EL ARCHIVO Y EL ARCHIVERO

ENRIQUE PÉREZ HERRERO

EL ARCHIVO
Y EL ARCHIVERO
SUS TÉCNICAS Y UTILIDAD PARA EL PATRIMONIO
DOCUMENTAL CANARIO

ISLAS CANARIAS
1997
Viceconsejero de Cultura y Deportes
Angel Manero Alayón

Director General de Cultura

Horacio Umpiérrez Sánchez

Director de Publicaciones
Carlos Gaviño de Franchy

Diseño y muquetación
Manuel Santiago

O Enrique Pérez Herrero

O Viceconsejería de Cultura y Deportes

Catalogación
Biblioteca Pública del Estado
Las Palmas de Gran Canaria

Imprime:
NUEVA GRÁFICA, S.A.L.
Eduardo de Roo, 8 y 29
Apartado de correos, 174
La Cuesta de Arguijón
38320 La Laguna - Tenerife
Te1.y Fax: (922) 65 46 56 - 65 41 46

Encuadernación: El archivo y el archivero / Enrique

EDICIONES CANARICARD
Tel.: (922) 65 44 81
Depósito Legal: TF- 1782/ 1997
I.S.B.N. 84-7947-2 18-9
Pérez Herrero. - ]\las Canarias : Viceconsejena
de CUhra y kportes, 1997
336 p. ; 24 cm.
D.L. TE 1777197. - ISBN 84-7947-218-9
l . Archivon«mía 2. Archiveros 1. Canarias.
Viceconsejena de Cultura y Depones. ed. 11. Título
930.25
ÍNDICE GENERAL

Págs .

INTRODUCCI~N........................................................................................... 11

PATRIMONIO DOCUMENTAL .................................................................. 13

Concepto de Patrimonio Documental ............................................................... 15
La importancia del Patrimonio Documental Canario y la necesidad de su
conservación ................................................................................................ 19
El Patrimonio Documental y la Sociedad ......................................................... 35

ARCHIVO ....................................................................................................... 37
Concepto de archivo ......................................................................................... 39
Los objetivos del archivo .................................................................................. 43
Los usuarios de los archivos ............................................................................. 49

DOCUMENTO ................................................................................................ 53
Concepto de documento .................................................................................... 55
Clasificaciones del documento ......................................................................... 59
Agrupaciones documentales y unidades de instalacih .................................... 83
Los documentos de una unidad administrativa ................................................. 97

ARCHIVO Y DOCUMENTO ....................................................................... 117

Las tres edades de los archivos y de los documentos y el Sistema de Archivos .. 119
El flujo. la transferencia y la selección documentales ...................................... 149
Tipos de ingresos de documentos en los archivos ............................................ 165
La clasificación y la ordenación de documentos en el archivo ........................ 169
Los descriptores de los archivos y de los documentos ..................................... 179
La accesibilidad a los documentos en los archivos canarios ............................ 229
Legislación relativa a los documentos y a los archivos .................................... 245
Los siete anillos documentales ......................................................................... 263
Recomendaciones para la conservación y manipulación de documento\ en los
.. 265
archivos de gestion ......................................................................................

ARCHIVOS CANARIOS ............................................................................... 267

Clasificación de los archivos canarios .............................................................. 269
El Archivo Histórico Provincial de Las Palmas “Jouquín Blanco” ...,. ............ 273
Los Archivos Municipales de la provincia de Las Palmas ............................... 289
Los Archivos Parroquiales de la Diócesis de Canarias .................................... 305

.....................................................
BIBLIOGRAF~AEMPLEADA ................. 317
L
A publicación El Archivo y El Archivero: sus técnicas y utilidad para el
Patrimonio Documental Canario, es el resultado de la experiencia como
archivero y profesor de Archivística y Diplomática de E*:riquePérez Herrero,
Director del Archivo Histórico Provincial de Las Palmas de Gran Canaria.

Habitualmente los profesionales de los archivos, que practic un a diario en su tra-

bajo la teoría archivística y por tanto la conocen muy de cercti. no tienen tiempo de
sistematizar ese bagaje de conocimientos en un Manual que re!iunde en beneficio de
todos, tanto archiveros como alumnos de esta materia. Es por 110, digno de agrade-
cer y reconocer el esfuerzo realizado en este sentido por el autcr del libro, quie'n a su
vez pone de mani$esto en sus páginas la enorme importancia de los documentos, la
necesidad de su conservación, su utilidad como testimonio duroclero de los actos del
hombre, su valor histórico, y en consecuencia la inevitable e i istencia del Archivo
como garantía de esa conservación permanente. Sin olvidar, 2 resaltando la nueva
corriente de esta institución de cara a los usuarios, el servicio que de ella se desea,
cada vez más acorde con lo que la sociedad demanda en la acrualidad.

Cabe significar en este sentido, la actual línea de actuaciót: que se pretencle lle-
var desde la Dirección General de Cultura del Gobierno de unarias, que apunta
hacia el establecimiento de una política archivística iniciada ht ice algún tiempo con
actuaciones concretas pero aún desconexas. El objetivo, busacio en un compromiso
moral e intelectual de garantizar la adecuada conservaí ión y difusión del
Patrimonio Documental Canario, en una sociedad dinámica 5 moderna, dónde la
información es algo prioritario, no es otro que el ubicar a 103 archivos en el lugar
preferencial que les corresponde.
 Por otra parte, y sin acallar el cariz eminentemente cultural de los archivos, hay
que entenderlos como centros custodios de la iríjormación de nuestro pasado, que
nos permite interpretar la Historia. Ademús no se debe ignorar las últimas tenden-
cias de la Archivística, que van indisolublemente unidas al principio de difisión y
acceso a la cultura por purte de los ciudadanos. Por ello acerc«rnos al público ins-
trumentos de trabajo de tanta utilidad como el presente. Se prei<,ndede esta manera
realizar una colección de títulos referentes a las fientes documentales canarias cus-
todiadas en nuestros archivos, y sensibilizar a sus usuarios de /a enorme riqueza e
importancia del Patrimonio Documental Canario pasado y prcsente conservado, y
proseguir en el empeño de que permanezca para siempre y de (;I se sirvan las gene-
raciones futuras.

Horacio Umpi6rrez Sánchez

Dirwfor General de Cultura
L
AS presentes páginas en modo alguno tienen la intencióii de ofiecer a sus lec-
tores una guía de trabajo y menos un manual para desurrollar una labor ar-
chivera eficiente. Hay ya muchos trabajos autorizados tri respecto, a los cua-
les remito a los lectores ansiosos de adquirir unos conocimieritos amplios y serios.
La Única intención que me ha movido a confeccionar esta hivve cartilla sobre lo
que es un archivo, ha sido la ilusión o la presuncicín de intenta! romper el miedo de
todo principiante al querer iniciarse en la disciplina de la Archii i'stica,disciplina que
por no estar tan dijundida, como la Biblioteconomía, por ejeniplo, aparenta ser al-
go abrupto e inalcanzable.
En las siguientes líneas se hace un recorrido vertiginoso sobw determinadas cues-
tiones, lo que podrá servir de alguna ayuda (así lo esperamos) a cuantas personas
se acerquen por vez primera a los archivos, o a cuantos~unc.ional.iosacudan con
cierto misterio a los cursos de perfeccionamiento que imparte el Instituto Canario
de Administración Pública sobre esta disciplina. Asimismo no3 ha animado a sacar
el recado de escribir, las frecuentes insinuaciones de acercar el archivo y sus técni-
cas a los estudiantes de Bachillerato y de la Universidad de Las Palmas de Gran Ca-
naria, quienes, tras su visita al Archivo Histórico Provincial de Las Palmas, deman-
dan algún apunte sobre la labor del archivero, los objetivos dc los archivos y otras
cuestiones sobre el Patrimonio Documental. Y no quisieru olvidtrl-a mis alumnos uni-
versitarios, estudiantes esforzados y meritorios, quienes han de wportar, además, un
examen para demostrar su valía y suficiencia en esta materia, trmén de sobrellevar
pacientemente en las aulas las explicaciones, garlas y cháchaim del que suscribe.
A todos ellos van dirigidas estas líneas, aun a sabiendas yire les sabrá a poco.

Enrique Pérez Herrero

Las Palma de Gran Canariu, 1997

- 11 -
 PATRIMONIO
DOCUMENTAL
CONCEPTO DE PATRIMONIO
DOCUMENTAL

No podemos, ni debemos, introducirnos en esta materia sil? antes analizar el con-

cepto de patrimonio documental, que, si bien está en boca de iodos, no es compren-
dido ni respetado por la totalidad de los grupos colectivos quc ostentan su posesión
y usufructo. Fácil y cómodo sería remitirnos a la definición yiie nos ofrece la legis-
lación vigente al respecto, a la que obviamente nos habremos de referir como colo-
fón a nuestras palabras.

Si traemos a colación el diccionario de Autoridades (1737 1, vemos que constitu-

yen el patrimonio todos “los bienes y huciendu que el hijo tieiic heredudos de su pu-
dre O avuélos”. Con ello vemos, aplicada la definición a los d m umentos (en especial
a los públicos), que son bienes transmisibles a lo largo del de\ cnir de las generacio-
nes; y del interés de esta transmisión se deduce la necesidad de su conservación.

Según la Convención de la Unesco de 1970, los bienes c ulturales son compo-

nentes inherentes a la civilización y cultura de los pueblos, p ~ lo x que todos los Es-
tados tienen la noble obligación de preocuparse y de promocionar su conservación,
mediante la adopción de cuantas medidas sean oportunas, no d o a niveles naciona-
les, sino también mediante colaboraciones internacionales, par,\ cuyo fin se exige una
estrecha colaboración entre los Estados. Dicha Convención, tlue no define el Patri-
monio Documental como tal, incluye dentro de los bienes culi iirales a los documen-
tos en su conjunto, que describe como la suma de todos los “nimuscritos raros e iiz-
cunables, libros, documentos y publicaciones antiguos de inte, C;S especial (histbrico,
artístico, cientljcico, literario, etc.),sueltos o en colecciones”. 1 ambién encierra den-
tro de la consideración de bienes culturales a los “archivos, iiii.luidos los fonográfi-
(’os,fotográficos y cinematográficos”. No consideramos miív agraciada esta rela-
ción, pues en ella se ve una marcada inclinación a la valoracion de los documentos
por su interés histórico, interés que en la mayoría de los casos se adquiere por edad,
por lo que los documentos recientes quedarían fuera del conct pto. La duplicidad del
Patrimonio Documental, pues, se hace forzosa, ya que por un lado sobresale el Pa-
trimonio Histórico Documental (de comprensible defensa y conservación j, y por el

- 15 -
EL ARCHIVO Y E L AKí‘IiII’ERO

otro el que podríamos denominar Patrimonio Documental de Ge.tión (de no tan com-
prensible defensa y conservación), por ofrecer dos niveles perfei tamente diferencia-
dos, aunque no opuestos a nuestro entender. Y es que el Patrimtmio Documental de
Gestión o actual es el que fenece y sucumbe por la extendida y errónea creencia de
no ser considerado importante para la confección de la Histori‘i. Nadie se atreve a
destruir documentos anteriores a 1900, pero ese revpeto lógico i ~ ose aplica a docu-
mentos y fondos que describen los tiempos presentes.
Es evidente que el Patrimonio Documental lo conforman toc los los documentos,
bien sean históricos, bien sean contemporáneos, salvo los marcados por las elimina-
ciones responsables generadas del conocimiento y de la aplicacioii de la Archivística.
El concepto concreto de Patrimonio Documental nos lo defliien las normas jurí-
dicas españolas que se refieren específicamente a los documentos y a los archivos.
La primera de ellas es la Ley 16/1985, del Patrimonio Histórico Español, que decla-
ra que ‘iformanparte del Patrimonio Documental los documente) r de cualquier épo-
ca, generados, conservados o reunidos en el ejercicio de sujuncicín por cualquier or-
ganismo o entidad de carácter público, por las personas jurídi(,as en cuyo capital
participe mayoritariamente el Estado u otras entidades público 5 y por las personas
privadas,fisicas o jurídicas, gestoras de servicios públicos en lo relacionado con la
gestión de dichos servicios” (art. 49.1). Nos satisface esta composición del Patrimo-
nio Documental, más que definición, por recoger con amplitud y sin recorte crono-
lógico a todos los documentos, sean históricos o recientes, con lo que todos quedan
así protegidos y supeditados a las disposiciones legales a ellos dirigidos.
Asimismo, se consideran como tal a los archivos “particulai os” que puedan ate-
sorar los administradores superiores y políticos durante el ejerci<iiode sus cargos pú-
blicos, que lógicamente deberán entregar al archivo que correslionda al vacar en su
destino. Así, los presidentes de gobierno, ministros, consejeros > directores genera-
les de las autonomías, alcaldes, representantes de las diputacioiics y cabildos, entre
otros muchos, no podrán justificar la posesión con carácter de personal de cuantos
documentos hayan recibido durante sus mandatos políticos o a(1ininistrativos y, por
supuesto, relacionados con sus actividades respectivas. Por ser constitutivos del Pa-
trimonio Documental deberán ser depositados para su custodia conservación en ar-
chivo público, aunque con las limitaciones de consulta e investipación que marca la
Constitución Española en defensa de la intimidad personal y faiiiiliar de los intervi-
nientes. Este detalle también se recogerá en la Ley sobre el Patr iinonio Documental
Canario, como veremos a continuación.
Además de lo expresado, forman parte asimismo del Patrimoi iio Documental “los
documentos con una antigüedad superior a los cuarenta años” que, no teniendo el
carácter de públicos, hayan sido “generados,conservados o reuiiidos en el ejercicio
de sus actividades por las entidades y asociaciones de caráctei político, sindical o
religioso y por las entidades,fundaciones y asociaciones cultui trles y educativas de
carácter privado” (art. 49.3). Y por último, sin delimitación alguna, todos los docu-
mentos de data crónica superior a los cien años forman parte di1 Patrimonio Docu-
mental, así como cualquier otro documento que, no estando recogido en lo anterior-

- 16 -
 COYCt..Pl« 1 / i PATRIMONIO LKICUMENTAL

mente expuesto, merezca dicha consideración a criterio de la Administración del Es-

tado (art. 49.5).

Por tanto, todos los documentos generados o conservados ;)or las administracio-
nes públicas; por sus administradores o representantes políticc\: por empresas en cu-
yo capital mayoritariamente participe el Estado; los documentos de más de cuarenta
años generados o conservados por entidades, sociedades, fund<icionesy asociaciones
privadas; y todos los documentos de más de cien años formaii parte del Patrimonio
Documental. ¿Qué es lo que queda fuera? Muy poco, prácticamente los documentos
cuyas intitulaciones y direcciones se refieren al unísono a pei jonas físicas sin rela-
ción alguna con las administraciones públicas y los colectivos mencionados.

En la misma línea se expresa la Ley 3/1990, del Patrimonio Documental y Ar-

chivo de Canarias, pero con mayor detalle y precisión, dado que desciende a nom-
brar independientemente a los Órganos de gobierno, administrxiones y centros pro-
ductores y receptores de documentos. En esta ley se define mejor el espíritu del
Patrimonio Documental: “El Patrimonio Documental Canario . está constituido por
todos los documentos reunidos o no en archivos, procedentes de las instituciones o
personas que se declaren, conforme a las previsiones de esttr Ley” (art. 1.1). Para
mayor abundamiento, el art. 2 vuelve a repetir lo dicho, pero con la interesante in-
clusión de la temporalidad y la cita pormenorizada de las indituciones cuya pro-
ducción documental quedan supeditadas a esta ley. Por considerar importante este
artículo, lo copiamos directamente. Nos dice: “Formanparte del Patrimonio docu-
mental Canario, los documentos de cualquier época, recogido\ o no en archivos, re-
cibidos o producidos en el ejercicio de su función por: a ) Los círganos del gobierno
y administración de la Comunidad Autónoma. h) El Parlamento de Canarias. c ) Los
órganos provinciales, insulares y municipales de la Administración Local. d ) Las
Academias Cientllficas y Culturales, Colegios Profesionales y las Cámaras. e ) Per-
sonas privadas, físicas y jurídicas gestoras de servicios públicos en Canarias, en
cuanto a los documentos generados en la gestión de dichos scrvicios.f) Las perso-
nas fisicas al servicio de cualquier órgano de carácter públic o en cuanto a los do-
cumentos producidos o producibles en y por el empeño de si1 cargo dentro del te-
rritorio de la Comunidad Autónoma Canaria. g ) Las empresti s públicas radicadas
en Canarias.”
Forman, asimismo, parte del Patrimonio Documental Canario, sin perjuicio de la
legislación del Estado que les afecte, los documentos producido\ por: los Órganos pe-
riféricos de la Administración Central, las Universidades y otro5 centros de enseñan-
za, las notarías y registros públicos, y por cualquier organismo o entidad de titulari-
dad estatal en el Archipiélago Canario (art. 3). Al igual que cn la ley nacional de
protección de los documentos, en la canaria se consideran Pat i-imonio Documental
cuantos documentos superen los cuarenta y cinco años, producidos o recibidos por la
Iglesia, las asociaciones políticas, empresariales y sindicales. por las fundaciones,
asociaciones culturales, educativas o de otro tipo radicadas eii Canarias (art. 4). Y,
por último, también forman parte del Patrimonio Documental Canario todos aquellos
documentos con una antigüedad superior a los cien años prodiicidos o recibidos por

- 1’1 -
EL ARCHII'O Y El. AKCHIVERO

cualquier entidad particular o persona física, ya que se supone qui los públicos lo son
desde el mismo momento de su nacimiento (art. 5 ) .
Como vemos, también se apercibe en esta ley autonómica 1111 deseo de no dejar
fuera del ámbito protector del carácter de patrimonio d o ~u men ,~il
ningún fondo or-
gánico ni documentos de cualquier índole.
Por tanto, todos estos documentos deben ser conservados a igual que los patri-
monios Bibliográfico, Arqueológico, Artístico y Etnográfico. Siiiiplemente que éstos
han concienciado ya a la gente, y a nadie se le ocurre atentar c*)ntraellos, mientras
que el Documental sigue estando poco considerado y los atentad11s suelen ser diarios.
Los atentados contra los documentos son fáciles (una simple ceri Ila), silenciosos (su
destrucción no hace estruendo), baratos (no quedan ni restos quz ocultar), rápidos, e
incluso beneficiosos económicamente (venta del papel para reck i ar), todo lo cual ha-
ce que su investigación sea difícil.

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 IMPOKIANCIA 111 l. PATRIMONIO DOCUMENIAL

LA IMPORTANCIA DEL PATRIMONIO

DOCUMENTAL CANARIO
Y LA NECESIDAD DE SU CONSERVAO’ION

Sobre este tema ya hemos tratado en otro momento y lugar ( Pérez Herrero, 1995),
mas por ser tema tan candente y prioritario para el logro de ui:a conciencia sobre la
importancia de nuestro Patrimonio Documental y archivos q w lo custodian, no du-
damos en volver a incidir sobre el asunto, a sabiendas de ser rciterativo. Y como de-
cíamos “in illo tempore”...
Mucho se ha venido hablando de la importancia del Patrimonio Documental y, por
extensión, de los archivos que lo custodia, tanto a nivel particuhr como institucional.
En los tiempos que corren, se ha iniciado un espíritu de intranquilidad por la conser-
vación de los testimonios escritos producidos a lo largo de nue \tro devenir histórico,
intranquilidad por su conservación que, en la mayoría de los cahos, no ha medrado en
absoluto por no ir más allá del significado de la expresión. Pero a t o no basta. Es más,
la simple preocupación no es suficiente para demostrar un gusto exquisito por una dis-
ciplina que escapa de todo galardón y recompensa, dados los trLlmposmaterialistas y
técnicos en los que se inscribe la Sociedad actual, más cercana y proclive a inversio-
nes que satisfagan el gusto de la mayoría que la necesidad de uiia minoría.
Que los documentos son necesarios, que su conservación, control y servicio son
obligados, y que la existencia de un programa interdisciplinar p r a la defensa y el co-
nocimiento de todo este legado se hace inexcusable, a nadie se le escapa. Pero ahon-
demos en estas convicciones para justificarlas.

¿POR QUÉ SON IMPORTANTES LOS DOCUMENTOS’!

En el más amplio significado, los documentos son manife ,iaciones de la volun-
tad del hombre, al menos desde la aparición de la escritura, y c’omotal son obras in-
tencionadas y meditadas merecedoras de su conservación y reyeto por parte de sus
depositarios, pues todos, por insignificante que alguno pueda w, son portadores de
información. Nadie escribe sin una clara intención de transmitir algo a su destinata-
rio, en un afán de lo que hoy se viene denominando fenómenc de la comunicación.

- 19 -
 EL ARCHIVO Y A l . ,ifK’lllLEUO

Al documento se le ha venido considerando, y no sin razón, como la memoria de

la Sociedad que describe, como la retentiva de la vida pública J de la privada, pues,
de lo contrario, ¿cómo podría transmitir su desarrollo, sus actos y voluntades de for-
ma duradera y puntual‘?Y es que desde tiempos muy remotos el hombre no cejó, has-
ta lograrlo, en la búsqueda de un medio que permitiese perpeti ,ir en el recuerdo de
las generaciones los sucesos merecedores de ser rememorados. o de transmitirlos a
largas distancias sin temor a las alteraciones verbales o concepi iiales tan propias de
la tradición oral, de las que no estaban exentos ni los más metic ulosos y esforzados
mensajeros. La escritura, que nace como solución para transmitii lo que por vía oral
se hizo primero difícil y luego imposible, se convierte poco a poc I> en una eficaz ayu-
da para la memoria, y luego en una fórmula de retener la lengu‘i hablada (efímera y
temporal) y, por tanto, en una forma perfecta de comunicarse, e incluso de pensar y
expresarse. La Sociedad que no conserva sus documentos, como tc4timonios eficientes
de la actividad desarrollada, se puede considerar como una Socii,dad desmemoriada,
sin experiencia, sin actividad, por lo que no podrá ser considei‘ida en el futuro por
ser ignota o, al menos, incierta. Desaparece el hombre, el actor, cl artífice, pero que-
da su obra, de la que podrán beneficiarse sus descendientes o su\ continuadores.
Los documentos como memoria de un pasado se pueden comprobar a lo largo de
la Historia, evidentemente. Claro ejemplo de lo dicho es la carta que el gobernador
Rehum escribió a Artajerjes, sobre la ciudad de Jerusalén: “... qiie se investiguen los
libros de las historias de tus padres, y en ellos verás que esta c iicdad es una ciudad
rebelde,funesta para los reyes y sus provincias, y que ya de anii ~ M seO movieron en
ella revueltas, habiendo sido por esto destruida” (Antiguo Testamento: Esdrás, 4- 15).
No menos aleccionadora es la respuesta del rey de Persia: “La c (n-ta... ha sido exac-
tamente leída en mi presencia. Di orden de que se hicieran invc\tigaciones, y ha si-
do hallado que ya de antiguo esa ciudad se rebel6 contra los r( \ es y que se dio a la
sedición y a la revuelta” (Esdrás, 4-18, 19). De no existir documentos, estas afirma-
ciones no hubieran sido posibles, así como tampoco el conocirniznto de las frecuen-
tes rebeldías de los habitantes de Jerusalén.
El provecho del documento escrito ya fue reconocido por Al tonso X el Sabio en
las Siete Partidas: “El antigüedad de los tiempos, es cosu q u e ] ( / z ea los omes olui-
dar los fechos passados. E porende f u e menester que fuesse fallcidu scritura, porque
lo que ante fuera fecho, non se oluidasse, e supiessen los ornespw ella las cosas, que
eran estuhlescidas, bien como si de nueuo fuessen fechas. E ma; ormente, porque los
pleytos, e las posturas, e las otrus cosas que fazen, e ponen los oines cada dia entre-
si, los vnos con los otros, non pudiesen venir en duhda, e fueJ\en guardadas en la
manera, que fuessen puestas. E pues que de las scrituras tanto bien viene, que en to-
dos los tiempos tiene pro, que.faze membrar lo oluidado, e afrmcii lo que es de nueuo
fecho, e muestra curreras por do se enderegar, lo que ha de se, derecho es, que se
fagan lealmente, e sin engaño: de manera, que se puedan, e eniiendun bien, e sean
cumplidas, e señaladamente aquello, de que podria nascer conticJiidaentre los omes.”
(Partida 111, tit. XVIII.)
Mucho más claro, por ser más directo y conciso, es el primer reglamento de ar-
chivos de que se tiene conocimiento, que no es otro que la “Zmri-ucciónpara el go-

- 20 -
hierno del Archivo de Simanc~as”,dadas por Felipe 11 en 24 de q-:osto de 1588. Al co-
mienzo de las mismas leemos con agrado que “en las escriptul ‘1.7 consiste /u rnewio-
ria de la antigüedad” (Rodríguez de Diego, pp. 79 y 97). Estos C’ jemplos son más que
suficientes para comprender y aceptar sin reparo el hecho de q ~ los. documentos son
la memoria de las sociedades que describen.
Los mensajes lingüísticos son procesos temporales y acúctic )s perecederos e irre-
petibles. Como procesos acústicos que son, desaparecen una w.producidos, pues
’,

son incapaces por sí mismos de permanecer en el tiempo. Sólci existe una forma de
captarlos, de fijarlos, de hacerlos visibles, y ésta es la escriti!;a (Mosterín, p. 22).
Incluso en el origen del documento, que nace como fruto Ix!gicoy forzoso de la
aparición de la escritura, hay que ver una razón de necesidad, ,:e utilidad insustitui-
ble, que no de recreo o entretenimiento. Si descendemos a las [’rimerasculturas del
denominado Período Histórico (Sumer), vemos que no se e s a ¡>endocumentos por
un afán de crear obras literarias o de simple esparcimiento (lo .+e acontecería más
tarde), sino que la razón de que el escriba tomase su recado de ejcribir y se pusiese
a la dura tarea de emitir documentos, no era otra que la necesichd de dejar de forma
permanente el resultado de un acto administrativo, o de unos d(:i-echos adquiridos, o
una norma de convivencia o el producto de una contabilidad, cii~iizáésta el verdade-
ro origen de la escritura como mecánica imprescindible para p<!,terdominar y recor-
dar las cuentas producidas.
Este carácter de perpetuar por escrito los hechos acaecidos para que no se oivi-
den con el transcurrir de los tiempos, para “t-emenzl?rung~a de ! u s c‘osus pussudus”
(Partida 111, tit. XIX, ley I), se detecta con toda claridad en los ;,ropios documentos.
Así, en innumerables casos, se especifica este afán de fijar permaiientemente los acon-
tecimientos en los preámbulos de los mismos. En la confirmaci!!n por Sancho IV en
1287 de la donación de Villaumbrales otorgada por Fernando iI1 al arzobispo don
Rodrigo Jiménez de Rada, leemos: “E por nori caer eti oluido I.,) rnatiduron los rre-
yes poner en escripto en los priuilegios porque los otsm que re&‘iusseizdespues d’e-
llos e touiessen el so lugas fuessen tenudos de guardut- uquello < de lo leuar udelun-
te confirmandolo por los priuilegios ...” (García Luján, vol. 2.G,il. 204). Casos como
éstos son muy frecuentes.
También podemos comprender la utilidad del documento, como solución eficaz
para la perdurabilidad de los derechos adquiridos, en las solicii \ides de nuevas pro-
tocolizaciones de escrituras notariales entregadas a las partes, p r razón de no con-
servarse sus matrices respectivas, o por hallarse éstas últimas ~ c nun estado tan dc-
leznable que se hacía imposible su lectura y comprobación. Ante el miedo de la pérdida
de la constancia pública del acto realizado por desaparición del ;:istrumento público
que lo atestiguaba, no quedaba más alternativa que generar un nii:vo documento cus-
titutorio que revitalizase el acto realizado. Abundantes son las pi c itocolizaciones rea-
lizadas en el siglo XVIII de escrituras otorgadas en el siglo XVí por encontrarse las
matrices “destruidas y apolilladas de tulforma que de ellas no ,,.P puede sacar testi-
monio alguno”, o “por estar sus originale5 incapaces de leerse 8:nosv de no encon-
trase otros por su demasiada untigüedad”. Valga estos ejemplc. para comprobai- el

- 21 -
EL ARCHIVO Y EL ARCHIVERO

deseo de rehacer documentos cuya fe pública estaba a punto de fenecer y dejar, por
consiguiente, a sus intervinientes, hoy comparecientes, sin el api)yo legal a sus trans-
misiones patrimoniales, últimas voluntades, imposiciones de cargas, etc. Una vez más
constatamos la importancia del documento como memoria de la xtividad individual
del hombre, y de su necesidad para evitar que sus actos caigaii en el olvido o sean
ineficaces.
En los tiempos presentes, la benignidad de dejar constancia por escrito de los ac-
tos administrativos no se recoge en el tenor de los propios docurrientos, pero sí se van
a dedicar a ello las leyes y normativas, cuya finalidad es encaiuar y dirimir el pro-
cedimiento de las administraciones públicas. De tal modo, la Lc-y 30/1992, de 26 de
noviembre, de Régimen Jurídico de las Administraciones Púb1 icas y del Procedi-
miento Administrativo Común (art. 55.1) dictamina que “los o( tos administrativos
se producirán por escrito a menos que su naturaleza exija o pei :nitu otra forma más
adecuada de expresioín y constancia”. Esta preferencia de la esci itura sobre cualquier
otro medio de comunicación ya se hizo patente en 1986 (R.D. 1 /1986) al permitirse
las comunicaciones entre los particulares y la Administración y \ iceversa “por via te-
legráfica, télex o cualquier otra de la que quede constancia poi oscrito, siempre que
o$-ezcan las debidas garantias de autenticidad”. Si bien es posibie ejercer el acto ad-
ministrativo de forma oral, éste no surtirá efecto a menos que e escriture “a poste-
riori” y se firme por el funcionario que lo recibe, expresando en la comunicación la
autoridad de la que procede (Ley 30/1992, art. 55.2).
Refiriéndonos a la Comunidad de Canarias, vemoy en sus primeras leyes relati-
vas a los modelos a los que se deben ajustar las administracionek públicas, que se si-
gue valorando al papel (por tanto, empleo de la escritura) como soporte idóneo para
sustentar las actas de las sesiones municipales, aunque considera, no obstante, a las
nuevas técnicas como medio o instrumento simple de escritura (Ixy 14/1990, art. 136,
3.“). Ante la presencia y desarrollo del soporte informático, se especifica con toda in-
tención y con no menos deseo de claridad, que las resolucione\ de los alcaldes, te-
nientes alcaldes y concejales delegados se fijarán para su const iincia “en un soporte
documental que garantice su permanencia y publicidad” (art. 68). Sin temor a equi-
vocarnos, en esta recomendación queda recogido cierto miedo ‘i1 novedoso soporte
informático, que si bien es conveniente y recomendable en la génesis documental,
por ser remedio rápido y eficaz, no lo es tanto a la hora del archiL o definitivo por mu-
chas razones, entre otras por desconocerse su comportamiento :i largo plazo (Pérez
Herrero, 1993, p. 304).
Es decir, la aparición de la escritura implica un deseo de testi inoniar de forma du-
radera los actos del hombre para que no se olvidasen en un futuro más o menos cer-
cano. En cambio, la intención científica y de recreo, de servir (le fuente para la His-
toria, es mucho más reciente. El carácter pragmático del documento, de utilidad para
la Sociedad en que se inscribe, le hacen merecedor de su consci-vación permanente.
Es verdad que el interés jurídico de un documento no es eterno. ya que todo evolu-
ciona y cambia, máxime las creaciones de los hombres por ser inás volubles que las
del resto de la Naturaleza. No por ello se ha de desnudar al documento de su impor-
tancia y valor, pues al desaparecer el valor administrativo o legal con el que nació, el

- 22 -
 IMPORTANCIA DI l PATRIMONIO IjOCUMENTAL

vacío ocasionado va a ser reemplazado de inmediato por otro no menos interesante,

el histórico y, a veces, hasta el sentimental.
Por tanto, los documentos constitutivos del Patrimonio Documental Canario son
importantes por cuanto son el residuo fosilizado del devenir liistórico del Archipié-
lago de las siete islas, de las gentes y sociedad canarias, desde \us más remotos tiem-
pos. Sin estos testimonios, los historiadores no dispondrían dt, fuentes sobre las que
sustentar sus tesis científicas.
Llegados a este punto, nos surge la segunda pregunta.

¿SE HACE OBLIGADA LA CONSERVACIÓN DE NUESTRO

PATRIMONIO DOCUMENTAL?
La respuesta se nos presenta fácil si partimos de todo lo anterior. La única con-
testación posible es la afirmativa.
La primera razón que nos ayuda, no sólo para comprender, 4no también para jus-
tificar la necesidad de conservar los documentos, es la tradicih milenaria de la bús-
queda de una fórmula apropiada para atesorar los documentos. que nos es otra que el
Archivo. La usanza, la norma, la costumbre de conservar los documentos (desde el
momento mismo de la aparición de la escritura) nos demuestra la necesidad de man-
tenerlos, al menos en las sociedades organizadas, como pruebas fehacientes de los de-
rechos adquiridos, como instrumentos insustituibles para la delensa de los intereses,
y como herramientas de gestión necesarias para la eficacia de una actividad política,
económica, administrativa y cultural. De ello deriva la utilidad de su conservación,
utilidad que se manifiesta a través de la dilatada vida de los archivos. Sólo a través de
su historia y evolución podremos comprender que no es una C I eación graciosa o ca-
prichosa, sino algo pragmático y conveniente. Es decir, la Historia nos demuestra que
la necesidad de los archivos para conservar los documentos producidos es un hecho
que hay que admitir, y que la legislación antigua o contemporánea sobre este extremo
no persigue más que reglamentar e institucionalizar una situacicín ya creada.
Las citas históricas en las que ver la utilidad de la conservación documental son
muy frecuentes. Noticia de un local preparado para guardar y utilizar documentos lo
encontramos en el Antiguo Testamento: “... había reunido una biblioteca y puesto en
ella los libros de los reyes, los de los profetas y los de David y liis cartas de los reyes
sobre las ofrendas. Así también Judas reunió todos los libros dispersos por la gue-
rra que hubimos de sufrir, que ahora se hallan en nuestro poder. Si, pues, tuviereis
de ellos necesidad, mandamos quienes os los lleven” (Macabem, 11, 13-15).También
podemos comprender la práctica de la investigación en estos archivos eminentemen-
te religiosos: “Entonces el rey Dario dio orden de hacer inve.\tigaciones en la casa
de los archivos, donde se depositan los tesoros; y se halló en Ec batana, capital de la
provincia de Media, un rollo en que estaba escrito los que siyue: ...” (Esdrás, 6-1).
Los pueblos de la Antigüedad tuvieron sus archivos. De la\ culturas sumerias y
asirio-babilónicas conocemos, gracias a la arqueología y al soliorte de los documen-

- 23 -
tos (barro cocido), la existencia de depósitos organizados de documentos, en los que
la clasificación y la ordenación ya se nos muestran. La existenciv de archivos en Egip-
to está demostrada igualmente, y los papiros hallados nos indic;!i-ila existencia de ar-
chivos religiosos, municipales y particulares. En Grecia se cust~Idiaban las actas pú-
blicas en el “archeion”, y en Roma en el “tabulurium”, y se co. x e n testimonios de
archivos concretos a través de noticias y textos legales posteric .-es,aunque no se ha
conservado ningún fondo documental, a excepción de restos de i vivados en las villas
de Pompeya y Herculano, cubiertos por las cenizas del Vesubicm
A lo largo de la Edad Media, los archivos adquirieron una g,..:n importancia y de-
sarrollo, en lo que intervino el aumento de la producción docui!.iental tras el empleo
del papel que desbancó al caro pergamino. A partir del S. XVI es ya rara la institu-
c i h que no cuenta con un archivo para guarda y conservaciór. de sus documentos.
Así, las Ordenanzas de la Real Audiencia de Canarias í 153 l . coiiia de 1775) ya se re-
fieren al archivo como medio de guardar permanentemente los ~;rocesosterminados:
“En la Audimcia qv una sala contigua u la del Acuerdo comp;resta afuera della a
donde se poneti y guurdan los procesos terminados en todas iii :.tumias conforme a
las Leqies del Reyno”. También se nombra al archivero y su cwnetido de control de
los fondos: “ y que para buscar y sacur-los pleytos del archivo s t , ha de entender con
el archii~ero”.Y termina diciendo que ha de estar “muy limpia i < t pieza del archiilo”.
El siglo XVIII aportó una novedad importante, que hoy se i.onsidera esencial, y
no es otra que la apertura de los archivos a los ciudadanos para - u uso y disfrute, con
lo que comienza una nueva andadura, la de su labor social de esi Lidio e investigación.
La Edad Contemporánea se va a caracterizar por una preocupaci.in casi constante por
formular una legislación que ampare, defienda y reglamente ..1 Patrimonio Docu-
mental, a los archivos y al uso de los mismos, para realizar las i!westigaciones perti-
nentes con las que esclarecer nuestro pasado.
Hemos visto que la conservación de los documentos es una cic las costumbres más
ancestrales que perviven aún hoy. Esta pervivencia avala la pro!iuctividad del docu-
mento y del archivo, pues en caso contrario habría fenecido coino otras muchas in-
venciones de utilidad momentánea o caprichosa. Y tanto es así que la legislación vi-
gente se ocupa con el mayor celo y cuidado a proteger el Pat:.imonio Documental
universal, aunque nosotros nos referiremos exclusivamente al nciestro.
La importancia del documento ha motivado que la ley le ht’va reconocido deter-
minados efectos jurídicos y le haya rodeado de ciertas garantiiis y requisitos en su
creación y otorgamiento. Ello conduce a la protección jurídica tic1 documento en va-
rias vertientes, siendo la que nos afecta al presente la que se rei iere a la adopción de
medidas encaminadas a evitar su destrucción y sustracción, rl:didas que podemos
denominar de conservación archivística, frente a los otros delito, que no afectan a los
archivos como depósitos documentales, como lo es la falsedad Jocumental que mo-
difica su tenor por dolo meditado.
La ley, evidentemente, se ocupa de la infidelidad en la custodia de los documen-
tos, pues como Patrimonio de un país, se ha de conservar como legado inherente a la

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 IMPORIANC'IA 1>l 1 PATRIMONIO IlOC'lIMtNTAL

sociedad que describen. De tal manera, el Código Penal (art. -:13) considera dolo a
la sustracción, destrucción y ocultación de documentos, por cc,.isiderarlo como daño
a tercero o a la causa pública, con penas en función del daño ,\rasionado. Todo ello
agravado si, además, el delito cometido recae sobre cosas de alor histórico, cultu-
ral, artístico o monumental (art. 625).
Desde tiempos muy lejanos se han venido tomando medida( Jara fomentar la con-
servación de los documentos, con más o menos acierto, y casti ar o, al menos, recri-
minar al contraventor de la norma. No obstante, fue necesario sperar hasta bien en-
trado el siglo XIX para ver nacer un sinfín de leyes, decretos, ordenes y reglamentos
que se preocupasen en encauzar y dirimir cuestiones sobre la !efensa, organización
y control de nuestro legado documental de cara a su conservacil )n. Esta preocupación
por legislar y ordenar un patrimonio que se nos escapaba, oca\ionó una abundancia
de fórmulas para resolver situaciones concretas, lo que motivcl un ordenamiento ju-
rídico disperso y difícil de asimilar y aplicar, por la compleja c inacabada situación
creada. Ya estaba dado, no obstante, el paso principal para b u x ar un nuevo código
aglutinador de las experiencias acumuladas, y que contemp1a.c. los modernos crite-
rios sobre protección y enriquecimiento de los bieney histórico. y culturales. Por otro
lado, la nueva situación político-administrativa iniciada en 19; S vino a imponer una
revisión amplia que respetase a las Comunidades Autónomas y que contemplase ágil-
mente las transferencias competenciales otorgadas por parte dc.1 Estado a dichas co-
munidades.
La nueva situación, pues, se inicia con la aprobación por la, Cortes y con la rati-
ficación del pueblo español de la Constitución Española de 27 I I C diciembre de 1978.
La necesidad de la conservación del Patrimonio Documental mn:. la nueva visión le-
gislativa arranca de esta ley fundamental, que dicta que cua1qt:ier poder público ga-
rantizará la conservación del patrimonio histórico, cultural y artístico que le compe-
ta (art. 46). Este sentimiento de respeto hacia el patrimonio docuinental de los pueblos
de España va a convertir la conservación documental en una cbligación fundamen-
tal que compromete a todos los poderes públicos en una tarea cvmún a lograr.
De conformidad con lo dispuesto en la Constitución, Canarias se constituye co-
mo Comunidad Autónoma, y por su norma institucional básic: i adquiere competen-
cias exclusiva en determinadas materias, como el fomento de ia investigación cien-
tífica y técnica, de la cultura, de los archivos, bibliotecas, mu'.<os y conservatorios
de música de interés de la Comunidad que no sean de titularid'id estatal. Asimismo,
corresponde a la Comunidad Canaria la función ejecutiva sobi-c estas materias (art.
29.8, 28.9, 33b). No vemos expresamente citada la responsabi iidad de la conserva-
ción física de los documentos de nuestra Historia, aunque se intuye evidentemente
en el espíritu del fomento de la cultura y de los archivos, lo qul. no sería posible sin
el respeto a la producción documental. Pero se abre la puerta ;i poder dictaminar al
respecto en leyes y normas reglamentarias que en desarrollo d: su legislación dicte
el Estado. Leyes y normas concretas que veremos a continuacicjii por orden cronoló-
gico, y siempre en el capítulo de la conservación del Patrimonil. Documental, que es
el tema que nos ocupa al presente.

- 25 -
 Al margen de las transferencias en materia de cultura, por i:is que se transfieren
las funciones sobre protección del tesoro documental y archivo\, a excepción de los
de titularidad estatal (R.D. 3.355/1983), han surgido convenios de gestión a favor de
las Comunidades Autónomas. De ellos nos interesa únicamente el Convenio entre el
Ministerio de Cultura y la Comunidad Autónoma de Canarias. sobre gestión de los
archivos y museos de titularidad estatal radicados en su territoric:. al amparo de lo dis-
puesto en el Estatuto de Autonomía (art. 33b). Este convenio sólo afecta a los Archi-
vos Históricos Provinciales de Las Palmas de Gran Canaria y <leSanta Cruz de Te-
nerife. En él no podía estar ausente la preocupación por la consei-\,aciónde los fondos,
aunque de una forma indirecta, al prohibirse su salida, salvo por autorización expre-
sa del Ministerio de Cultura, en un afán de evitar su dispersión. pérdida y riesgos de
daños innecesarios. Asimismo, el Ministerio de Cultura se responsabiliza de la apli-
cación de las técnicas adecuadas empleadas en la restauración de los documentos,
así como las tareas de inspección y control a fin de conocer y garmtizar el mejor cum-
plimiento de estos fines específicos (Resolución de 14/XII/1984. arts. 2.4,6.1 y 6.2).

Con todo ello vemos que surge con mucha fuerza una voliintad de conservar el
Patrimonio Documental, que eclosionará con toda su fuerza con la promulgación de
la Ley del Patrimonio Histórico Español (Ley 16/1985). En su preámbulo vemos que
uno de sus principales objetivos es la protección de los bienes que lo integran, y se
recuerda que todos los poderes públicos están obligados a asegui-arsu protección con-
tra cualquier tipo de riesgo que menoscabe su riqueza, su integridad física o cualquier
otra acción dirigida en su detrimento, como la exportación ilícita y la expoliación.
Vemos, pues, un afán no sólo de conservar, sino de evitar la dihminución del Patri-
monio Histórico Español, del que constituye parte integrante t.1 Patrimonio Docu-
mental (art. 1.2).
Tal es la importancia que se da a los documentos, que el pi imer objetivo que se
impone es el de proteger y acrecentar el Patrimonio Histórico E:\pañol (art. 1. l), por
lo que es deber esencial de la Administración del Estado el garantizar su conserva-
ción, sin perjuicio de las competencias que correspondan a los demás poderes públi-
cos (art. 2.1). Quedan involucradas en esta responsabilidad no s(Jlola Administración
del Estado, sino también las Comunidades Autónomas, los Ayuntamientos y cuantas
personas observen peligro de destrucción, deterioro o pérdida de algún bien integrante
del Patrimonio Histórico Español (arts. 6, 7 y 8).
Para proteger y conservar los fondos documentales, se muestra muy alerta ante
la expoliación que ponga en peligro de pérdida o destrucción todos o algunos de los
valores de este legado (art. 4), responsabilidad independiente ck las que correspon-
den a las comunidades autónomas; igualmente, ante la exportación ilícita de docu-
mentos que menoscabe la conservación íntegra de nuestro patrinionio en territorio es-
pañol (arts. 5 , 56 y 75); ante el incumplimiento por los poseedores de bienes
documentales de cuantas medidas sean necesarias para su conservación e instalación
en lugares adecuados (art. 52.1), pudiendo incluso la Adminisii-ación proceder a su
expropiación forzosa para remediar el mal ocasionado (art. 52.2 i ; ante la destrucción
indiscriminada de documentos, que queda totalmente prohibida en tanto subsista su

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 IMPORTANCIA llb .’ PATRIMONIO L>OC‘U,MkNTAL

valor probatorio de derechos y obligaciones de las personas o entes públicos, salvo

la autorizada por la Administración competente (art. 55 y 76.5,: ante la salida de los
documentos custodiados en archivos de titularidad estatal, sin que medie Orden Mi-
nisterial de autorización (art. 63.2); y ante la inseguridad de l I adecuada conserva-
ción de los inmuebles o de los bienes que contengan, pudiéndl :se llegar incluso a la
expropiación de los edificios contiguos si ello contribuyese I mejorarlo (art. 64).
Haciendo un inciso en la exposición cronológica de las disp)siciones legales que
obligan y defienden la conservación de los documentos, justificada esta momentánea
ruptura para no salirnos del mundo de los archivos históricos y 1 le1 Ministerio de Cul-
tura, hay que recordar, aunque sea brevemente, un decreto muy relevante, aunque un
tanto olvidado, originado por la pérdida de una masa documentui ministerial muy im-
portante, ocasionada por el agotamiento de la capacidad de los ‘irchivos de la Admi-
nistración Civil del Estado, Ministerios, Direcciones Generales 1; demás Organismos.
Esta desfavorable situación motivó la destrucción de una bucna parte de la docu-
mentación oficial de no sólo interés histórico, sino también, i:~cIuso,de la que aún
conservaba vigencia administrativa. Para evitar en lo sucesivo c.Sta práctica no reco-
mendable desde ningún punto de vista, se crea el Archivo General de la Administra-
ción Civil “con la misión de recoger, seleccionar, conservar y disponer para infor-
mación cientljcica, losfon.dos documentales de la Administración Pública que carezcan
de vigencia administrativa” (Decreto 9 14/1969). Fue una medida inteligente para evi-
tar la destrucción de la documentación producida por la Administración Central o Ins-
titucional. Pero, ¿qué ocurriría con la documentación de la Administración Central
delegada en provincias? Su traslado al archivo mencionado, aunque en alguna oca-
sión sí se realizó (especialmente con documentación de Hacienda), no resultaba ni
rápido, ni productivo, ni fácil.
Para resolver esta situación incómoda, se encomendó a los Archivos Históricos
Provinciales la finalidad asignada al General de la Administración Civil, con lo que
se convirtieron en archivos intermedios de cara a la documentación administrativa de
las respectivas provincias. Este decreto, pues, obligó a la tramferencia de la docu-
mentación de las delegaciones ministeriales a estos archivos de provincias, con lo que
se salvaron para un futuro infinidad de series documentales importantes para el estu-
dio de la historia local y regional. Basta con examinar los cuadros de clasificación de
fondos de los Archivos Históricos Provinciales para comprender- la benignidad de la
decisión del, por aquel entonces, Ministerio de Educación y Ciencia. A imitación de
este ejemplo se originarían los Archivos Generales de las Autonomías para la reco-
gida y custodia de la documentación generada por estas recienles administraciones.
Canarias ya cuenta, aunque sólo sea a nivel de boletín, con un Archivo General con
las funciones de “recoger, conservar y servir toda documentac.icínde las institucio-
nes propias de la Comunidad Autónoma de Canarias en el ejercicio de sus funcio-
nes” (Ley 3/1990, arts. 14 y 15). Homónimo de este archivo, dc evidente ámbito re-
gional, son los Archivos Generales Insulares que habrán de crear los Cabildos Insulares
en cada isla. La competencia de éstos Últimos es muy similar ;I la de los anteriores,
salvo que su competencia sólo le es válida para “recoger la doc rrmentaciónproduci-
da en las distintas instituciones y entidades públicas y privada. de cada isla, que no

- 27 -
sean competencia de otros archivos” (Ley 3/1990, art. 15.1). También velarán por la
conservación de la documentación municipal. Es decir, podrán I ecoger toda la docu-
mentación insular, excepto la emanada de los organismos pertt iiecientes a la Admi-
nistración Central delegada y los protocolos notariales, ya que 1v)rley les correspon-
de al Archivo Histórico Provincial respectivo.
Y volviendo al cauce de las disposiciones que nos interesa para comprender la
necesidad de conservar los documentos, echemos una mirada a ! J Ley de Patrimonio
Documental y Archivos de Canarias. Es la ley que incide direct.imente, de ahí su in-
terés para nosotros, sobre los documentos recibidos o producic!os en el ejercicio de
su función por el Gobierno de Canarias, en todo la amplitud de w s Órganos y admi-
nistraciones, por la Administración Local, las Academias Cienr íficas y Culturales y
las Cámaras, por los gestores de servicios públicos en Canaria4 (es decir, los archi-
vos personales que en el ejercicio de la gestión encomendada puedan haber acumu-
lado los cargos políticos y administrativos) y las empresas públicas radicadas en Ca-
narias (Ley 3/1990, art. 2). Esto no quiere decir que la docuni wación producida y
recibida por los órganos periféricos de la Administración Cent. al, por las Universi-
dades y otros centros de enseñanza, las notarías y registros púl7iicos del Archipiéla-
go Canario, así como la propia de cualquier otro organismo o cntidad de titularidad
estatal en Canarias, no formen parte del Patrimonio Documenta1 Canario, pues indu-
dablemente lo constituyen, sino que están afectos a otros cuerpos legales, es decir, a
la legislación del Estado.
En la Ley 3/1990 podemos ver tres vertientes de actuación importantes para la
conservación de los documentos. Una espiritual y de declaracicín de principios y de
buenas intenciones; la segunda, caracterizada por la adopción dc medidas directas de
conservación: y la tercera, de medidas que indirectamente ayutrm, apoyan o inciden
de alguna manera en las anteriores.
La5 primeras las vislumbramos en el espíritu de la Ley, que \e hace notorio en el
Preámbulo. Así vemos que se propone, entre otras intenciones muy recomendables,
la conservación del Patrimonio Documental Canario a través dt i Sistema Canario de
Archivos, con lo que se le atribuye la competencia en exc1usiv;t en materia de archi-
vos, siempre que éstos no sean de titularidad estatal.
Entendemos por medidas directas aquellas que de forma ekpresa y con carácter
imperativo defienden y obligan la conservación física de los documentos, sin acep-
tar en modo alguno su destrucción, salvo en los casos de expargos autorizados re-
glamentariamente. Estas medidas las encontramos a lo largo de todo su articulado, lo
que demuestra una preocupación constante por la lógica conser\ ación del legado do-
cumental, y por lo que se justifica que no deje tal responsabilidad en exclusiva al “Tí-
tulo Tercero: de la protección del Patrimonio Documental y 10) Archivos”. La Ley,
antes de entrar en el título mencionado, ya va abriendo el camin,) a la importancia de
conservar los documentos constitutivos del Patrimonio Documental, cuando com-
prende la necesidad de que los poderes públicos canarios favoi ccerán “la conserva-
cicín de los documentos que, por no haber alcanzado la antigur dad señalada en los
artículos 4 (de más de 45 años) y 5 (de más de 100 años), no est 11 incluidos en el Pa-

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 IMPORTANCIA DEI I’ATRIMONIO DOCUMENTAL

trimonio Documental Canario” (art. 7).Nunca mejor medida p‘ira el enriquecimien-

to de nuestros archivos y de nuestra Historia. al permitir que los documentos jóvenes
lleguen, sin riesgo de fenecer en el intento, a alcanzar la edad dc la madurez requeri-
da para ingresar, de merecerlo, en el loable estado de conservación eterna.
No sólo la documentación pública atrae la atención de esta iiormativa, sino tam-
bién los archivos de titularidad privada, ya que “al custodiar Iwrte del Patrimonio
Documental Canario, deberún garantizar la adecuada consert cición de sus fondos”
(art. 10.2). La medida es muy lógica si traemos a la memoria, auiiyue sólo sea en par-
te, los numerosos y ricos fondos conservados en colecciones, que no en archivos, de
titularidad privada, bien institucional, bien familiar o personal. Y tanto es así que de
no tratarse con esmero o con deficiencias notorias en su instalación que hagan peli-
grar su seguridad física, la Ley que nos ocupa, siempre observadora ante estos he-
chos irreversibles, dispone que el Gobierno de Canarias podrá decidir su depósito en
otro archivo, hasta tanto desaparezcan los motivos de aquel peligro. Esta medida cau-
telar también será de aplicación a los archivos de las Administraciones Públicas (arts.
18.1 y 36).
El problema de la conservación no se limita a la sola integridad de los documen-
tos, sino también a su recuperación para ubicarlos en el lugar que institucional y geo-
gráficamente les corresponda por nacimiento. Así los documentos de titularidad pú-
blica (los producidos por la Administración) no podrán ni deberán custodiarse más
que en archivos públicos, y no en archivos privados, pues la gestión administrativa y
sus documentos resultantes no se podrán privatizar en ningún caso. Por ello, los do-
cumentos emanados de instituciones públicas que, por circunstancias diversas, se en-
cuentren en archivos privados, tendrán que ser reintegrados al archivo que corres-
ponda, dentro del Sistema Canario de Archivos. En otras palabras, las colecciones y
archivos privados sólo deberán contener en sus anaqueles documentos, antiguos o
modernos, dirigidos por la Administración a los administrados o viceversa, pero nun-
ca testimonios producidos para resolver un procedimiento administrativo (matrices
de protocolos notariales, expedientes extraídos de oficinas públicas, etc.) (arts. 18.3
y 32). Asimismo, el Gobierno de Canarias procurará recuperar para reintegrar al Pa-
trimonio Documental Canario los documentos que se encuentren fuera de la Comu-
nidad Autónoma, y depositarlos en los archivos que les correspondan, o su repro-
ducción en Último caso (art. 19).
La preocupación por la conservación alcanza su más álgido exponente, lejano ya
de recomendaciones e insinuaciones, cuando declara imperativamente que “los do-
cumentos constitutivos del Patrimonio Documental Canario no podrán ser destrui-
dos”, aunque permite, con prudencia y sigilo, su valoración para proceder al expur-
go racional de aquellos carentes de “valor administrativo, hWtórico, cientfico o
cultural” (art. 21). ¿Se está cumpliendo todo esto? ¿Se procura que los documentos
alcancen la edad requerida para ser considerados constitutivos de nuestro Patrimonio
Documental? Y es que los titulares de los archivos y de los dommentos no pueden
destruirlos, ni siquiera desmembrarlos ni reorganizarlos, pues tienen la obligación de
conservarlos, sin paliativo ninguno (art. 17.1). Tres administraciones (Gobierno de
Canarias, Cabildos y Ayuntamientos) tienen las mismas dobles obligaciones, una la

- 29 -
de conservar y proteger el Patrimonio Documental Canario (al-t. 17.2a), la otra la de
velar para que los propietarios, conservadores y usuarios de los :ti-chivosy documentos
respondan de las obligaciones y cargas que les correspondan.
Todas estas posturas de conservación, ante su incumplimt~:nto,podrán ser san-
cionadas como corresponda por la Consejería de Educación, C I : ltura y Deportes, por
el Consejo de Gobierno y por los Cabildos Insulares (arts. 38 ..! 42).
Entendemos por medidas indirectas aquellas que contribu) ,>ny favorecen la con-
servación y protección de los documentos por su conocimient( control, descripción
).

y uso de los mismos, es decir, las que la técnica archivística r;os ofrece. La primera
nos ilustra sobre la existencia, personalidad y estado de conservación; las siguientes
nos permiten su manejo y accesibilidad correctos, sin que ello represente peligro de
deterioro alguno para nuestro rico Patrimonio Documental. La 1 ,“y Y1990 dedica am-
plio espacio a estas cuestiones, cuyo resumen temático se puede compendiar en los
siguientes apartados: definición de conceptos, Sistema Canario de Archivos, transfe-
rencia documental, Archivo General de Canarias, archivos particulares, instrumentos
de descripción, recuperación de documentos, difusión y acce\ibilidad documental,
inspección, exportación y comercio, infracciones sobre Patrimonio Documental Ca-
nario, etc. El estudio y exposición de estos extremos escapa dc la intención de estas
líneas, aunque ello no impide que luego se expongan detallatliimente en un cuadro
resumen de temas tratados por la legislación citada.
Hasta el presente hemos visto unas normas jurídicas que se refieren particu-
larmente al Patrimonio Documental, pero no faltan otras que, por preocuparse,
bien de las transferencias de competencias de una Administración a otra, bien por
velar y dirigir el procedimiento administrativo, reconocen la importancia de la con-
servación de los documentos, la necesidad de vigilar que los archivos cumplan con
el cometido para el que han sido creados, o, en su defecto, 1:1\ medidas a adoptar-
se en el caso de producirse infracciones y sus sanciones re<pectivas, entre otros
extremos.
En primer lugar, habría que recordar la ley injustamente coiiocida como “Ley de
Cabildos” (Ley 14/1990). Digo injustamente, pues en esta le! se trata y contempla
con mayor profundidad y detalle la organización y procedimiento administrativo de
los municipios canarios. Si bien se intuye a través de todo su articulado ia importan-
cia de los documentos como herramientas de gestión y de testimonios administrati-
vos, y cuya accesibilidad indirecta o directa se defiende siempre. mientras no se aten-
te contra lo dictaminado por la Constitución Española (art. 105.b), la conservación
documental queda relegada a las disposiciones adicionales, y de forma conjunta con
todo el Patrimonio Histórico-Artístico Insular, en términos uii tanto ambiguos. En
cambio, sí se muestra intlexible en la extracción de los libros de actas de la Casa Con-
sistorial respectiva (art. 137), como medida de cautela en evitxión de pérdidas, ex-
polios y deterioros que de estos desplazamientos pudieran sobi c.venirles. Este espíri-
tu de conservación por custodia ya se reflejó en 1986, por lo que no nos resulta
novedoso (R.D. 2.568/1986). En dicho Real Decreto se deja totdmente claro que “las
entidades locales deben velar por la custodia, ordenación, clas $cación y cataloga-

- 30 -
ción de los documentos y expedientes” (art. 148). Más no se puede pedir para la in-
tegridad de nuestro legado documental.
Al estructurarse de nuevo el Reglamento Orgánico de la (‘,mse.jería de Educa-
ción, Cultura y Deportes (Decreto 305/1991), se contempla pocli la conservación do-
cumental, salvo que su responsabilidad se transfirió a los Cabildi 1s Insulares, y de que
al Consejero de Educación, Cultura y Deportes le corresponde e.;i‘rcerla potestad san-
cionadora en materia de cultura y patrimonio histórico, compreirdida entre los cinco
y veinticinco millones; a la Viceconsejería de Cultura y Deportes, la potestad san-
cionadora de cuantía de uno a cinco millones de pesetas; y a la I h-ección General de
Cultura, hasta una cuantía de un millón de pesetas. No obstante. como medidas indi-
rectas para favorecer la conservación, este Decreto se ocupa de i:i accesibilidad y con-
sulta de los fondos, de la necesidad de realizar el censo de los archivos canarios, del
fomento de la cultura y de la restauración del Patrimonio Histórico.
Por último, el Convenio suscrito entre el Gobierno Autónoi~ioy la Iglesia Cató-
lica en Canarias sobre el Patrimonio Histórico de la Iglesia (1992) no entra en razo-
nes específicas sobre la conservación documental, aunque sí reconoce obviamente la
necesidad de protegerlo, conservarlo y enriquecerlo, con el fin de continuar ponién-
dolo al servicio de la Sociedad para su contemplación y estudio. Por ello, dentro de
las funciones de la Comisión Mixta se incluye, si no la vigilancia, al menos la vo-
luntad de ser informada de cualquier acción que pueda afectar a su conservación.
La importancia de conservar físicamente nuestro Patrimon lo Documental no es
labor en solitario de un pueblo, de un país o de una comunidad autónoma, sino que
es responsabilidad que va más allá de las fronteras políticas, pues más que consi-
derarle como patrimonio exclusivo de una determinada sociedad, lo es de la uni-
versalidad de las naciones. Así, han surgido programas, como t‘ I denominado “Me-
moria del Mundo”, lanzado por la UNESCO en 1993, con el ohjetivo de proteger
los patrimonios documentales todos, y sensibilizar a los gobiernos de los Estados
miembros sobre la importancia de proteger su patrimonio escrito. En España es el
Consejo Internacional de Archivos (CIA) el encargado de la recogida de la infor-
mación básica sobre los archivos como parte del patrimonio documental. Esta in-
formación nos habrá de proporcionar una idea de los peligros ;I los que han estado
expuestos los archivos en el pasado y a los que todavía continiían estándolo en el
siglo XX.
Una vez vistas y demostradas la importancia de los documeiitos y la obligación
y necesidad de su conservación, nos surge la tercera pregunta.

LES NECESARIO UN PROGRAMA ARCHIVÍSTICO PARA LA

PROTECCIÓN Y CONTROL DE NUESTRO PATRIMONIO
DOCUMENTAL?
Como en los casos anteriores, la respuesta no puede ser más clue una (y sin vaci-
laciones posibles), y ésta es que sí es necesaria la existencia y la adicación de un pro-

- 31 -
E‘L ARCHiVO Y EL ARCHIVERO

grama archivístico, bien a nivel general comunitario, bien por Lireas de competencias
y responsabilidades de las diferentes administraciones que intervienen en la cons-
trucción de nuestro Estado social y democrático de Derecho.
Corresponde a los poderes públicos de nuestra Comunidad iGobierno Autónomo,
Ayuntamientos y Cabildos) la decisión de aplicar una política coherente y desarro-
llada con la que arropar, proteger, controlar y servir el Patrinionio Documental del
que son responsables. Lo ideal sería el diseño y adopción de uii programa que inclu-
yese a todas ellas en una lucha hermanada en la que compartir gastos, responsabili-
dades y asesoramiento técnico. Quizá, la independencia de actuación fuese más fruc-
tífera a la hora de obtener rendimientos, pues los convcnios y pactos entre
compromisarios, en un sinnúmero de casos, lo único que aportan son resentimientos
y enfrentamientos que malbaratan objetivos, dilapidan los esfuerzos realizados y re-
tardan las actuaciones pretendidas. Que cada cual defienda y acreciente su patrimo-
nio. El beneficio será común. Se adopte una política conjunta o. por el contrario, una
independiente por administraciones, el esquema general no habría de cambiar sus-
tancialmente, pues podría ser implantado de forma repetida.
A nuestro entender, todo programa archivístico, no a nivel centro (archivo), evi-
dentemente, sino a nivel general de proteger una masa documental producida y cus-
todiada por una administración cualquiera, ha de ser interdisciplinar y compleja, pues
requiere la actuación de legisladores, políticos, administradore$, técnicos en la disci-
plina de la Archivística (archiveros) y técnicos en conservación y restauración del do-
cumento gráfico. Sólo así podremos defender un patrimonio caracterizado por una
materialidad de fácil, rápida y barata destrucción.
Todo programa ha de basarse en unos principios que alienten la consecución de
los objetivos propuestos como fin a alcanzar. En nuestro caso, los fundamentos lógi-
cos no pueden ser más que el reconocimiento de la importancia de los documentos y
de la necesidad de su Conservación. Si partimos de la idea de que los documentos son
útiles únicamente (caso muy frecuente, por desgracia, en más de una administración)
para la realización de un procedimiento, y de que una vez logrado el acto pretendi-
do, éstos carecen de todo interés por fenecimiento de su valor administrativo o testi-
monial, todo programa archivístico carecerá de provecho. Es rn‘is, ni siquiera se plan-
teará la conveniencia ni la oportunidad de diseñar una actuación en defensa de nuestro
Patrimonio Documental de hoy mismo, futuro patrimonio del mañana. En algunos
casos hemos oído decir que los “documentosantiguos” sí se tienen que conservar, pe-
ro que los actuales “¿para qué si no son antiguos?”. Esta corta visión lo único que
logra es reducir nuestra Historia al estricto pasado, sin reconocer que el presente y el
futuro también son capítulos importantes de nuestro devenir. La Historia se escribe
en el presente, se construye día a día, no se hereda.
No pretendemos dar la Única solución posible para un hipotético programa de
conservación, control y servicio del Patrimonio Documental Canario, pero sí indicar
los ingredientes necesarios para su diseño. Si partimos de la idea de que éste ha de
ser útil a la Sociedad, la sola existencia del mismo no es suficiente. Habrá que en-
cauzarlo para que de masa inerte se convierta en cuerpo activo. Y sólo se podrá lo-

- 32 -
grar el conocimiento, control, salvaguarda, descripción, servil .¡o.investigación, etc.,
del Patrimonio Documental a través de una política archivísticLi coherente. Y esta po-
lítica archivística habrá de contar, de un modo u otro, en su d: .eño con tres módulos
perfectamente definidos.
El módulo de la legislación, con la finalidad de dictar las n prmas jurídicas de pro-
tección, conservación y accesibilidad y otros extremos incluic!os en el cuadro ante-
cedente.
El módulo de técnicas archivísticas, que pongan en prácti4::i los conocimientos y
experiencias que la Archivística, entendida ésta como la cien..,iade los archivos, ha
formulado como equilibradas y operativas para alcanzar sus (l!ijetivo, fin y método.
Es recomendable (decir obligado, quizá sea descortés) comei imr con la confección
del censo de los archivos y de sus fondos para conocer la exterisión, ubicación, esta-
do de conservación, importancia, niveles de descripción y responsables directos del
Patrimonio Documental Canario, para una vez conocida y coii!rolada la masa docu-
mental toda, descender al tratamiento archivístico independieirte de cada uno de los
fondos (valoración, clasificación, ordenación, instalación, descripción, difusión y uso
de los documentos). A este módulo corresponde, como queda indicado, la responsa-
bilidad del acceso y difusión del Patrimonio Documental. La Lc-y del Patrimonio Do-
cumental y Archivos de Canarias refleja una fuerte preocupacicín por esta necesidad,
cuando expresa que se debe facilitar una “intercomunicación ,riltural, sohre todo en
(

la aplicación de las nuetus tecnologías y, al mismo tiempo,pro!egel- y difundis el Pa-

trimonio Cultural Canario” (art. 23.29). Este y otros extremo\ se ven perjudicados
por un hecho real, como lo es la dispersión geogrjfica de la C ‘omunidadAutónoma
de Canarias, sólo salvable por la creación de los Centros Insul,!;-esde Microfilms, de
los que ya tratamos en otra ocasión (Pérez Herrero, 1993). Co,iio recordatorio, decir
que dichos centros facilitarían el acceso a la información y fiivorecerían “que todo
ciudadano cunario, sin necesidad de desplazarse a otra isla, piteda acceder a la do-
cumentac‘ih contenida en los archivos públicos canarios”. A unque bien es verdad
que este deseo va dirigido a los Archivos Generales Insulares ! al intercambio de in-
formación entre ellos, Lacaso no sería posible la reproducción clocumental en sopor-
te micrográfico y su sextuplicación para su depósito en cada U I M de las siete islas? El
vehículo para lograr el fruto apetecido en este apartado es el Siqtema Canario de Ar-
chivos.
Y, por Último, el módulo de técnicas de conservación con las que remediar los
males acaecidos y evitar los posibles, que ha de comenzar poi una vigilancia cons-
tante con lo que conocer el estado físico del fondo, lo que nos habrá de ilustrar a la
hora de aplicar las medidas de conservación (fumigación, tempc.i-atura,humedad, lim-
pieza, aireación), y que habrá de terminar con trabajos de restauración de los docu-
mentos, en último caso (desadificación, mohos, polución atm,wférica, blanqueado-
res ópticos, injertos con pulpa de papel, reparación de desgarros, etc.).
Por lo tanto, de un patrimonio desconocido y en peligro dc extinción por inade-
cuada conservación y de uso cuestionable, podemos pasar a tiii patrimonio conoci-
do, controlado, descrito, difundido, servido, salvaguardado, etc.: es decir. útil para la

- 33 -
sociedad canaria que lo motivó, creó y que ahora puede disfrutar. Entre uno y otro
estadio se sitúan, como filtros de reconversión, cuatro pilares iiiotrices para el con-
trol y disfrute del Patrimonio Documental, que son la legislacioii, las técnicas archi-
vísticas y de tratamiento documental, la restauración y conservxión y la aplicación
de un programa archivístico global.
La fórmula del procedimiento a plantearse en estos casos c s muy sencilla, aun-
que no siempre aplicada. Ante la inutilidad de un fondo, se haii de disparar los me-
canismos de su defensa para recuperarlos por la aplicación de !ín tratamiento cientí-
fico múltiple que lo convierta en Útil, que no es otra cosa que la finalidad de la
Archivística, la de los archivos y sus profesionales, los archivei-os.
La exposición gráfica del modelo propuesto es la siguiente:

Defensa y control del Patrimonio Documentai Canario

- 34 -
 L L PAiUIMONIO I'OCUMENIAL Y LA SOCIELIAD

EL PATRIMONIO DOCUMENTAL
Y LA SOCIEDAD

Al presente ya sabemos qué es el Patrimonio Documental. reconocemos su im-

portancia y utilidad y, por supuesto, defendemos la necesidad dc su conservación. Si
aceptamos estas premisas, y si volvemos la mirada hacia la práciica consuetudinaria,
vemos que no es frecuente encontrarnos con fondos document'iles en perfecto esta-
do físico de conservación y en correcto estado de organización. Más bien es todo lo
contrario. Hay que buscar una explicación a la norma, explicacion que puede ser pla-
centera o, por el contrario, recriminable. Estadísticamente hablmdo debemos incli-
narlos por la segunda de las situaciones, muy a pesar nuestro. Es harto frecuente en-
contrar administraciones con archivos poco recomendables en cuat ito a su conservación
y defensa, o conocer personas que alegan ignorantemente que los documentos y pa-
peles sólo ocasionan desorden, gastos y profesiones poco prácticas, y enfrentamos a
situaciones de lamentos y quejumbres por el expolio de este tan rico patrimonio his-
tórico, aunque nunca acompañadas de medidas para evitar todo lo expuesto.
Indiscutiblemente estamos ante una situación de desmoti\ ación generalizada.
¿Cómo podemos activar ese gusto dormido por el Patrimonio Documental? Hay que
convencer e ilusionar, aunque más fácil fuese la postura de obligar, imperativo que
sólo reservamos para los casos más extremados, reacios y reniolones, que los hay.
Para lograr u obtener un respeto por los documentos, lo que indudablemente nos
conducirá a una perfecta conservación de los mismos por su reconocimiento y valor,
consideramos pertinente aplicar una serie de afirmaciones conc denadas lógicas que
nos conduzcan a un resultado inexcusable evidente, Único y n o cuestionable. Esta
concatenación de hechos, a su vez, la hemos dividido en tres niveles, para con ello
diferenciar meridianamente la intencionalidad de los estadios eii que podemos jalo-
nar una política dirigida a lograr el respeto hacia los documentos, hacia los archivos
y, en general, hacia el Patrimonio Documental Canario.
Así pues, nuestro razonamiento lo hemos dividido en tres niveles o razonamien-
tos diferentes. Un nivel para mentalizar a la gente de la necesidad e importancia de
los documentos. Un segundo nivel para la defensa y conservacibii oportunas de nues-

- 35 -
tros documentos y archivos, que compete a los profesionales (12 la Archivística. es
decir, a los archiveros. Y un tercer nivel a través del cual diseiiar, coordinar e ins-
peccionar la labor archivística de una comunidad o región. En ::ste último nivel en-
tra en juego la gran mole de la Administración y la prepotenci : de los políticos ac-
tuantes, cuyos cambios y movilidad frecuentes son perniciosos para el desarrollo de
una política archivística sólida y a largo plazo.
Lo que proponemos es la siguiente reflexión.

Niveles de motivación, defensa y actuación

NIVEL DE MENTALIZACIÓN
- Los documentos son necesarios y útiles por ser:
Herramientas perfectas para la gestión administrativa.
Testimonios de una actividad.
Fuentes para la Historia.
Memoria fiel de los pueblos.
- Por ser necesarios son importantes.

NIVEL DE CONSERVACIÓN
- Por ser importantes no se pueden destruir.

- Por no poderse destruir se tienen que conservar con garantías.

- Para conservarlos con garantías hay que protegerlos.

- Para protegerlos se les tienen que rodear de normas legales que e: ¡ten su destrucción
y expolio.
- Para que sean útiles hay que controlarlos y organizarlos mediLiiite técnicas archi-
vísticas:
Censo del Patrimonio Documental.
Clasificación y ordenación.
Instalación conveniente.
Descripción.
Difusión.
Utilización por parte de: * La Administración.
* Los administrados.
* Los investigadores.
- Para aplicar las técnicas archivísticas se ha de contar con especiali\.ias:los archiveros.

- Para aplicar lo anterior con eficacia se han de crear centros de :rabajo y custodia:
los archivos.
- Para evitar enfermedades del documento, se aplicarán técnicas (.levigilancia, con-
servación y restauración.

NIVEL DE REALIZACIÓN
- Para coordinación e inspección de todo lo anterior se requiere iin programa archi-
vístico comunitario.

- 36 -
ARCHIVO
 CONCEPTO D E ARC‘HIVO

CONCEPTO DE ARCHIVO

Si hiciésemos una encuesta popular y preguntásemos qut. es un archivo, la sor-

presa sería mayúscula. La mayoría de las personas suelen idcntificar el archivo con
amontonamiento de papeles en sótanos sucios donde reina el desorden, la oscuridad
y el misterio de una Historia por descubrir. Y esto no es un ai chivo. Será un depósi-
to de documentos, un almacén de papeles escritos que en su día valieron para algo,
pero que ya no sirven para nada o para muy poco, pues la loc~ilización del documen-
to de interés es del todo imposible. Es decir, un amontonamiento de papeles, legajos,
minutas, expedientes y similares no es suficiente para crear ii!i archivo.
Un archivo es todo lo contrario. Es un lugar donde coh esmero se tratan, cui-
dan y custodian documentos públicos y particulares por un Ixrsonal especializado,
conocedor de las técnicas archivísticas, y consciente de su valor e interés para la
gestión administrativa, en un primer momento, y para la in\ estigación de nuestro
pasado, después.
Muchas definiciones se han formulado sobre el concepto de archivo, lo cual nos
indica las diversas acepciones posibles que admite el término. Exponerlas todas se-
ría tarea infructuosa, pues ello no haría más que encubrir la i-calidad de la cuestión,
dificultaría la exposición y abrumaría al lector con disquisicioiies poco prácticas. Por
ello, nos referiremos a sólo cuatro de ellas. La primera, por p oceder de una institu-
ción internacional y de reconocida solvencia, las dos siguientc.s por haber sido enun-
ciadas por la norma jurídica española y la cuarta por haber ‘ido formulada por una
de las más importantes tratadistas españolas.
El Consejo Internacional de Archivos, en su Diccionario i!i: Terminología Archi-
vística, lo define como un “conjunto de documentos, cualquic a que sea su fecha, su
a

forma y su soporte material, producidos o recibidos por toda i w s o n a física o moral,

y por todo servicio u organismo público o privado, en el eje! <.ic.iode su actividad”.
Esta definición francesa es aceptada y tomada como núcleo cn las ofrecidas por la
mayor parte de los países europeos, entre los que se encueníi-a el nuestro. No obs-
tante, echamos en falta la proyección del archivo hacia la cultura y la investigación,

- 39 -
extremo que sí hará acto de presencia en nuestra ley nacional J en la canaria, como
veremos.
La Ley 16/ 1985, del Patrimonio Histórico Español, no sólo ecoge el espíritu de
1

la definición adoptada internacionalmente, sino que añade la uti :dad de los archivos
para el estudio y la investigación: “Son Archivos los conjunto> orgánicos de docu-
mentos o la reunión de varios de ellos, reunidos por las personc, jurídicas, públicas
oprivadas, en el ejercicio de sus actividades, al servicio de su i~~ilizacihn para la in-
vestigación, la cultura, la información y la gestión administratii <i’’ (art. 59.1). No só-
lo contempla al archivo como contenido, sino que recoge otra aci.pción de la palabra,
es decir, el archivo como continente, quizá ésta la verdadera, airiique no se entiende
la una sin la otra: “Asimismo, se entiende por Archivos las ins. :tuciones culturales
donde se reúnen, conservan, ordenan y difunden para los fines mteriormente men-
cionados dichos conjuntos orgánicos”.
Muy parecida es la que nos ofrece la Ley 3/1990, del Patrinionio Documental y
Archivos de Canarias. A pesar de la simpatía existente entre aml)as, no queremos si-
lenciar ninguna de ellas por la obligatoriedad de cumplimiento que las leyes alcan-
zan en la vida social. Dice así: “Se entiendeporArchivos el conjrtnto orgánico de do-
cumentos o la reunión de varios de ellos, completos o fracciolzados, producidos,
recibidos o reunidos por las personas fisicas o jurídicas, públiccr \ o privadas, con fi-
nes de gestión administrativa, itzformación o investigación histcíi ica, cientfica o cul-
tural. Asimismo, se entiende por Archivos los centros que instiiucionalmente reco-
gen, organizan, conservan y sirven pura losfines mencionados, loa conjuntos orgánicos
de Documentos.” (arts. 1.3, 1.4).
Por todo lo visto, hay que aceptar que el concepto de archik o admite tres acep-
ciones, como son:
1.4.- Institución preocupada en recoger, organizar y servir lo\ documentos, es de-
cir, el personal de archivo, sus funciones y reglamentación. 2.4. Conjunto de docu-
mentos recogidos orgánicamente, es decir, el fondo o los fondos documentales (con-
tenido). 3.-.- Lugar físico donde se ubica la institución y se albergan los fondos, es
decir, el edificio (continente).
Del equilibrio de este trinomio dependerá la existencia o no tiel archivo. Si no se
cumplen estas tres acepciones en su totalidad, el concepto de arck vo desaparece, dan-
do lugar a un depósito o almacenamiento de documentos sin futuro. Y si nunca se han
dado, en modo alguno podremos emplear el término de archivo
La definición citada, al hablar de “conjuntos orgánicos de (icumentos”,
t defien-
de la organización de los documentos que reproduzca fielmente > con exactitud el or-
ganigrama de la institución generadora de los mismos, en el qi:? cada uno tiene un
lugar específico. Así pues, rechaza la reunión caprichosa de documentos, defiende su
desarrollo lógico y respeta el “principio de procedencia”.
Al hablar de la utilización de los documentos “para la invesirgación, la cultura,
la informacicín y la gestión administrativa”, acepta su carácter dc. ser fuentes históri-

- 40 -
 (‘ONC EPTO D r ARCHIVO

cas para el estudio de nuestro pasado, de ser herramientas imprr \cindibles para el de-
sarrollo y cumplimiento de todo procedimiento administrativo. y de servir de garan-
tía a los derechos adquiridos por los administrados y por la Adiinistración.
Antonia Heredia Herrera no se aleja mucho de las anterio4 :\, pues aglutina ex-
presiones de las dos primeras, no sin ausencia de cierta persona dad propia. Hace es-
pecial hincapié en el hecho de que los documentos se generan 4 agrupan siguiendo
un proceso natural, dado que el archivo no es el fruto caprichos de alguien, sino que
su razón está en las necesidades de la actividad institucional. L L j apor ello perfecta-
mente diferenciado el archivo de la colección de documentos. Estos últimos, al ser
arrancados de su conjunto originario por subjetivas razones (el criterio personal del
coleccionista), pierden su genuina condición natural, como piens; Schellenberg (1 96 1),
y, por consiguiente, su estructura orgánica, al tiempo que se di. ipa y anula el princi-
pio de procedencia. La definición que defiende la autora mencit :nada es la siguiente:
“Archivo es uno o mcís conjuntos de documentos, sea cual seu su fecha, su,foi-mu y
soporte material, acumulados en un proceso natural por una ~crsonuo institución
1

pública o privada en el transcurso de su gestión, conservados, espetando aquel or-

den, para serivir como testimonio e información para la personc o institucicín que los
produce, para los ciudadanos o para servir de fuentes de histo, ‘u. (Heredia Herre-
”

ra, 1991, p. 89).

- 41 -
LOS OBJETIVOS
DEL ARCHIVO

Muchas razones se podrían aducir para fornecer el valor de los archivos. Repeti-
das veces, por ser cierto, se ha venido diciendo que los archi\ os son la memoria de
las sociedades organizadas. Y es que siempre se ha tendido a buscar mecanismos pa-
ra fijar permanentemente los acontecimientos del presente, de manera que no caye-
sen en el olvido con el paso del tiempo. En un principio, la tradición oral cubría esta
necesidad, pero con la difusión del uso de la escritura, se suplíiiitó la fragilidad de la
memoria humana por el documento, como ardid eficiente pai d conservar puntual-
mente los actos realizados por el Hombre, en evitación de yei-ros o manipulaciones
intencionadas o involuntarias. Y estos testimonios se conservan en los archivos, au-
ténticos cerebros que contienen el testimonio de las actividade\ administrativas, po-
líticas, culturales, económicas, etc., del grupo social que describen. Así, cuando se
destruye total o parcialmente un archivo, se arrasa la memoria del pretérito, perdien-
do capacidad cognoscitiva de nuestro devenir. Una sociedad, una institución pública
o privada sin archivo que constate su actividad, es como un hoiiibre sin memoria, sin
experiencia, sin pasado, y, por tanto, sin personalidad suficiente, por lo que no podrá
ser considerada en el futuro por ser ignota o, al menos, incierta. Desaparece el hom-
bre, el actor, el artífice, pero queda su obra, de la que podrán beneficiarse sus des-
cendientes o sus continuadores.
Si el archivo es el cerebro, su recuerdo no es otro que los documentos, y según
éstos van aumentando, va creciendo al unísono su memoria. A Iiiayor número de me-
tros lineales de documentación, mayor será su memoria, y viccversa.
Por ello, el primer objetivo del archivo es recoger toda la documentación útil pa-
ra la Administración, la investigación y para los administrado\, documentación que
constituye el Patrimonio Documental, por lo que es inalienablc, inembargable y no
permitida su destrucción. Pero con recoger de forma periódica la documentación no
 es suficiente. Hay que, además, protegerla y custodiarla de fornI:i segura para que su
integridad física no se vea menoscabada por los factores interr:os, externos y acci-
dentales de degradación, éstos últimos los más conocidos por c\tar muy difundidos.
como son los bibliófagos, el uso indebido, el expolio, el robo, t vandalismo, el fue-
go y el agua. La custodia eficaz se caracteriza por una actitud c Instante en la pugna
por controlar los procesos degradatorios. En primer lugar, se h:i Irá de activar la pre-
vención ante posibles elementos degradatorios: en segundo lug;.~., la restauración pa-
ra subsanar los daños causados.

En tercera posición, siguiendo un paradigma teórico, se h:i de proceder a la or-

ganización inteligente del fondo documental, atendiendo a la e,lructura genética de
los documentos, tarea que se desdobla en tres niveles correlati! :os. Estos son los si-
guientes: la Clasificación, que consiste en establecer las categvrías y grupos afines
de documentos (llamados series documentales) de tal modo yuc. reflejen la estructu-
ra del organigrama del organismo productor; la Ordenación, que pretende secuenciar
cada uno de los grupos afines o series documentales de acuerdt‘ a una unidad-orden
establecida de antemano; y la Instalación, que no es otra que la olocación adecuada
de los documentos en las estanterías, una vez formadas las uniti.ides de instalación y
asignada las referencias topográficas para su localización.

Pero no es suficiente recoger, conservar y organizar, sino qt .;: hay que facilitar y
difundir los fondos mediante su descripción para que el gestor a iniinistrativo o el in-
vestigador puedan recuperar el o los documentos de su interés cc :i los que realizar un
acto administrativo o una investigación histórica.

Describir en archivos supone acercar el contenido de los fc lidos a los usuarios,

facilitarles la información en ellos inmersa para su valoración y omprensión, sin ne-
cesidad de recurrir a la lectura sistemática de un fondo documer.al, ya que un fondo
sin descriptores es una masa inerte, muda e inservible para ser uitada e investigada.
Hay que puntualizar que describir no consiste en ofrecer todos los datos, sino abrir
un camino para que el investigador o usuario pueda alcanzar la I neta pretendida. To-
da descripción documental ha de ofrecer no sólo un análisis del CI mmento, sino tam-
bién los datos para su localización; y ha de ser ineludiblementr exacta, suficiente y
oportuna. Pero esta tarea no conduce siempre a un resultado únr o, materializado en
un solo y Único instrumento de descripción, sino en varios y diierentes, que varían
según el servicio y el alcance que de ellos se pretende.

Los archivos administrativos están vinculados con el vivir cotidiano, por lo que
sus instrumentos de descripción van dirigidos a facilitar el trabaji. administrativo, que
en la mayoría de los casos se reduce a la localización rápida del expediente o docu-
mento que se precisa. Por ello, es suficiente con redactar un insri umento de descrip-

- 44 -
 i OS OBJETIVOS DEL AKCHIVO

ción somero, rápido, con los elementos suficientes para determinar el documento que
se requiere y en qué lugar se encuentra.
En este ámbito, los instrumentos de descripción son fundanientalmente seis: Cua-
dro de Clasificación de Fondos (indica la estructura general del fondo y refleja la es-
tructura orgánica de la institución productora), Hojas de Remisión (listados de las se-
ries documentales, completas o fraccionadas, que se transfieriq con detalle de sus
nombres respectivos, sus fechas extremas, número de unidade4 de instalación, códi-
go y signatura), Inventario General de Fondos (fichero que contiene la descripción
de las unidades documentales de las series reproduciendo la estructura jerárquica del
organismo productor), Registro Topográfico (relación de los documentos por orden
correlativo de instalación en el archivo), Índices (instrumento de referencia formado
por encabezamientos onomásticos, toponímicos, cronológicos y de conceptos o ma-
terias contenidos en los documentos) y Ficha de Seguimiento del Expediente Admi-
nistrativo (describe el curso administrativo seguido por el expediente o, en su caso,
el estado de tramitación).
Por el contrario, en los archivos con documentación histórica no basta con loca-
lizar el documento de interés, sino que previamente hay que dexribirlo, contarlo, pa-
ra que el investigador compruebe si reúne las condiciones inlormativas o testimo-
niales que de él espera. Así pues, es obligado por oportuno ofrecer al lector una
información más densa y rica, aunque sin caer en el error de transcribir total o par-
cialmente el documento, en ningún caso justificable.
Son, por orden de menor a mayor información, los siguientes: Guía (descripción
panorámica del archivo al completo con expresión de los organi\mos, secciones y se-
ries que lo componen y con detalle de las fechas extremas y volumen de la docu-
mentación, así como información de su historia, horarios y servicios que presta al
usuario), Tríptico (hoja plegable que contiene de forma esquemática las mismas ex-
plicaciones que la Guía), Inventario (describe las unidades documentales y/o de ins-
talación de cada una de las series), Catálogo (describe de form'i individualizada ca-
da una de las unidades archivísticas o documentos simples o coniplejos de un conjunto
documental que presentan una afinidad tipológica, temática, in htucional, paleográ-
fica o por otro criterio subjetivo establecido de antemano), e Índices (ver ut supra).
Llegados a este punto, los documentos ya pueden ser utilizados de manera inte-
ligente y selectiva. El acceso al mismo puede ser directo (docuinento original) o in-
directo (imagen reproducida o duplicada).
El acceso directo es sugestivo pues, además de obtener la información deseada,
se contempla y maneja el documento original, lo que crea en el usuario, evidente-
mente, el solaz propio de lo primigenio y la ilusión de tener entre los dedos a la His-

- 45 -
LL AKCHll O Y EL ARCtlll ERO

toria personificada. No obstante, también tiene un aspecto nega: ivo, como es el ries-
go al que se ve sometido al ser extraído de su unidad de instalac rón, manejado, foto-
copiado, tratado de forma indebida o despreocupada, etc., riesgt \ que no sólo se de-
ben, sino que se pueden evitar. Nos referimos a la duplicación de ¡osdocumentos con
todas aquellas garantías que la técnica moderna permite, aunqii ', bien es verdad, la
reproducción nunca iguala. en belleza y calidad, al modelo que \.opia, aunque la in-
formación en uí misma no sufre alteración alguna. Sólo algun, características in-
trínsecas nunca van a ser transmitidas a la reproducción, por fit I que ésta sea, como
la filigrana, los puntizones, los corondeles, la textura física del \aporte, los colores
exactos, entre otros.

Al historiador le interesa la información, el tenor document.il, el mensaje que el

documento transmite a través de sus signos gráficos. Por tanto. una duplicación co-
rrecta sustituye al original a la perfección, bien sea por microfiliiiación, por digitali-
zación o por simple fotocopia. Este último sistema no es aconsejable en ningún ca-
so, salvo en situaciones puntuales.

El microfilm está basado en la técnica fotográfica, que con\iste en almacenar y

distribuir información de cualquier tipo (textual o gráfica) en imLigenes reducidas so-
bre película de acetato de celulosa con una capa de emulsión del tipo de sales de pla-
ta sensibles a la luz, y que deben ser ampliadas para su contemplución por un equipo
lector. Es el procedimiento más generalizado en la reproduccióii de grandes fondos
documentales y el utilizado en la mayoría de los casos.

Técnica más moderna es la digitalización de la imagen en L ~ I soporte

I informáti-
co (disco Óptico), para su posterior búsqueda y visualización sin necesidad de mane-
jar físicamente los documentos. Se trata de un sistema que lee documentos emplean-
do como elemento de entrada un escáner, y que los almacena en disco Óptico digital,
junto con los correspondientes parámetros de identificación, coii los que recuperar
posteriormente la imagen del documento tratado de cara a su US!, a través de los pe-
riféricos de salida del sistema, es decir, bien visualizándola en inonitor, bien impri-
miéndola en papel por impresora láser.

En resumen, no sólo hay que facilitar al usuario y al investisidor la localización

y lectura de los documentos, sino que hay que evitar su uso indi miminado y mane-
jo frecuente, todo lo cual conduce inexorablemente al deterioro ,!el mismo. Ello nos
conduce a la técnica moderna como solución para resolver el pro!>leina.Las bases de
datos documentales evitan que el investigador tenga que accede:. individualmente al
documento para localizar el que le interesa. El microfilm o el ct, sco Óptico, una vez
localizado éste, lo suple al ofrecer su reproducción en pantalla, posibilitando de este
modo su lectura. Por consiguiente, el documento cumple su fiiiición de ser Útil, al

- 46 -
tiempo que queda resguardado de posibles daños por agresioii mecánica producida
por el excesivo o despreocupado uso.
Es, evidentemente, el trato adecuado y deseable para la do umentación histórica,
o para la que sin haber llegado aún a esta categoría, carece ya Le uso por haber fene-
cido su validez administrativa. En cambio, los documentos cc ' 1 vigencia administra-
tiva plena no pueden ser sustituidos por imágenes o duplicadc . ya que éstos carecen
de valor probatorio, y es el documento original, por lo tariio, el que permite la
culminación del acto administrativo.
El archivo alcanza su más alta razón de existir en el momi,iito en que se convier-
te en Útil para sus tres usuarios principales: Administración, Gitlministradoso ciuda-
danos e investigadores. Las tareas y responsabilidades vista. hasta el momento no
cobran verdadero significado si no tienen una proyección socjcilpara la cultura y pa-
ra el desarrollo y testimonio de las actividades humanas. Un archivo perfectamente
conservado, organizado y descrito no redunda en beneficio dcl grupo humano en el
que se inscribe, no vale para nada, si no abre sus puertas y otrece al uso los docu-
mentos que atesora. El archivo es un centro Útil, vivo, abierto. necesario, que ha de
facilitar la consulta de sus fondos con lo que posibilitar el derccho de los ciudadanos
a la consulta del Patrimonio Documental, de acuerdo con la normativa vigente.

Según el tipo de archivo de que se trate, así será la personalidad de su acceso y

de la finalidad del usuario. El archivo de gestión, por tener díxumentos en trámite,
será consultado directamente por la administración titular, y de forma indirecta por
el ciudadano a través de certificados, copias simples o certificúctas. El historiador aún
no siente la necesidad de su consulta, pues la información es muy reciente y su valor
histórico sólo es potencial. Igual acontece con el archivo central, que se puede en-
tender como una extensión del anterior, y está fundamentalmerite al servicio de la ins-
titución en la que se enmarca.
La cosa cambia en el archivo intermedio con documentos que, por lo general, ya
han perdido vigencia administrativa, y se ubica ya fuera del niundo físico de los or-
ganismos productores de documentos. El servicio que presta a !a Administración y al
ciudadano puede ser tanto directo como indirecto. Presenta un.1 novedad, y es que ya
abre sus fondos al investigador, aunque todavía permanecen determinadas restric-
ciones por el sigilo a la intimidad personal y familiar.
El archivo con documentación histórica es el centro de irivestigación por exce-
lencia. Aunque tanto la Administración como el ciudadano pücden recurrir a él para
dilucidar algún acto administrativo o algún derecho adquiridc cn tiempos no tan re-
cientes, es el investigador el que muestra mayor interés por 1,i consulta de sus fon-
dos, ya convertidos en fuentes para la Historia por excelencia

- 47 -
&LARCHII'O Y EL ARí'HIVERO

Y por Último, aún hay que citar una actividad más, la de dai be a conocer y difun-
dir su contenido para que la gente sepa de su existencia y pueda 1 ecurrir a él en el mo-
mento de necesidad. Este reclamo se logra mediante la realizacion de actividades cul-
turales, como exposiciones de documentos, ciclos de confei mcias, cursos sobre
archivística, diplomática, paleografía, visitas de centros de eliseñanza, edición de
fuentes y de descriptores, y un largo etcétera.
En resumen, los objetivos para el archivo son como los peldaños de una escale-
ra para el escalador. Hay que recorrerlos todos y por orden ascendente para llegar has-
ta el final deseado con salud y paz. Así, los objetivos en los arc iiivos se han de ir lo-
grando, cual escalones, uno tras otro, hasta culminar con éxito la cima o el fin que
todo archivo anhela y persigue, que no es otro que el ser útil a la sociedad en que se
inscribe.
Gráficamente, podemos adoptar el símil de la escalera, en la cual cada uno de sus
peldaños representa un objetivo que ha de cumplir todo archivo que se precie de tal.
Se ha de comenzar recogiendo documentación, para a renglón seguido custodiarla,
protegerla, clasificarla, ordenarla, instalarla, describirla, reproducirla, ofrecerla al
investigador y difundirla.

OBJETIVOS
DEL
ARCHIVO

1 ACCESO I
REPRODUCIR

DESCRIBIR

INSTALAR

ORDENAR

r C LASIFIC AR

PROTEGER

CUSTODIAR

RECOGER

- 48 -
 L i J \ USUARIOS D E LOS ARCHIVO.\

LOS USUARIOS
DE LOS ARCHIVOS

Al hablar de los objetivos, o de las funciones del archivo, nos referimos al uso
que en todo momento ha de prestar a la Sociedad, pues en ca40 contrario la utilidad
de estos centros de información sería ninguna y, por lo tanto. su existencia no sería
justificable. No es suficiente que un archivo organice y custodie documentos, si lue-
go éstos no son útiles. El carácter de simples depósitos docunientales murió en el si-
glo XVIII, cuando los archivos se abrieron al uso y a la investigación. Desde enton-
ces, todo archivo que se precie de serlo, ha de ser Útil y ha de abrir sus estanterías
repletas de documentos a toda persona que los necesite, siempre y en cuanto no se
atente contra el sigilo documental que marca la Constitución Española y las leyes re-
lativas al Patrimonio Documental, que defienden la intimidad personal y familiar y
la seguridad del Estado, entre otros motivos, lo que veremos eii otro momento. Es de-
cir, todas las funciones encaminadas al control de la documentación tienen un obje-
tivo final, que no es otro que el hacerla accesible a cuantos puedan precisarla por al-
guna razón, y que no quede enclaustrada e ignorada en sus unidades de instalación
sin ningún provecho para particulares o para la actividad pública. Esto nos lleva a
pensar que la labor del archivero no culmina, si tras la organización (clasificación,
ordenación y descripción) de los fondos a él encomendados, no se favorece y brinda
su acceso a cuantas personas lo soliciten para realizar un acto administrativo, obte-
ner pruebas y demostración de un derecho adquirido, o realizar un estudio o investi-
gación histórica, ya que los archivos y sus documentos son bienes culturales, patri-
monio de todos los ciudadanos.
Este servicio ha de dirigirse hacia tres tipos de usuarios, cada uno de ellos con de-
seos diferentes y particulares: los productores de documentos (Administración), los
administrados (derechos adquiridos) y los investigadores (Cultura).
Las Administraciones Públicas, para el desarrollo de su actividad, cuentan con
una herramienta de la máxima eficacia y constancia, que no e4 otra que el documen-
to. Por ello, se dice que son los mayores productores de documentos, tanto en núme-
ro como en importancia. Todos sus actos se escrituran y se conservan como testimo-
nio de la actividad realizada. La Administración, por tanto, se ve precisada o, mejor

- 49 -
dicho, obligada al uso de sus archivos (fundamentalmente arcl:ivos de gestión) con
el fin de obtener los testimonios necesarios para la tramitaciór administrativa, para
lo que es suficiente la pronta localización del documento. Es ( ‘ 1 1acceso directo, ya
que lo que se persigue es el manejo físico de los documentos y ,xpedientes, para in-
corporar nuevos documentos, tanto endógenos como exógenos ‘cxpedircertificacio-
nes, servirse de ellos como manual de formularios administrati’ os, etc.
Los ciudadanos los necesitan, más como testimonios de su> ictos y derechos ad-
quiridos, de prueba, que de información. Se trata, en este caso de un uso indirecto,
ya que lo que interesa en este momento es la certificación de la ‘2xistenciade una re-
lación con la Administración o de un derecho adquirido, valiciada de manera sufi-
ciente para causar fe ante otra autoridad administrativa distinta ;L la de su origen.
Los investigadores por el contrario buscan la información. Es evidente que hoy
los archivos están abiertos a la investigación, pero también es 1 ,:rdad que es necesa-
rio proyectar esta accesibilidad a los documentos más recient::, dado que las pre-
ocupaciones de los estudios históricos cada vez se acercan má‘ a los días presentes.
Es lo que se ha venido en llamar “Historia reciente”. Fecha ilriportante fue el año
1948, por cuanto se constituyó el Consejo Internacional de Arc hivos (CIA) convo-
cado por la UNESCO, que señaló, dentro de los objetivos, el dL,ravorecer el empleo
más frecuente de los archivos para lograr una investigación má, parcial y eficaz. En
1966, dicho Consejo proclamó a escala internacional el priiicipio de libertad de
acceso a los archivos.
El camino sólo había empezado. El acceso culmina con la ( ’onstitución Españo-
la (19783, que establece que el ciudadano español tiene el dere&ho a la consulta gra-
tuita de la documentación producida por la Administración C:.!itral,Autonómica y
Local, salvo en determinadas circunstancias motivadas por la I:i-udencia, seguridad,
intimidad personal y familiar, etc. Las leyes sobre el Patrimonio Documental también
abundan en lo mismo, y regulan algunos aspectos de los dociimentos de archivo.
Si bien se ha de favorecer la consulta, también se han de pr-oteger los documen-
tos de los deterioros que ello les pudiese acarrear. La consulta, i’or lo tanto, posible,
deseada y legislada, ha de estar, no obstante, supeditada a la iniisgridad física del do-
cumento, que preponderará sobre su uso y manejo, como pieza rínica, insustituible e
irrecuperable (en caso de su desaparición), mientras no se remdien los males que le
aqueja.
En este Último caso, el acceso al documento es directo, y 1 i i valoración y crítica
al documento será la personal del investigador, las cuales dependerán de su orienta-
ción histórica.
N o hay que olvidar otros usuarios, que si bien son numerosc~ien la actualidad, no
lo fueron en otros tiempos. Son los llamados nuevos usuarios dt, los archivos: los afi-
cionados y los estudiantes. Los primeros se caracterizan por un afán de buscar infor-
mación con la que alimentar su anhelo por demostrarse una valí:; científica, en la ma-
yoría de las veces carente de una preparación universitaria. Suelt.ii buscar información
sobre datos familiares (genealogía) y sobre la historia de su pucblo de nacimiento o

- 50 -
de residencia. Por tanto, requieren una atención y unas orientac cones por parte del ar-
chivero más minuciosas y detalladas, con las que hacerles cc>:nprenderlos instru-
mentos de descripción y encauzarles en una línea de investiga- ión más fácil y exac-
ta, que por sí mismo no podrían obtener.
La presencia de los estudiantes en las salas de lectura de 1( , archivos es fruto de
los nuevos enfoques pedagógicos que pretenden, con buen crils rio, acercar las fuen-
tes históricas al alumno con lo que despertarles unos valores c:~: comprensión, valo-
ración y crítica personales sobre temas concretos, procedimieiiio muy distante de la
técnica memorística de otros tiempos. No obstante, la práctic;: de todos los días nos
demuestra que a veces el procedimiento didáctico no alcanza los frutos apetecidos,
ya que la presencia del estudiante en los archivos no está mot mda por una apeten-
cia sincera, sino por el cumplimiento de un requisito impuesto por el profesor para
aprobar la asignatura. Esto nos indica que el uso de los archivos por parte de los alum-
nos ha de ser optativo, voluntario, no obligado, pues en caso ci lntrario el rendimien-
to sería nulo y el castigo máximo.

- 5s -
DOCUMENTO
 1 ONCEPTO O6 DOCUMENTO

CONCEPTO DE DOCUMENTO

En el siglo XVIIl se definía al Hombre como “sociable,pl cbido, sagaz, memo-

rioso, lleno de razón y de consejo”. Por ser sociable tiene la viri ud de comunicarse y
relacionarse y, por ser menos “memorioso” de lo necesario, tu\ o que idear, aprove-
chando su sagacidad y prevención, una forma de fijar su memoria y actos de mane-
ra perdurable en el transcurrir de los tiempos, para evitar que se olvidasen o se tras-
cordasen. Y esta fórmula de combatir su minusvalía no fue otra que la escritura, y su
resultado lógico, el documento. Alfonso X el Sabio ya reconoció en el siglo XIII la
razón de esta forma de expresión: “El antigüedad de los tiempo $, es cosa que faze a
los omes olvidar losfechos passados. E porende fue menester quofuesse fallada scri-
tura,porque lo que antes fuera fecho, non se olvidasse, e supiesww los omespor ella
las cosas, que eran establescidas, bien como si de nuevofuesseii fechas ... Epues que
de las escrituras tanto bien viene, que en todos los tiempos tienc pro, que faze mem-
brar lo olvidado...” (Partida 111, tit. XVIII).

La escritura se convierte poco a poco en eficiente ayuda para la flaca memoria,

por un lado, y en una puntual fórmula de retener la expresión o r d , efímera y tempo-
ral, por otro. Por ello, y no sin razón, se viene considerando al documento como la
memoria de la Sociedad que describe, como la retentiva de la vida pública y privada.
Por extensión, cabe discurrir que la Sociedad que no conserva con responsabilidad y
esmero sus documentos, como testimonios perdurables de la actividad desarrollada,
perderá parte o la totalidad de su retentiva, y merecerá en justicia el calificativo de
desmemoriada, por lo que su recuerdo en el futuro será incierto.

Al presente, la utilidad de dejar constancia de los actos administrativos por es-

crito se recoge en las leyes y normativas que rigen los procedimientos de las admi-
nistraciones públicas. De tal suerte, la Ley 30/1992, de Régimeii Jurídico de las Ad-
ministraciones Públicas y del Procedimiento Común, como versicín actualizada de las
Siete Partidas a las que ya hemos hecho mención, dictamina que “los actos adminis-
trativos se producirán por escrito a menos que su naturaleza exiju o permita otra for-
ma más adecuada de expresión y constancia” (art. 55.1).

- 55 -
EL ARCHIVO Y EL ARCHIVERO

Queda claro que el documento escrito es el archivo definiti \ o de la memoria, el

sedimento fosilizado de la Historia, por lo que su perfecta con\,-rvación y uso supo-
ne un aumento de recuerdos de nuestro devenir, lo que permiiirá conocer nuestros
orígenes, justificar nuestro presente y asegurar nuestro futuro. I omo colofón, recor-
dar que la Ley del Patrimonio Documental y Archivos de Cana las recoge este espí-
ritu por cuanto dice en el Preámbulo que “los archiim contieri, n los testirnonios de
las actividades de las instituciones y de las personas de nuestr 1 comunidad. Son lu
memoria de las W I ~ S I I Z U S ” .Así, quien la destruye, mata nuestro pasado, atenta contra
nuestro presente y hace difícil nuestro futuro.
De todo ello etnana que la conservación de los documentos es necesaria por útil,
utilidad muy lejana del coleccionismo infructuoso y del consen adurismo inocuo. La
usanza, la norma, la costumbre de conservar los documentos n o \ demuestra la nece-
sidad de mantenerlos como pruebas fehacientes de los derechos [dquiridos, como ins-
trumentos insustituibles para la defensa de los intereses, y como herramientas de ges-
tión necesarias para la eficacia de la actividad política, econón, ica, administrativa y
cultural. De ello deriva la necesidad de su conservación, la utilidad de su protección
y guarda, todo lo cual se manifiesta a través de la dilatada vida de los archivos. Sólo
a través de su historia y evolución podremos comprender que n i ) es una creación ca-
prichosa, sino algo pragmático y conveniente, pues en caso conti x i o no hubieran per-
durado en el tiempo, como otras muchas antiguas tradiciones, c; tie si bien alcanzaron
momentos álgidos, terminaron por desaparecer al fenecer el intLn%de su razón. Los
archivos no tienen vida propia, pues no se explicarían sin fondo\ a custodiar: y si han
existido durante tantos milenios es razón suficiente para coml:l-ender que todos los
pueblos se han preocupado por conservar su documentación. Y tanto es así que la le-
gislación vigente se ocupa y preocupa en proteger el Patrimoiiio Documental uni-
versal con el mayor celo y cuidado. Por tanto, los archivos coino centros de infor-
mación y prueba son necesarios e insustituibles, y los documentos que custodian, que
justifican a los anteriores, también.
Según el Diccionario de Autoridades (1732), se entiende por documento a la “doc-
trina o enseñanza con que se procura instruir a alguno en cualq.iier materia”. Es una
definición demasiado ambigua, pues el archivero no trabaja sohre documentos artís-
ticos (estatuaria, pintura, arquitectura, etc.), ni epigráficos, ni ntimismáticos, ni sobre
libros (de los que se ocupa la Biblioteconomía), pero sí trabaja \obre documentos es-
critos en papel y en pergamino. En cambio, s í aporta un elemc nto muy importante,
cuya presencia caracteriza a todo documento, como lo es la en .eñanza e instrucción.
Esta intención, de una forma u otra, aparecerá en todas las del iniciones posteriores
de documento, que no recorreremos en todo su devenir para 1 1 0 hacer prolija la ex-
posición que nos ocupa, aunque, bien es verdad, sólo a través .le su estudio podría-
mos precisar su comprensión y su extensión.

