Estructura organizacional y control interno

Roxana Ortega M.

Auditoría y Control interno

Instituto IACC

Abril 2019
Desarrollo
1.- Estructura organizacional

Fuente; elaboración propia de acuerdo a los antecedentes proporcionados

La empresa posee una estructura definida, es jerarquizada con líneas de mando definidas y
responsabilidades bien delimitadas.
Además posee una separación operacional; por una parte están las áreas administrativas-
financieras, con sus respectivos departamentos o unidades, y por la otra parte está el área de
operaciones que se encarga de los procesos extractivos y de producción.
Se aprecia mediante el organigrama, la siguiente composición organizacional;

1.- Alta Dirección: Directorio quien se relaciona con la empresa a través del gerente general.
2.- Departamentos; en este caso tenemos 4 departamentos o unidades estratégicas, que son:
Administración y Finanzas
Recursos Humanos
Producción
Prevención de Riesgos
3.- Funciones; están separadas entre la administración y la operación, que se deben
comunicarse para trabajar en conjunto con el objetivo de extraer el mineral de la mina y
procesarlo.
4.- Interrelaciones; son jerarquizadas vertical hacia arriba, las personas comunican a sus
respectivas jefaturas, quienes reportan o reúnen con los gerentes de departamentos y a su
vez estos reportan al gerente general para toma de decisiones.
2.- Problemas de control interno;

Limitaciones al
Estructura Detalle Sugerencias
control interno

Las figuras de "ingeniero senior residente" y

* Crear los cargos de ingeniero
de "ingeniero residente" sobre cargan de
senior residente y de ingeniero
trabajo a los profesionales que además
residente.
deben cumplir con sus funciones normales.
Profesionales con
* Departamentos
turnos de 24 hras. Los profesionales que tuvieron turnos * Los puestos de trabajo de
nocturnos deben cumplir con su trabajo ingeniero senior residente y de
normal en el día, al no haber descansado ingeniero residente debiesen ser
son más propensos a los accidentes y bajan ocupados por profesionales
su productividad. exclusivos para esas funciones

El ingeniero senior, en su turno nocturno, * Implementar turno de 17:00 a

queda encargado de la bodega, existe 8:00 hras. de encargado de
peligro de pérdidas bodega.
Autoridad,
responsabilidad y
autorización en una * Adjuntar la copia de acta de
* Departamentos El acta con la salida del repuesto queda en
sola persona (El salida del repuesto al informe
* Funciones el mostrador; se puede extraviar
ingeniero senior gerencial de novedades.
* Interrelaciones
tiene las llaves de la
bodega y no tiene
Las salidas de repuestos de la bodega
contraparte)
deberían contar con alguna autorización. * Las actas de salida de
repuestos deben contar con la
Se debe implementar medidas de control en firma del encargado de bodega
la bodega para controlar los materiales y
repuestos

Falta de
Realizar charlas para socializar
compromiso del
El personal no se detiene en la entrada y se las normas de la empresa, su
* Funciones personal en cumplir
niega a la revisión de rutina cumplimiento y el objetivo para
las normas de la
el cual se implementaron
empresa
3.- Describir responsabilidad, autorización, supervisión y segregación de funciones que se
identifican en el caso presentado.

 La responsabilidad es la obligación que tienen los integrantes de una organización en

cumplir las funciones y tareas asignadas, de acuerdo a las directrices entregadas por las
autoridades de la empresa.
La responsabilidad es permanente y no se puede delegar.

Grafica de la responsabilidad en el caso planteado

Control Total de la Empresa Directorio

Responsable de la dirección y organización de la

Gerente General
empresa

Responsables de la dirección y organización cada una Gerencias de unidades

de sus unidades administrativas y de operación

Responsables de supervisar y controlar el

cumplimiento de las instrucciones de sus jefaturas
Mandos Intermedios

Responsables de la ejecución de las tareas asignadas Empleados

por las jefaturas
 Autorización;

La autorización es un punto de control dentro de los procesos de control interno.

Los encargados de la custodia, resguardo y mantenimiento de los bienes, valores y documentos
sujetos a control administrativo, no deben tener las funciones de autorización y de registro
contable.
La autorización es la forma de asegurar que sólo se efectúen las operaciones establecidas y de
acuerdo con lo planificado por las autoridades de la empresa. Todas las funciones y procesos
deben estar documentados y ser comunicadas a todos los integrantes de la empresa.

En el caso planteado, no se identifican procesos de autorización, sólo se ven los responsables de

las áreas de la empresa que imparten instrucciones de cómo hacer las cosas.

 Supervisión;

La supervisión es una actividad de monitoreo continuo y que tiene como finalidad, revisar que se
cumplan correctamente los procesos de trabajos y en caso de que existan irregularidades se
puedan tomar las medidas correctivas necesarias. Los jefes deben tener conocimiento de todos los
procesos que se realizan en sus unidades, sólo así pueden revisar que sean bien ejecutados.

Ejemplos de supervisión
Jefe de Proceso Mina supervisa; perforación, tronadura, carguío y transporte y servicios de
apoyo.
Jefe de Proceso Planta supervisa; chancado, molienda, flotación, espesamiento, filtrado y secado
y el proceso de tranque.
Jefatura mantención mina y jefatura mantención planta; supervisan el correcto funcionamiento de
los equipos utilizados en sus procesos.
 Segregación de funciones;

La segregación de funciones es un método que usan las empresas para separar las
responsabilidades de las diversas actividades que intervienen en la elaboración de los estados
financieros, incluyendo la autorización y registro de transacciones así como mantener la custodia
de activos, las actividades relacionadas en el ciclo de un proceso particular deberían
encontrarse asignadas a la mayor cantidad de personas posibles, de tal forma que ninguna pudiera
ejecutar el ciclo completo ni la mayoría de las actividades asociadas a ese proceso.
Toda transacción debe pasar por las fases de: aprobación, autorización, ejecución y registro, cuyo
control debe estar a cargo de empleados independientes del departamento que posee la
responsabilidad de la operación.

Ejemplos de segregación de funciones;

Contabilidad; este departamento tiene a su cargo los registros y la generación de la información
contable.
Finanzas; esta unidad tiene a su cargo la administración de los recursos financieros; flujos de
efectivo, emisión de cheques, pagos, etc.
Abastecimiento; este departamento se encarga de la administración de los materiales que se
necesitan para realizar los procesos de extracción y de la faena en general.
Estas funciones están segregadas en 2 personas; un encargado de bodega y un ingeniero de
materiales.
Contratos; esta unidad realiza la administración de la contratación de servicios. Esta función
está segregada en 3 analistas de contratos.
 Bibliografía

 IACC (2018).El control interno en el contexto de las organizaciones. Auditoría y control

interno. Semana 2.