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Planeación del

proyecto de T.I.

Integradora I
Arredondo Barrera Daniela | García Alcántara Yazmín | Hernández Cruz Erick | Ruiz Mejía Patricia
Índice

Índice ................................................................................................................................................... 2
Tabla de Ilustraciones.......................................................................................................................... 3
Introducción ........................................................................................................................................ 4
Planeación de Proyectos de TI ............................................................................................................ 5
Ciclo de Vida ........................................................................................................................................ 5
Justificación de las actividades del proceso ........................................................................................ 7
Script del proceso de administración .................................................................................................. 7
Elementos clave para la planeación .................................................................................................... 8
Monitoreo y control ............................................................................................................................ 9
Diagrama de Gantt ............................................................................................................................ 12
Diagrama de ruta critica .................................................................................................................... 12
Evaluación de alternativas de inversión............................................................................................ 13
Requisitos de proyecto.................................................................................................................. 13
Estimados de presupuesto del proyecto ....................................................................................... 13
Factores de riesgo ......................................................................................................................... 14
Costos del proyecto....................................................................................................................... 14
Conclusión ......................................................................................................................................... 15
Bibliografía ........................................................................................................................................ 16

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Tabla de Ilustraciones

Figura 1. Procesos y objetivos del ciclo de vida .................................................................................. 6


Figura 2. Elementos de Script de proyecto ......................................................................................... 8
Figura 3. Monitoreo y control ........................................................................................................... 10

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Introducción

La planificación de proyectos es la programación y estimación del orden de prioridades de


las actividades necesarias para alcanzar unos objetivos. Y es que, planificar es estimar
técnicamente lo que va a suceder en los próximos días, semanas, meses o años.

Para definir una buena estrategia de TIC para proyectos de T.I hay que identificar, conocer y
escuchar a los distintos actores de la organización. Para así definir los objetivos y metas, para
evitar que se trate sólo de equipos y aplicaciones, redes y sistemas.

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Planeación de Proyectos de TI

La gestión de proyectos es la aplicación de técnicas y sistemas modernos de gestión para


ejecutar un proyecto de principio a fin, y para alcanzar los objetivos predeterminados de
alcance, calidad, tiempo y costo, de acuerdo con la Universidad Estatal de Ohio. Por otra
parte, la gestión de proyectos de TI aplica estas técnicas para proyectos que incluyen el
diseño, desarrollo, instalación e implementación de la tecnología informática, tales como
aplicaciones y redes. (Silva, 2018)

Ciclo de Vida

El ciclo de vida del proyecto define las fases que conectan el inicio de un proyecto con su fin.
Un ciclo de vida para un proyecto se compone de fases sucesivas compuestas por tareas
panificables. (Pastrana, 2009)

La transición de una fase a otra dentro del ciclo de vida de un proyecto generalmente implica
y, por lo general, está definida por alguna forma de transferencia técnica. Generalmente, los
productos entregables de una fase se revisan para verificar si están completos, si son exactos
y se aprueban antes de iniciar el trabajo de la siguiente fase. No obstante, no es inusual que
una fase comience antes de la aprobación de los productos entregables de la fase previa,
cuando los riesgos involucrados se consideran aceptables. (Pastrana, 2009)

FASE DESCRIPCIÓN OBJETIVOS DEL CICLO DE VIDA


· Recopilación de
información
· Definición de los
En esta etapa se identifica el objetivo del
alcances del proyecto
proyecto, la necesidad o el problema. Se
· Estudio de factibilidad
asignan roles a los miembros
del proyecto
Análisis participantes en el desarrollo del
· Obtención de
proyecto. Se recopila toda la
requerimientos.
información posible. Se analizan todos
· Análisis de riesgos.
los riesgos.
· Gestión del proyecto.

