ABASTECIMIENTO

"Compra solamente lo que necesitas; lo que no necesitas es caro

aunque sólo cueste un céntimo". SÉNECA

11. CONCEPTOS GENERALES

Abastecimiento, (en singular), o aprovisionamiento, como también es llamada, es la función

logística, mediante la cual se realiza el proceso para proveer a una empresa, de todo el material necesario
para su funcionamiento. Su concepto es sinónimo de provisión o suministro.

Incluye las actividades siguientes:

a. Cálculo de Necesidades;
b. Compra o Adquisición;
c. Obtención o Recepción;
d. Almacenamiento;
e. Distribución o Entrega;
f. Control de Stock, de artículos de todo tipo; y
g. Disposición Final.

En el esquema de la Figura, se esquematiza el proceso que debe seguirse normalmente en el

Abastecimiento.

No debe confundirse con la acepción de abastecimientos, (en plural), con lo cual se quiere
significar, todos aquellos artículos necesarios para el equipamiento, mantenimiento y operación (o
funcionamiento), de una parte o del conjunto de una empresa.
12. ORGANIZACIÓN DEL SISTEMA

La organización del sistema de abastecimiento, debe comprender:

a. Un eficaz procedimiento de pedido;
b. Un órgano ejecutivo (Compras), encargado de atender los pedidos, ordenando su entrega o
efectuando las adquisiciones, según se disponga o no, de los artículos solicitados;

c. Un sistema de control de stock, capaz de proporcionar la información actualizada; y

d. Personal y facilidades para gestionar, recibir, almacenar, mantener y distribuir los artículos.

En la Figura 8, se muestra lo que podría ser el esquema de organización de una Gerencia de

Abastecimiento, donde se puede apreciar la inclusión de una serie de entes destinados a cumplir con
acciones específicas que convenientemente conjugadas, van a permitir el funcionamiento administrativo del
sistema, haciéndolo netamente operacional.

13. RESPONSABILIDADES DE ABASTECIMIENTO

En toda empresa de ciertas proporciones, debe existir un Jefe o Gerente de Abastecimiento (o
Compras), dependiente del Gerente Logístico, responsable de asegurar que la empresa disponga en
todo momento, de un adecuado apoyo de abastecimiento.

Es el Gerente de Abastecimiento, el encargado de recomendar los niveles de abastecimiento

para cada uno de los artículos, de manera que permita el funcionamiento de la empresa, de acuerdo a
los objetivos trazados.
En un nivel inmediato inferior, se cuenta normalmente con un Ejecutivo, quien se encarga de
orientar, ejecutar y controlar las operaciones o actividades propias de abastecimiento, mediante planes,
normas y directivas adecuadas.

La responsabilidad de los altos niveles logísticos, hacen respetar las normas de economía de
abastecimientos, mediante una acción de cada artículo, a fin de evitar exceso de acumulación y
conseguir una efectiva economía de abastecimientos y facilidades en su empleo.

14. ECONOMÍA DE ABASTECIMIENTO

La economía de abastecimiento es consecuencia de la aplicación del fundamento logístico de
igual nombre, mediante el cual, se busca la máxima utilización y conservación de los abastecimientos, de
parte de todos los elementos que participan en el sistema de abastecimiento. Se obtiene, mediante el
entrenamiento y la práctica continuada de una serie de normas, hasta que llegue a constituirse en hábitos.
Comprende la conservación, el mantenimiento, la recuperación y la correcta distribución y empleo de
todos los artículos utilizados por la empresa. La función logística de abastecimiento, comprende las
actividades señaladas en el párrafo 11, las mismas que van a ser tratadas independientemente en forma
más detallada, debido a la importancia que cada una de ellas adquiere.

De estas actividades, algunas de ellas se realizan específicamente dentro del ciclo de

almacenamiento, razón por lo cual, al estudiar estas actividades dentro del Capítulo III, Sección 1, serán
omitidas, dándose sólo la referencia de los párrafos en los cuales son tratados ahora.

