1.

ADMINISTRACIÓN

1.1 CONCPTO DE ADMINISTRACIÓN

Administración es el proceso mediante el cual se diseña y mantiene un

ambiente en el que individuos que trabajan en grupos cumplen metas
específicas de manera eficaz.

La palabra administración viene del Latín ad (hacia, dirección, tenencia) y

minister (subordinación u obediencia), y significa aquel que realiza una función
bajo el mando de otro, es decir, aquel que presta un servicio a otro. La
administración es el proceso de planear, organizad, dirigir y controlar el uso de
los recursos para lograr los objetivos organizacionales.

1.2 IMPORTANCIA DE LA ADMINISTRCIÓN

La importancia de la administración se basa en los siguientes puntos:

 La administración se da donde quiera que exista una organización.

 El éxito de una empresa u organismo social, se debe a la buena
administración que posea.
 Para las grandes empresas, la administración científica es esencial.
 Para las empresas pequeñas y medianas, la manera más indicada de
competir con otras es el mejoramiento de su administración, dicho en
otras palabras, tener una mejor coordinación de sus recursos
incluyendo al humano.
 Para lograr un incremento en la productividad, dependerá de una
adecuada administración.
 Para las organizaciones que están en vías de desarrollo, el principal
elemento para desarrollar su productividad y su competitividad con
otras es mejorar la calidad en su administración.
 1.3 PRINCIPIOS DE LA ADMINISTRACIÓN

En la administración, Fayol atribuyó sus logros a la aplicación consecuente

y sistemática de una serie de principios sencillos, eficaces y universalmente
aplicables que a lo largo de los siglos la experiencia humana había logrado y
que él sintetizó y adaptó en forma científica. Así, con claridad abrió el camino
a toda una escuela entre los confusos pensamientos sobre la naturaleza de la
alta gerencia.

Los principios en que fundamentó sus prácticas administrativas son tres:

1. Disminución de los tiempos de producción mediante el uso eficiente de

la maquinaria y las materias primas, y la distribución acelerada de sus
productos.
2. Reducción de inventarios en proceso (principio fundamental en el
sistema de producción moderno, denominado justo a tiempo).
3. Aumento de la productividad, merced a la especialización de los
operarios y el uso de la línea de montaje.

En forma textual, Fayol afirma: “Además, los principios son flexibles y

adaptables a todas las necesidades. La cuestión consiste en servirse de ellos;
éste es un arte difícil que exige inteligencia, experiencia, decisión y mesura.”
Fayol dijo que los principios son muchos. Aunque no hay un número exacto,
los más importantes, según él, son los siguientes:

1. División del trabajo: Separación de las funciones de una empresa por

grupos de tareas homogéneas a fin de lograr la especialización.
2. Autoridad y responsabilidad: La autoridad es el derecho de mandar
y la capacidad moral para hacerse obedecer
3. Disciplina: Es la obediencia, la asiduidad, el apego a las disposiciones
y reglas, el respeto a las personas.
4. Unidad de mando: Un colaborador no debe recibir órdenes de más de
un superior.
5. Unidad de dirección: Un solo jefe y un solo programa para un conjunto
de operaciones que tiendan al mismo fin.
6. Subordinación del interés individual al general: Debe prevalecer el
interés del grupo y de la organización ante el interés personal.
7. Retribución a las capacidades del personal: Las remuneraciones se
establecen con base en las necesidades del puesto y no por las
necesidades del individuo.
8. Centralización frente a descentralización: Los jefes deben delegar
funciones en sus subordinados en la medida en que sea posible, de
acuerdo con la función, el subordinado y la carga de trabajo del
supervisor y del inferior.
9. Jerarquía: La cadena de mando implica respetar los niveles jerárquicos
establecidos. Un jefe no puede ordenar a los colaboradores de sus
colaboradores; a la inversa, un empleado no puede hacer acuerdos con
el superior de su jefe.
10. Orden: El orden es la disposición metódica de las cosas, regularmente
clasificadas. El orden debe tener por resultado evitar la pérdida de
tiempo y recursos.
11. Equidad: Todo superior debe ser justo. Fayol explica que usa la palabra
“equidad” en lugar de “justicia” para no establecer una relación estricta
con el orden legal.
12. Estabilidad del personal: La estabilidad del personal significa que
tanto la empresa como los jefes de grupos de trabajo deben mantener
al mismo personal durante periodos largos para generar aprendizaje y
dominio en el trabajo.
 13. Iniciativa: Iniciativa significa iniciar algo sin necesidad de recibir
órdenes de un superior.
14. Espíritu de grupo o unión del personal: A ello le llamó espíritu de corps
Fayol se apoya en una serie de axiomas para apoyar su principio: La
unión hace la fuerza, La armonía y la unión del personal de una
empresa constituyen una gran fuerza para ella. En consecuencia, es
indispensable realizar los esfuerzos tendentes a establecerla.