Aquí se diseñan las interfaces que · Se establece la


Diseño
forman parte de la estructura del arquitectura idónea para
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sistema, también la base de datos y la el sistema y se sientan las
estructura misma del sistema, utilizando bases para la
una arquitectura adecuada. construcción del mismo.
· Aplicación de los
requerimientos.
· El propósito de la fase de
construcción es
completar la
funcionalidad del
sistema.
· Durante esta fase se
construyen todos los
Se crean los prototipos y módulos que componentes y módulos
integran el sistema y se realizan todas necesarios.
las pruebas necesarias previas a su · La funcionalidad es
Desarrollo
implementación. También en esta etapa monitoreada y se
es posible capturar errores antes de que realizan las pruebas
se codifique cualquier parte del necesarias.
software. · Se administran los
recursos existentes y
controlan todas las
operaciones para
optimizar costos,
tiempos e incrementar la
calidad del producto
final.
· El producto está
Se implementa el sistema y se permite a
preparado para ser
los usuarios finales. El producto está
implementado para el
preparado para ser implementado para
usuario final.
Implementación el usuario final. Al finalizar esta etapa el
· El sistema ha sido
sistema debe quedar en manos de los
completado con un nivel
usuarios, para esto se debe lograr la
de calidad bastante
confianza en el nuevo sistema.
aceptable.
· Verificar que el producto
Se crea toda la documentación técnica
cumpla con las
como parte de los entregables del
especificaciones
Mantenimiento proyecto para que los desarrolladores
acordadas por las
agilicen los procesos de mantenimiento
personas involucradas en
en esta fase
el proyecto
Figura 1. Procesos y objetivos del ciclo de vida

(Hernández, 2018)

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Justificación de las actividades del proceso

Se refiere a la justificación y documentación concreta de las actividades que se realizaran


dentro del desarrollo completo del proyecto.

Script del proceso de administración

El script o plantilla del proceso de administración de un proyecto de T.I. consiste en realizar


un resumen detallado de cada avance de proyecto que se valla realizando, el cual puede ser
escrito al momento de desarrollarse o al concluir cada avance. Para complementar esta
información nos podemos guiar el libro de PMBOK 5ta edición, de esta forma podemos llevar
o complementar un poco más el resumen de cada actividad. (Arciniega, 2019)

El script de proceso de administración está enfocado en realizar una lista de actividades del
proyecto asignado, el cual cada que se valla realizando o concluyendo dicha actividad se debe
de registrar en nuestra lista de actividades para el mejor control del proyecto. (Arciniega,
2019)

El Script o Plantilla, debe contener:

·Objetivo General ·Especificaciones


Describir cuál es el Describir lo que espera el
·Índice
objetivo general del cliente o el público
proyecto objetivo.

–Cronograma ·Costos
Elaborar un diagrama de Detallar un estimado del
–Ciclo de Vida del Proyecto
Gantt sobre el estimado costo que tendrá cada una
Desglosar por fases el ciclo
del tiempo y la duración de las actividades
de vida del proyecto.
que tendrá cada una de las plasmadas en el
actividades del proyecto. cronograma.

·Recursos Humanos
Todo el personal
involucrado en el
proyecto.

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Figura 2. Elementos de Script de proyecto

Elementos clave para la planeación

Lo fundamental para que exista un control de proyectos es que las tareas hayan sido divididas
en etapas o iteraciones. De lo contrario, estarás ante un cúmulo de acciones contradictorias
y sin un sentido claro.

Cada proyecto tiene su propia dinámica. Con base en esto, es posible establecer una serie
de patrones de funcionamiento que marcan el camino a seguir. Sin embargo, hay que dejar
claro que nunca se puede controlar y prever todo lo que sucederá durante la ejecución de
un proyecto; siempre habrá imprevistos. (Cardenas, 2019)

1. Definir parámetros específicos de control:

Cuanto mejor definidos estén los parámetros de control, mejor será esta labor. ¿Te
imaginas monitorizando acciones sin saber qué es lo que esperas sacar en claro de
ellas? Además, es esencial que establezcas valores mínimos y máximos que te
permitan saber cuándo existe un déficit o, por el contrario, cuando se han cumplido
con creces los objetivos.