Muchas definiciones de documento se han producido a lo 1,irgo de los años. Des-

de que es “una cosa que sirve para representar otra” (Carneltiiti, p. S S ) , o “una ex-
teriorización del pensamiento perceptible con la vista” (Siegel p. 3,hasta otras más
complejas, aunque igualmente amplias (muy del gusto de los (locumentalistas), co-

- 56 -
 C VC’tPIO DL DOCUhlENlO

mo la que lo define como un “objeto corporal, producto de la >ctiiidadhuniana y

que conserva y transmite permanentemente la representacicín de i tn hecho ajeno a él,
ajeno al propio documento”.
Estas definiciones están muy bien, y no carecen de verdad e iterés, pero para la
Archivística resultan demasiado amplias y genéricas, ya que rec )gen cualquier ma-
nifestación producida por la habilidad del hombre, desde un objc o prehistórico has-
ta un oficio o acto administrativo cualquiera. Y el archivero no ‘rabaja sobre docu-
mentos o señales portadoras de significado que no se manifiesicsn mediante signos
gráficos sustentados en un soporte blando, como el pergamino y -1 papel.
La Diplomática (disciplina que estudia la tradición, forma y e1;iboración de los do-
cumentos escritos resultantes de acciones jurídicas y actividades dministrativas) res-
tringe esta universalidad del concepto, al desechar de su área de e \tudio a todos aque-
llos documentos que no empleen la escritura como código para trailsmitir información,
y cuyo soporte o estructura material no sea el papiro, pergamino, papel y los llamados
nuevos soportes, de reciente aparición, aunque por el momento ciii.entes de valor jurí-
dico en las relaciones administrativas. Define al documento como “un testimonio es-
crito de un hecho de naturaleza jurídica redactado con la observciiicia de ciertas fcír-
mulas establecidas, las cuales van destinadas a procurarle f e y a dar!,,,fierzaprvbatoria”
(Paoli, p. 18). El análisis de esta definición nos trasluce que el documento ha de ser
escrito (no utilizar otro medio de expresión), sujeto a unas fórmulah7conocidas “a prio-
ri” (características intrínsecas o lenguaje administrativo) y narra:. un hecho jurídico
(que contenga valor oficial, administrativo). Las características ir itrínsecas, tan inte-
resantes para la crítica diplomática, pero tan complicadas y molems para el adminis-
trado, han sido sentenciadas recientemente por las normas y recpnendaciones dicta-
das por el M.A.P. (Manual..., 1994)para la redacción de los documeiiros administrativos.
Este tipo de documento es el que recibe el nombre de “documento diplomático”, que
no es otro que el emitido por las instituciones públicas, supeditado a un procedimien-
to administrativo fijado y estipulado de antemano. Es el más numcroso y el que llena
en un altísimo porcentaje las estanterías de los archivos.
Si bien es verdad que lo relevante del documento es la trasmisión de información
al lector de alguna cuestión, lo característico de los documentos di: archivo (no el do-
cumento científico de la Documentación, ni el libro de la Bibliotec.onomía) es que no
se genera por un afán de ilustrar ni de instruir, sino como produc;t, natural y espera-
do de un procedimiento, al margen de que luego se pueda converiir, una vez feneci-
da su vigencia administrativa, en fuente para la Historia, en infoi-mación exclusiva.
Matilla Tascón define el documento como el “escrito digno de coi/Yervarse por su in-
terés para la cultura, la civilizacicín, el conocimiento de la Histi r i a , o para salva-
guardar el buen derecho”. Es atractiva esta definición, pues recucrda el origen prag-
mático de la escritura, como medio de garantizar los derechos Aquiridos; además
contempla la finalidad científica del documento, tan de actualidal. y acepta la selec-
ción, por tanto el expurgo o tría, de los documentos para conser,:arlos permanente-
mente o destruirlos, en el caso de no ser merecedores de pervivil- a su servicio para
el cual fueron escritos.

- 57 -
 Es curioso que si bien es reconocida la práctica del expurg ) documental en todo
tipo de archivos, ya que la conservación de toda la masa docum:ntal producida es im-
posible por inútil, no se recoge en ninguna otra definición po\terior. Ni siquiera en
las definiciones dadas por las leyes y normas jurídicas españc ‘as se recoge esta ne-
cesaria práctica, aunque en sus articulados se establecen recomt idaciones sobre ellos,
y se nombran comisiones autorizadas para definir qué docum ntos son expurgables
y cuáles no. Las leyes eypañolas sobre el patrimonio docume, tal optan por dar una
definición amplia, quizá motivadas por el deseo de recoger ci~alquiertipo de regis-
tro de información, y no dejar resquicio por donde se les pudiisse escapar el control
y la vigilancia de este patrimonio de cara a su conservación, t ipoliación y exporta-
ción.
La Ley 16/1885, del Patrimonio Histórico Español, defin: el documento como
“toda expresión en lenguaje natural o convencional y cualqur, r otra expresión grá-
fica, sonora o en imagen, recogidas en cualquier tipo de soporte material, incluso
los soportes informáticos. Se excluyen los ejemplares no origim,les de ediciones” (art.
49.1). La Ley 3/1990, del Patrimonio Documental y Archivos ,le Canarias, no apor-
ta nada nuevo a lo ya visto, pues es prácticamente un remedo I ie la nacional, y defi-
ne el documento con casi idénticas palabras, aunque introduce la expresión “orwf”y
“escrito”, lo que le da mayor calidez y exactitud: “Se entiend. por documentt
da expresión de lenguaje oral o escrito, natural o codqlcado, i ecogida en cualquier
tipo de soporte material, incluidos los mecánicos o magnéticcs ’’ (art. 1.2).
Según estas dos últimas definiciones, el concepto de docuinento se expande, no
se ponen limitaciones al mismo, cabe cualquier tipo de docuniato (oral o escrito) y
cualquier soporte material. Es decir, por documento no sólo s( entiende el produci-
do por las administraciones públicas (documento diplomático). 4no también las fuen-
tes narrativas para la Historia (inscripciones conmemorativas males, crónicas, bio-
grafías, etc.) y cualquier otro documento textual, gráfico o en 1 rnágenes susceptibles
de estudio y conservación, por contener información, ser testinionio de una actividad
o permitir la continuidad de una gestión.
Según el Diccionario de Terminología Archivística del tlinisterio de Cultura
(1 993), “un documento de archivo es el testimonio material dt un hecho o acto ren-
lizndo en el ejercicio de susfunciones por personas flsicas o jul ídicas,públicas o p r -
vadas, de acuerdo coii unas curacterísticas de tipo material 1./ormal”.
Y para terminar, no quisiéramos silenciar la definición que de documento nos
ofrece el Código Civil, que reza así: “Son documentos públic, Y los autorizados por
1

un Notario o empleado público competente, con las solemnid, des requeridas por la
Ley” (art. 1.216). Bajo estos términos se esconden las fórmula\ que, conocidas de an-
temano, dan validez, autenticidad y fuerza probatoria al docui I iento.

- 58 -
CLASIFICACIONES
DEL DOCUMENTO

Los documentos se pueden dividir en grupos diferentes, CLI ;l taxonomía docu-

mental, al igual que todos los seres se pueden repartir en grupos subordinados unos
a otros, para con ello facilitar su estudio. Los motivos de clasifi:,ación son comple-
jos, pues dependen del interés del clasificador y del punto de ’\ ista que se adopte.
En cuanto a la clasificación por la forma de transmitir la ini:,rmación, todos los
autores participan de una misma convicción, por lo que se respelxn y repiten en una
sucesión de trabajos sin aportes de nuevos y diferentes caudales (C x t é s Alonso, 1982,
p. 5 1; Heredia Herrera, 199 1, p. 138; Cruz Mundet, 1994, p. 10 I : González Duque,
1995, p. 43). Variante de esta postura general, que veremos a coi:tinuación, es la vi-
sión siempre particular y novedosa de Romero Tallafigo (1994, p. 109), por cuanto
hace dos tipos de clasificación. En la primera, se fija exclusivanmte en el medio o
lenguaje con el que se fija la información al soporte, de lo que rcxsulta que los docu-
mentos pueden ser textuales (empleo de signos alfabéticos), anaiógicos (empleo de
signos naturales que reproducen las formas del objeto de la info! inación) y digitales
(que utilizan como vehículo del mensaje un medio no natural C O I iipuesto por la con-
traposición del sí y del no, del uno y del cero, de lo imantado y dt. lo no imantado, de
la reflexión o no reflexión de la luz láser, etc.). En la segunda, v,ilora la edad de los
documentos dentro de la historia de los inventos del Hombre, tlc lo que se obtiene
una nueva tríada: los documentos viejos o tradicionales (creados clirectamente por el
tacto y perceptibles por la vista, es decir, los llamados textuales 1’ gráficos), los do-
cumentos nuevos (que necesitan aparatos mecánicos para ser graiudos y entendidos,
es decir, los sonoros, los en imagen y los audiovisuales) y los dociimentos novísimos
(que necesitan lenguajes no naturales y el auxilio, por lo tanto, (!isistemas operati-
vos o interpretadores muy complejos, es decir, los informáticos :. los digitales).
No obstante lo dicho, otros autores declaran que no es la únic manera en que se
puede dividir el documento, pues hay otras formas tan oportunas como la citada (que
únicamente se fija en la información), fundadas en otros puntos cit. vista, como el ju-
rídico y el diplomático, tanto o más valiosos para el archivero cye el estrictamente
basado en la conjunción del tipo del soporte con el sistema del icnguaje empleado.
Heredia (1991, p. 137 y ss), Romero Tallafigo ( 1994, p. 1 1 i )), Tamayo (1 996,
p. 55) y el Manual de Documentos Administrativos (1994, p. 21 incorporan nuevos
enfoques que, junto con el primeramente citado, se reúnen, con;.retizan y amplían,

- 59 -
 con los criterios personales del presente autor, en el cuadro qur a continuación se in-
cluye. Dicho esquema está dividido en dos partes: el motivo dt. clasificación y los ti-
pos clasificados resultantes.

PO I
, TEXTUAL
GRÁFICO O FIGURATIVO
1
IMAGEN

I por su COMPLEJIDAD

DISP( 1i'ITIVO
por su NATURALEZA Jurídica

l de D€ 1 'ISIÓN
de TRA\ SMISIÓN
por el tipo de DECISIÓN que contienen

I de .1i ICIO I

por su ORIGEN y DIRECCIÓN

EX(!:;ENO
I l

K INGI

I por su TIPOLOGIA documental 1 diferentes e innumer:hles tipos documentales 1

- 60 -
 CLASItI( , ClONES DEL BOí’lJMENl‘í)

A continuación se exponen, sin más dilaciones ni presentac.1 mes, los tipos docu-
mentales detallados en el cuadro anterior, aunque manteniendo L I orden de presenta-
ción para que el lector pueda ir identificando el tipo con el moi :vo de clasificación.

TEXTUALES
Son las que transmiten la información por texto escrito, es : .ccir, empleando los
llamados signos alfabéticos. Según el procedimiento empleadc, cn su escrituración,
puede ser documento manuscrito, mecanografiado o impreso. L.: I Único que varía en
estos tres casos es la manera de acoplar el signo al soporte. Segúi la historia de la es-
t

critura estos signos se pueden plasmar en diferentes soportes, :.aportes que induda-
blemente modifican el “ductus” y el instrumento de escritura.
Y es que desde tiempos remotos el Hombre no cejó, hasta logl-srlo,en la búsqueda
de un medio para perpetuar en el recuerdo, los sucesos mereced: )res de ser rememo-
rados o posibilitar transmitirlos a largas distancias sin temor a ‘:is alteraciones ver-
bales y conceptuales, tan propias de la tradición oral, de las que no estaba exento ni
el más meticuloso y esforzado de los mensajeros. Los mensajes Í ingüísticos son pro-
cesos acústicos temporales, perecederos e irrepetibles, y como pr;cesos acústicos que
son, desaparecen una vez emitidos, pues son por sí mismos incal ,ices de permanecer
en el tiempo. Sólo existe una manera de captarlos, de fijarlos, dc hacerlos visibles, y
ésta no es otra que la escritura (Mosterín, 1993, p. 22). Es decir. la escritura no sólo
es capaz de perpetuar el lenguaje, sino también de fosilizar en 1 . ; tiempo y en el es-
pacio al fugaz y etéreo pensamiento. El documento, pues, convicte la ilusión en rea-
lidad, lo espiritual en material, lo efímero en permanente. La e..i:ritura se convierte
poco a poco en una eficaz ayuda para la memoria, y a renglón L,eguido en una fór-
mula de retener la lengua hablada, efímera y temporal, y, por tantí en una forma per-
1,

fecta de comunicarse e, incluso, de pensar y expresarse (Pérez Ht.:rero, 1995,p. 724).

Así la técnica de escribir ha inventado un sinfín de unos y ot:i)s, y en estrecha re-
lación: tablillas de arcilla (punzón), tablillas de madera encerada stylum o estilo), ta-
~

blillas de madera no encerada (estilo de cera o pincel), papiro (. álamo). pergamino

(pluma de ave), papel (pluma de ave y plumín de acero), soporte? .vegetales(cálamo),
soportes metálicos (punzón), soporte mineral como la pizarra (pinzón figurando un
estilo). En lo que a nosotros concierne, al presente sólo nos inten sa el soporte papel.
El papel es el soporte más moderno usado en Europa, a u n q x comenzó convi-
viendo con el pergamino, al que suplantó, y ha quedado hasta nue...trosdías como úni-
co soporte habitual. Alfonso X el Sabio nombra tres soportes c mocidos más otros
posibles: “el pergamino de cuero o de papel (también nombrado 1 Iergamino de paño)
o en tablas quier .wan con cera (tablillas enceradas) o de otra I ianei-a (tablillas no
enceradas) o en otra c:osa en que se pueda fuzer escripturu” (Pari ida 6 , tit. 1, ley 12).
En 1611 se describió el papel y su fabricación como: “Carta u i’,t?juhecha del licor
exprimido de los retazos de lienzo, con una invención particular; ;‘ c ~ 1 - 0meritoria: por-
que viene a molerse y se reducen a un jugo de leche, y en ciertos írilos de alambre se
saca y después se seca al sol”. (Tesoro de la Lengua Castellana :r:Sebastián de Co-
varrubias, editado en 161 l).

- 61 -
EL ARCHIC O I'EL ARCHIVERO

La escritura varia a través de los tiempos, cambios e interpretación que estudia la

Paleografía. Aunque no es el momento de dedicar tiempo a esti disciplina, sí quere-
mos resumir para el lector preocupado en las cuestiones palei:gráficas la evolución
de los tipos de escrituras empleados en España, que resumimos :'n el cuadro siguiente:

SISTEMA CLÁSICO Capital Epigráfica llonumental o Cuadrada.

(S. -1 al 11) Capital Libraria Rii h c a o Capital Clásica.
O Capital Libraria El,;ante
M I Capital Común Cl,iwx~o Capital Cursiva.
A
N SISTEMA NUEVO O POSTCLÁSICO Uncial (libraria).
A (S: 11 al VII) Semiuncial (librari,, 1
Minúscula Cursiva Uueva (documental).
NA VISIGÓTICA Visigótica Sentada I Capital o mayúscula).
CIO (S. VIII al XII) Visigótica Cursiva i minúscula)
NAL Visigótica Redond,t (minúscula)
CAROLINA Carolina
(S. IX al XII)
E I ESCRITURAS GÓTICAS Gótica Redonda dc. Privilegios (s: XIII)
U (S. XIII al XVII) Gótica Cursiva de \Ibalaes (1250-1350)
R Gótica Cursiva Prccortesana (1 350- 1425)
O Gótica Cursiva Coi-iesana (1425-1525) Gótica
P Gótica Cursiva Procesal (1450- s: XVII)
E Gótica Aragonesa
A -
S HUM ANÍSTIC A Humanística Redonda o Formada.
(S. XV al XX) Humanística Cursi\ a.
Humanística Corriciite
Humanística Canci I leresca

Es el documento por excelencia, el más antiguo, el más frccuentemente usado en

la Administración y el más abundante en los archivos. Ello no quiere decir que no se
reconozcan los valores de otros tipos, simplemente que es el que ofrece mayor testi-
monio por expresarse pura y llanamente, sin requerir ningún tipo de interpretación
previa a su comprensión y entendimiento, salvo su aprendizaje en los primeros años
escolares.
El vehículo por el que transmite la información es la lenpua, por lo que la Lin-
güística se convierte en herramienta preciosa para el análisis di: los documentos, sus
cambios, incorrecciones, influencias, anacronismos, etc.
Si la Paleografía estudia la escritura y la Lingüística el vehiculo de expresión em-
pleado, corresponde a la Diplomática el estudio de su discurso diplomático o conca-
tenación de cláusulas que configuran su tenor. El discurso diplomático está perfecta-
mente estructurado, delimitado y distribuido, por lo que es pcrfectamente conocido
por el administrativo generador de documentos. Y tanto es asi que existen formula-
rios generales o específicos a determinadas funciones de la Administración que en-

- 62 -
 C LASIFIC i( IONkcS DEL DOCUMENIO

señan y ofrecen, a la hora de la escrituración documental, el o los modelos capaces

de transmitir legalmente al acto administrativo. Son los manuales de escribanos y for-
mularios administrativos. Se conocen muchísimas obras de este tipo de los siglos pa-
sados, como los de Díaz de Valdepeñas (Notas de escribanos co/)iosassegún el esti-
lo y uso de estos reinos, Toledo, 1543), Roque de Huerta (Recopilación de notas 4’
escrituras públicas de España, Salamanca, 155l ) , Sigüenza (71 atado de cláusulas
instrumentules útil y necesario para jueces, abogados y escriba//#)s, Madrid, 1627) o
la obra de un anónimo abogado del Ilustre Colegio de la Corte (Novisimo manual
práctico del escribano, Madrid, 1850), por citar unos pocos. Est‘i práctica de ofrecer
modelos y ejemplos se mantiene al presente, y son muchísimas la\ obras que los ofre-
cen para la correcta composición y escrituración de los documeiitos administrativos
contemporáneos. No podemos olvidar, para el estudio de estos icmas, el Manual de
Documentos Administrativos publicado por el Ministerio para las Administraciones
Públicas (1994), y debemos recomendar la consulta de la obra de Martínez Nieto
(1994) sobre formularios de procedimiento administrativo, muy íitil por tener graba-
do en disco inforinático los modelos que propugna.

GRÁFICOS o FIGURATIVOS
Son documentos que transmiten la información mediante repi esentaciones o imi-
taciones de las figuras de los cuerpos, es decir, por el empleo de formas, volúmenes,
colores y signos no alfabéticos cargados de significado. Se difei-encian de los docu-
mentos en imagen o iconográficos en que no emplean la tecnología para su desarro-
llo, salvo la propia del instrumento de escritura, que puede ser más o menos evolu-
cionado (pincel, lápiz, pluma, tiralíneas, aerógrafo). Los docunientos gráficos son,
por tanto, documentos realizados directamente por la mano hábil del hombre, lo que
les confiere un valor artístico más que técnico. Son los planos, niapas, dibujos, bos-
quejos, grabados, etc. Son los documentos denominados analógicos por Romero Ta-
llafigo (1994, p. i09).
Lo corriente es que vayan acompañados de textos explicativos y leyendas, de lo
que se deduce que por sí mismos son insuficientes (no en todos los casos, por supuesto)
para transmitir una completa información. Las materias escripto1ias, en general, son
las mismas que las empleadas en la confección de los documentos textuales, varian-
do, si se quiere, el tamaño y la calidad de la hoja o soporte. Ademlís, no suelen formar
cuadernillos, ni adoptar la forma de libro, sino que, por su propia personalidad de ta-
maño e intención, suelen ir en hoja suelta. Como mucho, pueden tormar parte de una
agrupación singular o documental compleja (expediente). Sus caructerísticas externas
le hacen más atractivo que otro tipo de documento, por lo que no welen faltar en nin-
guna exposición documental que se precie, ni en las guías y trípticos de los archivos,
ni en la edición de fuentes, ni en las publicaciones de catálogos de documentos. En
cambio, requieren un tratamiento y cuidado mimoso para su correcta conservación y
un reposo horizontal en unidades de instalación convenientes (plíiiieros).
Son abundantes en los archivos, aunque muy por debajo de los textuales, y muy
buscados por los investigadores preocupados en reconstruir la geografía física y ur-
bana de siglos anteriores. En la actualidad, este documento ha perdido interés, y ha

- 63 -
visto agostado su uso ante la aparición del invento de la fotogi.afía y del resto de las
modernas técnicas de reproducción de imágenes. En el ArchiI , ) Histórico Provincial
de Las Palmas, en su fondo titulado Real Audiencia de CanaIias (hoy Tribunal Su-
perior de Justicia en Canarias), se conservan mapas, planos, b( quejas y apuntes que
reproducen zonas geográficas concretas, villas, barrancos. ZOI IS de cultivos y fores-
,

tales, escorrentías, fuentes y nacientes, montículos y cerros, fi’ cas y caseríos, costas,
salinas y salazones, etc., todo ello ya en el recuerdo, que no en S I olvido, gracias a es-
tos documentos gráficos. No faltan dibujos de barcos, retratos autorretratos, juegos
’ )

a base de líneas y puntos, animales (fundamentalmente peces- etc., en los versos de

las matrices de protocolos. Y también dibujos obscenos en doc!!mentosdel siglo XVI
y XVII, que en nada se diferencian de los “graffiti” populachc<-osque decoran, ya en
los albores del siglo XXI, determinados rincones de nuestras (:alles y centros públi-
cos de desahogo físico, de los que evitamos todo detalle, pue5 110 son de gran interés
para la Archivística y la Diplomática.

En IMAGEN
Son documentos que transmiten la información mediante 1 presentaciones o imi-
taciones de las figuras de los cuerpos, es decir, por el empleo e formas, volúmenes,
colores y signos no alfabéticos cargados de $ignificado, per( logrados por medios
químicos sobre un soporte preparado de antemano. Es por lo ‘anto, a diferencia del
tipo relatado anteriormente, un documento resultado de la t e c r jlogía, no obtenido di-
rectamente de la hábil mano del hombre, artista o no.
Es un documento de creación bastante reciente, nacimientl que se sitúa en el año
1826, momento en el que se consigue fijar la imagen por mec. os químicos sobre un
soporte preparado para recibir la impronta de la misma proyeC tada por la luz, la cla-
ridad o un resplandor (luz de magnesio y flash). Este tipo de .Jocumento se conoce
popularmente bajo el nombre de fotografía, cliché, película r >uda,microfilm y dia-
positiva. Esta tecnología aumentó en calidad y producción er relativo poco tiempo,
surgiendo como resultado unas necesidades nuevas de instalacsim,conservación, des-
cripción y restauración. Nace las fototecas y las filmotecas, Guténticos archivos de
imágenes, en un primer momento como fondos o secciones \{entrode los archivos
tradicionales, luego con independencia y vida propia. Así, en : ’anarias, contamos en
la actualidad con la denominada Filmoteca Canaria.

SONOROS
Son documentos que transmiten la información mediante 1 presentaciones o imi-
taciones de sonidos cargados de significado y logrados por me’:ios mecánicos o elec-
tromagnéticos sobre un soporte preparado de antemano. Son 1)s discos, cintas mag-
netofónicas, discos compactos, etc. Esta tecnología, de nacir.7iento algo posterior a
la de la imagen, permite grabar (capturar) y reproducir (libera, 1 cualquier tipo de so-
nido, preferentemente la palabra y la música.
Desde el momento en que es posible captar el sonido en irn soporte que lo haga
perdurable y repetible a voluntad, surgen los documentos or,:les y la Historia Oral,

- 64 -
documentos que hasta ese momento eran tan fútiles y perecedei o$ que sólo eran ca-
paces de perdurar en el recuerdo. Como decíamos antes, los menujes lingüísticos son
procesos temporales y acústicos perecederos e irrepetibles, incapaces por sí mismos
de permanecer en el tiempo, salvo que se capten y fijen medialte la escritura. Mo-
dernamente han surgido técnicas varias que permiten superar L I S limitaciones tem-
poral y espacial de la lengua, técnicas que se acercan a la escritui %i,aunque no la sus-
tituyen por lo costoso de los procesos de codificación y decodifiación, transporte y
conservación, lentitud de ejecución, y por su no aceptación en el mundo laboral, ad-
ministrativo, contable, judicial, etc. Nos referimos a las máquinas grabadoras y re-
productoras de sonidos, bien sean fonéticos, musicales o, siml’lemente, ruidosos.

AUDIOVISUALES
Son documentos que transmiten la información mediante representaciones o imi-
taciones de las figuras de los cuerpos en movimiento captadas, i’n la niayoría de los
casos, por medios químicos sobre un soporte preparado de anternano, y acompaña-
dos por sonido grabado en el mismo soporte. Es la suma del documento en imagen y
el sonoro en un mismo soporte que se reproducen al tiempo por medio de un apara-
to mecánico, logrando la ilusión de la figura y el sonido al unísono. En Canarias, con-
tamos, como ya hemos indicado, con la denominada Filmoteca (’anaria.
Los audiovisuales, junto con los sonoros y en imagen, resulim fáciles de repro-
ducir, pero difíciles de conservar, por necesitar de ambientes mu! estables y concre-
tos, en los que las fluctuaciones climaticas sean escasas, y la humedad y la tempera-
tura permanezcan constantes. Existen en el mercado unos armaiios especiales para
conservar bajo control estricto estos soportes documentales, aunque no se caracteri-
za precisamente por su baratura y fácil adquisición.

LEGIBLES POR MÁQUINA

Son aquellos documentos que necesitan ser interpretados por un artefacto mecánico
inteligente, ya que a la contemplación directa del hombre se haceii impenetrables e in-
comprensibles. Se expresan en un lenguaje no natural, sino artificial y sofisticado, que
puede ser digital o numérico, por lo que Únicamente pueden ser comprendidos e inter-
pretados a través de sistemas operativos cada vez más complejos J’ delicados. Son los
programas informáticos, fichas perforadas, cintas magnéticas, dishcttes, CD-Rom, etc.
Se plantea el valor jurídico de estos documentos por la facilidad de su adultera-
ción y falsificación. Además, en estos soportes novedosos, no se pueden plasmar las
validaciones directas y personales de sus autores y rogatorios. Por otro lado, no sue-
len (aunque deban) pasar a los archivos, y si se transfieren no se pueden leer por fal-
ta de equipos de lectura específicos. De tal manera, es frecuente zncontrar cajas lle-
nas de fichas perforadas sin clasificar, ni menos ordenar y describir, por la imposibilidad
de comprender su contenido a falta del equipo que las procesen.
SIMPLE
Se trata del escrito suelto redactado con la observancia de ci(,rtas fórmulas esta-
blecidas de antemano, diplomática y administrativamente perfec~ioy completo, que

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por sí mismo transmite una íntegra información de un hecho ajeri,)a él. Por defecto, por
sí mismo y en su unicidad tiene vida propia y no depende, por no 1 cquerirlo, de otros do-
cumentos que lo complete, aclare, amplíe, justifique o autorice. ’40 obstante su simpli-
cidad, puede formar parte de una unidad compleja o expediente 1 constituir por agrupa-
1

ción de unidades homogéneas una serie documental. Es la agrul ción bautizada con el
nombre de singular o documental, en su nivel de unidad simple ( ocumento). Diplomá
ticamente se puede definir como la agrupación menor en la qut únicamente se da una
“conscriptio” (escrituración) y una “actio” (hecho documentado ) asunto jurídico).

COMPUESTO
Se entiende por tal a la reunión ordenada de diferentes doc imentos complemen-
tarios con los que resolver un acuerdo o resolución determinac!,i o para servir de tes-
timonio o de información sobre un asunto concreto. Es la agruiución que denomina-
mos singular o documental, en su nivel de unidad compl(.ia (expediente). Los
documentos de una unidad compleja no alcanzan su más alto rrado de información
y testimonio si no se conservan todos y cada uno de ellos, puL.; la complementarie-
dad es la que construye la unidad del conjunto y la que logra ia vertebralidad de la
agrupación. Diplomáticamente se puede definir como la agrup ición menor en la que
se dan varias “actiones” y, por lo tanto, también varias “cnnsc iptioncs”.
1

PÚBLICO
Se entiende por documento público al generado legalmentc: por una autoridad in-
vestida de la facultad de expedir documentos fehacientes en el ,,jerciciode su recono-
cida función pública. Son los que produce la Administración Pt:blica, las oficinas, los
administradores y funcionarios y las personas físicas que actúaii en representación de
un órgano cualquiera, y siempre referidos a asuntos de derech(\ público. El concepto
de documento público va muy unido o cercano al de documen! ) administrativo, y en
no pocas ocasiones se identifican por simple superposición. Y ni: falta razón, salvo que
la extensión de documento administrativo (que siempre es púhlico) es menor que la
del documento público (que además de administrativo y siempr-!.público puede ser de
otro género, como una ley o una constitución o reglamento). L:! normativa vigente se
preocupa por necesidad de este aspecto, y es la Ley de Régirr1i.n Jurídico de las Ad-
ministraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común la que señala que
“tienen la consideracicín de documento público administratiii( los documentos váli-
damente emitidos por los círganos de Ius Adminisrr-uc.ionesP ~ dicas”
IJ (Ley 30/1992,
de 26 de noviembre). Dos son las funciones del documento público: garantizar las ac-
tuaciones administrativas y demostrar su existencia, efectos, \.icios y derechos a los
que haya lugar (función de constancia), y, por otro lado, la de w v i r de medio de co-
municación a los actos de la Administración (función de comuiiicación).
Son los que dan lugar a los archivos públicos, ya que todo 1 iocumento de esta na-
turaleza es de titularidad pública y sólo, según la ley vigente al rcspecto y tantas veces
traída a colación en estas líneas, pueden ser custodiados, organiz<:dosy servidos en cen-
tros de conservación de documentos de igual titularidad. Es dec 2r, que un archivo per-
sonal, particular, privado, familiar, patrimonial, o como quieri; que se denomine, no
puede conservar documentos generados por y para la Administi.xión Pública.

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PRIVADO
Se entiende por documento privado al generado a iniciativ:; de una persona pri-
vada (física o jurídica) en el ejercicio y defensa de sus interese.. sin que intervenga
para su legalidad y corrección una autoridad de carácter públi< ), aunque ésta, evi-
dentemente, puede participar como colaborador o testigo. Un e :mplo de documen-
~

to privado es el contrato suscrito entre particulares, cuyo valo* jurídico tan solo se
produce entre los participantes u otorgantes, al menos, hasta qu. se eleve o convier-
ta en documento público ante notario.
Son los que dan lugar a los archivos privados y se pueden ii-ansmitir por heren-
cia, venta y donación. En este orden de cosas, también se puedc entender por docu-
mento privado, en cuanto a la titularidad o conservación del mihino, los documentos
públicos dirigidos a personas privadas o administrados en sus relaciones legales con
1aAdministración. Así, en un archivo privado se puede conserv.ir sin incurrir en fal-
ta los escritos generados por la profesión del titular (títulos de ilropiedad, libros de
contabilidad, pagos e impuestos, etc.) o las relaciones familiares sentimentales (car-
tas y correspondencia) o documentos administrativos (documeiitos públicos, por lo
tanto) dirigidos a ese particular por la Administración en cumpli!iiiento de su función
(nombramientos, haberes, notificaciones, certificados, etc.). Lo (queno es lógico en-
contrar, y expolio se ha de llamar, son documentos públicos qLic sólo a la Adminis-
tración compete su conservación y custodia, como matrices de Ti1 otocolos notariales,
pleitos, libros registros de correspondencia, expedientes adminisr i.ativos, libros de ac-
tas de sesiones de las corporaciones locales, y un tristísimo y larguísimo etcétera, pues
la mayoría de los archivos privados conservan “nisi forte” docii inentación de titula-
ridad administrativa, pública, estatal, en cualesquiera de los c a a s no de titularidad
privada, por lo que su devolución a quien corresponda es oblig;.ción legislada y pe-
nado su incumplimiento. Reintegración se denomina en las lej ;‘s sobre el Patrimo-
nio Documental a esta voluntaria y espontánea devolución.

DISPOSITIVO
Es el documento que contiene una decisión legal que se imp)ne imperativamen-
te y que tiene un valor legislativo, si se trata de una ley, o la autoridad de cosa juz-
gada, caso de una sentencia, o de un derecho adquirido, como oc urre con un título de
nombramiento de un funcionario o de un cargo. En este tipo dc documento, la “ac-
tio” jurídica adquiere pleno vigor y fuerza desde el momento ni 1 smo de ponerse por
escrito, es decir, la “actio” y la “conscnritio” están tan cercana. entre sí, que pode-
mos firmar que se simultanean. Es el caso frecuente de la frase ( ! s “su entradu en vi-
gor será a purtir de su publicacicín ...” , frase que nos muestra l : ~simultaneidad de la
acción y la escrituración. Documentos típicamente dispositivos son las leyes, prag-
máticas, nombramientos, reales decretos, órdenes...

PROBATORIO
Hay circunstancias en que no es necesario, como requisito iniprescindible, que se
ponga por escrito la acción jurídica para que se active y cause electo. No obstante lo
dicho, puede ser que se escriture esa acción jurídica para que ;!sí conste y sirva de

- 67 -
prueba. Nace el documento probatorio de un hecho anterior, como la ejecutoria, que
no es más que el despacho trasunto o comprobante de una sentencia firme anterior.
Es decir, el documento probatorio da testimonio de un hecho o un derecho ajeno al
propio documento, ya que no lo constituye por su simple exisi!:ncia.

INFORMATIVO
Como su nombre indica, este tipo de documento sólo tranwite información, co-
munica la existencia de algo, pero ni lo constituye ni lo prueba Pero todo es relativo,
¿,acasoun documento informativo veraz no prueba la existencia de lo que comunica o
enseña? Por ejemplo, un escrito informando a una persona que !a ha sido realizada su
petición y que puede ir a retirarla, sirve también de prueba del cumplimiento de su en-
cargo y de que ya puede disponer del objeto o derecho solicitado en su día.

de INICIACIÓN
Es el documento que inaugura o incoa una actuación admiiiistrativa determinada
a instancia de parte o de oficio. Para ser incoado a instancia de lurte, el particular de-
be formular su petición por escrito, para así ser examinada su pretensión por la Ad-
ministración. Este documento se llama instancia (hasta 1992) y solicitud de inicia-
ción (a partir de 1992), y su contenido y fórmulas se han regiiiado en casi todas las
normas de ordenación del procedimiento administrativo. Cabe destacar el art. 150 del
R.D. de 9 de julio de 19 17 por el que se aprueba el reglamento sobre organización y
procedimiento de la Subsecretaría de Gracia y Justicia (BOE i 3 de julio), que dice:
“En las reclamaciones administrativas de particulares, se expoizdrán con claridad y
concisión los hechos concretos en que se basan y se citarán coti exactitud las dispo-
siciones legales que se invoquen; terminándolas en forma de \Úplica, con petición
que se hace, y con la fecha en letra, y lafirma entera del solicií*rnte. El uso de la fór-
mula ES GRACIA..., no supone la renuncia de derechos. La iiiytancia se referirá a
un solo asunto, pudiendo Únicamente comprender en ella vanlI S reclamaciones del
mismo interesado, cuando se refieren a asuntos conexos que puedan resolverse si-
multáneamente en un único documento. A toda instancia debe c rcompañar los docu-
mentos necesarios para justificar la personalidad del represt,iitante o cesionario”.
Históricamente, con el término de instancia se ha designado a otros tipos de do-
cumentos, como la petición, la súplica, el memorial, la demanda o recurso y la apela-
ción, por ser todos ellos de igual factura en la disposición de la\ cláusulas del dispo-
sitivo (suplica, pide, solicita, desiste, renuncia), que es lo que m m a el grado del deseo
que motiva la redacción y expedición de la instancia de un particular a una autoridad
administrativa. Esta simplificación terminológica, tan del gusto de administrados y ad-
ministradores, parece que se obvia intencionadamente en la Le) 30/1992, pues en ella
no aparece el apelativo de “instancia”, pero sí los de solicitud, desistimiento, renun-
cia, interposición de recursos y petición, todos ellos con la personalidad de escrito de
particulares dirigidos a una autoridad pública (instancia, por lo m t o ) .
El término instancia es utilizado en la Ley de 1958, como siiiónimo de escrito re-
lacionado con el procedimiento administrativo y dirigido por un particular a la Ad-
ministración, y en la Ley 164/1963. No obstante, en la Ley 30/1992 (art. 70.1) la ins-

- 68 -
tancia se denomina “solicitud de iniciacih” (“escrito de inicia .‘h” en la Ley de 17
de julio de 1958), y contiene una redacción particular que de: ne su repartimiento
analítico en las siguientes cláusulas: nombre, apellidos y domici!10 del interesado (In-
titulación para los diplomatistas); hechos y razones que motik . n la acción jurídica
(Exposición o “Expone:”); manifestación concreta de lo que se pretende (Dispositi-
vo o “Súplica, pide, etc.”); lugar y fecha (data tópica y crónica firma del solicitan-
te (Suscripción); y denominación del órgano, centro o unidad aciministrativa a la que
se dirige (Dirección). Como se comprueba, estructuralmente I? I ha cambiado de la
instancia de épocas anteriores, salvo la Salutación o saludo ( D , , guarde a Ud. mu-
1s

chos años...), que ha desaparecido sin dejar rastro por considerar,.i: expresión no esen-
cial para la exposición del contenido del documento, a la que Romero Tallafigo de-
nomina “cláusulas de cierre” (1992, p. 571, así como cua1quic.r otro giro vacío de
contenido. A pesar de estos precedentes, en Canarias no se reco le el nombre de “so-
licitud de iniciación”, ya que leemos el término de “instancia’ en la Ley 14/1990.
También se emplea (art. 159) el término genérico de “escrito” aplicado al derecho
que tienen los ciudadanos de dirigirse a cualquier autoridad u organo municipal pa-
ra realizar peticiones, consultas y propuestas (Pérez Herrero, lQ‘94,p. 309).
Para ser incoado de oficio es necesario que la Administracioii acuerde resolverlo
previa orden de un superior, se presente una moción razonada ]‘or un subordinado o
exista una denuncia de un agente de la autoridad, si tenemos en c tienta la Ley del Pro-
cedimiento Administrativo de 1958 (art. 68) y el R.D. de 9 de jui I O de 19 17 (art. 148).

de IMPULSO
Es el documento que sirve de propulsor o de acicate para que c.1 acto administrativo
continúe en su carrera y no decaiga por ausencia de datos, infornizs, pareceres y com-
probaciones pertinentes, todos ellos necesarios para la resoluciór I de asunto. Algunos
teóricos prefieren el nombre de tramitación mejor que el de impuls I . Se entiende por trá-
mite al proceso por el que discurre la gestión documental con arrí;-,lo a las prescripcio-
nes legales o a las prácticas corrientes. Estos documentos son mu! frecuentes en el pro-
ceso administrativo, y se sitúan entre la solicitud de inicio y la resol!ición o fin del asunto.
Por poner algún ejemplo de los muchos que se podrían traer a co!ación, pues muy nu-
meroso es este tipo de documento, sena un oficio de una oficina a ara solicitando la re-
misión de algún dato, expediente o certificación de un procedimie~itoanterior.
Estos trámites se realizan por medio de los llamados proveídi )s, que, según el Re-
glamento de 1917 de Gracia y Justicia (R.D. de 9 de julio), se eiiiplean para solicitar
colaboración, solicitar informes o remitir documentos y expedimtes entre oficinas.
Con el término de proveído se quiere indicar cualquier resolución judicial, interlocuto-
rias o de trámite. Los proveídos pueden ser decretos marginale (documento de im-
pulso), acuerdo (documento de instrucción) y resoluciones (dc cumento de resolu-
ción), aunque éstos últimos son propios de los dos puntos siguientes. Los decretos
marginales son proveídos que se usan para resolver peticiones .,in necesidad de in-
coar un expediente formal, dado que por ser obvia su resoluciói-i no ha lugar a trami-
tación, o, en el caso contrario de que se deba resolver la peticiiin por vía de expe-

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EL ARCHIVO Y t L AKC‘HIVEKO

diente, para indicar a quién compete el asunto. Los decretos marginales se escriben
al margen izquierdo del documento y son autorizados con media firma y fecha por
administrador responsable en la materia.

de INSTRUCCIÓN
Es el documento que allana el camino y sirve de brújula p.ira la decisión que ha
de adoptar el documento de resolución, con el ofrecimiento de dictámenes de exper-
tos, informes de asesores, consultas, etc. Los documentos de instrucción, por otros
teóricos denominado acuerdos, son proveídos que regulan la 11 amitación de los ex-
pedientes, cuando no se trata de mero trámite (pues entonces \crían decreto margi-
nal), y resuelven problemas pero sin llegar a poner punto final ‘L su tramitación, pues
en este caso hablaríamos de una resolución. Los acuerdos se dictan previo informe o
propuesta de la Sección que gestiona el expediente, y se plasmm al margen o a con-
tinuación del documento que lo motiva y justifica, sin omitir lu fecha y la validación
a media firma del funcionario responsable.
Estos informes se redactan en papel de oficio, y pueden scr de dos tipos, según
se encaminen para adoptar un acuerdo o una resolución. Los primeros son documentos
fundamentales en el análisis de los hechos, pero sin sujetarse ‘1 unos formularios rí-
gidos ni establecidos de antemano. Terminan con la fórmula de “Vuecencia acorda-
rá” (ministro) o “W. acordará” (subsecretario), sin olvidar la iecha y la firma com-
pleta. Cuando los informes fundamentan una resolución, entoncm se redactan con un
formulario complejo inspirado directamente en la estructura diplomática de las sen-
tencias judiciales, que es la siguiente: en primer lugar, se decl,ira que la tramitación
cumple lo dispuesto por la Ley; en segundo lugar, se ofrece un málisis del asunto di-
vidido en cláusulas iniciadas por los términos de “Resultando”. “Visto” y “Conside-
rando”; en un tercer momento, se expone u ofrece una propuest,t de resolución; y por
Último, se cierra el dispositivo con la fórmula de “Vuecencia I esolverá”, seguida de
la preceptiva fecha y firma del ministro y el conforme del subsecretario o la de los
cargos que correspondan.

de RESOLUCIÓN
Es el documento que emite la solución a la cuestión plantealla y resuelve el expe-
diente incoado por la solicitud de inicio o instancia. Las resoluciones, siguiendo con la
terminología que venimos empleando, son proveídos que solucioiim las cuestiones plan-
teadas poniendo fin a la vía gubernativa o, en su defecto, impidiendo su continuación.
La resolución es una de las disposiciones que pone fin al procedimiento, junto
con el desistimiento y la renuncia. La diferencia estriba en que 1‘1 primera nace de una
autoridad administrativa, y las dos siguientes de la propia voluiitad del autor de la so-
licitud de inicio del acto. La resolución contendrá en su tenor la decisión adoptada
por la Administración, además de los recursos que contra la niisma procedan, el Ór-
gano administrativo judicial ante el que hubieran de presentar \e y el plazo para in-
terponerlo. Desgraciadamente, dada la importancia de esta tipología, esta descripción

- 70 -
 CLASIFIl 4ClONES DEL DOCUMENTO

es excesivamente parca para comprenderla desde el punto de \ ista diplomático, que

es lo que nos ocupa. Este carácter de poner fin a la vía adminI\trativa está contem-
plado también en la Ley Reguladora de Bases de Régimen Local, pero sin entrar a
considerar su tenor documental ni facilitar dato alguno. E s c a u es también la des-
cripción que sobre este particular nos ofrece la Ley 14/1990, pues sólo da importan-
cia a la suscripción del documento que, por referirse a los muiiicipios canarios, co-
rresponde a la autoridad de la que emana, más la firma del Seci itario o de la persona
que legalmente le sustituye, quien dará fe de su autenticidad, J sin cuyo requisito el
documento expedido carecerá de alcance jurídico.
Para comprender este tipo documental hay que contrastar l ~ resoluciones
b publi-
cadas en el Boletín Oficial de Canarias (antes Boletín Oficial de la Comunidad Au-
tónoma de Canarias) para con ello llegar a unas conclusiones I elativas a sus cláusu-
las internas. En líneas generales, la estructura es uniforme a todas ellas, y se puede
definir en los siguientes elementos: una Exposición, que abre el documento sin ele-
mento introductorio alguno, en la que se expresan los antecedentes que generan la re-
solución; un Dispositivo introducido por el verbo resolver (“Re\uelvo”, “Resuelve”)
o, en menores casos, por el verbo disponer (“Dispongo:”, “Se dispone:”), por el que
se detalla la acción documental propiamente dicha; las Datas tópica y crónica; y la
Suscripción con especificación de la calidad administrativa del mtor del documento.
Este tipo documental queda reservado para los Directores Generales y los Secreta-
rios Generales Técnicos departamentales, y debe ser asentado en el Libro de Resolu-
ciones (Pérez Herrero, 1994, pp. 312-3 13).
Hemos dicho que una autoridad administrativa puede tomai una decisión o reso-
lución, pero éstas también pueden adoptarse en común por una junta, sesión o tribu-
nal. En este caso, las decjsiones alcanzadas se suelen denomin‘ir acuerdos, y se fijan
de forma permanente en un tipo de documento original “sui generis”, el Libro de Ac-
tas encuadernado, foliado y diligenciado. El Real Decreto Legidativo 78 1/86 obliga
a llevar en todas sus hojas, debidamente foliadas, la rúbrica del Presidente y el sello
de la Corporación. Las características externas de los libros de actas los separan del
resto de los documentos originales administrativos, por lo que \ u redacción, manejo,
comunicación, conservación y descripción han de ser, por con4 iguiente, diferentes y
particulares. Son documentos originales no remitibles a sus destinatarios, a no ser en
la forma de certificado, traslado o copias en general. De cada besión celebrada por
los órganos colegiados se levantará acta por el secretario correspondiente, que se con-
vierte así en rogatorio, pues prepara el documento (acta), lo redacta, escribe y vali-
da, amén de custodiarlo y certificar su contenido para su transmisión y conocimien-
to. El art. 27.1 de la Ley 30/1992 nos enseña cuáles son las cláusulas de su tenor:
nombre de los asistentes (autores de la acción jurídica); circunstancias del lugar y
tiempo de celebración de la sesión (Datas tópica y crónica); orden del día que moti-
va la sesión (Exposición); y deliberaciones y acuerdos adoptados (Dispositivo). Con
iguales cláusulas (no en la forma pero sí en el fondo), se desci 1 be en el Real Decre-
to Legislativo 87 1/86. Así se nos ilustra que en el acta de cada \esión se hará “cons-
tar, como mínimo, la fecha y hora de comienzo y fin; los nonilwes del Presidente y
denzás asistetzres; los asuntos rmudos; el resultado de los vcvos y de los acuerdos

- 71 -
EL ARCHIVO Y El, ARCHI\%’RO

emitidos. En las ac’tas de las sesiones plenarias se deberán rec.#:<qersucintamente las

opiniones emitidas”. Los libros de actas tienen la consideracicin de documentos so-
lemnes (Pérez Herrero, 1994, p. 314; Pérez Herrero, 1996. p. 28).6

En lo que se refiere a los Libros de Actas de las Sesiones le las Corporaciones

Municipales Canarias, la Ley 14/1990 se nos presenta más ric: en información, por
ser ésta más extensa y minuciosa. Se nos describe como un dicumento público so-
lemne, protegido por numerosas medidas cautelares para con ¡las defender su inte-
(.

gridad moral y material. Físicamente se trata de un libro encuatlzrnado y foliado, con

firma del Alcaide y sello de la Corporación, y con diligencia de .ipertura por parte del
Secretario, en la que se especificará la personalidad de contiiirnte de los acuerdos
adoptados, junto con el número de folios y fecha de inicio. Coi no novedad, se auto-
riza el empleo de hojas móviles o sueltas para su escrituracióir por medios mecáni-
cos, como vimos anteriormente al hablar de los instrumentos dc escribir dentro de las
características externas del documento. En cuanto a las caracter (,ticas internas del ac-
ta, se determinan las siguientes, en este orden: lugar de la reunion, con expresión del
nombre del municipio y local (Data tópica); fecha completa y iiora (Data crónica de
apertura); nombre y apellidos de los presentes y ausentes a la sesión (autores de la
“actio”); carácter ordinario o extraordinario de la sesión, y si s(’ celebra en primera o
en segunda convocatoria: asistencia del Secretario (rogatorio de la “conscriptio”);
asuntos que se examinan, acuerdos sobre los mismos, votaciorics, opiniones y cuan-
tos incidentes se produzcan durante el acto y fuesen dignos de i,eseñarse a juicio del
Secretario (Dispositivo); hora en que el Alcalde levanta la se\ión (Data crónica de
cierre): y firmas de los asistentes (Suscripciones y validación por parte del Secreta-
rio y del Presidente). Esta disposición de la estructura interna c k l acta no es novedo-
sa ni aporta elementos nuevos de estudio, pues no es más quc la aplicación a nivel
comunitario canario de los elementos definidos en el Reglamc.nto de las Entidades
Locales de 1986 (Pérez Herrero, 1994, p, 315; Pérez Herrero, i996).

Y, por Último, es lógico pensar y esperar que una vez evacL,,Lda la resolución, ha-
brá que ejecutarla. Su ejecución puntual y exacta requerirá di! erentes documentos,
según sea la importancia y rango del documento, como Proyect( de Ley, Real Decre-
to, Real Orden, Real Orden Acordada y Orden de Sección, las c:iales e n la actualidad
dan lugar a la Orden Ministerial y a la Orden del Subsecretaricl

Como hemos dicho un poco más arriba, y es hora de recorl hrlo, se pondrá fin al
procedimiento y cerrará un expediente mediante resolución, dc ,istimiento, renuncia
y caducidad. De la primera ya nos hemos ocupado. De las rest<iiitesaún no.

Se entiende por desistimiento a la voluntad de desistir a 1 petición formulada,

que se puede hacer efectiva bien por escrito, bien verbalment< ante un funcionario
que suscribirá la oportuna diligencia. Se entiende por renuncii) al hecho de abando-
nar, relegar, despreciar o no aceptar los derechos otorgados poi 21 acto. También po-
drá ser escrita o verbal. Se entiende por caducidad a la parali/.ición del expediente
por causa imputable al administrado, por lo que trascurrido U I tiempo determinado
1

se produce la caducidad y se archivan las actuaciones.

- 72 -
de COMUNLCACIÓN DE LA RESOLUCIÓN
La resolución se ha de comunicar a los interesados de form‘i puntual y fehaciente
para que surta el efecto esperado. Esta comunicación puede sii lacónica o solemne.
La comunicación lacónica puede revestir formas tan breves y r,ipidas como la de una
nota marginal simple de “concedido” o de “enterada la parte,ji tna su conocimiento”
y fórmulas semejantes. Pero también pueden transmitirse en fonria más solemne y am-
pulosa, razón que obliga a la emisión de un documento en tod;i regla, como una real
provisión, una real cédula, etc., u otros menos mayestáticos pci-o no por eso menos
efectivos, como una simple comunicación (escrito entre órganos administrativos) o
una rápida notificación (escrito dirigido por la Administración , II administrado).
La vía para hacer llegar al interesado las resoluciones y los .tctos administrativos
adoptados es la notificación. Toda notificación, además de cumplir los plazos y otros
extremos, deberá contener el texto integro de la resolución, por lo que comprende-
mos que no es más que un oficio de traslado de la resolución tomada previamente. El
término “oficio” es la denominación genérica del escrito endógeno de toda adminis-
tración. Por lo tanto, le caben los calificativos generados por sil intención, finalidad
u objeto concretos, elementos que si bien no modifican sus características intrínse-
cas, sí cambian el valor y la fuerza de la información que transmite. Además de la co-
pia de la resolución, deberá indicar de si es o no definitiva en la vía administrativa,
la expresión de los recursos que procedan, órgano ante el que hubieran de presentar-
se y plazo para interponerlos. También se llama notificación a la comunicación diri-
gida a los interesados del inicio de las actuaciones necesarias para la realización de
las pruebas admitidas. En este tipo de notificación se habrá de consignar el lugar, la
fecha y la hora en que se habrá de practicar la prueba (Pérez Hcrrero, 1994, p. 313).

de DECISIÓN
Son aquellos documentos administrativos que contienen una declaración de vo-
luntad de un Órgano administrativo sobre materias de su competencia. Los documentos
de decisión pueden ser dos, aunque popularmente identificados por error: el acuerdo
y la resolución.
El acuerdo es un documento administrativo que transmite tina decisión de un ór-
gano competente sobre la iniciación y las cuestiones suscitada4 por el procedimien-
to administrativo antes a la resolución del mismo. La resolucitín es también un do-
cumento administrativo que recoge la decisión, asimismo, del órgano competente,
pero que pone fin al procedimiento, con lo que se resuelven toda\ las cuestiones plan-
teadas. La primera no pone punto final al expediente incoado; 13 segunda lo cierra y
hace fenecer. Las resoluciones pueden ser positivas (las que aui orizan, conceden, re-
conocen, sancionan) o negativas (las que deniegan, desautorizm, no conceden o no
imponen sanciones), según sea la decisión adoptada, aplicada J producida. También
pueden ser, según el contenido de la decisión, de ampliación, rcstrictivas o de modi-
ficación (Manual de documentos administrativos, p. 29 y ss.).

de TRANSMISIÓN
Son documentos administrativos que comunican y trasladan la existencia de he-
chos o actos a las personas, entidades u órganos interesados en su conocimiento por

- 73 -
atañerles en alguna forma. Según su dirección, este tipo de dociiinentos se pueden di-
vidir en internos (cuando el autor y el destinatario pertenecen a tina misma organiza-
ción administrativa) y en externos (cuando el destinatario es ieiia persona o institu-
ción diferente a la que pertenece su autor); y según la condicic: t del destinatario, en
notificación, publicación (éstos dos siempre dirigidos a los ci dadanos o entidades
privadas), oficio y nota interior (éstos dos últimos dirigidos a ó !anos o unidades ad-
ministrativas) (Manual de documentos cidministi-utivos, p. 6 1 j ss.).

de CONSTANCIA
Son documentos administrativos que contienen en su ten( una declaración de
1.

conocimiento de un órgano administrativo cuya finalidad es la Lreditación de actos,

hechos o efectos. Los documentos de constancia son de tres cal :gorías: actas (de Ór-
ganos colegiados, de infracción, procesal), certificado y certifL ddo de actos presun-
tos (Manual de documentos administrativos, p. 89 y ss.).

de JUICIO
Son los documentos que contienen en su tenor una declarac in de juicio de un Ór-
gano administrativo, persona o entidad pública o privada, sobrc ias cuestiones de he-
cho o de derecho que sean objeto de un procedimiento admini-trativo. La finalidad
de estos documentos es la de proporcionar datos, informes, val(!raciones y pareceres
a los órganos competentes en la instrucción y resolución en I;: ocedimientos admi-
nistrativos. Las posibilidades de clasificación es múltiple, segi<!ilos criterios que se
adopten. Pueden ser preceptivos o facultativos, vinculantes o !o vinculantes, inter-
nos o externos, de resolución única o de resolución alternativti vinculados o libres,
etcétera (Manual de documentos administrativos, p. 123 y ss.)

MINUTA o BORRADOR
Es un documento preparatorio, de reflexión, que supone un momento de medita-
ción para mejor captar el mensaje a transmitir, previo siempre d ejemplar original.
Por ser simplemente preparatorio consta de lo principal, de lo viencial, sin fórmulas
administrativas, que se incorporarán en el momento de escribii- el documento origi-
nal, definitivo y perfecto.
No hay que pensar que las minutas son más o menos actu;ries, sino, por el con-
trario, tan antiguas como la escritura misma. Así las Leyes de Justiiiiano (años: 527-565)
ya distinguían los términos de “Scheda” (apunte) y de “lnstruniz~titum in mundum re-
dactum” (documento puesto en limpio). La práctica de las mini,ras no siempre fue la
misma. En un primer momento, el notario la escribía en la “pai ’. pili” o parte del pe-
lo del pergamino, que es la parte más áspera del cuero, y el dcmmento en la “pars
munda” (que significa parte limpia y nítida) o parte suave del ciiero una vez curtido.
De tal forma, el documento tenía en sí mismo dos niveles: la rr:nuta y el documento
original. En un segundo momento, el notario dejó de escribirlas .:n el pergamino, que
se reservaba sólo para el documento original, anotándolas en i r i i libro aparte llama-
do minutario. Algunos protocolos notariales conservan estos m, riutarios, aunque son

- 74 -
raros encontrarlos en la documentación canaria de este tipo, pur no e\ procedimiento
frecuente desde mediados del 9igio XVI.
Las minutas son escritos breves que carecen de signo de v; idación (firmas y se-
llos), por lo que carecen de valor jurídico, aunque, en contrapar Ida, conserven un va-
lor histórico no menor que sus originales, dado que coinunicai lo mismo que el do-
cumento escrito en “púhlicaforma”, que no es otro que el orii mi.
Desde un punto de vista eminentemente diplomatista, la m , w a sólo tiene la Ex-
posición y el Dispositivo, carece de toda fórmula administrati\ L y de validaciones y
fecha, aunque haya casos en que sí presentan la fecha de escriiiiración.

ORIGINAL
Es el documento hecho por voluntad directa de su autor y i#uerefleja su deseo y
.
voluntad con toda perfección, meditación y fórmulas cautelarc para su mejor cum-
plimiento y efectos. Para el archivero un documento original es 21 que se conserva en
el soporte y forma en que fue expedido por su autor, sin modif, i ación alguna y en la
forma en que fue suscrito y expedido. De no ser así, no sería UI original, sino una de
sus copias o una falsificación.
Una buena definición de lo que es un documento original iios la ofrece los Tra-
vaux Preliminaires de la Commision lnternationale de Diplonl rtique para la obten-
ción de un vocabulario internacional sobre Diplomática, por lo ilue la aportamos tra-
ducida a renglón seguido: “El original es e l documento primi.Ipnio en el que se ha
consignado por primera vez y bajo su forma definitiva la ~>olu~itad del autor del ac-
ta y que está destinada a causarfe”. (Folia Caesaraugustana. 1 p. 119, n.? 38).
Dos son los rasgos esenciales que caracterizan al documenil) original. En primer
lugar, su condición primigenia o de ser el primero, rasgo perfeci :mente captado y de-
finido en el Diccionario de Autoridades (publicado el primer v plumen en 1726) con
estas palabras: “Original es la primera escritura, composicicí, o invención, que se
hace o forma para que de ella se saquen las copias o modelos !te se quisiere: conio
(,

el original de una escritura, contrato, pintura, &.”. En segundc lugar, su carácter de

perfecto y acabado, pues solamente en el original se conjugan iodas las característi-
cas externas (marcas, signos de cancillería, soporte escrituraric tintas, pautado, sig-
nos de puntuación, etc.) y todas las características internas (Pr )tocolo inicial, Texto
y Escatocolo o Protocolo final). Todas estas características so11 privativas del docu-
mento original y no se dan ni en las minutas ni en las copias.
Hay que dejar claro que el carácter de original se funda priii - ipalmente en la sus-
cripción del autor del acto documental. Así pues, una minuta :, puede convertir en
original con sólo estampar en ella el autor su suscripción. Y auiique parezca obsole-
to este mecanismo, la verdad es que se da frecuentemente en 1 A expedientes admi-
nistrativos de hoy día. Recordemos las notas marginales provi las de las datas tópi-
cas y crónicas, como en los procédase y en los decretos del alc Jde asentados en un
margen de un documento anterior.

- 75 -
EL ARCHICO Y EL ARCHIL’EKO

El término de original no fue ajeno al mundo romano, doncfi:lo auténtico se hizo

equivalente original y no de copia. Muy aleccionador es el texto de un decreto sus-
crito por Diocleciano en el año 292 d.J.C. (Tetrarquía) que d ig a:“Establecemos que
se aleguen los rescriptos originales y auténticos ... no sus ejemi ‘os”, es decir, sus co-
pias. El concepto transciende a la Edad Media, aunque prefiric idose otros términos
como el de “authenticum” en lugar del de “originale”,o los de rutogruphum” y “ar-
chetypum”. La copia de los documentos se denominó “exempl rm”.
Para mayor abundamiento, en el documento original se ha11de dar toda una serie
de formalidades propias, definidas y obligadas por el tipo doci t mental de que se tra-
te, o las dictadas por la legislación del momento o por la costu! ribre. Así una resolu-
ción actual emanada del Gobierno de Canarias ha de ser firm2i.h por el director ge-
neral competente en el asunto y registrada en el registro de reLl)lucionesrespectivo,
y de no contener estos extremos, o es una copia o es un docun:.mto falso.
Los documentos originales se dividen en documentos autc :rafos (si espiritual y
materialmente surge del autor, e.;.: una carta de Benito Pérez Gai Iós) o en documentos
heterógrafo (si procede espiritualmente del autor, pero no mate1 !almente, e.;.: una es-
critura de venta realizada ante notario).
Pero la idea de original no va unida por fuerza con la idea de ser el único, pues
se puede dar un documento único falsificado o un documento vcrdadero múltiple. Es
decir, el documento original también puede ser múltiple. Segúit el vocabulario inter-
nacional de Diplomática (Folia Caesaraugustana. 1, p. 1 19, n 39) los “Originales
múltiples son los ejemplares de una misma acta expedidos simu ‘táneamentepura ser
remitidos a varias partes interesadas opara asegurar su consea :,ación”.Se da el ori-
ginal múltiple cuando en un mismo hecho jurídico se ven iml)Iicadas varias perso-
nas, como en los contratos sinalagmáticos (contrato bilateral). cuando el autor y el
destinatario exigen un original, caso de los contratos, concierit)s, tratados de paz y
alianzas, entre otros. Muy conocidas son las cartas chirógrafdk u partidas por ABC,
cartas que se dividían en dos pedazos, guardándose cada una de las partes interesa-
das un trozo, por lo que se hacía necesario que se reuniesen l a - partes para comple-
tar y entender, por consiguiente, el documento.
El motivo de la existencia de los documentos originales iliúltiples es la caute-
la y la seguridad. Así, si se perdía un original, se podría rec tirrir al otro u otros.
Una de las características de la documentación indiana era .1 uso de originales
múltiples, pues los peligros eran tales para estas correspondei ]¿¡as (naufragios, pi-
ratas), que la Única manera de recibir el correo era el uso de d a práctica, prácti-
ca perfectamente normalizada y legislada por el Consejo de 1 idias: “De todas las
provisiones, cédulas, cartas y otros despachos nuestros, que !e oficio se librasen
y despacharen en el Consejo de Indias y se hubiesen de envi(,/.a aquellas partes,
se envíen duplicados en diversos navíos, encaminándolos poi donde más ronven-
ga con buen recaudo de cubierta” (Ordenanzas del Consejo Indias). Y en épo-
cas de guerra, el número de copias se aumentaba hasta seis ej Smplares, enviándo-
se cada una por medios y vías distintos, lográndose con ello qlie, al menos, una de
ellas llegara a su destino. En el Archivo General de Indias se ruardan muchos ex-
ponentes de estos originales múltiples. Hay que despejar la di6dade que todos los
originales múltiples tienen el mismo valor legal, por lo que iirngún ejemplar pre-

- 76 -
valece sobre sus hermanos restantes, ya que todos tienen el n Ismo tenor y los mis-
mos signos de validación.
Esta pluralidad de originales se anuncia generalmente en 1 texto para apercibir
al lector con avisos o leyendas como las que presentamos a COI inuación: “Di4u.s car-
tas divisas pei- ulphabetum indc fcci.. .”, “Se han hec.ho tantos jemplai.e.5 como p a -
tes contratantes hay”, “Et dcsto no^, amas l a partes,
~ mandt nos firzer dos cwtas,
amas de un thrnor. para que cada una de nos, las dichas pai-r Y, tenga la suya para
guarda e conseriu’icín de su derecho. E esta es la curta de N‘

COPIA
Diplomáticamente hablando es la representación de un dol. umento original ante-
rior, duplicado que puede alcanzar igual o menor valor jurídici . e informativo, según
sea la proximidad genética entre ambos. A mayor proximidad. mayor fiabilidad y si-
militud. La copia nace de dos finalidades claras, bien para d q dicar originales exis-
tentes, bien para sustituir originales perdidos.
Si al hablar del documento original nos remitíamos al Dic :.:ionario de Autorida-
des, tan aleccionador como preciso y puntual, por igual motiv(! tendremos que recu-
rrir a él al hablar de la copia. Según este diccionario de 1726. copia significa seme-
janza, imitación, remedo, retrato y trasunto o traslado de algún original. Y copiar
significa “trusladarfielmente en un papel lo que está escrito ( v z otro”. No hay que
explicar más para entender el concepto.
Dentro de la categoría de copia, se pueden establecer divei .;as modalidades (Ro-
mero Tallafigo, 1981, p. 73 y s ~ )En
. primer lugar, las copias :::itógrafas, que son las
realizadas por el mismo autor o autoridad que hizo el original. como ocurría con el
original autógrafo. Por su nacimiento se encuentran muy cerciiiias al original que re-
medan; mas no por eso hay que confundirlas con el original iiiúltiple, ya que la co-
pia autógrafa carece de la acción jurídica simultánea que p o s el ~ original múltiple.
En segundo lugar, las copias certificadas (algunos las 1larr::n traslados), que son
aquellas cuya fidelidad con el original está avalada por una auiíxidad pública distin-
ta a la que expidió el original, aunque legalmente surten los i:iismos efectos que el
documento original. Es necesario observar que lo que se auteni iza es la relación exis-
tente entre la copia y el original y no más, de lo que resulta quc se pueda dar una cer-
tificación auténtica de un original falso.
Para mayor abundamiento diremos que en la copia certific:ida caben dos modali-
dades, la certificación expedida por notario público y la emitit1.i por oficinas laicas o
eclesiásticas. Históricamente las de tipo notarial enmarcan el t\,utocopiado entre dos
fórmulas estables, una inicial anunciando un transcripción no vii. iada (“Este es el tras-
lado copiado exacto y fielmente, palabra por palabra, no ikt!ido ni corrupto, cuyo
tenor de tal instrumento es el siguiente...”), y otra final para e;\~presarel fin de la co-
pia, salvar los errores involuntarios y apercibidos, plasmar el .&no notarial y la rú-
brica y firma del notario (“E yo Fulán, escribano público de Lo. Palmas que es en es-
ta ysla de la Grand Canaria la fize escribir y en testimonio d verdad jize aquí este
mio signo”. En la actualidad las copias del tipo notarial sólo ti-.nen la fórmula final,
que puede ser como ésta: “Es primera copia de la matriz que I?:?jo el número que en-

- 77 -
LL ARCHII O Y EL. ARC‘HICERO

cabeza, obra en mi protocolo general corriente de instrumento\ públicos, y a solici-

tud de don... expido la misma, e.xtendida en tantosfolios de la octava clase, serie ...
números... en la ciudad de Las Palmas de Gran Canaria”. Y la fórmula inicial se ha
sustituido por una carátula en forma de carpetilla en la que expresan los datos
\ f s

del notario, número del protocolo, nombre de los comparecieni \, fecha y la palabra
COPIA.
Las copias certificadas por personas que no son notarios, e decir, las emanadas
de las oficinas públicas, se caracterizan por llevar una única fóriiiula inscrita en la ca-
beza o pie del documento, que especifica la calidad de ser cop2ay la autoridad que
suscribe o garantiza (“E,upedida copia autorizada por el sello iu-ial 1-eal”;“Es Co-
pia” más la firma del oficial que autoriza o la diligencia semej:.rite a ésta: “Para ha-
cer constar por el funcionario que suscribe que la presente í opiu se sujeta y con-
cuerda en todos sus extremos con su original a que me remito’ I .
En tercer lugar están las copias figuradas, llamadas así por11ue el copista intenta
reproducir todas las características externas que confluyen en el Jocumento diplomá-
tico (colores, caligrafía, tipo de letra, firmas, signos, monogran’ is, marcas, etc.), por
lo que vienen a como una fotocopia a mano, práctica propia de la Edad Media, años
en los que aún no existían las copias notariales ni las autenticad,i\ públicamente.
En cuarto lugar se encuentran las copias simples o libres, (lue son aquellas que
reproducen únicamente las características internas del documeilto, es decir, el texto,
sin estar su fidelidad a su modelo avalada por ninguna autoridacl administrativa (e.j.,
las transcripciones de una colección diplomática), por lo que c xecen de todo valor
que no sea el exclusivamente informativo.
Y en quinto y último lugar, hay que citar a las copias en códices diplomáticos. Al
hablar de códices diplomáticos hay que pensar en los registro<,y en los cartularios,
términos antiguos y obsoletos en el vocabulario actual si se quicre, pero no por ello
inexistentes en la vida administrativo contemporánea. Las difc.rencias entre unos y
otros son notables, por lo que los veremos por separado, aunquc no con mucho deta-
lle, pues los habremos de ver al hablar de los documentos que componen una unidad
administrativa.
Se entiende por códice diplomático al libro en el que se a\ientan los documen-
tos expedidos por la Administración que, si contienen entre sus I íneas la descripción
de los documentos generados y expedidos por la Administracion, se denominan Li-
bro del Registro General de Salida de Correspondencia (Regisli os); y si recogen los
documentos dirigidos a la Administración, se les conoce bajo el nombre de Libro
Registro General de Entrada de Correspondencia (Cartularios . Según los estudios
diplomáticos sobre el tema, podemos constatar que, según las épocas, en unos libros
registros se recogían los asientos “in extenso’’ o “in esentia” 1 en forma abreviada
y sucinta).
Al hablar de copia no queremos decir reproducción, ya que c\ta última es una for-
ma de multiplicar los ejemplares de un escrito mediante el empleo de la tecnología.
La reproducción obtiene un perfecto duplicado, cuyas imágenc.s resultantes super-
puestas coinciden, al igual que las copias figuradas medievales. en las que se preten-
día simular hasta el color de la tinta (¿fotocopia moderna?). L;i repetición de un es-
crito puede hacerse por múltiples procedimientos, prefiriéndox unos u otros según

- 78 -
el número de copias a obtener, y son: por medio de la prensa. el velógrafo, el papel
carbón, el papel moderno autocopiativo, fotografía, fotocopia. microforma, etc. Mas
de éstas no vamos a hablar en estas líneas.

END~GENO
Se entiende por endógeno al documento que se produce I ientro de una oficina y
se expide al exterior de la misma en busca de su destinatario Por tanto, es su copia
la que se queda en la oficina expedidora para constancia de siis actos, ya que el ori-
ginal se ha expedido al destinatario. El término etimológicamcnte procede de las pa-
labras griegas 2v60v (dentro, en el interior) y ywáco (engendrar, producir), es decir,
producido dentro de la oficina.
El documento endógeno, dentro de las categorías definidas por la tradición do-
cumental, se sitúa en el nivel de copias, por lo que endógeno y copia se identifican.
Y tanto es así, que al abrir un expediente podemos perfectamrnte diferenciar los do-
cumentos emitidos desde la oficina de los en ella recibidos, simplemente distinguiendo
los documentos originales de los documentos copias. Esta disparidad de la dirección
de los documentos, de entrada y de salida, es muy aprovechada por los archiveros a
la hora de ordenar los documentos y de proceder a la descripción de las unidades do-
cumentales. Desgraciadamente, las nuevas técnicas de escritiira, como el ordenador
y su inseparable impresora, han hecho sucumbir esta clarividencia documental, pues
ahora el documento copia es idéntico a su original, dado que ambos salen de la im-
presora uno detrás del otro, sin distinción alguna. La leyenda de “Es Copia” se hace
ahora necesaria para separar esta cercanía genética.
El documento endógeno se puede dar en borrador o primci-a redacción del docu-
mento (que no se suele conservar), en minuta (redacción defiiiitiva de la que se hace
el original), o en copia o calco del original (que se obtiene al tiempo de escriturar el
documento original). En resumen, la copia puede ser o postei ior (fotocopia, micro-
filmación) o al unísono a su original (papel carbón, ya en de\iiso, y los impresos en
autocopia). Las minutas y las copias se conservan en el expcdiente, pues tienen el
mismo valor legal que los documentos que crean. Para que timgan validez legal, es
necesario que estas copias que se reserva para sí la oficina ex pedidora estén provis-
tas de las marcas del Registro General de Salida, del texto ínicgro y fecha del nom-
bre y dirección del destinatario.
Todo documento endógeno está supeditado al cumplimien 10 de un procedimiento
administrativo determinado y conocido de antemano, que podtmos resumir en los si-
guientes pasos. En primer lugar, es necesario que el jefe de la oficina ordene generar
un documento para acometer un acto administrativo de su incimbencia, orden verbal
que recibe su auxiliar o secretario. A continuación, el secreta110redacta un borrador
donde presuntamente recoge la idea del tenor documental quc pretende el autor del
documento o suscritor, que presenta a su jefe para su correccit UIy conformidad. Una
vez pulido el espíritu del documento, se pasa a redactar una minuta. A la vista de la
minuta el escribiente redacta el documento original, que se firmará, sellará, registrará
y expedirá. La minuta es la que se conservaba en el expedientc como documento en-
dógeno, personalidad que se dejaba patente mediante la expi esión de “Es Minuta”.

- 79 -
 Pero esto acontecía en épocas que podemos considerar hisi,iricas, pues las p r k -
ticas administrativas han cambiado sustancialmente por la fuei L C evolución produci-
da al respecto en los Últimos años. Desde la mitad del siglo XX !a minuta deja de rea-
lizarse, y se pasa del borrador al original mecanografiado con ia solución del calco
sin más. La copia obtenida por percusión sobre el papel de c;! co se conserva en el
expediente sustituyendo a la minuta anterior. Es una novedad , u e permite la evolu-
ción de la técnica y la mejora de los instrumentos de escritura. es la época de la re-
volución de la tradicional máquina de escribir, hoy prácticame ;te desaparecida). En
2

la actualidad, una segunda revolución escriptoria se ha produc,(lo con la aparición y

uso de los ordenadores, lo que ha cambiado los panoramas y I:! génesis documental
en nuestras oficinas, aunque la exactitud y la precisión de sus niimsajes no hayan me-
jorado tanto como su técnica. Los ordenadores han matado toi ilmente y para siem-
pre el encanto de la génesis documental, pues la pantalla, como iio de los discos mag-
néticos, primero es borrador, que luego se perfecciona y se con\ !zrte en minuta y ésta,
a su vez, pasa a ser el documento original que, impreso por duillicado a través de la
impresora, se remite a su destinatario, guardándose el segundo (le los ejemplares ob-
tenidos en el archivo administrativo correspondiente.
EXÓGENO
Se entiende por exógeno al documento que se produce fuei-;!de la oficina, por lo
que se recibe desde el exterior procedente de su autor. Ahora el \lestinatario es la ofi-
cina. Por tanto, es documento original, que custodia la oficina :-eceptora.Es lo con-
trario, pues, del documento endógeno, por lo que todo lo dicho al referirnos a éste
puede ser aplicado al endógeno, pero a la inversa. El término e: Í mológicamente pro-
cede de las palabras griegas &< (fuera de) y ~ E V ~ (engendrar.
O ) producir), es decir,
producido fuera de la oficina y, por extensión, recibido en ella.
El procedimiento administrativo del documento exógeno e\ el siguiente: se reci-
be en el departamento, se asienta en el Libro Registro de Entrala de Corresponden-
cia, se le estampa un cuño o sello de tinta con los datos de con\rol de su recepción y
se remite a la oficina oportuna o negociado que ha de actuar, !:or ser de su compe-
tencia el tema que trata.
PROHIBIDO
Se entiende por tal a todo documento que por las caracteri ,ticas de su informa-
ción o por el estado de conservación se retira de todo uso y c o n d t a . Se entiende que
la prohibición no ha de ser permanente, pues el paso del tiemlj+)liberaliza a los do-
cumentos del sigilo y medidas cautelares impuestos por p ru d eiia y respeto a la in-
timidad personal y familiar, la seguridad del Estado, etc. Para :nás detalle y aclara-
ción, hemos dedicado otro capítulo a la accesibilidad docun intal, en el que con
profundidad se analiza ésta y las dos siguientes situaciones, IíT' ?as a las que nos re-
mitimos para no hacer prolijas las presentes.

RESTRINGIDO
Se entiende por tal todo documento que, por la personalidad le su información. su
accesibilidad no es libre ni general, sino permitida en determinac',)s casos. Esta restric-
ción temporal del derecho de acceso a los documentos no es aieaxia, sino establecida

- 80 -
por disposiciones legales conducentes a garantizar la reserva t‘ determinados datos,
cuya difusión puede afectar a la intimidad o al honor de las pe .,onas, a la seguridad y
defensa del Estado, a la averiguación de los delitos, a la propie ad intelectual, etc.

LIBRE
Se entiende por tal al documento que por la personalida, de 5u contenido y su
buen estado de conservación presenta una accesibilidad libre sin cortapisa alguna.
Es la situación deseada por los archiveros, quienes desean la ~berdlizaciónde la in-
formación (aunque se venga diciendo lo contrario), buscada or los investigadores,
y defendida por las propias Administraciones, pues así lograr>2stas últimas una ma-
yor transparencia en la gestión y en los actos administrativos ,ue realizan.

TIPOLOG~
A
Se entiende por tipología documental al coiijunto de ras;: )s característicos que
definen e identifican un determinado género de documentos, i ::sgos coincidentes ge-
nerados por idénticas competencias y funciones. Estos rasgo’ unen a los documen-
tos que los presentan iguales, o los separan de no darse esta >!militud.A lo largo de
los tiempos, se han utilizado diferentes grupos o géneros de tiocumentos, cada uno
de los cuales se adapta mejor y con exquisita precisión al ac. )jurídico que se pre-
tende alcanzar y asegurar. Algunos de estos tipos desaparecierc 1 del uso, otros se mo-
dificaron por evolución y aclimatación a los nuevos cuerpos ji!i-ídicoso para atender
nuevas situaciones en las relaciones humanas, y otros se han v:’riido manteniendo ca-
si sin modificación. De estas cuestiones se ocupa la Diplomát:ca.
Los estudios sobre tipología documental nos enseñan los ,.liferentes modelos de
documentos, cada uno de ellos diseñado para alcanzar un fin n ::iy concreto o para di-
rigirse a una determinada autoridad o destinatarios puntuales. fz ;í tenemos una inago-
table lista tipológica, de la que entresacamos una muestra: cari,1 de manumisión, car-
ta de emancipación, privilegio rodado, mandato, provisión re;: albalá, carta misiva,
i ,

sobrecarta, cédula real, carta de privilegio, pragmática sanciói.. ejecutoria, acta, auto
acordado, sentencia, real orden, real orden comunicada, real t jr-den circular, real de-
creto, instancia, oficio, resolución, dictamen, petición o pedimc iito, súplica, demanda
o recurso, cédula de notificación, carta de pago, albarán, car,g.treme, certificado, re-
glamento, ordenanza municipal, dispensa, bula, breve, poder, te-iamento, codicilo, tes-
tamento “apud acta conditum”, censo enfitéutico y un larguísii!:o etcétera.

VERDADERO
Es aquel en el que la acción jurídica, escrituración, tradicic i documental, forma,
elaboración o génesis documental, características intrínsecas formales) y extrínse-
cas (materiales) son el resultado de acciones jurídicas y activi iades administrativas
sujetas a unas normas de procedimiento, y realizadas por persc>iiacjurídicas o físicas
autorizadas para ello en el ejercicio de su función y actividad. F ira que un documento
sea verdadero es preciso que sea auténtico, o generado por el i Aor que creó la nece-
sidad de emitirlo (“actio”),y fehaciente, o revestido de todas JS formalidades lega-
les propias del documento, de la época y del lugar. Pero no h: , que maridar el con-
cepto de documento auténtico con la verdad, pues puede dai e que un documento
falso o falsificado diga la verdad y un documento auténtico di a mentira.

- 81 -
FALSIFICADO
La propia existencia del documento veraz arrastra a pensar i i la lógica ansiedad
o deseo malintencionado de la falsificación, para con este me 10obtener una pro-
piedad o probar alguna cuestión inexistente ante un tribunal. ( ry ya señaló que la
ambición, la vanidad, el orgullo, la presunción social y el inter 4 político son moti-
vos más que suficientes como para pensar en la falsificación do umental (1925, vol.
11, p. 803 y ss.). Lo contrario a estos malévolos deseos es el intei o de evitar (o al me-
nos dificultar lo más posible) dichas falsificaciones mediante lo- registros, los signo?
y los sellos, los refrendos, visados y compulsas, etc. Pero todo fi:?: falsificado. La fal-
sificación se ha dado en todas las épocas y culturas, pero pode ?losdecir, que desde
el siglo XIII, ya existe un verdadero interés en detectar lo verdidero de lo falso por
necesidad de poner freno a los abundantes fraudes cometidos. Y en este siglo cuan-
do se recoge este problema en los cuerpos legislativos del Fuc 1.0 Real, Espéculo y
Siete Partidas.
Al comienzo de la Partida 7.&,titulo 7, se dice que “una de /.sfalsias & grandes
maldades que ha onbre ensy es fazer falsedad, ca della se sigixm muchos males &
grandes daños a los onbres” . Continúa diciendo que la ‘yalsedli I es muclumiento de-
la verdad. E puede se fazer la falsedad en muchas maneras, as) ommo si algund es-
criuano del rey o otro que fuese notario publico de algund con( jofizi[e]se preuile-
gio o carta falsa asabiendas, o rayese o cancelase o mudas, alguna e
verdadera o pleito o otras palabras que era puestas en ella can ‘.iandolasfalsa men-
te”. La ley 4.&hace un símil entre la falsificación documental y ‘ a de objetos precio-
sos o alimenticios, con estas palabras: “Eso mesmo seria quan /o el orfebre que la-
bra oro o plata mezcla con ello maliciosa mente alguno de los tros metales. Otrosi
dezimos que elfisico & el especiero que ha de fazer el xarope el letuario con a p -
( 1

car mete miel non lo sabiendo aquel que gelo manda fazer,faz( falsedad, o si en lu-
gar de alguna especia o otra cosa buena o gei-a & buena metc otra de otra natura
peor & mas rafez faziendo entender a aquel que lo ha menester que es fecho derecha
mente con aquellas cosas que le demostro o que le prometiera iue le pornia.”
También es importante diferenciar lo falso de lo falsificado adulterado. Enten-
demos por documento falso a aquel que genéticamente se ha co cebido como tal. En
cambio, el documento falsificado es aquel documento original \ veraz que intencio-
nadamente ha sido manipulado en su fondo o en su forma en a¡Jún momento poste-
rior a su recto nacimiento, con la intención de modificar alguno<de sus extremos, pa-
ra beneficiarse así el adúltero de derechos y de prerrogativas que 10le corresponderían
por otros caminos. Documentos falsos y falsificados han existi,lo siempre, y su nú-
mero no es precisamente muy bajo. Baste con leer las investigac; mes aportadas y leí-
das en la Asamblea General de la Comisión Internacional de Di! omática, reunida en
Madrid en 1990, para conocer la infinidad de documentos fals, ‘ 5 y falsificados pre-
parados en un despacho francés del siglo XIX con la intenciói, de demostrar raíces
genealógicas inexistentes, o los documentos falsos y adulterac’ )s de Sancho Ramí-
rez, rey de Navarra y Aragón (siglo XI), o los documentos y se’ios falsos realizados
por Juan Gil (siglo XIV), o la donación real de Alfonso IX, m inipulada a favor del
monasterio benedictino femenino de San Pelayo en Oviedo (sihto XIII), etc. (Falsos
y Falsificaciones...).

- 82 -
AGRUPACIONES DOCUMENTALES
Y UNIDADESDE I N S T A L A C I ~ N

AGRUPACIONES DOCUMENTALES:
Se entiende por agrupación documental archivística a la plui didad inseparable de
documentos reunidos para un fin determinado y sujetos por unas c,aracterísticascomu-
nes, pero, al tiempo, diferenciados entre sí por una variable que íos personaliza. Tam-
bién se vienen denominando bajo el término de unidades documentales, término que
no aceptamos, pues se confunde con el concepto de expediente o unidad compleja y
con el de documento o unidad simple, unidades documentales aiilbas indivisibles. Pa-
ra evitar la homonimia, preferimos adoptar ambos términos, cad‘i uno de ellos con los
valores especificados. Otra denominación bastante extendida es 1.1 de categorías docu-
mentales, aunque, repetimos, seguimos prefiriendo la de agrupa& )n como conjunto, ya
que el término de categoría viene a designar las propiedades má\ generales y esencia-
les de los fenómenos de la realidad y de su conocimiento, o los gcneros más generales
aristotélicos, que más cerca están de los documentos y de las series, si se quiere, pero
no de la idea de archivo, fondo y sección. Por tanto, el término de agrupación abarca,
sin exclusión alguna, a todas las “categorías” y evita la confusión que toda homonimia
pueda ocasionar, similitud a la que nos hemos referido en primer lugar.
Tampoco podemos aceptar la calificación de agrupación ma! or dada a la sección,
la de agrupación mediana otorgada a la serie y la de agrupación menor a los docu-
mentos y expedientes, no porque no sea oportuna la relación dc cantidad, sino por-
que se omite, sin razón aparente, la macroagrupación del archivo, que no deja de ser
una agrupación como otra cualquiera. Por ello, consideramos de lusticia que es opor-
tuno correr estas denominaciones y crear una nueva para los c,xpedientes y docu-
mentos simples, que será la de agrupación singular. Aunque, es(\ sí, siempre mante-
niendo una relación piramidal de superioridad entre ellas. En LI cúspide se sitúa la
mayor de todas (el archivo), en la base la singular (los documc.ntos), pasando pre-
viamente por la mediana (la sección) y la menor (la serie).
En otras palabras, las agrupaciones documentales mantieneii entre sí un relación
de parentesco jerárquico obligado e inflexible, pero sin perder por ello cada una de

- 83 -
la\ agrupaciones su valor. Dicho valor es doble, en primer lug r, el valor funcional
que alcanzan por sí mismas (documento y serie); en segundo 1,35ar,el valor orgáni-
co que adquieren por ser elementos que configuran un todo (se ción, fondo y archi-
vo). Como dice Cortés Alonso (1994, p. 198) con toda precisi n “esta r.elaciór? es-
calonada es de tal calibre. que si no se respeta, si se saca del c o r i ’ rto,pierden incluso
los documentos si1 valor. trstimoniul primigenio”.
Las agrupaciones documentales se pueden dividir en do5 ni\ ,les diferentes, mar-
cados por la forma de su origen, que puede ser natural o artific i1, binomio defendi-
do por T.R. Schellenberg (1961, p. XVI) y por Antonia Heredi ( 1991, p. 141) y re-
cogido, ampliado y ligeramente modificado en las presentes Iínt ts y en el cuadro que
a continuación se expresa.

AGRUPACIONES DOCUMENTALES NATURALES:

Estas agrupaciones tienen un origen natural, están condicic iadas genéricamente
a un procedimiento administrativo, protegidas por las políticas le defensa y conser-
vación del Patrimonio Documental y organizadas por el princip ) archivístico de res-
peto al principio de procedencia.

ARCHIVO
Desde el punto de vista de las agrupaciones documentale:.. se entiende por ar-
chivo a la agrupación mayor que aglutina un sinnúmero de otr is medianas (seccio-
nes), menores (series) y singulares (unidades documentales) C I intenidas en un fon-

- 84 -
 AGiíi IPACIONES DOCUMENTALES ..

do. Por definición, es el conjunto orgánico completo de doc iimentos producidos y

recibidos en el ejercicio de sus funciones por las personas fí4icas o jurídicas, públi-
cas o privadas. Es decir, un archivo está compuesto por los documentos generados
por las diferentes unidades administrativas de una institucióli de forma continuada
en el desarrollo de su competencia o competencias, y regulados por una misma nor-
ma de procedimiento (serie documental), que se inscriben eii una sección, servicio
o dependencia administrativa establecidas en virtud de la línea de actuación de la
institución generadora.
Un archivo, cuya definición y concepto ya conocemos, n o suele estar formado,
en la mayoría de los casos, por una única agrupación documental, sino que viene con-
figurado por varias de ellas que se imbrican unas dentro de otr,ir. Una agrupación do-
cumental puede contener varias de menor rango y, a su vez, ektar contenida en el se-
no de otra de mayor rango. Es como en una construcción eii que las habitaciones
(documentos) forman la vivienda unifamiliar (serie), y las viviendas de una cornuni-
dad de vecinos constituyen un edificio (sección), el cual no e\ más que un elemento
aislado, pero con vida propia, de un complejo urbanístico (fondo), que a su vez, en
compañía de otros complejos, forman un barrio (archivo), y todos los barrios dan lu-
gar a un ciudad (Sistema de Archivos). Esta correspondencia no pretende sino ofre-
cer una visión gráfica de la relación existente entre las diferentes agrupaciones do-
cumentales que configuran el Patrimonio Documental de un p í s .
El archivo puede estar compuesto por un solo fondo o poi varios. En el primer
caso, la idea de fondo va unida a la totalidad de la documentacih, por lo que se iden-
tifica con la agrupación de archivo (Heredia Herrera, 1991, p. i 42), y se da en los ar-
chivos centrales de cada institución administrativa, ya que reúnen los documentos
que un organismo productor genera en el ejercicio de su función. De tal suerte, el fon-
do documental del Ayuntamiento de Las Palmas de Gran Caiixia no es otro que el
archivo municipal mismo. El segundo caso se da en los archi\ os intermedios e his-
tóricos, por cuanto reciben por transferencia los fondos de 105 diversos organismos
que configuran un Sistema de Archivos. Es decir, un archivo cic archivos.
El Archivo Histórico Provincial de Las Palmas, por ejemplo, está compuesto por
nueve fondos: fondo de Fe Pública (protocolos notariales), fondo Judicial (Real Au-
diencia de Canarias), fondo de Administración Local (Ayuntaniiento de Las Palmas),
fondo de Administración Central Periférica, fondo de la Admi iiistración Autonómi-
ca, fondo de Documentación Religiosa (conventos desamortizados), fondo de Admi-
nistración Institucional (Organización Sindical A.I.S.S.), fondo de Archivos Fami-
liares y fondo Colecciones. Cada uno de ellos se divide, a \ u vez, en secciones,
subsecciones, series y subseries, según los casos.
El archivo, junto con los fondos y las secciones de que coiiqte, se describe y di-
funde a través de la Guía del Archivo.

- 85 -
FONDO
Se entiende por tal al conjunto de documentos o de series (!.)cumentales genera-
das por cada uno de los sujetos productores (secciones) que co! forman la estructura
completa de un organismo (archivo, fondo) en el ejercicio de s u . competencias (Dic-
cionario de Terminología, 1993). Según Conde Villavcrde ( 1 Y !, p. 71), se entiende
por fondo al “conjunto de series de una misma procedencia”. .%taestructura se ve
reflejada en el organigrama de la institución, desde una vertielate claramente admi-
nistrativa, y en el Cuadro de Clasificación de Fondos, desde el punto de vista archi-
vístico. En resumen, “estú definido por el principio de procedcticia y lo compone la
totalidad de la documentación producida o recibida por una in,{ itución o persona en
1

el tiempo en que desarrolla su actividud” (Ruiz Rodríguez, 1995. p. 43). Una defini-
ción muy clara, no sólo en cuanto al concepto se refiere, sino t ,:mbién para resolver
la homogeneidad que se pueda dar entre fondo y archivo, nos la I rfrece Heredia (1993,
p. 249) al suscribir que “fondo es el conjunto documental pi-occ(lente de una institu-
ción o persona y conservado en el archivo de dicha institucióri o en una institución
de archivo”. Es decir, un fondo puede constituir un archivo o una parte de archivo,
que es lo que nosotros pregonamos.
El término es sinónimo de archivo en su acepción de archil. o contenido, aunque
no es posible su confusión con el concepto de archivo como ceiiiro, ya que éste, ade-
más de documentos, requiere un local donde ubicarse (archivcl continente) y un re-
glamento de funcionamiento y servicio (archivo institución), conceptos ya tratados
en el capítulo anterior titulado “Conceptode archivo”. Los arcli ¡vos municipales es-
tán compuestos por un Único fondo (el concepto de archivo y ,le fondo se superpo-
nen en este caso), pero en los archivos históricos provinciales x combinan numero-
sos fondos, correspondiendo cada uno de ellos a otras taritas instituciones o
administraciones productoras de documentos.
La mayoría de los autores (aunque creo que cada vez menos no emplean este tér-
1

mino para designar a esta agrupación documental, sino que prZfieren el de sección,
con lo que se establece una segunda homonimia peligrosa, a ni’ ser que se aclare en
todo momento la calidad del término empleado. El vocablo de .,ección usado con el
significado de fondo significa corte y usado en los términos que defendemos (que ve-
remos a continuación) significa división espontánea, concepto> difíciles de conjugar
y aceptar cuando podemos a la perfección hacer esta distinción con el empleo opor-
tuno de ambos términos.
Por tanto, el fondo es un producto natural, y por natural ob:igado, de cada ofici-
na pública, caracterizado por su indivisibilidad e integridad. E.. un todo que nos in-
forma de la actividad, función y evolución histórica de la institiición que lo produjo.
Cada fondo reclama un tratamiento archivístico independient; y particular, el cual
respetará a ultranza la estructura propia de la entidad, estructu! 11que se alcanza por
la práctica de la clasificación, cuyo objetivo no es otro que mai!tener los fondos per-
fectamente separados, sin mezclarlos unos con otros, ni entresa, ando documentos de
diferentes fondos vinculándolos erróneamente por un determil. ado común denomi-
nador aleatorio, como se realizó en tiempos anteriores.

- 86 -
 Esta práctica desmembradora aconteció en tiempos pasado< cuando se pretendió
obtener una clasificación temática en detrimento de la clasifica( ón orgánica. que su-
cumbió alegremente al cercenarse la integridad estructural de o s sujetos producto-
res de documentos. ahora Patrimonio Documental histórico.
Este respeto a los fondos, que establece que los documentc producidos por una
institución u organismo no deben mezclarse con los de otros, cri taliza en el principio
de procedencia, que se viene a considerar en la actualidad como i irincipio teórico fun-
damental de la Archivística. Fue formulado por Natalis de Wall! en su circular titula-
da “Instructions pour la mise eri ordre et le classement des arch1 ).es départamentales
et communales”, que suscribió en calidad de jefe de la sección ‘idministrativa de los
Archivos Departamentales del Ministerio del Interior de Francia en 1841.

SECCIÓN
Se entiende por tal a cada una de las divisiones en que se p‘ii cela un fondo de un
archivo intermedio o de uno histórico o del archivo central de tina institución, cada
una de las cuales corresponde a un departamento de un organisiiio con dedicación a
una actividad administrativa propia. Con ello queremos decir qut la sección es el con-
junto de documentos originados en el cumplimiento de una activi~iaddesarrollada por
cada una de las subdivisiones orgánicas en que se estructura una )ficina o institución,
y cuya evolución natural determina la siguiente agrupación dotumental (serie). La
suma de las secciones conforman el archivo de la institución o ~ ! : ide
o los fondos do-
cumentales en el archivo intermedio y en el histórico. En el cas. 1 de que en una sec-
ción existan varios niveles funcionales que permitan y recomici iden su fractura na-
tural, se dividirá a su vez en subsecciones. Es la agrupación ‘!ue denominaremos
mediana. Corresponde al “grupo documental” americano, entent! do como toda la do-
cumentación que produce una dependencia gubernamental.
Es decir, la suma de las subsecciones constituye la sección, j la suma de todas las
secciones fornece bien el archivo de la institución, bien un determ!nado fondo en la se-
gunda o tercera edad de los documentos. La sección documental e\lá compuesta por las
series documentales. Las secciones y subsecciones, en el caso de .xistir éstas últimas,
nos las ofrece el organigrama de la institución a la que pertenece!) Por tanto, el archi-
vero ha de conocer estas estructuras para poder clasificar los docui iientos que ha de or-
ganizar. Los límites de la sección, por otros llamada “grupo doí ;/mental” (Schellen-
berg, 1961, p. 2), pueden ser establecidos con relativa facilidad y;! que, por lo general,
abarcan toda la documentación producida y recibida por una fueniz determinada.
Desde el punto de vista archivístico, se puede definir la secciIín como “cada una
de las divisiones primarias del cuadro de clasificación de un arc!.:ivoy que puede co-
rresponder a una parte de un fondo, a un fondo o a un conjunto . IP,fondos” (Diccio-
nario de Terminología, 1993). La división primaria no es más qiix!“la reurrión de se-
ries documentales según una procedencia orgánica e instituciori. :I común” (Romero
Tallafigo, 1994, p. 332).

- 87 -
EL ARCHIVO Y EL AKCHIVERO

Pongamos un ejemplo. Si reparamos en la sección de Tributos de las Delegacio-

nes Provinciales de Hacienda, vemos que no es sino la reunión J e varias series para
a través de ellas alcanzar el objetivo propuesto (por e.j., ingresii dinero en las arcas
del Tesoro), sujetas a unas características comunes (por e.j., la ftinción recaudadora),
pero separadas entre sí por una variable, que podemos situar el la personalidad del
impuesto (por e.j., Renta, Transmisiones Patrimoniales, Actos J iirídicos Documenta-
dos, Sucesiones, etc.).

SERIE
Desde el punto de vista de las agrupaciones documentales, \e entiende por serie
al conjunto de documentos producidos de manera continuada por un mismo sujeto en
el desarrollo de una determinada actividad administrativa supeditada a una norma de
procedimiento establecida de antemano. Es la agrupación que ienominaremos me-
nor. La serie puede subdividirse en subseries.
Al incluir la calificación de actividad administrativa estamoh reduciendo el cam-
po de la serie a las estrictamente generadas por la Administracion, y esto no es exac-
to, pues se olvida con ello a otros productores de documentos, como las instituciones
no públicas y a las personas. En cambio, Cortés Alonso (1982,p. 64) recoge esta po-
sibilidad en la definición a la inversa que ofrece de la serie, que cs la siguiente: “Ca-
da productor (tanto sea la Administración como el particular o una institución) ge-
nera documentos de distinto tipo, atendiendo a las diversas ac iividades que lleva a
cabo, que se caracterizan por ser un solo y mismo tipo para cada actividad, y que se
repite en el tiempo, por lo que reciben el nombre de serie.”
Desde el punto de vista de la Archivística, se trata de divisioiies de la sección, ca-
da una de ellas separadas por personales señas de identidad (tipo documental), pero
unidas por un elemento orgánico (administración, oficina o instiIución) y por una fun-
ción (competencias). La serie es, por lo tanto, la agrupación de documentos simples
o complejos (según proceda) reunidos para alcanzar un fin detei minado y común, su-
jetos todos a unas características semejantes, pero diferenciado\ entre sí por una va-
riable. La diferencia de los tipos documentales nos marcan las eries que, a razón de
la variedad de estos tipos, pueden ser tan numerosas como aqucllos.
Un ejemplo claro lo tenemos en la serie de la Declaración tlel Impuesto sobre la
Renta de las Personas Físicas, por cuanto son documentos reunidos para la recauda-
ción por el Estado de ingresos por tributación personal, sujetos ‘1 unas características
intrínsecas y extrínsecas que se repiten en todos ellos (soporte. medidas, color, em-
pleo de etiquetas identificativas, distribución de las cláusulas tic su tenor, etc.), pero
diferenciados por la personalidad de los tributarios (números L).N.I. y N.I.F., deduc-
ciones de la cuota, cantidades a ingresar o a devolver, etc.).
La serie documental puede ser natural (abierta, cerrada o pai ‘dela) o artificial (fac-
ticia). Se entiende por serie abierta a la que continúa en el ejeicicio de su actividad
administrativa, es decir, que se encuentra en pleno desarrollo J crecimiento. Contra-

- 88 -
ria es la serie cerrada por cuanto su desarrollo y crecimiento 3 ha visto paralizado
por varias razones, como por el fenecimiento del sujeto prodi .ter (desaparición de
la institución del cuadro administrativo) o por la desaparición c :la actividad y la ob-
soiescencia, como resultado lógico, de su norma de procedimie 'to. Por último, se de-
nominan series paralelas a las producida5 por diferente\ oficii L\y regladas por trá-
mites administrativos dispares, pero que se complementan en a consecución de un
mismo objetivo y en el ofrecimiento de una información comr 't' a su suma.
Esta agrupación es de máxima importancia, pues es donde .e genera la verdade-
ra masa documental, el Patrimonio Documental, los testirnoni, del prcsente que s$
convertirán en la fuente histórica del pasado con el transcurri, del tiempo, etc. La4
unidades administrativas que, día a día, van construyendo las s. ries de su competen-
cia por función, son auténticas fábricas de documentos, que se :estan de forma cla-
sificada y ordenada, y que buscan una utilidad clara y necesarL para el correcto de-
sarrollo de la actividad administrativa.
Las series se describen en el instrumento de descripción lIaIriadoinventario.

UNIDAD COMPLEJA
Se entiende por tal a la reunión ordenada de diferentes docur ,rntos con 10s que re-
solver un acuerdo o resolución determinados o para servir de testiir nio o de información
sobre un asunto concreto. Es la agrupación que denominaremos s igular o documental.
Lo característico de los documentos de una unidad comple., es que todos persi-
1

guen, como objetivo común, una resolución administrativa, qi .< \e puede alcanzar
mediante un decreto, una resolución, una providencia o un act \.rdo de comisiones.
La unidad compleja no es otra que el expediente administrativo que, porque va a ser
tratado más específicamente en el siguiente capítulo, no querem( retener la atención
del lector sobre este punto, pues así lo habremov de hacer en Vinas siguientes.
A veces, es conveniente unir documentos simples que se refie :n a un mismo tema,
aunque no respondan a un solo proceso administrativo, para su mej :r conservación, con-
trol y uso. Con esta mecánica no se ha construido un expediente, pi 's faltan muchos ele-
mentos determinantes, pero sí una agrupación parecida que recibe .1 nombre francés de
"dossier" que, como decíamos en capítulos anteriores, viene a ser in agrupación temá-
tica con el Único fin de proporcionar información sobre un asunto leterminado.

UNIDAD SIMPLE
Como su nombre indica, se trata de un escrito suelto redactaa con la observancia
1

de ciertas fórmulas establecidas de antemano, diplomática y adm. iistrativamente per-

fecto, que por sí mismo transmite una completa información de un ,lecho ajeno a él. No
obstante su simplicidad, puede formar parte de una unidad com, l!e.ja o expediente o
constituir por agrupación de unidades homogéneas una serie docb i .lental. Así tenemos

- 89 -
,5L ARCHIVO Y EL ARCHIVERO

el ejemplo de la Serie de Reales Cédulas de interés para Canaria4 que se custodia en el

Archivo Histórico Provincial de Las Palmas, que no es otra cosa que la agrupación por
orden de llegada a la Real Audiencia de Canarias de las cédulas reales que desde la Cor-
te se remitían para constancia e información para la Justicia “de ¡as Islas de Canaria”.
Es la agrupación bautizada con el nombre de singular o documental, pero dife-
renciada de la anterior por ser unidad documental simple. Se ciescriben ambas en el
instrumento de descripción denominado catálogo.

Pirámide de las agrupaciones documentales

AGRUPACIONES DOCUMENTALES ARTIFICIALES:

Las agrupaciones documentales artificiales no tienen un 01 igen natural y espon-
táneo, sino uno premeditado, acoplado a las necesidades que lo motivan, ficticio, ar-
tificial y acomodaticio.

SECCIÓNFACTICIA
El concepto de sección se puede ver arrastrado por la idea de agrupación capri-
chosa de documentos o solución cómoda para resolver rápidímente problemas, sin
tener que descender a una clasificación complicada y distendida en el tiempo. Es una
solución egoísta y antinatural, pues a través de ella podemos reunir y emparentar do-
cumentos de distintas procedencias por el simple hecho, o mejor circunstancia, de ha-
ber sido transferidos al archivo desde un Único punto fuerte, cuando en realidad son

- 90 -
 AGK 1 PACIONES DOCUMENIALES ...

varios los orígenes de esa documentación, y que se une para construir una sección
ficticia y mentirosa. Es evidente que no es permisible con la documentación con-
temporánea, pero se suele justificar su empleo con documeniación antigua incom-
pleta y recogida sin atender a su procedencia institucional qut,. junto con su organi-
zación, había perdido. Lo recomendable sería acometer su reorgmización para separar
los documentos de los diferentes fondos y secciones, con lo qiie poner cada cosa en
su sitio. Estos casos, que a veces se respetan y mantienen, hiin justificado una no-
menclatura diferente para con ella transmitir al lector la personalidad de esta sección,
como son los términos de “secciones históricas” y de “secciones de archivos”.

