YOLMAN DIAZ RINCON

ACTIVIDAD 3

a) Identifique el objetivo y convoque, mediante la realización de un

memorando, a la asistencia de la “Reunión de apertura”. Diseñe un
formato para la corroboración del personal asistente, en éste mismo
formato se debe plantear, además de otros aspectos (objetivo de la
auditoría, criterios de auditoría, fecha, proceso o actividad a auditar,
observaciones, etc.), una columna para la firma de los asistentes a la
reunión de apertura y cierre de la auditoría.

CARGOS QUE INTERVIENEN EN EL PROCESO:

Coordinador de Gestión Documental

Líder de Transferencias Documentales
Líder de Archivo Central
Líder de Archivo Inactivo

MEMORANDO

FECHA: SEPTIEMBRE 19 de 2014

DE: GERENCIA DE CALIDAD
PARA: COORDINACION GESTION DOCUMENTAL
REF: AUDITORIA PROCESO DE TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES

La Gerencia de Calidad realizará Auditoria Interna de Observación al proceso de

la referencia; con el objeto de verificar y evaluar que se están aplicando los
procesos inherentes a servicio al cliente, horario, oportunidad de atención y
acción de las transferencias documentales dentro del edificio y con el operador
de archivo inactivo dentro de los estándares establecidos como modelo.
Determinar la eficacia y eficiencia del sistema de calidad implementado para
cumplir objetivos específicos de calidad. Proporcionar al auditado una
oportunidad de mejorar el sistema de calidad implementado en la empresa.
La visita será realizada por un equipo de tres auditores de calidad y debe ser
atendida por el Coordinador de Gestión Documental, el Líder de Transferencias
Documentales, el Líder de Archivo Central y por el Líder de Archivo Inactivo, el
31 de Marzo del presente año a las 8:00 a.m. con una duración de 6 horas, en
las instalaciones de Archivo Central.
Adjunto Lista de chequeo y procedimiento establecidos el SGC empresarial para
el proceso en cuestión. En caso de tener alguna observación o aclaración a la
agenda recibida o a alguna de sus partes, por favor comunicarla al Auditor Líder
antes del 25 de Marzo próximo.

Atentamente,

Gerencia de Calidad.
YOLMAN DIAZ RINCON

REUNION DE APERTURA

Gerencia de Calidad Fecha: SEPTIEMBRE 19 de 2014

Representante de
Ing. MARHA RIAÑO
Calidad:
Auditor Líder: SANDRA MAILER SANCHEZ
YOLMAN DIAZ RINCON
Equipo Auditor:
MIREYA SEPULVEDA
SECTOR GESTION DOCUMENTAL

• Determinación del grado de conformidad del sistema de

gestión de calidad con los criterios de establecidos en la
norma ISO 9001:2008.
• Evaluación de la capacidad del sistema de gestión de
calidad para asegurar el cumplimiento de los requisitos del
cliente, legales y reglamentarios del servicio.
• Evaluación de la eficacia del sistema de gestión de calidad
para lograr los objetivos especificados.
• Identificar mejoramientos potenciales en el sistema de
Objetivo. gestión de calidad.
Verificar y evaluar que se están aplicando los procesos
inherentes a servicio al cliente, horario, oportunidad de
atención y acción de las transferencias documentales dentro
del edificio y con el operador de archivo inactivo dentro de
los estándares establecidos como modelo.
• Determinar la eficacia y eficiencia del sistema de calidad
implementado para cumplir objetivos específicos de calidad.
• Proporcionar al auditado una oportunidad de mejorar el
sistema de calidad implementado en la empresa.
Auditoria Interna de Observación y Seguimiento. Proceso
Alcance:
desarrollado durante la fecha de la Auditoria Interna.
Criterio ISO 9001/2008
Lista de chequeo y procedimiento establecidos el SGC
empresarial para el proceso en cuestión. En caso de tener
Metodología alguna observación o aclaración a la agenda recibida o a
alguna de sus partes, por favor comunicarla al Auditor Líder
antes del 25 de Marzo próximo.
YOLMAN DIAZ RINCON

FIRMA DE LOS ASISTENTES REUNION DE APERTURA

NOMBRE Y APELLIDOS CARGO FIRMA

MARTHA RIAÑO Representante de

Calidad
SANDRA SANCHEZ Auditor Líder
YOLMAN DIAZ Equipo Auditor
MIREYA SEPULVEDA Equipo Auditor

b) Revisión documental durante la realización de la auditoría.

TRD. Procedimiento de transferencia documental para

garantizar la integridad, autenticidad, fidelidad y
confidencialidad de la información transferida.

Manual de Calidad)
Procedimientos operativos
Instrucciones de trabajo paso a paso
Formatos y registros
Documentos de Documentación completa
Referencia:
Horario de apertura del servicio.
• Señalización y exhibición del proceso a auditar en
lugar visible.
• Tiempos de atención paso a paso dentro del proceso.
• Registro de cada servicio con observaciones y/o
hallazgos
• Procedimiento de atención de trasferencias
documentales de Archivos de gestión a archivo
central.
• Procedimiento de entrega y transferencia
documental de archivo central hacia archivo inactivo.
• Se comentan los hallazgos encontrados al
Coordinador de Gestión Documental.
YOLMAN DIAZ RINCON

c) Comunicación durante la auditoría: defina las técnicas o estrategias de

comunicación que usará durante la auditoría.

