Términos de Referencia Plataforma de Gestión FD 08.07.2019

TERMINOS DE REFERENCIA PARA EL DESARROLLO DE LA PLATAFORMA DE
GESTION DE PROCESOS FORMACION DUAL
CORPORACION FORMADOS
1
TABLA DE CONTENIDOS
TERMINOS DE REFERENCIA PARA EL DESARROLLO DE LA PLATAFORMA

DE GESTION DE PROCESOS FORMACION DUAL .................................... 1
CORPORACION FORMADOS ...................................................................... 1
OBJETO DE CONTRATACION ...................................................................................... 5
INTRODUCCION .............................................................................................................. 5
Contratante...................................................................................................................... 5
Situación Actual ............................................................................................................. 6
CONDICIONES MARCO ................................................................................................. 6
Alcance ........................................................................................................................... 6
Objetivo general ............................................................................................................. 8
Objetivos específicos ...................................................................................................... 9
REQUERIMIENTOS IMPLEMENTACION .................................................................. 10
Productos a entregar ..................................................................................................... 10
Condiciones para la implementación ............................................................................ 11
Condiciones de Soporte técnico, mantenimiento y expansión ..................................... 11
Características de la empresa contratante ..................................................................... 11
REQUERIMIENTOS FUNCIONALES GENERALES TDRs ....................................... 11
REQUERIMIENTOS FUNCIONALES ESPECIFICOS TDRs ...................................... 12
PROCESOS DE LA CORPORACIÓN FORMADOS ................................................ 14
1. Buscar empresa formadora ........................................................................................... 16
1.1 Ingresar empresa ..................................................................................................... 18
1.2 Identificar convenio potencial ................................................................................ 29
1.3 Enviar información a empresas potenciales ........................................................... 34
1.4 Obtener cita informativa ......................................................................................... 37
1.5 Visitar empresa para informar ................................................................................ 40
1.6 Enviar información convenio ................................................................................. 43
1.7 Obtener cita convenio ............................................................................................. 44
1.8 Visitar empresa para convenio y completar información ....................................... 47
1.9 Generar informe viabilidad y convenio .................................................................. 50
1.10 Tramitar aprobación informe viabilidad ............................................................... 51
1.11 Tramitar firmar convenio...................................................................................... 51
1.12 Registrar convenio y seguimiento ........................................................................ 51
2. Habilitar empresa formadora ........................................................................................ 53
2.1 Seleccionar empresa ............................................................................................... 54
2.2 Crear cuenta tutor empresarial general .................................................................. 55
2.3 Enviar email con credenciales de cuenta y alerta ................................................... 55
2.4 Confirmar recepción. .............................................................................................. 56
3. Habilitar instituciones de educación superior (IES) ..................................................... 56
3.1 Crear instituciones de educación superior (IES) .................................................... 58
3.2 Crear cuenta Administrador IES............................................................................. 59
2
3.3 Enviar email con credenciales de cuenta y alerta. .................................................. 59
3.4 Confirmar recepción. .............................................................................................. 60
4. Registrar formación de formadores .............................................................................. 61
5. Registrar evento ........................................................................................................ 62
5.1 Ingresar datos evento .............................................................................................. 63
5.2 Enviar mensaje eventos .......................................................................................... 65
6 Coordinar selección empresarial ................................................................................... 65
6.1 Revisar selección estudiante ................................................................................... 66
6.2 Cambiar de empresa ............................................................................................... 69
6.3 Gestionar asignación de estudiante......................................................................... 71
6.4 Enviar mensaje de aplicación ................................................................................. 73
6.5 Revisar hojas de vida (de Estudiantes sin empresa) ............................................... 74
6.6 Llamar al estudiante para entrevista ....................................................................... 80
6.7 Entrevistar estudiante ............................................................................................. 80
6.8 Registrar selección .................................................................................................. 80
6.9 Aceptar empresa ..................................................................................................... 81
7. Revisar proceso formación dual ................................................................................... 82
7.1 Revisar historial estudiante ..................................................................................... 86
7.2 Revisar evaluación formación dual. ....................................................................... 90
7.3 Revisar inconsistencias planes teóricos y prácticos ............................................... 95
7.4 Registro de mejoras a tomar ................................................................................... 97
7.5 Entregar resultados evaluaciones............................................................................ 97
8. PROCESO EMPRESAS FORMADORAS .................................................................. 98
8.1 Registrar Tutores Empresariales Específicos ......................................................... 99
8.2 Registrar Áreas Empresariales.............................................................................. 101
8.3 Planificar aprendizaje práctico ............................................................................. 102
8.4 Planificar proyecto empresarial ............................................................................ 113
8.5 Revisar proceso formación dual ........................................................................... 116
9. PROCESO INSTITUCIONES EDUCACION SUPERIOR ...................................... 128
9.1 Registrar carreras, tutores y estudiantes .............................................................. 129
9.2 Revisar plan aprendizaje práctico ......................................................................... 141
9.3 Revisar proyecto empresarial. .............................................................................. 142
9.4 Revisar proceso formación dual ........................................................................... 143
10. PROCESO DEL ESTUDIANTE.............................................................................. 146
10.1 Registrar cuenta estudiante ................................................................................. 146
10.2 Registrar actividades fase práctica ..................................................................... 157
REQUISITOS TECNICOS ............................................................................................ 162
Requisitos técnicos recomendados ............................................................................. 162
Requisitos tecnológicos generales recomendados ...................................................... 164
CALIFICACION DE PROVEEDORES ........................................................................ 165
Matrices de calificación de proveedores .................................................................... 165
DESARROLLO DEL PROYECTO Y PRIORIDAD DE SALIDA .............................. 169
3
OFERTA ......................................................................................................................... 169
Oferta Técnica ............................................................................................................ 169
Oferta Económica ....................................................................................................... 170
Experiencia ................................................................................................................. 170
CONTACTO Y ENTREGA DE LA OFERTA............................................................ 170
ANEXOS........................................................................................................................ 171
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OBJETO DE CONTRATACION
“Desarrollo de la Plataforma Digital de Gestión de Procesos de Formación Dual alineada a

las definiciones de los Términos de Referencia”
INTRODUCCION
Contratante
La Alianza para la Formación Profesional entre DIHK y Cámaras, Asociaciones e
Instituciones del Ecuador, constituye un proyecto de cooperación entre Alemania y
Ecuador, que busca fortalecer la formación dual como metodología de formación
profesional compartida (teórica – práctica) la que provee una educación holística, dentro
de esta, Instituciones de Educación Superior (IES) desarrollan y enseñan las bases
teóricas de la profesión y empresas formadoras desarrollan y forman las bases prácticas
de la profesión en los estudiantes, todo esto dentro de un entorno de trabajo real, lo que
permite formar talento humano cualificado con las competencias profesionales requeridas,
mejorando con ello, la productividad y competitividad del sector productivo del país.
El proyecto Alianza para la Formación Profesional (AFP), está constituido por las siguientes
instituciones: Secretaria de Educación Superior, Ciencia, Tecnología e Innovación
SENESCYT, Cámara de Industrias y Producción CIP, Cámara de Industrias de Guayaquil
CIG, Cámara de Industrias Productividad y Empleo CIPEM, Asociación de Confeccionistas
Textiles ACONTEX, Asociación Ecuatoriana de Software AESOFT, Asociación de
Industriales Textiles del Ecuador AITE, Asociación Ecuatoriana de Plásticos – ASEPLAS y
Asociación Ecuatoriana de Industriales de la Madera AIMA. Estas instituciones y otras más
han venido trabajando en conjunto dentro del desarrollo de la implementación de la
formación profesional dual en Ecuador.
En este marco, la AFP trabaja con todos los socios de proyecto en 1. El desarrollo del
marco legal y social para la formación dual; 2. El dialogo público privado y 3. La
implementación de carreras duales especificas con altos niveles de calidad.
En el marco del proyecto AFP se constituyó la Corporación Formados por parte de los
socios privados del mismo con el objetivo de ser el ente que regule la formación
empresarial y los estándares correspondientes para asegurar una formación dual de alta
5
calidad. Parte de los estándares y el sistema de gestión de calidad deberá formar una
plataforma de gestión de procesos de formación dual que establezca lineamientos para los
actores involucrados.
Situación Actual
En el marco del proyecto AFP se están implementando actualmente 8 carreras con
modalidad dual y en el transcurso de los últimos años se ha venido trabajando en
desarrollar los procesos de trabajo conjunto entre todos los actores involucrados de cada
una de estas carreras. Por la novedad y complejidad de la modalidad tanto como la
heterogeneidad de los actores que deben trabajar en conjunto, la gestión de procesos
resulta un reto sobre todo en manejo eficiente de tiempos de todos los involucrados.
La gestión adecuada de los procesos y la documentación adecuada de la formación teórica

y práctica son indispensable para garantizar el cumplimiento de los parámetros de
formación y los perfiles profesionales requeridos finalmente. Hasta el momento todo se
está haciendo de forma “manual” por parte de las personas responsables de cada
institución. Esto quiere decir que se envían correos electrónicos individuales, se realizan
llamadas, se reciben los planes de aprendizaje práctico y de rotación tanto como los otros
documentos de la formación práctica en físico con las firmas originales de los responsables.
Este manejo implica un elevado costo en tiempos para los coordinadores de las cámaras,
docentes de los institutos y sobre todo para los tutores empresariales de las empresas
formadoras. El resultado es la entrega y compilación tardía de toda la documentación
necesaria y altos costos de personal para tener la documentación completa tanto como la
debida revisión si todo está correcto.
CONDICIONES MARCO
Alcance
El sistema se compone de los siguientes módulos:
• Instituciones: permite registrar

a. Empresas
b. Institutos de Educación Superior (IES)
c. Recursos
d. Convenios
• Seguridades: Permite asignar perfiles a recursos. Cada perfil tiene definida

funcionalidad en la aplicación y visibilidad de datos.
6
• Operaciones: permite realizar actividades propias para
Empresa:
a. Parametrización de áreas empresariales.

b. Asignación de Tutores Empresariales Específicos a áreas
empresariales.
c. Planificación de aprendizaje práctico y proyecto empresarial.
d. Seguimiento proceso de formación dual.
e. Evaluación a estudiantes.
Institución de Educación Superior (IES):
a. Parametrización de carreras.
b. Asignación de coordinadores académicos y tutores académicos por

carrera.
c. Carga de plan marco por carrera.
d. Carga de estudiantes por carrera.
e. Asignación de estudiantes a tutores académicos.
f. Carga de notas.
g. Revisión de aprendizaje práctico y proyecto empresarial.
h. Seguimiento proceso de formación dual.
• Administrativo: permite registrar
a. Valores a parámetros de aplicación.
b. Tareas y Flujos de procesos.
c. Crear plantillas de documentos.
d. Parametrización de criterios de viabilidad generales para empresas

formadoras.
e. Parametrización de criterios de viabilidad por carrera para empresas

formadoras.
f. Parametrización de Encuestas.
• Estudiantes
Para las empresas.
7
a. Selección de estudiantes.
b. Hoja de vida de estudiantes.
c. Resultados test psicométrico.
Para Formados
a. Selección/ aplicación a empresa de estudiante.
b. Cambio de empresa.
c. Historial de estudiante.
d. Hoja de vida de estudiantes.
e. Resultados test psicométrico.
Para el estudiante
a. Creación de cuenta del estudiante.
b. Registro de datos del perfil.
c. Hoja de vida.
d. Llenar test psicométrico.
e. Registro de actividades fase práctica.
f. Llenar encuesta de satisfacción.
g. Verificar nota final.
• Reportes
La plataforma será desarrollada paso a paso en cuatro módulos consecutivos hasta llegar
a la funcionalidad y al alcance completo resumido aquí y detallado en los capítulos a
continuación.
Objetivo general
Desarrollar una Plataforma para lograr un manejo más eficiente de los procesos de gestión
de Formación Dual y la debida documentación facilitando el trabajo de los tutores
empresariales, tutores académicos y coordinadores de formación dual de las cámaras, que
logre disminuir los tiempos de trabajo de cada uno de estos usuarios y que permita el
cumplimiento de sus responsabilidades en los plazos establecidos tanto como la generación
de reportes de estatus y resultados.
8
Objetivos específicos
La Plataforma debe alcanzar los siguientes objetivos específicos:
❖ Manejo eficiente de los procesos de Formación Dual. Procesos administrados y

controlados por el sistema en base a las definiciones registradas en los Términos de
Referencia.
• Proveer de información actualizada que permita dar seguimiento en forma
oportuna a cada uno de los procesos de los diferentes actores: Formados,
empresas, estudiantes, Institutos.
• La plataforma debe ser parametrizable con el propósito de poder mejorar de
manera continua los procesos actuales de Formación Dual, permitiendo la
anulación de actividades actuales, creación de nuevas actividades en los
procesos, creación de nuevos procesos, manejo de perfiles para ejecución de
tareas, documentos e información.
❖ Trabajo de los usuarios con ayuda de la Plataforma proactivo y con calidad.

• Facilitar la labor de los usuarios en tiempo y gestión de tareas dándoles las
facilidades tales como: bitácora de tareas y los tiempos en los que se deben
cumplir para que realicen sus actividades.
• Los usuarios deberán poder cumplir con sus actividades de manera más
eficiente y con mejor calidad ya que se incorporan plantillas de documentos,
notificaciones, y el seguimiento de tareas entre otras.
• El sistema deberá realizar automáticamente algunas de las actividades que
antes los usuarios las hacían en forma manual, tales como asignación de
alumnos a tutores académicos, calificación automática de empresas, validación
de tareas de aprendizaje, entre otras. Para ejecutar estas tareas automáticas el
sistema debe realizar el proceso que aplica en cada caso, por ejemplo para la
asignación de estudiantes a tutores se debe considerar la carrera a la que
pertenece el tutor.
• Notificar a los usuarios para que realicen sus actividades pendientes o
retrasadas.
❖ Gestión de Documentación:
• Documentos organizados y controlados por la aplicación para generación,
consulta y respaldo de certificación.
• Documentos centralizados en el servidor.
• Visualización de los documentos en base a los perfiles de los usuarios.
• Documentos de generación automática en base a plantillas y a la información
registrada en el sistema.
• Se deben poder adjuntar a los procesos documentos con cualquier tipo de
extensión (.doc, .png, jpg, etc.).
9
❖ Seguimiento de estudiantes
• Registro de información sobre encuestas aplicadas a estudiantes tutores
académicos y empresariales, sobre satisfacción fase teórica y práctica, y
evaluación a los estudiantes por parte de los tutores empresariales y
académicos.
• Historial del estudiante y a la fase teórica y práctica.
• Registro de notas del estudiante.
• Documentación del estudiante.
❖ Calificación de las empresas formadoras y suscripción de convenios

• Manejo de criterios de viabilidad (mínimos obligatorios y completos)
parametrizables por carrera para calificar a las empresas.
• Validación de porcentajes de cumplimiento de criterios de viabilidad.
• Manejo de información obligatoria a cumplir por parte de las empresas.
REQUERIMIENTOS IMPLEMENTACION
Productos a entregar
❖ Plataforma funcionando en base a los Términos de Referencia
• Plataforma instalada y configurada en el alojamiento designado por
Corporación Formados.
• Procesos parametrizados con actividades, recursos, tiempos documentos,
encuestas, alertas, documentos, parámetros, alertas, reportes, etc.
• Procesos en funcionamiento.
• Procesos de respaldo de la Plataforma en ejecución.
• Código fuente de cada uno de los componentes que conforman la plataforma.
• Objetos si es del caso utilizados en la plataforma.
❖ Manuales
• Manual técnico de la Plataforma
• Manual de administración de la aplicación
• Manuales de usuarios
❖ Capacitación
• Capacitación en la funcionalidad del módulo Administrativo que engloba
procesos con tareas, datos, responsables, cronogramas, reglas del proceso,
indicadores, formularios, encuesta, alertas, etc.
• Capacitación a los usuarios expertos delegados por la Corporación de los grupos
de Formados, Empresas, Institutos de Educación Superior (IES), Senescyt,
estos usuarios capacitarán al resto de usuarios de la Plataforma.
10
❖ Servicio de soporte
• Documento de servicio de soporte con condiciones y costos (mantenimiento,
expansión).
• SLA de soporte (servicios a prestar y tiempos de respuesta)
❖ Asesoramiento para infraestructura de Hardware y Software en la que operará el

sistema
• Servidor.
• Base de datos (BDD).
• Sistema Operativo.
• Manejo de respaldos.
• Internet.
• Comunicaciones.
• Estaciones de trabajo.
• Software base y herramientas utilitarias.
Condiciones para la implementación

• Plan de trabajo detallando actividades, plazos y metodología para la
implementación.
• Trabajar en forma conjunta y coordinada con el personal indicado por la
Corporación Formados.
• Acompañamiento en la salida en vivo de la aplicación (verificar el tiempo
adecuado).
Condiciones de Soporte técnico, mantenimiento y expansión

• SLA de soporte técnico que permita de acuerdo al tipo de problema la interacción
entre el cliente y el proveedor para reportar defectos, problemas de
funcionamiento, consultas y requerimientos de soporte.
• Vigencia del soporte técnico desde la suscripción del acta de entrega de
recepción definitiva.
• Condiciones de horarios y formas de atención telefónica, remota o en situ.
Características de la empresa contratante

• Las empresas deben pertenecer a un cuerpo colegiado del Ecuador en caso de
ser empresa nacional o un cuerpo parecido internacional.
• Empresas de desarrollo e implementación de Sistemas con experiencia en BPM,
aplicativos Web, BDD de por lo menos 5 años.
• El equipo de trabajo debe estar conformado por un gerente de proyecto,
analistas programadores y analistas de calidad.
REQUERIMIENTOS FUNCIONALES GENERALES TDRs
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• Gestionar los procesos de Formación Dual de forma eficiente.
• Parametrización para creación y actualización de procesos, flujos de procesos,
actividades, cronogramas, responsables, documentos, encuestas, alertas.
• Manejo de perfiles de acceso de los usuarios a las actividades, datos,
documentos, encuestas.
• Calendario de actividades para que cada usuario pueda controlar su gestión
con información de actividades, tiempos de cumplimiento de las mismas,
notificaciones, comentarios, alertas.
• Criterios parametrizables de viabilidad o aceptación para calificar como
empresas formadoras.
• Generación de alertas en las distintas tareas de los procesos.
• Mails automáticos para envíos de: información de claves de usuarios,
recordatorios de tareas pendientes y retrasadas tanto para usuarios
responsables y para usuarios de seguimiento.
• Generación automática de documentos con textos fijos y variables en base a
plantillas que se parametrizan en el sistema.
• Funcionalidad de carga y descarga de documentos.
• Tareas de validación en distintas fases del proceso.
• Búsqueda y ordenación de información por distintos campos.
• Registro del historial del estudiante y resoluciones de conflictos.
• Reportes en pantalla y con generación a Excel.
• Encuestas parametrizables que se puedan tabular y con preguntas y
respuestas abiertas, cerradas, de calificación, etc., que sirvan tanto para
calificación como para test psicométricos.
• Ejecución de tareas automáticas para actividades específicas.
• Registro de parámetros variables para ejecución de tareas.
• Intercambio de información con otros sistemas.
• Carga de información al sistema mediante archivos Excel.
• Registro de notas parciales de fase teórica y fase practica de los estudiantes
tanto como cálculo de notas finales y promedios automático en base a
ponderaciones por materia, por fase y por semestre.
REQUERIMIENTOS FUNCIONALES ESPECIFICOS TDRs

El desarrollo del Sistema de Gestión de la Formación Dual se deberá realizar en base a la
funcionalidad que se expone a continuación, la misma que está orientada a los procesos
de la Formación Dual. Estos se agrupan en:
• Procesos de la Corporación Formados

• Procesos de las Instituciones de Educación Superior (IES)
• Procesos de las empresas formadoras
• Procesos de los estudiantes.
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Los procesos para la gestión de la formación dual desde la Corporación Formados se
relacionan con las siguientes entidades.
Figura 1
Empresas: Entidades con personería jurídica legalmente constituidas sujetas a las leyes
del Estado Ecuatoriano en las cuales se quiere posicionar estudiantes de las Instituciones
de Educación Superior para que cumplan con su formación práctica en una carrera
modalidad dual.
Cámaras: Entidades que agrupa a empresas y que mediante la Corporación Formados

quieren implementar un sistema para la gestión de la formación dual.
SENESCYT: Institución del Estado Ecuatoriano que ejerce la rectoría de la política pública
de educación superior, ciencia, tecnología y saberes ancestrales y gestionar su aplicación;
con enfoque en el desarrollo estratégico del país. Coordina las acciones entre el ejecutivo
y las instituciones de educación superior en aras del fortalecimiento académico, productivo
y social. En el campo de la ciencia, tecnología y saberes ancestrales, promover la formación
13
del talento humano avanzado y el desarrollo de la investigación, innovación y transferencia
tecnológica, a través de la elaboración, ejecución y evaluación de políticas, programas y
proyectos.
IESS: Institución encargada de aplicar el Sistema del Seguro General Obligatorio que forma
parte del sistema nacional de Seguridad Social, a la cual se consulta si las empresas tienen
mora patronal para aceptarlas o no en los convenios para la formación dual con las
Instituciones de Educación Superior públicas.
SRI: Servicio de rentas internas entidad a la cual se consulta si las empresas tienen mora
para aceptarlas o no en los convenios para la formación dual con las Instituciones de
Educación Superior públicas.
Instituciones de Educación Superior (IES): públicas o privadas que trabajan bajo la

modalidad de formación dual y que buscan posicionar sus estudiantes en empresas para
que cumplan sus fases prácticas.
Regiones:
La formación dual se desarrolla a nivel nacional por lo que el sistema debe permitir organizar
la información por regiones para facilitar la interacción de los diferentes actores. Por
ejemplo, los coordinadores de Formados de la región 1 atienden a las IES y estudiantes de
la misma región 1. Una región tiene una o más provincias, pero una provincia solo pertenece
a una región.
Administrador de Formados: El perfil Administrador se le asigna a un miembro de

Formados para que tenga acceso a todas las opciones del sistema.
PROCESOS DE LA CORPORACIÓN FORMADOS
14
15
Figura 2
1. Buscar empresa formadora
16
Figura 3
En este proceso intervienen los siguientes actores
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• Coordinador Formados es un miembro de la Corporación Formados al que se
delega este perfil para que cumpla las tareas que se visualizan en la imagen anterior.
• Administrador convenios IES es un miembro de una Institución de Educación

Superior la cual le delega este perfil para que cumpla las tareas que se visualizan
en la imagen anterior.
1.1 Ingresar empresa

ACTOR: Coordinador Formados y Administrador convenios IES.
OBJETIVO: Hacerle seguimiento para firmar convenio.
DESCRIPCIÓN:
Un coordinador de Formados busca empresas para la formación dual. Crea un

requerimiento e ingresa en el sistema los datos con el fin de hacerle seguimiento hasta la
tarea Completar información y a partir de ahí pone a disposición la empresa a la IES que la
requiera para la firma del convenio.
Un Administrador de convenios de las IES busca Empresas para la formación dual. Crea
un requerimiento e ingresa en el sistema los datos de la empresa con el fin de hacerle
seguimiento hasta la firma del convenio para su IES.
De manera general cuando un requerimiento llega a cada tarea de un flujo, el sistema

notifica a los actores de cada tarea vía email y buzón de mensajes de la aplicación que
tiene que atender la tarea.
1.1.1 El sistema permite crear una empresa con sus datos principales.
FUNCIONALIDAD: El sistema permite la siguiente pantalla para el registro de instituciones
(empresas o IES).
18
Figura 4. Pantalla de institución (empresa o IES)
La pantalla muestra los datos principales de la empresa más el estado que tiene durante el
proceso; la provincia y ciudad son de la oficina matriz.
Se puede ordenar y buscar por los campos: Razón Social, Ruc, Actividad, Tipo, Estado,
Provincia, Ciudad / Cantón. La pantalla tiene paginación.
No permite duplicados por ruc y razón social.
El sistema guarda registros de auditoría de que usuario y en qué fecha creo, actualizo o
inactivo una empresa.
Se selecciona una empresa dando clic en el RUC, los datos se llenan en los campos de
abajo para actualizarlos o ingresar a los otros datos de la empresa dando clic en los botones
correspondientes.
ENTRADAS: (*) Datos obligatorios
Datos principales:
* Razón social,
* Ruc,
19
* Actividad (Institución de Educación Superior, SENESCYT, Formados, Textil, Automotriz,
Desarrollo de software, etc.). La actividad Institución de Educación Superior, Formados y
SENESCYT es solo visible para el perfil Administrador de Formados, solo él puede crear
IES, Formados y SENESCYT.
* Tipo (privada, estatal, mixta),
FUENTE: El Coordinador Formados, el Administrador o el Administrador convenios IES,

ingresan estos datos.
DESTINO: Registro en la base de datos.
SALIDAS: Mensajes de error de duplicados Ruc o Razón Social o falta de dato obligatorio
o registro correcto.
PRECONDICIÓN:
a) creada empresa Formados y recursos con perfiles Coordinador Formados con esta
misma funcionalidad.
b) creadas Instituciones de Educación Superior IES y recursos con perfiles
Administrador convenios IES con esta misma funcionalidad.
c) Parametrizadas actividades empresariales.
d) Parametrizados criterios viabilidad de Empresa (Sin mora en IESS y Sin mora en el
SRI, etc.) y por Carrera.
POSTCONDICIÓN:
Luego de creada la empresa con sus datos principales queda en estado prospecto.
Las Instituciones con actividad IES y Formados se crean con estado activa. Y solo tienen
dos estados. El segundo es inactiva.
Luego de creada la empresa se le puede añadir los datos de sus oficinas.
1.1.2 El sistema permite ingresar los datos de las oficinas de la Empresa.