SERIE FACTICIA
Se llama serie facticia a la reunión no natural de documento\ por motivos de con-
servación o por un interés especial, como puede ser un tema, una personalidad, un
signo de validación, etc. La serie facticia no es otra cosa que uiia colección de docu-
mentos reunidos por el gusto, la curiosidad o la utilidad que pn\sentan para la perso-
na que los colecciona. Por ser una agrupación subjetiva de documentos que atenta
contra la estructura orgánica que los originó y contra el principio de procedencia, se
debe evitar, subsanar y reconstruir en los casos de haberse producido, y perseguirse
y prohibirse, si fuese pertinente.
En la actualidad se puede llevar a cabo con los medios modernos de reproduc-
ción de imágenes sin tener que extraer de las unidades de instalación los documen-
tos de que se traten. Con ello se obtienen dos méritos importante\. El primero de ellos
es el respeto al origen de procedencia. El segundo, la obtención de una serie facticia
no auténtica, aunque con el mismo valor e interés para los historiadores. Al archive-
ro no, pero al investigador sí le agradan estas series, pues le piicde resolver grandes
problemas y tiempo a la hora de descender a la búsqueda de la t nformación de su in-
terés. El Archivo Histórico Provincial de Las Palmas cuenta con una serie facticia en
soporte óptico que contienen todos los árboles genealógicos contenidos en los dife-
rentes fondos y secciones de que consta. Al presente, se encuentra enzarzado en la
consecución de una segunda serie facticia titulada “Sellos placndos”. A través de és-
ta, el investigador sigilógrafo podrá tener en la punta de sus dedos todos los docu-
mentos con signos de validación o con sellos cautelares que obran en dicho centro de
investigación superior, sin tener que recurrir ni a los inventarios ni a los documentos
originales. ¿El beneficio es para el investigador, para el archivo o para los documen-
tos por no manipularse? Quizá sean tres los beneficiados en lugar de uno solo.

COLECCI~N
Se entiende por colección a la agrupación artificial de documentos extraídos de
los fondos orgánicos a los que pertenecen, y seleccionados por un denominador co-
mún. Es oportuno ahora precisar que en algunos textos la palabra “colección” es usa-
da inapropiadamente, como sinónimo de fondo archivístico, y no como recolección
artificial de documentos pertenecientes a fondos dispares.
La colección es lo contrario que el archivo. Mientras el segundo es una agrupación
orgánica de documentos, la primera es una agrupación artificial dc documentos que no

- 91 -
responde a una necesidad del aparato administrativo ni a ningún otro tipo de gestor, si-
no simplemente a la voluntad agrupadora de una o unas person,; ; de documentos con
determinadas características (tema, soporte, fecha, personalidad localidad, etc.).
Se trata de un término introducido desde hace tietnpo en el wabulario archivís-
tico. Así desea Sir Hilary Jenkinson: “Yo y u e i ~ í ayue la paiahia olecc~icítifi~esr prohi-
bida en el vocahulai-io ar-chivístico, solamente pura rstahlec~c cste iniportante he-
cho.” (The English Archivist: a new profession. 1974). Herl .lia Herrera también
puntualiza al respecto cuando precisa que “ l a idea de c d u c r i c . . es ajena a la de ar-
chivo” .
Los documentos de una colección pierden totalmente el carát ter de seriado que tu-
vieron con anterioridad, cuando pertenecían a un conjunto orgári:co, por lo que su des-
cripción forzosamente deberá ser individualizada. El catálogo es :.1 Único remedio pro-
vechoso para la descripción de las colecciones, al margen d.. que se tienda a una
clasificación con la intención de seriar artificiosamente los doci.inentos y aplicar una
descripción más sencilla, rápida, general, como es el inventar;$ Puede ser solución
s.

que alcance éxito circunstancial, pero no siempre será aplical-:.: con productividad.
La colección surge de un gusto personal, de una afán apasi; nado pero no obliga-
do, por la posesión de objetos que despiertan en su propietaric ‘ina satisfacción cua-
si espiritual, con la sola intención de poder disfrutarlos en solii.:rio. Los coleccionis-
tas reúnen objetos, enseres, documentos, pero no se solazan .:n la mayoría de los
casos, con sus triunfos por adquisiciones envidiadas, sino sirriidemente por saberse
en posesión de poder disfrutar de ellos. Muchas colecciones dr Jocumentos se trans-
miten de padres a hijos con gran satisfacción y orgullo, pero si11que sean leídos, es-
tudiados, organizados ni descritos, como si fuesen escudos her-ildicos que sin cuar-
teles, rampantes, tenantes y lambrequines, hablasen por sí mi os de la nobleza y no
siempre convincente raigambre de sus ostentadores desde los :)scuros anaqueles de
las librerías en que son enclaustrados, en momentos anteriores ::obles bibliotecas, ca-
marines, gabinetes y escritorios, todos cámaras recoletas para :a meditación y el es-
tudio, que como bien dice Diego de Saavedra “desde un cam, .i.íUi puede obrar más
un príncipe, yue etz la campaña” (Empresas Políticas, 84).
Tras el ambiente individualista, el intento de hacerse con 1::ia colección de docu-
mentos puede obedecer a muchos motivos, como los nacional i das (recuperar docu-
mentos que pertenecen a una región por su “conscriptio”), los ‘iistoriográficos (muy
del gusto de las Universidades por considerar erróneamente qu,’la docencia, la inves-
tigación y las fuentes históricas han de circunscribirse a las fronteras de los Campus
Universitarios y a su directo control, como si no existieran mi. profesionales que los
doctores docentes y sus escuelas de acólitos), los de presunto!) defensores de los pa-
trimonios de los pueblos (hay muchas instituciones no oficiale:*que osan en declarar-
se adalides de estos bienes), y al simple desorden y despreocup!i¿ión de los fondos or-
gánicos que por pérdida de unos, equívocas clasificaciones, ordcnaciones incorrectas,
etcétera, van perdiendo ese carácter primigenio y se metamori <)seanen colecciones.

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 Muy interesante serh citar las colecciones de documentos q Lie custodian algunas
bibliotecas. Abogamos por el término de colección porque han im-dido, por el hecho
de estar custodiados en un centro no archivístico y tratados dc4de un prisma pura-
mente biblioteconómico, su origen y condición natural. Y esto l defiende una auto-
&

ridad en estas cuestiones de gran solvencia. experiencia y prudiwia, como es el Dr.

Schellenberg, quien nos dice que “este hecho ha creado algunu veces cierta confir-
sión en el momento de la catalogación porque, careciendo el pc sonal de las hihlio-
1

tecas de expertos en archivos y de los conocimientos a ellos cicjdicados, los docu-

mentos han sido descritos con criterio hihliogrdfico,por lo yue, ti muchas ocasiones,
se reconoce con dvicultad la verdadera naturaleza de los papc les y su valor. Estas
colecciones, por lo tanto, no son, en general, más que un cnmpl<Jtncnto de losfi)ndos
de los archivos” (1961, p. XIV).

UNIDADES DE INSTALACI~N:
La instalación de los documentos en una institución archivística es una operación
muy cercana a la tarea organizativa de los fondos, por lo que suelen ambas ir muy
próximas en el tiempo. La organización es una labor intelectual, I , r instalación una la-
bor física o mecánica de ubicación de todo el fondo y sus agrup,iciones documenta-
les mediante el empleo de las unidades de instalación y sus tipos, según se juzgue
oportuno y adecuado.
No hay que confundir las unidades de instalación con las unidades documenta-
les, pues son dos cosas totalmente distintas. Por eso nosotros heiiios preferido, entre
otras razones, la denominación de agrupaciones documentales. h o obstante, algunos
autores prefieren la homonimia, creando en los que se inician eii estos temas unas
confusiones difíciles de erradicar una vez arraigadas. Las unidade4 de instalación tie-
nen un origen físico. Las agrupaciones documentales, por el contrario, se caracteri-
zan por un origen orgánico.
Se entiende por unidad de instalación al conjunto de varias agi upaciones singula-
res o documentales reunidas en un mismo contenedor o unidad físic‘t para su mejor con-
servación, oportuna colocación y fácil localización en los depósito\ de un archivo. Ca-
da uno de los contenedores debe estar señalado (signatura topográfic‘i)de forma unívoca,
racional y visible para su rápida localización, extracción y devolucion a su lugar de des-
canso. También se conoce por unidad de conservación y por unidad física.
Las unidades de instalación van diseñadas en consonancia a los tipos de docu-
mentos a contener. Según sea el documento, así será el contenedor que lo guarde, pro-
teja y abrigue de los agentes externos. Básicamente, las unidades de instalación pue-
den ser generales, si albergan al completo un fondo o fondos (agrupaciones mayores),
o concretas, si contienen un número determinado de agrupaciones singulares (unida-
des documentales). Son las siguientes:

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 Unidades de instalación
GENERALES CONCRETAS
Le1:ajo
C’.ija
Depósito Cai peta
Estan tería Carpeta colgante
Planero Cari i et ill a
Ca I i i i sa
Cai iucho
Sobre

DEPÓSITO
Conjunto de espacios habilitados convenientemente para la cmservación de los do-
cumentos en los archivos, y provistos de toda garantía para la seyuridad de los mismos.
Hay que hacer notar que un depósito documental no es un almacén de papeles sucios y
desordenados. El depósito es un lugar aséptico y acondicionado con un conjunto de ins-
talaciones, informativas unas, preventivas otras, como higrómei ros, termómetros, des-
humidificadores, detectores de fuego, repelentes de bibliófago4, estantería compacta,
etcétera, para la buena custodia y conservación de los documentos en él depositados.
El depósito es como una caja fuerte, como el motor de un mtomóvil o el corazón
del hombre, por lo que debe reunir las mejores condiciones para conservar y servir
la documentación que guarda. Por tanto, el depósito se debe concebir como un lugar
amplio, seguro, cómodo y ordenado, de manera tal que la con\ervación de los docu-
mentos esté garantizada y el uso y servicio sea rápido y no ocasione deterioros. Co-
mo muy bien dice Cortés Alonso, no estará nunca permitido ‘.doblefila de libros o
legajos, ni alturas excesivas de las estanterías, ni amontonaiiiiento temporal de las
remesas, ni cuerdas que corten el papel, ni legajos que sirvan ile asiento, y así algu-
na cosilla más que todos sabemos” (1982, p. 78).

ESTANTERíA
Es un mueble con soportes o baldas para albergar las unidadcs de instalación en po-
sición vertical. Puede ser fija (estantería-pasillo-estanteiía-pasillo ...) o compacta o des-
lizante (estantería-pasillo-estantena-estantería-estantería ...). La estantería fija o de al-
macenamiento clásico se compone de una serie de módulos paralcios y fijos (no movibles)
separados entre sí por pasillos, lo que disminuye considerableml,nte la capacidad del lo-
cal. La compacta se compone de unidades modulares de armario+estanterías que se des-
lizan sobre raíles empotrados en el pavimento o en plataforma de madera. El desliza-
miento de cada unidad permite la reducción del número de pasillo., ( i uno solo. La estantería
compacta es mucho más recomendable por sus numerosas virtucles, como ahorro de es-
pacio (un 50% aproximadamente) y aumento de la carga almacenable (un 80% de au-
mento sobre la clásica), máxima protección del material almacen,ido contra la luz, el pol-

- 94 -
 AGUUt'\C lONE.5 DOCUMENiALES

vo, la humedad y el riesgo de incendio. Una vez cerrada la unidad. Iorma un bloque me-
tálico como si de caja fuerte se tratase, gracias a su cierre de segui idad que lleva incor-
porado. La tracción de los equipos compactos puede accionarse mediante distintos sis-
temas, en función al material a contener. La tracción puede ser tnanu,ii (apto para pequeños
archivos, ya que la tracción se basa en el esfuerzo manual o empujc físico). tracción me-
cánica (un volante incorporado a una serie de piñones multiplica (<;esfuerzo realizado)
y tracción automática a pulsadores (lleva un motor eléctrico de rothdura).
Romero Tallafigo expone con profundidad en una de sus obi .IS más recientes los
tipos de estantería y su historia, sus inconvenientes y éxitos, a la cual remitimos al
lector ávido de esta materia (1994, p. 250 y ss).

PLANERO
Es un mueble para albergar las unidades de instalación de gi..in formato en posi-
ción horizontal. Es la adecuada para los documentos de amplias medidas, como los
planos y dibujos, para documentos con elementos validativos plvdientes y para do-
cumentos en pergamino que no se puedan almacenar verticalmente dentro de caja o
carpeta. Aplicado a mapas y planos, también puede ser vertical, por lo que éstos cuel-
gan rectos y suspendidos por pinzas inocuas o de unas fajas de cartón adhesivas con
perforaciones por las que suspenderse.

LEGAJO
Es la unidad de instalación por defecto. Viene a ser una agrulución de documen-
tos o papeles sueltos y amarrados entre sí por una cinta de algodón o balduque, y pro-
tegidos entre dos cartones o simplemente envueltos en papel de coiiiportamiento apro-
piado que los proteja de los nocivos agentes externos. El legajo y la caja contienen
varias agrupaciones singulares.

CAJA
Es un contenedor de cartón en el que conservar varias unidatlcs singulares o do-
cumentales diferentes, bien sean complejas o simples, protegiéndolas del polvo, la
luz, la polución atmosférica, las fluctuaciones de temperatura y hiiinedad, la abrasión
y favoreciendo su localización mediante la aposición de una cartela o tejuelo con el
código, signatura o datos necesarios para su identificación.
Es obligado, por prudencia y seguridad, que el cartón sea del tipo desadificado,
de PH neutro (ni ácido ni alcalino), ignífugo, fungicida e insecticida. Muy conve-
nientes es la caja en cartón sin ácido forradas en tela de lino o, p x a abaratar costos,
con recubrimiento interior en papel barrera sin ácido y con reserva alcalina con lo que
neutralizar la migración de ácidos a lo largo del tiempo. Igual acofitecerá con las car-
petas, carpetillas, cartuchos y sobres. El plástico, la madera y los metales no son na-
da recomendables, porque presentan una serie de perjuicios de di1 xil y costoso com-
bate, como la creación de microclimas interiores nocivos por fali ,i de transpiración,
atracción de la fauna papirícola por la siempre apetecible madera J la oxidación y rui-
na de los documentos. Las cajas deben llenarse de tal manera que \e permita la airea-

- 95 -
EL ARC‘HI\%> Y EL AK<IIII‘EK#

ción constante de su interior, y se evite que los documentos w escurran y adopten

malformaciones por espacio sobrado.

CARPETA
Es un contenedor de menor capacidad que la caja, compuestb por dos cartones uni-
9

dos por una espina o dorsal central flexible que permite se sepai t m para liberar su con-
tenido. La carpeta y la carpetilla contienen una sola y singular apiupación documental.

CARPETA COLGANTE
El atado hermético no es operativo para los documentos dc mucho uso, pues su
acceso es lento, arduo y hasta complicado. Así los documento\ de mucho tráfico se
prefieren instalar en carpetas colgantes de rieles y con una pcLstaña plástica donde
anotar la signatura o el dato personalizado del documento o elpediente. La carpeta
es la unidad de instalación preferida en las oficinas públicas.

CARPETILLA
Cubierta de cartulina doblada para individualizar cada uno de los documentos o
expedientes sin necesidad de estar cosidos o grapados, y que puestos en carpeta o ca-
ja forman una unidad de instalación concreta.

CAMISA
Cubierta de papel suave y limpio doblado para proteger documentos y expedien-
tes. Un conjunto de documentos “encamisados” y puestos en c;irpetilla, carpeta o ca-
ja forman una unidad de instalación concreta. También se puecic: emplear con buenos
resultados para separar entre sí los folios de un legajo cosido. El papel más adecua-
do para este menester es el papel barrera, pues es estable, de blanqueo natural, con
reserva alcalina, ignífugo y tratado para combatir los mohos j los criptógamos.

CARTUCHO
En un contenedor en forma de cilindro de cartón en forma de tubo para albergar
enrollados documentos de gran formato. El documento puede erirollarse sobre sí mis-
mo o sobre un alma o eje central. Nunca es recomendable mantcner el documento en-
rollado, pero puede ser la única solución para documentos excesivamente grandes,
cuyo doblado es inviable y su despiece imperdonable. Se suele emplear con mayor
frecuencia para el transporte más que para el almacenamiento.

SOBRE
Es bolsa de papel destinada a guardar escritos y cartas, eii los que se suele con-
signar algún dato para la correcta identificación del contenido. Se suele utilizar el so-
bre para guardar y proteger documentos de pequeño formato como fotografías, cli-
chés fotográficos, sellos de validación despegados de su soporte original, discos, cintas
magnetofónicas, etc.

- 96 -
 DOL'UMENIOS D E Uh 1 UNIDAD ADMINISTRATIVA

LOS DOCUMENTOS
DE UNA UNIDAD ADMINISTRATIVA

Cuatro son los diferentes tipos de documentos que se generan en cada una de las
unidades que configuran las diferentes administraciones públicas. Desde el punto de
vista de la Archivística, nos estamos refiriendo a la primera edad de los documentos
del ciclo vital de los mismos, o archivo de gestión o de oficina, pues todo productor
de actos escriturados genera involuntariamente un archivo de este tipo en el que or-
ganizar convenientemente el fondo documental producido y recibido.

CORRESPONDENCIA:
Correspondencia es el escrito entre particulares, o entre un pai-ticulary una auto-
ridad administrativa, no reglamentado por el Procedimiento Administrativo y, por lo
tanto, no sujeto a unos caracteres intrínsecos y extrínsecos tipificados de antemano
(carta). Es la antítesis, por génesis documental, del documento diplomático adminis-
trativo. Es probado e indiscutible que cumple funciones de comuiiicación e informa-
ción de interés para la gestión administrativa, pero este carácter no autoriza a atri-
buirle una calificación de documento administrativo. La carta e\ un documento de
comunicación generado fuera de la Administración, de carácter peisonal, y cuyo con-
tenido incide o puede incidir directamente en un acto administrativo, aunque no sea
la práctica habitual en la tramitación de un procedimiento de esta indole. Se originan
por voluntad propia de su autor y no por obligación en el exacto cumplimiento del
Procedimiento Administrativo.
Su estructura no está sujeta a unos paradigmas exactos y de obligado cumpli-
miento. No obstante la libertad de las cláusulas de su tenor, es pwible ver cierta or-
ganización en sus caracteres intrínsecos. Comienza con un encabezamiento que in-
cluye el membrete impreso del autor, las datas tópica y crónica y la dirección o
destinatario. En un segundo nivel y en sangrado, aparece el saludo que puede ser amis-

- 97 -
EL ARCHIVO Y LL ARCtIIVERO

toso (Querido amigo; Estimado compañero, etc.) o respetuoso (Muy Señor Mío, etc.).
A continuación y en línea de escritura, aparte continúa el cuerl )o de la carta o texto,
que suele constar de una breve exposición (Teniendo conocimiento de ...; Sé por fu-
lán que ...; Me he enterado de que ...) seguida de inmediato del di.positivo u objeto del
documento. El cuerpo de la carta se cierra mediante una fórmula de despedida, Últi-
mos residuos de la “Salutación” obligada de antaño, desapare<ida totalmente en el
documento diplomático contemporáneo. La carta se termina coi1 la antefirma (en ca-
so de llevarla), firma, y posdata (de ser necesario). La carta c a ece de las formas de
constancia (registro de entrado o de salida, autenticación de f i i mas, intervenciones,
V.QB.Q,autor del dictado, autor material) y de las formas archi\ ísticas (notas de cla-
sificación, nota de extracto o resumen, n.g de registro de incoi poración al archivo,
signatura topográfica) (Pérez Herrero, 1994, p. 300).
Dado su carácter de personal, el dispositivo adoptará un tciio cordial y persona-
lizado, y su dirección será nominal y no al cargo, por lo que no \e asentarán en el Li-
bro Registro General de Entrada de Documentos de la institucióii en la que ocupa car-
go el destinatano. En todo caso, según voluntad, se podrá registra1 en los libros registros
particulares a la unidad administrativa a cuyo titular se dirige.
Cada unidad se archivará con su contestación o respuesta cn carpetillas indivi-
duales, salvo cuando afecte o pueda afectar y modificar la carrcra administrativa de
un expediente. En este último caso, se incorporará al expedientc en cuestión, pues de
lo contrario no cabría explicación posible para justificar la evolución del mismo.
Este tipo de fondo puede formar parte del Patrimonio Documental, en cuyo caso
deberá ser transferido al archivo de la institución, una vez cesado de su cargo el des-
tinatario, por cuanto recibe dicha correspondencia por el cargo que ocupa y por lo
que representa en un momento determinado, y no como person‘i física. Según la Ley
3/1190, del Patrimonio Documental y Archivos de Canarias, “Alf.2.”: Forman parte
del Patrimonio Documental Canario, los documentos de cualqrrier época, recogidos
o no en archivos, recibidos o producidos en el ejercicio de su /unción por: ... f ) Las
personasfisicas al servicio de cualquier órgano de carácter piíhlico en cuanto a los
documentos producidos o producibles en y por el desempeño dc su cargo dentro del
territorio de la Comunidad Autónoma en Canarias”. Entendida así la corresponden-
cia, queda de manifiesto que forma parte del Patrimonio Docuiiiental Canario y, co-
mo tal, no puede ser destruida, salvo por selección y valoración responsables, sino
que debe ser entregada al archivo correspondiente al vacar en el cargo el titular. Es-
ta entrega es posiblemente poco frecuente, ya que es notorio que cuando los que os-
tentan destinos de gobierno y de administración pública superior cesan en su cargo,
se produce un interés hacia una intimidad mal entendida o encubridora que carga fi-
las contra la correspondencia personal. Es verdad que dichos documentos pueden que-
dar bajo el amparo del derecho a la intimidad personal y familiar que la Constitución
Española establece, pero nunca es permisible su destrucción o 4u incorporación a ar-
chivos particulares.
La Última década del siglo XX es un período muy ilustrativo, dado los numero-
sos cambios de cargos políticos, para comprender el que se ha‘ a originado una pre-

- 98 -
 DOC'UMENTOS DE i Y A UNIDAD ADMINISi'RATIITA

ocupación por delimitar la difusa frontera existente entre lo pii blico y lo privado. Se
ha dicho en los medios informativos españoles que entre los docxmentos que han ido
a parar al archivo personal del D. Felipe González, ex presidente del Gobierno Es-
pañol, figura una carta que le envió el ex presidente norteamerit. ano Reagan en la que
le agradece la visita "oficial" que le hizo. Está claro que se puLtde defender la priva-
cidad de ese tipo de documento, aunque hay que admitir que '( la Historia le puede
interesar mucho, dado su carácter de documento candoroso y aleno a la frialdad pro-
pia de los documentos oficiales que llenan los innumerables ai chivos de la Adminis-
tración Pública.

LIBROS REGISTROS:
Los libros registros de documentos son libros en los que \e asientan de forma
abreviada tanto los documentos oficiales expedidos por los órganos administrativos,
como los recibidos en cualesquiera de sus unidades propias. Su existencia responde
al principio de eficacia y celeridad para verificar la expedicicín documental, dejar
constancia de una actividad y para comprender rápidamente el conjunto de los nego-
cios jurídicos realizados o cumplimentados y evitar, de este modo, contradicciones
de un escrito a otro, amén de garantizar la exactitud del procedimiento administrati-
vo realizado y de asegurar la conservación de los documentos con vistas a poderlos
renovar llegado el caso, poderlos confirmar.
Todo órgano administrativo ha de llevar obligatoriamenti. y debidamente dili-
genciado un Registro General de Entrada y otro de Salida de Correspondencia, tér-
mino éste último entendido como sinónimo genérico y plural de todo tipo de docu-
mentación diplomática administrativa, de la que escapa precisamente el tipo homónimo
específico al que hemos hecho referencia anteriormente. También podrá crear otros
registros auxiliares para con ello facilitar la presentación de escritos y comunicacio-
nes (Pérez Herrero, 1994, p. 324).
No hay que confundir la finalidad y razones vistas de esto\ libros con la de con-
trol y localización de los documentos, lo que nace posteriormente por una necesidad
puramente archivística. Es decir, su existencia se debe a la práctica jurídica que pre-
tende demostrar la existencia, recepción y expedición de los documentos propios a
una determinada administración, sin más. La memoria históricd de los libros regis-
tros contemporáneos se reduce, por deducción de los escasos y telegráficos datos que
trasunta de los documentos registrados, casi a la sola existencia de éstos; e incluso se
limita aún más, cuando el expurgo documental deja a los registros sin la prueba ma-
terial de su actividad. Bien es verdad que representan para el historiador una buena
brújula para la búsqueda de los testimonios que necesita en sus estudios, pero nunca
es el elemento exhaustivo sobre el que erigir sus investigacioiies. Los registros nos
hablan de documentos y de procedimientos, pero ni nos lo IocaliLan ni describen, por
lo que hay que localizarlos por otros medios o herramientas pui .kmente archivísticas.
Estos libros registros de entrada (que recogen los documentos exógenos) y de sa-
lida (en los que se asientan los documentos endógenos) son auténticas medidas de

- 99 -
EL AKL‘HIVO Y EL ARCHIVERO

control con valor jurídico indudable, hasta el punto de podersc certificar la existen-
cia de un documento, aunque éste no se conserve o no se tenga presente. En conse-
cuencia, es importante que carezca de tachaduras, enmiendas. errores, etc., que, de
producirse voluntaria o involuntariamente y no ser salvadas a! instante por diligen-
cia autorizada, se pueden considerar, al menos desde el punto de vista de la Diplo-
mática, como dolo documental. Además, han de estar autenticatios con diligencias de
apertura y cierre. ¿Cuántos libros registros “auténticos” heme\ visto sin diligenciar
y con errores no salvados, sino corregidos alegremente con sohi escritos, tachaduras,
raspados y borrados!
En cuanto a las Corporaciones Locales, su Ley reguladorn no menciona los re-
gistros de correspondencia, pero sí el Registro de Personal, cuyos datos determina-
rán las nóminas, a efectos de las debidas justificaciones de todas las retribuciones
(Ley 7/1985, art. 90.3). Esta laguna se subsana en el Reglamento a la Ley, donde con
detalle se describen los caracteres internos del Registro de Entrada y del de Salida.
Del de Entrada se dice que deberá contener los siguientes extremos: número de or-
den de llegada, fecha completa del documento (no contemplada en la Ley 30/1992),
fecha de ingreso del documento en la oficina de Registro, proccdencia del documen-
to, extracto del mismo, oficina a la que corresponde su conociniiento, resolución del
asunto y observaciones (desaparecido este punto en la Ley 3011992). La estructura
del Registro de Salida es idéntica, pero con la salvedad propia y iie marca la dirección
del documento endógeno, debido a lo cual el número de orden de llegada se convierte
en número de orden de salida, y la procedencia pasa a ser swtituido por el destino
(R.D. 2.568/1986, art. 153).
Siguiendo dentro del ámbito de las Corporaciones Locale\, en concreto en los
Ayuntamientos, la Ley 14/1990,en la parte relativa a los municipios canarios, nos ha-
bla de un registro donde recoger ordenadamente las decisiono de los alcaldes, que
se materializan mediante los llamados Decretos de la Alcaldía. Dichos libros de Re-
gistro de Decretos tendrán carácter público, y servirán para expedir las certificacio-
nes que sobre el contenido de los decretos sean solicitados poi los concejales o por
cualquier persona que tenga interés directo (art. 68). Dentro de I J mencionada ley, ca-
da municipio canario habrá de llevar un Registro Municipal de Entidades Ciudada-
nas, a través de los cuales poder comprender los objetivos de c‘ida una de ellas, a fin
de practicar una correcta política municipal de fomento de las mismas (art. 164). En
cambio, la Ley 30/1992, es muy precisa y exhaustiva cuando describe los elementos
o áreas de información que tienen que poseer los registros de entrada de escritos y
comunicaciones en las Administraciones Públicas. Nada dice de los homónimos de
Salida, salvo su simple cita (art. 38.1).
En los Registros de Entrada de correspondencia se hará condar los siguientes ele-
mentos: número de orden de entrada, naturaleza del documento (tipología), fecha de
entrada, hora de presentación, identificación del interesado, órgmo administrativo re-
mitente (si procede), persona u órgano administrativo al que \e envía y breve resu-
men de su contenido o intención (Ley 30/1992, art. 38.3). Como se apuntó más arri-
ba, el apartado de observaciones ha desaparecido. La reciente Ley añade al registro

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 DOCUMENTOS DE 1 NA UNIDAD ADMINISTRATIVA

definido en 1958 (art. 65.3) dos campos nuevos de información: la hora de presenta-
ción del documento y la obligatoriedad de un breve resumen del contenido del do-
cumento registrado, punto éste último que se evitó en 1958 cuando se dijo: “...sin que
deba consignarse en el Registro extracto alguno de su contullido”. Bien es verdad
que esta descripción tan detallada de lo que es un Registro de Entrada llama la aten-
ción, frente a las rápidas descripciones de otros documentos. La razón está en la im-
plantación de los nuevos soportes (informática) para este tipo de documento, por lo
que no se quiso dejar a la decisión personal de administrativos c: informáticos a la ho-
ra de diseñar los programas.

I R.D.256811986

1 Esquema del Registro Genera1 de Entrada según la Ley 30/1992

La Ley 30/1992, de Reforma del Régimen Jurídico de las Administraciones Pú-

blicas y del Procedimiento Administrativo Común, contempla las técnicas y me-
dios electrónicos, informáticos y telemáticos más como herramientas de trabajo con
los que emitir documentos impresos, que como soportes escriturarios. No obstan-
te, en un solo caso se da prioridad de manera tajante al soporte informático sobre
el tradicional: “Los registros generales, así como todos los rr,qistros que las Admi-
nistraciones Públicas establezcan para la recepción de escritos y comunicaciones
de los particulares o de órganos administrativos, deberán imtalarse en soporte in-
formático” (art. 38.3). Lo curioso es que, cuando se desea conservar y almacenar

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EL ARCHIVO Y EL ARCHIVERO

de forma definitiva dichos registros, se recurre nuevamente al sistema tradicional

de los libros registros encuadernados y diligenciados. Sin entrar en disquisiciones,
bien es verdad que la informática permite establecer sistemas de intercomunicación
y coordinación entre los diferentes registros en lo que a la transmisión telemática
de los asientos se refiere.
Este deseo de homogeneizar los registros no es nuevo. En la Ley 30/1984 (art.
13.3), se apercibe claramente un intento de homogeneizar los contenidos mínimos,
en este caso, de los Registros de Personal de todas las Administraciones Públicas. Co-
mo era de esperar, esta homogeneización es recogida en la Ley 2/1987, de 30 de mar-
zo de la Función Pública Canaria, y aplicada también al Registro de Personal de es-
ta comunidad, que obrará en la Consejería de la Presidencia (art. 19.2).
Debemos aclarar que si bien nos hemos referido al registro y su legislación ac-
tual, ello no quiere indicar de que se trate de un documento eminentemente contem-
poráneo. Tal equívoco sería censurable, pues los registros de documentos son tan an-
tiguos como la necesidad misma de dejar constancia de los actos del hombre. Las
diferencias existentes entre unos y otros, los históricos y los actuales, se fundamen-
tan no en la finalidad que sigue siendo la misma, sino en la forma de tratarlos. Al pre-
sente se opta por una registración abreviada o “in esentia” en la que recoger simple-
mente el espíritu del documento, despreciándose todo el desarrollo diplomático y
lingüístico del documento. Pero en otros tiempos se prefirió una registración “in ex-
tenso”, es decir, copiar todo o casi todo el documento, con lo que se fosilizaba el ori-
ginal en otro soporte diferente al suyo propio. Al investigador le seduce esta segun-
da modalidad, pues le ofrece al completo y por orden cronológico todos los documentos
expedidos o recibidos en una oficina cualquiera, sin necesidad de rehacer la diáspo-
ra que éstos hayan podido sufrir. Entendidos así, podemos conceptuar a los registros
“in extenso” como auténticos archivos de duplicados, pero veraces en su contenido.
Las primeras disposiciones españolas sobre los registros hay que verlas en Las
Partidas de Alfonso X el Sabio. Nos define al registrador como “escriuanos que ha
en casa del rey que son puestos para escreuir cartas en los libros” y al libro registro
con las siguientes palabras “E dezimos que registro tanto quiere dezir como libro que
es fecho para remenbranza de las cartas e de los preuilegios gire son fechos” (Parti-
da 3.&,tít.19, ley 8). La personalidad de este tipo documental del siglo XIII no difie-
re mucho de su hermano del siglo XX, pues también, como decíamos más arriba, eran
Útiles para recobrar testimonios perdidos u olvidados, para probar la exactitud del ac-
to administrativo adoptado y para conocer la personalidad de la autoridad que man-
dó que se expidiera. Por todo ello, es lógico que los registradores debían tomarse su
oficio con gran derechura, apuntando los documentos en el libro registro con todo
cuidado y “nomenguando ni añadiendo cosa alguna”, y no mo\trándolo a nadie sal-
vo a las personas autorizadas por el rey, y tener un celo exquisito para que no se per-
diesen (Partida 3.z, tit. 20, ley 4). Aparte se habla de otros regi\tros, como los de fe
pública o de matrices notariales, que no hacen al caso.
En definitiva, el texto al que hacemos referencia, en toda su unidad, es el si-
guiente “Registradores son dichos otros escribanos que ha O I Z casa del Rey, que

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 DOCUMENTOS DE í VA UNIDAD ADMINISTRATIVA

son puestos para escribir cartas en libros que han nombre de Registros: e Nos que-
remos aquí decir, por qué han nombre assí estos libros, e qiié proviene dellos. E
otrosí estos escribanos que los han de escribir, deben guardicr e fazer, E dezimos
que registro tanto quiere dezir, como libro que es fecho para I-emembranca de las
cartas, e de los previllejos que son fechos. E tiene pro, porqrrc si el previllejo, o la
carta se pierde, o se rompe, o se desfaze la letra por vejez, o por otra cosa; o si vi-
niere alguna dubda sobre ella, por ser rayda, o de otra mawra qualquier; por el
registro se pueden cobrar las perdidas, o renovarse las vitilas ... E lo que deben
guardar, e fazer los Registradores, es esto: que escriban las cartas lealmente co-
mo ge las dieren, non menguando, nin añadiendo ninguna cosa en ellas: e non de-
ben mostrar el registro, sino al Notario, o al Sellador, o a otro alguno por manda-
do del Rey ...”
Posteriormente en el Ordenamiento de Cancillería promulgado en Cortes de To-
ro de 1371 se declara que los contenidos de los registros deben ser considerados co-
mo auténticos, pues es el único medio de la Administración para comprobar la vali-
dez del original, en el caso de que éste concuerde con lo apuntado en el registro. En
cuerpos legales posteriores, de entre los que resaltamos la Novísima Recopilación de
Leyes de España, se sigue legislando sobre los registros. Con los Reyes Católicos se
organizó definitivamente el Registro Castellano. Las Últimas disposiciones sobre los
registros es la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Régimen Jurídico de las Admi-
nistraciones Públicas y del Procedimiento Común.
Los Registros antiguos (Edad Media) tienen un interés hi\tórico grande porque
ofrecen noticias históricas completas, nos ilustran del devenir de las Administracio-
nes y, lo que puede ser muy interesante, en determinadas circunstancias, es que su-
plen el interés de localizar los originales. Los libros registros de salida de correspon-
dencia más importantes históricamente son los Registros Municipales de Roma (Gesta
Municipalia), conocidos a través de testimonios de autores clá\icos, los Registros de
la Cancillería Pontificia (es la colección más antigua de la Edad Media, la más im-
portante por su cantidad y por el alcance de la institución, pues de ámbito casi uni-
versal), Registros de la Cancillería de Francia (comienzan en 1 194),Registros del Im-
perio Alemán (comienzan en 13lo), Registros Ingleses (comienzan en 1199),Registros
de los Reinos Hispánicos (Castilla, Aragón, etc.). No hay que olvidar los registros de
las instituciones menores, como los registros de las Audiencias, los registros de los
Consejos, los registros parroquiales, etc.
En contraposición a los registros de salida se sitúan los de entrada, que en otros
tiempos fueron llamados cartularios (de carta). Los cartularios reciben varios nom-
bres. Según su aspecto exterior se les ha nombrado libros (terminología actual), be-
cerros (encuadernados en piel de becerro), tumbos (libros de gran tamaño que tenían
que estar tumbados), rojo (El Libro Rojo de Canarias). También se les conoce por el
nombre de su recopilador, como el Becerro de San Millán. Por la categoría diplomá-
tica de sus documentos, en Cartularios (con escrituras públicas), Cartarios (cartas),
Bularios (bulas o documentos pontificios sobre materia de fe, concesión de gracia,
privilegios, etc.), Protocolos (escrituras matrices de escribanos públicos), etc. Los

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EL ARCHIVO Y EL ARC‘IIIVERO

más antiguos conocidos son del siglo IX-X, y fueron formados por instituciones ecle-
siásticas. Los más recientes son los municipales o concejiles. Los cartularios fueron
y son empleados por gobernantes (reyes), corporaciones varia\, instituciones ecle-
siásticas, instituciones laicas, para a través de ellos ordenar si14 asuntos jurídicos y
administrativos, asegurar la conservación de sus privilegios y pt errogativas y para re-
currir menos frecuentemente a los originales.
Los cartularios (libros de registro de entrada de documentos están realizados por
el destinatario por copia de los documentos recibidos para conservarlos juntos y en
orden. Por tanto, son de indudable valor, dado que suelen ser a veces los únicos tes-
timonios conservados. Pero deben ser manejados con cuidado, dado que los asenta-
dores se permitían determinadas libertades al proceder a la copia, solían omitir fór-
mulas que consideraban inútiles (hoy tan apreciadas por los diplomatistas) o
desarrollaban otras con expresiones grandilocuentes o intentabm rejuvenecer el es-
tilo, la lengua, la ortografía, etc., fósiles muy interesantes para la filología de hoy. In-
cluso se cambiaron fechas y se introdujeron cláusulas favorables para la Iglesia, los
monasterios, gremios y municipios.
Los Registros, sean de entrada o de salida, especialmente cuando están escritos
“in extenso”, tienen un interés histórico grande porque, entre oti as cosas, ofrecen no-
ticias históricas completas, nos ilustran del devenir administrativo de la Cancillería
generadora y suplen el interés de localizar los originales.

DOCUMENTO DE APOYO INFORMATIVO:

Otro tipo de documentación propia de los archivos de gesiión es la documenta-
ción de apoyo informativo. Se trata de una documentación necesaria para la gestión
administrativa. Son los textos legales y boletines oficiales, circulares, comunicacio-
nes, formularios de procedimientos y documentales, informes. publicaciones y tra-
bajos, revistas especializadas, fotocopias, listas de proveedores. folletos de casas co-
merciales, anuncios y un largo etcétera. Dada su personalidad de asesor, ayuda,
orientación y enseñanza para la buena elaboración de los acto\ administrativos, no
ha de faltar en las oficinas públicas, pero ello no le permite alcanzar el título de do-
cumento de archivo. Así tenemos que las disposiciones legales publicadas en los bo-
letines oficiales sirven de apoyo en la elaboración de un dictamen jurídico, o que el
formulario de Procedimiento Administrativo Común (MartíneI Nieto, 1995) ilustra
a los funcionarios, con la presentación de modelos de escritos tipificados, ahorrando
con ello mucho tiempo de trabajo y mejorando el estilo.
La clasificación de este tipo de documentos es bastante comprometida dada la
gran disparidad que de ellos podemos encontrar. Téngase en cuenta que cada funcio-
nario puede tener sus propias soluciones, herramientas y fuente4 de inspiración para
resolver con eficiencia un determinado acto administrativo. No obstante, siguiendo
de lejos a Femández Gil (1994), ofrecemos la siguiente clasificxión del documento
de apoyo informativo a la gestión administrativa:

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 DOCUMENTOS Di UNA UNIDAD ADMINISTRATIVA

Ti os de Documentos de Apoyo Informativo

TIPO
Copias de documentos exógenos de archivo que con- Informes.
serva una oficina fuera de sus unidades documcii- Resoluciones.
de Control tales a efectos de constancia y control del t r a h j o
desarrollado y cuyo original se conserva en el expe-
diente.
Copias de documentos endógenos de archivo que Acta de Plenos.
recibe una oficina para ser advertida de alguna nor- Circulares.
de Aviso o mativa de régimen interior o de algún acto adiiii- Comunicaciones.
Advertencia nistrativo que no es de su competencia pero sí dc su
incumbencia.
~~

Copias de documentos endógenos de archivo que re- Hojas de caja

de Comunicación cibe una oficina por cuanto su tenor lo ha de anotar Correspondencia de
o asentar en registros de su competencia. salida.
Originales de documentos exógenos que recibe una Catálogos, anuncios
de Propaganda
oficina de sus proveedores y casas comerciales para y propaganda varia.
u Orientativo
proceder a su adquisición.
~~~

Fotocopias de disposiciones y textos legales que una Boletines Oficiales.

oficina ha de conocer puntualmente para cumplir Libros y normativas.
de Auxilio Legal
correctamente con el procedimiento administrativo Formularios.
que le compete.

La documentación de apoyo informativo es de uso eminentemente temporal, por

lo que fenece una vez cumplido su objetivo; no está supeditada al ciclo vital de los
documentos; no forma parte integrante de los expedientes; y, como es de suponer por
todo lo expuesto, su destrucción está justificada. Es hábito muy extendido la tenden-
cia que existe (casi con un carácter de conservación enfermiza que en otros casos no
es aplicada) a archivar este tipo de documento, como si se tratase de un documento
insustituible e importante para la Administración. Este tipo de documento se puede
definir como el formado ‘)por ejemplares múltiples (impresos,fotocopias, etc., de ori-
gen y características diversos, cuya utilidad en la Administrución reside en la infor-
mación que contienen para ayuda a la gestión o Procedimiento Administrativo”.
La homonimia existente entre los conceptos de documento de apoyo informativo
y documento de archivo ha creado un confusionismo difícil de discernir y de erradi-
car. Mas las diferencias son sustanciales, debido a que a cada uno le corresponde un
tratamiento, una ubicación y unos servicios muy distintos. Lo\ documentos de archi-
vo son: fuente primaria de información; son generados por una institución en el ejer-
cicio de sus funciones; son ejemplares Únicos con la calificación de originales; no se
originan por voluntad personal de su autor, sino por necesidad impuesta por las ac-

- 105 -
6LARCHlVO Y 6 L A R C H l l ERO

tuaciones encaminadas a la resolución de un asunto administrativo; pueden formar par-

te del Patrimonio Documental y estar supeditados a ley; son coiijuntos orgánicos; su
conservación es obligada; soportan la transferencia documental \ son tratados por los
archiveros en los archivos. El documento de apoyo informativo por el contrario, es:
fuente secundaria de información, es decir, presenta una inform; Lión elaborada; nace
por voluntad y deseo expreso de su autor; tiene un valor tempor, 1; es ejemplar múlti-
ple, ya que puede ser editado y reprografiado; no forma parte cb .i Patrimonio Docu-
mental, por lo que quizá esté más cercano del Patrimonio Bibliog I áfico; su reunión no
forma conjuntos orgánicos, sino artificiales y facticios, debido lo cual merece más
i~

bien la categoría de colección; se clasifica por materias; es exputgable, aunque se re-

comienda la conservación de alguno de ellos como muestra de iina práctica o por ra-
zón de otros valores que pueda haber adquirido; no soporta la tramlerencia documental,
por lo que no se transferirá al archivo central; y es tratado por lo., documentalistas en
los centros de documentación. Su agrupación temática forma el ,iossier (nunca expe-
diente) con el significado de conjunto de “documentos ordenad(l\ según el asunto de
que se trate, cuyo f i n único es proporcionar información sobre tiicho amnto”.

EXPEDIENTE ADMINISTRATIVO:
El cuarto tipo es el famoso expediente administrativo, el c .usante, a veces, de
grandes quebraderos de cabeza para administradores y admini kxrados. Dada la im-
portancia que tiene el expediente en el desarrollo del acto administrativo de las ins-
tituciones públicas, máximos centros de producción documenta 1, y, por tanto, gene-
radoras de documentos de archivo, es justificable y forzoso conceder una mayor
atención a esta unidad documental compleja.
El expediente nace como solución práctica para resolver el irámite de los asun-
tos administrativos, que cada vez, según avanzan los tiempos, va adquiriendo ma-
yor complejidad. A comienzos del siglo XVI, con la aparicióIi del Estado Moder-
no, la tramitación de acto administrativo se va complicando, y \e hace insuficiente
la sola expedición de un Único documento (entendido éste conio pieza documental
aislada) para cumplir con la tramitación de lo que se conoce b,i io la denominación
de “procedimiento administrativo”. Se hace obligada, por ser necesario evidente-
mente, la acumulación de documentos, unos originales, otros \us copias, encami-
nados todos a la obtención de una solución determinante final (jiie resuelva la cues-
tión planteada en el momento de su incoación por el administr ado (a instancia de
parte) o por la propia Administración (de oficio). A esta prirni,ra fase o de incoa-
ción, sigue la de la tramitación, con el objetivo de regular todo lo concerniente al
desarrollo del expediente y de resolver cuantas cuestiones de iorma o de fondo se
puedan presentar, pero sin llegar a ofrecer la solución final, c ( ~lo~ que
I terminar el
trámite; salvo que se produzca un desistimiento (abandonar la petición formulada
por fenecimiento de su interés), una renuncia (rehusar voluni Liriamentelos dere-
chos adquiridos por el acto) o una caducidad (incumplimiento por parte del admi-
nistrado de algún requisito administrativo establecido de anten ano). La tercera fa-

- 106 -
 DOí’lJMENl05 Dk N A UNIDAD ~4DMINISiKATllfA

se, que soluciona la cuestión planteada, pone fin a ia vía gui)ernativa y cierra, por
tanto, el expediente, es la resolución.

Los documentos administrativos y los documentos partici lres dirigidos a la Ad-

ministración (instancia o solicitud de inicio y recurso) están ujetos a una normali-
zación para que cada serie o tipo obedezca a iguales caracteri ticas extrínsecas e in-
trínsecas. En Canarias recientemente se han realizado estudic 1 i sobre la estructura y
efectivos personales de la Administración Autonómica, cuyi primeros resultados
han revelado la necesidad de adaptar la organización admini trativa actual para al-
canzar la máxima operatividad y garantía de los procedimiei tos. Se ha creado una
Comisión Interdepartamental para realizar un estudio profuiil lo, definir los objeti-
vos y programar actuaciones, para proceder de inmediato a tina reforma adminis-
trativa integral. Dentro de las funciones que han sido encon,..ndadas a esta Comi-
sión, está la de “coordinar y proponer los proyectos norn~~rtivos que deban ser
adoptados por el Gobierno en materia de estructuras administi rtivas,procedimientos
y efectos personales” (Decreto 30/1993). Más tarde, por Deci eto se modifica la es-
tructura orgánica y el contenido competencia1 de la Presidenci.1 del Gobierno de Ca-
narias, y se le atribuye, entre otras funciones legales, la “inic lativa y desarrollo de
los programas de simplificacicín de trámites, procedimiento5 v métodos de trabajo
administrativo y de normalizucicín, racionalización y modei-ilización de la gesticín
burocrática” (Decreto 62/1993). Esto resulta sugestivo y espel anzador, pues se abre
una posibilidad para la fijación de los tipos documentales a t,tnplear en el desarro-
llo del procedimiento administrativo, con lo que unificar crite I :os en la redacción de
los documentos generales a todos los diferentes departamento‘ gubernamentales (ofi-
cio, instancia, registro, disposiciones, acuerdos, etc.). Ello co ytribuiría no sólo a lo-
grar una homogeneización de los documentos, conveniente \iempre para su trata-
miento, sino también para evitar la redacción personalizada egún criterios de los
diferentes autores y rogatorios, productores de nuestro Patrinttmio Documental Ca-
nario contemporáneo. De estas cuestiones tratan los estudios de la Diplomática del
documento administrativo contemporáneo a los que remitimt al lector interesado
1s

(Pérez Herrero, 1994, p. 299).

Tras este pequeño preámbulo, ya estamos en disposición I ivorable para descen-

der a una definición de expediente. Muchas son las definicionl ofrecidas, tantas co-
mo teóricos se han ocupado del tema, por lo que no vamos a ler en la tentación de
personalizarla, sino de aprovechar las ofrecidas. Desde el punt ) de vista de la Archi-
vística, se puede definir el expediente como “el conjunto de tf itimonios escritos re-
flejo de un procedimiento administrativo iniciado por un petic ionario que ha segui-
do su génesis al recibirse por el organismo de destino” (Hisredia Herrera, 1991,
p. 147), o desde el prisma de una Archivística con visos de cic’rta oficialidad, como
la “unidad documentulformada por un conjunto de documen: 1s generado orgánica
y funcionalmente p o r un sujeto productor en la resoluc?cín de uiJmismo asunto” (Dic-
cionario de Terminología, 1993). No menos interesante, es la t lfrecida por el Regla-
mento de Organización y Funcionamiento de Régimen Jurídiccb de las Corporaciones

- 107 -
EL ARCHI\%) Y EL ARCHIVERO

Locales de 1952, que reza así: “expediente es el conjunto ordencidu de documentos y

actuaciones que sirven de antecedentes y fundamento a la soliic%h administrativa,
así como las diligencias encaminadas a ejecutarlas”. Se adoptc una u otra, las con-
clusiones pragmáticas que alcanzamos tras su lectura y análisis \on las siguientes. El
expediente es la acumulación de documentos ordenados cronologicamente, forzosa-
mente vinculados entre sí por un hilo conductor común, sujeto4 a un procedimiento
que se ha de conocer de antemano a su génesis y escrituración, cn los que se vislum-
bra una obligada relación entre administrados y Administración. y que pretenden al-
canzar una solución final a la cuestión planteada por decreto, resolución, providen-
cia o acuerdo de comisiones.
Mucho más cautivadora es la definición dada en 1732, no por ser técnicamente
más perfecta, sino por ir contra gran parte de la opinión ciudadana que considera que
la Administración y el “papeleo” (es decir, el expediente) no hacen sino retardar y
confundir. Y el expediente es todo lo contrario, ya que etimológ icamente (participio
presente del verbo latino “expedire”) viene a significar “el que da curso y despacho
a las causas y negocios, no a detenerlos ni dilatarlos, sino despcharlos y concluir-
los” (Diccionario de Autoridades, 1726- 1739).
La complejidad del expediente se comprueba ante la diversidad de los mismos y
ante la posibilidad de poderlos clasificar según distintos criterios. Así Alberto Rovi-
ra Mola (1982) establece tres sistemas posibles de clasificación: a) expedientes en-
tendidos como las distintas series que genera cada institución (muy del gusto de los
archiveros, como por e.j. el expediente personal, de adquisición de obra mayor, etc.);
b) expedientes cuya trámite administrativo está reglamentado en particular por vía de
ley o de reglamento (e.;. el expediente de expropiación forzosa) o no reglamentados;
c) expedientes clasificados y diferenciados por el trámite seguido, por lo que pueden
dividirse en expedientes de conocimiento, de información o de i.esolución.
A su vez, los documentos simples que hacen acto de presencia y hacen posible el
expediente (documento complejo) se pueden dividir funcionalmente (L. Ausón Man-
zanares, 1995, p. 20) en documentos de iniciación (instancia, solicitud de inicio, car-
ta, etc.), documentos informativos (edicto, circular, consulta, albarán, etc.), docu-
mentos de comunicación (oficio, notificación, nota interior. etc.), documentos
instructivos (acta, ordenanza, diligencia, contrato, etc.), documentos resolutivos (acuer-
do, auto, sentencia, etc.) y documentos dispositivos (pragmática, real provisión, real
decreto, resolución, etc.).
El documento de iniciación, también llamado cabeza de expediente, plasma la de-
cisión, acuerdo u orden de una autoridad de proceder administrativamente en algún
negocio (en los expedientes de oficio) o el deseo del administrado de que la Admi-
nistración actúe (a instancia de parte). Los documentos informativos son los que tie-
nen la atribución de transmitir y publicar, en un determinado estadio del expediente,
determinadas indicaciones y datos necesarios para su correcto desarrollo. El docu-
mento de comunicación o de impulso es el que, dirigiéndose a personas o institucio-

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 DOC‘IIMENIOS D i UNA UNIDAD ADMINISTRATILM

nes, estimula el curso legal del expediente. El documento in\tructivo es el que apo-
ya, informa, enseña y antecede al documento que va a resolvcr la cuestión planteada.
El documento resolutivo es el encargado de manifestar la rewlución adoptada sobre
la cuestión sugerida, por lo que es el verdadero documento que se pretende alcanzar
con la incoación del expediente. Y el documento dispositivo o de ejecución es el que
pone fin al expediente administrativo, por cuanto ejecuta y da publicidad a la deci-
sión Última adoptada en el documento resolutivo.
Según el Manual de Documentos Administrativos (1994). los documentos se han
de dividir en dos grandes grupos: documentos administrativo4 (emanados siempre de
alguno de los Órganos que integran la organización de una Administración Pública)
y documentos de los ciudadanos (instrumentos por los que los ciudadanos se rela-
cionan con la Administración). Según el Manual, la clasificación de los documentos
administrativos más útil es la que los cataloga según el tipo de declaración que con-
tienen: documentos de decisión (resolución, acuerdo), docu inentos de transmisión
(comunicaciones, notificaciones, publicaciones), documentos de constancia (actas,
certificados, certificaciones del acto presunto), y documentos de juicio (informes).
Divide los documentos de los ciudadanos, según la posición que ocupan en relación
con el procedimiento administrativo, en: solicitud y denunc id (pre-iniciación), ale-
gaciones (iniciación-instrucción) y recurso (post-resolución).
No obstante, caben otras explicaciones y clasificaciones, como las que toman co-
mo base no la función, sino la disposición de las cláusulas que originan el tenor do-
cumental, y hacen visible por contemplación la “actio” que sc genera ante la necesi-
dad de expedir un documento público administrativo. En otras palabras, nos referimos
a la tipología documental del documento simple. Hacer un iesumen de todas las ti-
pologías documentales empleadas por la Administración esc‘ipa de toda posibilidad
al presente. Téngase en cuenta que muchos tipos documentales son propios de deter-
minadas administraciones; así la sentencia, la declaración de testigos o la provisión
lo son de la Administración de Justicia; o el bando, el decreto de la alcaldía y el acta
de la Comisión Municipal Informativa lo son de la Admini\tración Municipal. No
obstante, sí hay tipos utilizados comúnmente por todas las kidministraciones y que
nos vamos a encontrar universalmente en cualquier tipo de expediente. Éstos básica-
mente son tres: la instancia (petición, súplica, memorial, reciirso, apelación), el ofi-
cio (de remisión, de presentación, razonado) y las disposiciones (real decreto, real or-
den, orden ministerial, resolución, dictamen, real provisióii. pragmática...). Estas
breves notas sobre tipología sólo tienen la intención de facilirar una aproximación a
los documentos del expediente administrativo, con lo que de4pertar una intranquili-
dad por su conocimiento y su comprensión, de cara a la descripción exacta que del
expediente se ha de hacer al cumplimentar su correspondiente ficha de descripción
(o de seguimiento).
Desde el punto de vista de la descripción del expediente, cs oportuna la división
que de él hace Sierra Valentí (1979). Para este investigador, hon cinco las partes que
componen el expediente: carpetilla o guarda exterior (con la mención de responsabi-

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ELARCfiI1’0 Y EL ARCHIVERO

lidad, signatura original y fechas), resumen elaborado por el oficial que corresponda
(a partir de este momento será suplantado por nuestra ficha de \eguimiento), docu-
mentación exógena (documentación original que recibe la oficina comprometida en
la tramitación del asunto), documentación endógena (documenta :ión en copia que se
reserva la oficina expedidora del original para constancia de su\ actos) y documen-
tación marginal (todo cuanto se escribe en el margen del documcWo, también Ilama-
dos proveídos en su variable de decretos marginales). Tanto los documentos exóge-
nos como los endógenos están supeditados a un particular procedirri iento administrativo,
a cuyo conocimiento y cumplimiento se obliga al oficial correspondiente.

Por el contrario, las notas marginales no están supeditadas tanto a una estruc-
tura inflexible como a una inspiración de los funcionarios, aunque no por ello ca-
rentes de importancia. No hay que olvidar que muchos de los ac’tos administrativos
se escrituran al margen de otro documento para su cumplimiento posterior, y que
forman un documento propiamente dicho, pues están validado. con media firma y
fecha. La personalidad de estas notas viene caracterizada por tener sus raíces en el
documento que les soporta, y por generar un documento postcrior, que se deberá
redactar para que la nota adquiera cuerpo y tenga efecto. Su personalidad es muy
variada, ya que pueden ser borradores, minutas, informes, con formes, diligencias
de aprobación, decretos (en el caso de ser asentadas por el alcdlde), indicaciones
de a quién compete el asunto, etcétera. Las notas marginales, \. ista su importancia,
se deberán recoger y describir en la ficha de seguimiento del cupediente, como si
se tratase (porque lo son) de un documento más. Si examinarno\ un expediente del
siglo XIX y otro reciente, vemos en el primero un sinfín de notas marginales que
se diseminan por la cabecera, margen izquierdo e incluso el dorso; en cambio, no
las apreciamos en el segundo. Aparentemente cabe pensar en L i desaparición de la
nota marginal en la mecánica administrativa actual; pero la ve1 dad es otra. Lo que
ha cambiado es la forma del empleo de dichas notas, que al piesente no se asien-
tan directamente sobre el documento al que se refieren, sino en una pequeña hoja
de borde superior adhesivo, que se despega y destruye una vez realizado el acto do-
cumental que crea. Esta modernidad no es tan conveniente conio cabría esperar, ya
que rompe la continuidad del carácter serial de la documentación administrativa,
por no conservar el origen y la justificación del documento generado por una nota
marginal.

Al hablar de la definición del expediente, resaltábamos el concepto de conjunto

ordenado de documentos, y no por capricho o comodidad, sino como resultado lógi-
co del proceso temporal en que se inscribe todo expediente administrativo. Es decir,
los documentos de todo expediente nos ilustran del curso seguido en su tramitación,
desde su inicio o incoación hasta su resolución o terminación, L’urso que no es más
que la suma de una serie de secuencias temporales que se concatenan por ser cada
una de ellas raíz de la siguiente y justificación de la precedente. Por tanto, el docu-
mento aislado no alcanza su máximo valor por sí mismo, sino cuando forma parte del
contexto en el que fue generado y para el que fue pensado. Entre otra de las razones,

- 110 -
 DOCUMENTOS D t I N A UNIDAD ADMINISTRATIVA

porque “el documento de archivo no está jamás concebido, alliiincipio, como un ele-
mento aislado” (M. Duchein, 1977), sino como el conjunto de todos los documentos
que le acompañan. Mucho más claras, por la forma de expre\ión, que no por la in-
tención, son las palabras de Cencetti (1939) cuando se refiei c al carácter serial del
documento alegando que éste “no tiene ningún valor cuando \ separado de los pre-
(

cedentes y subsiguientes y arrancado del corpus al cual perti 1iece”.

El carácter serial de los documentos no se comprende si no \e reproduce o se man-
tiene en orden el “iter” seguido por los documentos producidos involuntariamente
por la actividad administrativa. El Único orden posible para i o documentos
~ del ex-
pediente es el cronológico, por cuanto, como se ha visto, se desarrolla dentro de un
proceso temporal.
Al hablar de un orden cronológico no nos referimos a coloca- los documentos unos
detrás de otros atendiendo a un estricto orden según sean sus fechas, sin tener en cuen-
ta la existencia de documentos anejos a documentos principalcs (los acompaña y los
correunido). Los anejos son documentos que completan o ilusti an, según los casos, a
los documentos a los que se refieren, por lo que se deben colocar inmediatamente de-
trás de sus correspondientes documentos principales, sin tenei en cuenta sus fechas,
que suelen ser iguales o anteriores a la de su principal. En resumen, el orden interno
del expediente reproducirá el orden de las diferentes etapas del procedimiento admi-
nistrativo, no el exacto y puntual de las datas crónicas de los documentos que lo con-
figuran. Así el oficio de presentación predecerá al documento que remite, y que, ofre-
ciendo un pequeño extracto del tenor documental de su acompaña, facilita su
comprensión. Las diferencias entre el acompaña y el correunido (documentos anejos)
se encuentran en la persona y en el momento en que se incorporan a su documento
principal y, por tanto, al expediente. El acompaña lo incorpora el autor del documen-
to principal en el momento de su expedición. El correunido lo incorpora el receptor al
tiempo de recibir el documento exógeno (principal) para su mejor comprensión y com-
probación. El correunido suele ser documento informativo más que documento de ar-
chivo (fotocopia de un boletín oficial, por e.j.), y viceversa el acompaña (el plano o
informe que remite, una nómina en una reclamación de haberes, por e.j.).
La complejidad de la ordenación no sólo se refiere a estos casos, sino también a
aquellos pasos de la tramitación que se incorporan en un soportc escriturario anterior,
sin necesidad de originar un documento nuevo. Nos referirno4 a las notas margina-
les. La ordenación física es imposible en estas circunstancias, por lo que el orden se
habrá de reflejar en la ficha de seguimiento o catalográfica del expediente.
Desde el punto de vista de la organización de los expedientes en el archivo de
gestión o de oficina, se han de cumplir determinadas actividades y cuidados, cuyo
principio básico no consiste más que en respetar la formacion de las series docu-
mentales (Conde Villaverde, 1992, p. 26), entendidas éstas conlo conjunto “de docu-
mentes producidos por un sujeto en el desarrollo de una mistiia actividad adminis-
trativa y regulado por la misma norma jurídica” (Diccionario de Terminología, 1993).

- 111 -
EL ARCIíIVO Y EL ARC‘fiIVEñO

Mas no es suficiente, ya que dentro de cada serie, cada uno de sil5 componentes han
de tratarse individualmente. Con ello queremos decir que las diferentes series docu-
mentales de una unidad administrativa han de estar perfectamcnte independizadas
unas de otras, no en confuso montón caótico, y que los expedientes que conforman
cada una de ellas, igualmente diferenciados y no confundidos Además, los docu-
mentos en los expedientes se han de conservar ordenados segúii su producción. Es-
tas quejas tan actuales, si bien definen una triste realidad, no soti tan recientes como
cabría esperar, sino más bien heredadas, pues ya en tiempos reniotos la falta de res-
peto a la documentación hacía levantar la voz a los preocupado$ por la correcta ges-
tión administrativa y a los amantes de nuestra historia. Así en 1í1 “Orden que han de
guardar los Jueces de Alzada y las Justicias y Regimiento” de ki isla de Gran Cana-
ria dada por el licenciado Melgarejo, fechada en 153l , para la buena marcha y des-
pacho de los negocios judiciales leemos: “... porque somos infoi tnados que como se
mudan escribanos, andan los procesos de una parte a otra, de que se ha seguido e
sigue algunos inconvenientes, queriendo remediar los susodicho, mandamos.. . que
se haga una Cámara... donde se pongan todos los procesos originales.. ., e sobre ca-
da uno de ellos en determinándose se ponga una tira en que s, escriban entre qué
partes e sobre qué es y en que día e mes e año se determinó el proceso, e que desta
manera haya dos llaves. La una tenga el escribano y la otra el mcís antiguo de los di-
chos jueces, sin licencia del qual no se pueda sacar ningún pro( eso de la dicha cá-
mara, so pena de diez mil1 maravedís ...” (Cullen del Castillo, 1995). Por lo que se
puede comprobar la lucha de la Administración a lo largo de lo\ siglos en mantener
controlados los documentos, lucha que aún en los tiempos que c orren no ha logrado
el éxito reclamado, ya que la situación perdura.
Este descontrol fue rasgo característico de la mayoría de los ‘irchivos del pasado.
Así tenemos que en 1613, el Ayuntamiento de Madrid acordó el arreglo de su archi-
vo, aunque luego no se llegó a cumplir por falta de medios, poi cuanto”1os papeles
están de manera que cuando se busca alguno no se halla ... y csta Villa pierde mu-
chos privilegios que tiene y para la canonización de San Isidro se han buscado al-
gunos papeles y por estar mal puestos y desparramados, no se lran hallado ...” (Ca-
yetano Martín: Antecedentes, 1994, p. 261).
Las recomendaciones prácticas para el buen control y organización de un archi-
vo de esta personalidad, aun sin ser exhaustivas, podrían concrelxse a las siguientes.
La primera recomendación, base para todo el éxito posterioi . es la de que los ex-
pedientes deben estar perfectamente individualizados, no solamente dentro de su se-
rie documental, sino también dentro de la sección en la que se inscriben. Esta razón
nace de su propia existencia, por cuanto han sido gestados indil idualmente para re-
solver un asunto concreto y particular. En otras palabras, se producirán tantos expe-
dientes como asuntos resuelva o intente resolver una unidad administrativa. Por tan-
to, se deberá procurar que no sólo cada expediente se refiera a U I I Único asunto, sino,
además, que cada uno de sus documentos que lo constituyen no contenga más de un
asunto. En el caso de que en un mismo documento se contengan dos o más asuntos, se

- 112 -
 DOCUMENTOS D b i V A UNIDAD ADMINISTRATIVA

deberá remediar la unicidad perdida haciendo tantas copias como sean necesarias pa-
ra añadirlas respectivamente a cada expediente de referencia.
El expediente, para su oportuna conservación y manejo, deberá estar dentro de
una carpetilla, en cuya solapa se plasmará con detalle el organismo productor (de-
partamento, sección y unidad administrativas), su calificación o tipo documental, fe-
cha de incoación y una relación de los documentos que lo componen. Esta relación
puede ser de dos niveles. De nivel poco profundo, por el que \e describirán sólo los
documentos importantes, anotando su fecha y contenido, y despreciándose los de pu-
ro trámite, por estar en la mente de los administradores y holgar en su descripción.
De nivel exhaustivo, en el que se describirán todos los documentos, importantes o no,
de manera que se recoja la carrera administrativa al completo del expediente. Este se-
gundo nivel es el que recomendamos por obvias razones. De aceptarse la sugerencia,
bastaría con imprimir en la contraportada de la carpetilla el modelo de ficha de se-
guimiento que se propone en el capítulo dedicado a la descripción de los archivos y
documentos, e ir cumplimentándola según se vayan produciendo los documentos exó-
genos y endógenos. La elección del nivel de descripción deberá adoptarse según las
normativas del archivo central y del intermedio correspondientes, para así evitar du-
plicidad en la tarea de descripción y ahorrar esfuerzos, tiempo e incomodidades. En
cualquiera de los casos, nunca deberá faltar la signatura topográfica que permita lo-
calizarlo y devolverlo al archivo y el dígito que le corresponda en el cuadro de clasi-
ficación.
Históricamente la carpetilla mencionada nace en la década de los cuarenta, cuan-
do el cuaderno de extractos que acompañaba a este tipo de documento complejo, en
el que se registraban los trámites, incidencias y orden de los documentos, con indi-
cación del folio en que comenzaba cada uno, sucumbe por dejar de ser obligatorio en
la mayoría de los expedientes, salvo en aquellos que debían someterse al Consejo de
Ministros o en los que tenía que informar el Consejo de Estado. Al no ser necesario
para los casos ordinarios redactarlo, el “iter” administrativo pasa a anotarse en una
carpetilla. Muy ilustrativas son las palabras del Reglamento de Procedimiento Ad-
ministrativo de 1954 para el Ministerio de Trabajo, por cuanto nos dice que “a todo
expediente se le abrirá una carpeta en el que figurará ... un exti acto sucinto, con sus
fechas, de sus diferentes trámites. Dentro de cada carpeta figurará toda la docu-
mentación del expediente por orden cronológico” (art. 14).
A continuación se incorpora un modelo de carpetilla con la mención de res-
ponsabilidad oportuna y el extracto de los documentos que definen la carrera ad-
ministrativa del expediente tratado. Dicho modelo no presenta una estructura de-
finitiva, sino que lo que se propone es marcar unas pautas. Cada Administración
y cada unidad deberán definir las áreas según sus necesidades y los campos de in-
formación que consideren oportunos. Pero en manera alguna es recomendable su-
primir los propuestos, aunque sí estructurarlos, quizá, de otra forma dependiendo
de la personalidad de la oficina productora y de la forma de recuperar la infor-
mación.

- 113 -
EL ARCHIVO Y EL ARCHIVERO

GOBIERNO DE CANARIAS
VICECONSEJER~ADE CULTURA Y DEPORI 1
3

EXPEDIENTE PERSONAL

APELLIDOS: ................................................... NOMBRE: .................................... Código: .....................

FECHA NACIMIENTO: ......./ ...../ ...... ESTADO: ................. D.N.I.: ................. 1

DATOS LABORALES
N.QREGISTRO PERSONAL: ........................................................ FECHA INCOKPORACI~N 1 .....
CUERPO: ...................................... GRUPO: NIVEL: .................. JORNADA: .........................
DESTINOS: ...............................................................................................
 DOCUMENTOS D E / VA UNIDAD ADMINISTRATICA

Otra recomendación del máximo interés es mantener los documentos del expe-
diente en riguroso orden de producción, es decir, en orden croiiológico, aunque res-
petando lo dicho anteriormente sobre los acompañas, correunidos y demás. Al estar
perfectamente recogidos dentro de la carpetilla o guarda exterior, también se hace in-
necesario el graparlos para así formar una unidad indivisible a \ u manejo. Nefasto es
el abuso de las grapas, pues perforan y, por oxidación, corroeii y degradan el sopor-
te documental. Al estar ordenados y sueltos dentro de la carpciilla, se facilita su fo-
tocopia, su uso parcial y el añadir nuevos documentos. Basta con tener cuidado en
mantener su orden y en que no se salgan de la guarda que contiene y protege.
Desde el punto de vista de la instalación de los expedientes cn la oficina, hay que
considerar lo siguiente. Si se tratan de unidades de frecuente u\o, lo conveniente es
mantenerlas en carpetas suspendidas, dado que ello facilita una accesibilidad directa
y rápida. Mas si se tratan de expedientes tramitados o de poco uso, dado que su uti-
lización decrece una vez ultimados los postreros actos adminisi rativos, lo provecho-
so es ir introduciéndolos en cajas cerradas, en las que se transferirán al archivo cen-
tral cuando los plazos de permanencia así obliguen. Las cajas (otros llaman
archivadores) de cartón neutro, ni ácido ni alcalino, constituyen la unidad de instala-
ción ideal para la conservación de los documentos de archivo. Su diseño facilita un
cierre bastante hermético con lo que se protege a los documentos de la luz solar (em-
palidecimiento de las tintas), fluctuaciones exageradas de la temperatura y humedad
(rigidez, fragilidad y friabilidad), de la contaminación atmosféric d (fermentación, oxi-
dación e hidrólisis), de los hongos (coloración del papel) y del polvo. Es más, la in-
dustria papelera actual fabrica cartones que, además de ser neutros, son ignifugos,
fungicidas e insecticidas. Las cajas de madera, plástico y metálicas no son apropia-
das para estos menesteres, ya que presentan mayores perjuicios que beneficios, por
lo que deben ser erradicadas de los archivos. Otro elemento que hay que tener en
cuenta a la hora de elegir o diseñar una caja es que permita un etiquetado (tarjetas ad-
hesivas) o un rotulado (tinta china o tinta grasa indeleble) que rcsalte la signatura de
identificación, elemento que personaliza cada una de las uniddes de instalación y
nos facilita su contenido.
Es mala costumbre, aunque a algunos aporte buenos rendimientos, la tendencia
a agrupar documentos de una misma tipología para con ellos crcdr una serie facticia,
cuando cada uno de ellos pertenece a un expediente perfectamcnte individualizado.
Esta práctica supone una mutilación del expediente, pues se le pi iva de alguno de sus
elementos, lo que perjudica su integridad y entendimiento antc la imposibilidad de
recuperar la información al completo. De darse este proceder, 1‘1 consulta deberá ser
doble: por un lado examinar el expediente en cuestión; por el oti o, buscar en la agru-
pación facticia el documento que lo completa. Es frecuente encontrar “colecciones”
de resoluciones, cartas de pago, solicitudes, etc., fuera de sus expedientes respecti-
vos, y archivadas en los despachos de los responsables de dicha4 tipologías. Con ello
queremos insinuar que las autoridades administrativas trabajan para construir expe-
dientes, y no para reunir independientemente de los mismos los documentos que pro-
ducen, como si de un muestrario se tratase. Esta situación nos obliga a la siguiente
reflexión. La Administración contemporánea desarrolla su acth idad en un contexto

- 115 -
E L ARCHIVO Y EL ARCHIVERO

determinado por estrictas normas de procedimiento que rehúyen de la intervención

aislada y puntual, por lo que no cabe producir ni archivar docuinentos sueltos. Y de
hallarse, o se encuentran fuera de sus expedientes, o se trata de expedientes incom-
pletos, cuyos Únicos testimonios son, precisamente, esos docuiiientos aislados.
Estas medidas de seguridad documental no impiden la reunión de información
contenida en dos o más expedientes, sino que recomiendan otro\ procedimientos que
no atenten contra la integridad de las unidades documentales. Basta con recurrir al
empleo de fichas de extractos (bien sea la ficha de control, de ,eguimiento o de in-
vestigación que se describirán más adelante), de la fotocopia o de la simple nota. Pe-
ro nunca estará justificado el alterar la estructura de los expedientes por necesitar al-
guno de sus documentos simples. Y si fuese del todo ineludible recurrir al original,
se dejará en su lugar un testigo con detalle de la persona autorizada que hace o per-
mite la extracción, el motivo de la misma, la fecha de la saca j el compromiso de su
devolución una vez expirado el interés que motivó tal acción. Recomendable es que
se reglamente esta práctica y se diseñen unos impresos normalizados a través de los
cuales dar autoridad y seriedad a esta peligrosa práctica, de tomarse con alboroto y des-
cuido.
Un expediente ya resuelto puede tener otro interés, al margen del carácter testi-
monial indudable. Puede convertirse en modelo de otro u otro\. En estos casos tam-
poco se deberá utilizar el original, sino reproducciones (fotocopias, plantillas) que se
destruirán una vez cumplido su trabajo.
Para cerrar estas recomendaciones, expondremos una más que resuma todas las
anteriores y ponga feliz colofón a todo lo dicho. Y es que en la primera edad (archi-
vo de gestión), que es la que produce nuestro Patrimonio Documental, se apliquen
todas las normativas sobre organización, instalación, descripción y empleo de len-
guajes descriptivos reglamentados. Téngase en cuenta que la segunda (archivo inter-
medio) y tercera (archivo histórico) edades de los documentos no son sino continua-
ción de la primera, por lo que no debe existir rupturas ni dixrepancias, sino una
continuación y discurrir lógicos propios de las semejanzas que les emparentan.

- 116 -
ARCHIVO Y DOCUMENTO
 LAS TRL ‘~,EDADES DE LOS ARCHIVOS ...

LAS TRES EDADES DE LOS ARCHIVOS

Y DE LOS DOCUMENTOS
Y EL SISTEMA DE ARCHIVOS

Es evidente que los archivos no son ni deben ser iguales, dadas las diferencias exis-
tentes entre unos y otros. Esta disparidad de personalidad hace posible que se puedan
clasificar desde varios puntos de vista, si partimos de las diferencias marcadas por su fi-
nalidad, por el tratamiento de sus fondos, por la entidad productorti(públicos, privados),
por su ámbito de alcance (generales o nacionales, regionales, pro\ inciales, locales), por
su titularidad (estatales, de competencia autonómica, de adminisiración local, eclesiás-
ticos, de instituciones particulares, etc.), por su contenido (economicos, sanitarios, ad-
ministrativos, nobiliarios, estadísticos, policiales, etc.), por su actividad (delegaciones
gubernamentales, eclesiásticos, de empresas, etc.), por su forma ck acceso (acceso libre
o público, acceso restringido o semipúblico, acceso discrecional o privado), etc.
Esta disparidad de los criterios posibles a adoptarse a la hora de confeccionar una
clasificación o tipología de archivos no nos preocupa al presente, pues lo que recla-
ma nuestra atención es que, sea cual sea su titularidad y su ámhi to de alcance o cate-
goría, etc., en todos los casos pueden ser diferenciados atendicmdo a la edad de los
documentos que conservan y atesoran, lo que nos conduce al actual Sistema de Ar-
chivos, tan propagado por la legislación vigente al respecto.
El exagerado aumento en los últimos tiempos de la producción documental (no
en todos los casos justificable) ha obligado a fijar un ciclo de tres edades aplicado a
los documentos, que bajo un prisma plutarquiano, se asemeja a las etapas de la vida.
Así tenemos documentos infantes que nacen, bullen, se desarrolla y, a veces, corren
y se esconden por pasillos y dependencias en las oficinas públicas, que dan lugar a
los archivos administrativos (archivos de gestión o de oficina ) archivos centrales);
documentos reposados, maduros, tranquilos, plenamente desarrollados por haber cum-
plido su función (archivos intermedios); y documentos “antiguo\”, cansados, solem-
nes, que sólo valen para el recuerdo de los acontecimientos pas:idos (archivos histó-
ricos o definitivos). Estas tres edades equivalen al ciclo vital de los documentos o
estadios por los que discurren “desde que se producen en el arct’iivo de gestión y pa-
san al archivo central ylo intermedio, hasta que se eliminan o so ronservan en un ar-
chivo histórico” (Diccionario de Terminología, 1993).

- 119 -
EL A R C f f f V 0 Y EL ARCHlVERO

Este concepto de las tres edades de los documentos (infancia, madurez, vejez)
y la determinación de los archivos que los han de albergar durante cada una de
ellas es bastante reciente, pero, no obstante, muy aceptado por archiveros, teori-
zantes y legisladores. La muerte del documento es posible no por vejez, ya que
hay documentos que no mueren por mucha que sea su anciaiiidad, sino por inefi-
cacia absoluta manifiesta. En el Patrimonio Documental, la ancianidad y la muer-
te no forman pareja lógica. La muerte del documento es fruto de una práctica ar-
chivística conocida bajo el nombre de valoración y selección. de lo que se tratará
en otro momento, práctica que conduce a su eliminación o, por el contrario, a su
conservación.
Como apuntábamos anteriormente, el ciclo vital de los documentos es un con-
cepto bastante reciente. Así, en tiempos remotos, no existía di\tinción entre un de-
pósito con documentos de vida administrativa fenecida y otro homónimo con docu-
mentación en plena vigencia y uso. El archivo era Único. El aumento de la producción
documental, como producto esperado de un movimiento ascendente de la comple-
jidad del aparato burocrático y del procedimiento administrativo tras la formación
de los estados europeos modernos, recomienda, por razones de abundancia, sacar de
los archivos toda la documentación obsoleta y empezar a custodiarla en otro tipo de
depósito, caracterizado éste por conservar documentación para el estudio de tiem-
pos pasados (Cortés Alonso, 1981). En 1543 comenzó a surgir tímidamente (en nú-
mero que no en magnitud) centros conceptuados como lugares de depósitos, con-
servación, centralización y tratamiento de la masa documental producida por las
administraciones públicas, cuyos uso y utilidad práctica han \ido cumplidos, y en
los que perduran Únicamente unos valores testimoniales e informativos. Carlos 1creó
en 1543 el Archivo de la Corona de Castilla (Simancas, Valladolid) con el objetivo
de centralizar toda la documentación carente de validez administrativa producida
por las soberanías españolas. Carlos 111fundó en 1781 el Archivo General de Indias
(Sevilla) con la intención de concentrar nuevamente, aunque dhora bajo un prisma
temático, toda la documentación relativa a las Indias, con lo que favorecer el análi-
sis de la acción española en América. Una tercera concentracion documental dio ori-
gen en 1866 al Archivo Histórico Nacional (Madrid). Y ya entrado el siglo XX, los
archivos como depósitos de documentación histórica, que no administrativa, van a
proliferar enormemente.
Estos dos tipos de archivos, los administrativos (con documentación en trámite),
que podríamos llamar de “gestión contemporánea”, y los históricos (de investiga-
ción), a los que cabe bien la denominación de “archivos depósito”, resuelven la cues-
tión surgida en un primer momento, pero se van a declarar insuficientes para recibir,
organizar, describir y servir un cúmulo de documentos que ha) que por millares. La
solución se encuentra en la creación de los archivos intermedios, que deben su nom-
bre al hecho de ser puente entre los archivos administrativos 4 los históricos, y vie-
nen a representar un estadio híbrido, por presentar sus fondos un valor de gestión ad-
ministrativa reducido y un valor histórico incipiente. Con este íiltimo logro se da lugar
a una estructura racional en la que cada archivo ocupa un lugai, con unos cometidos
específicos y con unos fondos documentales determinados.

- 120 -
 LAS 7#! C EDADES DI: LOS AKCHIVOS ...

Concretando, los archivos se pueden dividir en tres granies períodos, cada uno
de los cuales corresponde a una edad: los archivos administriitivos, con documentos
de plena vigencia legal, jurídica, administrativa; los archivos 1 ntermedios, con docu-
mentos que van perdiendo el primigenio valor que los creó. 11 tiempo que van ad-
quiriendo otros méritos menos pragmáticos pero más univc iales, como si de una
transfusión de nuevos valores se tratase; y los archivos histó icos, con documentos
testimonios de un pasado activo.
Antes de continuar, sería meritorio por aclaratorio hacer u i i breve inciso para cla-
rificar, o al menos puntualizar, el término de archivo administi.,itivo. En primer lugar,
puede significar todo archivo dependiente o referido a la Adm I nistración. En este ca-
so, un altísimo porcentaje de estos centros deberían ser calific cidoscomo tales. Y no
es que sea esta afirmación mentirosa, simplemente que por NI abundancia y exten-
sión, no es práctico hacer una familia tan numerosa y, al tienipo, tan dispar. Los ar-
chivos de oficina o de gestión, los intermedios, los históricos. incluso, dependen de
la Administración pública y contienen sus testimonios del pre\ente o del pasado. Por
tanto, todos ellos podrían circunscribirse dentro de la esfera de los archivos admi-
nistrativos. Recuerdo que un expediente del siglo XVII de concesión de determina-
dos beneficios, custodiado en la actualidad en el Archivo Histcíiico Provincial de Las
Palmas, ha servido, a finales del siglo XX, para exonerar a detei minadas personas del
pago de un impuesto municipal contemporáneo. Este hecho no\ demuestra que el va-
lor administrativo, muy a pesar de los plazos de vigencia adriiinistrativa, no fenece
con tanta exactitud y puntualidad como se considera al presenrz. No obstante, el em-
pleo del término de archivo administrativo, para referirse a todos los archivos con do-
cumentación de este tipo, no es conveniente por ser muy ambiguo y, si se quiere, uni-
versal. Es más correcto reducir el valor del término a sólo aqut ¡los archivos públicos
con documentación administrativa en proceso (los archivos de gestión) o con fondos
cuya gestión administrativa ha sido recientemente culminada. pero que aún conser-
van interés para las unidades administrativas gestoras (los archivos centrales). Estas
reflexiones nos autorizan a aplicar el término de archivos adixinistrativos a sólo la
primera edad del ciclo vital de los documentos, decisión que niantendremos a lo lar-
go de estas presentes líneas.
En definitiva, la representación gráfica de las tres edades dc los documentos y de
los archivos es:

Las tres edades de los archivos y de los documentos

-.----A
1 Lg EDAD 1
I

ARCHIVOS ADMINISTRATIVOS
I

Archivo de Gestión o de Oficina

Archivo Central

.. ... . l-
- 121 -
EL ARCHIVO Y EL ARCHIVERO

Como anunciábamos hace poco, es lo que se ha venido a llamar Sistema de Ar-

chivos, y contemplado en la Ley del Patrimonio Histórico Artístico y en la Ley del
Patrimonio Documental y Archivos de Canarias.

EL SISTEMA DE ARCHIVOS:
Se entiende por Sistema de Archivos a la agrupación de U I L ~red de centros don-
de conservar, organizar y servir los documentos en sus diversa4 edades, y al conjun-
to de órganos ejecutivos, asesores y docentes con los que alcanmr unos objetivos co-
munes predefinidos.
En España, antes de 1985 no existía una verdadera ley de ‘irchivos globalizado-
ra, lo que vino a declararse como un grave inconveniente a la hora de establecer un
sistema de archivos. Sin embargo, sí podemos ver cuatro leye\ generales que inten-
taban generar una política de archivos, aunque sin conseguirlo por la dispersión y des-
lavazamiento de las normas jurídicas al respecto. Este conjuiito de leyes viene re-
presentado por las siguientes disposiciones: Decreto de 24 de julio de 1947, sobre
ordenación de los Archivos y Bibliotecas y del Patrimonio Hidórico Documental y
Bibliográfico, Ley 26 de 1972, de 21 de junio, para la defensa del Tesoro Documen-
tal y Bibliográfico de la Nación; Decreto 914/1969, de 8 de mayo, sobre creación del
Archivo General de la Administración Civil y Orden de 25 de febrero de 1971, sobre
acceso gratuito a los archivos y bibliotecas del Estado.
Al margen de estos cuerpos legales, existía una organizacih e instituciones ar-
chivísticas que intentaban hacer posible una unidad, unas relaciones y una estructu-
ra en las que aglutinar toda una serie de requisitos y de necesidades. Estos elementos
fueron la Subdirección General de Archivos, unas Juntas asesoras e informativas en
todo lo relacionado con el acrecentamiento, conservación y utilización del Patrimo-
nio Documental; una Inspección, con el triple cometido de rev i\ión, información es-
tadística e informatización de los archivos; unos Centros Nacionales para el asesora-
miento y protección del Patrimonio Documental, como el de Restauración de Libros
y Documentos, el del Tesoro Documental y Bibliográfico, el de Información Docu-
mental, el de Estudios Bibliográficos y Documentales y el de Microfilm; los archi-
vos propiamente dichos; unos medios presupuestarios; un pet 50nd profesional re-
presentado por los cuerpos Facultativo de Archiveros, Bibliotecarios y Arqueólogos
y de Ayudantes de Archivos, Bibliotecas y Museos; y unas asociaciones y escuelas.
Pero con la sanción de la Ley 16/1985, de Patrimonio Histórico Español, por ser
una disposición que influye en los archivos de forma crucial, l a situación cambia ra-
dicalmente, apoyado todo ello por el Estatuto de Autonomía de Canarias y decanta-
do y definido en concreto, en lo que a nuestros intereses respecta, en la Ley 3/1990,
de 22 de febrero, de Patrimonio Documental y Archivos de Canarias. Desde este mo-
mento ya no se puede hablar de un único sistema de archivos. sino de dos sistemas
perfectamente diferenciados: el Sistema de Archivos Estatal y el Sistema Archivísti-
co Canario. La nota negativa de este sistema compartido es que existen importantes

- 122 -
 LAS mi c EDADES DE LOS ARCHIVOS

diferencias en planificación y en organización, amén de no existir una fuerte coordi-

nación entre ellos, lo que impide una integración armónica en un sistema Único a dos
niveles administrativos. Por tanto, a ambos sistemas nos habiemos de referir.
El Sistema Archivístico Estatal está compuesto por una red de archivos de titula-
ridad estatal adscritos o no al Ministerio de Educación y Cult tira (archivos naciona-
les adscritos al Ministerio mencionado, archivos de gestión trmsferida a las comuni-
dades autónomas, como es el caso de los Históricos Provincides, y los archivos de
la Administración Central no adscritos al referido Ministerio). y por unos centros y
servicios archivísticos de carácter técnico (Ministerio de Educación y Cultura, Ser-
vicio de Microfilm de la Subdirección General de Archivos Estatales, Instituto de
Conservación y Restauración de Bienes Culturales, Centro de Información de Ar-
chivos, Junta de Calificación, Valoración y Exportación de Bienes del Patrimonio
Histórico, Consejo del Patrimonio Histórico, Comisión Superior de Documentos Ad-
ministrativos, Junta Superior de Archivos).
Paralelos e imbricados a este sistema se encuentran los de las comunidades au-
tónomas. En lo que a nosotros respecta, nos interesa ahora, evidentemente, el referi-
do a la Comunidad Autónoma de Canarias. El Estatuto de Autonomía de Canarias
atribuye a la homónima comunidad autónoma la competencia exclusiva en materia
de archivos, siempre que éstos no sean de titularidad estatal, competencia que toma
cuerpo en la Ley 3/1990 mencionada más arriba. En esta dispoxión se define el Sis-
tema Archivístico Canario como “una red de centros que acojrrn los documentos de
las diversas edades, y un conjunto de órganos ejecutivos y asrsores, que funcionen
de acuerdo con esta ley” (art. 8). No obstante, la red de centros no está suficiente-
mente definida, como acontece en otras comunidades, que los citan por sus nombres,
pues por tal considera “a todos los archivos de titularidad autonómica, insular y lo-
cal y a las entidades privadas que reciban ayuda económica dc los poderes públicos
canarios”. En cambio, no contempla dentro de esta red a los do5 Archivos Históricos
Provinciales por no considerarlos de titularidad autonómica, aunque reciben de ésta
apoyo económico en cuanto a gastos de personal, de adquisiciones, y de reparacio-
nes y mantenimientos. Mejor definidos están los Órganos consultivos y asesores que
constituyen el Sistema Archivístico Canario, que son el Consejo Regional de Archi-
vos y los Consejos Insulares de Archivos, aunque aún están poi crearse.
El único archivo que se cita es el Archivo General de Canarias (art. 14), en cuan-
to se dice que se habrá de crear (aún no lo está) con las funciones de “recoger, con-
servar y servir toda la documentación de las instituciones propias de la comunidad
canaria... y recopilará, en el soporte adecuado la docurnentac i(ín histórica de irzte-
rés en los demás archivos de Canarias”. Esto nos hace pensar que tendrá la catego-
ría de intermedio, aunque se omite tal adjetivo, lo cual puede producir equívocos. Por
otro lado se dice que recopilará en el soporte adecuado la docuinentación histórica.
Si en esta afirmación tiene cabida el papel como soporte adecuado, muchos archivos
tenderán a desaparecer por verse obligados a transferir su masa documental al citado
Archivo General de Canarias. Menos no se puede decir. Por ot1o lado, muchos pun-

- 123 -
tos se posponen a un reglamento posterior, que aún no ha sido I edactado, reglamen-
to que deberá ser muy elaborado para que la ley surta efecto y >eaeficaz.
A partir de un sistema de archivos, los distintos conjuntos le documentos gene-
rados por las diferentes administraciones no pueden considera: ,e aisladamente, sino
formando parte del conjunto orgánico de todo el país, en genei tl, y de la comunidad
autónoma, en particular. En el sistema se han de integrar tantc los archivos históri-
cos como los administrativos. Por tanto, es del todo imprescinliible llevar a la prác-
tica unas transferencias y unos expurgos reglamentados y supe(iitados a un calenda-
rio prefijado, ya que sin este proceder no existiría un sistema tíe archivos eficaz. Es
más, un sistema de archivos ha de ser fiel reflejo de la estructura administrativa de
un país, centralizada o no.
Por todo lo dicho, un sistema regional de archivos, ademk de los elementos an-
tes mencionados, ha de contar con otros de coordinación, fundamentales hoy día, co-
mo es la creación y mantenimiento de interconexiones orgánic,i\ entre los archivos y
la Administración, y su coordinación con el Sistema de Archivo\ Estatales, con lo que
crear una unidad homogénea a partir de elementos diferenciados e independientes.
Veamos los órganos de gestión administrativa. La Comuni(lad Autónoma de Ca-
narias tiene competencias en materia de archivos y patrimonicl documental, compe-
tencias que antes recaían en el Ministerio de Cultura, y que ahora quedan adjudica-
das a la Consejería de Cultura y Deportes del Gobierno de Canarias (Viceconsejería
de Cultura y Deportes) por R.D. 3.355/1983, de 28 de diciemixe, sobre traspaso de
funciones y servicios del Estado a la Comunidad Autónoma dc, Canarias.
No está del todo clarificado a quién debe corresponder lac competencias en ma-
teria de archivos. Según el Reglamento Orgánico de la Consejei ia de Educación, Cul-
tura y Deportes del Gobierno de Canarias, corresponde a la Dircc>ciónGeneral de Cul-
tura, por tener competencia en determinados aspectos del patriirionio documental, ya
que a ella le corresponde la confección del censo y catálogos recionales del dicho pa-
trimonio, y autorizar la consulta de los documentos que lo inti,gran, en los casos le-
galmente establecidos. En la práctica, es de esta Dirección General de quién depen-
de la Coordinación Técnica de Archivos y Bibliotecas, como unidad administrativa
responsable de la coordinación de los temas relativos a los are-hivos de la Comuni-
dad Autónoma. Los archivos históricos provinciales, a su vez dependen de esta Di-
rección General.
Evidentemente, no es suficiente con definir unos órganos .idministrativos ejecu-
tivos y asesores, carentes de vida propia, si no se cuenta con los xchivos propiamente
dichos, engarzados en una red de centros con el cometido de ia recogida, conserva-
ción y organización de la masa documental producida.
Todo esto está muy bien, y hay que defenderlo por conveniixnte, pero ¿cuáles son
los problemas que se nos plantean? En primer lugar, no aparcce representada en la
Ley esa incardinación del Sistema Regional de Archivos con el Sistema Nacional.

- 124 -
 LAS T R t 5 EDADES DE LOS ARCHIVOS. .

Muestra de ello es la ausencia, en todo el articulado, de los archivos de titularidad es-

tatal con gestión transferida (los históricos provinciales), salvo cierta referencia a la
no injerencia en su campo de acción. Por otra parte, se aprecia cierta ambigüedad en
lo que se refiere a las competencias en materia de archivos de los Cabildos Insulares,
para lo que hay que tener presente los Decretos 60/1988, de 12 de julio, y 152/1994,
de 12 de abril, sobre traspaso de funciones y servicios de la (’omunidad Autónoma
de Canarias a los Cabildos Insulares en materia de cultura, deportes y patrimonio his-
tórico artístico insular.
Pero lo más notorio es la falta de desarrollo en lo que se rcfiere a la red de cen-
tros de archivos de la Administración de la Comunidad Autónoma, y la no mención
de los archivos centrales de las consejerías, ejes fundamentales del Sistema, cuya ine-
xistencia nos explica el caos organizativo de algunos departamentos a la hora de con-
servar sus documentos. Tampoco se clarifica la situación de lo\ archivos municipa-
les con respecto al Sistema de Archivos.
Es más, en todo sistema de archivos deben estar presentes unos Órganos consul-
tivos y de asesoramiento a la Administración, en lo que a la gestión y planificación
archivística se refiere, ya que sería presuntuoso e injustificado exigirle una prepara-
ción específica propia de una disciplina diferente, como lo es la Archivística. Imper-
donable sería que no quisiese o supiese dejarse asesorar. Si la Administración debe
contar con una asesoría de profesionales en la materia, como acabamos de insinuar,
asimismo se ha de contemplar la posibilidad de dar formación suficiente a los nue-
vos archiveros o de reciclar a los ya formados, pues la Archivística no es disciplina
muerta, sino viva y abierta a las nuevas corrientes y moderna\ técnicas, de las que
puede hacer buen uso en beneficio de su propio saber y quehacer cotidiano.
Lógicamente, todo lo hasta aquí dicho ha de ser considerado a la hora de esta-
blecer un Sistema de Archivos de Canarias. Y si consideramos que un sistema de ar-
chivos se configura como un conjunto de actividades a través de una red de centros
y servicios técnicos, capaces de estructurar la recogida, transferencia, depósito, or-
ganización, descripción y servicio de documentos, y que a partir de un sistema de ar-
chivos, la producción documental de las diferentes administraciones no pueden con-
siderarse aisladamente, sino formando un conjunto orgánico. habremos de partir
entonces de tres principios elementales.
El primero es que un documento es el mismo desde que se produce en la oficina,
como soporte y herramienta de una gestión determinada, hasta que es depositado en
un archivo histórico, donde es considerado, además de como te\timonio al servicio
de los ciudadanos, como fuente primaria de investigación.
El segundo es que el incremento del volumen de produccióii de documentos por
parte de las administraciones nos lleva a la determinación de que “para conservar
hay que eliminar”. Por lo tanto, es imprescindible que existan di terentes tipos de ar-
chivos, según las diferentes edades de los documentos, a saber: archivos de gestión
o de oficinas (valor administrativo pleno), archivo central (valor administrativo re-

- 125 -
EL ARCHIVO Y EL ARCHIVERO

ducido), archivo intermedio (valor que fluctúa entre el administrativo y el histórico)

y archivo histórico (valor histórico).
El tercero es la mecánica del paso de los documentos de un archivo a otro, que
se conoce bajo la denominación de transferencia documental. Pero hay que tener en
cuenta que en ningún caso puede considerarse como transferencia el simple traslado
físico, de un archivo a otro, de documentos sin identificar y vLilorar,y sin su precep-
tivo boletín de entrega.
Una vez que han quedado claras estas consideraciones, pisemos a describir lo
que sería el Sistema de Archivos de Canarias, aunque ya lo ha) amos insinuado ante-
riormente. Sin lugar a dudas, tendremos que tener presente la Ley 3/1990, de 22 de
febrero, de Patrimonio Documental y Archivos de Canarias, hoy por hoy vigente, pe-
ro sin aplicación por ausencia del reglamento correspondiente. Atendiendo a todo lo
dicho hasta el momento, el Sistema de Archivos de Canarias está constituido por un
conjunto de órganos, centros y servicios, cuya misión sería la conservación, enri-
quecimiento y difusión del Patrimonio Documental de Canarias. Dentro de los órga-
nos, hay que hacer una división entre los consultivos y los de gestión administrativa.
Entre los primeros, con un carácter de consulta y de asesoramiento para la Ad-
ministración en materia de archivos y patrimonio documental. según la Ley antece-
dente, son: el Consejo Regional de Archivos (órgano consultivo y asesor del Gobier-
no de Canarias); y los Consejos Insulares de Archivos (órganos consultivos y asesores
de los Cabildos Insulares). Ambos compuestos “por represerrrantes de los distintos
centros y servicios integrados en el Sistema, así como por repi esentantes de asocia-
ciones de profesionales de archivos y otras personas relevantcs de la docencia y la
investigación”. Estos serán oídos y considerados en las cuestiones técnicas y en lo
referente a: planificación y programación en materia de archivos, declaración como
“históricos” de documentos y fondos, definición de los ciclo\ documentales, selec-
ción de los documentos para su eliminación o conservación 4 adquisición de docu-
mentos de interés para la Comunidad.
Entre los segundos, se cita un “Servicio de Archivos”, con la denominación y ca-
tegoría que se adopten, con los cometidos siguientes: el estudio, planificación y pro-
gramación archivística de la Comunidad Autónoma; estudio y propuesta de creación
de centros y servicios archivísticos autonómicos necesarios; gestión de los archivos
de titularidad estatal, de acuerdo con los convenios establecidos con la Administra-
ción Central; coordinación de los centros de distintas titularidades que se integren en
el Sistema de Archivos de Canarias; inspección de los centros y servicios integrados
en el Sistema de Archivos de Canarias; aprobación de normas técnicas, y prestación
de servicios de Conservación y restauración de los bienes del Patrimonio Documen-
tal de Canarias.
Y, por Último, como queda ya dicho, el Sistema de Archib os debe estar integra-
do por unos centros o archivos públicos (de la Administración Autonómica, de la Ad-
ministración Central Delegada, de la Administración Municipal y de la Administra-

- 126 -
 LAS TRES f DADES DE LOS ARCHIVOS ...

ción de los Cabildos Insulares) y, por qué no, por cuantos archivos privados deseen
integrarse en dicho Sistema.
En primer lugar, atendiendo a nuestra organización admini\trativa de estructura
vertical, se han de situar los archivos de gestión o de oficina, cvn la misión de con-
servar organizadamente los documentos y expedientes en trámite, es decir, con vida
administrativa plena. Son los propios de los negociados, entendidos éstos como uni-
dades de gestión menor. Por debajo de éstos, habrá de situarse el archivo central, que
es el eje fundamental de todo el Sistema y el responsable de la aplicación de las nor-
mas de funcionamiento. Por tanto debe mantener una relación constante con los ar-
chivos de oficina y con el archivo intermedio. Es quién debe establecer los plazos de
permanencia, así como la información necesaria sobre el plazo de prescripción de los
valores administrativos de cada serie documental, y estudiar la posibilidad de desa-
rrollo de valores secundarios. Por consiguiente, la Presidencia del Gobierno y cada
una de las consejerías dispondrán de su respectivo archivo central, cuyo objetivo se-
rá recoger, conservar y organizar la documentación de la conse.jería, una vez finali-
zada su tramitación por la oficina u órgano correspondiente, ha\ta tanto se transfiera
al Archivo General de Canarias.

Entre estos centros, y en tercer lugar, necesariamente habrá de existir un Ar-

chivo General, a nivel regional, que recoja toda la documentación producida por
el ente autonómico, por todos sus órganos legislativos, ejecutivos y consultivos,
por cualesquier otras instituciones o administraciones que lo soliciten, y toda aque-
lla otra documentación que no haya sido recogida por el archivo al que legalmen-
te le corresponda. La organización de este Archivo General de Canarias queda re-
flejada en el art. 14.1 de la Ley 3/1990 de Patrimonio Documental y Archivos de
Canarias. Este Archivo General deberá tener carácter intermedio e histórico, por
lo que deberá recoger la documentación depositada en los archivos centrales del
Gobierno.
Dada la singularidad territorial de Canarias, dicha Ley (art. 15.1) también con-
templa la creación de los Archivos Generales Insulares, como otro estadio del siste-
ma de Archivos. Según esta Ley, serán creados por los Cabildos Insulares de cada is-
la; tendrán ámbito insular y carácter administrativo e histórico, y serán competentes
para recoger la documentación producida en las distintas instituciones y entidades
públicas y privadas de cada isla, que no sean competencia de otros archivos.
Piezas claves del Sistema han de ser los Archivos Históricos Provinciales, que
hasta ahora han sido archivos intermedios e históricos de la provincia, aunque por ley
pueden recoger cualquier tipo de documentación pública o privada, siempre y cuan-
do se mantengan los convenios establecidos con el Ministerio de Cultura, ya que es-
tos archivos forman parte de la red de archivos estatales. En la realidad presente, por
falta de medios técnicos y económicos y sobre todo de infraestructura, se convierten
asimismo en archivos intermedios de la administración autonómica. El estadio últi-
mo del Sistema serían los archivos municipales.

- 127 -
EL ARCHIVO Y EL ARCHIVERO

La situación actual, en lo que se refiere a los archivos de la Administración de la

Comunidad Autónoma, se caracteriza por la inexistencia de archivos centrales en ca-
da una de las consejerías, exceptuando la Consejería de Hacienda. Es por ello por lo
que podemos afirmar de forma tajante que no existe en Canai ias un sistema verda-
dero de archivos, a falta de este eslabón primordial y de los elementos anteriormen-
te citados, por no haber sido constituidos hasta esta fecha.
En este sentido, la situación es tan grave que nos consta que parte de la docu-
mentación generada por la Administración Autonómica ha de5aparecido y sigue de-
sapareciendo día a día. La no existencia de archivos centrales ha contribuido a ello.
En algunos casos, a lo más que se llega es a contar con unos depósitos de papeles,
donde se va amontonando la documentación. Por tanto, es tal la cantidad de docu-
mentación acumulada, que se hace preciso desprenderse de ella, por molesta, para
permitir el recibo de una nueva remesa. Por otra parte, no existe ningún criterio de
racionalización en lo que se refiere a la gestión de documento\, desde el documento
en que nacen en los archivos de gestión, hasta que se cumple su vigencia adminis-
trativa, por lo que permanece en las oficinas por tiempo indeterminado y sin ningún
criterio técnico de organización, en la mayoría de los casos. Esta situación crea un
vacío documental de cara a futuras investigaciones, por lo que, entre otras razones,
no se podrá contar con las fuentes primarias de un período tan fundamental de nues-
tra historia, como fue el paso de una administración centralirüda a una administra-
ción autonómica (Pérez Herrero y Ruiz Benítez, 1994).
De toda la situación descrita se deduce claramente la necesidad de contar con
unos recursos económicos suficientes y con unos recursos humanos altamente pro-
fesionalizados. Pero hay que apuntar que los primeros son insuficientes en pocos ca-
sos e inexistentes en el resto, todo ello debido a la precaria sensibilidad que hasta la
fecha han demostrado las administraciones canarias, aunque, e\o sí, va lentamente en
aumento. En cuanto a los segundos, significar la ausencia del Cuerpo Facultativo y
de Ayudantes de Archivos en los cuerpos y escalas de la Fuiición Pública Canaria,
salvo los que por transferencia de la Administración del Estado tuvo que asumir. De
nada valdría disponer de infraestructura y de apoyos legales si no fuesen acompaña-
dos de los oportunos elementos técnicos, económicos y humanos que logren la efi-
cacia que se exige a las administraciones públicas en la gestión de sus recursos (Sans
i Travé, 1997, p. 85).
Volviendo a los niveles teóricos del concepto, ya que por el momento no pode-
mos presentar otra situación, a continuación se ofrece una iniagen gráfica ideal del
Sistema Canario de Archivos, en el que se distinguen claramente dos áreas perfecta-
mente diferenciadas. La primera corresponde a los órganos administrativos ejecuti-
vos y asesores. La segunda, a las cuatro redes de centros (archivos) que dan vida, jus-
tifican y obligan la existencia de un sistema que aglutine en un mismo cometido y
finalidad a todos los elementos constituidos para la defensa, conservación y custodia
del Patrimonio Documental Canario.

- 128 -
 LAS TRE.\ EDADES DE LOS ARCHIVOS ...

Sistema Canario de Archivos

SERVICIO DE
CONSEJOS INSULARES DIRECCI~NGENERAL WICROFILMACI~N
DE ARCHIVOS SERVICIO DOCENTE
COORDINACI~NTÉCNICA SERVICIO TRATAMIENTO
DE ARCHIVOS DOCUMENTAL
SERVICIO CONSERVACI~N

ADMINISTRACION AUTONOMICA

DE CANARIAS E INTERMEDIO

ADMINISTRACIÓN MUNICIPAL ADMINISTRACIÓNDI: CABILDOS INSULARES

A. Gestión A. Gestión A. Gestión A. Gestión

T L L
ARCHIVO MUNICIPAL
que hace de Central,
z T
/
Intermedio e Histórico ARCHIVO GEUERAL INSULAR
J I
REDES DE CENTROS

- 129 -
EL AKCHIVO Y EL ARCHIL’EUO

ARCHIVO DE GESTIÓN O DE OFICINA:

Los archivos de gestión son los que reúnen toda la docurncntación, tanto la en-
dógena como la exógena, en trámite y sometida a constante coiisulta de una oficina.
Por consiguiente, se crean por necesidad en cada una de las unidades administrati-
vas, perfectos focos productores de documentos, por ser herraii:ientas perfectas para
originar y desarrollar los actos administrativos de su incumbeiicia. Son los que ma-
nejan los administradores públicos (no los archiveros aún) y si‘ ubican especialmen-
te en los negociados, servicios, y en cualesquiera otras dependmcias en que se pue-
da estructurar un departamento de administración pública. En owas palabras, es el que
se forma en la unidad administrativa productora de documento\.

Una interesante definición de archivo de oficina, si quitanios el término de co-

lección, es la que nos ofrece Romero Tallafigo (1994, p. 28 l ) , por cuanto recoge en
ella los conceptos de producción documental, de gestión administrativa, el uso de los
documentos y el testimonio que éstos nos ofrecen. Nos dice que el archivo de ofici-
na es la agrupación (leemos colección, término que evitamos) “de documentos pro-
ducidos y recibidos por una oficina o sector de gestión de un oiyanismo para el ejer-
cicio de unas competencias concretas y responsables, conserva(los por aquella como
instrumentos de tomas de decisiones, tramitación de asuntos, tlefensa de derechos y
conocimiento de sus actividades”.

Se tratan de archivos vivos, pues sus fondos están en constmte desarrollo, creci-
miento y uso. Son, pues, la fuente de la que mana sin interrupción la documentación
pública, que es la que compone, en un altísimo porcentaje sin lugar a dudas, el Patri-
monio Documental de los pueblos, y la que da origen a la memoria histórica de las
sociedades organizadas. Estos testimonios tienen en potencia i i i i valor histórico, que
de activarse en algún punto del ciclo vital de los documentos que forzosamente han
de recorrer, les permitirá alcanzar el nivel de conservación permanente en el archivo
histórico. Por el contrario, de no activarse, sucumbirán ante las pruebas de eficacia a
que son sometidos por la mecánica de la valoración y se1eccjh-1, por otros llamada
expurgo e, incluso, tría.

Esta primera etapa de la primera de las edades (la segunda ctapa son los archivos
centrales), desde un punto de vista archivístico, no es de excesiva complejidad, ya
que su organización no consiste más que en respetar la formación espontánea de las
series documentales, el principio de procedencia y la génesis 4eguida por los docu-
mentos. Es decir, cada negociado produce unos tipos específicos de unidades docu-
mentales (expediente administrativo, por otro nombre) que caracterizan su función y
que los diferencian. El negociado de personal construirá expedientes personales de
los trabajadores de la institución, o también expedientes de coiivocatorias de oposi-
ciones para el ingreso en la Administración Pública. Una intervención incoa expe-
dientes de modificación de crédito, cuando éstos no han sido previstos con suficien-

- 130 -
 LAS T R t EDADES D t LOS ARCHIVOS

cia en el presupuesto ordinario correspondiente. En resumen. los documentos (sim-

ples o complejos) nacen en los archivos de gestión perfectarncnte organizados (cla-
sificados y ordenados), equilibrio natural que se ha de manteijer hasta que cumplan
al completo su ciclo vital. Por desgracia, esto no ocurre así ei la mayoría de los ca-
sos, dado que la práctica diaria en el conocimiento de las adn I inistraciones canarias
nos ilustra que si nuestras unidades administrativas productor<isde series documen-
tales las generan ordenadamente, también las desorganizan inh oluntariamente al per-
der interés por las mismas, desinterés que se manifiesta cuantlo han cumplido la fi-
nalidad para la que fueron premeditadamente gestadas.

Es sincera la preocupación que muestran la mayoría de los wxretarios y otros car-

gos administrativos por la organización de los archivos de 01 icina, pero no menos
verdad es que este trabajo se suele reservar para momentos de escaso trabajo, mo-
mentos que nunca llegan. Los documentos se van apilando amenazadores y agostan-
do esa sentida y noble preocupación de antaño. El resultado e i el esperado: la orga-
nización no se hace o, de acometerse en ratos libres, nunca se encuentra al día (Brauman,
1962). Este es un mal universal que afecta a las administraciorics de todos los países.
Así los archiveros municipales franceses se lamentaron de esta cruda realidad al re-
conocer que “tres rares sont les services municipau.: qui ont l(1 temps et la place de
classer eux-memes leurs archives” (Saint-Blanquart, 1956). Los documentos quedan
al azar. La situación se suele resolver, en el caso de que no se dc\truya tranquilamente
esa amalgama de documentos, clasificándolos bajo el epígrafe de “diversos”. Por tan-
to, cuando en los cuadros de clasificación encontramos la “seric de diversos”, no he-
mos de pensar en una tipología documental concreta, sino en un ahorro de esfuerzo
a la hora de la clasificación. El origen de este desfallecimiento que se activa a la ho-
ra de emprender un trabajo eminentemente archivístico, hay que buscarlo en la opi-
nión de los administradores de que el orden es necesario pero no urgente. Lo que pri-
ma es la expedición de los asuntos. La puesta en orden es secundaria, a realizar cuando
el tiempo lo permita. Sí importa que se diga que se administra nial, pero no que se ar-
chiva incorrecta o ineficazmente.

Los distintos tipos de documentos que se generan en esta primera etapa, de los
que ya hemos hablado en otro espacio anterior, al cual nos rzmitimos, son los si-
guientes: correspondencia, libros registros de entrada y salida de la documentación,
documentos de apoyo informativo y expedientes administrativo\. La conexión de lec-
tura entre el presente capítulo y el precedente es obligada para fornecer una com-
prensión de conjunto amplia y completa.

Mas los documentos no son por sí mismos suficientes para yenerar el concepto de
archivo, el de gestión en este caso. Es necesario, además, la presencia de determina-
dos elementos, actividades, tratamiento de la documentación y prestación de servicios
(Conde Villaverde, 1992, p. 30), cuya suma configura la idea dzl verdadero archivo.

- 131 -
 Los elementos o, por otro nombre, las herramientas de trabiijo con que ha de con-
tar todo archivo de oficina son las siguientes: cuadro general dc las competencias de
que es responsable la unidad administrativa, con descripción de los tipos documen-
tales que jurídicamente le son propios para desarrollar su acti\,idad; normativa rela-
tiva a la transferencia (periodicidad, modo, mecánica, etc.) de 4us documentos al ar-
chivo central correspondiente; registro de las transferencias producidas, formado por
los boletines de entrega de documentación debidamente cumpl iinentados y autoriza-
dos, a través del cual saber en todo momento la ubicación de la documentación ge-
nerada; índices oportunos (materias, onornástico, geográfico, tipológico ...) con los
que recuperar rápida y fielmente la información de interés y localizar con igual agi-
lidad y exactitud el expediente o expedientes requeridos; e impresos normalizados
necesarios para el manejo y control de la documentación, como lo son los boletines
o relaciones de entrega de documentación al archivo central, los testigos de saca de
expedientes de sus unidades de instalación autorizados para y por el propio archivo
de oficina, las peticiones de recuperación temporal de documentos transferidos al ar-
chivo central y los préstamos documentales a otras oficinas por razón del servicio.
Siempre que se proceda a efectuar un préstamo por las razones más arriba indi-
cadas, se rellenará la correspondiente ficha de préstamo por triplicado ejemplar: la
primera sustituirá al documento prestado en la unidad de instalación; la segunda la
conservará el archivero prestamista en el fichero de préstamos. ordenado alfabética-
mente por dependencias u otro orden que se estime oportuno; y la tercera se entre-
gará al peticionario junto con el expediente, que deberá presentar para su anulación
a la devolución del mismo. Una vez devuelto el documento, 1;i ficha colocada en el
fichero de préstamos activos pasará al fichero de documentos císvueltos.
Este modelo deberá ajustarse a la personalidad propia de cada administración, y
podrá tener el diseño que a continuación se presenta o bien otra apariencia; pero lo
que sí es aconsejable es que, de un modo u otro, contenga las Líreas de información
propuestas. Es recomendable que el formato del testigo sea del tamaño folio, e in-
cluso de color llamativo, para que sea fácilmente detectable y no se “pierda” entre
expedientes y documentos. Un registro de préstamos es siempre operativo para po-
der reclamar las unidades documentales no devueltas pasado un lapso de tiempo pru-
dente o estipulado.
Incluimos a continuación dos modelos para el testigo de saca y para la solicitud
de préstamo, ya que el mismo diseño puede emplearse en ambos casos. En cuanto al
registro y al boletín de transferencia, remitimos al lector al capítulo dedicado a los
instrumentos de descripción, en sus apartados de “Registro Gcneral de Entrada de
Documentos” y “Boletín de Remisión de Fondos” respectivameiite. Los restantes ele-
mentos no se incluyen ante la imposibilidad de supeditarlos a u11 esquema más o me-
nos fijo aplicable a las diferentes administraciones, por lo que los dejamos a su pru-
dente criterio.

- 132 -
 LASTRE? EDADES DE LOS ARCHIVOS..

(La presente ficha es una proposición de modelo, no un tipo fijo generalizado)

Testigo de Saca o Préstamo

PETICIONARIO N.9 PETICIÓN

Organismo: ...................................................................................................
Unidad Administrativa: .................................................................................
Persona: ......................................................... Cargo: .................................

DOCUMENTI
I
EXPEDIENTE 1 SERIE CONTENIDO 1 SIGNATURA

FECHA ENTREGA: ...../ ...../199 ......

l
FECHA DEVOLUCION:
......... .......
/ /199
........

ENTREGUÉ: RECIB~: ENTREGUÉ: RECIBí:

Fdo.: ....................... Fdo.: ........................... Fdo.: ........................ Fdo.: ...........................

- 133 -
EL ARCHIVO Y EL ARCHIVERO

El fondo documental ha de ser controlado por la persona cuitodia a través del de-
sarrollo de ciertas actividades definidas de antemano. Las podeiiios resumir en los si-
guientes apartados:

lladas en esta obra.

2.- Elaborar los ficheros necesarios para la recuperación exacta y ágil de la in-

3 .- Preparar las transferencias documentales hacia el Archivo Central.

4.- Llevar un registro de transferencias.
5.- Informar al Archivo Central sobre las series documentales que haya de reci-

6.- Solicitar y devolver al Archivo Central los documentos que necesite.

7.- Controlar los préstamos que autorice y exigir puntualmente su retorno.
8.- Impedir la diáspora de los documentos de su incumbenci'i por oficinas y ne-

9.- Controlar la accesibilidad, certificaciones, reproduccione4, etc.

El tratamiento a que estos fondos están obligatoriamente supeditados no son sino los
que el Procedimiento Administrativo y la legislación sobre el P'itrimonio Documen-
tal y Archivos determinan. Por tanto, no vamos a entrar en detalle sobre estas espe-
cificaciones, pero sí mencionarlas para su comprensión y cuiiiplimiento. El trata-
miento ordenado que se ha de aplicar a los documentos en s u primera edad es el
siguiente:

PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO DEL DOCUMENTO EXdGENO

1.- Llegada del documento al departamento.
2.- Apuntamiento en el Libro Registro de Entrada (n.g de ordcn de llegada, fecha
del documento recibido, fecha de su ingreso en la dependencia, procedencia
topográfica, remitente, extracto, nombre de la oficina a que compete, etc.).
3.- Estampación en el documento del sello de tinta, testimonio de su entrada (fe-
cha en que se recibe, n.Qde orden que le ha correspondido).
4.- Entrega a la oficina oportuna y competente en el asunto (negociado).
5.- Incorporación a su expediente de existir, o incoación de un nuevo expe-
diente.
6.- Clasificación de los expedientes por series documentales.
7.- Ordenación cronológica de las unidades documentales simples que configu-
ran cada unos de los expedientes.
8.- Se emplean para el uso administrativo, información, etc.
1 9.- Se transfieren al Archivo Central a los cinco años.

- 134 -
 LAS TRI 5 EDADES D E LOS ARCHIVOS ...

1.-Por menester administrativo se crea la necesidad de emitir un documento, do-

cumento que el jefe de la oficina ordena redactar.
2.- Se redacta un borrador que se presenta al jefe para su corrección y conformidad.
3.- El escribiente redacta la minuta desde el borrador corregido.
4.- A la vista de la minuta se redacta el original.
5.- Se conserva la minuta en el expediente y se remite el original al destinatario.
6.- Se asienta en el Libro Registro de Salida.

Históricamente debemos aclarar que en el s. XX, durante la época del empleo de

la máquina de escribir por percusión y cinta entintada, y antes de la aparición y uso
habitual del ordenador en las administraciones públicas, la minuta dejó de utilizarse
en la génesis del documento diplomático contemporáneo, pues se pasaba del borra-
dor al original mecanografiado directamente y sin mayores requisitos. Durante este
período, ya olvidado totalmente, se empleó, en un primer momento, el papel carbón
(luego el papel autocopiativo) para al tiempo de escriturar el documento original, ob-
tener en el mismo acto una o más copias. Este calco se conservaba en el expediente
de referencia como si fuese la minuta anterior, y el original se remitía al destinatario.
En la actualidad, el empleo de los ordenadores y de las impresoras enmascaran todo
este trámite, pero no lo evitan. Es decir, el ordenador permite que el escribiente re-
dacte un borrador, que se imprime para el visto bueno del jefe administrativo, y lue-
go, sobre las enmiendas efectuadas en el primer documento. éste se arregla y acli-
mata y se convierte en documento definitivo, que se manda imprimir dos veces
consecutivas (original y copia) con idénticas características internas y externas. Uno
de ellos se expide al destinatario y el segundo se conserva como documento endóge-
no en el expediente correspondiente. Hoy por hoy habría que dividir el “mundum” o
realización del documento definitivo en dos momentos claramente diferenciados. Un
primer momento de escrituración sin documento real (ordenador), y un segundo de
impresión del documento definitivo sin escrituración (impresora), que pueden estar
separados tanto en el tiempo como en el espacio (Pérez Herrero, 1994, p. 304).
El servicio que prestan es diferente según los usuarios. Estos documentos son de
consulta o acceso directo para la administración productora, 4 de consulta indirecta
para los ciudadanos que requieran información.
Quizá el principal problema que presentan estos archivos sea el que la política ar-
chivística española haya venido presentando desde antiguo mucha atención a los ar-
chivos históricos, en contraposición con el abandono mostrado por los administrati-
vos (Ruiz Rodríguez, 1995).Y la herencia de este comportamiento aún se hace notar
en la actualidad, pues son muchísimos los archivos de oficina que no cuentan con un
gestor de documentación (“record managers” para los canadienses) o archivero que
de ellos se ocupe. Tristemente se suelen encomendar a un funcionario que comparte
tareas propias con las de control y servicio de los documentos que se generan o reci-
ben en su oficina, sin otra mayor responsabilidad, por lo que suele quedar fuera toda
preocupación por su defensa y conservación organizada a la espera de ser remitidos

- 135 -
EL ARCHIVO Y EL ARCHIVERO

al archivo definitivo. Es urgente, pues, que se desarrolle una política archivística al

respecto, tanto a nivel nacional, como autonómico, local y privado, que contemple
los siguientes puntos: creación de puestos de archiveros administrativos, estrecha re-
lación entre éstos y el personal puramente administrativo, concentración de la docu-
mentación de la oficina en un solo enclave o archivo, exonerar a los funcionarios de
las tareas de búsqueda de documentos (a veces infructuosa) y dc organización y con-
trol de los mismos, cumplimiento de los plazos de transferencia documental, aplica-
ción de la valoración y selección documentales oportunas, conhervación correcta de
los documentos, publicación de unas reglas (aunque sean básicas) para la correcta y
general gestión documental y obligación por parte de todos los servicios y unidades
administrativas de una misma Administración, a cumplir dichas normas y responsa-
bilizarse del patrimonio documental a su cargo.
En la Comunidad Autónoma de Canarias es patente la inexistencia de los archi-
vos administrativos, la total ausencia de personal preparado para organizar esta do-
cumentación, la despreocupación general por la buena conservación de la documen-
tación administrativa (1 .c edad) y el desinterés, en muchos casos, por conservar este
patrimonio documental, que, aunque joven, es interesante para el presente y necesa-
rio para el futuro. Asimismo, se carece de archivos de oficina reglamentados, de ar-
chivos centrales en los departamentos autonómicos y en las administraciones locales
(municipal y cabildicia), y no se ha creado aún el archivo intermedio, etc.
Hay que considerar buena la inclusión de archiveros en las plantillas de trabaja-
dores para atender a los despachos y oficinas, como solución a todo lo dicho. Es no-
torio que las oficinas no ven con buenos ojos la intervención de los archiveros (sí en
los archivos definitivos, pero no en los administrativos), por cuanto los primeros no
consideran de interés a los documentos que no sirven para nada o para muy poco. Es-
ta opinión no debe desanimar al archivero, mas por el contrario le ha de enseñar a ac-
tuar con discreción y siempre a favor de la Administración. Si se aparta de esta reco-
mendación, la teoría y las más precisas circulares no le evitarán fracasar en su empeño.
La mejor solución es la de difundir una correcta doctrina mediante conferencias y
cursillos dirigidos a los administradores de todas las categorías y mediante una cer-
tera publicidad escrita. El resultado final será la formación de funcionarios respon-
sables de los archivos de los diversos niveles de la pirámide administrativa, y el sur-
gimiento de un gusto, preocupación e interés por una actividad desconocida hasta el
presente. Claro ejemplo de este aserto son los cursos anuales de formación sobre téc-
nicas archivísticas y tratamiento documental que viene impartiendo el Instituto Ca-
nario de Administración Pública, dirigidos al personal tanto del Gobierno de Cana-
rias como de la Administración Local. Se ha podido constatar por las evaluaciones
finales de los cursos del éxito de los mismos, simplemente porque los alumnos han
descubierto algo que hasta la fecha desconocían y, lo mejor, que tiene aplicación prác-
tica diaria en sus puestos de destino.
Esta situación origina una perniciosa lentitud en la acción administrativa, motivo de
crítica, ironía y, entre los ciudadanos más humoristas y resignados, de chiste y chanza
sarcástica. Incluso esta situación ha servido de inspiración literaria, de carácter de críti-

- 136 -
 LAS TRES l DADES DE LOS ARCHIVOS.

ca social, y así nos la encontramos en numerosos pasajes de la novela realista española

(Benito Pérez Galdós, por ejemplo) y en el por todos conocido artículo periodístico de
Mariano José de Larra. Lo verdaderamente sorprendente es que nunca se ha ocultado, y
siempre se ha dicho que es una de las asignaturas pendientes de 1~ Administración.
Lo que sí deseamos dejar claro es que la gestión documenial ordenada y regla-
mentada evita todo lo anterior; reduce los costes elevadísimos que ocasiona la pérdi-
da de tiempo de los trabajadores públicos en localizar, buscar y clasificar la infor-
mación, tiempo que rescatan de otras actividades; defiende y o1ganiza el Patrimonio
documental; y evita la destrucción indiscriminada de expedienies y documentos.
Los documentos en los archivos de gestión no han de permanecer en él más de cin-
co años, fecha en que se han de transferir al archivo central correspondiente. Este pe-
ríodo de permanencia, corto si se compara con los aplicados en los otros archivos del
ciclo vital de los documentos, se justifica por dos razones principalmente. La prime-
ra es de orden práctico, y no es otra que la necesidad de liberar a los archivos de ofi-
cina de toda masa documental que no necesitan ya en el cumplimiento de los actos ad-
ministrativos de su competencia, y habilitar o recuperar espacio para la documentación
reciente. La segunda razón deriva de la opinión universal de que un expediente, salvo
los de personal y pocos más, se resuelve en un período de tiempo no mayor a cinco
años. Dichas transferencias se han de efectuar según un trámite e4tablecido que se de-
nomina “flujo documental” (cf.: capítulo: Tipos de ingresos de documentos en los ar-
chivos) y controlado por un instrumento de descripción llamado “boletín de transfe-
rencias” (cf.: capítulo: Los descriptores de los archivos y de los documentos).

ARCHIVO CENTRAL:
Los archivos centrales, dentro del ciclo vital de los documentos, corresponden a
la segunda etapa de la primera edad de los archivos. Es decir, al 4egundo nivel de los
llamados archivos administrativos.
El objetivo del archivo central es el de coordinar y controlar el funcionamiento
de los distintos archivos de gestión, y el de reunir en un mismo centro los documen-
tos generados y recibidos por éstos Últimos que sean de consulta esporádica o con el
trámite ya cumplido y finalizado. Cada institución ha de contar con un Único archi-
vo central (unicidad que se contrapone a la pluralidad de los archivos de gestión) don-
de reunir orgánicamente toda la masa documental empleada en su misión adminis-
trativa. Su fondo está construido por la suma de todas las series documentales propias
de la institución a la que pertenece, que recibe por transferencia individualizada des-
de cada una de las unidades administrativas correspondientes. Por vez primera se jun-
tan en un mismo local todos los documentos, aunque sin perder por ello el principio
de procedencia. Desde este momento ya van a caminar juntos en dirección al archi-
vo intermedio y después hacia el archivo histórico.
El archivo central no está cercano a los negociados o archivos fuente, pero aún
se mantiene dentro de la institución a la que pertenece, para poder ser utilizados en

- 137 -
EL ARCHIVO Y EL ARCHIVERO

cualquier momento por las oficinas y funcionarios que lo necek I ten. Ahora ya sí po-
demos afirmar que la figura del archivero se hace necesaria por obligación para con-
trolar el fondo documental bajo un prisma eminentemente archi vístico, cuyo conoci-
miento sólo tiene este técnico por estudios específicos.
Las funciones del archivo central son muchas y de un valoi primordial, pues es
ahora cuando los conceptos de clasificación, ordenación, insta I x i ó n , descripción y
conservación toman un valor significativo, conceptos que se dcberán mantener con
toda exactitud hasta cumplirse el ciclo vital de los documentos. Como eje fundamental
del sistema de archivos que es, está encargado del control y trai'imiento de las series
documentales en la fase de producción, acciones ambas que desde este momento irán
hermanadas con la masa documental correspondiente y con las transferencias subsi-
guientes a que se verá sometida la documentación tratada. Según Conde Villaverde
(1992, p. 41), el tratamiento y control que el archivo central ha de realizar se divide
en cinco etapas: Identificación, Valoración, Descripción, Difujión y Conservación.
La función de identificación pretende comprender y definir I'i personalidad de las
series mediante el análisis de sus respectivos elementos orgánico\ (oficina productora)
y funcionales (tipología documental), y la aplicación en todos los casos de los dos prin-
cipios básicos de la Archivística actual, como lo son el principio del respeto al origen
de procedencia y el respeto a la estructura interna del fondo. En e\tos estudios se habrá
de tener presente una serie de datos. Para el análisis del elemento orgánico, se deberá
conocer la fecha de creación y de supresión de la unidad adminktrativa (en el caso de
haber fenecido el organismo), los cambios de estructura, las in\tituciones que le han
precedido en el cumplimiento de la función, el organismo u orgaiiismos que heredaron
sus competencias y cuantas cuestiones se estimen oportunas. Pura el análisis del ele-
mento funcional, se deberá barajar la información siguiente: evo1ución del organismo
productor (historia de las instituciones), competencias a él encorncndadas con inclusión
de las disposiciones y normas que las regulen y definan todo SLI procedimiento en la
gestión documental (conocimiento del procedimiento administra1ivo y de diplomática).
Para todo ello se deberá manejar cuantos documentos de apoyo iniormativo se estimen
necesarios, como los boletines oficiales históricos y actuales, repertorios legislativos,
bibliografía, contactos con los administradores, etc. El fruto obtenido de todos estos es-
tudios es del más alto interés por cuanto su utilidad es inexcusable, y lo podemos con-
cretizar en los elementos o instrumentos siguientes:

INSTRUMENTOS DEL ARCHIVO CENTRAL

Fichero de organismos.
Fichero de disposiciones legales.
Reparto de competencias.
Conocimiento del procedimiento administrativo seguido.
Documentos constitutivos de cada serie docurncntal.
Cuadro de clasificación de fondos.

- 138 -
 LAS Ttíl S EDADES D E LOS ARCHIVOS..

La valoración de la documentación es otra de las fases dcl tratamiento archivís-

tic0 que pretende conocer los valores primarios (valor administrativo, legal y proba-
torio) y secundarios (valor histórico e informativo) de las serie4 documentales. El aná-
lisis de la valoración conlleva la determinación de unos plazo\ de transferencia, de la
anuencia a su accesibilidad y de si procede su conservación ( I su eliminación total o
parcial (expurgo por muestreo). La valoración documental se tia de conceptuar siem-
pre desde el punto de vista de la calidad, que hace que una cosa sea digna de elimi-
nación o, por el contrario, de aprecio. No se ha de entender como valor económico,
producto de una tasación premeditada; aunque es obvio que todo documento tiene un
valor crematístico indudable, que se aplica en exclusividad en las adquisiciones, do-
naciones y en los seguros de salida temporal del archivo para exposiciones y mues-
tras documentales.
En todo análisis de valoración se tendrá en cuenta la trabcendencia o importan-
cia inmediata que el documento presente para la actividad adininistrativa para la que
ha sido generado, sus períodos de prescripción, los plazos de resoluciones y de recu-
saciones aplicables, su posibilidad de eliminación y los plazos de cautela que moti-
ven su reserva de cara a su uso como documento de información e investigación (de-
recho a la intimidad personal y familiar, secretos oficiales, seguridad y defensa del
Estado, averiguación de delitos, propiedad intelectual, etc.). Como resultado a todo
lo dicho, el análisis de las series documentales nos ofrece los Gguientes elementos de
gran valor para el archivero:

ELEMENTOS RESULTANTES DEL ANÁ LIsIs

Importancia administrativa del documento (valor primario).
Importancia informativa del documento (valor sccundario).
Plazos de permanencia de cada serie en el archivo de gestión y en el central.
Períodos de prescripción administrativa.
Juicios sobre su eliminación total o parcial o su conservación.
Juicios sobre su accesibilidad o reserva y plazos que puedan mediar entre ambas.

Este trabajo de análisis para la valoración inteligente de las series documentales

no se ha de realizar exclusivamente por el archivo central, sino que se ha de efectuar
en contacto directo con los archivos de gestión (archivos fuentes del central) y con el
archivo intermedio (archivo destino del central). Esta concu i-rencia de niveles con-
siente una completa valoración de los documentos, pues permite considerar lo que
fue (archivos de gestión), lo que es (archivo central) y lo que será (archivo interme-
dio e histórico).
Culminadas las dos fases descritas, es el momento de proceder a la tercera, que
no es otra que la elaboración de los instrumentos de descripción oportunos para fa-
cilitar el conocimiento y la consulta de los fondos documentales del archivo. Como
recalcaremos en el capítulo destinado a los instrumentos de descripción, todo pro-

- 139 -
EL ARCHIVO Y EL ARCHIVERO

grama de descripción de archivos está sujeto a unas normas, cuyo exacto cumpli-
miento evita esfuerzos duplicados y trabajos infructuosos por repetitivos. Por tanto,
la descripción de un archivo central ha de partir de lo realizado en la etapa anterior y
de lo que se vaya a realizar en niveles posteriores del ciclo vital de los documentos.
Asimismo, y gracias a la valoración de las series documentales. se despreciará el in-
ventario de las series que hayan sido marcadas para su eliminacicín en cuanto se cum-
plan ciertas circunstancias determinadas de antemano. Los instrumentos de descrip-
ción propios de estos archivos, que se estudiarán en capítulos posteriores, son:

Descriptores recomendados Descriptores no recomendados

Registro de Entrada de Fondos
Registro de Salida de Fondos
Registro de Préstamo de Fondos Guía
Registro de Consultas Trípt icos
Registro Topográfico Catálogos
Registro Gráfico de Depósitos Edición de Fuentes
Inventario de las Series
Índices

Hemos optado por la clasificación en dos grandes grupos de descriptores, los

recomendados y los no recomendados, por las diferentes opiniones que circulan
al respecto, sin solución de consenso. Es cierto que en muchos archivos centrales
se prescinde de la confección de guías, trípticos, catálogos y ediciones de fuentes,
que se reservan fundamentalmente a los archivos históricos; pero hay otros, en
cambio, que sí ven la productividad de estos niveles más p i ~ f u n d o sde descrip-
ción. La elección de los niveles de descripción van estrechamente vinculada a las
necesidades de usuarios (administraciones, administrados e t i istoriadores), nece-
sidades que se han de contemplar a la hora de la localización y ofrecimiento de la
información solicitada. Cada vez es más el uso, por parte de los investigadores de
nuestro pasado, de la documentación más reciente para confeccionar la historia
que se ha venido a llamar inmediata. Quizá esta nueva historiografía justifique por
obligación la implantación de las prácticas descriptivas de lo\ archivos históricos
en los archivos de otros niveles, práctica aún no decantada y aceptada universal-
mente, aunque sí insinuada y, probablemente, obligada en tiempos no muy le-
janos.
Aunque en un principio hablábamos de la difusión como una de las etapas del tra-
tamiento y control que el archivo central ha de realizar, hay que puntualizar al res-
pecto. No dudamos que todo archivo, sea de la personalidad que sea, ha de difundir
sus fondos para promover su utilización y para demostrar a la wciedad el papel que
desempeña en el mundo de la cultura. No dudamos de la exactitud de la afirmación,
sólo que cada edad del ciclo vital reclama mayor o menor carga en su difusión. Y a
los archivos centrales no se llega por sí mismos, sino de forma indirecta a través de
la Administración. Fuera de dudas queda la información puntual y exacta a las ofici-
nas del organismo al que pertenece.

- 140 -
 LAS Th ' $ EDADtS 0.5 LOS ARCHIVOS

Nadie recurre directamente y por iniciativa propia a un ,irchivo central para re-
solver una cuestión, sino que el interesado plantea la consuliti en un nivel puramen-
te administrativo, desde donde se le resuelve el problema plmteado o se le invita a
recurrir al archivo central. Por tanto, no veo que los archivo centrales deban desa-
rrollar una actividad profunda de difusión de sus fondos, puc además de no ser ex-
cesivamente atractivos, salvo para el procedimiento admini. irativo, podría acaecer
que dicho afán revirtiera en su contra, dado que la mayoría (L.los documentos (me-
nores de 15 años) no pueden ser libremente consultados por -star sujetos a una ine-
ludible restricción de consulta. Esta difusión es necesaria en los archivos intermedios
e inexcusable en los históricos. No obstante, cualquier manilestación en pro de los
archivos se ha de considerar Óptima y beneficiosa para desperi<irla muy dormida con-
ciencia ciudadana respecto al Patrimonio Documental y la labor y la función de los
archivos y de los archiveros. Bien es verdad que archivos centrales hay (no en Ca-
narias, pero sí en otras comunidades) que desarrollan una política de difusión bas-
tante sugestiva, pero casi siempre con documentación históric .i, que por cualquier ra-
zón ha permanecido bajo su responsabilidad, o bien programando cursos y conferencias,
algunas veces ajenos a los propios fondos. Téngase en cuent'i que en muchas admi-
nistraciones, el archivo se ha convertido por mandato superior en una unidad de ges-
tión cultural con el conietido de realizar una política de instrucción y erudición, muy
de actualidad y de fácil promoción política, pero muy alejach de sus objetivos pri-
mordiales. En definitiva, a nadie se le ocurre acudir a un archivo central para solici-
tar un certificado, por ejemplo, sino que éste lo demanda por escrito en el Registro
General de Entrada de Documentos.
Y por último, queda hablar de la conservación de los doci:mentos. Ésta sí que es
una fase importante, que se ha de dar en las tres edades. Lo5 expedientes y docu-
mentos se han de custodiar de manera que su transmisión a generaciones futuras sea
lo más correcta y duradera posible. Por ello, se han de adopldr cuantas medidas se
consideren oportunas para su buena conservación: expedientes protegidos por car-
petillas y guardas, empleo de planeros para los documentos dts gran formato, instala-
ciones ignífugas, sistema contra incendios, controles de luz, humedad relativa del aire
apropiada (50%-60%),temperatura correcta ( 1P--2OQ C), auscncia de focos de calor
y de contenedores de agua, depósitos documentales aislados de otras dependencias,
limpieza constante, etc.
Todo archivo, ha de prestar un servicio. De cara a la Administración, el archivo
central puede prestar, según necesidades, un servicio directo ( ~m%tamode documen-
tos) o indirecto (certificados o simple información). De cara '11 ciudadano, el servi-
cio puede ser de igual cualidad, es decir, directo (consulta directa de los documentos)
o indirecto (expedición de certificados sobre derechos adquii idos). Aunque hay una
tendencia muy meritoria de apertura de los archivos para favorecer la investigación
histórica de nuestro devenir más inmediato, aún está por cuaja! la posibilidad de ofre-
cer estos fondos, excesivamente jóvenes, a las pesquisas de los analistas del pasado
por dos razones. La primera es la cautela que estos documentos reclaman. La segun-
da, el tratamiento de los fondos, que no suelen descender más .iIIá del inventario, des-
criptor que no suele contestar a las preguntas de los investig'idores. A estas dos ra-

- 141 -
EL ARCHIVO Y EL ARCHIVERO

zones podríamos añadir una más, no menos importante, como la ausencia, por lo ge-
neral, en los archivos centrales de la infraestructura que requiei-e un uso científico,
como sala de investigación, servicio de reproducción, personal ‘tdecuado para aten-
der a estos usuarios tan exigentes, etc.
La permanencia de los documentos en el archivo central no l i de
~ superar los diez
años, momento en el que se deben transferir al archivo intermeciio. Es decir, cuando
un documento parte del archivo central hacia su nuevo emplazai iiiento, dentro siem-
pre del sistema archivístico, ya cuenta con quince años de existcncia.

ARCHIVO INTERMEDIO:
Dentro del ciclo vital de los documentos, corresponden a la segunda edad y, co-
mo decíamos al comenzar el capítulo, se trata de “documentos maduros, reposados,
tranquilos”. Se entiende por tal “aquél al que se han de transferir los documentos de
los archivos centrales cuando su consulta por los organismos productores es espo-
rádico, y en el que permanecen hasta su eliminación o transfewncia la archivo his-
tórico” (Diccionario de Terminología Archivística, 1993). Sus c!ocumentos se carac-
terizan por ir perdiendo valor administrativo, al tiempo que adquieren, en su lugar,
un nuevo valor, el histórico. Se puede considerar al archivo intei medio como una pi-
la de decantación de los documentos administrativos. Por tanto. el término de inter-
medio está plenamente justificado, pues este archivo viene a ocupar un estadio me-
dio entre el archivo de oficina o abierto y el archivo definitivo o ccrrado. Los archivos
intermedios custodian una documentación no menor de 15 ni mayor de 50 años de
antigüedad. Según otra medida, los documentos transferidos deide el central no ha-
brán de permanecer más de 30 años en el intermedio, instante en el que se han de
transferir al histórico.
De todo ello se deduce, como se venía diciendo hasta hace muy poco, que son
documentos que no tienen una antigüedad suficiente para convertirse en documentos
para la Historia, por lo que se mantenían en un estado entre la actividad y la Histo-
ria. Mas este concepto está en revisión, dado que al presente lo\ estudios de la “his-
toria inmediata” precisan de los datos contenidos en la documentación reciente que
se custodia en los archivos intermedios. Son archivos, por lo tanto, recuperados pa-
ra la investigación, y los prolegómenos para una historiografía clásica. No obstante,
con ello no queremos decir que todos los documentos transferidos al intermedio ha-
yan de terminar irremisiblemente en el archivo histórico correspondiente, pues hay
que considerar que no todos alcanzarán el valor histórico. El coinetido de los archi-
vos intermedios es precisamente éste, el de custodiar la documentación hasta la total
prescripción de sus valores administrativos, momento en el que se deberán eliminar
o, de lo contrario, transferir al archivo histórico del sistema, donde permanecerán in-
definidamente. Desde el punto de vista del concepto de archivo continente, ya se ubi-
can fuera del mundo físico de la institución a la que pertenece.
Se trata de una edad sumamente peligrosa, ambigua e ingraia para el documen-
to. Son ambiguos estos archivos porque participan de una responsabilidad mixta en

- 142 -
 LAS TRI > EDADLS Dk LOS ARCHIVOS

la que intervienen archiveros y administradores, siendo difíci i . según casos, adivinar

la frontera entre unos y otros. La Administración los repudia. los expulsa de las ins-
talaciones donde nacieron y se desarrollaron, por ineficaces y obsoletos ya para el ac-
to administrativo. Los archivos definitivos aún no los quieren por carece de valor his-
tórico. Y se han de proteger, para subsistir, en un asilo temjloral hasta fenecer por
imposibilidad de alcanzar el valor secundario, o continuar su viaje hasta la tan an-
siada ensenada de aguas tranquilas que para ellos representar) los entrepaños de los
archivos históricos. En esta edad se han producido los más silenciosos desastres ar-
chivísticos, cual barco a la deriva, lo que ocasiona las enornies lagunas en los cua-
dros de clasificación de los archivos históricos. En estos casos, las series documen-
tales no se conocen, se suponen e intuyen.
Si en el archivo central se congregan todos los archivos dc gestión de una misma
institución, en el archivo intermedio se agrupan todos los arc Iiivos centrales de una
administración. El Archivo General de Canarias (no creado aun), por ejemplo, reci-
birá toda la documentación de más de 15 años depositada en todos los archivos cen-
trales de las diferentes consejerías que componen el Gobierno de Canarias. El Ar-
chivo General de la Administración (Alcalá de Henarej, Madrid) recibe la
documentación procedente de los archivos centrales de los departamentos ministe-
riales del Gobierno Central de la Nación. En las provincias, son sus Archivos Histó-
ricos Provinciales los encargados de recibir este tipo de documentación, pues se con-
virtieron, además de históricos, en archivos intermedios de la Administración Central
Delegada (Periférica en la actualidad) por el Decreto 914/19h9, de 8 de mayo.
Los archivos intermedios fueron los últimos archivos del \istema en nacer. Y es-
to aconteció cuando los administrativos quedaron colapsados por una enorme masa
documental, y cuando se consideró negativa la solución empicada para liberarles de
tamaña impedimenta, que no era otra que la simple destrucción indiscriminada de los
excedentes. Por otra parte, la acumulación de los documentos en los archivos de ofi-
cina dificultaba el trabajo burocrático, encarecía los costes de conservación y soste-
nimiento y no permitía un aprovechamiento eficaz de los locales. Fue el momento de
pensar en establecer una corriente documental que permitiese una labor burocrática
aséptica, garantizase la conservación de los documentos a la e4pera de convertirse en
los históricos o destruirse por ineficaces, descongestionase las oficinas públicas y, en
definitiva, favoreciese una actuación administrativa ágil.
Siguiendo la pauta marcada por Conde Villaverde (1992, p. 58), las funciones del
archivo intermedio son cuatro, una menos que en el central: Valoración, Descripción,
Difusión y Conservación. Ya no se incluye la identificación de las series documenta-
les, pues se supone que este análisis ya fue realizado con anterioridad, por lo que huel-
ga cualquier otro esfuerzo al respecto, salvo el de corrección ! comprobación, de es-
timarse pertinente y necesario por razones circunstanciales y particulares.
La valoración no va a ser sino la continuación de la misma operación comenzada
en el archivo central. Digamos que estas dos etapas de la valoración se complemen-
tan. Así el archivo central se preocupa primordialmente por el valor primario de los
documentos (valor administrativo y legal), mientras que el intermedio se dedica a es-

- 143 -
EL AKí’tiIVO Y EL AKCHIVEKO

tablecer su valor secundario (valor histórico o informativo). A la hora de establecer el

valor secundario, se deberá trabajar sobre períodos cronológicos ‘implios, y tomar co-
mo materia de análisis series documentales completas, con lo que evitar toda excep-
ción y rareza. Para abordar con responsabilidad la determinacion de los valores se-
cundarios, se deberá tener siempre en cuenta las condiciones sigui, iites: si el documento
es testimonio de la actividad de su productor; si es testimonio de I L actuación de la Ad-
ministración; si el documento o documentos son testimonios de LI sociedad en su con-
junto; si el documento puede ser sustituido por otro de data crónii a posterior y de ma-
yor solemnidad; y si el documento es el único exponente p‘ira transmitirnos la
información que su tenor contiene. Una solución muy recomendable, además de las
expuestas, para realizar una competente valoración es la de abandonar la conciencia
del gestor de actos escriturados e introducirse en la mentalidad dcl historiador, que es,
en definitiva, el usuario por excelencia de los documentos secuiidarios.

Esta valoración no será felizmente coronada si no se completa con la elección

adecuada del tipo de selección a aplicar (conservación total, conservación parcial por
muestreo, sustitución por uno de los nuevos soportes, bien sea inicrofilm o digitali-
zación, etc.), y si no se establece, por Último, el criterio de consdta de los documen-
tos, que depende de la normativa vigente al respecto (plazos de reserva), de su esta-
do de conservación (documentos en buen o mal estado) y del control archivístico
(fondos organizados o simplemente “almacenados”).
En cuanto al resto de las funciones encomendadas al archivo intermedio, poco se
puede decir que no se haya ya dicho al hablar de las mismas al 1 eferirnos al archivo
central, salvo algunas aclaraciones y puntualizaciones. La descripción se deberá ba-
sar específicamente en los resultados obtenidos de la valoracióii y en la demanda de
los usuarios. Por tanto, no se describirán con detalle las series y documentos a elimi-
nar, ni las series que no reclamen la atención de los usuarios, bien sean los investi-
gadores o la Administración. Tampoco es conveniente descendcr a una descripción
pormenorizada y exhaustiva, como son el inventario analítico y cl catálogo, pues es-
te nivel profundo de descripción es propio de los archivos definitivos o históricos.
Hay archivos que gustan de aplicar unos instrumentos de desci ipción que van más
allá del inventario somero por un afán de controlar no sólo el fondo, sino también la
información. Los archivos históricos agradecerán este trato minucioso, pues ello les
eximirá de realizarlos cuando la documentación así descrita les \ea transferida junto
con sus descriptores.
La difusión no ha de estar ausente en las funciones del archivo intermedio. Esta-
rá enfocada primordialmente a atender y facilitar las consultas de la Administración
y de los ciudadanos. Es en esta edad cuando el interés de la investigación empieza a
hacerse frecuente y numerosa, aunque no adquiere la importanc ia que va a alcanzar
en los archivos de la tercera edad. El descontento de los investigadores del patrimo-
nio documental custodiado en los archivos intermedios radica en que no todos los
fondos son de libre consulta, razón que hay que explicarles co:! paciencia y calma,
ya que no suelen ser proclives a aceptar sin cierta acritud una restricción de consul-
ta en el tema de su interés. Recuérdese que los archivos históricos provinciales son

- 144 -
 LAS TRI S EDADES DE LOS ARCHIVOS..

al tiempo intermedios de la Administración Central DeiegacL, por lo que custodian

documentación de esta personalidad, y se ven, por tanto, en trances de esta índole.
El archivo intermedio ya se puede considerar como un vei tladero centro de custo-
dia, conservación y servicio de documentos. No pretenderno\ insinuar con esto que
los archivos de gestión y centrales no lo sean, sino simplemenie que en el intermedio,
y evidentemente también en el histórico, se han de conjugar tres elementos que les
confieren una personalidad diferente y muy característica. E4tos tres elementos son:
institución preocupada de recoger, ordenar, y servir la documeiitación; conjunto de do-
cumentos recogidos orgánicamente (archivo contenido); y lugar físico donde ubicar la
institución y albergar los fondos, es decir, el edificio (archivo continente). En la ac-
tualidad, el significado moderno de la palabra archivo implica esta triple personalidad.
Por todo ello, para una correcta conservación se requiere un edificio adecuado a sus
funciones; un personal propio especializado y suficiente, que \e encargue de los fon-
dos y garantice una comunicación rápida y segura con la Adniinistración; y todas las
medidas preventivas y curativas necesarias (estantería compacta, medidas de control
medio-ambiental, seguridad ante riesgos naturales y provocados, etc.).
Como archivo continente, ha de ser un edificio seguro, dilífano, en el que lo sun-
tuoso y decorativo ha de estar ausente por innecesario. Sus in\talaciones, mobiliario
y enseres han de ser funcionales, cómodos, fácilmente sustitiiibles de quedar inser-
vibles por deterioro o uso. Es lo contrario de lo que acontece en los archivos históri-
cos, por cuanto suelen ser edificios antiguos y emblemáticos, con instalaciones mo-
dernas que cohabitan con mobiliarios solemnes, a veces verdaderas antigüedades,
como intentando ser útiles (en la mayoría de los casos sin conseguirlo) a una socie-
dad de otros gustos y hábitos que no les corresponden.
Se hacen imprescindibles los espacios abiertos para el almacenamiento rápido de
la documentación de entrada, con salas para la clasificación, la ordenación y la for-
mación de las unidades físicas de instalación. Es importante, en otro orden de cosas,
que cuenten con un servicio de fotocopia para evitar los préstamos de originales. No
vemos la necesidad de contar con sofisticados y complejos “laboratorios de repro-
grafía”, como algunos teóricos exponen, para resolver el problema de los préstamos
de originales. Una fotocopiadora, pues, es suficiente.
El servicio que presta es muy parecido al que ofrece el central, salvo que ahora
toma mayor incremento el servicio de cara a la investigación histórica, muy a tener-
se en cuenta.
Los archivos intermedios transfieren su documentación a los archivos históricos,
con lo que se inicia la última etapa del ciclo vital de los documentos. La permanen-
cia de los documentos en el archivo intermedio es un tanto aleatoria. Por un lado se
puede aplicar un motivo cronológico, por otro una razón de valores y de uso. En el
primer caso, está estipulado que los documentos permanezcan entre 15 y 30 años an-
tes de pasar al histórico correspondiente, aunque nunca está justificado que el tope
de permanencia supere los 50 años de antigüedad del documento. En el segundo, exis-
te la permisividad que transferir con antelación fondos que no hayan alcanzado esta

- 145 -
EL ARCHIVO Y EL ARCHIVERO

antigüedad, pero que hayan perdido totalmente su valor administrativo y obtenido la

calificación de documentos de valor histórico.

ARCHIVO H I S T ~ R I C O :
El archivo histórico representa el final de ese ir y venir de los documentos por el
sistema archivístico. Los documentos que llegan a esta Última etapa alcanzan la tran-
quilidad y el merecido descanso, tras soportar innumerables transferencias, cotejos,
boletines de remisión, reservas en su accesibilidad, cambios de instalaciones, profe-
sionales que de ellos se ocupan, etc. Ya no volverán a viajar, pues han llegado a su
residencia definitiva, residencia solemne, deseable, punto final que anhelaban desde
que nacieron en el archivo de gestión. Son los documentos que han triunfado en las
valoraciones, selecciones y eliminaciones a que han sido sometidos en ocasiones va-
rias, como mecánica pareja a toda transferencia documental. Muchos de sus herma-
nos se han quedado a medio camino, han desaparecido para siempre por inútiles e
ineficaces. Ellos no, pueden mirar al futuro con serenidad.
Representa la tercera y Última edad del ciclo vital de los documentos. Se ha de-
finido el archivo histórico como “aquel al que se han de transfiv-ir desde el archivo
intermedio la documentación que deba conservarse permanenrcmente, por no haber
sido objeto de dictamen de eliminación por parte de la Comisicín Superior Califica-
dora de Documentos Administrativos” (Diccionario de Terminología Archivística,
1993). Esta documentación ha perdido ya todo su valor y vigencia administrativa, ha-
bilidades que han sido sustituidas por aptitudes eminentemente históricas. Su finali-
dad es la investigación, el estudio, la comprensión del pasado. la valoración de los
actos del Hombre.
Así planteado, todo parece sencillo y meridiano. Pero el verdadero problema ra-
dica en el establecimiento de la línea divisoria entre lo administrativo y lo histórico.
En conversaciones teóricas, la contestación a esta interrogación no tiene compromi-
so; basta con defender que lo histórico comienzo donde muere lo administrativo. En
la práctica, todo parece conmoverse y nada es seguro.
Por tanto, la línea que diferencia un archivo administrativo de otro histórico es con-
vencional. El secreto está en discernir el momento en el que el documento pierde su vi-
gencia administrativa, vigencia que varia de un tipo de documento a otro. Existen do-
cumentos cuya vida administrativa es más extensa que en otros, por lo que no se debe
ni puede medir a todos por el mismo rasero. Para el Ministerio tic Hacienda, los expe-
dientes económicos y tributarios carecen de valor a partir de los cinco años, dado que
la deuda pública prescribe con esta edad. Por el contrario, los expedientes de otra ín-
dole, como los del personal adscrito a la Administración, sea Central, Delegada, Auto-
nómica o Local, mantienen una vigencia mucho mayor, ya que suelen morir junto con
el funcionario; y tampoco, pues queda la viuda, hijos y propiedadcs que van a reclamar
ese expediente para justificar derechos y prerrogativas varias. Por otro lado, los estu-
dios de la historia inmediata reclaman los datos contenidos en la documentación re-
ciente, por lo que tienden a rebajar la fecha de la adquisición del carácter de histórico,

- 146 -
 LAS TRE5 I.DADES DE LOS ARCHIVOS ...

para así favorecer una accesibilidad a documentos más jóvenes. Esto es palpable en las
conclusiones del Coloquio de los Archivos para el siglo XX, celebrado en Madrid en
1979, al proponer un acceso mayor a la información, por lo quc se acordó unánime-
mente “urgir de las autoridades... la promulgación de la norma legal que... declare la
libre consulta de la documentación pública a partir de unasfech(iY lo más cercanaspo-
sibles a nuestros dias”. Interesante conclusión que, por el momt tito, no es posible por
motivos cautelares y de respeto a la intimidad familiar y persoiid de los ciudadanos.
Caso diferente es de tratarse de personas y cometidos públicos.
Todo fondo, cuando ingresa en un archivo, se somete a un determinado tratamiento,
sin existir grandes diferencias con las otras edades del ciclo vital. Cuando un fondo
entra en un archivo histórico, el tratamiento a que se le somete e\ el siguiente y por es-
te orden: cotejo de la transferencia, asiento en el registro general de entrada de fon-
dos, clasificación, ordenación, instalación y descripción. A partir de este momento, el
fondo documental está dispuesto para ser servido y utilizado eii la sala de investiga-
ción del centro. La duplicación, restauración, consolidación y encuadernación son otras
labores propias de estos archivos, que sólo se acometerán de ser necesarias.
El servicio que presta es múltiple, ya que se pueden presentar todas las modali-
dades posibles. De cara a la Administración puede ofrecer un servicio indirecto (cer-
tificados, traslados, fotocopias compulsadas) o directo, ya que en determinadas cir-
cunstancias puede reclamar la extracción temporal del documento original, sobre todo
en asuntosjudiciales. De cara al ciudadano, el servicio puede ser triple: indirecto (cer-
tificados y fotocopias autorizadas), directo (lectura del documento original para la
comprobación o búsqueda de testimonios que avalen un derecho adquirido, como una
propiedad o una transmisión o sucesión) e investigación (obtención de datos para de-
mostrar una tesis histórica).
Los descriptores propios de la tercera edad son la guía, el inventario, el catálogo,
los índices de entrada rápida a la información, la edición de fuentes, etc. (cf. capítu-
lo: Los descriptores de los archivos).
Llegados a este punto convendría preguntarnos jcómo se lleva a cabo todo este
ir y venir de los documentos de un depósito a otro? El procedimiento que ello per-
mite es el flujo (cf.: El Flujo Documental), la transferencia (cf.: Los diferentes tipos
de ingresos de documentos) y el expurgo documentales (cf.: Selección Documental),
procesos ligados en la práctica, pero que habremos de ver por separado.
Dentro de la calificación de archivo histórico tienen cabida todos aquellos cen-
tros con documentación de esta índole. Aclarado el punto, caben dos puntualizacio-
nes que consideramos de alto interés para evitar equívocos y errores posibles. La pri-
mera es el abuso en la aplicación del término de histórico. La segunda es la concesión,
por excelencia, del título a los archivos provinciales.
En cuanto a la primera puntualización, nos gustm’a aclarar que, al menos en la co-
munidad de Canarias, se ha iniciado un gusto por anteponer el calificativo de histórico
a todo centro con documentación carente de vigencia administrativa. Así surgen nom-
bres como Archivo Histórico de la Delegación de Hacienda (cuando más bien se trata

- 147 -
EL ARCHIVO Y EL ARCHIVERO

de un archivo central), Archivo Histórico Municipal (cuando todos sabemos que es a la

vez central, intermedio e histórico), Archivo Histórico de determinado Cabildo Insular
(cuando conocemos que no conserva documentación anterior a 1900),Archivo Histó-
rico de tal o cual empresa o institución (simplemente por haber ícnecido y conservado
únicamente su documentación, que no es más vieja de 1950, poi ejemplo), etc.
En cuanto a la segunda puntualización, hay que reconoce1 que cuando se men-
cionan las palabras de “archivo histórico”, la mayoría de los o’ entes traen de inme-
diato a su memoria a las figuras de los archivos históricos provinciales y, quizá tam-
bién, la de los archivos históricos nacionales. En cambio, los menos piensan en archivos
de otro tipo. Y es que estos archivos han asumido a la perfeccióii el cometido de cus-
todios de la documentación histórica provincial y nacional, y gmado la calificación
por función y no por anhelo.
Por tanto, sería inexcusable no referirnos, aunque sean en \íntesis, en este capí-
tulo al Archivo Histórico Provincial, entre otras razones, por contar la comunidad Au-
tónoma Canaria con dos excelentes y muy notables Archivos Históricos Provincia-
les, uno en Las Palmas de Gran Canaria, otro en Santa Cruz de renerife. Pero eso es
ya materia de otro capítulo posterior, al que remitimos al lectoi.

ARCHIVO ARCHIVO ARCHIV() ARCHIVO

GESTION CEKTRAL 1STERMEJ)lO
- HISTORICO

Administrativo Archivero Archivero Archivero

que lo atiende

a Administración
Directo
1 Directo
Indirecto 1 Directo
Indirecto
Indirecto

SERVIC1o
al ciudadano
1 Indirecto 1
I

Indirecto
I

I Directo
Indirecto
Directo

SERVICIO Imposible Imposible Directo Directo

al investigador
4CCESIBILIDAD Restringida RestringidLi Libre
Denegada según cautela según cautela
Primario débi I y
VALOR Primario Primario Secundario
del documento secundario CII máximo
máximo reducido potencia

al archivo Central Intermedio Histórico No transfiere

1 de Oficina 1 I Definitivo
Corriente
NOMBRES Genera1 Pasivo
Activo
secundarios Semiactivo Cerrado
Abierto
Muerto
I Vivo I
PERMANENCIA 1 5años 1 10años 1 15-30año\ Indefinido

- 148 -
 FLUJO, i KANSFERENCIA Y S E L E C C I ~ N

EL FLUJO, LA TRANSFERENCIA
Y LA S E L E C C I ~ N
DOCUMENTALES

EL FLUJO DOCUMENTAL:
Entendemos por flujo documental al traslado o movimiento reglado y periódico
que los documentos soportan para cumplir con su ciclo vital, que se inicia en el ar-
chivo de gestión (lugar de producción) y acaba en el archivo h i d r i c o (lugar de con-
servación permanente), después de haber pasado por los archivo\ central e intermedio
(lugares de valoración y selección). En definitiva, no es otro que la romería controla-
da y establecida de antemano que los documentos han de cumplir por los diferentes
centros de la red de archivos del Sistema Archivístico que les competa recorrer.
Decimos que se trata de un movimiento reglado, por cuanto está perfectamente
estipulado y sujeto a unas normas precisas que se han de cumplir. No es, por tanto,
una acción voluntaria y subordinada al capricho personal del archivo fuente o del ar-
chivo destino. Decimos, asimismo, que es periódico por la regularidad en la movili-
dad a que, por definición, está sujeta esta mecánica. En resumen. nada se deja al azar.
Todo está definido, descrito y puntualizado. Sólo hay que cumplir la normativa.
Bien es verdad que nos hemos referido al flujo documental y ;i la transferencia con
anterioridad (Tres edades de los documentos) y que lo volveremos a hacer con poste-
rioridad (Tipos de ingresos de documentos), mas ahora habremo\ de detenemos en es-
te punto para decantar los conceptos y marcar una pauta para \ u mejor desempeño.
Esta peregrinación de los documentos de un archivo a otro, que da comienzo en
los llamados archivos de gestión y que termina en los archivos definitivos o históri-
cos, tiene un carácter eminentemente oficial y público, por lo que sólo afecta a los
documentos generados por la Administración. El flujo docume iital, en la Adminis-
tración del Estado, comienza en los archivos de las oficinas de los Ministerios (ar-
chivos de gestión administrativa), de donde pasan a los correspondientes archivos
centrales ministeriales (archivo administrativo), luego al Archivo General de Alcalá
de Henares (archivo intermedio) para morir en el Archivo Histói-ico Nacional (archi-
vo definitivo o histórico). Este ir y venir de los documentos de los organismos de-
pendientes de la Administración Central se jalona a través de loc centros que confi-

- 149 -
EL AKC’HI1 O Y EL ARCHIVLKO

guran el Sistema Español de Archivos, para cuyo efecto dicha documentación será
regularmente transferida.
En las administraciones de las comunidades autónomas, ekre trasiego es o debe-
ría ser muy parecido, siendo utópicamente en la Comunidad d, Canarias el siguien-
te: archivos de las unidades administrativas de las consejerías. irchivos centrales de
cada una de las consejerías y Archivo General de Canarias, qbi a su vez hace el pa-
pel de archivo histórico (lógicamente cuando este patrimonio Jocumental adquiera
la calidad de documentación histórica, ya que aún es joven). Ht..mos adoptado el ca-
lificativo de utópico por una razón muy clara. En la Comunitldd de Canarias la si-
tuación deseable no concuerda con la situación real, al menos por el momento. La ex-
plicación hay que buscarla en la inexistencia de archivos centrales en las diversas
consejerías y viceconsejerías (salvo en la Consejería de Hacieiida), a lo que se suma
el también inexistente Archivo General de Canarias, contempl ‘ido nominalmente en
la Ley del Patrimonio Documental y Archivos de Canarias, con la competencia de
“recoger,conservar y servir toda la documentación de las instrtiiciones propias de la
Comunidad Autónoma de Canarias en el ejercicio de sus func iones” (art. 14). Por
tanto, el flujo documental en Canarias es muy sencillo, pero no por la perfección del
sistema, sino más bien porque no se cumple. Ante tal carencia J ante la necesidad de
liberar los archivos de gestión, se ha despertado una voluntad de trasferir desde es-
tos archivos directamente al Archivo Histórico Provincial, bien sea a1 de Las Palmas
o al de Santa Cruz de Tenerife.
El flujo documental en la administración municipal es mucho más sencillo, pues
sólo existen dos tipos de archivos, los de gestión y el central, qiie a su vez hace de in-
termedio y de histórico; es decir, los documentos cumplen las edades, pero sin salir
de su medio una vez transferidos al “archivo municipal”.
Este traslado de documentos se debe a la imposibilidad matxial de conservar to-
da una masa documental en una única ubicación y, mucho menos, en los archivos de
gestión. Ocurre lo mismo que con la vestimenta de una person‘i (si se me permite es-
ta trivialidad), por cuanto ésta mantiene a mano la de uso diario: la de empleo no muy
frecuente en un armario en otra habitación; y la de temporada cn un altillo o cuerpo
alto del ropero. Hay que ordenar para encontrar.
El procedimiento que realiza y controla esta circulación c i la transferencia do-
cumental.

LA TRANSFERENCIA DOCUMENTAL:
La transferencia de documentos no es más que el paso de los documentos de un
archivo a otro, que ha lugar cuando el plazo de vigencia en el estadio en que se en-
cuentra concluye. Muchas definiciones autorizadas por compet cntes se han ofrecido,
de las que elegimos la siguiente: “Procedimiento habitual de iri :.reso de fondos en un
archivo mediante traslado de las fracciones de serie documenrales, una vez que és-
tas han cumplido el plazo de permanencia en la etapa anteric:r dentro de la red de

- 150 -
 FLUJO. TK 1 YSFERENCIA Y SELECClOiL

archivos en la que esté integrado” (Conde Villaverde, 1992, p. 80). Como ya se ha

dicho anteriormente, toda transferencia ha de supeditarse a una normativa concreta,
que sintetizamos en los siguientes puntos.
Toda transferencia viene motivada por una necesidad de es1 tcio. El crecimiento
involuntario, por tanto natural, de los documentos en los archivt 1s de gestión, obliga
a que se retiren los de menor uso para dejar espacio a los nuevo documentos carga-
dos de valor administrativo. Igual acontece con los archivos ceri, rales e intermedios.
Los archivos históricos son una excepción, pues no les es P O S I ble transferir docu-
mentación a otro depósito. Son el Último peldaño de la escalera
Toda transferencia viene impuesta por la superación de unos topes cronológicos.
Es decir, la pérdida de interés no se determina por selección individual, sino por el
agotamiento de los plazos recomendados de permanencia de cada etapa. En España,
el calendario de permanencias aplicable a cada nivel de archivo, es el siguiente: ar-
chivo de gestión, cinco años; archivo central, 10 años; archivo intermedio, entre 15
y 30 años aproximadamente; archivo histórico, permanencia indefinida. En la prác-
tica diaria, no sucede con tanta precisión, pues es constante el ini umplimiento de los
plazos de permanencia propuestos, bien adelantándose por necesidad de espacio, bien
demorándose por falta de cumplimiento.
Toda transferencia implica la existencia de un flujo documental definido de an-
temano; es decir, la presencia de una red de centros escalonados que, como cascada,
hagan posible la transmisión de los documentos. En la Comunidd Autónoma de Ca-
narias este fluir no se produce por el momento. De ello se ha tr<itadoen el epígrafe
anterior.
Toda transferencia implica el conocimiento de las estructura*>de las instituciones
productoras de documentos (organigrama administrativo) y de S L Is tipos documenta-
les. Una transferencia no sólo comprende el traslado físico de unidades de instala-
ción, sino, además, obliga a saber con toda exactitud la personalidad de la documen-
tación recibida. Se ha de conocer al gestor de la documenixión (institución,
dependencia, servicio, sección, negociado, unidad administratib A), la tipología o ti-
pologías recibidas, su jerarquía administrativa, atribuciones o funciones, dirección
(destinatario), períodos de vigencia, accesibilidad, tradición doc umental, etc. Sola-
mente tras el conocimiento de estos elementos, el archivero podi á valorar la impor-
tancia para el futuro y el interés para la investigación que presenran los documentos
que ha de custodiar. Por desgracia, no es tarea fácil, ya que el archivero no cuenta con
herramientas eficaces en las que apoyarse, orientarse e instruirse. No existe en el De-
recho Administrativo un reglamento sobre la vigencia de los doi umentos, no existe
un manual completo y eficiente de las tipologías documentales dc las diversas admi-
nistraciones, no existe un manual que nos presente las estructuras orgánicas de las di-
ferentes administraciones públicas históricas y contemporáneas. no existen diccio-
narios de la terminología empleada por las oficinas públicas, n i ) existen manuales
descriptivos de la documentación administrativa española y así uii largo etcétera. An-
te estas ausencias, el archivero, siempre en contacto con la Admin istración, ha de ob-
tener todos estos datos sustanciales con los que poder establecer un cuadro de clasi-

- 151 -
EL AKCHIV# Y EL ARCHIVERO

ficación de fondos y obtener la valoración de los documentos, para según ello clasi-
ficar, ordenar, instalar, describir y servir la documentación.
Toda transferencia implica un movimiento físico de fondo\. Los documentos a
transferir han de ser removidos de sus ubicaciones para d irig h e a las nuevas insta-
laciones que les esperan preparadas para acogerlos, como un ca\ero a sus nuevos ve-
cinos. Por tanto, los fondos se han de preparar y numerar para que ni sufran física-
mente ni pierdan su organización en ese subir y bajar por exaleras, ascensores,
camiones, carretillas y braceros.
Toda transferencia supone una relación previa entre el archivero fuente y el ar-
chivero destino. Ambos han de programar, desde el lado que le\ corresponde, el mo-
do, el tiempo, el cuándo y el cómo de la operación, que es más compleja y compro-
metida de lo que a simple vista parece.
Toda transferencia reclama una valoración, selección y expurgo previos de la do-
cumentación objeto de este tratamiento. Esta idea parte del priiicipio de que no toda
la documentación que ha cumplido los años de permanencia aplicable a cada una de
las etapas del ciclo vital ha de ser remitida a la siguiente. Entre estas edades hay que
situar un elemento tamizador que permitirá que se pase a la siguiente o, por el con-
trario, que se sucumba en el intento. Este elemento tamizador se conoce bajo el nom-
bre de selección documental, operación estrechamente vinculada con la valoración
documental. No todos los documentos son susceptible de transferirse al centro in-
mediato del Sistema Archivístico, sino Únicamente aquellos que conserven su valor
administrativo, probatorio o constitutivo de derechos y que ha) an activado o se pre-
vea que puedan activar un valor histórico. De lo contrario, no se transferirán, sino que
se eliminarán por ineficaces e inservibles.
Toda transferencia origina una relación o boletín de remi\ión o entrega de do-
cumentos. El boletín tiene dos finalidades primordiales. La primera es la de des-
cribir lo transferido. La segunda la de constituirse en prueba fehaciente de lo que
se remite y de lo que se recibe, al tiempo que se descarga al remitente en lo suce-
sivo de toda responsabilidad sobre la masa documental despachada, compromiso
que adquiere en el mismo acto el receptor de la misma. El boletín de remisión de
documentos es un auténtico instrumento de descripción dc fondos, por lo que
de él hablaremos en el capítulo dedicado a los descriptores de archivos y docu-
mentos.
Desde el punto de vista de la práctica y del quehacer cotidiano, la transferen-
cia puede ser de dos tipos: normal e irregular. Se entiende por transferencia nor-
mal a la prefijada en el tiempo por un calendario inteligente, que encauce el exac-
to cumplimiento de la permanencia de la documentación en las diferentes etapas
del ciclo vital de los documentos; a la supeditada a unas normas establecidas de
envío y orden; y a la que, además, viene respaldada por el boletín de remisión. Se
llama transferencia irregular (mejor sería denominarla anormal) a la que prescin-
de de todo lo anterior, y se caracteriza por enviar documentos desordenados, in-
completos, deteriorados, sin su boletín de remisión preceptivo, sin respeto por el

- 152 -
 FLUJO l i i INSFERENCIA Y 5ELECCiOh

Patrimonio Documental, y declarando la administración caiisante un desinterés

por los testimonios de su actividad y su devenir histórico. bste segundo tipo es
evidentemente denunciable y recriminable. El archivero responsable, que intente
convertir una transferencia irregular en normal, poco puede lograr, pues se le sue-
le amenazar con esa frase intimidadora de “o lo recibes así lo tiramos, no nos
interesa ni la documentación ni perder el tiempo en ella”. TI iste realidad por no-
civa y frecuente.

El flujo y las transferencias documentales

\ /

9 I
Archivo
L;
a.
- 1+2
- 3+4 Intermedio
f-4

