Iniciación y Programación de Audtioría

El proceso de iniciar una auditoria con UL Verification Services Inc. dba UL Responsible Sourcing (UL-RS) se divide
en 3 pasos: Aplicación, Factura y pago, y Programación.

PASO 1: APPLICACIÓN DE AUDITORÍA

Por favor complete la Aplicación de Auditoría del Código de Conducta del Establecimiento y envíelo a
UL.RS.CODEOFCONDUCTAUDIT@UL.COM en forma de WORD y PDF.

Nota: Para evitar confusión/retrasos, toda comunicación por correo electrónico con Costco y UL-
RS, debe contener el nombre pertinente del proveedor de Costco y de la fábrica aplicable en la
línea de sujeto.
Ejemplo: Proveedor ABC / Fabrica XYZ / [Su Tema Específico]

PASO 2: FACTURA Y PAGO

Cuando la aplicación ha sido procesada, una factura será generada y enviada por correo electrónico a el
grupo nombrado como el “Billable Party” en la aplicación.

Precio de El precio de una auditoria para la

Auditoria mayoría de los países es todo inclusivo
Region y no hay gastos de viaje por separado.
(2 Dias de
Auditor) Sin embargo, en raras ocasiones, viajar
China a algunos países o regiones puede
$1250 requerir tiempo/recursos adicionales y
India Sub Continente: Pakistán, Bangladesh, India, puede haber gastos además del precio
$1,275 de la auditoría. Si este es el caso,
Sri Lanka
Southeast Asia: Taiwan, Vietnam, Cambodia, UL·RS le notificará puntualmente de
Malaysia, Indonesia, $1,275 las modificaciones.
Thailand, Korea, Myanmar, Nepal
Asia Pacific: Australia, New Zealand, Japan $2,650

Mexico $1,600 Si Costco requiere un solo día de

auditor o 3 días de auditor para la
Latino América: Brasil, Guatemala, Perú, Chile,
auditoria de su instalación, UL-RS le
Argentina, Colombia, Costa Rica, Ecuador, $2,050
notificara puntualmente de los
Honduras, Nicaragua, Bolivia, Uruguay
cambios.
US, Canada $2,050
Europa: Reino Unido, Alemania, Italia, España,
Portugal, Romania, Bulgaria, Turquía, Bélgica, $1,650
Países Bajos
África and Medio Oriente: Israel, Jordán, UAE,
$1,500
Sudáfrica, Egipto

Por favor indique el nombre del Proveedor, el nombre de la Fábrica, y el número de factura en la transferencia
bancaria o cheque. En cuando envíe el pago, por favor envíe el comprobante de pago a
UL.RS.CODEOFCONDUCTAUDIT@UL.COM.
La cantidad total de transferencia debe ser neto de todos los gastos de transferencia. El pago incompleto puede
resultar en un retraso de la auditoría.

Información de Pago
Beneficiario: Banco de Beneficiario: Nombre de Cuenta: UL Verification Services Inc. (UL VS Inc.)
UL Verification Services Inc. Bank of America Numero de Cuenta: 8666614487
62045 Collections Center Drive 135 S. LaSalle Street Moneda de Cuenta: USD
Chicago, IL 60693-0620 Chicago, IL 60603 ABA (ACH) : 071000039
ABA (Wires) : 026009593
TAX ID#: 27-2031099 IFSC/Swift # : BOFAUS3N

PASO 3: PROGRAMACIÓN
Todas las auditorías deben ser pagadas por adelantado. Cuando el pago total se ha confirmado, UL·RS programará
la fecha de la auditoría. UL-RS tiene 21 días de haber recibido el pago para programar la auditoría (notando que hay
excepciones dependiendo de la localización de la fábrica). Si se provee una dirección de correo electrónico de la
fábrica, UL·RS enviará a la fábrica directamente un correo para confirmación. De otra manera, el Proveedor de
Costco será informado de la fecha de la auditoría y el Proveedor asumirá responsabilidad de notificar a la fábrica
sobre la fecha de auditoría programada. UL-RS intentara de avisar a el proveedor sobre la ventana de auditoria por
adelanto.

* Si el grupo facturable tiene términos con UL, avise y UL-RS puede facturar en cuando la auditoria sea finalizada.

Multa de Cancelación:
Si usted cancela o cambia la fecha programada para la auditoria, usted será responsable por todos gastos de viajes
incurridos, no-reembolsables asociados con la auditoría. Cualquier cambio o cancelación de una auditoria que ocurre
dentro de 2 días hábiles de la auditoria programada seria cobrado una cuota de un (1) día de auditor, junto con
cualquier cargo de viaje incurrido. Acceso denegado en el día de la auditoria será cobrado el cargo del precio de
auditoría completa, junto con cualquier cargo de viaje incurrido.