PRECONDICIÓN: Creada la Empresa a la cual se va a crear oficinas.
FUNCIONALIDAD:
Una empresa puede tener una o más oficinas.
El sistema guarda registros de auditoría de que usuario y en qué fecha creo, actualizo o
inactivo oficinas.
20
Figura 5
El botón áreas permite ver qué áreas empresariales tiene definida la empresa por cada
oficina. Solo el Tutor Empresarial General puede crear áreas empresariales para su oficina.
Usuarios con otros perfiles solo pueden mirarlas.
ENTRADAS:
*Tipo (Matriz o sucursal)
* Provincia
* Cantón o ciudad
* Parroquia
* Calle principal
* Número
* Calle secundaria
* Latitud y longitud (ubicación geográfica). Sirven para asignar a los estudiantes a las
empresas más cercanas a su lugar de residencia junto con los datos de convenio.
21
* Datos obligatorios
FUENTE: El Coordinador Formados o el Administrador convenios IES ingresan estos

datos.
SALIDAS: Mensajes de error de falta de dato obligatorio o registro correcto.
POSTCONDICIÓN: Una vez creadas las oficinas de una empresa se puede crear luego los
recursos de cada oficina.
1.1.3 El sistema permite crear los recursos de la empresa.

Los recursos iniciales de una empresa o IES serán:
• Uno contacto al cuales se le enviará información inicial y con el que se coordinará

visitas a la empresa.
• El representante Legal de la empresa del cual se irá llenando su información y
contactando hasta llegar a la firma del convenio.
• El Rector de la IES en el caso de una IES.
PRECONDICIÓN: Creada la oficina de la empresa en la cual se va a crear los recursos.
FUNCIONALIDAD:
El sistema permite la siguiente pantalla para la creación de recursos.
22
Figura 6.
El sistema no permite duplicados de recursos por email empresarial.
El sistemas guarda registros de auditoría de que usuario y en qué fecha creo, actualizo o
inactivo recursos.
Se selecciona un recurso dando clic en su código, sus datos se llenan en los campos de
abajo y con ello se pueden actualizar o acceder al perfil o generar password.
El botón Generar password se habilita solo para los recursos con perfiles que tienen acceso
a la aplicación. Ver tabla 2 Perfiles con acceso al sistema.
ENTRADAS: Datos obligatorios (*)
*Apellidos.
*Nombres.
*Número Cédula Identidad/Pasaporte.
* Fecha Nacimiento.
23
* Profesión.
* Cargo.
* Email empresarial.
- Email personal
*Teléfono empresarial
- Extensión.
* Móvil
- Formación de formadores. Solo el usuario con perfil Coordinar Formados puede llenar
este dato. Asistencia o Certificado con sus respectivas fechas. La uno o la otra pero no las
dos al mismo tiempo.
FUENTE: El Coordinador Formados o el Administrador convenios IES ingresan estos datos.
SALIDAS: Mensajes de error de falta de dato obligatorio o duplicado recursos por email
empresarial o registro correcto.
POSTCONDICIÓN: Una vez creado el recurso este queda en estado activo.
Luego de creado el recurso se le asigna perfiles.
1.1.4 El sistema permite asignar o quitar perfiles a los recursos creados

PRECONDICIÓN:
a) Creado el recurso al que se va a asignar el perfil.

b) Parametrizados perfiles y cargados a la pantalla según tabla 1.
FUNCIONALIDAD:
A un recurso se le puede asignar uno o más perfiles.
24
Figura 7
ENTRADAS: perfil.
FUENTE: El Coordinador Formados o el Administrador convenios IES selecciona el perfil a

asignar.
DESTINO: registro a base de datos.
POSCONDICIÓN: de acuerdo al perfil asignado el usuario tiene acceso al sistema según

tabla 2.
25
Tabla 1: Visibilidad de perfiles por perfiles y actividad institucional
Otras
Actividad actividades Instituciones con Actividad
FORMADOS empresarial actividad IES SENESCYT
es
Coordinador Formados
Coordinador de carrera
Representante Legal
Este perfil puede
Administrador IES
Invitado Senescyt
Tutor académico
asignar---> Tutor Específico
convenios IES
Administrador
Administrador
Tutor General
Contacto
Contacto
Rector
Administrador * * * * * * * * * * * * *
Coordinador
Formados * * * * *
Administrador
convenios IES * *
Tutor General *
Administrador IES * *
Coordinador de
carrera *
Por ejemplo: Solo el perfil Administrador puede ver el perfil Coordinador Formados en la
empresa con actividad Formados y asignarle a un recurso.
Notas:
Luego de firmado y registrado el convenio se puede asignar los perfiles Tutor Empresarial
General y Tutor Empresarial Específico.
Una empresa solo tiene un representante legal atado a la oficina matriz.
Una institución de educación superior solo tiene un rector atado a la oficina matriz.
26
Tabla 2 Perfiles con acceso al sistema.
Otras
Actividad Actividad
actividades Actividad IES
FORMADOS SENESCYT
empresariales
Administrador convenios
Coordinador de carrera
Coordinador Formados
Representante Legal
Acceso
Administrador IES
Invitado Senescyt
Tutor académico
Tutor Específico
al
Administrador
Tutor General
sistema
Estudiante
Contacto
Contacto
Rector
IES
si si si si si no si si si si si no si si
El invitado Snescyt solo tiene acceso a los reportes globales, resultados de encuestas de
satisfacción y reporte de no coincidencias entre el plan marco y plan de rotación.
El estudiante se registra como indica el numeral 10.1.
1.1.5 Direccionamiento del requerimiento en el flujo al ingresar empresa ya

existente
Si el coordinador Formados o el Administrador convenios IES quieren ingresar una empresa
y ella ya existe y si su estado es "no viable" no le permite crear el requerimiento.
El administrador de Formados puede cambiar el estado de una empresa de “no viable” a

“prospecto” para que nuevamente entre en el proceso de buscar empresa formadora. Esto
puede darse para una empresa que en primera instancia no le interesó la formación dual
pero que después solicita ser parte de ella.
También se cambia el estado de “no viable” a “prospecto” por un proceso automático que
en base a x meses del parámetro cambio estado empresa de no viable a prospecto. Para
ello el sistema guarda automáticamente la fecha cuando la empresa obtuvo el estado no
viable.
27
Para los otros estados, en base a la figura 3, le direcciona a:
a) las tareas visita si existe una visita programada con fecha superior a la fecha de ingreso
del requerimiento.
b) la tarea "Obtener cita informativa" si tiene un convenio en estado “potencial”.
c) la tarea "Obtener cita convenio" si tiene un convenio en el estado “interesado”.
Nota: cuando se ingresa una empresa nueva el requerimiento entra por la primera tarea
“Ingresa empresa”.
1.1.6 Ingreso de empresa por archivo

El archivo Excel o csv tiene columnas para:
1. Los datos principales de la empresa (ver numeral 1.1.1).

2. Una columna “estado activa” con valor “si” usada en la primera carga de datos
al sistema para registrar las IES y empresas que ya tienen convenios de trabajo
con formación dual. Estas se crean con estado activa. Con valor diferente a si
(no, blanco, vacío) para cargas de empresas nuevas.
3. los criterios de viabilidad generales de empresa obligatorios (Sin mora en IESS
y Sin mora en el SRI por default dados por el sistema y no eliminables más los
que se parametricen) con valores si/no.
4. los criterios de viabilidad generales de empresa no obligatorios
(parametrizables) con valores si/no.
Nota: Los criterios de viabilidad generales de empresa son diferentes a los criterios de
viabilidad de empresa-carrera. Los primeros califican la empresa de cualquier actividad
empresarial, los segundos califican a la empresa en relación a la carrera con la que se
quiere hacer un convenio.
FUNCIONALIDAD:
El sistema tiene el botón "Carga por archivo", Figura 4, para el proceso de carga masiva de
datos de instituciones (empresas, IES) por archivo Excel o csv.
No permite duplicados por ruc y razón social.
Valida datos principales empresa obligatorios.
Al cargar el archivo el sistema:
a) Crea la institución con sus datos principales (ver numeral 1.1.1). Si la institución ya
existe no se procesa el registro del archivo y continúa con el siguiente.
28
b) Para los registros con columna “estado activa” con valor “si” crea las instituciones
(IES o empresa) con estrado activa con todos los criterios de viabilidad generales
de empresa con valor “si” según el siguiente literal.
c) Registra los criterios de viabilidad generales de empresa para actividad diferente a
IES, Formados y SECNESCYT.
d) Para los registros con columna “estado activa” con valor diferente a SI (NO, blanco
o vacío) crea la empresa con estado no viable si uno o más criterios de viabilidad
de empresa obligatorios tiene valor diferente a SI (NO, blanco o vacío).
e) Para los registros con columna “estado activa” con valor diferente a SI (NO, blanco
o vacío) crea la empresa con estado prospecto si todos los criterios de viabilidad
de empresa obligatorios tiene valor SI.
FUENTE: El Administrador de Formados o Coordinador Formados o el Administrador

convenios IES ingresan los datos en el archivo y lo carga por la aplicación.
Solo el Administrador de Formados puede crear instituciones con actividad IES, Formados
o SENESCYT.
El Coordinador Formados y el Administrador convenios IES solo pueden crear empresas

(instituciones con actividades diferentes a IES, FORMADOS, SENESCYT).
SALIDAS: Mensajes de error de duplicados Ruc o Razón Social o falta de dato obligatorio.
POSTCONDICIÓN:
Luego de creada la empresa con sus datos principales queda en estado prospecto (si no
tiene datos de viabilidad) potencial o no viable.
Luego de creada la empresa se le puede añadir los datos de sus oficinas.
1.2 Identificar convenio potencial

ACTOR: Coordinador Formados o Administrador convenios IES.
OBJETIVO: Enviar información a empresas potenciales.
DESCRIPCIÓN: Conforme se obtiene la información de la empresa se van registrando en
el sistema y en base a ellos el sistema determina si el convenio por carrera es potencial o
no.
PRECONDICIÓN:
a) Parametrizados criterios de viabilidad generales de empresa obligatorios y no

obligatorios.
b) Parametrizados criterios de viabilidad por carrera.
c) Registrada empresa.
29
FUNCIONALIDAD:
1.2.1 El sistema permite registrar el convenio que se pretende por carrera.

Para ello hay que ir por datos de la institución y botón Convenio (figura 4) luego en la
pantalla de convenios, figura siguiente, se registran los datos primarios de la columna
izquierda para el convenio que se quiere lograr.
Figura 8
El sistema guarda registros de auditoría de que usuario y en qué fecha grabó/actualizo.
Una empresa puede tener uno o más convenios con una o más IES para una o más
Carreras.
Cuando el Administrador de convenios IES ingresa a datos de convenio de una empresa

puede ver el listado de los convenios que tiene pero solo puede seleccionar, acceder y
modificar los convenios con su IES, en caso de que no lo tenga puede añadirlo.
ENTRADAS:
• Institución de Educación Superior (de las parametrizadas) con la que se va a tener
el convenio. Seleccionable para el Coordinador Formados y automático para el
Administrador convenios IES.
• Carrera con la que se pretende el convenio,
30
• Períodos académicos (semestre, año) según la IES y carrera,
• Número de alumnos para el convenio (el sistema validad que sea mayor o igual que
x parámetro número de estudiantes mínimo a receptar en la empresa y que sea
entero positivo),
• Plazo en meses del convenio (24, 36, 48 parametrizable),
FUENTE: El Coordinador Formados o el Administrador convenios IES registra las entradas

y al final graba.
POSTCONDICIÓN: Al registrar los datos primarios el convenio queda en estado “prospecto”

y se habilita el botón Datos viabilidad.
1.2.2 El sistema permite registrar los criterios de viabilidad generales de empresa y

los criterios de viabilidad por carrera para el convenio.
Para ello primero se selecciona el convenio dando clic en el link en el número de código
de convenio (figura 8), luego se da clic en el botón Datos viabilidad y se abre la siguiente
pantalla.
Figura 9
31
Esta pantalla muestra:
Los criterios de viabilidad generales de empresa (obligatorios y no obligatorios) y visibles

para cualquier carrera.
También muestra los criterios de viabilidad parametrizados para la carrea.
Consulta por Ruc con links parametrizables de:
logo del IESS con link a:
https://www.iess.gob.ec/empleador-
web/pages/morapatronal/certificadoCumplimientoPublico.jsf
Logo del SRI con link a consultas de deudas https://srienlinea.sri.gob.ec/sri-en-

linea/#/inicio/NAT
Logo de la SUPER INTENDENCIA DE COMPAÑIAS con link a:

http://appscvsmovil.supercias.gob.ec/portaldeinformacion/consulta_cia_param.zul
Los links son parametrizables porque las direcciones pueden cambiar con el tiempo o
porque pueden dejar de ser obligatorios los criterios respectivos. En este último caso se
deja en vacíos los parámetros y se dejan de ver los logos en esta pantalla.
ENTRADAS: check y observación por cada criterio de viabilidad.
FUENTE: El Coordinador Formados o el Administrador convenios IES registran las

entradas y al final graba.
1.2.3 Al grabar el sistema registra:

a) Estado de la empresa no viable si uno o más criterios de viabilidad de empresa
obligatorios no tienen check.
a) Estado de la empresa prospecto si todos los criterios de viabilidad de empresa
obligatorios tiene check.
b) Estado del convenio no viable si la empresa es no viable.
c) Estado del convenio no viable si el número de criterios de viabilidad por carrera
con check es < x% parámetro Porcentaje para definir empresa-carrera Potencial aún
cuando la empresa tenga estado prospecto.
d) Estado del convenio potencial si el número de criterios de viabilidad por carrera
con check es >= x% parámetro Porcentaje para definir empresa-carrera Potencial y
la empresa es prospecto.
El sistemas guarda registros de auditoría de que usuario y en qué fecha grabó/actualizo.
32
A través del proceso se puede tener los siguientes estados del convenio en jerarquía:
1 prospecto,
2 potencial,
3 visitar,
4 interesado,
5 viable,
6 no viable,
7 vigente,
8 terminado,
9 renovado.
Se puede cambiar de un estado inferior a uno superior pero no de un superior a un

inferior.
Solo si el estado del convenio es prospecto (1) se puede cambiar a potencial (2), es decir
se respeta la jerarquía de los estados. No se puede pasar de viable (5) a potencial (2).
A través del proceso se puede tener los siguientes estados de empresa:
1. prospecto.
2. no viable.
3. activa.
4. inactiva.
El administrador de Formados puede cambiar el estado de una empresa de “no viable” a

“prospecto” para que nuevamente entre en el proceso de buscar empresa formadora. Esto
puede darse para una empresa que en primera instancia no le interesó la formación dual
pero que después solicita ser parte de ella.
También se cambia el estado de “no viable” a “prospecto” por un proceso automático que
en base a x meses del parámetro cambio estado empresa de no viable a prospecto. Para
ello el sistema guarda automáticamente la fecha cuando la empresa obtuvo el estado no
viable.
SALIDAS: Mensaje Datos grabados
33
POSTCONDICIÓN: A las empresas que tienen convenio en estado potencial se les manda
información inicial de la formación dual.
1.3 Enviar información a empresas potenciales

ACTOR: Sistema.
OBJETIVO: Dar a conocer Formación dual a empresas que tienen convenio potencial para
realizar convenios.
DESCRIPCIÓN: El sistema envía emails con información a las empresas que tienen
convenio en estado potenciales y que tienen email de contacto.
PRECONDICIÓN:
a) Parametrizada tarea "Enviar información a empresas potenciales" tipo Email.
b) Parametrizadas resultado tarea: “Email enviado” o “Error envío email”.
c) Parametrizado el mensaje del email de la tarea.
d) Parametrizados los documentos a enviar.
e) Empresas en estado potencial con email de contacto.
FUNCIONALIDAD:
El sistema genera los registros para esta tarea con empresas que tienen convenio en estado
potenciales y que tiene email de contacto (figura 10).
El sistema genera texto para el mensaje en base a plantillas tipo mensaje.
El sistema adjunta al email los documentos asignados a las tareas (genéricos y por
carrera).
El sistema envía el email y registra el resultado de la tarea como: Email enviado o Error
envío email. Además registra: la fecha y hora del envío, el usuario “sistema” que ejecuta.
El envío de emails debe evitar caer en listas negras.
Funcionalidad reusable para todas las tareas tipo email, solo cambia la apariencia debido
a datos y parámetros diferentes.
El sistema permite un reporte de tarea. Es un reporte genérico que sirve para las tareas tipo
llamada, email, visita. En él se ve el nombre de la tarea, el listado con: nombre de las
empresas, actividad de la empresa, resultado de la gestión de la tarea, la observación
registrada, la fecha de registro, usuario que registró.
ENTRADAS:
34
Email de contacto empresa.
Mensaje de email.
Archivos adjuntos al email.
FUENTE: El sistema contiene: registros de contacto de la empresa, archivos a enviar en
esta tarea, texto parametrizado para esta tarea. El sistema genera los registros para esta
tarea con las empresas que tienen convenio en estado potencial.
Figura 10
La pantalla de la tarea muestra los campos nombre de la empresa, actividad de la empresa

más el resultado de la gestión, Fecha y hora ordenadas ascendentemente (si estos dos
últimos no se han registrado en la pantalla no se muestran) y las observaciones que se
registren en el detalle de la tarea figura 11. Permite buscar y ordenar por los campos. Tiene
paginación. Este formato es reutilizado para todas las tareas solo cambia de apariencia
debido a los datos.
DESTINO: Email de contacto y registro de resultado de la tarea en Base de datos.

SALIDAS: En la pantalla de tarea se visualiza el resultado Error envío email.
POSTCONDICIÓN:
El requerimiento con resultado “Email enviado” pasan a la siguiente tarea.
El requerimiento con resultado “Error envío email” se quedan en la misma tarea y aun
cuando el sistema manda los emails, el actor puede ingresar a la tarea para verificar errores
de envío y actualizar la información de la empresa ingresando por el link en el nombre de
la empresa a la pantalla detalle de la tarea. Ahí da clic en el botón “Mantenimiento” que
35
lleva al módulo de empresa, figura 4, seleccionando automáticamente la empresa de la
tarea. Luego envía manualmente el email dando clic en el botón Enviar.
Figura 11. Pantalla detalle de la tarea.
La pantalla detalle de la tarea tiene una cabecera que muestra el nombre de la Tarea,
nombre de la empresa, los datos del recurso activo con perfil contacto (uno o más)
Apellidos, Nombre, Perfil, Estado, Oficina (provincia ciudad tipo), teléfonos- extensión,
móvil, email y un botón "Mantenimiento".
La funcionalidad de la cabecera de detalle de la tarea se re usa para los otros tipos de

tareas solo cambia los datos.
En el centro se muestra el texto parametrizado, en base a la plantilla la tarea tipo Email,

que se enviará al contacto.
Al pie se tiene: listbox de resultado, campos año/mes/día, campo hora y campo observación
los cuales para las tareas tipo email están deshabilitados ya que al enviar el email se
registra automáticamente:
36
• resultado: Email enviado o Error envío email
• observación: en blanco si se envía correctamente. Si hay error se pone el mensaje
de error capturado en el envío.
• Campos fecha y hora: en null ya que esos campos se usan para las respuestas
“cita para” o “llamar el” de otras tareas.
• Fecha y hora de envío en campo de base de datos no visible al usuario.
• Usuario que respondió la tarea “sistema” campo de base de datos no visible al
usuario.
Para la tarea tipo Email se tiene el botón Enviar para los otros tipos es el botón Grabar. Al
dar clic en salir sale a la pantalla de la tarea.
1.4 Obtener cita informativa

ACTOR: Coordinador de Formados o Administrador de convenios IES.
OBJETIVO: Obtener una cita para dar a conocer la formación dual.
DESCRIPCIÓN: El Coordinador de Formados o Administrador de convenios IES llama por
teléfono al contacto de la empresa con el fin de obtener una cita y registra en el sistema el
resultado de la llamada.
PRECONDICIÓN:
a) Parametrizada tarea "Obtener cita informativa" tipo Telefónica.
b) Lista de empresas con convenio en estado potenciales a llamar y que se les envió
email.
c) Parametrizadas opciones para resultado: número no existe, número no
corresponde, ocupado, llamar el, cita para, no le interesa.
FUNCIONALIDAD:
El sistema visibiliza los registros para esta tarea luego de x días (parámetro Número de días
posteriores al envío de email para llamada) del envío de email a las empresas que tienen
convenio en estado potencial. Esto es para darle un tiempo al contacto de la empresa para
revisar los documentos enviados anteriormente.
Muestra la pantalla de la tarea que usa la funcionalidad descrita para la figura 10.
37
Figura 12 Pantalla de datos de la tarea
Al dar clic en el link del nombre de la empresa se abre la pantalla detalle de la tarea que re
usa la funcionalidad de la cabecera descrita para la figura 11. En el centro se muestra el
texto, en base a la plantilla tipo llamada de esta tarea, que el usuario leerá al comunicarse
con el contacto. Al pie se tiene: listbox de resultado, campo observación, campos
año/mes/día, campo hora y botones Grabar y Salir. Al dar clic en salir sale a la pantalla
anterior.
38
Figura 13 Pantalla detalle de la tarea.
Al seleccionar una opción de resultado el botón Grabar se habilita.