2. Proporcionar información actualizada:

La información es clave para el control de proyectos. Debe estar actualizada y


proporcionarse casi que al instante de todo cuanto ocurra. Ten en cuenta que de ella
dependen las medidas que tomarás para mejorar las acciones o corregir fallos que
surjan durante el proceso. Si no es así, ¿qué sentido tiene registrar información que
ya ha perdido vigencia?

3. Habilitar vías para una retroalimentación eficaz:

El líder del proyecto, además de nombrar responsables para la labor de control y


monitoreo, debe asegurarse de que las vías por las cuales circularán los datos son
eficaces realmente, dinámicas y útiles. Y, claro, tendrá que certificar que el personal
vinculado al proyecto puede acceder a ellas.

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4. Evaluar las soluciones:

Si bien es cierto que la dinámica de muchos procesos nos obliga a actuar casi sobre
la marcha, eso no quiere decir que las soluciones que implementemos sean producto
de la improvisación y la desesperación. Una vez identificado un fallo o una incidencia
de cualquier tipo, es necesario analizar las soluciones que surjan en el momento y
valorar, con ayuda de los criterios iniciales y teniendo en cuenta tus objetivos, cuál es
la mejor de todas.

5. Liderazgo y autoridad del director de proyectos:

Sentido de equilibrio, ponderación, capacidad de respuesta y facilidad para la


comunicación son las habilidades adicionales que debe desplegar un director de
proyectos a la hora de llevar a cabo las labores de control. Todo esto, claro está,
sumado a su rol de líder y a su capacidad de gestión.

Monitoreo y control

Es el proceso de seguir y revisar el avance del Proyecto para cumplir con lo definido en el
plan de Dirección de Proyecto y conseguir la satisfacción de los interesados.

El Monitoreo y Control del Proyecto permite conocer en qué estado está el Proyecto,
identificar problemas y poder tomar medidas preventivas, o correctivas, lo cual puede
conllevar la modificación del Plan inicial. También nos sirve para identificar nuevos riesgos
para el Proyecto y analizar, revisar y monitorear los riesgos que ya teníamos identificados.
Nos aseguramos que se identifiquen todos los riesgos que pueden afectar a nuestros
Proyecto y se implementen los planes apropiados de respuesta a esos riesgos. (Sanz, 2017)

Constatar la eficacia y eficiencia de la Ejecución del Proyecto: el monitoreo y control del


Proyecto nos sirve a los Directores de Proyecto para constatar la eficiencia y eficacia de la
ejecución de un Proyecto. Mediante este monitoreo y control identificamos sus debilidades
y averiguamos nuevos riesgos que antes no habíamos identificado lo que nos permite
implementar medidas correctivas.

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Figura 3. Monitoreo y control

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El Monitoreo y Control de Proyecto se basa: en actividades de gestión que permiten al
Director de Proyecto monitorear y analizar si el Proyecto avanza según lo que habíamos
planificado en las tres líneas base del Proyecto, alcance, tiempo y costes.

Evaluar el desempeño del Proyecto: lo que hacemos es evaluar el desempeño real del
Proyecto para determinar la necesidad de una acción preventiva o correctiva y, en su caso,
recomendar aquellos cambios que se consideran pertinentes para reconducir el Proyecto a
lo planificado y consensuado con los stakeholders.

El Monitoreo y Control del Proyecto se ocupa de comparar: el desempeño real del Proyecto
con respecto al plan para la dirección del Proyecto, es decir, la relación entre como se está
ejecutando el Proyecto realmente y poder compararlo con lo que habíamos planificado.

