Digitalización con Valor Legal (Micrograbación) ONP

Héctor Saravia
Visión Estratégica

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 Digitalización con Valor Legal - Agenda

I. MICROFORMAS - DEFINICIONES
II. MICROFORMAS - PROCESO
III. CASO OFICINA NACIONAL DE PENSIONES - ONP
IV. PROYECTO RIA

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 Digitalización con Valor Legal - Microformas

La digitalización con valor legal (microformas) nace en el Perú a

inicios de los 90’s a fin de dar seguridad al proceso técnico de
digitalización y para garantizar la inalterabilidad de los
documentos digitalizados.
Introduce la figura del «Tercero Neutral» (Fedatario Informático)
en el proceso, a quien se le asigna responsabilidades de
supervisión pero también es el responsable Penal por alguna
irregularidad.
A través del proceso de microformas el documento digitalizado
sustituye al documento físico con Valor Legal y probatorio, por
esta razón permite la destrucción de los documentos físicos que
hayan seguido este proceso.
Las entidades/empresas deben certificar su Línea de Producción
de Microformas (LPM) para poder realizar estos procesos.
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 Requisitos para certificar una LPM

• Normas Legales y Reglamentarias

• Decreto Legislativo Nº 681
• Decreto Supremo Nº 009-92-JUS
• Resolución N° 090-93-EF/94.10.0 CONASEV (ahora SMV)
• Ley Nº 26612
• Decreto Legislativo N° 827
• Decreto Supremo N° 001-98-TR
• Decreto Supremo Nº 001-2000-JUS
• Normas Técnicas
• NTP 392.030-1- Micropelículas y microfichas
• NTP 392-030-2- Medios de archivo electrónico
• Las Normas Técnicas Peruanas NTP, NTP-ISO o Especificaciones
Técnicas propias declaradas por la organización aplicables a su
sistema de producción de microformas (NTP ISO 2859-1:2009
Calidad)
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 Normas Legales – Requisitos técnicos

• Los procedimientos técnicos empleados en la confección

de las microformas, sus duplicados y sus copias fieles
deben garantizar los resultados siguientes:
a) Que las microformas reproducen los documentos originales
con absoluta fidelidad e integridad.
b) Que las microformas obtenidas poseen cualidades de
durabilidad, inalterabilidad y fijeza superiores o al menos
similares a los documentos originales.
c) Que los microduplicados sean reproducciones de contenido
exactamente igual a las microformas originales y con
similares características.

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 Normas Legales – Requisitos técnicos

d) Que a partir de las microformas y de los microduplicados

puede recuperarse, en papel u otro material similar, copias
fieles y exactas del documento original que se halla
micrograbado en aquellas.

e) Que las microformas bajo la modalidad de documentos

producidos por procedimientos informáticos y medios
similares tengan sistemas de seguridad de datos e
información que aseguren su inalterabilidad e integridad.
Asimismo, cuando en esta modalidad de microformas se
incluya signatura o firma informática, ésta deberá ser
inalterable, fija, durable y comprobable su autenticidad en
forma indubitable, esta comprobación deberá realizarse
por medios técnicos idóneos.

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 Normas Técnicas – Estructura y contenido

• Conjunto de requisitos formales y técnicos aplicables a la

organización, su personal, sistema productivo, procesos y sus
productos.
• Ordenados y especificados por la propia organización de acuerdo
a las tecnologías disponibles (Software y Hardware).
• Con la capacidad de cumplir como mínimo con los requisitos de
idoneidad, calidad y seguridad exigidos por la Ley y las Normas
Técnicas.
• Exige que exista la trazabilidad necesaria que sustente el
accionar de las personas que intervienen en la LPM.
• Tiene la flexibilidad necesaria para incorporar cambios de
tecnologías emergentes que cumplan con Normas Técnicas
Internacionales o especificaciones técnicas propias declaradas
por la organización.

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 Normas Técnicas – Estructura y contenido

• Exige que las imágenes producidas en una LPM sean

almacenadas en un Microarchivo que reúne condiciones
mínimas de conservación y seguridad de las microformas.
• El Acceso al Microarchivo siempre debe ser realizado por la
empresa certificada y el «Tercero Neutral».
• Certificación del LPM: Idoneidad técnica de la capacidad de la
organización para producir microformas de calidad, acorde con
el cumplimiento de las normas legales, técnicas y contractuales.
• Certificación de Microarchivo: Idoneidad técnica de la capacidad
de la organización para almacenar microformas con la seguridad
necesaria que garantice su conservación.
• Las actividades realizadas en la LPM se reflejan en instrumentos
públicos (Actas) que deben ser suscritas por el dueño de los
documentos, la empresa certificada y el Fedatario Informático.
NOTA. Las normas técnicas evolucionan a menor velocidad que las transformaciones tecnológicas, por
lo tanto los responsables de aplicar estas normas deben tener cuidado de utilizar las ediciones
apropiadas acorde con la tecnología de elaboración del tipo de microforma que utilizan en8sus
procesos.
 Requisitos para Certificar LPM

