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FACULTAD DE ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS Y CONTABILIDAD

ESCUELA DE CONTABILIDAD

DISEÑO E INSTALACIÓN DE SISTEMA CONTABLE

PARÍS BOUTIQUE

ÍNDICE

Pág.
INTRODUCCI 1

1. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA 2

1.1 Formulación del Problema 2

1.2 Sistematización del Problema 2

2. OBJETIVOS 3

2.1 Objetivo General 3

2.2. Objetivo Especifico 3

3 JUSTIFICACIÓN 4

4 MARCO DE REFERENCIA 5

4.1 Marco Teórico 5

4.1.1 Organización 5

4.1.2 Empresa 5

4.1.3 Toma de Decisiones 5

4.1.4 Sistema de Información 6

4.1.5 Sistema de Información Contable 6

4.1.6 Usuarios del Sistema de Información Contable 7

4.1.7 Componentes y Factores del Sistema de Información Contable 8

4.1.8 Entorno Organizacional 8

4.1.9 Entorno Directo del Sistema de Información Contable 9

4.1.10 Entorno Indirecto o Externo del Sistema de Información Contable 9

4.2 Marco Jurídico 9

4.2.1 Objetivo y Cualidades de la Información Contable 9

4.2.2 Impuesto Aplicable a la Empresa 10

5 GENERALIDADES DEL ALMACEN PARÍS BOUTIQU 12

5.1 Reseña Histórica 12


5.2 ¿Quiénes son? 12

5.3 Misión 13

5.4 Visión 13

6 DISEÑO METODOLÓGICO 14

6.1 Método de Investigación 14

7 LEGISLACIÓN COMERCIAL 15

7.1 Legislación Laboral 15

7.2 Legislación Tributaría 15

7.3 Derecho Civil 17

8. DIAGNOSTICO EN EL PROCESO ADMINISTRATIVO 17

8.1 Función de la Organización 17

8.2 Función de la Dirección 17

8.3 Función de Control 17

9. DISEÑO DE INFORMACIÓN CONTABLE 18

9.1 Objetivo 18

10. COMPONENTE DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN CONTABLE 18

10.1 Manual de Procedimiento 18

10.2 Clasificación de Cuentas 21

10.3 Manual de Procedimiento Contable 23

11. LIBROS CONTABLES Y ESTADOS FINANCIEROS 27

12. MANUAL DE CONTROL ADMINISTRATIVO 37

CONCLUSIONES 44
INTRODUCCIÓN

En el siguiente trabajo presentaré la información necesaria para la formulación de


un adecuado sistema de información contable, para que una vez realizada pueda
cumplir con las expectativas deseadas por parte de los supremos del almacén
París Boutique con un margen mínimo de error.

Le mostraré cual será la capacidad del almacén en el ámbito comercial, el número


de empleados y sus respectivas funciones.

Se detallarán las transacciones principales que generarán el uso de documentos


comerciales o respaldos de la empresa, los estados financieros como también sus
libros principales exigidos por obligación.

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1. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

1.1 Formulación del problema

1. ¿Cuál sería un adecuado sistema de información contable para el


almacén París Boutique que le permita tener un control de las
necesidades?

1.2 Sistematización del problema

1. ¿Qué sistema de información contable existe en París Boutique que


soporte o direccione de manera estratégica los procesos contables
realizados por la misma?
2. ¿Cómo se ve afectada el manejo y el uso inadecuado del sistema de
información contable en el almacén París Boutique?
3. ¿De qué manera se beneficia el almacén con el tratamiento de un
apropiado diseño de un sistema contable?

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2. OBJETIVOS

2.1 Objetivo general:

1. Diseñar un sistema contable para el Almacén París Boutique, que se ajuste


a los requerimientos para poder hacer una correcta toma de decisiones, lo
cual le permitirá ser competitivo en el mercado, manteniendo un crecimiento
sostenido.

2.2 Objetivo específico:

1. Realizar un diagnóstico generalizado de las variables externas que puedan


incidir en el manejo del área de contabilidad y administrativa.
2. Conocer los procedimientos llevados a cabo en el área de contabilidad para
conocer las posibles debilidades que interrumpan su normal
funcionamiento.
3. Elaborar un manual de procedimientos y políticas del sistema contable del
almacén París Boutique, que ayuden de forma determinante y productiva a
un mejor manejo de la misma.
4. Diseñar los diagramas de flujos para estandarizar los procesamientos con
base a los manuales propuestos.

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3. JUSTIFICACION

Viendo que no existe un sistema de información contable totalmente adecuada


para dirigir El Almacén Paris Boutique a un éxito considerable en el mercado
hemos optado por implementar un modelo organizacional donde se integren todas
las áreas de la empresa facilitando esto a los supremos a la correcta toma de
decisiones

Para enfrentar los grandes retos de la globalización de la economía, las empresas


necesitan desarrollar mecanismos al interior de la misma que permitan enfocar sus
esfuerzos organizacionales con el objetivo de ser más eficiente en todo el conjunto
productivo, como lo es la cadena de abastecimiento, y conseguir condiciones de
competitividad más consolidadas que soporten un entorno económico cada vez
más agresivo.

El diseño de un buen sistema de información contable o más bien modificación


evita que el Almacén Paris Boutique tenga márgenes de errores en cuanto a
información contable se refiere o toma de decisiones

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4. MARCO DE REFERENCIA

4.1 Marco teórico.

4.1.1 organización.

Las organizaciones son formaciones sociales complejas, constituidas, con un


conjunto de miembros y una concreta definición de funciones, orientados todos
con un fin en común y ordenamientos jurídicos a cumplir. Una organización es un
grupo grande de personas o colaboradores, estructurados en forma impersonal
con el fin de alcanzar determinados objetivos.

Una organización sólo existe cuando hay personas capaces de comunicarse y que
están dispuestas a actuar conjuntamente para lograr un objetivo común. Es un
conjunto de cargos con reglas y normas de comportamiento que han de respetar
todos sus miembros, y así generar el medio que permite la acción de una
empresa. La organización es el acto de disponer y coordinar los recursos
disponibles (materiales, humanos y financieros). Funciona mediante normas y
bases de datos que han sido dispuestas para estos propósitos.

