dificiles sin que afecten su crecimiento económico.

1.1 Empresa Distribuidora de pollos “La Gallina de Oro”

1.2 Productos

• Alas con costillar


• Alas sin costillar
• Bandeja consomé
• Corazones en bandeja
• Costillares
• Filete de entre muslo
• Filete pechuga campesina
• Gallina con viseras
• Hígados en bandeja
• Media gallina bandeja

8
• Medio pollo bandeja
• Mollejas bandeja
• Pechuga x unidad

2. Análisis de la empresa

2.1 Cinco fuerzas de Porter

 Avícola MILUC S.A


 CAMPOLLO
 Pollos Cavazos
 Don pollo
 Pronavicola

 Público en general
*Establecer un clima de  POLLOS SAVICOL
 Amas de casa
dialogo y confianza donde S.A
 Restaurantes
haya una entrega oportuna  Bucanero Pollos
 Cajas de
de los productos.  Pollos el Cacique
compensación
 Mac Pollo
familiar.
*Negociar sobre el precio,  Pollo rico
 Hoteles
exclusividad, condiciones  Pollo fiesta
 Restaurantes de
de pago y publicidad.  Pollo Rico cadena
 Pollo Andino  Clubes
* Financiamiento de 30 a 60  Campollo
dias..  Grandes
superficies
 Negocios de
comidas rapidas

 La carne
 El seitán
 Jaca
 pescados
 Verduras y vegetales
 Productos enlatados
 Huevo
 Carne de cerdo

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2.2 Análisis interno de la empresa Distribuidora de pollos “Gallina de Oro”

Nº 1 Tabla de análisis interno de la empresa “Gallina de oro”

Áreas funcionales de la empresa % Puntos Ponderación


Administrativa 0.2 1 0.2
Comercial 0.3 4 1.2
Operativa 0.3 3 0.9
Financiera 0.2 2 0.4
Total 1 2.5 2.7
Fuente:

2.2.1 Diagnóstico Interno


Nº 2 Tabla de Diagnostico interno.

No. Debilidades Fortalezas


1 No hubo buena administración de los La ponderación en el sector comercial es
recursos financieros por parte de los alta ya que se convirtió en uno de los
encargados y de esta manera se vieron líderes del sector de distribución de
afectados con un porcentaje alto de pollos.
pérdidas.
2 La desorganización en la parte En el sector comercial hay fortalezas ya
administrativa por falta de personal idóneo que la empresa gallina de oro se
, puso en riesgo el crecimiento económico posesiono como una de las mejores
de la empresa, ya que no se contaban con distribuidoras de pollos en el país con un
estrategias que pudieran dar solución a crecimiento positivo.
crisis como la presentada.
3 La falta de control en los procesos que se En el área operativa hay una ponderación
llevan a cabo en Gallina de oro. alta ya que para llegar a ser una de las
empresas líderes del sector de distribución
de pollos se llevaron a cabo procesos
excelentes de producción, compra y venta
del producto.
4 Falta de planes en caso de problemas o Las herramientas que utilizó para crecer
fallas notoriamente en su capital.
5 Falta de planes solución para este problema El apoyo que buscó con la sociedad
que se presentó en gallina de oro Austriaca británica, un socio financiero.
Fuente

Análisis del resultado del diagnóstico interno de la empresa seleccionada

10
2.3 Análisis Externo
Nº 3 Tabla de Análisis externo de la distribuidora de pollos “La Gallina de Oro”

Áreas de la empresa % Puntos Ponderación


Económico 0.1 1 0.1
Social 0.3 2 0.6
Político 0.2 3 0.6
Jurídico 0.2 5 1
Tecnológico 0.2 4 0.8
Total 1 3 3.1
Fuente:

Análisis del resultado del cuadro del análisis externo de la empresa seleccionada

2.3.1 Diagnóstico Externo

Nº 4 Tabla de diagnostico externo de la empresa Gallina de Oro

No. Oportunidades Amenazas


1 Buscar alternativas de solución de Pérdidas en alto porcentaje de recursos y
diferentes campos o áreas (tecnológica, dinero de la empresa Gallina de oro
administrativa, política, social) para el
problema que aqueja a la empresa en estos
momentos.
2 Supervisar cada uno de los procesos que se Pérdida total de los recursos financieros
llevan a cabo en esta.
3 Crear planes para tener en cuenta cuando Ponerse en quiebra la distribuidora de
se presente algún tipo de problema pollos
4 Capacitar a cada uno de los empleados y Se pierden clientes valiosos debido a la
estar preparados para las posibles decadencia de la distribuidora.
situaciones ya sean positivas o negativas
para la empresa
5 Crear una base de datos de contabilidad en Decadencia en las áreas social, política
donde se pueda observar y analizar las económica, jurídica ya que no se están
pérdidas y ganancias y mirar que opciones prestando los mismos servicios que la
hay para mejorar el problema empresa propuso primeramente debido a
la gripe aviar.
Fuente: Análisis del resultado del cuadro del diagnóstico externo de la empresa seleccionada