La organización debe elaborar un manual para conseguir un Certificado

de Idoneidad Técnica de su Sistema de Producción de Microformas

Manual de
Manual del Normas
Sistema de Legales y
Prod de Reglamen-
Microformas tarias
Aplicables

Manual Manual Manual Manuales

de la de Integral de la Línea
Organi- Procedi- de Central y
zación mientos Seguridad Estaciones
Informá- Remotas
tica de MFs
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IV. PROYECTO RIA

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 Microformas - Procesos
Almacen de
Microarchivo

Copias
Fieles

ARCHIVO
CENTRAL
Microduplicados

Usuarios
Finales

LINEA DE
PRODUCCION Y
ALMACENAMIENTO Sistema de
DE MICROFORMAS Gestion
CERTIFICADA POR Documental
INDECOPI
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Microformas – LPM y extensiones

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Microformas – Responsabilidad del Fedatario

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Etapas del proceso de la LPM

ETAPAS Y ACTAS DEL PROCESO

Acta de
Acta de
Acta de Cierre por
Ingreso al
Apertura Fedatación cada Medio
Microarchivo

Control de Acta de
Calidad Conformidad
Firma
Digital de Medios
Digitación
Preparación
Testimonio
Inicio de Quemado del Fedatario
Recepción de Digitalización
de Medios
documentos

ANTES DESPUES
MES X

Inicio de Cierre de
Ciclo de Ciclo de
Inicio del Producción Producción Fin del
Proceso de Proceso de
Micrograbación Micrograbación

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 Actas del Proceso de la LPM - Microarchivo

• Acta de Apertura: Una por cada proceso, describe los tipos

documentales que se planifica micrograbar.
• Acta de Cierre: Uno por cada medio portador, se debe
describir las cantidades y tipos documentales que han sido
micrograbados.
• Acta de Conformidad: Un Acta al término del proceso; debe
describir cada uno de los medios portadores identificando
los números de serie de cada medio.
• Testimonio: Documento en el que el Fedatario describe el
proceso y hechos de relevancia.
• Actas de Ingreso y Salida de medios al microarchivo.

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 Contenido de Medios Portadores

• Cada medio portador (DVD, CD, Discos Ópticos, etc.) debe

contener como mínimo lo siguiente:
a) Tarjeta Calibradora de inicio del proceso.
b) Acta de Apertura del proceso.
c) Archivos Intermedios:
i. Imágenes digitalizadas
ii. Índices de las imágenes (BD metadata)
iii. Software visor de las imágenes e índices
iv. Software verificador de firmas digitales
d) Acta de Cierre del medio portador.
e) Tarjeta calibradora final del proceso.
• Cada medio portador debe ser reproducible por si mismo.

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 Digitalización con Valor Legal - Agenda

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IV. PROYECTO RIA

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 Situación Actual ONP

• Producción menor a la requerida (Stock)

• Procesos lentos y engorrosos
• No se cuenta con información centralizada
• Imagen institucional desacreditada
• Clientes insatisfechos (asegurados/pensionistas)
• Alto número de juicios por pagos de pensiones

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 Trámites engorrosos

Tiempos de Atención “1er. Trámite 19990” Terminados

Fuente: NSTD/NSP Enero 2006 a Junio 2008 1er Trámite 19990 19

Registro Individual del Aportante (RIA)

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 Iniciativas de mejora

Solución Corto Plazo Mediano Plazo Largo Plazo

Problema (1 año o menos) (1 a 3 años) (mas de 3 años)
Sistemas de
Tablero de Control
Información
Registro Individual del Aportante (RIA)

Etapa I: Etapa II: Etapa III:

Producci ón •Carga de BD de Aportes •Micrograbaci
Micrograbacióón I •Poblamiento fuente
SUNAT •Digitaci
Digitació
ón Aportes (3) Formulario de Aportes
•Micrograbaci
Micrograbacióón I (1) •Micrograbaci
Micrograbacióón II (4) •Verificaci
Verificació
ón Campo (6)
•Verificaci
Verificació
ón Digital I (2) •Verificaci
Verificació
ón Digital II (5) •Certificado de Aportes

Servicio al Pensionista
Imagen Institucional
Servicio a Otras Entidades
Procesos Mejora de Procesos
(1) Orcinea Lima – AP ( 15 emp.) (4) Orcinea Provincias – Adicionales AP
(2) Consulta de Aportes Digitales (5) Integración con Sistemas Actuales
(3) Digitación Futuros Pensionistas (6) Verificación de Aportes Complementaria 21
 RIA – Uso de microformas en procesos

