GUÍA DE HABILITACIÓN ANTE LA DIAN

1. OBJETIVO:
Servir de herramienta para que los facturadores electrónicos voluntarios y/o seleccionados por
la DIAN puedan ingresar a los módulos del aplicativo de acuerdo al trámite o consulta que
deseen realizar.

2. ALCANCE:
A través de la presente cartilla, el facturador electrónico podrá reconocer y aplicar las
funcionalidades básicas del servicio informático de factura electrónica como ingreso, registro,
administración de software, rangos de prueba para habilitación, y consultas en el catálogo de
participantes, entre otras.

3. MARCO LEGAL Y REGLAMENTARIO

Ver micro sitio URL http://www.dian.gov.co/contenidos/otros/fac_electronica.html

4. DESARROLLO DEL TEMA

La Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) comprometida con el servicio,

control y facilitación de los diferentes procesos adelantados por los agentes económicos, pone
a disposición de la ciudadanía, el nuevo Servicio Informático de Factura Electrónica, con el cual
brinda los diferentes mecanismos para la interacción con el nuevo modelo de facturación
electrónica, regulado por el Decreto 2242 de 2015.

¿Qué es la Factura Electrónica??

Es, ante todo, una factura. Esto significa que tiene los mismos efectos legales que una
factura en papel, se expide y recibe en formato electrónico. En otras palabras, es un documento

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 que soporta transacciones de venta bienes y/o servicios y que operativamente tiene lugar a
través de sistemas computacionales y/o soluciones informáticas permitiendo el cumplimiento
de las características y condiciones en relación con la expedición, recibo, rechazo y
conservación.

Características de la Factura Electrónica

 Utiliza el formato electrónico de generación XML estándar establecido por la DIAN.

 Lleva la numeración consecutiva autorizada por la DIAN.
 Cumple los requisitos del 617 ET y discrimina el impuesto al consumo cuando es el caso.
 Incluye la firma digital o electrónica para garantizar autenticidad e integridad y no repudio
de la factura electrónica, de acuerdo con la política de firma adoptada por la DIAN.
 Incluye el Código Único de Factura Electrónica CUFE.

¿Cómo se Puede Generar una Factura Electrónica?

Esto puede suceder a través de dos caminos diferentes:

 A través de una solución de facturación electrónica dispuesta por el responsable de

facturar.

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 Por medio de los servicios de un proveedor tecnológico, de acuerdo con la Normatividad
relacionada: Decreto 2242 de 2015, compilado por el Decreto 1625 de 2016.

Modelo de Operación de Factura Electrónica

Actores de la Factura Electrónica

 Facturador Electrónico: Es la persona natural o jurídica que según el Estatuto Tributario

tiene la obligación de facturar y es seleccionada por la DIAN para expedir factura electrónica, la
persona natural o jurídica que de acuerdo con el Estatuto Tributario se encuentra obligada a
facturar, que no ha sido seleccionada por la DIAN y opte voluntariamente por expedir factura
electrónica, o la persona natural o jurídica que sin tener esta obligación tributaria, opte
voluntariamente por expedir factura electrónica.

 Adquirente: Persona natural o jurídica que adquiere bienes y/o servicios y debe exigir
factura o documento equivalente y, que tratándose de la factura electrónica, la recibe, rechaza,

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cuando sea del caso, y conserva para su posterior exhibición, en las condiciones que se
establecen en el Decreto 1625-2016 Art. 1.6.14.1.10 que compiló el Decreto 2242 de 2015.

 Proveedor Tecnológico: Es la persona natural o jurídica que podrá prestar a los obligados a
facturar electrónicamente y/o a los adquirentes que opten por recibir la factura en formato
electrónico de generación, cuando unos u otros así lo autoricen, los servicios inherentes a la
expedición de la factura electrónica, incluida la entrega del ejemplar a la DIAN como se indica
en el Artículo 7 del Decreto 1625-2016 Art. 1.6.14.1.10 que compiló el Decreto 2242 de 2015,
así como los servicios relacionados con su recibo, rechazo y conservación; i.e. los servicios de
infraestructura y de plataforma sobre los cuales operan los sistemas de software desarrollados
para cumplir lo previsto en la legislación y en la reglamentación de la Factura Electrónica. El
proveedor tecnológico deberá surtir el proceso de autorización por parte de la DIAN previsto en
el Artículo 12 del Decreto 1625-2016 Art. 1.6.14.1.10 que compiló el Decreto 2242 de 2015.

