LA CONTABILIDAD PÚBLICA

CONTADURÍA GENERAL DE LA NACIÓN

2002

1
 Presidente de la República
Andrés Pastrana Arango

Ministro de Hacienda y Crédito Público

Juan Manuel Santos

Contador General de la Nación

Francisco Salazar Martín

Subcontador de Consolidación e Investigación

Carlos Eduardo Acosta Moyano

Subcontador del Nivel Nacional

Alcira Hernández Maldonado

Subcontador del Nivel Territorial

Martha Violet García

Jefe Oficina de Control Interno

Fabio Raúl Trompa Ayala

Oficina Asesora de Capacitación

Eduardo Vidal Díaz

Asesores Temáticos
Blanca Cecilia Sánchez
Orlando González Castañeda
Aníbal Giraldo Abello
Jorge Enrique Rodríguez R.

Actualización
Rocio Pérez Sotelo
Martha Cecilia Pinzón R.
Omar Eduardo Mancipe S.
Eduardo Vidal Díaz

2
 Nota de entrada

Como parte de una serie de publicaciones el presente texto en su segunda

edición, actualizada y corregida por funcionarios de La Contaduría General de la
Nación, ha sido cedido por esa institución para ser utilizado como material de
apoyo a las actividades del Proyecto Sistema Nacional de Capacitación Municipal,
PSNCM.

Para enriquecer el debate académico sobre aspectos polémicos de la

Administración Pública, la serie de publicaciones contiene no pocas veces la
opinión de sus autores. Con todo, el contenido de los documentos los compromete
sólo a ellos y no representan posición alguna del Proyecto.

Se hace la edición en hipertexto para facilitar su consulta y mejorar la utilidad a las

administraciones municipales. Con la versión en hipertexto, el PSNCM asume el
desafío de adaptarse a las tecnologías modernas y acercarlas a los servidores
públicos municipales, quienes, dicho sea de paso, son los principales destinatarios
de esta serie de publicaciones.

La misión del Proyecto está descrita en su nombre: construir un sistema de

capacitación municipal. La labor de capacitación demanda apoyos didácticos y
pedagógicos. Justo a ello quiere obedecer la serie de publicaciones del Proyecto.
Por tanto sus pretensiones no son las de un “tratado” sino mas bien las de una
guía, un manual o una cartilla.

El Proyecto Sistema Nacional de Capacitación Municipal es adelantado por el

Gobierno Colombiano con el apoyo de la Cooperación Técnica de la Unión
Europea. Sus operadores son la Escuela Superior de Administración Pública -
ESAP- y la Federación Colombiana de Municipios -FCM- en coordinación y
concurrencia con entidades de los ordenes nacional, departamental y municipal.

La revisión de los textos de esta serie estuvo a cargo de José Eduardo Gómez
Figueredo, Carlos Augusto Giraldo y Rovitzon Ortiz Olaya.

ROBERTO PRIETO LADINO THEODOR WERNERUS

Codirector Nacional Codirector Europeo

3
 CONTENIDO

PRESENTACIÓN

Proceso de estructuración de la contabilidad pública en Colombia

Descentralización y reforma del Estado
El Contador General de la Nación
De la Dirección General de la Contabilidad Pública a la Contaduría General de la Nación
Sistema Nacional de Contabilidad Pública
La contabilidad pública: instrumento esencial para el control
Estado, Control y Contabilidad Pública
Control Fiscal
En lo referente al Control Fiscal
El Control Ciudadano
Aportes para combatir la corrupción
Una política contable alrededor del control interno
Evaluación y resultados del Control Interno Contable del Estado
El Proceso de Auditoría

El sistema nacional de contabilidad pública y el proceso contable

1. ¿Qué es la contabilidad pública?
2. ¿En que consiste la figura del Contador General de la Nación?
3. ¿Que es la Contaduría General de la Nación?
4. ¿Cuáles son las principales funciones de la Contaduría General de la Nación?
5. ¿Que es el Sistema Nacional de Contabilidad Pública?
6. ¿Qué es el Plan General de Contabilidad Pública?
7. ¿Qué es el proceso contable y cuales son sus fases?
8. ¿En qué consiste la fase de reconocimiento?
9. ¿Qué es la fase de valuación?
10. ¿En que consiste la fase de revelación?
11. ¿Qué son los estados contables?
12. ¿Cómo se clasifican los estados contables?
13. ¿Cuáles son los estados contables de naturaleza cuantitativa?
14. ¿Cuáles son los estados de naturaleza cualitativa?
15. ¿Cuáles son los estados contables obligatorios?

La contabilidad pública como instrumento para el control social

1. ¿Cuál es el objetivo de la contabilidad pública en el nivel territorial?
2. ¿Cuáles son los requisitos básicos que deben cumplir las entidades territoriales con
relación a la contabilidad pública?
3. ¿Quiénes son los responsables de la presentación de la información financiera,
económica y social?
4. ¿Cuáles son los plazos para la presentación de información financiera, económica y
social?
5. ¿Cuáles son los requisitos para la presentación de la información?
6. ¿Cuál es el contenido del informe ejecutivo de control interno sobre el sistema
contable?
7. ¿Cuáles son los estados contables básicos que deben ser elaborados y presentados?
8. ¿Qué es el balance general y cómo se estructura?
9. ¿Qué es el estado de actividad financiera, económica y social y cómo se estructura?