El auditor interno proporciona el aseguramiento al equipo de dirección y a la alta

gerencia sobre la eficacia de la gobernanza, la gestión de los riesgos y el control.
Para desarrollar esta tarea en forma eficaz el auditor maneja altos estándares de
comunicación y usa esta habilidad para establecer relaciones con una gama
amplia de partes interesadas a desarrollar.

d) Recolección y verificación de información: defina qué técnicas o

estrategias de recolección y verificación de información usará durante la
auditoría (ejemplo: lista de Chequeo).

LISTA DE CHEQUEO SI NO
Lista de Verificación: X
Manual de Calidad (Documentación nivel I) X
Procedimientos operativos (Documentación nivel II) X
Instrucciones de trabajo paso a paso (Documentación nivel III) X
Formatos y registros (Documentación de nivel IV) X
Documentación completa X
X
· Horario de apertura del servicio.
· Señalización y exhibición del proceso a auditar en lugar X
visible.
· Tiempos de atención paso a paso dentro del proceso. X

e) Generación de hallazgos de auditoría.

se detectaron cuatro (4) no conformidades menores relacionadas con los

numerales:

5.4.2 Planificación del Sistema de gestión de la calidad (1);

6.2.2 Competencia, toma de conciencia y formación (1);
7.5.1 Control de la producción y de la prestación del servicio (1);
8.2.2 Auditoría interna (1);
8.5.2 Acción correctiva (1).

La empresa presentó las acciones correctivas para dar respuesta a las No

conformidades encontradas.

• Verificación del cierre de dos (7) No conformidades pendientes de la auditoría

anterior.
YOLMAN DIAZ RINCON

f) Prepare y realice las conclusiones de auditoría.

3. INFORME AUDITORÍA INTERNA DE CALIDAD - CONCLUSIONES DE AUDITORIA

• Verificación de la implementación y mantenimiento eficaz del Sistema

de Gestión de la Calidad de acuerdo con los requisitos de la norma ISO
9001:2000, siguiendo el plan de auditoría, el día 31 de marzo de 2014 en
las instalaciones de la empresa, en Neiva H.
• Verificación de la capacidad de la organización para cumplir aspectos
reglamentarios
• Como se muestra en el perfil de calidad, se detectaron cuatro (4) no
ACTIVIDADES
conformidades menores relacionadas con los numerales 5.4.2
DESARROLLADAS
Planificación del Sistema de gestión de la calidad (1); 6.2.2
Competencia, toma de conciencia y formación (1); 7.5.1 Control de la
producción y de la prestación del servicio (1); 8.2.2 Auditoría interna (1);
y 8.5.2 Acción correctiva (1). La empresa presentó las acciones
correctivas para dar respuesta a las No conformidades encontradas.
• Verificación del cierre de dos (7) No conformidades pendientes de la
auditoría anterior.

• El liderazgo del coordinador de Gestión Documental, por interiorizar en

todo el equipo de trabajo el modelo de gestión de calidad bajo
parámetros de la Norma ISO 9001:2008, a través de la coordinación y
participación activa en el desarrollo de los procesos del sistema.
• El liderazgo del coordinador de Gestión Documental, por interiorizar en
todo el equipo de trabajo el modelo de gestión de calidad bajo
ASPECTOS RELEVANTES
parámetros de la Norma ISO 9001:2008, a través de la coordinación y
participación activa en el desarrollo de los procesos del sistema.
• Se destaca el compromiso del personal del área y de los clientes
internos, quienes se unen para desarrollar un proceso alto sentido de
responsabilidad y cumplimiento con un enfoque de productividad y
eficiencia para el logro de los objetivos propuestos.

• La definición y ubicación explícita de las Acciones de Mejoramiento, del

ciclo PHVA, dentro de la caracterización de los procesos, realizadas a
partir del análisis de los resultados de los indicadores de seguimiento y
medición, con el fin de resaltar la importancia y beneficios del ciclo
ASPECTOS POR completo para alcanzar los resultados planificados y facilitar la gestión
MEJORAR de los procesos por el personal responsable.
• La ampliación del listado de documentos externos, incluyendo las
nuevas publicaciones oficiales del Archivo General de La Nación, con el
propósito de evitar que en el transcurso del tiempo se pueda perder
información valiosa sobre la actualización de los procesos inherentes.
YOLMAN DIAZ RINCON

• La planificación de los cambios que puedan afectar la integridad del

Sistema de Gestión de la Calidad, considerando entre ellos los que
surgen de los cambios en la reglamentación aplicable al objeto del
negocio de la empresa.
• La metodología para hacer seguimiento a la eficacia de las acciones
correctivas y preventivas, mediante definición de plazos y criterios que
RESPONSABILIDAD DE permitan asegurar el cumplimiento de los objetivos previstos, respecto
LA DIRECCION tanto a la prevención de los problemas como a la eliminación de sus
causas. La metodología para hacer seguimiento a la eficacia de las
acciones correctivas y preventivas, mediante definición de plazos y
criterios que permitan asegurar el cumplimiento de los objetivos
previstos, respecto tanto a la prevención de los problemas como a la
eliminación de sus causas.