15. CALCULO DE NECESIDADES

a. Generalidades.
El cálculo de necesidades es una actividad propia del planeamiento logístico. Las necesidades de
abastecimiento, involucra todo aquello que se requiere para el funcionamiento mantenimiento y
operación o funcionamiento de la empresa, en cantidades específicas para un determinado período de
tiempo, para una fecha señalada o para completar un determinado proyecto.
Estos cálculos se efectúan con diferentes fines, pero en todo caso, son motivo de estudios
efectuados por personal especialistas, que normalmente se constituyen formando comités.
El cálculo de necesidades se materializa con los pedidos o solicitud de compra y su
cumplimiento, siempre se espera que sea atendido "el mismo día".

b. Naturaleza.
Las necesidades de abastecimiento para una empresa determinada, pueden hacerse de acuerdo a la
naturaleza siguiente:
(1) Necesidades Iniciales;
(2) Necesidades de Consumo y Reemplazo ;
(3) Necesidades de Reserva o Seguridad, y
(4) Necesidades para Proyectos.

(1) Necesidades Iniciales.

Son los cálculos de necesidades que se efectúan al inicio de las actividades de cualquier empresa, o
periódicamente, para completar cualquier déficit inicial de materiales o equipo. Para esta operación
se debe tener en cuenta:
(a) La organización de la empresa y las dotaciones, para cada dependencia ;
(b) Estado del material y equipo, con que cuenta la empresa ;
(c) Fecha en que deben iniciarse las actividades propias de la empresa ;
(d) Períodos para los cuales se hacen los cálculos; y
(e) Planes de producción u ocupación.

(2) Necesidades de Consumo y Reemplazo.

El éxito de una empresa, exige que se disponga de los abastecimientos necesarios para el apoyo de las
operaciones sucesivas que debe realizar. Si los abastecimientos son recibidos diariamente, las
necesidades pueden ser satisfechas con el nivel de abastecimiento mínimo; pero cuando son recibi-
dos a intervalos de tiempo mayores, se hace necesario mantener un nivel suficiente y procurar su
oportuno recompletamiento.

El cálculo se basa en factores tales como:

(a) Dotación o niveles autorizados;

(b) Producción, actividades comerciales o de servicio previstas, para cada período considerado ;
(c) Cambios previstos en las operaciones de producción ;
(d) Condiciones especiales de clima de la zona ;
(e) Revisión de los promedios de consumo, como resultado de la experiencia.
Los jefes de producción y almacenes, proporcionarán para este evento, los datos estadísticos
necesarios, o darán a conocer su conocimiento, fruto de su experiencia, que les permitan prever las
necesidades con toda anticipación.

(3) Necesidades de Reserva o Seguridad.

Son los cálculos que se efectúan para determinar y mantener el nivel de seguridad de cada uno de los
abastecimientos que fueren necesarios. En este tipo de necesidades, se incluyen artículos con fines
especiales, tales como conjuntos completos de equipo, para hacer frente a futuras expansiones.

La Gerencia de Producción, es la que normalmente determina o prescribe el mantenimiento de estas

reservas, así como de impartir directivas para su acumulación y recompletamien-to.
 Estos abastecimientos se establecen, en base a un porcentaje, respecto a las necesidades de consumo
y de reemplazo. En otras ocasiones, se hace determinando el numero de días durante los cuales se
prevé su empleo.

(4) Necesidades para Proyectos.

Estas necesidades representan los abastecimientos no incluí-dos en las dotaciones normales, pero
que son necesarios para cumplir objetivos o metas específicas de la empresa. Estas necesidades se
consideran aprobadas cuando han sido autorizadas por el Directorio o por la Gerencia General de la
empresa.

Puede referirse a abastecimientos que tengan relación con:

(a) Necesidades para proyectos de producciones especiales, (equipo adicional para la producción);
(b) Necesidades para proyectos de desarrollo, (construcciones, ampliaciones, modificaciones de
instalaciones, etc.)
(c) Necesidades para proyectos de mantenimiento, si es que se refiere a materiales para el
mantenimiento diario de las instalaciones o servicios.

c. Tiempo de Pedido y Embarque.

Es el período que transcurre desde la iniciación de la acción de recompletamiento del stock de una
instalación, (pedido), hasta la recepción de los artículos solicitados por dicha instalación; es decir, es el
intervalo de tiempo, entre un pedido de abastecimiento y la recepción física de éste, por el solicitante.

El tiempo de pedido y embarque es un factor que se debe considerar en el cálculo de

abastecimientos y comprende:
(1) Tiempo que dura la tramitación administrativa del pedido, más

(2) El tránsito de los abastecimientos entre el proveedor y la empresa.