3. Planeación

3.1 Misión

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La distribuidora de pollos “La Gallina de Oro” es una empresa de origen Avícola, que tiene como
misión deleitar a los colombianos con el mejor sabor del pollo. Ofreciendo calidad y altos
porcentajes en minerales para el organismo fuentes de energía y alimentación sana; utilizando
insumos y métodos de manejo eficiente en beneficio de nuestra gente, clientes y comunidad.
Nuestra filosofía se basa en “pollo de calidad y cantidad”. Además ofrecemos diferentes
presentaciones de pollo al gusto del cliente. Con personal competente que atenderá con gusto;
brindado una excelente atención y buen servicio en un tiempo oportuno y eficaz. Contribuyendo
así mismo, con la protección del medio ambiente.

3.2 Visión

La distribuidora de pollos “la Gallina de Oro” tiene previsto en 5 años ser la mayor empresa de
pollos con una excelente participación en el mercado. Ofreciendo calidad, innovación, confianza
y tecnología, proporcionando sus propios insumos para mayor rentabilidad. Y ubicar así su marca
como la más reconocida y querida por el pueblo colombiano. Además buscan la creación de
sucursales en todo el territorio nacional las cuales brinden satisfacción y asequibilidad a nuestros
clientes. Con la proyección de expandir nuestros productos internacionalmente, ofreciendo
diversos productos y servicios utilizando las tecnologías de la comunicación e información.

3.3 Objetivo (se plantea un objetivo a largo plazo ( 1 a 5 años))

Posicionar la empresa en el mercado como una de las mejores marcas, con estándares de calidad
y excelencia altos, utilizando estrategias y métodos innovadores que permitan estar preparados
ante cualquier eventualidad, que pueda poner en riesgo la empresa

3.4 Metas (Dos metas de 3 meses a 1 año)

 Investigar nuevos mercados donde se puedan ofrecer y posesionar los productos


de la distribuidora “La Gallina de Oro”

12
 Propender de personal idóneo con habilidades y capacidades en cuanto a toma de
decisiones y mano de obra, que fortalezcan la productividad de la distribuidora.

 Innovar la maquinaria de la planta de sacrificio para mayor productividad y


eficiencia.

3.5 Actividades

No. Actividades
1 Organizar grupos de vendedores en cada región, los cuales exploren los nuevos
mercados y así por medio de incentivos posesionar los productos que ofrece la
empresa.
2 Capacitar al personal en cuanto a atención al cliente, fortalecimiento de la
producción y manejo eficiente de la nueva maquinaria.
3 Organizar un plan de acción con las directivas de la empresa. Donde se
establezcan estrategias que permitan dar soluciones a posibles dificultades que se
presenten en cuanto a producción y distribución.
4 Implementar cultivos y alimentos naturales como insumos para una producción de
calidad y con un sabor más a campo.
5 Ofrecer promociones en ciertos productos para una asequibilidad total de aquellos
clientes que están en proceso de emprendimiento de algún negocio.

3.6 Diagrama de Gantt

Actividades Tiempo de Duración


octubre noviembre diciembre
Organizar grupos de vendedores en cada región, los 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4
cuales exploren los nuevos mercados y así por medio de
incentivos posesionar los productos que ofrece la
empresa
Capacitar al personal en cuanto a atención al cliente,
fortalecimiento de la producción y manejo eficiente de la
nueva maquinaria.

13
Organizar un plan de acción con las directivas de la
empresa. Donde se establezcan estrategias que permitan
dar soluciones a posibles dificultades que se presenten
en cuanto a producción y distribución

Implementar cultivos y alimentos naturales como


insumos para una producción de calidad y con un sabor
más a campo.
Ofrecer promociones en ciertos productos para una
asequibilidad total de aquellos clientes que están en
proceso de emprendimiento de algún negocio.

3.7 Presupuesto

Nº5 Tabla de presupuesto de la empresa “Gallina de oro”

No. Áreas funcionales Número de Presupuesto por área


dependencias funcionales
1 Administrativa 2 19.400.000
2 Comercial 2 16.400.000
3 Operativa 2 23.400.000
4 Financiera 1 13.700.000
Total 7 $72.900.000

4. Organización

4.1 Organigrama

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GERENTE GENERAL

Área Área Área Área


Administrativa Financiera Operativa Comercial

Administrador
contable Asesor
Inspector
Asesor de de Bienes y Publicista Inspector
Planes y servicios de Ventas
Administrador Producción
de Recursos control

Organización
Operarios Proveedores Imagen
Administrador Vended
Calidad Administrador de
de Costos ores de
Presupuesto
pollo
Planificación Medios de
Negociadores
comunicación
Selección
Control Cuidados
Economía Inventarios
Bienestar Campañas
publicitarias
Elección Alimentación

Sacrificio de pollos

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4.1.1 Estructura de la organización

El gerente general de la empresa La Gallina de Oro por medio de su administrador organizo áreas

funcionales las cuales permiten un equilibrio y complemento positivo en el crecimiento de sus

ganancias ya que al haber una buena dirección de cada área administrativa, financiera, operativa

y comercial. Se puede mostrar ante los entes de control encargados de la supervisión y el buen

funcionamiento. De un ente económico bien planeado y organizado.