Para más detalles de los términos y condiciones: por favor visite nuestro sitio
https://industries.ul.com/responsible-sourcing/social-responsibility-and-accountability/attachment/rs-
terms-and-conditions o contacte con nosotros para solicitar términos y condiciones de ser enviados a usted.
 Procedimientos de Auditoria Y Lista de control
La auditoría del Código de Conducta de Costco se refiere al cumplimiento de la fábrica con el Código de Conducta
de Proveedor Costco y cumplimiento de las leyes laborales y de salud y seguridad (en relación con los
trabajadores). La auditoría abarca áreas de Prácticas Laborales, Salarios y Horas de Trabajo, de Producción,
Programas de Salud y Seguridad, y programas ambientales.
Para fábricas fuera de los Estados Unidos, puede haber preguntas adicionales en relación a sus prácticas de
Seguridad de Cadena de Suministro.
Si no tiene una copia del Código de Conducta de Proveedor Costco, por favor
contacte a su comprador de Costco o enviar un correo electrónico a
vendorcompliance@costco.com .

¿CUÁNTO TIEMPO TOMA UNA AUDITORÍA Y CUÁNTOS AUDITORES ESTARÁN

PRESENTE?
La auditoría se lleva a cabo por un equipo de 1·3 auditores, y se necesita por lo menos un día completo de trabajo,
dependiendo del tamaño de la fábrica. Para la mayoría de las auditorías, el equipo tiene hablantes nativos con fluidez
(a menudo con más de una habilidad dialecto) los que pueden leer en el idioma de la fábrica del país también. En
algunos casos, UL coordinará un traductor de nuestra selección para ayudar a los auditores durante la auditoría.
Para la mayoría de las auditorias, UL-Responsible Sourcing confirmara por adelantado una ventanilla de dos semanas
con la fábrica por política de Costco.

¿QUIÉN DEBERÍA ESTAR DISPONIBLE DURANTE LA AUDOTRÍA?

Un representante de la alta dirección de autoridad de la fábrica debe ser designado como el contacto de la fábrica.
Esta persona debe estar presente y disponible durante el día para coordinar y asistir con la auditoría. Se
recomienda que el contacto tenga conocimiento completo de la operación de la fábrica, la autoridad para cumplir
con las peticiones de UL·Responsible Sourcing, y para responder con precisión en nombre de los propietarios y
dirección de la fábrica. La auditoría abarca áreas de prácticas laborales, salarios y horas de trabajo, de producción,
programas de salud y seguridad, y programas ambientales. Recomendemos a los individuales los que son
responsables de estas áreas estén presentes durante las sesiones de apertura y cierre y disponible durante la
auditoría para ayudar en la recopilación de información y documentación.

¿QUÉ DEBO ESPERAR QUE SUCEDA DURANTE LA AUDITORÍA?

El siguiente es un esquema general de los procedimientos de auditoría. En realidad, las auditorías no
necesariamente siguen este orden. Sin embargo, todas las etapas como indicadas abajo se completan durante la
auditoría según corresponda. Además, si se necesitan medidas adicionales o documentos para asegurar una
comprensión completa de la situación de la fábrica, UL·RS solicitarán a la fábrica para proporcionar toda la
información como sea necesario. Su plena cooperación es apreciada para garantizar una auditoría fluida y
beneficiosa para todas las partes involucradas. Es importante tomar en cuenta que cualquier acceso denegado
puede afectar a sus resultados finales de la evaluación.

Llegada de Auditor – Auditores llegan a la fábrica y proporcionan a sus tarjetas de negocios y tarjetas de
identificación en la entrada. Por favor, asegúrese de notificar con anticipación a sus guardias de seguridad
sobre su visita.

Sesión de Apertura – Auditores comenzarán una sesión de apertura con el contacto de la fábrica, jefes de
producción y personal, y cualquier otro administrador que deseen tener presente. Durante la sesión, los
auditores van a describir el proceso de evaluación y responder a preguntas.

Recorrido de Salud y Seguridad – Recorrido acompañado de la fábrica para evaluar las condiciones de salud
y seguridad, capacidad, el uso de subcontratistas, el tratamiento de aguas residuales, contención de
químicos y materiales peligrosos, etcétera. El recorrido de salud y seguridad no es limitada a la zona de
producción de Costco y puede incluir todas las áreas de producción, almacenes, casas de almacenamiento
de productos químicos, comedores y dormitorios (si aplicable). Debe incluir todas las áreas de la fábrica
según lo determinado por la licencia de negocio y dirección de la fábrica. Los auditores pueden tomar fotos
como sea necesario para documentar las áreas de incumplimiento, si los hubiere.

