SICME Código: I-A-443-03

MACROPROCESO: MISIONAL Versión: Vr.1

PROCESO: RECURSOS FÍSICOS Y Fecha de Aprobación:
FINANCIEROS Agosto 12 de 2014
Nombre del Instructivo: Cobro de
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Cartera

1. OBJETIVO: Describir las acciones de cobro persuasivo para el recaudo de la cartera

en mora de 1 a 90 días. Inicia realizando las actividades de cobro persuasivo y
finaliza, según corresponda, con el pago de la deuda, con la suscripción de un
acuerdo de pago, refinanciación, o con el envío de la documentación soporte a la
Asesoría Jurídica o empresa contratada para iniciar el proceso de cobro coactivo.

2. DEFINICIONES:

2.1. Cartera: La cartera es el conjunto de acreencias o deudas que tienen nuestros

clientes con el Fondo de Bienestar Social de la CGR y están originadas por los préstamos
que se hacen en las diferentes modalidades de créditos.

2.2. Cobro persuasivo y prejurídico: Son las actuaciones que pretenden el

acercamiento con el deudor, con el fin de procurar la cancelación de su obligación de
manera voluntaria o la celebración de un acuerdo de pago o refinanciación antes de
iniciar el proceso de cobro coactivo o jurídico atendiendo la naturaleza de la obligación.
Incluye todas las comunicaciones que invitan al deudor a pagar su obligación, como
cartas, llamadas, correos, etc.

2.3. Cobro jurídico: Consiste en la recuperación del capital e intereses de una

obligación a través de la vía legal siguiendo las etapas determinadas por la ley.

2.4. Acuerdo de pago: Acuerdo de voluntades suscrito entre un deudor y el Fondo de

Bienestar Social a través del cual el deudor podrá proponer alternativas de pago de la
mora.

2.5. Refinanciación: Consiste en la unificación de los valores de mora más el capital

insoluto para luego fijar una nueva cuota de pago, por el tiempo que falte para el
cumplimiento de la obligación.

2.6. Período de gracia: El Período de gracia es el tiempo durante el cual se suspende

el cobro de las cuotas correspondientes a la obligación contraída, con excepción de los
intereses corrientes, la administración según el caso y los seguros.

3. DESARROLLO

ETAPAS COBRO DE CARTERA

Este proceso de gestión de cobro de cartera se realizará estableciendo segmentación del

total de la cartera de créditos, con el fin de determinar el cobro administrativo, persuasivo
y jurídico; clasificando la cartera vencida por edades en todas las líneas de crédito, una
vez realizado el cierre mensual de la cartera.

 Etapa de Gestión Administrativa.

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Obligaciones que tienen entre uno (1) y treinta (30) días de mora, en esta etapa se debe
gestionar y buscar solución de pago con el deudor, con una comunicación escrita, llamada
telefónica y/o correo electrónico.
.
 Etapa cobro Persuasivo.

Obligaciones entre treinta y un (31) y noventa (90) días de mora, en esta etapa se debe
gestionar a través de comunicación escrita, llamada telefónica y/o correo electrónico
buscando solución de pago.

 Etapa de cobro Prejurídico:

Pasado el estado administrativo de gestión y la etapa de cobro persuasivo, sin respuesta

satisfactoria y con mora superior a noventa y un días (91) y si el deudor no responde, se
judicializará la obligación a través de abogados externos contratados para el efecto.

Todos los gastos que se ocasionen en el proceso de cobro jurídico, estarán a cargo del
deudor. Los abogados encargados del cobro pre jurídico presentarán un informe mensual
a la administración del Fondo, detallando las gestiones adelantadas para la recuperación.

 Etapa Cesión de Cartera:

No existiendo solución de pago en las anteriores etapas de gestión y transcurridos 181

días sin resultado alguno, se procederá a ceder la cartera a la entidad del estado
encargada para tal fin, mientras tenga vigencia la Ley 1450 de 2011.

ACTIVIDADES DE COBRO PERSUASIVO

El cobro persuasivo tiene por objeto obtener el pago inmediato y voluntario de los créditos
en el caso de que el deudor no tenga la suficiente liquidez para efectuar el pago, mediante
los mecanismos de protección y recuperación de cartera establecidos en el Acuerdo
vigente.