4.2 Determinar la autoridad

Gerente General

Es el encargado de administrar los elementos de la distribuidora, supervisar que todo a nivel

general esté funcionando adecuadamente, realizar evaluaciones periódicas sobre el cumplimiento

de las diferentes funciones de las diferentes áreas de la empresa, abrir mercado. Así mismo

siendo el señor Oscar Sarmiento el gerente General es responsable de liderar y coordinar las

funciones de planeamiento estratégico de la distribuidora de pollo.

4.3 Responsabilidad de los trabajadores

 Gerente General: Es el encargado de administrar los elementos de la distribuidora,

supervisar que todo a nivel general esté funcionando adecuadamente, realizar evaluaciones

periódicas sobre el cumplimiento de las diferentes funciones de las diferentes áreas de la

empresa. Abrir mercado.

 Asistente gerencial: Es el encargado de cumplir y apoyar las funciones que el gerente le

asigne.

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Área Administrativa

 Administrador de recursos: Es el encargado de administrar, elegir y seleccionar los recursos

de la más alta calidad para ser vendidos en el mercado.

 Asesor planes y control: Es el encargado de gestionar, planificar, organizar y controlar cada

uno los objetivos, planes y proyectos en la empresa que ayuden a su crecimiento potencial en

el mercado.

Área Financiera

 Administrador contable: Es el encargado de la contabilidad de la empresa de los recursos

monetarios, de la entrega de informes financieros, de la verificación de los inventarios, del

manejo efectivo de los recursos, del cumplimiento y fiel seguimiento a lo acordado, de revisar

el presupuesto y buscar la economía.

 Administrador de costos: Es el encargado de diseñar sistemas de control de costos

planificando la organización de las estructuras para la implementación de costos, también

realiza la liquidación de jornales, orienta la politica de precios y confecciona estadisticas.

 Administrador de presupuesto: Es la persona encargada de coordinar Suministrar la


información histórica que sirve de base para la elaboración de los presupuestos de cada área,
aprueba presupuestos de las diferentes áreas de la compañía y Evalúa la ejecución
presupuestal

Área operativa

 Inspector de producción: Es el encargado de supervisar el trabajo de los operarios en el área

de producción de pollos, con los cuidados, la alimentación y elección de los mejores

productos para la venta en el mercado.

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 Asesor de bienes y servicios: Es el encargado de promover y proponer los mejores bienes y

servicios para la distribuidora La gallina de oro para ofrecer al consumidor.

Área Comercial

 Publicista: Es el encargado de elegir la imagen a través de las campañas publicitarias en

varios medios de comunicación de la empresa para que sea reconocida por los clientes a nivel

nacional o internacional, y suba lo porcentajes de ventas.

 Inspector de ventas: Es el encargado de vender el producto que ofrece la distribuidora La

gallina de oro.

4.5 Organización formal e organización informal o de información

Organización Formal: está constituida por una estructura definida y estable, la cual articula

el funcionamiento de la empresa con sus niveles de autoridad, repartos de tareas

responsabilidad y canales de comunicación entre otros. Para su buen funcionamiento.

Organización Informal: Esta surge de forma espontánea se define como una red de

relaciones personales no establecidas. Las cuales se producen espontáneamente cuando hay

interacción mutua. Estas son las vínculos afectivos y relaciones que existen entre cada uno de

los empleados. Es asi que se quiere que las relaciones informales de los trabajadores de la

empresa Gallina de oro surjan del respeto, la solidadridad y responsabilidad para que asi surja

un buen clima laboral que les permita cumplir cabalmente con sus funciones.

4.5 Deberes de cada empleado.

Los empleados de la empresa La gallina de oro deben cumplir con los siguientes deberes:

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Gerente General

 Administrar los elementos de la distribuidora

 Supervisar que todo a nivel general esté funcionando adecuadamente

 Realizar evaluaciones periódicas sobre el cumplimiento de las diferentes funciones de las

diferentes áreas de la empresa.

 Revisar el cumplimiento de las funciones en cada una de las áreas funcionales de la

distribuidora

 Apoyar proyectos o ideas que favorezcan a la empresa

Administrador de recursos

 Administrar, elegir y seleccionar los recursos de la más alta calidad para ser vendidos en

el mercado.

 Llevar un control de los recursos utilizados, comprados y seleccionados.

Asesor planes y control

 Gestionar planes y proyectos.

 Planificar y organizar cada una de las estrategias utilizadas para incrementar los

porcentajes en cada una de las áreas funcionales.

 Controlar cada uno los objetivos y/o proyectos en la empresa que ayuden a su crecimiento

potencial en el mercado.