4.1.2 Empresa

Artículo 6. ENTE ECONOMICO. El ente económico es la empresa, esto es, la


actividad económica organizada como una unidad, respecto de la cual se predica
el control de los recursos. El ente debe ser definido e identificado en forma tal que
se distinga de otros entes.

Artículo 7. CONTINUIDAD. Los recursos y hechos económicos deben


contabilizarse y revelarse teniendo en cuenta si el ente económico continuara o no
funcionando normalmente en períodos futuros. En caso de que el ente económico
no vaya a continuar en marcha, la información contable así deberá expresarlo.

4.1.3 Toma de decisiones

La toma de decisión se convierte así, en uno de los procesos más difíciles que una
organización debe adelantar, una vez que es un proceso complejo y esencial,
pues todas las acciones que se llevan a cabo en una organización son el resultado
de la toma de decisiones, en otras palabras, toda decisión es un compromiso para
emprender una acción.

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4.1.4 Sistema de información

Un sistema de información (SI) es un conjunto de elementos orientados al


tratamiento y administración de datos e información, organizados y listos para su
uso posterior, generados para cubrir una necesidad o un objetivo. Dichos
elementos formarán parte de alguna de las siguientes categorías:

 Personas;
 Actividades o técnicas de trabajo;
 Datos;
 Recursos materiales en general (recursos informáticos y de comunicación,
generalmente, aunque no necesariamente).

Todos estos elementos interactúan para procesar los datos (incluidos los procesos
manuales y automáticos) y dan lugar a información más elaborada, que se
distribuye de la manera más adecuada posible en una determinada organización,
en función de sus objetivos. Si bien la existencia de la mayor parte de sistemas de
información son de conocimiento público, recientemente se ha revelado que desde
finales del siglo XX diversos gobiernos han instaurado sistemas de información
para el espionaje de carácter secreto.

Habitualmente el término "sistema de información" se usa de manera errónea


como sinónimo de sistema de información informático, en parte porque en la
mayoría de los casos los recursos materiales de un sistema de información están
constituidos casi en su totalidad por sistemas informáticos. Estrictamente
hablando, un sistema de información no tiene por qué disponer de dichos recursos
(aunque en la práctica esto no suela ocurrir). Se podría decir entonces que los
sistemas de información informáticos son una subclase o un subconjunto de los
sistemas de información en general.

4.1.5 Sistema de información contable

El sistema de información contable denominado también área, sección,


departamento, división o gerencia de contabilidad, es un segmento de la empresa
en la cual se desarrollan procesos y actividades especiales por la cual, agrupa a
personas, recursos con la función de manejar la información que generan sus
transacciones, actividades y hechos económicos, a fin de producir y revelar
información de carácter contable financiero que sea confiable y útil, de manera
que los responsables de la administración dispongan de ella oportunamente para
las decisiones sobre el manejo de los recursos y operaciones

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Con el control se busca llegar por parte de la administración a una supervisión por
parte de las operaciones. Describiéndolos como métodos y procedimientos de los
cuales se vale la organización para autorizar operaciones, resguardar sus activos
garantizar la fidelidad de los registros contables.

La compatibilidad se da cuando dicho sistema opera sin problemas con la


infraestructura, los usuarios y con las particularidades de un establecimiento en
particular.

Por otro lado la flexibilidad hace referencia a los frecuentes cambios en el negocio
que requieren reformas en el sistema de contabilidad. Un sistema bien
implementado de maleabilidad puede absorber esas variaciones sin necesidad de
una verificación exhaustiva.

En la relación aceptable de costo/beneficio después de los tres elementos


mencionados anteriormente es de anotar que todo tiene un valor económico, y se
puede dar que el costo del sistema sea superior a sus beneficios. Es aquí donde el
contador debe identificar como analista del sistema, y del gerente, como usuario
de la información

4.1.6. Usuarios del sistema de información contable

Los principales usuarios del Sistema Información Contable son los gerentes y
empleados dentro de la empresa que interactúan con el sistema. El grado de
participación puede variar de acuerdo con el tipo de usuario.

Los usuarios directos son quienes realmente interactúan con el sistema. Ellos
ingresan los datos o reciben salidas de datos. Como ejemplo se tiene el
almacenista, el auxiliar contable, la secretaria, entre otros. Los usuarios indirectos
se benefician de los resultados o informes producidos por el sistema, peroi
interactúan directamente con él. Esos usuarios pueden ser jefes de algún área de
la empresa que utilicen el sistema, como por ejemplo el jefe de Ventas, el jefe de
persona, etc. Y, por último, los usuarios administrativos son quienes tienen
responsabilidades en la administración de los sistemas de aplicación. Estos
usuarios son los gerentes de altos niveles con diferentes funciones en los
negocios, que emplean mucho el sistema de información. Mientras el personal
puede o no utilizar el sistema indirecta o directamente, ellos tienen la autoridad
para aprobar o desaprobar la inversión en el desarrollo de la aplicación; también
tienen la responsabilidad de organización para la efectividad de los sistemas.

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4.1.7 Componentes y factores del sistema de información contable

El componente de un sistema es aquel elemento que es indispensable para que


este cumpla con su misión y objetivos. Así por ejemplo, el corazón, el hígado, los
riñones, los pulmones, los órganos de los sentidos, etc., son los componentes
esenciales del organismo humano. En un Almacén las mercancías, y equipos, el
personal capacitado, sus empleados entre otras, partes son fundamentales, para
que esa misma organización productiva pueda cumplir su objeto social.

Con referencia al sistema de información contable enseguida se presenta una lista


general de componentes que permiten su dinámica y constituyen su estructura de
funcionamiento, a saber:

1. Los documentos de soportes de las transacciones de la empresa y de los


hechos económicos.

2. La legislación fiscal, la laboral y de seguridad social, la de comercio, etc.

3. La tecnología de computación para la captación, el procesamiento y


almacenamiento de datos así como para su interpretación, análisis y suministro de
información.