1. Para iniciar la etapa de cobro persuasivo se tomará como base el informe de cartera
mensual. El cobro persuasivo se adelantará dentro del mes siguiente al cierre del
periodo en el sistema, base del informe de cartera,

2. Haciendo uso del aplicativo de crédito y cartera, generar las comunicaciones escritas
a los deudores con mora de 1 a 30, 31 a 60 y 61 a 90 en donde se les informa del
estado del crédito y el valor de la mora en donde se realiza el requerimiento para que
el deudor se ponga al día.

3. Enviar por correo certificado o correo electrónico las comunicaciones escritas dentro
de los quince (15) días calendario siguiente al cierre de cartera.
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4. Realizar llamadas telefónicas y correos electrónicos a los deudores, para confirmar el

recibido de la comunicación escrita y recordarles el compromiso del pago de su
obligación.

5. Informar a los deudores los mecanismos de protección y recuperación de cartera

establecidos en el Acuerdo vigente, a los cuales pueden optar para normalizar el
crédito.

6. Dar respuesta a los deudores que soliciten aclaración de su estado de cuenta.

7. Presentar al Comité de Cartera las solicitudes de acuerdo de pago o refinanciación

enviadas por los deudores e informar al deudor de la decisión del Comité.

8. Realizar acuerdo de pago o refinanciación según lo establecido en el Acuerdo vigente,

enviarlo al deudor para firma y presentación personal en Notaría.

9. Obtener del deudor el documento ya firmado y remitirlo a Gerencia para firma.

10. Registrar en el sistema de crédito y cartera y en el estado de cuenta de cada crédito la

fecha de la suscripción y terminación del mecanismo de recuperación de cartera
celebrado con el Fondo.

ACTIVIDADES DE COBRO PREJURIDICO.

1. Preparar la información referente a los créditos con mora entre noventa y un (91) días
y ciento ochenta (180) para enviar a la firma o abogados contratados para este cobro.

2. Enviar comunicación junto con los soportes del cobro a los abogados externos o firma
contratada y notificar al deudor del traslado de la obligación.

3. Solicitar a los abogados o firma contratada información de seguimiento de la gestión

de cobro realizada.

4. Recibir de los abogados o firma contratada las solicitudes de suspensión y/o

terminación de procesos para ser presentados al Comité de Recuperación de Cartera
quien presentará la correspondiente recomendación a la Gerencia.

ACTIVIDADES ETAPA CESIÓN DE CARTERA

1. Presentar al Comité de Protección y Recuperación de Cartera los créditos con mora

superior a 180 días, para evaluar su venta a la sociedad Central de Inversiones S.A.,
mientras tenga vigencia la Ley 1450 de 2011.
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2. Enviar a la Central de Inversiones S.A o entidad encargada, la relación de los créditos

superiores a 181 días para su correspondiente valoración, diligenciando el formato
establecido para tal fin y allegar copias de las garantías cuando lo requieran.

3. Una vez se reciba oferta de compra por parte de Central de Inversiones S.A, se envía
al Asesoría Financiera para que evalúe la misma y presente su recomendación a la
Gerencia.

4. Remitir a las Asesorías Financiera y Jurídica el contrato interadministrativo para

revisión, visto bueno y posterior firma del gerente del FBS.

5. En el sistema de crédito y cartera realizar la venta de cada uno de los créditos.

6. Entregar copia del contrato interadministrativo a los grupos de Contabilidad y

Tesorería y la oficina Jurídica cuando existan obligaciones judicializadas, para los
trámites correspondientes,

7. Notificar a los deudores de la cesión del crédito.

8. Hacer entrega a la Central de Inversiones S.A de las correspondientes garantías y

endosos en cumplimiento del contrato.

4. AREAS QUE INTERVIENEN:

 Dirección Administrativa y Financiera

 Grupo Financiero - Cartera
 Asesoría Financiera
 Asesoría Jurídica

5. CONTROL DE CAMBIOS

CONTROL DE CAMBIOS

FECHA: CAMBIO: VERSIÓN: