Manual para El Manejo de Libros Y Registros Reglamentarios Y Procedimientos para Archivo Y Correspondencia

MANUAL PARA EL MANEJO DE LIBROS Y REGISTROS REGLAMENTARIOS Y
PROCEDIMIENTOS PARA ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA
GESTION DIRECTIVA
GESTION ESTRATÉGICA
SISTEMA DE COMUNICACIÓN
GESTION DIRECTIVA
MANUAL PARA EL MANEJO DE LIBROS Y REGISTROS REGLAMENTARIOS
Y PROCEDIMIENTOS PARA SU ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA
GD-M-02 Ver 1
MANUAL PARA EL MANEJO DE LIBROS Y REGISTROS REGLAMENTARIOS Y

PROCEDIMIENTOS PARA ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA
GESTIÓN DIRECTIVA
GESTION ESTRATÉGICA
SISTEMA INTERNO DE COMUNICACIÓN
Elaborado por: Rectoría Revisado por: Coordinación Aprobado por: Consejo Directivo
GESTIÓN DIRECTIVA Aprobado octubre de 2013
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1. GENERALIDADES
1.1. INTRODUCCIÓN Y OBJETIVOS
El presente manual contiene las normas y procedimientos para el recibo,

generación, elaboración, despacho, trámite, conservación y archivo de la
documentación de la institución educativa Los Comuneros.
Es propósito de la Institución educativa Los Comuneros brindar los

procedimientos e instrumentos necesarios para la gestión documental de todos y
cada uno de los procesos y componentes que requiere la gestión escolar.
Esta orientación se plasmará en un acuerdo del Consejo Directivo de obligatorio

cumplimiento para la Institución Educativa; quedando definida como política
institucional en materia de libros y registros reglamentarios de obligatorio
cumplimiento, de manera tal que, será la única directriz válida y existente para los
efectos pertinentes desde la Gestión Directiva.
Se trata de regular los registros y soportes de los mismos, de tal manera que este
sistema de organización interna tiene como objetivos:
a) Mejorar y normar el recibo, generación, elaboración, tramitación, conservación y

archivo de la correspondencia y documentos con plena responsabilidad y
controles permanentes.
b) Acelerar el trámite y controlar la atención prestada a cada correspondencia y

documento en particular, como también a cada persona beneficiaria, proveedor,
producto o asunto particular.
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c) Dotar a directivas, empleados, auditores internos y entidades externas de una

herramienta como es la documentación e información organizada y administrada,
para la toma oportuna y acertada decisiones.
d) Agrupar los documentos que traten asuntos homogéneos (serie documental) a

través de una nomenclatura codificada, donde sea fácil seguir la trayectoria de
cualquier asunto, siguiendo el principio de procedencia y funcionalidad.
e) Centralizar y delimitar la responsabilidad en el manejo y consulta de los

documentos de cada proceso y dependencia.
f) Simplificar el papeleo, evitar la duplicidad y conservación de documentos

innecesarios.
g) Determinar el ciclo vital de cada serie y tipo documental fijando los tiempos y
términos de retención y descarte documental, de acuerdo a la legislación vigente
(Tablas de Retención Documental).
h) Organizar los procedimientos, métodos, elementos y materiales para el manejo

de los documentos.
i) Capacitar y responsabilizar al personal encargado de la tramitación y manejo de

documentos y archivos.
Por lo tanto es necesario que este sistema sea puesto en práctica desde la
Gestión Directiva y en cada sede, jornada, gestión y proceso, con la
responsabilidad de cada funcionario y Coordinador de Gestión.
La aplicación de estas normas garantiza el mejor cumplimiento de las labores dela

planta de personal en general y del personal Administrativo y Operativo en
particular, es decir con mayor oportunidad, eficacia y beneficio.
Es primordial el reconocimiento de la importancia que tienen estas normas y las

actividades y procedimientos de ellas derivadas, por parte de toda la Institución
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Educativa Los Comuneros en cada una de sus componentes: Sede primero de

Mayo, Sede José Antonio Galán N° 1, Sede Los Comuneros; Jornadas mañana
continua, jornada tarde continua, jornada nocturna y jornadas fin de semana. Por
ello se insta a su cumplimiento cabal en cuanto al manejo y Gestión Documental,
como responsables de su estricto cumplimiento.
1.2. NORMAS GENERALES
Además de la conservación y custodia de cada uno de los documentos

pertenecientes a Los Comuneros, la organización del archivo y el control de la
correspondencia tienen por propósito particularizar y centralizar la responsabilidad
de todo el proceso documental.
Desde el Proceso de Gestión Estratégica y elComponente Sistema de

información Interno- Archivo Central, se orientará el trámite y destino final de
cada serie, subseries y tipos documentales.
En el Archivo Central debe reposar un ejemplar de cada documento; aquel que

cumpla con el concepto de documento, contenga mayor cantidad de datos útiles y
se encuentre en mejor estado.
Todos los documentos quedarán organizados por asuntos, de acuerdo con lo que
cada documento trate y archivados conservando el principio de procedencia y
funcionalidad u objetivo, aplicando la tabla de asuntos o estructura documental.
La documentación generada a partir del primero de enero 2013, en la Sede Los

Comuneros quedará sometida al proceso técnico de digitalización.
Siendo la documentación y el archivo el sistema de conservación de este recurso,

es apenas natural considerarlos como recursos reservados y recalcar a cada
coordinador y empleado la prohibición absoluta de facilitar o comentar con las
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demás personas ajenas, cualquier hecho reservado en el desempeño de sus

funciones.
INSTRUCCIONES GENERALES
Cada una de las sedes, jornadas y Gestiones de Los Comuneros, llevará su

archivo de acuerdo con las normas consignadas en este manual.
Cada una de ellas conservará los documentos correspondientes al último año

contado desde el uno de enero al treinta y uno de diciembre. Al cumplirse el
periodo procederán a empacar, según instrucciones dadas,el conjunto de la
documentación de ese año, y anteriores si los hay, para remitirlos al respectivo
Archivo Central, a más tardar el último día hábil del mes de enero. Solo se
conservarán documentos por mayor tiempo, en casos especiales, como procesos
sin terminar. En este caso se deberán organizar y conservar en un sitio
especialmente asignado y con las condiciones técnicas y de seguridad requeridas.
Reposarán debidamente organizados en archivadores, fólder, legajos y/o
elementos de oficina diseñados para tal fin.
Si se requiere usar estantería, cada conjunto de documentos estará debidamente

identificado su contenido, asunto y fecha.
La oficina o dependencia de origen llevará el control del archivo remitido al Archivo

Central, mediante una carpeta que contiene los formatos del listado de
documentos enviados por el responsable del archivo y con el cual se puedan
realizar consultas (Formato de Transferencias documentales).
Cada uno de los empleados, de acuerdo con las funciones asignadas y/o
actividades desarrolladas es responsable por la conservación de los documentos
de su competencia. Es necesario que el archivo permanezca al día, por lo cual
debe archivarse diariamente todo lo correspondiente al día anterior. Así mismo
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controlar el préstamo de documentos a través de la planilla (“Control Préstamo

Documentos”). Teniendo en cuenta que estos se encuentran legalmente bajo su
custodia.
No se debe suministrar información a personas ajenas a la institución, o que

siendo funcionarias de Los Comuneros, no estén expresamente autorizadas por
las directivas o las autoridades para solicitarla.
ORGANIZACIÓN Y FUNCIONAMIENTO DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN

INTERNO Y SERVICIOS ARCHIVÍSTICOS
ÓRGANOS DE DIRECCIÓN, COORDINACIÓN Y OPERAIÓN
Comité de Archivo. Grupo asesor de la alta dirección, responsable de definir las

políticas de documentación y por ende de la información institucional, debe
aprobar programas eficientes y ordenados para su ejecución, además debe
orientar, coordinar, asesorar y constatar el cumplimiento de las actividades.
Coordinación de Archivo y Correspondencia. Es la unidad responsable de la

gestión de documentos y de la administración de los archivos que posee la
institución, por tanto, ejerce el control de la documentación generada durante el
ciclo vital de los documentos.
Unidades Administrativas y Oficinas productoras. El respectivo funcionario de

cada oficina productora será el responsable de velar por la organización, consulta,
conservación y custodia del Archivo de Gestión de su oficina, sin perjuicio de la
responsabilidad señalada en el Artículo 5° de la Ley 734 de 2002.
Las oficinas productoras de documentos, serán responsables del manejo directo y

conservación de sus documentos y tomarán las medidas que sean necesarias
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para garantizar la integridad, autenticidad, veracidad, oportunidad y fidelidad de la

información contenida en ellos.
BENEFICIARIOS, BENEFICIO Y REDES
Beneficiario. Toda persona natural o jurídica que demanda un trámite

documental, tanto interno como externo.
Consulta. Es el acceso a los documentos por parte de los beneficiarios.
Normas para la consulta:
a) Los beneficiarios pueden consultar los documentos que reposan en los

archivos de la institución en el horario laboral.
b) Antes de solicitar la consulta al Archivo Central, el funcionario deberá
adelantar estrategias de búsqueda en el Archivo de Gestión, Web, Correo
Electrónico, Docunet o demás fuentes de información, con el fin de hacer
eficientes los recursos y servicios de la Institución.
c) La consulta realizada por usuarios externos se hace directamente en el
archivo, en el horario laboral y con la debida autorización para la
reproducción de documentos, por ningún motivo se deben retirar los
documentos de la institución sin la debida autorización y el cumplimiento de
los requisitos.
d) Las consultas por parte de los funcionarios, se pueden hacer directamente
en los archivos, en el horario laboral en donde lo realizara a través de
solicitud en el formato de préstamo de documentos. El Archivo de Gestión,
Sede, Jornada o Central puede responder inmediatamente y/o en un plazo
de tres (3) días hábiles, dependiendo de la complejidad de la consulta.
Normas para el préstamo:
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a) Los documentos que se presten al interior de la organización tienen un plazo de

ocho (8) días hábiles, para ser devueltos (dependiendo del tipo de documento).
Si son requeridos por más tiempo se podrá solicitar su renovación,
actualizando la fecha y firma en el formato de préstamo de documentos.
b) El servicio se prestará en el horario laboral del Archivo y los préstamos deben
ser cargados utilizando el formato impreso.
c) Cuando la materia y circunstancias de la investigación lo justifiquen y el estado
de conservación de los documentos lo permita, se prestarán los originales por el
término acordado.
d) Cuando a juicio del Comité de Archivo, el estado de conservación de los
documentos impida su manejo directo, éstos se excluirán del servicio al público.
e) En cada oficina productora es absolutamente necesario llevar control de
consulta y préstamo de documentos que conforman el Archivo de Gestión y se
deben registrar las novedades que en materia de estos servicios se presenten.
f) Los documentos que son considerados con valor histórico en Los Comuneros
se prestarán de manera excepcional para atender asuntos legales, procesos
técnicos y administrativos, siempre y cuando se garantice la integridad,
seguridad, conservación y el reintegro de los mismos.
g) El acceso a las historias laborales se realizará así:
Físico: a autoridades educativas de todos los niveles de los procesos de
Gestión de Talento Humano y Control Interno.
Medio Magnético: A través del software de Gestión Documental para los
autoridades educativas del orden nacional.
Copia de la Historia laboral: Todo funcionario deberá solicitarla mediante
comunicación interna dirigida al funcionario encargado del archivo central.
Copia de la Historia laboral: Todo ex-funcionario deberá solicitarla mediante
oficio dirigida al funcionario encargado del archivo central.
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Servicios de reprografía.Reprografía de los documentos hace referencia a los

servicios de trámite para la duplicación de documentos con las siguientes
finalidades: seguridad, consulta, complemento, sustitución y difusión.
Servicio de capacitación: Es la formación archivística que se brinda a los

funcionarios de la organización con el fin de cualificar los procesos y servicios.
Puede ser programada por el Archivo Central o a petición de los funcionarios. La

capacitación y demás actividades de formación archivística, son de carácter
obligatorio por parte de los funcionarios responsables de Archivos de Gestión o
documentos oficiales, con el fin de garantizar la aplicación y normalización que
exige la adecuada gestión documental.
Horarios.
El servicio se presta de manera continua en horarios laborales. Para lo cual cada

funcionario fijara en la puerta de su dependencia el horario de atención
correspondiente, de manera clara y visible.
LIBROS Y REGISTROS REGLAMENTARIOS
Son los soportes escritos a diligenciar por la INSTITCUIÓN EDUCATIVA LOS