El resultado "llamar el" y "cita para" habilita los campos fecha (aaaa/mm/dd) y hora para
registrarlos validando que sean mayores a la fecha y hora actual del sistema.
Los registros con "llamar el" se quedan en la misma tarea y se visualizan en la pantalla de
la tarea en la fecha y hora correspondiente (figura 12).
Con la opción "cita para" al grabar el estado del convenio cambia a visitar y pasa a la tarea
“Visitar empresa para informar”.
La respuesta "no le interesa" cambia el estado de la empresa y del convenio a "no viable"
al grabar el registro.
La opción "ocupado" bloquea el campo observaciones y al grabar encola el registro de la
llamada actual. El grabar se carga la pantalla detalle tarea con la siguiente información a
gestionar.
Automáticamente el sistema registra la fecha de llamada y usuario cuando se graba el

registro.
ENTRADAS:
Resultado obligatorio.
Observación no obligatoria.
Fecha y hora para resultados “llamar el” o “cita para” obligatorias.
39
FUENTE: El Coordinador Formados o el Administrador convenios IES ingresan estos datos.
POSTCONDICIÓN:
El requerimiento va a la tarea “Visitar empresa para informar” con el resultado “cita para”.
Con el resultado “no le interesa” cambia el estado de la empresa y del convenio a “no viable”
y se deja de mostrar de las tareas. Para todos los otros resultados queda en la misma tarea.
A las empresas que se les registró resultado "número no existe" o "número no corresponde"
se debe proceder a actualizar los datos de contacto.
1.5 Visitar empresa para informar

OBJETIVO: Dar a conocer personalmente la formación dual y continuar con proceso.
DESCRIPCIÓN: El Coordinador de Formados o Administrador de convenios IES visita a la

empresa y registra en el sistema el resultado.
PRECONDICIÓN:
a) parametrizada la tarea "Visitar empresa para informar" tipo visita.

b) parametrizadas opciones “Interesada”, “Nueva cita” y “No viable” para resultado de
esta tarea.
c) Registros de empresas a visitar en base al resultado “cita para” de la tarea
anterior.
FUNCIONALIDAD:
El sistema muestra los registros de las empresas a visitar en la pantalla de la tarea en base
al resultado “cita para” de la tarea anterior que va en la observación de la tarea actual.
40
Figura 14. Pantalla de la tarea.
La pantalla muestra en color rojo las citas cuyas fechas están pasadas respecto a la fecha
y hora actual del sistema y no se ha registrado resultado. En verde las que están por
realizarse dentro de las próximas 24 horas respecto a la fecha actual del sistema. Los
registros se ordenan ascendentemente respecto a la fecha y hora. La pantalla tiene
paginación y se puede buscar y ordenar por los campos de la tabla.
El Coordinador Formados o el Administrador convenios IES ingresa a la pantalla de detalle

de la tarea para registrar el resultado de la visita.
41
Figura 15. Pantalla detalle tarea.
En el centro se muestra el texto del objetivo de la visita, en base a la plantilla tipo visita de
esta tarea.
ENTRADAS:
Resultado obligatorio. El resultado “Nueva cita” habilita los campos fecha (aaaa/mm/dd) y
hora para registrarlos validando que sean mayores a los del sistema.
Fecha y hora para resultado “Nueva cita” obligatorias
FUENTE: El Coordinador Formados o el Administrador convenios IES ingresa estos datos.
POSTCONDICIÓN:
Si el resultado es "Interesada" cambia el estado del convenio "visitar" a "interesado" y va a

la próxima tarea tipo email “Enviar información convenio”.
42
Si el resultado es "No viable" cambia el estado de la empresa y del convenio a "no viable"
y se deja de mostrar en las tareas.
Si el resultado es “Nueva cita” se queda en la misma tarea.
1.6 Enviar información convenio

ACTOR: Sistema.
OBJETIVO: Dar a conocer el contenido del convenio.
DESCRIPCIÓN: El sistema envía automáticamente emails al contacto de la empresa con

la información del convenio.
PRECONDICIÓN:
a) Parametrizada tarea "Enviar información convenio" tipo Email.

b) Parametrizadas resultado tarea: “Email enviado” o “Error envío email”.
c) Parametrizado el mensaje del email de la tarea.
d) Parametrizados los documentos a enviar.
e) Empresas con convenio en estado “interesado”.
FUNCIONALIDAD:
Funcionalidad de las tareas tipo email reusada aquí y descrita en Enviar información a
Empresas potenciales.
El sistema genera los registros para esta tarea con las empresas con convenio en estado
“interesado” obtenidas en la tarea "Visitar empresa para informar".
ENTRADAS:
Email de contacto empresa.
Mensaje de email.
Archivos adjuntos al email.
FUENTE: El sistema contiene: registros de contacto de la empresa, archivos a enviar en

esta tarea, texto parametrizado para esta tarea. El sistema genera los registros para esta
tarea con las empresas con convenio en estado interesada.
DESTINO: Email de contacto y registro de resultado de la tarea en Base de datos.
SALIDAS: En la tarea se registra el resultado de la tarea como: Email enviado o Error envío
email.
POSTCONDICIÓN:
El requerimiento con resultado “Email enviado” pasan a la siguiente tarea.
43
El requerimiento con resultado “Error envío email” se quedan en la misma tarea y aun
cuando el sistema manda los emails, el Coordinador de Formados o Administrador de
convenios IES puede ingresar a la tarea para verificar errores de envío y actualizar la
información de la empresa ingresando por el link en el nombre de la empresa a la pantalla
detalle de la tarea y dando clic en el botón mantenimiento.
1.7 Obtener cita convenio

OBJETIVO: Dar a conocer el contenido del convenio para continuar con el proceso.
DESCRIPCIÓN: El Coordinador de Formados o Administrador de convenios IES llama por

teléfono al contacto de la empresa con el fin de obtener una cita y registra en el sistema el
resultado de la llamada.
PRECONDICIÓN:
a) parametrizada tarea "Obtener cita convenio" tipo Telefónica.
b) parametrizadas opciones para resultado de esta tarea: número no existe, número
no corresponde, ocupado, llamar el, cita para, no le interesa.
c) registros de empresas con convenio en estado “interesado” a llamar.
FUNCIONALIDAD:
El sistema genera los registros de empresas con convenio en estado “interesado” a llamar
luego de x días (parámetro Número de días posteriores al envío de email para llamada) de
enviado el email de información de convenio en la tarea anterior.
El sistema muestra un listado de las empresas a llamar en la pantalla de la tarea que re usa
funcionalidad.
44
Figura 16 Pantalla de tarea.
Funcionalidad de pantalla de tarea reusable, ver descripción de la Figura 10.
El Coordinador de Formados o Administrador de convenios IES ingresa a la pantalla de

detalle de la tarea dando clic en el link del nombre de la empresa para llamar y registrar el
resultado de la misma.
45
Figura 17 Pantalla detalle tarea.
En el centro se muestra el texto, en base a la plantilla tipo llamada de esta tarea, que el
Coordinador de Formados o Administrador de convenios IES leerá al comunicarse con el
contacto.
Al seleccionar una opción de resultado el botón Grabar se habilita.
El resultado "llamar el" y "cita para" habilita los campos fecha (aaaa/mm/dd) y hora para
registrarlos validando que sean mayores a los del sistema.
ENTRADAS:
Resultado obligatorio.
Fecha y hora para resultados “llamar el” o “cita para” obligatorias.
POSTCONDICIÓN:
El requerimiento va a la tarea “Visitar empresa para convenio” con el resultado “cita para”.
46
Con el resultado “no le interesa” cambia el estado de la empresa y del convenio a “no viable”
y se deja de mostrar en las tareas. Para todos los otros resultados queda en la misma tarea.
A las empresas que se les registró resultado "número no existe" o "número no corresponde"
se debe proceder a actualizar los datos de contacto.
1.8 Visitar empresa para convenio y completar información

ACTOR: Coordinador de Formados y Administrador de convenios IES.
OBJETIVO: Dar a conocer el contenido del convenio y completar la información necesaria
para el mismo.
DESCRIPCIÓN: El coordinador Formados y el Administrador convenios IES realizan la

visita y registran el resultado.
PRECONDICIÓN:
a) Parametrizada la tarea "Visitar empresa para convenio" tipo visita.

b) Parametrizadas opciones “Viable”, “Nueva cita” y “No viable” para resultado de esta
tarea.
c) Registros de empresas a visitar en base al resultado “cita para” de la tarea anterior.
FUNCIONALIDAD:
Sistema muestra los registros para esta tarea con las empresas con convenio en estado
“interesado” y que en la tarea anterior tienen resultado “cita para” con una fecha y hora.
Para esta tarea el sistema avisa la cita planificada vía mensaje email, buzón de la aplicación
y pantalla de tarea a los dos actores, coordinador Formados y Administrador convenios IES
de la misma región, ya que los dos deben asistir. En las tareas anteriores a cada actor
propietario del requerimiento se le avisa por separado.
47
Figura 18 Pantalla tarea.
La pantalla nuestra en color rojo las citas cuyas fechas están pasadas respecto a la fecha
y hora actual del sistema y no registran resultado. En verde las que están por realizarse
dentro de las próximas 24 horas respecto a la fecha actual del sistema. Los registros se
ordenan ascendentemente respecto a la fecha y hora. La pantalla tiene paginación y se
puede buscar y ordenar por los campos de la tabla.
Para completar los datos para el convenio y de viabilidad se va por el botón Mantenimiento
de la pantalla de detalle de la tarea (figura 19) que lleva a los datos de la Empresa (figura
4), luego botón Convenio y luego en la pantalla de convenios (figura 8) por el botón Datos
viabilidad figura 9.
Con los datos de: empresa, convenio, viabilidad y la voluntad del representante legal, El
Coordinador Formados o el Administrador convenios IES los evalúa e ingresa a la pantalla
de detalle de la tarea para registrar el resultado de la visita.
48
Figura 19 Pantalla de detalle tarea.
ENTRADAS:
Resultado obligatorio. El resultado “Nueva cita” habilita los campos fecha (aaaa/mm/dd) y
hora para registrarlos validando que sean mayores a los del sistema.
Fecha y hora para resultado “Nueva cita” obligatorias
POSTCONDICIÓN:
Si es "No viable" cambia el estado de la empresa y del convenio a "no viable" y se deja de
mostrarla en las tareas.
Si el resultado es “Nueva cita” se queda en la misma tarea.
Si el resultado es "Viable" cambia el estado del convenio a “viable” y va a la próxima tarea

“Generar Informe viabilidad y convenio”.
49
1.9 Generar informe viabilidad y convenio
OBJETIVO: Generar los dos documentos para hacer el trámite correspondiente y firmarlos.
DESCRIPCIÓN: los actores por medio del sistema generan estos dos documentos en base
a plantillas parametrizadas y la información registrada en el sistema.
Esta tarea tiene parametrizada los documentos informe viabilidad y convenio para imprimir.
PRECONDICIÓN:
a) Plantilla de convenio parametrizada.
b) Plantillas de informe de viabilidad empresa - carrera parametrizadas.
c) Datos de la empresa registrados.
d) Datos de la IES registrados.
El Administrador de Formados parametriza cada plantilla para un formato tipo documento

Word que es el que permite las plantillas.
FUNCIONALIDAD:
El Coordinador Formados o el Administrador convenios IES ingresa a la tarea y puede
generar los documentos dando clic en el nombre correspondiente.
Cada documento es generado automáticamente por el sistema en base a las plantillas

parametrizadas para él, la información contenida en el sistema de convenio, empresa,
criterios de viabilidad generales de empresa y criterios de viabilidad de empresa por carrera.
Nota: Formados queda en tramitar la mejora del formato del informe de viabilidad para que
sea más simple en base a checks de cumplimientos y observaciones como los que se
mostró más arriba.
ENTRADAS:
Nombres de los documentos a generar en esta tarea.
FUENTE:
Sistema muestra los nombres de los documentos a generar en esta tarea en base a la
parametrización de documentos – tarea.
SALIDAS: El sistema despliega el documento generado en pantalla para que el Coordinador

de Formados o Administrador de convenios IES lo revise y lo mande a imprimir.
DESTINO: Se imprimen los documentos.
POSTCONDICIÓN:
Con los documentos impresos se realiza el trámite correspondiente para su firma.
50
1.10 Tramitar aprobación informe viabilidad
DESCRIPCIÓN: Esta tarea no requiere del sistema, la realiza el administrador del convenio
de cada IES con el organismo correspondiente.
1.11 Tramitar firmar convenio

DESCRIPCIÓN: Esta tarea no requiere del sistema, la realiza el administrador del convenio
de cada IES con el organismo correspondiente.
1.12 Registrar convenio y seguimiento

OBJETIVO: Habilitar empresa para formación dual.
DESCRIPCIÓN: Una vez aprobado el informe de viabilidad y firmado el convenio el

Administrador de convenio de la IES debe registrar la información restante del convenio
(figura 8).
PRECONDICIÓN:
a) Informe de viabilidad aprobado y firmado.

b) Convenio firmado.
c) Tarea registrar convenio parametrizada.
FUNCIONALIDAD:
1.12.1 Información del convenio

El sistema permite actualizar la información inicial del convenio (ver sección 1.2.1).
El sistema permite ingresar la información restante del convenio:
• Valor compensación a estudiante.

• No. De Informe del OCS.
• No. Convenio.
• Fecha firma convenio.
• Adjuntar documentos firmados obligatorios digitalizados en PDF.
• Cédula de identidad de Rector de la IES.
• Cédula de identidad del representante legal de la empresa formadora.
• Ruc de la empresa.
• Informe de viabilidad aprobado y firmado.
• Convenio firmado.
El sistema valida que los documentos anteriores estén cargados al sistema para ello
existe un parámetro de documentos obligatorios convenio.
• Otros que crean necesario.
51
Al grabar No. Convenio y Fecha firma el sistema alerta la grabación definitiva y la no
modificación posterior de datos para que el administrador de convenio de la IES verifique
todos antes de grabar.
Una vez registrados los datos No. Convenio y Fecha Firma de convenio
• el estado de la empresa cambia a activa,

• el estado del convenio cambia a vigente y
• todos los datos ya no pueden ser modificados.
Una empresa puede tener uno o más convenios con una o más IES para una o más
carreras.
Cuando el Administrador de convenios IES ingresa a datos de convenio de una empresa

puede ver el listado de los convenios que tiene pero solo puede seleccionar, acceder,
modificar los convenios con su IES, en caso de que no lo tenga puede añadirlo.
FUENTE: El administrador de convenio de la IES ingresa estos datos y documentos.
DESTINO: Registro en base de datos y sistema de archivos del sistema.
SALIDAS: mensaje de alerta de grabación definitiva y la no modificación posterior de datos

para que el administrador de convenio de la IES verifique datos antes de grabar.
POSTCONDICIÓN: Posterior al registro del convenio se puede hacer seguimiento del

mismo.
1.12.2 Seguimiento
El sistema hace seguimiento al convenio en base a la fecha de firma del convenio y el plazo,
obteniendo la fecha fin del convenio y un mes antes de que termine el convenio manda
mensajes de email al Rector de la IES, Administrador de convenios de la IES, Tutor
Empresarial General, Representante legal de la empresa y coordinador de Formados de la
misma región notificando la finalización.
El Rector y Representante legal renuevan el convenio por período y términos iguales al

anterior por la pantalla figura 8 y botón seguimiento. Una vez renovado el convenio se verá
en estado vigente el nuevo registro y el anterior se verá con estado terminado en la pantalla
de la figura 8.
Además en cada período académico (semestre / año) el administrador de convenios de la

IES y el de la empresa (Tutor General) realizan el seguimiento al cumplimiento del convenio.
El formato para la pantalla de seguimiento, basado en el anexo Seguimiento Convenio, se
muestra en el anexo Seguimiento propuesto el cual muestra los datos que se extraen del
sistema y los siguientes campos para ser registrados:
52
• Terminar/Renovar convenio: para seleccionar del listbox las opciones Terminar o
Renovar. Solos los perfiles Rector y Representante legal tienen habilitado este
campo. Para la renovación se necesita de la aprobación de los dos perfiles. Puede
darse una terminación unilateral.
• Observaciones IES y listbox con opciones aprobado, negado. Solo los perfiles
Rector o Administrador convenios IES los tienen habilitados.
• Observaciones Empresa y listbox con opciones aprobado, negado. Solo los perfiles
Representante Legal o Tutor General los tienen habilitados.
• Botón cargar adéndum: para cargar archivo asociándolo al convenio y al
seguimiento. Este documento se verá junto a todos los documentos del convenio
(figura 8).
En el anexo Seguimiento propuesto se puede mirar en paréntesis los números de las

cláusulas del anexo Seguimiento Convenio que cumplen los campos, pero dichos números
no van en la pantalla.
2. Habilitar empresa formadora

Luego del proceso Buscar Empresa Formadora, cuando una empresa ya ha firmado el
convenio y está en estado activa se convierte en una empresa formadora y se continúa con
el proceso Habilitar empresa formadora.
Figura 20
El proceso Habilitar empresa formadora se compone de las siguientes tareas y actores:
53
Figura 21
2.1 Seleccionar empresa

ACTOR: Coordinador Formados.
OBJETIVO: Crear recursos con perfiles Tutor Empresarial General.
DESCRIPCIÓN: El coordinador de Formados selecciona en la pantalla de Empresas (figura

4) y oficina (figura 5) de la empresa en estado activa a la que quiere añadir usuarios y darles
el perfil de Tutor Empresarial General.
PRECONDICIÓN:
a) Creada empresa
b) Creada oficina
c) Creado el usuario con perfil Coordinador Formados en la empresa Formados.
54
2.2 Crear cuenta tutor empresarial general
ACTOR: Coordinador Formados.
OBJETIVO: Crear recursos con perfil Tutor Empresarial General de la empresa para que
ingrese a la aplicación y realice sus tareas.
DESCRIPCIÓN: El coordinador de Formados crea el recurso ingresado los datos y
grabando (figura 6) y luego le asigna el perfil tutor General (figura 7).
PRECONDICIÓN:
a) Creada empresa.
b) Creada oficina.
c) Creado el recurso con perfil Coordinador Formados en la empresa Formados.
FUNCIONALIDAD:
Creación de recurso en oficinas de empresas. Funcionalidad descrita en numeral 1.1.3.
Asignación de perfiles a usuarios. Funcionalidad descrita en numeral 1.1.4.
Una empresa puede tener uno o más tutores generales por oficina.
2.3 Enviar email con credenciales de cuenta y alerta

ACTOR: Sistema.
OBJETIVO: Entregar al Tutor General sus credenciales, login y password, de acceso al
sistema.
DESCRIPCIÓN: El sistema envía emails con credenciales al Tutor General y email de alerta
al Coordinador de Formados.
PRECONDICIÓN:
a) Creado recurso
b) Asignado perfil Tutor Empresarial General al recurso.
FUNCIONALIDAD:
Una vez asignado el perfil Tutor Empresarial General el sistema crea un password
provisional encriptado en la base de datos para la cuenta del recurso y manda a emails
(empresarial y personal) el login (email empresarial) y password generado. En el email
también le indica que en su primer inicio de sesión debe cambiar su password.
Como un recurso puede tener varios perfiles se debe validar si ya tiene generado el
password y su primer inicio de sesión realizado para no modificar el password con el que
ya está trabajando.
55
El sistema pasado x días (parámetro: Número de días posteriores al envío de credenciales
para alerta) de enviado el email verifica si el tutor general ya realizó su primer ingreso.
El sistema envía un email de alerta al coordinador de Formados con la lista de tutores

generales de la misma región que aún no han realizado su primer ingreso al sistema.
SALIDAS: email con credenciales al recurso.
2.4 Confirmar recepción.

ACTOR: Coordinador de Formados.
OBJETIVO: Asegurarse que el tutor general recibió sus credenciales.
DESCRIPCIÓN: el coordinador de Formados recibe un email de alerta de tutores generales,

de la misma región, que no han realizado su primer ingreso al sistema. Los contacta para
ver si recibieron el email y si es necesario actualiza datos del recurso y reenvía regenerando
el password.
PRECONDICIÓN: Email de alerta.

FUNCIONALIDAD: El coordinador de Formados contacta a los recursos para ver si
recibieron el email y si es necesario puede actualizar los datos del recurso y hacer un
reenvío de credenciales.
Para el reenvío de credenciales, en la pantalla del recurso (figura 6) existe un botón de

Generar password cuya funcionalidad es crear un password provisional encriptado en la
base de datos y manda, a emails (empresarial y personal ) de cuenta, el login (email
empresarial) y password generado e indicándole que en su primer inicio de sesión debe
cambiar su password.
3. Habilitar instituciones de educación superior (IES)
56
Figura 22
Este proceso se compone de las siguientes tareas y actores:
57
Figura 23
3.1 Crear instituciones de educación superior (IES)

ACTOR: Administrador de Formados.
OBJETIVO: Registrar en el sistema las Instituciones de Educación Superior que serán
parte de la formación dual.
DESCRIPCIÓN: El Administrador de Formados crea las Institución con actividad
Instituciones de Educación Superior (IES).
PRECONDICIÓN:
a) Creada la empresa FORMADOS con actividad FORMADOS.
58
FUNCIONALIDAD:
Creación de Instituciones. Funcionalidad ya descrita anteriormente (numeral 1.1.1).
Creación de oficinas/Extensiones de las IES. Funcionalidad ya descrita anteriormente

(numeral 1.1.2).
Creación de los recursos contacto y rector de las IES. Funcionalidad ya descrita

anteriormente (1.1.3).
POSTCONDICIÓN:
Una vez creadas las IES están listas para añadirles recursos con perfil Administrador IES.
3.2 Crear cuenta Administrador IES.