4. Los fundamentos teóricos, técnicos y marco conceptual contable financiero.

5. Las personas que intervienen en el funcionamiento y dinámica del sistema.

6. Los recursos financieros y materiales necesarios.

7. El sistema y subsistema de control interno contable.

Los componentes definidos y caracterizados en forma precisa convierten en


factores fundamentales a considerar para cada una de las funciones
administrativas que deben ocupar una buena parte del tiempo del director del área
contable de la organización

4.1.8 Entorno organizacional

Las compañías hoy en día tienen una dependencia total y absoluta de su entorno,
y gran parte de su éxito se debe a como se relacionan con este, y como enfrentan
los cambios y a su vez como se adaptan a ellos.

El intento de analizar y caracterizar el entorno del sistema sirve para construir y


delimitar, al menos pedagógicamente, el escenario que el profesional contable

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enfrenta y empezar a reconocer explícitamente la presencia de factores y
variables que deben ser tenidos en cuenta para la administración del problema”.

El entorno y medio ambiente no es un factor controlable por quienes dirigen y


manejan el sistema. Por el contrario, hay una relación de dependencia del sistema
frente a su entorno. El sistema de información contable es influido en primera
instancia por las operaciones y características del ente económico, las cuales
constriñen su funcionamiento.

4.1.9 Entorno directo del sistema de información contable

La empresa es el medio en el que nace y se desarrolla el sistema contable. Esta


se constituye en el factor preponderante para diseñar el modelo de sistema de
información contable y a la vez para fijar su manejo y dirección.

4.1.10 Entorno indirecto o externo del sistema de información contable

El sistema de información, además del entorno directo – la empresa – tiene la


influencia del medio que rodea a la empresa: este es el entorno del sistema
general contable. El entorno de la empresa constriñe al sistema contable en varios
aspectos, su influencia se hace evidente en el transcurso de las actividades
contables y en el contenido de los informes financieros. Por tanto, el entorno
general de la empresa circunscribe y delimita la actividad del sistema contable de
manera directa. Como consecuencia de ello, influye en la definición de su carácter
y en las actividades contables cotidianas.

4.2 Marco jurídico

4.2.1 objetivos y cualidades de la información contable

Objetivos básicos. La información contable debe servir fundamentalmente para:

1. Conocer y demostrar los recursos contralados por un ente económico, las


obligaciones que tenga de trasferir recursos a otros entes, los cambios que
hubieren experimentado tales recursos y el resultado obtenido del periodo.

2. Predecir flujos de efectivo.

3. Apoyar a los administradores en la planeación, organización y dirección de los


negocios.

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4. Tomar decisiones en materia de inversiones y crédito.

5. Evaluar la gestión de los administradores del ente económico.

6. Ejerce el control sobre las operaciones del ente económico.

7. Fundamentar la determinación de cargas tributarias, precios y tarifas.

8. Ayudar a la conformación de la información estadística nacional.

9. Contribuir a la evaluación del beneficio o impacto social que la actividad


económica de un ente represente para la comunidad.

Cualidades de la información contable

Para poder satisfacer adecuadamente sus objetivos, la información contable debe


ser comprensible y útil. En ciertos casos se requiere, además, que la información
sea comparable.

 La información es comprensible cuando es clara y fácil de entender.


 La información es útil cuando es pertinente y confiable.
 La información es pertinente cuando posee valor de realimentación, valor
de predicción y es oportuna.
 La información es confiable cuando es neutral, verificable y en la medida en
la cual represente fielmente los hechos económicos.
 La información es comparable cuando ha sido preparada sobre bases
uniformes.”

4.2.2 impuestos aplicables a la Empresa

Impuesto sobre la renta

El único ingreso gravable es aquel derivado dentro del territorio de Panamá. La


venta de productos o servicios a las personas, entidades o compañías en Panamá
se consideran como “fuente de ingreso de Panamá” y son gravables. La venta de
productos o servicios a personas, entidades o compañías ubicadas fuera del
territorio panameño no son gravables. El ingreso que provenga de la renta
(arrendamiento) o venta de bienes raíces en Panamá es gravable.

Impuesto Sobre la Renta: el ingreso gravable o sujeto a impuesto se obtiene


restando el ingreso de fuente extranjera y el ingreso exento del ingreso bruto.

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Exento del impuesto sobre los intereses: los intereses de los ahorros y cuentas
bancarias a plazo fijo de bancos idóneos y con licencia en Panamá están exentos
del impuesto.

Deducciones: los gastos de la empresa, utilizados para generar ingreso gravable


o para preservar el negocio son considerados como deducibles en las
declaraciones de renta y deben ser documentados y sólo serán permitidos en el
mismo año fiscal en que ocurrieron.

Declaraciones Anuales: las declaraciones del impuesto sobre la renta deben ser
presentadas por la empresa 3 meses después de que el año fiscal termine.
Aunque para la mayoría de las empresas el año fiscal va con el año calendario
regular, las empresas pueden solicitar la aprobación de un año fiscal diferente.

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5. GENERALIDADES DEL ALMACÉN PARÍS
BOUTIQUE

5.1 Reseña Histórica

El almacén París Boutique inicia operaciones el día 25 de marzo del año 2000,
con un mínimo de colaboradores, de variedad de mercancía, pocos equipos
tecnológicos y clientela, pero con el pasar de años su rendimiento en el
mercado comercial fue mejorando gracias a los intereses de surgir como una
empresa efectiva.

5.2 ¿Quiénes son?


Empresa dedicada a la compra-venta de mercancía de vestir, prendas,
cosméticos y zapatería para el público en general, ubicada en el Mall de
Santiago de Veraguas.

ORGANIGRAMA

Gerente

Administrador

Dep. Contable

Servicios Generales Dep. De Ventas

Supervisor
Trab. Manual Secretaria Cajero

Mercaderista Vendedor

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GERENTE: persona encargada de la toma decisiones y control del almacén
París Boutique.
ADMINISTRADOR: encargado de organizar cada una de las actividades
dentro del almacén.
CONTADOR: realiza todos los registros e informes financieros de la empresa.
TRABAJADORES MANUALES: su función es la debida limpieza de las
estructuras de la empresa.
SECRETARIA: su función es suministrar información pertinente a sus
supremos cuando estos los soliciten como también informar recados y cumplir
con sus deberes asignados.
CAJERO: su función es facturar como también recibir dinero de las ventas que
se realizan.
SUPERVISOR: inspecciona que cada empleado realice las funciones
pertinentes.
VENDEDOR: encargado de la atención al cliente.
MERCADERISTA: persona encargada de verificar la mercancía entrante y
saliente del área de bodega.