COMUNEROS-Los Comuneros-para evidenciar su gestión escolar;
convirtiéndose en valiosos archivos históricos que dan cuenta de la operatividad
de los diferentes procesos que se desarrollan en cada sede y jornada, así como
del cumplimiento de la legislación y desarrollo de la normatividad educativa.
Constituyen herramientasdel quehacer cotidiano de la Institución.
Los libros reglamentarios fueron establecidos por la Resolución Nacional 2624 del
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15 de noviembre de 1951 y se han venido ajustando, modificando y creando en

correspondencia con las dinámicas o cambios presentados en la legislación
escolar, en especial, la Ley 115 de 1994, Decreto 1860 de 1994; Ley 715 de
2001,Decreto 1290 de 2009,Decreto 4791 y demás disposiciones relacionados
con dicha materia como la Ley594 de 2000 o Ley de Archivos.
Este manual tiene como propósito establecer los libros y registros reglamentarios
que se deben diligenciar por parte de todas las gestiones, directivas, educadores,
funcionarios y los correspondientes estamentos de la comunidad educativa
vinculados a todas y cada una de las jornadas, sedes y niveles de Los
Comuneros; a su vez, plantea directrices y orientaciones generales
paraadministrarlos, de acuerdo a la normatividad vigente, en particular a la Ley
594 de 2.000 y su reglamentación.
Los libros y registros reglamentarios soportan las actuaciones administrativas y

pedagógicas que se desarrollan en Los Comuneros; propicianademás la
recuperación histórica y facilitan la consulta de las acciones ydecisiones tomadas
en ella;contribuyen a su organización; sirven comoinsumo e instrumentos de
consulta para la evaluación institucional y para otrosestamentos y autoridades
educativas o de la administración que puedan requerirlos en un momento
determinado, convirtiéndoseen evidenciasde cada proceso en casos de auditorías
externas. Además, dan cuenta de loque se planea y lo que se ejecuta; favorece a
quien llegare a dirigir la institución;proporciona indicadores para implementar
acciones preventivas, correctivas y demejora; contribuyen a lograr trazabilidad y
en general, a la preservación del sabery hacer de Los Comuneros,
convirtiéndose en la herramienta por excelencia demonitoreo, seguimiento y
control de la vida institucional.
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Los libros y registros reglamentarios se pueden inscribir en el

términodocumentación, que la Organización Internacional de Normalización
hadefinido como el mecanismo que permite recoger lo que sucede en un proceso,
demanera tal que se pueda planificar, medir y mejorar sistemáticamente.
Ladocumentación implica recoger el conocimiento que Los Comuneros produce
consu propio actuar, para lo cual se pueden emplear distintos tipos de formatos
oinstrumentos. Tienen la ventaja que permiten planear los procesos y
asegurar,mejorar y transferir el conocimiento institucional. Al organizar de esta
manera los documentos, se le facilita alusuario o beneficiario del sistema
educativo, la posibilidad de acceder con oportunidad y confiabilidad a la
información de la institución educativaLos Comuneros.
La Norma ISO define registro como un documento que proporciona resultados

obtenidos o proporciona evidencia de actividades desempeñadas. Se pueden
presentar como formatos diseñados especialmente para facilitar la recolección de
información para una situación específica.
Por otro lado, se debe tener en cuenta la Ley 594 de 2.000 o Ley General de
Archivo, en especial su Artículo 3°, el cual presenta las siguientes definiciones.
Archivo: Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte

material, acumulados en un proceso natural por una persona o entidad pública o
privada, en el transcurso de su gestión; conservados respetando aquel orden para
servir como testimonio e información a la persona o institución que los produce y a
los ciudadanos, o como fuentes de la historia.
Archivo público: Conjunto de documentos pertenecientes a entidades oficiales y

aquellos que se deriven de la prestación de un servicio público por entidades
privadas.
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Documento de archivo: Registro de información producida o recibida por una

entidad pública o privada en razón de sus actividades o funciones.
Los sistemas de información
Estamos en el mundo de la virtualidad, es así como se debe aprovechar las

herramientas que nos ofrezca la Secretaría de Educación Municipal de Popayán o
el Ministerio de Educación Nacional-MEN, para poner en línea la información de la
institución.
Aspectos generales para la administración de libros y

registrosreglamentarios
Los libros reglamentarios que deben presentarse en forma física son lossiguientes:
A. Proyecto Educativo Institucional-PEI,
B. Libro de Actas de Grado
C. Libroscontables.
Por la trascendencia del Proyecto Educativo Institucional, se presenta la siguiente

orientación:
El Proyecto Educativo Institucional-PEI: Para la adopción del Proyecto

EducativoInstitucional con la participación de los diferentes estamentos de la
comunidadeducativa, según el artículo 15 del Decreto 1860, se procede de la
siguiente forma:
Lo primero es laformulación y deliberación de la propuesta; luego la adopción, la

cual es sometidaa la consideración del Consejo Directivo que en consulta con el
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Consejo Académico procederá a revisarla y acto seguido, el Consejo Directivo

procederá a adoptarlo mediante acuerdo y divulgarlo entre la comunidad
educativa.
Como componente vital del Proyecto Educativo Institucional, se resalta el Manual

de Convivencia, el cual será construido, discutido, adoptado mediante acuerdo del
Consejo Directivo y difundido a la comunidad educativa en forma impresa y virtual.
Los Comuneros presentará a la Secretaría de Educación una copia virtual del
PEI (el cual incluye el manual de Convivencia), mientras que el libroimpreso,
reposará en suArchivo Central para las accionespedagógicas requeridas, así
como para los requerimientos que en un momentodeterminado puedan realizar las
autoridades educativas.
Los demás libros y registros aquí adoptados, pueden presentarse en formato

virtual, siempre y cuando cumplan con los requisitos de seguridad (invariabilidad
de los contenidos), perdurabilidad y posibilidades de reproducción; de lo contrario,
sin esta garantía, se presentarán en formato físico.
Elaboración de las actas
Se pueden elaborar en forma manuscrita o virtual. Éstas se imprimen, se

compilan, folian y se vaconstituyendo el respectivo libro; para su conservación solo
en archivo virtual se solicita autorización a la Secretaria de Educación del
Municipio certificado de Popayán, a quienes habrá de garantizarles el
cumplimiento de losrequisitos de seguridad, perdurabilidad y reproducción de la
información.
Procedimiento para refrendar firmas cuando algún libro carece de ellas
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Cuando queden faltando firmas del rector y/o secretaria, en libros reglamentarios,
de administraciones anteriores, se procede de la siguiente manera:
En reunión del Consejo Directivo el rector plantea como uno de los puntos del
orden del día las dificultades encontradas (firmas), se aborda el tema, se motiva,
analiza y se le solicita autorización para proceder a firmar los libros reglamentarios
que presentan estas dificultades. El acta dará cuenta expresa de esta
autorización, señalando específicamente los libros o registros que serán
refrendados con las respectivas firmas que hacían falta.
Otros aspectos para tener en cuenta:
El rector deLos Comuneros garantiza el correcto diligenciamiento, la custodia y la

veracidad de los documentos y certificados que de ellos se expidan. Para el
diligenciamiento de certificados o información derivada de los Libros
Reglamentarios y Registros Escolares se delega a la persona que cumpla sus
funciones en el Archivo Central, pero es el rector quien los refrenda con su
firma.Las páginas en blanco deberán ser anuladas y firmadas por el Rector.Cada
registro contendrá las firmas que el mismo acto obliga para su validez.
Los borrones, tachaduras, correcciones o enmendaduras se deben salvar conlas
firmas de quienes intervienen en el actaque se desarrolla.En caso de disparidad
entre los números y las letras, respecto a cantidades y referencias numéricas,
prevalecerá lo escrito en letras.Solo la información obtenida en los libros
reglamentarios permitirá la expedición de certificados.
La tenencia de libros reglamentarios de colegios o instituciones clausuradas se

surtirá por medio de acto administrativo de la Secretaría de Educación de
Popayán, que losentregará en custodia.
Los Libros Reglamentarios reposarán para todos los efectos pertinentes en el
Archivo Central deLos Comuneros. Deben mantenerse al orden del día, y su
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contenidoserá inalterable.El acceso y el control de los libros reglamentarios

seránatendidos según lo normado en este manual.
Tiempos de permanencia de los libros y registros reglamentarios
De acuerdo a la Ley de Archivos y su reglamentación, los tiempos que deben

permanecer en los respectivos archivos de Los Comuneros son los siguientes:
Libros permanentes:
1. Proyecto Educativo Institucional-PEI

2. Libro de Matrícula,
3. Libro Registro Escolar
4. Libros de Actas de Graduación
5. Libro Registro de Diplomas
6. Libros Contables
7. Historialde la Institución
8. Libro de Duplicado de Diplomas
9. Libro de Reconocimiento de Saberes (solo para sede José Antonio Galán
N° 1, jornada de fin de semana; sede Los Comunerosjornada nocturna y de
fin de semana)1.
Libros y registros no permanentes
1. El Plan de Mejoramiento Institucional-PMI

2. Libro calificaciones
3. Libro deRegistro de Certificados de Estudio expedidos
4. Diario de campo de los educadores
1
Decreto 3011 de 1997
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5. Los Registros de Refuerzos y/o recuperaciones

6. Libro de Asistencia de los Estudiantes
7. Libro de Reuniones Asambleas Generales de Padres de Familia
8. Libro de Actividades de Formación de Padres (Escuela de Padres),
9. Libro de Evaluación de Desempeño de Educadores
10. Libro de Evaluación de Desempeño del Personal Administrativo
11. Libro de Proyectos de Investigación de Educadores y/o sistematización de
experiencias significativas,
12. Libro de Proyectos de Investigación y/osistematización de experiencias
significativas de estudiantes
13. Libro de Capacitaciones y Actualizaciones de educadores, Directivos y
demás personal de la institución
14. Libro de Servicio Social Estudiantil
15. Libro de Elección de Personero
16. Libro de Seguimiento a Egresados
17. Libro de control de asistencia del personal
18. Libro de Estímulos a Personal vinculado
19. Libro de Sugerencias, Quejas y reclamos
20. Libro de Informe de los Resultados de la Evaluación de los Estudiantes
21. Libro de Evaluación y Autoevaluación Institucional
22. Libro de Salidas Pedagógicas
Sedeben conservar físicamente, entre cinco y diez años, de acuerdo a los

contenidosdel mismo y a las determinaciones tomadas por el Comité de Archivo.
Elcontenido como tal se podrá guardar luego en medio magnético o soportes
informáticos, siempre que cumplan con los requisitos de seguridad, perdurabilidad
y reproducción de la información.
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Para aquellos registros cuya demanda de información no es tan frecuente, como

por ejemplo: el de personeros, salidas pedagógicas y el de egresados,Los
Comuneros los tendráen medio magnético o algún soporte informático previo
cumplimiento de requisitos.
Responsabilidades de las Directivas con los LibrosReglamentarios
Cuando una persona se desempeña en Los Comuneros como directiva y es

trasladada para otra institución, presenta renuncia al cargo o es desvinculada del
cargo, tienen laobligación de hacer entrega de los libros y registros reglamentarios
aquí estipulados, debidamente actualizados. Este es uno de los requisitos exigidos
por el rector para expedir correspondiente paz y salvo institucional. La misma
exigenciahará el directivo a sus educadores en situación similar. Esta entrega se
hará mediante acta protocolariadonde conste en una lista de chequeo la existencia
y la calidad en que seencuentran. La lista de chequeo corresponderá al listado de
libros y registros aquíestipulados.
El no diligenciamiento, administración indebida, alteración, falsedad,

destrucción, supresión y pérdida de los libros y registros reglamentarios,
podrá generar responsabilidades disciplinarias, administrativas, civiles y/o
penales2.
Carpetas legales
Carpeta institucional
Debe contener por lo menos la siguiente información:
2
Ley de Archivo, Artículo
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NIT de la institución
Código ICFES
Código DANE
RUT
Copias estadísticas DANE
Resolución de Aprobación de Estudios
Decreto de Fusión
Certificación sanitaria
Certificación de cumplimiento de normas de seguridad
Decreto de Nombramiento del Rector
Acta posesión del rector
Acta de grado, diploma, Resolución de Escalafón Nacional Docente-END
Acto administrativo de nombramiento de la Secretaria-Tesorera
Acta de posesión de la Secretaria-Tesorera
Diploma y acta de grado de la Secretaria-Tesorera
Pólizas de manejo vigentes de Rector y Secretaria-Tesorera
Registro de firmas ante notaría
Carpeta de los educadores
Debe contener la siguiente información:

