Oficio 220-178517 Del 9 de Diciembre de 2009

Asunto: Transformación de sociedad limitada a sociedad por acciones simplificada – Libros de

comercio luego de la transformación

Me refiero a su escrito radicado en esta Entidad con el número 2009-01-285481, por medio del cual formula
algunos interrogantes relacionados con la transformación de una sociedad de responsabilidad limitada en
sociedad por acciones simplificada.

Sobre el particular, es preciso transcribir cada uno de sus cuestionamientos, como sigue:

“ Cuáles son los requisitos para realizar la transformación de una sociedad de responsabilidad limitada a una
SAS.
En cuanto a los libros de contabilidad, se tienen que adquirir unos nuevos o con los que se vienen trabajando
en la limitada?.
Se puede realizar la transformación a SAS mediante acta de junta de socios y posteriormente hacer el registro
en la Cámara de Comercio correspondiente.”

Con relación a las preguntas 1 y 3, este Despacho mediante Oficio 220-049533 del 11 de marzo de 2009
expresó:

“ Para absolver el presente cuestionamiento, viene al caso traer a colación lo manifestado por esta
Superintendencia en el Oficio 220-038130 del 6 de febrero de 2009, a saber:

“ 5. En punto de las formalidades y requisitos necesarios para la transformación de una sociedad anónima en
sociedad por acciones simplificada, es de anotar que con excepción de las particularidades indicadas para tal
fin en el artículo 31 de la Ley 1258 de 2008, relativas al documento de transformación y al quórum decisorio,
se aplicarán las disposiciones del Código de Comercio y de la Ley 222 de 1995.

Así, para la transformación se habrán de observar los requisitos de publicidad y convocatoria previstos en el
artículo 13 de la Ley 222 de 1995, de tal suerte que se debe convocar a reunión del máximo órgano social con
quince días hábiles de antelación, indicando en el escrito de convocatoria que el tema a tratar es el de la
transformación, sin necesidad de hacer referencia al derecho de retiro por el motivo contemplado mas
adelante. Durante dicho plazo se mantendrán a disposición de los asociados las bases de la transformación en
las oficinas donde funcione la administración de la sociedad en el domicilio principal.

Para efectos de la comentada reforma, además del documento privado de transformación a que alude el
artículo 31 de la Ley 1258 de 2008, y que dicho sea de paso debe contemplar los estatutos del nuevo tipo de
sociedad, se debe preparar un balance extraordinario, cuya periodicidad no puede ser inferior a un mes a la
fecha de la aprobación por parte del máximo órgano social de la transformación del ente económico, de acuerdo
con lo dispuesto en los artículos 170 del Código de Comercio y 29 del Decreto 2649 de 1993 (Oficio 115-
021649 del 19 de febrero de 2008).

Ahora bien, la decisión de transformación conforme lo señala el artículo 31 de la tantas veces citada Ley 1258,
debe adoptarse por unanimidad de los asociados titulares de la totalidad de las acciones suscritas. Esta
circunstancia imposibilita la aplicación de las normas sobre derecho de retiro consagradas en la Ley 222 de
1995, si consideramos que uno de los presupuestos para ejercer el comentado derecho es que el mismo lo
adelanten los socios ausentes o disidentes, según lo reglado en el artículo 12 de la citada ley.

En efecto, si el requisito en cuanto al quórum decisorio para adoptar la transformación de sociedad anónima
en sociedad por acciones simplificada, es que dicha reforma sea aprobada por unanimidad de los accionistas
que conforman el cien por ciento del capital suscrito, no hay lugar de manera alguna a que existan socios
ausentes o disidentes, lo cual excluye la operancia del llamado derecho de retiro, y de allí que tal como arriba
se manifestó, en la convocatoria a la asamblea de accionistas no se tenga que incluir el punto relativo al
referido derecho.

Finalmente, aprobada la transformación en las condiciones enunciadas, el documento privado contentivo de la

determinación del máximo órgano social ha de inscribirse en el registro mercantil del domicilio principal de la
sociedad y en aquellos domicilios donde esta cuente con establecimientos de comercio.”