OBJETIVO: Crear recurso Administrador IES para que ingrese a la aplicación y cree
recursos coordinadores de carrera y tutores académicos.
DESCRIPCIÓN: El Administrador de Formados crea el recurso ingresando los datos y

grabando (figura 6) y luego le asigna el perfil Administrador IES (figura 7).
PRECONDICIÓN:
a) Creada IES.
b) Creada oficina/Extensión.
FUNCIONALIDAD:
Creación de recurso en oficinas de empresas. Funcionalidad descrita anteriormente en

numeral 1.1.3.
Asignación de perfiles a recurso. Funcionalidad descrita anteriormente en numeral 1.1.4.
Una IES puede tener un solo Administrador IES y se le asigna al rector.
3.3 Enviar email con credenciales de cuenta y alerta.

ACTOR: Sistema.
OBJETIVO: Entregar al Administrador IES sus credenciales, login y password, de acceso
al sistema.
PRECONDICIÓN:
a) Creado recurso.
b) Asignado perfil Administrador IES al recurso.
FUNCIONALIDAD:
59
Una vez asignado el perfil Administradores IES el sistema crea un password provisional
encriptado en la base de datos para la cuenta del recurso y manda a emails (institucional y
personal) el login (email institucional) y password generado. En el email también le indica
que en su primer inicio de sesión debe cambiar su password.

para alerta) de enviado el email verifica si el Administrador IES ya realizó su primer ingreso.
El sistema envía un email de alerta al Administrador de Formados con la lista de

Administradores IES de la misma región que aún no han realizado su primer ingreso al
sistema.
3.4 Confirmar recepción.

OBJETIVO: Asegurarse que el recurso recibió sus credenciales.
DESCRIPCIÓN: el Administrador de Formados recibe un email de alerta de
Administradores IES, de la misma región, que no han realizado su primer ingreso al sistema.
Los contacta para ver si recibieron el email y si es necesario actualiza datos del recurso y
reenvía regenerando el password.
PRECONDICIÓN: Email de alerta

FUNCIONALIDAD: El coordinador de Formados contacta a los Administradores IES para
ver si recibieron el email y si es necesario puede actualizar los datos del recurso y hacer un
reenvío de credenciales.

SALIDAS: email con credenciales al Administradores IES.
60
4. Registrar formación de formadores
Figura 24

OBJETIVO: Registrar capacitación y certificación de formadores.
DESCRIPCIÓN: El coordinador de Formados registrar los campos Formación de

Formadores: asistencia o certificación y fechas.
PRECONDICIÓN: Creados recursos de las empresas y de las IES.
FUNCIONALIDAD:
El sistema permite únicamente al administrador y coordinadores de FORMADOS registrar
los campos Formación de Formadores: asistencia o certificación y fechas en los datos de
los recursos (figura 6) de las Empresas y de las IES y solo a los recursos con perfiles Tutor
Académico, Coordinadores de Carreras, Tutores Empresariales Generales y Tutores
Empresariales Específicos.
Los otros perfiles de usuario con acceso a los datos de recurso solo visibilizan los campos.
Se registra solo asistencia o solo certificación y sus fechas o se deja sin registrar.
El sistema permite, un reporte de Formación de Formadores filtrado por región, provincia,

Institución (empresa o IES).
ENTRADAS:
Asistencia – Fecha.
Certificación – Fecha.
FUENTE: El administrador o el coordinador de Formados registra los campos.

DESTINO: Registro en la base de datos en los datos del recurso.
61
5. Registrar evento
Desde Formados se puede crear eventos de varios tipos, por ejemplo la INDUCCIÓN, e
invitar a los actores que considere necesario.
Figura 25
62
Figura 26
5.1 Ingresar datos evento

OBJETIVO: Definir el evento.
DESCRIPCIÓN: El administrador de Formados ingresa los datos que definen el evento.
PRECONDICIÓN: Asignado el usuario con perfil Administrador Formados.
FUNCIONALIDAD:
Registrar datos del evento.
El sistema valida:
• que la fecha de inicio y fin del evento sea mayor que la fecha actual del sistema,
• que la fecha fin del evento sea mayor que la fecha inicio del evento,
• datos obligatorios (*).
63
Cuando se graba el evento se lo despliega en el calendario de eventos (figura 27) que se
visualiza en la página principal. Adicionalmente se notifica al buzón de aplicación de los
recursos con los perfiles invitados.
Figura 27 Calendario de eventos
ENTRADAS: (campos obligatorios marcados con *)

* Nombre del evento,
* Objetivo,
- Nota,
* Lugar,
* Fecha y hora de inicio,
* Fecha y hora fin.
- Material adjunto (descargable desde el calendario de eventos)
* Invitados: se puede seleccionar todos, uno o más perfiles (Alumnos, Tutores
Empresariales Generales, Tutores Empresariales Específicos, Tutores Académicos,
Coordinadores de Carrera, Rectores, Representantes Legales, etc.)
FUENTE: El Administrador de Formados registra los datos y adjunta los materiales si es

necesario.
DESTINO: Registro en base de datos.
SALIDAS: Despliegue en calendario de eventos.
64
5.2 Enviar mensaje eventos
OBJETIVO: Dar a conocer el evento planificado a las personas con los perfiles invitados
registrados en los datos del evento.
DESCRIPCIÓN: El sistema manda automáticamente emails de invitación cuando se

registra un nuevo evento.
PRECONDICIÓN:
• Parametrizada tarea tipo email "Enviar mensaje eventos".
• Parametrizados los documentos adjuntos a la tarea tipo email "Enviar mensaje
eventos" si se requiere. Son los mismos que se registró en el evento. La diferencia es
que los unos son descargables desde el calendario y los otros van adjuntos al email
de invitación.
• Parametrizada plantilla de mensaje de la tarea en base a los datos de eventos.
• Evento creado.
FUNCIONALIDAD:
El sistema crea los registros para la tarea "Enviar mensaje eventos" tipo Email en base al
recurso-perfil de los invitados registrados en el sistema y el evento creado.
Funcionalidad reusada de tareas tipo email descrita anteriormente aplicada aquí.
ENTRADAS:
Email de los invitados en base a los datos recurso-perfil.
Mensaje de email en base a la plantilla y datos del evento.
FUENTE: El sistema genera estos datos para el email en base a las plantillas de mensajes
y datos del evento.
DESTINO: Buzón de Email de los invitados.

SALIDAS: Email
6 Coordinar selección empresarial

El objetivo de este proceso es coordinar el proceso de selección de estudiantes por parte
de las empresas formadoras activas para que realicen la formación práctica.
65
Figura 28
Figura 29
6.1 Revisar selección estudiante

ACTOR: Coordinador de Formados y Tutor Académico.
66
OBJETIVO: Revisar el estado, “con empresa” o “sin empresa”, de los estudiantes en
relación a las empresas formadoras.
DESCRIPCIÓN: El Coordinador de Formados y Tutor Académico van al módulo de

Estudiantes para ver el estado de sus estudiantes.
PRECONDICIÓN:
a) Regiones parametrizadas por el Administrador de Formados.

b) Coordinadores de Formados cargados por el Administrador de Formados.
c) Lista de estudiantes cargada por cada IES y nivel (semestre, año) en el que se
encuentran.
d) Notas de los estudiantes de cada nivel cargadas por la IES.
e) Lista de Tutores Académicos carga por la IES.
f) Asignación de estudiantes a Tutores Académicos dada por la IES.
g) Carreras cargadas por las IES.
FUNCIONALIDAD:
El sistema tiene una pantalla de listado de estudiantes. Un estudiante puede estar ya

asignado a una empresa (Estado "con empresa") o aún no estarlo (Estado "sin empresa").
El coordinador de Formados ve los datos de los estudiantes de su región, por ejemplo en

la siguiente figura se ve dos estudiantes sin empresa uno de Pichincha y otro de Imbabura,
provincias que pertenecen a la misma región del coordinador de Formados que está viendo
la pantalla.
La relación de la región se obtiene por medio de la provincia de dirección de la IES a la que

pertenece el estudiante y la provincia de la dirección de la oficina de Formados a la
pertenece el coordinador de Formados más las provincias que pertenecen a una región
determinada.
67
Figura 30 vista de Estudiantes para el Coordinador de Formados.
Si el estado del estudiante es "sin empresa" en el campo empresa se ve "sin empresa".
Si el estado del estudiante es "con empresa" en el campo empresa se ve el nombre de la

empresa en la que está.
El Tutor Académico ve solo los datos de los estudiantes asignados a él como se muestra
en la siguiente figura.
Figura 31 vista de Estudiantes para el Tutor Académico.
En esta pantalla se ve solo tres estudiantes asignados al Tutor Académico (1 a 3 de 3)

mientras que en la pantalla anterior el Coordinador de Formados tiene acceso a 400
registros (1 a 4 de 400) de estudiantes de su región.
En esta pantalla tampoco se ve el estudiante de Imbabura – Ibarra porque pertenece a otra

IES y por tanto estará asignado a otro Tutor Académico.
En nombre de la IES ya no está en la lista, pasa a la cabecera junto con el nombre del Tutor
Académico para validar datos.
Las pantallas muestran el último nivel aprobado por el estudiante con su nota global o
promedio y la carrera que estudia.
Las pantallas permiten ordenar y buscar por los campos de la lista. Pantallas con
paginación.
68
ENTRADAS: Datos de los estudiantes que se muestran en figuras anteriores.
FUENTE: Registros en Base de datos.
DESTINO: Pantalla de Estudiantes.
SALIDAS: Listado de estudiantes.
POSTCONDICIÓN: Cada nombre de estudiante tiene un link que lleva a otra pantalla:
a) Si el estado del estudiante es “con empresa” lleva a la pantalla “Cambio Empresa”.

Solo para el coordinador de Formados. El tutor académico no puede hacer un
cambio de empresa, debe solicitar al coordinador de Formados.
b) Si el estado del estudiante es “sin empresa” lleva a la pantalla “Aplicar Empresa”.
6.2 Cambiar de empresa

OBJETIVO: Colocar estudiante en otra empresa formadora.
DESCRIPCIÓN: El Coordinador de Formados necesitan realizar el cambio de empresa para

algún estudiante. Las razones para esto pueden ser:
• La empresa origen cerró, quebró, no cumplió con el convenio, bajo sus niveles de
viabilidad.
• La empresa origen no admite al estudiante para el nuevo período académico.
• El estudiante necesita realizar su fase práctica en otra empresa para completar su

formación (rotación entre empresas).
• El estudiante por fuerza mayor justificada pide el cambio. Por ejemplo:
- Acoso sexual por parte del tutor empresarial.

- Se cambió de residencia a otra provincia por tanto se cambió de IES y se
cambia de empresa.
- Tiene otra mejor empresa y más cerca de su lugar de residencia donde le
aceptaron hacer sus pasantías.
- Existe fricciones no solucionables con los tutores empresariales.
PRECONDICIÓN:
a) Estudiante en estado “con empresa” seleccionado (ver sección 6.1).
b) Parametrizados motivos de cambio de empresa.
FUNCIONALIDAD:
69
6.2.1 El sistema permite una pantalla para cambio de empresa de un estudiante.
Figura 32
Al dar clic en el botón aplicar

Se valida que se seleccionó motivo y se adjuntó el informe.
Se guarda el registro con la fecha.
El estado del estudiante cambia de "con empresa" a "sin empresa".
ENTRADAS Y FUENTE:
- Nombre del estudiante: Dado por el sistema en base a la selección del estudiante.
- Cédula de identidad del estudiante: Dado por el sistema en base a la selección del
estudiante.
- Empresa actual: Dado por el sistema en base a la selección del estudiante.
* Motivo: Obligatorio, seleccionado por el Coordinador de Formados.
- Observación: No obligatoria, ingresada por el Coordinador de Formados.
* Informe: Obligatorio, adjuntado por el actor
DESTINO: Registro en Base de datos y adjunto al sistema de archivos.
SALIDAS: Mensaje de error o proceso correcto.
70
POSTCONDICIÓN: El estudiante queda en estado “sin empresa” para luego gestionar la
asignación a otra empresa.
6.2.2 El sistema permite un reporte de cambios de empresa.
Filtros:
Fecha inicio (por default año corriente mes enero),
Fecha fin (por default año y mes corriente).
Cabecera reporte: cantidad de cambios en el período, fecha inicio, fecha fin.

Detalle reporte: Provincia, Cantón/ciudad, IES, Carrera, Tutor académico, fecha cambio,
nombre alumno, Empresa de salida, motivo, observación, link a informe adjunto.
Tiene paginación, búsquedas y ordenación por los campos del reporte.

El tutor académico solo ve los datos de sus estudiantes asignados.
El coordinador de Formados ve los datos de su región.
El coordinador de carrera ve los de su IES y carrera.
El administrador de Formados puede ver todos los datos.
6.3 Gestionar asignación de estudiante

ACTOR: Coordinador de Formados y Tutor Académico.
OBJETIVO: Colocar estudiante en empresa formadora.
DESCRIPCIÓN: Cuando un estudiante está en estado “sin empresa” el Coordinador de

Formados de la misma región del estudiante o su Tutor Académico buscan posicionarle en
alguna empresa con convenio disponible para que pueda cumplir con su fase práctica.
PRECONDICIÓN:
a) Estudiantes en estado “sin empresa” seleccionado (ver sección 6.1).

b) Empresas que no estén en estado “no viable”.
c) Tarea "Enviar mensaje de aplicación" tipo email parametrizada.
FUNCIONALIDAD:
El sistema tiene la pantalla Aplicar Empresa (figura 33) que muestra los datos del estudiante
sin empresa seleccionado junto con un listado de las empresas que no estén en estado “no
viable”.
Las empresas que se muestran están en la misma provincia y cantón/ciudad que la del
domicilio del estudiante, ordenadas ascendentemente por kilometraje a la redonda entre las
dos direcciones en base a sus latitudes y longitudes.
71
Si el estudiante tiene un cambio de empresa no se muestra la empresa de la que se cambió.
Figura 33
Se muestra la columna carrera convenio para:
• Aplicar a las empresas que tienen convenio con la carrera que tiene el estudiante.
• Cuando la empresa tiene convenio con una carrera diferente a la del estudiante se
puede tramitar un convenio nuevo con esa empresa que ya es parte de la formación
dual.
• Cuando la empresa no tiene convenio pero se muestran en pantalla no se despliega
el nombre de la carrera ni el check para aplicar, pero el dato sirve para hacerle
seguimiento a la empresa para obtener un nuevo convenio.
Los campos estudiantes convenio (dato del convenio) y estudiantes recibidos (extraído de
los registros del sistema de la fase práctica última) permite ver los cupos disponibles o
tramitar el incremento del número de estudiantes al convenio.
Se puede aplicar a uno o más empresas.
Al dar clic en el botón aplicar se valida que se haya seleccionado al menos un check box y
se guarda el registro con la fecha.
Se genera registros para la tarea "Enviar mensaje de aplicación" para enviar un mensaje
de email al Tutor Empresarial General de cada empresa a la que se aplica. Una empresa
puede tener uno o más Tutores Empresariales Generales. El mensaje tiene el motivo y un
link a la hoja de vida del estudiante con el formato:
https://[dominio de aplicación] /HojaDeVida/[número de cédula del estudiante]
72
Se genera un registro para el buzón en la aplicación del Tutor Empresarial General de cada
empresa a la que se aplica. El mensaje tiene el motivo y un link a la hoja de vida del
estudiante con el formato: https://[dominio de aplicación] /HojaDeVida/[número de cédula
del estudiante].
El sistema permite un reporte de aplicaciones a empresa cuyos campos son Provincia,

Cantón/ciudad, IES, Carrera, Tutor, nombre alumno, Empresa a la que aplica, fecha
aplicación, # estudiantes convenio, # estudiantes recibidos. Tiene paginación, búsqueda y
ordenación por los campos. El tutor académico solo ve los datos de sus estudiantes
asignados. El coordinador de Formados ve los datos de los estudiantes de su región. El
administrador de Formados puede ver todos los estudiantes.
ENTRADAS: check de aplicación a empresa.
FUENTE: El Coordinador de Formados o Tutor Académico registra la entrada.
DESTINO: Registro en la base de datos: estudiante que aplica, empresas a las que aplica,
fecha de aplicación.
SALIDAS: Mensaje de error o proceso correcto. Mensaje de aplicación al Email y buzón del
Tutor General de la empresa a la que aplica.
POSTCONDICIÓN: El Coordinador de Formados y el Tutor Académico quedan espera de

que una empresa seleccione al estudiante mientras tanto el estado del estudiante es “sin
empresa”.
6.4 Enviar mensaje de aplicación

ACTOR: Sistema.
OBJETIVO: Enviar mensaje de aplicación a Tutor General de la empresa.
DESCRIPCIÓN: El sistema envía un mensaje al email y buzón de aplicación del Tutor

Empresarial General de cada empresa a la que se aplica con el motivo y un link a la hoja
de vida del estudiante.
PRECONDICIÓN:
Tarea "Enviar mensaje de aplicación" tipo email parame trizada.
Registros para mensajes de email generados en la tarea anterior.
FUNCIONALIDAD:
Descrita anteriormente para las tareas de email y reutiliza aquí.
ENTRADAS: Email tutor empresarial general, mensaje con link a hoja de vida de estudiante.
73
DESTINO: buzón y mail del tutor empresarial general.
SALIDAS: Mensaje.
POSTCONDICIÓN: registro con resultado “Email enviado” o “Error envío email” y se queda
en la misma tarea.
6.5 Revisar hojas de vida (de Estudiantes sin empresa)

ACTOR: Tutor empresarial general.
OBJETIVO: seleccionar estudiante para que ingrese a la empresa en la modalidad de

Formación Dual.
DESCRIPCIÓN: El tutor Empresarial General tiene tres formas para seleccionar estudiantes
para la empresa:
6.5.1 Por su propio interés busca estudiantes.

En el menú Estudiantes/Selección que despliega la siguiente pantalla.
Figura 34
FUNCIONALIDAD:
La pantalla muestra solo los estudiantes en estado “sin empresa” de la misma provincia y
ciudad de la oficina-empresa del tutor empresarial general y del estudiante; a qué IES y
carrera pertenece; si la IES y carrera tienen o no convenio; el nivel (semestre, año) actual
del estudiante, nombre del estudiante con link a su hojas de vida, nota global (promedio)
ultima.
Los registros que tiene Convenio NO son informativos para que si existe la necesidad de
un estudiante de esa carrera el Tutor Empresarial General solicite un convenio.
74
La pantalla tiene paginación y puede buscar y ordenar por sus campos.
Si da clic en el nombre del estudiante se abre una pantalla con la hoja de vida del estudiante
seleccionado.
6.5.2 Por aplicaciones de hojas de vida que le llegan al buzón de la aplicación.

En la parte superior derecha de la pantalla de la aplicación en un círculo se muestra el
número de mensajes que tiene el usuario en su buzón, por ejemplo en la figura siguiente
se ve que tiene un mensaje. Al desplegar su buzón se tiene un mensaje de aplicación con
el nombre del estudiante y una lupa con un signo +.
Figura 35
Al dar clic en la lupa se abre una pantalla con la hoja de vida del estudiante.
75
6.5.3 Por aplicaciones de hojas de vida que le llegan al email.
Si el tutor empresarial general sigue el link que está en el mensaje este le lleva a la
aplicación donde debe iniciar sesión, luego se abre la pantalla de hoja de vida del
estudiante.
Si tiene inicializada la aplicación le lleva directo a la pantalla de hoja de vida del estudiante.
76
6.5.4 Despliegue de la hoja de vida del estudiante
77
78
Figura 36
La hoja de vida del estudiante tiene las siguientes secciones:
En el recuadro superior izquierdo van los Nombres y apellidos.
Link “Resultados test psicométrico” solo visible si el estudiante llenó el test. Este es un link
a la pantalla de resultados del test. Solo visible para el tutor empresarial general y para el
coordinador de Formados.
Datos generales del estudiante que se extraen del perfil del estudiante (figura 77):
• Cédula / pasaporte.
• Email.
• Teléfonos: celular más el del domicilio.
• Nacionalidad.
• Fecha de nacimiento.
• Estado civil
• Sexo.
• Foto del estudiante, si no cargo se presenta una imagen de silueta genérica.
• Domicilio: país /provincia/ciudad calle principal, número, calle secundaria,
bario y sector.
• Licencia de conducir y puntos.
Presentación: texto ingresado en el perfil del estudiante (figura 77).
Instrucción formal:
• Secundaria: registra el estudiante en su perfil (figura 78).
• Tercer nivel: carga la IES donde estudia el alumno cada período académico
mostrando el nivel actual en el que se encuentra.
Experiencia pre profesional Formación Dual: El sistema toma los datos registrados de cada
fase práctica que el estudiante aprueba mostrando la fecha de inicio y fin, el nombre de la
empresa donde realizo y el nombre del proyecto que ejecuto y aprobó. Si en un período
académico no se definió proyecto o no aprobó, en la hoja de vida de los estudiantes en
lugar de Proyecto y tema sale Prácticas pre profesionales.
Capacitación: El estudiante registra en su perfil (figura 79) la información de los cursos que
ha realizado.
Record académico: Carga la IES donde estudia el alumno cada período académico.
Estado de salud y hábitos personales: presenta los datos del bloque de igual nombre en
perfil del estudiante datos personales (figura 77).
79
Referencias personales: presenta los datos del bloque de igual nombre en perfil del
estudiante datos personales según anexo 7 (solicitud estudiantes formación dual Vicunha).
Datos familiares: presenta los datos del bloque de igual nombre en perfil del estudiante
datos personales según anexo 7 (solicitud estudiantes formación dual Vicunha).
Datos generales y económicos: presenta los datos del bloque de igual nombre en perfil del
estudiante datos personales según anexo 7 (solicitud estudiantes formación dual Vicunha).
FUNCIONALIDAD: El sistema muestra la hoja de vida con los últimos datos cargados.
PRECONDICIÓN: Datos detallados anteriormente cargados.
SALIDAS:
Hoja de vida en pantalla.
El usuario puede descargar la hoja de vida en archivo PDF.
El usuario puede imprimir la hoja de vida desde la pantalla.
6.6 Llamar al estudiante para entrevista

DESCRIPCIÓN: El Tutor Empresarial General una vez que le interesa el perfil de un
estudiante sigue los procedimientos de su empresa para la entrevista y llama al estudiante.
Esta tarea no requiere del sistema.
6.7 Entrevistar estudiante

DESCRIPCIÓN: El Tutor Empresarial General entrevista al estudiante siguiendo los
procedimientos de su empresa. Esta tarea no requiere del sistema.
6.8 Registrar selección

ACTOR: Tutor Empresarial General.
OBJETIVO: seleccionar estudiante para que ingrese a la empresa en la modalidad de

Formación Dual.
DESCRIPCIÓN: Una vez que el Tutor Empresarial General ha decidido que estudiante
seleccionar entra al sistema y va al módulo de estudiantes opción selección y a la hoja de
vida del estudiante (Figura 36) y en ella en la parte superior izquierda existe el botón
seleccionar y da clic en él.
FUNCIONALIDAD:
El botón “Seleccionar” en la pantalla de hoja de vida solo es visible para el usuario con perfil
“Tutor Empresarial General”.
80
Al dar clic en el botón “Seleccionar” registra en la base de datos la selección con:
• Código de la empresa,
• Código oficina del Tutor Empresarial General que selecciona ya que es esa
la oficina (sucursal o matriz) donde trabajará el estudiante, así se diferencia
de las otras oficinas que tenga la empresa. Por ejemplo una empresa puede
tener oficinas en Quito y Guayaquil.
• Código del estudiante,
• Fecha de selección.
• Estado “por aceptar”
6.9 Aceptar empresa

OBJETIVO: Seleccionar la empresa donde el estudiante realizará la fase práctica de la

formación dual.
DESCRIPCIÓN: El Coordinador de Formados va al menú Estudiantes/selecciones ahí mira

una lista de estudiantes de su región que han sido seleccionados por empresas. Selecciona
el estudiante de la lista y se abre la pantalla que muestra las empresas que le han
seleccionado y ahí debe seleccionar una sola empresa.
FUNCIONALIDAD:
El menú Estudiantes/selecciones está habilitado solo para el Coordinador de Formados.
Pantalla en base a los registros de selección de la tarea anterior en estado “por aceptar”
con los siguientes datos para que el Coordinador de Formados tenga criterios para
seleccionar la empresa:
Datos del estudiante al que va a asignar empresa.
Datos de las empresas que le han seleccionado:
- Nombre de la empresa,
- RUC,
- Actividad Empresarial,
- Valor compensación (del convenio),
- Provincia,
- Cantón /ciudad,
- Parroquia,
- Distancia (KM),
- Botón seleccionar por cada registro ya que solo puede hacer una selección.
81
Figura 37
Una vez que dado clic en uno de los botones seleccionar:
• el estado del estudiante cambia de "sin empresa" a "con empresa".