Hoja de vida de cada docente diligenciada en Formato Único
Fotocopia de la cédula
Copias de los títulos obtenidos: bachiller, pregrado, postgrado
Copia del acto administrativo mediante el cual fue nombrado
Copias de los traslados que haya tenido
Estímulos, reconocimientos o condecoraciones
Diplomados, capacitaciones
Copias de las resoluciones Rectorales que le asignaron la carga académica anual
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Incapacidades Médicas legalizadas

Llamadas de atención y/o felicitaciones de sus superiores inmediatos o de
instancias del gobierno escolar
Carpeta de los estudiantes o Registro Escolar
Contiene los soportes que presentan los estudiantes y sus acudientes para
formalizar la matrícula por primera vez y su posterior renovación por cada nuevo
año lectivo. Contiene entre otros documentos los siguientes:
Tarjeta de Matrícula
Fotocopia del documento de identidad del estudiante
Certificados de estudio de grados cursados en otras instituciones
Carné de vacunas para preescolar (Decreto 2247 de 1997)
Certificado de afiliación al sistema general de seguridad social en salud (EPS,
SISBEN) o seguro de protección escolar de no estar afiliado a ningún sistema.
Boletín final de evaluación de cada grado que haya cursado en la institución
Ficha observador del alumno (de cada año lectivo cursado)
Contrato prestación de servicios
Carpeta del Personal Administrativo
Debe contener la siguiente información:
Hoja de vida de cada funcionario diligenciada en Formato Único

Fotocopia de la cédula
Copias de los títulos obtenidos: bachiller, pregrado, postgrado
Copia del acto administrativo mediante el cual fue nombrado
Copias de los traslados que haya tenido
Estímulos, reconocimientos o condecoraciones
Diplomados, capacitaciones
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Incapacidades Médicas legalizadas

Llamadas de atención y/o felicitaciones de sus superiores inmediatos o de
instancias del gobierno escolar
ESTRUCTURA DE LA PRESENTACIÓN POR CADA LIBRO Y REGISTRO
Contiene dos partes:

Parte I: hace referencia a los libros reglamentarios.
Parte II: se refiere a los registros reglamentarios.
Para una mejor comprensión, cada libro y registro tendrá la siguiente información,
en correspondencia con laestructura que para la “documentación” orienta la
Norma ISO.
a) Título y código del libro o registro
b) Objeto o finalidad: define la justificación y la intención
c) Descripción: se desarrolla el documento y se profundiza según se
requiera.Incluye definiciones y sustento legal si fuese necesario.
d) Responsabilidad: se describe quiénes son los responsables de la aplicación del
documento. Quién va a recolectar los datos.
e) Procedencia: de dónde serán recolectados los datos.
f) Frecuencia: Cuándo se tomarán los datos.
g) Metodología: Pasos secuenciales de cómo van a ser recolectados los datos.
h) Anexos: se relaciona el formato que complementa el documento elaborado.
PARTE I: LIBROS REGLAMENTARIOS
LIBROS REGLAMENTARIOS - LR-

Formato LR001 Proyecto Educativo Institucional - PEI-
FormatoLR002 Libro de Matrículas.
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Formato LR003 Registro Escolar

Formato LR004 Libro de actas del Consejo Directivo
Formato LR005 Libro de actas del Consejo Académico
Formato LR006 Libro de actas del Consejo de Padres
Formato LR007 Libro de actas del Consejo de Estudiantes
Formato LR008 Libro de actas de las comisiones de
evaluación y promoción
Formato LR09 Libro deActos Cívicos
Formato LR010 (Sin formato) Libro historial de la institución.
Formato LR011 Libro de Observador delEstudiante
Formato LR012 Libro de actas de graduación
Formato LR012-1 Libro Certificados de acta de grado
Formato LR013 Libro registro de diplomas
Formato LR014 Libro duplicado de diplomas
Formato LR015 Libro reconocimiento de saberes
Formato LR016 Libros contables: libro diario mayor y libro
auxiliar menor
Formato LR017 Libro del Plan de Mejoramiento Institucional-
PMI
Formato LR018 Libro de Calificaciones
Formato LR019 Libro de Registro de Certificados de Estudio
expedidos
Formato LR020 Libro de Diario de Campo de los educadores
Formato LR021 Libro de Registros de Refuerzos
Formato LR022 Libro de Asistencia de los Estudiantes
Formato LR023 Libro de Reuniones Asambleas Generales de
Padres de Familia
Formato LR024 Libro de Actividades de Formación de Padres
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(Escuela de Padres)
Formato LR025 Libro de Evaluación de Desempeño de
Educadores
Formato LR026 Libro de Evaluación de Desempeño del
Personal Administrativo
Formato LR027 Libro de Proyectos de Investigación de
Educadores y/o sistematización de
experiencias significativas
Formato LR028 Libro de Proyectos de Investigación y/o
sistematización de experiencias significativas
de estudiantes
Formato LR029 Libro de capacitaciones y actualizaciones de
educadores, directivos y demás personal de la
institución
Formato LR030 Libro de Servicio Social Estudiantil
Formato LR031 Libro de Elección de Personero
Formato LR032 Libro de Seguimiento a Egresados
Formato LR033 Libro de control de asistencia del personal
Formato LR034 Libro de Estímulos a Personal vinculado
Formato LR035 Libro de Sugerencias, Quejas y reclamos
Formato LR036 Libro de Informe de los Resultados de la
Evaluación de los Estudiantes
Formato LR037 Libro de Evaluación y Autoevaluación
Institucional
Formato LR039 Libro de Salidas Pedagógicas
1. PROYECTO EDUCATIVO INSTITUCIONAL–PEI
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2. LIBRO DE MATRÍCULAS
2.1 Objeto o finalidad:
Sistematizar información completa de las personas que han establecido

vínculolegal con Los Comuneros, lo que posibilita brindar información estadística
ala Secretaría de Educación del Municipio de Popayán, al Departamento
Administrativo Nacional deEstadística–DANE– y al Ministerio de Educación
Nacional-MEN-.
2.2 Descripción:
La matrícula es el acto que formaliza la vinculación delapersona al sistema

educativo a través de Los Comuneros. Se realizará por una sola vez, pudiéndose
establecer renovaciones para cada periodoacadémico3. Este libro reglamentario
fue establecidopor la Resolución 2624 del 15 de noviembre de 1951.
Una persona se constituye en estudiante de Los Comuneros, a partir de las

firmas del Libro de Matrícula por parte del padre, madre o acudiente; rector y el
propio estudiante; generando una serie de derechos y deberes establecidos en el
Proyecto Educativo Institucional y en particular enel Reglamento Interno de los
Acuerdos de Convivencia.
Por la gran cantidad de casos atendidos, por ser una Comuna receptora de
población en condición de desplazamiento se tiene presente, de manera especial
la normatividad referente a la población en condición de desplazamiento forzado
por la violencia. Según la cual las Instituciones Educativas públicas “efectuarán la
matrícula sin exigir los documentos que se requieran a quien no esté en capacidad
3
Ley 115 de 1994, Artículo 95
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GD-M-02 Ver 1
de presentarlos y serán las mismas secretarías de educación las encargadas de

gestionar y obtener los mismos, en un plazo no mayor a seis meses”4. Para
consolidar el proceso de matrículas y sus efectos pedagógicos y administrativos
de esta circunstancia, “en los diferentes niveles de las entidades territoriales
certificadas, se podrá realizar examen de nivelación para clasificación en los casos
en que, razonablemente, el estudiante no esté en condiciones de presentar sus
antecedentes académicos (desplazados, catástrofes naturales, alumnos
procedentes de planteles clausurados, desaparecidos o ilegales”5.
En los casos presentados para el ingresos a las sedes/jornadas de adultos,

decreto 3011 de 1997, el reconocimiento de saberes podrán ser utilizadas para
subsanar ese tipo de situaciones; así se pueden garantizar el acceso al Sistema
Educativo de personas con este tipo de dificultades para su ingreso.
El libro de matrícula contiene información sobre los siguientes aspectos: Nombre

delaInstitución, número y fecha de matrícula, consecutivo, folio, nombres y
apellidos completos del estudiante según su documento de identidad, lugar y
fecha de nacimiento, documento de identidad y lugar de expedición (registro civil,
tarjeta de identidad, cédula de ciudadanía, pasaporte o cédula de extranjería)
Lugar y residencia actual del alumno (incluye barrio y comuna). Teléfono(s),
nombres y apellidos de la madre, documento de identidad y ocupación; nombres y
apellidos del padre, documento de identidad y ocupación o nombre y apellidos del
acudiente, documento de identidad, dirección de la residencia, teléfono(s) y
parentesco. Referencia de los planteles donde haya estudiado anteriormente con
indicación de los grados cursados y el respectivo año; grado en el cual se
matricula, de acuerdo con el certificado de estudios presentado, firma del padre o
acudiente, Firma del alumno, Firmas del rector y secretaria
4
Decreto Nacional 2562 de 2001, Artículo 2
5
Resolución Nacional 5360 de 2006, Artículo 5 literal D
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GD-M-02 Ver 1
Contiene un espacio para cancelación de matrícula que contiene: fecha, motivo

del retiro, respaldado con la firma del padre o acudiente. Seguidamente firma
también el estudiante, el rector y secretaria; lo mismo que para observaciones.
Requisitos mínimos de matrícula: Documento de identidad del estudiante,

certificados de estudio de grados anteriores (en primaria es suficiente presentar el
último certificado del grado aprobado), carné de vacunas para preescolar (Decreto
2247 de 1997), certificado de afiliación al sistema general de seguridad social en
salud (EPS, SISBEN) o seguro de protección escolar,si no está afiliado a ningún
sistema (para la población en situación de desplazamiento y otros casos muy
especiales de todas maneras se debe garantizar el derecho a la educación a
pesar de no cumplir con todos los requisitos. Se les matricula; se incluye en la
relación a enviar a la Secretaría de Educación para que certifique esa condición.
Simultáneamente se buscan soluciones rápidas para obtener los requisitos
faltantes).
Reportar debidamente actualizada y sin errores la matrícula en el Sistema de

