AÑO : 2015 Debido a que el efectivo es el activo más líquido de un negocio, se necesita un sistema de control adecuado para prevenir irregularidades y evitar que los empleados utilicen el dinero de la compañía para su uso personal.
Es el plan de organización entre el sistema de contabilidad, funciones de empleos y
procedimientos coordinados que tiene por objeto obtener información segura, salvaguardar el efectivo en caja y bancos así como fomentar la eficiencia de operaciones y adición de la política administrativa de cualquier empresa.
Los principios generales comúnmente por la administración al establecer un sistema
adecuado de control interno, en lo referente al activo, pueden asumirse como sigue:
Separación de funciones de autorización, ejecución, custodia y registro del efectivo
en caja y bancos.
En cada operación relacionada con el efectivo en caja y bancos, deben intervenir
cuando menos dos personas.
Ninguna persona que interviene en el manejo del efectivo en caja y bancos, debe tener acceso a los registros contables.
La función de registro de los sucesos económicos del efectivo en caja y bancos,
será exclusivo del departamento de contabilidad.
En términos generales, un sistema básico de control interno para el área de efectivo debe incluir las siguientes medidas:
Las rutinas comerciales sistemáticas, deben ser definidas para la contabilización
de las operaciones de efectivo, estableciendo una clara decisión del trabajo en cuanto al manejo y registro de los ingresos de caja.
Las responsabilidades y las tareas de los diversos empleados que manejan el
efectivo y registran transacciones de caja, se dividen y se interrelacionan en tal forma que:
Se minimiza la aparición de errores.
Los errores que se presentan se pueden detectar y El fraude no se puede ocultar fácilmente. Todos los ingresos por ventas de contado y cobros recibidos de un día, deberán remesarse en forma íntegra (100%) al banco respectivo, el día hábil siguiente después de realizada la operación diaria.
Todos los pagos que la empresa efectué deben realizarse emitiendo cheques, de preferencia Cheque Boucher, para que pueda existir en el documento una explicación razonable de dicho pago y su respectiva aplicación contable, con excepción de los desembolsos de caja chica.
Cada día deberán realizarse cortes en los registros de caja, con el objeto de conocer la existencia a esa fecha, la cual se comprueba con arqueos efectuados por funcionarios de empleados ajenos a contabilidad o cajeros.
Deben establecerse fondos de caja chica en los departamentos estratégicos, a fin
de solventar pagos de cuantía pequeña y de esta forma evitar problemas operativos por falta de fondos.
El afianzamiento del personal de caja evita que la empresa sufra pérdidas en caso de robo, fraudes, desfalcos y abuso de confianza por parte de los cajeros, ya que la afianzadora reintegrará el importe del daño a la empresa.
El control interno lo constituye una serie de procedimientos bien establecidos, con el
propósito de monitorear todas las actividades de la Empresa, que puedan afectar el manejo del efectivo. Estos procedimientos tienen por objetivo salvaguardar los activos, garantizando la exactitud y confiabilidad de los registros mediante:
División del trabajo.
Delegación de autoridad. Asignación de responsabilidades. Promoción de personal eficiente. Identificación del personal con las políticas de la Empresa.
El efectivo es el dinero que mantiene toda empresa en su cuenta de caja o en forma de
depósito en un banco comercial. Valores en moneda curso legal o su equivalente contenido por:
Efectivo en caja. Cuentas bancarias
Las medidas de control interno de efectivo están orientadas a reducir los errores y pérdidas.
Los comprobantes impresos, numerados correlativamente, deberán estar aprobados
previamente por otra persona autorizada y especificaran en cifras y letras, el monto pagado. El riesgo de control y el riesgo inherente es grande en esta área por que se tiene el manejo directo del disponible el cual es importante para la gestión que realiza el administrador financiero de las fuentes de financiación en el corto plazo. Existe el riesgo de originar exageraciones en las cifras, lo mismo que subestimaciones. Como por ejemplo registrar un pago de proveedores a una cifra superior a la debida y luego el desembolso de diferencia se desvié a otra cuenta.
Fraudes normales en el efectivo:
Intercepción de los ingresos de efectivo antes de registrarlos se ve siempre
cuando se realizan ingresos y egresos de fondos significativos, en este caso se debería de hacer un análisis detallado de la operaciones relevantes.-
Pago de materiales no recibidos, efectuar desembolsos de supuestos recursos
que son indispensables pero nunca llegan a su destino.
Duplicación y pago a trabajadores inexistentes es cuando se realiza pagos dobles
sin justificación y cuando se cancela nomina a empleados no vigentes.
Pagos por gastos personales de funcionarios o partes relacionadas, por ejemplo
cuando se cancelan viáticos ficticios.