~~~ Histórico

- 153 -
LL ARCHII/O Y k L i l K C H I 1 ERO

LA SELECCIÓN DOCUMENTAL:
Como ya queda dicho, el flujo documental conlleva una 1 1 dnsferencia, pero co-
mo en esta última acción, no se transfieren todos los documerl,os, sino algunos, ello
quiere decir que se ha de proceder a seleccionar previamentr qué documentos son
susceptibles de transferirse y cuáles no. Hay que hacer, pues, ina valoración de los
documentos para determinar su valor primario (valor inmediai I ) o secundario (valor
mediato) o la inexistencia de ambos. Según los resultados que ‘10s ofrezca la valora-
ción, unos documentos se conservarán y transferirán, y otros, lc valorados como inú-
tiles, se destruirán.
Planteada la cuestión, sería oportuno meditar si la destrucc ión de documentos es
eficaz, necesaria y oportuna. Muchas posiciones vamos a encontrar al respecto, unas
favorables y otras detractoras a la eliminación física de los test,-noniosescritos. Que-
remos resaltar las siguientes palabras, pues nos resuelven las ,:iscusiones al respec-
to: “La reducción en la cantidad de tales documentos públicc, (se refiere a los mo-
dernos) es esencial tanto para el gobierno como para el inve 5 tigador. Un gobierno
no puede afrontar la conservación de todos los documentos que produce como re-
sultado de sus múltiples actividades. N o puede proporcionar 1.1 espacio que los al-
bergue o el personal que los cuide. Los costos de su manteniiiiiento están más allá
de los medios de la nación más opulenta. N i tampoco es de uiilidad que se manten-
gan todos para los investigadores, pues éstos no podrán obtent.1 sus propósitos a tra-
vés de las enormes cantidades de los documentos públicos niodernos. Por lo tanto,
deben reducirse en su volumen para que puedan ser Útiles a yiiienes los consulten.”
(Schellenberg, 1987, p. 197). Elio Lodolini califica a la selec ción o expurgo como
“un hecho antiarchivístico” desde los puntos de vista historioeráfico, jurídico y ar-
chivístico, pues no se puede determinar -continúa diciendo- c i!ándo una serie docu-
mental dejará de tener interés.
Es lógico pensar que todo documento tiene algún valor par,¡ la historia. Pero tam-
bién es justo considerar que unos tienen un alto valor, otros UI: 1 importancia media-
na, otros nula o escasa significación y otros, un valor potencial. Desde este punto de
vista, se comprende que algunos piensen que la selección para !a eliminación es cer-
cenar el caudal informativo, en mayor o en menor cuantía. Es \ zrdad que el volumen
documental que alcanzan en la actualidad los países desarrollados ocasiona la impo-
sibilidad de controlarla día a día, y si de conservase toda, oblikaría a las administra-
ciones a habilitar con urgencia un enorme espacio de almacencmiento,a disponer de
un fuerte presupuesto económico y a contar con un personal c iialificado abundante.
Esta amenaza plantea la necesidad de hacer una selección reslionsable para conser-
var con pulcritud los documentos de interés incuestionable.
La selección en siglos pasados no preocupaba, pues no h a t h una conciencia ex-
cesivamente desarrollada de que el documento fuese la memori‘i histórica de los pue-
blos. Los archivos eran al tiempo centros administrativos (va!,)r inmediato) y depó-
sitos de documentos (valor mediato). La selección se acometía ruando era pertinente
dejar espacio expedito para recibir la documentación más recitate. Como la investi-
gación no era considerada, los criterios para eliminar documeirtación eran de lo más

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 I;LlJJO. Tí1 INSFERENCIA Y SELECCIÓN

cómodo y rentable: o se eliminaban los más viejos (criterio crmiológico) o se elimi-

naban las series documentales más extensas (criterio de volumcn) para recuperar rá-
pidamente el mayor espacio posible. Es evidente que no aconicce así en la actuali-
dad, ya que se eliminan, en líneas generales, los documentos sin ‘. ,dores administrativo
e histórico, los auxiliares a otros principales, las copias, los incompletos, etc.
La razón, siempre operativa y exacta, analiza la situación, y !lega a la conclusión
de que es legítimo eliminar los documentos de menos valor ei: beneficio de la per-
fecta conservación de los de más valor (Vázquez Murillo, 1995 i . No se trata de una
depuración al estilo espartano por la que se arroje desde el moi :te Taigeto los docu-
mentos débiles, ni por la romana roca Tarpeya los malos documi :itos, sino de una se-
lección inteligente que protege lo irremplazable e importante di: la oscuridad que la
masa incontrolable ocasiona. La claridad triunfa sobre la confu ión. La información
\

selecta y completa de unos determinados documentos exquisito. emerge entre el ma-

rasmo de papeles repetitivos y anodinos, que existen, sí, pero cjue son inaccesibles,
dado que su control y descripción son imposibles.
Se entiende por selección documental a la operación por la c ~ i dse marcan los do-
cumentos que sirven para fines administrativos (valor primario :, los que valen para
fines de investigación (valor secundario) y los que no ofrecen. ni en potencia, nin-
guno de estos valores (valor vacío). Los dos primeros valores oldigarán a la conser-
vación de los documentos que los contienen; el tercer valor recoi nendará su elimina-
ción por destrucción. A parte de la que nosotros ofrecemos, damt)s por muy válida la
definición siguiente de expurgo: “es la operación por la que sc releccionan los do-
cumentos, a fin de que sólo aquellos que reúnan las mejores coi:.liciones de testinzo-
nio e información alcancen la tercera edad, es decir, pasen a lo archivos históricos
para su conservación perpetua en ellos, como piezas valiosas d d patrimonio docu-
mental’’ (Cortés Alonso, 1982, p. 28). El significado tiene un s-ntido de separación
y de preferencia. Entendido el término de selección desde un enl.c.)queamplio, vemos
que es la suma de tres acciones independientes, pero tan estreciiamente ligadas que
no se conciben sino en su conjunto o suma. Si fragmentamos 1:i unidad, obtenemos
tres sucesos diferentes: valoración de todos los documentos, selc’xiónde determina-
dos documentos y eliminación de lo que resta.
Se entiende por valoración de todos los documentos al anál i 4 s y determinación
de los valores (primario, secundario o vacío) de las series docuiuentales, de sus pla-
zos de transferencia, accesibilidad y oportunidad de conservaci(’h o eliminación. Se
entiende por selección de determinados documentos, en el sent!Jo restringido de la
palabra, a la localización física de los documentos, series o “jirac .iones de series que
han de ser eliminadas o conservadas en virtud de los plazos es1:rhlecidos en el pro-
ceso de la valoración” (Diccionario de Terminología, 1993). Se zntiende por elimi-
nación de lo que resta a la simple destrucción física, revestida de it)da garantía de irre-
versibilidad, de la documentación que ha perdido todo valor admiii istrativo, probatorio
o extintivo de derechos y que no haya activado ni activará el hisiórico.
Esta fase del tratamiento archivístico no se ha de dejar al ci-iierio personal e in-
dependiente de los archiveros y administradores, sino que ha de e btar metodizada por

- 155 -
EL AUCHiVO Y E L AUCHiVERO

las leyes, reglamentos y normas técnicas que regulan la reunion, control, conserva-
ción, protección jurídica y organización de los archivos de una país, es decir, de los
bienes culturales documentdies o Patrimonio Documental. No ha de ser una labor in-
dividual (de un archivo), independiente (criterio del archivero) y silenciosa (que no
se constate en acta de eliminación). Por el contrario, ha de sei organizada desde un
sistema archivístico que valore todo el conjunto de su red de ‘irchivos. Sólo de esta
manera, la selección podrá abarcar toda la masa documental, tt iier una visión de con-
junto, localizar la documentación repetida custodiada en dife! entes archivos y, con
un Único esfuerzo, beneficiar simultáneamente a muchos archivos. El resultado final
es un manual de normas con cuadros de identificación y valorxión de series, de los
tipos documentales, de las vigencias administrativas, del calendario de transferen-
cias, de los períodos de accesibilidad, de los procedimientos concretos de elimina-
ción, de identificación de organismos y de la legislación aplicable en conjunto a to-
do el Patrimonio Documental y en particular a cada serie y organismo.
La trayectoria legislativa de nuestro país sobre la seleccióii o expurgo (de ambas
maneras se entiende) es escasa, parca y poco cumplida. En la práctica, cada adminis-
tración y cada funcionario hacen su expurgo, siempre silencioso y oculto. Lo peor, qui-
zá, no sea esta destrucción documental, que por ignorancia es comprensible y por in-
correcta, peligrosa; sino que los gobiernos no actúan al respecto, quienes como esfinges
magníficas no se inmutan ni resquebrajan ante la destrucción constante de nuestro Pa-
trimonio Documental. Ni siquiera recuerdan que los legísladorcs han redactado y los
parlamentos aprobado leyes específicas para la salvaguarda de archivos y de fondos
documentales. La Ley del Patrimonio Histórico Español se preocupa de este tema. Los
gobernadores y políticos no. El artículo 55 de la ley mencionada y sancionada por la
Jefatura del Estado Español en 1985 prohíbe taxativamente 1;i eliminación indiscri-
minada de los documentos constitutivos del Patrimonio Documental y Bibliográfico,
potestad que únicamente reside en las administraciones competentes. Por ser un ar-
tículo muy expresivo y aclaratorio, lo ofrecemos íntegro a nuc\tros lectores: “La ex-
clusión o eliminación de bienes del Patrimonio Documental v Bibliográfico com-
prendidos en el artículo 49.2 y de los demás de titularidadpúblictr deberá ser autorizada
por la Administración competente. En ningún caso se podrán de5truir tales documentos
en tanto subsista su valor probatorio de derechos y obligacionc 5 de las personas o los
entes públicos. En los demás casos la exclusión o eliminación deberá ser autorizada
por la Administración competente a propuesta de sus propietai 10so poseedores, me-
diante el procedimiento que se establecerá por vía reglamentwia.”
Con posterioridad a esta Ley, han ido surgiendo otras homónimas en las adminis-
traciones autonómicas, tras adquirir éstas estatuariamente la defensa, organización y
servicio de los documentos y archivos residentes y de interés ii sus jurisdicciones PO-
Iítico-administrativas respectivas. La ausencia de reglamentos y demás disposiciones
reglamentarias para el desarrollo tanto de la Ley nacional como de las leyes autonó-
micas, entre las que hay que incluir la Ley del Patrimonio Documental y Archivos de
Canarias (1990), hace que no se pueda aplicar un criterio y una normativa al respec-
to, simplemente por no existir. Lo que sí está sobradamente claro es que, por el mo-
mento, todo expurgo se puede considerar ilegal. Ilegal porque las leyes prohíben toda

- 156 -
 FLUJO, I R INSFERENCIA Y SELECCIÓN

destrucción no autorizada por el Ministerio de Educación y Cultura (Ley del Patri-

monio Histórico Español) o por el Gobierno de Canarias (Ley del Patrimonio Docu-
mental y Archivos de Canarias), administraciones ambas que n o han establecido aún
por vía reglamentaria los procedimientos a aplicar. Entendemos. por tanto, que no ca-
be autorizar la eliminación de documentos constitutivos del Pat I imonio Documental,
que toda eliminación es improcedente por ilegal y que hay que e\perar a la aprobación
de los reglamentos de ambas leyes. De todos estos planteamientos se deduce que, de
proceder a la eliminación de documentos, es de aplicación el artículo 413 del Código
Penal (Ley Orgánica 10/1995), que dice: “La autoridad o funcionario público que, a
sabiendas, sustrajere, destruyere, inutilizare u ocultare, total o parcialmente, docu-
mentos cuya custodia le esté encomendada por razón de su cargo, incurrirá en laspe-
nas de prisión de uno a cuatro años, multa de siete a veinticuatio meses, e inhabilita-
ción especial para empleo o cargo público por tiempo de tres a seis años.”
El estudio y dictamen de las cuestiones relativas a la calificación o valoración y
utilización de los documentos de la Administración del Estado y del sector público
estatal, así como su incorporación en los archivos y el régimen de acceso e inutilidad
administrativa de tales documentos, corresponderá a la Comisih Superior Califica-
dora de Documentos Administrativos (Ley 16/1985, art. 58). Por tanto, refiriéndonos
a las competencias reservadas por el Estado de la Nación para sí, sólo esta Comisión
tiene facultad reconocida para declarar qué documentos, series o fracciones de series
pueden y deben ser eliminadas. En teoría, nada ni nadie fuera de esta Comisión Ca-
lificadora ostenta esta potestad de decisión. En la práctica, la verdad es otra, ya que
la irresponsabilidad de muchas administraciones las conducen a tomar alegremente
decisiones al respecto, aunque revestidas de cierta legalidad, con el único fin de des-
embarazarse de metros de documentación incontrolada y molesta.
En cuanto al Patrimonio Documental Canario, la legislación autonómica corres-
pondiente dice que dichos documentos no podrán ser destruidos “salvo en los su-
puestos y mediante los procedimientos que reglamentariamente se disponga, en fun-
ción al valor administrativo, histórico, cientllfico y cultural” (Ley 311990, art. 21).
Hasta el momento, estos supuestos y procedimientos están sin definir y, por supuesto,
sin crear. No obstante, hay que pensar en un tipo de comisión evaluadora que selec-
cione qué documentos son eliminables o expurgables y cuáles no. Se considera co-
mo infracción “la destrucción o deterioro con malicia o por imprudencia de fondos
pertenecientes al Patrimonio Documental Canario” (art. 38.2.b)
Haciendo un poco de historia y volviendo la mirada hacia atiás, podemos rastrear
las primeras normas sobre los expurgos. No son normas generales que atañan a todo
el conjunto del Patrimonio Documental español, sino dictadas para y por adminis-
traciones o ministerios concretos. Las Reales Audiencias, hoy Tribunales Superiores
de Justicia, nombraron cada una su Junta de Archivos para la calificación de los do-
cumentos en útiles y en inútiles y proceder de inmediato a la eliminación de los últi-
mos con lo que “expurgar y poner en orden los archivos” (R.D. de 12 de mayo de
1854). Años más tarde, se decide destruir libremente toda la documentación de más
de 30 años de antigüedad (R.D. de 29 de mayo de 1911).

- 157 -
EL ARCHIVO Y EL ARCHIVERO

Es un hecho que estas medidas fueron llevadas a cabo con puntualidad y esme-
ro. En el Archivo Histórico Provincial de Las Palmas se conserva un “expediente de
expurgo de documentos del Archivo, cumpliendo la Orden n.? 162 del Gobierno de
Burgos. Año 1937”, que nos ilustra del proceso de eliminación de la documentación
de la Audiencia Territorial de Las Palmas. La orden mencionada, dada en Burgos el
29 de marzo de 1937, comienza justificando que “la aglomcración de actuaciones
fenecidas en los archivos de las Audiencias y juzgados, así cíuno la conveniencia de
proporcionar material con que producir pasta para la fabriccir ión de papel, aconse-
ja adoptar medidas rápidas, aunque transitorias, para el elpurgo de legajos y do-
cumentos en las indicadas dependencias de los Tribunales do Justicia”. A continua-
ción declara inútiles toda causa sentenciada con anterioridad al año 1927, si la pena
impuesta fuese grave: a 1932, si fuese menos grave; y a 1935, si se tratase de juicios
de faltas. También declara inútiles los expedientes gubernativos cuya resolución hu-
biera sido firme con anterioridad a 1932. De esta masa documental sólo se declaró
útil la que contenía declaración de derechos del orden civil distintos a la mera in-
demnización de daños y perjuicios. Los documentos y legajo\ declarados inútiles se
debían entregar a la Comisión de Hacienda, quien tenía el encargo de que se convir-
tiesen sin excusa en pasta de papel. A consecuencia de todo lo expresado, se nombró
una Junta de Expurgo el 26 de abril de 1937, se cursaron oficios, traslados, circula-
res y normas a los juzgados, y los resultados parciales, pues n o se ha conservado to-
da la información, pero suficiente para ilustrar la magnitud del expurgo de 1937, fue-
ron los siguientes:

Documentaci6n eliminada en el expurgo de 1937

Juzgado Municipal de Firgas:
- Juicios de faltas. Años: 1874 a 1934. 147 expedientes eliminados.

- Sumarios. Años: 187s a 1924.25 expedientes eliminados.

- Libros Registros de Entrada y Salida. Años: 1871 a 1934. Sin especificar cantidad.

- Nombramientos de Jurados. Años: 1873 a 1897. Sin especificar cantidad.

- Expedientes de Adjuntos. Años: 1909 a 1931. Sin especificar cantidad.
- Expedientes de comunicaciones. Años: 1910 a 1920. Sin especificar cantidad.

- Expedientes de tomas de posesión de jueces, fiscales y secretarios. Años: 1879 a 1935.

Juzgado Municipal de Arucas:

-Juicios de faltas. Años: 1864 a 1937. 382 expedientes eliminados.
Juzgado de l.! Instancia e Instrucción 2 de Las Palmas:
- 2.000 kilos de documentación eliminada.

Juzgado Municipal n.Q2 de Las Palmas:

- 453 kilos de documentación eliminada.

Juzgado de Paz de San Lorenzo:

- 45 kilos de documentación eliminada.
~~

Recuérdese que hubo un expurgo anterior en 1911 y otro posterior en 1945

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 FLUJO. TR \.VSFERENCIA Y S E L E C C I ~ N

El Ministerio de Hacienda, asimismo organismo productor de gran cantidad de

documentos, ve una solución cómoda a su problema de acumulación documental en
la eliminación, por lo que en 1917 (R.O. de 18 de agosto) permite conservar sólo la
documentación de interés histórico y reciclar el resto en la fábr ica de nuevo papel.
Éxito debió alcanzar esta norma, por cuanto en 1926 (R.O. de 10 de julio) se autori-
za la venta de la documentación cada diez años. Consideramos v\ta medida muy pe-
ligrosa, pues se favoreció la tendencia a declarar sin valor histórico al mayor núme-
ro posible de documentos, para así incrementar los ingresos, auiique se rodease este
proceder con ciertas medidas de garantía. En 1932 se abreviaron los trámites de es-
tas eliminaciones con la ausencia de las Juntas de Calificación, antes preceptivas, y
con la obligatoriedad del requisito único de la expedición de un permiso del jefe Ad-
ministrativo de la Dependencia para proceder recta y sencillamente a la venta de la
documentación. Procedimiento peligroso para la conservación de los fondos. Todos
hemos oído en alguna ocasión que estos ingresos no beneficiaron al Tesoro Público,
como era de esperar. Incluso este procedimiento se ha llevado ;i cabo en tiempos y
lugares cercanos para habilitar nuevos espacios donde instalar modernas oficinas.
En 1942 (Orden de 16 de abril) el Ministerio de Educación Nacional ordenó que
los archivos y las bibliotecas hicieran entrega de todo el papel inservible para otros
aprovechamientos.
En la Administración Local ocurrió otro tanto al seguir la pauta marcada por el
Ministerio de Hacienda. En 1942, 1944 y en 1966 (Circular de 30 de noviembre), se
insta a los ayuntamientos y diputaciones a que procediesen a la venta y reciclaje de
los documentos sin valor, lo que puede explicarnos en cierta medida la pérdida de im-
portantísimos fondos históricos municipales. Sólo el Grupo de Archiveros Munici-
pales de Madrid se ha preocupado del tema de manera eficiente y pragmática, al rea-
lizar un listado de series documentales expurgables y al dedicar inonográficamente
unas jornadas de trabajo al tema del expurgo y eliminación documentales.
Así presentada la cuestión, no parece un procedimiento complicado, o mejor di-
cho, comprometido.Esta simplicidad aparente se volatiliza en cuanto intentemos con-
testar a la siguiente pregunta. ¿Se puede definir una medida única por constante pa-
ra determinar lo que es eliminable? La contestación es que no, de ser ésta mesurada
y prudente. De lo cual se deduce que no es una ciencia exacta la determinación de los
valores del documento. Una copia tiene más valor (el suficiente para permanecer) si
el original que reproduce no se conserva, por ejemplo. Como muy bien dice Sche-
llenberg (1987, p. 198): “No se pueden inventar técnicas que rediman el trabajo de
tomar una decisión sobre los valores, a una operación mecánica.”
La selección de documento a documento es un proceso que reclama mucho tiem-
po, mucha atención y poca productividad. No es aconsejable en conjuntos homogé-
neos de documentos generados por un mismo sujeto productor en el desarrollo de una
misma actividad administrativa, y supeditados a la misma norma de procedimiento.
Sería ilógico invertir muchas horas en la lectura de documentos de igual tipología, en
los que sólo determinadas características intrínsecas los diferencian (autor, data cró-
nica, etc.). Sí es, en cambio, oportuna esta selección cuando se ha de trabajar sobre

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EL ARCHIVO Y EL ARCHIVERO

un conjunto desorganizado de documentos (ni clasificados iii ordenados), pues al

tiempo de proceder a su clasificación, el archivero puede ir eliiiiinando las piezas do-
cumentales que no ofrezcan interés. Con ello se ganará tiempo y espacio.
Por regla general, la selección se hace analizando series L>nteras,por cuanto las
unidades que configuran cada una de ellas son de idéntica tipología e igual valor. Si
unos cuantos expedientes de una determinada serie documeiiial poseen un elevado
interés, o ninguno, para la defensa y constatación de los derechos adquiridos por los
ciudadanos, para el estudio de nuestro pasado o para la Admini\tración, se puede pre-
suponer que el resto también lo ha de tener.
La determinación de este interés y valor es un gran reto pai a el archivero cara a la
investigación. Varios criterios se pueden adoptar a la hora de proceder a una selección.
Criterios en los que en cada uno de ellos se prima un aspecto concreto: tipología do-
cumental, cronología, valor administrativo, categoría administrativa, frecuencia de ma-
nejo y criterio personal (Vázquez Murillo, 1995,42). Quizá lo más seguro sea conju-
gar varios de estos niveles selectivos para obtener una preferencia más fiel.
El sistema de selección por tipologías documentales es correcto por ser de los más
fiables. Consiste en conservar determinadas tipologías por cuanto siempre conservan
un valor claro, el administrativo o, en su defecto, el histórico. al margen del tema o
temas que traten. Su conservación permanente no se cuestiona en ningún momento,
pues nos ilustran del devenir de las instituciones, de aspectos sociales, económicos,
culturales, sanitarios y un largo etcétera. Ejemplos: libros de actas de plenos munici-
pales, decretos de los gobernantes (alcaldes, presidentes, gobernadores, etc.), matri-
ces de protocolos notariales, libros de sentencias judiciales, presupuestos de las ad-
ministraciones, registros civiles y eclesiásticos (libros sacranientales), ordenanzas y
reglamentos, etc.
La selección por la antigüedad de los documentos es más de respeto que exacta.
Nadie se cuestiona destruir un borrador del siglo XX, pero nadie osaría eliminar otro
del siglo XVI. Una fotocopia se destruye alegremente si se con\erva su original o mo-
delo, pero ¿se destruiría una copia figurada de época medieval, aunque se conserva-
se también el original que reproduce? ¿Qué pensarán los archiveros del siglo XXV
si les llegan nuestros borradores, minutas y otros tipos de documentos de valor va-
cío? ¿Los destruirán o los conservarán? La fecha absoluta, entendida como tope cro-
nológico antes del cual se conserva todo, toma cuerpo a la hora de proceder a la se-
lección documental. La fecha absoluta está determinada por países, según un hito
importante de cada unos de ellos. En Alemania se conservan absolutamente todos los
documentos anteriores a 1700; en Inglaterra la fecha absoluta está situada en 1660
(restauraciónde los Estuardos y fin de la República de Cromwcll), en Francia en 1830
(Revolución Burguesa), en Dinamarca en 1848, en Estados c'iiidos en 1861 (Guerra
de Secesión) y en Italia en 1870 (unificación italiana). En España, no hay un hito im-
portante sobre el que posar la Conservación documental al conipleto, sino que se apli-
ca a partir de una determinada edad. Todos los documentos, en general, de más de
100 años de edad se conservarán, procedan de organismos públicos, entidades parti-
culares o personas físicas, pues, por ancianidad, forman, sin más, parte del Patrimo-

- 160 -
 FLU.IO. Tíí iNSFERENCíA Y SELECCIÓN

nio Documental Español y, de residir estos documentos en la comunidad de Cana-

rias, del Patrimonio Documental Canario.
La selección por el valor administrativo es correcta en un primer momento, pero
no definitiva por no ser permanente. En las dos primeras edades del ciclo vital de los
documentos, puede ser un elemento de juicio importante, valor que puede fenecer en
la tercera edad, pues téngase en cuenta que la coincidencia entrc el valor administra-
tivo y el histórico no es obligado. Documento de valor administrativo hay que, cuan-
do lo pierden, se convierten en documentos de valor vacío. En estos casos, su elimi-
nación es posible y recomendable. Hay otros, por el contrario, que al perder el interés
que los hizo nacer, adquieren otro de mayor provecho si cabe, el histórico. Su con-
servación es obligada, más que recomendable. Ejemplos de los primeros los tenemos
en los partes de asistencia al trabajo, recibos y matrices de talonarios, justificantes,
etcétera. Ejemplos de los segundos los encontramos en leyes y reglamentos, docu-
mentos contables y presupuestarios, expedientes personales, actas de comisiones, do-
cumentos que nos hablan de los orígenes, evolución y funcionamiento de institucio-
nes públicas o privadas, etc. Como muy bien dice Vázquez Muriilo (1995, p. 43), “un
valor administrativo elevado es un elemento de juicio a tener en cuenta, pero no una
indicación automática”.
La selección por la categoría administrativa de los documentos puede ser tam-
bién una fórmula para determinar los documentos a conservar. Parte de la idea de que
los niveles altos de las administraciones, por ser donde se toman las decisiones, de-
terminaciones y acuerdos, generan los documentos más relevantes e importantes (de
merecida conservación), mientras que las unidades administrativas inferiores produ-
cen documentos de iniciación, preparatorios y de información (de eliminación justi-
ficable). Es una verdad a medias porque, aunque se cumpla en alto porcentaje, los ni-
veles administrativos bajos, las sucursales de oficinas principales y las delegaciones
destacadas en puntos rurales pueden producir una documentacicín con alto valor se-
cundario. Es un procedimiento selectivo poco frecuente.
Si partimos de la premisa de que los documentos han de servir para algo, la se-
lección por la frecuencia de uso toma carta de naturaleza y puede convertir una serie
documental expurgable en no eliminable. Es un criterio de conwvación promocio-
nado por la moda y los criterios historiográficos mutantes, y no un análisis serio pa-
ra comprender el verdadero valor de los documentos. La experiencia nos lleva a con-
siderar que es un procedimiento que se cumple con cierta abundancia en los niveles
administrativos. El administrador, cuando ya no necesita una de terminada masa do-
cumental, pierde todo interés por la misma, y lo Único que desea es quitársela de en-
cima, alejarla cuanto más mejor; en otras palabras, transferirla a l archivo inmediato
del Sistema, o, lo que es doloroso y recriminable, destruirla por inservible. Digamos
que es una selección por cansancio y hastío. Hay que ser muy prudentes y comedi-
dos con el criterio de que lo que interesa es valioso y lo que no atrae la atención de
los historiadores es intrascendente.
El criterio personal debe erradicarse de toda selección documental. Es la antíte-
sis de lo que propone y defiende la Comisión Superior Calificadora de Documentos

- 161 -
EL ARCHIVO Y EL ARCHIVERO

Administrativos, antes aludida. Suele ser el procedimiento selectivo que se aplica,

erróneamente por descontado, en los archivos de gestión o de oficina. Es el emplea-
do el que decide, con un enfoque exclusivamente administrativo (valor primario), qué
es lo que tiene valor y qué es lo inservible. No se ofrece a la documentación la posi-
bilidad de adquirir el valor secundario, pues fenece antes de log-arlo.
Además de los criterios vistos, existe otra modalidad para determinar qué frac-
ciones de series o qué documentos se van a conservar. Es la selección por muestreo,
es decir, dejar una muestra representativa de un conjunto a expurgar. Hay cuatro tipos
de muestreo. El muestreo ejemplar conserva varios ejemplares en número suficiente
para ilustrar una práctica administrativa. El muestreo selectivo selecciona, para ser
conservados, los documentos más importantes o significativos de la serie documen-
tal. El muestreo sistemático se limita a guardar un período cronológico al completo,
como la documentación producida durante un año (ej. las declaraciones de la renta de
los años terminados en O Ó en 5 exclusivamente) o los expedientes de una letra. El cri-
terio de conservación por este tipo de muestreo no es del todo exacto, sobre todo si se
aplica a documentación económica, dado que los acontecimientos del orden econó-
mico pueden sufrir bruscos cambios y evoluciones, máxime si se producen fuera de
los años terminados en O o en 5. El muestreo aleatorio es aquel que toma al azar unas
muestras, por cuanto cualquiera de ellas es un elemento representativo del todo.
Al margen de estos criterios generales de selección y expurgo, no hay que olvi-
dar otros particulares a tenerse en cuenta, que ayudarán mucho a la hora de tomar una
decisión de este género. Nos referimos a los documentos descriptivos de institucio-
nes (actas de fundación, ordenanzas, actas de comisiones y juntas, reglamentos, etc.),
los que nos informan sobre personalidades relevantes (expedientes personales, cró-
nicas, diarios, cartas, etc.) y los que nos ilustran sobre acontecimientos históricos (ac-
tos sociales, epidemias, revoluciones, conmemoraciones, descu hrimientos, etc.). Por
desgracia, estos valores no son excluyentes, por lo que el valor histórico es, a veces,
difícil de determinar. Veamos algunos ejemplos. Un expediente de sanción discipli-
naria, anodino, vulgar, puede cobrar interés si el encartado es o llega a ser una per-
sona relevante. Idem, la declaración de la renta de un persona.je político o, simple-
mente, famoso. La partida de nacimiento de un tal Cristóbal Colón, que a nadie interesó,
hasta que en 1492 se le ocurrió descubrir América. Y así, infinidad.
En conclusión, toda eliminación responsable ha de partir de tres principios bási-
cos: no destruir documentos que puedan o que ya tengan un interés histórico, destruir
los documentos cuyos datos esenciales estén contenidos en otros (borradores y co-
pias de originales, fotocopias, documentos originales contenido\ en otros posteriores
y de mayor solemnidad, etc.), eliminar documentos que sólo tengan interés temporal
(fenece el plazo de tiempo, fenece el interés) y eliminar documentos de trámite (ci-
taciones, matrices de recibos, facturas proformas, etc.).
Las técnicas modernas han promocionado el expurgo por wstitución. Nos refe-
rimos a duplicar fondos o series enteras por procedimientos fotográficos (microfilm,
microficha) e informáticos (digitalización), caracterizados por requerir un reducido
espacio de almacenamiento, para luego destruir toda la masa documental así dupli-

- 162 -
 FLUJO, 7 KANSFERENCIA Y SELECCI~N

cada. Esto tiene muchos comentarios. La Archivística defiende la conservación del

documento original en todos los casos (salvo los expurgados), pues como patrimo-
nio de los pueblos se ha de conservar en su estado originario. La investigación se con-
forma con la información, se encuentre en uno u otro soporte. Los técnicos en foto-
grafía y en informática se consideran gratuitamente los salvadoi-csde los documentos,
pues piensan que cuando éstos desaparezcan (no entiendo tal atán), quedarán las mi-
croformas para sustituirlos. ¿El papel es acaso menos perdurable que la película fo-
tográfica y el disco magnético o el óptico? Es indudable que el papel es de más fácil
y duradera conservación e, incluso, restauración. En el Archivo Histórico Provincial
de Las Palmas se conservan documentos de 1514, y anteriore4 también, en perfecto
estado. En cambio, los negativos fotográficos de hace unos 50 años se encuentran en
peligro. Hemos leído infinitas veces que “el microfilm es la altcrnativa para la con-
servación de los documentos”. Y el microfilm no conserva nada, se limita a almace-
nar y distribuir información en un soporte que contiene imágenes altamente reduci-
das, tanto que no son legibles a simple vista. El microfilm, repetimos, no conserva
los fondos tratados, ni evita su destrucción y expolio. Lo único que logra es la con-
servación de la información tras la pérdida de los modelos que reproduce. No es po-
ción para salvar a los documentos en soporte papel. Sí es verdad que permite con-
servar la información y favorecer la consulta sin tener que recurrir al documento
original, pero nada más.
La duplicación de los fondos mediante técnicas fotográfica\ (microfilm) o infor-
máticas (digitalización) es, por supuesto, aceptada por la Archivística, aunque el lu-
gar que ocupa en el procedimiento que defiende no es el primero, sino el último. No
es considerada, por tanto, como la medida de seguridad, sino como una de las medi-
das que se han de adoptar en el tratamiento archivístico de los fondos, que ha de co-
menzar por su oportuna conservación (instalación correcta, adopción de medidas de
conservación preventivas a cualquier daño que pudiera acaecer, manipulación ade-
cuada, etcétera), seguir por su racional organización (respeto a1 principio de proce-
dencia, clasificación, ordenación, formación de las unidades de instalación, etc.) y
terminar con la conveniente descripción (censo, guía, inventario, catálogo, índices,
cuadros de clasificación de fondos, etc.). Tras todos estos pasos se sitúa la reproduc-
ción de los fondos de cara a la Conservación de la información que atesora el Patri-
monio Documental, como último remedio ante lo imponderable, y como herramien-
ta eficaz para sumergirse en los documentos sin tener que removerlos de sus unidades
de instalación, y para reducir su manejo a los casos esporádicos en los que la dupli-
cación no satisfaga a la pregunta del historiador, o mejor del diplomatista, por no per-
mitir la visualización de los elementos buscados, como filigranas, puntizones, co-
rondeles, materia y otros detalles de los soportes sustentantes y sustentados, lo que
únicamente el acceso directo permite (Pérez Herrero, 1996).
Una vez despejada la duda y ubicada la reproducción de los documentos en el lu-
gar que merece, dedicaremos algunas líneas a defender los beneficios que aporta co-
mo herramienta útil. Como dijimos en otro momento (Pérez Herrero, 1993, p. 245),
el microfilm es la salvaguarda de la información (no de los documentos) ante la pér-
dida fortuita o intencionada del fondo. Un incendio u otro hecho luctuoso pueden oca-

- 163 -
EL ARCHIVO Y EL ARCHIVERO

sionar la desaparición del legado documental, en todo o en parte, lo que supone la

desaparición de los casi Únicos testimonio que poseemos de un momento determina-
do de nuestro devenir (recordemos que existen otros patrimonios que nos ilustran de
nuestro pasado). Triste sería este hecho, pero más lamentable por vergonzoso sería
que no contásemos con reproducciones satisfactorias y completas con las que llenar
el vacío que la tal pérdida supondría para la comprensión de nuestra Historia. El mi-
crofilm ( o cualesquiera otras soluciones semejantes) nunca llenará el vacío ocasio-
nado por la desaparición de su original, pero, al menos, queda-ía constancia de los
hechos narrados, residuo Útil para el historiador, aunque no para el Tesoro Docu-
mental, que evidentemente habría fenecido.
En resumidas cuentas, la reproducción de la imagen de los documentos, bien sea
en microfilm o por digitalización, ofrece varias ventajas irrefutables. En primer lu-
gar, permite la consulta de los documentos sin necesidad de recurrir a los originales.
En segundo lugar, la salvaguarda de las fuentes primigenias, 4 a que una vez repro-
ducidas por cualesquiera de estos sistemas, huelga su manejo para su consulta. En
tercer lugar, la posibilidad del intercambio de copias de microfilms, por lo que un ar-
chivo podría contar, además de con los fondos propios, con los de otras instituciones
similares, o la creación de archivos de imágenes pero sin documentos (que hemos
bautizado con el nombre de Centros Insulares de Microfilms). Y por último, la con-
servación de la información ante la pérdida de los fondos documentales.
No hay que olvidar, antes de abandonar el tema del microfilm, que su valor jurí-
dico no ha sido reconocido, hasta el momento, por su fácil manejo y trucaje. Siem-
pre cabría la posibilidad, para paliar esta deficiencia, de incorporar algún tipo de au-
tenticación por parte del archivo microfilmador, pero creemos que, aún así, tampoco
se evitaría totalmente el dolo documental, ni se garantizaría la veracidad de la ima-
gen. Más éxito parece que alcanza, en este orden de cosas, el einpleo del disco ópti-
co, pues se dice que una vez grabada la información, ésta no es iiianipulable. Los téc-
nicos sinceros y profesionales no son de esta opinión, aunque reconocen que su
manipulación dolosa es difícil, pero no imposible. Dejemos que el tiempo y la técni-
ca de la imagen decidan.

- 164 -
 TIPOS DE l VGRESOS DE DOCUMENTOS

TIPOS DE INGRESOS DE DOCUMENTOS

EN LOS ARCHIVOS

LOS DIFERENTES TIPOS DE INGRESOS DE DOCUMENTOS

EN EL ARCHIVO
Los archivos no son productores de documentos, sino simplemente custodios y or-
ganizadores de testimonios escritos generados por la Administración, por instituciones
y por particulares. Por tanto, los fondos que contienen tienen un carácter eminentemente
exógeno. Si no son centros generadores de documentos y sus estanterías están repletas
de éstos, quiere eso decir que los recibe de fuera. La recepción de documentos, por lo
tanto, puede ser de diversa índole. Los ingresos de documentos cn los archivos se de-
ben, en un altísimo porcentaje, a la mecánica que se conoce bajo la denominación de
transferencia documental, que, por ser el procedimiento habitual. denominaremos or-
dinario. Mas hay otros procedimientos de incrementar los fondos de un archivo, que
por su rareza o escasa frecuencia, denominaremos ingresos extraordinarios.

Depójito
Donación
Compra
Transferencia Documental Legado
Pago de tributo\ e impuestos
Reintegración
Proteger archivos en mal estado
Hallazgos fortuitos

INGRESO POR TRANSFERENCIA.

Es el ingreso por traspaso de documentos que no necesita una oficina o archivo a
otro archivo para que en él cumpla los cometidos que han sido asignados a su función,

- 165 -
EL ARCHIVO Y EL ARCHIVERO

de forma que su objetivo de proporcionar testimonio e información se cumpla, esté don-

de esté (Cortés Alonso, 1981, 151). Como se puede comprender. en los archivos públi-
cos éste es el modo de ingreso y acrecentamiento de fondos má4 frecuente y abundan-
te, simplementepor estar perfectamente tipificado, obligado y cuniplido. Esta modalidad
de ingreso, que está perfectamente reglamentada y definida, se h‘i de supeditar al cum-
plimiento de un procedimiento conocido de antemano, como e\ la periodicidad o ca-
lendario de transferencias, el boletín de remisión de fondos y la valoración, selección
y expurgo. Para evitar una exposición prolija, remitimos al lectoi a los capítulos en los
que monográficamente se exponen estos conceptos, como son los siguientes: las tres
edades de los documentos y archivos, el flujo y la transferencia documentales, la se-
lección documental y la descripción de los archivos y de los documentos.
INGRESO POR D E P ~ S I T O
Se entiende por tal a la entrega de documentos por una persona (deponente) a otra
(depositario), en este caso a un archivo, con el compromiso dt: guardarlos y custo-
diarlos eficientemente hasta el momento de ser restituidos. No hay traspaso de pro-
piedad, aunque sí de uso (investigación) en el caso de que no contravenga al derecho
de la intimidad personal y familiar. Los archivos de titularidad estatal (Ley 16/1985,
art. 63.1) podrán admitir en depósito bienes de propiedad privada o de otras adminis-
traciones públicas de acuerdo con las normas que por vía reglamentaria se establez-
can (aún no se han establecido). El depósito puede ser por un período de tiempo in-
definido o determinado, según se estipule, y puede estar sujeto a condiciones, como
por ejemplo, prohibida su reproducción, accesibilidad restringida hasta que no se cum-
plan ciertas condiciones de tiempo (hasta un año concreto), microfilmación y restau-
ración previa a su consulta, etc. Los archivos públicos podrán también recibir con el
carácter de depósito temporal bienes del Patrimonio Documental, para con ello faci-
litar su estudio, si en el lugar de residencia habitual del bien ello no fuera posible, es-
pecialmente los archivos, documentos y colecciones de particulares (Ley 16/1985,art.
52-4 y Ley 3/1990, art. 29-3). Se conoce también bajo el nombre de “comodato”.
INGRESO POR DONACIÓN
Se habla de donación cuando un poseedor de documentos decide entregarlos a un
archivo por razón de simpatía, filantropía o, simplemente, para eludir responsabili-
dad sobre un bien histórico y cultural que no es de su interés. E4te acto de liberalidad
puede estar sujeto, no obstante, a determinadas condiciones que restrinjan el carác-
ter de liberalidad, condiciones que suelen afectar en exclusividad al donatario, como
la accesibilidad restringida por razón del derecho a la intimidad, de ser documentos
recientes. La donación sólo es aplicable a particulares o a instituciones privadas. Los
documentos y archivos públicos caen totalmente fuera de est:i modalidad de trans-
misión, dada la inalienabilidad del Patrimonio Documental público, y legislada la
obligación de conservarlo y custodiarlo en los centros que contiguran el Sistema Ar-
chivístico Español, según su edad y procedencia.
INGRESO POR COMPRA
Es la adquisición de documentos mediante contrato consensual, sinalagmático y
oneroso por el que se transfiere su dominio, uso y disfrute. Lo verdaderamente difí-

- 166 -
 TIPOS DE / iGRESOS DE DOCUMEN70S

cil en estos casos radica Únicamente en determinar el valor pecuniario de los docu-
mentos. Por regla general el vendedor valora en demasía su precio, mientras que el
comprador suele apreciar más su interés desde el punto de vista cultural y testimo-
nial que desde el crematístico. La Ley del Patrimonio Histórico Español y la Ley del
Patrimonio Documental y Archivos de Canarias recogen y contcinplan esta forma de
transmisión de documentos, reservándose, en ambos casos, la posibilidad de ejercer
los derechos de tanteo y retracto.

INGRESO POR LEGADO

No es otro que la entrega de documentos dispuesta por testamento o codicilo en
beneficio de un archivo, y, por tanto, en beneficio de la sociedad, de la cultura y de
la investigación.

INGRESO COMO PAGO DE TRIBUTOS E IMPUESTOS ESTATALES

Consiste en la entrega a un archivo público de bienes constitutivos del Patrimo-
nio Histórico Español, con cuyo valor económico liquidar la deuda tributaria del Im-
puesto sobre Sucesiones, del Impuesto sobre Patrimonio y del Impuesto sobre la Ren-
ta de las Personas Físicas (Ley 16/1985, art. 73). Es una modalidad de ingreso poco
frecuente, más por desconocimiento de tal posibilidad que por repulsa al beneficio.

INGRESO POR REINTEGRACIÓN

Se entiende por tal a la devolución voluntaria o pactada de documentos en poder
de personas o instituciones que los adquirieron de forma indebida o improcedente,
como, por ejemplo, como botín de guerra, robos arrepentidos, sustracciones antiguas
y transmitidas éstas por herencias sucesivas, etc. La reintegracicín no es más que una
solución para resolver procedencias de titularidad no legítimas. Esta forma de ingre-
so de documentos en los archivos es muy infrecuente, a pesar de que muchos archi-
vos familiares y colecciones particulares poseen aún innumerables documentos de ti-
tularidad pública, extraídos en tiempos pasado por cargos públicos y no devueltos por
olvido, desidia, descuido, muerte, etc., sino transmitidos a sus sucesores en su lugar.
Recordemos que en el siglo XIX era práctica comente y autorizada que determina-
dos cargos públicos se llevasen a sus domicilios expedientes y actuaciones para su
examen y estudio. En el Archivo Histórico Provincial de Las Palmas sólo se han pro-
ducido, que conozcamos, dos reintegros de documentos, en ambos casos de descen-
dientes honorables de concejales y secretarios de ayuntamientos, que los hallaron en
sus casas y determinaron su devolución. La Ley del Patrimonio Documental y Ar-
chivos de Canarias (arts. 18, 19 y 32) dedica especial interés a csta modalidad de in-
greso, no visto en otros cuerpos legislativos, por cuanto el Gobierno de Canarias y
los Cabildos Insulares procurarán “reintegrar al archivo corre,\pondiente” los docu-
mentos que hayan sido extraídos de su archivo de origen, o que “los archivos priva-
dos que, por circunstancias diversas, custodien documentos producidos por institu-
ciones públicas tendrán que reintegrarlos al archivo que corresponda, dentro del
Sistema Canario de Archivos”.

- 167 -
EL ARCHIVO Y EL ARCHIVERO

INGRESOS PARA PROTEGER ARCHIVOS EN MAL ESTADO DE CONSERVACIÓN

Consiste en el ingreso de fondos documentales, tanto de particulares como de la
propia Administración, desatendidos y conservados con tanto abandono y desinterés
que peligra su integridad física. La Administración competente podrá ordenar la en-
trega de los bienes documentales en centros de carácter público en tanto no desapa-
rezcan las causas que originaron dicha necesidad (Ley 16/1985, art. 36-3), e incluso
se podrá justificar la expropiación forzosa de los bienes afectados (Ley 16/1985, art.
52-2). Con idéntico espíritu reza la Ley del Patrimonio Documental y Archivos de
Canarias que aconseja que “cuando las deficiencias de instaltrrión pongan en peli-
gro la conservación y seguridad de los documentos constitutivos del Patrimonio Do-
cumental Canario existente en archivos, se dispondrá por el Gobierno de Canarias
las medidas de garantía necesarias y se podrá decidir su depó,\ito en otros archivos,
hasta tanto desaparezcan los motivos de aquel peligro” (arts. 1 8-1 y 36).

INGRESOS POR HALLAZGOS FORTUITOS

Consiste en la aparición de fondos, archivos o documento\ en lugares insospe-
chados, que la casualidad hace recuperar para el Patrimonio Documental y para la in-
vestigación. Esta forma de ingreso es más propia de otros patrimonios, como el ar-
queológico o el etnográfico, que del documental. Pero la casualidad ha hecho
incrementar los fondos del Archivo Histórico Provincial de Las Palmas con tres ar-
chivos o parte de ellos localizados de forma inverosímil. El primero fue una serie de
carpetas procedentes de la Jefatura Provincial de la FET y de Lis JONS, Delegación
Provincial de Excombatientes, con expedientes de excombatientes en la guerra es-
pañola de 1936 y de la División Azul, que se encontraron en el sótano de un antiguo
edificio, ocupado en el momento de su exhumación por la Sociedad Cultural Víctor
Doreste. El segundo, el archivo particular de Don Domingo Rodríguez Quegles, abo-
gado, anticlerical, consejero del primer Cabildo de Gran Canaria e hijo del fundador
de la Banca Hijos de Juan Rodríguez, con correspondencia con todos los insignes pró-
ceres de Las Palmas de finales del siglo XIX y comienzo del XX (José Mesa y Ló-
pez, político y alcalde de Las Palmas; Agustín Millares Cubas. notario; Néstor Ála-
mo, artista afamado; el Marqués de Guisla Ghiselin; Laureano Arroyo, arquitecto,...).
Y el tercero, el archivo de la Comisaría General de Policía, con panfletos requisados,
libros de salida y entrada de correspondencia, etc., que apareció emparedado en el ac-
tual edificio de la Delegación del Gobierno en Canarias, a raíz de unas obras de re-
forma y adaptación de los despachos de la planta baja.

- 168 -
 C L , S~I F I C A C I ~ YN O R D E N A C I ~ N

LA CLASIFICACIÓN Y LA ORDENACIÓN
DE DOCUMENTOS EN EL ARCHIVO

Irrumpimos al presente en un capítulo de máxima importancia para el tratamien-

to equilibrado y responsable de los fondos archivísticos. Si tuviésemos que elegir de
entre todas las técnicas de tratamiento documental la de más allo nivel de producti-
vidad para el control de un fondo, la inevitable y forzosa, la que va a permitir toda
una secuencia posterior de labores de cara a la información y servicio de la masa do-
cumental tratada, la que por sí misma es capaz de ofrecer orglínicamente los docu-
mentos generados por una administración o institución pública. la que convierte sin
magia una masa documental informe, incontrolada e inservible, en un auténtico fon-
do de documentos controlados y aprovechables para los tres fundamentales usuarios
de los archivos, no dudaríamos en elegir a la Clasificación seguida de inmediato por
la Ordenación.
Lo interesante de los documentos es que se producen por obligación y como he-
rramientas Útiles para realizar cualquier acto administrativo. Y como tales han de es-
tar dispuestos para ser manejados en todo momento, de lo que \e deduce sin mucho
esfuerzo que “lo que principalmente le importa a cualquier dependencia de gobier-
no es su conservación de manera que puedan encontrarse rápidamente cuando se
necesiten.Por lo tanto, el problema básico en el manejo o admiliistración de los do-
cumentos o registros es el de arreglarlos en una forma accesiblc y ordenada” (Sche-
llenberg, 1987, p. 93). Y esta conservación y arreglo es lo que se llama Clasificación.
Los archivos cuyos fondos están sin clasificar no pueden llevar con orgullo tal
calificativo. Serán otra cosa, como depósitos de documentos, almacenes de pape-
les que ocultan por su desorden la historia pretérita, etc. Por tanto, la Clasificación
es importante por imperiosa, necesaria por eficaz y obligada por justa. Una buena
Clasificación y una oportuna Ordenación suponen la mínima a\piración de todo ar-
chivo, pero no por mínima despreciable ni elemental. Es la Clasificación una labor
archivística que puede ser compleja y comprometida, mas nunca eludible y siem-
pre necesaria.

- 169 -
EL ARCHlVO Y EL ARCHIVERO

Desde el punto de vista de la función principal del archivero, llegamos a la mis-

ma condición. Si el archivero pretende facilitar y dirigir el acceso a los documentos
como continentes de información, ha de confeccionar los inst iumentos de descrip-
ción necesarios, instrumentos que exigen una etapa previa de 01 zanización del mate-
rial documental a describir, organización anticipada que no es otra cosa que la adi-
ción de la Clasificación y la Ordenación. Por tanto, es obvia la 1 inportancia que tiene
la etapa que al presente nos ocupa, por cuanto posibilitará el control de la documen-
tación y situará cada documento en su serie documental, y éstas en una estructura ge-
neral u organigrama institucional jerárquico.
Así entendidas estas dos actividades, no nos resulta difícil ni comprometido acep-
tar que la Clasificación y la Ordenación son dos actividades perfectamente diferen-
ciadas por procedimientos y finalidades distintas. Incluso se diferencian por el mo-
mento de su actuación, establecido por la anterioridad de la Clasificación sobre la
Ordenación. Esta precedencia en el tiempo está perfectamente iistificada, pues no se
puede ordenar lo que no está previamente clasificado. Un archivo no se puede ima-
ginar sin clasificar; en cambio, sí se puede aceptar un archivo clasificado, aunque no
exista ordenación en sus series documentales clasificadas.
No obstante, existe un gran confusionismo, incluso entre profesionales, sobre am-
bos conceptos y sobre sus respectivos cometidos. Quizá la razón justificativa esté en
la proximidad de ambas operaciones, cercanía que es tal que ha motivado que mu-
chos archiveros hablen de una sola tarea, que se conoce bajo el nombre de Organi-
zación, que las aglutina sin más complicación. La Organizacih comienza clasifi-
cando un fondo y construyendo sus secciones y series documentales, y termina
ordenando los documentos de las series obtenidas. Lo que no nos resulta permisible
son afirmaciones como las de “ordenar es clasificar documentos’’ o “el material ha
sido clasificado por orden alfabético”, etc. Para evitar en lo sucesivo estos errores,
conveniente será memorizar la regla nemotécnica siguiente: ‘‘lo\ fondos de un archi-
vo se clasifican, los documentos de las series se ordenan”.
No hay mejor estrategia al tratar un asunto que comenzar otreciendo una defini-
ción del concepto o definiciones, en nuestro caso, por tratarse al unísono de dos ope-
raciones.

LA CLASIFICACIÓN:
Se entiende por clasificar un fondo al hecho de separar 104 componentes de un
conjunto no homogéneo de documentos (masa documental sin estructura orgánica)
en una sucesión de agrupaciones independientes, constituidas cada una de ellas por
una serie de documentos afines entre sí (masa documental que refleja una estructura
orgánica).
Consiste en la determinación de las categorías y grupos que reflejan la estructu-
ra orgánica o funcional de un todo. No es más que la restitución de la disposición in-

- 170 -
 CL 1 S I F I C A C I ~ N
Y ORDENACI~N

teligente anterior que por azares de las circunstancias se ha de\membrado. La recu-

peración del estado inicial que se pretende se ha de lograr separando por unidades ad-
ministrativas los documentos recibidos (si proceden todos de idéntica institución) o
por organismos (si proceden de varios). Una vez terminada est<iprimera separación,
se procederá a una segunda, con el objetivo de distinguir los documentos producidos
por cada sección, negociado, departamento, etc., obteniéndose de esta manera agru-
paciones de documentos afines, que se denominan series docuinentales. Estas agru-
paciones reflejan el cuadro orgánico de la institución a la que pertenecen, sus jerar-
quías y funciones. Y como Última maniobra, las unidades documentales de cada una
de las series se reconstruirán, de haber padecido desmembración (Romero Tallafigo,
1994, p. 331).
Por reproducir, por tanto, el organigrama de la institución productora de los do-
cumentos, podemos considerar que la mecánica de la clasificación afecta a las sec-
ciones y a las series documentales que configuran un archivo. La Clasificación pre-
tende formar grandes familias de documentos; no desciende al tratamiento individual
o personalizado de cada una de las unidades documentales (la Ordenación sí), sino a
los bloques uniformes que éstas constituyen ( o serie documentnl).
La Clasificación archivística es como un gran mueble de muchos cajones, co-
rrespondiendo cada uno de ellos a una unidad administrativa. Cada cajón tiene un
nombre identificativo y la responsabilidad de albergar sólo documentos afines pro-
ducidos todos por el mismo productor y con idéntica función. En otras palabras, a ca-
da gaveta corresponde una única serie documental. La Clasificación pretende intro-
ducir en cada uno de estos contenedores los documentos que les correspondan, sacando
los que no lo sean. Culminada la tarea de la clasificación, tendremos un mueble de
cajones estructurado jerárquicamente, y en cada uno de ellos el material que le com-
pete. No es, por lo tanto, más que el establecimiento físico y niaterial de las catego-
rías y grupos documentales producidos por los diferentes niveles (áreas, dependen-
cias, servicios, secciones, negociados) de una administración pública, que se estructura
en un organigrama o representación lógica de las funciones, relaciones y responsa-
bilidades de los diversos elementos que la constituyen.
En resumen, esta separación de documentos no afines en grupos afines y cercanos
por función, procedimiento administrativo y tipología, lo que pretende es establecer
“clases,grupos o series, de tal manera que dichos grupos quederi integradosformando
parte de la estructura de un todo” (Heredia Herrera, 1991, p. 266). Es decir, la Clasi-
ficación queda maridada con la idea de separar, de desunir algo, con la intención de
distinguir y diferenciar sus elementos constitutivos. La idea de esta separación no es
peyorativa ni indica total ruptura, desavenencia y discordia entre las partes, sino que,
muy por el contrario, viene a significar apartamiento o entresaca de unas cosas de otras
para formar orden y concierto dentro de un marasmo documental.
El vehículo apropiado para esta tarea archivística es el cuadro de clasificación de
fondos, por otros técnicos llamado cuadro de organización de fondos. No es más que
el gráfico de la estructura del organismo productor, que se ha de entender como una

- 171 -
EL ARCHIL’O Y EL ARCHIVERO

red de distribución oportuna del caudal documental generado en el cumplimiento de

su función.
Es la herramienta básica de todo archivero. Viene a ser como una brújula que en
todo momento le está marcando el derrotero a seguir y el punto exacto en que se en-
cuentra. Se le puede considerar como un “instrumento de consrtlta que refleja la or-
ganización del fondo documental y aporta los datos esencialeJ de su estructura (de-
nominación de secciones y series, fechas extremas, etc.)” (Diccionario..., 1993,
p. 29). Es como el plano de carreteras que indica al automovilista por donde discu-
rrir y donde detenerse.
Los cuadros pueden tener dos niveles descriptivos, el orgánico y el funcional. Co-
mo este punto lo deberemos tratar al hablar de los instrumento\ de descripción en el
siguiente capítulo, no deseamos detenernos ahora en este tema. sino reservarnos pa-
ra luego. No obstante, sí adelantar que el cuadro de clasificacicín de nivel orgánico
nos indica la estructura general de la institución según un orden jerárquico vertical.
Es lo que coloquialmente se conoce como organigrama. El de nivel funcional nos in-
dica las diferentes series documentales que emanan de una institución. Esta forma úi-
tima de clasificación prima las funciones desempeñadas por cada uno de los sectores
o el tipo de acción a desarrollar para la consecución del fin propuesto.
No siempre es tarea fácil la elaboración de los cuadros de clasificación. Lo lógi-
co es pensar que cada institución posee un cuadro orgánico de clasificación, y es por
ello que los archiveros nos dirigimos a tal o cual administración para que nos los fa-
ciliten. Sorpresa mayúscula es comprobar que pocas veces obtenemos puntual res-
puesta. Pero al hablar de tarea difícil no nos referíamos a esta \ituación. Nos referi-
mos a la tarea de elaboración de estos cuadros y a las dificultades que encierran. Dos
casos nos podemos encontrar.
El primer caso es el de instituciones históricas desaparecidas. El cuadro de clasi-
ficación se ha de obtener de la lectura y comprensión de los documentos conserva-
dos. N o se tiene otro tipo de ayuda. Es una labor difícil y ardua. No en todos los ca-
sos se podrán lograr cuadros exactos y completos. Todo dependerá del volumen de
la documentación conservada. A mayor caudal documental, mayor información y, co-
mo resultado lógico, el cuadro será más completo; en caso contrario, se obtendrá un
cuadro parcial, incompleto e insuficiente.
El segundo caso es el de instituciones de larga vida y de frccuentes variaciones
en su estructura inicial. El tiempo y la evolución hacen que la4 administraciones se
desarrollen, se modifiquen e, incluso, cambien sus funciones y métodos. Ello oca-
siona la imposibilidad de obtener un cuadro Único y estable, complejidad que plan-
tea una seria dificultad a la hora de proceder a elaborar el cuadro de clasificación de
fondos. Si los cambios producidos no son sustanciales, como e l cambio de nombre
de los negociados o de los tipos documentales, el problema planteado es de sencilla
solución. Bastará con recoger los cambios producidos en el mi\mo cuadro o en una
tabla de equivalencias (e.j.: el impuesto de Derechos Reales: Inter-vivos se llama hoy

- 172 -
 i A S I F I C A C I ~ NY O R D E N A C I ~ N

Transmisiones Patrimoniales y Actos Jurídicos Documentados). Por el contrario, si

las modificaciones son de consideración, la situación creada obligará irremisible-
mente a una secuencia de cuadros de clasificación o, en el mejor de los casos, a una
duplicidad de cuadros.
A la hora de proceder a confeccionar un cuadro, primero \e deberá elegir uno de
los dos sistemas generales de clasificación: el sistema subjetivo o el sistema objetivo.
El sistema subjetivo o apriorístico es el que aboga por diseñar un cuadro de cla-
sificación, tan complejo o sencillo como uno desee, atendiendo al simple criterio or-
ganicista del archivero. La clasificación que se obtiene es arbitraria, artificial y es-
peculativa, pues se realiza sobre un esquema que en nada se asemeja a la realidad,
dado que no se ha respetado el fondo ni se ha ahondado previamente en él para co-
nocer su personalidad y estructura. Es decir, primero se diseñii el cuadro, y luego se
intenta organizar el fondo en esa pauta apriorística, en ese organigrama subjetivo. Es-
te sistema no es conveniente ni realista, y por tanto se debe evitar. Es aplicable en dos
circunstancias únicamente: en las colecciones de documentos 4 en las series facticias.
En cambio, el sistema objetivo o “aposteriori” es el recomendable, el exacto, el
científico, por cuanto el cuadro de clasificación se obtiene del análisis del fondo, aná-
lisis que ofrece o reproduce a la perfección el organigrama del organismo productor.
Prevalece el principio del respeto al origen de procedencia y se considera igualmen-
te el proceso natural de la génesis documental. La clasificación objetiva no la crea el
archivero, no viene forzada por un gusto personal, sino que viene impuesta por la pro-
pia documentación. Es el sistema veraz que se debe procurar, respetar o reproducir
en el caso de fondos desorganizados. De gran ayuda para el di\eño de este cuadro de
clasificación, además de la propia documentación, son los textos legales, los boleti-
nes oficiales, la bibliografía en general, etc., por describir a Lis instituciones públi-
cas, que son los centros productores de documentos por excelencia.
Si en la actualidad la Archivística considera que los archivos son conjuntos or-
gánicos de documentos al servicio de las administraciones, de los ciudadanos y de la
investigación, resulta que su repulsa hacia el sistema subjetivo o apriorístico de cla-
sificación es indudable e inquebrantable. No aconteció así en tiempos pasados, pues
la clasificación por temas (sistema subjetivo) fue muy defendida y buscada por los
historiadores. Desgraciadamente este gusto de clasificación apriorística desorganizó
muchos fondos, a lo largo de los años decimonónicos y a principio, incluso, del siglo
XX. Afortunadamente, remontado el primer cuarto del presente siglo, el triunfo del
sistema objetivo sobre el subjetivo fue aplastante.
Theodore R. Schellenberg, uno de los fundadores de la archivística contemporá-
nea, cuya obra titulada “Los archivos modernos. Principios Y técnicas” se ha con-
vertido en un verdadero clásico de nuestro tiempo y de nuestra materia, ha estableci-
do una serie de principios generales que han de estar siempre presentes en toda
clasificación de fondos documentales públicos (Schellenberg. 1987, p. los), que se
pueden sintetizar en el cuadro siguiente.

- 173 -
EL ARCHIVO Y EL ARCHIVERO

Pincipios Generales de Clasificación según T.R Schellenberg

Los documentos públicos sólo en casos excepcionales se deberán clasificar por ma-
terias.
2 Los documentos públicos podrán clasificarse con relación a la organización de la
administración productora (nivel descriptivo orgánico).
-
3Los documentos públicos deben clasificarse en relación a laj funciones que desa-
-
rrollen las administraciones (nivel descriptivo funcional).
4 Es esencial que se establezcan las clasificaciones sobre una base “a priori” (subje-
tiva) y no “a posteriori” (objetiva).
5 Es muy importante que los niveles sucesivos de subdivisiones en un sistema de cla-
sificación sean consistentes, no se entremezclarán funciones, actividades, tipos do-
cumentales, etc.
6 Debe evitarse los encabezados tales como “general”, “miscelánea”, “sin clasificar”,
etcétera.
7 Es conveniente establecer títulos separados para los documentos importantes rela-
tivos a políticas, procedimientos, programas y similares.
8Es conveniente conservar actualizado un esquema de clasificación en el que refle-
jar las funciones usuales de la dependencia. Los cuadros de clasificación no debe-
rán ser excesivamente desarrollados y se despreciarán las divisiones innecesarias o
- irrelevantes.

La Clasificación nace y no se hace, salvo cuando la clasificación primigenia

se pierde y desbarata por causas ajenas a los propios documentos y contra toda
norma jurídica. Con ello quisimos insinuar lo que ahora deseamos afirmar. Es el
propio procedimiento administrativo y la propia génesis documental lo que hace
que la producción de documentos en las administraciones públicas sea un proce-
so natural, espontáneo y lógico, por lo que cada documento se genera por nece-
sidad en el único lugar posible y en el momento apropiado. En otras palabras, el
documento brota por obligación de procedimiento en una determinada unidad ad-
ministrativa. Y no le cabe ni otro momento, ni otro lugar. Por tanto, los docu-
mentos nacen ya clasificados, de lo que deducimos que la Clasificación es algo
inherente al documento diplomático y, por extensión, al Patrimonio Documental.
Si cada unidad administrativa custodia los documentos que produce y recibe, pri-
mero, y los transfiere al archivo inmediato inferior del sistema de archivos, des-
pués, resulta que la Clasificación no es más que una operación de cautela para
comprobar la situación esperada. Así, un Negociado de Personal custodiará los
expedientes personales de sus funcionarios y trabajadores, sin confundirlos ni en-
tremezclarlos con los de otros negociados, pues ello redundaría negativamente en
su propio servicio.

- 174 -
 CI \SIFICACIÓN Y ORDENACIÓN

Pero ésta no es la verdadera situación. Las series documeiitales se desclasifican

sin razón en casi todas las administraciones públicas. Cabe preguntarnos en qué mo-
mento se produce esta diáspora, esta fuerza centrífuga que proyecta a los documen-
tos fuera de las series documentales a las que pertenecen, confundiéndose los unos
con los otros. Creemos encontrar la causa en el momento en que pierden su protago-
nismo administrativo por haber finalizado sus función, y se convierten en molestos
para sus propios productores. Ha llegado el momento de deshacerse de ellos. Unos
sucumben y desaparecen, lo que constituye un pogromo documental indudable, otros
se transfieren al archivo central correspondiente sin ningún cuidado y esmero. La uni-
dad se ha perdido, su clasificación también; habrá, por tanto, que empezar de nuevo;
se deberá reconstruir con el esfuerzo subsiguiente la clasificación original obtenida
con toda simplicidad.

LA ORDENACIÓN:
A la Clasificación sigue de inmediato la Ordenación, por lo que ésta última se
puede considerar como la segunda operación de la Organización. Es, por lo tanto, una
operación independiente de la Clasificación, con la que nunca se puede confundir,
aunque estén excesivamente próximas.
Por ordenar se entiende al hecho archivístico de enhebrar los documentos que
constituyen cada una de las agrupaciones documentales (series) logradas por la Cla-
sificación mediante un elemento Único y común establecido de antemano según un
criterio de eficacia. Este elemento de enlace ensarta las unidade\ documentales de ca-
da serie, logrando con ello un encadenamiento de documentos en perfecta concordia
y ordenada sucesión. La Ordenación, al mismo tiempo de lograr una ristra de docu-
mentos vinculados por un elemento común, los independiza, convirtiéndolos en uni-
dades indivisibles perfectamente identificables para su custodia, su descripción y su
recuperación. La Ordenación, por todo lo dicho, va ligada a la idea de unir, a la in-
tención de estrechar unidades físicamente independientes y separadas, de forma y ma-
nera que constituyan un todo, un conjunto o compuesto. La Ordenación no afecta a
un fondo documental en todo su conjunto (la Clasificación sí), sino que es aplicable
a las series individualmente tratadas. Analiza, pues, los elementos de cada linaje.
El elemento único o unidad orden no es universal, sino particular a cada serie do-
cumental, por lo que ésta puede se la fecha, la numeración “currens”, el alfabeto, etc.
Es decir, cada serie documental requerirá un determinado orden (cronológico, nu-
mérico, alfabético, etc.), orden que se adoptará en función a la rapidez en la locali-
zación de la unidad documental, bien para que sirva como instrumento en un acto ad-
ministrativo, bien por ser caudal de información a consultar.
Existen varios tipos de ordenación, diferencias que residen en la personalidad y
carácter del elemento o unidad de ordenación elegida. Si preferimos la fecha como

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EL ARCHIVO Y E L ARCHIVERO

elemento de unión de los documentos de una serie, obtendremos una ordenación cro-
nológica. Si, por el contrario, elegimos el abecedario como unidad de ordenación, lo-
graremos una ordenación alfabética, que a su vez puede ser onomástica (nombre de
personas), geográfica (lugares geográficos o topónimos) y de m‘iterias (nombres co-
munes). Y si optamos por el número, la ordenación será por el numero correlativo ad-
judicado a cada uno de los expedientes o por el número ordiniil de las unidades de
instalación.
La ordenación cronológica pretende obtener una secuencia tliacrónica de los do-
cumentos a través del tiempo. Consiste en ordenar los documentos de una serie to-
mando la fecha de escrituración como el elemento de unión. C omo toda fecha pre-
senta tres componentes (día, mes, año), se habrá de valorar cada uno de ellos, pero
en el orden inverso de como suelen aparecer en los documentos (año, mes, día). No
se dudará, además, en despreciar cuantos datos de acompañamiento de la data cróni-
ca se puedan presentar, pues no suelen tener un aporte significativo, por lo que no son
relevantes, como la mención del día de la semana o las expresiones del “dia postre-
ro del mes de...”, “día primero del mes de...”, etc. En el caso de documentos com-
puestos (expedientes) se ordenarán tomando como puntos de referencia las fechas ex-
tremas, evitándose la consideración de los meses y de los días. Es un sistema de
ordenación que permite la intercalación de nuevos documentos y el expurgo razona-
do, sin que por ello se vea afectada la secuencia diacrónica mencionada. Mas puede
darse el caso de que se desconozca, por múltiples razones, alguno de los tres ele-
mentos de que consta la data crónica. De darse este supuesto, se procederá con arre-
glo a la siguiente norma: si se desconoce el día, el documento se ubicará al final del
mes al que pertenece; si se carece de mes, al final del año corre\pondiente; y si fal-
tare el año, al final del siglo.
Puede darse el caso de que un documento no presente fecha. bien por simple 01-
vido del amanuense, bien por deterioro del soporte que la conteiiía o bien por tratar-
se de tipologías documentales que no la suelen llevar. En tales circunstancias, se re-
currirá a la denominada data histórica o archivística. Consiste en situar el documento
en el tiempo por datos indirectos y referencias conocidas, como firmas fechadas, he-
chos archivísticos situados en el tiempo y en el espacio, por la crítica paleográfica,
por las fechas del documento anterior y posterior, etc. La data archivística se anota-
rá entre corchetes para indicar al lector que no figura en el documento, sino que ha
sido obtenida a través del análisis de determinados elementos.
La ordenación alfabética es muy extendida, dado que es de gran simplicidad, aun-
que no se puede aplicar en todos los casos. Es mecánica conocida desde la escuela,
por lo que no se requiere ningún adiestramiento (es familiar); hace posible en todo
momento intercalar nuevos documentos o fichas en la secuencia alfabética obtenida
(es muy elástica); y no obliga a confeccionar índices ni listas (la localización es di-
recta). Presenta, no obstante, pequeños inconvenientes como la homonimia y la difí-

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cil comprobación de si falta algún o algunos documentos, C O S ~ Ique no ocurre en la
ordenación numérica.
En la ordenación alfabética onomástica se tomarán primero los apellidos y luego
el nombre de pila. Pero históricamente la ordenación onomásrica no ha seguido la
misma pauta. Así tenemos que en el siglo XVI, por ejemplo, se . trdenaba por el nom-
bre de pila y no por el primer apellido, como es costumbre en i~uestrosdías. Una se-
gunda observación a tenerse en cuenta es la relativa a la letra E. ya que en ella no s6-
lo se contienen los nombres de pila que comienzan por dicha vocal, sino que también
se incluye el artículo determinado masculino singular “el” segti ido de cargo o profe-
sión más el nombre y apellido correspondiente, como por ejemplo, “el deán don Zoi-
lo Ramírez”, el prior Juan de Escalona”, “el bachiller...”, “el iicenciado ...”, “el ra-
cionero...”, etc. (Pérez Herrero, 1992, p. 22).
En la ordenación onomástica es muy corriente, de ser posible, actualizar la or-
tografía; es decir, convertir la ortografía antigua a la moderna. Así, la grafía Sapa-
ta y Capata se colocarán en Zapata; Margarida en Margarita; <;arqía en García, etc.
Esta mecánica es muy conveniente cuando ordenamos fichas !’ cuando elaboramos
listados.
La ordenación numérica de documentos poco comentario permite. Consiste en
ordenar los documentos mediante una numeración correlativa (c,mpleo de la serie na-
tural de los números) que se otorga según orden de incoación de los expedientes o se-
gún orden de recibo y expedición de documentos, en el caso dc unidades documen-
tales simples. Este sistema, por impersonal y falta de transparencia informativa, obliga
a la confección de índices que permitan su manejo e identificacicm. Este sistema, muy
empleado en la Administración, requiere, al menos, dos índices de búsqueda de la in-
formación y de localización del documento a manejar o consultar: un índice de nú-
mero de orden seguido de un descriptor identificativo, y un segundo a la inversa, es
decir, un índice alfabético de descriptores identificativos seguidos por su correspon-
diente número de orden. Este tipo de ordenación es de muy fáci I comprobación (per-
mite saber si falta algún documento), de fácil manejo (los números se ordenan sin
complicación) y de rápida lectura. Es un sistema cerrado que no permite interpola-
ciones, ya que no es posible el empleo de decimales. En caso de imperiosa y acci-
dental necesidad, de existir números idénticos, se habrán de di:\tinguir y diferenciar
por el uso de las expresiones bis, ter, tetra, etc.
La ordenación numérica por unidades de instalación consixLe en numerar corre-
lativamente todas las unidades de conservación o de instalacioii de una serie o, in-
cluso, de un archivo, empezando por el número 1 . Las unidades de conservación pue-
den tener diferentes aspectos, según la documentación a contener: legajo (documentos
o expedientes), carpetilla (documento o expediente), sobre (fotografías), tubo (mapa
o plano), funda (documento), encuadernación (libro), etc. Es prelerible optar por una
numeración simple, antes que diseñar toda una estructura numéric;r compleja (IV/2/150,

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EL ARCHIVO Y EL ARCHIVERO

IV/2/151, IV/2/152...), donde el primer número puede indicar la estantería, el segun-

do, la balda y el tercero, el lugar de ocupación.
Conocer éstas u otras ordenaciones posibles no es suficiente. Lo realmente im-
portante de cara al éxito de la ordenación es saber, algunas veces incluso intuir, el ti-
po de ordenación más adecuado. Todo dependerá de la personalidad de la documen-
tación, ya que a cada una de ellas le conviene un método concreto. En otras palabras,
a cada tipo de documentación le corresponde un tipo determinado de ordenación y
no otro. Es difícil ofrecer un cuadro de tipos documentales y sus ordenaciones más
convenientes. Es ahora cuando el criterio del archivero juega un papel importante.
Pero antes de adoptar una decisión, se ha de tener muy presentc que no todas las se-
ries documentales admiten igual ordenación, y que se ha de ordenar pensando siem-
pre en la más rápida localización de los documentos. Así tenemos que para los he-
chos históricos, la ordenación más conveniente es la cronológica, pero para los
expedientes personales la más Óptima es la alfabética onomástica, etc. Valgan estos
ejemplos para despertar el interés de esta mecánica y la importuncia de meditar en la
forma de solicitar los documentos o de encontrar la información, ya que según sean
éstas, así será la ordenación elegida.

- 178 -
 DESCRIPTORES DE. lRCHIVOS Y DOCUMENTOS

LOS DESCRIPTORES DE LOS ARCHIVOS

Y DE LOS DOCUMENTOS

El archivo no sólo debe conservar y organizar los fondos que custodia, sino que
también los ha de ofrecer y servir para su consulta y estudio. Para ello, los habrá pre-
viamente de difundir y facilitar mediante sus descripción, a través de la cual poder lo-
calizar el documento de interés y la información en él contenida. Un archivo que ca-
rezca de instrumentos de descripción, es un centro ciego, silencio\o e inútil, dado que
el acceso a la información es del todo imposible. Con la descripción de los fondos no
se pretende en absoluto ofrecer todos los datos sobre un tema o u n documento, sino
simplemente abrir un camino seguro, por donde el investigador o el usuario pueda dis-
currir con la garantía de alcanzar la meta propuesta en su línea de investigación o por
la búsqueda del documento que le ampare ante el reconocimiento de un derecho.

De ello deriva el menester de que la información ofrecida sea exacta (sin errores
que confundan), suficiente (que describa el documento al completo y facilite su lo-
calización) y oportuna (que sea el resultado de una programacióii coherente en aras
de su eficacia y, además, que responda a la demanda de los usuarios).

La necesidad de transmitir la información contenida en los documentos comien-

za en el mismo momento en que éstos se producen. No hay que esperar a que sean
depositados en el archivo para proceder a su tratamiento, pues, de actuar de este mo-
do, no se cubriría la necesidad de informar en el nivel pre-archivístico o de gestión.
Es decir, la descripción de los documentos se ha de iniciar en el archivo de gestión o
de oficina (etapa pre-archivística), con los documentos activos, de plena vigencia ad-
ministrativa, y se habrá de continuar en la etapa archivística, es decir, en el archivo
central y en el intermedio, con los documentos semiactivos, que son los que van sus-
tituyendo sus valores administrativos por los históricos, y, por último, en los archi-
vos definitivos o históricos, ya con documentos de pleno valor histórico adquirido
por la pérdida de su valor administrativo.
Describir un documento es enumerar sus cualidades y elementos fundamentales,
a través de los cuales hacer llegar al usuario el valor, la intención, el contenido y la

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bL AKí'HIVO Y EL ARCHIVERO

forma del documento descrito, de manera exacta, suficiente y oportuna, para que és-
te pueda decidir con garantía si es de su interés o no. La descrii)ción no ha de ser ca-
prichosa o a voluntad del archivero, sino que ha de contener n<)sólo un análisis del
documento, sino también los datos para su pronta localización recuperación. Entre
los primeros, no hay que olvidar nombrar el origen orgánico, 1;. tipología, el autor, el
destinatario, su contenido, fecha y lugar de escrituración, la trad. .ión documental (ori-
ginal o copia y su grado) y caracteres externos (soporte, tipo e de escri-
tura, de ser conveniente, etc.). Entre los segundos, la sección. la serie y la subserie
(de existir) a las que pertenece, la unidad de instalación en que se encuentra y el nú-
mero de orden que le corresponde, por otro nombre, referencia iopográfica o código.
La descripción de documentos en archivos es una tarea compleja, pues ofrece dis-
tintos niveles de ejecución, con resultados diferentes, que dependen del servicio que
se pretenda alcanzar. Es decir, cada tipo de archivo busca en su\ instrumentos de des-
cripción una finalidad concreta, no coincidente obligatoriameiite con la que se pre-
tende en otros, por lo que el alcance de sus contenidos y esquema de presentar la in-
formación habrán de ser forzosamente diferentes, aunque se les denomine bajo el
mismo nombre.
Los archivos de gestión o de oficina están relacionados directamente con el que-
hacer laboral cotidiano, con el procedimiento administrativo, con los funcionarios,
quienes los utilizan como herramientas de su actividad. La intención no es otra que
la de localizar rápidamente el documento o expediente para su manejo, por lo que la
descripción no ha de ser excesivamente profunda, ni se ha de prc ceder a hacer un aná-
lisis exhaustivo del mismo. Basta con ofrecer los datos mínimos indispensables, no
una completa descripción, para la recuperación del documento que se requiere para
realizar un acto administrativo cualquiera. Algunos teóricos, por esta razón, prefie-
ren denominarlos instrumentos de trabajo o de consulta, en lugar del genérico ins-
trumentos de descripción.
Por el contrario, en los archivos definitivos o históricos, el c'trácter de la búsqueda
difiere en mucho de los anteriores, pues no basta simplemente con ofrecer los datos
para su localización, sino que además hay que contarlo, describirlo, para con ello
comprender su tenor y comprobar si se ajusta a las premisas pi,inteadas por el inves-
tigador. Ahora la información a transmitir ha de ser más abunclante y rica, se han de
enumerar con mayor profusión las cualidades del documento, de manera que lo des-
crito esté más abierto a una pluralidad de usuarios y no reservado a un Único tipo de
interpelador, como en el caso anterior. De aquí, que también \e les conozca, a estos
niveles, bajo el apelativo de instrumento de investigación.
En resumen, cada edad de archivo o de documento requit..re una concreta des-
cripción, pues es diferente el servicio que en cada una de ellai se busca. Por ello, en
cada una de éstas se ha de redactar el que le es propio. A menor edad, menor infor-
mación. A mayor edad, información más profusa en datos.

- 180 -
 DESCRIPT0KE.S DE 1RCHIVOS Y DOCUMENTOS

Antes de entrar a ver y diseñar los diferentes instrumentos de descripción, ha-

bremos de hacer algunas aclaraciones, aunque de manera sucinta, sobre las difi-
cultades que el archivero encuentra a la hora de confeccionar dichos instrumen-
tos. Si bien la Biblioteconomía ha logrado unas reglas a las que ;i lustar sus catálogos
bibliográficos, 1aArchivística aún no ha sido capaz de redactar iinas normas a apli-
car en el tratamiento descriptivo de los documentos de que sv ocupa, con lo que
unificar criterios y posiciones contradictorios. Esta disparidad es más de forma
que de fondo, por lo que una norma universal que procure la homogeneidad ante
la heterogeneidad habrá de convencer, más que obligar. Sí podemos hablar de re-
comendaciones, de experiencias positivas y de resultados oportunos, pero no de
una normativa general aceptada por todo el colectivo. El Mini\terio de Educación
y Cultura está trabajando en el diseño de unas reglas a nivel iiacional que unifi-
quen criterios y eviten distanciamientos entre los archivos a l a hora de acometer
sus programas descriptivos. Algunas comunidades autónomas históricas han pu-
blicado normas de descripción muy meritorias y dignas de tenerse en cuenta. Los
archivos municipales también han dado un gran paso hacia adelante en este orden
de cosas.

Para mayor complejidad, a la falta de una norma general de descripción de fon-

dos y de documentos, hay que añadir un elemento distorsionante niás, como es la tam-
bién inexistencia de una terminología única, aceptada y utilizada por todos los ar-
chiveros, con la que designar a cada una de los diferentes instrumentos de descripción.
Todo ello nos demuestra que esta operación no es ni sencilla ni cómoda, sino más
bien compleja y en estado de evolución. No vamos a entrar a exponer los diferentes
nombres dados a un mismo instrumento de descripción por los diferentes teóricos y
escuelas de la Archivística española, sino simplemente alertar a cuantas personas se
sumerjan en la lectura de bibliografía científica, y aleccionarlas de la posibilidad de
que un mismo descriptor, sin cambiar de forma y de tratamiento de la información,
puede recibir nombres diferentes (inventario somero, inventario malítico, inventario
profundo, catálogo, etc.). Para los profanos, y para algunos especialistas también, el
problema terminológico aducido puede presentar alguna desorit. iitación importante
si no se tienen en cuenta sus correctas equivalencias.

En el cuadro siguiente se presentan los diferentes instrumentos de descripción,

las edades a las que corresponde su confección, la agrupación documental que des-
criben y, por último, los instrumentos de control, que denominamos cautelares por
obvias razones, que si bien no se refieren al tenor documental del fondo, sí al mo-
vimiento al que se le somete por consulta, préstamo y uso de investigadores y Ad-
ministración. Para dar una imagen completa hemos optado por presentarlos juntos,
pues así quedan suficientemente claras las diferencias que los scparan y el vínculo
que les unen, que no es otro que el respeto al documento en cuanto a descripción y
uso se refiere.

- 181 -
k L , l l i C l l l l O Y LL AKCHIVERO

Cuadro resumen de instrumentos de descripción y cautelares

empleados en los archivos

Sección 1 Serie 1 Documento 1

Cuadro de Organización de Fondos X X X X

1 i1 1i
Boletín de Remisión de Fondos X X X
Registro de Entrada de Documentos X X X I x
Registro de Entrada por Secciones X X X
Fichero General de Fondos X X X X
Registro Topográfico ~ ~

Registro Gráfico de los Depósitos

Ficha de Seguimiento del Expediente I x
Guía de Archivo
Inventario de Series Documentales X X X
Catálogo de Documentos X
Índices X X X X
Censos de Archivos 1 l x l x l x l x

CUADRO DE ORGANIZACIÓN DE FONDOS:

Instrumento básico en los archivos centrales, intermedios c históricos. Algunos
lo llaman Cuadro de Clasificación de Fondos y otros Cuadro Sinóptico de Fondos.
Es el primer instrumento que se ha de confeccionar en un archivo. Facilita la com-
prensión total de un fondo desde un prisma panorámico sin entrar a describir las uni-
dades menores (para otros medianas) ni las unidades archivíst icas (documento, ex-
pediente). Describe el archivo.
El cuadro de organización nos presenta la estructura orgánica (organigrama) de
la institución productora del fondo de forma jerarquizada, vertical, en contraposición
a otros descriptores que presentan la información de un mismo nivel (inventario, ca-
tálogo) y, por tanto, horizontal. Nos refleja la estructura del fondo documental, para

- 182 -
 DESCRlPTORb-.S Di ARCHIVOS Y DOCUMENTO.\

lo que ofrece los datos mínimos de su composición: secciones, ubsecciones, fechas

extremas, dígitos de identificación, etc. Se confeccionará un cu'idro de organización
por cada fondo, y si un archivo custodiase más de uno, se habi i n de realizar tantos
cuadros como fondos documentales existan.
Puede estructurarse según dos niveles diferentes: el orgána o y el funcional. El
primero mostrará la estructura orgánica de la institución, u orgai iigrama, y organiza-
rá la documentación reproduciendo las dependencias del orgai 1 ismo productor, sus
servicios, secciones, unidades administrativas, desde el respon\<iblemáximo del de-
partamento, hasta la unidad menos significativa. Es, por ello, el jistema correcto por
respetar el principio de procedencia, tan defendido por la Arc fiivística. Los docu-
mentos así organizados se convierten en espejo de su creador, eii eco de la estructu-
ra del organismo de donde emanaron. No la crea el archivero, \ino que le viene im-
puesta por la documentación, y debe respetarla, o reconstruirla en el caso de fondos
desordenados por cualquier motivo.
El segundo nos ofrecerá las series documentales que genei d la institución, en-
tendidas éstas como los testimonios de la actividad que le es pt opia; se basa en las
funciones desarrolladas por cada uno de los sectores que componen la institución.
Aunque no es un sistema perfecto de clasificación, sí asegura la continuidad funcio-
nal de cada una de las series, de transferirse competencias de uiid a otra administra-
ción. Este sistema fuerza a la continuidad de los documentos y expedientes por la fun-
ción uniforme desempeñada, lo que en cierta manera también es deseable, sobre todo
por los investigadores. Atendiendo a este criterio, la documentación se agrupará de
acuerdo con las actividades de las que son resultado. El hilo conductor de cada una
de las series resultantes es la actividad coincidente.
Es una herramienta imprescindible para que el archivero comprenda el fondo, se-
pa ubicar cada documento en su lugar, y pueda recuperar la información con seguri-
dad, garantizada por la aplicación de unos criterios persistentes J objetivos. No obs-
tante su benignidad, queda mucho por trabajar al respecto. Son loables los esfuerzos
realizados sobre el cuadro de clasificación de archivos históricos publicado por el Mi-
nisterio de Cultura, y sobre el de los archivos municipales realizado por el Grupo de
Trabajo de Archiveros Municipales de Madrid.

BOLETÍNDE REMISIÓN DE FONDOS:

Instrumento de descripción de todos aquellos archivos que t t ansfieren fondos a
otros centros del Sistema de Archivos al que pertenecen. Se realifarán, por tanto, en
todos los archivos, salvo en los históricos, por cuanto éstos no traisfieren documen-
tos a ningún otro. Por otros nombres, hojas de remisión de fondos y relación de en-
trega.

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EL ARCHIVO Y EL ARCHIVERO

Son los instrumentos de descripción que se redactan al trans terir documentación

de un archivo a otro del Sistema, y que acompañan a ésta en su t i-asladoreglamenta-
rio. Su redacción compete al archivo remitente y su comprobacion y cotejo al archi-
vo receptor. Su razón fundamental es posibilitar el control eficielite de los documen-
tos que pasan de un archivo a otro, antes de traspasarse la re\ponsabilidad de su
custodia del archivo fuente al archivo destino, al tiempo de ser tesi imonios fehacientes
del cumplimiento del proceso realizado.

El diseño de estos boletines será uniforme para todas las transferencias docu-
mentales realizadas dentro de un mismo Sistema Archivístico. € 1 1Canarias está aún
por definir y normalizar.

Sea de una forma u otra, se habrán de incluir una serie de datos indispensables,
divididos en tres áreas de información perfectamente diferenciac!as. La primera des-
cribirá el origen, denominación y personalidad de la unidad administrativa produc-
tora de la documentación y que, además, realiza la transferencia (del archivo de ges-
tión al archivo central) o, en su defecto, el nombre del archivo traiismisor y el nombre
del organismo productor de la documentación motivo de la accicín (del archivo cen-
tral al archivo intermedio que corresponda y de éste al histórico ); la tipología docu-
mental; fecha de la transferencia; metros lineales de documentación que se transfie-
re; y los datos de registro oportunos, como lo son el registro del organismo o número
de orden que corresponda a la transferencia dentro de la unidad administrativa o ar-
chivo fuente, y el número de registro de entrada que corresponcla en el archivo des-
tino o receptor de la transferencia producida.

La segunda identificará los documentos transferidos, para lo que se detallarán

los siguientes elementos en presentación columnar y en este 01 den: número corre-
lativo de orden asignado en la transferencia a cada una de las unidades de instala-
ción; fecha de los documentos contenidos en cada una de las unidades; descripción
de cada uno de los expedientes o documentos incluidos en la unidad; el grado de
accesibilidad; signatura topográfica asignada a la unidad en el archivo remitente;
signatura topográfica que se le asigne en el archivo receptor; I igencia administra-
tiva o tiempo de conservación (permanente o temporal); y fecha de permanencia de
las series remitidas en el archivo destino (lo que indicará el moiiiento de la siguiente
transferencia).

La tercera es la destinada a recoger las fórmulas de constancia que autentiquen el

acto de la transferencia, exoneren de responsabilidad al transmisor y obliguen al re-
ceptor en la custodia de la masa documental tratada. No es más que el cotejo o com-
probación de la paridad existente entre la documentación transferida y el boletín que
la detalla. Es prudente que esta operación, ante todo cautelar, se efectúe en presencia
de ambas partes para, de detectarse alguna anomalía, error o falta, proceder de in-
mediato a su subsanación o reclamación.

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 DEX'RIPIORES I>E ,:/<CHIVOSY DOCUMENTOS

El boletín de remisión de fondos se redactará por triplicado tsiemplar; y una vez

hechas las comprobaciones pertinentes, firmas y sellos correspondientes al entre-
gué y al recibí, se devolverá la primera copia al organismo reniitente que conser-
vará para su control y descargo. Dicho boletín servirá de justifiiante de salida de
documentación del archivo fuente y de compromiso para el arc miivo destino. Éste
Último, además, empleará el boletín para formar los registros di entrada de docu-
mentos, que son dos, el Registro de Entrada General y el Regis!ro de Entrada por
Secciones.

Los boletines de remisión para la segunda (del central al intermedio) y tercera

(del intermedio al histórico) transferencia serán sustancialmente iguales al modelo
visto, pero con la inclusión de nuevos datos relativos a una infornixión más profun-
da del espíritu y valor de la documentación, como es el detalle de los trabajos, me-
morias, informes realizados y legislación relativos a la documentación transferida.
Asimismo, se habrá de acompañar copia de todos los instrumentos de descripción
confeccionados, como inventarios e índices, pues los trabajos acometidos en una de-
terminada edad no se habrán de repetir en la siguiente, salvo cotcjos, correcciones,
modificaciones y ampliaciones.

Hemos especificado que el Sistema de Archivos de Canarias no tiene aún dise-

ñado un boletín de entrega de documentación de los archivos de oi'icina o de gestión
al archivo central correspondiente; pero indudablemente los datos recogidos en el mo-
delo que se presenta a continuación habrán de tenerse en cuenta de una forma u otra,
con esa o diferente terminología y con un diseño parecido.

Al margen de este tipo de ingreso de documentos por transferencia, que es el

más frecuente y regular, existen otras modalidades que, por su rareza o escasa fre-
cuencia, denominaremos extraordinarios. Son ingresos que se producen por vo-
luntad del transmitente, y sin sujeción a ningún calendario ni pcriodización, por
lo que dependen de innumerables circunstancias y detalles particulares. En este ti-
po de ingreso, tienen cabida los siguientes tipos: donación (entrcga voluntaria sin
compensación alguna), legado (donación realizada por manda testamentaria), com-
pra (adquisición por compensación económica), reintegración (devolución de do-
cumentos propiedad de un archivo, pero que por múltiples razoncs se encontraban
fuera en poder de particulares, organismos y naciones extranjera\), y depósito (en-
trega de documentos por tiempo determinado o indefinido sin perder por ello la
propiedad el donante).

En estos casos, no podemos hablar de boletín de entrega, sino iiiás bien de la es-
crituración de documento público o privado en el que se avale y justifique la trans-
misión realizada. Por tanto, puede ser una factura, una escritura ante notario, un ac-
ta de recepción y depósito, un convenio entre estados, etc.

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EL ARCHiVO Y EL ARCHIVERO

GOBIERNO DE CANARIAS

BOLETÍN de entrega de documentación al Archivo Central

para su custodia

Fechr

........................................................................... Regiaiio del OrEanismo:

SECCI~N:............................................................................................................................................. I
.......................................................................................................................... Mts. lineales:
SERVICIO ..................................................
AREA TERRITORIAL ......................................................................................................................... Reg. bitrada:

Entregué Recibí
Unidad administrativa Archivo Central

........../ ........../ ........... ............/ ......./ ...........

- 186 -
 UESCRIPTORES DI- iRCHlVOS Y DOCUMEN7OS

REGISTRO GENERAL DE ENTRADA DE DOCUMENTOS:

Se entiende por Registro General de Entrada de Documentos al instrumento de
control que detalla los ingresos de fondos de un archivo y que, además, virve de tes-
timonio fidedigno y legal de su incorporación en el mismo.
Como el número de documentos es o puede ser muy exten.0, no es factible la
práctica de registrar individualmente cada uno de los documenti 15, como acontece y
es práctica en otros centros de información, como museos y bihliotecas, en los que
en los libros de registro se asientan pormenorizadamente cada utio de los objetos in-
corporados: piezas arqueológicas y artísticas, en el primer caso, libros y publicacio-
nes periódicas, en el segundo.
Por ello se utilizarán los originales de los boletines de remijión de fondos para
con ellos formar por acumulación el Registro General de Entrada de Documentos. Se
irán agrupando por orden cronológico de llegada al archivo, y se les irá otorgando un
número correlativo a lo largo del año, consistente en dos guarisinos. El primero de-
signará la prelación de llegada y el segundo, separado del anterior por raya inclina-
da, el año del ingreso. Al comienzo de cada año, el guarismo de prelación de llegada
se comenzará de nuevo. Al final de cada anualidad, los boletinej se encuadernarán,
con lo que adoptarán la apariencia típica de todo libro registro, para con ello evitar
su pérdida o desorden, y se incorporarán las diligencias de apertura y cierre, según
dicte el procedimiento administrativo vigente en cada momento.
El registro general de entrada de documentos indicará la ma\a documental total
ingresada en cada año, procedan de donde procedan. Con él se real izará el censo anual
de acrecentamiento de fondos, que se remitirá al Ministerio de Educación y Cultura
(CIDA) sin dilación alguna.

REGISTRO GENERAL DE ENTRADA POR SECCIONES:

Vale todo lo dicho al hablar del registro anterior. La diferencia radica que ahora
los boletines de remisión de fondos (1.z copia) se organizarán por procedencias, es
decir, se agruparán por instituciones productoras de documentos.
Este registro nos ilustrará sobre la documentación que el archivo destino custo-
dia en cada una de sus secciones. Ello nos dará a conocer de forma independiente las
series documentales que configuran la sección relatada, las data\ crónicas de cada
una de ellas y cuantos datos de identificación de la unidad administrativa se recojan
en el boletín de remisión de fondos.
En este caso, no será conveniente encuadernarlos por años, sino en todo caso por
secciones y, dentro de éstas, por unidades administrativas y series documentales. No
es recomendable la práctica de encuadernación, por imposibilitar la incorporación de
los nuevos boletines de transferencias junto con los que le precedcn, salvo cuando la
serie haya fenecido (series cerradas) para el procedimiento admini4trativo y no se ge-
neren más, o cuando la institución productora haya desaparecido por alguna causa.

- 187 -
EL ARCHIVO Y EL ARCHIVERO

Con la realización de estos cuatro instrumentos, podremo4 controlar perfecta-

mente los fondos de un archivo, entendiéndose por tal control al conocimiento de la
totalidad de los fondos, las diversas procedencias, sus fechas extiemas, ubicación de
cada una de las secciones, series, etc. No obstante, no nos pemiiten descender a un
conocimiento más rico en cuanto a la información contenida ell los documentos se
refiere, pues ninguno de ellos se preocupa en analizar su tenor tlocumental, su men-
saje, su contenido, salvo lo que nos pueda ofrecer la simple dent irninación o nombre
de las series documentales. El conocimiento de tipología docui tienta1 en todo caso
nos abre una puerta para comprender el posible contenido de c d a una de las series,
ya que a cada una de ellas le corresponde un trámite y una finalichd concretas, lo que
se traduce en una información esperada, aunque no especificada.

FICHERO GENERAL DE FONDOS:

También denominado por muchos (una mayoría) como In\ entario General de
Fondos. No obstante, hemos optado por el que proponemos poi no indicar un nivel
de descripción propiamente dicho, sino una mecánica de control de fondos. Reser-
vamos el de inventario para designar la descripción de series documentales, es decir,
de agrupaciones de documentos homogéneos en todo su conjunio, sin descender a la
descripción individualizada de cada una de las unidades documentales que lo forman
(Catálogo o Inventario Analítico), ni a la globalidad del fondo en que se inscriben
(Cuadro de Clasificación).
Viene a ser la suma del cuadro de clasificación de fondos J del catálogo por re-
flejar el cuadro de clasificación adoptado y por descender a desc! ibir, aunque no pro-
fundamente, a cada una de las unidades documentales o expedientes. Por tanto, no se
puede realizar sin antes haber confeccionado el cuadro de clasificación, y sin antes
haber diseñado un modelo de ficha en la que recoger la información considerada per-
tinente de cada uno de los expedientes que constituyen el fondo.
Se empleará el formato de ficha tradicional, casi en la actualidad relegada a los
catálogos en bibliotecas, por permitir en todo momento, con facilidad y rapidez, in-
tercalar nuevas fichas, sacarlas para modificarlas y ampliarlas, ustituirlas, etc. Sólo
se deberá hacer este fichero en los archivos administrativos, pues esta mecánica es
muy conveniente para trabajar con series abiertas, que crecen, y no con cerradas,
muertas, que no aumentan ni se modifican, como acontece en lo$ archivos históricos.
Es en los archivos municipales donde esta práctica ha tomacio cartas de naturale-
za y ha alcanzado su más esplendoroso desarrollo, gracias a la constante preocupa-
ción de los archiveros municipales en controlar el fondo a travk de un único instru-
mento de control y descripción.
Consiste en una sucesión de fichas (fichero) con la descripción de los expedien-
tes del fondo, pero separadas por otras que, provistas de una ceja o pestaña en su par-
te superior, las agrupan por familias atendiendo al principio de procedencia. Estas fi-
chas con ceja son las que reproducen el cuadro de clasificación de fondos, es decir,

- 188 -
 DíSCRIPTOKI 5 DI. A f HIVOS Y L>OCUMENTO%)S

la estructura orgánica de la institución productora de los documejitos, en cuyas uni-

dades administrativas o negociados resultantes se ubicarán las fici ias descriptoras de
la documentación producida en cada una de ellas, separadas por .)tras con la deno-
minación genérica de cada una de las series que producen. Estas fi has serán, por tan-
to, permanentes y fijas. Es conveniente utilizar fichas de colores ; ara identificar las
secciones, subsecciones, series, etc., con un color para cada uno C ' los rangos con lo
que favorecer una identificación rápida y segura.

Este esqueleto se deberá construir en primer lugar, y según str vayan confeccio-
nando las fichas, se irán colocando en el lugar que corresponda. L:is fichas de conte-
nido se ordenarán por secuencia alfabética onomástica, cronológic a, numérica o por
materias, según la personalidad de la documentación descrita, quc no es otra que la
forma lógica de recuperar la información y la localización física d c la unidad de ins-
talación que contiene el expediente que se pretende. No existe uri modelo rígido de
ficha a utilizar, pero sí recomendaciones de las áreas básicas de iniiormación que han
de figurar en cualquier tipo de diseño, como son las siguientes: iccha de incoación
del expediente o fechas extremas si son agrupaciones de documi: iitos homogéneos
(certificados, instancias...), dígitos del cuadro de clasificación o di,nominación de la
serie documental, signatura topográfica (n.g de la unidad de instalxión y lugar que
ocupa dentro de ésta), y descripción breve y puntual o extracto que defina al expe-
diente y lo diferencie de los demás.
Las ventajas del sistema son varias. La primera de todas es la rapidez en la bús-
queda de la ficha de interés, ya que su colocación en el fichero repi oduce el orden 1ó-
gico de la documentación, y es suficiente con localizar la serie dociimental propia de
la actividad buscada. Una vez hallada la ficha en cuestión, ésta nos iiiformará del con-
tenido del expediente y de su ubicación exacta en el archivo. Esta ~iiecánicanos per-
mite una instalación no secuencia1 de las series documentales, es (lecir, archivar los
expedientes.según se vayan recibiendo, con lo que se evita el reservi:!-espacio en blan-
co en la estantería para instalar posteriormente la continuación de la serie, procedi-
miento que a la larga, o bien deja espacios vacíos en la estantería (ccn el consiguiente
desperdicio de espacio), o requiere correr la documentación para h:ibilitar nuevo es-
pacio donde ubicar la documentación recibida (lo que obligaría al I iiovimiento de to-
do o parte de los fondos y a modificar las signaturas). Otra ventaja es la impersona-
lidad que se confiere al fondo, impersonalidad que impide el acceso directo al mismo,
si no es a través del fichero general de fondos, cuyo manejo evideiitemente se ha de
conocer apriori, conocimiento reservado al archivero de la instituciiín. Así, toda per-
sona no autorizada que intente acceder a un documento, se encont?ará con una serie
de archivadores diferenciados por una determinada numeración qul. no refleja en na-
da su contenido.
Para mayor abundamiento, el fichero general de fondos puede 1 mir apoyado por
otros, denominados índices, que hay que considerar como elementc de auxilio o de
1s

entrada rápida a la información. Estos índices están compuestos poi fichas en las que
se recogen alfabéticamente todos los términos o voces de personas, materias, lugares,
tipologías, datos cronológicos (y cuantos se consideren de interés) ontenidos en las

- 189 -
EL ARCHIVO Y EL ARCHIVERO

unidades documentales, con la compañía de la signatura, la indicación de los dígitos

que corresponden al expediente en el cuadro de clasificación y extracto del expedien-
te que lo contiene. De los índices se hablará con mayor detalle en otro apartado.
Por ser el fichero general de fondos diseñado y empleado por los archivos muni-
cipales el más conocido y desarrollado, optamos por presentar a c.ontinuación los mo-
delos por tal Administración empleados. No obstante, su reconvcrsión, de optarse por
esta línea de diseño, para aplicarse en otras administraciones no consiste en nada más
que cambiar la mención de responsabilidad y el logotipo o escudo particular.

Fichero General: Ficha de Concepto

(escudo)
ARCHIVO MUNICIPAL SIG.: .........................................
DE ....................... CÓD.: .......................................
-
N.? ............... ANO: ...............

CONCEPTO: ................................................................................................................
.......................................................................................................................................
........................................................................................................................................
........................................................................................................................................

Índices: Ficha de Emplazamiento

~~

(escudo)
ARCHIVO MUNICIPAL SIG.: .........................................
DE ....................... CÓD.: .......................................
N.Q:............... AÑO: ...............

EMPLAZAMIENTO: ...................................................................................................
........................................................................................................................................
ASUNTO: .....................................................................................................................
........................................................................................................................................
SOLICITANTE: ............................................................................................................

Índices: Ficha Onomástica

(escudo)
ARCHIVO MUNICIPAL SIG.: .........................................
DE ....................... CÓD.: .......................................
N.": ...............AÑO: ...............

APELLIDOS: ................................................................................................................
NOMBRE: ....................................................................................................................
ASUNTO: .....................................................................................................................
........................................................................................................................................

- 190 -
 BESCRIPTORES DE A K < tIIVOS Y DOCUMENTOS

REGISTRO TOPOGRÁFICO:
Herramienta de trabajo que se ha de cumplir en todos los archivos bien entendi-
dos, al menos desde el central al histórico, sin olvidar el intermed ).
También denominado por algunos especialistas bajo el nombre le Inventario To-
pográfico. El hilo conductor elegido al presente es el número secucncial de la signa-
tura o lugar concreto que ocupan los documentos en el archivo. E,,, pues, el instru-
mento de control que relaciona correlativamente el contenido di. cada una de las
unidades de instalación o de conservación de un depósito de archii o.
Es conveniente redactar el inventario en formato de ficha, como en el caso del In-
ventario General de Fondos, por ser fácilmente manejable y de comoda sustitución
en el caso de producirse un expurgo, una transferencia, una reforma de las estanterías
o un cambio de ubicación de la documentación por necesidad obligada. Las fichas ya
no se ordenan con arreglo a un cuadro de clasificación, sino por el orden numérico
de instalación. La finalidad de este instrumento no es tanto conoccr la información
contenida en los documentos, sino la de conocer en cualquier momento la totalidad
del fondo, su situación en el archivo e identificar los huecos producidos por la ex-
tracción de documentos con la personalidad de los mismos.
El Inventario Topográfico tiene sólo interés para el archivero, por lo que no se fa-
cilitará su manejo al investigador ni al usuario, por no necesitar de esta herramienta.
Se emplea en el control que se debe realizar una vez al año o cuando las circunstan-
cias así lo aconsejan. Es por tanto una medida de control para conoccr la personalidad
de las unidades documentales fuera de su unidad de instalación y no devueltos, extra-
viados, traspapelados, robados, etc. El descnptor principal es, pues. la referencia to-
pográfica, signatura o número de orden, al que siguen la calidad física de la unidad y
los propios del documentos, como tipología documental, contenido, nombre del orga-
nismo y unidad administrativa productores, fecha y cuantos elementos se determinen.

REGISTRO GRÁFICO DE LOS DEP~SITOSDOCUMENTA LES:

Se trata de un descriptor que no describe la documentación, sino los archivos co-
mo continente de documentos, sea cual sea su utilidad y fechas. Por tanto, su con-
fección compete a todo archivo, sea cual sea su edad y titularidad.
Como su nombre nos indica, viene a ser la representación gráfic:i de la ubicación
de los diferentes fondos en el archivo. Es como un mapa en el que \e señala la dis-
posición de las secciones y series documentales en los diferentes dcpósitos y estan-
terías que componen el fondo todo del archivo. Se puede definir como el instrumen-
to de control que nos indica el emplazamiento en los depósitos dc las estanterías,
planeros, ficheros, etc., y su contenido, nivel de ocupación y disponibilidad del es-
pacio libre en el que recibir nuevos ingresos.
En los archivos con fondos cerrados, instalados secuencialmente. el registro grá-
fico se convierte en un auténtico registro topográfico de secciones y m i e s , en un per-

- 191 -
EL AKCHIVO Y El. ARCHIVERO

fecto callejero con el que dirigirse directamente a una agrupación determinada sin du-
bitar ni memorizar. En los archivos abiertos, nos señala la ubic x i ó n de las fraccio-
nes de series ( o divisiones cronológicas de una serie), producto\ lógicos del estable-
cimiento y cumplimiento del calendario de transferencias.
Este instrumento de control es conveniente en los archivo- centrales, recomen-
dable en los archivos intermedios o generales y necesario en l o definitivos o histó-
ricos. En los dos primeros, nos señalan las estanterías ocupad;i, y los huecos en las
mismas producidos por las transferencias de la documentación ‘11 archivo inmediato
inferior, huecos que se han de ir rellenando con el recibo de riiieva documentación
procedente del o de los archivos inmediatos superiores. En lo, archivos definitivos
nos indican la disposición de los fondos.
La información de este nivel de control está en estrecha re!:ición con el ya visto
Registro Topográfico. Ambos se pueden considerar como vers.*mes diferentes de un
mismo objetivo: el de situar en el espacio las diferentes personalidades del fondo do-
cumental del archivo en cuestión.

FICHAS DE DESCRIPCI~NDEL EXPEDIENTE ADMI~ISTRATIVO:

A la hora de describir el expediente, nos encontramos con Jos problemas impor-
tantes, que hay que solucionar antes de aprobar un proyecto de t 1 abajo. El primero, no
comprensible y de difícil solución, es la ausencia generalizad:( en la Administración
de una verdadera conciencia de la importancia del Patrimonio Documental, que casi
nunca suele pasar de los albores del siglo XX. Por lo general, \e pierde el interés de
los documentos en cuanto éstos han cumplido su función. A pai tir de este momento,
ya no se suele mostrar por ellos el más mínimo interés, llegándose al extremo de va-
ciar los archivadores y cajas de archivo para recuperarlos para nueva documentación,
con la consiguiente desorganización del fondo al ser desarraig,ido violentamente de
sus unidades de conservación. Parece cautivar más, en estos c;isos, el continente que
el contenido, ya que el primero se reutiliza y el segundo se desprecia.
El segundo es que, cuando pierden su vigencia administrativa, no merece la pe-
na invertir tiempo en su organización, conservación y, mucho menos, en su descrip-
ción con la que controlar la información. Y cuando el expedierite está vivo (nivel de
archivo administrativo) no hay que describirlo, pues el oficial .!ue los custodia (nivel
de negociado) no comprende la necesidad de describir lo que iiosee, lo que conoce.
Sabe qué es lo que tiene y dónde encontrarlo. No necesita naila más. De esta situa-
ción se originan contestaciones como la siguiente: “;No sé! 11 mi no me preguntes.
Eso lo hizo (o l o llei?aha)mi antecesor en la plaza. Sus papelei /os he sacado del des-
pacho, pues no los sé controlar.”
Lo verdaderamente importante de la descripción de las unic iades documentales es
la posibilidad de conocer un fondo, un expediente o el estado en que se encuentra la tra-
mitación de determinado número de ellos, sin tener que sumerriirse en el archivo a la

- 192 -
conquista de los datos necesarios. Es más, lo ideal es poder conte .!ar a todas esas pre-
guntas sin necesidad de descender al manejo directo de los fondc \. Esta situación de-
seable es alcanzable con un mínimo de conciencia y con un esta:..) esfuerzo. La ficha
de seguimiento del expediente lo puede hacer realidad. Imaginemc , que un jefe de per-
sonal tiene que emitir un informe personalizado de la plantilla de t i departamento o de
una empresa, con detalle de fechas de incorporación a la plaza, pc misos disfrutados y
enfermedades padecidas. Es un ejemplo. ¿,Cuántotiempo necesitar para extraer los da-
tos de cada uno de los expedientes de 300 funcionarios? Primero dr . >eraleer documento
a documento todo el archivo; luego tranquilizarse, pues comprueb. con desagrado que
le faltan o que están desordenados y confundidos. Imaginemos qi el jefe de personal
tiene tantas fichas de seguimiento de expedientes como fiincionaric componen la plan-
tilla. El éxito está garantizado. Sólo necesita hacer un rápido rec rrido por las fichas
para obtener los datos que necesita. Además, la comprobación de ; u trabajo será igual
de inmediata y sencilla. Y lo que es me-jor, sin tener que abrir caja., archivadores, car-
petillas, etc. Beneficio como éste justifica la descripción documer::al.
Describir u n documento no significa sustituirlo, sino simplen!mte controlar la in-
formación que contiene para su valoración, localización y selecc ión. La ausencia de
normas fijas ocasiona una fuerte disparidad a la hora de adoptar iin modelo a seguir.
Hay archiveros que no consideran necesario describir todos los c,ocumentos del ex-
pediente, es decir, despe.jan los de puro trámite (que se suponen pi conocimiento del
Ir

procedimiento administrativo reglado) y los que no aportan infcli.maciónsustancial.

Según este proceder, sólo los documentos que aportan datos de vti.dadero interés me-
recen ser descritos, lo cual da agilidad a la descripción y reduce ,.1 tiempo a invertir
en esta tarea (comprendemos que el factor tiempo es importante; Está bien en nive-
les de administración y administradores, que conocen el procedii i iento administrati-
vo, sus pasos, pautas, contenidos, etc. Su rendimiento no va más .Aá de los archivos
de oficina o de gestión.
A nivel de investigación. esta herramienta de trabajo no resu,.lve una necesidad.
¿Los investigadores comprenderán el curso administrativo del ex i’ediente si no se les
ofrece una descripción completa? Muchas notas marginales y, y!iizá, también algu-
nos registros pueden ser lo que interesa al investigador; y si no s; le ofrece una des-
cripción completa, no tiene acceso a la información concreta dese .Ida; y si esto es así,
no le vale la descripción que para él ha confeccionado el archivr a.El esfuerzo que
supone la confección del instrumento de descripción no alcanza 1,’s rendimientos de-
seados. En estos casos se debería plantear la utilidad de una desci-ipción incompleta,
para ampliarla, o por el contrario, para no realizar esfuerzos infrxtuosos. En deter-
minados momentos, más merece tener menos documentos descri . I )s con abundancia,
que muchos a nivel insuficiente e inoperativo.
Así pues, el criterio del catalogador es de un valor definitivc3 a la hora de adop-
tar un criterio descriptivo: o bien elegir una descripción profuni ;a, o bien una des-
cripción somera y rápida con el consiguiente sacrificio de la inf<Lrmación.La ficha
podrá ser sencilla o más compleja según el parecer del catalogadi Ir.

- 193 -
 No obstante, hay que evaluar cuál es el resultado que se pi :tende. y analizar a
quién va dirigida la descripción. La contestación a ambas pregi.,itas nos indicará el
nivel de descripción oportuno y deseable de un determinado fo .do. La Administra-
ción se contenta con localizar el documento que necesita en su 1 ,km.por eso que al-
gunos lo denominen instrumento de trabajo; la Investigación re( iiere más datos con
los que seleccionar una secuencia documental concreta, por lo í ie algunos teóricos
gustan del termino de instrumento de información o investigaci, ‘1.
Por todo lo expuesto, podríamos resolver la cuestión. recon ciendo tres niveles
de descripción del expediente administrativo, niveles que nos vit en dados por el uso
que de ellos se pretenda obtener.

PRIMER NIVEL
FICHA DE CONTROL
El primer nivel, muy somero, viene a coincidir con un resun:.:n textual del expe-
diente sin más complicaciones. Este nivel no ofrece mas que un; ~)rientaciónde con-
tenido, ya que no detalla el devenir administrativo seguido por I j expediente. Puede
ser válido para el control del fondo y para, como máximo, local ar las unidades do-
cumentales de interés para su comprensión por consulta directa Es Útil, en todo ca-
so, en los archivos de gestión para localizar el expediente de c a ~: a su consulta, para
añadirle nuevos documentos y, en definitiva, para gestionar u n , .Límite admitiistrati-
vo. No nos permite conocer el “CUI.SUS” llevado por el expedient , ni siquiera los do-
cumentos tramitados o pendientes, o si está terminado o no.

5-01
I
l Data crónica Tipo Documental Signatura
I
1
Resumen general del expediente sin detallar la descripción porn norizada de cada
1 uno de los documentos por separado.
1 (N.“ de folios, accesibilidad, etc.)

Cada unidad administrativa deberá confeccionar sus respec vos ficheros, orde-
nados según proceda por orden alfabético, numérico o cronoló: co. La suma de to-
dos los ficheros de las diferentes unidades administrativas de un 1 institución dará lu-
gar, en el archivo central de la misma, al inventario general de fc sidos, al cual ya nos
hemos referido, con las consiguientes adecuaciones y mejoras p ;a la independencia
de las diversas series documentales que ahora se agrupan en un c pósito y fondo úni-
cos. Es importante, por consiguiente, que los expedientes se tra sfieran con sus res-
pectivas fichas de control.

- 194 -
 Ejemplo de ficha catalográfica
1985, marLo. 22.-Las Palmas Exposiciones E 123

Expediente para cl montaje de la exposición itinerante titulado "L; Inquisición" orga-

nizada por el Ministerio de Cultura y gestionada en las isL Canarias por la
Viceconsejería de Cultura y Deportes del Gobierno de Canarias
17 folios, buena conscrvación, accesibilidad lib!
Ejemplo ficticio

Es el embrión de la descripción más profunda. Es interesante :!nicainente por su ra-

pidez de confección y por su facilidad de manejo. No obstante, es íireferibie la ficha de
seguimiento por ofrecer, además de los datos de esta ficha, los reI.itivos a la carrera ad-
ministrativa seguida por el expediente. Muchos funcionarios prei'izren el nivel de con-
trol, pues no ven la necesidad en describir una evolución adminis; rativa que conocen y
que generan día a día. Les es suficiente con localizar el docuinei ;io o expediente para
proceder al acto administrativo del momento. Por otra parte, su o:-iienaciónen ficheros
es muy del gusto, quizá por tradición, de los trabajadores en la A(iministración.
Dado SLI uso exclusivo en y para la unidad administrativa a 'lue hace referencia,
huelga de todo punto incluir en la ficha cualquier mención de re ponsabilidad (nom-
bre del departamento, servicio, sección, negociado, etc.), pues . o cabe otra alterna-
tiva que la de describir los documentos de la oficina en que es re:.Adente.Ésta es, pues,
otra de las diferencias existentes con el fichero general de fonc: )s (archivo centra¡),
donde se agrupan los fondos de las diversas unidades administi.itivas, por lo que ya
sí se hace necesario especificar el nombre de la oficina productc, a en cada una de las
fichas. bien en forma textual, bien en forma codificada.

SEGUNDO NIVEL
FICHA DE SEGUIMIENTO
El segundo nivel, al que nosotros llamamos ficha de seguirzliento del expedien-
te, ya nos ofrece, además de un breve extracto de conjunto, el dc iarrollo seguido por
el expediente a través de la descripción de cada uno de lo\ doci lnentos que lo com-
ponen. El origen de este proceder nace en 1954 por Reglameni de Procedimiento
Administrativo para el Ministerio de Trabajo por cuanto detern;xna, con la finalidad
de reflejar la carrera administrativa seguida, que "a todo rspecli. iite se le abrirá una
curpeta en el que figurará ... u n extrmto sucinto, c w i sus fec-has, c sus diferentes trá-
mites. Dentro de cada carpetcifigurará todu Lu docunientacicín d i expediente por or-
den cwm~1dgic-o"(art. 14, B.O.E. #/nlayo/i953).

- 195 -
 En este tipo se describirán los documentos principales o cual tios se consideren de
interés para el mejor conocimiento del procedimiento administi .ttivo seguido. La fi-
cha se cumplimentará por la unidad administrativa correspondi .nte, según se vayan
incorporando los documentos al expediente en cuestión. Es pr: ,rica muy frecuente
incluir la ficha en el propio expediente, bien en exento, bien er ¡a propia carpetilla,
práctica que no vemos recomendable por no considerarla muy p ctica. En principio,
la descripción no ha de acompañar al objeto descrito, sino que h t le mantenerse apar-
te y cerca del administrador para, sin descender a1 expediente, ..)dercomprobar los
trámites administrativos producidos y poder informar sin tener I I 1s documentos en la
mano.

La ficha tipo de seguimiento del expediente, que se habrá dt ijustar a las necesi-
dades de cada Administración, ha de contener cuatro áreas de i,,formación: área de
identificación (unidad administrativa, nombre de la serie documc iital, número del ex-
pediente, fecha de incoación, breve resumen). área de tramitacic . i (número de orden,
fecha, tipo, y descripción de cada uno de los documentos), área le localización físi-
ca (signatura topográfica), área de transferencia documental (t (:ha de la remisión,
número de la transferencia y número de orden en el boletín). Cad administración de-
berá ajustar la ficha propuesta a su estructura administrativa, pl lo que un modelo
11-

universal no es posible, al menos, en el área de identificación.

Las fichas de seguimiento se ordenarán según el criterio qu; permita la más rá-
pida localización de la información de interés. Además, se podrá.: duplicar tantas ve-
ces como ficheros se deseen formar de un mismo fondo. Por ej..~rnplo,la unidad de
personal podría confeccionar tres ficheros idénticos pero con ii :a ordenación dife-
rente: un fichero por orden alfabético de funcionarios, u n segunc. ) fichero (con idén-
ticas fichas que el anterior) ordenado por cuerpos y categorías aLiministrativas,y un
tercero por destinos en los diferentes centros dependientes de la u ,¡dad principal (cen-
tros de enseñanza, por e.;.). Lo Único que habría que hacer serí:i duplicar la primera
ficha con la que obtener los ficheros restantes. Ninguno de estos : icheros será el prin-
cipal o más importante; todos lo serán dependiendo de la persor. :lidad de la entrada
a la documentación y, por tanto, a la información. Evidentemente. los ficheros deben
acompañar a los expedientes cuando éstos sean transferidos a al 2 ún otro archivo del
sistema (central - intermedio - histórico).

A continuación se ofrece un modelo de ficha para el seguin.aento del expedien-

te administrativo, con detalle de las áreas de información convc: :¡entes. No obstan-
te, el diseño podrá modificarse estéticamente, aunque recordan .,)sque, de una for-
ma u otra, siempre se respetarán las áreas propueslas. A renglón s:guido presentamos
el mismo modelo pero cumplimentado, con lo que ofrecer una i:iejor comprensión
de lo expuesto.

- 196 -
 Áreas de información de la ficha de seguiniiento
DATOS DEL EXPEDIENTE
1 SIGh.4TURA:

CONSEJERIA: .................................................................................................... ...........

DIRECCION GENERAL: .................................................................................................................................
SERVICIO: ........................................................................................................................................................
.....................................................................
NEGOCIADO: .... ...............................
SERIE DOCUMENTAL: .............................
R WINACIÓN: .../ ...../ .....
ASUNTO: ................... ..................................................... .............................

1 FECHA REMISIÓN: ..../..../..... 1 NÚMERO RELACIÓN: 1 NÚMEPO DE ORDEN:

- 197 -
t.L ARCIIIC~OY EL AKí'HIC bKO

DATOS DEL EXPEDIENTE SIGKATTURG: E 123

ASUNTO: Exposición itinerante "La Inquisición" organizada por el Ministerio de Cii:rura.

I FECHA REMISIÓN: ..../ ..../ ..... I I

NÚMERO RELACIÓN: ................. NÚMEKO DE ORDEN: ............. 1
1
I

TIPO DOC. CONTENIDO

1 Solicitando la Direc Gen Cultura la Sala de Exposiciones (i 1 Edificio de UFOFMúltiples de 1
9013122 Oticio 15 al 30 de mayo.

1 2 1 9015106 Informe
del Direc. Gen. Cultura sobre la necesidad de adquirir maten
PxnniiriAn

3 9015107 Resolución del Direc. Gen. Cultura aprobando el gasto de material.

-

4 90isii o Vale de compra a favor de la ferretería "El Remache".

5 9015120 Facíura Factura de la ferretería por un importe de 23.456 ptas.

Comunicación informando el Comisario de la exposición al Direc. Gen. Cull iirilque se han recibido los catá-
6 9015123 interna logos de la exposición.

7 90/6/01 Resolución del Direc. Gen. Cultura para abonar la gratificación al vi? '.inte.

8 9016105 Recibo del vigilante de 67.000 ptas. recibidas por sus servicios.
del Direc. Gen. Cultura a mudanzas "El Mensajero" de la e r i ' q a de los fondos de la exposi-
9 W6iO7 Certificado ción vía Comunidad

Ejemplo ficticio

- 198 -
 DESCKIPTORES LIF. iKCtiII'0.Y Y DOCUMENTOS

TERCER NIVEL
FICHA DE I N V E S T I G A C I ~ N
El tercer nivel opta por una descripción exhaustiva, en la qfie se incluyen tanto
los documentos principales y sus acompañas y correunidos, cornl. los documentos de
puro trámite, las notas marginales e, incluso, los registros. Este I ivel de descripción
permite comprender el expediente al completo. Nos transmite a .a perfección el trá-
mite seguido y evita el manejo directo del fondo. Es propio de 1
vos y está dirigida, por lo tanto, a la investigación. Los datos for;.l)samente no han de
ser diferentes a los del nivel anterior, sino simplemente mas atwndantes y tratados
con mayor detalle y pulcritud.
Dada la mayor extensión de la descripción, ya no es posible circunscribirla a un
espacio acotado propio de una ficha de diseño fijo e impresa. Es preferible el empleo
de una hoja en blanco en la que plasmar la descripción con arreglo. eso sí, a unos már-
genes preconcebidos para dirigir la vista del lector al área de infi u-rnación de su inte-
rés. Su confección es a todas luces más laboriosa que en los caws anteriores, de lo
que se concluye que, a niveles de Administración, no se consitlcre oportuna por el
tiempo a invertir y por la abundancia de datos no relevantes para con ellos realizar el
acto administrativo.
En el modelo de ficha a diseñar se ha de considerar, de una forma u otra, las siguientes
siete áreas de información: área de datas (crónica y tópica), área de mención de respon-
sabilidad (organismo, departamento, sección, negociado, etc.), área de asunto (resumen
conciso de la unidad documental), área de relación de contenido (iiescripción de todos
los documentos por orden cronológico), área de característica extei'iia (descripción físi-
ca del expediente), área de localización (signatura topográfica), y :irea de aclaraciones
(breves notas de carácter informativo para despejar puntos dudoso\ o conflictivos).
En el modelo que se propone, al margen de las siete áreas de información referi-
das, se pueden ver tres partes perfectamente diferenciadas. Una primera de ubicación
en el tiempo, en el espacio, en el origen y en el tema de que versii el expediente (da-
tas crónica y tópica, mención de responsabilidad y asunto), imprexindible para com-
prender por parte del investigador si es de su interés o no, y desechar la ficha o conti-
nuar en su lectura. Una segunda parte (relación de contenido) en la que se resume el
camino administrativo seguido por el asunto, con detalle de los c!ocumentos, sus fe-
chas y localización dentro del expediente. Y una tercera de complc mento, que sólo re-
clamará la atención del investigador si las dos anteriores han l l m a d o su atención.
El resultado de este tipo de descripción en los archivos defini!ivos o históricos es
Óptimo, pues facilita enormemente la comprensión del expedientc al usuario. Al mis-
mo tiempo, lo despieza abriendo la posibilidad de localizar una inllmnación más pun-
tual, que no la general a todo el expediente. Recordemos que, a niveles de investiga-
ción, un expediente puede interesar sólo si en uno de los documentos se cumple una
determinada premisa. No obstante, en estos archivos la documenixión es tan nume-
rosa que no es factible su confección, salvo en determinadas series que por su im-
portancia, unicidad o rareza, así lo reclamen.
El modelo, con detalle de las tres partes y las siete áreas de int'ormación, es la si-
guiente:

- 199 -
LL ARCHICO Y EL AKCfiIi E K O

Áreas de información de la ficha de investigación

Data crónica + Data tópica

I-1Mención ,le responsabilidad:
1 ............................................. I

Área de asunto: Expediente sobre (de, acerca de) resumen conciso y puntual
.........................................................................................................................
.........................................................................................................................

Relación de contenido:
l . Resumen del documento.
Datas del documento.
Folio que lo contiene.
2. Resumen del documento.
Datas del documento.
Folio que lo contiene.
2.1. Resumen del documento.
Datas del documento.
Folio que lo contiene.
2.2. Resumen del documento.
Datas del documento.
Folio que lo contiene.
3. Etc.

Caracteres externos:
-
-
-

Signatura:

Aclaraciones:
-
-
-

- 200 -
 DESCUIPTORES DI ARCHIVOS Y DOCUMENTOS

DATA CRÓNICA: se anotarán las fechas extremas entre la\ que se desarrolla el
expediente, es decir, la fecha inicial o de incoación y la fecha tina1 o de terminación
separadas por un guión.
DATA TÓPICA: se precisará el lugar de escrituración. En el ¿aso de que todas las
dataciones tópicas de los expedientes se refiriesen al mismo luptr, no sería necesario
puntualizarla. Sólo en caso de lugares poco conocidos u homónimos se añadirá entre
paréntesis el municipio, provincia, región, isla, etc., como por e.j.: Punta de la Sal
(Tenerife o El Hierro, según proceda).
MENCIÓN D E RESPONSABILIDAD: se expresará de mayor a menor las unida-
des administrativas de las que emana el expediente, como por e.¡.:Viceconsejería de
Cultura y Deportes, Dirección General de Cultura, Coordinacion Técnica de Archi-
vos y Bibliotecas, Negociado de Archivos.
ASUNTO: se resumirá el expediente, de forma clara y conci\a, prescindiendo de
todo lo superfluo como adjetivos, tratamientos de cortesía (Don, Doña, Sr., Sra.) y si-
milares que no aportan nada, salvo ocupar espacio en la redacción.
RELACIÓN D E CONTENIDO: se describirán todos los documentos por orden
cronológico,con lo que reflejar el curso administrativo del expediente, de la siguiente
manera: tradición documental (copia simple, certificado...), tipología (oficio, solici-
tud de inicio, resolución, acta...), autor de la acción (cargo, autoridad, representante),
destinatario, resumen del tenor documental, fecha (año, mes, día), lugar de expedi-
ción y folio del expediente que lo contiene. No sólo se describirán los documentos
principales, sino también los de otro tipo, como las notas marginales, acompañas, co-
rreunidos, documentos informativos, registros (de entrada y de d i d a ) , etc., a los que
se numerarán según la numeración americana y en sangrado de su principal.
CARACTER~STICAS EXTERNAS: se anotarán cuantos detalles físicos del expe-
diente sea oportuno incluir para mejor conocimiento de la unidad documental, como
el número de folios que lo componen, el estado de conservación, el tipo de cosido o
en suelto, tipo del soporte si no es papel (pergamino), lengua si no es el español, per-
sonalidad del instrumento de escritura (mecanografiado,manusci ito, impreso, soporte
inforrnático...), etc.
SIGNATURA: se especificarán todos los datos precisos par'i su pronta e indubi-
tada localización, como siglas del archivo, nombres del fondo, \ección y número de
caja o unidad archivonómica, número de orden, etc.
ACLARACIONES: este campo queda reservado para recoger cualquier anotación
que estime oportuno incluir el catalogador, aunque nunca debera valerse de ellas pa-
ra completar la información contenida en los campos anteriores. Serán breves, de ca-
rácter informativo o para despejar puntos dudosos y conflictivos, como: consúltese
otro expediente, no reproducible, uso restringido, no permitida \u consulta, etc.
Para mayor claridad de lo dicho, se incorpora un caso real, por el que el lector po-
drá comprender a la perfección el contenido y desarrollo del expediente descrito, sin
tener que recurrir a la consulta directa del original.

- 201 -
EL ARCHIVO Y EL ARCHIVERO

/- 7
1897-1919.- Las Palmas Ayuntamiento de Las Palmas de Gran Canana

Expediente sobre plantación de árboles en el Paseo de los Castillos (hoy c/ Bravo

Munllo).
1.- Copia autenticada del acuerdo de sesión ordinaria para que las Ctimisiones de Obras
y Arbolado promuevan la plantación de árboles en dicha vía.
1897, agosto, 2.- [Las Palmas]. Folio Ir.
2.- Copia autenticada del acuerdo de sesión ordinaria por la que se piden informes al
arquitecto sobre los trabajos a realizar necesarios para el arbolado de dicha vía.
1988, julio, 12. [Las Palmas]. Folio 2r.
2.1.- Nota de cumplimiento.
1899, julio, 28.- [Las Palmas].Al pie del folio 2r.
3.- Informe técnico de Fernando Navarro, arquitecto municipal, sobre lo solicitado.
1899, agosto, 1.- Las Palmas. Folio 3r al 4v.
3.1 .- Minuta del acuerdo de sesión ordinaria para que se proceda ;i la ejecución de la
obra, previo informe de la Comisión de Arbolado acerca del iiúmero de árboles
y las distancias entre ellos.
1899, agosto, 2.- [Las Palmas]. Al margen del folio 3r-v.
4.- Copia autenticada del acuerdo de sesión ordinaria en la que se manda se archiven
las gestiones pendientes sobre el tema.
1902, abril, 25. [Las Palmas]. Folio 5r.
5.- Oficio del contratista García Martín al Ayuntamiento comunicando la terminación
de la plantación de los árboles, y adjuntando presupuesto de cercas de madera para
proteger los árboles.
1919, enero, 28.- Las Palmas. Folio 6r-v.
5.1.- Registro de entrada en Secretaría del Ayuntamiento.
S/f. Cabecera folio 6r.
5.2.- Nota de cumplimiento.
S/f. Margen folio 6r.
6.- Oficio del contratista García Martín al Ayuntamiento comunicando los destrozos
cometidos en los árboles y pidiendo se adopten medidas contra el lo.
1919, enero, 29. Las Palmas. Folio 7r.
6.1.- Registro de entrada en Secretaría del Ayuntamiento.
[ 1919, enero, 30. Las Palmas]. Margen folio 7r.
6.2.- Nota de cumplimiento del traslado de los oficios números 5 y 6 al concejal del
Servicio de Arbolado y Jardines.
11919, febrero, 1.- Las Palmas]. Folio 7r-v.

7 folios sueltos manuscritos.

Buena conservación.
AHPLP: Fondo: Ayuntamiento de Las Palmas, Sección: Obras y Urbanismo,
Subsección:Obras Municipales, Serie: Arbolado y Jardines, legajo n." 1, expediente n." 4.

- 202 -
 DESCRIPTORES DE iRCHIVOS Y DOCUMENTOJ

GUÍA DEL ARCHIVO:

Instrumento propio por excelencia de los archivos definitivos o históricos, aun-
que se puede dar en los archivos intermedios, a pesar de que si1 vigencia quede re-
ducida hasta el momento de transferir sus documentos. El Archi\ o General de la Ad-
ministración, por ejemplo, tiene su guía.
En términos figurados, se entiende por guía a toda indicacióii que sirve para di-
rigir y orientar a alguna persona sobre determinada cosa, lo que llevado al mundo de
la escritura (impresa o manuscrita), no es más que el libro o folleto con indicaciones,
datos o instrucciones diversos para información de la persona que lo consulta.
Al igual que un viandante en ciudad desconocida requiere, para no perderse y lle-
gar rápidamente al punto de destino, de un plano callejero, así el investigador necesi-
ta de un instrumento de información que le permita desenvolverse con conocimiento
de causa entre los fondos, secciones y series documentales para encontrar los docu-
mentos de su interés. A este instrumento de descripción se llama Guía del Archivo. Así
entendida, la guía proporciona al investigador la seguridad de que el archivo narrado
custodia documentos concernientes al campo de estudio que le preocupa. Es decir, de-
cide por él la necesidad de visitar tal o cual archivo, y le evita de(p1azamientos inúti-
les y gastos infructuosos. De tal suerte, desde su propia residencia puede, a través de
la consulta de las guías publicadas, seleccionar los archivos que precisa consultar y
despreciar (con todo respeto) aquellos centros que no custodian documentación de su
interés. Recordemos que la investigación puede resultar económicamente gravosa si
se requiere visitar archivos distantes (desplazamientos, alojamiento, dietas, etc.).
Según Schellenberg, la guía del archivo es el primer paso para comunicar a los usua-
nos e investigadores sus fondos, aunque eso sí, de forma panorámica y general; y pro-
porcionar la seguridad de que el archivo, una vez consultada su guía, contiene o no los
documentos necesarios para realizar un determinado estudio (Schellenberg, 1961,p. XVlIi).
Nos ofrece una visión panorámica, como a vista de pájaro, de los fondos del ar-
chivo, de sus posibilidades e información, de los servicios que ofrece, de los campos
de acción en los que se puede desarrollar una consulta, de los topes cronológicos de
los fondos, secciones y series documentales que lo componen, etc. Presenta de for-
ma sumaria, pero exacta, las características fundamentales del archivo, en cuyas 1í-
neas analiza y describe los fondos documentales del archivo a nivel general.
La guía describe la unidad documental mayor, es decir, el archivo en su conjun-
to, y las unidades medianas o secciones que configuran el fondo o los fondos que lo
componen. Por tanto, no desciende a describir ni las series de forma pormenorizada,
ni los documentos entendidos como unidades documentales individualizadas, de lo
que se preocuparán otros descriptores, que se nombrarán a continuación.
Es un instrumento de descripción de reciente creación, quizá resultado de la con-
versión de los archivos en auténticos laboratorios de historia. Como tales se han de
difundir con un alcance universal para rescatarlos de un uso estrictamente localista.
Su publicación, por tanto, es necesaria.

- 203 -
EL ARCHIVO Y EL ARCHIVERO

La forma de presentar la información no ha alcanzado aún un esquema tipifica-

do y aceptado mayoritariamente, pero sí se considera por los teóricos de la Archivís-
tica que, de una forma u otra, en un orden u otro, en toda guía h m de constar los si-
guientes apartados o epígrafes: información general sobre el archivo como edificio y
como institución; personalidad de los fondos; cuadro de clasificación de fondos; des-
cripción de cada uno de los fondos, con especificación de su título, historia de la ins-
titución u organismo productor; volumen; datas crónicas extremas; estado de con-
servación; descripción de cada una de las secciones y series de lorma conjunta con
sus delimitadores cronológicos; servicios que ofrece el archivo a sus usuarios; bi-
bliografía general relativa al centro y sus fondos; índices analítico y general de la
obra; alguna ilustración de documentos importantes y emblemáticos de atrayente exa-
men; y cuanto se juzgue oportuno por conveniente.
Ya sabemos qué es una guía de archivo y comprendemos su utilidad, con lo que
estamos preparados para ofrecer una o varias definiciones de tal instrumento de des-
cripción. Muy clara es la ofrecida por Manuel Vázquez (1978) por considerar a la
guía “como una visión sinóptica de losfondos y grupos documeritales de un archivo,
acompañada de todo lo que pueda iluminar su valor y su sentido, que se publica a
fin de ofrecer a los interesados remotos idea de su archivalía, seu en su totalidad, sea
por temas”. Posiblemente Carmen Crespo (1973) sea más puntual y esclarecedora en
cuanto a los requisitos necesarios de toda guía bien pensada: ... cs la descripción de
“

un fondo, indicando sus características fundamentales: organirmo que lo originó;

series, subseries, etc., que loforman; tipo de documentación que lo constituye,fechas
extremas que comprende y volumen de dicha documentación”. Muy parecida a esta
Última es la del Diccionario de Terminología Archivística del Ministerio de Cultura
(1993), aunque añade para mayor abundamiento que “... ademá5. recoge la informa-
ción sobre el archivo, su historia y formación, horarios y sewic los a los usuarios”.
Una forma rápida y de mayor simplicidad, aunque nunca su\titutivo de la guía,
es la publicación de un tríptico u hoja desplegable en la que exponer de manera casi
telegráfica las mismas explicaciones que aparecen en la guía, dando más importan-
cia al cuadro de clasificación que a los otros puntos. Según afirma Antonia Heredia,
se puede considerar como una guía en formato mínimo. Suele ser una solución a la
espera de la publicación de la guía correspondiente.

INVENTARIO DE LA SERIE:
Instrumento descriptivo por excelencia en todos los archivos. Hace su aparición
con toda su fuerza en los archivos centrales, y no eclipsa su personalidad llegando al
archivo definitivo. Su ausencia es inexcusable.
En el siglo XIII, la idea de inventario iba emparentada con la idea de obra bien
hecha, pues su contenido causaba fe en la posteridad con su sola presentación. En es-
ta época, el inventario era un escrito en el que los herederos relacionaban todos los
bienes del finado (Partida 111, tit. 18, ley 99), o en el que los tutores de los menores

- 204 -
 DESCRiPTORES DE iRCHIVOS Y DOCUMENTOS

huérfanos debían detallar “todos los preuillejos e las cartas de lus heredades de los
mocos” (Partida VI, tit. 16, ley 15). A este tipo de escrito “llaniun en latin inuenta-
rio”. Este concepto de relación ordenada de objetos se mantiene II lo largo de los tiem-
pos, y así va a ser recogido en el Diccionario de Autoridades ( 1732) bajo la defini-
ción de ‘)poner por orden en escrito los bienes, hacienda, papvles u otra cosa con
autoridad del superior”.
El inventario es un descriptor de gran tradición en la Archivísi ica española, y ocu-
pa un lugar importante en las ordenanzas más antiguas de los iiiás importantes ar-
chivos españoles. De 1588 datan las Ordenanzas del Archivo Gcneral de Simancas,
las cuales se ocupan con detalle del inventario, al que define conlo “particular y bre-
ve relación de los que cada una (de las escrituras) contiene y coi1 el número y caxón
donde tal escriptura se hallara”. No va a estar ausente en las Oidenanzas del Archi-
vo de Indias otorgadas en 1790 y en otras muchas, en las que podemos leer particu-
laridades y finalidades que están muy cercanas al concepto actual de inventario (Ro-
mero Tallafigo, 1994, p. 344).
En el lenguaje común, la idea de inventario va unida estrechamente a la idea de
lista o relación de bienes, de libros, etc. No debemos confundir eita idea con la del in-
ventario en los archivos, ya que éste está supeditado a unos criterios y a unas normas
formales determinadas de antemano. Por ello, le dedicaremos algunas palabras más.
Si la guía de archivos describe las unidades mayores (archivo, fondos) y media-
nas (secciones), el inventario describe las llamadas unidades menores, que no son
otras que las series documentales. Se entiende por serie al conjunto de documentos
generados por un sujeto de manera continuada en el desarrollo de una misma activi-
dad administrativa y regulado por la misma norma jurídica y de procedimiento. Di-
cho de otro modo, y haciéndonos eco de las palabras de Antonia Heredia (1991,
p. 336), el inventario “es el instrumento que describe todas las w i e s documentales
de cada fondo o sección en un archivo, partiendo de la clasificoc ión de dicho fondo
o sección y refiriendo la localización al número de orden de las irnidades de instala-
ción en el depósito”.
Ha existido desde siempre una preocupación para hermana] la información con
su ubicación en los anaqueles de los depósitos documentales. Y tmto es así que el ca-
mino para acceder al contenido de los documentos es su referencia topográfica. No
es raro encontrar inventarios bajo llave o con signaturas topogrificas en clave, con
lo que evitar el acceso incontrolado a los fondos. Se ha dicho que un merodeador noc-
turno, sin la necesaria orientación topográfica (conocida sólo por el personal del ar-
chivo), es incapaz de localizar el objeto apetecido. Igual acontece en aquellas admi-
nistraciones amigas de acceder directamente a la documentación archivada, sin tener
en cuenta la figura del archivero, simplemente por saber dónde \e guardan “sus do-
cumentos”. Un archivo central, por ejemplo, cuyos documentos estén perfectamente
conservados en sus unidades de instalación, diferenciadas externamente por signatu-
ras topográficas correlativas, es un fondo ciego e impenetrable. excepto para el ar-
chivero, que se introduce en él a través de los inventarios y fichero general de fon-
dos. No es más que una medida cautelar para que ningún otro personal pueda “ir a

- 205 -
EL ARCHIVO Y EL ARCHIVERO

buscar documentos y revolver”, a no ser que los solicite al archivero. Con ello, ade-
más de defender un orden y un control necesarios, se valoraría la figura y el cometi-
do del archivero, entendido ahora como única solución para el pi-Estamo, la consulta
y el ingreso de la documentación.
Visualmente los documentos de una misma serie presentan unas características
externas idénticas (formato, escritura, pautados, etc.), por lo que sólo se diferencian
por su contenido (fechas, nombres de los intervinientes, lugares, circunstancias, etc.).
Podemos decir que todos los documentos de una misma serie tienen el mismo origen
orgánico, tienen idéntico fin administrativo, presentan las mismas cláusulas en la ar-
ticulación del discurso diplomático, y tienen, por lo tanto, semejante aspecto exter-
no. Como ejemplo podríamos citar algunas muy conocidas, como las declaraciones
anuales de la Renta, los libros de Registro General de Entrada de Documentos en la
unidad administrativa, los expedientes de expropiación forzosa, los expedientes del
Impuesto General de Sucesiones (antes Derechos Reales Mortis Causa), etc.
El inventario, por tanto, describe al completo grandes conjuntos de documentos
homogéneos (la serie) que tienen un mismo origen e iguales características intrínse-
cas y extrínsecas, y especifica sus unidades de instalación, pero sin descender en nin-
gún caso a la particularización de las unidades documentales que las conforman, de
lo que se ocupará el llamado Catálogo de Documentos. De este hecho nace que al-
gunos autores prefieran el calificativo de instrumento de consulta, antes que el de ins-
trumento de descripción.
Su función es doble. Al archivero le sirve de herramienta para controlar la masa
documental que gobierna. El investigador lo utiliza como plataforma segura desde la
que obtener orientación e información en su búsqueda de datos, aunque no le resuel-
ve la exacta localización del documento concreto que desea localizar. Persigue, pues,
ofrecer un medio para poder hallar la información que se pretende; no proporciona
el dato concreto o la respuesta puntual a la pregunta precisa del usuario. Habrá de ser
éste el que deba acometer la búsqueda del dato mediante la lectura de una porción de
documentación delimitada por el inventario, a no ser que el archivo tenga, además,
el catálogo correspondiente a la serie consultada. De ello se comprende que, aunque
Útil, no es el instrumento deseado por los usuarios, ya que se les obliga a revisar un
determinado número de documentos hasta encontrar el que realmente le interesa. Tie-
ne, en definitiva, un carácter meramente localizador de las diversas agrupaciones de
documentos con posibilidad de ofrecer al usuario la información concreta que busca.
Es un auxiliar de localización, y “nopretende ni está hecho para proporcionar
dato ninguno sobre los documentos mismos” (Schellenberg, 1961. p. XVII). Por con-
siguiente, es el instrumento de descripción primigenio del archivo, por cuanto re-
suelve los fines que estos centros tenían asignados hasta el siglo XVIII, que no iban
más allá de la conservación y guarda controlada de los documentos públicos. Pero
cuando los archivos adquieren una nueva personalidad, y su objetivo cambia el ca-
rácter de centros de mera conservación, por el de ser instituciones abiertas a la so-
ciedad, donde desarrollar actividades de investigación de nuestro pretérito y cultura-
les, el inventario se convierte en escaso, por lo que surgen nuevas obligaciones de

- 206 -
 DESCRIPTORES 1j1 ARCHIVOS Y DOCUMENTOS

cara a una mayor información. Aparecen, por necesidad, otras formas de dar noticias
de la información contenida en los documentos, que alcanzan su culmen con la des-
cripción individualizada de la pieza documental (catálogo de documentos).
Por ello, este nivel de descripción no es suficiente en aqucllos casos en los que
interese ofrecer un análisis profundo, como en el caso de los fondos históricos, en los
que interesa localizar un determinado documento entre los muchos diplomáticamen-
te iguales que contiene la serie o la fracción de la serie, según casos.
Es un instrumento de descripción elemental e imprescindihle en todo archivo y
muy práctico a niveles administrativos. Un archivo podrá no tener guía ni catálogos,
pero nunca podrá justificar la ausencia de los inventarios de las series de sus fondos.
A simple vista no parece presentar problemas conceptuales o de realización, pero la
verdad es muy otra. Algunos autores juzgan oportuno acompañar a la descripción de
la unidad de instalación con una explicación, aunque sea breve, de las piezas docu-
mentales. Otros admiten varios tipos de inventarios dependiendo del caudal de in-
formación que ofrecen al usuario. De tal suerte, Pescador del Hoyo (1986) define cua-
tro categorías dentro del inventario, de menor a mayor información, que denomina
somero, descriptivo, analítico y mixto. Sólo el primero de ellos describe la unidad de
instalación (por lo que coincide con nuestro criterio sobre el inventario), ofreciendo
los restantes, con mayor o menor profundidad, el contenido de dicha unidad (por lo
que están más cerca del catálogo que del inventario, o híbrido entre uno y otro). Cruz
Mundet (1994, p. 276) aboga por dos niveles, el somero y el analítico. El somero
aporta los datos mínimos para el control de la masa documental, la gran preocupa-
ción de los archiveros, aunque poco sugestivo para el usuario, por no encontrar en su
lectura nada más que una información muy genérica. El analítico se preocupa en des-
cribir, aunque sea de forma rápida, más profundamente la serie, al descender a resu-
mir cada una de las unidades documentales. En este nivel contcmpla varios elemen-
tos o áreas de información: mención de identidad, contexto y contenido, control de
acceso y utilización, y materiales relacionados.
La discusión que se suscita no hay que verla en la terminología, sino en el grado
de información que se incluye. Si partimos del hecho de que el inventario describe la
serie en su conjunto, no es permisible incluir la descripción individualizada de los
documentos, pues dejaría de ser inventario para convertirse en un descriptor de do-
cumentos, es decir, en lo que se viene denominando catálogo de documentos. El pro-
blema se zanjaría si el término de inventario analítico fuese sinónimo de catálogo;
pero no acontece de tal suerte debido a que estos autores, además, consideran al ca-
tálogo como instrumento de descripción ( ode investigación) de documentos, aunque
con la diferencia de que éste Último aporta mayor información que el inventario ana-
lítico y el descriptivo. Pensamos que toda descripción que incluya un resumen de los
documentos y de los expedientes, con mayor o menor exhaustividad, deja de ser in-
ventario para convertirse en catálogo.
En resumidas cuentas, y siempre bajo nuestro punto de vista, el inventario ha de
presentar en forma columnar tres áreas de información ineludibles, para en cada una
de ellas ubicar respectivamente la signatura de cada una de las unidades de instala-

- 207 -
EL ARCHIVO Y EL ARCHIVERO

ción de la serie (n.o de legajo, del libro o de la carpeta), la entrada descriptiva (que
necesariamente ha de coincidir con la tipología documental), y las fechas extremas,
de las que únicamente se expresará el año (despreciando el día y el mes), a no ser que
sea preciso ordenar, dentro de cada año, la serie por meses. Estci\ tres columnas se
podrán, de considerarse oportuno, aumentar, si con ello se facilrtase la labor de in-
terpretación y comprensión, como, por ejemplo, para ubicar los digitos del cuadro de
clasificación, pautas de accesibilidad, volumen, etc.
Es evidente que la propia documentación nos puede obligar .I modificar este es-
quema inicial, por lo que es comprometido diseñar un modelo fijo. La práctica con-
suetudinaria nos inclina (en principio) a aceptar el diseño de tres columnas redacta-
do en texto ininterrumpido, presentación que ofrece una visión del conjunto puntual,
exacta y de fácil recorrido y comprobación.
El inventario puede describir el conjunto de las series que comprenden una sec-
ción, o describir las series individualmente. La diferencia radica en que se puntuali-
za, en el segundo de los casos, más concretamente la unidad de instalación y la fe-
cha. En los modelos siguientes, se muestra claramente lo dicho.