Matrícula en Línea-SIMAT- es responsabilidad del rector6.
Incurrirá en multa hasta de 20 salarios mínimos quienes se abstengan de recibir a

unapersona en edad escolar en los establecimientos públicos de educación7.
Autorizaciones para el ingreso de menores de edad a la educación formal de

adultos
A raíz de la gran cantidad de solicitudes que se presentan para el ingreso de los

menores de edad a la educación formal de adultos por parte de padres de familia
o acudientes, se establece el procedimiento siguiente:
6
Resolución N° 166 de 2.003
7
Ley 1098, Artículo 28
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GD-M-02 Ver 1
Los padres o acudiente remiten oficio solicitando autorización para matricular al

menor en jornada para adultos, al Instituto Colombiano de Bienestar Familiar-
ICBF-. En él debe explicar los motivos por los cuales no puede estudiar en la
jornada correspondiente a su edad, incluir nombre, identificación, edad, CLEI que
va a cursar, dirección y teléfono de la residencia y fotocopia legible de la tarjeta de
identidad. Quien firma el oficio debe incluir su número del documento de
identificación.
Una vez obtenida la autorización debe anexar los siguientes documentos, según el
caso:
Para los menores trabajadores: Carta laboral de la empresa, explicando horario

de trabajo, dirección y teléfono. Si labora con el padre o un familiar, autorización
de éste por escrito.
Menores, padre o madre de familia: Registro Civil del hijo(a). Si trabaja,
certificado laboral de la empresa, explicando horario, dirección y teléfono.
Menores en Embarazo: Certificado médico que acredite la condición de
embarazo e incapacidad para asistir a la jornada correspondiente a su edad.
Casos especiales: menores que por circunstancias físicas o sicológicas acreditan
no pueden permanecer en una jornada acorde a su edad.
Edades para ingresar en la educación formal de adultos
CLEI EDADES
CLE I (1°,2° Y 3°) 13 años

CLEI II (4° y 5°) 14 años
CLEI III (6° Y 7°) 15 años
CLEI IV (8° Y 9°) 16 años
C.LEI V (10°) 17 años
CLEI VI (11°) 18 años
En el registro escolar de cada alumno se deberá incluir la documentación soporte,

la cual podrá ser exigida por los funcionarios de Secretaría de Educación en
cumplimiento de funciones de inspección y vigilancia.
El no acatamiento de lo explicado anteriormente, dará lugar a las actuaciones de

control sancionatorio por parte de la Secretaría de Educación Municipal de
Popayán.
NOTA: Hay que tener en cuenta que no puede hacerse de la educación de adultos
el lugar a donde van a ir los menores en la búsqueda de opciones facilistas para
GESTION DIRECTIVA
GD-M-02 Ver 1
cumplir con su proceso de aprendizaje. Habrá lógicas excepciones, esas serán las
que se habiliten.
2.3 Responsabilidades
La familia es el núcleo fundamental de la sociedad y el primer responsable de la
educación de los hijos, hasta la mayoría de edad o hasta cuando ocurra cualquier
otra clase o forma de emancipación y le corresponde matricular a sus hijos en
instituciones educativas que respondan a sus expectativas, para que reciban una
educación conforme a los fines y objetivos establecidos en la Constitución, la ley y
elProyecto Educativo Institucional. De ser necesario, las directivas podrán informar
a las comisarías de familia, ICBF, policía de infancia y adolescencia o
inspecciones, sobre aquellos padres que se nieguen a cumplir con este deber, tal
como lo establece el Artículo 51 de laLey 1098 de 2006.
Por lo tanto, es deber de los padres de familiamatricular oportunamente a sus hijos

según el calendario establecido por Los Comuneros y asegurar su permanencia
durante su edad escolar8.
Por su parte Los Comuneros facilita el acceso de los niños, niñas, jóvenes,
adolescentes y adultos al sistema educativo y procura su
permanencia.Corresponde al rector y a la secretaria académica responder por el
diligenciamiento de este libro.
2.4 Procedencia
Los datos serán recolectados de la información que brinden los padres o

acudiente que matricula a niña, niño, joven o adulto y los respectivos soportes que
adjunte en el proceso de matrícula.
8
Decreto 1286 de 2.005, Artículo 3
GESTION DIRECTIVA
GD-M-02 Ver 1
2.5 Frecuencia
El cronograma para las matrículas será establecido por las directivas en cabeza
del rector, de acuerdo a las orientacionesque se impartan desde la Secretaría de
Educación y el Ministerio de EducaciónNacional. Las matrículas seguirán abiertas
para los casos de traslados durante el año lectivo desde que secuente con cupos
disponibles y se cumplan los requisitos establecidos. Para tal efecto se establece
en cada sede/jornada una comisión de admisiones integrada por educadores de la
misma, quienes verificarán los requisitos y entrevistarán a los padres o acudientes,
lo mismo que al aspirante para emitir, en un acta su concepto. Este es obligatorio.
A partir del segundo semestre se dará prioridad, llegado el caso, a personas que
vienen desde municipios diferentes a Popayán.
2.6 Metodología
En aras de brindar comodidad y evitar traumatismos, los educadores designados

como Directores de Grupo harán la respectiva renovación de la matrícula de los
estudiantes integrantes de su grupo.
Para las personas que ingresan por primera vez a Los Comuneros se adelantará
un proceso de inscripción y matrícula en la coordinación de cada sede/jornada,de
acuerdo al calendario establecido en cada año. Este incluirá la fecha de entrevista
con la comisión de admisiones.
Una vez autorizada la matrícula (acta) se verifican los requisitos, se hace conocer
el reglamento interno (entrega ejemplar), se firma el contrato educativoy se
diligencia el Formato LR002, por cada persona a matricular.
GESTION DIRECTIVA
GD-M-02 Ver 1
Pasado el periodo de matrículas la secretaria académica procede a diligenciar la

matrícula en el SIMAT, de acuerdo al calendario vigente establecido por la
Secretaría de Educación del Municipio de Popayán.
Este libro tiene acta de apertura firmada por el rectory la secretaria académica, lo
mismo que acta de cierre cuando se termine el libro (no el año). Sumado a las
Tarjetas de Matrícula físicas, se digitalizará este libro, en lo posible en un
programa o software adaptados a la normatividad vigente. Se organiza, además,
una carpeta con la información de cada estudiante con el respectivo código para
una mejor identificación.
Anexos: Formato LR002 LIBRO DE MATRÌCULAS.
3. LIBRO DE REGISTRO ESCOLAR (CERTIFICADOS DE ESTUDIOS)
3.1 Objeto o finalidad
Conservar los resultados de la evaluación final obtenida por cada estudiante en

lasdiferentes áreas del plan de estudios del respectivo grado, de acuerdo a lo
estipulado en el Sistema Institucional de Evaluación de los Aprendizajes.
3.2 Descripción
Es un registro actualizado de los estudiantes que contiene, además de los datos

de identificación personal, el informe de valoración por grados y el estado de la
evaluación, que incluya las novedades académicas que surjan. (Artículo 16 del
Decreto 1290 de 2009). Este libro se conserva en el Archivo Central de la
institución.
GESTION DIRECTIVA
GD-M-02 Ver 1
Este libro esta foliado, empastado, sin tachaduras, ni modificaciones, ni

enmendaduras y se administra de acuerdo a las orientaciones generales de los
demás libros permanentes.
El responsable de este libro es el rector quien delegará su diligenciamiento a la

secretaria académica. Es de los libros más importantes ya que debe permanecer
en la institución, para la expedición de los Certificados de Estudio cuando sean
solicitados por los acudientes o ex alumnos. Debe estar debidamente firmado por
el rector y secretaria académica.
3.4 Procedencia
La información proviene de la información consignada por los educadores en la

denominada extensión docente del software Académico® establecido oficialmente
para todas las sedes/jornadas de Los Comuneros.
3.5 Frecuencia
Los datos son registrados con base en los resultados obtenidos al finalizar el año
lectivo. En las jornadas para atender a jóvenes Adultos (Decreto 3011 de 1997) se
registran cada que culminen los ciclos lectivos. Paralos CLEI V y VI, el registro es
semestral.
3.6 Metodología
Los datos serán consignados por los educadores en el programa Académico®

usado por Los Comunerosen cada periodo y al finalizar el año lectivo serán
GESTION DIRECTIVA
GD-M-02 Ver 1
procesados por la Secretaria Académica. Se hace el respectivo documento digital

y se imprime una copia para ser empastado y trasladado al Archivo Central.
Anexos: Formato LR003: REGISTRO ESCOLAR
. CERTIFICADO DE ESTUDIOS Y REGISTRO DE CERTIFICADOS DE ESTUDIO

EXPEDIDOS
.1 Objeto o finalidad
Orientar desde la norma, la estructura que debe contener un Certificado de

Estudio para que formalmente sea considerado legal ante las demás instituciones
educativas, autoridades educativas y otras instituciones que lo requieran.
.2 Descripción
El diploma y el certificado de estudios son el reconocimiento expreso de carácter

académico otorgado a una persona, al concluir un plan de estudios y por lo tanto,
haber alcanzado los objetivos de formación y adquirido los reconocimientos legal o
reglamentariamente definidos9
Los certificados son revisados minuciosamente por la Secretaria Académica y el

Rector. Cuando se tenga duda sobre la veracidad del mismo se debe pedir por
escrito información inmediata alaInstitución Educativa de origen, o al ente territorial
certificado correspondiente.
El certificado de estudios se elabora en papel membrete con las correspondientes

garantías de seguridad y debe contener la siguiente información: Datos generales
9
Decreto 1860 de 1994 Artículo 11
GESTION DIRECTIVA
GD-M-02 Ver 1
de la institución (nombre, escudo), número del serial del certificado, un párrafo

inicial en donde se informe el aspecto legal de la institución, el cual solamente
debe llevar el número de la última Resolución de aprobación de estudios.
Luego de esa primera parte introductoria se pasa a la certificación como tal, la cual
incluye estos datos: Nombres y apellidos completos del estudiante, documento de
identidad y lugar de expedición, grado cursado y promovido (o aprobado para
antes de 2002) en letras y número, nivel, año; señalar el número de matrícula y el
folio del libro o registro escolar según FORMATO LR003.
Luego se relacionan las áreas obligatorias y fundamentales contempladas en los

artículos 23 y 31 de la Ley 115 de 1994 (asignaturas en los estudios cursados
antes de 1994), al igual que las optativas, si las hubiere, del respectivo Plan de
Estudios, la valoración de cada una de ellas según la escala nacional (Decreto
1290 de 2009) y la intensidad horaria semanal. Finalmente contiene la firma del
rector y Secretaria Académica. (Decreto 180 de 1981).
Para certificados de 1984 a 1994: El plan de estudios estaba reglamentado por el

Decreto 1002 del 24 de abril de 1984 y la Resolución 17486 del 7 de noviembre de
1984.
Para certificados de 1994 a 2001:El plan de estudios estaba reglamentado por el

Decreto 1860 de 1994; en el Certificado se expresa el siguiente concepto: cursó y
aprobó el grado ____. La escala de valoración: excelente, bien, insuficiente.
Para certificados de 2002 a 2009:El plan de estudios está reglamentado por el

Decreto Nacional 0230 de 2002; en los certificados se expresa el siguiente
concepto: cursó el grado _____ y fue promovido al grado _____.
GESTION DIRECTIVA
GD-M-02 Ver 1
Para constancias de desempeño a partir de 2010, de acuerdo al plan de estudios

adoptado por el Consejo Directivo y según el Decreto 1290 de 2009. En las
constancias de desempeño se podrá expresar el siguiente concepto: cursó el
grado _____ y fue promovido al grado _____.
Otras normas a tener en cuenta en certificados según el año en que fue cursado el
grado:
AÑO DECRETOS Y LEYES
1970 a 1974, Decreto 045 de 1962-

1975 a 1978 Decreto 080 del 22 de enero de 1974
1976 Se adicionó el Decreto 088 del 22 de enero de 1976
1979 Se adicionó el Decreto 1419 del 17 de julio de 1978
Otras observaciones sobre los certificados
Cuando por circunstancias de fuerza mayor, como incapacidades médicas,

vacancia en el cargo, entre otras, falten el rector para la firma, la institución podrá
expedir certificados refrendados por uno de los supervisores o el funcionario
designado por la Secretaría de Educación de Popayán.
Carecen de validez los certificados que presenten tachones o enmendaduras.Un

certificado original no pierde su vigencia, así que no hay razón para rechazarlo por
su antigüedad.
Son las directivas de Los comuneros las que deben resolver mediante consulta
directa ante el ente territorial correspondiente, las inquietudes que suscite el
análisis de un certificado. No delegar en los padres esta gestión.
Cuando se trate de expedir certificados a estudiantes que por alguna razón

cambiaron su nombre o apellido, se exigirá la escritura pública o acta notarial que
dé cuenta del cambio.Si se trata del reconocimiento del interesado como hijo
natural, este podrá presentar uno de los siguientes documentos en original o
fotocopia con las firmas originales:
Acta de reconocimiento tramitada ante notaría, escritura pública, testamento.