¿Quiénes facturan electrónicamente?

De un lado están los obligados a facturar seleccionados por la DIAN -mediante resolución
de carácter general-; por otro, están quienes voluntariamente decidan adoptar el modelo.

Tenga en cuenta:
El parágrafo transitorio segundo de la Ley 1819 de 2016, establece que los obligados a
declarar y pagar IVA y el impuesto al consumo deberán expedir factura electrónica a partir
del 1 de enero del año 2019.

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 Plazos para Facturar Electrónicamente

Para quienes seleccione la DIAN:

Las resoluciones expedidas por la DIAN por medio de las cuales se seleccionan los obligados
a facturar electrónicamente establecen una fecha a partir de la cual se debe facturar, la cual no
podrá ser inferior a tres (3) meses, después de su publicación en el Diario oficial. Lo anterior, sin
perjuicio del plazo adicional de tres (3) meses que otorga el artículo 684-2 del Estatuto
Tributario para que la DIAN pueda hacer exigible la facturación electrónica. En conclusión, un
facturador seleccionado por la DIAN para facturar electrónicamente, como mínimo cuenta con
6 meses para iniciar Normatividad relacionada (Artículo 1.6.1.4.1.10 del Decreto 1625 de 2016).

Para quienes opten voluntariamente por habilitarse para facturar electrónicamente:

Luego de manifestar su interés de facturar electrónicamente, ingresando al Sistema Muisca

de la DIAN emitirá resolución de habilitación indicando la fecha a partir de la cual está obligado
a facturar electrónicamente. Desde esta fecha el habilitado a facturar electrónicamente es
obligado a facturar por este medio; sin embargo, la DIAN no podrá hacer exigible este sistema
de control hasta pasado tres meses de la fecha de obligatoriedad. Normatividad relacionada
(Artículo 684-2 de Estatuto Tributario)

Documentos que Pueden Ser Emitidos Electrónicamente

Los documentos que pueden ser emitidos electrónicamente, relacionados con la facturación
son:
 Facturas  Notas Debito
 Notas Crédito  Acuse de Recibo

Normatividad relacionada (Decreto 2242 de 2015, compilado Decreto 1625 de 2016)

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 Beneficios y Ventajas
Los siguientes son algunos de beneficios que podrán tener quienes facturan electrónicamente:
 Eliminación de riesgo de pérdida de documentos físicos
 Eficiente gestión documental
 Cuidado y protección del medio ambiente
 Consulta en línea.
 Facilidad en las transacciones
 Mejora la trazabilidad y seguridad de operaciones
 Mejora la gestión de cobro
 Ahorro en costos de impresión, despacho, y almacenamiento.
 Procesos administrativos más rápidos y eficientes. Integración de procesos misionales,
logísticos, contables, financieros y administrativos.
 Mejora la relación cliente/Proveedor.

Requisitos

Los interesados en participar en el Modelo de Factura Electrónica previsto por la DIAN deben
pertenecer a uno de estos grupos:

 Las personas naturales o jurídicas seleccionadas por la DIAN para expedir factura
electrónica o decidan acogerse de forma voluntaria.

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 Personas que, no siendo obligadas a facturar, opten por expedir factura electrónica.

En cualquiera de los casos, las personas naturales o jurídicas deberán surtir procedimiento
habilitación previsto en el artículo 1.6.1.4.1.10 del Decreto 1625 de 2016.

GUIA PARA LA HABILITACION COMO FACTURADOR ELECTRÓNICO

Para acceder al servicio informático de Factura electrónica se ingresa a través del portal de la
DIAN así: coloque la siguiente dirección en su navegador:

https://www.dian.gov.co/

Y posteriormente haga clic en el enlace llamado Portal Transaccional/Usuarios Registrados

para acceder a Muisca que es el portal usado para acceder a los servicios informáticos
electrónicos ofrecidos por la DIAN.

https://muisca.dian.gov.co/WebArquitectura/DefLogin.faces

En el evento de que no tenga su cuenta habilitada, ingrese al siguiente enlace para acceder a la
página que le presenta el procedimiento a seguir:

https://muisca.dian.gov.co/WebArquitectura/DefNuevosUsuarios.faces

Si tiene su cuenta habilitada, para iniciar sesión, digite el número de documento de la

organización, tipo de documento del usuario, número de documento del usuario y contraseña,
luego dé clic en Ingresar.