INVENTARIO DE LAS SERIES DE UNA SECCIÓN

LIBROS DE GOBIERNO DE LA REAL AUDIENCIA DE CANARIAS
(Sección)
Fechas
1527-1807
1545-1592
1642-1836
etc.

INVENTARIO DE UNA SERIE DE LA SECCIÓN

LIBROS DE REALES CÉDULAS. ÓRDENES PARTICULARES PARA CANARIAS
(Sección)
DescriDción de la Serie Fechas
1 Libros de Reales Cédulas. Ordenes Particulares para Canarias 1527-1658
2 Libros de Reales Cédulas. Ordenes Particulares para Canarias. 1608-1638
3 Libros de Reales Cédulas. Ordenes Particulares para Canarias. 1627-1687
4 Libros de Reales Cédulas. Ordenes Particulares para Canarias. 1666-1705
5 Libros de Reales Cédulas. Ordenes Particulares para Canarias 1669- 1699
6 Libros de Reales Cédulas. Ordenes Particulares para Canarias. 1705-1713
7 Libros de Reales Cédulas. Ordenes Particulares para Canarias. 1670-1806
8 Libros de Reales Cédulas. Ordenes Particulares para Canarias. 1670-1804
9 Libros de Reales Cédulas. Ordenes Particulares para Canarias. 1721-1807
10 Libros de Reales Cédulas. Ordenes Particulares para Canarias.
Copia del n.g 1.

- 208 -
 BESCRIPTORES DE iRCHIVOS Y DOCUMENTOS

En casos sencillos, ambos modelos se pueden aglutinar en un único inventario;

pero en las secciones con numerosas y extensas series documciitales, no lo vemos
muy recomendable, pues se pierde la agilidad de exposición quc todo inventario ha
de conseguir. Un ejemplo sería el siguiente:

INVENTARIO DE LAS SERIES DE UNA SECCIÓN

LIBROS DE GOBIERNO DE LA REAL AUDIENCIA DE i 'ANARIAS
(Sección)
N.Q Descripción de las Series Documentales Fechas
-
1 Libros de Reales Cédulas. Órdenes Particulares para Canaria\ 1527-1658
2 jdem. 1608-1638
3 jdem. 1627-1687
4 jdem. 1666-1705
5 jdem . 1669-1699
6 jdem . 1705-1713
7 Jdem. 670- 1806
8 jdem. 670- 1804
9 Jdem. 721-1 807
10 Idem. s/f
11 Libros de Acuerdos de los Ilmos. Sres. Regentes y Jueces. 545- 1572
12 Idem. 572-1592
13 Libros Decreteros de la Real Audiencia de Canarias 642- 1648
14 'dem. 648- 656
15 'dem. 656- 663
16 jdem. 783- 792
17 'dem. 792- 800
18 jdem. 800- 802
19 Jdem. 802- 805
20 jdem. 805- 807
21 Jdem. 807- 813
22 Jdem. 813- 824
23 'dem. 1814-1825
24 'dem. 1822-1823
25 jdem. 1822-1823
26 Idem. 1829-1836
etc. etc. etc.

CATÁLOGO DE DOCUMENTOS:
Instrumento de descripción propio de los archivos histórico\ o definitivos, pues
este nivel no se realiza en los archivos de las edades anteriores, por ofrecer una infor-
mación intensiva más particular al estudio y a la investigación qirc a la gestión admi-
nistrativa. Por ello, algunos autores prefieren utilizar, aplicado a este nivel, la deno-
minación de instrumento de investigación, mejor que el de instrumcnto de descripción.
Si la guía toma como unidades de descripción las unidade\ mayores (archivo,
fondo) y medianas (secciones) y el inventario las menores (series), el catálogo se

- 209 -
EL ARCHIVO Y EL ARCHIVERO

ocupa de las unidades singulares o documentales, es decir, de 1‘1s unidades simples

(documento simple, suelto, exento, Único) y de las unidades complejas (documen-
to compuesto, expediente). Por tanto, el catálogo describe con detalle cada uno de
los documentos de forma independiente. El catálogo es el últinio descriptor que se
ha de realizar dentro de la secuencia jerárquica conveniente de los instrumentos de
descripción.
Aunque no suele existir problema, hay que aclarar que el dc cumento puede ser
una pieza documental simple o compleja. Se entiende por docuiiiento simple aquel
en el que sólo existe una “actio” y una “conscriptio”,con lo que se obtiene una uni-
dad de tiempo, lugar y acción, lo que genera un documento Único. que vale por sí mis-
mo para generar un acto administrativo o un testimonio cualquicra, sin necesidad de
documentos antecedentes ni consecuentes. No obstante, el docuiiiento simple (exen-
to para otros) puede crear la necesidad de ir acompañados de oti os anejos, como los
acompañas y correunidos, pero sin por ello adquirir la personalidad de expediente ad-
ministrativo (documento complejo).
Se entiende por documento complejo o compuesto (unidad singular compleja) a
la sucesión de varios documentos simples diferentes, que se necesitan para, con su
globalidad secuencial, generar un acto administrativo completo I cgulado de antema-
no por unas normas de procedimiento; por tanto, se da una sucesión lógica de “ac-
times” y de “conscriptiones”. Es lo que se llama expediente administrativo. De la
ficha de catalogación del expediente administrativo, ya se trató c on anterioridad, por
lo que nos remitimos a lo dicho anteriormente.
Si partimos del hecho de que el catálogo describe al documc iito individualmen-
te, bien sea simple, bien sea compuesto, podemos afirmar que e\ un instrumento de
descripción que ofrece una información intensiva y, por obvias razones, de elabora-
ción más lenta por requerir un análisis más profundo, tanto de siis características in-
trínsecas como extrínsecas. Según Schellenberg (1961), el “catdogo es la obra más
completa de la labor archivística” y la de mayor importancia por individualizar los
documentos, personalidad de la que fueron privados en los niveles descriptivos an-
teriores, por cuanto fueron siempre tratados como conjuntos. Esla postura es cierta-
mente criticada por muchos autores, que consideran obsoleto sc,guir pensando que
el catálogo es el remate final de la labor del archivero, producio más de una línea
historicista que archivística, por preferirse más el análisis que la síntesis (Romero
Tallafigo, 1994, p. 347). Defendiendo la postura de unos y coniprendiendo las jus-
tificaciones de los otros, queremos puntualizar que lo uno no su\tituye a lo otro, si-
no que se han de complementar. Además de Archivística, Historia; además de sín-
tesis, análisis; y además de inventarios, catálogos. Que no se puedan concatenar
ambas actividades por razones de escasez de tiempo, medios materiales y humanos,
es otra cuestión.
No olvidemos, como decíamos anteriormente, que el análisi4 (catálogo) sólo se
ha de emprender cuando la guía y los inventarios (síntesis) hayan sido cumplidos. Es
un asunto de precedencia, no de sustitución. En verdad, el catálogo no puede ser abor-

- 210 -
 DESCRIPTORES DE iRCHIVOS Y DOCUMENIOS

dado sin antes haber realizado ciertos trabajos previos, de lo qur se ocupa la Organi-
zación (clasificación y ordenación, sin olvidar la instalación) de I fondo.
Llegados a este punto, ya podemos definir el concepto de ( ‘atálogo como “ins-
trumento que describe ordenadamente y de forma individualizr ia las piezas docu-
1,

mentales o las unidades archivísticas de una serie o de un conjr! ito documental que
guardan entre ellos una relación o unidad tipológica, temática institucional” (A.
Heredia, 1991, p. 360). No faltan otras definiciones de otros teei icos, pero su inclu-
sión en nada amplían o reforman el concepto. No obstante, no h‘iy que pasar por al-
to el desvelo mostrado por el Comité Internacional de expertos eii este campo del sa-
ber, que cristalizó en la publicación del Lexicon of Archiva1 Temzinology (versiones
de 1984 y de 1988); o por la Comisión de Terminología de Archivos, cuyos resulta-
dos iniciaron la publicación de una sucesión de normas técnica\ de la Dirección de
Archivos Estatales del Ministerio de Cultura. Los espíritus de estas definiciones son
los mismos, se empleen unas palabras u otras, en un orden parecido o diferente. Qui-
zá la única diferencia notable no esté en las definiciones, sino en la calificación a es-
te instrumento. En el primer caso se le nombra como instrumenlo de descripción, en
el segundo se prefiere el calificativo de instrumento de trabajo y en el tercero el de
instrumento de referencia. Una tabla de equivalencias puede re\olver la disparidad
terminológica, sin necesidad de entrar en disquisiciones inneces‘irias.
El problema del catálogo no es ni su denominación, ni su dcfinición, ni los ele-
mentos que lo forman, sino que estriba en saber qué documento\ ha de describir. En
principio entendemos que un catálogo puede incluir todos los documentos de una se-
rie, sin discriminación alguna. Todos merecen idéntico cuidado eii su tratamiento. No
obstante, hay teóricos que defienden la postura de que el catálogo sólo se ha de apli-
car a determinados documentos de una serie o de varias, eleccitin motivada por un
elemento común, como puede ser un tema, una fecha, una caractcrística externa (per-
gamino, papiro), un signo de validación (sello de placa determinado), un personaje,
una exposición de documentos, un intitulado determinado, etc., j siempre limitado a
un período cronológico concreto. Nosotros juzgamos que un eleiiiento común puede
ser, simplemente, la pertenencia a una serie documental, el haber sido expedido por
fedatario autorizado (protocolos notariales), o la unidad de un fondo, etc., al margen
de la extensión de la masa documental a describir. Por desgracia, la aplicación del ca-
tálogo a todos los documentos de un archivo es deseable aunque no posible, no por
razones del sistema, sino por causas ajenas a la Archivística, coiiio lo son las planti-
llas exiguas de archiveros, que no se explican salvo por el egoímo de las adminis-
traciones en dotar con insuficiencia sus centros de conservacióii y de organización
documentales. Lo deseable no es reducir al mínimo los trabajo, arduos y lentos de
descripción, sino aumentar los catalogadores con lo que posibilitar una información
eficiente. abundante e intensiva.
Esta situación ha creado el universal criterio de que el catáloco no ha de aplicar-
se a todo tipo de documentos, sino a los más selectos, a los más importantes, a los ca-
sos excepcionales, y nunca a un fondo, sección o serie. ¿Y si alguno de ellos fuese
muy importante por su información, rareza y unicidad? Así leemos con tristeza que

- 211 -
EL ARCHIVO Y El. ARCHIVERO

“el catálogo es el menos recomendable de todos los instrumentos de descripción, des-

de un punto de vista práctico y de servicio, a tenor de las necesitlades descriptivas y
de las carencias de material y humanos de la mayoría de los al hivos” (Cruz Mun-
det, 1990, p. 282). Es una fórmula de encubrir un defecto, no un,¡ solución a una ne-
cesidad. Mientras la escasez y la penuria triunfen, el catálogo ha trá de ser un instru-
mento al que se recurrirá excepcionalmente, con gran disgu.10 por parte de los
investigadores y usuarios, a quienes van dirigidos todos los tralujos de descripción
de cualquier nivel. Lo que sí está claro es que no es un instrumento de descripción
propio ni conveniente para aplicarse en los archivos administr,itivos, aunque el fi-
chero general de fondos de esta primera edad de los archivos, tal y como se concep-
túa en la Administración Local, goza un poco de la calidad del catálogo.
Toda ficha catalógráfica ha de contar con unos elementos indispensables a través
de los cuales transmitir la información. No existe al presente un modelo único acep-
tado por todos los archiveros, lo que ha promocionado la existencia de catálogos pa-
ra todos los gustos, disparidad que la Biblioteconomía, en su terreno, ha superado con
creces desde hace tiempo. No obstante, la práctica ha fornecido un estrato de reco-
mendaciones y costumbres que han sido ya aplicadas en mucho\ archivos y plasma-
das, a nuestro criterio, por Cayetano Torne1 (Cartagena, 1990) en uno de sus Últimos
trabajos meritorios.
Es pregunta acostumbrada, cuando se habla de fichas, la rehtiva a sus medidas
óptimas, como si existiesen unas proporciones ideales. Todo depende de la informa-
ción que se desee ofrecer. En Biblioteconomía, la información esii perfectamente de-
terminada y la medida de la ficha es Única (125 x 75 mm.). Igual acontece en los fi-
cheros generales de fondos empleados en los archivos municipales (105 x 148 mm.).
En cuanto al catálogo, la cosa cambia; todo depende de la cantidad de información
contenida en el documento. No se puede resumir con idéntico número de líneas un
testamento que un poder general o a procuradores, a no ser que cl resumen se reduz-
ca a su solo enunciado, nada conveniente, por otra parte. Por tanto, y dadas las he-
rramientas de trabajo actuales, es más operativo presentar el catilogo en texto conti-
nuo (DIN A-4) y no maquetado en una caja de escritura uniforme. Si la información
es mayor, la descripción ha de ser más extendida, pues no se concibe el sacrificio de
información en aras a no sobrepasar unos topes de capacidad de escritura. Con esta
solución no encontraremos inconvenientes a la hora de presentar una secuencia de fi-
chas catalográficas de diferentes extensiones.
En la ficha catalográfica del expediente no incidiremos de nuevo por haber sido
expuesta al hablar de esta unidad archivística en su tercer nivel o ficha de investiga-
ción, a la cual nos remitimos.
En cuanto a la ficha catalográfica de la pieza documental ( documento simple,
suelto, exento, unidad singular simple), podemos concretizar SUS elementos en las si-
guientes cinco áreas generales de información: área de datas, árca subjetiva, área de
descripción de contenido, área de descripción de caracteres externos y área de loca-
lización.

- 212 -
 =
DESCRIPTORES DE AI<C‘HIVOSY DOCUMENTOS

Áreas generales de información

1 Área de datas 1 Área subjetiva I
Área de descripción de contenido

r1
~~

Área de descripción de caracteres externos

Área de localización I
ÁREA DE DATAS: campo de la ficha que sitúa el documento en el tiempo (data
crónica) y en el espacio (data tópica). La data crónica indicará la fecha de mayor a
menor: año, mes y día. Si alguno de los datos no se puede obtener por cualquier ra-
zón, pero se supone ciertamente y sin equívoco posible, se pondrá entre corchetes
([1492]), símbolos que nos indican el empleo de la denominada duta archivistica. La
data tópica nos indica el lugar de la “conscriptio”,es decir, el lugar donde se escri-
turó el documento. Los topónimos se actualizarán a la ortografía moderna (Teror por
Terore) y se completarán, de existir, con sus indicaciones particulares (Las Palmas,
en casa de fulán).
ÁREA SUBJETIVA: campo de la ficha que se reserva para recoger información
según el criterio personal del catalogador. Unos gustan poner la iipología documen-
tal (innecesario pues se recoge en el área siguiente, y sería información duplicada),
otros la signatura topográfica (injustificable, pues es lo último que interesa al lector,
por lo que es preferible ubicarla en el Último rango de la ficha), algunos el código de
identificación (tan de actualidad), etc. No necesariamente, a este campo se le ha de
buscar un contenido.
ÁREA DE DESCRIPCIÓN DE CONTENIDO: campo textual principal de la fi-
cha. Resumirá el tenor documental de forma clara, exacta y concisa, para lo que se
prescindirá de todas las cláusulas diplomáticas repetitivas a todos los documentos
(verborrea administrativa: invocaciones, salutaciones, sanciones, corroboraciones,
etc.). Por tanto, el catalogador se habrá de central primorosamente en las partes del
documento con información personalizada, como son la intitulación, dirección, dis-
positivo, datas y suscripciones, y, de tratarse de documentos adininistrativos con-
temporáneos, en las formas que se conocen bajo el nombre de esenciales (Pérez He-
rrero, 1994, p. 300). Lo importante es resumir bien el asunto, sin caer en lo anecdótico,
superfluo e innecesario. Como regla nemotécnica para estructurar y facilitar la re-
dacción de la descripción según unos cauces sintácticos lógicos (no siempre fácil por
apelmazamientode los datos a resumir), proponemos la siguiente secuencia en la pre-
sentación de la información: tipología documental (nombre específico del documen-
to), categoría de su tradición documental (sólo cuando no se trate de un original, co-
mo copia autógrafa, certificada, simple, figurada, etc.), autor (nombre, apellidos,
cargo, oficio, vecindad, parentescos, etc.) o persona que crea la necesidad de emitir
el documento, verbo de la acción documental (otorga, concede, hace, dispone, etcé-

- 213 -
6L ARCHIC O Y EL ARCHIVERO

tera), destinatario (nombre, apellidos, cargo, oficio, vecindad, parcntescos, etc.) o per-
sona sobre la que recae la acción del acto escriturado, y, por últiino, el resumen del
dispositivo de forma breve pero sin eludir datos. En la redaccióii se evitarán el em-
pleo de abreviaturas, los adjetivos inútiles (“noble ciudad real dc ...”), y se incluirán
todos los nombres propios, comunes y topónimos que aparezca11en el texto a resu-
mir. Si por razón de ser muchos los nombres a incluir, y no peri iiitir una redacción
ágil (los intervinientes en un acta de una sesión plenaria de una COI ,oración, por ejem-
plo), se podrá solucionar el problema incluyendo en el resumen itn término que des-
criba al colectivo, e incluir nominalmente a los intervinientes, al final de éste, en un
apartado con la yuxtaposición de los nombres. Igual acontecerá 2on los topónimos,
los insertos y acompañas.
ÁREA DE D E S C R I P C I ~ NDE CARACTERES EXTERNOS: campo en el que se
incluirán las circunstancias materiales del documento, como el número de folios, la
materia del soporte (cuando no sea el papel), las medidas (solamente en los docu-
mentos especiales, como pergaminos, planos, dibujos, etc.), estado de conservación
(si ha sido restaurado), el tipo de letra (anteriores a la humanístic‘i), el idioma (de no
ser el español), los sellos que presenta, cuantos elementos gráfic,,s aparezcan, el ti-
po de documento (manuscrito, impreso, discurso sonoro, etc.). E1 primero de ellos
nunca debe faltar, y los restantes, como se ha indicado entre parciitesis, en los casos
especiales y poco habituales.
ÁREA DE LOCALIZACIÓN: campo Último dedicado a recoger la ubicación del
documento descrito para posibilitar su recuperación. La signatur‘i o referencia topo-
gráfica a la que aludimos ha de ser lo suficientemente clara como para localizar sin
error posible el documento. La signatura ha de ser la suma de localizadores de ma-
yor a menor rango: nombre del archivo en abreviatura o siglas (.4HPLP, en lugar de
Archivo Histórico Provincial de Las Palmas), nombre del fondo (un archivo puede
contener varios fondos de procedencia dispar), nombre de la sección, nombre de la
serie, número de la unidad de instalación (lega.jo, carpeta, libro, etc.) y número de or-
den dentro de la unidad de instalación.

Elementos constitutivos de cada una de las áreas de información

Data crónica (AA-MM-DD).-Data tópica ~ ......................... 7

Tradición documental + Tipología + Autor + verbo de acción documental +

Destinatario + Asunto o resumen conciso y puntual del tenor di xumental.
Nombres:
Insertos:
Acompañas:
Datos externos: n.g de folios, soporte, medidas, conservacióii, sellos, tipo
de documento, tipo de letra, idioma, elementos gráficos, eni uademación,
bibliografía.
Signatura: siglas del archivo, fondo, sección, serie, unidad de ii.stalación, n.Q de
orden o folio.

- 214 -
 DESCRIPTOKES Di 3RCHIVOS Y DOCUMENT(l.5

ea
1559-abril-12.-Las Palmas Telas
Reconocimiento de deuda que Alonso López, vecino, como p ncipal deudor,
y Juan de Vega, prior de la Catedral, como su fiador y pri cipal pagador,
hacen a Gabriel Box, vecino, de 30.666 maravedises por la c( npra de cuatro
varas de paño veintidoseno de Segovia, cuatro varas de pañc. veinticuatreno
amarillo, dos varas de paño escarlatín, cinco varas y una cual 1,1 de terciopelo
negro, dos varas y media de frisa de Córdoba y vara y medii de bocarán. A
pagar a fin del mes de agosto próximo.
1 fol., papel de algodón, restaurado, letra proces.il.
A.H.P.L.P., Protocolos Notariales. Alonso Hernández, n." 788, fol 309

Esta descripción detallada o profunda, obviamente de confc-cción lenta, se con-

vierte en cómoda, interesante y muy deseada para la mayoría de los investigadores,
ya que se les exime de leer los documentos a la búsqueda de los que les interesan.
Y si, además, los catálogos han sido publicados, no necesitan acudir al archivo, da-
do que el archivero ha introducido los datos en su casa. Acudeii ya, como quien di-
ce, al archivo con la ficha de solicitud de consulta de documvntos perfectamente
cumplimentada.
No obstante, el catálogo no ha de pretender nunca sustituir '1 los documentos, y
nunca ha de caer en la tentación de transcribir partes sustanciale\ de los documentos,
forma de transmitir información propia de otros descriptores, que se conocen bajo el
nombre de edición de fuentes históricas o edición de textos. Eii resumen, los archi-
veros no tienen la ambición de sustituir a los documentos, sino simplemente facilitar
el acceso a los archivos y a la información en ellos contenida.

ÍNDICES:
El índice es un instrumento de fácil manejo que no es propio de ninguna de las
edades de los archivos o de los documentos, sino, simplemente, adecuado y útil a to-
das ellas. Más que para describir, se emplean para localizar la información conteni-
da en los catálogos, inventarios y en los propios documentos. El índice nos remite al
descriptor que contiene la voz cuestionada y éste, por un lado, nos describe el docu-
mento y, por el otro, nos lo localiza en el depósito del archivo, por si fuera necesaria
su extracción para su consulta, lectura o verificación. Se comprueba, por todo lo ex-
puesto, que el índice es un instrumento secundario o auxiliar a los propiamente di-
chos. No obstante, un índice puede recoger voces directamente de los documentos,

- 215 -
EL ARCHIVO Y EL ARCHIVERO

sin necesidad de pasar previamente por un instrumento de descripción de la perso-

nalidad que sea, como el inventario y el catálogo, por ejemplo. Así concebidos, los
índices son entradas rápidas a la información. En resumen, los índices nos localizan
dónde se puede encontrar información sobre un determinado tema; pero no la anali-
za, simplemente la encuentra y la señala.
Por no ser instrumentos de descripción en el sentido amplio otorgado a los hasta
ahora vistos, ya que no entran a describir el contenido de los documentos, sino que
persiguen únicamente remitir al lector, como un puntero señalizndor, al punto en que
se contiene el término buscado, se comprende que algunos autores prefieran deno-
minarlos como instrumentos de referencia, como instrumentos de apoyo a otros prin-
cipales y casos similares. Nosotros preferimos nombrarlos como instrumentos de en-
trada rápida a la información.
Los índices se preocupan en recoger los conceptos más importantes contenidos
en los descriptores a los que acompañan o en los documentos, aunque lo frecuente es
que se realicen directamente de los instrumentos de descripción que los preceden. En
el primer caso, los índices remiten al número de asiento (catálogo) que describe el
documento que contiene en su tenor la voz indizada. En el segundo (inventario), a la
unidad de instalación, bien sea legajo, libro, carpeta, etc. Por ello, la definición que
el Diccionario de Autoridades (1734) dio a la voz no disgusta al presente, por cuan-
to dice que: LL... es la tabla de los capitulos U de las cosas mas irotables que el libro
tiene, y regularmente se pone alfin de la obra.” La definición nioderna se aleja mu-
cho de la expresión utilizada en el siglo XVIII, aunque su significado queda próxi-
mo, pues el concepto se ha mantenido. El Diccionario de Terminología Archivística
(1993) lo define como un “instrumento de referencia formado por encabezamientos
onomásticos, toponimicos, cronológicos y de conceptos contenidos tanto en los pro-
pios documentos como en los instrumentos de referencia y desc ripción”. Quizá sea
mucho más clara la definición que da la fuente y origen de la antcrior, por cuanto de-
fine al índice “comolista de nombres de personas, de nombres gcwgráficosy de nom-
bres de materias contenidas en un documentos de archivo” (Diccionario de Termi-
nología Archivística del C.I.A.).
Los índices serán tantos como las personalidades de las voces a indizar o enca-
bezamientos. Así se realizarán índices onomásticos (nombres de personas), índices
geográficos (nombres de lugares y topónimos), índices de materias o temáticos (nom-
bres comunes de objetos, acontecimientos, cosas) e índices cronológicos (fechas). En
cualesquiera de los casos, la ordenación Única posible es la alfabética. Por ser ins-
trumentos de entradas rápida a la información, no deberán contener más datos que
los necesarios y suficientes para alcanzar su finalidad. Se despreciarán, por tanto, to-
das las descripciones relativas a las características externas y tenor documental de los
mismos, los vocablos carentes de significado o vacíos y los términos ambiguos por
los que a nadie se le ocurriría preguntar.

- 216 -
 Su perfil se puede concretizar en las siguientes característiras: se aplicarán a
series voluminosas y de gran homogeneidad; son de una gran .,encillez descripti-
va; no describen ni el contenido del documento ni sus caracterí\ticas externas; son
fáciles de utilizar por el investigador; y son fácilmente inforn atizables. N o obs-
tante, pueden presentar ciertos problemas en su confección e i i , erpretación, como
son la homonimia (vocablos iguales pero con distinto signifi. >do), la polisemia
(vocablo con varios significados) y la sinonimia (vocablos sir;(mimos). Más difí-
cil es reunir en una única persona las denominaciones distinta:, con que pueda ser
mencionado; en caso contrario, puede acontecer que creemos i’ersonas, lugares y
objetos que no existan o que de uno de ellos hagamos dos o mas (Isabel 1 de Cas-
tilla e Isabel la Católica; Terore y Teror, municipio de Gran Can;iria; fechillo y pes-
tillo). En otras ciencias, estos problemas se solucionan mediante un vocabulario
especializado de palabras derivadas o tesauros (thesaurus), que serían muy opera-
tivos en los archivos como instrumentos de control y de normalización del voca-
bulario. Mas su confección en el campo que nos ocupa cae más próximo de la uto-
pía que de la realidad, dado el carácter enciclopédico e inteidisciplinar de los
documentos de nuestros archivos definitivos generales, que recogen documenta-
ción de muchas procedencias e instituciones, o de nuestros archivos centrales de
las diferentes administraciones. Para la confección de un tesaui-o en estos centros
se requiere la colaboración de archiveros, documentalistas e innumerables espe-
cialistas en los numerosos campos temáticos que nos encontranios, que pueden ser
incontables, como: medicina, botánica, agricultura, instituciones, derecho, lin-
güística, economía, arte, geografía, genealogía, heráldica, biolog ía, ingeniería, zoo-
logía, y un largo etcétera. La única solución para obtener un tcsauro en archivos
es, primero, indizar los documentos en un lenguaje libre y natui al y, después, con-
feccionar el vocabulario controlado. Es decir, no se puede parti i. de un tesauro fa-
bricado “a priori”, sino “a posteriori”.

Los índices, vistas sus características, están dirigidos preferentcmente a los usua-
rios de los archivos, que buscan información, y no a los archivero\, que pretenden la
organización de los fondos independientemente de la información cl iie contengan (cua-
dro de clasificación e inventarios). El índice aparece plenamente iustificado cuando
los usuarios han de leer extensos instrumentos de descripción para la búsqueda de un
dato o una materia determinados. Si el catálogo evita la lectura directa de los docu-
mentos que describe, el índice, a su vez, elude la lectura de los askmtos del catálogo.
Pensemos que necesitamos encontrar el término de ‘‘almocrebe’‘en un catálogo de
1.532 asientos. El tiempo de lectura y el riesgo de no localizar el termino pueden des-
animar a cualquiera. Si el catálogo tiene indizados sus vocablos o palabras claves, es
decir, las significativas o llenas de contenido, el éxito y la rapidez Gcstán garantizados.
Esta eficacia en la búsqueda de la información se yergue como cl;it-a finalidad de to-
do índice. El catálogo y el índice están, pues, tan estrechamente vinculados que ya
no se concibe el primero sin el segundo.

- 217 -
 Ab intestato
Abogado
Abolengo
Acarreo
Acarreo de azúcar
Acarreo de leña
Acebino
Aceite
Aceite de almendra
Ejemplo de indice de un catalogo
DESCRIPTOR
-
ASIF .GTO

77 1,884
39,841,875
149
517

238,539,864
50

29
4') 101, 204, 288, 318
324
Aceite de rostro 670
Aceituna 343
Acequia 288
Acequia de Firgas 145 327,49 1,496, 85 1
Acequia de Miranda 50 1
Acequia de Tasautejo 147
Acequiero 95
Acetre 789,85 1
Acíbar 33
Adormidera 288,342,343
Afeites 288,342,343
Afinado de metal 542,670
Agallas 554
Agravio 288,342,343
Agresor 895
Agua 50
Agua del barranco de Las Palmas 4 , ? 151, 180, 239, 328
Agua del heredamiento de Aguatona 55 1
Agujas capoteras 425
Agujas comunes 69
Agujas cordobesas 288,670
Agujas de vela 288,670
etc. etc.
Extraído de un catálogo de documentos del siglo XVI

Los modelos de presentar los índices pueden ser tantos coi!io la fantasía del di-
señador, aunque los elementos no por ello han de variar. Se recomienda, no obstan-
te, el formato columnar por ser de fácil comprensión al primer g(b!pe de vista: una pri-
mera columna para el descriptor y una segunda en donde espe. rficar el número del
asiento del catálogo que lo contiene o en su defecto, la unidad ( t i : instalación del do-
cumento o documentos de donde ha sido extraído. Modelo mu j apropiado, especial-
mente para la publicación de catálogos, es el que se muestra a ( ontinuación.

- 218 -
,-
Índice Temático
Albalá: 57, 78, 81, 100, 117, 119, 142,
164, 202, 381, 439, 452, 453, 478,
559, 565, 588, 693, 703, 706, 749.
757, 765, 784, 790, 800, 807, 821,
850,872, 897, 92 1, 968, 973, 975.
Albañil: 30, 31, 46, 47, 64. 100, 113, 256,
399,531, 652, 539.
Albayalde: 288, 342, 343.
Alcaide de la cárcel: 67,s 12,937.
Alcalde: de la Chancillería de Granada:
562; de Santa Brígida: 97, 752; de
Tirajana: 336.
Alcanfor: 288, 342, 343.
Alcaparrosa: 288.
Alcaravea: 288,343.
Alcohol: 288.
Aldabillas de hierro: 508.
Alférez Mayor de La Palma: 853,855.
Alfileres: 288, 342, 343, 670, 877; alfileres
guzmanes: 670.
Alfombra: 794.
Alforjas: 288, 342, 343,670, 877.
Algodón: 46.
Alguacil: 428, 838; de Moya: 603; mayor:
196, 197, 344, 351, 694, 765; mayor
de G.C.: 180, 329,467,474, 526, 527;
mayor de la Audiencia de Canarias:
918; mayor de La Gomera: 148, 423;
mayor Perpetuo de Fuerteventura: 80 1.
Alhajas: 579; de casa: 12, 13, 11 1.
Alheña: 288.
Alhucema: 288,877.
Aljófar: 288.
Almacén de trigo: 241.
Almáciga: 288, 342, 343, 877.
Almarraja de agua rosada y azahar: 288.
Almártaga: 288, 670.
Almendra: 288,670,707.
Almocela: cf. ropas.
Almocrebe: 16, 104, 132, 238, 300, 307,
312,539, 552, 612, 784, 864, 956.
Almohada: cf. cama.
Almojarifazgo: 36, 150, I 5 1, 269, 530; del
23%: 826; del 6%: 826.
Almojarife: 530; de Tenerife: 826.
Almoneda: 790; pública: 85. 205, 500.
Alpiste: 288.
- 219
F
Alquiler: 84, 200, 220, 78. 470, 488, 494,
76X, 790, 879. 9 17.
Alumbre: 288, 342.877
Ámbar: 460.
Anascote: cf. tejidos.
Áncora: 235.
Anilla de oro: 249.
Anillo: 55; de oro: 790.
Animales: asno: 246. ('10; becerro: 286;
bestia: 238, 525; t u t i a asnal: 173,
752; bestia caballar: 16, 283; bestia de
acarreo: 864; bon, ga: 69; borrico:
286; buey: 88, 16
289, 354. 364, 37
575, 631, 634, 78
buey de arada: '~ $1; burra: 767;
caballo: 16, 104, 1 3 , 132, 161, 283,
308, 312, 331, 33'. 38V, 531, 539,
586, 599, 636, 784. 839; caballo de
aparejo: 300; cabr:: 48, 100, 767;
cabra mayor: 54; .ibra parida: 54;
6
cabra preñada: 54; cabrilla: 48, 69,
391, 524, 655, 656. cabrilla de año:
146, 938; cabrito: 883, 901, 003;
cabrito manso: 90 I . cabrito salvaje:
901; camello: 50, 07, 86, 105, 106,
114, 174, 286, 499. 783, 936, 830;
carnero semental: Ifj8; castrado: 901;
cordero: 784; cuart )!:o jaqueta: 818;
gallina: 56, 484, 495, 496, 929;
ganado: 4, 168, 28,). 206, 297, 298,
509, 594, 762, 765 ganado manso:
903; ganado ovejunc' 904; jurón: 286;
marrana: 667, 790; nlula: 104; novillo:
246; oveja: 168, 160. pollo: 495, 4Y6,
515, 622; porrico: 3 6 ; potro: 173;
puerca: 667; puercc-. 784, 790, 864;
res: 69; res porcina:
358; ternero: 358; va
767; vaca de vientre: 104; vaca guanil:
100; yegua: 100, 17 i, 929; yegua de
vientre: 88.
Anís: 288, 342, 343.
Anjeo: cf. tejidos.
Ante: 370, 625, 648.
Anteojos: 925.
etc.
-
í.L ARCHll O Y LL AK('HI\ l- KO

EL CENSO DE LOS ARCHIVOS:

El censo de archivos es un instrumento de descripción no propio de ninguna de
las edades de los archivos, dado que se realiza a iniciativa de 1:i Administración y n o
a nivel de centro, el cual nos permite conocer el alcance, el esta, lo de conservación y
la ubicación del Patrimonio Documental, es decir, su valoraci!ln global. Es un des-
criptor de archivos que se acomete con fines evidentes de valci Licióny control de la
totalidad de la producción (pretérita y presente) de un país, regihn, comunidad autó-
noma, localidad, etc., según la extensión que se le quiera dar o ,.egún las administra-
ciones partícipes. Por tanto, nos facilita una primera aproxim:!i:ión a la masa docu-
mental producida, recibida y conservada por las distintas admiiiistraciones y por las
diferentes entidades públicas y privadas. No cabe duda de quc no ofrece una infor-
mación exhaustiva, pero sí importante, para a partir de sus resiiitados continuar con
otros niveles de descripción, organización y servicio. Como in\lrumento de descrip-
ción que es, reúne bajo una forma sistemática las denominacioiies de las secciones,
subsecciones, series y subseries, amén de las respectivas datas crónicas extremas, en-
tre otros datos, lo cual nos ofrece ya una información sobre la\ fuentes susceptibles
de ser consultadas.

Como medida de control, permite conocer dónde están los .irchivos, cuántos son,
cómo se encuentran internamente, la personalidad de las fuentes que custodian, el equi-
pamiento, el personal a su cargo, su grado de accesibilidad y horario, fechas extremas
de las series, datos de ubicación y de contacto, estado de conservación, metros linea-
les, etc., ofreciendo una panorámica completa, total y sencilla. l .,I existencia y uso del
censo evitara el desconocimiento de los documentos por ignorar \ u existencia, y se po-
drá aprovechar la información en ellos contenida tras su percibii!iiento. Los censos de
archivos publicados, o difundidos por algún otro medio, permiien localizar a distan-
cia la documentación de interés, sin necesidad de desplazamientos para la búsqueda
de documentación ignota. Además, el censo nos permite comprobar la pérdida y ex-
polios documentales, así como su crecimiento y tratamiento arc!iivístico. Por tanto, su
objetivo es el de control de los depósitos documentales, de los a;-chivos,no de los do-
cumentos, de los que se van a ocupar otros instrumentos de des(.ripción. Esta medida
de control contribuye a desarrollar el respeto hacia los documr!itos en aquellas con-
cizncias excesivamente osadas, que se permiten la ligereza de diezmar sin ningún pu-
dor los fondos documentales bajo la falacia de expurgar, comc) sinónimo totalmente
erróneo o disculpa legalizada, para prescindir de papelotes viejo\, y recuperar espacio
donde recoger la documentación más reciente, de interés administrativo, el único va-
lor que parece preocupar a algunas (o quizá muchas) administrxiones públicas. Esta
tesitura, no deseable por anacrónica y peligrosa por sus resultados, nos hace retroce-
der a épocas pasadas, en las que fue práctica corriente el destru I r documentación o b
solescente para dejar paso a la nueva, repleta de vigencia admiiiistrativa y con valor
histórico en potencia, valor que sólo podrá adquirir si se le ofrecc la posibilidad de per-
manecer en el tiempo o si no sucumbe en el intento.

En otra palabras, el censo posee una virtud, que no es otrli que la conservación
del Patrimonio Documental, si no por convencimiento, al menos por temor, por par-

- 220 -
te de cuantos poseen o producen testimonios escritos al sentir su patrimonio (que lo
es de todos) controlado, valorado, declarado de interés y fiscalizado por la adminis-
tración actuante. El censo es una de las técnicas archivísticas más eficaces en evita-
ción de la pérdida documental no autorizada. ya que permite comi'robar la perdura-
bilidad de la documentación censada, y recriminar, en caso contra) .o, a1 responsable
del fondo que no lo presente o lo hubiera destruido o transmitido i1idebidamente. Por
tanto, se puede considerar como eficiente medida cautelar, como iri .trumento de pro-
tección, para a través de él garantizar y posibilitar el cumplimiento de lo legislado, y
para diseñar un plan general de recuperación de documentación csutraída indebida-
mente de su depósito originario, al que debe regresar para lograr un conjunto orgá-
nico lo más completo posible.
No sólo es oportuno para el control e información vistos, sino que también es im-
prescindible partir del censo para diseñar una política archivísticx ya que en cual-
quier planificación de este género, se ha de conocer en profundidad el estado y de-
sarrollo del campo de acción en el que desenvolverse, con lo que poder aplicar una
serie de prioridades para el logro de los resultados pretendidos. Es decir, el censo de
archivos juega un papel muy importante en el engranaje de toda política archivística
para establecer prioridades de actuación, definir inversiones productivas y determi-
nar programas de acción a corto y largo plazo. Se puede considerar. por lo tanto, co-
mo un auténtico instrumento político ineludible (Romero Tallafigo, 1994, p. 353).
Por otra parte, el censo es fundamental para la confección de las guías de una
agrupación de archivos emparentados por un o unos elementos coinunes determina-
dos de antemano. Estos elementos o lazos de parentesco pueden rcferirse a un área
geográfica (Censo-guía de los Archivos Españoles, guía de los archivos de Canarias,
guía de los archivos de Lanzarote, etc.), a la titularidad de los centros (guía de los ar-
chivos parroquiales, guía de los archivos particulares, etc.), y a la pcrsonalidad de los
fondos (guía de fuentes económicas, guía de archivos con fuentes medievales, guía
de archivos de empresas, etc.), entre otras posibilidades.
Una vez vistos los rasgos característicos, podemos ya definir cI censo de archi-
vos como un "instrumento de control y difusión, actualmente autoniirtizado, que per-
mite reunir y coordinar la información sobre archivos yfondos documentales que for-
man el Patrimonio Documental, y sobre su accesibilidad' (Diccionario de Terminología
Archivística, 1993).
El Censo de Archivos se promociona, no se impone pero sí se institucionaliza,
desde el Centro de Información Documental de Archivos del Ministerio de Cultura
(CIDA), con una clara intención de unificar criterios de actuación en aras a la pre-
sentación y valoración uniformes de sus resultados, y a su difusión internacional a
través de los Puntos de Información Cultural (P.I.C.) e Internet. Este afán nace de la
competencia misma de la Administración del Estado como responsable máximo, sin
obviar la concurrencia con las comunidades autónomas y administraciones locales,
en la protección, acrecentamiento y transmisión del Patrimonio Documental.
El modelo de recogida de datos analiza los siguientes puntos por este orden: pe-
ríodo y fecha del informe; datos personales del entrevistado y del entrevistador: des-

- 221 -
cripción de los fondos, citando secciones y series y fechas extri mas y niveles de des-
cripción realizados; colecciones; número total de documentos artográficos, figura-
tivos, legibles por máquina, audiovisuales, biblioteca auxiliar, d o s y otros objetos;
ingresos, transferencias de fondos a otros depósitos, eliminac mes, mantenimiento,
clasificación e inventario, restauraciones, reprografía y reprodu Lión y servicios pres-
tados al público (todo ello referido al Último año); publicacion c realizadas; proyec-
tos y aplicaciones informdticas; servicios educativos y cultura :s; descripción de lo-
cales; metros lineales de estanterías y sus tipos; equipos para ust del público; personal
adscrito al archivo y sus categorías; y presupuestos para gast. ss de mantenimiento.
personal e inversiones.
Esta manifestación no es tan reciente, pues precedente de rllo lo podemos ras-
trear en la Circular de 3 de julio de 1849, que la Dirección Gei lc:ral de Archivos diri-
gió a los Sres. Regentes de las Audiencias Territoriales para e i arreglo de los archi-
vos públicos dependientes del Ministerio de Gracia y Justicia y i-eaciónde un archivo
1.

central; en la Circular de 10 de febrero de 1945. que afectó el: concreto a los archi-
vos municipales, inspirada en el hecho de que “el volumen exti-,rordinariode los do-
cumentos diseminados por el área de toda la nación.. . a m r i . w j i a esta Dirección Ge-
neral (de la Administración Local) ... una ordenación a d c ~ ~ a yd a:r,faciliteel iriventario
de esta riqueza documental y su utilización con vistas a una si .,emátic‘apublicación
“. No habría de pasar mucho tiempo sin que se aprobasen di:.msiciones especiales
para la reorganización de la Estadística de Archivos, Bibliotec.!s y Museos.
Con ello llegamos a 1977, hito importante por nacer el M iilisterio de Cultura y
Bienestar, que a los pocos meses pasaría a denominarse simp;~,mente Ministerio de
Cultura, hoy de Educación y Cultura, entre cuyas direcciones g‘nerales se destaca la
del Patrimonio Artístico, Archivos y Museos, por depender de c ila el Centro de Infor-
mación Documental, y por contar con el negociado denominaio Censo de Archivos
dependiente de la Sección de Gestión Administrativa. Al año siguiente se hizo nece-
sario adecuar el Centro de Información Documental a los nue.. \)s planteamientos de
la política de difusión de la cultura conservada en los archivos. tarea iniciada por el
Servicio Nacional de Información Documental y Bibliográfica :j luego por el Servicio
Nacional del Tesoro Documental (posteriormente perdería la cal :goría de Servicio por
el de Centro). Para ello se le atribuyen, entre otras, las funcione.; de redactar y publi-
car el Catálogo del Patrimonio Documental de la Nación, y la ie formar una guía de
archivos españoles, estatales y no estatales, en la que se inclu! .:sen los datos funda-
mentales de cada uno de los centros, sus condiciones del servici, personalidad de sus
),

fondos y los instrumentos de descripción realizados y a dispoi4ón de los usuarios.

Todos estos cambios motivarían otros, como 12 creación del [ :ntro de Información
Documental de Archivos, cuya finalidad se estableció en la COG! dinación de todos los
aspectos de información archivística: información sobre el Pai . imonio Documental,
su constitución, descripción de fuentes, situación de los archiv. i y de los fondos, bi-
bliografía profesional, etcétera, (Vázquez de Parga. 1986). Prc icupación del CIDA,
t

desde los primeros momentos, fue conjugar la información al$.iiivística que se pre-
tendía con las técnicas actuales de la ciencia de 13 informaciódl científica, y con las
nuevas soluciones de tratamiento y distribución de la informacit )n archivística. La in-

- 222 -
formática adquiere, por lo tanto. u n papel importante y decisivo, y: que se va decan-
tando como el perfecto vehículo para alcanzar la meta propuesta, c tqe no es otra que
la base de datos CARC, a la que tiene acceso la red de información tutomatizada so-
bre datos culturales, por otro nombre, Puntos de Información Cultu' 11 (PIC).
La legislación vigente sobre Patrimonio Documental, iniciada partir de la pro-
mulgación de la Constitución Española actual (1 978), se va a ocupar .m cierto esmero
en argumentar y reglamentar la confección del censo de los archivos jin distinción al-
guna dimanante de la titularidad de los mismos. La Ley del Patrimc.1!¡o Histórico Es-
pañol establece la confección de un censo del Patrimonio Documen: ' 1, con lo que ob-
tener una primera aproximación a los documentos conservados y p ..iducidos por las
administraciones y por las entidades públicas y privadas. Esta ley re4;iitea ulterior de-
sarrollo reglamentario los aspectos procesales y organizativos, por l ( que
~ para su apli-
cación es necesario la elaboración de una norma que complete y pi-ecise dichos as-
pectos. A tal fin responde el Real Decreto 1 11/1986 de desarrollo ;,urcial de la Ley,
que aunque no agota su desarrollo, sí logra su inmediata aplicación la espera del re-
glamento de archivos de titularidad estatal. En lo que al censo del 1';itrimonio Docu-
mental se refiere, este Real Decreto dictamina que de él se responsaidizará el Minis-
terio de Cultura, en colaboración con las Comunidades Autónomas.
La importancia y necesidad de esta mecánica de control y fisca;ización (nadie lo
duda), amén de Útil para la localización de las fuentes históricas, se 1 !ate patente tam-
bién en las leyes sobre lo mismo redactadas por las comunidades auihomas, aunque
sólo expondremos la que a nuestra Comunidad afecta. Así, la Ley de i Patrimonio Do-
cumental y Archivos de Canarias dictamina: I .- El Gobierno de Cai::iriasprocederá
a la corlfecc*iónde un censo de archivos y fondos documentales con .,titutivos del Pa-
trimonio Documental Canario, en cada una de lus islas. 2.- Todas !JS personas pú-
blicas o privadas, flsicas o jurídicas, que sean propieturias, posec h a s o detenta-
doras de archiim y documentos constitutivos del Patrimonio Doccilnerital Canario,
están obligadas a cduhorar con los organismos y servicios compc rntes en la con-
!

fección del censo referido en el apartudo anterior (art. 20).

Pero no va a ser el Gobierno de Canarias el único responsable de l;i confección del
censo, sino también los Cabildos Insulares, puesto que recibieron c ', impetencias por
transferencias de un conjunto de materias en el ámbito de sus respc, tivas islas, bien
en exclusividad, bien en concurrencia con la Administración de la C omunidad Autó-
noma de Canarias. Entre estas obligaciones se encuentra la confeccil 111del Censo Re-
gional de los bienes integrantes del Patrimonio Documental, aunque iiasta la fecha no
se han iniciado en esta tan loable actividad, aunque sí el Gobierno di, Canarias.
En Canarias se han producido varios 'empeños en censar el Patriii ionio Documen-
tal, como el que realizó el Prof. Morales Padrón en el área de los arc,hivos parroquia-
les de la provincia de Gran Canaria (Morales Padrón, 1974); o el quc intentó en 1982
el Ministerio de Cultura (Dirección General de Bellas Artes, Archivc . y Museos) y el
Archivo Histórico Provincial de Las Palmas de Gran Canaria, en con irenio con la Di-
rección General del INEM, dirigido por D. Joaquín Blanco Montesdcvx, director del
citado archivo en aquel entonces. No obstante del interés del proyecto. éste feneció sin

- 223 -
LL AKCHI\ O Y k L AKCHII’EKO

solución de continuidad, quedando sus resultados en la alacena del olvido, de la que

al presente se pretende rescatar para su revisión y tratamiento i~onvenientes,y su in-
clusión en el Censo de Archivos del Ministerio de Cultura. Con posterioridad, una vez
constituidas las comunidades autónomas, surgiría un nuevo ¡ni’.nto en 1991, llevado
a cabo por la Viceconsejería de Cultura y Deportes del Gobierno le Canarias, proyecto
que se bautizó “Sobre infraestructura archiilística de Canaria: “. No obstante la ge-
neralidad del nombre, sólo abarcó a los archivos municipales c clnarios.Tampoco ob-
tendría, una vez más, alta resonancia, dado que no se proyectó i .iás lejos de la simple
recogida de datos mediante la remisión de un cuestionario a cunijjiimentar por los pro-
pios ayuntamientos, con el consabido desinterés en la precisión :le las contestaciones.
Estos intentos, si bien quedaron archivados sin proyección iilguna hacia los usua-
rios de los archivos, sí crearon un cálido clima en el que se fue ;;estando el auténtico
embrión del verdadero censo, es decir, el censo supeditado a uila estructura definida
de antemano, a unos plazos claros de actuación, a una coordiriiición e inspección, y
apadrinado por los organismos de máxima competencia y respciiisabilidad en el cam-
po de actuación. En 1994 la Dirección General de Cultura d t la Viceconsejería de
Cultura y Deportes del Gobierno de Canarias realizó el censo tie los archivos muni-
cipales de las siete islas del Archipiélago, bajo la coordinacióri de los directores de
los Archivos Históricos Provinciales de Canarias. Los resultad; IS son clarividentes y
nos muestran una situación poco agradable (Pérez Herrero y Riiiz Benítez. 1994). El
cuestionario empleado fue el diseñado por el CIDA, elección jcistificada por la pro-
yección universal que alcanza la base de datos del Ministerio tle Cultura, y su con-
sulta ya es posible desde cualquier Punto de Información Cultural.
Igualmente se han censado los archivos parroquiales, aunquc solamente los de las
islas capitalinas (Gran Canaria y Tenerife), por el momento. E;ste segundo censo se
ha realizado por colaboración entre la Fundación Mapfre Guaiiarteme y la Vicecon-
sejería de Cultura, en la misma línea de trabajo y de coordinacii in que los anteriores.

EDICIÓN DE FUENTES H I S T ~ R I C A S :
Consiste en transmitir al lector el documento como imageri lo más verosímil po-
sible y difundida mediante la imprenta o publicación. En modo alguno se debe caer
en la tentación de intentar suplir al documento, ya que ni las míi precisas técnicas de
reproducción de imágenes, ni las descripciones más abundante I, y profundas son ca-
paces de captar todas las características externas del documeriI o original (filigrana,
puntizones, corondeles, calidad y textura del soporte sustentan!;, colores reales, ras-
paduras y otras manipulaciones, etc.), aunque sí logren, por otrír parte, transmitir fiel-
mente los caracteres intrínsecos que configuran su tenor docui nental con todo deta-
lle (cláusulas del discurso diplomático y mensaje).
La edición de fuentes se puede hacer mediante transcripcion paleográfica o por
reproducción de la imagen (facsímil), e incluso de forma mixta (transcripción más
facsímil).

- 224 -
 La transcripción pretende escribir con elementos gráficos coi ,ocidos un texto an-
tiguo en letra no habitual a la nuestra, de difícil lectura e interprLiación en razón de
su grafía y de las abreviaturas que presenta, con lo que hacerle .tccesible y permitir
su comprensión. La transcripción paleográfica, como cualquier o: o código de la per-
sonalidad que sea, se ha de someter a unas normas fijas que estaPezcan cómo se de-
be obrar para mejor interpretar y transmitir correctamente los elei; lentos gráficos que
aparecen utilizados en documentos de anteriores épocas. Con e . objeto de alcanzar
una normalización al respecto, se han aprobado reglas para la trai tscripción de docu-
mentos históricos, mas no se ha obtenido aún un criterio general y uniforme para la
transcripción y edición de fuentes históricas y textos paleográficx)s, por lo que toda
edición debe ir precedida de una advertencia sobre la norma seguida. En cualesquie-
ra de los casos, siempre se respetará el documento, sin añadir, nwdificar o suprimir
algo; las letras deberán conservar su valor fonético: las palabras .e separarán de ve-
nir juntas; las abreviaturas se desarrollarán, aunque distinguiendo las letras omitidas;
se conservará la acentuación original y, cuando no aparezca, se i i icluirá en las pala-
bras cuyo sentido pueda conducir a equívoco: y un largo etcéter:i que omitimos por
no hacer al caso. Un ejemplo de fuente histórica es el Libro Ro;o de Canarias (Cu-
llen del Castillo, 1995).
La práctica nos ha enseñado que cualquier norma de transcripción que se adopte
hace las delicias del historiador, máxime cuando no es ducho en 1'1 lectura paleográ-
fica, pues no se interesa por la representación fonética o si tal pal.ihra lleva letras du-
plicadas, ya que ello no varía la sustancialidad de los conceptos transmitidos. Caso
contrario es el que presentan los filólogos, que no se preocupan tai ito del mensaje que
emana de la lectura del dispositivo del documento, como de la forma de transmitirlo
o de representarlo mediante los signos gráficos empleados. Lo que buscan unos y
otros es diferente. y a ambos ha de satisfacer el método empleado i:n la transcripción.
Por tanto, en toda norma de transcripción han de intervenir palec'yafos y filólogos.
Éste es uno de los errores en que inciden los historiadores al edita;-fuentes históricas,
trabajos que no ayudan al filólogo que se ve precisado a volver al documento origi-
nal para examinarlo desde un prisma exclusivamente lingüístico. Por ello, toda edi-
ción de fuentes ambiciosa ha de cubrir la demanda de ambos puntos de vista y línea
de investigación. No obstante, en las ediciones de divulgación es recomendable mo-
dernizar la ortografía y la puntuación, es decir, se respetarán los significados pero no
sus formas, pero sí se seguirá manteniendo la fidelidad al texto .in añadidos, omi-
siones ni modificaciones, aunque sea este proceder aclaratorio para una interpreta-
ción más fácil,
Los facsímiles no son otra cosa que una perfecta imitación dL> documentos, tan-
to de su forma, color, dimensiones, soporte, como de su letra ... 1 os primeros facsí-
miles, aunque no con la finalidad moderna, fueron las llamadas copias figuradas me-
dievales. El copista de antaño copiaba con el mayor cuidado posible el texto del
documento original, intentando reproducir con gran arte los traz&,s,firmas, dibujos,
signos y cuantos elementos veía en el modelo a imitar. Al presente, la técnica obtie-
ne duplicados perfectos, e incluso se suele emplear en algunos c x o s el mismo so-
porte (pergamino) que el del original para mayor exactitud y solemnidad. Este nivel

- 225 -
L L 4 K C H I C O Y EL AKCIIIL%RO

de copia (utilizada en la Alta Edad Media) o de reproducción ( < i i nuestros días) no

va más allá de esta intención, con lo que el afán de engaño o de :!o10 documental no
entra ni se concibe en el ánimo del artífice copista o en la del técnico reproductor (Ro-
mero Tallafigo, 198 l , p. 74).
Suele emplearse el facsímil para con su edición y difusión cc’.niemoraralgún ac-
to o ennoblecer un episodio relevante que enorgullece a su edito! Son muchas las re-
producciones facsimilares de notables documentos, como las del ’oema del Mio Cid,
el testamento y codicilo de Isabel la Católica, las capitulaciones *leCristóbal Colón,
etcétera. En Canarias se ha hecho una preciosa edición en 1992 :.:e la “Colzfirnzacicín
hecha por el Rey N.S.D. Carlos 111 de los privilegios de la isk de Tenerije” (Brito
González, 1992). Otro muy notable facsímil es el de la “Descl-ili;Gride las Yslas de
Canaria”, obra primeriza de Pedro Agustín del Castillo y Ruiz (le Vergara que com-
puso en 1686, con profusión de dibujos de las islas y de las pliiiitas de las más im-
portantes fortalezas y reductos insulares (Castillo y Ruiz, 1994). Y no hay que olvi-
dar las láminas de documentos significativos del Archivo Hisltirico Provincial de
Tenerife que la Viceconsejería de Cultura y Deportes ha publicaio en dos ocasiones
en conmemoración del Día de Canarias (Ruiz Benítez, 1995 y 1‘;96).

Las ediciones de fuentes son, por consiguiente, muy aceptadas por historiadores,
ya que se conforman con captar el discurso (texto) para comprr:iider lo que en él se
dispone (mensaje, información), sin necesidad de recurrir al doctimento original y al
archivo que lo custodia. Es una forma más de comunicar los documentos, se sacar-
los de los archivos e introducirlos en otros centros de investigación e incluso en los
domicilios particulares de los investigadores y amantes de nuest i o pretérito. En toda
edición de documentos, amén de cumplir con las normas de traiiscripción, se deta-
llará de cada uno de los documentos e individualmente los sigii:sntes extremos: re-
ferencia a ediciones precedentes del mismo, su ficha catalográi ica con breve resu-
men de contenido, su descripción física (soporte, forma, dimensil)nes,conservación,
etcétera), la signatura topográfica, un cuadro con la tradición doc iimental o “estema”,
y una crítica histórica y bibliografía. La edición en su conjunto. deberá completarse
con unos índices onomástico, toponímico o geográfico y temátko o de materias. La
selección de los documentos es un momento delicado, pues con cllos se ha de lograr
una secuencia histórica lo más exacta y relevante posible. Se h : ~de procurar elegir
documentos con calidad, claridad y representatividad gráfica en toda edición de tex-
tos paleográficos, o con elementos suficientes para reflejar a través de ellos una ac-
tividad humana, una época o un acontecimiento, de tratarse de :ina edición de fuen-
tes históricas.
Esta forma de describir documentos y de transmitir informxión es gravosa no
sólo por el coste de la edición, sino también por el tiempo y e. t uerzo que implican
las transcripciones de los textos. Por ello, las ediciones de fuen!tcs no es un capítulo
obligado en la descripción de los fondos de un archivo, ya que ri ) existe una propor-
ción equilibrada entre el trabajo que implica y la utilidad que aicanza, que en algu-
nos casos se reduce a evitar los desplazamientos del investigadoi a la sala de lectura
del archivo. La existencia de estas ediciones se debe más a intei vses de propaganda

- 226 -
institucional (edición de las actas del pleno municipal, por ejempl, a nacionalismos
j),

(edición de los documentos de la independencia de tal o cual pu. blo. país, etc.) o a
los intereses de los propios historiadores (edición de las fuente: estudiadas), que a
una intención estrictamente archivística. Por ello, aunque alguno. archivos publican
trabajos de esta índole, no es inherente a la propia labor de desci ición documental,
sino, en todo caso, optativo y condicionado a determinadas circur tancias. Tienen un
marcado interés para el historiador, por la comodidad que repres. atan, no por el ac-
ceso y localización de la información, que se obtiene a través dc otros descriptorec
(guías, inventarios, catálogos). Y son algunos los investigadores ci :ie piensan, porque
así lo manifiestan y demandan, que el archivo perfecto es el que I lene sus docuinen-
tos “traduc~idoLs”,como sinónimo equivocado de transcripción. Si puede ser una fór-
mula perfecta para recuperar indirectamente la documentación qi :e transcendió fue-
ra de las fronteras del país productor o para acercar la informa.:ión referente a la
historia patria localizada en otros archivos.
La microfilmación y la digitalización cubren con éxito estas iiecesidades, por lo
que el facsímil es, en estos casos, preferible a la transcripción, poi ser de confección
más rápida y de menores costos que el trabajo de la transcripción ’in situ”, sobre los
cuales tanto el historiador como el filólogo pueden trabajar con i sual calidad que si
de originales se tratase. No así el diplomatista, por cuanto alguijos elementos sus-
ceptibles de ser estudiados no son recogidos por el objetivo de I:t cámara, como se
aludía anteriormente.
La edición de fuentes se reserva casi en exclusiva a los documb.ntos de mayor an-
tigüedad, interés o rareza, que suelen ser por excelencia los que r.\claman este trata-
miento especial. El resto de los documentos, salvo casos muy excei cionales, alcanzan
como mucho el nivel descriptivo del catálogo.

- 227 -
LA ACCESIBILIDAD A LOS DOCUMEl’.‘TOS
EN LOS ARCHIVOS CANARIOS

Se entiende por accesibilidad a la posibilidad de consulta dc los documentos de-

positados en los archivos, o al derecho de los ciudadanos a coiiwltar el Patrimonio
Documental, de acuerdo con la normativa vigente aplicable.
Como muy bien dice Elio Lodolini (1993, p. 245), los docirmentos nacen por y
para un fin práctico que se realiza a través de la accesibilidad documental. Pero este
derecho a su publicidad no es homogéneo a la totalidad, sino que difiere según los
casos. Tres son las circunstancias que se pueden presentar: documentos protegidos
por cierta cautela, al menos durante cierto tiempo (el acceso re.tringido permanente
no existe), originada por el secreto de oficio o por la naturaleza de su contenido; do-
cumentos de libre y voluntario acceso, que aspiran a asegurar 1,i certeza del derecho
individual y colectivo, como los documentos catastrales, conti ,Ictuales, las senten-
cias, etc.; y documentos de acceso obligado y supeditados a una publicidad máxima,
como las leyes, disposiciones, bandos y normas varias, para los que se han dispues-
to unos medios de universal conocimiento, como son los boletines oficiales, los co-
municados, las circulares, las convocatorias, etc. De estos criter 10sde publicidad de
los documentos, nace o se origina la accesibilidad, que, como e\ ya de suponer, pue-
de ser restringida, libre u obligada. La afirmación rotunda de accesibilidad obligada
puede parecer excesiva, pero baste recordar la expresión de “el tfesconocimiento de
la Ley no exime de su curnplinziento” para justificarla.
En primer lugar, los archivos son centros de custodia de documentos (transfe-
rencia, conservación, restauración); en segundo lugar, instituciones donde se organi-
zan los fondos recogidos de acuerdo con unas pautas científica\ (organización, des-
cripción); y en tercer y último lugar, puntos de investigación. Eii definitiva, en todo
archivo se ha de dar el binomio de conservar y utilizar, es decir, guardar para usar. Es
lo que se denomina labor social de los archivos o función de te 4timonio e informa-
ción de cara a sus tres tipos de usuarios: administración, ciudacimos e investigado-
res. Desde este momento, los archivos adquieren una nueva dimriisión, un nuevo vo-
lumen, al fundir en un mismo crisol la función tradicional de conservar con la nueva
corriente de difusión y uso de la información atesorada en sus legajos o, como se di-

- 229 -
ce hoy, en sus unidades de instalación. Se convierten en memori viva, en “el tesoro
espiritual d e la nucicín, el depcísito de scis leyes, al servicio del \obel-ano, de su go-
bierno y de su adniinistracihn; y s o n , al mismo tienipo, el arsenal ,le la Historia” (Se-
rra Navarro, 1980).

El derecho a la información (a veces confundida con el esp:.maje o la observa-

ción por el “ojo de la cerradura”) era privativo de los gobiernos. i no de los particu-
lares. Se intuyen, históricamente hablando, los plazos de accesibi !idad, la privacidad
y las materias reservadas, pero los progresos jurídicos decimon. aicos vacilan entre
el poder público y la intimidad familiar. Por poner un ejemplo clarificador, es opor-
tuno recordar que el derecho al secreto de la correspondencia tai da en ser reconoci-
do y aplicado en las oficinas postales. Sin embargo, este derecho ;i la intimidad no se
institucionaliza en el mismo momento en los matrimonios, pue. los maridos siguen
ostentando y practicando durante mucho más tiempo la facultad !de supervisar la co-
rrespondencia de sus esposas, o en los internados y prisiones, en !os que se violan sin
ningún reparo ni pudor las cartas de sus pensionistas.
Se entiende por plazo de accesibilidad o de reserva al período de tiempo durante
el cual una documentación no puede ser consultada libre y púb! icamente, pausa es-
tablecida por disposiciones legales para garantizar la reserva de ciertos datos, debi-
do a que su difusión y conocimiento pueden atentar contra la intiiiiidad o el honor de
las personas, la seguridad del Estado, la averiguación de los delitos, la extorsión del
recto procedimiento administrativo o proceso documental, etc. Fcnsar en una accesi-
bilidad total es, por propia definición, impensable, aunque sea deseable por los ar-
chiveros, investigadores y administradores. Al menos, se han li heralizado reciente-
mente las reglas de acceso a los archivos, y los plazos de reserva han disminuido en
casi todos los países. Además, el acceso es diferente en cada una de las edades de los
archivos. Cada una de ellas tiene unas connotaciones diferentes que particularizan la
normativa de la accesibilidad. Sólo el acceso libre es total en los .Irchivos definitivos
o con documentación histórica. Es decir, como veremos a continuación, el tema de la
accesibilidad a la información es bastante más complejo de lo quc se vislumbra a pri-
mera vista.
Rastreemos un poco en las profundidades de los tiempos pa: a intentar ver el es-
trato de la accesibilidad a los archivos. Las Ordenanzas de func ionamiento del Ar-
chivo de la Corona de Aragón, dadas por Pedro IV el CeremonLso (s. XIV), ya ha-
blan de permitir el acceso a personas ajenas a la Administracion. En la Cédula de
1543, de creación del “Archivo de los papeles de la Corona de (milla” (entiéndase
Archivo General de Simancas), se determina que es muy impoi tante la creación de
dicho archivo no sólo para que las escrituras “estén mejor guardrdas”, sino también
para que “puedan ser consultadas más fácilmente por nuestros j i >calesy por las per-
sonas que hayan menester”. Este derecho de consulta estaba re\ervado para el per-
sonal de la Administración y para cuantos pudiesen de ellas nece\itar, aunque hay que
excluir, no obstante, al tercer usuario o investigador. Igualmente acontece en las Or-
denanzas del Archivo General de Indias ( 1790). Pero la verdadei a preocupación por
el acceso a los documentos se inicia en la Constitución de 18 12 y en la Real Orden

- 230 -
Circular de 20 de abril de 1844, en cuya exposición de motivos be defiende el dere-
cho de las personas a la investigación, y del Estado y de los par; ,culares a la intimi-
dad y protección de sus intereses. La accesibilidad se reserva prái ticamente a los do-
cumentos históricos. La situación se estanca hasta la Constituci<i,ide 1978 en la que
se establece un acceso histórico, cultural y administrativo.

El siglo XVIII desarrollará una tendencia de concentración ie documentos. Se

crea el Archivo de indias ( 1 7 8 3 , que es de carácter general, on la finalidad de
(

servir de fuente para hacer una historia veraz de la acción de J bpaña en América.
Y a finales del siglo se acomete algo verdaderamente important* , cotno fue la aper-
tura de los archivos a los ciudadanos, dando lugar con ello el Iiiicin a la labor so-
cial de estudio e investigación, que va a alcanzar gran desarrollo desde mediados
del siglo XX. La Edad Contemporánea va a lograr cotas óptim,rs para éste y otros
temas con la formulación de una legislación de archivos, el estaldecimiento de sis-
temas de archivos y la preparación de programas archivístico\ El carácter de se-
creto se va perdiendo, aunque lentamente, pues lento fue el init io del acceso libre
a los archivos, simplemente por respeto a los datos íntimos que contienen y por
precaución y temor al mal uso que de ellos se pudiera hacer. Si: viene apuntando
que la accesibilidad adquirió verdadero sentido desde la Segunda Guerra Mundial,
momento que se considera como el auténtico y veraz foco de I ‘ t información mo-
derna.
Mucho se viene hablando, y deseando cada vez con mayor ahínco, del acceso a
la información escrita y custodiada en los archivos. Mas no es un deseo tan reciente,
ya que en el siglo XVIII se abrieron y ofrecieron los archivos a los ciudadanos in-
vestigadores, movimiento que aún no ha alcanzado sus Últimas consecuencias. Los
historiadores, ansiosos de saber, requieren cada vez más la inforniación contenida en
los documentos más recientes, documentos sí constitutivos del Patrimonio Docu-
mental, pero todavía no calificados de históricos.
El derecho a la comunicación documental y la liberación ( 1 ~ 1acceso a los ar-
chivos eclosionó tras la Revolución Francesa y la Declaración de los derechos del
hombre. El artículo 37 de la Ley de 7 mesidor (24 de junio de 1‘794) establece la li-
bre consulta de los archivos para la defensa de los derechos adquiridos: “Todo ciu-
dadano podrá solicitar de los archivos, en los días y las horas ilue se establezcan,
informacicín de los documentos que custodien; dicha irformac,(in le será fucilita-
da gratuita y directamente, y con la preocupacicín oportuna de s %gur-idad.” Bien es
verdad que investigadores de sobrada solvencia opinan que est.] apertura es cues-
tionable, hasta que en 1856 se abre la primera sala de consult,l pública en el Ar-
chivo Nacional de Francia. No estamos defendiendo la postura radicalista de que
antes de 1789 no existiese acceso a los documentos, sino que t‘i a difícil, no acos-
tumbrado y casi siempre a través de la propia Administración Está comprobado
que los historiadores griegos (Polibio) y romanos (Tácito, Suetonio) utilizaron los
archivos, aunque ello no prueba la existencia de una accesibilidLid general como al
presente. Pero que los archivos se utilizaron en las épocas Clásic ‘1, Medieval y Mo-
derna, sí es cierto por ser probado. Tras la Declaración de los dei echos del hombre,

- 231 -
el individuo triunfa como persona, aunque dicha victoria no e\. rotunda, sino que
habrá de ir abriéndose camino durante todo el siglo XIX, hast'i conquistar la ple-
nitud de sus poderes con la aparición de los soportes legales c;ue los definan, ga-
ranticen y defiendan.
Así ocurrió con los archivos, aunque su evolución y desarroi!J fue algo más len-
to. Entran en liza dos oponentes. En un frente se atrinchera la ir,. estigación, que to-
do lo analiza, disecciona y hace público, ya que de otra manera ril) se entendería. Por
el otro, la intimidad de las personas, la cautela administrativa y la defensa del Esta-
do. El primero exige cada vez más el acceso a la información, r ¡ segundo restringe
esta avidez con plazos de accesibilidad. El árbitro que dirime eslos dos intereses le-
gítimos es la Ley.
Las leyes cambian, evolucionan, nacen y se derogan en busc,i de la perfección y
de la aclimatación a las nuevas exigencias a partir de las experivncias acumuladas.
De estas segundas no nos vamos a ocupar, pues sería entrar en 1:: historia de la acce-
sibilidad, y basta con las insinuaciones anteriores. De las primens sí, ya que las dis-
posiciones principales vigentes al respecto nos interesan y preocupan, simplemente
por ser de actualidad y de aplicación práctica. La respuesta 1eg:il a la accesibilidad
nos viene ofrecida en diez disposiciones de diferentes rangos, mirrcos de aplicación,
alcances, etc.; pero todas con un elemento común, la accesibilidatl al Patrimonio Do-
cumental y, por extensión, a la investigación, a la cultura y a la información. Serán
de éstas de las que nos vamos a ocupar a renglón seguido.
Mas hay otras leyes concretas que inciden de una forma u otra en el acceso, que
enunciaremos simplemente para no hacer excesivamente prolija la narración, como
son: Ley de Secretos Oficiales de 5 de abril de 1968; Real Decreto de 14 de septiembre
de 1882 aprobatorio de la Ley de Enjuiciamiento Criminal: Ley Orgánica de 5 de ma-
yo de 1982 de Protección Civil del Derecho al honor, a la intimidad personal y fa-
miliar y a la propia imagen: Ley Orgánica de 14 de abril de 1980 de Salud Pública;
Ley Orgánica 5/92, de 29 de octubre, de regulación del tratamicrito informático au-
tomatizado de los datos de carácter personal; Ley 11/1986, de 20 de marzo, de Régi-
men Jurídico de las Patentes de invención y modelos de utilidad: Ley 5/1985 de Ré-
gimen Electoral; Ley de 9 de mayo de 1989, de la Función Pública Estadística: Ley
del Registro Civil; Real Decreto 1.597/1989, de 29 de diciembre. tiel Reglamento del
Registro Mercantil; Decreto de 8 de febrero de 1949, de aprobación del texto refun-
dido de la Ley Hipotecaria.
Es más, esta accesibilidad ha de ser gratuita, gracia que eii parte se extiende
incluso a las fotocopias, por las que únicamente se percibirán i a gastos de mate-
rial que ocasione tal prestación (Orden de 25 de febrero de 197 1). Al presente, los
archivos de titularidad estatal pueden cobrar por sus servicios lo que marca la Or-
den de 20 de enero de 1995, en la que se establecen los precios de determinados
servicios prestados por los centros directivos y organismos au ih o mo s del Minis-
terio de Cultura. En Canarias, las tasas sobre los servicios que ofrecen sus archi-
vos están por estipular, ya que en la Orden de 10 de febrero de 1995, sobre las

- 232 -
cuantías de las tasas de la Comunidad Autónoma de Canarias, , ‘ ose contempla es-
te caso.
La Constitución Española de 1978, como ley fundamental, I . arca un hito impor-
tante para el desarrollo de la legislación subsiguiente. Eleva la ci i itura, la ciencia y la
investigación a un nivel de interés general al que todos los ciuc. idanos tienen dere-
cho. Por ello declara que los poderes públicos promoverán y tul Iarán el acceso a la
cultura y a la ciencia (arts. 44 y 46), lo que traducido al tema qul nos ocupa, equiva-
le a la consulta de los documentos. Evidentemente no marca pc iodos concretos de
accesibilidad, ni restricciones cautelares completas, ni desciend,. a lo concreto, pero
deja abierto el camino para que la ley regule “el acceso de los í ‘udadanos a los ar-
chivos y registros administrativos, salvo en lo que afecte a la seg:ir.idady definsu del
Estado, la averiguacicín de los delitos y la intimidud de las perscj~ias”(art. 105.b). La
ley a la que se refiere no será otra que la del Patrimonio Históri;.:o Español de 1985
y las leyes sobre lo mismo que promulguen las comunidades autciiiomas. ÁIvarez Ri-
co (1988) observa con justicia el empleo de las palabras “archii ).Y’’ y “rcgistms ad-
ministrativos”, situación que hace extensiva la accesibilidad tar:*oa los centros que
conservan documentos como a los instrumentos de descripción de los mismos, con
lo que se cubre todo el Patrimonio Documental sin excepción alp m a , salvo los casos
restrictivos declarados en la Carta Magna y en las leyes que cegiilan particularmente
el acceso en cada uno de los niveles administrativos.
El preámbulo a la Ley del Patrimonio Histórico Español dej..:perfectamente pa-
tente que la accesibilidad a los archivos es el Último de los obje! ¡vos a alcanzar, co-
mo consecuencia lógica de íos anteriores, que son la protección ! el fomento del su-
sodicho Patrimonio. Todas las medidas de fomento, protección y conservación del
Patrimonio Documental no cobran verdadero sentido si no conclucen a que los ciu-
dadanos puedan contemplar y estudiar los testimonios escritos, (:titendidos éstos co-
mo herencia de la capacidad colectiva de un pueblo. Si conserva nos pero no disfru-
tamos de este patrimonio, por estar encerrado en depósitos con mal o r o menor fortuna,
no podremos hablar de archivos, sino de colecciones, ya que ést.is las disfrutan tris-
temente sus poseedores y allegados. Y el Patrimonio DocumenrJ y los archivos es
algo mas, es un bien colectivo y libre, es el escalón para accedei a la cultura, la lla-
ve para adentrarnos en el conocimiento de nuestros orígenes, la t lave magnífica pa-
ra la justificación del presente y, en definitiva, la solución para ei tipezar a recorrer el
“camino seguro hacia la libertad de los pueblos”. Este espíritu 5 ~ reafirma
~ . en la de-
finición que nos ofrece de archivo, al fijar que éstos son “cwzjuni.c~s orghicos de do-
cumentos... al servicio de su utilización pura la investigacicín, Li cultura, la infiir-
macicín y la gesticín administratiid’ (art. 59). Más taxativa es la posi ira del ofrecimiento
de 1aAdministración del Estado de tutelar el acceso de todos los ciudadanos a los bie-
nes integrados en el Patrimonio Histórico Español, entre los que .;e encuentra, indu-
bitablemente, el Patrimonio Documental (art. 2.1).
La sinopsis de la accesibilidad a los documentos generados y iccibidos por la Ad-
ministración del Estado residente en la Comunidad de Canarias, decir, de la Admi-
nistración Central Periférica, es la que se detalla en el cuadro sigui mte:

- 233 -
t L ARCHIVO Y AL ARí'l111 F.KO

Accesibilidad al Patrimonio Documental Ca c iario

S c q h Iu Ley Ihll98S, de 25 de junio, del Patr-inwnio Histcír 'o Espurio1
Artículos TIPO Y TITULARIDAD DE LOS DOClJMENTOS PERIO )O DE ACCESIBILIDAD
~~

art. 57.1 .a Docunieiitos de trámite finalizad« y registrados en los arclii- Serin c libre conwltn
vos centrales dc Iris administracionespúblicas, sdvo 10s dc ma-
teria clasificada de acuerdo con la Ley de Secretos Oficiales o
no deban ser públicamente conocidos por disposición expresa
de Ley, o que su difusión atente contra la seguridad y defensa
del Estado o la averiguación de delitos.

irt. 57.1 .b Documentos de trámite finalizado y registrados en los archi- Podrii sei- consultados prcvia
vos centrales de las administraciones públicas de materia cla- autor ación administrativa
sificada de acuerdo con la Ley de Secretos Oficiales o no de- concv' ida. en los casos de do-
ban ser públicamente conocidos por disposición expresa de cumctios secretos o reserva-
Ley, o que su difusión atente contra la seguridad y defensa del dos, r a r la Autoridad que hilo
Estado o la averiguación de delitos.
los de :áscasos, por el Jefe del
Depai i.imento encargado de su
C U S t O . ;1.

art. 57. I .c Documentos con datos personales de carácter policial, proce- Podrii ser consultados públi-
sal, clínico o de cualquier otra índole que puedan afectar a la camc!,:e si exisic consen-
seguridad de las personas, a su honor, n la intimidad de su vi- timiei ) cxpreao de los afecta-
da privada y familiar y a su propia imagen. dos <: ,¡ han transcurridu 25
años (.,. sde su muerte, si su fe-
cha c . anocida o, en otro ca-
so. a 1 ,,rtir de los 50 años de la
fecha .icI docunieiito.

art. 62 El mal estado físico de conservación de los documentos podrá Se p o iá prohibir \u consulta.
condicionar la consulta directa de los mismos.
Artículos
art 52.4 Todo\ los poseedore5 de bienes del Patrimonio Documental están Obligdi ) \ a permitir \u estudio,
obligacion que podrá \er sustituida por Id Administración competente, n didnte el depó\ito tem-
pordl del bien en un archivo de cdrkter público que reúnd Id\ coiidicioi \ adecuada\ pdrd la \e-
guriddd de los biene\ y \u investigación

art. 57.2 La\ condiciones pdrd id consulta y reproduccion de los documentos reti ido.. en el drtícuio 57 i
se atdblecerán regldmentari,imentc (dún no e\tdblecidd\)

art. 58 El cstudio y dictamen de lds cuestiones wbre calificación, utilizdción y gimen de

tilidad administrativa de los documento\ público\ compete d und Comi. 111 Superior Calificado-
ra de Documento\ Admini\tr'itivo\

arts La Administrdción del E\tado gardntiLara y tutelar'i el ame\« de todw I ,ciudddno\ c\pañole\
2.1 y 62 a los Archivo\ de titularidad cstdtal y demi\ biene\ con\titutivos dcl Pa imoiiio Histórico Espd-
ñol, \in perjuicio de la\ re\tricciones establecidd\ por cautela o con\erv, ión preocupante

La Ley 3/1990, de Patrimonio Documental y Archivos de Caiiarias, no podía por

menos contemplar este espíritu de servicio y de utilidad. ReconcP¿e en su preámbulo
que los archivos son la memoria de las instituciones y de las perkonas de la comuni-
dad canaria, "y como tal deben estar al servicio de los ciudadun, 5 , tanto en el ámbi-
to de la gestión administrativa, como en el de la investigación i jstcírica y la activi-
dad cultural". Al igual que en la ley anterior, reconoce esta personal i'iad en su articulado

- 234 -
al ofrecernos la definición de “se entiende p o r archrins el coiiju, ’o orgánico de do-
cument os... con fines de gesticín administr-dilas. infiwmacicíri o ~i~c~stigación histcí-
rica, científica o cultural” (art. 3).
Vista la finalidad de los archivos y el empleo de los documl itos, falta saber si
corresponde a algún órgano administrativo la potestad de decidir a puesta en prácti-
ca de esta apertura de la información y accesibilidad a lo5 archib 5 . Y en efecto, co-
rresponde a la Dirección General de Cultura del Gobierno de Ca x i a j el “autoriiar
la consulta de los documentos cnnstitutivos del Patrimonio Docir renta1 en los c‘asos
legalmente establecidos” (Decreto 305/199 1 , art. 17.i), prerrogat /a que no se inclu-
yó en el paquete de transferencias de funciones de la Comunidac! a los Cabildos In-
sulares en materia de cultura (Decreto 152/1994). Se desconoce ZÓmo y cuándo se
produce esta autorización, y cuáles son los procedimientos de scJ*icitudde autoriza-
ción para el acceso a los documentos constitutivos del patrimonil I escrito en los ca-
sos legalmente establecidos. O quizá sea innecesaria esta autorii ción, si se entien-
de que por ley es un derecho de todos los ciudadanos.
Una vez demostrada la utilidad y el servicio de los documentoc. es decir, su accesi-
bilidad como un derecho (no una exigencia) de los ciudadanos a 5 I patrimonio docu-
1

mental, sería lógico preguntar: ¿,todoel Patrimonio Documental Cair irio es de libre con-
sulta?, ¿qué documentos se pueden libremente consultar?, ¿cuáles ewin retirados de esta
libertad? Las contestaciones se contienen, sin más literatura, en el c ,adra siguiente:

- 235 -
 Accesibilidad al Patrimonio Documental Canario
Según la Ley 311990, de 22 de febrero, de Patrimonio Documental y Archivos de Canarias
Artkícufos DO DE AC
dTt 27a A partir de los 30 años de haber finalizado (u vigeii-
drt 2 cia administrativa o su trimite. Se podrá reducir si n o
iinplica riergo para la seguridad pública o privada.

ait. 27.a Administración Central Delegada en Canarias, Universidades y demár centro\ públicos de enseñanza radi- A partir de los 30 años de haber finalirado \u vigen-
art. 3 cados en Canarias, Notarías y Registros Público5 del Archipiélago Canario. cia administrativa o \u trámite. sin pcrjuicio de la le-
gislación del Estado que ler afecte.

art. 27.b Si la información contenida en los documentos afecta a Iü seguridad, Iionnr e intiniidad de las personas físi- A partir de los 30 aíios desde el día del fallecimiento
cas, se aplicará un periodo cautelar más aniplio que en el punto anterior. de dicha persona o a partir de los 100 años de 13 fecha
del documento.

art. 27.c 1.- Documentos eclesiásticos radicados en Canarias, salvo lo previsto en convenios entre la Santa Sede y el Derde la fecha de su iniegfiicibii en el Sistema Caiia-
Estado Español. rio de Archivo\.
2.- Las asociaciones pnliticas, empresariales y sindicales de las Islas Canariar.
3.- Las fundaciones, asociaciones culturales y educativas establecidas en Canarias.
1.-Cualquier otro tipo de arociacionei y sociedades radicadas en Canarias.
5 . - Todo\ los documentos radicados en Canarias coii una antigüedad superior los 100 años, producido\ o
recibidos por cualesquiera otras entidades particulares o personas físicas.

art. 27.d Iiifomacibn que conlleve peligro para la defensa y seguridad del Estado o pueda afectar a los intereses vi- No pndrá autorizii-se su coiisultii pública
tales del Archipiélago Canario.

art. 2x LA accesibilidad a los archivo5 de titularidad estatal (Archivos Históricos Provinciales) se snmeterán a la le- Ley 16/19X5. de 25 de junio. del Patriirionio Históri-
gislación que les sea aplicable y a lo\ términos de lo\ coiivenioi que, en su caso, se suscriban. co Español.
Convenir de Gestibn de los archivw de titulUridad estatal.
~~ ~~ ~

art. 29.2 Archivos Particulares. Obligatoriedad de permitir su edudin. salvo que su-
pnnga una intromisi6ii ii su iiitiniidad perwiial, fami-
liar y a la propia iniagen.
art. 29.3 Archivos Particulares. Para facilitar su invc\tigncióii podrdii depositiir ten-
poralmente en iiii archivo púhlico ciiie reítiia la\ coii-
,,, . ,. , .

Artículos ASPECTOS GENERALES DE ACCESIBILIDAD

drt 26 Todo\ lo\ ciudaddnm tienen derecho d Id conwltd Iihre 4 gidtuitd de l o \ .iichivo\ ) dociinieiito\ w i i \ t i t u t i v o \ del
ello$ conteiiida siempre que esto\ reunan las condicione\ de conrult~ipublica que re cstablccc en la piesente Lc) y que dicha coii\ultri no rupoiig'i iie.g« para 1'1 resu-
ridad de lnr documentos
1 art. 25. 36 1 Cuando los documentos conrtitutivos del Patrirnoiiio Documental Canario ofrezcan dificultad de accero y con\ulta. el Gobicrno (le Caiiaria~y lor Cahildw Inwlares
arbitrarán las inedidas necesarias para solventarlas, entre cuyas medidas se coiiieinpla la posibilidad de su depósito en archivos adecuados.
1
1 aqG-3i;.
1 El dificultar o iniposibilitar la consulta de los documentos y archivos. sin baw jurídica suficiente. se considera como infracción saiicionable con iinporicióii de multas.
l
 Sobre este esquema hay que hacer ciertas salvedades o, mej ir dicho, ahondar en
determinadas cuestiones, pues hay señalada masa documental !ue se rige por otras
normas y leyes que, aunque se exprese en el cuadro, en él no se c t mcretiza con la pre-
cisión deseable su accesibilidad y uso. Son los archivos de titula dad estatal, las ma-
trices de los protocolos notariales, la documentación de la Igle a y los archivos de
otras administracioner.
Se entiende por archivos de titularidad estatal a aquellos cei i ros que, existiendo
en el territorio de la Comunidad Autónoma de Canarias, no han ‘~do transferidos a su
Gobierno por reservarse el Estado la titularidad de sus edificios instalaciones y fon-
dos documentales, salvo el ejercicio de su gestión. Dos son los xchivos de titulari-
dad estatal en Canarias: el Archivo Histórico Provincial de Las I’almas y el Archivo
Histórico Provincial de Santa Cruz de Tenerife. Ambos archivos. quiparados en fun-
ciones y servicios, son los pilares para la conservación, organizaLión y difusión de la
documentación generada y recibida en sus respectivas provincia\ por la Administra-
ción Delegada (hoy Periférica) del Estado y de cuantos fondos I cciba por donación,
depósito realizado por particulares o por los Órganos de la Coi1 iunidad Autónoma,
compra, legado, pago de tributos e impuestos, reintegración o por incautación tem-
poral de archivos en mal estado de conservación y de peligro.
Por ser estos fondos de diversas procedencias y dispares titc laridades, el criterio
de accesibilidad a los mismos no ha de ser uniforme, sino particular a cada uno de
ellos. Así tenemos que la accesibilidad a los fondos procedentes le la Administración
del Estado se reglamenta por la Ley del Patrimonio Histórico I-spañol, los del Go-
bierno de Canarias por la Ley del Patrimonio Documental y Archivos de Canarias, los
depósitos y donaciones por las condiciones de accesibilidad deidladas en las actas
suscritas por las partes intervinientes, los protocolos notariales ;)or la Ley del Nota-
riado, etc. Este carácter especial se respeta, incluso, en la Ley cmaria por cuanto en
ella se expresa que “la consulta y el acceso a los archivos de ti:ularidad estatal se
someterán a la legislación que les sea aplicable y a los términos de los convenios
que, en su caso, se suscriban” (art. 28). Y no podía ser menos, pues así se dejó pa-
tente en el Convenio entre el Ministerio de Cultura y la Comunid‘id Autónoma de Ca-
narias sobre gestión de los archivos de titularidad estatal (Resolución de 14 de di-
ciembre de 1984),por cuanto en él se dice que “la Comunidad Auiónoma garantizará
el cumplimiento de las normas estatales que regulen el acceso la consulta en los
Archivos y museos, objeto de este Convenio” (art. 2.6).
El acceso a los archivos históricos estatales, bien sean naciondes, regionales, pro-
vinciales o locales, se controla a través de la expedición de la tarjeta de investigador,
para lo que se exige la presentación por catedrático universitario o personalidad re-
levante que avale la seriedad, interés y tema a investigar por el solicitante de la mis-
ma. La concesión de la tarjeta conlleva la incoación de un expediente personal en el
que se hará constar los datos del investigador, el o los temas in\ estigados y los do-
cumentos consultados. Con estos datos, que se remiten al Mini\terio de Cultura, se
confecciona anualmente la Guía Nacional de Investigadores. ho solamente es una
medida estadística, sino un control de la documentación manejacta, que de no retor-

- 237 -
nar de la sala de lectura se podrá reclamar a su último usuario exi ibiéndole la solici-
tud de préstamo que figura en su expediente. Las consultas de bi . ve tiempo se auto-
rizan y controlan por la expedición de un permiso temporal de a x s o .
En 1931 se crean los archivos históricos provinciales cn ca< una de las capita-
les de provincia con la finalidad de recoger, como fondo inicia o fundacional, los
protocolos de más de 1O0 años de antigüedad que, ademis de su c rácter notarial, tie-
nen preferentemente valor histórico. Como tales se ofrecen desc. ese momento co-
L

mo fuentes históricas para el estudio de nuestro pasado. Son, po lo tanto, de libre y

gratuito acceso, aunque la expedición de certificados y copias au: )rizadas de las ma-
trices centenarias se las reserva para sí el notario archivero, aun<:uecorresponde su
custodia, conservación y organización al archivero del Archivo F Í Istórico Provincial.
Los protocolos notariales se transfieren a los archivos histórico: provinciales desde
los de protocolos según éstos van cumpliendo los 100 años. Fue. )n aumentando es-
tos fondos primigenios con los de las Delegaciones de Hacienc : . I , Audiencias, etc.
Un esfuerzo muy importante representó la aparición del Regk ;lento de los Archi-
vos Eclesiásticos Españoles, aprobado en la Conferencia Episcop. Española el 26 de
febrero de 1976. En él se señala que a los Obispos corresponde re:, .llar los archivos de
sus respectivas Diócesis, archivos que no tienen el único fin de la ~.impley tradicional
custodia, sino que abren ya sus puertas y ofrecen sus fondos a la in\ .stigación. Se apun-
ta la posibilidad de la concentración de los fondos eclesiásticos, si .:llo fuese motivo y
justificación para una mejor conservación y una más amplia y ági, xcesibilidad.
Esta iniciativa es deseable, al menos, para los archivos parroqu .:lesdispersos por la
geografía de nuestras islas, y no siempre atendidos con un conveni:-ntetrato archivísti-
co. Evidentemente, es una medida (de llevarse a cabo) que favorec \,rá la investigación.
En Canarias, el Patrimonio Documental Eclesiástico ha recl .:.nado un convenio
de colaboración entre el Gobierno Autonómico y la Iglesia, supe..:itado a las normas
de la Constitución Española, al Estatuto de Autonomía y a los ac .lerdos entre el Es-
tado Español y la Santa Sede. Ambos reconocen en el "Conveni entre el Gobierno
de Canarias y la Iglesia Catcílicu en esta Comunidad sobre Pati-1.w n i o Histcírico de
fa lglcsia Católica eiz Canarias" (Santa Cruz de Tenerife, a 18 (ie marzo de 1992),
que el patrimonio de la Iglesia es parte importantísima del acerk . cultural de Cana-
rias, y que la titularidad exclusiva corresponde a la Iglesia. COII,) contrapartida ga-
rantiza su exhibición al público en museos y su accesibilidad indi 8idual al investiga-
dor, siempre y en cuanto no se reduzca con ello su disposición p ~ r ela uso litúrgico,
o sea perjudicial para su conservación.
No obstante esta buena predisposición de facilitar al investig :dor el acceso a los
fondos, la verdad es otra. Llama la atención las escasas posibilida ' 2 s de consulta e in-
vestigación de los fondos parroquiales, en todo momento sujetas un horario (en ge-
neral) muy reducido y supeditado a los propios quehaceres de los rrocos archiveros,
que van desde dos horas a la semana hasta un caso en que el arc' ivo está abierto 26
horas a la semana (eludimos nombres). Con ello vemos que las r. 2scripciones de fa-
cilitar la documentación eclesiástica a la investigación propuesta 1 el Reglamento de
(

los Archivos Eclesiásticos no ha sido, hasta el momento, de apl .:ación en las islas.
Uno de los principios básicos y generales del Reglamento espec :'ica que el archivo

- 238 -
eclesiástico no se ha de limitar a la custodia y conservación de 3s documentos, sino
que además “debe abrir si1 campo CI uiia misión cdtur-ul c iniv +igudora,disponien-
d o la doc.unientacicín pura que pi4ecia ser c~o~zsultuda”,
sin que ¡lo obste a las medi-
das restrictivas en cuanto al acceso, investigación y publicaciói en defensa del bien
común e individual de las personas y de la propia institución. L , buenas palabras no
bastan. Caso diferente es el Archivo Diocesano en Las Palmas, p I- cuanto tiene un ho-
rario fijo y amplio y una esforzada archiven que clasifica, orde .I, describe y atiende
e informa al público.
El resto de las administraciones presentan un panorama s 11i 1ar, habida cuenta
que todas respetan y parten del citad; artículo 105:b de la COI- titución. De tal mo-
do, la Administración Municipal. en la Ley conocida bajo el n o ibre de “Ley de Ca-
bildos” (Ley 14/1990), artículo 143, reconoce que la accesibil: lad a sus archivos y
documentos es un derecho de todos los ciudadanos, aunque la s < pedita correctamen-
te a lo que disponga la legislación que desarrolle el mencionadc. .irtículo constitucio-
nal. Este artículo de la Ley 14/1990 es copia del art. 70.3 de I Ley Reguladora de
Bases del Régimen Local (Ley 7/1985) y muy parecido al 207 dc i Reglamento de Or-
ganización, Funcionamiento y Régimen Jurídico de las Enti! .Ides Locales (R.D.
2.568/1986). Sí reconoce (art. 156.b)el acceso de los ciudadanc. . a los expedientes y
documentos municipales que les afecten personalmente o en Ic que estén interesa-
dos, siempre que no se vulnere el derecho de terceros, artículo . lue no hace sino re-
medar con éxito los números 180 y 181 del citado Reglamente. de 1986. Con estos
datos se comprueba que los contenidos de los articulados dispo- :tivos han evolucio-
nado poco, y que incluso no se molestan en cambiar estilos y rt lacciones.
Tanto en esta Administración como en otra cualquiera, los us. a i o s naturales (fun-
cionarios de la institución) tienen libre acceso a la consulta de 1( ; documentos gene-
rados por la unidad administrativa en la que tienen sus destinos . , asimismo, a la do-
cumentación declarada de acceso libre producida por el resto d. las oficinas. El uso
restringido es aplicable incluso para los trabajadores de la instit: ,ción, quienes debe-
rán motivar la razón de su consulta, autorización que se les p 0 d . i o no conceder.
Así llegamos a 1992, y empezamos a comprender, con inci. .¡ente desmayo, que
se estaba dando lugar a una normativa dispersa con fórmulas di1 \rentes para ordenar
una situación muy concreta. Es aleccionador, al menos, comprc,:)arque los criterios
adoptados en tantas leyes, decretos, convenios, etc., no eran sinc- uno e, incluso, ma-
chaconamente repetido. N o obstante, se hacía ya necesario la sa ición de una ley que
pusiese orden y puntualizase más claramente y abandonase esa : lrudencia de las ex-
presiones de “sin perjuicio de la legislación que les ujecte” (y ) existía ninguna) o
rt

“según reeglanzentariamente se disponga” (y los reglamentos a l c h; leyes del Patrimo-

nio Documental aún no se han aprobado o, como en el caso de . anarias, todavía no
se ha redactado).
A falta de los reglamentos mencionados, cuyos nacimientos ‘:ose han producido
a pesar de la larga gestación que ya llevan, la Ley 30/1992, de l. égimen Jurídico de
las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administra ;vo Común viene a
llenar ese vacío que se denota. Su artículo n.g 37 es abundante t ’ i i datos de interés y
está bien estructurado, pues está dividido en cuatro apartados, q i x son los que a con-
tinuación se expresan en el siguiente cuadro:

- 239 -
EL ARCHILO Y EL. ARC'HII ERO

Accesibilidad al Patrimonio Documental Canario

eY las Administracic nes Públicas
V o Común (art. 37
Podrá ser ejercid,i 1): Acceso libre a todos los registros y documentos o expedientes qut Nbreii cn los archivos ad-
ministrativos. sea cual sea su expresión y soporte material, sicmprm p e tales expedientes co-
rrespondan a procedimientos terminados.
2): Acceso restringido a los documentos que contengan datos rcfcrciik ;I la intimidad de las per-
sonas. Sólo estas personas podrán acceder al documeiito e. inclusi podrán exigir que se co-
rrijan datos equivocados o incompletos.
3): Los documentos de carácter nominativo que sin incluir datos relativ a la intimidad de las per-
sonas figuren en los procedimientos de aplicación de derecho (sal\ los de carácter sanciona-
dor o disciplinario) podrán ser consultados por terceros que acredil ! un interés legítimo y di-
recto.
4): El acceso libre o restringido de los puntos anteriores podrá ser deii. iado por razón de interés
público. por intereses de terceros más dignos de protección o cuan(:. así lo disponga una Ley.
2

No podrá serejercida 1): Documentos con inform n sobre actuaciones del Gobierno del F: ,:ido o de las C.C.A.A., en
el ejercicio de sus competencias constitucionales no sujetas a Derc .io Administrativo.
2): Documentos que contengan información sobre la Defensa Nacional , la Seguridad del Estado.
31.- Documentos tramitados para la investigación de delitos cuando pth :era ponerse en peligro la
protección de los derechos y libertades de terceros o las necesidade. !e las investigacioiies que
se estén realizando.
4
)
: Documentos con datos relativos a las materias protegidas por el seci '10 comercial o industrial.
5): Documentos con datos relativos a actuaciones administrativas deri: .idas de l a política mone-
taria.
Podrá ser ejercida 1): Los archivos sometidos a la normativa sobre materias clasificadas.
según disposiciones 2): Los archivos y fondos con documentos y expedientes que c(..'iengan datos sanitarios
específicos personales de pacientes.
3),- Los archivos regulados por la legislación del régimen electoral.
4
)
: Los archivos con datos estadísticos dentro del ámbito de la funciói, .stadística pública.
5): El Registro Civil y el Registro Central de Penados y Rebeldes y 1< registros de carácter pú-
blico cuyo uso esté regulado por la Ley.
6): El acceso a documentos obrantes en archivos de las Administracic,iies Públicas por personas
que ostenten la condición de Diputado de las Cortes Generales, Sena, ir, miembro de una Asam-
blea legislativa de Comunidad Autónoma o de una Corporación L h d.
7).- La consulta de fondos documentales existentes en Archivos Histór.. :)s.
Otros aspectos 1): El acceso será ejercido por los particulares de forma que no se vea ."cctada la eficacia del scr-
sobre el acceso vicio público.
2): Los investigadores podrán ser autorizados al acceso directo de la (' cumentación administra-
tiva siempre que quede garantizada debidamente la intimidad de la personas.
3): El derecho de acceso conlleva el de obtener copias o certificados d. los documentos autoriza-
dos previo pago.
4
)
: Las Administraciones Públicas publicarán periódicamente la relación . if documentos sujetos a un
régimen especial de publicidad y de cuantos otros puedan ser consi s'.ihles por los particulares.

Todo el ordenamiento jurídico traído a colación obliga y recclinienda un cumpli-

miento, que en caso de no aplicarse por parte de la Administraciói! o incumplirse por
las personas poseedoras de determinado patrimonio documental. requerirá de inme-
diato la aplicación del Código Penal, que viene a ser el tutor de los valores y princi-
pios básicos de la convivencia social. Comenzamos nuestra expcl*,icióncon la Cons-
titución, y queremos terminar con el Código Penal, por definir E tte los delitos y las
faltas que constituyen los presupuestos de la aplicación de la forrn<isuprema que pue-
de revestir el poder coactivo del Estado, es decir, la pena crimincti. La primera dicta-
mina, manda, indica; la segunda castiga, penaliza, recrimina, poi lo que se le puede
considerar como una "Constitución negativa". Ambos polos so11necesarios para la
existencia de un ordenamiento jurídico completo.

- 240 -
 La Ley Orgánica del Código Penal ( 1995) dedica el Capítu ) 1V del Título XIX
a la infidelidad en la custodia de los documentos y a la violaciói de secretos. La lec-
tura completa de su articulado nos trasluce una preocupación c nstante por el acce-
so improcedente a los documentos calificados de reservados. A penaliza al funcio-
nario público (un archivero, por e.j.) que destruya o inutilice los nedios pue\tos para
impedir la cautela de los documentos de acceso restringido (art 4I4), permita acce-
der a los documentos secretos (art. 4 1 3 , revele secretos e infoi iaciones de los que
tenga conocimiento por razón de su oficio o cargo (art. 4 17), re :le documentos ca-
lificados como reservados (art. 598), reproduzca planos o doci nentos referentes a
zonas, instalaciones o material militar que sean de acceso restrii~.ido (art. 600) o que
destruya la documentación legalmente calificada como reservad. o uecreta (art. 603).