• en la base de datos en el registro de selección el estado cambia de “por aceptar” a
“aceptado”.
7. Revisar proceso formación dual
Figura 38
Este proceso se compone de los siguientes sub procesos
82
83
84
Figura 39
Como se puede ver en la figura 39 la revisión o seguimiento de la formación dual es
realizada por cuatro actores representando a tres instituciones:
• Tutores Empresariales Específico y General representando a la empresa

formadora.
• El Coordinador de Formados representando a la Corporación Formados y
Cámaras.
• Tutor Académico representando a la Institución de Educación Superior.
Primero detallaremos el procesos desde el punto de vista del Coordinador de Formados.
85
Figura 40
7.1 Revisar historial estudiante

OBJETIVO: revisar historial del estudiante por seguimiento a su formación profesional
o por alertas recibidas de él.
86
DESCRIPCIÓN: Cuando un Tutor Empresarial Específico registra una alerta a un
estudiante esta se notifica al Tutor Empresarial General, al Tutor académico del
estudiante y al Coordinador de Formados de la misma región del estudiante. Esta
notificación se realiza por email y al buzón en la aplicación de cada uno de los actores
mencionados.
El Coordinador de Formados ingresa al sistema para revisar la alerta y tomar acciones

en conjunto con los otros actores mencionados arriba.
El estudiante puede ver las alertas registradas en su módulo.
Las alertas son: negligencia, dolo, falta de probidad, conducta inmoral, inoperancia, acto
ilícito o infracción. Ver documento seguimiento convenio anexo, cláusula quinta numeral
5.2 literal i. Las alertas son parametrizables.
El Tutor Empresarial Específico también puede registrar observaciones pero estas no

se notifican como las alertas. Solo sirven para guiar al estudiante en sus actividades.
FUNCIONALIDAD:
El email de alerta lleva un link que conduce a los actores, mencionado arriba en
descripción, a la aplicación para que inicie sesión y luego le lleva al historial del
estudiante, directo a la alerta notificada (figura 41).
Figura 41
87
Todas las secciones de la pantalla en modo solo lectura.
Los campos mes, año y los botones de avance atrás o adelante permiten navegar en el
historial del estudiante.
En la figura 41 se ve en el día viernes 7 un ejemplo de alerta de infracción con puntos y un

signo + los que indican un link al detalle de la alerta.
Si sigue el link se abre la pantalla de detalle de alerta (figura 42) donde se puede ver el
detalle de la alerta e ingresar comentarios que permitan tomar una acción.
88
Figura 42
En la pantalla también se puede ver:
• Foto del actor que es cargada por cada uno de ellos desde sus perfiles.
• Nombres y Apellidos de los actores con link a una ventana modal con teléfonos
para contacto tomados del módulo de recursos.
• Perfil de los actores.
• Institución a la que pertenecen.
89
• Comentarios anidados.
• Tiempo en horas desde la hora del registro de la alerta o comentario a la hora
en la que se visualiza la página.
Estos comentarios pueden ser editados solo por el perfil que lo crea dentro de las 12 horas
luego están en modo solo lectura.
El coordinador de Formados también puede ver en el historial del estudiante lo

siguiente:
a) los registros semanales de actividades que realiza el estudiante, las alertas,

observaciones, asistencia y evaluación de fase práctica.
b) Puede revisar el plan marco, plan de rotación y plan de aprendizaje asignados al

estudiante.
c) Hoja de vida del estudiante.
Todo lo anterior organizado por períodos académicos y períodos prácticos.
El Coordinador Formados solo tiene acceso a los datos de estudiantes de su región.
7.2 Revisar evaluación formación dual.

ACTOR: Coordinadores de Formados, Administrador de Formados y usuario con perfil
SENESCYT.
OBJETIVO: revisar reportes para mejoramiento continuo y entrega de resultados.
DESCRIPCIÓN: Los estudiantes, tutores académicos y tutores empresariales llenan

una encuesta cada uno al final de cada período en sus respectivas tareas. Con estas
encuestas se pretende evaluar a:
• Educación teórica.
• Educación práctica.
• IES.
• Empresa.
• Formación Dual.
• Tutor empresarial específico.
• Tutor académico.
• Estudiante.
90
Por ejemplo si se parametriza una solo encuesta para que el estudiante evalúe a la
educación teórica en la IES, educación práctica en la empresa formadora,
infraestructura de la IES y de la empresa, formación Dual, tutor empresarial específico
y tutor académico como muestra la figura siguiente.
Figura 43 Encuesta de satisfacción que llena el estudiante
Algo similar se parametriza para los tutores empresariales para que evalúen en una sola
encuesta a la formación dual, al estudiante y al tutor académico.
91
Figura 44 Encuesta de satisfacción que llenan los tutores empresariales.
Para los tutores académicos una sola encuesta en la que evalúen a la formación Dual, su
IES, los estudiantes y la empresa formadora.
92
Figura 45 Encuesta de satisfacción que llena el tutor académico
Estos conceptos se ven luego con los resultados en el reporte de satisfacción que se
muestran en la figura 46.
Figura 46 a
FUNCIONALIDAD:
Este reporte se puede descargar en un archivo Excel o imprimir.
El sistema permite acceder a resultados de evaluación por:

Fecha de inicio y fecha fin del período académico a revisar,
93
Provincia (Todas, Pichincha, Guayas, Azuay, etc.).
Ciudad o cantón (Todas, Quito, Guayaquil, Cuenca, etc.) en base a la provincia
seleccionada.
Tipo empresa (Todas, Privada, Estatal, Mixta).
Actividad (Todas, Textil, Metalmecánico, Automotriz, Desarrollo Software, etc.).
Empresa (Todas, por nombre de empresa).
Tutor (Todos, general, específico).
IES (Todas, por nombre de IES).
Carrera (Todas, por nombre de la carrera) en base a la IES seleccionada.
Nivel (Todos, 1, 2, 3, etc.) en base a la IES seleccionada.
Grupo (Todos, estudiantes, tutores empresariales, tutores académicos).
En la figura se ven tres grupos diferenciados por los colores plomo, blanco y plomo.
En el primero grupo se tiene los resultados de las evaluaciones que hacen los estudiantes.
En el segundo grupo se tiene los resultados de las evaluaciones que hacen los tutores
empresariales.
En el tercer grupo se tiene los resultados de las evaluaciones que hacen los tutores
académicos.
Adicionalmente el sistema permite el siguiente reporte.
94
Figura 46 b
Este reporte se puede descargar en un archivo Excel o imprimir.

Fecha inicio y fecha fin definen el período para la consulta. El período anterior de
comparación es un año menor. Por ejemplo si la fecha inicio y fin son 20190101 y 20191231
las fechas inicio y fin para el período anterior serán 20180101 y 20181231.
7.3 Revisar inconsistencias planes teóricos y prácticos

ACTOR: Coordinador de Formados, Administrador de Formados, usuario con perfil
SENESCYT, Coordinador de carrera, Rector.
95
OBJETIVO: revisar reportes para mejoramiento continuo y entrega de resultados.
DESCRIPCIÓN: Las IES cargan al sistema los objetivos de aprendizaje en el plan marco y
los tutores empresariales generales y específicos hacen la planificación procurando cumplir
con dichos objetivos y añadiendo los objetivos y actividades de su empresa.
FUNCIONALIDAD: El sistema permite un reporte de no coincidencias entre el plan marco

y plan de rotación filtrado por Carrera, Nivel, provincia, ciudad o cantón, tipo de empresa,
actividad, IES, Fecha de inicio y fin del período académico a revisar.
Figura 47.
Este reporte muestra:

a) % de no coincidencia entre objetivos aprendizaje plan marco y prácticos en base a
los objetivos de aprendizaje que en la empresa se definieron como “No aplica” o no
se les definió área empresarial.
b) Por nivel (semestre, año) los objetivos de aprendizaje del plan marco definidos como
“No aplica” por la empresa.
96
c) Por nivel (semestre, año) los objetivos empresariales definidos por la empresa.
d) Las tareas definidas por la empresa para cada objetivo empresarial.
Los objetivos empresariales definidos por la empresa son extras a los objetivos de
aprendizaje establecido en el Plan Marco de Formación.
Sirve para retroalimentar a las IES y SENESCYT de temas para la malla curricular.
7.4 Registro de mejoras a tomar

OBJETIVO: mejoramiento continuo.
DESCRIPCIÓN: La Corporación Formados en base a sus políticas definirá las mejoras
a implementar a la gestión de la formación dual y solo el administrador de Formados
podrá cargar al sistema el documento que las define en el menú de formación dual
(figura 35), submenú Mejora continua. Este submenú es solo visible a los coordinadores
de Formados y administrador de Formados.
7.5 Entregar resultados evaluaciones

OBJETIVO: mejoramiento continuo.
DESCRIPCIÓN: En base a la información recolectada el coordinador de Formados
puede hacer informes y presentarlos a quien sea oportuno. No requiere del sistema.
97
8. PROCESO EMPRESAS FORMADORAS
Figura 48
98
8.1 Registrar Tutores Empresariales Específicos
Figura 49
8.1.1 Crear cuenta tutor empresarial específico.

OBJETIVO: Crear recurso con perfil Tutor Empresarial Específico para que ingrese a la
aplicación.
DESCRIPCIÓN: El tutor empresarial general ingresa al módulo institución (figura 4) donde

ve solo su empresa. Luego va a las oficinas de su empresa (figura 5), el sistema le permite
seleccionar solo la oficina a la que pertenece y donde va a crear el recurso. Luego va por
99
recursos y en la pantalla de recursos (figura 6) crea en recurso. Luego por perfiles (figura
7) le asigna el perfil Tutor Empresarial Específico.
PRECONDICIÓN:
A) Creada empresa y oficinas.

B) Creado usuario con perfil Tutor Empresarial General.
FUNCIONALIDAD:
El Tutor Empresarial General ingresa al módulo institución (figura 4) donde ve solo su

empresa.
El Tutor Empresarial General también puede ser Tutor Empresarial Específico.
Una empresa puede tener uno o más Tutores Empresariales Específicos por oficina.
El módulo institución no es visible para los Tutores Empresariales Específicos.
Funcionalidad de crear recurso descrita en 1.1.3.
Funcionalidad de asignación de perfil descrita en 1.1.4.
8.1.2 Enviar email con credenciales de cuenta y alerta

ACTOR: Sistema.
OBJETIVO: Entregar al Tutor Empresarial Específico sus credenciales, login y password,

de acceso al sistema.
PRECONDICIÓN:
a) Creado recurso.
b) Asignado perfil Tutor Empresarial Específico al recurso.
FUNCIONALIDAD:
Una vez asignado el perfil Tutor Empresarial Específico el sistema crea un password
provisional encriptado en la base de datos para la cuenta del recurso y manda a emails
(institucional y personal) el login (email institucional) y password generado. En el email
también le indica que en su primer inicio de sesión debe cambiar su password.

para alerta) de enviado el email verifica si el usuario ya realizó su primer ingreso.
100
El sistema envía un email de alerta al Tutor Empresarial General con la lista de tutores
empresariales específicos creados por él en su misma oficina que aún no han realizado su
primer ingreso al sistema.
8.1.3 Confirmar recepción.

OBJETIVO: Asegurarse que el recurso recibió sus credenciales.
DESCRIPCIÓN: el Tutor Empresarial General recibe un email de alerta de tutores

empresariales específicos creados por él, de su misma oficina, que no han realizado su
primer ingreso al sistema. Los contacta para ver si recibieron el email y si es necesario
actualiza datos y reenvía regenerando el password.
PRECONDICIÓN:
Email de alerta
FUNCIONALIDAD:
El Tutor Empresarial General contacta a los recursos creados por él para ver si recibieron
el email y si es necesario puede actualizar los datos del recurso y hacer un reenvío de
credenciales.

base de datos y manda, a emails (empresarial y personal) de cuenta, el login (email
8.2 Registrar Áreas Empresariales

OBJETIVO: Parametrizar áreas empresariales.
DESCRIPCIÓN: El Tutor Empresarial General parametriza las áreas empresariales de su

oficina y les asigna un Tutor Empresarial Específico. No puede crear áreas empresariales
de otra oficina aun cuando sea de la misma empresa. Por ejemplo el Tutor Empresarial
General de las oficinas de Quito no puede crear áreas empresariales en las oficinas de
Guayaquil.
PRECONDICIÓN:
101
a) Creada empresa.
b) Creado Tutor Empresarial General.
c) Creados Tutores Empresariales Específicos.
FUNCIONALIDAD:
El Tutor Empresarial General por el botón Áreas (figura 5) ingresa a la pantalla de áreas
empresariales.
Da un nombre al área a crear.
Le asigna un Tutor Empresarial Específico de los creados anteriormente seleccionando de

un listbox.
Le asigna un color en base a una paleta de colores. Esto sirve para identificar las áreas en
la gráfica de Gantt de la planificación.
Un Tutor Empresarial Específico puede ser asignado a una o más áreas empresariales.
ENTRADAS:
Nombre del área empresarial.
Recurso con perfil Tutor Empresarial Específico.
Color para área empresarial.
FUENTE: El Tutor Empresarial General registra las entradas.
SALIDAS: Mensaje de proceso correcto o error.
POSTCONDICIÓN: las áreas empresariales están listas para la planificación.
8.3 Planificar aprendizaje práctico

Este proceso se compone de las siguientes tareas y actores
102
Figura 50
8.3.1 Registrar rotación por áreas

OBJETIVO: Registrar la rotación por áreas para cumplir con los objetivos de aprendizaje
definidos en el plan marco y los objetivos de su empresa.
DESCRIPCIÓN: El Tutor Empresarial General puede planificar la rotación por diferentes

áreas de la misma oficina a la que pertenece. No puede planificar la rotación de otra oficina
aun cuando sea de la misma empresa. Por ejemplo el Tutor Empresarial General de las
oficinas de Quito no puede planificar la rotación de las oficinas de Guayaquil.
PRECONDICIÓN:
a) Cargado plan marco por carrera y convenio que tiene la empresa. Lo hacen las IES.
b) Tarea Registrar rotación por áreas parametrizada con respuesta Planificar tareas.
FUNCIONALIDAD:
El sistema en el módulo de Operaciones/Rotación permite una pantalla para la planificación

de la rotación por áreas empresariales como la que se muestra en la figura 51.
103
Figura 51.
Jornada laboral: hora inicio, hora fin, hora almuerzo.
Planificación por: Listbox con las opciones “Semana” y “Día” para que el tutor defina cómo
se va a realizar las planificaciones de las tareas.
Calificación: Listbox con las opciones:
o Calificación NO. El sistema no muestra el campo Calificación en pantallas figura

60,61 y pantalla de notas finales del estudiante (figura 63).
o Calificación cuantitativa: El sistema muestra el campo Calificación en las pantallas
figura 60,61 para ingresar números con dos decimales del 1 al 10. En la pantalla de
notas finales del estudiante (figura 63) muestra el campo calificación donde se pone
104
el promedio de las notas registradas semanalmente o diariamente en modo solo
lectura.
o Calificación cualitativa: El sistema muestra el campo Calificación como un listbox

con las opciones “Cumple objetivo de aprendizaje”, “No cumple objetivo de
aprendizaje” en las pantallas figura 60,61. En la pantalla de notas finales del
estudiante (figura 63) el sistema muestra el campo Calificación donde se registra el
porcentaje de cumplimiento en base a los registros semanales o diarios.
También se muestra los registros de las IES, Carrera y códigos del plan marco, que estará
relacionado a una malla curricular, cargados por las IES en base a los convenios que tiene
la empresa.
Cuando el tutor empresarial general selecciona un código de plan marco los objetivos de
aprendizaje se cargan por período académico (semestre o año) en la tabla de detalle.
Además por cada período académico (semestre o año) se carga un registro para proyecto.
Por cada período académico (semestre o año), objetivo de aprendizaje y proyecto se carga
un listbox con las áreas empresariales parametrizadas más las opciones “Área no
disponible para objetivo” y “No aplica”.
Al nivel del período académico (semestre o año) existe un signo + que permitirá al tutor
empresarial general añadir registros de objetivos empresariales.
Esta pantalla permite asignar por semestre o por objetivo el área empresarial con la que se
cumplirá los objetivos. Como ejemplo se tiene la siguiente figura siguiente.
105
Figura 52
Esta figura muestra que:
A los objetivos de aprendizaje dados por el Plan Marco de Formación (en plomo, solo de
lectura, no modificables) se han añadido objetivos empresariales los que pueden ser
borrados o modificados por el tutor empresarial general mientras no tenga registros de
datos relacionados.
El semestre 1 se ha planificado por semestre, asignando el área empresarial

“Documentación”, la cual se replica a todos los objetivos y proyecto del semestre. Luego
para el proyecto se ha seleccionado la opción “No aplica” ya que se considera que los
estudiantes no están listos en ese semestre para realizar un proyecto empresarial.
Si para un proyecto se definió como “No aplica” en un período académico en la hoja de vida
de los estudiantes en lugar de Proyecto y tema muestra Prácticas pre profesionales (ver
figura 36).
106
Para el semestre 2 se ha planificado por objetivos asignándoles las áreas “Soporte
Funcional” y “Toma requerimientos”.
Para el semestre 3 se ha planificado por semestre asignándole el área Base de datos, la

cual se replica a todos los objetivos y proyecto del semestre. Luego para los objetivos 3 y
4 se ha seleccionado la opción “Área no disponible para objetivo” ya que se considera que
la empresa no dispone de la infraestructura o recursos para cumplir con esos objetivos. El
coordinador de Formados que ve esta planificación para los objetivos con “Área no
disponible para objetivo” puede decidir hacer la rotación en otra empresa y o reformular los
objetivos.
Hasta este punto de asignación de áreas el usuario puede verificar su diagrama de Gantt
siguiendo el link que se muestra en la parte superior derecha junto al código del plan marco
figura (52). Se verá algo similar a lo que muestra la figura siguiente.
Figura 53
El plan marco debe estar definido en base a una malla curricular de la carrera. Por tanto la
planificación durará mientras dure la malla curricular. Una malla curricular podrá
mantenerse en vigencia 4 o más años durante los cuales el Tutor Empresarial General
podrá utilizarla su planificación por varios períodos y modificándola cuando considere
necesario. Solo los proyectos se definen por cada período académico.
107
Una misma carrera podrá tener una o dos mallas hasta que la malla más antigua sea
eliminada por la IES. Así, habrá estudiantes bajo la malla antigua y otros estudiantes bajo
la malla nueva en la misma empresa.
Al momento de grabar la planificación el sistema alerta al usuario del número de objetivos

de aprendizaje a los que no se les asigna áreas empresariales para cumplirlos pero le deja
continuar con la grabación.
Al terminar de planificar responde la tarea con “Planificar tareas” y le pasa la tarea al Tutor
Empresarial Específico para que registre las tareas para cumplir con los objetivos asignados
a su área. El sistema le notifica vía email y buzón de aplicación, al tutor empresarial
específico que tiene que atender la tarea “Registrar tareas de aprendizaje práctico”.
ENTRADAS:
Objetivos empresariales.
Áreas empresariales.
FUENTE:
El Tutor Empresarial General registra objetivos empresariales.
El Tutor Empresarial General selecciona las áreas empresariales y asigna a los objetivos.
SALIDAS:
Alerta al usuario del número de objetivos de aprendizaje a los que no se les asigna áreas
empresariales.
Notificación vía email y buzón de aplicación, al tutor empresarial específico que tiene que
atender la tarea “Registrar tareas de aprendizaje práctico”.
POSTCONDICIÓN:
Con esta planificación inicial cada tutor empresarial específico planifica las tareas para
cumplir con los objetivos asignados.
8.3.2 Registrar tareas de aprendizaje práctico

ACTOR: Tutor Empresarial Específico.
OBJETIVO: Definir las tareas para el cumplimiento de los objetivos de aprendizaje del plan
marco y de los objetivos empresariales.
DESCRIPCIÓN: El Tutor Empresarial Específico define las tareas que los estudiantes
deben realizar para cumplir con los objetivos asignados.
PRECONDICIÓN:
a) Registrada rotación por áreas.
108
b) Notificación vía email y buzón de aplicación, al tutor empresarial específico que tiene
que atender la tarea “Registrar tareas de aprendizaje práctico”.
c) Parametrizada tarea “Registrar tareas de aprendizaje práctico” y respuesta revisar.
FUNCIONALIDAD:
El sistema, por el módulo de Operaciones/Planificación, le presenta al actor una pantalla

como la siguiente:
Figura 54 a
Esta pantalla tiene:
Los objetivos planificados y asignados en modo solo lectura.
Una columna de Instructor para que el Tutor Empresarial Específico registre el nombre del
instructor de su área (si lo hubiere) al que va a asignar el cumplimiento del objetivo y las
tareas. Si el tutor empresarial específico es el que va a cumplir con el objetivo el campo del
instructor queda en blanco.
Una columna para registrar una o más tareas por objetivo. Si aparece el registro de Proyecto
el campo para tarea esta deshabilitado. El tema del proyecto se define en otra sección, aquí
solo se planifica el período.
Una columna para registrar el período de planificación en el que se cumplirá la tarea. Para
ello en la cabecera aparece “Día” o “Semana” según el Tutor Empresarial General haya
109
definido (ver sección 8.3.1 figura 51). Si a una tarea o proyecto se le asigna más de una
semana o día estos van separados por “;” por ejemplo 2;3;4;5.
Un Tutor Empresarial Específico puede tener asignada una o más áreas empresariales para
uno o más períodos (semestre o año), en esta pantalla se despliegan ordenados
ascendentemente por períodos.
Además si se compara la figura 52 con la figura 54 se puede notar que para el semestre 1
en la figura 54 ya no se ve el registro para proyecto, esto se debe a que se le asignó “No
aplica”. Lo mismo sucede para los registros asignados con “Área no disponible para
objetivo”.
Al momento de grabar la planificación el sistema alerta del número de objetivos a los que
no se les asignó tarea para cumplirlos.
Al terminar de planificar el tutor empresarial específico responde la tarea con “revisar” y la

tarea le llega al Tutor Empresarial General para que revise la planificación. El sistema le
notifica, vía email y buzón de aplicación, al Tutor Empresarial General que tiene que atender
la tarea “Aprobar / Registrar tareas aprendizaje práctico”.
ENTRADAS:
Instructor no obligatorio.
Tareas obligatorias.
Período (Semana o día) obligatorio.
FUENTE: el Tutor Empresarial Específico registra las entradas.
DESTINO: registro en la base de datos.
SALIDAS: alerta el número de objetivos a los que no se les asignó tarea.
Notificación, vía email y buzón de aplicación, al Tutor Empresarial General que tiene que
atender la tarea “Aprobar / Registrar tareas aprendizaje práctico”.
POSTCONDICIÓN: La planificación queda lista para que el Tutor Empresarial General la

revise.
8.3.3 Aprobar / Registrar tareas aprendizaje práctico

OBJETIVO: Aprobar planificación.
110
DESCRIPCIÓN: El Tutor Empresarial General revisa la planificación realizada por los
tutores empresariales específicos para cada una de sus áreas.
PRECONDICIÓN:
a) Registradas tareas de aprendizaje práctico.

b) Notificación, vía email y buzón de aplicación, al Tutor Empresarial General que tiene
que atender la tarea “Aprobar / Registrar tareas aprendizaje práctico”.
c) Parametrizada tarea “Aprobar / Registrar tareas aprendizaje práctico” y respuestas
“Aprobado” y “No aprobado”.
FUNCIONALIDAD:
El Tutor Empresarial General tiene acceso a la pantalla de la figura 54b por cada área
empresarial para revisar la planificación registrada. Puede registrar tareas si así lo
considera necesario.
Figura 54 b
Aprueba las planificaciones por área empresarial.
También puede revisar cómo queda el Gantt hasta este punto donde ya se tiene registrado
períodos y tareas.
111
Figura 55
Por default el Gantt se muestra por objetivos, pero seleccionado por tareas se mostrará el
Gantt por tareas.
ENTRADAS:
Tareas.
Respuesta a la tarea.
Observación a la tarea.
FUENTE: El actor registra las entradas.
DESTINO: registro en base de datos.
SALIDAS: Tarea sigue el flujo en base a la respuesta a la tarea.
POSTCONDICIÓN:
Si no aprueba la planificación la tarea le regresa al Tutor Empresarial Específico que mira

la observación a la tarea.
112
Si aprueba la planificación la tarea le llega al Coordinador de Formados y al Tutor
Académico asignado al estudiante / empresa en base al convenio. Ellos revisarán la
planificación. Si es necesario se contactan con el tutor empresarial específico y general
para hacer observaciones y negociaciones para que se cumplan todos los objetivos de
aprendizaje del plan marco, pero no son limitantes para que la empresa ejecute su
planificación. El coordinador de Formados puede sugerir la rotación de empresa y/o
coordinarlo con la empresa formadora.
8.4 Planificar proyecto empresarial

Este proceso se compone de las siguientes tareas y actores.
Figura 56
8.4.1 Registrar proyecto empresarial

OBJETIVO: Definir tema, fecha y estudiante para el proyecto empresarial.
DESCRIPCIÓN:
113
Cada nuevo período académico cuando la IES carga los datos de los estudiantes para la
fase práctica se notifica vía email y buzón de aplicación a los Tutores Empresariales
Específicos que tienen que atender la tarea “Registrar proyecto empresarial”.
En base a la planificación realizada en el numeral 8.3.2 donde se define el período asignado

para el proyecto, el Tutor Empresarial Específico define el tema y tareas para el proyecto.
PRECONDICIÓN:
a) Parametrizada tarea “Registrar proyecto empresarial” y respuesta revisar.

b) Notificación para atender la tarea “Registrar proyecto empresarial”.
c) Datos de estudiantes cargados por la IES para nuevo período.
FUNCIONALIDAD:
Cada nuevo período el Tutor Empresarial Específico define uno o más proyectos
empresariales para el área asignada a él por el módulo Operaciones/Proyectos.
El Tutor Empresarial Específico asigna uno o más tareas al proyecto.
El Tutor Empresarial Específico asigna uno o más estudiantes al proyecto.
Para asignar los estudiantes se los selecciona de listbox el que se llena en base al nivel del
estudiante y nivel asignado al área, por ejemplo, si el área del tutor empresarial específico
está asignada para el semestre 3, los estudiantes que aparecen en el listbox son
únicamente estudiantes del semestre 3 en base al convenio empresa, IES, carrera y
período académico.
Se podrá ver una pantalla como la siguiente:
Figura 57 a
Las fechas inicio, fin y de defensa son validadas para:
• que estén dentro del período académico actual,

• fechas inicio < fecha fin < Fecha defensa.
ENTRADAS:
Tema del proyecto (Este se verá en la hoja de vida del estudiante ver figura 36).
114
Fecha inicio y fecha fin del proyecto.
Fecha defensa.
Tareas del proyecto.
Estudiante (s).
FUENTE: El Tutor Empresarial Específico registra las entradas.
SALIDAS: Mensaje de proceso correcto o error. Cualquier cambio de fecha y hora de

defensa del proyecto genera una alerta de invitación al tutor académico.
POSTCONDICIÓN: Luego de registrados los proyectos el actor responde la tarea con

“Revisar” y la tarea pasa al Tutor Empresarial General a la tarea “Aprobar proyecto
empresarial” con la respectiva notificación.
8.4.2 Aprobar proyecto empresarial

OBJETIVO: Revisar y aprobar proyecto empresarial
DESCRIPCIÓN: El Tutor Empresarial General tiene acceso a revisar los proyectos

empresariales planificados de su oficina, no de otras oficinas. Los revisa y responde la
tarea.
PRECONDICIÓN:
a) Parametrizada tarea “Aprobar proyecto empresarial”.

b) Notificación para atender tarea “Aprobar proyecto empresarial”.
c) Proyectos empresariales registrados.
FUNCIONALIDAD:
El sistema permite al Tutor Empresarial General acceder al listado de proyectos planificados

y aprobarlos uno a uno o no aprobarlos uno a uno.
115
Figura 57 b
ENTRADAS: clic en botón SI o NO.
SALIDAS: Si no aprobó sale un mensaje para atender tarea “Registrar proyecto

empresarial” al coordinador de al tutor empresarial específico. Si aprobó sale un mensaje
para atender la tarea “Revisar proyecto empresarial” al coordinador de Formados y al tutor
académico.
POSTCONDICIÓN:
Cuando no es probado el proyecto regresa a la tarea “Registrar proyecto empresarial” del

Tutor Empresarial Específico.
Cuando es aprobado el proyecto pasa a la tarea “Revisar proyecto empresarial” del

coordinador de Formados y del Tutor Académico de los estudiantes quienes revisarán la
planificación. Si es necesario se contactan con el tutor empresarial específico y general
para hacer observaciones y negociaciones para que el proyecto tenga en cuenta los
objetivos de aprendizaje del plan marco, pero no son limitantes para que la empresa ejecute
su planificación.
8.5 Revisar proceso formación dual

Este proceso tiene tres perspectivas: de Formados, como se mencionó en el numeral 7 y
figura 39, Empresa e IES.
En este numeral se revisará desde la perspectiva de la empresa formadora con el siguiente

sub proceso.
116
Figura 58
8.5.1 Seleccionar estudiante

OBJETIVO: revisar los registros semanales de cada uno de los estudiantes a su cargo.
DESCRIPCIÓN: En el módulo de Estudiantes/Revisar actividad el Tutor Empresarial

Específico tiene una pantalla con la lista de los estudiantes a su cargo en el período de la
fase práctica actual, de ahí va seleccionando de uno en uno para proceder a la revisión de
los registros de actividades semanales que llena el estudiante.
PRECONDICIÓN:
a) Lista de estudiantes cargados por la IES.
117
b) Áreas empresariales definidas.
c) Rotación por áreas definida.
FUNCIONALIDAD:
El actor va por el menú Estudiantes/ Revisar actividad.
Se presenta una pantalla como la siguiente.
Figura 59
En esta pantalla el Tutor Empresarial Específico tiene el listado de los estudiantes a su

cargo en el presente y en el pasado.
ENTRADAS:
Clic en el nombre que tiene un link que abre la pantalla del registro de actividades del
estudiante.
FUENTE:
El Tutor Empresarial Específico selecciona el estudiante con el clic en el nombre.
DESTINO: Pantalla de registro de actividades del estudiante.
SALIDAS: Pantalla de registro de actividades del estudiante.
POSTCONDICIÓN: ninguna
118
8.5.2 Revisar y calificar registro semanal
OBJETIVO: Revisar y calificar registro semanal.
DESCRIPCIÓN: El estudiante registra semanalmente las actividades realizadas en la

empresa y tiene como límite cada domingo hasta las 23:59 horas para llenar sus registros.
Luego de esto se inhabilitan los campos. Los que no llenó representa incumplimiento. Lo
ideal es que los llene diariamente.
El Tutor Empresarial Específico lee los registros semanales que llena el estudiante, los
califica, registra asistencia, observaciones o alertas. Tiene como límite para esta actividad
una semana posterior a la semana que revisa hasta el domingo a las 23:59 horas. Lo ideal
es que los llene diariamente.
El tutor académico del estudiante puede ver estos registros.
PRECONDICIÓN:
Selección del estudiante del que se va a revisar sus registros.
FUNCIONALIDAD:
La pantalla de registro de actividades del estudiante se carga en la semana de la fecha

actual para la planificación semanal
Figura 60
119
Para la planificación diaria carga el día actual.
Figura 61
El cronograma diario se basa en la jornada laboral: hora inicio, hora fin, hora almuerzo
que el tutor empresarial general definió (ver numeral 8.3.1 figura 51).
Las pantallas muestran:
120
Los datos del estudiante.
Los campos mes, año y los botones de avance atrás o adelante que permiten navegar en
el historial del estudiante.
Los objetivos de aprendizaje y tareas planificadas para la semana o para el día.
Sección actividades en modo solo lectura para el tutor específico, tutor general, tutor
académico, coordinador de Formados, coordinador de carrera, y administrador. Solo es
editable por el estudiante desde su módulo hasta el domingo a las 23:59 horas de la semana
corriente, luego de este límite solo en modo lectura.
Sección observaciones, alertas, asistencia y calificación habilitadas solo para el tutor

especifico. Solo lectura para el tutor general, tutor académico, coordinador de Formados,
coordinador de carrera, estudiante y administrador.
El campo observaciones limitado a 100 caracteres sirven para guiar al estudiante en sus
actividades.
El campo alertas con un listbox para seleccionar de las opciones parametrizadas

negligencia, dolo, falta de probidad, conducta inmoral, inoperancia, acto ilícito o infracción.
Ver documento seguimiento convenio anexo, cláusula quinta numeral 5.2 literal i.
Cuando un Tutor específico selecciona una alerta y graba el registro se notifica al tutor
general, tutor académico y coordinador de Formados de la misma región de la empresa
para en coordinación tomar las acciones necesarias (ver numeral 7.1).
Las observaciones no se notifican como las alertas.
El campo asistencia con un listbox para seleccionar de las opciones Asiste, Falta o Falta
justificada. Cuando aún no se graba el registro este campo está por default en Asiste.
El campo calificación es opcional y el tutor general lo definió (ver numeral 8.3.1 figura 51):
a) Calificación NO. No aparecen el campo en la pantalla.

b) Calificación cuantitativa: Campo numérico de 1 a 10.
c) Calificación cualitativa: listbox con opciones “Cumple objetivo de aprendizaje”, “No
cumple objetivo de aprendizaje”.
El sistema permite al tutor empresarial específico registrar estos campos hasta el domingo
a las 23:59 horas de la semana siguiente de a que revisa. Pasado el límite los campos
quedan en modo de solo lectura en la pantalla. En la base de datos están con valores null.
Para el caso de la asistencia un campo en null se considerara como “Asiste”.
Para el caso de la calificación un campo null se considera 10 cuando se ha definido

calificación cuantitativa; cumple objetivo de aprendizaje cuando se ha definido calificación
cualitativa y no se toma en cuenta cuando se definió calificación NO.
121
Cada jueves a las 00h00 el sistema emite al buzón de la aplicación del tutor específico y
del estudiante un mensaje recordatorio de llenar los registros de actividades semanales.
NOTA: Monitoreando el primer año el registro de actividades semanales tanto por el

estudiante como del tutor específico se puede determinar si es o no necesario en el futuro
implementar el envío del mensaje recordatorio vía SMS o WhatsApp previo estudios de
costos.
ENTRADAS: observaciones, alertas, asistencia y calificación.
FUENTE: el Tutor empresarial específico registra las entradas.
DESTINO: registro en base de datos.
SALIDAS: mensaje recordatorio de llenar los registros de actividades semanales.
POSTCONDICIÓN: ninguna.
8.5.3 Registrar evaluación proyecto empresarial

ACTOR: Tutor empresarial específico.
OBJETIVO: Registrar evaluación proyecto empresarial.
DESCRIPCIÓN: El Tutor empresarial específico registra en el sistema “Aprobado” o

“Reprobado” al proyecto final.
PRECONDICIÓN:
a) Proyecto planificado.
b) Presentación y defensa del proyecto.
FUNCIONALIDAD:
El Tutor empresarial específico ingresa al sistema al módulo de Operaciones/Proyectos.
Se ve la pantalla del proyecto como muestra la figura siguiente.
122
Figura 62
Aparece una nueva columna llamada Evaluación luego que el tutor empresarial general lo
aprobó.
Por cada estudiante asignado al proyecto un listbox con las opciones “Aprobado” y
“Reprobado”. Un proyecto puede tener uno o más estudiantes asignados.
Los listbox se habilitan solo para el tutor específico en la fecha definida para la defensa del
proyecto.
Si un estudiante reprobó el proyecto empresarial en su hoja de vida en lugar de Proyecto y

tema sale Prácticas pre profesionales (ver figura 36).
ENTRADAS: evaluación.
FUENTE: El tutor empresarial específico selecciona.
DESTINO: registro en la base de datos.
SALIDAS: Mensaje de alerta para verificar selección y bloqueo posterior.
POSTCONDICIÓN:
Luego de grabar en las próximas entradas a la página del proyecto el campo para
evaluación está deshabilitado.
8.5.4 Llenar evaluación final

OBJETIVO: Registrar evaluación final del estudiante.
DESCRIPCIÓN: Cada fase práctica el tutor específico registra la evaluación final al

estudiante.
PRECONDICIÓN:
123
a) Registro de actividades semanales del estudiante.
b) Registro de actividades semanales del tutor empresarial específico (asistencia
obligatorio, observaciones opcional, alertas opcional, calificación obligatorio si se
definió).
c) Registro de evaluación al proyecto empresarial si se definió proyecto empresarial.
FUNCIONALIDAD:
El actor va por el módulo Operaciones/Registro final, selecciona el estudiante y se muestra

la pantalla siguiente.
Figura 63
La pantalla muestra:
• Datos del estudiante al que se va a evaluar.

• Período en el cuál se va a evaluar al estudiante.
• Asistencia: el ejemplo muestra 180/240 horas. Los 180 se calculan en base los
registros de asistencia que llena el tutor empresarial específico. Las 240 horas es
un dato que carga la IES para el número de horas de práctica por período académico
obligatorio que debe cumplir el estudiante.
• Desempeño: este campo se visualiza si el tutor empresarial general definió
calificación cualitativa o cuantitativa. Si definió calificación NO este campo no se
visualiza.
Se evalúa en base a los registros semanales o diarios que hace el tutor específico
en el campo calificación.
Para la calificación cuantitativa se promedia las notas registradas sobre 10.
Para la calificación cualitativa se saca el porcentaje de cumplimiento de objetivos.
124
• Proyecto: Este campo se visualiza si se definió proyecto para el período académico.
En él se ve Aprobado o Reprobado en base a la evaluación dada en la tarea anterior
numeral 8.5.3.
Todos los campos anteriores están en modo solo lectura por ser calculados por el
sistema o registrados en otra tarea.
• Evaluación final (obligatoria): En base a los campos anteriores que resumen el

desempeño del estudiante, más los registros propios de evaluación que tenga la
empresa y el criterio personal del tutor específico, este puede seleccionar del listbox
las opciones:
o Aprobada fase práctica para el próximo período.

o Condicionada fase práctica para el próximo período.
o Negada fase práctica para el próximo período.
• Observación: Campo para que el tutor específico ingrese alguna observación. No

obligatoria.
Al grabar el registro del último estudiante asignado al actor se abre la pantalla de encuesta
de satisfacción.
ENTRADAS Y FUENTE:
Asistencia: calculada por el sistema.
Desempeño: calculada por el sistema.
Proyecto: tomada por el sistema de la evaluación del proyecto.
Evaluación final obligatoria.
POSTCONDICIÓN:
La evaluación final está lista para ser aprobada por el tutor empresarial general.
Al grabar el registro del último estudiante asignado al tutor empresarial específico se abre
la pantalla de encuesta de satisfacción.
125
8.5.5 Llenar encuesta satisfacción
OBJETIVO: Tener una evaluación desde el punto de vista de los tutores específicos.
DESCRIPCIÓN: Cuando el tutor empresarial específico termina de registrar la evaluación

final del último estudiante asignado a él se abre la pantalla de encuesta de satisfacción que
debe llenar.
PRECONDICIÓN:
Registrar evaluación final del último estudiante asignado al tutor empresarial específico.
FUNCIONALIDAD:
El sistema muestra una pantalla con la encuesta parametrizada para los tutores
empresariales, por ejemplo se tiene la figura 44 donde se pretende evaluar en una sola
encuesta a la formación dual, los estudiantes y al tutor académico (ver numeral 7.2).
ENTRADAS: check en cada concepto de la encuesta.
FUENTE: El tutor específico registra las entradas.
Mensaje (email, buzón aplicación) al tutor general para que apruebe las evaluaciones del
tutor específico.
POSTCONDICIÓN: Una vez registrada la encuesta el sistema emite un mensaje (email y

buzón aplicación) al tutor empresarial general de la misma oficina para que apruebe las
evaluaciones. Esto por cada tutor específico.
8.5.6 Aprobar evaluación final

OBJETIVO: Aprobar la evaluación final de cada estudiante que realiza el tutor específico.
PRECONDICIÓN:
Registro de evaluación final realizada por el tutor específico al estudiante.
FUNCIONALIDAD:
El tutor empresarial general modifica o no la evaluación final registrada por el tutor

especifico y/o registra un observación y da clic en el botón aprobar.
126
Figura 64
Una vez aprobada la evaluación final ya no es modificable.
ENTRADAS:
Evaluación final.
Observación.
FUENTE: Tutor empresarial general.
POSTCONDICIÓN: Una vez aprobada la evaluación final ya no es modificable.
8.5.7 Llenar encuesta satisfacción

OBJETIVO: Tener una evaluación desde el punto de vista de los tutores generales.
DESCRIPCIÓN: Cuando el tutor empresarial general termina de aprobar la evaluación final

del último estudiante asignado a él se abre la pantalla de encuesta de satisfacción que debe
llenar.
PRECONDICIÓN: Registrar aprobación evaluación final del último estudiante asignado al

tutor empresarial general.
FUNCIONALIDAD: El sistema muestra una pantalla con la encuesta parametrizada para

los tutores empresariales, por ejemplo se tiene la figura 44 donde se pretende evaluar en
127
una sola encuesta a la formación dual, los estudiantes y al tutor académico (ver numeral
7.2).
ENTRADAS: check en cada concepto de la encuesta.
FUENTE: El tutor general registra las entradas.
9. PROCESO INSTITUCIONES EDUCACION SUPERIOR
Figura 65
Cada nuevo período académico las Instituciones de Educación Superior en base a sus
propios procedimientos realizan la matriculación de estudiantes. Luego ejecutan la fase
teórica dentro de la formación dual.
Terminada la fase teórica los estudiantes que la aprobaron están habilitados para cumplir
con su fase práctica dentro de la formación dual. En este punto las Instituciones de
128
Educación Superior cargan información al sistema de gestión de formación dual de
FORMADOS. Con esta información está habilitada la fase práctica para ejecutarse.
Los estudiante que tienen que rendir exámenes supletorios o que perdieron su nivel
académico no están habilitados para la fase práctica, su información no es cargada al
sistema de gestión de formación dual de FORMADOS y deben seguir los procedimientos
de su Instituciones de Educación Superior (exámenes supletorios, repetir nivel con segunda
o tercera matrícula).
9.1 Registrar carreras, tutores y estudiantes

Este proceso se descompone en el siguiente subproceso
Figura 66
129
9.1.1 Registrar cuentas coordinadores de carreras
ACTOR: Administrador IES.
OBJETIVO: Crear recursos con perfil coordinador de carrera.
DESCRIPCIÓN: El Administrador IES de cada IES crea un recurso y le asigna el perfil

coordinador de carrera por cada carrera que tenga su IES.
PRECONDICIÓN:
Creado recurso con perfil administrado IES.
FUNCIONALIDAD:
Crear recurso. Funcionalidad ya descrita anteriormente en 1.1.3.
Asignarle perfil coordinador de carrera. Funcionalidad ya descrita anteriormente en 1.1.4.
9.1.2 Enviar credenciales y alerta