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IMPORTANTE: Si no es un usuario registrado deberá realizar el procedimiento para crear el
mismo.
Una vez haya seguido las indicaciones, habrá ingresado a los Servicios Informáticos Electrónicos
de la DIAN, dentro de este menú encontrará la opción de Factura Electrónica:

1. REGISTRARSE COMO FACTURADOR ELECTRÓNICO

A través de esta opción se indican los pasos a seguir para que el facturador electrónico
(obligado o voluntario) surta el proceso de habilitación, y se describen las funcionalidades
disponibles en el servicio informático de factura electrónica.

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A continuación se presentan en detalle cada una de ellas:
1.1 Registro como facturador electrónico:

La opción Registro como Facturador Electrónico permite al Facturador obligado o voluntario

registrarse en el servicio informático de Factura Electrónica.
Ingresar al portal de la DIAN-Muisca y seleccionar la opción Factura Electrónica, ingresar al
submenú 1. Registro como Facturador Electrónico:

Al dar clic en la opción Registro como Facturador Electrónico el sistema deberá presentar la
siguiente interfaz para realizar el registro del facturador, donde aparecerán los datos de
identificación de acuerdo con la información registrada en el RUT, en esta página se presentará
el NIT del facturador, la razón social del mismo, el tipo de facturador electrónico y un correo
electrónico como canal de comunicación con la DIAN. En caso que la información presentada no
sea consistente, comuníquese con la Entidad para realizar la corrección.

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 Si la información corresponde a la información del facturador, proceda a dar clic en “Guardar”
para realizar el registro del facturador. Se presentará un mensaje de confirmación por parte del
sistema, el cual es el que se presenta a continuación:

Mensaje de confirmación para registro de facturador electrónico Obligado:

Mensaje de confirmación para registro de facturador electrónico voluntario:

Si el usuario no acepta el envío de comunicados al correo electrónico registrado en RUT, se

presenta el siguiente mensaje de advertencia:

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Si el usuario acepta el envío de comunicados al correo electrónico registrado en RUT, se
presenta un mensaje informativo de operación exitosa, y le indica en éste la acción a seguir
dependiendo de si va a facturar directamente o a través de un Proveedor tecnológico:

Si el usuario realiza una operación equivocada, recibe un mensaje de error:

“Usted ya ejecutó esta tarea o aún no ha realizado los pasos previos para tener acceso a ella.”

NOTA: En caso de presentar información errónea, se deberá comunicar con la DIAN para
rectificar la información registrada en la plataforma de la Entidad.

1.2 Consulta como facturador electrónico:

La opción Consultar registro como Facturador Electrónico permite al Facturador Electrónico

ver la información que tiene registrada.

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2. ASOCIAR AL PROVEEDOR TECNOLOGICO

Esta opción permite a un Facturador Electrónico Asociar el software de un proveedor

tecnológico que se encuentre en estado Activo para ser utilizado en la Facturación Electrónica;
debe seleccionar el software a través del cual facturará electrónicamente sus operaciones y
posteriormente dar clic en el botón “Agregar” y “Guardar”.
Para realizar la asociación del proveedor tecnológico, ingrese a la opción “Factura Electrónica
– 03. Asociar Proveedor o software para Facturador Electrónico”. Una vez en la opción se
mostrará una interfaz como la que se presenta a continuación:

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Seguidamente observará la siguiente interfaz:

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 Identifique el campo “Proveedor Tecnológico”, y dé clic sobre el mismo; se deberá desplegar
una lista con los proveedores tecnológicos autorizados por la DIAN, y allí, realice la selección del
proveedor tecnológico “Comercio Electrónico En Internet S.A. Cenet S.A.”. Posteriormente, dé
clic en el campo “Software” y escoja la opción “misfacturas.com.co”, y dé clic en “Agregar”.
Finalmente, verifique que el registro del proveedor y software seleccionado se evidencien en la
tabla ubicada en la parte inferior. Si la información corresponde, dé clic en “Guardar” para
finalizar el proceso.
Los campos con asterisco son de obligatorio diligenciamiento.