Situación Actual
EMISIÓN DE
OYR VERIFICACIÓN CALIFICACIÓN BONOS
Recepción de Verificación de Determinación del
solicitudes y plantillas y Control derecho y calculo
armado de de Calidad de Pensión Inicial
expediente 110 días PAGO DE
20 a 60 días TOTAL PENSIÓN
5 días
Generación y Anexado 178/218
aprobación de
DIAS
de planillas Solicitudes
3 dias 40 dias

*ACP *ORCINEA *Plantillas (campo) *Doc. supletoria

Situación Propuesta
EMISIÓN DE
OYR VERIFICACIÓN BONOS
Convenios MINIMA CALIFICACION
Solicitud a partir Determinación de
Interinstitucionales de record de Verificación de
plantillas y CC derecho y calculo
con RENIEC, aportes PAGO DE
5 días de Pensión Inicial
SUNAT, etc. 3 días 15 días PENSIÓN

TOTAL
23 DIAS
Base de Datos Centralizada

Doc.
RIA SUNAT
ACP
Plantillas
(campo) supletoria

ORCINEA 22
 Digitalización con Valor Legal - Agenda

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IV. PROYECTO RIA

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 RIA – Propósito del nuevo proceso

• Contar con el Registro Único de la Cuenta Individual del Asegurado

• Reducir el tiempo de atención de la solicitud de pensión.
• Generar los Certificados de Aportes para los asegurados en forma
periódica.
• Reducir el número de impugnaciones y de procesos legales
• Etapa I – Micrograbación (En ejecución)
? 9’325,268 imágenes de 44,000 Libros de Planillas (15 Empleadores
principales), tamaño A0, A1, A2 y A3.
? 31’942,233 imágenes de formularios trabajadores y empleadores
(ORCINEA), tamaño A3, A4.
? Objetivo: Generar base de datos de Imágenes indizadas con valor
legal de documentos más importantes de Archivos de ORCINEA y de
Planillas; permitirá a la ONP determinar en menor tiempo el vínculo
laboral de futuros pensionistas y contar con respaldo ante posibles
contingencias de deterioro y/o destrucción de los documentos, los
que están sometidos a permanente consulta.
? Plazo: 24 meses (3m Pre-Operativa; 21m Operativa)
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Micrograbación – Etapa Pre Operativa

Adecuación de último piso

de una Playa de
Estacionamiento.
Aprox. 500 m2

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Micrograbación – Etapa Pre Operativa

Adecuación del Sótano de

una Playa de
Estacionamiento.
Aprox. 450m2

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Micrograbación – Etapa Pre Operativa

Ultimo Piso luego de las

adecuaciones

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Micrograbación – Etapa Pre Operativa

Sótano luego de las

adecuaciones

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 Micrograbación – Etapa Operativa

Sistema Integrado de Micrograbación

0 Recepción de documentos 0 Preparación de 0 Digitalización de 0 Doble Digitación de

1 ORCINEA y AP 2 Documentos 3 Documentos 4 Índices

0 Control de Calidad al 0 0 Valor legal de la 0 Devolución de

Revisión Muestral
5 100% físico y lógico 6 7 microforma 8 documentos

• Línea Certificada con Valor Legal

• Sistema Integrado de Gestión y Operación.
• + 350 técnicos especializados
• Capacidad para operar 24 horas
• Producción + 100,000 folios diarios
• Alta compresión de imágenes a color
0 Generación de Medios
1 Microarchivos
• Fedatarios Informáticos Juramentados
9 0 • Bóveda de Microarchivo Certificada
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Micrograbación – Equipos del Servicio

Documentos Libros y Padrones

SCAMAX 422CD SUPRASCAN AII SUPRASCAN A0

Velocidad: 150 ppm, captura
anverso y reverso a la vez.
Procesa documentos con
grapas y clips.
Tamaños: A3, A4, A5
Alta Resolución a color
Formatos grandes hasta A1
(59.4 x 84.1 cm),
Software de aplanamiento de
imágenes
Alta Resolución a color
Formatos grandes hasta A0
(84.1 x 118.9 cm)
Software de aplanamiento de
imágenes

KODAK I1420 A3 FLATBED

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 Organización de la LPM

GESTIÓN

OPERACIÓN
320 personas

31
 Estado del Proyecto
21.18%

Avance del Cronograma del Plan de

Avance de Plan de Producción
Trabajo de la Etapa Operativa
Maestro del Servicio
PLAN APROBADO
MES % CUMP.
MAESTRO ONP
Mayo 803,200.00 966,173 120.29%
Junio 1,714,240.00 781,644 45.60%
Julio 2,057,386.00 2,403,500 116.82%
Agosto 2,092,318.21 2,351,305 112.38%
Septiembre 2,071,848.64 2,140,220 103.3%

Avance Acumulado al
Detalle % Desv.
30/09/11

Planificada 21.18%
Plan de Producción
-0,23%
maestro
Aprobada 20.94%

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Gracias

GMD
www.gmd.com.pe

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