En cambio, no se ocupa específicamente del caso de que st impida, obstaculice

o niegue la documentación de acceso libre y no sujeta a ningún ::PO de reserva. Qui-
zá, ante la negativa de permiso para consultar los fondos docun: :ntales conservados
en los archivos, sólo se pueda invocar, en estos casos, el artículc 113, por cuanto nos
dice que cualquier “autoridad ojuncionario piihlico quc, a sahic ,das sustrujere, des-
tr-u-yere,inutilizar-eM ocultui.e, total o puiriulnientt2, documentos .’uya c.ustodia i e es-
té encomenduda por- razón de su cargo. incurr-irú en las penus le pr-isicín dr uno u
cuatro años, multu de siete a i,einticuatin meses, e inlzabilitucit i especial para em-
pleo o cargo público por tiempo de tres u seis años”. La ocultaci Jn es una manera de
~

impedir la accesibilidad. Si una persona, investigador o no, dest’onocela existencia

de determinada masa documental, porque se le oculta a sabiend; i, no la solicita, y si
no la solicita no se le presta, y si no se le facilita, no la puede coi d t a r . ¿,Acasono es
esto un improcedente y mefistofélico acceso restringido?
El archivero tiene, con la documentación que custodia y or,.miza, la misma re-
lación que existe entre el confesor y su feligrés arrepentido, re: ición que se crista-
liza en la prudencia profesional, en el primer caso, y en el secr , L Ode confesión, en
el segundo. Esgrimimos en este punto la prudencia profesional porque es el archi-
vero el que ha de interpretar y aplicar las leyes y reglamentos {ue versan sobre el
derecho fundamental de acceso a los documentos. Unas leyes ‘iablan de la benig-
nidad de abrir los archivos a una consulta libre y fácil. Otras, 1 cambio, protegen
otros derechos fundamentales, como la intimidad y el secreto oi cial. Ante esta pro-
liferación de disposiciones sobre lo mismo, los archiveros ha de sopesar unas y
~

otras, valorar la documentación para comprender si son de libr acceso o para res-
tringir su uso, y, por Último, decidir si procede o no autorizar S I . consulta. Decisión
comprometida y delicada que reclama la aprobación de un re;. lamento específico
que unifique criterios y que exima de responsabilidad al perso<!alcustodio del Pa-
trimonio Documental.
Se echa en falta, a pesar de tanto aparato legislativo, un e l e n a t o primordial pa-
ra aclarar y definir el acceso a la documentación y sus plazos de :stricción y de con-
sulta. Nos referimos a los reglamentos que hagan posible y regi’ien la aplicación de
la Ley del Patrimonio Histórico Español y la Ley de Patrimoni Documental y Ar-
chivos de Canarias, reglamentos ambos que aún no han sido ap obados por ios po-
deres ejecutivos correspondientes, por cuya causa están sin desa, r-ollar los preceptos
señalados en las leyes formales citadas. Preocupa esta demora, [:ties el de la primera

- 241 -
ley tenía como plazo máximo para su desarrollo y aprobación el . 9 de junio de 1985,
y el de la segunda, el día 2 de septiembre de 1990.
No obstante todo lo dicho, algunos archivos, como el Archij General de la Ad-
ministración (AGA), disponen de una unidad de valoración parii )frecer a los inves-
tigadores informes puntuales para poder acceder a la document:~ ión sin que previa-
mente haya sido valorado el fondo al completo. Esta medida dc t‘avor no tiene otro
objetivo que el de brindar al investigador las mayores y mejores p ‘sibilidadesde con-
sulta. Desgraciadamente esa situación tan deseable y meritoria s( es alcanzable por
8 )

aquellos centros con plantilla de personal suficiente, pues en ci o contrario las ne-
cesidades imperiosas impiden realizar esta función tan exquisita. ..I Departamento de
Referencia del A.G.A. dispone de u11 impreso a través del cual e ; .nvestigador puede
solicitar determinada consulta, lo que da lugar a la elaboración dt 8Jn informe con de-
talle de los motivos y el período de reserva, que se entrega al u
Y no hay que olvidar otros tipos de regímenes de accesibilidi i motivados por ra-
1

zones físicas y por la ausencia de las técnicas archivísticas. En p’ iner lugar, hay que
reconocer el perjuicio que la accesibilidad a la información puedc producir en la con-
servación del soporte que la contiene. Es un problema relativani nte reciente que se
ha iniciado con el aumento estrepitoso, pero feliz en otro orden (s cosas, de usuarios
en las salas de investigación de los archivos de toda índole. En Archivo Nacional
(

de Francia se ha pasado de 9.600 solicitudes de documentos en 19.5.5 a 232.830 en

1992. En el Archivo Histórico Provincial de Las Palmas han aum -ntado las 1 .O1 8 so-
licitudes de consulta de documentos recibidas en 1986 a las 4.441 producidas en 1995.
Este aumento conlleva en paralelo un aumento del riesgo d la degradación de
los documentos originales, que se ve acrecentado por la peticiói de fotocopias para
“llevccrse tl-ahujo u c.usa”, todo ello impulsado por las leyes y la políticas archivís-
> .

ticas de actualidad, que promocionan e impulsan el uso de los arc i ivos sin reparar en
los daños que ello pudiera ocasionar en el Patrimonio Docume :al así manoseado.
La Archivística pretende encontrar, y encuentra, una solución q1 permita extraer la
información sin tener que recurrir a los documentos en sí mismc :,;, solución que en-
cuentra en la microfilmación, digitalización, restauración y cons rvación de los fon-
dos documentales, procedimientos muy convenientes y por todo aceptados. aunque
costosos; mas aún no se consideran a la hora de aprobar presupiic \tos para adquirir y
mantener equipos duplicadores.
Por tanto, la consultabilidad y la conservación pueden y debc obligar a una res-
tricción del uso inadecuado y abundante de los fondos mientras r ) se adopten y apli-
quen las medidas necesarias ya apuntadas. En Canarias, la Direcc Gn General de Cul-
tura viene concediendo anualmente la cantidad de seis inilloi ‘-;s de pesetas para
microfilmar los fondos de los dos Archivos Históricos Provinci les cuya gestión le
ha sido transferida. Es un paso hacia delante muy importante.
En segundo lugar, no hay que olvidar que un fondo sin haber ,ido tratado con las
técnicas que promulga la Archivística científica, es un fondo cieg- desconocido, im-
>,

penetrable e incontrolable. En resumidas cuentas, un archivo sir personal cualifica-

do y suficiente, sin instalaciones apropiadas (depósitos, estante1 as, sala de investi-
gación) y sin descriptores (inventarios fundamentalmente) no p I lede desarrollar un

- 242 -
servicio, por incapaz, fin último que persigue, y, por tanto. la la1 I r mcial que ambi-
ciona. Las leyes nos hablan de que los archivos han de ser útiles la wciedad en que
se enmarcan, han de estar “ateiididos p o r peix)nal si!fi’cicntc 111 In cualifi’tuc~i~íii
y el nivel que exijan las clii~ri.sas,fitnciones” Ley 3/1990, art. 1 ) y han de cumplir
“las normas geneiwlrs yirr regulen los canales de r.ecogida, t i u i fiJi.criciu,deixísito,
organizaci6n y .sei.i~ic.io”(Ley 3/1990, art. 10).La realidad es l a i et i t able ment e otra .
Estas carencias limitan, por consiguiente, el acceso.
Por tanto, la inaccesibilidad no sólo viene forzada por el re: )eto a lo\ derechos
fundamentales de la persona, la familia y el Estado (ineludibles I infranqueables), la
integridad y conservación de la masa documental (subsanable y 11 :Jordbk), sino tani-
bién por la ausencia de la aplicación del tratamiento archivícticc evitable en las ad-
ministraciones conscientes del perjuicio con el simple aumento iel personal en los
archivos).
Y por último, la consulta documental ha de ser controlada c n cuantas medidas
se consideren oportunas. Una ficha de consulta bien diseñada coi todos los datos del
solicitante, sea del tipo que sea, es procedimiento suficiente para levar dicho control.
Tratamiento particularizado requieren los archivos privados Hay que partir del
hecho de que los documentos de titularidad privada forman o ieden formar parte
del Patrimonio Documental, y de que el derecho fundamental a I información pue-
de necesitar acceder a los fondos conservados por personas, as( .iaciones e inhtu-
ciones privadas.
Hasta aquí no se plantean dudas ni problemas. Pero la situac )n se encrespa y se
convierte en un asunto espinoso si nos preguntamos ¿pueden lo investigadores so-
licitar o en su caso exigir la consulta de los archivos privados q e contengan docu-
mentación histórica declarada como integrante del Patrimonio D cumental español‘?
Y

La contestación puede ser negativa si se invocan el derecho fu damental a la pro-

piedad privada que defiende la Constitución (art. 23), la oposiciói~a que terceras per-
sonas disfruten y se aprovechen de riquezas ajenas, y el derechc la intimidad per-
sonal, familiar y del domicilio. Los poseedores de colecciones dc umentales pueden
aducir que la consulta de los documentos viola estos tres derect 1s. y que no tienen
la obligación de abrir su domicilio a extraños, o que un elemento amiliar está enfer-
mo, o que, simplemente, no dispone de tiempo para convertirse J bedel o subalter-
1

no para atender en su propia casa, con sus propias pertenencias, a in sujeto que mues-
tra interés en hacer un estudio para acudir a un evento científicc a d q u i e r a . Hablar
de interés público en estos casos quizá sea demasiado exageradc único motivo que
puede obligar al poseedor a abrir las puertas de su propiedad, prc liia salvaguarda de
las garantías del afectado. ¿,Quédicen al respecto las leyes sobre c Patrimonio Docu-
mental?
La Ley del Patrimonio Histórico Español dictamina que “los hligladon a la con-
servación de los bienes constitutiiws del patrimonio documenta y Bih1iogrúfic.o....
habrán de permitir e l estudio por l o s investigadores. precl>iaS O I .itird razonada de
éstos. Los particulares podrán excusar el cumplimiento de esta íltima ohligucicín,
en el caso de que suponga una intinmisión en su derecho a la ii. Irnidad personal y
familiar y a la propia imagen ...” (art. 52.3). En teoría puede ser er omiable esta obli-

- 243 -
gación legal de obligado cumplimiento, pero en la práctica es f i . il que el acceso no
se produzca nunca, y sin transgredir la Ley. ¿,Es suficiente una : ivestigación histó-
rica para razonar la solicitud? ¿.Alguna vez verán los particula: ,;s custodios de ar-
chivos razones para abrir sus casas, sus despachos, sus salones. I los estudiosos de
nuestro pretérito’?¿Y si la consulta se dilata una semana, dos, tr i..., un mes o más‘?
¿Y si solicitan fotocopias o certificados‘? ¿Puede el propietario dicitar un vigilan-
te a expensas del erario público para que observe todo lo que F se en su domicilio
y en su archivo‘? ¿,Se hace responsable la Administración del E Lado de las moles-
tias ocasionadas por atender al público, como en todo archivo 1 . 3 titularidad públi-
ca? Estas y otras preguntas no encuentran solución en la lectura de la Ley. Por tan-
to, es de esperar que todos estos supuestos se contemplen en el des;. rollo reglamentario
que todos, archiveros, propietarios e investigadores, estamos es. erando desde hace
tiempo.

La medida sustitutoria que arbitra la citada Ley para facilitar ( . ! estudio de los fon-
dos privados es de encomiar: “La obligación de permitir el esti. iio por los investi-
gadores podrú ser sustituidu por la Administración competente, :uediaiite el depcísi-
to temporal del bien en un Archivo ... de carúcter.público que reC:.na las condiciones
adecuadas pura la seguridad de los bienes y su in~estigucicín”(; ‘t. 52.4). Compren-
demos, pues, que la Administración puede obligar a un particula: al depósito tempo-
ral de sus documentos en un archivo público, previo inventario, rma del acta de de-
pósito, pago de los seguros oportunos, transporte, etc.; pero al 1 :mpo creemos que
es una responsabilidad, un esfuerzo y un gasto que no es de fricii amplimiento. Más
rotunda y definitiva quizá sea la microfilmación por parte del E .tado de los fondos
privados y su accesibilidad desde las salas de investigación de Ic archivos públicos,
~

siempre que los datos no atenten contra la intimidad de sus prop 2tarios.

La Ley del Patrimonio Documental y Archivos de Canarias , . ’ < trasunta fiel de la

anterior, que por su interés y cercanía a nuestras preocupaciones : anscribimos a con-
tinuación:

“Artículo 29.- 2. Los piq~ieturioso poscedores de doc~.~nic itos constitutivos

del Patrimonio Documental Canario ... habrán de permitir el ctudio por los in-
vestigadores, previa solicitud razonuda de É s t o s . Los particul res podrún excu-
sur el cumplimiento de esta últimu obligación, cn el caso de qi, suponga una in-
tromisicín en su desecho a ia intimidad personal y firniiliar y a J propia imagen,
en los términos que establece la legislación reguladora de est materia.
3. La obligacicín de permitir el estudio por los investigad( es podsú ser sus-
tituidu por la Administi.ación competente, mediante el depc ito temporal del
documento en un archivo público que reúna las condiciones lec,uudaspara la
seguridad del documento y su investigacicín.”

Al igual que en el caso anterior, su desarrollo reglamentario ,erá definitivo para

el acceso a los archivos privados con documentos constitutivos le1 Patrimonio Do-
cumental Canario.

- 244 -
LEGISLACIÓN RELATIVA
A LOS DOCUMENTOS Y ARCHIVOS

En líneas y capítulos anteriores nos hemos dedicado, no si;. cierta pasión, a ex-
poner las técnicas para el más oportuno y rentable tratamiento I iocumental. Su aten-
ta lectura nos ilustrará que en no pocas ocasiones hemos traídc: a colación el niarco
jurídico en el que se desenvuelven los documentos y los archiv;:s. Nuestro Patrimo-
nio Documental ha de estar protegido y amparado, de forma :>’ manera que su in-
cumplimiento y expolio puedan ser denunciados y penados. Por- tanto, se hace nece-
saria una legislación archivística coherente que proteja y en. auce la producción
documental heredada y en trámite.
Así pues, el Estado tiene el derecho y el deber de proteger, c mservar y valorar el
6

Patrimonio Documental mediante una serie de funciones o poli 1 icas proteccionistas

con las que, además, fomentar, como segundo objetivo, su difi:,.-ión,organización y
uso de cara a la Administración y a la investigación. Es decir, la aplicación de una
política archivística nos ofrecerá como producto final el conoci !niento, control, sal-
vaguarda, descripción, difusión, servicio y conciencia ciudadar ia o respeto al patri-
monio cultural de la nación (Pérez Herrero, 1995, p. 746).
En la actualidad, la legislación archivística es indispensabL. en toda política de
control y organización de los archivos, entendidos éstos como c(’iitros instrumentales
idóneos para la custodia y servicio de la masa documental genei-.idao reunida por un
país, como unidad política mayor, o una comunidad autónoma, omo unidad menor.
Al igual que toda administración procura diseñar un programa ei onómico, o educati-
vo, o social, etc., asimismo se ha de diseñar y cumplir un prograiiia por el que organi-
zar y tratar de forma eficaz y rentable el conjunto de documentos :jue genera en el ejer-
cicio de su función (Couture, 1982, p. 15). Pero no es suficiente la existencia de una
ley sobre Patrimonio Documental y Archivos, ya que por sí mi..ma nada logra, sino
que además y a renglón seguido es imprescindible la publicación de su reglamento de
aplicación (inexistente hasta la fecha en la Ley 16/1985 y en la I x y 3/1990), la apro-
bación de recursos humanos, materiales y financieros y, por úi, imo, la existencia y
aplicación de un programa de intervención. Pero no adelanteni?)sacontecimientos.

- 245 -
 La ley es el primer eslabón de la cadena, no el único, pues le Iia de suceder el re-
glamento, las normas, las reglas, las directrices necesarias que tei'ininen la obra de ra-
cionalización y normalización por ella comenzada (Roper, 198i-1,p. 3). Un modelo
universal de legislación archivística es del todo imposible. De a! í que cada país, ca-
I

da comunidad autónoma (en nuestro caso), cada estado federal, tI:iiga la necesidad de
una legislación personalizada en la que recoger y definir sus parti, ularidades propias.
N o obstante, hay ciertos elementos que se han de tener siempre [tresentes al estable-
cer una ley de archivos; de ahí que en casi todas las leyes de la! comunidades autó-
-
nomas españolas, hagan acto de presencia idénticos elementos .d margen de la co-
pia posible y comprobada para evitar esfuerzos), como son los siguientes: definición
del Sistema de Archivos, definición de archivo y de documento. control de archivos
(organización, transferencia documental, instrumentos de descripción, censo de los
archivos, conservación, etc.), accesibilidad a la información, in iacciones, y un lar-
go etcétera que no hace al caso detallar en este momento.
En definitiva, el desarrollo de una actuación archivística que pretenda ser eficaz,
dinámica y segura, no puede desmarcarse de un marco jurídico ilue la racionalice y
encauce para evitar elecciones aleatorias de soluciones no consciidadas por la teoría
y la práctica archivísticas.
Es necesario apuntar que cabe señalar dos claras etapas periectamente diferen-
ciadas, que son las siguientes:

A).- Marco jurídico anterior a 1978 o etapa histórica:

Antes de entrar en el marco jurídico actual, consideramos pei tinente hacer un re-
corrido rápido por la legislación reguiadora de nuestro Patrimonli) Documental ante-
rior a 1978, por significar esta fecha un hito clave para el nacimicnto de una moder-
na y única normativa en defensa del Patrimonio Histórico Español, \ como fenecimiento
del marasmo que caracterizaba la legislación al respecto antes dc la Constitución de
1978.
En modo alguno hay que omitir que la tradición archivística cspañola se remon-
ta a varios siglos, aunque fue en los años decimonónicos cuando surgen sus verda-
deros fundamentos (Álvarez-Coca, 1988, p. 11), y desde cuandc ya se puede hablar
de una disciplina metódica que no deja escapar ocasión para su lesarrollo.
En 1588 podemos situar el primer reglamento oficial españc.1, nacido durante el
mandato de Felipe 11. A lo largo de la lectura de su texto podemc\ comprender el va-
lor que representa para la Archivística, pues define con buen crii1,rio un conjunto de
normas dirigidas al buen funcionamiento del Archivo de Simaiicas (Rodríguez de
Diego, 1989; Cortés, 1983; Arribas, 1959; Rodríguez Marín, 19 6 ) . Las Ordenanzas
del Archivo de Simancas vienen a representar, evidentemente, uri hito importante pa-
ra la historia de la Archivística española. Echemos una fugaz pirada a sus 30 capí-
tulos, y veremos que se habla de los mismos temas y preocupacior ies que llenan nues-
tra profesión: recogida, organización y descripción de los docum .mtos; conservación

- 246 -
y restauración; inaccesibilidad (recordemos el derecho moderno a la intimidad per-
sonal y familiar): obligaciones y responsabilidades del personal: !mportancia del ar-
chivero; valor de los documentos como memoria social y como gxantía de ios dere-
chos adquiridos: y otros pequeños, pero interesantes detalles, qut se entresacan de la
lectura pausada de su tenor.
Nos hemos detenido brevemente en las Ordenanzas del Archi o de Simancas por
su evidente interés, pero no debemos olvidar ni silenciar otras, c( no las Ordenanzas
de la Chancillería de Valladolid de 148.5 (Varona, 1981) y las Oi 4enanzasde Carlos
IV para el Archivo de Indias (Romero Tallafigo, 1978), a las que :.: inplemente nos re-
mitimos para no hacer prolija nuestra exposición.
Que los archivos a nivel individual atraen la atención de los gobernantes es un
hecho demostrado, pero no el Único. A finales del siglo XV, se viilumbra con cierta
exactitud la necesidad de un flujo documental de archivos de plcna vigencia admi-
nistrativa (hoy calificaríamos de archivos de oficina) hacia otro\ de reducido valor
administrativo (hoy llamaríamos archivo intermedio) o nulo (hc f v denominaríamos
archivos históricos). La red de archivos, que contemplan los sistemas archivísticos
actuales, ya es algo que se comprendía y se deseaba, aunque no prosperase, en épo-
ca de los Reyes Católicos. Dichos monarcas mandan por provisitin de 24 de febrero
de 1498 que los registros con cierta edad se envíen (hoy diríamcbs se transfieran) al
archivo de la Chancillería de Valladolid, lo que no se llevó a efecto hasta el año 1509,
de donde salieron en 1.592 con rumbo al archivo definitivo de Sii,iancas (Rodríguez
de Diego, 1989, p. 27), cerrándose con ello el círculo moderno dt- las tres edades de
los archivos o de los documentos, tan en boga en la actualidad.
Si las Ordenanzas del Archivo de Simancas hablan por sí sola\ de la importancia
de la organización y de la conservación de los documentos como única solución pa-
ra controlar la información, no lo fue menos el hecho que las pro\ txó, que no es otro
que la creación en 1540 por Carlos V del ‘‘Archivo de los papelrs de la Corona de
Castillu”, hoy conocido como Archivo de Simancas (Valladolid). Y el auténtico ger-
men que dio vida al archivo no fue tanto la conservación documcntal (aunque con-
tribuyó), como la conciencia de su necesidad para el desarrollo dc una organización
administrativa de envergadura (el Estado Moderno), que ha de contar con un brazo
ejecutor (la burocracia) y con una memoria (el archivo). Tampoco estuvo ausente de
la mente del Carlos V, o de la de su asesor, cierta finalidad histcirica de doble ver-
tiente: una, la de redactar la biografía del Monarca; la otra, la de recopilar informa-
ción sobre los reinados anteriores. Incluso las reformas llevadas a cabo en el archivo
por Felipe 11son tan modernas, que se pueden equiparar al diseño actual y operativo
de nuestros archivos de obra nueva. Este rey dedica la fortaleza toda a archivo, y la
divide en dos partes claramente diferenciadas: la zona de depósito.. casi ciegos y con
escasas ventanas provistas de fuertes rejas de protección; y la segunda, de servicios
con abundantes ventanales sin rejas, para que la claridad y la luz fuesen compañeras
de archiveros e investigadores.
Desde fines del siglo XV, se produce un gran despliegue de pcrsonas por todo el
territorio peninsular a la búsqueda de fondos documentales, bien para su valoración

- 247 -
EL 4KC 1111 O Y fi L AKC HII t K O

e inventario, bien para su traslado a la fortaleza vallisoletana. ‘ ?limbién vemos que

desde la Corte parten Órdenes hacia las más importantes instituc.iones administrati-
vas para con ellas fomentar el buen gobierno de los archivos. Asi en las Ordenanzas
para la Chancillería de Valladolid (1485), se manda que en toda. las Audiencias ha-
ya un archivo en el que custodiar los procesos, recomendación (!:lese cumplió en la
de Canarias, pues en su Ordenanzas de 153 1 leemos: “En la AL:licncia ay una sala
contigua a la del Acuerdo conpuesta afuera de ella adonde se 1 ; men y guardan los
processos determinados en toda instancia cot$irme a las Leyes . le1 Reyno”.
Por otro lado, por voluntad real, empiezan a surgir archivos i‘ri los que custodiar
fondos determinados, lo que nos habla posiblemente de una plarl !ficación archivísti-
ca y de una voluntad de lograrla.
Estas cavilaciones nos conducen a pensar en una muy simpi: y embrionaria red
de archivos, necesaria para el funcionamiento de una administra<:ión compleja y po-
derosa, en cuyo organigrama, la figura del archivo se yergue coi 110necesario puntal
para el éxito del aparato administrativo y como constancia del (iesarrollo de la acti-
vidad realizada. Sea osada o no esta aseveración, la verdad es q tie a partir del siglo
XVI, son raras las instituciones que no cuentan en su esquema ,,rganizativo con un
archivo en el que custodiar la documentación por ellas generad;.!y recibida. Lo tris-
te es que, a pesar de los siglos transcurridos y de las enseñanzas recibidas, aún exis-
tan administraciones que, desconociendo este pilar insustituible :, necesario, se tildan
de eficaces y productivas. No pasarán a la Historia por no habc.1. dejado constancia
en sus archivos de las actividades realizadas, por ser éstos inexisientes o por ser sim-
ples depósitos, por io que condenarán a sus descendientes a una. lagunas de memo-
ria irrecuperables.
El camino estaba abierto para recorrerlo, aunque no sin dificultad, hasta su fin.
No obstante, las etapas se fueron sucediendo y cubriendo con niayor o menor éxito.
En el siglo XVIIT se van a producir, al menos, dos hechos imi’ortantes, cuyo espí-
ritu va a llamar la atención de los legisladores del siguiente siglo. Por un lado, se pro-
duce una tendencia a la concentración de documentos (creación dt,l Archivo de Indias),
con la finalidad de servir de fuente veraz para el estudio desapasionado de la acción au-
téntica de la Corona Española en América. Por otro, se ofrece la riquísima información
contenida en los archivos a los ciudadanos; es decir, se abren los iiasta entonces enig-
máticos fondos, y se ofrecen al estudio y a la investigación, con 1( que se da comienzo
a la labor social de estos centros, tan exigida y defendida en la 1e;tslación vigente.
De este mismo siglo son las primeras disposiciones legales $.oncretaspara la de-
fensa de nuestro patrimonio que, sin llegar a ser eficaces, al mr..ios nos indican una
preocupación y un interés en defender las “antigüedades” que, p~;r falta de educación
o abundancia de ignorancia, estaban destinadas a perecer, no p(;r el tiempo sino por
el Hombre. Cabe citar a la Academia de la Historia y a la de Be1 i.ts Artes de San Fer-
nando, cuyas funciones, en principio, no iban más allá de una i;iquietud por la con-
servación de los objetos en evitación de su destrucción o expolio. preferentemente de
los artísticos y arqueológicos.

- 248 -
 Entrados en el siglo XIX es cuando vamos a ver una prolifei .ición de leyes, de-
cretos, Órdenes y resoluciones (más de 384) que, con el ánimo d: proteger el Patri-
monio Histórico Español, se van sucediendo desde 1866 hasta 1981, creando un cuer-
po legislativo muy desordenado y falto de una sistematización y c(;iierencia,en el que
las definiciones de conceptos se caracterizan por una falta de p! cisión. Su lectura
nos trasluce que fue la necesidad de ir resolviendo los problemas :ue se presentaban
lo que originó el que se dictasen una serie de normas para evitar t I desorden y el ex-
polio, cada vez más patente y amenazador para nuestro Patrimoii o Histórico (Gon-
zález-Úbeda, 198 1, p. 25). Pero que la legislación se desenvolví:, en un marco frag-
mentario, disperso, difícil de coordinar y comprender y, por SUPUL ito, de aplicar, fue
una realidad conocida y manifiesta en aquellos momentos, situal.ión que fue cerce-
nada en 1985 con el nacimiento de la primera ley de archivos. A,,!,el Real Decreto-
Ley de 9 de agosto de 1926, sobre protección y conservación de i i i riqueza artística,
ya hace pública la urgencia “de dedicar la más escrupulosa atenr jón a nuestro gran
tesoro artístico-histcíric.o, pues por deficiencias de legislación i i c - ie expuesto a con-
tinuo menoscabo ... ( y que) de poco han servido, señores, las Ic;.cs anteriores”. El
tiempo no sana la situación, se suceden los decretos y las leyes. y volvemos a en-
contrarnos con la ineficacia de algunos de ellos para la defensa tic1 Patrimonio Do-
cumental, cuya integridad se veía amenazada por el incontrolac!:) comercio de ex-
portación. Por todo ello, se promulga la Ley 26/1972, para garant imr eficazmente la
conservación de esta riqueza que se escapaba de lo dispuesto por (‘1 Decreto de 24 de
julio de 1947, sobre Ordenación de los Archivos y Bibliotecas y Idel Tesoro históri-
co-monumental y bibliográfico. Las normativas se van sucedienc ii) en un intento de
ir mejorando y aclimatando las necesidades del momento, procec izr que complica y
oscurece la situación, lo que reclama una reforma casi total de la lc.gislación españo-
la, que se produce con la promulgación de la Ley del Patrimonic Histórico Español
en 1985 y con la de las subsiguientes leyes sobre Patrimonio Doc:imental aprobadas
por las comunidades autónomas, entre las que se encuentra la Ley de Patrimonio Do-
cumental y Archivos de Canarias.
Nos ceñiremos a las leyes reguladoras del Patrimonio Documcmd más significa-
tivas e importantes, soslayando aquellas normas de ámbito no genimles a este sector.
En primer lugar, hay que resaltar el Reglamento de los Archivos del Estado de
1901, que como una reliquia anacrónica aún no ha sido derogad(’ Se supone que el
esperado reglamento de archivos anunciado (pero no nacido) en 1 . i Ley 16/1985, su-
plantará por completo a este decreto de comienzo de siglo. El regkinento de 1901 su-
puso un gran avance para el gobierno de los archivos, pues se prtwupa, a través de
sus siete capítulos y sus 135 artículos, y con los conocimientos y experiencias de la
época, en reglamentar y describir las tareas a desarrollar por esto:, centros, y en defi-
nir los puestos y cometidos del personal. Con un afán de no dejar i !,ida al albedrío ca-
prichoso de los archiveros, el reglamento comienza ofreciendo u;ia clasificación de
los archivos a cargo del Cuerpo Facultativo de Archiveros, Biblictiecarios y Arqueó-
logos, continuando con las obligaciones del personal facultativo v del personal ad-
ministrativo y subalterno (habilitados, auxiliares escribientes, ce I,idores, conserjes,
porteros, ordenanzas y bomberos); los instrumentos de descripciói que se deben con-
!

- 249 -
feccionar (cuadro de clasificación de fondos, inventario general. inventario topográ-
fico, catálogo e índices): la correcta colocación en los depósito\ de las unidades de
instalación; la organización administrativa (registros de correspi mdencia, de inspec-
ción, de las actas, de entrada y salida de documentos y del moviiniento de éstos); re-
cuentos periódicos de los fondos; del depósito de documentos ; or particulares y de
la biblioteca auxiliar. Como se puede comprobar, las disposici, nes tomadas tienen
operatividad al presente, con las oportunas medidas de actua1iz;ición y mejora, y se
espera que muchas de ellas vuelvan a hacer acto de presencia *. n el aún nonato re-
glamento a la mencionada ley de 198.5.
Espíritu más moderno muestra el Decreto de 24 de julio de 1037, por cuanto rom-
pe con el carácter de los archivos como simples depósitos de ni,estra historia y cul-
tura. Sin abandonar su misión protectora y de conservación, provecta por encima de
cualquier cometido el de ser centros abiertos al estudio y a la ii:vestigación, y cuya
difusión de sus fondos se ha de lograr mediante la organización y descripción de los
mismos. Así, el presente decreto se preocupa por las condicione. especiales de la se-
guridad de los edificios destinados a archivos. También establei e determinadas dis-
posiciones para evitar la pérdida y la disminución del patrimonio documental, ya yue
representa “una de las mayores riquezas espirituales de nuestr( i Patria, y al Estado
corresponde la ohligacicín de velar y proteger su integridad y 1.1 :nsel-i~ación”. Su ar-
ticulado nos llama fundamentalmente la atención, por preocupai 5e en aclarar y defi-
nir, por primera vez, conceptos tan importantes como el de arcbivo y el de Patrimo-
nio Documental, sin olvidar una clasificación de los archivos. que aún hoy sigue
siendo aceptada por gran parte de los profesionales del sector y 1 ll)rlos teorizantes de
la Archivística. Además de lo expresado, establece como órgap: ) rector y propulsor
de los intereses histórico-documentales y bibliográficos de la h .ición a la Dirección
General de Archivos y Bibliotecas, respaldada por siete Órganos {,onsultivos,algunos
de los cuales han desaparecido o han sido remodelados en la actualidad. Más sucin-
tamente se refiere al personal, a la organización de los archivos í que no aclara abso-
lutamente nada, ni desciende a niveles concretos como aconteció en 1901) y al pa-
trimonio documental. En cambio, aparecen tres artículos muy imllortantes, que se van
a incorporar en la Ley del Patrimonio Histórico Español y en 1:i Ley de Patrimonio
Documental y Archivos de Canarias. Nos referimos a los siguieiites casos: la Admi-
nistración del Estado podrá solicitar el depósito de fondos dociiinentales en peligro
en un archivo público que reúna las condiciones reglamentarias (le seguridad; se mi-
crofilmarán los documentos más relevantes, no sólo por su seguridad, sino también
para facilitar su consulta fuera de las localidades donde radiyuen los fondos; y los do-
cumentos conservados en archivos dependientes del Ministeril ) de Educación Na-
cional (hoy de Educación y Cultura) no podrán salir de los misriios sin previa Orden
Ministerial.
La Ley de Defensa del Patrimonio Artístico Nacional de I 9 \ 3 disponía que una
ley especial regularía lo relativo al patrimonio documental (arl. 4). Por su parte, el
Decreto de 1947, ya estudiado, incluía algunas disposiciones sobre la defensa y ex-
portación del Tesoro Documental, medidas que resultaron inefic‘ices para la defensa
de esta riqueza. Por tanto, para cumplir el primero y remediar el segundo, se hizo

- 2.50 -
aconsejable no demorar más tiempo la promulgación de una ley special con la que
garantizar eficazmente su conservación. Para ello, se aprobó por las Cortes Españo-
las la Ley 26/1972 para la defensa del Tesoro Documental. Coniienza enumerando
los documentos que constituyen el Tesoro Documental, para ref, rirse de inmediato
al deber de todos los españoles en el cuidado, la defensa y el acrecc itamiento de nues-
tro patrimonio, y que corresponde al Ministerio de Educación y i ’iencia las funcio-
nes que competen al Estado para el cumplimiento de esta inexcusiiiile obligación. De-
dica gran atención y esmero a regular el comercio de exportaciór.. de documentos, e
indica los responsables de su vigilancia. También muestra preoctipación en la con-
servación de los fondos, y vuelve a repetir que las deficientes in\ialaciones o el de-
terioro de piezas del Tesoro Documental autorizará a la Administ !.ación competente
a su embargo y depósito en archivos del Estado, en tanto no desaparezcan las causas
que originaron tal medida cautelar. Como se puede comprobar, c.sta medida con la
que forzar la conservación óptima hace acto de presencia sin desiiiayo alguno en to-
das las leyes de protección documental. No obstante, pensamos que es una medida
que nunca se ha llevado a efecto, al menos en nuestra comunidad. Basta sólo con vi-
sitar los archivos de las administraciones todas, los de particulareh e, incluso, los de
la Iglesia, para valorar que no todos, pero sí un alto porcentaje dc ellos, merecerían
ser tratados conforme a esta disposición legal. Por desgracia, los p’oblemas que oca-
sionaría a los cargos político-administrativos, hace que, por miedo a perder la credi-
bilidad ante sus votantes (nosotros pensamos que sería lo contrario) o a fenecer en el
intento, no se cumpla la ley en detrimento evidente de nuestra meinoria social insus-
tituible e irrecuperable.
A la par de la publicación de las leyes y decretos de ámbito gericral, se fueron dic-
tando disposiciones de rango inferior sobre una serie de aspectos concretos al sector,
como exposiciones documentales, normas para la obtención de fotocopias, tasas por
los servicios prestados (tarjeta de investigador, certificados, microfilms, fotocopias,
autorización para publicar fotocopias, etc.), estadísticas de archivos, acceso gratuito
a todos los archivos del Estado, etc.
Para completar el marco jurídico del Patrimonio Documental \ Archivos, no fal-
tan normas específicas dirigidas a determinados archivos: Archivo Histórico Nacio-
nal, Archivo General de Simancas, Archivo de la Corona de Aragon, Archivo Gene-
ral de Indias, Archivo de las Órdenes Militares, archivos de I,I Administración
(Delegaciones de Hacienda, Archivo General de la Administraciciii del Estado), Ar-
chivos Históricos Provinciales, archivos de Protocolos, archivos iiiunicipales, archi-
vos particulares y patrimoniales, Archivo General e Histórico del Aire, Archivo Ge-
neral Militar, Archivo Hidrográfico, Archivo-Museo Don ÁIvaro di: Bazán (Marina),
y Archivo Radiográfico (Marina).
En el párrafo anterior no se ha citado el Archivo General de la Administración
Civil, pues se ha considerado que merece un tratamiento más cuidadoso y extenso.
Su creación en 1969 se impuso como solución obligada para establecer una corrien-
te de documentación desde los archivos de oficina hasta los históricos, flujo que pre-
tende garantizar la conservación de los documentos que han de alcmzar un valor his-

- 251 -
1 L ARCHIVO Y /- L M í IiWí RO

tcírico, y la valoración y eliminación aquellos otros que no sobIi.pasen la línea mar-

cada por un interés temporal. Su objetivo no es otro que el de :,:coger, seleccionar,
conservar y disponer, para información y investigación científi, a, los fondos docu-
mentales de la Administración Pública que carezcan de vigenci administrativa. En
las provincias, sus Archivos Históricos Provinciales cumplirán : finalidad asignada
~

al General de la Administración Civil.

Al margen de todo esto, hay que traer a colación la existen ia de una organiza-
ción e instituciones, cuyas funciones estaban dirigidas a la defcI:sa, control y servi-
cio del Patrimonio Documental. La aglutinación de todas ellas un punto de mira
1
:n

común hacía posible una unidad, unas relaciones y una estructu! i, por las cuales en-
cauzar una política de defensa de nuestro patrimonio. Nos referi! ;los a la función del
Ministerio de Educación y Ciencia (hoy de Educación y Cultur : ), en toda su evolu-
ción organizativa, a la existencia de unos centros nacionales de ,,sesoramientotécni-
co dependiente de la Administración del Estado, a los archivos ijropiamente dichos,
al personal profesional y a las asociaciones y a las escuelas.
Y éste fue el panorama por el que discurrió el sistema archi: lstico español hasta
la promulgación de la Constitución de 1978, que vino a cambiar J estado de la cues-
tión, y a adecuar10 a la nueva fórmula de gobierno generada con r l nacimiento de las
diecisiete comunidades autónomas, y la consiguiente descentral imción del Estado y
el repartO.de acciones y responsabilidades. A este importante car:ibio en la Adminis-
tración del Estado, hay que sumar la aparición en escena de una !;y que va a cambiar
sustancialmente el sistema archivístico español.
Antes de pasar al siguiente capítulo, no hay que olvidar la 1 !).& Conferencia Ge-
neral de la Organización de las Naciones Unidas para la Educai.ión, la Ciencia y la
Cultura (1970), que suele estar bastante silenciada, aunque en s1.í breve articulado se
aperciba una preocupación muy actual por la importación, expoi ración y transferen-
cia ilícitas de propiedades de los bienes culturales de las nacioi;\:s. Tanto es así que
la UNESCO se erige como adalid en la defensa de los bienes c1,iturales universales,
recomendando a los Estados interesados a que concierten conv. ,nciones internacio-
nales con este objeto, como única solución eficaz para la protec ,:ión del patrimonio
cultural de los pueblos. Los Estados Partes se obligan y compr‘,:meten“a combatir
esas prácticas con los medios de que se dispongan, sobre todo s.iprimiendo sus cau-
sas, deteniendo su curso y ayudando a efectuar las reparacione que se impongan”.
Este espíritu no es nuevo, evidentemente, pero sí va a afianzar :a consideración de
que los bienes culturales son elementos fundamentales de la civ i!ización y de la cul-
tura de los pueblos. España se sumó a la Convención, aprobadci en París (14 de no-
viembre de 1970), a comienzos del año de 1986.

B).- Marco jurídico posterior a 1978 o etapa actual:

Con ella irrumpimos en una nueva época llena de novedades L a Constitución Es-
pañola de 1978, al aprobar una nueva fórmula política y, por coiisiguiente, una nue-

- 252 -
 LEGISLAC‘ION

va situación administrativa, va a modificar, en consecuencia, el si ,tema archivístico

español. Se inicia, pues, un proceso de descentralización de podei i y de reparto de
responsabilidades, al permitir que las comunidades autónomas ptil*danasumir cier-
tas competencia7 en materia de “Museos, bibliotecas y cmserwtc ios de música de
interés para la Comunidad Autónoma” y en materias de “fonicntt de la culturo, de
la investigacicín y , en su cuso, de la eiiserianza de la lengua de la ‘omunidud Autó-
noma” (art. 148.1.1S . - ) . Si bien es verdad que no se citan a los arc ivos, hay que in-
cluirlos, por extensión, en las materias referidai. Conio contrapartic I,el Estado se re-
serva en exclusividad ciertas materias, como la “defensa del pul imonio cultural.
artístico y monumental español contru la e.xpor.tai.icín y la e.qiolrc ,icín; museos, bi-
hliotecas y archivos de titularidad estatal, siiz perjuicio de su gesti< I por parte de las
Comunidades Autcínomas” (art. 149.1.28.”).N o obstante, el caráctr de reserva no es
tan rígido como parece, pues el Estado va a permitir ampliar las i ompetencias ini-
ciales de las comunidades autónomas a base de lo reservado en ex, lusiva por el Es-
tado (arts. 148.2 y 150.2). Además de los puntos referidos, la Co.,stitución se pre-
ocupa por otros varios, del máximo interés para legislaciones poste: iores, como lo es
la accesibilidad “a la cultura, a la que todos tienen derecho” (art. $4), la conserva-
ción documental y las infracciones y sanciones.
Esta situación, ¿cómo no iba a reformar el sistema archivístico español? Es ob-
vio que al amparo de esta base legislativa, apoyada por los estatuti 1s de autonomías
y por las leyes sobre Patrimonio Documental posteriores, el carri!>oestaba siendo
abonado para organizar nuevas redes de archivos e, incluso, iiuevos sistemas
archivísticos.
De conformidad con lo estipulado en la Constitución, Canaria se constituye en
Comunidad Autónoma, y por su norma institucional básica va a awmir, como tarea
suprema, la defensa de los intereses canarios para cuyo logro, en c” campo que nos
ocupa, adquiere competencias exclusivas en las siguientes materia siempre, como
i.,

es lógico, dentro de los cuadros constitucionales: fomento de la inv :stigación cientí-

fica y técnica, de la cultura, de los archivos, bibliotecas, museos, y Lonservatorios de
música de interés para la Comunidad que no sean de titularidad esidtal. Por otro la-
do, corresponde también a la Comunidad Canaria la función ejecutii A sobre estas ma-
terias (Ley Orgánica 10/1982, arts. 29.8, 29.9 y 33.b). N o vemos erpresamente cita-
da la responsabilidad de la conservación física del patrimonio doc kimental, aunque
cabe intuirla con toda evidencia cuando se habla del fomento de Li cultura y de los
archivos, lo que no sería posible sin una conciencia de respeto a la I’roducción docu-
mental, tanto del pasado como del presente. Habrá que esperar hasi i el año siguien-
te para ver realizadas las transferencias en materia de cultura, por LISque el Gobier-
no de Canarias recibe las funciones sobre protección del tesoro docunmtal y archivos,
a excepción de los de titularidad eqtatal (R.D. 3.35.5/1983).
Como resultado de estas transferencias podemos ver dos consel.uencias lógicas.
Por un lado, la formalización de convenios de gestión de los archil os de titularidad
estatal a favor de las comunidades autónomas; y por el otro, la posibi 1 idad, nunca des-
aprovechada, de la regulación del sector archivístico mediante la ,vomulgación de

- 2.53 -
leyes de archivos, creación de un nuevo sistema archivístico y di: archivos generales,
todo ello sin sobrepasar sus límites autonómicos.
Siguiendo la pauta marcada por la ya mencionada Consti1,ición (art. 149.28.&)),
han surgido convenios suscritos entre el Ministerio de Cultura J la Comunidad Au-
tónoma de Canarias para la gestión de archivos, bibliotecas y iuseos de titularidad
estatal radicados en su territorio, al amparo de lo estipulado er- el Estatuto de Auto-
nomía (art. 33.b). El Convenio de Gestión de archivos de titulan iad estatal sólo afec-
ta, lógicamente, a los Archivos Históricos Provinciales de Las Piilmas y de Santa Cruz
de Tenerife (Resolución de 14 de diciembre de 1984). El Con\ (.:ni0 se estructura en
siete apartados: de los Fondos (el Estado mantiene la titu1arid:d de los mismos, la
Comunidad efectuará su gestión; los ingresos de fondos no mcdificarán el régimen
de su titularidad dominical; los de no titularidad estatal, se realizará siempre en de-
pósito; la Comunidad podrá ingresar en ellos fondos en calidad de propietaria; la sa-
lida de fondos deberá ser autorizada por el Ministerio de Cultur'i; la reproducción to-
tal o parcial deberán ser autorizados por el citado Ministerio; la Comunidad garantizará
el cumplimiento de las normas estatales de acceso a los mismos i; del Personal (la di-
rección de estos archivos se designará por el Ministerio de Culi iira; se mantienen las
funciones atribuidas al Cuerpo Facultativo y de Ayudantes; la Comunidad podrá des-
tinar personal propio a los archivos y realizará cursos de forrriiición y perfecciona-
miento para el personal destinado en estos archivos); de los Edi i'icios e Instalaciones
(el Estado se reserva la titularidad de los edificios e instalacioiics; las obras y refor-
mas serán sufragadas por el Ministerio de Cultura, salvo las de conservación, que co-
rresponderán a la Comunidad; dichos edificios sólo se destina[-línpara archivo); de
Actividades Culturales (en estos archivos se podrán realizar actividades culturales
propias o las que programe el Estado y la Comunidad, previo informe del Director
del Centro); de Organización y Comunicación entre Archivos ( I ; i Dirección de los ar-
chivos será responsable de la organización y funcionamiento di: centros de acuerdo
con las normas legales, así como con las instrucciones emanatlLis de la Comunidad;
el Estado realizará las tareas de inspección; la Comunidad garariiizará vínculos de re-
lación entre los archivos de titularidad estatal entre sí y con lo\ de competencia au-
tonómica; el Ministerio de Cultura tendrá acceso en todo momcnto a los menciona-
dos archivos, y la Comunidad le facilitará de cuanta informac ión requiera; ambas
partes estudiarán en común cuantas mejoras sean necesarias par%[ alcanzar el nivel Óp-
timo, y velarán por que los archivos sujetos a este Convenio ncciban créditos sufi-
cientes); Final (los términos del Convenio podrán ser modificados).
Y con ello llegamos a la Ley 16/1985 del Patrimonio Histoi-ico Español, que va
a influir de forma decisiva en su ámbito de aplicación y, al tiemi-$0,va a señalar el ho-
rizonte para las leyes sobre lo mismo de las comunidades autónomas. Las opiniones,
tras su lectura y comprensión, pueden ser dispares, pero lo quc.: desde ningún punto
de vista se puede ignorar, es que por vez primera se contempla ; I los archivos y al Pa-
trimonio Documental de forma unitaria y coherente, terminand(o con el carácter du-
bitable de los fondos constitutivos del dicho patrimonio. Su prrimbulo es esclarece-
dor para comprender el espíritu que impulsó su nacimiento, que no es otro, a nuestro
entender, que el deseo de ofrecer una normativa moderna y única por la que encau-

- 254 -
 LEGISLACION

zar con seguridad la acción protectora de nuestro patrimonio en todo su conjunto. Con
ello, se pone punto final al marco jurídico anterior, caracterizado i’or una confusa y
enmarañada dispersión normativa. Asimismo, reconoce el surgimiei ito de nuevas pos-
turas y criterios para la protección y el enriquecimiento del Patrim nio Histórico Es-
pañol, que hay que contemplar y aplicar. Termina reconociendo q 2 todas estas me-
didas de protección y fomento no cobran verdadero interés si no “( )nduc.en a que un
número cada vez mayor de ciududanos pueda contemplar y disjrfl-i:al‘las ohr-as que
son herencia de la capacidud colectiva de un pueblo”.

A nivel conceptual, esta Ley nos ofrece nuevas definiciones dc qué es documen-
to y de qué es un archivo, que hay que tener muy en cuenta, pues incorpora no sólo
una visión más amplia de los significados, sino también recoge a la, nuevas tecnolo-
gías como soportes y herramientas de la producción documental. t n lo que respecta
a archivo, podemos comprobar un doble significado de la palabra Por un lado, ar-
chivo es el conjunto orgánico de documento (archivo contenido); I’or el otro, se en-
tiende por archivos a las “instituciones culturales donde se reúnen. conservan, orde-
narz y difunden dichos conjuntos orgánic~os”(archivo continente) La lectura de su
articulado nos va ilustrando sobre otras cuestiones a tener en cueni‘t a la hora de de-
sarrollar una política archivística coherente, que no podemos silenciar, al menos sus
epígrafes, que son: contenido del Patrimonio Documental, confecck )n del censo, obli-
gación de su conservación, Sistema Archivístico Español, transmisih y venta de do-
cumentos, exportación y expoliación, valoración y selección documental, incorpora-
ción de documentos a archivos, inspección, accesibilidad, ari hivos privados,
descripción documental, difusión, expropiaciones, fomento de la cultura, infraccio-
nes y sanciones, etcétera.
Haciendo un juicio de valor, negativo en este caso, es que aún iio se ha promul-
gado el reglamento a la Ley, anunciado en la disposición transitoria 2.&,para lo que se
dio al departamento correspondiente del Gobierno el plazo de un año para su desarro-
llo y publicación. La ausencia del reglamento citado obliga a entender que siguen en
pleno vigor las disposiciones reglamentarias anteriores a 1985, siempre y en cuanto
no contravengan a la ley que nos ocupa, como lo son el reglamento de 1901 y el de-
creto de ordenación de archivos y bibliotecas de 24 de julio de 1947, ambas disposi-
ciones vistas anteriormente. Por último, apuntar que esta Ley remile a ulterior desa-
rrollo reglamentario los aspectos procesales y organizativos, como xabamos de ver,
pero para lograr una inmediata aplicación de la misma, elaboró una norma con la que
completar y precisar dichos aspectos, que no es otro que el Real Decreto 111/1986.
Hasta el momento hemos venido navegando por las aguas de u n marco jurídico
de aplicación general a todo el Estado, y con la arribada del año de ! 990 entramos en
aguas jurisdiccionales de la Comunidad Autónoma de Canarias. El Estatuto de Au-
tonomía de Canarias atribuye a nuestra Comunidad la competencia c-xclusivaen ma-
terias de archivos, siempre que éstos no sean de titularidad estatal. Este fundamento
jurídico supone un título competencia1 para el desarrollo legislativc) sobre los archi-
vos y el Patrimonio Documental Canario, cuyo fruto es la aprobac ión de la Ley de
Patrimonio Documental y Archivos en Canarias (Ley 3/1990). Dir~liaLey tiene co-

- 255 -
mo objetivo la custodia, conservación, inventario, protección difusión de nuestro
1.

Patrimonio Documental a través del Sistema Canario de Archiiros. Este Sistema se

diseña como un conjunto de órganos y servicios, descentralizad( que acogen los do-
ts,

cumentos en sus diversas edades, tanto en la vertiente de recc: ida y conservación,

como en la del servicio de la misma, que se produzcan en la rc'.;ión. Asimismo, de-
termina los documentos y archivos sujetos a protección, tanto j .úblicos como priva-
dos, compatibilizando el derecho de propiedad privada con las vigencias del interés
'.

general. Por último, regula el régimen jurídico de los documentils integrantes del Pa-
trimonio Documental Canario, y faculta a la Administración p a 4 imponer sanciones
a los propietarios, poseedores y comerciantes de documentos 4 ;irchivos que incum-
plan las disposiciones marcadas por la ley.
En líneas generales, la presente Ley, dividida en seis título:. y 42 artículos, versa
sobre los siguientes puntos temáticos: accesibilidad y consulta .le fondos; archivos:
municipales, privados, intermedios y generales; censo de los aiLhivos canarios; con-
servación documental; definiciones de: patrimonio documental. archivo y documen-
to; instrumentos de descripción; difusión del patrimonio dociiinental; exportación,
venta y transmisión de documentos; expoliación; fomento de la cultura; infracciones
y sanciones; inspección de íos archivos; composición del patrirric)ni0 documental; ne-
cesidad de un personal cualificado y suficiente; protección y ir:stauración de docu-
mentos; salida de los documentos de los archivos; servicio de !os archivos; Sistema
Canario de Archivos; y transferencia documental.
Como acontece con la ley nacional, tampoco ha sido promiilgado el Reglamento
General de Archivos Canarios, así como cuantas disposiciones rLglamentarias se con-
sideran necesarias para el desarrollo de la Ley, cuyo plazo máx :]node promulgación
feneció el 2 de septiembre de 1990.
Y con el deseo y la esperanza de ver pronto la aparición dc ambos reglamentos,
tan necesarios para la aplicación de las leyes respectivas, máxirri()s pilares para la pro-
tección del Patrimonio Documental, se interrumpen las disposLi.ionesparticulares al
sector que nos ocupa y preocupa. No obstante, cabría indicar o t r x que indirectamente
inciden sobre los documentos, bien por definir y estructurar ins! ituciones entre cuyas
funciones se encuentran las de defensa, control y servicio del [mtrimonio cultural a
nivel nacional por el Ministerio de Educación y Cultura (R.D. 2.045/1994), a nivel
autonómico canario por la Consejería de Educación, Cultura y deportes (D. 305/9 1;
D. 165/1994) y a nivel local por los ayuntamientos y los ca!:ildos insulares (Ley
7/1985; R.D. 2.568/1986); bien por preocuparse del procedin lento administrativo,
cuya herramienta única posible son los documentos y los archi' os que los custodian
de forma organizada y Ú t i l (Ley 14/1990;Ley 3011992).
Y volviendo sobre la Administración Municipal, debemos I cconocer con agrado
que, haciendo uso de su potestad reglamentaria, es la única administración que al pre-
sente cuenta con reglamentos individuales vigentes y publicado., con los que regir sus
archivos. Decimos individuales, pues muchos archivos munic! pales ya cuentan con
un reglamento propio por el que clasificar, ordenar, describir j servir sus fondos do-

- 256 -
cumentales. Es más, el Grupo de Archiveros Municipales de Mad: qd ha elaborado un
proyecto de reglamento general para los archivos de la Administr; :ión Local, mode-
lo que se habrá de ajustar específicamente a cada una de las situaLiones particulares
de cada uno de los ayuntamientos, ya que se conceptúa por sus a. tores como arma-
zón válido para sustentar el articulado de cualquier reglamento de rchivo municipal.
En Canarias, no conocemos ningún reglamento, salvo el del Ayun, miento de La La-
guna, recientemente publicado.
No hay que olvidar otros archivos, como los eclesiásticos, qul: reúnen un impor-
tantísimo patrimonio documental, tanto por su volumen, como pt r su baja cronolo-
gía y abundante información. Estos se rigen por el ordenamiento ,iurídico de la Igle-
sia Católica, condensado en el Código de Derecho Canónico, (.':igeneral; por un
conjunto de normas particulares ofrecidas por la Junta Nacional del Tesoro Docu-
mental y Bibliográfico de la Iglesia Española y Asociación Espaliola de Archiveros
Eclesiásticos (Reglamento de Archivos Eclesiásticos...); y por las ( 1 isposiciones epis-
copales. En resumen, podemos señalar que corresponde a los Obi\pos el regular los
archivos de sus respectivas Diócesis, archivos que no tienen el únii~ofin de la simple
y tradicional custodia, sino que abren ya sus puertas y ofrecen su: fondos a la inves-
tigación. Se define una sencilla red de archivos formada por los ai c hivos Diocesano,
Catedralicio, Parroquiales, del Seminario y los de cualquier otra nstitución depen-
:

diente de la Diócesis. Se apunta la posibilidad de la concentración .te los fondos ecle-

siásticos en un único centro, si ello fuese motivo y justificación p:l:a una mejor con-
servación y una más amplia y ágil accesibilidad. No está ausente V I deseo (no hecho
realidad por el momento) de la aplicación de las nuevas técnicas le reproducción y
i

difusión en la creación de un archivo central de microfilms, dond: duplicar los do-

cumentos más importantes. El Reglamento no pasó por alto, afortiiiiadamente, temas
importantes como los relativos al personal archivero, movimientc de fondos, instru-
mentos de descripción, conservación y restauración, expurgo, sisl &.:masde clasifica-
ción y ordenación, instalaciones y servicios, accesibilidad, etc. E> importante subra-
yar la trascendencia que tuvo, para la revitalización y dignificacitm de los archivos
eclesiásticos, la creación de la Asociación de Archiveros Eclesiásiicos en 1969 y la
aprobación de sus Estatutos en 1988. Todo ello supuso una madure.( de organización,
de objetivos y de intereses, todo lo que redundará evidentemente vi1 el control de los
archivos de la Iglesia Católica.
En Canarias, el patrimonio documental eclesiástico ha reclama(it) un Convenio en-
tre el Gobierno de Canarias y la Iglesia Católica en esta Comunida ! ( 1992),en el cual
reconocen que el patrimonio de la Iglesia es parte del acervo cultur,::de Canarias, par-
te que corresponde con exclusividad a la Iglesia. Se pretende una c1,tlaboraciónpara la
protección y conservación de estos bienes a través de una Comisii>:iMixta.
No solamente la normativa estatal y las normativas de las COI. :unidades autóno-
mas se van a preocupar del Patrimonio Documental, sino que tambi,;n,con un alcance
más universal, se han suscrito convenios internacionales y, a part de 1992, ha sur-
j:.

gido una tercera y nueva normativa en la Comunidad Económica Eiiropea, hoy Unión
Europea.

- 257 -
 Así surge el “ConCenio para la pintección de los bienes Cii rurales en caso de
conjlicto armado, fii-nzudo en La Haya el 14 de m u y de 1954”, t 11 el que los 63 paí-
ses partícipes (España está ausente) reconocen que los grandes <{añoscausados por
los Últimos conflictos armados han ocasionado un perjuicio irrer rable en los bienes
culturales pertenecientes a cualquier pueblo, y que es necesario a optar todas las dis-
posiciones posibles para proteger estos bienes culturales, cualqi era que sea su ori-
gen y propietario. Según este Convenio, se consideran bienes CL turales, entre otros
a “las obras de arte, manuscritos, libros y otias objetos de intei c histórico, artísti-
co o arqueológico, así como las colecciones importantes de libi $, de archiiios o de
reproducciones de los bienes untes definidos”. Las Altas Partes C mtratantes se com-
prometen a salvaguardar y respetar en tiempos de paz y de guerr los bienes cultura-
les de los países. España se adhirió al Convenio de La Haya en l”X? tras la firma, se-
llado y refrendo del “Instrumento de adhesión de España a / pi‘otocolo para la
protección de los bienes culturales en caso de c o n j k t o armado hecho en La Haya
el 14 de mayo de 1954”.
Además de los peligros que pudieran ocasionar las confronta, iones armadas, los
Estados Partes de las Naciones Unidas reconocen que la importa ión, la exportación
y la transferencia de propiedad ilícitas de los bienes culturales coftstituyen una de las
causas principales del empobrecimiento del patrimonio cultural por lo que se hace
necesario la colaboración internacional para proteger los bienes Aturales respecti-
vos de tales actos ilegales. En consecuencia se firma el “Instruni( nto de ratz$cacicín
de la Convencicín sobre medidas que deben adoptarse paruproh:’)ire impedir la im-
portacicín, la exportacicín y la transferencia de propiedad ilícita de bienes cultura-
les, hecha en París el 17 de noviembre de 1970”. España ingre- t 5 como parte en la
Convención el 10 de enero de 1986. Para los efectos de la presí iite Convención, se
consideran como bienes culturales a proteger los “manuscritos r ~ OJ , , e incunables, li-
bros, documentos y publicaciones antiguas de interés especial iistcírico, artístico,
j

cientíjlco, lihrario, etc.) sueltos o en colecciones” y también “los lrchivos, incluidos

los fonográjicos, fotográficos y cinematográficos”.

En cambio, los documentos y archivos van a quedar soslzivados en la “Con-

vención para la protección del Patrimonio Mundial, Cultural ;Natural”, firma-
do en París el 23 de noviembre de 1972. Y decimos que han ‘,do soslayados por
cuanto en la definición de patrimonio cultural no aparecen ri los fondos docu-
mentales, ni los archivos. Si traemos a colación esta Convenci a,es debido a que
no nos explicamos el porqué los bienes culturales definidos en el Convenio de La
Haya no forman parte del patrimonio cultural definido en la mcncionada Conven-
ción de 1972.
A nivel patrimonio de la Iglesia, baste recordar el “Acuerdo \’ntre el Estado es-
pufiol y la Santa Sede sobre enseñanza y asuntos c.ultuides” ( 3 de enero de 1979),
en cuyo preámbulo se reconoce que el patrimonio documental {rela Iglesia “sigue
siendo parte importantísima del acervo cultural de la Nacicín”, 1 rase que nos trans-

- 258 -
porta por su enorme similitud al “Convenio eiitir el í3ohiei.m) do -i’uiiai.iasy la Igle-
sia Católica en esta Coniunidad’.
Y en concreto, la Comunidad Económica Europea (hoy Unic i Europea) se va a
manifestar proclive al florecimiento de las culturas de los Estadc miembros, dentro
del respeto de su diversidad nacional y regional, y a realzar ;II n smo tiempo el pa-
trimonio cultural común, según leemos en el “TrufadoC o i ~ ~ t i t i i t de
i ~ la Comunidud
Econcímicu Europeu. de 25 de marzo de 1957”.
La Comunidad va a mostrar un interés profundo por las e x p taciones de bienes
culturales, actividad que intenta regular en beneficio de dichos I.!,:nes, en general, y
garantizar el control de las exportaciones en las fronteras exterit ‘res de la Comuni-
dad. Para ello, las exportaciones de bienes culturales fuera del tei : itorio aduanero de
la Comunidad estará supeditada a la presentación de una autorizai~ión de exportación
y al cumplimiento de un trámite fijado. Sujetos a estas disposici .nes quedan los si-
guientes bienes culturales: “. .. j¿mgrajZas,películas y sus tiegatl ‘os iuspectivos (de
más de cincuenta años de antigüedad y que no seati propiedad (,’ sus autores). Los
1

incunahles y manuscritos, iizcluidos los mapas geogruficos y las oai‘titui‘as musica-

les, sueltos o en colecciones (de más de ciizcuenta años de antigilldad y que no sean
propiedad de s u s autores)... Los archivos de todo tipo, cualquier; ’ que sea su stipor-
te, que incluyun elementos de más de cincuenta años de antigiirc~~ ~d...” (Reglamento
(CEE) n.Q3.91 1/92; Reglamento (CEE) n.“ 752/93).
Y para terminar con el ordenamiento jurídico específico al Patrimonio Docu-
mental, cabe poner el punto final con el Código Penal (Ley Orp,inica 10/1995). El
Código define los delitos y las faltas que constituyen los presupriestos de la aplica-
ción de la forma suprema que puede revestir el poder coactivo del i:stado: la pena cri-
minal. En su articulado se tipifican los delitos y sus penas como: :.)sdelitos contra la
intimidad por descubrimiento y revelación de secretos contenido. en papeles, cartas,
archivos y registros públicos o privados (art. 197); los delitos cor.!ra la propiedad in-
telectual (art. 270); la destrucción y daños en registros y archivo. (arts. 323 y 324);
la falsificación, alteración y simulación de documentos públicos 1 privados y la fal-
sificación de certificados (arts. 3.990 a 399); la infidelidad en 1;: custodia de docu-
mentos y la violación de secretos e informaciones por funcionario: públicos (arts. 41 3
a418); el registro sin autorización de papeles y documentos conwrvados en domici-
lios particulares y la interceptación de correspondencia (arts. 534 a 536); la traición
por suministro al enemigo de planos, documentos o noticias que 1 aedan favorecer el
progreso de las armas del enemigo (art. 583); la revelación de seci.rtos e informacio-
nes relativas a la defensa nacional (art. 598 a 603); y las faltas coniztidas contra la in-
tegridad de bienes de valor histórico, artístico, cultural o monum.. ntal (art. 625).
A continuación se expone un cuadro temático de los puntoi. que la legislación
nombrada más arriba trata en defensa de los archivos y de los doc.imentos, que no es
sino una versión ampliada y corregida del presentado en las VI J c ! nadas
~ de Estudios
sobre Lanzarote y Fuerteventura (Pérez Herrero, 1995, pp. 743-74-5).

- 259 -
 locumental y los archi DS
1
.Archivo municipal 1
RD 3355183 1.G. L. 7/85

?.6 70.3
L. 161'1985
Preámbulo:
2.1:
5 2 57.62
180. 181.
207,230.
t
RD 111186 RD 2568186 1,914169 Ley 3/90 L. 14/90
25 al 29.36
Iglesia
Erpotición
l .j

6,'h
ódigo Pena
111:41.5
J17,.ii4.
600.bili

l l
=f
hrchiiot pnradoi 69 I 10.2. 13.

l 17.2 a:
18.?:!02:

irchivo inirrmedio

Ya13 ll a20 6f

5. I
.Archiios canco, Di,. Adic. !.a 3

2.1: 7 Ewpuvción. 413,

documental 52: 54.1 148: 7: IU.2: 17: 63 6I.i
Si.! 21; 16
Conienio Gestión Aneio IBi.1 1.1
,4neio IBlc
Antro lCla
Definición P Doc. 48.1

t Deíinición dw.
Definición Archiio
npiir;niii;n
49.1
5Y.l
1 :. 7 6 .
I
,.

1
uiy

1
UiILUIIICllidl .~>.IiU,.' 111,. 11,. . 1

Difutión del 2.1 Preámbulo

Pairinionio Doc. 2.i 11.. -
-. 7
11._

Estado v rewm
archivos iitul. etiaial

Patrimonio
Dniiimmtal
y
Ekpol'f2Ciófl
Expoliacióndel
1.19 !8" 19.9
33.b
Aneto:
IBla3
Aneio IBIc
Anclo ICla

t
2.1.

Preámbulo:
Y:41 5; 8.1:
Preámhulo.
7a9
?Y a 33: 5 6 7s 'it. 111. cap 2 1 1
Ditp. Adici. 6.a Dip. Adic. 2:
Prsámhulo
Prsamhulo
Prcámbulo

31,
33.2
l l L I
 Equivalencias de las abreviaturas empleadas en e1 cuadro
Consti.: Constitución Española de 27 de septiembre de 1978.
E . Auto.: Ley Orgánica 10/1982, de 1 O de agosto. del Estatuto de utonomía de Ca-
narias.
RD 3.35983: Real Decreto 3.355/1983, de 28 de diciembre, sobi- traspaso de fun-
ciones y servicios del Estado a la Comunidad Autónoma de Can. .¡as en materia de
Cultura.
C. G.: Convenio entre el Ministerio de Cultura y la Comunidad A :ónoma de Cana-
rias sobre gestión de los Archivos y Museos de titularidad estat,, .
L. 7/85: Ley 7/1985, de 2 de abril, reguladorn de las bases del Rég' nen Local (BOE
n." 80, de 3 de abril y correcciones de errores en BOE n." 13! de 1 1 de junio).
L. 16/1985: Ley 16/1985, de 25 de junio, del Patrimonio Histórico -:spañol.
RD 111/86: Real Decreto 1 1 1/1986, de 10 de enero, de desarrollc :Jarcia1 de la Ley
16/1985, de 25 de junio, del Patrimonio Histórico Español.
RD 2.568/86: Real Decreto 2.568/1986, de 28 de noviembre, por e' .+e se aprueba el
Reglamento de Organización, Funcionamiento y Régimen Juríc! co de las Entida-
des Locales (BOE n" 305, de 22 de diciembre).
D. 91469: Decreto 914/1969, de 8 de mayo, de creación del Arcl vo Gcrieral de la
Administración Civil.
Ley 3/1990: Ley 3/1990, de 22 de febrero, de Patrimonio Docume .al y Archivos de
Canarias.
L. 14/90: Ley 14/1990, de 26 de julio, de reforma de la Ley 8/1986 del8 de noviem-
bre, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas de C .inarias.
D. 305/91: Decreto 305/1991, de 29 de noviembre, por el que se 'prueba el Rcgla-
mento Orgánico de la Consejería de Educación, Cultura y Depc:. :es. Reformado y
ampliado por Decreto 165/1994, de 29 de julio, por el que se mc iifica el Título 111
del Reglamento Orgánico de la Consejería de Educación, Cultu!.I y Deportes.
L. 30/92: Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Régimen Jurídico ~ 1 . 2las Administra-
ciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común.
D. 152/94: Decreto 152/1994, de 21 de julio; de transferencias de fi :iciones de la Ad-
ministración Pública de la Comunidad Autónoma de Canarias a )s Cabildos Insu-
~

lares en materia de cultura, deportes y patrimonio histórico-artí ico.,

Iglesia: Convenio entre el Gobierno de Canarias y la Iglesia Catól. .a en esta Comu-

nidad sobre Patrimonio Histórico de la Iglesia Católica en Canai 1s. Santa Cruz de
Tenerife, 18 de marzo de 1992.
Código Penal: Ley Orgánica 10/1995, de 23 de noviembre, del Cc,ciigo Penal (BOE
n." 28 1, de 24 de noviembre).

- 262 -
LOS SIETE ANILLOS
DOCUMENTALES

El archivo es un todo en el que sus elementos se imbrican pili'a apoyarse y justi-

ficarse. Ninguno de sus elementos interesa en sí mismo, pues S I : independencia no
ofrece utilidad ni rentabilidad. Son como las piezas de un artilu-.io mecánico: todas
hacen funcionar el aparato: la rotura de una sola de ellas hace qt.2 se pare. Es decir,
todas las actividades que se desarrollan para alcanzar unos objet'-:os claros en un ar-
chivo tienen una finalidad muy concreta y una temporalidad mu\ exacta. Por lo tan-
to, todo objetivo tiene un instrumento que lo alcance y vicevers;!
Y esta complementariedad de instrumentos y objetivos es lo :~;uehemos bautiza-
do con el nombre de los Siete Anillos Documentales. En el epice.!tro de estos anillos
hemos situado a los documentos. En otras palabras, los documentis se comportan co-
mo un núcleo de fuerza que genera una serie de ondas divergentc.i, correspondiendo
cada una de ellas a un objetivo alcanzable por el desarrollo del .?istrumentodiseña-
do al efecto. Es correcto aceptar esta actividad extrovertida de los locumentos, si par-
1

timos del hecho de que éstos se comportan como materia viva, y que como tal origi-
nan una actividad, movimiento que se reparte entre la doble vertiente del acto
administrativo y la información. Todo ello fomenta, por necesai'io, la conservación
de los documentos, su obligada protección y su ineludible orga1:ización y servicio.
Así, el instrumento denominado Legislación pretende la pro1 ficciónde los docu-
mentos y de los archivos; el Censo del Patrimonio Documental, ::1 conocimiento de
los fondos archivísticos, su estado, localización, titularidad, exteti .;ión, accesibilidad,
etc.; el Archivo busca la perfecta conservación de los documentc la Organización,
1s;;

es decir, la clasificación, ordenación y descripción, persigue el cciitrol de la masa do-

cumental tratada; los Instrumentos de Descripción, la localizació: de la información;
la Difusicín pretende declarar la existencia del archivo y de sus 1 imdos, y los meca-
nismos que se adopten en dicha difusión obtendrán como resultac:,, la divulgación de
los archivos, sus cotnetidos y personalidad de sus fondos; y el S ; wicio ofrece a sus
usuarios la accesibilidad a los documentos.
El diseño de los siete anillos documentales pretende aglutinar n una misma expo-
;

sición todos los objetivos que persigue el Archivo y la instrumentiiiidad con que cuen-

- 263 -
EL ARCliIVO Y EL ARCHIVERO

ta para hacer posible y realidad lo que teoriza, proclama y defiendc su disciplina: la Ar-
chivística. Por eso hemos situado este capítulo al final de nuestro ti.:ibajo,ya que de otro
modo no se entendería; aunque reconocemos que bien podría ser iin oportuno escalón
de inicio para comenzar con los temas que hemos tratado en líneas tnteriores, no ya co-
mo colofón, evidentemente, sino como catapulta a explicaciones i xteriores.
Es decir, los documentos están protegidos por siete círculos dt, ensivos que los res-
guardan de todo tipo de peligros, expolios, desorganización, etc., ii igual que los ma-
tacanes, empalizadas y fosos en los castillos medievales. Estas dc fensas son más que
suficientes para luchar con éxito. Lo malo es que en muchísimos ca\os se pretende com-
batir sin las armas e instrumentos precisos (archivos inadecuados, ,iusencia de cuadros
de clasificación y de descriptores, carencia de una política archivibtica global por par-
te de las administraciones y responsables, etc.), lo que ocasiona uri,L situación desespe-
rada por incontrolable. Los documentos, los archivos y el Patrimc :iiio Documental re-
quieren actuaciones muy concretas desarrolladas por verdadero,, especialistas en la
materia. La aplicación de los Siete Anillos Documentales hasta las inás profundas con-
secuencias hará triunfar cualquier programa archivístico, bien sea ;L nivel comunitario
o a nivel de centro. Gráficamente el concepto adopta el siguiente i y u e m a .

Los siete anillos documentales

- 264 -
RECOMENDACIONES PARA LA CONSERVACIÓN
Y MANIPULACIÓN DE DOCUMENTOS
EN LOS ARCHIVOS DE GESTIÓN

Pretender dar una serie de recomendaciones prácticas a todo\ los manipuladores

de documentos en su primera edad escapa de toda posibilidad, y.’ que el éxito se nos
muestra inalcanzable por imposible. Y si ello fuese posible, mal asunto nos rondaría,
pues se vendría a demostrar que todas las páginas anteriores sohran por ineficaces.
El término de recomendaciones está empleado más bien como r:cordatorio que co-
mo soluciones para resolver un procedimiento. Por tanto, juzgo pertinente avisar al
lector que el presente capítulo no rebasará en ninguno de sus puntos el límite de las
soluciones hábiles para esclarecer problemas y dudas, ni evitará la lectura de las ma-
terias precedentes. Quizá el título del presente apartado sea un tan!o engañoso por de-
jar traslucir algo que es no real, algo que no está detrás de esa fino película o velo que
algo parece ocultar, aunque con la pícara intención de dejar al tiempo entrever lo de-
seado.
Estas recomendaciones van dirigidas, evidentemente, más q iie a los archiveros,
a cuantas personas que por su cargo y cometido desarrollan una xtividad basada en
la concepción y recepción de documentos, documentos que no stiio se han de enten-
der como herramientas de una labor, sino también como testimonios de una activi-
dad social y como exponentes indubitables de un patrimonio a conservar, defender y
transmitir en las mejores condiciones posibles.
Las veinte recomendaciones siguientes abarcan dos grandes aspectos. El prime-
ro de ellos intenta hacer más responsable el manejo de los documentos, con lo que
abrir nuevas concepciones sobre la importancia que tienen, y qiic el funcionario no
es el dueño de los fondos documentales de su unidad administra(iva, sino que es un
simple custodio y transmisor. El segundo pretende recapitular tclegráficamente so-
bre básicas técnicas de conservación documental, procedimiento< que harán posible
una mejor conservación, como el repudio del empleo de elementos de metal y de la
cinta adhesiva, todo ello muy pernicioso para la integridad física del documento.

- 265 -
EL ARC'IIICO Y El. ARCHIVERO
Veinte practicas recomendaciones
1 .- No emplear nunca clips, grapas, gomas elás-
ticas o, como antiguamente, alfileres. Este pro-
ceder rompe, rasga y oxida al papel.
3.- Evitar dejar documentos sueltos. Incluirlos
de inmediato en su expediente o carpetilla. Un
documento fuera de su unidad documental ca-
rece de valor y la resta capacidad testimonial.
5.- No aprisionar ni apelmazar los expedientes
dentro de la caja. Se deberá dejar holgura sufi-
ciente para que se puedan sacar e introducir con
facilidad. Ello evitará su deterioro.
~~
7.- Cada expediente estará protegido por una
carpetilla o guarda exterior con la mención de
responsabilidad, sección, serie, fecha de incoa-
ción, título, n.Qde orden o signatura, resumen,
etcétera, todo ello para su correcta guarda y lo-
calización.
9.- No extraer documentos originales del expe-
diente en trámite. Sustituir la saca por fotoco-
pia. De ser forzoso, se dejará un testigo Ilama-
tivo con nombre del que solicita la extracción,
cargo, motivo, fecha y extracto.
11.- No archivar copias o fotocopias junto con
sus documentos originales.
13.- No archivar documentos de apoyo infor-
mativo con los administrativos. Éstos docu-
mentos, una vez acabado su servicio, pueden
ser destruidos.
15.- No emplear nunca cinta adhesiva para unir
rasgaduras, Se empleará cinta archivón, producto
específico que no mancha el soporte con el pa-
so del tiempo y su utilización es reversible.
17.- Se realizarán los instrumentos de descrip-
ción oportunos, según casos: de control, de se-
guimiento, de investigación, índices, guías, cua-
dro de clasificación, etcétera.
19.- Se respetarán los calendarios de transfe-
rencia; será preceptivo el cumplimiento del bo-
letín de entrega; y se procederá a la responsa-
ble valoración y selección antes de proceder a
una transferencia.
- 266
2.- Los documentos de cat!,i expediente se folia-
rán a lápiz para conservar empre la ordenación
correcta. Por tanto, no e> iecesario graparlos.
4.- Evitar el empleo de caj. ide archivo de plás-
tico, pues pueden provoca: en su interior un mi-
croclima pernicioso de hii,nedad o sequedad y
se dificulta la aireación d.: su interior.
6.- Conservar los documriitos en orden dentro
del expediente. Si contienc subexpedientes, és-
tos se conservarán en carpeiillas. Todo expediente
llevará un número identi I icativo o signatura.
8.- El documento princip;i! siempre irá con su
acompaña y su correunidc I en el caso de tener-
los. Éstos nunca se ordeniirin respetando el sis-
tema cronológico, sino que irán irremisiblemente
detrás del documento priiicipal o de remisión,
según los casos.
10.- Evitar la dispersión dc los expedientes, ino-
tivo de abundantes pérdid,is y mutilaciones. Es
conveniente que el intereado se desplace para
consultar un expediente, ! no acercar el expe-
diente al funcionario o consultor.
12.-Evitar siempre el uso iihusivo de fotocopias.
Puede ser gasto inútil qiic no resuelva el su-
puesto presentado.
14.- No extraer documeii:os originales de los
expedientes terminados coi1 la intención de usar-
los como modelos para constituir nuevos ex-
pedientes. Usar fotocopia
16.- Para facilitar la consulta y comprensión rá-
pida y exacta del expedieiiie, cada uno de ellos
ha de ir acompañado por iina relación de con-
tenido o ficha de seguimii.iito.
18.- Recordar siempre quL.cualquier documen-
to es o puede formar parti. del Patrimonio Do-
cumental Canario. Defemiamos nuestro patri-
monio de destrucciones n o justificadas.
20.- La responsabilidad 1 control de cada fon-
do documental recaerá sobre una persona de-
terminada. Se prohibirá (Iiie cualquier funcio-
nario pueda acceder a \ u libre albedrío al
archivo. El control es ren!.tble.
-
ARCHIVOS CANARIOS
 LOS AKL'IIICOS CANAKIO.5
CLA.SIF1CAí'iÓN ,'i

CLASIFICACI~NDE LOS
ARCHIVOS CANARIOS

Ya conocemos por líneas anteriores qué es un archivo, cuáirs son sus objetivos,
quiénes frecuentan y utilizan sus fondos y servicios y un sinniimero de mecánica y
procedimientos dirigidos todos a lograr una perfecta conservaci(in y tratamientos do-
cumentales. Pero ahora cabe preguntarnos si todos los archivos son iguales. La úni-
ca respuesta posible, por veraz, es que no son todos iguales, y oue existe una marca-
da pluralidad que nos permite clasificarlos en grupos u órdenes Lifines.
Al hablar de las tres edades de los archivos hacíamos ver q u ~ esta
: disparidad per-
mite que los archivos se puedan clasificar desde varios puntos !.levista, según sean
las intenciones y miras del clasificador. Si en aquel entonces .!bogábamos por una
clasificación en la que primaban los diferentes valores adminisi ativos (pleno, redu-
i

cido, vacío e histórico) aplicables a los documentos, ahora abaniionaremos ese crite-
rio en pro del de la entidad productora. Justificamos esta deci n por ser éste el cri-
terio de clasificación que nos ofrece ahora las más amplias posibilidades de recoger
a todos los archivos de una determinada comunidad en un cua(!ro orgánico con in-
dudable precisión.
Si consideramos a la entidad productora como criterio parii confeccionar la ti-
pología de los archivos, obtenemos dos grandes bloques, los archivos públicos y
los archivos privados, compuestos a su vez por agrupacioncs menores, corres-
pondientes cada una de ellas a las diferentes administraciones públicas que forne-
cen el marco provincial. Por último, cada una de estas agrupiiciones está consti-
tuida por una red de centros archivísticos en los que conservar los fondos
documentales producidos y recibidos por sus administracionc:.; respectivas, y cu-
ya suma, aplicándose el concepto a nuestra comunidad autónoiiia, se denomina Pa-
trimonio Documental Canario.
Se entiende por archivo público al conjunto orgánico de dc,c umentos producido
por las instituciones que se rigen bajo las prescripciones del der: cho público, por las
personas jurídicas en cuyo capital participe mayoritariamente el Estado y por las per-
sonas jurídicas o físicas gestoras de servicios públicos (como es el caso de los archi-

- 269 -
EL ARCHlC O Y E L AKC IIIL EKO

vos personales que los presidentes de los gobiernos y otras autoi idades generan du-
rante su mandato y por motivo de sus cargos).
Se entiende por archivo privado el conjunto (no forzosamen'c, orgánico) de do-
cumentos producidos por instituciones o por personas físicas (un iudadano de a pie)
o jurídicas de derecho privado (un abogado, por ejemplo) en el e xcicio de sus fun-
ciones y relaciones desarrolladas básica y principalmente dentro le1 territorio cana-
rio, en nuestro caso.
Un esbozo de cuadro sinóptico de los archivos en Canarias, e nbrión de uno más
desarrollado, estricto y fiel podría ser el que se expone seguidam1:nte. Consta de tres
columnas; la primera nos señala la titularidad de los fondos; la secunda nos define el
concepto; y la tercera nos presenta una selección de archivos, selzcción que intenta
dar sólo una idea de la personalidad de los mismos, ya que, en ,ibsoluto, pretende
ofrecer un listado profundo de los archivos canarios.

- 270 -

de sus funciones por las personas físicas o jurídicas en el transcurso ( ' actividades admi-
nistrativas regidas por el derecho público.
TITULARIDAD Son aquellos que han sido crea-
ESTATAL dos por el Estado para la reco-
gida, conservación y servicio de
los documentos generados y
producidos por sus administra-
ciones, y no han sido transferi-
dos a las comunidades autóno-
mas.
TITULARIDAD Son aquellos que han sido crea-
AUTON~MICA dos por la Comunidad Autó-
noma de Canarias para la reco-
gida, conservación y servicio de
los documentos generados y
producidos por sus administra-
ciones.
TITULARIDAD Son aquellos cuya titularidad de
ESTATAL Y edificio y fondos corresponde al
GESTIÓN Estado y la gestión a la Comu-
AUTON~MICA nidad Autónoma donde residen.
TITULARIDAD Son los que conservan los docu-
MILITAR mentos generados por los organis-
mos militares a través de los cua-
les se consigue el ordenado fun-
cionamiento de toda las partes del
ejército o Administración Militar.
TITULARIDAD Son los que reúnen y conservan
ADMINISTRACI~N los documentos producidos por
LOCAL los ayuntamientos y los cabil-
dos o por las instituciones que
les han precedido en sus fun-
ciones.
TITULARIDAD Archivos donde se reúnen y
ADMINISTRA CIÓN conservan los documentos pro-
INSTITUCIONAL ducidos por organizaciones de
las que las administraciones pú-
blicas se sirven para cumplir
[unciones concretas de servicios
públicos o de intervención ad-
ministrativa.
- Lll -
1 idos en el ejercicio
-Archivo de la Delcgnc 111 del Gobierno e Iiisu-
lares en Canarias.
-Archivo de la Delegació de 1 locienda en Canarias.
-Archivos de la Adrnini. 'ación Central Periféricn
en Canarias.
-Archivo del Tribunal S.ii)erior de Justicia en Ca-
narias.
- Etcétera.
-Archivo de la Presidci:, ¡a del Gobierno de Ca-
narias.
-Archivo del Parlamentt de Canarias.
)
-Archivos de las Consejci (as y Viceconsejerías del
Gobierno de Canarias.
-Archivo General de Cararias (por crear).
-Archivo del Diputado (li,l Común.
- Etcétera.
-Archivo Histórico Pro' incial de Las Palmas
"Jonquín Blanco".
-Archivo Histórico Pro\ , iicial de Santa Cruz de
Santa Cruz de Tenerife
- Etcétera.
-Gobierno Militar.
- Comandancia Militar d Marina.
- Capitanía General.
- Etcétera.
-Archivos Municipales.
-Archivos Generales 1ns:~lares.
-Archivos de los Cabildi 35 Insulares.
- Archivo Casa Museo 1 ) Benito Pérez Galdós.
-Archivo de la Casa de ( ',>Ión.
- Archivo del Museo Lcim y Castillo en Telde.
- Etcétera.
-Archivo de las Univers:Liadesde Canarias.
-Archivos de Institutos di' Bachillerato.
-Archivos de otros centr\ ' \ de enseñanza.
-Archivos Protocolos C a !legio Notarial de Las
Palmas.
-Archivos de Protocolos ik las Notarías.
-Archivos Registros de F>I-opiedady Mercantiles.
- Archivos antiguas Com.!lurPas de Hipotecas.
-Archivo de la Organiza. '6n Sindical (AISS).
-Archivos de los colegio. profesionales.
-Archivos de las Cámarii. Agrarias.
-Archivos de Patronatos
- Etcétera.
Archivo privado es aquél que reúne los documentos producidos y recil-,.dos en el ejercicio
de sus funciones por las personas físicas o jurídicas en el desarrollo de u actividad, no re-
glada por el derecho público.
TITULARIDAD Archivo eclesiástico es el que
ECLESIASTICA reúne los fondos documentales
producidos y recibidos por los
órganos de la Iglesia Católica re-
gular y secular y de otras confc-
siones.
TITULARIDAII 13E Archivos de asociación es
ASOCIACIONES Y aquél que reúne los documen-
FUNDACIONES tos producidos y recibidos por
las personas naturales que, sin
finalidad de lucro subjetivo, se
agrupan con carácter perma-
nente para servir un fin deter-
minado y lícito. Archivo de
fundación es aquél que reúne
los fondos documentales pro-
ducidos y recibidos por perso-
nas jurídicas creadas por vo-
luntad de una o más personas
naturales o jurídicas quc entre-
gan un patrimonio de su pro-
piedad para adscribirlo a la rea-
lización de determinados fines
de interés público.
T~IULARIDAD Archivos que custodian los do-
CORPORACIONES cumentos producidos por una
PROFESIONALES corporación de personas de una
misma profesión que, sin vivir
en comunidad, observan ciertas
normas en defensa y reglamento
de su común actividad.
TITULARIDAD Archivo custodio de la produc-
INSTITUCIONAL ción documental generada y re-
cibida por un organismo que
desempeña una función de inte-
rés público, especialmente be-
néfico, cultural o docente.
TITULARIDAD Archivo familiar es el que reúne
FAMILIAR los fondos documentales de una
familia y de sus miembros rela-
tivos a asuntos privados, princi-
palmente a la dminsitración de
sus bienes y sus acttividades
profesionales. Cuando reúne el
archivo familiar de una o de va-
rias familias de la nobleza, se
llama archivo nobiliario.
TITULARIDAD Archivo de empresa es el que re-
EMPRESAS úne los fondos documentales pro-
ducidos y recibidos por una orga-
nización mercantil o industrial
de carácter privado en el ejercicio
de su coinetido o función.
- L/Z -
-Archivos de los obispacl ,.
-Archivos diocesanos.
-Archivos catedralicios.
- Archivos parroquiales.
-Archivos conventuales.
-Archivos de cofradías y .wmandades.
-Archivos monacales.
- Otros Cultos.
-Políticas.
- Sindicales.
- Hermandades de Aguas
- Culturalcs.
- Científicas.
- Educativah.
- Asisteiiciales.
- Real Sociedad Econóin., ;I de Amigos del País.
- Sociedad Cosmológica . L.La Palma.
-Asociación Amigos Cai rioi de la Opera.
-Asociación de Navieros : c Cabota.je.
-Asociación Unicef Esp~i:..I.
-Casino de Tenerife.
-Asociación Canaria E
- Etcétera.
~-
-Colegio Oficial de Inge. 'eras Industriales.
- Colegio Oficial de Arqi , cctos de Canarias.
- Colegio de Abogados.
- Colegio Oficial de Con ' lores de Comercio.
- Coelgio Oficial de Farn,,icCuticos.
- Colegio Oficial de Vete,, iarios.
- Colegio Oficial de Grac.,iados Sociales.
- Etcétera.
- Gabinete Literario de L Palmas.
- Museo Canario.
-Círculo de Bellas Artes '1, Teiierife.
- Etcétera.
-Conde de la Vega Grano; .
- Marqués de Acialcázar.
-Juan Lcbn y Castillo.
-Femando Léon y Castil,G'.
- Leopoldo Matos Massic j ~ .
-Familia Sal1 Tascón.
- Tomás García Guerra.
- Domingo Rodríguer Qi.; les.
- Familia Román y Hardi -'on.
- Etcétera.
-Ferretería Hijos de Enribie Sánchez.
- Millcr.
- Leacock.
-Ron Arehucas.
- Mutua Guanarteme.
- Etcétera.
 A K C H I V O H I í I O K I C ‘ O Pl O\ INClAL D E LAS PALMAS

EL ARCHIVO H I S T ~ R I C OPROVINCIA,^,
DE LAS PALMAS 6 6 ~BLANCO”
~ ~ ~ ~ Í

Por ser el Archivo Histórico Provincial de Las Palmas “Joaquín Blanco” el ar-
chivo destino o definitivo de todos los archivos públicos de titulai idad estatal por De-
creto 914/1969, al igual que de determinados archivos privados (según voluntad de
sus propietarios), y de los archivos procedentes de la Administracicín Autonómica Ca-
naria (por necesidad de su conservación ante la inexistencia de importantes centros
nombrados en el Sistema Canario de Archivos), y sin pretender ii- allende las fronte-
ras de la provincia de Las Palmas, le habremos de dedicar espec ial y cariñosa aten-
ción, por lo que aquí lo incluimos monográficamente.

LA NECESIDAD DE LOS ARCHIVOS H I S T ~ R I C O SPROVINCIALES:

De todos es conocido que los Archivos Históricos Provinciales surgieron como
resultado de una necesidad que se venía gestando desde tiempos 1 emotos. En un pri-
mer momento, los ayuntamientos comprendieron la necesidad J e recoger la docu-
mentación de carácter provincial bajo el nombre de Archivo de Provincia, preocupa-
ción compartida por la Administración a indicación de las propias provincias, que
reclamaban socorro, dado que por sí mismas eran incapaces e inwficientes para re-
solver el problema de la recogida y conservación de la masa documental que les re-
caía, cual amenaza insoslayable.
En Galicia, esta situación menesterosa está bien estudiada. Dz tal forma, la Jun-
ta del Reino de Galicia se ve obligada a pedir a la Corona la “fonuación en cada ca-
pital de un archivo para la recogida de las notas de los escribai>os,como medio de
atajar los inconvenienres que se sucedian” (Gallego Domínguez. 1982, p. 4).
La documentación se agolpa, bien por la desaparición de ani iguas instituciones
tras el fenecimiento del Antiguo Régimen, bien por la incorporaci(in al Estado de do-
cumentación eclesiástica tras la Desamortización. El Estado va adquiriendo una do-
cumentación que no puede asimilar con resultados convenientes. Se atraganta con la
documentación procedente de los conventos, hospitales y monasierios desamortiza-
dos, con la documentación de los suprimidos corregimientos pro.Jinciales y, porqué

- 273 -
EL ARCHIVO Y EL ARCHIVERO

no decirlo también, con la propia documentación que genera y no sabe dónde guar-
dar. En definitiva, toda esta documentación, buscando un hueco donde recalar, se va
reuniendo y centralizando en Madrid; primero en 1aAcademia de I'L Historia, después
en el Archivo Histórico Nacional creado en 1866. Para el control de toda esta masa
documental se tuvo que crear un cuerpo técnico y específico, el ( uerpo de Archive-
ros, Bibliotecarios y Anticuarios (más tarde Arqueólogos), el cual asumió el cuidado
y la responsabilidad de la mayor parte del tesoro artístico, biblior ráfico y documen-
tal de la Nación.
Mas estas medidas no resolvieron el problema creado, y no hicieron olvidar la
necesidad de instituir en provincias centros operativos en los que recoger, conservar
y organizar el gran caudal documental que preocupaba e, incluso. entorpecía. Mien-
tras tanto, el Archivo Histórico Nacional (Madrid) iba creciendo y las provincias se
iban desinflando en igual proporción. Se producen intentos para justificar y crear lo
que luego se habrían de llamar Archivos Históricos Provinciales. Las opiniones fue-
ron muchas y dispares, pero todas coincidían en que con la creacitin y puesta en mar-
cha de estos nuevos archivos se evitarían los despojos y las destrucciones cometidos,
se podría mejor organizar y controlar el Patrimonio Documental Español y se evita-
ría la salida de la documentación de su lugar de origen, donde alcanza su verdadero
significado y sentido, donde se entiende, estudia y aprovecha. En definitiva, el cam-
po estaba abonado para la creación de esta red de archivos. Por Dccreto de 12 de no-
viembre de 1931 se crean los Archivos Históricos Provinciales para recoger los pro-
tocolos notariales centenarios, para lo que se nombra en cada pro\ incia una Junta de
Patronato con el fin de estimular la creación de dichos archivos. 4 partir de esta fe-
cha, fueron surgiendo los tan esperados centros.
En 1957, el Ministerio de Justicia estima conveniente y autoi iza a los Registra-
dores de la Propiedad para que entreguen a estas instituciones los libros de Contadu-
ría de Hipotecas. Determinaciones concretas como ésta se van a ir \ucediendo, en cu-
ya línea se encuadra una Orden del Ministerio de Hacienda, por la que se ordena la
transferencia de los fondos de más de veinticinco años de antigüedad de este Depar-
tamento a los Archivos Históricos Provinciales (Orden Circular de 12/enero/l962).
De tal suerte, éstos van tomando cuerpo y centralizando entre bus muros la docu-
mentación de administraciones diversas. Una vez más, pasados tinos años, se van a
manifestar en defensa de la documentación de fenecido valor adri iinistrativo que as-
fixiaba a los archivos de la Administración Civil del Estado, Ministerios, Direccio-
nes Generales y demás organismos, agobio que indolentemente provocó la destruc-
ción de parte de la documentación oficial, tanto histórica como de plena vigencia
administrativa. En 1969 (Decreto 914/1969), por tales motivos, se dispone que la do-
cumentación producida por los servicios provinciales de la Admiii istración Central o
Institucional sea concentrada en los Archivos Históricos, adquii iendo éstos, por lo
tanto, una nueva personalidad, la de archivos intermedios de la ildministración Ci-
vil, a imagen y semejanza del Archivo General de la Administracion Civil (Alcalá de
Henares). Esta potestad de recoger y concentrar toda la documeni'ición generada por
la Administración del Estado en un único centro por provincia, iiiedida beneficiosa

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para la investigación y consulta, es reconocida posteriormente cn la Ley del Patri-
monio Histórico Español (Ley 16/1985).
Hay que recordar que la tendencia hacia una copcentración eii los Archivos His-
tóricos Provinciales de la producción documental generada en su imbito geográfico,
es una medida muy conveniente desde varios puntos de vista. El Irtimero,por ser una
eficaz solución para el mejor control, uso y disfrute, bajo un mis.no esfuerzo, de un
patrimonio no diseminado. El segundo, por facilitar la informacióii y la investigación
al agrupar en un único laboratorio de historia el material oportuno.
Medidas de concentración podemos rastrear a lo largo de la historia de los archi-
vos españoles. Ya en 1588 se denota una preocupación por el control de los fondos
documentales y archivos, no evidentemente a través de la realizaiión del censo, pe-
ro sí mediante la práctica de la concentración en un único depósito, el Archivo de Si-
mancas, de los documentos dispersos por la geografía peninsular ( Rodríguez de Die-
go, 1989, p. 97). Intentos de concentración se han visto en otra\ administraciones,
como en la municipal, que, según la Circular de la Dirección Gcneral de Adminis-
tración de 1945, se podrán trasladar estos archivos locales a los Archivos Provincia-
les ‘para procurarles un acondicionamiento más perfecto y facilitar su examen al
mayor número posible de estudiosos” (Circular de lO/febrero/lV45, punto 4.”. En
esta línea se manifiesta claramente el Reglamento de los Archivoi Eclesiásticos Es-
pañoles, por cuanto aconseja la concentración de estos archivos cn un único centro
“afin defacilitar la investigación y asegurar su mejor instalación. conservación, ser-
vicio y dedicación del personal” (art. 1.4), en este caso en el Archivo Diocesano o
archivo concentrado.
La concentración, pues, es oportuna, si seguimos al preámbulo del decreto cita-
do de 1969, para garantizar la conservación de los documentos, para descongestio-
nar las oficinas públicas y agilizar la actuación administrativa y para facilitar la in-
formación e investigación científica.
En las comunidades autónomas, con idéntico espíritu de conscrvación y control,
son sus archivos generales los encargados de acumular orgánicamcnte la masa docu-
mental producida. En Canarias, el Archivo General será el encargado de “recoger,
conservar y servir toda la documentación de las instituciones pi opias de la Comu-
nidad Autónoma de Canarias en el ejercicio de sus funciones”. Y por si fuera poco,
además “recopilará, en el soporte adecuado, la documentación histórica de interés
obrantes en los demás archivos de Canarias” (Ley 3/1990, art. 14).Vemos que el in-
tento de concentrar la documentación en un único depósito IlegLi hasta las últimas
consecuencias,ya que se pretende incluso proceder a la reproducción de archivos en-
teros, pues prácticamente todos tienen documentación histórica de interés para Ca-
narias (Archivos Históricos Provinciales, archivos municipales, pui-roquiales,Dioce-
sano, Catedralicio, Sociedad de Amigos del País, archivos particulares, Gabinete
Literario, Museo Canario, de instituciones, etc.). Como vemos, prepondera la inves-
tigación y la conservación sobre cualquier otra razón, aunque sin que por ello tengan
que perder las entidades la propiedad sobre sus respectivos archivos, que siempre se

- 275 -
EL ARCHIVO Y E L AKí.HIVERO

instalarán de forma independiente en el archivo centralizado o concentrado, según la

terminología de la Iglesia, o intermedio e histórico, según la Administración Civil.
La concentrdción de los documentos quizá no sea una medid:.: política de cara al
concepto de Patrimonio Histórico, que defiende la permanencia (!c los bienes de los
pueblos en el mismo ámbito geográfico en que se generaron, perc no se justifica por
:

ser poco aprovechado por sus herederos (en el caso del Patrimo;iio Documental, al
menos), pues o bien reclama poco su atención, o no se compren& por no ser un ob-
jeto bello y atractivo por contemplación directa (como una escu!lura, un lienzo, un
edificio, un resto arqueológico, etc.), salvo en el caso de captarlo a través del inte-
lecto y la razón, activados por un aprendizaje anterior impartido i.n centros de ense-
ñanza superior y Universidades.
En la actualidad, creemos ver una tendencia al coleccionismo (más que a la cre-
ación de verdaderos archivos) de ciertas instituciones en su afán cic recoger determi-
nados fondos, que no les corresponden desde el punto de vista legal, pero que sí les
interesan por ser campo de su investigación. Ejemplo muy difundido es el afán de las
Facultades de las Universidades españolas en recoger archivos pira el uso personal
de profesores y alumnos dilectos.
Mas esto no lo es todo. Una nueva carga y responsabilidad sc les habrá de adju-
dicar (el Archivo Histórico de Las Palmas no iba a ser menos) al \uscribirse los con-
venios entre el Ministerio de Cultura y las Comunidades Autónomas sobre la gestión
de los archivos de titularidad estatal. Por el convenio entre el E s t d o y la Comunidad
Autónoma de Canarias (Resolución de 14/diciembre/l984), los iiigresos del Archivo
Histórico de Las Palmas se podrán ver acompañados por fondos generados por esta
Comunidad, en calidad de depósitos como propietaria o mandataria de un tercero, po-
sibilidad que se recoge asimismo en la Ley del Patrimonio Hiskirico Español (art.
63.2).
Concretando, la misión de estos archivos es la de recoger, custodiar, organizar
y servir toda la documentación o patrimonio documental de carái.ier provincial, tan-
to público como privado, para investigarlo, disfrutarlo y transmitirlo a nuestros he-
rederos.

EL ARCHIVO H I S T ~ R I C OPROVINCIAL DE LAS PALM 1s

GGJOAQUÍNBLANCO”:
Acabado de estrenar el año de 1947 (Pérez Herrero, 1989, p. 4x9 y ss.), el Excmo.
Sr. Gobernador Civil de Las Palmas de Gran Canaria, en calidad de Presidente del
Patronato Provincial para el fomento de los Archivos, Biblioteca. y Museos, se diri-
gió al Ministerio de Educación Nacional para trasladarle una coiiiunicación del Pre-
sidente del Cabildo Insular, D. Matías Vega Guerra, en el que rcnovaba su deseo y
preocupación por la creación de un Archivo Histórico en esta Pro\ incia, con el fin de
salvaguardar el Patrimonio Documental.

- 276 -
 Tan generosa colaboración tendría más tarde su apetecido frui .). El Ministerio de
Educación Nacional, por Orden de 20 de septiembre de 1948, cre\ i el Archivo Histó-
rico Provincial de Las Palmas de Gran Canaria. A él habrían de 1 :isar “los Protoco-
los noturiales de más de cieii años de antigüedad ..., la docirmeii ccióii histcírim de
las Audiencias y J L ~ Z ~ U de ~ Olas
S , Delegaciones de Hacienda y i otius dependen-
T‘J

cias oficiales de la proi?iic.in”, extremos que, con idénticas palab IS, se indicaron un
año antes en el Decreto de 24 de julio de 1947. Asimismo, podrá ecoger en depósi-
to, para su mejor custodia, conservación y estudio, cuanta docun entación histórica
le entreguen las corporaciones, organismos y particulares que lo -.ieseen.

En un primer momento, asentó sus reales en la calle Murga 4.’, junto al Instituto
de Higiene. Ironía de la vida fue éste su primer asentamiento, dalo su estado preca-
rio de salud; quizá fuese premonición de que a partir de aquel entllnces se velaría no
sólo por mejorar su estado, sino por aumentar sus fondos. Fuese lo que fuese, su de-
sarrollo fue en aumento y su trato cada vez más cuidadoso. De aqiií, instalación a to-
das luces transitoria, pasó a la Casa de Colón, primera institución cultural de la pro-
vincia, donde permanecería, aun cambiando de ubicación, hasta el <iñode 1987, fecha
en que salió de ella para abrigarse en edificio propio. Remodelacioiies posteriores hi-
cieron oportuno volver al peregrinaje en busca de nuevos espacio:,. aunque ya sin sa-
lir de la Casa de Colón. Emprendió viaje en bisectriz para recala, en las dependen-
cias del ángulo opuesto que dan a la Plaza del Pilar Nuevo, en su ( q u i n a próxima a
la trasera de la Catedral. Quizá ya la tranquilidad de haber encon:!-ado ubicación, si
bien aún no definitiva pero sí ciertamente duradera, hizo posible la drdenación de sus
fondos de forma sistemática.

El ingreso de fondos documentales no estuvo exento de ciert :> particularidades

y anécdotas, humorísticas unas, tristes otras. El fondo primordial ,le1Archivo Histó-
rico Provincial viene constituido por los protocolos notariales cenienarios de la Pro-
vincia. A este fondo notarial primigenio se sumó el archivo histói ‘co de la Real Au-
diencia. Había nacido el Archivo Histórico Provincial de Las Pdmas. Dos meses
después, el que podríamos llamar lote fundacional del Archivo, se \ 10aumentado con
la incorporación de los protocolos centenarios de la isla de Lanza1 cite. El 28 de ene-
ro de 1952, el Museo Canario entregó los protocolos de Fuertevenilira que poseía por
entrega del Ayuntamiento de Antigua, que a su vez llegó a disfrui‘tr por depósito de
la Audiencia, cuando el único escribano que existía en aquella islLifue trasladado a
Guía de Gran Canaria.