Entrevistas de Empleados – Se pedirán una muestra de empleadores a participar en entrevistas voluntarias

llevadas a cabo en privado y sin presencia de personal de la fábrica. Se pueden llevar a cabo entrevistas
individuales o en grupos. Si la fábrica contrata a los empleos de una agencia de empleo, estos empleos
estarán dentro del alcance de la evaluación. El número de empleos de la muestra será determinado por el
Auditor en el día de la evaluación. Se les harán preguntas generales tales como las políticas de contratación
de la fábrica, la duración del empleo, condiciones del trabajo, prácticas de empleo, políticas disciplinarias,
la libertad de movimiento durante horas no laborables, etcétera. Es aceptable que los empleados sean
avisados de que la auditoría pasará, pero de ninguna manera deberían ser guiados o instruidos sobre cómo
responder a las preguntas de los auditores.

Revisión de Documentos – Revisión de la documentación incluyendo los documentos de la fábrica (políticas

laborales, licencia de negocios, registros de producción, programas y documentos de salud y seguridad,
documentos ambientales) y documentos específicamente de los empleados (contractos laborales,
expedientes personales, avisos de trabajo, documentos de nómina de sueldos y los registros de tiempo).
Una lista más detallada proporcionada abajo.

Seguridad de Cadena de Suministro – El auditor revisará una lista de verificación de seguridad de la cadena
de suministro para identificar/examinar cumplimiento de las medidas preventivas contra el terrorismo.

Sesión de Cierre – A la conclusión de la auditoría, una sesión se llevará a cabo con el contacto designado de
la fábrica y otro personal de dirección como necesario. Los auditores revisarán los resultados de la auditoría,
contestaran preguntas y proveer aclaraciones y referencias a la ley como necesario. Se proporcionará un
documento Resumen de Código de Conducta Auditoría que describe los resultados de la auditoría, las
acciones correctivas recomendadas para hacer mejoras en el futuro, y los plazos recomendados aceptados
para acción aceptable por Costco. El contacto designado firma el Resumen de Código de Conducta de
Auditoría, verifica que él o ella entienden los resultados, y hace cualquier comentario si desea.

Después de la Evaluación – Dentro de 5 a 10 días laborales después de esta auditoría, se enviará una copia
del reporte escrita y formal a todas las partes indicadas en la formulario de aplicación auditoría UL·RS inicial.
Una copia será enviada automáticamente a Costco. Si usted, la fábrica, no es el proveedor Costco actual o
el solicitante directo de la auditoria a UL·RS, por favor asegúrese de que el proveedor de Costco autorice a
UL·RS para liberar una copia de este reporte de auditoría a usted.

la fábrica deberá completar los campos “To be completed by Facility Management” en el Plan de Acción
(CAP) y compartir su Plan de Acción (CAP) con el proveedor. El proveedor de Costco es responsable de subir
el CAP al Costco base de datos BPM. Instrucciones para el Plan de Acción (CAP) será proporcionado por el
Auditor en la Sesión de Cierre junto con el Plan de Acción (Recap/CAP). Por favor note que Costco desea
que todas las partes trabajen en equipo ayudar a la fábrica que logre 100% conformidad completa dentro
de un periodo razonable. El Departamento de Costco del Código de Conducta del Proveedor finaliza todas
las decisiones sobre los resultados de la auditoría y cualquier auditoría seguimiento necesario.

Animamos a la fábrica a trabajar con los auditores durante la auditoría para entender los resultados de la
auditoría. Si después de la terminación de la auditoría usted no entiende los resultados o no está seguro
de cómo lograr el cumplimiento completo, se puede arreglar una consulta telefónica. Este servicio de
 Consulta de Seguimiento está incluido en el cobro de auditoría pagados a UL·Responsible Sourcing. Por
favor, póngase en contacto con el Administrador de Servicio al Cliente de UL para coordinar esto.