La auditoría sobre EEE, incluye cuestiones como que tipo de fondos se han de auditar y cuando, así como de qué forma se ha de hacer. El auditor debe obtener una seguridad razonable de que los balances de efectivo de la compañía están establecidos de forma precisa y lo hace utilizando principalmente procedimientos estándar. • Debe efectuarse un recuento y listado de los depósitos, cheques, comprobantes, etc. • Seguimiento de los cheques especificado como cobros no depositados hasta los asientos de los registros iníciales de cobros, tal y como se encuentren en la fecha. • Comprobar la propiedad de los cheques. • Examinar los comprobantes de anticipos o gastos y cualquier otro documento y de efectivo para comprobar si cuentan con la aprobación. • Verificar independientemente las conciliaciones bancarias y obtener directamente confirmaciones de los saldos por parte de los bancos. • Hacer una comparación de los depósitos reflejados en los estados bancarios con los cobros registrados, previos a la conciliación, para permitir que los cheques y transferencias no registradas en otras cuentas bancarias lleguen a ellos para efectuar su pago, previo a la fecha de la conciliación. • Cualquier otra partida en conciliación debe considerarse como inusual y, por lo tanto, se debe investigar íntegramente.
El principal proceso de auditoría utilizado en la prueba de los balances de efectivo.
Para poder probar la confirmación, los auditores le piden a los banqueros de la compañía que verifiquen el balance de las cuentas bancarias directamente; las respuestas son enviadas únicamente a los auditores. Los banqueros requieren peticiones de confirmación electrónicas. Cuando se envía la petición de confirmación, los auditores comúnmente preguntan a la compañía si tienen algún préstamo con el banco también. Esto ayuda a descubrir cualquier responsabilidad no registrada que esté presente.
Para las compañías que tienen efectivo denominado en monedas extranjeras.
Para poder probar la conversión, el auditor calcula de forma independiente el balance de efectivo usando la tasa de intercambio en efecto para el 31 diciembre. Si la conversión está materialmente cerca al cálculo de la compañía, el auditor documenta este descubrimiento y continúa con la victoria. Si hay una diferencia en la tasa utilizada que da como resultado una diferencia de materiales, el auditor debe determinar si la tasa de la compañía es razonable.
Como parte de la prueba de efectivo, los auditores también prueban el proceso de
conciliación bancaria. Examinando las confirmaciones de efectivo, los auditores ganan seguridad sobre el balance del banco. Sin embargo, pueden existir diferencias entre el balance bancario correcto y el balance de efectivo del libro correcto. Regularmente estas diferencias están relacionadas con los depósitos en tránsito. La conciliación no busca que ningún momento “legalizar” los errores; la conciliación bancaria es un mecanismo que permite identificar las diferencias y sus causas, para luego proceder a realizar los respectivos ajustes y correcciones
Los auditores también pueden necesitar la prueba de la clasificación correcta de
efectivo. Algunos balances de efectivo, tales como los que están restringidos del uso debido a los acuerdos contractuales o los equivalentes de efectivo que han sido acomodados como colaterales, tienen reglas complicadas relacionadas con la revelación y clasificación. En algunos casos, estos balances no pueden ser enlistados como efectivo en la hoja de balance y pueden necesitar ser enlistados como inversiones o efectivo restringido. La palabra "aseverar" significa afirmar o asegurar lo que se dice, segun La RAE Para nosotros los auditores esto se reflejará como una constante en nuestras revisiones, asegurar y afirmar que los saldos financieros se encuentran razonables a una fecha de terminada, y para lograr este fin será necesario la validación contra los soportes en físico que tenga la compañía y hasta con un tercero en aquellos casos que sea necesario. Afirmaciones El objetivo de AA es obtener suficiente evidencia de que las Afirmaciones correspondientes son Válidas. Las afirmaciones constituyen el eje central de la evaluación de los Riesgos y Controles y para la Selección de los Procedimientos de AA Afirmaciones Definición Veracidad Los Saldos de Caja y Bancos representan efectivo en mano o entregado en depósito a terceros; los créditos representan Sobregiros Integridad Todos los Saldos de Caja y Bancos están adecuadamente e íntegramente contabilizados en los Registros correspondientes y están adecuadamente acumulados en los Registros; el corte de las operaciones es correcto. Valuación y Exposición Los Saldos de Caja y Bancos (incluyendo los sobregiros) reflejan todos los hechos y circunstancias que afectan su valuación (incluyendo las modificaciones en los tipos de cambio de la moneda extranjera) de acuerdo con las NC. Las Disponibilidades han sido adecuadamente resumidas, clasificadas, y descriptas y se han expuestos todos los aspectos necesarios para una adecuada comprensión de los Saldos involucrados
1. Comprobar que el saldo de la cuente efectivo en caja y las sub cuentas
correspondientes correspondan con los saldos reportados en el Estado de situación Financiera y que están habilitados los registros y Sub mayores relacionados con el control de los medios monetarios en caja. 2. Comprobar que los anticipos a justificar entregados y no liquidados al cierre o durante el periodo de auditoría, coinciden con los pendientes de liquidar reportados en las cuentas correspondientes en el mismo período. 3. Comprobar que los créditos bancarios son utilizados para los fines que fueron otorgados • Todas las transacciones han sido registradas; • Los inventarios están valuados en forma apropiada; • Las cuentas por pagar son obligaciones adecuadas de la entidad; • Todas las transacciones registradas ocurrieron en el período sometido a revisión;y • Todas las cantidades están presentadas y reveladas en forma apropiada en los Estados financieros.