ACTOR: Sistema.
OBJETIVO: Entregar al coordinador de carrera sus credenciales, login y password, de
acceso al sistema.
DESCRIPCIÓN: Cuando se asigna el perfil coordinador de carrera y se graba el registro el

sistema envía email con credenciales al coordinador de carrera y email de alerta al
Administrador IES.
PRECONDICIÓN:
a) Creado recurso.
b) Asignado perfil coordinador de carrera al recurso.
FUNCIONALIDAD:
Una vez asignado el perfil coordinador de carrera el sistema crea un password provisional
encriptado en la base de datos para la cuenta del recurso y manda a emails (empresarial y
personal) el login (email empresarial) y password generado. En el email también le indica

para alerta) de enviado el email verifica si el coordinador de carrera ya realizó su primer
ingreso.
130
El sistema envía un email de alerta al Administrador IES con la lista de coordinadores de
carrera de su IES que aún no han realizado su primer ingreso al sistema.
SALIDAS: email con credenciales al coordinador de carrera.
9.1.3 Confirmar recepción de credenciales

OBJETIVO: Asegurarse que el coordinador de carrera recibió sus credenciales.
DESCRIPCIÓN: el Administrador IES recibe un email de alerta de coordinadores de carrera
de su IES que no han realizado su primer ingreso al sistema. Los contacta para ver si
recibieron el email. Si es necesario actualiza datos y reenvía regenerando el password.
FUNCIONALIDAD:

SALIDAS: email con credenciales al coordinador de carrera.
9.1.4 Registrar Carreras y niveles

OBJETIVO: Registrar las Carreras que tiene su IES y los niveles que tiene cada carrera.
DESCRIPCIÓN: El Administrador IES ingresa al módulo de IES, ahí mira solo su institución
y va a Carreras para registrar las que tiene su institución.
PRECONDICIÓN:
• IES creada.
• Recurso con perfil administrador IES creado.
• Creados coordinadores de carrera.
• Períodos académicos parametrizables (semestre, año).
FUNCIONALIDAD:
Ingreso al módulo de IES vista Administrador IES.
131
Figura 67
Registrar las carreras
Figura 68
ENTRADAS:
Nombre de la carrera.
132
Niveles que tiene la carrera. Solo números enteros 1 a 10.
Coordinador de carrera. Seleccionado de listbox.
Períodos académicos. Selecciona de listbox (semestre, año).
Base calificación. Campo entero de 10 a 100. Sirve para determinar sobre cuanto se
califica, por ejemplo 8/10.
Nota mínima aprobación. Campo decimal (4,2), por ejemplo 7.00. Sirve para determinar si
un estudiante aprobó el nivel académico.
FUENTE: El Administrador IES registra las entradas.
9.1.5 Cargar plan marco y rotación

ACTOR: Coordinador de carrera.
OBJETIVO: Cargar al sistema el plan marco de su carrera.
DESCRIPCIÓN: El Coordinador de carrera ingresa los datos del plan marco de su carrera.
El plan marco contiene los objetivos de aprendizaje por cada nivel (semestre, año) de su
carrera
PRECONDICIÓN:
Creado usuario con perfil coordinador de carrera.
FUNCIONALIDAD:
En una IES una malla curricular tiene vigencia por un período determinado y luego puede
entrar en vigencia una nueva malla curricular, por lo que el sistema permite registra por
carrera uno a más planes marcos con fechas de vigencia.
El sistema le da un código automáticamente al plan marco creado, el que está formado por
el código de la IES, la carrera y el plan marco.
Por cada plan marco el sistema permite registrar los objetivos de aprendizaje para cada
nivel parametrizado en la carrera. Si se parametrizó que una carrera tiene 6 niveles en el
plan marco se debe parametrizar objetivos de aprendizajes para los 6 niveles. El sistema
valida que exista al menos un objetivo de aprendizaje por nivel.
133
Cuando se termina de parametrizar lo anterior el coordinador de carrera vera una imagen
como la siguiente.
Figura 69
Cuando el actor verifica que todo está correcto habilita el plan marco dando clic en botón
Habilitar. El tutor empresarial general podrá ver el plan marco como se ve en la figura 51 y
podrá hacer su planificación.
ENTRADAS y FUENTES:
Fecha inicio, fecha fin de vigencia para el plan marco. El Coordinador de carrera las registra.
Código de plan marco. El sistema la registra automáticamente.
Objetivos de aprendizaje para el plan marco por cada nivel parametrizado para la carrera.
El Coordinador de carrera los registra.
134
POSTCONDICIÓN:
Una vez habilitado no puede ser modificado ya que las empresas planifican en base a él.
El plan marco tiene vigencia hasta la fecha fin definida para él.
9.1.6 Registrar Fechas período académico

OBJETIVO: Registrar Fechas período académico.
DESCRIPCIÓN: Cada nuevo período académico el coordinador de carrera registra las

fechas para el mismo.
PRECONDICIÓN:
Creada IES.
Creada cuenta coordinador de carrera.
FUNCIONALIDAD:
El sistema permite registrar las siguientes fechas para cada nuevo período académico:
Fecha inicio Fecha inicio

Fecha fin fase Fecha fin período
período fase
< < práctica <= académico
académico práctica
El sistema recuerda al coordinador de carrera 20 y 15 días antes de la fecha inicio fase

práctica que debe cargar la lista de estudiantes habilitados a la fase práctica. El recordatorio
se realiza con un mensaje al buzón de la aplicación, un email y cuando inicia sesión en la
aplicación.
ENTRADAS: las fechas descritas anteriormente.
135
SALIDAS: Mensajes de validación de orden de fechas.
POSTCONDICIÓN:
Estas fechas definen el período para el registro de actividades que el estudiante llena.
9.1.7 Registrar/actualizar cuentas tutores académico por carrera.

OBJETIVO: Crear usuarios con perfil tutor académico.
DESCRIPCIÓN: El coordinador de carrera de cada IES y cada carrera crea usuarios con
perfil tutor académico.
PRECONDICIÓN:
Creado recurso con perfil coordinador de carrera.
FUNCIONALIDAD:
Crear recurso. Funcionalidad ya descrita en 1.1.3.
Asignarle perfil tutor académico. Funcionalidad ya descrita en 1.1.4.
9.1.8 Enviar credenciales y alerta

ACTOR: Sistema.
OBJETIVO: Entregar al tutor académico sus credenciales, login y password, para acceso
al sistema.
DESCRIPCIÓN: Cuando se asigna el perfil tutor académico y se graba el registro el sistema

envía emails con credenciales al tutor académico y email de alerta al Coordinador de
carrera.
PRECONDICIÓN:
a) Creado recurso.
b) Asignado perfil tutor académico al recurso.
FUNCIONALIDAD:
Una vez asignado el perfil tutor académico el sistema crea un password provisional
encriptado en la base de datos para la cuenta del recurso y manda a emails (empresarial y
personal) el login (email empresarial) y password generado. En el email también le indica
136
para alerta) de enviado el email verifica si el coordinador de carrera ya realizó su primer
ingreso.
El sistema envía un email de alerta al coordinador de carrera con la lista de tutores

académicos de su IES y carrera que aún no han realizado su primer ingreso al sistema.
SALIDAS: email con credenciales al tutor académico.
9.1.9 Confirmar recepción credenciales

OBJETIVO: Asegurarse que el tutor académico recibió sus credenciales.
DESCRIPCIÓN: el Coordinador de carrera recibe un email de alerta de tutores académicos
de su IES y carrera que no han realizado su primer ingreso al sistema. Los contacta para
ver si recibieron el email. Si es necesario actualiza datos y reenvía regenerando el
password.
FUNCIONALIDAD:
base de datos y manda, a emails (empresarial y personal) de cuenta, el login (email
SALIDAS: email con credenciales al tutor académico.
9.1.10 Cargar lista estudiantes habilitados fase práctica

OBJETIVO: contar con los registros de estudiantes que realizarán la fase práctica cada
período académico.
DESCRIPCIÓN: En coordinador de carrera de cada carrera y de cada IES carga los datos
de los estudiantes que aprobaron la fase práctica por Operaciones/Carga datos estudiantes.
PRECONDICIÓN:
Registro de estudiantes aprobados la fase teórica.
FUNCIONALIDAD:
137
El actor realiza la carga mediante un archivo Excel hasta que cada IES provea un web
service, entonces la carga se realizara automáticamente.
La fecha inicio fase práctica es la referencia para esta carga. El sistema valida que la carga
no se realice posterior a esta fecha y que sea quince días antes. De esta manera las
empresas tienen datos dentro de las fechas planificadas.
Tanto el Excel como el web service contendrán las siguientes columnas:
Nombre columna Contenido Tipo

CodigoIES Código que el sistema asigna al Entero (7,0)
crear la IES.
CodigoCarrera Código que el sistema asigna al Entero (7,0)
crear la carrera.
RUC_empresa Ruc empresa formadora o en varchar (13)
blanco si el estudiante aún no tiene
asignada empresa
fechaInicioFasePractica Formato aaaammdd Varchar(8)
fechaFinFasePractica Formato aaaammdd Varchar(8)
IDestudiante Número de cédula o pasaporte Varchar(15)
NombresEstudiante Varchar(70)
ApellidosEstudiante Varchar(70)
Nivel Número de semestre a año actual Entero (2,0) para
del estudiante. registrar de 1 a 10
TemaProyecto Para el historial debe registrar el Varchar(100)
tema del proyecto que realizó. Si
no realizó proyecto poner Prácticas
Pre profesionales.
En blanco si se trata del período
actual ya que eso lo define la
empresa.
IntegracionComunidad Horas Entero (3,0)
Materia1 Nombre materia varChar 70
138
Nota1 Nota materia anterior Decimal (4,2)
Nota 5 Nota materia anterior Decimal (4,2)
Hasta diez materias por nivel. En blanco los campos de materias que no se tiene.
En la primera carga de datos se carga el histórico de datos de los estudiantes por tanto se
debe enviar tantos registros como niveles tenga aprobado el estudiante. Por ejemplo si un
estudiante está en quinto semestre se debe enviar 5 registros en el archivo con sus
respectivos datos.
No carga registros con una o más notas con valor menor a la nota mínima para aprobación.
ENTRADAS:
Registros en hoja Excel.
Registros de datos para web service de cada institución.
FUENTE: El actor define los registros en la hoja Excel.
El sistema de cada IES genera los registros de datos para su web service y el sistema de
gestión de formación dual consume automáticamente los datos quince días antes de la
fecha inicio fase práctica definida por cada IES.
SALIDAS: Mensajes de errores de carga o de registros no cargados por nota inferior a nota
mínima de aprobación.
139
POSTCONDICIÓN: los registros de estudiantes están listos para ser asignados a tutores
académicos.
9.1.11 Asignar estudiantes a tutores académicos

ACTOR: Sistema.
OBJETIVO: Asignar estudiantes a tutores académicos.
DESCRIPCIÓN: Cada nuevo período académico luego que se realiza la carga de

estudiantes habilitados para la fase práctica el sistema automáticamente asigna
equitativamente estudiantes a tutores académicos por carrera.
PRECONDICIÓN:
a) Registro de tutores académicos por carrera.

b) Registros de estudiantes habilitados para la fase práctica cargados al sistema.
c) Estudiantes.
FUNCIONALIDAD:
El sistema automáticamente asigna equitativamente estudiantes a tutores académicos por

carrera.
ENTRADAS: registro de tutores académicos y registros de estudiantes habilitados para la

fase práctica
FUENTE: base de datos del sistema de gestión de la formación dual.
DESTINO: registro de IES, carrera, tutor académico, estudiante, período académico en

base de datos.
SALIDAS: Mensaje de error en asignación de estudiantes o procesos correcto.
POSTCONDICIÓN: Registros de asignación listos para revisión.
9.1.12 Revisar/reasignar estudiantes a tutores académicos

OBJETIVO: revisar asignación automática de estudiantes a tutores académicos.
DESCRIPCIÓN: El coordinador de carrera por Operaciones/Revisar asignación mira los

registros de asignación generados automáticamente por el sistema y puede modificarlos.
PRECONDICIÓN:
a) Cargar lista estudiantes habilitados fase práctica.

b) Asignar estudiantes a tutores académicos.
140
FUNCIONALIDAD:
El sistema le permite al actor reasignar al estudiante un diferente tutor académico mediante

una pantalla como la siguiente.
Figura 70
La pantalla le permite paginación, buscar y ordenar por los campos.
Una vez seleccionado el estudiante se le puede asignar otro tutor académico y luego
actualizar el registro.
ENTRADAS:Estudiante y tutor académico.
FUENTE: El coordinador de carrera registra las entradas y actualiza.
POSTCONDICIÓN: El tutor académico debe revisar si sus estudiantes tiene o no empresa

en el proceso Coordinar selección empresarial (ver numeral 6).
9.2 Revisar plan aprendizaje práctico

ACTOR: Tutor académico.
OBJETIVO: Verificar el plan de aprendizaje práctico registrado por la empresa formadora

donde su estudiante realiza la fase práctica.
141
DESCRIPCIÓN: El tutor académico recibe una notificación de que el plan de aprendizaje
practico esta para su revisión o en cualquier momento puede revisarla.
PRECONDICIÓN:
Plan marco cargado al sistema por la IES.
Planificación realizada por la empresa formadora.
FUNCIONALIDAD:
Por Operaciones/Revisar plan aprendizaje práctico tiene una pantalla donde mira sus
estudiantes asignados y las empresas donde realizan su práctica. Una vez seleccionada la
empresa tiene acceso a las pantallas de la figura 52 en modo de solo lectura y en lugar de
listbox para las áreas empresariales van los nombres con links. Cuando el actor da clic en
el link tiene acceso a la pantalla de planificación por área empresarial (figura 54 a).
Además desde la pantalla de la figura 52 tiene acceso al diagrama de Gantt de toda la

planificación.
ENTRADAS: clics en los links de acceso a la información.
FUENTE: El Tutor académico da clics en los links de acceso a la información.
DESTINO: pantalla.
SALIDAS: pantalla.
POSTCONDICIÓN: El tutor académico si es necesario se contacta con el tutor empresarial

específico y general para hacer observaciones y negociaciones para que se cumplan todos
los objetivos, pero no son limitantes para que la empresa ejecute su planificación.
9.3 Revisar proyecto empresarial.

OBJETIVO: Verificar la planificación del proyecto empresarial de sus estudiantes.
DESCRIPCIÓN: El tutor académico recibe una notificación de que la planificación del

proyecto empresarial está lista para su revisión. Además en cualquier momento puede
revisarla.
PRECONDICIÓN:
Planificación realizada por la empresa formadora.
FUNCIONALIDAD:
Por Operaciones/Revisar plan proyecto empresarial tiene una pantalla donde mira sus
estudiantes asignados y las empresas donde realizan su práctica. Una vez seleccionada la
142
empresa tiene acceso a la pantalla de la figura 57 en modo de solo lectura y ordenada por
fecha de defensa ascendente.
ENTRADAS: clics en los links de acceso a la información.
FUENTE: El actor da clics en los links de acceso a la información.
DESTINO: pantalla.
SALIDAS: pantalla.
POSTCONDICIÓN: El tutor académico se contacta con el tutor específico y general para

hacer observaciones y negociaciones para que se cumplan todos los objetivos, pero no son
limitantes para que la empresa ejecute su planificación.
9.4 Revisar proceso formación dual

Este proceso tiene tres perspectivas: de Formados, Empresa e IES descritos en los
numeral 7 y figura 39 y numeral 8.5.
En este numeral se revisará desde la perspectiva de la IES con el siguiente sub proceso.
Figura 71
143
9.4.1 Seleccionar estudiante.
OBJETIVO: Seleccionar el estudiante para revisar sus registros de actividades semanal

en cada fase práctica.
DESCRIPCIÓN: El tutor académico va por Estudiante/Revisar actividades semanales.
PRECONDICIÓN:
a) Planificación de actividades prácticas.

b) Registros semanales ingresado por el estudiante.
FUNCIONALIDAD:
El tutor académico selecciona el estudiante de una pantalla como la siguiente dando clic
en el nombre con link.
Figura 72
ENTRADAS: clic en el nombre.
FUENTE: El tutor académico da el clic.
DESTINO: Pantalla.
SALIDAS: Pantalla.
144
POSTCONDICIÓN: se abre la pantalla de la figura 41 en modo solo lectura.
9.4.2 Revisar registro semanal.

OBJETIVO: Revisar registro semanal.
DESCRIPCIÓN: El tutor académico ingresa a revisar los registros de las actividades

semanales del estudiante.
PRECONDICIÓN:
Selección del estudiante a revisar.
FUNCIONALIDAD:
El sistema muestra la pantalla de la figura 41 o el de la figura 61 en modo solo lectura

dependiendo del tipo de planificación seleccionada en la empresa.
Las pantallas se abren en la fecha corriente del sistema y permite ir a otras fechas por las
flechas de navegación o por el mes y año.
También puede ingresar a revisar las alertas registradas por el tutor empresarial específico
como se indicó para las figuras 41 y 42.
9.4.3 Asistir a defensa proyecto empresarial

DESCRIPCIÓN: En base a la planificación del proyecto empresarial (numeral 9.3) el tutor

académico asiste a la defensa del proyecto empresarial de sus estudiantes.
145
10. PROCESO DEL ESTUDIANTE
Figura 73
10.1 Registrar cuenta estudiante
146
Figura 74
10.1.1 Ingresar datos para registro

ACTOR: Estudiante
OBJETIVO: Crear la cuenta en el sistema de gestión de la formación dual.
DESCRIPCIÓN: El estudiante accede a la página web del sistema de gestión de la

formación dual para crear su cuenta.
PRECONDICIÓN:
IES cargadas.
FUNCIONALIDAD:
El sistema permite una página para iniciar sesión a los estudiantes.
Figura 75
Tiene el link ¿Olvidaste tu contraseña? que permite recuperar la clave en el email del
estudiante.
Tiene el link Regístrate ahora que al seguirlo abre la siguiente página para aquellos que
van a crear su cuenta.
147
Figura 76
ENTRADAS:
• Número de cédula de identidad o pasaporte del estudiante.

• Institución de educación superior a la que pertenece, el estudiante seleccionada
del listbox.
• Email del estudiante verificando formato correcto.
• Password de 8 a 16 caracteres al menos una mayúscula y al menos un número.
• Confirmar password ingresado anteriormente.
• Ingresar Código: digitar los caracteres que a la derecha se muestran.
• Clic en el botón registrar.
Todos los campos son obligatorios.
Además tiene un link para mostrar los términos y condiciones cargados por el administrador
de Formados.
FUENTE: El estudiante registra las entradas.
SALIDAS: Mensajes de validación de datos obligatorios, formato de password y de email.
148
POSTCONDICIÓN: Los datos ingresados serán validados en la tarea siguiente.
10.1.2 Matriculado en la IES

ACTOR: Sistema.
OBJETIVO: Crear cuantas de estudiantes matriculados en una IES que formen parte de la
formación dual en el sistema de gestión de Formados y desechar otros.
DESCRIPCIÓN: El sistema valida los datos ingresados por el estudiante frente a los datos
cargados por las IES.
PRECONDICIÓN:
a) IES cargadas.
b) Datos de estudiantes habilitados para la fase práctica cargados por cada IES.
c) Ingreso de datos del estudiante para crear la cuenta.
FUNCIONALIDAD:
El sistema toma el número de cédula de identidad o pasaporte y la IES ingresadas en el

formulario de registro y las compara con los datos de los estudiantes cargados por cada
IES.
Luego crea la cuenta del estudiante con:
• Número de cédula de identidad o pasaporte del registro.

• Email del registro.
• Password encriptado en la base de datos.
• Nombres y Apellidos de los datos cargados por la IES.
No permite duplicados de cédula de identidad, es decir un mismo estudiante no puede

tener dos cuentas.
No permite duplicados de emails.
SALIDAS: Mensaje de registro correcto o mensaje de datos no validados.
POSTCONDICIÓN: Luego de creada la cuenta el sistema le lleva al estudiante a la página

de perfil para que continúe llenado sus datos.
10.1.3 Registrar datos de perfil

ACTOR: Estudiante.
149
OBJETIVO: Completar los datos de su perfil.
DESCRIPCIÓN: Luego de creada la cuenta el sistema le lleva automáticamente al

estudiante a la página de perfil para que continúe llenado sus datos personales.
En ocasiones posteriores a la creación de la cuenta el estudiante podrá ingresar por el menú

Perfil para actualizar los datos.
PRECONDICIÓN:
Creación de cuenta del estudiante.
FUNCIONALIDAD:
El sistema permite la siguiente página de perfil del estudiante para que llene el resto de
datos. Esta se compone de cuatro secciones:
• Datos personales,
• Instrucción secundaria,
• Capacitación – Certificaciones,
• Test psicométrico visible solo hasta cuando el estudiante grabe la totalidad de
respuestas al test. El estudiante lo llena una sola vez. Los resultados del test son
solo visibles para el tutor empresarial general y coordinador de Formados en la hoja
de vida por el link Resultados test psicométrico.
150
Figura 77
ENTRADAS y FUENTE:
Bloque identidad:
• Nombres y apellidos cargados por la IES del estudiante y pueden ser actualizados.
151
• No. De cédula o pasaporte del estudiante cargado por la IES, no modificable.
• Email del estudiante que registró al crear la cuenta, no modificable.
• Celular: número del teléfono móvil del estudiante.
• Fotografía del estudiante, no obligatoria.
• Sexo: seleccionable (Masculino, Femenino): obligatorio.
• Fecha de nacimiento, obligatoria.
• Nacionalidad: seleccionable (Ecuatoriana, Peruana; Colombiana, Venezolana,
etc.) obligatoria.
• Estado civil: seleccionable (soltero, casado, divorciado, viudo, unión libre, otro)
obligatorio.
• Licencia de conducir: seleccionable (NO, A, B, C) obligatorio.
• Puntos: obligatorio si seleccionó Licencia de conducir diferente de NO.
• Presentación: Corto texto que ingresa el estudiante para describirse.
Bloque domicilio:
• País,
• provincia,
• ciudad,
• calle principal,
• número del domicilio,
• calle secundaria,
• barrio,
• Sector (centro, sur, norte, centro norte, valle, etc. parametrizable)
• latitud,
• longitud,
• teléfono domicilio.
Bloque estado de salud y hábitos personales:
• Carnet del Conadis: seleccionable (SI, NO) obligatorio.