Presentar el registro civil de nacimiento y documento de identidad vigente.
Todas las evidencias de esta situación se llevarán al registro escolar del

estudiante y en los libros pertinentes se asentará nota relacionando la novedad,
GESTION DIRECTIVA
GD-M-02 Ver 1
así como en el momento de expedir certificados o constancias se harán con el

nuevo nombre y/o apellidos, colocando una nota aclaratoria de la situación,
incluyendo el número y descripción del documento soporte.
Expedición de certificados de la sede María Oriente, sede clausurada

(modelos flexibles)
Tienen igual estructura de los otros certificados, pero resaltando el siguiente texto
LOGO
INSTITUCIÓN EDUCATIVA LOS COMUNEROS
Resolución de Aprobación de Estudios N° 2171 de 13 de noviembre de 2002y
Resolución No. __________ de_________ por medio de la cual se le entregaron
en custodia los libros de la sede clausurada ___________________
CERTIFICADO DE ESTUDIOS No ______
El Rector (a) de la Institución Educativa Los Comuneros
CERTIFICA QUE:
(Nombre estudiante)___________________________________ identificado con
(T.I. oC.C) N° _______________de ________ cursó y aprobó los estudios
correspondientes algrado (en letras) ___________ de educación __________
(preescolar, básica primaria,básica secundaria, o educación media técnica o
académica) en el año ___________ en la sede clausurada María
Oriente,cumpliendo con lanormatividad vigente de la época.
Número de matrícula ________ Folio (del libro de calificaciones) ____________

Los resultados obtenidos fueron los siguientes: (áreas correspondientes a la
norma queregía plan de estudios para el momento)
A continuación, se procede como se realizan normalmente los demás certificados

y finaliza con las firmas
Acreditación de documentos educativos de usuarios que van para el exterior
Cuando el usuario solicite los Certificados de Estudio y manifieste que son para
llevarlos hacia el exterior, su expedicióntiene que llevar sellos.
NOTA: Esta exigencia proviene de los países firmantes del Convenio de La Haya
y del Andrés Bello. Se aclara que el Decreto Nacional 2150 de 1995 – anti trámites
– estableció la no obligatoriedad de sellos en los documentos que circulen dentro
del país.
Si la secretaria no tuviere decreto denombramiento (está bajo la modalidad de

contrato), es recomendable que no firmelos certificados. Basta con que lo haga el
GESTION DIRECTIVA
GD-M-02 Ver 1
rector. El rector y la secretaria deben tener las firmas y sellos registrados en una
notaría.Cuando el usuario solicita en la institución los certificados de estudio debe
preguntar en qué notaría están registradas las firmas y sellos, pues deberá
dirigirse allí a autenticar dichas firmas. El trámite se hace en un término máximo
de cuatro (4) días hábiles.
Una vez al usuario se le entregan sus certificados debidamente firmados y

sellados en la Institución, por su cuenta debe enviarlos o llevarlos alaSecretaría de
Educación de Popayán para que allí le sean adelantados los trámites
subsiguientes.
Equivalencias numéricas en certificados de usuarios que van para el

exterior: La Circular N°39 (29 de abril de 2004) brinda orientaciones sobre la
equivalencia numérica en las escalas de los informes de evaluación para efectos
de certificar estudios de personas que van a continuarlos en el exterior,
procediendo según la siguiente escala valorativa:
1. Si la evaluación del estudiante comprende los años de vigencia del

Decreto1860 de 1994, su valoración con la respectiva equivalencia numérica, de
acuerdo con el Decreto Nacional 1063 de 1998, será la siguiente:
ESCALA CUALITATIVA ESCALA CUANTITATIVA
EXCELENTE 8.0 (ocho cero) a 10.0 (diez cero)

BIEN 6.0 (seis cero) a 7.9 (siete nueve)
INSUFICIENTE 1.0 (uno cero) a 5.9 (cinco nueve)
2. Si la evaluación del estudiante comprende los años o un año cursado con

posterioridad a la vigencia del Decreto 230 de 2002, su valoración con la
respectiva equivalencia numérica será la siguiente:
ESCALA CUALITATIVA ESCALA CUANTITATIVA PROVISIONAL
EXCELENTE 9.1 (nueve uno) a 10.0 (diez cero)

SOBRESALIENTE 8.0 (ocho cero) a 9.0 (nueve cero)
ACEPTABLE 6.0 (seis cero9 a 7.9 (siete nueve)
INSUFICIENTE 4.0 (cuatro cero) a 5.9 (cinco nueve)
DEFICIENTE 1.0 (uno cero) a 3.9 (tres nueve)
3. La escala de valoración nacional, estipulada en el Artículo 5 del Decreto 1290

de 2009, es solo cualitativa y las instituciones pueden hacer una equivalencia
cuantitativa interna, en Los Comuneros el Sistema Institucional de Evaluación de
los aprendizajes queda:
GESTION DIRECTIVA
GD-M-02 Ver 1
ESCALA CUALITATIVA ESCALA CUANTITATIVA
SUPERIOR 4.6 (cuatro seis) a 5.0 (cinco cero)

ALTO 4.0 (cuatro cero) a 4.5 (cuatro cinco)
BASICO 3.1 (tres uno) a 3.9 (tres nueve)
BAJO 1.0 (uno cero) a 3.0 (tres cero)
Irregularidades detectadas en certificados de estudio
Certificados de estudio con intensidades horarias irregulares: Cuando no aparece

ninguna intensidad horaria en el certificado y/o cuando aparece menor intensidad
horaria que la reglamentaria. Se devuelve el certificado a la institución de origen
para que se registre adecuadamente la información.
Cuando las jornadas de origen son para jóvenes y adultos de esta institución,
decreto 3011 de 1997, se podrá hacer un proceso de nivelación de las áreas que
determine el Consejo Académico ajustar la intensidad del o de esas áreas según
los contenidos propuestos en las jornadas, mañana o tarde continua, quetenga
para la misma área. Puede realizarse a través de estrategias pedagógicas como
trabajos académicos extra clase, consultas, presentación de trabajos escritos o en
medio magnéticos, carteleras y exposiciones, entre otros.
Certificados de estudio con dificultades en la parte de las áreas obligatorias y

fundamentales.
Certificados de estudio que no contemplan áreas obligatorias y fundamentales tal

como establecen los artículos 23 y 31 de la Ley 115 de 1994 y la Resolución
Nacional 2343 de 1996.
PROCEDIMIENTO RECOMENDADO: Devolver a la institución de origen para su

rectificación.
Certificados de estudio que contemplan áreas no denominadas tal como lo

establecen los artículos 23 y 31 de la Ley 115 de 1994 y la Resolución Nacional
2343 de 1996.
PROCEDIMIENTO RECOMENDADO: El usuario tramita, ante la institución de

origen o ante autoridad educativa del ente territorial donde estaba ubicada, la
expedición de los certificados de estudio, de acuerdo con lo estipulado en los
artículos 23 y 31 de ley 115 de 1994; para esto, se concede al usuario un plazo de
dos meses calendario contados a partir de la fecha de comunicación. La persona
se le atiende durante ese plazo en la institución.
GESTION DIRECTIVA
GD-M-02 Ver 1
Casos en los cuales las instituciones que expiden el certificado de estudio en los
cuales aparecen fusionadas dos áreas denominadas correctamente pero bajo un
sólo juicio valorativo, por ejemplo:
ÉTICA Y VALORES HUMANOS Y EDUCACIÓN RELIGIOSA: ACEPTABLE
PROCEDIMIENTO RECOMENDADO: Estos certificados se aceptan tal cual los

expiden las instituciones de origen; se entenderá que el alumno obtuvo valoración
de “aceptable” en cada una de las áreas mencionadas y se le oficia a la institución
para corregir el error.
Certificados en los cuales se valoran las asignaturas que comprenden las áreas,
de manera independiente, pero no se entrega una valoración conjunta del área tal
como lo establece el Decreto Nacional 230 de 2002 y el Decreto 1290 de 2009 a
partir de enero de 2010.

origen o ante autoridad educativa del ente territorial donde estaba ubicada, que los
certificados de estudio le sean expedidos de acuerdo con lo estipulado en el
Artículo 5° del Decreto Nacional 230 de 2002 y el Decreto 1290 de 2009 apartir de
enero de 2010, es decir, valorando por áreas. Para esto, se debe conceder al
usuario un plazo de dos meses calendario contados a partir de la fecha de
comunicación. A la persona se le atiende en calidad de estudiante en ese periodo
y luego una corregido el certificado se asienta la matrícula.
Certificados de estudio en los cuales se detecta que faltan asignaturas que

conforman el área.

origen o ante autoridad educativa del ente territorial donde estaba ubicada, que los
certificados de estudio le sean expedidos de acuerdo con lo estipulado en los
artículos 23 y 31 de Ley 115 de 1994, en este caso se debe conceder al usuario
un plazo de dos meses calendario contados a partir de la fecha de comunicación.
A la persona se le atiende en calidad de estudiante en ese periodo y luego una
corregido el certificado se asienta la matrícula.
Cualquiera sea el caso que se esté presentando en la institución, del resultado del
procedimiento se deberá dejar constancia en el registro escolar del estudiante,
según lo estipula el Artículo 7 del DecretoNacional 230 de 2002 y el artículo 16 del
Decreto 1290 de 2009 a partir de enerode 2010.
Dado el caso que la institución educativa expedidora de los certificados se niegue

a realizar los ajustes en estos, los mismos que por ley le correspondería hacer, se
informe por escrito a la Secretaría de Educación de laentidad territorial certificada
correspondiente, solicitando intervención en el asunto.
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GD-M-02 Ver 1
2.2.10 Otras situaciones:
Cómo proceder con la presentación de certificados falsos: si son detectados antes

de la matrícula no se aceptan. Si se descubren luego de estar matriculado, se
aplica el Decreto 2832 de 2005 para que inicie proceso de validación. Además, se
realizará la respectiva denuncia ante las autoridades competentes.
Cuando un estudiante se retira de la institución: ya sea porque se gradúa o porque

se cambia de establecimiento, se le debe entregar toda la carpeta con
ladocumentación que ha traído (certificados de otros colegios, registro civil, ficha
observador, etc.) teniendo presente que el solicitante le firme lo que ha recibido
para responder posibles reclamos a futuro. Previo a la entrega se digitalizan los
certificados que el estudiante haya traído de otros establecimientos y también los
que cursó en la institución, todo esto con el fin de resolver reclamos odificultades
posteriores.
Retención de certificados por falta de pago:
Está absolutamente prohibido retener los certificados de Estudio por falta de pago
de los padres o acudientes, por algún concepto. Sin embargo, Los Comuneros
conserva el derecho de buscar el pago de deudas quehan contraído los padres
cuando decidieron suscribir con ellos el contrato educativo. Para ello, pueden
iniciar cualquiera de las acciones judiciales previstas en el ordenamiento jurídico y
que tienden a obtener el pago de deudas impagadas, como sería por ejemplo el
caso de los procesos ejecutivos. Al respecto, la corte dice: “no queda desprotegido
el derecho de las instituciones educativas a recibir el pago de lo adeudado, ya que
la entrega de los certificados académicos y de los demás documentos pertinentes
no surte el efecto de liberar al deudor incumplido de su obligación, cuyo pago
puede buscar el plantel mediante el ejercicio de las acciones judiciales que con tal
finalidad se encuentran previstas en el ordenamiento civil” (Corte Constitucional
Sentencia T-422 del 14 de agosto de 1998
Los certificados de estudio deberán expedirse dentro de los tres (3) días hábiles
siguientes a la fecha de solicitud, pero se recomienda ser muy diligentes y
aprovechando los adelantos tecnológicos, entregarlos en el menor tiempo posible.
Su valor estará sujeto a disposiciones de la resolución de costos expedida por la

Secretaría de Educación Municipal de Popayán y las tarifas aprobadasen la
institución educativa, cuando se trata de egresados o exalumnos. No tendrá costo
alguno cuando se trata de personas con la matrícula vigente.
GESTION DIRECTIVA
GD-M-02 Ver 1
Antes de solicitar un certificado, el beneficiario deberá aclarar si este se necesita

paracontinuar estudios en el exterior. Si es el caso en lasecretaría académica se le
orientará al respecto.
.3 Responsabilidades
El diligenciamiento de los certificados y la organización de este registro

corresponden a la secretaría académica de la institución, teniendo en cuenta que
la responsabilidad de su expedición es del rector. Este libro debe permanecer en
el Archivo Central
.4 Procedencia
Los certificados se expiden fielmente con base en lo existente en el libro

reglamentario Registro Escolar- Formato LR003.
.5 Frecuencia
Cada que sean solicitados por un beneficiario de la comunidad educativa.
.6 Metodología
El beneficiario interesado hace la solicitud en la secretaría académica donde le

dan un radicado. Debe explicar para qué fin requiere el certificado, el o los grados
que necesita, las fechas en las cuales curso los grados requeridos, la sede y
jornada a la que pertenece. Así mismo debe aclarar si es para continuar estudios
en el exterior; si es así, la persona encargada le explicará el trámite a seguir. Se le
dará una fecha y hora para la correspondiente entrega, la cual no puede superar
los tres días hábiles. Si se trata de estudiantes de cualquier sede o jornada, no
tiene costo alguno. Si no lo es, debe pagar en la tesorería el costo establecido por
el Consejo Directivo y conservar el recibo para presentarlo a la hora de recoger los
certificados.
ANEXOS: Formatos RGCE002: CERTIFICADO DE ESTUDIOS

Formato RGCE002-1: REGISTRO DE CERTIFICADOS DE ESTUDIOS
EXPEDIDOS
4. LIBRO DE ACTAS DEL CONSEJO DIRECTIVO
Anexos: Formato LR004 LIBRO DE ACTAS DEL CONSEJO DIRECTIVO
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GD-M-02 Ver 1
5. LIBRO DE ACTAS DEL CONSEJO ACADÉMICO
Anexos: Formato LR005 LIBRO DE ACTAS DEL CONSEJO ACADÉMICO
6. LIBRO DE ACTAS DEL CONSEJO DE PADRES
Anexos: Formato LR006 LIBRO DE ACTAS DEL CONSEJO DE PADRES
7. LIBRO DE ACTAS DEL CONSEJO DE ESTUDIANTES
Anexos: Formato LR007 LIBRO DE ACTAS DEL CONSEJO DE ESTUDIANTES
8. LIBRO DE ACTAS DE LAS COMISIONES DE EVALUACIÓN Y

PROMOCIÓN
Anexos: Formato LR008 ACTAS DE LA COMISIÓN DE EVALUACIÓN Y

PROMOCIÓN
9. LIBRO DE INSTITUCIÓN A LA BANDERA (O DE ACTOS

CÍVICOS)
Anexos: Formato LR009 LIBRO DE INSTITUCIÓN A LA BANDERA (O DE

ACTOSCÍVICOS)
10. LIBRO HISTORIAL DE LA INSTITUCIÓN
El diseño del Formato LR010 LIBRO HISTORIAL DE LA INSTITUCIÓN queda

bajo autonomía de la institución.
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11. LIBRO SOBRE OBSERVACIONES DE LOS ALUMNOS (FICHA

OBSERVADOR)
Formato LR011 LIBRO OBSERVADOR DEL ESTUDIANTE
12. LIBRO DE ACTAS DE GRADUACIÓN
Formalizar la graduación de los estudiantes que han culminado satisfactoriamente

sus estudios de acuerdo al Proyecto Educativo Institucional-PEI- y la normatividad
vigente. Este libro permite a las directivas expedir, de ser necesario, futuras actas
requeridas por el egresado para continuar estudios de educación superior o como
requisito para un empleo.
12.2 Descripción
El título académico es el reconocimiento expreso de carácter académico otorgado

a una persona por haber recibido una formación en la educación por niveles y
grados y procesado los saberes definidos por el Proyecto Educativo Institucional-
PEI-. Tal reconocimiento se hará constar en un diploma10.
En desarrollo de lo dispuesto en el Artículo 89 de la Ley 115 de 1994, los títulos y

certificados otorgados en Los Comuneros serán los siguientes:
Certificado de estudios del Bachillerato Básico. Se otorga a los estudiantes de

cada sede/jornada que culminan con éxito el ciclo de educación básica, grado
noveno (9) o el CLEI IV, en las jornadas que atienden a jóvenes y adultos.
10
Ley 115 de 1994. Artículo 88
GESTION DIRECTIVA
GD-M-02 Ver 1
Título de Bachiller Académico: se otorga a los estudiantes que culminen la

educación media en la jornada de la tarde continua, nocturna y de fin de semana
de la sede Los Comuneros, lo mismo que a los estudiantes de la jornada de la
mañana continua en la Sede José Antonio Galán N°1. Obtendrán el título de
Bachiller Académico con profundización en Desarrollo Comunitario, los
estudiantes promovidos en el CLEI VI de la jornada de fin de semana en la sede
José Antonio galán N°111.
Al término del periodo escolar, correspondiente a la finalización del ciclo de

educación Básica Secundaria Media en cada jornada, la institución expedirá un
Acta de Graduación12general que suscribirán el rector y la secretaria académica, la
cual contiene los siguientes datos:
Nombre de la Institución y Resolución de Aprobación de estudios

Fecha y número consecutivo
Nombres y apellidos,según documento de identidad, de las personas que
terminaron satisfactoriamente sus estudios y reciben el certificado o el título
Número del documento de identidad de los graduados
Certificado o Título otorgado con la denominación que le corresponda según la
Resolución de Aprobaciónde Estudios
Firma del rector y secretaria académica.
Después de comprobada la situación legal y académica de cada uno de los

estudiantes y soportada debidamente con evidencias documentales, se procede a
otorgar el Certificado de Bachiller Básico o el título de Bachiller Académico a los
graduandos, según el caso de cada sede/jornada; serelacionan los nombres,
apellidos y documento de identidad. Se expresa el número de estudiantes
11
12
Decreto 180 de 1981 Artículo 4°
GESTION DIRECTIVA
GD-M-02 Ver 1
graduados, señalando el nombre con el que comienza el acta y con quien

finaliza.Este libro debe ir debidamente foliado, empastado, sin tachaduras ni
enmendaduras.
Es responsabilidad dela Secretaria Académica diligenciar las actas que

conformarán este libro. El rector vela por su autenticidad y lo refrenda con su
firma.
12.4 Procedencia
Los datos se obtienen de los resultados académicos o valoraciones delaño lectivo,

obtenidos por los estudiantes de acuerdo a la información recibida mediante acta
de la respectivacomisión de evaluación y promoción delos gradosnoveno y once o
CLEI IV y VI de cada sede/jornada(mañana continua y fin de semana de la sede
José Antonio Galán N° 1, y jornada de la tarde continua, nocturna y fin de semana
de la sede Los Comuneros).
12.5 Frecuencia
Se consignan datos cada que se presente una promoción. Las sedes/jornadas que
ofrecen educación de adultos con base en el Decreto 3011 de 1997, pueden
promocionar,CLEI VI,dos veces al año según su planeamiento, por ser ciclos
lectivos con calendario semestral.
12.6 Metodología
GESTION DIRECTIVA
GD-M-02 Ver 1
La persona que se desempeñe como tal en la coordinación de cada sede/jornada

donde exista grados noveno (9), once (11) o CLEI IV,CLEI VI, según la Planeación
Institucional, verificará el cumplimiento de los requisitos y los acopiará así:
De la respectiva comisión de evaluación y promoción, el acta donde se relacionan

las(os) estudiantes a graduar por haber cursado y aprobado el Plan de Estudios
correspondiente y haber cumplido por lo menos con el 80% de la intensidad
horaria del mismo.
De cada Director de Grupo, la Certificación del Servicio Social Estudiantil. De

acuerdo con el Artículo 97 de la Ley 115 de 1994, Artículo 39 del Decreto 1860 de
1994 y la Resolución Nacional 4210 de 1996, verificado en el libro Servicio Social
Estudiantil FORMATO LR030
Constancia colectiva de que esa promoción cursó y aprobó en su Plan de Estudios

por lo menos cincuenta (50) horas de estudios constitucionales13
Constancia de haber recibido como mínimo cincuenta (50) horas de estudio de

Constitución y Democracia en correspondencia a la Ley 107 de 1994,
Documento de identidad (cédula si es mayor de edad) y
Paz y Salvo con por todo concepto con la institución.
En la secretaría académica deben reposar los certificados de estudio debidamente

elaborados del grado quinto de la básica primaria hasta el grado once (11), que
demuestren que aprobó cada uno de los respectivos grados de acuerdo a la
norma que en su momento definía la promoción.
13
Artículo 1 de la Ley 107 de 1994
GESTION DIRECTIVA
GD-M-02 Ver 1
Una vez las coordinaciones de la sede/jornada remita a la secretaría académica

los soportes que demuestran que el estudiante ha cumplido con todos los
requisitos legales exigidos por el PEI y la ley para ser bachiller de la República de
Colombia en esta institución, se procede a elaborar el acta de graduación y los
diplomas respectivos, los cuales serán leídos en laceremonia que proclama los
bachilleres. Se expedirán en papel de seguridad, con código de barras o con
hologramas, para evitar posibles falsificaciones.
Anexos: Formato LR012 LIBRO DE ACTAS DE GRADUACIÓN

