Maydi Tatiana Díaz Vaquirò

“Administración Documental en el Entorno Laboral”

Evidencia 3: Ensayo “Importancia de los Archivos”

La importancia de los archivos se remonta desde el origen de la escritura; es decirdesde
los inicios de la humanidad misma, el solo significado de esta palabra nos demuestra su
importancia (la palabra archivo proviene del latín Archivium y éste delgriego Archeión
que significa principio, origen) y esto nos demuestra lo importantes que han sido para la
evolución cultural, social, política y científica de la humanidad ya que los archivos
recopilan, conservan y difunden información registrada en ellos. Es así como vemos la
importancia de los archivos que constituyen parte esencial de los recursos de
información de una empresa, entidad pública, privada o un país por cuanto en su
documentación se expresa, en forma única, el desarrollo histórico de sus funciones y
actividades. Su importancia se podrá comprender a partir del valor que tiene para: la
administración, y la investigación.
Importancia de los archivos para la administración
Dentro de una empresa podemos decir que archivar es resguardar de forma ordenada
documentación e información útil (Dicha información puede estar contenida en
documentos, sobres, papel o cualquier otro soporte sea medios legibles por equipos
mecánicos o electrónicos, cintas o discos de computadora, microformas, fotografías,
fonogramas, videocintas, películas, pintura, dibujos, mapas, etc.), la cual se va a ordenar
de un modo lógico y eficaz, con el fin de que nos permita posteriormente la fácil
localización de cualquier documento de la forma más rápida, cuando así se requiera.
Ahora los archivos, son creados por personas e instituciones en el desarrollo de sus
tareas, para sus propios fines, con esto concluimos que todo gobierno, entidad pública,
privada o empresa debe recurrir con frecuencia a los documentos que ha producido o
recibido, para determinar precedentes, verificar proyectos anteriores, cumplidos o
pendientes, llevar a cabo investigaciones, tomar decisiones, responder a trámites y
demandas de orden legal, administrativo o fiscal, o a requerimientos de ciudadanos. La
función de los archivos como memoria cobra importancia a medida que pasa el tiempo;
con archivos bien organizados no tendremos los empleados, funcionarios y ciudadanos
que partir de cero, o invertir tiempo y recursos en la búsqueda infructuosa de
información, elevando los costos de operación y tiempo invertido, produciendo atraso,
confusión y en general una incorrecta administración de la información.
Importancia de los archivos para la investigación
Todos los archivos tienen la responsabilidad de ser fuentes de ilustración y
mejoramiento para todas las empresas, entidades públicas, privadas, en tanto contienen
información en documentos que pueden y deben aprovecharse por parte de
investigadores. Los archivos sirven para descubrir la verdad, para encontrar versiones,
sobre los acontecimientos; son útiles para las investigaciones relacionadas a la historia,
la economía, la administración, la geografía, los procesos políticos, sociales, la ciencia,
la tecnología.
CONCLUSIONES
Maydi Tatiana Díaz Vaquirò
“Administración Documental en el Entorno Laboral”
 El archivo nos ha sido fundamental en la evolución cultural, social, política y
científica de la humanidad.
 El archivo es la memoria de una empresa, entidad pública, privada o un país
representada en la conservación de los documentos.
 El archivo constituye un centro de consulta de la información, disponible en
todo momento.
 El archivo satisface las necesidades de información eficaz a consultar por parte
de la ciudadanía en general.
 El archivo debe ser funcional y técnico; de fácil manejo y consulta.
 El archivo recopila, conserva y difunde información registrada en el.