Administrador contable

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 Levar contabilidad de la empresa de los recursos monetarios, de la entrega de informes

financieros,

 Verificación de los inventarios, del manejo efectivo de los recursos,

 Cumplir y hacer seguimiento a las normas acordadas

 Revisar el presupuesto

 Buscar la economía.

Inspector de producción

 Supervisar el trabajo de los operarios en el área de producción de pollos.

 Cuidar de la alimentación de los pollos.

 Elección de los mejores productos para la venta en el mercado.

 Asesorar en el cumplimiento de objetivos trazados por la empresa

Asesor de bienes y servicios

 Promover y proponer los mejores bienes y servicios para la distribuidora La gallina de

oro para ofrecer al consumidor.

Publicista

 Elección de la imagen de la compañía.

 Promocionar la empresa a través de las campañas publicitarias en varios medios de

comunicación

 Hacer que la empresa sea reconocida por los clientes a nivel nacional o internacional, y

suba lo porcentajes de ventas.

Inspector de ventas

20
 Vender el producto que ofrece la distribuidora La gallina de oro.

 Promocionar nuestro pollo.

 Atender cordialmente al cliente.

4.6 Áreas de autoridad y responsabilidad.

Área administrativa y de operaciones: Esta área toma en cuenta todo lo relacionado con el
funcionamiento de la empresa. Es la operación del negocio en su sentido más general. Desde la
contratación del personal hasta la compra de insumos, el pago del personal, la firma de los cheques,
verificar que el personal cumpla con su horario, la limpieza del local, el pago a los proveedores, el
control de los inventarios de insumos y de producción, la gestión del negocio son parte de esta área.
Por lo general, es el emprendedor o propietario quien se encargará de esta área en su fase inicial.

Área Contable y Financiera: La empresa debe llevar un sistema contable en el que se detallen los
ingresos y egresos monetarios en el tiempo. Además, se debe declarar y cancelar periódicamente,
ante la Superintendencia de Administración Tributaria –SAT - los impuestos según los resultados
de los libros contables que la empresa lleva. La emisión de facturas, las proyecciones de ingresos
por ventas y los costos asociados con el desarrollo del negocio son tomados en cuenta en esta área.

Área de Mercadeo y Ventas: En esta área se detallarán las funciones, capacidades y cualidades
de quien será el responsable y el personal involucrado en la estrategia de mercadeo del negocio, es
decir, la publicidad, el diseño del empaque y la marca del producto o servicio, la distribución del
mismo y el punto de venta, la promoción y la labor de ventas. Aquí se podrá incluir a la persona
que atenderá en el mostrador a las personas o bien quien se dedique a vender el producto de puerta
en puerta si esa es la forma de venta establecida en el negocio.

4.7 Recurso por área

21
Nº 6 Tabla de recurso por área de la empresa “Gallina de Oro”

No. Áreas funcionales Número de Recursos


empleados
1 Administrativa 25 Juego de escritorio con silla,
escritorio, computador,
grapadora, perforadora,
lapiceros, entre otros,

2 Comercial 8 Publicidad radial, publicidad


televisión, pasacalles,
pendón

3 Operativa 6 Congeladores, mesón de


escurrimiento y empaque,
selladora de bandejas y
bolsas, canastas plásticas,
básculas
4 Financiera 4 Archivadores de cuatro
gavetas, escritorio, Software
contable, computador, juego
de escritorio con silla, 2
Sumadoras, Varios
(grapadora, perforadora,
lapiceros, entre otros)

Total $ 15.620.000

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5. Dirección

5.1 Coordinar las actividades de la empresa de manera que se desarrollen armónica


y eficientemente.

MOTIVACIÓN

 A través de capacitaciones a los mejores empleados para amentar su nivel en la empresa.

 Incentivos de días a los empleados que trabajen horas extras.

 A través de diplomas se reconocerá y elegirá al empleado del mes

 A los mejores empleados del año se incentivan con un viaje todo pago en donde serán

capacitados en diferentes aspectos para la mejora de la empresa.

 Se envían a los mejores empleados a países exteriores en los cuales tengamos empresas

que estén aliadas con la nuestra para fines de trabajo.

 Se inscribirán a cursos necesarios dependiendo del área en el que se mueva el empleado.

 Valorar el trabajo de los mejores empleados para que inciten a los demás compañeros que

aún les falta estrategia.

 Incentivos económicos en las áreas de producción y ventas.

TRABAJO EN EQUIPO

 Seleccionar 1 persona en cada una de las dependencias o áreas (administrativa, operativa,

comercial y financiera).

 Recoger las ideas y respuestas de cada uno de los empleados frente a las encuestas de

posibles propuestas de mejoras de la empresa La gallina de oro para hacer crecer a la

empresa y que lleguen mayores ganancias.

23
 Se convoca a una reunión en donde se tenga en cuenta los informes presentados por los

encargados.