Aunque este tiempo normalmente es fruto de la experiencia, hay que tener en cuenta que
se realizan las actividades siguientes :

(1) Preparación del pedido en la empresa;

(2) Formulación de extractos del pedido para los proveedores;
(3) Despacho a los proveedores;
(4) Procesamiento y preparación del pedido por los proveedores ;
(5) Tiempo de transporte desde las instalaciones de los proveedores hasta el puerto de
embarque ;
(6) Carga en el punto de embarque ;
(7) Tiempo de transporte ;
(8) Descarga en los terminales ;
(9) Transporte del terminal a los almacenes.

Estos plazos aumentarán o disminuirán en proporción al alejamiento físico entre el

solicitante y el proveedor, y las facilidades en medios de transporte y manipulación de abastecimientos.
El plazo para pedidos de emergencia será- mucho menor, así como el plazo total para pedidos de
artículos de obtención especial será mucho mayor.

d. Elementos de Juicio.

El cálculo de necesidades, cualquiera que sea la naturaleza a que se refiera, es de suma importancia,
y en su determinación intervienen factores diversos, que en algunas oportunidades son determinantes.
Estos factores o criterios, son elementos de juicio, los cuales no deben perderse de vista, para realizar una
efectiva gestión. Entre ellos, tenemos :
 (1) Política de la empresa.

La Política, tomada como un plan concreto de acción y teniendo en cuenta su definición

como "el arte de lo posible" debe ser el factor que en última instancia, significa el tener
que respetar ciertas modalidades impuestas por la empresa. Por ejemplo, puede
considerarse como elementos de juicio :

(a) Emplear en la producción, materiales exclusivamente nacionales (o importados) ;

(b) Tener o no almacenado, las materias primas a emplearse, o los artículos que se
produzcan ;

(c) Aplicar un sistema de compra exclusivamente al contado, (o al crédito), etc.

(2) La capacidad económica o financiera.

De acuerdo a esto, la empresa puede determinar mayores o menores niveles de

abastecimiento de consumo o de reserva, y consecuentemente, la mayor o menor
producción que prevé. Es un factor que gravita en forma muy importante en cualquier
empresa.
(3) Facilidades de las instalaciones.

Acá hay que determinar si la empresa está funcionando con el 100% de su capacidad
instalada, o sólo con un porcentaje de dicha capacidad de producción. Asimismo, las
facilidades en cuanto a locales, personal, equipo, etc., toda vez que el empleo de estos
medios debe planificarse en forma armónica.
Lo económicamente deseable es que las empresas, sobre todo las de tipo industrial,
tengan una capacidad de funcionamiento igual a la capacidad instalada, aunque para
ello se tengan que organizar más de un turno de trabajo.

(4) Adelanto tecnológico que se emplea.

Este elemento incluye el tipo de máquina que se utiliza, o la cantidad de mano de obra
especializada o no especializada que se debe emplear. Normalmente el adelanto
tecnológico, implica un menor empleo de mano de obra, creando conflictos laborales
en aquellas empresas que se han desarrollado partiendo de procedimientos de
producción rudimentarias.

e. Coordinaciones.

El efectuar el cálculo de necesidades, implica tener que realizar una serie de coordinaciones a
diferentes niveles, debido principalmente a que estas necesidades tienen su origen en otras dependencias
de la empresa. Por lo tanto, el equipo de personas encargadas de efectuar estos cálculos, debe poner
especial atención en las coordinaciones, especialmente con los siguientes elementos

(1) Gerente de Producción.

A fin de poder determinar:

(a) Los productos, (materias primas, insumos, paquetes CKD, etc) que se van a
requerir para las operaciones de producción en el volumen previsto ;

(b) Periodicidad con que se requieren estos productos, a fin de poder determinar el momento de
colocar los pedidos ;

(c) La calidad y tipo de cada artículo o material a adquirirse.

(2) Gerente de Logística.

Para determinar :

(a) Cantidad de artículos que se encuentran stoqueados (jefe de almacén);

(b) Capacidad de almacenaje total y disponible para cada artículo, (para efectos de balance) ;
(c) Nuevas necesidades o nuevas experiencias en almacenaje ;
(d) Equipo y material necesario para el mantenimiento ;
(e) Capacidad del equipo y material para el transporte ;
(f) Nuevo equipo y material para operar en los almacenes ; etc.

(3) Gerente de Compras.

Para definir :

(a) Forma de mantener la continuidad de abastecimientos ;

(b) La calidad adecuada de los artículos a adquirirse, que en muchas ocasiones no siempre es la mejor
;
(c) Localización de nuevos productos, materiales y fuentes de suministro, etc.

(4) Gerente de Ventas.

Eventualmente, y en especial en las empresas de tipo comercial, para :

(a) Proporcionar datos sobre stoks disponibles;

(b) Capacidad de almacenes, etc.
La función de almacenamiento, debe ayudar a la producción, a nivelar las
fluctuaciones de la demanda de ventas de los artículos y ayudar a ventas para que
los productos estén disponibles cuando se necesiten.

(5) Contabilidad.

Con el propósito de conocer la conformidad de :

(a) Los registros de inventarios que hace, para determinar los activos de la empresa ;
(b) La conciliación que hacen del inventario de los almacenes ;
(c) Las facilidades que necesite cada vez que se realicen inventarios.

Estas coordinaciones se efectúan mediante visitas, llamadas telefónicas, memorándums, etc. a fin
de solicitar los datos deseados, fijando los plazos para obtener las respuestas de las personas o
dependencias con las cuales se está coordinando, de tal manera que la información recibida pueda ser
utilizada oportunamente, en los cálculos de necesidades que se hagan.

f. Responsabilidades.

El cálculo de necesidades, es una tarea de mucha responsabilidad, que requiere la aplicación de

ciertas técnicas y mucha coordinación con diferentes elementos de la empresa, para asegurar la exactitud
de los cálculos que se obtengan así como para asegurarse que no se está omitiendo artículo alguno.

En esta actividad, se acostumbra a formar un equipo de trabajo, integrado por programadores

especializados, encargados de efectuar todos los cálculos. Este equipo se reúne cuantas veces fuere
necesario, para realizar las tareas específicas que se las señale. Lógicamente, cada uno de los programa-
dores integrantes de este equipo, tienen responsabilidades que no es posible eludir, dada la importancia de
las operaciones por realizar.

g. Cálculos.
Para determinar las necesidades de los artículos de Consumo y Reemplazo, hay que tener en cuenta que
éstos deben efectuarse casi siempre, para el total de lo que se necesita producir, en un período de tiempo
determinado. En este caso, hay que tener presente las disponibilidades de cada uno de los artículos
existentes en los almacenes. es decir, que lo que falta adquirir, es igual a las necesidades totales que se ha
determinado, menos las existencias en stock en almacenes.

COMPRAS

21. OBJETIVOS

a. Objetivos Generales.

Las compras tienen como objetivo general, realizar las adquisiciones de materiales en la cantidad
necesaria y económica, en la calidad adecuada al uso al que se va a destinar, en el momento oportuno y al
precio total más conveniente.

En este sentido es pertinente analizar los aspectos relacionados de la administración de

compras, con un principal enfoque hacia la política fundamental de la empresa,
informando sobre los métodos de control y la medición de los rendimientos.

b. Objeto de la Función de Compras.

Los objetos específicos de esta actividad, podrían ser :

(1) Mantener la continuidad de los abastecimientos;

(2) Pagar precios justos, pero razonablemente bajos por los productos de calidad adecuada ,
(3) Mantener existencias económicas compatibles con la seguridad y sin prejuicios para la
empresa ;
(4) Evitar deterioros, duplicidades, desperdicios, etc., buscando la calidad adecuada, aunque
no siempre la mejor ;
(5) Buscar fuentes de suministros, alternativas y localizar nuevos productos y materiales;
(6) Mantener costos bajos en el departamento, sin desmejorar la actuación ;
(7) Estudiar e investigar nuevos procedimientos;
(8) Preocuparse por la permanente capacitación del personal;

(9) Mantener informado al Gerente Logístico o Gerente General de la empresa, sobre la

marcha del departamento
22. DEFINICIÓN

Las compras no vienen a ser más que las actividades debidamente organizadas, mediante las
cuales se materializan las necesidades de abastecimiento de una empresa. Es la forma cómo se
concretizan las adquisiciones de aprovisionamiento para la empresa.