Formato LR012-1 CERTIFICADO DE ACTA DE GRADO
13. LIBRO REGISTRO DE DIPLOMAS
Registrar los títulos que Los Comuneros ha otorgado cada que se presenta una
promoción de bachilleres, dando orden y organización a los diplomas que han sido
expedidos.
13.2 Descripción
El Decreto 921 de 1994, suprimió el registro del título de bachiller en las

secretarías de educación y delegó dicha responsabilidad en las instituciones
educativas por conseguir desde ellas los mismos resultados que se buscaban en
las secretarías de educación, es decir, evitar las falsedades en los diplomas.
GESTION DIRECTIVA
GD-M-02 Ver 1
Por lo tanto se trata de organizar en el Archivo Central de la institución el registro

de los diplomas expedidos en cada una de las sedes/jornadas para optimizar la
expedición de copias de actas y/o diplomas; lo mismo que la expedición de
certificaciones sobre la idoneidad de los documentos presentados y requeridas por
personas, empresas o instituciones.
El formato en donde se registrarán los diplomas deberá diligenciarse para cada

sede/jornada e incluye, los nombres y apellidos completos del graduado, el
número del documento de identidad, la relación del acta y fecha de graduación.
Debe llevar las firmas del rector y secretaria académicadel plantel y las firmas de
los bachilleres que recibieron el diploma.
Las personas que se desempeñen en la rectoría y secretaría académica de la

institución respectivamente.
13.4 Frecuencia
Cada que se presente una promoción de bachilleres en la institución, de acuerdo

al Proyecto Educativo Institucional-PEI-, el planeamiento institucional de cada
sede/jornada y a lo establecido en la legislación vigente.
Metodología
Recibida la documentación en la secretaría académica de parte de los

correspondientes coordinadores, se verifica su autenticidad.
GESTION DIRECTIVA
GD-M-02 Ver 1
Una vez la secretaria académica de la institución haya revisado toda la

documentación de los futuros graduandos y se tenga certeza de cumplir con todos
los requisitos, se procede a organizar el acta de graduación, para luego
registrarlos en el presente libro.
ANEXOS: Formato LR013 LIBRO REGISTRO DE DIPLOMAS
14. LIBRO DUPLICADO y MODIFICACIÓN DE DIPLOMAS
Registrar la expedición de los duplicados de diplomas y sus modificaciones que

sean solicitadospor los exalumnos. Con esto, Los Comuneros garantiza
organización, transparencia y confiabilidad en sus actuaciones relacionadas con el
asunto.
14.2 Descripción
Los Comunerosexpedirá unnuevo ejemplar del diploma en caso de error en la

expedición, cambio formal de nombres o apellidos del titular14, deterioro o daño
irreparable, robo o extravío definitivo.
Cuando sea el caso de error en la elaboración, datos, fechas, nombre, números se

recoge el diploma original el cual se llevará al Archivo Central, no tiene costo
alguno. De la misma manera se procede en caso de deterioro o daño irreparable,
previa solicitud escrita; pero en este caso se aplica la tarifa definida por el Consejo
Directivo.
14
Decreto 180 de 1981, Artículo 22
GESTION DIRECTIVA
GD-M-02 Ver 1
En los eventos de cambio de nombres o apellidos del titular, éste deberá presentar
la copia de la escritura pública, acta notarial o sentencia judicial, que recoja o
autorice el cambio correspondiente.15
Si se trata pérdida noes necesario que el interesado presente denuncio, pues se

presume subuena fe, tal como se expresa en la Constitución Nacional16.
Los Comunerosprocede a asentar un nuevo registro, según seael caso y a anotar

la constancia de registro en el libro Duplicado de Diplomas, Formato LR014. El
diploma así expedido deberá llevar una leyendavisible que diga DUPLICADO, la
fecha de expedición y el número de la resoluciónrectoral. Según el caso se deja el
diploma original en el Archivo Central y para los costos se aplica la tarifa definida
por el Consejo Directivo.
Cuando las firmas no están registradas en notaría (porque el rector ya no está en

la institución), cuando la institución haya cambiado su denominación o haya sido
clausurada la sede/jornada de origen, en el reverso del diploma se deben incluir
los siguientes datos:
1. Todo el encabezado actual de la parte legal de la institución.
2. Certifica que: el diploma y/o acta al anverso de esta certificación es auténtico y

está firmado por quienes en su época eran el rector (a) y secretario (a).
Este diploma corresponde a ………… Identificado con cédula de ciudadanía………
Firmas, cédula y sellos de los actuales rector y secretara.
15
16
Ley 906 de 2005. Ley anti trámite
GESTION DIRECTIVA
GD-M-02 Ver 1
3. Luego ir a la notaria para autenticar las firmas
Todo el proceso anterior deberá ir acompañado de una Resolución Rectoral, que

formalice lo actuado.
El rector y la secretara de Los Comuneros.
14.4 Frecuencia
Cada que se presente una solicitud por parte del interesado. Se analiza la
situación y se procede en conformidad.
14.5 Metodología
En el reverso del radicado que se entrega al interesado va una lista de chequeo

con los requisitos del trámite para cada caso;comenzandocon la carta en donde
solicita el duplicado explicando las razones por las cuales lo requiere.
El diploma se realiza como si se estuviera graduando al estudiante en la fecha

actual y en un lugar visible debe llevar la palabra DUPLICADO con el número y la
fecha de la Resolución Rectoral que expiden para estos efectos.
El libro debe ir foliado y numerado por persona. También debe llevar la

información del estudiante, documento de identidad y firmas. Se deja espacio para
las observaciones, en el cual especifican la razón por la cual solicitaron el
duplicado.
GESTION DIRECTIVA
GD-M-02 Ver 1
Esta información de registro es la que debe llevar el diploma. Por ejemplo: si es el

primer estudiante que se va a registrar en este libro entonces en el diploma se
dirá: libro 01 folio 01 numeral 01, y así sucesivamente.
Este certificado de acta de grado debe llevar elconsecutivo de los certificados que
expiden hasta el momento, con losnombres y apellidos como aparecen en el
documento de identidad,documento de identidad actual, título obtenido, el registro,
el libro, folio ynumeral en que quedó registrado en el acta de grado del respectivo
año.
El valor será el autorizado, en la resolución de tarifas y costos educativos y que

adopte el Consejo Directivo. La institución tendrá 10 días hábiles para esta
diligencia.
ANEXOS: Formato LR014 LIBRO DUPLICADO DE DIPLOMAS
15. RECONOCIMIENTO DE SABERES (Decreto 3011 de 1997)
Aplicar esta herramienta a jóvenes y adultos que por diversos motivos17 carezcan
de antecedentes académicos, con el fin de ubicarlos en un CLEI determinado,
reconocerles los conocimientos y saberesadquiridos en la vida, para que puedan
iniciar o continuar sus estudios.
15.2 Descripción
17
En particular a las personas que solicitan el ingreso y declaran su condición de desplazamiento forzado
GESTION DIRECTIVA
GD-M-02 Ver 1
El reconocimiento de saberes es un instrumento que beneficia a las personas que

por múltiples y diversas razones fueron excluidas del sistema educativo, pero han
avanzado en su construcción de conocimientos de manera autodidacta, o han
perdido por alguna razón las certificaciones correspondientes y su forma de
adquirirlo de nuevo, o que acreditan su condición especial de desplazamiento
forzado. Razones que generalmente tienen que ver con factores que les ponen en
condición de vulnerabilidad y opresión.18
Consiste en hacer una valoración por parte de la comisión de evaluación y

promoción, a una persona o a un grupo de ellas para, de acuerdo a los resultados
obtenidos, la persona se ubica en un CLEI correspondiente para acceder al
sistema y continuar sus estudios. Este procedimiento solo se hace por una vez al
comienzo de cada periodo lectivo.
Son autorizadas por el rector mediante acto administrativo. Será cada comisión de
evaluación y promoción la encargada del proceso, el cual finaliza con un acta de la
respectiva comisión.
15.4 Procedencia
Una vez terminado el proceso del reconocimiento de saberes la comisión de

evaluación y promoción levanta acta con el resultado y la pasa a la secretaría
académica para que realice los respectivos registros.
15.5 Frecuencia
18
Decreto 3011 Artículo 36
GESTION DIRECTIVA
GD-M-02 Ver 1
En el momento en que sea solicitado, una vez por periodo lectivo.
15.6 Metodología
La persona que se encuentre en la situación merecedora de este procedimiento, al

momento de la asentar la matrícula hace solicitud escrita a la rectoría poniendo en
el formato de comunicación interna como Asunto: Solicitud de reconocimiento
de saberes.
Una vez iniciadoel periodo lectivo la secretaria académica remitirá a la

coordinación de la sede/jornada una relación de las personas que han hecho la
solicitud de reconocimiento de saberes. La persona que desempeñe esa
coordinación hará la solicitud de autorización a la rectoría y programará con los
educadores integrantes de la comisión de evaluación y promoción respectiva, las
fechas y actividades pertinentes. El educador es autónomo en el diseño de las
pruebas. Se pueden utilizar talleres, cuestionarios, consultas, trabajos,
conversatorios, lecturas, exposiciones, entre otras actividades pedagógicas.
Desde la rectoría se expide el acto administrativo autorizando el desarrollo del

procedimiento en fecha y hora definida, asignando las responsabilidades
pertinentes a educadores y coordinador(a).
Se utilizará un formato que contendrá los siguientes datos: nombre del estudiante,
documento de identidad, fecha de ingreso a la institución, CLEI(s) reconocido(s) y
los resultados en las diferentes áreas, luego la firma respectiva del educador o de
los educadoresintegrantes de la respectiva comisión de evaluación y promoción.
Anexo: Formato LR015 RECONOCIMIENTO DE SABERES
GESTION DIRECTIVA
GD-M-02 Ver 1
16. LIBROS CONTABLES: LIBRO DIARIO MAYOR Y LIBROAUXILIAR MENOR.
Por ser de relevancia mayor por las implicaciones que puedan presentarse al no
diligenciarse como es debido, se remite solo la parte legal para que sean
consultados de manera especial por los respectivos ordenadores del
gasto:Artículo 11 del Decreto 1857 de 1994, Decreto 992 de 2002, Decreto 4791
de diciembre 19 de 2008, Resolución 354 de 2007 de la Contaduría General de la
Nación.
2 CAPÍTULO II: REGISTROS REGLAMENTARIOS

REGISTROS – RG-
Formato RGRE001 Registro escolar
Formato RGE002 Certificado de estudios
Formato RGE002-1 Registro de certificados de estudio expedidos
Formato RGDC003 Diario de campo de los docentes
(Sin formato)
Formato RGAE004 Registros de asistencia de los estudiantes.
(Sin formato)
Formato RGRR005-1 Registro de refuerzos
Formato RGRR005-2 Registro de recuperaciones
Formato RGRP006 Registro asamblea de padres de familia.
Formato RGRP006-1 Registro de asistencia a reuniones de los
padres de familia.
Formato RGFP007 Registro de actividades de formación de
Formato RGFP007-1 padres
Registro de asistencia a escuela de padres
Formato RGED008 Registro de evaluación de docentes
(el formato se encuentra en la
página web del MEN)
GESTION DIRECTIVA
GD-M-02 Ver 1
Formato RGIS009 Registro de proyectos de investigación y/o

docentes
Formato RGIE010 Registro de proyectos de investigación y/o
deestudiantes.
Formato RGCD011 Registro de capacitación de docentes.
Formato RGSS012 Registro del servicio social del estudiante
Formato RGPE013 Registro histórico de elección de personeros
Estudiantiles
Formato RGSE014 Registro de seguimiento a egresados
Formato RGPI015 Registro de ausencias del personal (docente y
administrativo)
Formato RGQR016 Registro de quejas y reclamos
Formato RGBE017 (SIN formato) Informe de evaluación de los alumnos (boletín
escolar periódico)
Formato RGEA018 (SIN formato) Evaluación y Autoevaluación
Formato RGSP019 Registro de salidas pedagógicas.
Formato RGPM020-1 Plan de Mejoramiento,
Formato RGPM020-2 Plan Operativo Anual
Formato RGPM020-3 Seguimiento a los planes de mejoramiento.
Formato RGDT021 Directorio Telefónico de Padres o Acudientes
Formato RGE022 Excusas o justificaciones por inasistencia
Formato RGAR023 Control acceso a Restaurante Escolar
ANEXOS: Formatos RGCE002: CERTIFICADO DE ESTUDIOS
GESTION DIRECTIVA
GD-M-02 Ver 1
Formato RGCE002-1: REGISTRO DE CERTIFICADOS DE ESTUDIOS

EXPEDIDOS
3. DIARIO DE CAMPO DE LOS DOCENTES
El diseño del Formato RGDC003: DIARIO DE CAMPO DE LOS DOCENTES se

deja al criterio de la institución
5. REGISTRO DE ASISTENCIA DE LOS ESTUDIANTES

Anexo: Formato RG005 REGISTRO DE ASISTENCIA DE LOS ESTUDIANTES
6. REGISTRO DE REFUERZOS Y RECUPERACIONES

ANEXO: Formato RG006 REGISTRO DE REFUERZOS
7. REGISTRO ASAMBLEAS GENERALES DE PADRES DE FAMILIA.