• Tipo discapacidad: no obligatorio.
• Porcentaje de discapacidad no obligatorio.
• Practica algún deporte: obligatorio.
• Cuál es su pasatiempo favorito: obligatorio.
• Estatura: obligatorio numero con dos decimales.
• Peso: obligatorio numero con dos decimales.
• Usa lentes?: seleccionable (SI, NO) obligatorio.
• Padece enfermedad crónica: seleccionable (SI, NO) obligatorio.
• Padece enfermedad auditiva: seleccionable (SI, NO) obligatorio.
• Padece problema de columna: seleccionable (SI, NO) obligatorio.
• Tiene personas con discapacidad a su cargo: seleccionable (SI, NO) obligatorio.
• Número (de personas con discapacidad a cargo): entero (1 a 10), obligatorio si
seleccionó si en el anterior campo.
152
• Parentesco: seleccionable (padre, madre, hermano (a), hijo (a), tío(a), abuelo(a),
etc.) obligatorio si seleccionó si en el campo Tiene personas con discapacidad a
su cargo.
Adicionalmente se tiene los bloques:
• referencias personales,
• datos familiares,
• datos generales y económicos.
Según anexo 7 (solicitud estudiantes formación dual Vicunha).
Estos datos se verán en la hoja de vida del estudiante (figura 36).
SALIDAS: Mensaje de datos obligatorios y de actualización correcta.
POSTCONDICIÓN: una vez actualizados los datos personales y solo cuando se ha creado
la cuenta se abre automáticamente la pantalla para llenar los datos de instrucción
secundaria.
10.1.4 Registrar capacitación

ACTOR: Estudiante
OBJETIVO: Registra los datos instrucción secundaria y capacitación del estudiante.
DESCRIPCIÓN: Cuando el estudiante crea la cuenta y actualiza los datos personales se

abre automáticamente la pantalla para llenar los datos instrucción secundaria.
Cuando termina de llenar los datos de instrucción secundaria, solo cuando ha creado la
cuenta, automáticamente se abre la pantalla para ingreso de datos de capacitación.
En ocasiones posteriores a la creación de la cuenta el estudiante podrá ingresar por el menú

Perfil para actualizar estos datos.
PRECONDICIÓN:
Creada cuenta de estudiante en el sistema de gestión de formación dual.
FUNCIONALIDAD:
El sistema permite ver la pantalla siguiente para instrucción secundaria.
153
Figura 78
ENTRADAS:
Número de años que duró la instrucción secundaria.
Colegio: Nombre del colegio donde terminó la instrucción secundaria.
Título: que obtuvo al terminar la instrucción secundaria.
Todas las entradas son obligatorias.
SALIDAS: Página de hoja de vida sección Instrucción formal figura 36.
Cuando termina de llenar los datos de instrucción secundaria, solo cuando ha creado la
cuenta, automáticamente se abre la pantalla para ingreso de datos de capacitación.
154
Figura 79
ENTRADAS:
• Tipo: listbox con opciones parametrizables: Curso, Seminario, Taller, etc.

• Número de horas: para ingresar el número de horas que duró la capacitación.
Entero (3).
• Tema: para ingresar el tema de la capacitación. Varchar (100).
• Lugar: para ingresar el lugar donde recibió la capacitación. Varchar (100).
• Área: listbox con opciones parametrizables: Informática Software, Redes,
Administración, Finanzas, Electrónica, Idiomas, etc.
SALIDAS: Página de hoja de vida sección capacitación figura 36.
POSTCONDICIÓN: Los datos registrados en esta sección se podrán ver por el menú Hoja
de Vida.
10.1.5 Llenar test psicométrico

ACTOR: Estudiante
OBJETIVO: Tener datos psicométricos del estudiante para evaluarlo en la selección.
155
DESCRIPCIÓN: Siguiendo la lógica de ingreso de datos de perfil descrita anteriormente y
que corresponde a las pestañas:
• Datos personales,
• Instrucción secundaria
• Capacitación – Certificaciones
Ahora el estudiante puede llenar el test psicométrico que es visible solo hasta cuando el
estudiante grabe la totalidad de respuestas al test. El estudiante lo llena una sola vez. Los
resultados del test son solo visibles para el tutor empresarial general y coordinador de
Formados en la hoja de vida (figura 36) por el link Resultados test psicométrico.
PRECONDICIÓN:
a) Parametrizado test psicométrico.

b) Creación de cuenta de estudiante.
FUNCIONALIDAD:
El sistema presenta al estudiante las preguntas y respuestas parametrizadas.
El estudiante selecciona las respuestas.
Al graba el sistema valida que la totalidad de las preguntas sean contestadas.
ENTRADAS: respuestas.
FUENTE: El alumno selecciona sus respuestas.
SALIDAS: mensaje de proceso correcto o error.
POSTCONDICIÓN:
Los resultados del test son solo visibles para el tutor empresarial general y coordinador de
Formados en la hoja de vida (figura 36) por el link Resultados test psicométrico.
156
10.2 Registrar actividades fase práctica
Figura 80
10.2.1 Registrar tareas semanales

ACTOR: Estudiante.
OBJETIVO: Cumplir con el registro semanal de actividades.
DESCRIPCIÓN: Cada período académico en su fase práctica el estudiante accede a la

planificación asignada a él en base a su carrera y nivel (semestre, año) y registra sus
actividades.
PRECONDICIÓN:
Definida la planificación de actividades de aprendizaje. Ver numerales 8.3.1 ,8.3.2 y 8.3.3
FUNCIONALIDAD:
El sistema presenta la siguiente pantalla al estudiante con planificación semanal.

157
Figura 81
El sistema presenta la siguiente pantalla al estudiante con planificación diaria.
158
Figura 82.
En ellas solo están habilitadas para edición las secciones de actividades para la semana
corriente. El estudiante puede llenarlas hasta el domingo a las 23:59 horas. Posterior a eso
se deshabilitan. Para semanas anteriores a la corriente las secciones de actividades están
en modo solo lectura.
Las secciones de observaciones, alertas y asistencia están en modo solo lectura para el
estudiante.
Si tiene una alerta el estudiante puede ver el detalle de la alerta como se describió para la
figura 41 y 42. El estudiante no puede registrar observaciones en la pantalla de la figura 42.
159
Los campos mes, año y los botones de avance atrás o adelante que permiten navegar en
el historial del estudiante.
Los objetivos de aprendizaje y tareas planificadas para la semana o para el día guían al
estudiante.
Cada jueves a las 00h00 el sistema emite al buzón de la aplicación del tutor específico y
del estudiante un mensaje recordatorio de llenar los registros de actividades semanales.
ENTRADAS: actividades.
FUENTE: El estudiante registra las actividades.
SALIDAS: mensaje de proceso correcto o error.
POSTCONDICIÓN: Pasada la semana corriente las secciones de actividades pasan a

modo de solo lectura.
10.2.2 Defender proyecto empresarial

ACTOR: Estudiante.
OBJETIVO: Defender proyecto empresarial realizado.
DESCRIPCIÓN: El estudiante en base a la planificación del proyecto empresarial asignado

lo desarrolla y en la fecha de defensa lo expone en una reunión presencial.
PRECONDICIÓN:
Planificación del proyecto empresarial.
FUNCIONALIDAD:
Para ver la planificación va al menú Estudiante/Proyecto. Ver figura 57 a.
Luego de la defensa el tutor empresarial específico registrar la evaluación del proyecto

empresarial. Ver figura 62.
ENTRADAS: Para el desarrollo y defensa del proyecto empresarial el estudiante no registra

nada en el sistema de gestión de la formación dual por cuestiones de sigilo de información
de la empresa formadora.
FUENTE: ninguna.
DESTINO: ninguno.
SALIDAS: ninguna.
160
10.2.3 Llenar encuesta de satisfacción.
ACTOR: Estudiante.
OBJETIVO: Registrar la evaluación que el estudiante hace a su IES, empresa formadora,

formación Dual, tutor empresarial específico y tutor académico.
DESCRIPCIÓN: El estudiante registra la encuesta de satisfacción cada período académico.
PRECONDICIÓN:
Parametrización de la encuesta de satisfacción.
FUNCIONALIDAD:
Dependiendo cómo se parametricen los conceptos de la encuesta se verán en pantalla.

Por ejemplo si se parametriza una solo encuesta para que el estudiante evalúe a su IES,
empresa formadora, formación Dual, tutor empresarial específico y tutor académico como
se mostró en el numeral 7.2 y figura 43.
ENTRADAS: las que se parametricen para la encuesta.
SALIDAS: Registro correcto o error. Falta de llenar campos de la encuesta.
POSTCONDICIÓN: Una vez registrada la encuesta el estudiante pude ver su nota final.
10.2.4 Verificar nota final

ACTOR: Estudiante.
OBJETIVO: Verificar nota final.
DESCRIPCIÓN: El estudiante ingresa a ver su nota final cada período académico.
PRECONDICIÓN: Llenar encuesta de satisfacción.
FUNCIONALIDAD: El sistema le permite al estudiante ingresar por el menú

Estudiante/Notas a ver su nota final como se muestra en la figura siguiente.
161
Figura 83
Las notas están en modo solo lectura para el estudiante.
El sistema muestra las notas de último período y permite ir a otros períodos con las
flechas de navegación.
ENTRADAS: ninguna.
FUENTE: ninguna.
DESTINO: ninguna.
SALIDAS: datos en pantalla.
REQUISITOS TECNICOS
Requisitos técnicos recomendados
REQUERIMIENTOS TECNICOS
No Descripción Observación
162
El acceso a la aplicación debe darse a través del
1 Aplicación creada para Web
internet
La aplicación se debe adaptar al tamaño de la

2 Aplicación Web Responsive pantalla de visualización (Pc´s, laptops, tablets,
smartphones, etc.)
Visible en navegadores Navegadores como: Chrome, Internet explorer,

3
populares Firefox
Arquitectura MVC (Modelo, Arquitectura que facilita el mantenimiento y

4
vista controlador). escalabilidad de la aplicación
Lenguaje con un código amplio, compatibilidad

5 Lenguaje HTML entre navegadores, optimización para móviles,
facilidad de diseño, entre otros
Plataformas en las que se podría crear la

herramienta:
• Herramientas Microsoft: base de datos

MSQLserver, transaq Sql, ASP,
ASP.NET, Java, java script, C#.net,
Internet Information Services (IIS): Se
podría implementar en un servidor
Windows server 2012 (mínima
6 Plataformas versión) o superior con IIS 7 o superior
como servidor web. Se puede escoger
entre un servidor propio o rentarlo en
la nube con Microsoft mismo o con
otro proveedor de alojamiento como
Google.
• Herramientas software libre: base de

datos MariaDB (My SQL), PHP,
Apache: se podría implementar en un
hosting con linux como sistema
operativo o en un servidor propio,
existen varios proveedores de hosting
• Herramientas BPM
Herramientas y • Herramientas de encuestas,
7
componentes de terceros herramientas de mail, etc.
163
Requisitos tecnológicos generales recomendados
REQUERIMIENTOS TECNOLOGICOS GENERALES
No Descripción Observación
Manejo de encriptación de datos (claves,

Protección y seguridad de identificación, nombres), prácticas de gestión de
1
datos claves y que la página web no sea vulnerable a
ataques informáticos
Si el desarrollo lo requiere puede utilizar

2 Uso de componentes
componentes o herramientas de terceros
En la BDD auditoria de modificación de datos

3 Seguridad de transacciones
sensitivos
4 Facilidad para el usuario Funcionalidad amigable (Ux)
Una vez realizada la implementación de la

Mantenimiento y Update del aplicación se debe considerar que pueden darse
aplicativo los siguientes casos que requieren el
mantenimiento en la aplicación:
• Olvido o mal uso de funcionalidad:

soporte al usuario o capacitación
• Errores no detectados anteriormente
(normalmente son mínimos):
mantenimiento (correcciones dentro del
5 tiempo de garantía)
• Nueva funcionalidad: Update de la
aplicación (nuevos desarrollos)
• El volumen de datos, usuarios y carga de

trabajo se incrementa: afinación de los
recursos (memoria, procesadores, discos,
aumento de capacidad del hosting, etc.).
164
CALIFICACION DE PROVEEDORES
La evaluación se realizará de acuerdo a los porcentajes establecidos a continuación:
PARÁMETRO DE PORCENTAJE
CALIFICACIÓN
Experiencia en desarrollo de 20%

la funcionalidad general de la
herramienta
Experiencia en desarrollo 20%
Experiencia del personal 20%

técnico
Oferta económica 40%
TOTAL 100%
Matrices de calificación de proveedores
❖ Matriz para la calificación de la experiencia en el desarrollo de la funcionalidad general

de la herramienta
El proveedor debe contar con experiencia en el desarrollo de la funcionalidad general que

requiere la aplicación.
Se califica con un 20% máximo al oferente que califique con mayor cumplimiento
EXPERIENCIA EN EL DESARROLLO DE
LA FUNCIONALIDAD GENERAL DE LA
HERRAMIENTA
165
CUMPLE
CARACTERISTICA DESCRIPCION (%) / NO MEDIDA
CUMPLE ALTERNATIVA
1. Modelamiento de
Procesos Haber automatizado procesos y experiencia
parametrizables en herramientas BPM
2. Experiencia en
Haber construido aplicaciones que estén
desarrollo de
funcionando en la Web
aplicaciones Web
3. Experiencia en
Haber desarrollado aplicativos con
aplicativos con uso
interfaces a BDD
extensivo con BDD
4. Experiencia en
desarrollo e
Haber construido servicios Web
implementación de
servicios Web
5. Experiencia en
Desarrollo en comunicación entre aplicativos
construcción de
y/o plataformas distintas
interfaces
6. Experiencia en
Aplicativos que permitan en forma dinámica
automatización de
parametrizar preguntas con respuestas de
encuestas y
diferentes tipos
resultados
7. Calidad en el Certificados de manejar procesos de soporte

soporte a usuarios con varios clientes
166
8.Contar con Tener instalaciones para el desarrollo y/o
infraestructura física soporte en Quito
❖ Matriz para la calificación de la experiencia del proveedor en desarrollo
El Contratante debe contar con experiencia en desarrollos de preferencia similares a la

necesidad de la aplicación, la misma que será acreditada con la presentación de las
facturas o certificaciones del cliente.
Se califica con un 20% máximo al oferente que califique con mayor cumplimiento
EXPERIENCIA DEL PROVEEDOR EN DESARROLLOS SIMILARES
Nombre del
Nombre de la
No Descripción corta de la aplicación cliente donde se
aplicación
implemento
❖ Matriz de calificación del personal técnico
El Contratante para el desarrollo del proyecto deberá contar con personal técnico con
experiencia, esta información será acreditada con las hojas de vida del personal.
Se califica con un 20% máximo al oferente que califique con mayor cumplimiento, a las
otras ofertas se les aplicará una relación proporcional directa.
PERSONAL TECNICO MINIMO REQUERIDO Y EXPERIENCIA
167
Nivel CUMPLE
Titulación
No. Función de Experiencia mínima Cantidad (%) / NO
Académica
Estudio CUMPLE
Título en
Gestión
Empresarial
Gerente del / Gestión de
1 Superior 5 años 1
Proyecto Tecnología
Informática,
Sistemas o
afines.
Título en
Analista
2 Superior Ingeniería 5 años 2
Programador
Sistemas.
Título en
Analista de
3 Superior tecnología 5 años 2
Calidad
de sistemas
Especialista Título en
4 Superior 2 años 1
UX tecnología
❖ Calificación Oferta Económica
Se califica con un 50% máximo al oferente que presente su propuesta económica más baja,
a las otras ofertas se aplicará una relación proporcional directa.
168
DESARROLLO DEL PROYECTO Y PRIORIDAD DE SALIDA
El sistema se debe construir y desarrollar en 4 etapas. En cada etapa con duración de dos
meses, se debe desarrollar un módulo incluyendo pruebas de implementación del sistema.
El oferente puede plantear según funcionalidades descritos el orden de módulos a
desarrollar siendo el orden de prioridad del contratante la siguiente:
1) Funcionalidades para fase practica en empresas formadoras y seguimiento por

parte de cámaras: Plan Marco de Formacion, Plan de capacitación y rotacion,
seguimiento fase práctica, evaluación de fase práctica.
2) Funcionalidades de búsqueda de empresas formadoras, aptitud de empresas
formadoras y procesos de selección de estudiantes.
3) Encuestas de satisfacción y reportes.
4) Funcionalidades de Instituciones de Educación Superior: Registro de Notas etc.
Cada fase debe contener un taller inicial y final al menos para confirmar las especificaciones
del módulo según necesidad de los grupos objetivos y en caso de proponer cambios poder
ponerlos a discusión.
En caso de que el proveedor ya cuente con una herramienta desarrollada que contenga
todas o algunas de las funcionalidades descritas se debe plasmar en la oferta técnica lo
que ya existe y lo que estaría pendiente desarrollar. La oferta económica deberá contener
un desglose de los costos para módulos o funcionalidades previamente desarrollados y los
nuevos a desarrollar.
OFERTA
La oferta debe contener la siguiente información:
Oferta Técnica
❖ Alcance del proyecto
❖ Metodología de trabajo y herramientas propuestas

• ¿Qué plataforma utilizarán para la herramienta y por qué?
• ¿Cuál es el proceso de desarrollo que siguen?
• ¿Qué tipo de pruebas y controles de calidad realizan?
• ¿Cómo es el proceso de gestión de cambios?
• ¿Cuáles son las condiciones de garantía que ofrecen?
• ¿Especificar el SLA para el servicio de soporte y mantenimiento de la
Plataforma?
169
❖ Restricciones
• Ceder a Corporación Formados los derechos al uso de la herramienta de Gestión
de Procesos de Formación Dual.
• Garantizar que Corporación Formados sea el titular del Dominio y cualquier
elemento usado para la plataforma.
• La propuesta debe indicar específicamente los servicios o productos que incluye
y aquellos productos y servicios que no están incluidos en la propuesta (servidor,
licencias de BDD, etc.), que Corporación Formados deberá incurrir para el
funcionamiento correcto de la Plataforma.
❖ Plan de trabajo
• Actividades a realizar.
• Cronograma de trabajo.
• Reuniones de control.
❖ Garantías de la Plataforma:
• Garantía técnica y funcional sobre todos los componentes desarrollados por un
período mínimo de 1 año.
Oferta Económica
• Valor del desarrollo del sistema de Gestión de Procesos de Formación Dual en
total y por módulos de usuarios o procesos funcionales
• Rubros adicionales si los hubiere
• Valor de la hora de programación para cambios o nuevos desarrollos
• Costos de personal
• Costos de infraestructura de hardware y software (servidores, dominio, redes,
sistema operativo, BDD, antivirus, etc.)
• Costos de mantenimiento en el futuro
Experiencia
• Hojas de vida de las personas que serán parte del proyecto.
• Descripción de portafolio de trabajos similares.
• Referencias de clientes que han recibido un servicio similar al proyecto.
• Referencias de clientes que han recibido servicio de soporte.
CONTACTO Y ENTREGA DE LA OFERTA
Contacto Lisa Pesendorfer.

170
Coordinación de Formación Profesional / Koordinierungsbüro Berufliche Bildung
Av. Eloy Alfaro N35-09 y Portugal, Edf. Millenium Plaza, Of. 402, Quito-Ecuador
Tel: (+593) 02 333 2135 ext. 103
Celular/Handy: (+593) (0)991393960
Skype: pesendorfer.ahk
Las propuestas deben ser enviadas al correo l.pesendorfer@ahkecuador.org.ec
El resultado será publicado por la Corporación Formados a través de e-mail.
En el caso de consultas sobre los TDRs enviar las preguntas al correo

l.pesendorfer@ahkecuador.org.ec, las respuestas serán compartidas a todos quienes
presenten la oferta.
ANEXOS
Como ejemplos
a. Anexo 1: Documento Informe de Viabilidad.

b. Anexo 2: Informe de aprendizaje practico.
c. Anexo 3: Plan Marco y de Rotación.
d. Anexo 4. Proyecto Empresarial.
e. Anexo 5: Documento de seguimiento del convenio.
f. Anexo 6: Reporte de Seguimiento.
g. Anexo 7: Solicitud estudiantes Formación Dual (Hoja de Vida).
171

Términos de Referencia Plataforma de Gestión FD 08.07.2019

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TERMINOS DE REFERENCIA PARA EL DESARROLLO DE LA PLATAFORMA DE

GESTION DE PROCESOS FORMACION DUAL

TERMINOS DE REFERENCIA PARA EL DESARROLLO DE LA PLATAFORMA

“Desarrollo de la Plataforma Digital de Gestión de Procesos de Formación Dual alineada a

La gestión adecuada de los procesos y la documentación adecuada de la formación teórica

• Instituciones: permite registrar

• Seguridades: Permite asignar perfiles a recursos. Cada perfil tiene definida

a. Parametrización de áreas empresariales.

Institución de Educación Superior (IES):

b. Asignación de coordinadores académicos y tutores académicos por

c. Carga de plan marco por carrera.

d. Carga de estudiantes por carrera.

e. Asignación de estudiantes a tutores académicos.

g. Revisión de aprendizaje práctico y proyecto empresarial.

h. Seguimiento proceso de formación dual.

• Administrativo: permite registrar

a. Valores a parámetros de aplicación.

b. Tareas y Flujos de procesos.

c. Crear plantillas de documentos.

d. Parametrización de criterios de viabilidad generales para empresas

e. Parametrización de criterios de viabilidad por carrera para empresas

Para las empresas.

b. Hoja de vida de estudiantes.

c. Resultados test psicométrico.

a. Selección/ aplicación a empresa de estudiante.

d. Hoja de vida de estudiantes.

e. Resultados test psicométrico.

a. Creación de cuenta del estudiante.

b. Registro de datos del perfil.

d. Llenar test psicométrico.

e. Registro de actividades fase práctica.

f. Llenar encuesta de satisfacción.

g. Verificar nota final.

❖ Manejo eficiente de los procesos de Formación Dual. Procesos administrados y

❖ Trabajo de los usuarios con ayuda de la Plataforma proactivo y con calidad.

❖ Calificación de las empresas formadoras y suscripción de convenios

❖ Asesoramiento para infraestructura de Hardware y Software en la que operará el

Condiciones para la implementación

Condiciones de Soporte técnico, mantenimiento y expansión

Características de la empresa contratante

REQUERIMIENTOS FUNCIONALES GENERALES TDRs

REQUERIMIENTOS FUNCIONALES ESPECIFICOS TDRs

• Procesos de la Corporación Formados

Cámaras: Entidades que agrupa a empresas y que mediante la Corporación Formados

Instituciones de Educación Superior (IES): públicas o privadas que trabajan bajo la

Administrador de Formados: El perfil Administrador se le asigna a un miembro de

PROCESOS DE LA CORPORACIÓN FORMADOS

1. Buscar empresa formadora

En este proceso intervienen los siguientes actores

• Administrador convenios IES es un miembro de una Institución de Educación

1.1 Ingresar empresa

OBJETIVO: Hacerle seguimiento para firmar convenio.

Un coordinador de Formados busca empresas para la formación dual. Crea un

De manera general cuando un requerimiento llega a cada tarea de un flujo, el sistema

No permite duplicados por ruc y razón social.

ENTRADAS: (*) Datos obligatorios

* Tipo (privada, estatal, mixta),

FUENTE: El Coordinador Formados, el Administrador o el Administrador convenios IES,

DESTINO: Registro en la base de datos.

Luego de creada la empresa se le puede añadir los datos de sus oficinas.

1.1.2 El sistema permite ingresar los datos de las oficinas de la Empresa.

Una empresa puede tener una o más oficinas.

*Tipo (Matriz o sucursal)

FUENTE: El Coordinador Formados o el Administrador convenios IES ingresan estos