De esta definición se desprende que la relación entre las compras y el abastecimiento es íntima,
razón por lo cual se considera a las compras como una de las actividades propias de la función
logística de abastecimiento
23. RESPONSABILIDAD DE COMPRAS

Si se tiene en cuenta que la compra responde a una necesidad, es lógico que ella deba ser
autorizada, ya sea formal o tácitamente.

Dicha autorización constituye una limitación para el elemento de compras, que le hace compartir
muchas veces la responsabilidad inherente a la adquisición que realiza. Es conveniente determinar
exactamente los límites de la responsabilidad individual y de la responsabilidad mancomunada, en las
adquisiciones que se efectúan, y por ello debemos tener presente que en relación con la calidad, tipo,
pruebas a las que debe ser sometida, análisis de sus propiedades, etc., de los materiales, la
responsabilidad es compartida entre el usuario, (quien es responsable de especificar lo que desee y el uso
al que destine el material) y el comprador que se responsabilizará de la selección del proveedor y de la
fuente donde lo adquirirá, en forma tal, que resulte ventajosa para la empresa.

Los directivos de la empresa, son los que deben determinar la responsabilidad que le incumbe al
elemento comprador, así como la forma de llevar a cabo las adquisiciones, por consiguiente ;

Hay que tener en cuenta que dicha autorización puede darse para :

(1) La fabricación durante un determinado período ;

(2) El cumplimiento de un determinado programa de adquisición de materiales;
(3) Una orden de compra específica ;
(4) La adquisición de determinado material, que debe tenerse en existencia (mantenimiento
de stock) ;
(5) Determinado volumen de dinero a gastar en una sola compra.

Cualquiera de estas formas de autorización, podrá ser utilizada por los directivos, para que
Compras ejecute su función sin mayores dificultades, en provecho de la empresa y asumiendo la
responsabilidad que le compete. Los directivos al delegar las tareas o funciones, otorgan la autoridad
necesaria para su cumplimiento, debiendo ser esta autoridad, proporcional a la responsabilidad y a la
capacidad que para afrontarla tiene el comprador.

El alcance de la autoridad en cualquier caso, es determinado por la dirección, quien deberá evaluar
las responsabilidades y la capacidad que se requiere para hacerle frente. De acuerdo a estos dos aspectos
es que la dirección actuará, pero principalmente el relativo a la responsabilidad; ya que si se carece de la
capacidad para afrontarlas,es muy sencillo prescindir del comprador o restringir sus actividades al
mínimo.

Todo esto nos demuestra que el alcance de la función de compras, es verdaderamente muy
amplio. Cubre todos los aspectos inimaginables del flujo de materiales comprados; desde preparar el
pedido y expedir las órdenes de compras, hasta obtener el material y distribuirlo a las dependencias que
van a utilizarlos, o internarlos al almacén.

Sin embargo, a menudo se imponen grandes limitaciones a las autoridades del departamento de
compras, que le impiden abarcar todo el alcance de la función. Un principio administrativo aceptado, es
que,para ser responsable debe tenerse autoridad. Esta teoría causaría mucha frustación si el ejecutivo de
compras, supone que tiene autoridad sobre todas las partes de la actividad de compras, En realidad, ni él
ni la mayoría de los jefes de departamentos tienen autoridad absoluta. La administración de una función
determinada, depende normalmente de otros sectores de la empresa. Por consiguiente, el término
responsabilidad es quizá el más apropiado, puesto que denota la obligación de responder por los
resultados tanto de la acción, como de la labor.

De cualquier manera, la responsabilidad del ejecutivo de compras, como parte de la alta

administración, lleva aparejada la necesidad de coordinar sus actividades con las de otros departamentos.
En consecuencia, para que el ejecutivo de compras pueda trabajar eficientemente, tiene que ser
un coordinador que represente los intereses de su empresa, que respete las responsabilidades, opiniones e
ideas de otras funciones y que presente un frente unificado, al tratar con los proveedores externos. A
menudo,tiene que ser el arbitro entre los ingenieros de los que proveen y los técnicos de su propia
empresa. Está bajo el fuego cruzado de muchas partes en pugna. Tiene que obtener el máximo de valor
en los bienes comprados al mismo costo, y al mismo tiempo conservar bajos los inventarios, a fin de
mantener o lograr rotación, pero teniendo siempre el material listo para uso de producción. Se requiere
un equilibrio de estos requisitos, que son muchas veces opuestos, para lograr el éxito de eficiencia.