 Llegar a conclusiones de las estrategias se lleven a la ejecución.

 Si los resultados son positivos y como se esperaba se felicita y remunera a cada uno de los

empleados con días de vacaciones en diferentes meses del año.

 Organizar el trabajo en equipo cuando sea necesario.

CAMBIO

 Añadir a la empresa La gallina de oro a las tecnologías.

 Crear nuestro propio sitio web en donde los clientes puedan hacer sus pedidos,

comunicarse con cada uno de los encargados de la empresa para informaciones que

necesiten y otras.

 Surtir cultivos y/o alimentos naturales como insumos para una producción de calidad y

con un sabor más a campo.

 Organizar grupos de vendedores en cada región, los cuales exploren los nuevos mercados

y así por medio de incentivos posesionar los productos que ofrece la empresa.

 Mejorar las campañas publicitarias de la empresa en los diferentes medios (televisión,

radio, redes sociales)

GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO

 Capacitar a cada uno de los empleados.

 Hacer uso de técnicas y conceptos de administración de personal para mejorar

la productividad y el desempeño de los trabajadores.

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 Explotar las habilidades de cada uno de los empleados.

 Gestionar el talento humano de la empresa de forma que cada empleado pueda explorar
sus capacidades de mejor manera y ser más productivos.
 Seleccionar los empleados según sus capacidades en las diferentes áreas de trabajo.

RESOLUCIONES Y MANEJO DE CONFLICTOS

 Buscar alternativas de solución de diferentes campos o áreas (tecnológica, administrativa,

política, social) para los diferentes problemas que se presenten en la empresa.

 Supervisar cada uno de los procesos que se llevan a cabo en esta.

 Crear planes de control

 Incentivar a la imaginación, ingenio y creatividad en la solución de problemas

organizacionales.

 Establecer los procesos y pautas necesarias que podrán dar soluciones a problemas o
necesidades que se presenten en las áreas de la empresa.
 Incitar a que la mejor manera de resolver conflictos personales entre los empleados es
mediante la comunicación y aprobación de soluciones.

5.2 Fomentar motivación y participación en el personal

 Incluir participación por parte de los empleados en las decisiones y propuestas que se

planteen frente a la empresa gallina de oro.

 Tener en cuenta las ideas que aportan cada uno de los empleados de los diferentes sectores.

 Seleccionar un líder o representante en cada dependencia que los represente.

5.3 Relacionar los componentes del Liderazgo a utilizar

PLANIFICACIÓN
25
Identificación Desarrollo de habilidades
Crecimiento Comunicación efectiva
Revisión Inspirar visión

CONTROL Liderazgo y
motivación ORGANIZACIÓN

Control Evalúa
DIRECCIÓN
Revisión Estimulación
Supervisión Motivación
Apoyo Entrega Dedicación Confianza
Disciplina

5.4 Estilo de liderazgo (Justificar)

Liderazgo transformacional porque es el líder que avanza a un nivel muy alto de la moral y la

motivación. Es una transformación que produce cambios significativos en la empresa y en los

empleados de la misma.

Esto ayuda a inspirar a los trabajadores de la empresa, al empuje más motivador y próximo al

trabajador y de un ejercicio más importante en el cumplimiento de los objetivos de la empresa.

Algunas de las características del liderazgo transformacional que ayudaría a que la empresa La

gallina de oro crezca en varios aspectos son:

 Ayudar a mantener la disciplina en el grupo de trabajo.

26
 Aproximación personal al trabajador, es decir, el trabajador es una persona antes que una

herramienta para ganar dinero.

 Hay una estimulación intelectual del trabajador, invitándole a que aporte sus ideas y las

mejoras de proceso que crea convenientes.

 Se motiva e inspira al trabajador en sus funciones dentro de la empresa.

 Se hace partícipe al trabajador del éxito de la empresa.

 Hay fe en los trabajadores y en el trabajo en equipo

 Se dedica al crecimiento a largo plazo más que en los resultados a corto plazo

 Desarrollo de habilidades sociales

 El líder es un ejemplo a seguir

 Aumento de la autoestima de los trabajadores, lo que supone mayor productividad y

mayores beneficios

 Menores costes porque no es necesario rotar o sustituir trabajadores

 Mayor probabilidad de haber nuevas y mejores iniciativas

 Revisar que todos estén cumpliendo con los objetivos de la empresa

 Apoyar a los empleados para que mejoren sus estrategias de trabajo.

 Supervisar los detalles finales de los productos elegidos al azar e identificar las maneras
en que se podría mejorar la calidad del mismo.

5.5 Mantener la disciplina en el grupo de trabajo.

 Motivar a los empleados a la disciplina.

 A partir de las acciones del líder inspirar a los empleados.

27
 Tener la certeza de que todos los empleados tienen claramente los objetivos de la

empresa.

 Permitir la participación en la elaboración de las normas o en su modificación.

 El supervisor pone en conocimiento las reclamaciones, los problemas, etc. de sus

subordinados.

 Se tiene al tanto a los empleados acerca de los progresos que realizan.

 Tener en cuenta que los trabajadores pueden influir sobre la administración y tienen voz

en las decisiones que los afectan.

 Las críticas que se presenten siempre tendrá un carácter constructivo.

 Disponer de un buen programa de capacitación y perfeccionamiento para todo el personal.

 Constancia en cada una de las funciones que ejecutan los empleados de la empresa.

 Mantener niveles efectivos del cumplimiento de las normas establecidas en la empresa.

 Evitar comportamientos que genere nuevas eventualidades negativas para la empresa.

 Cada empleado y supervisor debe comprender las políticas y procedimientos

disciplinarios de la empresa.

 Avisar al empleado cuáles son las consecuencias disciplinarias que acarrea por su mala

conducta.

5.6 Proceso de comunicación

28
CANAL
CODIFICACIÓN DECODIFICACIÓN

EMISOR RECEPTOR

RETROALIMENTACIÓN

Emisor:

Gerente, Supervisores, Líderes, representantes

Mensaje:

Se emplea cuando se envíen mensajes para tomar decisiones, para votar frente a algún proceso de

la empresa gallina de Oro, para mantener al tanto de lo que ocurre en la empresa, cuando hayan

malos entendidos, citaciones reuniones generales.

Codificación:

El mensaje que es emitido por el emisor, es recopilado y enviado por el canal al receptor

Canal:

El canal de comunicación puede ser afectado por el factor conocido como ruido, tales como las

comunicaciones entre otras personas, el sonido de un auto, música a alto volumen, etc.

Decodificación

29
El mensaje enviado por el emisor es recibido por el receptor.

Receptor:

Son cada uno de los empleados, clientes, proveedores de la empresa la gallina de oro.

5.7 Comunicación en la organización

 La empresa la Gallina de oro será mostrada al público por medio de los siguientes medios

de comunicación: redes sociales, radio, publicidad en televisión.

 A través de nuestro sitio web vamos a tener una comunicación sincrónica y asincrónica

con cada uno de nuestros clientes, en donde les mostraremos la funcionalidad y los

beneficios de nuestros productos, igualmente si presentan alguna duda o inconveniente.

 Se harán reuniones generales en cada uno de los sectores para comunicar los diferentes

aspectos de la empresa

 A través de la presentación e informes en los cuales se deja al tanto de las situaciones que

los empleados o demás deseen saber haciendo esto público.

6. Control

6.1 Procesos de control básico


En el proceso de control básico de la Empresa Gallina de Oro se contralará el efectivo, los

procedimientos administrativos, la ética organizacional, la calidad del producto y los demás

procesos administrativos, incluyendo tres pasos fundamentales.

 Establecer estándares.

 Medir el desempeño contra estos estándares.

 Corregir las variaciones de los estándares y planes.

30
Establecimiento de estándares

 Lograr la aceptación del máximo de clientes para así obtener beneficios de aceptación y

liderazgo en el mercado. A través de informes de clientes fijos.

 Se busca obtener un índice de satisfacción del 95%.

 Estandarizar la calidad de productos ofrecidos por la empresa mediante capacitaciones de

personal, inspecciones control estadístico de calidad y sistemas de incentivos.

 Proteger los bienes organizacionales contra desperdicio robos o mala utilización,

mediante la exigencia de registros escritos, auditorias y división de responsabilidades.

 Medir y evaluar el desempeño de los empleados mediante: evaluación de desempeño,

vigilancia de registros supervisión y productividad por empleado.

 Alcanzar los objetivos propuestos mediante la articulación de estos en la planeación.

6.2 Puntos de control clave, estándares y puntos de referencia (benchmarking)

ENTRADAS:
 Personal

 Dinero

 Materia prima

 Maquinaria y equipo

 Tecnología

SALIDAS:

 Control Organizacional

31
 Control administrativo

 Control financiero

6.3 Tipos de estándares de puntos clave

PERSONAL: Para el personal que labora en la empresa Gallina de oro se marcará huella a la

hora de entrada y salida para un mejor control.

DINERO: Para la empresa es muy importante el buen manejo el capital, lo que requiere que

diariamente se realice un arqueo diario a la caja del dinero que entra.

MATERIA PRIMA: Para la materia prima el control se maneja de acuerdo a la cantidad y el

lugar de almacenamiento:

 Examinar la cantidad y la calidad del producto que llega.

 Verificación con el proveedor de que lo solicitado sea lo correcto al momento de la

recepción.

 El producto se organiza de acuerdo a los protocolos o procesos de la empresa.

 Surtido en su respectiva área de almacenamiento.

MAQUINARIA Y EQUIPO: Se lleva un control inventariado con los equipos o maquinaria que

adquiere o que tiene la empresa, así también el buen uso y manejo de estos para evitar daños a

futuro.

TECNOLOGÍA: Cuanta tecnología estemos adquiriendo que sea de excelente calidad y de

buena utilidad para la empresa.

