ACTIVIDAD 2

APRENDIZ: Daniela Alejandra Muñoz Caicedo

INSTRUCTORA: Angella Saavedra

Apreciado aprendiz tendrá que realizar la siguiente actividad:

a. Observe la imagen que se presenta a continuación y explique con sus palabras cuál es el
procedimiento que se evidencia en la misma.

Aquí podemos ver y analizar que el proceso que se lleva a cabo cuando queremos transformar los
datos en información útil para la compañía o la empresa, los datos por si solos no nos dicen nada,
aquí podemos ver que los datos están en desorden y no tienen sentido alguno son incoherentes;
en el segundo paso podemos observar que los datos ya tienen un cierto orden, se puede decir que
están clasificados para poder tener un acceso más rápido a ellos, y por último podemos observar
la transformación de esos datos ordenados en información que nos puede servir para tomar
decisiones para seguir con los objetivos ya establecidos y para tener la información útil en poco
tiempo.

b. Escriba las cuatro tipologías documentales que se presentan en el contenido y exponga la

importancia de cada una de ellas, en el proceso de la Administración Documental.

1. La correspondencia comercial: nos sirve para dejar constancia en los archivos de la

empresa de las comunicaciones que hemos tenido con nuestros clientes y así como de los
procesos de ventas que puede llevar a cabo una empresa.
2. Documentos contables: son registros físicos que dan cuenta de los resultados en este caso
aquellos productos vendidos (facturas) – registros de caja aquellos documentos que
poseen valores matemáticos.
3. Documentos especiales: son aquellos que por su escrito cobran diferentes formas de
expresión (actas- escrituras)
 4. Documentos legales: son aquellos documentos que en cierto modo poseen un valor
determinado ya que pueden lograr demostrar un acontecimiento o un hecho, ejemplo la
cedula- hojas de vida- registros de pagos y cobros.

c. Describa dos aportes generales que le brindaría a la temática de esta unidad y explique el
porqué de sus aportes.
La Gestión Documental se define como el conjunto de actividades administrativas y técnicas
tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por
las entidades desde su origen hasta su destino final con el objeto de facilitar su utilización y
conservación.es allí donde nace la importancia de un buen manejo archivístico dentro de las
empresas por que esta permite facilitar la búsqueda y el acceso rápido a los documentos ya que si
no se tienen clasificados sería una tarea tediosa y que llevaría demasiado tiempo lo cual
representa un aumento significativo de costos para las empresas además de esto una buena
gestión documental es de gran ayuda para la buena toma de decisiones