Nunca hasta ahora fue tan imperiosa la necesidad de una administración de compras realmente
creativa.

24. DEPARTAMENTO DE COMPRAS

La eficiencia de las compras, presupone la existencia de un elemento organizado encargado de

realizarlo. Esto significa que todo elemento debe organizar sus compras, o lo que es lo mismo, establecer
un objetivo de acuerdo a él, para determinar las actividades afines o similares que deben agruparse, a fin
de asignarlas a una dependencia, donde se establecerá quien o quienes las desempeñarán, designando un
jefe que dirija y coordine su acción; al mismo tiempo, debe dársele la autoridad y asingársele la
responsabilidad que necesiten, para desempeñar sin tropiezos sun funciones, en provecho de la empresa.

Todos los aspectos indicados, deben contemplarse en relación con la magnitud de la empresa,
con las necesidades y con la cantidad de artículos por comprar. A mayor dimensión de la empresa,
mayor será la dimensión del elemento comprador; en la misma forma, a mayor cantidad y variedad de
los artículos que se requieran, mayor será la necesidad de especialización y más compleja la organización
de la dependencia que realice esta labor.

Sin embargo, cualquiera que sea la magnitud del elemento compras, siempre deben aplicarse los
principios de dirección, y al aplicarse hay que tener en cuenta, el nivel que dentro de la organización
ocupa la dependencia, así como su organización interna.
Las compras pueden ser efectuadas, ya sea por un agente comprador o por dependencias con
elementos especializados, que se encargan de realizar las actividades inherentes a las adquisiciones de
materiales, dependiente esto, como se ha manifestado, dé la magnitud de la empresa y de la cantidad de
artículos que se necesitan, o de la especialización que requiera su adquisición.

Este elemento de compras, normalmente es dependiente de la Gerencia de Abastecimiento (Ver

Art. 12 y Fig. 8), lo cual se considera muy conveniente, por que es una forma de armonizar mejor las
coordinaciones necesarias cuando tenga que formularse un Plan de Adquisiciones. La Fig. lia muestra lo
que podría ser una dependencia de COMPRAS.
25. ACTIVIDADES

Uno de los aspectos en que se basa la organización de un entejes la determinación de las

actividades que habrá de realizar para lograr el objetivo que se le asigne.

Conociendo la finalidad y objetivo de la empresa, indicaremos a continuación las actividades para

lograrlo y que se refieren a :

a. Información.

(1) Obtención de datos sobre compras, precios, vendedores, etc.;

(2) Obtención de datos sobre existencias y consumos;
(3) Especificaciones sobre artículos ;
(4) Especificaciones sobre catálogos

b. Investigación.

(1) Estados de materiales y mercados ;

 (2) Análisis de costos ;
(3) Investigación y desarrollo sobre fuentes de aprovisionamiento ;
(4) Investigación y posibilidades de abastecedores;
(5) Determinación de materiales y fuentes de aprovisionamiento secundarios.

c. Funcionamiento.

(1) Comprobación de pedidos ;

(2) Obtención y análisis de cotizaciones;
(3) Determinación de la forma de compras ;
(4) Entrevista con vendedores ;
(5) Negociación de contratos y comprobación de sus requisitos legales;
(6) Expedición de órdenes de compra ;
(7) Vigilancia de la puntualidad de las entregas;
(8) Comprobación de los materiales en la recepción ;
(9) Verificación de las facturas para su cancelación ;
(10) Intercambio de correspondencia con los proveedores
(11) Conservación de ajustes con los proveedores ;
(12) Redacción de informes.

d. Auxiliares.

(1) Procedimiento de oficinas ;

(2) Determinación de si se fabricará o se comprará ;
(3) Standarización y simplificación ;
(4) Sustitución de materiales;
(5) Ensayos y pruebas de artículos nuevos;
(6) Presupuestos de adquisiciones;
(7) Control de existencias ;
(8) Política comercial;

e. Actividades afines.