1.4 PROCESO ADMINISTRATIVO

El proceso administrativo es la herramienta que se aplica en las

organizaciones para el logro de sus objetivos y satisfacer sus necesidades
lucrativas y sociales. Si los administradores o gerentes de una organización
realizan debidamente su trabajo a través de una eficiente y eficaz gestión, es
mucho más probable que la organización alcance sus metas; por lo tanto, se
puede decir que el desempeño de los gerentes o administradores se puede
medir de acuerdo con el grado en que éstos cumplan con el proceso
administrativo.

1.4.1 PLANEACIÓN

Gran parte del éxito administrativo de una organización depende de la

determinación exacta de los resultados que se pretende obtener, así como el
análisis del entorno para prever el escenario futuro. Todas estas actividades
se realizan a través de la planeación, en la que se trata no sólo de predecir el
camino que habremos de transitar sino también de anticipar su rumbo,
minimizar riesgos y, si es posible, mejorar las condiciones futuras.

De esta forma, la planeación es una actividad clave para cualquier empresa

en la que la aplicación de los principios de factibilidad, objetividad,
cuantificación, flexibilidad, unidad y cambio de estrategias es imprescindible
para planear correctamente las actividades de la organización.

De acuerdo con el nivel jerárquico en la que se realice, con el ámbito de la

organización que abarque y con el periodo de tiempo que comprenda, la
planeación puede ser:

A. ESTRATÉGICA: La realizan los altos directivos, para establecer las

directrices y los planes generales de la organización; generalmente es
a mediano y largo plazo y abarca a toda la empresa.
B. TÁCTICA: Es responsabilidad de los jefes o gerentes de área, con el
fin de lograr el plan estratégico; se refiere a un área específica de la
organización y puede ser mediano y a corto plazo.
C. OPERAIONAL: Es a corto plazo, depende de la planeación táctica y se
realiza, como su nombre lo indica, en niveles de selección u operación.

1.4.2 ORGANIZACIÓN

Desde siempre, el ser humano ha estado consciente de que la obtención

de la eficiencia solo es posible a través del ordenamiento y la coordinación
racional de todos los recursos que forman parte de un grupo social. Una vez
que ha establecido “lo que se quiere hacer”, es decir, los objetivos por alcanzar
durante la etapa de planeación, será necesario determinar “como hacerlo”, que
medidas utilizar para lograr lo que desea; esto sólo es posible a través de la
organización.

En esta etapa se diseña la estructura que permite una óptima coordinación

de los recursos y las actividades para alcanzar las metas establecidas en la
planeación. Mediante la organización se determinan funciones y
responsabilidades y se establecen métodos tendientes a la simplificación del
trabajo. Al organizar es imprescindible aplicar los siguientes principios: del
objetivo, de especialización, jerarquía, paridad de autoridad y responsabilidad,
unidad de mando, difusión, tramo de control, coordinación y continuidad.

El propósito de la organización es simplificar el trabajo y coordinar y

optimizar funciones y recursos, en otras palabras: que todo resulte sencillo y
fácil para quienes trabajan en la empresa y para los clientes. La simplicidad en
la estructura facilita la flexibilidad y el diseño de esquemas más coherentes
que fomentan la eficiencia e iniciativa del personal.

1.4.3 DIRECCIÓN

Si bien es cierto que todas las etapas del proceso administrativo revisten
igual importancia para lograr eficazmente los objetivos de una organización,
es en la dirección donde se realiza todo lo planeado y se ejecutan todos los
elementos de la administración, a tal grado que en muchas ocasiones se
confunden los conceptos administrar y dirigir. Así, en inglés se utiliza el término
“management” para referirse indistintamente a la dirección o la administración.