Se abrió al público el 15 de enero de 1950 bajo la dirccción di D. Benjamín Ar-

tiles Pérez, su primer director. En 1956, D. José de la Cámara y Pella, Inspector de la
Zona Sur de la Dirección General de Archivos y Director del Arcliivo de Indias, vi-
sitó las islas para traer al Archivo de las Palmas dos importantes w i e s documenta-
les: los documentos judiciales relativos a Canarias que se atesorab .n en la Audiencia
de Territorial de Sevilla (Fondo Canario) y el fondo procedente dt conventos y hos-
pitales desamortizados, depositados en aquel entonces en la Dele :ación Provincial
de Hacienda de Santa Cruz de Tenerife. Por constituir Las Palma\ provincia aparte,

- 277 -
C L ARClilLO Y I I ARC‘IiIL F R O

era lógico que tal documentación revirtiera a su localidad de origen. Poco a poco los
fondos fueron creciendo. El Excmo. Cabildo Insular de Gran Canaria entregó el ar-
chivo particular de D. Fernando León y Castillo, el de D. Juan León y Castillo y el
de D. Leopoldo Matos y Massieu, personalidades que ya tienen cabida dentro de la
historia de Canarias.
Posteriormente, la Casa de Colón hizo depósito de la docum ,ntación que poseía
procedente del Excmo. Ayuntamiento de Las Palmas, el archivo di. la familia Sal1 Tas-
cón y la documentación del antiguo Registro de Hipotecas de Tt,ide. En 1979 ingre-
saron por transferencia la documentación más antigua de la Deley ación Provincial de
Hacienda, del Gobierno Civil y la serie de Amillaramientos. Y sucesivamente el
resto de los fondos: Juzgado de Primera Instancia de Guía, Cen.0 de Población del
Instituto Nacional de Estadística, más protocolos notariales, Asaciación “Arte y De-
porte”, etc.
A partir de 1985 se recibieron nuevas colecciones documeniales, aunque desde
esta fecha ya ingresaron en el nuevo edificio de la Plaza de SantLi Ana, recientemen-
te terminado aunque en aquel entonces todavía no amueblado ni vestido en su inte-
rior. Cabe señalar los archivos de la Sección Femenina, Delegaciciii de Comercio, De-
legación Provincial de la Familia, Delegación Provincial de Cultura Servicio Provincial
de Información y Asesoramiento de las Corporaciones Locales. archivos del diario
“Eco de Canarias” y la serie de Planes Provinciales.
En los Últimos años, y ya en uso el nuevo Archivo, a raíz de l i s transferencias de
Cultura al Ente Autonómico, comenzó el ingreso de documentación emanada de es-
ta Administración, o a ella transferida, como el archivo de la A.I.S.S.
Según la Estadística Internacional de Archivos de 1988, el Archivo Histórico Pro-
vincial de Las Palmas contaba con 3.588 mts. lineales de documiLntación, en los que
se incluye el fondo procedente de la Delegación de Hacienda, que se recibió en cali-
dad de depósito cuando las necesidades de infraestructura de la pi-opiaDelegación hi-
cieron necesario sacar (aparentemente sin retorno) su Archivo General para instalar
en su lugar el de la Inspección.
Y lo que en un principio parecía suficiente, una habitación e!i la calle de Murga,
tres en la calle de Colón, 1 y seis en la Plaza del Pilar Nuevo, pronto la realidad vino
a demostrar la necesidad de un edificio propio, amplio y moderni). Bastantes años tu-
vieron que transcurrir, sin embargo, antes de que esta ansiedad luviera el reconoci-
miento oportuno por parte de la Administración. La situación era tal (falta de espa-
cio, archivos condenados a la espera de poder contar con espiicio suficiente para
poderse transferir, lectores hacinados e incluso de pie por falta (le sillas, y un largo
etcétera) que el Ministerio de Cultura consideró oportuno procetizr a la construcción
de un edificio amplio, moderno y con todos los elementos neccwios para su desa-
rrollo y labor social. Pero esto ya es otro capítulo.
Desde el año de 1968, D. Joaquín Blanco Montesdeoca asumió la dirección del
Archivo, dirección que ostentaría ininterrumpidamente hasta diciembre de 1988 en

- 278 -
que causó baja por jubilación. Desde los primeros momentos hizo ,)ública la necesi-
dad de un local adecuado en el que se reunieran las condiciones ó, timas para alber-
gar nuestro legado documental. Vino trabajando con tanto empeñc I en ello que al fi-
nal logró la meta propuesta. En 1987, se inauguró un espléndido ,dificio de nueva
planta en su interior con fachadas del s. XVIII, en la Plaza de San1 Ana, que cuenta
con creces con los elementos y dependencias administrativas y de ,ervicios propios
de un centro de esta importancia.
Pero antes, la Comisión de Gobierno del Excmo. Cabildo Insu ir de Gran Cana-
ria, en reunión celebrada el 15 de junio de 1983, adoptó “por una imidad la inicia-
ción de expediente de cesión gratuita al Estado EspaRol (Minrstei de Cultura) de
10

la Casa Viera y Clavijo, sita en la Plaza de Santa Anu, núm. 4 , de e:,iupoblación, con
destino a la instalacicín en ella del Archivo Histórico Prot~incia19/e conj¿)rmidud u
lo pactado en la estipulación primera, punto 5 , del convenio susci -toentre este Ca-
bildo Insulur y el Ministerio de Cultura, con fecha 22 de noviemhi e de 1980, sobre
cooperacicín cultural y usistencia técnica y artística ... Asimismo re hurá constar,
como cláusulu especial, que si el servicio para el cual se cede el inmiieblefuera trans-
ferido a la Comunidad Autónoma, la titularidad dominico1 revert ,xí a esta Coipo-
ración Insular”. En marzo de 1982 se firmó el convenio entre el Rlinisterio de Cul-
tura y el Cabildo Insular. La donación se aceptó por el Consejc de Ministros en
diciembre de 1984 (Real Decreto 4.426/1984). En las estipulaciob.es se puntualiza
una vez más el destino inviolable para Archivo Histórico Provincii i .
El actual edificio del archivo fue construido a fines del s. XVI i I por los herina-
nos Viera y Clavijo sobre el solar de la casa del deán Zoilo Ramírt./. La obra de los
hermanos Viera comenzó en 1785 y terminó en 1789. Cuando en mi, zo de 1785, Do-
mingo de León y Rojas, prebendado de la Catedral. arrienda el in!iiueble a los her-
manos Viera, su estado era tal que tuvo que ser derruida y, en el sc1;arresultante, se
levantó el que ha llegado hasta nosotros.
Su fachada de gusto neoclásico es de una gran simplicidad mar1 Ida por un equi-
librio de líneas, lo que confiere al edificio un aspecto de gran repoio arquitectónico.
Su simetría no se rompe ni en los más mínimos detalles. Se compone de tres plantas,
cuyos huecos en fachada se corresponden. Su eje vertical viene dad&por la puerta de
ingreso y dos balcones, cuya labra recuerda épocas barrocas. La f,ichada se remata
por una equilibrada balaustrada interrumpida por machones coronac!os por unos bur-
dos floreros de piedra. Cuatro gárgolas de cañón, que se corresponden con cada uno
de los machones, completan la escasa decoración.
Por resolución de 24 de mayo de 1982 de la Mesa de Contratac ión del Ministe-
rio de Cultura, las obras de reforma para adecuar el edificio para Ai chivo Histórico
Provincial salieron a concurso subasta. Los trabajos comenzaron i 14 de julio de
1984 con un plazo de 18 meses para la terminación de la obra. En c iiero de 1984, la
Dirección General de Bellas Artes y Archivos autorizó la redacciói de un proyecto
I

reformado, habida cuenta de que en el proyecto no figuraban cierto puntos de inte-

rés a considerar (instalación de guías de armarios compactos; instalac rón de aire acon-

- 279 -
dicionado; adecuación a una normativa de incendios; pequeñas \ ,:riaciones) y a cau-
sa de ciertas modificaciones forzosas por la existencia de una habi bxión perteneciente
al edificio colindante que incidía al proyecto en las plantas sót:i;io, baja y primera.
El propósito principal del proyecto fue conservar las fachad; , del edificio, dado
su conocido interés histórico-artístico, y reconstruir el interior i su totalidad para
1

adecuar10 a los fines perseguidos por el nuevo uso que se iba a iar al inmueble. Se
estabilizaron las fachadas antes de proceder a la demolición, y e desmontaron los
elementos recuperables, como los cercados, hojas y fraileros de 1;~; ventanas y las co-
lumnas torneadas que sustentaban el patio central. Una vez demolido el interior del
edificio, se excavó su planta, con lo que se obtuvo un sótano baj,?nivel de calle. Las
alturas de los forjados se cambiaron con el consabido respeto a ios vanos de ambas
fachadas, lo que permitió añadir dos plantas más a la distribucióii original, obtenién-
dose un edificio de tres plantas en fachada principal pero con sel. en su interior, con
el consiguiente aumento de mts. cuadrados y, por lo tanto, de mi ,. lineales de estan-
terías. El edificio, tras los aumentos de plantas en interior, alcanica los 2.157,66 mts.
cuadrados de superficie ocupada, es decir, 774,05 mts. cuadradox más que el edificio
demolido. De ellos, 1.431 metros cuadrados están destinados a iepósitos documen-
tales y 726,66 a despachos, áreas públicas, talleres y demás servi:;ios.
El área dedicada a depósitos se concibió como zona amplia, ¡omás diáfana posi-
ble, por lo que se evitaron las divisiones interiores que impidiei ;in el máximo apro-
vechamiento de la superficie dedicada a este uso. Bajo esta conc1:pción se dedicaron
a este menester las seis plantas del edificio, salvo la parte corrc..;pondiente a servi-
cios, administración y áreas públicas.
En todos los depósitos se instaló el sistema de estantería inovil sobre guías em-
potradas en el suelo y accionables mediante volante de reduccióii. Con ello se obtu-
vo el máximo rendimiento del espacio, al tiempo que se conferki mayor seguridad a
la documentación, no sólo contra el fuego, sino también contra I;I suciedad ambien-
te, tan propia de los archivos convencionales o de estantería fijii. El total de metros
lineales de los depósitos asciende a 8.241,50 mts. en su disposicicín regular de cinco
baldas por unidad y cuerpo.
Se ha observado una estricta separación entre la zona de los depósitos y las res-
tantes dependencias, siempre conveniente en este tipo de edificil )s. Cada uno de los
depósitos cuenta con un único ingreso cerrado por puerta doble i::nífuga de chapa li-
sa a dos caras con mirilla, que a manera de cortafuegos impide la propagación del
mismo, bien proceda el conato de incendio del interior como del .:xterior del depósi-
to. Están protegidos contra el fuego por un sistema de gas halón de disparo automá-
tico con posibilidad de accionarse a mano y por extintores manLi:iles ubicados estra-
tégicamente. Se construyeron con placas de hormigón carentes di. todo revestimiento
de madera, falsos techos de escayola y demás elementos decorat ! vos o de ocultación
de estructura en evitación de riesgos que pudieran facilitar la pro;)agación del fuego.
Dado que la función básica del depósito es la de conservar con ia mayor seguridad
posible los documentos, se han concebido bajo este prisma, ahndonando todo as-

- 280 -
pecto decorativo supertluo y todo material que no fuese el hormigc ,ti y similar (techo,
paredes) y metal (estantería, puertas).
El área reservada a despacho de dirección, administración y ; ma de trabajo del
personal ocupa un espacio mínimo adecuado, pues la idea fija siel pre ha sido desti-
nar el mayor espacio posible para depósitos. En concreto, se cuer .I únicamente con
cuatro habitaciones para estos menesteres, que son: despacho de d ccción, despacho
de administración e informática, despacho de catalogación de f o ~ios documentales
y bibliográficos (aquí se organiza, registra y cataloga la biblioteca iuxiliar y, asimis-
mo, se extractan los documentos una vez ordenada e inventaria : la serie a la que
pertenecen) y despacho de planos y de clasificación documental. r'or ser esta última
habitación amplia y amueblada con grandes mesas, se utiliza para ..ealizar la clasifi-
cación y la ordenación de las series documentales que ingresan y .:ara la confección
del correspondiente inventario. Una vez finalizada esta labor, los mdos pasan a de-
pósitos, y los inventarios a administración para su mecanografiado 3 informatización,
'

según se trate. Por contar con un encerado. en determinadas ocasic :,lesse emplea co-
mo aula, cuando el desarrollo de cursillos a celebrar en el edificio sí lo aconsejan, y
cuando el número de asistentes lo permite.
Su sala de lectura mide 63,96 mts. cuadrados y tiene un aforo e 28 investigado-
,

res, distribuidos en seis mesas de amplias dimensiones. Los lectc,b.esdisponen a su

alcance los oportunos instrumentos de descripción documental, uri cuadro de fondos
por donde encauzar sus búsquedas, un pequeño fondo bibliográf : 30 compuesto de
diccionarios y enciclopedias para resolver de inmediato ciertas du. as de léxico y si-
milares, los ficheros de la Biblioteca Auxiliar, lámparas de luz negi . y lectores de mi-
crofilms y microfichas.
El Centro cuenta con una Biblioteca Auxiliar para investigado..:s y funcionarios.
Una minuciosa selección de títulos la ha convertido en un fondo bi 'iiográfico impor-
tante para el estudio de las ciencias auxiliares de la Historia, así com para los estudios
de archivística e historia de Canarias, amén de contar con obras gemrales de consulta.
Su acceso es restringido, reservándose Únicamente para sus funcion, rios, investigado-
1

res y estudiantes de paleografía, ya que es la única biblioteca de la ps+.)vinciaque posee

una bibliografía al respecto y, por tanto, la única que puede prestar (..;teservicio.
Dentro de las áreas sociales, el archivo cuenta con un salón de ictos polivalente,
en la planta baja, junto a la puerta principal de entrada, y abierto al 1 . cibidor, de 63,96
mts. cuadrados, con un aforo de 50 personas, que sirve de salón d. actos culturales,
cursillos, exposiciones, conferencias, etc. Asimismo, se dispone una zona de ta-
lleres, separada de las restantes, destinada a restauración, encuade nación, microfil-
l

mación y fumigación.
Las características del edificio y su contenido hacen necesar.:) no escatimar, y
menos olvidar, el capítulo de seguridad contra incendios. Como r.' imera medida se
ha tendido a la separación absoluta entre los depósitos y las restatices zonas, comu-
nicadas entre sí por vestíbulos de independencia cerrados por pueri Lsde metal a mo-

- 281 -
do de cortafuegos. Las paredes que los delimitan son de bloque I : ,atizo de hormigón
con mortero de verniiculita. La protección contra incendios se h perfeccionado con
el establecimiento de sectores de incendio con sus correspondir! tes señales lumíni-
cas. Detectores de ionización cubren todas las zonas del inmuel- 2 , están conectados
al cuadro de control de incendios sito en el recibidor, de forma L I cada
~ sector está
indicado por tres señales luminosas: una verde para situación 11 rmal. otra amarilla
para situación de atención y alarma y una tercera, roja en este C;I o, para peligro. Es-
te cuadro recoge además la emisión de los pulsadores de alarm; colocados en luga-
res visibles y de pronta accesibilidad. Se han evitado los sistema: tradicionales de ro-
ciadores de agua, más perjudiciales en muchos c a s que ~ ~el pro1 o fuego. El disparo
automático de las botellas de gas viene activado desde el pues! de control, previo
recibimiento de la señal de alerta. N o obstante, existe un mecan; mo de retardo e in-
hibición manual, en evitación de casos fallidos o para pruebas.

Fuera de los depósitos, estas medidas de seguridad vienen a! ;oyadas por equipos
de inangueras de agua con una autonomía de 15 mts. debidame,ste señalizadas. Ex-
tintores de mano se reparten por todo el edificio.

Nadie duda de que el Archivo Histórico Provincial de Las F ’ dmas y sus fondos,
amén de formar parte del Patrimonio Documental Español. lo i de la Comunidad
Autónoma en que radica; salvo en la Ley del Patrimonio Docun: mtal y Archivos de
Canarias, en la que no se le dedica u n mínimo de espacio, a exc: pción de unas refe-
rencias indirectas, como si dañase su sola mención. Los dos Arcl, vos Históricos Pro-
vinciales canarios (uno en Las Palmas de Gran Canaria y otro t Santa Cruz de Te-
nerife) no son nombrados en la mencionada ley. Es más, quetl;. I fuera del Sistema
Canario de Archivos, ya que éste viene integrado “por. los uirhii, s cic titularidad au-
tonómica, insului. y loc.al y por los de titulaiklad pi.iiwda que r( .ibuii uyudu ecoiicí-
mica de los poder.cs p i h l i í m catiar-ios o di.$-uteii de heiieficios j . c~rles”(art. 12). No
obstante, sí reconoce su existencia (por lo tanto no cabe pensar 1 olvido) en cuanto
” l a salida tenipoi+alde su sede de documentos coiisei-isados eir rrhivos de titulari-
rluci estatal, 411~se encwiiti.rn cti el Ai-c,hipiélago Caiiurio, se ~oniiriiicarúal Go-
bierno do Caizarius” (art 35). Por otro lado, dicha Ley deja su c ’ nsulta y accesibili-
dad sometida “a lu legislacicín que les sea aplicable y a los téiwi,. 1 s d<>los Coni!ctiios
que, en su caso, s e suscrihaii” (art. 28). Y cinco años antes a l a .echa de promulga-
c i h de la Ley de Patrimonio Documental y Archivos de Canari: ,;, se hizo público el
convenio suscrito entre nuestra Comunidad Autónoma y la Adn- iiistración del Esta-
do. ¿.Por qué no recoge el convenio de gestión de los archivos d titularidad estatal?
¿,Por qué el artículo en cuestión emplea una expresión potenci ? Por otra parte, el
Patrimonio Documental Canario viene formado por una serie 2 fondos, como los
emanados de los órganos periféricos de la Administración Cen :-alen Canarias, las
~

notarías y registros canarios o los producidos por otros organisn! )s o entidades de ti-
tularidad estatal en el Archipiélago (art. 3 . a, c y d), cuya custoc!.a corresponde a los
Archivos Históricos por ley. Esta laguna se debe resolver por 1 . Ley sobre el Patri-
monio Histórico Español y el Convenio de transferencia de la g stión de los citados
archivos a la Comunidad Autónoma de Canarias.

- 2x2 -
 La prueba de que los Archivos Históricos Provinciales tienen I 3icación en la Co-
munidad Autónoma de Canarias es el convenio suscrito entre ést: y el Ministerio de
Cultura sobre gestión de los archivos de titularidad estatal (Resoluc, )n de 34/12/1984).
Por dicho convenio, la Comunidad Autónoma ejercerii las compt encias de gestión
de los Archivos Históricos Provinciales canarios, aunque el E s t a 1 mantiene la [¡tu-
laridad de los fondos y de los edificios e instalaciones. El Ciobier o de Canarias po-
drá realizar cuantos depósitos considere oportunos en calidad de pr -pielariao de inan-
dataria de un tercero, pero no podrá autorizar la salida de los fonc. 1s. que siempre se
efectuará mediante orden ministerial del departamento compete te (Ministerio de
Educación y Cultura en la actualidad). En definitiva, el Gobierno ! * eCanarias asume
los gastos de personal, mantenimiento y conservación de los edi. icios; se compro-
mete a mantener los vínculos existentes de relación entre los arcl-. vos de titularidad
estatal y los de competencia autonómica; a garantizar la aplicació!: de las correspon-
dientes normas técnicas estatales a los archivos objetos del convc' io; a realizar cur-
sos de formación y de perfeccionamiento del personal adscrito a ;.chivos; a progra-
mar actividades culturales propias, etc.

La Administración del Estado, además de las ya citadas, tieni '1 competencia en

las inversiones que se realicen en los edificios, salvo los de mera cc .servación y man-
tenimiento: se hace responsable de la adecuada organización, f u cionamiento. in-
vestigación y restauración de los centros y sus fondos; le competi. las tareas de ins-
pección y control a fin de conocer su funcionamiento y ga intizar el me-jor
cumplimiento de sus fines específicos, etc.

En resumen a todo lo anteriormente dicho, el cometido del Arctt 'vo Histórico Pro-
vincial de Las Palmas es la de recoger toda la documentación hicti !-ica de la Provin-
cia y recibir, como archivo intermedio, la documentación de la Ad: iinistración Cen-
tral Delegada de escaso valor administrativo pero con valor histói :o en potencia, y
la de los organismos desaparecidos. Por tanto, es potestad. en uno. casos obligada y
en otros posible, del Archivo Histórico Provincial de Las Palmas el .:ustodiar los fon-
d 1es centena-
dos de las siguientes administraciones e instituciones: protocolos r . )tari*
rios, Administración Central Delegada, Gobiernos Civiles, Admifi stración de Justi-
cia, Registros de Contadurías de Hipotecas, Administración L o c :, ~ Administración
Autonómica, archivos particulares y cuantos depósitos documenti. ;es se encuentren
en peligro o en precario estado de conservación.

La recogida de estos fondos requiere un conocimiento exact. del mapa admi-

nistrativo e institucional de la provincia. Pero el factor más neg; ivo viene repre-
sentado por la escasa conciencia sobre la importancia del patrirn nio documental,
que se ve relegado a oscuros sótanos en cuanto desaparece el val Ir administrativo
de los documentos y expedientes o, en el peor de los casos, dest: .iidos (caso de la
Delegación de Hacienda), y a la inexistencia de los archivos cei rales. Como so-
lución para erradicar esta situación se debería realizar, desde las 'nás altas esferas
del Gobierno de Canarias, una campaña para armonizar una solu ión de continui-
dad inmediata entre el valor administrativo de los documentos y e ' lógico valor his-

- 283 -
tórico que éstos adquieren al perder el primero, sin pasar por u : , período de incer-
tidumbre e inseguridad hasta que son encontrados y descubier ros por archiveros,
investigadores y amantes de nuestro patrimonio. Muchos fondo: .;e han salvado tras
un oportuno grito de alarma dado a tiempo. Otros, en cambio, i ). Pero hay que re-
conocer que. gracias a las continuas pesquisas de fondos susce iibles de ser trans-
feridos al Archivo Histórico Provincial de Las Palmas, a los cu 5 0 s sobre archivos
y tratamiento documental impartidos en este centro, y a otras I Lzones,se ha visto
aumentado el respeto a los documentos y el convencimiento dc la necesidad de su
conservación. Estas maniobras de recogida de archivos, totale o parciales, no ha
de ser una actividad protagonizada individualmente por el Arc: .ivo Histórico Pro-
vincial, sino que ha de ser fruto de una actividad política oriei .ada y dirigida por
la Administración, en cuyo punto final se ha de encontrar el ai hivo intermedio o
histórico, como último resultado de una actuación conducente a i protección y con-
servación del Patrimonio Documental Canario. Sería muy con. miente que un ca-
lendario de transferencias programase la periodicidad del fluj. documental y re-
glamentase, a través de una comisión de selección y vall.ración, las series
documentales susceptibles de ser elitninadas o expurgadas por : -uestreo (ejemplar,
selectivo, sistemático o aleatorio).
Dichos fondos, a 31 de diciembre de 1996, ascienden a un tc .al de 5.924 metros
lineales (dos kilómetros más que en i988), y cuyo incremento .liirante los Últimos
años ha sido el que se refleja en el cuadro siguiente:

Además, para mayor facilidad de consulta y mejor conser" .ición de sus docu-
mentos, se están microfilmando sus fondos. Cuenta con 560 roiLx originales (mas-
ters), que equivalen a unos 336.000 fotogramas, en microfilrnacic . i continua para evi-
tar pérdidas de película de no coincidir la unidad de instalación iicrofilmada con la
capacidad de la bobina de microfilm. En cambio, la copia de ti.xbajo o de distribu-
ción sí reproduce la unidad de instalación. La totalidad de rollo: Jbtenidos, es decir,
la suma de los rollos originales (masters) con las copias interm .dias (de seguridad)
y las copias de distribución (de consulta) monta un total de más !e 2.000 rollos. Las
series documentales sobre las que se ha trabajado han sido las si uientes: protocolos
notariales (siglos XVI al XVIII), censos de población ( 1874-19 '4), Real Audiencia
de Canarias y libros de actas de los ayuntamientos de Las Palmt . (1 834- 1995),Aru-
cas (1 825- 1994) y Santa Brígida (1 835- 1996).
Resumiendo, los fondos custodiados en el Archivo Históric ) Provincial de Las
Palmas se pueden concretar al siguiente cuadro de clasificación

- 284 -
 A U í l i l \ 0 HI.51 O K I ( O PRl ’ INC‘IAL D E LAS I’ilLMA.5

Cuadro de clasificación de fondos del

Archivo Histórico Provincial de Las Palmas “Joaquin Blanco”
1.- ARCHIVOS P ~ B L I C O S :
1.1.- Judiciales:
1.1.1 .- Administración de Justicia Territorial:
- Real Audiencia de Canarias (1526- 1985).
- Audiencia de Sevilla (Fondo Canario) ( 1574- 1832).
- Tribunal Regional de Responsabilidades Políticas ( 1939-1968).
1.1.2.- Administración de Justicia Provincial:
- Audiencia Provincial de Las Palmas (187 1 - 1990).
- Tribunal Tutelar de Menores de Las Palmas (1943-1981).
- Junta Electoral Provincial (198 1 - 1995).
l . 1.3.- Administración de Justicia de Partido:
- Juzgados de 1 .+Instancia Instrucción de la Provincia de Las Palma, (1919-1985)
- Juzgados Territoriales de Africa ( 1953-1976).
- Inspección de Justicia Municipal (1945-198 1).
- Provisión de Cargos de Justicia Municipal (1945-1981).
1.1.4.- Administración de Justicia Municipal:
- Juzgado de Paz de San Lorenzo (1836-1982).
- Juzgado Municipal de Las Palmas 1 (1925-1979).
- Juzgado Municipal de Las Palmas 2 (1955-1971).
- Juzgado Municipal de Las Palmas 3 (1967-1974).
1.2.- De la Fe Pública:
I .2.1.- Notariales:
- Protocolos Notariales ( 1 509- 1896).
1.2.2.- Registros:
- Antigua Contaduría de Hipotecas de Telde (1768-1870).
- Antigua Contaduría de Hipotecas de Lanzarote-Fuerteventura y Regi .:ro Propiedad de
Arrecife (1768-1933).
1.3.- Administración Central Periférica:
1.3.2.- De ámbito Provincial:
- Delegación Provincial del Ministerio de Comercio (1949- 1992).
- Delegación Provincial del Ministerio de Sanidad y Consumo (1903-1081).
- Delegación Provincial del Ministerio de Cultura (1977-199s).
- Delegación Provincial del Ministerio de Economía (1928-1995).
- Delegación Provincial del Ministerio de Hacienda (1 820-1979).
- Delegación Provincial del Ministerio de Agricultura (1 942-1989).
- Delegación Provincial del Ministerio de Obras Públicas y Medio Ambi,.rite (1 8 18-1994).
- Deleg. Prov. Servicio Inspec. y Asesoramiento de las Corporacione. Locales de Las
Palmas ( 1901- 1987).
- Gobierno Civil de Las Palmas (1936.1993).
- Delegación Insular de Gobierno en Fuerteventura (1973-1988).
- Medios de Comunicación del Estado: Diario “El Eco de Canarias” ( 1 -)36-1984).
- Jefatura Provincial del Movimiento ( 1959-1977).
- Jefatura de la F.E.T. y de las J.O.N.S. (1936-1972).
- Sección Femenina (1938-1982).

1.4.- Gobierno Autónomo de Canarias:

1.4.1.- Viceconsejería de Cultura y Deportes ( 1980-1992).
1.4.2.- Consejería de Sanidad, Trabajo y Servicios Sociales (1963- 1986).
1.4.3.- Consejería de Economía y Comercio (1982.1989).

- 285 -
I. L AK< HIL O Y bL AKClllC LKO

Cuadro de clasificación de fondos del

Archivo Histórico Provincial de Las Palmas “Joaquín Blanco”
(Continuación)
1.5.- Administración Local:
1.5.1.- Municipal:
-Ayuntamiento de Las Palmas de Gran Canaria (3643-1965).
-Ayuntamiento de San Lorenzo (1923-1935).
1.5.2.- De Cabildo:
- Mancomunidad Interincular de Cabildos de Las Palmas (1927-197)).

1.6.- Administración Institucional:

- Sindicatos (A.I.S.S.) (S. XX).

2.- ARCHIVOS PRIVADOS:

2.1.- Familiares:
- Fernando León y Castillo ( 1893-1926).
- Juan León y Castillo (1852-1916).
- Leopoldo Matos Massieu (S. XIX-XX).
- Sal1 Tascón (S. XVIli-XX).
- Millán Rodríguez, Bravo de Laguna y Falcón Melián (1713-19361.
- Tomás García Guerra (S. XIX-XX).
- Domingo Rodríguez Quegles ( 188 1- 1939).

2.2.- Asociaciones y Fundaciones:

2.2.1 .- Recreativas
- “Sociedad Arte y Deporte” (1920-1923).
2.2.2.- Profesionales.
- Colegio Oficial de Ingenieros Técnicos y Peritos de Las Palmas ( 195 1- 1990).

2.3.- De Empresas:
- Sociedad Comercial C.A.E.P.O., S.L. (1969-1983).
- Ferretería Hijos de Enrique Sánchez (1906-1993).

2.4.- Religiosos:
2.4.1.- Conventos Desamortizados de la Provincia de Las Palmas:
- Isla de Gran Canaria ( 1 5 10-185 1).
- Isla de Lanzarote (1603-1835).
- Isla de Fuerteventura (1603-1852).

3.- COLECCIONES:
3.1.- Documentos Impresos:
- Gaceta de Madrid ( 1866-1936).
- Boletín Oficial del Estado ( 1 936- 1997).
- Boletín Oficial de las Cortes Españolas (1971-1972).
- Boletín Oficial de la Comunidad Autónoma de Canarias (1982-19>:6).
- Boletín Oficial de Canarias (1987-1997).
- Boletín Oficial del Parlamento de Canarias (1984-1997).
- Diario de Sesiones del Parlamento de Canarias (1985- 1997).
- Boletín Oficial de la Provincia de Las Palmas (1879-1926).
-.Boletín Oficial de la Provincia de Las Palmas (1928-1997).

- 286 -
 Cuadro de clasificación de fondos del
Archivo Histórico Provincial de Las Palmas “Joaquír! Blanco”
(Continuación)
-Boletín Oficial del Ministerio de Hacienda ( 1 850- 1982).
-Boletín Oficial del Ministerio de Economía y Hacienda ( 1 Y 8 5 1988).
- Boletín del Movimiento de Falange Española Tradicionalista y de las J 1.N.S.
( 1965- 1972).
- Boletín de la Organización Sindical (1950-1975).
3.2.- Documentos Figurativos:
- Mapas del Ejército relativos a la isla de Gran Canaria. Esc.: 1/50.000.
- Planos parcelarios del término municipal de Las Palmas de Gran Canai i ~ (1971
t ).
- Ortoimágenes espaciales de las Islas Canarias. Esc.: i/i00.000.
- Documentos figurativos propios de cada serie documental.
3.3.- Documentos Audiovisuales:
- Instrumentos de descripción de archivos españoles (microficha).
- Microfilmes de los fondos del Archivo Histórico Provincial de Las Paliiiac.
- Microfilmes de los Libros de Actas del Ayuntamiento de Las Palmas c k Gran Canaria
(1 834- 1994).
- Microfilmes de los Libros de Actas del Ayuntamiento de Arucas (1825 1994).
- Microfilmes de los Libros de Actas del Ayuntamiento de Santa Brígida i 1835- 1996).
- Campañas políticas electorales en Las Palmas (cintas, cassettes y vídeo,, !.
- Fototeca.
- Archivo del futuro (vídeo).
- Alfonso X el Sabio (diapositivas y cassettes).
- El Museo de América (diapositivas).
- Colón y su tiempo (cassette).
- Goya y su tiempo (cassette).
3.4.- Series Facticias:
- Arboles genealógicos.
3.5.- Biblioteca Auxiliar:
- 3.834 títulos sobre archivística, paleografía, diplomática, sigilografía. restauración,
conservación. historia.

-d

- 287 -
 ARCHIVOS MUNICIPALES CANARIOS

LOS ARCHIVOS MUNICIPALES

DE LA PROVINCIA DE LAS PALMAS

LA PROVINCIA Y SU TERRITORIO:
La provincia de Las Palmas es una de las dos que constituyen la Comunidad Au-
tónoma de Canarias. Las Palmas es la provincia occidental de la Comunidad, y está
formada por las islas de Gran Canaria (1 .560,1O km2),Fuerteventura (1.659,7 1 km2)
y Lanzarote (845,90 km*),con una superficie total de 4.065,71 km'.Está dividida en
34 municipios, de los que 21 corresponden a la isla capitalina de Gi-anCanaria (Agae-
te, Agüimes, Artenara, Arucas, Firgas, Gáldar, Ingenio, Las Palmas de Gran Canaria,
Mogán, Moya, San Bartolomé de Tirajana, San Mateo, San Nicolás de Tolentino, San-
ta Brígida, Santa Lucía de Tirajana, Santa María de Guía, Santa Ci-uzde Tejeda, Tel-
de, Teror, Valsequillo, Valleseco), 6 a la Fuerteventura (Antigua, Betancuria, La Oli-
va, Pájara, Puerto del Rosario, Tuineje) y 7 a la de Lanzarote (Arrecife, Haría, San
Bartolomé, Teguise, Tías, Tinajo, Yaiza).

EL PAPEL DE LOS ARCHIVOS MUNICIPALES EN LA HISTORIA:

Presunción es intentar demostrar la utilidad de los archivos municipales como
centros de información de cara, al menos, a la historia local, por ser tema ya harta-
mente tratado. No obstante, no queremos dejar pasar la oportunidad para hacer cons-
tar que la confección del censo y su valoración nos permitirá evaluar, en primer lu-
gar, la documentación conservada y, en segundo lugar, la documentación esperada y
no hallada, lo que nos habla evidentemente de información perdida por una u otra
causas. Desafortunadamente, en la mayoría de los municipios, se ha perdido docu-
mentación por desidia, falta de conciencia hacia el patrimonio documental, acciden-
tes, reciclaje de papel, guerras, inundaciones, riadas, incendios, termitas, etc. El es-
mero en la conservación de lo que queda, por lo tanto, ha de ser más fuerte y de mayor
responsabilidad,en evitación de que desaparezca la documentación que ha escapado
incólume a los hechos luctuosos mencionados.
La identidad del municipio está constituida esencialmente por \u pasado, pasado
que se perpetúa y se hace vivo a través de los documentos que de él hablan. No es di-

- 289 -
k.L AKCHlC O Y EL ~1KCtiIVEI<O

fícil comprender que este tipo de documentación haya sido defeidida desde antiguo
por la formulación legal al respecto que, desde antaño hasta nue\lros días, se ha ve-
nido sucediendo con idéntica finalidad. Probablemente la primei a disposición legal
sobre estos archivos haya que encontrarla en la Pragmática del de junio de 1500,
‘ J

en la que se especifica que se pongan ‘‘Q buen rcmudo” las escrituras y demás docu-
mentos generados por los concejos. Desde ese momento se fue .;ucediendo un sin-
número de disposiciones particulares a estos archivos, que durarc :i hasta el siglo XX,
en que se les somete a la legislación general sobre Patrimonio Dc :cumental (Alcalde,
1992, p. 149). De todo ello podemos comprender no sólo su prc:;iia existencia, sino
también el interés que en todo momento han supuesto y suponen para nuestro tesoro
artístico, su importancia como testimonios eficientes de las actividades administrati-
vas que configuran nuestro país, como constancia irrefutable de los derechos adqui-
ridos por los ciudadanos, y como eco de un pasado no olvidado txecisamentc por la
existencia de documentos que de él nos hablan y a é l nos pcrmitin acercamos.

Los ayuntamientos son las instituciones político-administra1 ivas que conservan

los fondos documentales más antiguos de su municipio, sin o1vid:ir a los archivos pa-
rroquiales. Por otro lado. es frecuente encontrar, a nivel nacional, documentación aje-
na a los mismos por haberse hecho cargo de la documentación producida por institu-
ciones desaparecidas. Este caso no es frecuente en nuestra Proviiicia, aunque sí se da
en el archivo de Puerto del Rosario (Fuerteventura), que conserva documentos del
Consejo, de la Junta Local y de la Jefatura Local del Movimiento. documentación so-
bre Señales Marítimas y de otras titularidad de la Administració,! de Justicia.
Así pues, los archivos municipales son la memoria insustitiiible de los ayunta-
mientos que los han producido y el espejo que sabe captar de forma permanente las
vicisitudes de la vida de los municipios, de sus corporaciones y de sus gentes. Y la
calidad de dichas vicisitudes va en consonancia con la cantidad de los fondos con-
servados. Es por ello por lo que se hace necesaria, u obligada en CJSO de desidia con-
cejil, su conservación. Y si fuese necesario “que hagan arca dontíe estén los privile-
gios y escrituras del Concejo á buen recaudo, que á lo ménos teii yan tres llaves, que
la una tenga la Justicia, y la otra uno de los Regidores, y la otra el Escribano del
Concejo, de manera que no se puedan sacar de allí” (Novísimc:..lib. VII, tit. 11, ley
11). Buen ejemplo a tenerse en cuenta. Si el archivo es el cerebro, y su forma de re-
cuerdo no es otra que los documentos, llegamos a la conclusión inmediata de que se-
gún éstos vayan aumentando, a igual ritmo irá creciendo su memoria. Es decir, a ma-
yor número de metros lineales de documentación, mayor capaci<.!adcognoscitiva, y
viceversa. Cuanto más completos son los archivos, más amplia e i la información so-
bre el devenir del municipio.
Una doble vertiente se puede encontrar en estos archivos, personalidad que no
encontramos en otros tipos, como en los eminentemente históric os con documenta-
ción fenecida administrativamente. El archivo municipal es un ói._=ano de gestión ad-
ministrativa, pero también es un centro de investigación histórica. Pero lo genuino es
que no se produce distinción entre una y otra documentación. Ésta se produce como
un fluir ininterrumpido que se genera como herramienta adminisii-ativa,y que va ad-

- 290 -
 AKCNIVO\ W U N I í iPALt.5 C A N A K I O I

quiriendo valor histórico prácticamente sin darse cuenta, sin la nccesidad de la exis-
tencia de un hito temporal que le adjudique una u otra calificaciori, pues es en estos
archivos donde con mayor rigor se produce y se mantiene uno de ios principios de la
Archivística, que no es otro que el reconocimiento de la unidad dt la documentación
y su no parcelación en documentos administrativos y en documei :os históricos. Co-
mo muy bien dice Heredia Herrera “todos los fiindos producidos ml-la administl-a-
ción son y ser& historia de la institución, pul-ticipando lo adrnii Istrativo de lo his-
tórico y viceversa” (Heredia: Manual ..., 1980,p. 14).En verdad, parc.. lar los documentos
en dos grandes grupos cronológicos (los vivos y los muertos) no lene ninguna Iógi-
1

ca, salvo la intención de delimitar unos derechos y unas obligaciones, siempre mar-
cados por cierta temporalidad o caducidad administrativa.
La riqueza de los fondos municipales es enorme. Tanto es así que sería tarea im-
posible en las presentes líneas pretender abarcar la totalidad de la cxuberancia en in-
formación que nos brindan los fondos de los archivos municipaies. Valgan varios
ejemplos para intentar justificar lo expresado.
Los libros de actas del Ayuntamiento Pleno, de las Comisiona Municipales Per-
manentes y de las Comisiones Informativas Especiales nos ilustran sobre todo lo tra-
tado, discutido y acordado en las sesiones celebradas por la corporación, autentica-
das con la rúbrica del alcalde y el sello del ayuntamiento. Se tratan de instrumentos
públicos solemnes de custodia permanente, del máximo interés por contener en sus
páginas todo lo relativo a la actividad municipal y los documentcv, que éstos produ-
cen. A este interés hay que sumar otro de no menor importancia, como es el hecho de
que las actas mencionadas dan información contenida en muchos documentos y ex-
pedientes que no se conservan. Es general el cuidado que muestran los secretarios por
la custodia de los libros de actas y la despreocupación por la conwrvación del resto
de la documentación municipal (al menos en la provincia que noi ocupa). Tanto es
así, que se suele recomendar su microfilmación como medida oportuna para salva-
guardar la información, al menos, ante cualquier evento no deseado.
El padrón de habitantes es un tipo documental que nos ofrec.>.:riquísima infor-
mación sobre los habitantes del término, su número, nombres de los cabezas de fa-
milia y profesión, fechas de nacimiento, nombres de calles, etc. Se trata de docu-
mentos imprescindibles para estudios demográficos, genealógicos, estudio de
profesiones, índice de natalidad, etc. Ello justifica, como en el caso anterior, que sea
tipología documental no expurgable, sino de custodia permanente.
Los expedientes personales de los trabajadores al servicio del ayuntamiento no se
pueden olvidar, dado que reflejan las incidencias de la vida laboral de cada uno ellos.
Cada uno de estos expedientes aporta abundantes datos sobre la vida y méritos del ti-
tular, con datos del nacimiento, estudios realizados, contrato de trabajo, cambios en la
situación familiar, partes de enfermedades y accidentes y un largo etc. Máxime si al-
canzó renombre social, político, económico, profesional o fama de otra índole.
Los expedientes de obras mayores, tan del gusto de historiadores del arte y urba-
nistas, nos ilustran de las obras nuevas, de sus ampliaciones y demoliciones, cambios

- 291 -
EL ARCHIVO Y EL AKCHiVERO

de titularidad y similares. Su consulta es la forma adecuada para comprender las co-

mentes y modas arquitectónicas que se jalonan a lo largo de la urbe. Gracias a este
tipo documental conocemos la paternidad de los emblemáticos edificios de la ciudad
de Las Palmas, y la obra de los grandes arquitectos de los siglos YIX y XX, que en-
grandecieron arquitectónicamenteesta ciudad capitalina, como Liiureano Arroyo, Ra-
fael Masanet Faus, Fernando Navarro, Miguel Martín-FernándcL de la Torre, entre
otros.
Los expedientes anuales de festejos son testimonios fehacientes del solaz de la
población y de cuantas conmemoraciones se celebraron en la localidad. Por ellos co-
nocemos el júbilo por la mayoría de edad de Isabel 11 (1844), lo\ actos en el cuarto
centenario del Descubrimiento de América (1 892), el campeonato ciclista en la ciu-
dad de La Laguna (1913), carnavales y piñatas, sobre compañías de ópera, cines, cir-
cos y bailes sociales, etc.
Para estudios económicos destacan los expedientes de presupuesto ordinario y
extraordinario, los libros de actas de arqueo, los libros de caja, los diarios de inter-
vención de ingresos y de gastos, los expedientes de modificación de créditos, íos ex-
pedientes sobre impuestos municipales y tasas, etc.
Esta cita de tipologías concretas no es más que una muestra para a través de ellas
poder señalar la riqueza informativa que se atesora en los archivos municipales, au-
ténticas minas para el investigador que, con la paciencia suficiente, sepa enhebrar tal
cúmulo de información. Y pasando de las tipologías documentales a una sinopsis te-
mática, podríamos citar, sin pretensión de agotarlos, los siguiente\: cementerios, ami-
llaramientos, beneficencia, calamidades públicas, elecciones municipales, instruc-
ción pública, quintas y reemplazos, sanidad, inventarios de bienes municipales, etc.
Por todo ello, íos archivos municipales son insustituibles e imprescindibles para
la historia local y sus conexiones con el mundo que les rodea, e inalienables e inem-
bargables por formar parte del Patrimonio Documental Español.

ESTADO DE UNA S I T U A C I ~ NDESEABLE:

La legislación vigente relativa al Patrimonio Documental y Archivos nos indica
por sí misma el marco deseable en el cual se debe inscribir el legado documental y
los archivos de la Comunidad Autónoma de Canarias.
La Ley 3/1990, de Patrimonio Documental y Archivos de Canarias, arts. 1.3 y 1.4,
nos define cómo debe ser un archivo: “Se entiende por archivo el conjunto orgánico
de documentos o la reunión de varios de ellos, completos ofraccionados, producidos,
recibidos o reunidos por las personas fisicas o jurídicas, pÚblicu5 o privadas, confi-
nes de gestión administrativa, información o investigación histórica, cientljCica o cul-
tural.” Para mayor abundamiento, también define el archivo conlo institución: “Asi-
mismo, se entiende por archivo los centros que institucionalmente recogen, conservan
y sirven para los fines mencionados, los conjuntos de documento 5 .”

- 292 -
 AKCHILO‘, MUNlCiPALES CANARIOS

Estas definiciones hablan por sí mismas, ya que resumen en \ u contexto qué es

un archivo, para qué sirve, cuál es su finalidad, qué es lo que debe custodiar en sus
instalaciones y cómo se debe tratar la documentación que atesoran. Por otro lado, la
Ley del Procedimiento Administrativo de 1958 ordenaba que “los e uedientes sc guar-
darán y registrarán en orden riguroso de incoación en asuntos d< hornogr‘nea natu-
raleza” (Ley de 17/julio/1958, art. 74.2), imperativo que no quercmos olvidar. aun-
que dicha ley haya quedado obsoleta por la aprobación de la ley -.obre lo mismo de
1992 (Ley 30/1992). Estos son los puntos claves, de cumplirse, pL’rapoder conside-
rar a una red de archivos operativa y que cumple con todos 3us cometidos y finali-
dades propuestos.
La definición de un archivo municipal no ha de ser diferente a las ofrecidas
por las normas jurídicas generales, pero, no obstante, los especialistas y archive-
ros municipales tienden a dar una definición particular a estos centros. Así cabe
decir que un Archivo Municipal está formado por el conjunto dc documentos que
ha generado y genera el Ayuntamiento en el transcurso de su gostión, conserva-
dos y organizados por los propios administradores (V.V.A.A., 1 ~ 8 6p., 7), que no
es otra que la aplicación en el terreno municipal de la definición que Cortés Alon-
so ofrece para el concepto general de archivo (Cortes Alonso, 1982, p. 19). Aten-
diendo a esta definición, y como producto lógico resultante, se puede definir el
documento municipal como “todo escrito que está intitulado, dtrdo y refi-endado
por el Concejo (Ayuntamiento), por algunos de sus mirrnbros J oficiales (en su
nombre o por razón del cargo), por otra persona ajena al Conc cjo, que haya si-
do elegida para representarlo o por la propia Comunidad” (Pino Rebolledo, 199l.
p. 18), definición que, por ser oportuna, acepta sin reparos Cayetaiio Martín (1994,
p. 21).
Estas palabras nos expresan cómo ha de ser un archivo. Nos reterimos a las ex-
presiones vistas de “conjunto orgánico de documentos” y de L‘conjuntode docu-
mentos ... , conservados y organizados por los propios administradoI.es”. En cambio,
no nos ilustran sobre el procedimiento a seguir para alcanzar esa situación tan loa-
ble, pero, por desgracia, no lograda en innumerables ocasiones. E4 la Archivística
la que se va a encargar de hacer realidad lo pretendido, entendida esta como la dis-
ciplina (para algunos ciencia) que se ocupa de los aspectos teórico3 y prácticos de
los archivos y del tratamiento archivístico de sus fondos. Entre dichos aspectos so-
bresale con cierto orgullo merecido la organización, que no es otra cosa que la su-
ma de dos fases, totalmente diferenciadas aunque estrechamente vinculadas, como
lo son la clasificación y la ordenación. La clasificación es la adaptxión de un fon-
do a la estructura jerárquica de la institución generadora, lo que permite tener una
masa documental perfectamente distribuida, en cuya distribución cada sección, se-
rie, expediente y unidad documental ocupan el lugar que le corresponde genética-
mente. Es decir, la clasificación es el cauce inteligente de la labor archivística, y per-
mite, según todo lo dicho, dar una estructura lógica al fondo con lo que favorecer la
localización racional de los documentos a utilizar, bien por motivo\ de gestión ad-
ministrativa, bien por razones de investigación. Y la herramienta que lo materializa
es el llamado por todos cuadro de clasificación, que se define como ”instrumento de

- 293 -
consulta que refleja la 01-ganizacicíndcl,fondo doc.irniental y u p tu los datos esen-
ciales de su esti-ucturvr (dciiominaciríii de seccionrs y sí1i.ic.v. .fo( CIS extwnia.s, etc."
(Diccionario de Terminología).

En la archivística municipal (es una expresion, no un intento c: defender una ar-

chivística propia de estos centros), el cuadro de clasificación se 'icuentra perfecta-
mente normalizado y definido en un cuadro común. por lo tantc valedero para to-
dos los archiveros de este campo. Esta universalidad en el empleo le un único cuadro
de clasificación tiene su explicación. El aislamiento de los arch' vos municipales y
la búsqueda en solitario, por parte de sus archiveros, de solucic les archivísticas a
idénticos problemas no tiene razón de ser. A idénticas metas. a s nilares fondos do-
cumentales y a objetivos administrativos y de investigación pai ' .cidos, iguales so-
luciones y remedios. A los archiveros competen la búsqueda de i g ' i esquema de cua-
dro de clasificación único, y al político corresponde la aplicació- , en los centros de
que es responsable, de esta herramienta primera de control de la d cuinentacih (He-
redia Herrera, 1994, p. 118). Los primeros parecen haber obteni o el éxito apeteci-
do; los segundos no parecen, por el momento, haberse dacio cuei- a de su existencia,
al menos, en los municipios de la Provincia de Las Palmas, cc)!' o se verá a conti-
nuación. En la Provincia de Santa Cruz de Tenerife la situación t ,tá más controlada
y goza de mejor salud.

Pero no es suficiente recoger, conservar y organizar, sino quc hay que facilitar y
difundir los fondos mediante su descripción, para que el gestor dministrativo y el
investigador puedan recuperar el o los documentos de su interés, . on los que realizar
un acto administrativo o una investigación histórica. Describir , :i archivos supone
acercar el contenido de los fondos a los usuarios, facilitarles la i i >iormación en ellos
inmersa, sin la necesidad de recurrir a 13 lectura sistemática del bndo documental.
Un fondo sin descriptores es una masa inerte, muda e inservible. ,m-a ser usada e in-
vestigada.

El archivo alcanza su más alta razón de existir en el momc ato en que se con-
vierte en útil para sus tres usuarios principales: administració ,.administrados o
ciudadanos e investigadores. Las tareas y responsabilidades cstas hasta el mo-
mento no cobran verdadero significado si no tienen una proyec .ión social para la
cultura y para el desarrollo y testimonio de las actividades del '(oinbre.Un archi-
vo perfectamente conservado, organizado y descrito no redunc ;..i en beneficio del
grupo humano en el que se inscribe, no vale para riada, si no .bre sus puertas y
ofrece al uso los documentos que atesora. El archivo es un centg.) Útil. vivo, abier-
to, necesario, que ha de facilitar la consulta de sus fondos con i que posibilitar el
derecho de los ciudadanos a la consulta del Patrimonio Docuitxntal. de acuerdo
con la normativa vigente.

Este pequeño preámbulo no persigue hacer ciencia de los arc, ivos, sino que pre-
tende crear simplemente un ambiente propicio a la formulación .le la interrogación
siguiente: ¿La red de archivos municipales de las islas de la prov',icia de Las Palmas
cumple con estos requisitos y objetivos? Veámoslo.

- 294 -
ESTADO REAL DE LA C U E S T I ~ N :
La situación dc los archivos de los 2 1 municipios de la isla dt Las Palmas de Gran
Canaria, los siete de Fuerteventura y los seis de Lanzarote, sin I iclusión de ninguno
de ellos, se caracteriza por cierto abandono y por una falta de c( iciencia relativa a la
importancia del Patrimonio Documental, amén de una despreoc, pación casi total por
el recto procedimiento administrativo, que en manera alguna se aede desarrollar sin
la presencia de archivos ágiles en los que custodiar y organiz:! su respectivas pro-
ducciones documentales, día a día, cada vez más voluminosa.
Se puede decir, sin temor a equivocarse uno en exceso, que a gestión documeii-
tal municipal apenas sobrevive más allá del nivel de oficina o, ;>orotro nombre, de
los archivos de gestión. Una vez cumplido el documento y el c Cpediente con su fi-
nalidad puramente administrativa, pasan al archivo central de la biistitución(en el me-
jor de los casos), perdiendo por ello no sólo su vigencia, sino ,xnbién su valor in-
formativo, tanto para el administrado como para la investiga ión, por falta de un
seguimiento y control que los haga localizables y Útiles. Harto fi >cuentees encontrar
situaciones alarmantes por no poderse localizar para su consultí tal o cual expedien-
te, por el simple hecho de haber sido transferido, con todas las c.ii‘acterísticas de irre-
gularidad inimaginables, al archivo central. en la actualidad Il;~madoinjustamente
“archivo histórico municipal”, pues no son niás que rimeros de ! dpeles sin organiza-
ción alguna y sin responsable directo conocido.
Esta situación se alcanza por la falta de personal adecuado, I)or la carencia de in-
fraestructura y medios oportunos, por la inexistencia de toda pwibilidad de su difu-
sión e investigación, por la falta de los preceptivos instrumentos de descripción de
fondos, por la existencia de locales deficientes y por la preocupac ión escasa en la con-
servación oportuna de los fondos documentales. tanto física comj 1 orgánicamente. N o
obstante, hay que reconocer que se ha despertado recientement;: una honorable pre-
ocupación por la adecuación (por no decir rescate) de los archivcb.;de los municipios,
aunque este desvelo no ha alcanzado aún sus frutos esperados. I na preocupación no
es suficiente, pero sí, al menos, es un punto de arranque para iogi- ir “a posteriori” una
política archivística operativa y coherente.
Ante esta situación se nos plantea un reto, no para resolver i,n estado a todas lu-
ces mejorable, pero sí para hacer pública una situación conociti-i por todos, aunque
silenciada por la mayoría, como cómoda solución para no respc inder a la exigencia
inmediata de proceder a una actuación casi de salvamento par;! interrumpir, al me-
nos, el declive por el que discurren los archivos de nuestras cor:xaciones.
Estos quejumbres, que pudieran parecer muy locales, son c.:.ii universales, pues
los archivos municipales (y los de otras titularidades también) haii venido siendo cen-
tros cerrados e inaccesibles para todo tipo de consulta, en la quc. incluimos a la pro-
pia institución productora ante la imposibilidad de localizar un * locumento concreto
en un momento determinado. Se ha dicho, y con evidente acit:rto (Bonilla, 1988,
p. lo), que los archivos están supeditados a un movimiento pendu!x (de estar cerrados
a cal y canto, a estar abiertos de par en par sin ningún control ‘!e consulta y de in-

- 295 -
EL AKC‘Hi\/O Y EL ARCHIIERO

gresos documentales). Ambos extremos han ocasionado una situ‘ición incontrolable,

y han motivado silenciosas pérdidas irrecuperables de nuestro Patri inonio Documental,
con la consiguiente pérdida de información y de testimonio de c x a a nuestra Histo-
ria. Y si a esto añadiésemos otros motivos como inundaciones, ai,iques piráticos, in-
cendios (como el del Ayuntamiento de Las Palmas en 1842) y 01 I os actos luctuosos
(Pérez Herrero, 1992, p. 104 y ss.), podremos comprender el miiierial sacrificado y
destruido, aunque no su cuantificación, al menos hasta que todu el Patrimonio Do-
cumental Canario se encuentre censado y valorados sus resultados.
No obstante, los tiempos que corren han supuesto el inicio de una sentida pre-
ocupación por los archivos, tanto a nivel continente corno de su contenido, pasando
de ser “los grandes olvidados”, a ser centros de atención por parte de los políticos y
administradores responsables, como medida de atracción de seguidores y votantes.
El camino iniciado es lento pero continuo, y ya se empieLan a ver los primeros mo-
vimientos en defensa de los archivos y sus documentos, como la construcción de nue-
vos locales (Las Palmas de Gran Canaria, Telde), o la mejora de lo\ ya existentes. Las
perspectivas son sugestivas, pero es mucho el camino a recorrer y grandes las inver-
siones a realizar.
Pero veamos el estado real de la cuestión, a través del estudio y contraste del cen-
so recientemente realizado.
A).- Personal técnico. La tónica general (excepciones las hay. por supuesto) es la
ausencia en las plantillas de los ayuntamientos de archiveros quca organicen, descri-
ban y sirvan los fondos documentales. Y si los hay, no son especialistas en la mate-
ria, sino simples funcionarios que comparten obligatoriamente tareas propias de sus
destino laborales con la responsabilidad de intentar organizar, e:i ratos sueltos en la
mayoría de los casos, el archivo a ellos encomendados.
B).- Dimensiones de los locales destinados a archivo. En cuanto a la dotación de
infraestructura, la situación no es mucho mejor. Las instalacionet>o el archivo conti-
nente no suelen ser las apropiadas, sino que la norma es aprovechar habitaciones, in-
salubres en muchos casos, del edificio del ayuntamiento, cuando no pasillos o rinco-
nes sin posibilidad de otras utilizaciones. El estado de los locales destinados a archivo
es preocupante. Como no deseamos juzgar personalmente estos extremos, dejo al De-
recho Administrativo Provincial y Municipal de 1876 para que nos indique el cómo
ha de ser el estado adecuado de los locales, aunque con ciertas apreciaciones entre
paréntesis que nos vuelvan a la realidad. Hace más de un siglo se exigía que “han de
elegirse para la custodia de sus papeles las piezas que tengan wejores condiciones
de conservación (en la actualidad, salvo excepciones, son inhóspitas e inservibles);
y como toda precaución es poca tratándose de los documentos dc un archivo (hoy no
parecen preocupar tanto), conviene evitar la5 humedacles en todu \ direcciones (en la
actualidad, sí preocupan pero no se tratan de evitar sea cual sea j u dirección), y por
medio de una limpieza periódica yfrecuente (se desconoce el enipleo de la escoba o
del aspirador en las dependencias vistas y censadas) precaver l o s estragos que en
ellos causan la polilla y otros enemigos, ocasionando a veces p o , culpable descuido
perjuicios y pérdidas irreparables (los bibliófagos parecen ser constantes, llegándo-

- 296 -
se incluso a precintar un archivo repleto de termitas para evitar \,u proliferación). Los
legajos no deben tocar las paredes del edijiicio (esto suele ser .,erdad,pues están en
el suelo sin más), porque se impide la iienrilacicín,y excusad(+!ios parece recomen-
dar que importa mucho M O escaseur- lus precauciones contra incendios (Abe-
"

Ila, 1877, p. 699).

C).- Carencia de medios materiales. Todo archivo para sei. operativo necesita de
una serie de herramientas de trabajo para poder llevar a buen fin las labores enco-
mendadas. No basta con colocar las unidades archivonómicas en sus puntos de ins-
talación, sino que, además, se ha de proceder a su organizacion (clasificación y or-
denación), a su descripción (guía, inventarios, catálogos, índiccs de entrada rápida a
la información) y a su servicio (consulta por la Administracicin e investigación por
parte del historiador). Para todo ello se requiere contar, adema\ de personal compe-
tente, con unas herramientas de trabajo con las que poder real ¡Lar todo lo expuesto.
Estas herramientas de trabajo no son de excesivo coste, por lo que su ausencia se de-
be a una falta de interés más que a una carencia de presupuesto. Máxime cuando, una
vez hecha la inversión (no gasto), no es necesario ni oportuno invertir anualmente
nuevos fondos, salvo, claro está, cuando se pretenda ampliarlo\ o mejorarlos.
De los 21 municipios de la isla de Gran Canaria, sólo seis mentan con máquina
de escribir (Arucas, Gáldar, Las Palmas de Gran Canaria, San Bartolomé de Tiraja-
na, Teror y Valleseco), uno con fotocopiadora (Gáldar), uno C O I I ordenador (Vallese-
co) y uno con lector de microfilm (Gáldar). Es sintomático qu:: estos medios de tra-
bajo sólo se reparten entre seis municipios, de lo que resulta que 15 carecen de toda
herramienta de trabajo. De Lanzarote y Fuerteventura sabemos que sólo Teguise (Lan-
zarote) cuenta con ordenador y escáner, e intuimos que los resiantes, hasta 12 archi-
vos, o no cuentan con ningún tipo de medios materiales o, a lo sumo, disponen de una
máquina de escribir. Los medios de instalación usual es la estaniería metálica fija. Só-
lo en cuatro archivos (San Bartolomé de Tirdjana, Las Palmas de Gran Canaria, Tel-
de y Puerto del Rosario) se ha instalado estantería móvil.
D).- Accesibilidad a la investigación. Si la difusión de los 1.1 mdos y el acceso a la
información es otro de los elementos que ha de definir todo aichivo, se comprueba
fácilmente que este aspecto tampoco es un elemento que caractl*ricea los archivos de
la Administración Local grancanaria; unas veces por falta de peixonal que pueda aten-
der a los lectores, otras por carencia de los más elementales instrumentos de des-
cripción y otras por falta de espacio físico donde acomodar a :os investigadores. Se
puede afirmar que las salas de lectura y de investigación no existen. Lo más corrien-
te es que, llegado el caso, se instale al lector en las mesas de lo\ propios funcionarios
o en mesas adyacentes adquiridas para otros menesteres, pero clue se aprovechan pa-
ra estas circunstancias.
E).- Valoración de los fondos en metros lineales. La valorxión de los metros li-
neales de los fondos de los archivos municipales de la Provii;cia de Las Palmas es
aproximada, dado que, en la mayoría de ellos, los documentos y archivadores se en-
cuentran instalados en líneas simples y dobles en las estanteríx, en el suelo en con-
fuso montón o aprovechando cualquier hueco susceptibles de rccibir documentación.

- 297 -
 LL AKCHII O Y FL AKC HI\ EKO

Metros lineales de documentación de los archivos

municipales de la provincia de Las Palmas en 1995
ISLA DE GRAN CANARIA
I II I
39 mts. 1
I
Santa Cruz de Tejada 11
II
144 mts. 1
I
Vallesecc
1l
1 45 mts. 1 Vaiseyuiiio 11 175 mts. 1 Firgas
66 mts. Artenara 200 mts. Gáldar
78 mts. San Nicolás de Tolentino 200 mts. Mogán
89 mts. Santa Brígida 203 mts. Teror
97 mts. Arucas 442 mts. Agüimes
100mts. Moya 475 mts. Ingenio
1 115 mts. 1 Telde 11 1.310 mts. 1 Las Palrn:is de G. Canaria 1
122 mts. Santa María de Guía 2.343 mts. San
12.5 mts. San Mateo 2.453 mts. Agaete
126 mts. Santa Lucía de Tirajana I

208 mts. Tuineje 130 mts. Haría

270 mts. Pájara 139 mts. Teguise
359 mts. Puerto del Rosario 415 mts. Arrecife
469 mts. Tías

F).- Falta generalizada de instrumentos de descripción. La docunicntación sin el apo-

yo de los instrumentos de descripción, en toda la gama de sus nivele. descriptivos, no es
abordable ni aprovechable para su uso, análisis e investigación, ya (lile no hay entradas
con las que valorar y seleccionar la información contenida en las sorles documentales.
Son, por tanto, fondos no descritos, anónimos y ciegos, y sólo coml irendidos por la pa-
ciente lectura de toda la masa documental. Hay archivos que poseen inventarios e índi-

- 298 -
ces, que pueden ser Útiles en determinados momentos, pero no so^ 1 los adecuados para
cumplir la finalidad esperada y correcta. Suelen ser relaciones de ':;itrega de documen-
tación o listados carentes de toda norma archivística. En muchos I iisos, sólo compren-
sibles y utilizables por el funcionario que los confeccionó, dado J carácter personal.
En resumidas cuentas, la descripción de los fondos municipa' 's está por hacer, no
sólo para que sirvan de información de cara a la Administración que los han genera-
do, sino también de cara a su utilización por parte de los admini: trados que los nece-
siten, como testimonio de su actos y derechos, y por los investigci:íores de nuestro pa-
sado histórico. Algunos archivos, haciendo gala de iniciativa pro1 lia y despreciando la
experiencia de profesionales en archivística municipal, han optad, en discurrir por de-
1

rroteros propios poco recomendables, como informatizar sus docur nentos mediante un
criterio cronológico sin tener en cuenta el respeto a la unidad dociimental (que lo es el
expediente administrativo). No hay que silenciar que en la actualidad los municipios
se preocupan de resolver esta situación, cotas aún no logradas PCJI'el momento.
G).- Antigüedad de los documentos. La antigüedad de los doixmentos es un dato
que interesa a los investigadores, simplemente para eludir la visila de aquellos archi-
vos que no contengan información sobre el período que estudiaii. Por otra parte, la
comprensión de las fechas extremas de los archivos municipales nos hablan de poci-
bles pérdidas de fondos documentales. En la isla de Gran Canari;!, todos los archivos
municipales comienzan en el siglo XIX, menos uno, el de Gáldcir, cuyo documento
más antiguo se data en el año de 1749. En Lanzarote, sólo dos tiviien documentación
anterior al siglo XIX, como Teguise (1627) y Arrecife (1798). 1 :n Fuerteventura, el
municipio con documentación más antigua es Betancuria (1 8 13) y Pájara (1 832).

Fechas de los documentos mas antiguos en los archivos municipales

de la provincia de Las Palmas
IA LANZAROTE FUEIITEVENTURA
1749. Gáldar 1627. Teguise 1813. betancuria
181 1. Firgas 1798. Arrecife 1832. i'ijara
1811. Teror 1802. Tinajo 1835. I'uerto del Rosario
18 16. Moya 1830. Haría 1872. '1 Liineje
1817. Agüimes 1837. San Bartolomé 1875. 1 .a Oliva
1821. Santa María de Guía 1868. Tías 1897. ,\ntigua
1823. Telde 1874. Yaiza
1825. Arucas
1833. Artenara
1833. Las Palmas de G. C.
1835. Mogán
1835. Ingenio
1837. San Mateo
1842. Valleseco
1845. Valsequillo
1850. Agaete
1850. S. Cruz de Tejeda
1870. S. B. de Tirajana
1870. S. N. de Tolentino
1871. Santa Brígida
1894. S. Lucía de Tiraiana

- 299 -
EL ARCHlCO Y i5L AKC‘HIi b R O

H).- Cuadro de clasificación de fondos. Adelantando acontecimientos, vemos que

el empleo de cuadros de clasificación, como medio para organiza] la documentación
(controlarla, localizarla y servirla), no es frecuente ni conocido. S 11 demostración es
sencilla.

En la isla de Gran Canaria, a diciembre de 1995, 14 archivos i i) emplean ningún

cuadro de clasificación (66,7%: Agaete, Agüimes, Firgas, Inger 1 0 , Las Palmas de
Gran Canaria, Mogán, San Bartolomé de Tirajana, San Mateo, S m Nicolás de To-
lentino, Santa Brígida, Santa Lucía de Tirajana, Telde, al menos ( ’ 1 1 el depósito cen-
sado, y Valsequillo), cuatro conocen y siguen el cuadro de clasil #-ación promocio-
nado por el Grupo Municipal de Archiveros Municipales de Madrid (19%: Arucas,
Gáldar, Santa María de Guía, en época anterior, no en la actualidid, y Teror) y tres
emplean un cuadro un tanto “suigeneris” que, en absoluto, se acei (*aa la práctica ar-
chivística (14,3%: Artenara, Tejeda y Valleseco).

Estos Últimos obligan a que nos detengamos brevemente para explicar en qué con-
siste su personalidad, más cerca de la alarma y de la preocupacion, que de la ense-
ñanza y del aprovechamiento. Son archivos que no han adoptado ningún tipo de cla-
sificación, pues han prescindido de ella totalmente, y se han preoLupado en ordenar
cronológicamente sus fondos. De tal guisa, las secciones no han siclo respetadas y las
series se han convertido en simples períodos anuos, cuyo hilo conductor es la data
crónica. Por tanto, ni se respeta el principio de procedencia, ni la unidad documental
del expediente como reflejo del acto administrativo. Al parecer, ia Único que se ha
valorado ha sido la temporalidad del documento simple, sin relac ronarlo ni siquiera
con su antecedente (por el que se justifica), ni con sus subsecuentcs (que originan y
justifican a la vez). Las técnicas modernas de la informática inclum han sido aplica-
das, como en el caso de Valleseco, a esta nueva modalidad de intentar controlar la
masa documental.

Las islas de Fuerteventura y de Lanzarote no escapan de la norma vista en la is-

la capitalina. En Fuerteventura, cinco archivos municipales descococen cualquier ti-
po de clasificación (Antigua, Betancuria, La Oliva, Pájara y Tuiiicje) y sólo uno lo
aplica y defiende (Puerto del Rosario). En Lanzarote encontrar?!os idéntica situa-
ción: cinco carecen de cuadro de clasificación (Arrecife, San Biiitolomé, Tías, Ti-
najo y Yaiza), uno sigue el del Grupo de Municipal de Archivertis de Madrid (Te-
guise) y otro (Haría) cuenta con un cuadro desarrollado por los propios funcionarios
del Ayuntamiento.

Y si los datos parciales vistos por islas los unimos para 0bten.x la globalidad de
la Provincia, los resultados son preocupantes: el 70,58% de los arc iiivos municipales
de la misma carecen (no usan, no conocen) de cuadro de clasific..ición, de lo que se
deduce que el patrimonio documental correspondiente no está cudodiado en autén-
ticos archivos, sino en simples depósitos en los que se hacinan los documentos; el

- 300 -
17,64% sí conoce y emplea el cuadro de clasificación; y el 11,-'O% opta bien por una
organización improcedente, bien por un cuadro excesivamentt, particular. Esta valo-
ración, no obstante, nos aporta una conclusión positiva. Los arci iivos municipales do-
tados con plaza de archivero técnico cuentan con cuadro de cl tsificación, y los ads-
critos a otros tipos de categorías profesionales no aplican este ii strumento de trabajo,
pues su bagaje de conocimientos esta ocupado evidentemente ::orotras disciplinas y
otras preocupaciones que las puramente archivísticas. por lo yi :. suelen pergeñar sin
resultado alguno en todos los casos.

I).- Procedimiento para solucionar la precaria situación descrita. Detectadas y es-

pecificadas las deficiencias que caracterizan a los archivos n!iinicipales de la Pro-
vincia, surge la legítima preocupación para resolver la situacia'in. La única solución
posible inmediata es la de actuar a nivel centro, ya que cada n-,iinicipioes el respon-
sable directo del patrimonio que atesora, al margen de una poiítica archivística ge-
neral que recomiende (por no decir, obligue) el recto tratamieiito de la masa docu-
mental repartida por nuestra geografía. Es el municipio el y i : i ha de conservar su
patrimonio, como primer defensor del mismo. Si bien son los scuetarios de los ayun-
tamientos los máximos responsables del archivo a su cargo, sosi los profesionales de
archivos (archiveros) los únicos que podrán, por saber, tratar 1:'s documentos según
marcan los principios de la Archivística.

Por ello, pensamos que la primera medida a tomar, a niv, 1 centro, como antes
apuntábamos, es el nombramiento de un archivero ( 1 . 3 nece'.[dad). Será este pro-
fesional el que se encargue de realizar las tareas propias de i.i profesión, como lo
son la transferencia y el expurgo, la clasificación y la orden,ción, la descripción
de los documentos a su cargo y el servicio de los mismos, t;!:itopara la adminis-
tración productora, como de cara a los usuarios e investigador:.,sexógenos (1 .& con-
secuencia). Una vez culminadas estas labores, surgirá una 2:' consecuencia lógi-
ca: la necesidad de un archivo continente adecuado para albergar el archivo
contenido, con lo que se crea ya una verdadera institución ciiltural, dotada de to-
dos los elementos imprescindibles en estos centros (sala de investigación, admi-
nistración, catalogación, restauración, reprografía, biblioteca uxiliar ...). Como re-
,t

sultado final, se obtiene lo que se pretende alcanzar, es decii, tener controlado y

organizado el fondo documental generado y recibido por el a: untamiento en cues-
tión (3.2consecuencia).

En resumen, la necesidad de la figura del archivero se hace :nexcusable en los ar-

chivos municipales. Es la primera piedra sobre la que levanta1 ia obra, y es precisa-
mente donde, por razones administrativas y de presupuesto no ( omprensibles, se pre-
tende ahorrar. Grave error.

Gráficamente el procedimiento para el control de los archivos municipales, tra-

tados independientemente, podría ser el siguiente:

- 301 -
E L AKCHILO Y bL ARCHIVERO

LA IMPORTANCIA DEL ARCHIVER( 4

PARA EL CONTROL DE LOS
ARCHIVOS Y DE LOS DOCUMENTOS

PATRIMONIO

v
I 'NECESIDAD DOCUMENTAL
INCONT ROLADO

v ARCHIVERO

I 'CONSECUENCIA

2 CONSECUENCIA >I ARCHIVO K

(CatalogaciónJ, (-1; i vestigaciónJ ,

PATRIMONIO
3 ' COhSECUEYClA útil para la DOCUMENTAL
CONTROLADO

- 302 -
 Cuadro resumen de los archivos municipales de la isla de Gran Canaria (situación de 1995)

I MUNICIP1o
1
1
ARCHIVEROO
ENCARGADO
1
I
TITULACI~NO
NIVEL ADMINI.
1
1

MTS! 1
1
MEDIOS
I

1 1 METROS
LINEALES
1 DESCRIPTOR 1 DOCMÁS
ANTIC,I!O
1
AGAETE NON AlK ADMIKIS. 27 NINGUNO FIJA 2.153 NO 1850
4GCIMES NONO NADIE 62 NINGUNO FIJA 442 Sllde 19451 1817
ARTEN4RA NONO NADIE 16 NINGLNO FIJA 66 Sl(de 19Oii 181:

4RUCAS NO/SI 4UX ADMIKIS 18 MQ ESCRIBIR FIJA 97 SIideIYY l9??) lYi6i IR?(
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LOS ARCHIVOS PARROQUIALES
DE LA DIÓCESIS DE CANARIAS

LA D I ~ C E S I SDE CANARIAS. TERRITORIO Y ARCIPRFSTAZGOS:

La Comunidad de Canarias se divide territorialmente en dos provincias civiles,
correspondiendo a cada una de ellas, con idéntica extensión y Iír; aites, una diócesis,
ambas sufragáneas de Sevilla. La Diócesis de Canarias (Canaric tisis-Rubicensis) y
la Diócesis de Tenerife (Nivariensis) o San Cristóbal de La Lagtina (Sancti Chris-
tophori de Laguna). La segunda se escindió de la primera por bula de erección de uno
de febrero de 18 18 (Pío VIl), por motivos, entre otros, de dar ma! :)r atención espiri-
tual a los fieles de las islas orientales, laboriosa ya por el crecimiento demográfico
experimentado y por las dificultades en las comunicaciones con (. kan Canaria, sede
del obispado insular en aquel entonces.
Se entiende por diócesis al territorio eclesiástico cuya adminixiración se delega a
un obispo, denominación que no hay que confundir con el de “pai wchia”, sinónimo
de diócesis en otros tiempos. Los concilios visigóticos designar! .n indistintamente
con uno u otro nombre el territorio confiado a un obispo. Fue a pa;-!irde 1234, con la
promulgación de los Decretales de Gregorio IX, cuando fue adqig iriendo preponde-
rancia el término de diócesis para significar el área de acción de: obispo, concepto
terminológico que se mantiene en la actualidad.
A su vez, la diócesis se divide territorialmente en parroquia‘ cuya jurisdicción
espiritual ejerce el párroco, actividad que queda reflejada en libi os y documentos,
es decir, en el archivo parroquial. Según el Código de Derecho Canónico (canon,
5 15- 1), de define el concepto como “una determinada c.omunidci<l de.fie1e.y consti-
tuida de modo estable en la Iglesia particular, cuya cura pustor,rl, bajo la autori-
dad del Obispo diocesano se encomienda a un párroco, como .\:I pastor propio”,
comunidad que se caracteriza por poseer un carácter eminenteme:ite territorial (ca-
non 5 18). Varias parroquias próximas entre sí pueden unirse en ;’ rupos peculiares,
denominados arciprestazgos, con el objeto de facilitar la cura pasie u-al mediante una
actividad común (canon 374-2); y varios de éstos, a su vez, en zonas pastorales, al
frente de las cuales figura el vicario episcopal, agrupaciones denc :minadas también
vicarías.

- 305 -
EL ARCtlil O Y t.L ARí'Hil t.RO

La Diócesis de Canarias fue erigida de forma canónica y soliinne por Benedicto

XIII, por bula de siete de julio de 1404, con sede inicial en la isla (le Lanzarote (Dió-
cesis de San Marcial de Rubicón), aunque no tardaría en ser tranxlerida por Sixto IV
a la ciudad de Las Palmas en 1483. Anterior a la Diócesis de Can,,riasexistió la Dió-
cesis de Telde (Teldensis),fundada por Clemente VI en 1351, y c,ue no perduró más
allá de la Última década del siglo. Muchas dudas suscita este pri riitivo obispado de
Telde (Rumeu, 1960),de efímera duración y de origen aún no bie I conocido, aunque
tuvo mucho que ver, sin duda, con la primera época colonizador,!. Lo que sí es ver-
dad, es que la creación de la diócesis de Rubicón supuso la táciid desaparición del
obispado de Telde.
La diócesis de Canarias consta, según la nueva división, de 19 arciprestazgos (9
en 1967), de los que corresponde uno a la isla de Lanzarote (arcipi-estazgo de Lanza-
rote), otro a la de Fuerteventura (arciprestazgo de Fuerteventurai. y el resto a la isla
de Gran Canaria, repartidos nueve en la ciudad de Las Palmas de Gran Canarias (ar-
ciprestazgos de San José, de Guiniguada, de Centro Ciudad, de Giimarteme, de La Is-
leta, de Ciudad Alta 1, de Ciudad Alta 2, de San Vicente de Paul y de San Lorenzo), y
ocho entre los pueblos del interior (arciprestazgos de Arucas, de \antiago de Gáldar,
de Teror, del Centro Isla, de Telde, de Agüimes, del Sur 1 y de Ve, indario).
El número total de parroquias de la diócesis de Canarias es de i 53, de las que diez
se ubican en el arciprestazgo de Fuerteventura, 14 en el de Lanza ote, nueve en el de
San José, cinco en el de Guiniguada, ocho en el de Centro Ciudad. cinco en el de Gua-
narteme, seis en el de La Isleta, cinco en el de Ciudad Alta 1, seis cn el de Ciudad Al-
ta 2, cuatro en el de San Lorenzo, tres en el de San Vicente de Pau l . diez en el de Aru-
cas, 11 en el de Santiago de Gáldar, diez en el de Teror, diez en el del Centro Isla, 14
en el de Telde, 11 en el de Agüimes y seis en el del Sur y seis eii el de Vecindario.

LOS ARCHIVOS PARROQUIALES:

Toda institución pública o privada y toda administración real izan una actividad,
del tipo que le corresponda, que ha de manifestar y proyectar a través de un conducto
físico permanente y transmisible, que evidencie la acción realizach. Este conducto no
es otro que el documento o testimonio material del acto realizado i i i el ejercicio de sus
funciones, bien sea en lenguaje natural, convencional o en cualquier otra expresión
gráfica, sonora o en imagen. La Iglesia Católica, entendida como gobierno o admi-
nistración general del Sumo Pontífice, concilios y prelados, genera, para manifestar-
se y para dejar constancia de sus decisiones y actos, una serie de dccumentos muy par-
ticulares a sus fines; es decir, una documentación sujeta a una tipoiogía muy concreta.
Al mismo tiempo, comprendió la necesidad de conservar los documentos, en aras al
buen gobierno y conducción de las almas y para la recta administración temporal de
sus bienes. Los archivos eclesiásticos, entre los que se incluyen 1,)sparroquiales, son
las instituciones que recogen y agrupan dichos fondos. El conjunto de estos fondos
forma parte del patrimonio histórico y artístico de la Iglesia y, COIIIO dice la Constitu-
ción Apostólica Pastor Bonus, el Patrimonio Documental se ha dc. custodiar en archi-

- 306 -
 PARKOQUIALAS

vos, que deben constituirse en cada lugar, y encomendarse a encai;:ados competentes

para que no se pierda (Constitución Apostólica, punto 101-2).
Por tanto, los archivos de las parroquias son los depósitos en )s que se conserva
8.

y custodia la documentación que dicha institución genera o recit,, en cumplimiento

de su servicio pastoral. Son la memoria fehaciente de la parroquia. memoria que, des-
de el momento de su erección, nos habla de su devenir, actividade.. e incidencias pro-
pias. El poder civil les concede, además de la personalidad vista el carácter de re-
gistros públicos, por contener de forma oficial asientos y apuni,imientos sobre la
existencia, estado civil y condiciones de las personas. Y tanto es :síque en España,
hasta 1870, el único medio de prueba del estado civil lo constituim Únicamente los
libros registros parroquiales. Es más, el párroco, con indubitable autoridad para ex-
pedir documentos con valor fuera y dentro del ámbito de su demai.cación apostólica,
posee potestad para validar y autenticar los documentos y certificados testimoniales
por él signados con el sello parroquial (Sastre, 1991, p. 80).
De tal suerte, el párroco se convierte en archivero; primero ptv obligación, por
ser responsable de un archivo; y después por necesidad, para poder controlar con efec-
tividad el fondo que custodia, usa y acrecienta, por la simple realilación de su labor
pastoral. La pugna se suscita en que no recibe una verdadera preparación en Archi-
vística, ya que esta disciplina no se encuentra incluida en los plaiies de estudios en
los seminarios españoles (Sastre, 1991, p. 80). Tampoco existía ni existe un manual
de archivística eclesiástica, por lo que los conocimientos sobre est<imateria, escasos
evidentemente, los recibía el futuro párroco por medio de los maltuales de Procedi-
mientos y Formularios, de Teología pastoral y Práctica parroquial (enseñan los de-
beres del párroco, siendo el archivo un elemento insustituible par:¡ el gobierno pas-
toral) y de Arqueología eclesiástica (ilustra sobre Bellas Artes, J' el archivo es un
tesoro documental que el párroco ha de cuidar, manejar e investipr). Al menos, re-
cibía un cierto acercamiento al mundo de los archivos y los docunientos.

Ese estado de cosas hace que el párroco, a nivel general, comprenda la importan-
cia de los archivos, asuma su responsabilidad en su diligente conserLjación,reconozca
la información histórica en ellos guardada, pero no más. No quedaii preparados para
realizar una labor archivística bien entendida, salvo por una preparxión posterior de
iniciativa personal. Excepciones hay dignas de galardón, no obstante. Y si a esto su-
mamos la simultaneidad de las tareas propias del párroco, el orden dc prioridades rele-
ga a los Últimos puestos la dedicación al archivo. La generalidad de 105 párrocos se con-
tentan con lograr un cierto orden en la documentación de trámite, como los últimos años
de los libros sacramentales, por cuanto necesitan expedir certificado\ de los mismos y
asentar la administración de los sacramentos. Lo que no es muy comprensible es la au-
sencia de una archivística eclesiástica frente a otra civil, ésta muy de>molladay cono-
cida, como si forzosamente los principios y objetivos de una y otra I'ueran diferentes.
Otra cosa sena hablar de una diplomática civil y otra eclesiástica, dada las diferencias
tipológicas generadas por ambas administraciones. No faltan verdaderos intentos de re-
solver la ausencia de la archivística eclesiástica, entendida ésta como una zona espe-
cializada dentro de una disciplina general, la Archivística (Sastre, 19S9).

- 307 -
 Forma parte del Patrimonio Documental, en su doble vertier-:e de ser documen-
tos generados por un organismo gestor de servicios públicos, y ; lor poseer testimo-
nios con una antiguedad superior a los cuarenta años (Ley 16/19: 1, art. 49). En con-
creto, el Patrimonio Documental Canario también está formado pc "los documentos,
recogidos o no en archivos, con una antigüedad superior a los cui 1-entay cinco años,
producidos o recibidos en el ejercicio de su función por las cnti, rdes ecle tiásticas.
a salvo de lo previsto en los Convenios entre la Santa Sede y el E ,tudo Español y los
órganos de las diferentes confesiones religiosas radicadas en 1 [ s Islas Canal-ius"
(Ley 3/1990, arts. 4 y 4a). El Convenio suscrito entre el Gobierllo de Canarias y la
Iglesia Católica en esta Comunidad sobre Patrimonio Histórico ,!e la Iglesia en Ca-
narias vuelve a hacerse eco de esta integración, ya que ambas p trtes no sólo consi-
deran que el Patrimonio Documental de la Iglesia Católica de C.inarias es parte im-
portantísima del acervo cultura de Canarias, aunque de evidente tit 1 claridad eclesiástica
que no se cuestiona (se ratifica), sino que también reconocen que iorma parte del Pa-
trimonio Histórico de Canarias (Convenio entre el Gobierno de Canarias ..., 1992).
En definitiva, la documentación de que venimos hablando da1 B origen al archivo
parroquial. Y éste reflejará la vida social, económica, demográfic < L . espiritual, víncu-
los familiares, etc., a través de sus documentos y libros, especialinente de los sacra-
mentales o registros parroquiales, libros de fábrica, jocalías y cab .eos, libro de Statu
Animarum, y un largo etcétera.
Desde antiguo la Iglesia se preocupó en defender y conservar sus documentos y,
por extensión, sus archivos. Pero, en realidad, hasta el Concilio de 'irento (1 545- 1563),
con la organización de la curia diocesana, los archivos eclesiásti, os, en concreto los
diocesanos, no van a alcanzar el interés histórico y el volumen doci21nentalque de ellos
cabría esperar. La Iglesia, comprendiendo con mayor amplitud 1.1 importancia de la
conservación de sus fondos, comienza a instalarlos y a ordenarlo. convenientemente
en función del servicio que de ellos pueda recibir. Los archivos d. los cabildos recla-
man dependencias propias en las catedrales, y se hace necesaria 1~ figura del archive-
ro para el control de la masa documental que va aumentando día a dia. La función prac-
tica de estos depósitos se hace patente, pues se convierten en Úti4.s para la entidad a
la que pertenecen, como testimonios verídicos de los derechos adquirjdos, aunque la
consideración de fuentes para la Historia no la van a adquirir ha\ta finales del siglo
XIX, función primordial que se defiende y procura en la actualidd. Poco a poco van
apareciendo reglamentos, normas, recomendaciones, códigos, et ., para el buen go-
bierno de los archivos eclesiásticos (Rubio, 198 l , pp. 21 3-215).

Es verdad probada que desde antiguo, al menos desde el siglo XIII, los libros de
la Iglesia se han considerado de su exclusiva propiedad, y se ha alificado su apro-
piación de hurto, sólo perdonable tras su reintegración inmediai I: "& que ningund
xpistiano ni moro ni iudio ni otro alguno no sea osado de conpru ni tomar en peños
calices ni libros ni vestimentas ni otros ornamentos que sean dc /u yglesia. & si al-
guno gelo tomare que lo entregue luego a la yglesia sin ninguiu' preqio & el que lo
troxiere a enpeñur que lo tome & lo tenga en su poder porque 1 1 ) lo pierda la ygle-
)

sia cuyo es: & quien esto nofiziere aya la pena de los que encuhr 11 los jurtos" , (Par-

- 308 -
tida 1, tit. 14, ley 2). Es más, su consideración de valía se ha est ‘nadoequiparable a
las piezas y ornamentos sagrados, de cuya seguridad y conserva ión se encomienda
al sacristán o tesorero. “Thesosrero tanto quiere dezir como gi’.ir-dudor de thesoro
que a su offisio coriuiene de guardar las mms 61 los culi$~rs: (1. Ius ivstimentus: 61
los libros: & todos l o s otros ornumentos de suntu eglesiu” (Pai ida 1, tit. 6, ley 6).
En el área que al presente nos interesa y ocupa (los archivo parroquiales de la
Provincia de Las Palmas), las normas básicas aplicables se pue :en reducir al Con-
cilio de Trento, al Código de Derecho Canónico, a las disposil :ones de la Confe-
rencia Episcopal Española, al Reglamento de los Archivos Ec . :siásticos Españo-
les, a la legislación civil general sobre Patrimonio DocumentLit y al Convenio de
colaboración, ya mencionado, suscrito entre el Gobierno de C inarias y la Iglesia
Católica en Canarias. Esta cita de normas legales, disposicione,-y convenios, indi-
vidualmente tratados, enmascaran los problemas jurídicos, teór -’os y prácticos que
~

ocasiona la coincidencia de dos administraciones con legislaci: mes propias (esta-

tal y canónica) que tienen por objetivo idénticos bienes, el P Crimonio~~ Histórico
Español (Desantes, 1987, pp. 217-228; Iguacén, 1984). Dado iue no tratamos en
conjunto toda esta inconmensurable riqueza cultural, sino unoc. centros archivísti-
cos muy concretos, eludimos su tratamiento. Bien sabemos que a t o no lo es todo,
pero no pretendemos entrar en disquisiciones, sino simplemente <)frecerunos apun-
tes para la comprensión del cómo y del porqué de este tipo de archivos. No obs-
tante, nos contentaremos con citar dos disposiciones que por su importancia mere-
cen recordarse, aunque sea nominalmente: la circular de Mon . Ragonesi dando
normas para la conservación, custodia, uso y descripción docui :ental de los archi-
vos eclesiásticos (21 -07- 19 14); y la del nuncio Tedeschini, sobrl’ reorganización de
los archivos de la Iglesia (01-10-1929).
Es un hecho el que los archivos parroquiales se institucionali.,.aronpor el Conci-
lio de Trento (Represa, 1978, p. 94). Se legisla sobre la vida pa! roquial con minu-
ciosidad; pero lo que más reclama nuestra atención es cuando se iiice que el párroco
ha de anotar en un libro todo cuanto se estime pertinente para constancia de su mi-
nisterio, libro que ha de conservar con toda diligencia. Con ello . x e n los llamados
libros sacramentales, que son auténticos registros con el significad:? moderno del con-
cepto, y comunes a todas las parroquias. Son los libros de bautiiinos, matrimonios,
defunciones y confirmaciones. Asimismo surgen otros libros no 1 . !enos importantes,
como los de fábrica, cofradías, hermandades, visitas, etc.
El Código de Derecho Canónico, promulgado por vez prime; a en 1917 y reno-
vado en 1983 por S.S. Juan Pablo 11, se convierte en ayuda parii la organización y
otros extremos del archivo parroquial, a falta de normativas espt Aficas sobre el te-
ma. Es lástima que la renovación de 1983 no haya dedicado mayc!r esmero en lo que
se refiere a la conservación y organización de los fondos documei tales de la Iglesia.
8

Prácticamente no amplía y ni mejora el Código de 19 17. Hace n

archivos diocesanos y catedralicios, que en los parroquiales.
Y refiriéndonos en exclusiva al archivo parroquial, el Códigi es algo ambiguo
por cuanto lo define como “estantería o archivo donde se guurdL;:i los libros parro-

- 309 -
quiales, juntamente con las cartas del Obispo y otros documeriios que deben con-
servarse por motivos de necesidad o de utilidad’’ (canon 535,4). I:omo complemen-
to a esta parca descripción física de archivo continente, no vamcls a encontrar otras
descripciones que la amplíen o mejoren, salvo escasas recomenda iones, como la que
aconseja que el archivo ha de ser “con\’enicnte y apto’’ (canon 1 :i84,9). Igual acon-
tece con las prescripciones para la conservación de los document .s. Se responsabili-
za al párroco para que los guarde “diligentemenre” (canon 535,l en especial los li-
,

bros parroquiales más antiguos (canon 535,5). Es de notar que se c, msidera importante
la custodia diligente de los fondos del archivo, por cuanto se ei:comienda la com-
probación de la buena guarda de los mismos al Obispo diocesam.) (cánones 491,l y
535,4) y, por si fuera poco, también al arcipreste, quien vigilará que se cumplimen-
ten y guarden adecuadamente (canon 555,1,3.“. Tan manifiesto cuidado por estos
fondos, se haya o no logrado (el censo de los archivos lo dirá), no C’S sino un claro ex-
ponente de la importancia que presentan estos registros eclesiás! icos, que, además,
no se pueden falsificar, ni alterar, ni destruir ni ocultar (canon 13 )1). Y poco más nos
ilustra el referido Código al respecto, aunque, como decíamos m L arriba, parece pre-
ocuparse más por los archivos diocesanos (cánones 486,487,48K 491 y 1.283) y por
los archivos secretos (cánones 489,490, 1.133 y 1.139).
En el campo de la descripción documental, vemos que ésta es, obligada, y que se
responsabiliza al Obispo diocesano para “que se hagan inventar.i:)s o índices en do-
ble ejemplar, uno de los cuales se guardará en el propio archivr,. y el otro en el ar-
chivo diocesano” (canon 49 1,l).
Los tipos de documentos que ha de conservar el archivo pai oquial, los encon-
tramos en menciones muy repartidas por todo el Código. En geiicral, se defiende la
custodia de cuantos documentos se refieran a la parroquia (cano11486,1), y en con-
creto los libros parroquiales, es decir, los de “bautizados, de m,:trimonios y de di-
funtos, y aquellos otroos prescritos por la Coi$erencia Episcopal( ! por el Obispo dio-
cesano” (canon 535,l). Es obligación del párroco, no sólo conservarlos, sino
cumplimentarlos diligentemente. Ha de anotar sin demora en el libro de bautismos el
nombre y otros datos personales del neófito (canon 877,l); en cl registro matrimo-
nial, los nombres de los cónyuges, del asistente, de los testigos 1 la fecha y lugar de
celebración (canon 1.12 1,l); en el libro de difuntos, el entierrc: culminado (canon
1.182); y en el libro de confirmaciones, “que ha de guardarse ( ‘ i i el archivo parro-
quial”, todos los datos pertinentes de l a administración de éste a r a m e n t o (canon
895). Quedan fuera del ámbito parroquial, el registro de los mati !monios celebrados
en secreto, cuya custodia corresponde al archivo secreto de la C’Eiria (canon 1.133).
Los libros de bautismos contienen una información mixta, ya qiiz en ellos se habrá
de anotar el dato de la confirmación y el referido al estado canóiiico del feligrés por
razón de su matrimonio (canon 1.122,l).

Al margen de estos libros, cabe citar otros, como los libros (le estipendios o de
misas (canon 955,3-4); los libros de contabilidad (rentas, pagos y cobros, inversio-
nes, préstamos, entrada y salida de caudales, presupuestos, etc.) i ropios de la parro-
quia y necesarios para la defensa y administración de sus bienes (canon 1.284); los

- 310 -
 inventarios exactos y detallados de los bienes eclesiásticos recibi 10spor el adminis-
trador o párroco al tiempo de iniciar su función (canon 1.288); la,. actas de la bendi-
ción de la iglesia y de los cementerios, de las que se guardarán “u1 ejeniplar 4 1 1 la cu-
ria diocesano, y otro en (4 archivo de la iglesia”, iglesia parroqi al en nuestro caso
(canon 1.208); los inventarios o índices del archivo (canon 49 1 , l etc. En definitiva,
el archivo parroquial está constituido por todos “los libros par., )yuiuIcs, la docu-
mentación histórica, las obras hihliográjlcas yue í>nél se consei. .fui,y toda aquello
documentación rnodei-nayue se recibe en la parroquia, o yue en 1.: misniu purroyuia
.se produce, y que ruya orientada hacia la vida de la comunidad ;w.i-oquial,j¿fi,rma-
da por- el pastor y sus fieles; toda esta documentación, íntegra y ciforma ordenada,
debe ingresar anualmente en el archivo parroquial” (Reglameni o de los Archivos
Eclesiásticos, art. 1.3.4).

Un esfuerzo muy importante, de brillo indudable, fue la aparici:’m del Reglamento

de los Archivos Eclesiásticos Españoles, aprobado en la Confere,!cia Episcopal Es-
pañola el 26 de febrero de 1976 (Reglamento de los Archivos Eclesiásticos; Rubio,
1975). En resumen, podemos señalar que corresponde a los Obispvs el regular los ar-
chivos de sus respectivas Diócesis, archivos que no tienen el únicc) fin de la simple y
tradicional custodia, sino que abren ya sus puertas y ofrecen sus íi,mdos a la investi-
gación. Se define una sencilla red de archivos formada por los ar, hivos Diocesano,
Catedralicio, Parroquiales, del Seminario y los de cualquier otra :nstitución depen-
diente de la Diócesis, Se apunta la posibilidad de la concentración ie los fondos ecle-
siásticos en un único centro, si ello fuese motivo y justificación pii1.a una mejor con-
servación y una más amplia y ágil accesibilidad. Esta iniciativa la iuzgamos no sólo
recomendable, sino también deseable, al menos, para los archivo.. parroquiales dis-
persos por la geografía de nuestras islas, y no en todos los casob atendidos con un
conveniente trato archivístico, aunque siempre con cariño y respeid. N o está ausen-
te el deseo (no hecho realidad por el momento) de la aplicación di, las nuevas técni-
cas de reproducción y difusión en la creación de un archivo centi 31 de microfilms,
donde duplicar los documentos más importantes.

El Reglamento no pasó por alto, afortunadamente, temas impc jrtantes como los
relativos al personal archivero, movimiento de fondos, instruments 1s de descripción,
conservación y restauración, expurgo, sistemas de clasificación y jrdenación, insta-
1,

laciones y servicios, accesibilidad, etc. Aparte del aplauso merecii lo que dedicamos
al Reglamento, y en defensa de los archivos parroquiales, cabe la reflexión de consi-
derarlos muertos por la transferencia de sus fondos con más de 1Oí 1 años de antigüe-
dad al archivo diocesano o al archivo centralizado correspondiente Los archivos pa-
rroquiales, pues, se van a ver descargados de su documentacilm histórica para
convertirse en simples archivos de gestión. Evidentemente, es UR:: medida (de lle-
varse a cabo) que favorece la investigación por concentración doci!;nental y asegura
su mejor instalación, conservación, servicio y dedicación de su pei ;anal.
La concentración propuesta ya se ha iniciado en algunas diócet.is, como en la de
Albacete, Ávila, Barcelona, Bilbao, Burgos, Ciudad Real, etc. En 1;i Diócesis de Ca-
narias no se ha iniciado una concentración sistemática de fondos iwroquiales en el

- 311 -
Archivo Diocesano, aunque nos consta que éste guarda algunos .iocumentos extraí-
dos de determinadas parroquias.
Es importante subrayar la trascendencia que tuvo, para la r! Yitalización y dig-
nificación de los archivos eclesiásticos, la creación de la Asuci:.. ión de Archiveros
Eclesiásticos en 1969 y la aprobación de sus Estatutos en 1988. :>osobjetivos de la
Asociación son claros y enérgicos: reunir solidariamente a los :. xhiveros eclesiás-
ticos, contribuir a la buena conservación y organización de los .<rchivosde la Igle-
sia, promover las actividades científicas y profesionales de su5 .Asociados, fomen-
tar la colaboración y cooperación entre los centros a su cargo, pi omover reuniones
para el estudio y desarrollo de sus actividades y representar a 1(.'5 asociados ante la
Conferencia Episcopal Española y ante los organismos interna, ionales y naciona-
les. Todo ello supone una madurez de organización, de objetivc. y de intereses, to-
do lo que redundará evidentemente en el control de los archivi 1s de la Iglesia Ca-
tólica.
En Canarias, el Patrimonio Documental Eclesiástico ha rec1:imado un convenio
de colaboración entre el Gobierno Autonómico y la Iglesia, supcl.litadoa las normas
de la Constitución Española, al Estatuto de Autonomía y a los a: uerdos entre el Es-
tado Español y la Santa Sede. Ambas partes reconocen que el pnrrimonio de la Igle-
sia es parte importantísima del acervo cultural de Canarias, y qíie la titularidad ex-
clusiva corresponde a la Iglesia. El objeto del convenio es buscai. la colaboración de
ambas partes en la protección y conservación de los bienes de ti:.'ilaridad eclesiásti-
ca integrantes del Patrimonio Histórico de Canarias, a través de . ina Comisión Mix-
ta, entre cuyas responsabilidades tiene la de buscar ayuda econ6:nica y técnica, que
mayoritariamente se pretende obtener del Gobierno de Canaria. y de otros organis-
mos, casi siempre dependientes de la Administración Pública. Di: ello se deduce que
la responsabilidad de la conservación depende del esfuerzo ecoiiómico del Gobier-
no, ya que entendemos, tras la lectura de su articulado, que la Igiesia sólo aporta los
bienes a conservar. Como contrapartida garantiza su exhibición i i ! público en museos
y su accesibilidad individual al investigador, siempre y en cuantl no se reduzca con
ello su disposición para el uso litúrgico, o sea perjudicial para : I I conservación. En
resumidas cuentas, el compromiso de la Iglesia se reduce a autc,i.izare inspeccionar
cualquier acción que el Estado pueda acometer, como restauració;!, inventarios y cen-
sos, préstamos de objetos a exposiciones temporales, etc.; es dc ,ir, estar informada
de cualquier acción que pueda afectar a la conservación o valor <le1patrimonio cul-
tural de la Iglesia en Canarias.

LOS ARCHIVOS PARROQUIALES Y LA HISTORIA:

A nadie se le escapa ya la creencia de que los archivos parr' I+iiales constituyen
la fuente primordial, y diríamos que casi única, del conocimient de la actividad co-
Q

munitaria de la parroquia. Veamos porqué. El archivo es la mem$iria del grupo social

que describe. El documento es una solución eficaz para la perdi i-abilidad de los ac-
tos y de los derechos adquiridos, entendido todo ello como la tierpetuación de las

- 312 -
 PARROQUIALES

acciones y del lenguaje humanos, que por otra manifestación (el niensaje lingüístico,
por ejemplo) perecerían una vez emitidos o se olvidarían con el transcurrir del tiem-
po, que en su huida arrastra cualquier recuerdo o pensamiento no fosilizado en la ma-
teria, soporte sustentante (papel o pergamino) y soporte sustentado (tinta), como di-
ríamos en nuestra jerga profesional.
No cabe duda del interés de los documentos parroquiales, de u importancia pa-
ra comprender el ya largo devenir de nuestros pueblos, y de su uiilidad para las so-
ciedades que describen, bien por ser herramientas del acto admiri istrativo, bien por
instruimos en actividades pretéritas. Por tanto, el archivo parroqiiial es la extensión
de la memoria, y nunca mejor dicho, de los parroquianos, es el sedimento fosilizado
de su historia, de su pensamiento, de su vida llena de ilusiones J esperanzas, unas
materiales y otras espirituales, por lo que su perfecta conservación y uso equivale a
un aumento de su recuerdo, como si poseyera un almacén de conocimientos que le
permitiera saber de dónde procede, sus raíces como hoy se dice, y hacia a dónde va.
El documento escrito es, como colofón de lo hasta aquí dicho, el archivo definitivo
de nuestra memoria. Estos conceptos los recoge el preámbulo a la Ley del Patrimo-
nio Documental y Archivos de Canarias, cuando dice que “los arcliivos contienen los
testimonios de las actividades de las instituciones y de las persoiias de nuestra co-
munidad. Son la memoria de las mismas”.
El uso de los fondos de los archivos parroquiales ha evolucionado exagerada-
mente, pasando de un uso estrictamente práctico, de constancia, aúministrativo, por
la expedición de certificados, a otro más elevado, de investigación, sin por ello me-
nospreciar el primero, tan necesario para la vida cotidiana. En efecto, en los entrepa-
ños de los casi siempre nobles anaqueles que se reparten entre sacristías, coros y de-
más dependencias parroquiales, con libros y documentos en aparente orden, los datos
demográficos se agolpan presurosos por escapar de los balduques que los aprisionan,
y manifestar que los índices de mortalidad y de natalidad, por ejemplo, han descen-
dido, o que los matrimonios prefieren otras bendiciones menos sacrosantas pero de
más débiles ataduras, u ofrecemos lazos y parentescos para con ello\ fornecer genealo-
gías, tan de actualidad.
En verdad, los libros sacramentales aportan a la investigación innumerables da-
tos sobre los parroquianos fieles: sus vecindades y naturalezas, nombre de sus padres,
edades de los intervinientes en el sacramento, nombres de testigos. estado civil, pro-
fesiones incluso, datos todos ellos insustituibles (a no ser en todo caso por los archi-
vos municipales) para el estudio de la población de un lugar y tienipo determinados,
pulsando las fluctuaciones de los nacimientos, defunciones y matrimonios. Recuér-
dese que en España, hasta 1870, no existieron los registros civiles, por lo que las fuen-
tes demográficas anteriores al citado año se encuentra únicamente en los registros pa-
rroquiales de bautismo, matrimonios y defunciones. Los investigadores de la demografía
canaria anterior a 1870 sólo cuentan, pues, con esta documentación como única fuen-
te de información registral. Los libros de bautismos nos indican la natalidad produ-
cida, la fecundidad matrimonial y la edad de los progenitores, el número de hijos por

- 313 -
EL ARCNll O Y E L ARC'HIVEKO

matrimonio, la tasa de crecimiento y las relaciones amorosas f i i c m del matrimonio,

ilegitimidad según los códigos decimonónicos, o de filiación no matrimonial según
la legislación actual vigente. Los libros de defunciones nos 0frecc.n la edad media de
la vida del hombre en una época determinada y el índice de mort,!lidad, estudios que,
para ser exactos, habrán de ir acompañados de otros relativos a :dades y sexos, que
asimismo nos ofrece la documentación de estos archivos parroqiiiales. Los libros de
matrimonios, como cabe esperar, nos ilustran sobre la nupcialitl;id y su coeficiente,
sobre la edad y naturaleza de los contrayentes, nombres de los p,idres y testigos, etc.
Pero no todo ha de ser demografía. La Historia del Arte también encuentra soco-
rro y ayuda en estos archivos. Los libros de fábrica nos dan a conocer la evolución
artística de la iglesia como edificio. Nos facilitan los gastos oca\ionados en la obra,
en reformas, mejoras y añadidos del templo; las nóminas pagadas a los alarifes, or-
febres, carpinteros, maestros-pintores, arquitectos, aparejadores v contratistas, pues
son libros que, al igual que los anteriores, perduran en la actualic.iad.
Y las almas no podían faltar en este cúmulo de información riquísima. Los libros
de Statu Animarum se ocupan de analizar la espiritualidad de la í'eligresía, de la mo-
ralidad pública, la asiduidad a misa y el cumplimiento pascual. Quizá sean producto
de una subjetividad más que de una objetividad pero, en resumi(las cuentas, institu-
cionalizado y reglamentado por la Curia.
Los libros de visitas levantan acta de la presencia del obispo o de su delegado en
la parroquia. Tienen un carácter de inspección y de control a título de régimen inter-
no de la Iglesia para, con estas presencias, animar a conservar las buenas costumbres,
corregir las malas, comprobar el estado del templo parroquia1 y dc sus enseres y com-
probar las cuentas de fábrica y las rentas, diezmos y tazmías. Todo quedaba refleja-
do en el libro, con inclusión del inventario de los objetos mueblcs vistos y de las in-
cidencias y temas tratados, ofreciendo una riquísima informacic'm muy completa de
la parroquia visitada.
Y con el resto de las tipologías ocurre lo mismo. En cualesqiiiera de los casos, el
historiador, el sociólogo, el diplomatista, el paleógrafo, el sigilóprafo, el historiador
del arte, el estudioso de la demografía, el historiador local, el cronista, etc., tienen vi-
sita obligada a esta red de archivos.

ESTADO REAL DE LA C U E S T I ~ N :
En general, estos archivos se podrían describir bajo una mi. ma definición, por
estar todos cortados por el mismo patrón: estantería de metal í la o armario en sa-
cristías, casas parroquiales, coros y dependencias similares; cari ncia de instrumen-
tos de descripción; ausencia de salas de investigación en las q w recibir adecuada-
mente a sus usuarios; conservación e instalación de la document'ición expuesta a los
más mínimos peligros, etc. Pero lo que más nos llama la atencióii son las escasas po-
sibilidades de consulta e investigación, en todo momento sujeta ;I un horario (en ge-
neral) muy reducido y supeditado a los propios quehaceres de los párrocos archive-

- 314 -
ros, que van desde dos horas a la semana hasta un caso en que el .irchivo está abier-
to 26 horas a la semana. Con ello vemos que las prescripciones di* facilitar la docu-
mentación eclesiástica a la investigación propuesta en el Reglanicnto de los Archi-
vos Eclesiásticos no ha sido, hasta el momento, de aplicación en ;a isla. Uno de los
principios básicos y generales del Reglamento especifica que el a : chivo eclesirístico
no se ha de limitar a la custodia y conservación de los documento,>,sino que además
“debe abrir su campo a una misicín cultural e iiiiiestipdoi.a, d i . wiiendo la docu-
mentacicín para quepuedu ser cnnsultudu” (art. 1.2. l ) , sin que ella.)obste a las medi-
das restrictivas en cuanto al acceso, investigación y publicación, e11defensa del bien
común e individual de las personas y de la propia institución.
Los metros lineales totales de documentación de los archivos parroquiales crea-
dos antes de 1900 es de 446 mts. Dada la extensión lineal total, el proyecto de cen-
tralización de los fondos parroquiales en un Único centro, digamos que en el Archi-
vo Diocesano, no es una labor ni complicada, ni costosa, ni comprometida, aparte de
su completa y puntual descripción previa a la realización del proyecto, labor no com-
pleja en exceso, siempre y en cuanto se reduzca a un nivel de inventario y no a catá-
logo o inventario analítico, lo que siempre se podrá acometer una vez cumplida la
concentración.
La Diócesis de Tenerife, de creación mas reciente que la de (“inarias, pero más
avanzada que la nuestra en cuestiones de protección documental, l a realizado la mi-
crofilmación de todos los registros parroquiales, esfuerzo ejemplai que ha de ser imi-
tado sin tardanza en la isla de Gran Canaria, Lanzarote y Fuerteveritura, por dos ra-
zones. La primera, asegurar la información, al menos, ante cualquier riesgo imprevisto
que pudiera menoscabar los fondos documentales. La segunda, la de facilitar el ac-
ceso a los datos sin necesidad de exponer la integridad física de los citados libros sa-
cramentales a los riesgos que ello conlleva, como la abrasión, la manipulación inade-
cuada y otras razones extrínsecas de degradación mecánica.

- 315 -
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 Este libro se acabó de imprimir
en los talleres de Nueva Gráfica S.A.L., el día dieciocho
de octubre de mil novecientos noventa y siete.
Advocación de San Lucas