32
6.4 Puntos de referencia (benchmarking)

CONTROL ORGANIZACIONAL

 Factores externos e internos: análisis DOFA de la empresa

 Campañas publicitarias del producto de la empresa en redes, radio y televisión.

 Revisar constantemente la calidad del producto.

 Vigilar el funcionamiento adecuado de cada una de las áreas.

 Abrir nuevos mercados y plazas.

 Control en almacenamiento de los productos.

 Implementar mecanismos que ayuden con el mejoramiento de la empresa.

CONTROL ADMINISTRATIVO

 Documentación de la recepción de materiales para fines contables.

 Verificación de la calidad y la cantidad de los bienes de la empresa.

 Actualización de los registros del inventario para que muestren los bienes.

 Ubicación en su lugar de todos los bienes en almacenamiento.

 Actualización de los registros del inventario.

 Notificación de los embarques al departamento de contabilidad para que este realice la

facturación En general, la automatización y el control computarizado resultan más

convenientes o que a costos se refiere.

CONTROL FINANCIERO

 Presupuesto de inversiones.

33
 Presupuestos de ventas.

 Costos de operaciones.

 Estado de resultados.

 Flujo de caja.

 Proyección del balance general.

 Indicadores financieros.

6.5 Control preventivo o anticipativo

Siendo los controles preventivos mecanismos destinados a disminuir errores y por lo tanto

reducir al mínimo la necesidad de acciones correctivas. La empresa gallina de oro se anticipa con

las siguientes acciones:

 Vigilancia del recibimiento de insumos en buen estado

 Capacitación del personal de ventas ante la entrada o distribución de nuevos productos

 Plantas de energía que prevengan en caso de que hallan cortes de energía

 Cámaras de seguridad en las áreas operativas

 Listas de posibles proveedores de insumos en caso de que hallan fallas con los ya

contratados

 Contratación de personal que no fume, ya que se pierde tiempos en los espacios, para la

productividad,

 Formatos donde se registre la hora de llegada de cada empleado

6.6 Control del desempeño general.

 Formas objetivas de medir resultados.

34
 Muestra adecuada del comportamiento en el trabajo.

 Análisis profundos de las necesidades y expectativas de clientes externos e internos.

 Una escala de evaluación que contenga categorías de desempeño.

 Supervisión de cada uno de los procesos a nivel general.

 Un ambiente de compañerismo.

6.7 Control de pérdidas y ganancias

En el control de pérdidas y ganancias son aquellas que afectan los resultados de la empresa, están

relacionadas con la producción y generación de bienes y con la prestación de servicios.

Los ingresos y egresos de operación constituyen todos los flujos de entradas y salidas reales de

caja, para la empresa Gallina de Oro se basa en la siguiente metodología.

ENTRADAS:

 Recaudo de las ventas por bienes o prestación de servicios.

 Cobro de cuentas por cobrar.

 Recaudo de intereses y rendimientos de inversiones.

 Otros cobros no originados con operaciones de inversión o financiación.

SALIDAS:

 Desembolso de efectivo para adquisición de materias primas, insumos y bienes para la

producción.

 Pago de las cuentas de corto plazo.

 Pago a los acreedores y empleados.

 Pago de intereses a los prestamistas.

 Otros pagos no originados con operaciones de inversión o financiación.

35
 Para proporcionar una visión de conjunto de los cambios en el efectivo o sus equivalentes,

el estado de flujo de efectivo debe mostrar las variaciones en todas las actividades del ente

económico.

Empresa Avícola “La Gallina de Oro”


Estado de Perdidas Y ganancias
Para el ejercicio terminado el 31 de diciembre de 2016
Estado de pérdidas y Ganancias (Múltiples pasos)
Gasto Ingreso
Ventas
Devoluciones y bonificaciones por ventas
Descuentos por ventas
Costo de los productos vendidos
Inventario Inicial
Compras
Transporte
Menos Inventario final
Ganancia Bruta en Ventas
Gastos Operativos
Gastos por ventas
Salarios por ventas
Gastos de publicidad
Otros gastos por ventas
Gastos Generales y administrativos
Salario de agentes
Salarios de empleados de oficina
Impuesto sobre las nominas
Seguros
Depreciación
Gastos varios generales
Ingreso operativo
Otros Ingreso
Ingresos por interés
Ganancia por venta de equipo
Otros Gastos
Gasto por interés
Ingreso antes de impuestos
Ingreso Neto

36
6.8 Control mediante el rendimiento de la inversión.

Se realiza mediante la utilidad y la pérdida que son generados por el fracaso o el éxito de la

empresa con el fin de ajustar las actividades productivas a la demanda de los consumidores.

Consiste en analizar todos los elementos que entran en la compra-venta de los productos para la

empresa hasta determinar la utilidad o pérdida del ejercicio en ventas. Esto quiere decir la

diferencia entre el precio de costo y de venta de las mercancías vendidas. Para determinar la

utilidad o pérdida en ventas, es necesario conocer los siguientes resultados:

 VENTAS NETAS

Se determina restando de las ventas totales el valor de las devoluciones y las rebajas en

ventas.