5.3 Misión

Ser una empresa que importe mercancía a precios cómodos, logrando así la
satisfacción de la clientela.

5.4 Visión:

• Lograr posicionarnos como líderes en el mercado


• Mejorar el rendimiento económico de la empresa, con una mayor demanda
de clientes.

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6. DISEÑO METODOLÓGICO

6.1 métodos de investigación

Diagnóstico:

 Verificar si la empresa cuenta o no con un sistema contable.


Si cuenta con uno pero es defectuoso.
 Revisar los registros contables con que cuenta la entidad para conocer si son los
adecuados y si se realizan de acuerdo al marco de referencia legal.
Deben estar más detalladas las actividades en cada registro.
 Conocer si se cuenta con las herramientas necesarias para poder implementar un
nuevo sistema contable.
Si cuenta con las herramientas adecuadas.
 Verificar el catálogo de la empresa.
Necesita integrar nuevas cuentas que faciliten un mejor detalle.
 Verificar si los códigos establecidos en el catálogo de cuenta están ordenados.
Las codificaciones son correctas.
 Ver si la información que suministra el sistema actual son correctas y confiables.
Son pocas confiables.
 Ver si el sistema actual va a la vanguardia de este mundo globalizado.
No, por lo que se sugiere diseñar uno más complejo.
 Verificar si se cuenta con algún programa de respaldo.
No, hay que implementarlo, ya que es sumamente útil y necesario.

Entorno jurídico

Las relaciones económicas y sociales tienen como un referente importante la


norma legal, es decir, que los puntos de contacto y la interrelación entre los
diferentes componentes se dan en función de un marco de referencia legal, es
decir, hay un contrato social de por medio. Lo cual deriva en una reglamentación
para diferentes propósitos y sobre diferentes campos. Los entes económicos, las
instituciones de diferente naturaleza y composición patrimonial diversa, tienen un
marco legal que rige sus relaciones. Las relaciones más importantes a las que se
hará referencia son: las comerciales, las laborales y las de impuestos.

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7. LEGISLACIÓN COMERCIAL

La legislación comercial se ocupa de regular la relación entre los comerciantes y


los asuntos en general del comercio. Es un compendio extenso que define y
proporciona los fundamentos de la naturaleza de los agentes de comercio, sus
relaciones y los objetos de comercio. De hecho, la legislación contable, que regula
la manera como se debe manejar el sistema contable, los conceptos
fundamentales de la contabilidad de realización y las formalidades del suministro
de la información financiera, son un aporte importante que reglamenta la
legislación comercial

7.1 Legislación Laboral

La legislación laboral regula la relación entre los empresarios y trabajadores. Los


términos de referencia de estas relaciones comienzan con la contratación de
personal, la determinación y la fijación de su remuneración, le siguen, su
entrenamiento, seguridad social y finalmente su desvinculación. Existen
obligaciones y derechos tanto del empresario como de los trabajadores y
empleados de la empresa regulados por un orden jurídico, facilitan un discurrir
armónico del trabajo

7.2 Legislación Tributaría

La legislación tributaria o derecho tributario, actúa bajo las normas jurídicas del
Estado para este obtener los ingresos necesarios, que permitan solventar el gasto
público. Está regulada por el Estatuto Tributario y demás normas de carácter
fiscal.

Rige el principio de ubicación territorial de la fuente. Se gravan las rentas que se


produzcan dentro del territorio de la República de Panamá, con independencia del
lugar donde se perciba. (Art. 694, Código Fiscal modificado por la Ley 6 de 2 de
febrero de 2005)2. Criterios para determinar la residencia de una persona natural.

IMPUESTOS EN GENERAL

Impuestos directos

Los impuestos directos bajo los ingresos tributarios y corrientes del Estado se
dividen en «impuestos sobre la renta» e «impuestos sobre la propiedad y el
patrimonio».

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AMIR- Adelanto Mensual al Impuesto Sobre la Renta (AMIR)

A partir del 1 de enero de 2011, tal y como fue adicionado por la Ley No. 8 de
2010, las personas jurídicas estarán obligadas a pagar un adelanto mensual del
impuesto sobre la renta (AMIR), equivalente al 1% de sus ingresos gravables, el
cual se reportará y cancelará mediante declaración jurada dentro de los primeros
quince (15) días calendario siguientes al mes anterior.

ITBMS- Impuesto de Transferencia de Bienes Muebles y Servicios

Impuesto de aplicación general sobre la base de transferencia de bienes muebles


(incluyendo importaciones) y sobre servicios (incluyendo como tales los
arrendamientos y otros). Es clasificado como un impuesto IVA de consumo.

Tarifa General 7% / Importación de Bebidas alcohólicas, ventas al por mayor y por


menos- 10%, Importación, ventas al por mayor y menores de derivados de tabaco
como cigarrillos, cigarros puros 15%

TASA ÚNICA

Pagan Tasa Única: Sociedades Anónimas, Fundaciones de Interés Privado,


Sociedades de Responsabilidad Limitada, cualesquiera personas jurídicas
nacionales o extranjeras. NO pagan Tasa Única: Organizaciones sin fines de
Lucro, Cooperativas y las Sociedades Civiles.

AVISO DE OPERACIÓN

Lo requieren tanto personas naturales como jurídicas.

Tarifas 2% del capital de la empresa, con un mínimo de B/.100.00 un máximo de


B/. 60,000.00. Quedan exentas las personas naturales o jurídicas con capital
invertido menor de B/. 10.000.00

Impuestos Municipales

Toda persona que establezca cualquier negocio empresa o actividad gravable en


los distritos de la República de Panamá, está obligada a comunicarla al Tesorero
Municipal respectivo; para que éste proceda con su clasificación e inscripción en el
Registro Municipal. Una vez realizada la inscripción se procede la clasificación o
aforamiento a la actividad y la determinación del impuesto a pagar.