Documentación: mantener, durante la ejecución del Proyecto, una base de información


precisa y oportuna relativa al producto del Proyecto y a su documentación relacionada. Esto
es muy valioso dentro del sistema general de comunicación del Proyecto.

Elemento de Información: el monitoreo y control proporciona la información necesaria para


sustentar el informe de estado, la medida del avance del Proyecto y los pronósticos del
Proyecto. Es una herramienta clave para la correcta Dirección.

Control de Cambios: el monitoreo y control nos sirve para monitorear la implementación de


los cambios aprobados para el Proyecto.

Reporte de Estado del Proyecto: es una fotografía fija del estado exacto de un Proyecto en
un momento determinado. Sirve para informar a todos los interesados del estado real de un
Proyecto, lo que nos permitirá comparar la realidad del Proyecto con su planificación
inicial. Su contenido no es fijo, pero al menos debe reflejar si el proyecto se está
desarrollando según lo planeado, si las fechas de los hitos y de los entregables se cumplen,
en su caso, identificación de riesgos nuevos, evolución de los riesgos conocidos y su impacto,
caso de que se hayan producido. Estos reportes se suelen realizar de manera periódica y
siguiendo un plan detallado en la planificación del Proyecto.

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Diagrama de Gantt

El diagrama de Gantt es una herramienta para planificar y programar tareas a lo largo de un


período determinado. Gracias a una fácil y cómoda visualización de las acciones previstas,
permite realizar el seguimiento y control del progreso de cada una de las etapas de un
proyecto y, además, reproduce gráficamente las tareas, su duración y secuencia, además del
calendario general del proyecto. (Cardenas, 2019)

Desarrollado por Henry Laurence Gantt a inicios del siglo XX, el diagrama se muestra en un
gráfico de barras horizontales ordenadas por actividades a realizar en secuencias de tiempo
concretas.

Las acciones entre sí quedan vinculadas por su posición en el cronograma. El inicio de una
tarea que depende de la conclusión de una acción previa se verá representado con un enlace
del tipo fin-inicio. También se reflejan aquellas cuyo desarrollo transcurre de forma paralela
y se puede asignar a cada actividad los recursos que ésta necesita con el fin de controlar los
costes y personal requeridos. (Cardenas, 2019)

El gráfico del diagrama de Gantt es, en realidad, un sistema de coordenadas con dos ejes
esenciales: en el eje vertical se ubican las tareas a realizar desde el inicio hasta el fin del
proyecto, mientras en el horizontal se ponen los tiempos.

En función del tipo de actividades que conformen el proyecto, los valores ubicados en el eje
horizontal deben definirse en días, semanas, meses, semestres o, incluso, años.

En una etapa posterior, se le asigna a cada tarea un bloque rectangular que indique su grado
de progreso y el tiempo restante para su ejecución plena. Para las tareas críticas o
estructurales del proceso, lo más recomendable es usar un color distinto. (Cardenas, 2019)

Diagrama de ruta critica

El método de la ruta crítica o CPM (Critical Path Method) nos informará de las actividades
necesarias e indispensables para que nuestro proyecto concluya según lo planificado. Con
ella, sabremos la duración total del mismo y el estado de urgencia de las actividades

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marcadas en un cronograma. ¿Cómo se consigue? Gracias a un algoritmo basado en la teoría
de redes. (Fuentes, 2011)

Evaluación de alternativas de inversión

Desarrollar estimados del presupuesto del proyecto es un elemento clave de la dirección de


proyectos. Involucra determinar la cantidad necesaria para sostener un proyecto y los costos
que contiene dentro de las restricciones de presupuesto después de que el proyecto es
implementado. Manejar los excesos de costos requiere que los directores de proyectos
monitoreen y rastreen los procedimientos y procesos de la dirección de proyecto, para
identificar a tiempo los problemas y desarrollar soluciones para mantener los costos dentro
de los límites del presupuesto.