 COMPRAS TOTALES O BRUTAS

Se determinan aumentando a las compras el valor de los gastos de compra.

 COMPRAS NETAS

Se obtiene restando de las compras totales el valor de las devoluciones y rebajas sobre

compras.

 COSTO DE LO VENDIDO

Se obtiene sumando el inventario inicial el valor de las compras netas y restando de la

suma total que se obtenga el valor del inventario final.

7. El ciclo PHVA (Método)

El ciclo PHVA es un ciclo dinámico que puede ser empleado dentro de los procesos de la

Organización. Es una herramienta de simple aplicación y, cuando se utiliza adecuadamente,

37
puede ayudar mucho en la realización de las actividades de una manera más organizada y

eficaz. Proporcionando una guía básica para la gestión de las actividades y los procesos, la

estructura básica de un sistema, y es aplicable a cualquier organización

A través del ciclo PHVA la empresa Gallina de oro planea, estableciendo objetivos,

definiendo los métodos para alcanzar los objetivos y definiendo los indicadores para verificar

que en efecto, éstos fueron logrados. Luego, la empresa implementa y realiza todas sus

actividades según los procedimientos y conforme a los requisitos de los clientes y a las

normas técnicas establecidas, comprobando, monitoreando y controlando la calidad de los

productos y el desempeño de todos los procesos clave

7.1 Realizar el ciclo PHVA (de la empresa de acuerdo con el material)

38
•Acciones preventivas, •Organizar las áreas funcionales de
correctivas la distribuidora de pollos “La
•Control de documentos, Gallina de Oro”, para obtener
registros y otros. utilidades que le permitan salir de
la crisis financiera
•Revisión de estrategias para la
mejora continua de la empresa. •Elaborar y establecer un
instructicvo para la reorganización
•Realizar acciones de
de la empresa.
mejoramiento.
•Seleccionar personal idóneo para el
•Motivar e incentivar al personal cumplimiento de lo esablecido
de la empresa para una mayor
producción y al servicio al
cliente con la mayor efectividad
Actuar Planear
(A) (P)

Verificar Hacer
(V) (H)
•Realizar seguimiento y medición •Realizar una continua revisión de
de los procesos de la empresa. los parámetros establecidos.
•Observaciones continuas directas •Exploración de nuevos mercados.
y a traves de los distintos •Fortalecimiento de la produccón y
controles establecidos. manejo efciente de la nueva
•Comunicación clara y efectiva, maquinaria
clima de respeto y agrado. •Realizar planes de acción ante
•Verificacion de los estándares de posibles dificultades de
calidad producción y distribución.
•Implementación de cultivos y
alimentos naturales como insumos.
•Ofrecimiento de promociones para
clientes en emprendimiento
Conclusiones

 El desarrollo del presente trabajo permitió un gran aprendizaje y orientación en

cuanto a la construcción y organización de los procesos administrativos de una

empresa. Ya que para el éxito y buen desempeño de un ente económico se necesita

que todas sus áreas de planeación, organización, dirección y control sean acordes y

direccionadas a los objetivos u metas propuestas. Garantizando un excelente

desempeño que la lleve a posesionarse en el mercado y así poder competir en su

medio.

 El estudio de cada uno de los pasos para realizar este proyecto ayuda a la planeación

organizada de cada uno. Esto nos pone en un ambiente cotidiano en el cual se debe

realizar cada uno de estos procesos en las diferentes áreas de una empresa.

 La planeación y organización responsable de un ente económico, lleva al logro de

metas a corto mediano o largo plazo, las cuáles direccionan hacia el crecimiento

financiero todas las áreas funcionales, con invención de nuevos productos y por

ende apertura de nuevos mercados. Posicionando la empresa con altos estándares de

calidad que le permitan competir nacional e internacionalmente con otras marcas.

Por ende esta primera parte del proyecto de procesos administrativos nos permite

tener una visión clara de la importancia a la hora de dirigir o crear nuevas empresas.
Referencias bibliográficas

Echeverría Velazco, Luz Yaneth. (2016, Octubre 05). Instructivo segunda parte del proyecto

Dirección, Control y PHVA. [Archivo de video]. Recuperado de:

http://conferencia2.unad.edu.co/p5wbt9bkhay/?launcher=false&fcsContent=true&pbMode

=normal

Palomino, R. (2011). Sistema y proceso de control Capítulo 18. Recuperado de:

https://prezi.com/zwmk8ut_ov5a/control-del-desempeno-general-hasta-resumen/

Echeverría Velazco, Luz Yaneth. (2016, Septiembre 6). Instructivo primera parte del proyecto

Planeación y Organización. [Archivo de video]. Recuperado de:

https://www.youtube.com/watch?v=4AjUIUTC-ns&feature=youtu.be

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