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7.3 Derecho Civil

El código civil comprende las disposiciones legales sustantivas que determinan


especialmente los derechos de los particulares, por razón del estado de las
personas, de sus bienes, obligaciones, contratos y acciones civiles

8 DIAGNOSTICO EN EL PROCESO ADMINISTRATIVO

8.1 Funciones de la Organización

El Almacén Paris Boutique ejercerá la actividad de compra y venta bajo el marco


legal de la República de Panamá como una entidad dedicada a satisfacer las
necesidades de la clientela en general ofreciendo desde prendas de vestir de
buena calidad, calzados hasta cosmético, todo a un precio cómodo buscando la
preferencia de sus clientes.

8.2 Función de la dirección

Para las máximas autoridades del Almacén Paris Boutique su principal función es
mantener una buena comunicación con sus empleados para con ello realizar sus
funciones en conjunto viéndose beneficiados ambos tanto los que toman las
decisiones como los que colaboran para que ella se lleve a cabo

8. 3 Función de Control.

Con esto el Almacén Paris boutique busca Asegurarse del cumplimiento de los
planes establecido, es fundamental para el éxito de las tareas relativas al trabajo
del administrador en la empresa. De acuerdo con el plan, usted ejecuta el control
con base en el presente

Es importante tener mecanismos de control, que le permita a la gerencia medir el


nivel de desempeño de cada una de las áreas que la integran, para así, tener la
confianza y plena seguridad que las labores y procesos realizados por el área
administrativa se estén realizando de forma transparente y a su vez ayuden a
conservar los recursos y bienes del Almacén.

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9. DISEÑO DE INFORMACIÓN CONTABLE

Entrada Procesamiento Salida

Retroalimentación

Estos pasos se realizarán con el fin propósito de crear información contable la


cual ayude a la toma de decisiones, en el elemento de ENTRADA, se encuentran
todos aquellos datos contables como los documentos negociables que respaldan
las transacciones realizadas de acuerdo a las actividades que realiza la empresa
en este elemento se utilizará información inicial o de insumo; SALIDA, son los
Estados Financieros ya preparados para su debida divulgación y por último
PROCESO en este elemento se preparará la información contable de acuerdo a la
base de datos y almacenamiento.

9.1 Objetivo

Tanto la contabilidad como el sistema de información contable, debe cumplir con


ciertos objetivos para mantener tu negocio (Paris Boutique) funcionando sin
problemas. Es difícil tomar decisiones de negocios sin información contable
precisa que te ayude a ver dónde estás, dónde has estado y las tendencias hacia
dónde te diriges. El sistema de contabilidad debe ser una herramienta que
proporcione información fácil de entender en el formato que necesitas.
Manteniendo así la estabilidad de tu negocio

10 COMPONENTE DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN CONTABLE.

10.1 Manual de Procedimiento

ACTIVOS

Activos Corrientes

Caja

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Caja menuda

Caja general

Banco

Cuenta por cobrar

Inventario

Seguro pagado por adelantado

Activos Fijos

Máquinas y equipos

Depreciación acumulada de equipo

Mobiliario

Depreciación acumulada de mobiliario

Equipo de transporte

Depreciación acumulada de transporte

Activos Diferidos

Seguro pagado por anticipado

PASIVOS

Pasivos a corto Plazo

Cuenta por pagar

Documento por pagar

Impuesto por pagar

Seguro por pagar

Pasivos a largo Plazo

Préstamo por pagar

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CAPITAL

Capital

INGRESOS

Ventas de Ropa

Ventas de Calzados

Ventas de Cosméticos

COSTOS

Costo de ventas de Ropa

Costo de venta de Calzado

Costo de venta de Cosmético

GASTOS

Gastos generales

Alquiler

Luz

Agua

Limpieza

Gastos administrativos

Salario

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10.2 CLASIFICACION DE LAS CUENTAS

10.2.1 Codificación de las cuentas

1 ACTIVOS

1 1 ACTIVOS CORRIENTES

1 1 0 1 caja

1 1 0 1 0 1 caja menuda

1 1 0 1 0 2 caja general

1 1 0 2 banco

1 1 0 3 cuenta por cobrar

1 1 0 4 inventario

1 1 0 5 seguro pagado por adelantado

1 2 ACTIVOS FIJOS

1 2 0 1 máquinas y equipos

1 2 0 2 depreciación acumulada de equipo

1 2 0 3 mobiliario

1 2 0 4 depreciación acumulada de mobiliario

1 2 0 5 equipo de transporte

1 2 0 6 depreciación acumulada de transporte

1 3 ACTIVOS DIFERIDOS

1 3 0 1 seguro pagado por anticipado

2 PASIVOS

2 1 PASIVOS A CORTO PLAZO

2 1 0 1 cuenta por pagar

2 1 0 2 documento por pagar

21
2 1 0 3 impuesto por pagar

2 1 0 4 seguro por pagar

2 2 PASIVOS A LAGO PLAZO

2 2 0 1 Préstamo por pagar

3 CAPITAL

3 0 1 capital

4 INGRESOS

4 0 1 ventas de ropa

4 0 2 ventas de calzados

4 0 3 ventas de cosméticos

5 COSTOS

5 0 1 costo de ventas de ropa

5 0 2 costo de venta de calzado

5 0 3 costo de venta de cosmético

6 GASTOS

6 0 1 gastos generales

6 0 1 1 alquiler

6 0 1 2 luz

6 0 1 3 agua

6 0 1 4 limpieza

6 0 2 gastos administrativos

6 0 2 1 salario

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10.3 Manual de Procedimiento Contable

11 ACTIVOS CORRIENTES

1 1 0 1 caja

Se debita cuenta y se registra ya sea en cheque o efectivo

Se acredita cuando se registra la salida de dinero en efectivo

1 1 0 1 0 1 caja menuda

Se emplea para gastos menores de la empresa

Se debita cada vez que entra dinero en caja chica

Se acredita cada vez que sale dinero de caja chica

1 1 0 2 banco

Se debita cada vez que entra dinero al banco

Se acredita cada vez que sale dinero al banco

1 1 0 3 cuenta por cobrar

Se debita cada vez que un cliente contrae una deuda con la empresa.