Requisitos de proyecto

Los requisitos de un proyecto deben estar formados por la naturaleza del proyecto y sus
metas particulares. La dirección de proyecto involucra desarrollar herramientas como un
documento de estructuras de división del trabajo (WBS, por sus siglas en inglés). Un WBS
divide un proyecto en fases de proyecto más accesibles y unidades de trabajo secuenciadas,
que pueden ser utilizadas entonces para formar los planes de dirección financiera,
incluyendo los estimados de presupuesto del proyecto. (Silva, 2018)

Estimados de presupuesto del proyecto

Los costos estimados deben ser producidos para todas las fases del proyecto. Las
distribuciones de presupuesto de proyecto típicas comprenden los salarios del personal, las
operaciones generales, el equipo, los materiales y la administración. Los elementos del WBS
relacionados con factores como las escalas de tiempo del proyecto, por ejemplo, pueden ser
utilizados para desarrollar estimados de presupuesto para los salarios del personal. Para los
proyectos que requieren tarifas de solicitud a los proveedores y vendedores, los sistemas de
bases de datos de costos están desarrollados para dirigir esas propuestas que pueden ser
utilizadas para crear los estimados. (Silva, 2018)

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Factores de riesgo

Los factores de riesgo están cuantificados incorporados en los estimados del presupuesto
del proyecto. Los factores de riesgo incluyen costos como aquellos asociados con no realizar
tareas y actividades a tiempo. También pueden surgir debido al a priorización de
incertidumbre y el potencial de financiación insuficiente, de acuerdo con John P. Kindinger y
John L. Darby, profesionales en el Laboratorio Nacional Los Álamos, en su trabajo de
investigación "Análisis de factores de riesgo". Los riesgos de proyecto técnicos que pudieran
impactar en los presupuestos el proyecto se relacionan con áreas como la tecnología y los
problemas de licencias. (Silva, 2018)

Costos del proyecto

El presupuesto del proyecto es un estimado proyectado de los costos del proyecto. Los
costos del proyecto representan la cantidad real gastada en un artículo de línea dado en el
presupuesto. En las etapas de monitoreo y revisión, esto podría encontrarse diferente.
Algunos estimados representan costos simples cuyas variantes no serán importantes, como
establecer los costos para el equipo o materiales. Los costos como los salarios son menos
ciertos, porque están unidos a los estimados de escala de tiempo para las tareas y las
actividades que podrían requerirse mayor o menor tiempo. Los costos reales también
pueden variar cuando los elementos del proyecto dependen de los servicios y productos de
los vendedores ajenos.

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Conclusión

Sin planificación, las organizaciones marcharían a la deriva. Simplemente sería un caos. Por
ello, hay que considerar una serie de factores vinculados a este proceso, como disipar el
mayor número de incertidumbres con respecto al proyecto o determinar con bastante
aproximación las necesidades de recursos y los fondos a requerir.

La definición, que es la primera etapa de un proyecto, tiene por objeto:

 Disipar el mayor número de incertidumbres con respecto al proyecto, sentando unas


bases claras que permitan su planificación, y posterior ejecución y control.

 Determinar formalmente con bastante aproximación las necesidades de recursos y


fondos que va a requerir el proyecto.

 Generar los elementos necesarios para poder tomar una decisión referente a
continuar adelante con el proyecto, o bien descartarlo. Todo ello al coste
estrictamente necesario.

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Bibliografía

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proyectos T.I. Obtenido de http://montieljorge.blogspot.com/

Fuentes, A. (2011). Sinnaps. Obtenido de ¿CÓMO DEFINIR EL ALCANCE DE UN PROYECTO?:


https://www.sinnaps.com/blog-gestion-proyectos/alcance-de-un-proyecto

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Pastrana, A. (2009). UCAB. Obtenido de Ciclo de vida de proyectos de TI:


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Sanz, R. (2017). Executive Master. Obtenido de Módulo 5. Monitoreo y Control del Proyecto:
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