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ASPECTOS GENERALES
MANEJO DE BIENES
3.1 Elementos de consumo. Son todos aquellos bienes no retornables, que por su
utilización en el desarrollo de las actividades que realiza la entidad, tienen desgaste
parcial o total, o porque al ponerlos, agregarlos o aplicarlos a otros se extinguen o
desaparecen como unidad o materia independiente y entran a formar parte
integrante o constitutiva de otros. No son objeto de depreciación, provisiones y
amortización.
3.1.1 Insumos. Son los que se extinguen con el primer uso que se hace de ellos o
que una vez utilizados se deben desechar. Se encuentran identificados en el
Catálogo General de Cuentas del Plan General de Contabilidad Pública.
3.1.3 Reparables. Son todos los componentes de equipos aéreos o marítimos, que
han cumplido su ciclo de vida o que se dañan por el uso, y cuya orden técnica acepta
reparación. Para lo anterior se deberá ejercer un control en el sistema de
información adoptado por el sector defensa para la administración de los recursos
disponibles en el desarrollo de su gestión “SILOG”.
3.1.4 Intangibles. Son todos aquellos bienes que no tienen forma física (derechos,
licencias, software, patentes, entre otros), pero que tienen un valor económico a
causa de los derechos o privilegios que confieren a la Policía Nacional. Los
intangibles deben registrarse por el costo histórico, entendiéndose como tal, el costo
de adquisición o el valor de las erogaciones atribuibles a su formación o desarrollo
y amortizarse como lo establece el Régimen de Contabilidad Pública. Se encuentran
identificados en el Catálogo General de Cuentas del Plan General de Contabilidad
Pública.
3.2 Elementos devolutivos. Son los bienes y equipos que por su naturaleza no se
extinguen con el uso y perecen por deterioro, obsolescencia, número de horas de
uso, término de su vida útil, o por razón de su naturaleza; cabe resaltar que estos
bienes deben ser devueltos por los funcionarios a quienes la administración se los
entregó para su uso y cumplimiento de las funciones asignadas.
3.2.3 Pólizas de seguros. Todos los bienes de la Policía Nacional deben estar
asegurados, de conformidad con las disposiciones legales vigentes; así mismo, los
empleados de manejo deben tener pólizas de seguros.
CONTROL DEL KÁRDEX: Por cada elemento se debe elaborar un registro que
contenga la historia del mismo, desde su ingreso, permanencia en servicio y salida
definitiva. Este puede ser manual o sistematizado y debe indicar como mínimo:
procedencia, fecha de ingreso, descripción del elemento, cantidades, entradas,
salidas y saldo.
1. Bodega
2. Servicio
2.1 Bienes devolutivos en servicio en las dependencias. Se registran los bienes que
se encuentran al servicio de los funcionarios o contratistas, prestando una función
o cometido estatal para el cual fueron adquiridos o recibidos en donación. El informe
de existencias físicas en servicio se debe disponer de tres formas:
2.2 Bienes recibidos en comodato. Representa los bienes recibidos en préstamo sin
contraprestación por parte de una entidad de naturaleza pública o privada, para su
uso o administración, mediante contrato suscrito entre las partes. En el caso que
haya bienes de esta naturaleza, el funcionario responsable llevará archivo físico,
organizado alfabéticamente, e informará y documentará al almacenista, quien
verificará los elementos recibidos, a fin de llevar el control de los mismos.
Bienes inmuebles. Las unidades policiales que tengan a su cargo el cuidado,
custodia o administración de bienes inmuebles en propiedad y/o ocupados por la
Institución, deberán a través del jefe del Grupo de Bienes Raíces o quien haga sus
veces elaborar un inventario de estos bienes, precisando con exactitud las
características físicas, jurídicas, económicas y fiscales, así como los pormenores de
su titulación (compra, cesión, donación, adjudicación, destinación definitiva y
sentencia) u ocupación (comodato o destinación provisional). El señor Director de
la Policía Nacional es la única persona con competencia para celebrar convenios y
comodatos de bienes inmuebles.