El procedimiento señalado en el concepto parcialmente transcrito, si bien se ocupa del caso de una
transformación de sociedad anónima en sociedad por acciones simplificada, el mismo resulta aplicable a la
hipótesis de una transformación de sociedad de responsabilidad limitada en sociedad por acciones simplificada,
como quiera que la normatividad allí citada opera también en materia de compañías del tipo de las limitadas.

De esta forma quedan absueltos los interrogantes 1 y 3 de su consulta.

Ahora bien, en punto de la segunda pregunta, la cual apunta a dilucidar si en virtud de la transformación la
sociedad debe adquirir nuevos libros o seguir con los que tiene, es preciso traer a colación lo manifestado por
esta Superintendencia mediante Oficio 220-038555 del 6 de agosto de 2007, a saber:

“ Para dar respuesta a la consulta planteada, se hace necesario tener en cuenta que mientras el numeral 2º
del artículo 19 del Código de Comercio, es obligación de todo comerciante “ Inscribir en el registro mercantil
todos los libros respecto de los cuales la ley exija esa formalidad” , el acto de transformación forma parte de
la facultad que de reformar estatutos tienen exclusivamente la junta de socios o la asamblea general de
accionistas, para lo cual deben considerarse las normas rectoras de la sociedad que se constituye (artículo 171
del Código de Comercio), y cuya finalidad es hacer ajustes en orden a cumplir cabalmente los fines propuestos.

Significa esto último que la adopción de una nueva especie de sociedad, de ninguna manera implica cambios
en el desarrollo de la persona jurídica como tal, dado que es un acto compatible con la naturaleza
esencialmente mudable de la sociedad mercantil. Además, el artículo 167 del Estatuto Mercantil es claro en
advertir que "La transformación no producirá solución de continuidad en la existencia de la sociedad como
persona jurídica, ni en sus actividades ni en su patrimonio", expresiones que permiten afirmar que de ninguna
manera se trata de una nueva persona jurídica la que resulte de dicha reforma, con actividades distintas o que
llegue a afectar la prenda general de los acreedores, que resulta salvaguardarla en esta clase de operación, y
mucho menos se vean afectados los libros que determina la ley como obligatorios (artículo 49 idem).

De otra parte, para afianzar el tema es necesario considerar otras disposiciones de nuestra legislación tales
como:

El inciso 3° artículo 125 del Decreto 2649 de 1993, cuando indica que "se deben llevar los libros necesarios"
para el registro de todas sus operaciones” , El nombrado numeral 2º del artículo 19 del C. de Co., que al
interpretarlo, establece que están sujetos a inscripción en el registro mercantil los libros de actas (junta
directiva y máximo órgano social), el de accionistas o de socios. Y, los de contabilidad a que refiere el artículo
28 numeral 7° ibidem.

Así las cosas, es claro que independientemente al acto de transformación, los libros del anterior tipo social
mantienen indemnes hasta que sean utilizados en su integridad, haciendo obviamente las anotaciones y
claridades que correspondan dada la nueva realidad del ente económico.”

De conformidad con el anterior concepto, el cual dada la filosofía en la que se fundamenta, es perfectamente
aplicable a la transformación de una sociedad de responsabilidad limitada en sociedad por acciones
simplificada, es dable concluir que ante el evento de la transformación, la sociedad como persona jurídica
puede terminar de diligenciar los libros que traía en el tipo societario precedente, claro está, siempre que en
los mismos se haga la aclaración de que dichos libros pertenecen a una sociedad por acciones simplificada.
Una vez agotadas las hojas de los libros anteriores, se deberán registrar en la Cámara de Comercio los libros
que corresponden a una sociedad de las reguladas por la Ley 1258 de 2008.

En los anteriores términos damos respuesta a su consulta, manifestándole que el alcance del concepto
expresado es el previsto en el artículo 25 del Código Contencioso Administrativo.