Se acredita cuando el cliente deudor hace pago a su deuda pendiente.

1 1 0 4 inventario

Se debita cuando la empresa compra materiales para vender.

Se acredita cuando se retira materiales para la venta, siempre y cuando se use


método perpetuo para el registro de la operación.

1 2 ACTIVOS FIJOS

1 2 0 1 máquinas y equipos

De origen deudor

Se debita cuando se adquiere máquinas y equipos para la empresa.

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Se acredita cuando se venden estos bienes de la empresa.

1 2 0 2 depreciación acumulada de equipo

De origen acreedor porque se está haciendo contraparte a las cuentas de bienes

Se debita cuando se vende una maquina o equipo.

Se acredita para cargar la depreciación de los bienes.

1 2 0 3 equipo de transporte

De origen deudor

Se debita cuando se adquiere un equipo de transporte.

Se acredita cuando se realiza la venta de un equipo de transporte.

1 2 0 4 depreciación acumulada de transporte

De origen acreedor por ser contrapartida.

Se debita cuando se vende un equipo de transporte.

Se acredita cuando se carga la depreciación en la cuenta de equipo de transporte.

1 3 ACTIVOS DIFERIDOS

1 3 0 1 seguro pagado por anticipado

Es un gasto por anticipado, es una cuenta auxiliar.

Se debita cuando se paga un seguro por anticipado.

Se acredita cuando se va consumiendo un seguro pagado por anticipado.

2 PASIVOS

2 1 0 1 cuenta por pagar

24
De origen acreedor

Se debita cuando la empresa cancela o abona deudas

Se acredita cuando aumenta o se inicia una deuda

2 1 0 2 documento por pagar

De origen acreedor

Se debita cuando se paga un documento

Se acredita cuando la empresa contrae la deuda a través de un documento.

2 1 0 3 impuesto por pagar

De origen acreedor.

Se debita cuando la empresa realiza el pago de un impuesto

Se acredita cando la empresa debe un impuesto.

2 1 0 4 seguro por pagar

De origen acreedor

Se debita cuando se realiza el pago de seguro.

Se acredita cuando la empresa adquiere una obligación de forma personal.

3 CAPITAL

3 0 1 capital

De origen acreedor

Se acredita cada vez que la empresa vende acciones

Se debita cuando la empresa adquiere o compra alguna acción.

4 INGRESOS

4 0 1 ventas al contado

Es un auxiliar de la cuenta de venta diaria

25
Se debita para cerrarla al final del periodo.

Se acredita al registrarse las ventas que hacen y que son pagadas por el cliente al
contado

4 0 2 ventas al crédito

Auxiliar de la cuenta venta

Se debita para cerrarla al final del periodo

Se acredita cuando se realiza la venta de mercancía al crédito con un plazo de


pago.

5 COSTOS

5 0 1 costo de ventas

De origen deudor

Se debita cuando se realiza la compra de mercancía siempre y cuando se lleve un


registro físico.

Se acredita para cerrarla al final del periodo.

6 GASTOS

6 0 1 gastos generales

De origen deudor

Se debita cuando la empresa hace pago de una deuda

Se acredita para cerrarla al final del periodo

6 0 2 gastos administrativos7

De origen deudor

Se debita al realizarse el pago salarial de los empleados.

Se acredita para cerrarla la final del periodo.

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11. LIBROS CONTABLES Y ESTADOS FINANCIEROS

11.1 Libro Diario General

París Boutique N°____


DIARIO GENERAL

FECHA DESCRIPCIÓN REF DEBITO CREDITO

Es un esquema que está compuesto del nombre del documento DIARIO


GENERAL nombre de la entidad o razón social, en la parte superior, lado derecho
se llevará la secuencia o número de diario.

El diario se divide de la siguiente manera:

 Fecha: se colocará el día, mes y año


 Descripción: se registran los nombres de las cuentas según la transacción.
 Referencia: sirve para registrar el código de la cuenta del mayor general.
 Debito: se registra el valor según la transacción.
 Crédito: se registra crédito según la transacción.

27
11.2 Libro Mayor General

París Boutique N°____


MAYOR GENERAL N°____
MAYOR GENERAL

FECHA DESCRIPCIÓN REF DEBITO CREDITO FECHA DESCRIPCIÓN REF DEBITO CREDITO

Es aquel que reúne la información que precisamente se anotan en el diario, es


conocido como el libro oficial, ya que sirve de fuente de información para
conformar los estados financieros.

Lo primero que se toma en cuenta es que cada cuenta tendrá su folio separado de
las demás, en los cuales se anotaran tanto lo debito como lo crédito que tenga esa
cuenta, luego se colocará el saldo de dicha cuenta

Al igual que en el diario en el mayor general hay que tener en cuenta la fecha en
que se realizó la transacción.

Es importante resaltar que al hacer el pase de todas las cuentas al mayor general,
cada cuenta se resume, todas las transacciones que se hayan afectado.

28
11.3 Auxiliares

11.3.1 Cuenta por Cobrar

Paris Boutique
Cuenta por Cobrar
(NOMBRE DEL CLIENTE)
Fecha
Fecha Descripcion Ref Debito Credito Saldo

Consiste en una cuenta individual para cliente del almacén que hace compras o
mantiene una deuda con la misma al crédito. Se tiene por objeto tener un
resumen de todas las cuentas por cobrar del almacén

La estructura de este auxiliar es el siguiente:

 Nombre de la empresa
 Cuenta por cobrar
 Cliente
 La fecha
 Descripción
 Referencia
 Debito
 Crédito
 Saldo

29
11.3.2 Cuenta por Pagar

Paris Boutique
Cuenta por Pagar
(PROVEEDOR)
Fecha
Fecha Descripcion Ref Debito Credito Saldo

Este auxiliar contiene las cuentas de cada vendedor que hace ventas al crédito al
almacén

La suma de todos los saldos de proveedores en el libro mayor auxiliar de cuenta


por pagar es igual al saldo del control de las cuentas por pagar del mayor, estas
cuentas por pagar incluyen los saldos adeudados por la empresa.