3. Presentación de inventarios
3.1 General. Los almacenistas realizaran la toma física del total de inventarios, con
corte 31 de diciembre de cada vigencia, de los elementos en bodega y en servicio
que se encuentren bajo su responsabilidad y custodia. Para efecto de su
presentación a los entes de control internos y externos, estos deberán reposar en
forma impresa en los archivos de cada unidad, así mismo deberá ser anexado en
medio magnético y con la certificación del mismo en la cuenta fiscal del cierre de
cada vigencia, enviada a la Jefatura de Contaduría General. No obstante, se
dispondrán de verificaciones o revistas periódicas total o parcializadas a fin de
cumplir con las políticas de control interno contable de la unidad como criterio de
verificación y comprobación sistemática y física de los mismos, soportándose en los
listados actualizados que contenga el sistema de información adoptado por el sector
defensa para la administración de los recursos disponibles en el desarrollo de su
gestión” SAP ECC6.0”, y/o demás aplicativos implementados en la Policía Nacional.
4. Responsables por pérdida o daño de los bienes. Las personas que tengan
asignados bienes muebles o inmuebles de propiedad de la Institución o en calidad
de comodato, para su utilización, administración o custodia, son responsables de la
pérdida o daño que sufran por causas diferentes al uso o desgaste natural, salvo
las ocasionadas por situaciones de desastre natural, fuerza mayor o caso fortuito.
- El valor en libros
- Permitir la elaboración del plan de compras de acuerdo con las necesidades reales
de la unidad, teniendo en cuenta los datos históricos de las compras realizadas y
consumos efectivos.
2. Unidad funcional. Para ejercer un mejor control de los bienes en las unidades
policiales, de acuerdo con sus necesidades, complejidad y volumen de operaciones,
se deberá crear la unidad funcional (almacén), teniendo en cuenta la siguiente
organización administrativa:
- Almacenista
- Auxiliar(s) de Almacén
- Armero.
3. Puntos de control
- Los bienes recibidos por traslado, deben corresponder con la salida de almacén y
soporte de quien entrega.
- Contar con una base de datos de los contratos en comodato de los bienes muebles
e inmuebles, con su soporte documental.
- Los bienes en el almacén deben estar organizados y clasificados de tal forma que
permita y facilite su movilización. La ubicación física debe coincidir con lo
especificado en el sistema de información.
- Las instalaciones del almacén deben ceñirse a las normas técnicas de almacenaje,
demarcaciones, equipos de seguridad y normas de seguridad industrial, norma de
bioseguridad y medio ambiente, concordantes con la normatividad vigente para el
mantenimiento semestral de los equipos de seguridad.
- Los bienes en buen estado, que han sido reintegrados al almacén, deben ser
debidamente reubicados dentro de los 30 días siguientes, para ejercer el control
administrativo pertinente.
- Por medio del sistema se reflejan los respectivos movimientos generados por los
almacenes el cual debe ser reportado a contabilidad, de acuerdo con los formatos
establecidos.
5. Control de bienes. El control de los bienes debe conformarse para todos los
elementos de consumo y devolutivos nuevos en depósito de almacén y reintegrados
en las bodegas que la institución determine.
6. Mecanismos de control.
- Ejercer control de los bienes inmuebles, actualizando la base de datos del sistema
de información adoptado por el sector defensa para la administración de los
recursos disponibles en el desarrollo de su gestión “SAP ECC6.0” y/o demás
aplicativos implementados en la Policía Nacional
- Llevar un control de los bienes que tienen fecha de vencimiento como medicinas,
víveres, embutidos, lácteos, alimentos para animales, etc.
- Por lo menos una vez al mes, el jefe logístico, o quien haga sus veces en las
unidades policiales, verificará las existencias del (los) almacén(es) o bodega(s),
mediante práctica de revistas selectivas.
- Los resultados de la verificación selectiva se registrará en el formato de “toma
física de inventarios”.
- Los originales de estas actas se remitirán al jefe administrativo o quien haga sus
veces, con copias al jefe logístico o quien haga sus veces, al almacenista y al Grupo
de Contabilidad de la unidad policial.
6.2 Bienes devolutivos en servicio. Los jefes de las dependencias de las diferentes
unidades policiales deben firmar el inventario parcial y al mismo tiempo ejercerán
control de los bienes devolutivos que se encuentran en servicio y que pertenecen a
la cuenta “Propiedad planta y equipo”, a través de los inventarios que se lleven en
las mismas. Estos registros deben estar actualizados por los coordinadores de
inventarios y soportados con los comprobantes de reintegros, pérdidas, entrada,
salida y demás movimientos que afecten su saldo.
- Autorización de traslado por parte del jefe administrativo, logístico o quien haga
sus veces y el almacenista.