Si tiene preguntas, por favor, consulte la siguiente:

UL- Responsible Sourcing Si tienes preguntas sobre la solicitad de auditoría, el proceso de
Gerente de Servicio al Cliente programación, o procedimientos de auditoria
UL.RS.Codeofconductaudit@ul.com

Costco Si tienes preguntas sobre el seguimiento de los requisitos de auditoría,

Supplier Code of Conduct Program aprobación de la expedición, o más información sobre la programa del
vendorcompliance@costco.com Código de Conducta de Costco.
 MUESTRA DE LISTA DE EVALUACIÓN DE FÁBRICA
A continuación se muestra una lista de documentos para tener listo (si aplicable) en el momento de la
evaluación para garantizar un proceso fluido y el use eficiente de la instalación y el tiempo de los
auditores. El auditor puede solicitar que la fábrica proporcione más información o documentación a fin
de apoyar una comprensión completa de la situación de la fábrica.

Documentación y Políticas Laborales de la Fábrica

Licencias comerciales, y cualquier otra licencia del gobierno, certificados de operación, etc.*

Operativos y Procedimientos Políticos Internos

Manual del Empleado incluyendo políticas de salarias y horas de trabajo, la lucha contra la
discriminación, contra el acoso, quejas, y la libertad de asociación

Comprobante de pago de seguros sociales, pago de impuestos, y/o otros beneficios/prestaciones

Los nombres y direcciones de los subcontratistas, si aplicable

Acuerdo de negociación colectiva y otros documentos de Unión (i.e. archivos de juntas, etc.) si
aplicable

En los EE.UU.: prueba de Trabajadores de Compensación de Seguros*

Documentación de Empleado

Registros de nómina de sueldos, Registros de Tiempo: 1 año complete de registros de nómina
debe estar disponible para el auditor para seleccionar períodos de muestra desde el día de la
auditoría. La nómina debe incluir todos los pagos regulares y extraordinarias, así como las
deducciones detalladles. Registros de tiempo deben mostrar inicio diario y tiempos detener e
incluir todo el trabajo regular y tiempo extra. *

Registros de producción, registros destajo

Exenciones del Gobierno o permisos especiales con respecto a las horas de trabajo y pago

Los registros de emisión de beneficios de los empleados, es decir, las vacaciones anuales,
licencia de maternidad, etc. *

Contratos de los empleados si es requerido por las leyes laborales del país

Archivos empleados incluyendo solicitud de empleo, avisos laborales, avisos disciplinarios, etc.

Copias de la prueba adecuada de los documentos de edad para todos los empleados, incluyendo
identificación con foto.*

En los EE.UU.: Las Formas de empleo I·9 *

Salud y Seguridad

Diseño de la fábrica o mapa de plan de evacuación de la fábrica

Programas y/o manuales de salud y seguridad escritas

Plan de respuesta de emergencia

Formas de investigación de accidentes

Registros del Comité de Seguridad (agendas, actas de sesiones, registros de actividad)

Registros de capacitación de los empleados (sábanas inicio de sesión, agendas, horarios de
entrenamiento) *

Los registros de inspección (extintores, primeros auxilios, lavado de ojos, luces de emergencia,
sistema de alarma, registros de servicios maquinaria, etc.)

Los registros de monitoreo de seguridad industrial (exposición a los productos químicos, el
ruido, la temperatura y la ventilación)

Trabajo/evaluaciones de riesgos de trabajo/determinaciones

Inventario de Sustancias Químicas y Datos de Seguridad de Material (MSDS/SDS)

Lista de equipo de protección personal requerido
El Ambiente

Los permisos ambientales y registros de monitoreo (emisiones a la atmósfera, vertidos de aguas
residuales, etc.)

Los informes de análisis de agua potable

Perfiles/resultados de pruebas/análisis de agua y residuos

Manifestaos o Documentos de embarque de residuos peligrosos y no peligrosos

Seguridad de la Cadena de Suministro: Cuota, Transbordo, Subcontratación

Políticas y Procedimiento de Seguridad Escritas, incluyendo Controles de Acceso, Seguridad
Física, Envío Seguridad y Seguridad Informática

Registros de capacitación de los empleados

Registros de Visitantes y Procedimientos de Identificación de Empleados (es decir, insignias)

Registros de Vehículos Entrantes y Salientes y registros de inspección

Declaración de Embarque y documentación de seguimiento de sello

Política de la fábrica sobre controles de antecedentes y muestras de los controles

Documentos pertinentes de envío con el país correcto del origen

* Tenga en cuenta que si utiliza los trabajadores temporales/estacionales/contrato de agencia

proporcionadas por una agencia de empleo, un número proporcional será seleccionado como parte de la
muestra de entrevistas y documentación. Esto incluiría trabajadores de la producción y apoyo a la
producción (mantenimiento, saneamiento, almacén y envío, limpieza, seguridad, cantina, etc.). Por
favor, comunicarse esto a todas las Agencias de personal utilizados antes de la fecha de la auditoría.