Anexos: Formato RGRP007-1 REGISTRO DE ASAMBLEA DE PADRES DE
FAMILIA
Formato RGRP007-2 REGISTRO DE ASISTENCIA A ASAMBLEAS DE
PADRES DE FAMILIA
8. REGISTRO DE ACTIVIDADES DE FORMACIÓN DE PADRES (LA ESCUELA

DE PADRES)
Anexo: Formato RGFP008-1: REGISTRO DE ACTIVIDADES DE FORMACIÓN

DE PADRES (ESCUELA DE PADRES)
Formato RGFP008-2: REGISTRO ASISTENCIA A ESCUELA DE PADRES
9. REGISTRO DE EVALUACIÓN DE DESEMPEÑO DE DOCENTES

(Decreto 1278 de 2002)
GESTION DIRECTIVA
GD-M-02 Ver 1
El formato RGED009 EVALUACIÓN DE DESEMPEÑO DE DOCENTES se

obtiene en la página web del MEN: www.mineducacion.gov.co
10. REGISTRO DE PROYECTOS DE INVESTIGACIÓN DE DOCENTES Y/O

SISTEMATIZACION DE EXPERIENCIAS SIGNIFICATIVAS
Formato RGIS010: REGISTRO DE PROYECTOS DE INVESTIGACIÓN Y
SISTEMATIZACIÓN DE EXPERIENCIAS SIGNIFICATIVAS DE DOCENTES
11. REGISTRO DE PROYECTOS DE INVESTIGACIÓN Y/O SISTEMATIZACION

DE EXPERIENCIAS SIGNIFICATIVAS DE ESTUDIANTES.
ANEXOS: Formato RGIS011 REGISTRO DE PROYECTOS DE INVESTIGACIÓN
YSISTEMATIZACIÓN DE EXPERIENCIAS SIGNIFICATIVAS DE ESTUDIANTES.
12. REGISTRO DE CAPACITACIONES Y ACTUALIZACIONES DE DOCENTES,

DIRECTIVOS Y DEMAS PERSONAL DE LA INSTITUCIÓN.
Anexos: Formato RGCD012 REGISTRO DE CAPACITACIONES DE
DOCENTES
13. REGISTRO DEL SERVICIO SOCIAL DEL ESTUDIANTE

Anexos: formato RGSS013 REGISTRO SERVICIO SOCIAL DEL ESTUDIANTE
14. REGISTRO DE ELECCIÓN DE PERSONERO

Anexo: Formato RGEP014 REGISTRO DE ELECCIÓN DEL PERSONERO
ESTUDIANTIL
15. REGISTRO DE SEGUIMIENTO A EGRESADOS

Formato RGSE015 REGISTRO DE SEGUIMIENTO A EGRESADOS
GESTION DIRECTIVA
GD-M-02 Ver 1
16. REGISTRO DE AUSENCIAS DEL PERSONAL (DOCENTE Y

ADMINISTRATIVO)
Anexo: RGPI016 REGISTRO DE AUSENCIAS DEL PERSONAL
17. QUEJAS Y RECLAMOS

Anexo: formato RGQR017 REGISTROS DE QUEJAS Y RECLAMOS
18. INFORME DE LOS RESULTADOS DE LA EVALUACIÓN DE LOS

ESTUDIANTES (BOLETÍN ESCOLAR PERIÓDICO)
Anexo: formato RGBE018 INFORME DE EVALUACIÓN DE LOS ALUMNOS
(BOLETÍN ESCOALR)
19. REGISTRO DE EVALUACIÓN Y AUTOEVALUACIÓN INSTITUCIONAL

El diseño del formato RGEA019 REGISTRO DE EVALUACIÓN Y
AUTOEVALUACIÓN INSTITUCIONAL se deja a criterio de la institución
20. REGISTRO DE SALIDAS PEDAGÓGICAS.

ANEXOS: Formato RGSP20 REGISTRO DE SALIDAS PEDAGÓGICAS
21. PLAN DE MEJORAMIENTO

21.1 RGPM0-021-1: FORMATO PLAN DE MEJORAMIENTO
Anexo: Formatos: RGPM0-021-1 PLAN DE MEJORAMIENTO
21.2 Formato RGPM001-2: FORMATO PLAN OPERATIVO

Anexo: Formato RGPM021-3 SEGUIMIENTO AL PLAN DE MEJORAMIENTO
2. CORRESPONDENCIA
GESTION DIRECTIVA
GD-M-02 Ver 1
2.1. RECIBO DE CORRESPONDENCIA

2.1.1. RADICAR LA CORRESPONDENCIA
2.1.2. RECIBO DE FACTURAS O DOCUMENTOS EQUIVALENTE A FACTURA
2.2. CLASIFICACIÓN, Y DISTRIBUCIÓN
2.2.1. CORRESPONDENCIA INSTITUCIONAL
2.2.2. FACTURAS DE COMPRA
2.2.3. REVISTAS Y PUBLICACIONES
2.2.4. CORRESPONDENCIA PERSONAL
3. ELABORACIÓN Y DESPACHO DE CORRESPONDENCIA
3.1. GENERALIDADES
3.2. CORRESPONDENCIA Y DOCUMENTOS GENERADOS
3.2.1. CORRESPONDENCIA INTERNA
NOMENCLATURA PROCESO
NOMENCLATURA SEDE
3.2.2. CORRESPONDENCIA EXTERNA

3.3. DOCUMENTACIÓN SOMETIDA AL PROCESO DE DIGITALIZACION
4. NORMASTECNICAS PARA EL ALMACENAMIENTO DE LA INFORMACION
EN MEDIOS MAGNETICOS
4.2. DISPOSICIONES GENERALES
4.3. AREAS DE DEPÓSITO O DE ALMACENAMIENTO DE DOCUMENTOS
4.4. UNIDADES DE CONSERVACION
4.5. CONDICIONES AMBIENTALES Y TECNICAS DE CONSERVACION
MEDIOS MAGNETICOS
5. CARTA ORGANIZACIONAL
5.1. JERARQUIZACIÓN DOCUMENTAL
6. NORMATIVIDAD ARCHIVÍSTICA Y DOCUMENTAL
6.1. GENERALIDADES
6.2. NORMAS DOCUMENTALES VIGENTES DE APLICABILIDAD
GESTION DIRECTIVA
GD-M-02 Ver 1
7. SELECCIÓN, CONSERVACIÓN Y DESCARTE DE DOCUMENTOS

7.1. QUÉ SE DEBE CONSERVAR
7.2. POLÍTICAS
7.3. DOCUMENTACION QUE SE PUEDE DESTRUIR SIN DIGITALIZAR

Manual para El Manejo de Libros Y Registros Reglamentarios Y Procedimientos para Archivo Y Correspondencia

Caricato da

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Manual para El Manejo de Libros Y Registros Reglamentarios Y Procedimientos para Archivo Y Correspondencia

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MANUAL PARA EL MANEJO DE LIBROS Y REGISTROS REGLAMENTARIOS Y

PROCEDIMIENTOS PARA ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA

MANUAL PARA EL MANEJO DE LIBROS Y REGISTROS REGLAMENTARIOS Y

SISTEMA INTERNO DE COMUNICACIÓN

1.1. INTRODUCCIÓN Y OBJETIVOS

El presente manual contiene las normas y procedimientos para el recibo,

Es propósito de la Institución educativa Los Comuneros brindar los

Esta orientación se plasmará en un acuerdo del Consejo Directivo de obligatorio

a) Mejorar y normar el recibo, generación, elaboración, tramitación, conservación y

b) Acelerar el trámite y controlar la atención prestada a cada correspondencia y

c) Dotar a directivas, empleados, auditores internos y entidades externas de una

d) Agrupar los documentos que traten asuntos homogéneos (serie documental) a

e) Centralizar y delimitar la responsabilidad en el manejo y consulta de los

f) Simplificar el papeleo, evitar la duplicidad y conservación de documentos

h) Organizar los procedimientos, métodos, elementos y materiales para el manejo

i) Capacitar y responsabilizar al personal encargado de la tramitación y manejo de

La aplicación de estas normas garantiza el mejor cumplimiento de las labores dela

Es primordial el reconocimiento de la importancia que tienen estas normas y las

Educativa Los Comuneros en cada una de sus componentes: Sede primero de

1.2. NORMAS GENERALES

Además de la conservación y custodia de cada uno de los documentos

Desde el Proceso de Gestión Estratégica y elComponente Sistema de

En el Archivo Central debe reposar un ejemplar de cada documento; aquel que

La documentación generada a partir del primero de enero 2013, en la Sede Los

Siendo la documentación y el archivo el sistema de conservación de este recurso,

demás personas ajenas, cualquier hecho reservado en el desempeño de sus

Cada una de las sedes, jornadas y Gestiones de Los Comuneros, llevará su

Cada una de ellas conservará los documentos correspondientes al último año

Si se requiere usar estantería, cada conjunto de documentos estará debidamente

La oficina o dependencia de origen llevará el control del archivo remitido al Archivo

controlar el préstamo de documentos a través de la planilla (“Control Préstamo

No se debe suministrar información a personas ajenas a la institución, o que

ORGANIZACIÓN Y FUNCIONAMIENTO DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN

ÓRGANOS DE DIRECCIÓN, COORDINACIÓN Y OPERAIÓN

Comité de Archivo. Grupo asesor de la alta dirección, responsable de definir las

Coordinación de Archivo y Correspondencia. Es la unidad responsable de la

Unidades Administrativas y Oficinas productoras. El respectivo funcionario de

Las oficinas productoras de documentos, serán responsables del manejo directo y

para garantizar la integridad, autenticidad, veracidad, oportunidad y fidelidad de la

BENEFICIARIOS, BENEFICIO Y REDES

Beneficiario. Toda persona natural o jurídica que demanda un trámite

Consulta. Es el acceso a los documentos por parte de los beneficiarios.

Normas para la consulta:

a) Los beneficiarios pueden consultar los documentos que reposan en los

Normas para el préstamo:

a) Los documentos que se presten al interior de la organización tienen un plazo de

Servicios de reprografía.Reprografía de los documentos hace referencia a los

Servicio de capacitación: Es la formación archivística que se brinda a los

Puede ser programada por el Archivo Central o a petición de los funcionarios. La

El servicio se presta de manera continua en horarios laborales. Para lo cual cada

LIBROS Y REGISTROS REGLAMENTARIOS

Son los soportes escritos a diligenciar por la INSTITCUIÓN EDUCATIVA LOS

15 de noviembre de 1951 y se han venido ajustando, modificando y creando en

Los libros y registros reglamentarios soportan las actuaciones administrativas y

Los libros y registros reglamentarios se pueden inscribir en el

La Norma ISO define registro como un documento que proporciona resultados

Archivo: Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte

Archivo público: Conjunto de documentos pertenecientes a entidades oficiales y

Documento de archivo: Registro de información producida o recibida por una

Los sistemas de información

Estamos en el mundo de la virtualidad, es así como se debe aprovechar las

Aspectos generales para la administración de libros y

Por la trascendencia del Proyecto Educativo Institucional, se presenta la siguiente