30
11.3.3 Inventario

Paris Boutique
Libro Auxiliar de Inventario de Mercancía
Fecha
código Desc. Del Producto cantidad costo unitario Monto

Facilita el control permanente de las entradas y salida del almacén de cada uno de
los artículos con los que están en los estantes para la venta o en bodega, con el
objetivo de mantener actualizado el saldo disponible para futuros pedidos de los
clientes o reposición de las mercancías. Se registra mediante nota de contabilidad.

En este auxiliar se procede a registrar lo que es el código, producto, cantidad,


costo unitario y monto.

31
11.4 Balance General

Es un documento que muestra la situación financiera de una entidad económica a


una fecha fija.

El Balance General está dividido en tres partes importantes, las cuales son:

a) Encabezado, nombre de la sociedad, Balance general y su respectiva fecha.

b) Cuerpo, muestra contablemente los activos (lo que organización posee, activos
corrientes, activos fijos), los pasivos (sus deudas que pueden ser pasivos a corto y
largo plazo) y la diferencia entre estos (el patrimonio neto).

c) Pié de firmas.

32
11.5 Estado de Resultado.

PARIS BOUTIQUE S,A.


ESTADO DE RESULTADO
DEL 01 DE ENERO AL 31 DE DIC. DEL 2017
VENTAS xxxxxx
menos: costo de venta xxxxxx
utilida bruta XXXXXX
mes:
gastos de ventas xxxxx
gastos administrativos xxxxx xxxxx
utilida operativa XXXXXX
menos:
gastos no operacionales xxxxx
utilida neta operativa XXXXXX

Es también conocido como el Estados de ganancia y pérdida, es un estado


financiero que muestra ordenada y detalladamente la forma de cómo se obtuvo el
resultado del ejercicio durante un periodo determinado. En este informe se
procederá a registrar los ingresos por actividades menos los descuentos para
conocer el ingreso neto a esto se le descontará el costo de los bienes vendidos,
los gastos de ventas y también los gastos administrativos para conocer si hubo
ganancia o pérdida en el periodo

Su estructura

Nombre de la empresa

Estado de Resultado

Fecha-Periodo.

33
11.6 Estado Flujo de Efectivo

PARIS BOUTIQUE S,A.


ESTADO DE FLUJO DE EFECTIVO
AL 31 DE DIC. DEL 2017
Actividades de operación:
mas: efectivo recibido de clientes xxxxx
menos: efectivo pagado a proveedores xxxxx
Efectivo neto de Actividades de op. XXXXX

Flujo de actividades de inversion


mas: ingresos ventas de activos fijos xxxxx
mas: ventas de instrumento de deudas xxxxx
Efectivo neto de actividades de inv. XXXXX

Flujo de actividades de financiamiento


mas: ventas de acciones propias xxxxx
memos: egresos de canc. de oblig. xxxxx
Efectivo neto de actividades de finan. XXXXX
FLUJO DE EFCTIVO NETO TOTAL XXXXXXX

Es un estado financiero que muestra el efectivo generado y utilizado en las


actividades de operación, inversión y financiación. Para el efecto debe
determinarse el cambio en las diferentes partidas del balance general que inciden
en el efectivo.

El objetivo del flujo de efectivo es determinar la capacidad de la empresa, entidad


o persona para generar el efectivo que le permita cumplir con sus obligaciones
inmediatas y directas, para sus proyectos de inversión y expansión

¿Cuál es la estructura del estado de flujo de efectivo?

Nombre de la empresa, Flujo de Efectivo, Fecha-Periodo.

Presentar a los usuarios interesados las entradas y salidas de efectivo originadas


por las actividades de operación, inversión y financiamiento.

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La confección del estado de flujo de efectivo es en función para lo siguiente:

1. Cobranza en efectivo a los clientes

2. Efectivo que ha sido recibido por concepto de intereses, dividendos y


rendimientos sobre inversiones.

3. Cobros derivados de la operación.

4. Pagos en efectivo a personal y proveedores.

5. Pagos en efectivo por concepto de intereses bancarios.

6. Pagos realizados en efectivo relacionados a impuestos.

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11.7 Estado de Cambio de Patrimonio

PARIS BOUTIQUE S,A.


ESTADO DE CAMBIO DE PATRIMONIO
AL 31 DE DIC. DEL 2017
CUENTAS
Capital social saldo inicial xxxxx
aumentos de conceptos xxxxx
disminucion de conceptos xxxxx
Capital social social final xxxxxx

Reservas Saldo inicial xxxxx


aumento de conceptos xxxxx
disminucion de conceptos xxxxx
Reservas Saldo final xxxxx
TOTALES XXXXXX

Es el estado financiero que muestra en forma detallada los aportes de los socios y
la distribución de las utilidades obtenidas en un periodo, además de la aplicación
de las ganancias retenidas en periodos anteriores. Este muestra por separado el
patrimonio de una empresa.

Revelaciones sobre rubros del estado de cambios en el patrimonio

1. Distribuciones de utilidades o excedentes decretados durante el período.

2. En cuanto a dividendos, participaciones o excedentes decretados durante el


período, indicación del valor pagadero por aporte, fechas y formas de pago.

3. Movimiento de las utilidades no apropiadas.

4. Movimiento de cada una de las reservas u otras cuentas incluidas en las


utilidades apropiadas.

5. Movimiento de la prima en la colocación de aportes y de las valorizaciones.

6. Movimiento de la revalorización del patrimonio.

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12. MANUAL DE CONTROL ADMINISTRATIVO

12.1 Recibo de Pago

PARIS BOUTIQUE, S.A. RUC: 1167153-1-575309 D.V 48


SANTIAGO, VÌA MALL DE SANTIAGO
RECIBO DE PAGO Nº 01233
Al cajero_________________________________ Fecha
Recibí de_____________________________________ Según detalle siguiente

DETALLE CTA. No. VALOR

Aprobado Recibí la cantidad arriba detallada


Por _________________________ Por_____________________________
Cédula__________________________

Es el documento por el cual se hace constar la cancelación de una factura a


nuestra empresa, la cual se puede hacer en efectivo o en cheque, se puede decir
que es el método de contabilización de ingresos de nuestra sociedad.