Si el facturador electrónico es Voluntario el mensaje es el siguiente:

Si es un facturador electrónico voluntario desde este momento empezarán a contar los

términos para que la DIAN, mediante Resolución, lo habilite para actuar como Facturador
Electrónico Voluntario, en la cual le indicará la fecha en que debe empezar a facturar
electrónicamente sus operaciones.

Si es un facturador electrónico Seleccionado por la DIAN a través de Resolución, con ejecutar

la acción de asociar software quedará Habilitado, situación que le será comunicada con este
mensaje:

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 Después de realizar estos pasos la DIAN internamente procederá a:

1. Emitir la resolución de facturación electrónica para su empresa.

2. Actualizar el RUT con la responsabilidad 37–Facturador Electrónico Obligado ó
38–Facturador Electrónico Voluntario.

“ TODOS LOS CONTRIBUYENTES RESPONSABLES DE IVA E IMPOCONSUMO QUE

ESTÉN INTERESADOS EN INICIAR SU PROCESO DE IMPLEMENTACIÓN DE FACTURA
ELECTRONICA ANTES DEL 1 DE ENERO DE 2019, PODRAN SOLICITAR
ANTICIPADAMENTE LA ACTUALIZACIÓN DE SU RUT A LA DIAN A TRAVÉS DEL
BUZÓN DE CORREO ELECTRONICO: sd_fistrib_facturaelectronica@dian.gov.co. EL
TRÁMITE SE REALIZARÁ EN UN TÉRMINO DE OCHO (8) DÍAS HÁBILES.” Ver Anexo
de la Pagina Nro. 18.

3. SOLICITUD DE RANGO DE NUMERACIÓN

Cuando aparece la nueva responsabilidad en el RUT, el facturador electrónico deberá solicitar

los rangos de autorización de numeración de facturación, previendo el cumplimiento de lo
dispuesto en la Resolución 0055-2016 y los rangos de contingencia que requiera. Para esto
ingrese a la opción Numeración de Facturación, submenú Solicitar Numeración de Facturación

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 Realice la solicitud de numeración de facturación indicando prefijo y rangos según los
requerimientos de su empresa, en el tipo de facturación seleccione Electrónica:

Al hacer clic sobre el botón de “Autorizar Rangos” nos mostrará la siguiente ventana donde
debemos verificar los datos que aparecen de manera predeterminada

Se deben verificar los datos de la cuenta bancaria asociada.

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 Los prefijos de numeración de facturación serán de máximo cuatro (4) caracteres de tipo
alfabético, numérico o alfanumérico.

Luego se debe asociar los prefijos y para esto diligenciamos los siguientes campos tal como se
muestra en la siguiente ventana:

 Prefijo: Se asigna el prefijo de su preferencia para la facturación siempre y cuando sea

diferente al que se manejaba en la facturación por computador.
 Rango Desde – Hasta: Se indica el número de Rango desde – Rango hasta que considere
necesario. Cabe destacar que igual la Dian es el ente encargado de autorizar este rango de
numeración.
 Tipo de Facturación: Se debe seleccionar la opción llamada “Electrónica”
 Establecimiento: Seleccionamos la dirección de nuestra empresa.
NOTA: Si el Facturador Electrónico no requiere tener prefijos, es necesario tener en cuenta lo
regulado por la DIAN respecto a este tema, se debe seleccionar la opción:

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Una vez diligenciado los campos hacemos clic sobre el botón llamado “Agregar” y se nos
desplegara una ventana tal como lo muestra la siguiente imagen:

Allí podemos ejercer dos acciones:

1. Ver el documento donde se especifican los rangos de numeración
2. Al aceptar debemos firmar dicho documento, para lo cual la Dian nos enviara de manera
electrónica al correo un mensaje con la generación de un código electrónico que debemos
confirmar tal como se visualiza en la siguiente imagen:

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 Una vez firmado el documento procedemos a seleccionar el rango correspondiente al
monto total de los activos fijos patrimoniales. Según la ley 590 de 2000 Artículo 2

Seguidamente al hacer clic sobre el botón llamado “Definitivo” la aplicación nos solicitar firmar
el documento

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Finalmente realizado estos pasos visualizaremos una pantalla en la cual debemos seleccionar el
prefijo asociado anteriormente y guardamos la selección.

Una vez obtenga la resolución de numeración de facturación electrónica su empresa estará

lista para facturar.

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INFORMACIÓN DE INTERÉS

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