INDICE

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Para que sirve una orden de compra…………………………………………2

Que elementos debe incluir……………………………………………………2

Cómo emitir y recibir una orden de compra………………………………….3

Orden de compra (Juan Funes Orellana)…………………………………….4

El formato de la orden de compra…………………………………………….5

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 ORDEN DE COMPRA

Una orden de compra o pedido de compra, es un documento oficial que

acredita una relación entre proveedor y cliente. En dicho documento consta la
compra de un producto o servicio y compromete al cliente a abonar el importe
correspondiente. Es decir, el comprador está obligado a pagar una vez que el
producto o servicio se ha entregado.

En la orden de compra se suele especificar el precio, términos de pago, fecha

de entrega, cantidad, entre otros campos que veremos más adelante.

Es posible que, algunos clientes que quieren hacer un gran pedido te pidan
primero un presupuesto donde les informes del coste final de tus servicios o
venta de tus productos. Como ya hemos dicho, podrás crear un presupuesto, el
cuál no tiene validez legal.

Para qué sirve una orden de compra

Todos los artículos que compra una empresa, ya sea material de oficina,
materias primas, etc., debe ir acompañado de una orden de compra, numerada
de forma correlativa para que se pueda llevar un exhaustivo control.

Este número asociado a cada orden de compra sirve, tanto para el comprador
como vendedor, de ayuda para tener un seguimiento del estado del pedido.

¡Importante! Este documento no tiene la validez de una factura. La orden del

pedido sirve para autorizar al proveedor a entregar la factura a su cliente por
los bienes que ha adquirido.

Qué elementos debe incluir

Generalmente se incluyen estos datos:

 Nombre impreso y dirección de la compañía que hace el pedido

 Número de orden de compra
 Lugar y fecha de emisión del pedido
 Nombre y dirección del proveedor

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  Términos de entrega y de pago
 Cantidad de artículos solicitados
 Descripción
 Precio por unidad
 Coste de envío y relacionados.
 Coste total del pedido
 Firma autorizada

El documento original se entrega al proveedor, y las copias se las quedan la

empresa que realiza la compra, y se manda al departamento de contabilidad.

Cómo emitir y recibir una orden de compra

Como cliente/comprador, decides adquirir un producto o servicio necesario

para tu empresa.

Emites la orden de compra con los datos del encargo, y que incluya los datos
mencionados en el punto anterior. Una vez completados todos los
requerimientos, la envías al proveedor.

Como proveedor, recibes la orden de compra con el pedido. Si puedes

asumirlo, respondes a tu cliente, aceptando el encargo. En caso contrario,
debes informar a tu cliente, y cancelar la orden de compra.

Una vez has aceptado la orden de compra que te han enviado, tú y/o tu
personal, preparará el pedido para ser enviado en los plazos establecidos en el
documento.

Si es un producto, en el paquete o lote que te haya solicitado el cliente, debe

constar el número que aparece en la orden de compra, para que tu cliente
pueda comprobar que ha recibido lo que te había solicitado.

Cuando hayas servido el encargo a tu cliente, ya le podrás emitir la factura,

también con el número de orden de compra.

Finalmente, el comprador te abonará el precio marcado en la orden de pedido y

también reflejado en la factura que le has enviado.

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Orden de compra

Es una orden escrita, enviada generalmente por el jefe de almacenes y en

coordinación con el jefe de ventas –comercial- y producción –industrial- para
informar al departamento de compras de la necesidad de mercaderías y/o
materiales, de acuerdo al pedido de clientes y/o plan de producción.

Este formulario se utiliza cuando en almacenes no queda existencias de los

productos solicitados o cuando estos se encuentran en el punto mínimo para su
reposición.

La solicitud de compra se debe preparar en tres ejemplares

1. Original para el departamento de compras.

2. Copia para el departamento de Contabilidad.
3. Copia para el propio departamento (almacenes).

Para tener un mayor control y agilidad en la compra de productos para tu

empresa, puedes optar por hacer una orden de compra y enviar a tu proveedor.

JUAN FUNES ORELLANA

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 EL FORMATO ES EL SIGUIENTE:

EMP.COMERCIAL “ABC”

San Martin N° 568 N° 0065544

Telf. 4458608
Cochabamba-Bolivia

ORDEN DE COMPRA

Cochabamba 30 de marzo del 2019

Proveedor: “LAS MIL VAJILLAS”

Solicitud de mercadería: N° 201055 Su cotización de fecha: 16 de marzo 2019

Fecha 15 de marzo del 2019 Vía embarque: Camión

Solicitud de cotización: N° 005001 Fecha de entrega: 29 de marzo 2019

Fecha: 16 de marzo del 2019 condiciones de pago: Al contado

MERCADERIAS
U/M CANTIDAD PRECIO OBSERVACION
CODIGO DESCRIPCION DEL
UNITARIO
PRODUCTO
PRODUCTO A Pzas. 10 1.000
PRODUCTO B Pzas. 40 1.125
PRODUCTO C Pzas. 50 1.400

JEFE DE COMPRAS PROVEEDOR