Pueden ser asignados al elemento de compras:

(1) Dirección de almacenes ;

(2) Dirección de transporte ;
(3) Seguros ;
(4) Contabilidad de materiales ;
(5) Recuperación de materiales;

Todas estas actividades son desarrolladas por la dependencia Compras, en forma individual o en
coordinación con otros elementos, por cuanto la función o finalidad de compras .afecta a todos los
elementos de una empresa y va más allá de la simple acción de procurar los materiales o servicios que se
necesitan para su funcionamiento y desarrollo.
26 FUNCIONES

Las actividades que hemos enumerado y determinado anteriormente, al ser agrupadas según su
afinidad para ejecutarlas, permitirá establecer los elementos con que debe contar Compras dentro de una
empresa y por consiguiente, nos ayudará a determinar cuales serán las funciones que les compete en la
realización de sus trabajos, para alcanzar el objetivo de grupo. (Ver Flujograma 2)

Las funciones que debemos consignar, se refieren a :

a. Compras y pedidos.

Establece: los contactos necesarios para efectuar las compras de los artículos que se les solicite,
obteniendo y teniendo en cuenta las especificaciones sobre calidad, así como preocupándose por el costo
de los artículos.

Se debe también programar las compras y entregas, de acuerdo a las necesidades de la empresa,
estableciendo contacto con los proveedores e informando sobre el resultado de sus gestiones.

b. Seguimiento: o contactos.

(1) Realizar las gestiones que permitan disponer con oportunidad de los materiales o
servicios solicitados;

(2) Mantener correspondencia con los proveedores para estar informado sobre la obtención
de los pedidos, que se les han hecho ;

(3) Visitar las fábricas y empresas proveedoras para establecer la oportunidad de la atención
de los pedidos.

c. Oficina.

Confeccionar los documentos pertinentes a compras, desde la cotización hasta los informes
que deberán emitirse.
d. Registros y Archivos.

(1) Llevar los registros de control, tanto de proveedores como de materiales, manteniéndolos al
día, para poder proporcionar informes sobre ellos cuando les sean solicitados ;

(2) Archivar la documentación y los registros, así como especificaciones sobre compras anteriores.
Así mismo, archivar los catálogos que sobre los materiales existan en la empresa.

e. Investigaciones.

Realizar los estudios sobre materiales, mercados, sustitutos a emplear, cálculos de costos, fuentes de
aprovisionamiento, etc., teniendo en cuenta la calidad de los productos y la economía de la empresa.

f. Recepción y Facturas.

(1) Tramitar la llegada de los materiales, estableciendo los contactos concernientes y constatando
la cantidad y calidad de los artículos, según especificaciones solicitadas.

(2) Visar las facturas de los proveedores, para su cancelación.

g. Jefatura.
 (1) Para completar las funciones de la empresa compradora, hay necesidad de que todos los
elementos que la componen, sean dirigidos por un jefe que coordine su trabajo, que los dirija y
a quien se le responsabilizará por :

(a) Organizar, dirigir y controlar las dependencias a sus órdenes, actuando como jefe único de
su personal;
(b) Formar sus cuadros y preocuparse por el mantenimiento del personal a sus órdenes ;
(c) Adquirir los materiales y servicios que les sean solicitados, teniendo en cuenta la economía
de la empresa y las necesidades de los usuarios ;

27. DEBERES

La determinación de las actividades y funciones concerniente a las compras, permite establecer

límites precisos sobre la autoridad y responsabilidades que le corresponde y que deben ser conocidas y
respetadas por todas las dependencias que conforman la empresa.

Son deberes de Compras:

a. Localizar y seleccionar los proveedores;
b. Abastecer a la empresa con materiales y servicios;
c. Realizar los contactos con los proveedores y sus representantes;
d. Comprobar que las demandas corresponden a las necesidades reales ;
e. Sugerir modificaciones en la calidad, sustituciones de artículos, modificaciones en la
cantidad, etc. visando la economía de la empresa ;
f. Aprobar las facturas para su cancelación ;
g. Contar con los registros y archivos al día, de manera de disponer de las informaciones
necesarias sobre anteriores compras similares;
h. Investigar y analizar los mercados y las tendencias que afecte el negocio ;
i. Mantener informado a su inmediato superior, sobre las actividades relacionadas con el
cumplimiento de su función y sobre la efectividad y rendimiento de su dependencia.