37
12.2 Factura

PARIS BOUTIQUE, S.A.


RUC: 1167153-1-575309 D.V 48
SANTIAGO, VÌA MALL DE SANTIAGO TELL-998-8176
FACTURA DE VENTA
FECHA
345 DIA MES AÑO

CLIENTE
DIRECCIÒN
TELEFONO VENDEDOR CONTADO CRÈDITO

CANT. DESCRIPCIÒN P.U. VALOR

PAGADO POR SUB-TOTAL


ITBMS
RECIBIDO POR
TOTAL

Es el documento revelador que hace constar la entrega de un bien o servicio, por


medio el cual se especifica la fecha de operación de la venta, el nombre de la
parte del consumo en algunos casos, la descripción del producto, su valor y su
forma de pago.

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12.3 Orden de Compra

PARIS BOUTIQUE, S.A.


RUC: 1167153-1-575309 D.V 48
SANTIAGO, VÌA MALL DE SANTIAGO TELL-998-8176
ORDEN DE COMPRA

FECHA
102 DIA MES AÑO

SEÑORES
DIRECCIÒN
SIRVASE A DESPACHARNOS LO SIGUIENTE
POR CUENTA DE CONTADO CRÈDITO

CANT. DESCRIPCIÒN P.U. COS. TOTAL

SOLICITADO POR USO

AUTORIZADO POR RECIBIDO POR

Es un documento que se utiliza para pedir mercancías a un vendedor; indicando


cantidad, detalle, precio y condiciones de pago, entre otras cosas. El documento
original es para el que nos vende e implica que debe preparar el pedido. El
duplicado es para nuestra empresa y es una constancia de las mercaderías o
servicios encargados.

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12.4 Cheque y Comprobante

PARIS BOUTIQUE, S.A. CHEQUE No. 2568


CUENTA No. 03-22-01-224156-9
REPÚBLICA DE PANAMA
FECHA
D D M A A A A

Páguese a la
orden de :____________________________________________________________ B/.
$
La suma de__________________________________________________________________________
BALBOAS

BANCO GENERAL
FORTESA

ANTES DE CAMBIAE O DEPOSITAR ESTE CHEQUE DESPRENDA EL TALONARIO CHEQUE No.2568


FECHA DESCRIPCIÓN CANTIDAD

PREPARADO POR APROBADO POR RECIBIDO POR

Documento contable en el cual una persona está autorizada a extraer dinero de


una cuenta bancaria, siempre y cuando se cuente con los fondos necesarios

Se hacen con propósito de pago de salarios, deudas, y otras remuneraciones


autorizadas por las personas responsables.

40
12.5 Planilla

PARIS BOUTIQUE S,A.


PLANILLA DE PAGO SEMANAL JORNADA DIURNA N-001
No NOMBRE DEL Horas diarias trabajadas Horas trabajadas Tarifa por Salario semanal Deducciones Legales Total Salario
Emp EMPLEADO CLAVE L M M J V S Regular Extras Horas Regular Extra Bruto S.S S.E I.S.R Otras Deducc. Neto

TOTALES

Es el registro o más bien control en cual se detallará de forma organizada, el


salario semanalmente de los empleados, se registran los días en los cuales han
laborado, las cantidades de horas, y a esto se le harán las deducciones
pertinentes.

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12.6 Comprobante de Caja Menuda

PARIS BOUTIQUE
COMPROBANTE DE CAJA MENUDA

Fecha: ______________________________ Comprobante Nº. ____________

Páguese a: _____________________________________________________________________
En Concepto de: ________________________________________________________________
_______________________________________________________________________________
La suma de: ________________________________________ B/:________________________
Cárguese a la cuenta de :_________________________________________________________

Preparado Por _________________________________ Recibido Por:____________________


VBº._______________________________________

Documento de respaldo de caja chica, el cual hace constar alguna actividad


llevada a cabo por la misma, deberá requerir los comprobantes de gastos, que
deberán justificarse ante los superiores, y registrarse, para hacer una rendición
mensual de cuentas, gastos que podrán descontarse del total de ingresos, como
cualquier otro gasto, especialmente con fines tributarios. Es posible, además que
esos fondos de caja Chica, puedan ser objeto de arqueos sorpresivos, con fines
de control, por lo cual se recomienda llevar un adecuado control de los gastos y un
registro sistematizado.

42
12.7 Control de Inventario

NOMBRE CUENTA
CONTROL DE INVENTARIO
al__________del mes de_____________________20

Volumen Precio de Total de Precio de Total de


Cantidad Detalle Marca Venta Venta Costo Costo

Nombre del que toma el Inventario Nombre del que verifica la toma del Inventario

Se realiza con el fin de llevar un registro temporalmente llámese mensual,


semestral o anual de las mercancías existentes en el almacén por cuestiones de
información adecuada y consiente de las ventas realizadas para verificar si son
considerables los registros

Estos inventarios por lo general son llevados por una persona ajena al
departamento por motivo de seguridad y confiablidad de la información que este
arroje

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CONCLUSIONES

He llegado a la conclusión que es sumamente importante conocer cada una de las


transacciones que realizan las empresas en función de sus actividades diarias
para poder instalar un sistema que se adecue a sus necesidades.

Los sistemas de información contable implementados en una empresa son


diseñados con la finalidad de que estos suministren las informaciones pertinentes
para la toma de sus decisiones óptimas, las cuales deben ser claras y precisas
para el usuario.

Mantener un buen sistema que se adecue a las expectativas deseadas nos facilita
un mejor rendimiento en el mercado, sin dejar de mencionar el ahorro de tiempo
que este nos brinda.

Debemos aprovechar al máximo las ventajas que nos ofrece la tecnología, puesto
que debemos ir a la vanguardia de este mundo globalizado económicamente.

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