• La empresa cuenta con personal calificado para la realización de

auditorías internas de calidad. Para cada auditoria se desarrolla un Plan
y un Informe en el que se registran los hallazgos, se analizan las causas
de las No conformidades, y a partir de ellos se establecen las acciones
correctivas pertinentes. Se evidencia un adecuado control y seguimiento
del cumplimiento de las actividades relacionadas con la auditoria por
CONFIABILIDAD DE LA parte del auditor principal.
AUDITORIA INTERNA • En la planificación y realización de las auditorías es importante
asegurar que se cubren todos los procesos del Sistema de Gestión de la
Calidad y se evalúe con la profundidad requerida, el nivel de
cumplimiento de cada uno de los requisitos de la Norma ISO 9001
asociados a los diferentes procesos.

• Se verificó el cumplimiento a las acciones propuestas por la empresa

para eliminar las causas de siete No conformidades menores pendientes,
RESULTADO DEL de diez que habían sido detectadas en la auditoría anterior.
SEGUIMIENTO DE LAS • Estas no conformidades hacían referencia a los elementos 4.2.3 (2),
ACCIONES 4.2.4 (1), 6.2 (1), 7.5.5 (1), 7.6 (1) y 8.5.2 (1). Los planes de acción
CORRECTIVAS DE LA implicaron revisión de aspectos específicos en algunos procedimientos
AUDITORÍA ANTERIOR. y capacitación y sensibilización al personal, principalmente del equipo
de funcionarios, para la aplicación de las normas establecidas.

Fecha de ejecución: 19 SEPTIEMBRE de 2014

Reunión de apertura: Archivo Central Lugar: 8:00 a.m.
Reunión de cierre: Archivo Central Lugar: 3:00 p.m.
YOLMAN DIAZ RINCON

g) Realización de reunión de cierre: entregue el registro escaneado para

verificar la ejecución real de la auditoría (Ver punto a. de ésta actividad).

REUNION DE CIERRE

Gerencia de Calidad Fecha: Marzo 29 de 2014

Representante de
MARTHA RIAÑO.
Calidad:
Auditor Líder: SANDRA SANCHEZ
YOLMAN DIAZ
Equipo Auditor:
MIREYA SEPULVEDA
SECTOR GESTION DOCUMENTAL

• Determinación del grado de conformidad del sistema de

gestión de calidad con los criterios de establecidos en la
norma ISO 9001:2008.
• Evaluación de la capacidad del sistema de gestión de
calidad para asegurar el cumplimiento de los requisitos del
cliente, legales y reglamentarios del servicio.
• Evaluación de la eficacia del sistema de gestión de calidad
para lograr los objetivos especificados.
• Identificar mejoramientos potenciales en el sistema de
Objetivo. gestión de calidad.
Verificar y evaluar que se están aplicando los procesos
inherentes a servicio al cliente, horario, oportunidad de
atención y acción de las transferencias documentales dentro
del edificio y con el operador de archivo inactivo dentro de
los estándares establecidos como modelo.
• Determinar la eficacia y eficiencia del sistema de calidad
implementado para cumplir objetivos específicos de calidad.
• Proporcionar al auditado una oportunidad de mejorar el
sistema de calidad implementado en la empresa.
Auditoria Interna de Observación y Seguimiento. Proceso
Alcance:
desarrollado durante la fecha de la Auditoria Interna.
Criterio ISO 9001/2008
Lista de chequeo y procedimiento establecidos el SGC
empresarial para el proceso en cuestión. En caso de tener
Metodología alguna observación o aclaración a la agenda recibida o a
alguna de sus partes, por favor comunicarla al Auditor Líder
antes del 25 de Marzo próximo.
YOLMAN DIAZ RINCON

FIRMA DE LOS ASISTENTES REUNION DE CIERRE

NOMBRE Y APELLIDOS CARGO FIRMA

MARTHA RIAÑO Representante de

Calidad
SANDRA SANCHEZ Auditor Líder
YOLMAN DIAZ Equipo Auditor
MIREYA SEPULVEDA Equipo Auditor

h) Para terminar, escriba las conclusiones del aprendizaje que obtuvo tras el
desarrollo de esta actividad.

 Auditoría interna organizacional es fundamental para encontrar falencias o

incumplimientos en el SGC de una compañía y en cada uno de los
procesos que la conforman (compras, recurso humano, misionales o de
mejora continua)

 La auditorías internas es el pilar de mejoramiento y sostenimiento del SGC

y para obtener resultados exitosos en la implantación del SGC, se debe
tener un buen procedimiento para la realización de las mismas y contar con
una frecuencia adecuada durante el año para la revisión de todos sus
procesos, garantizando así la calidad de la labor que desempeña en su
campo económico.

Envíe un archivo de texto con la actividad resuelta al instructor a través de la

plataforma.