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I.

El Presupuesto

Se llama presupuesto al cálculo, exposición, planificación y formulación


anticipada de los gastos e ingresos de una actividad económica. Es un plan de
acción dirigido a cumplir con un objetivo previsto, expresado en términos
financieros, el cual debe cumplirse en determinado tiempo, por lo general anual
y en ciertas condiciones. Este concepto se aplica a todos y cada uno de los
centros de responsabilidad de la organización. El presupuesto es el instrumento
de desarrollo anual de las empresas o instituciones cuyos planes y programas
se formulan por el plazo de un año.

Los presupuestos constituyen información de carácter contable, cuantitativa y


proyectada, referida a un plan estratégico, con el fin de ayudar con el proceso de
adopción de decisiones entre alternativas de acción sobre las cuales hay
información incompleta, reduciendo así el riesgo implícito en el proceso
decisional y permitiendo el posterior control de la gestión empresarial y del logro
del alcance de las metas establecidas.

El Presupuesto se puede definir como “una expresión cuantitativa de un plan de


acción y una ayuda para la coordinación e implantación de este plan. Los
administradores formulan presupuestos para la organización como un todo, o
para cualquier subunidad.”

(Horngren , Datar , & Rajan , 1996)

Un presupuesto más que una expresión cuantitativa es un sistema de gestión,


pues requiere de procedimientos, métodos y políticas previamente establecidas,
responsables de su elaboración, seguimiento y análisis y de recursos que lo
pongan en marcha. Asimismo, no sólo cuantifica los planes de acción y los
objetivos gerenciales, sino todo tipo de plan y también incluye el cálculo de lo
que representan las estrategias, proyectos y actividades comprendidas en los
planes estratégicos y operativos en términos de ingresos, gastos, inventarios,
activos y obligaciones. En consecuencia, un presupuesto es un sistema de
gestión que cuantifica los planes de una organización, unidad estratégica u
objeto presupuestal con el propósito de facilitar la toma de decisiones
inmediatas, correctivas y preventivas.
Esto equivale a decir que un presupuesto sirve para cuantificar y programar los
planes estratégicos y operativos, conocer con anticipación los posibles
resultados que arrojarían, determinar las necesidades que se tendrían que cubrir
para conseguir los objetivos estratégicos y operativos y decidir qué se hará para
mejorar los resultados reales que se obtengan. Entiéndase por objeto
presupuestal cualquier ámbito que será proyectado y estimado en unidades
monetarias y que puede tratarse de una organización, unidad estratégica, unidad
orgánica, actividad, tipo de cliente o un producto tangible o intangible.

(Polimeni, Fabozzi , & Adelberg, 1994), definen un presupuesto como “una


expresión cuantitativa de los objetivos gerenciales y un medio para controlar el
progreso hacia el logro de tales objetivos.”

Para Meyer, Jean en su libro Gestión Presupuestaria, Presupuesto es, “un


conjunto coordinado de previsiones que permiten conocer con anticipación
algunos resultados considerados básicos por el jefe de la empresa”.

Al hablar de previsiones, se hace referencia a las decisiones que con anticipación


debe tomar el “jefe de la empresa” para alcanzar los resultados propuestos.

1. El Presupuesto y el proceso de dirección

El Presupuesto se encuentra en todas las etapas del Proceso Administrativo:

a) De Previsión. (Preconocer lo necesario).

Tener anticipadamente, todo lo conveniente para la elaboración y ejecución del


Presupuesto.

b) De Planeación. (¿Qué y cómo se va a hacer?).

Planificación unificada y sistematizada de las posibles acciones, en


concordancia con los posibles objetivos, basándose en la información estadística
que se posea en el momento de efectuar la estimación.

c) De Organización. (¿Quién lo hará?).

Que exista una adecuada, precisa y funcional estructura y desarrollo de la


entidad, por medio del establecimiento de elaborar tantos presupuestos como
departamentos funcionales existan, lo que permite apreciar si cada uno de ellos
realiza las funciones establecidas, utilizando en este caso al Presupuesto como
elemento para modificar la estructura del negocio si se requiere.

d) De Coordinación o Integración. (Que se haga y se forme en orden, en lo


particular y en lo general).

Compaginación estrecha y coordinada de todas y cada una de las secciones,


para que cumplan con los objetivos de la entidad. Para la elaboración del
presupuesto de un departamento, es necesario basarse o auxiliarse en los otros,
de tal manera que se va creando una cadena de dependencia entre ellos,
coincidiendo y funcionando así todas las actividades de la Institución.

e) De Dirección. (Guiar para que se haga).

Ayuda en las políticas a seguir, toma de decisiones y visión de conjunto, así


como a conducir y guiar a los subordinados.

f) De Control. (Ver que se realice).

Comparación a tiempo entre lo presupuestado y los resultados habidos, dando


lugar a diferencias analizables y estudiadles, para hacer superaciones y
correcciones antes de haber consecuencias.

El control presupuestario es la manera de mantener el plan de operaciones


dentro de los límites preestablecidos. Al comparar resultados reales con los
presupuestados, determina variaciones y suministra a la administración
elementos de juicio para la aplicación de acciones correctivas.

La organización, la coordinación y la dirección, permiten asignar recursos y poner


en marcha los planes con el fin de alcanzar los objetivos.

Por lo regular el proceso administrativo y gerencial no es estático; es activo,


dinámico, siempre cambiante, cíclico y acorde con las circunstancias del entorno.
El presupuesto actúa en cada una de sus etapas o funciones. Prácticamente no
podrá realizarse ninguna labor en la empresa, si antes no se define cómo, por
qué o para qué se efectúo y si no se cuenta con los recursos suficientes para
ejecutarla.
2. Usos del presupuesto

El presupuesto es la planificación fundamentada de muchas estrategias por las


cuales constituye un instrumento importante como norma, utilizado como medio
administrativo de determinación adecuada de capital, costos e ingresos
necesarios en una organización, así como la debida utilización de los recursos
disponibles acorde con las necesidades de cada una de las unidades y/o
departamentos.

Este instrumento también sirve de ayuda para la determinación de metas que


sean comparables a través del tiempo, coordinando así las actividades de los
departamentos a la consecución de estas, evitando costos innecesarios y mala
utilización de recursos.

De igual manera permite a la administración conocer el desenvolvimiento de la


empresa, por medio de la comparación de los hechos y cifras reales con los
hechos y cifras presupuestadas y/o proyectadas para poder tomar medidas que
permitan corregir o mejorar la actuación de la organización y ayudar en gran
medida para la toma de correctivos o aclarativos. Un presupuesto para cualquier
persona, empresa o gobierno es un plan de acción de gasto para un período
futuro, generalmente de un año, a partir de los ingresos disponibles. (Gonzales,
2009)

El nivel más detallado de la planificación tiene lugar cuando la administración


operacionaliza los objetivos, las metas y las estrategias ya establecidos,
incorporándolos al plan de utilidades, que es una expresión financiera y narrativa
de los resultados esperados de las decisiones de planificación.

Se le llama plan de utilidades (o sea el presupuesto) porque explícitamente


manifiesta las metas en términos de expectativas de tiempos y resultados
financieros esperados (rendimiento sobre la inversión, utilidad, costo) para cada
segmento principal de la entidad. Los planes típicos de utilidades establecen el
contenido y formato de los informes de control interno con respecto a las
operaciones, los insumos, las salidas de producción y la situación financiera
desarrollados por la entidad para los informes mensuales de desempeño que se
rinden a los distintos niveles de la administración. (Hilton, Gordon, & Welsch,
2005 )
Por lo general, se desarrollan dos planes coincidentes de utilidades: el
estratégico (o de largo alcance) y el táctico (o de corto plazo). El plan estratégico
de utilidades es vasto y comúnmente abarca tres o más años en el futuro. El plan
táctico de utilidades es detallado y comprende un horizonte en el tiempo de un
año.

3. Elementos principales del presupuesto


a) Integrador:

Indica que toma en cuenta todas las áreas y actividades de la


empresa. Es un plan visto como un todo, pero también está dirigido a
cada una de las áreas, de forma que contribuya al logro del objetivo
global. Es indiscutible que el plan o presupuesto de un departamento
de la empresa no es funcional si no identifica con el objetivo total de la
organización. A este proceso se le conoce como presupuesto maestro,
formado por las diferentes áreas que lo integran.

b) Coordinador
Los planes para varios de los departamentos de la empresa deben ser
preparados conjuntamente y en armonía. Si estos planes no son
coordinados, el presupuesto maestro no puede ser igual a la suma de
las partes, lo cual crea confusión y error.