4
10. ¿Que es el estado de cambios en el patrimonio y cómo se estructura?
11. ¿Qué es el estado de flujos de efectivo y cómo se estructura?
12. ¿Cómo se deben presentar y publicar los estados contables?
13. ¿Cuáles son los procedimientos para la estructuración de los estados contables?
14. ¿Qué pasos hay que seguir para interpretar y analizar los estados contables’
15. ¿Cómo se verifica el cumplimiento de los requisitos sobre organización y
funcionamiento de la contabilidad?
16. ¿Cuáles son los estados contables que están a disposición de los concejales,
diputados y cualquier ciudadano interesado en conocer la situación de la entidad
territorial?
17. ¿Cómo interpretar los estados contables?
18. ¿Qué tipos de indicadores existen para el análisis de los estados contables?
19. ¿Cuáles son los indicadores que se pueden utilizar?
Ejercicio de análisis e interpretación de los estados contables

Conceptos básicos para la interpretación de los estados contables

1. ¿Está cumpliendo la administración municipal adecuadamente con las funciones que
le corresponden y alcanzando los resultados esperados?
2. ¿La gestión financiera se realiza en forma adecuada?
3. ¿Han aumentado los recursos fiscales de la entidad territorial?
4. ¿Han aumentado los recursos por transferencias (Código 4400)?
5. ¿Han crecido los gastos de administración más que los recursos fiscales?
6. ¿La entidad territorial produce excedente o déficit operacional?
7. ¿Los ingresos totales de la entidad son suficientes para cubrir sus gastos?
8. ¿Ha aumentado la dependencia con respecto a las transferencias?
9. ¿Ha aumentado la autonomía financiera?
10. ¿Ha aumentado la inversión por parte de la entidad territorial?
11. ¿El municipio tiene recursos disponibles para cancelar sus deudas de corto plazo?
12. ¿Ha aumentado el endeudamiento del municipio?

5
 PRESENTACION

La moderna administración pública resulta incomprensible sin la utilización de

instrumentos de gestión, gerencia y control sustentados en bases de datos y flujos
de información que permitan el seguimiento y la prospección del desenvolvimiento
de los distintos procesos que integran una entidad en sus aspectos económicos,
presupuestales, financieros, sociales y ambientales.

Podemos afirmar que en buena medida esos instrumentos están contemplados en

el acervo conceptual, técnico y metodológico de las Ciencias Contables como una
disciplina capaz de registrar y revelar el conjunto de las operaciones financieras de
una unidad económica durante un período de tiempo determinado y de hacerlo
bajo características de veracidad, consistencia, oportunidad, razonabilidad y
confiabilidad.

Pues bien, para beneficio del Estado y de la sociedad colombiana, así lo

entendieron los Constituyentes en 1991, al consagrar en el artículo 354 de la
Constitución que expidieron, la figura del Contador General de la Nación, con las
funciones específicas de uniformar, centralizar y consolidar la contabilidad pública,
elaborar el Balance General y determinar las normas contables que deben regir en
el país.

Se trató de un salto cualitativo de gran significado sobre el ordenamiento de las

finanzas públicas orientado a brindar herramientas de información que, por
primera vez en la historia de la Hacienda Oficial, asimiló el manejo de las
entidades en los distintos niveles, nacional y territorial y sectores central y
descentralizado, al concepto de empresas, lo cual equivale, en el sector estatal, a
la medición del logro de resultados, al cumplimiento de sus fines sociales, al
manejo transparente y eficaz de los recursos y al ejercicio de controles de carácter
fiscal, político, disciplinario, social e interno, procesos estos que resultarían
infructuosos – tal como sucedía en el pasado – sin la aplicación de la Contabilidad.

En 1996, a través de la ley 298, se creó la Unidad Administrativa Especial

Contaduría General de la Nación – CGN -, que vino a otorgar naturaleza orgánica
e institucional al mandato constitucional y, desde entonces, se pudo dar un
impulso más firme al marco normativo y técnico del Sistema Nacional de
Contabilidad Pública – SNCP –, sujeto a periódicas actualizaciones con el fin de
ajustarlo a las necesidades y dinámicas del sector público, a la solución de
problemas de interpretación o conceptualización, lo mismo que a vacíos e
inconsistencias que se advierten en su aplicación y que resultan identificables a
través de procedimientos como la validación, consultas, la atención de
requerimientos, la consolidación, los estándares internacionales o en el marco de
inquietudes que surgen en los seminarios- talleres que realiza la CGN.

6
La implantación de este nuevo paradigma ha impuesto entonces en la ultima
década, tanto a la CGN como a todo el conjunto de las entidades públicas del
país, grandes esfuerzos de índole institucional como de adaptación a
metodologías, procesos y procedimientos técnico-financieros de naturaleza
contable, con el fin de preparar y rendir, dentro de los parámetros exigidos, los
informes, balances y estados resultantes de la aplicación obligatoria del PGCP.

Como puede advertirse con evidencia, uno de esos esfuerzos, en lo que

corresponde a la CGN, ha sido el de socializar, por todos los medios a su alcance,
los conocimientos, destrezas, habilidades y competencias en las materias
atinentes al Sistema Nacional de Contabilidad Pública, especialmente entre los
servidores del Estado responsables de estas tareas, tales como representantes
legales, gerentes y directores, jefes de oficinas contables, financieras y de los
controles interno y externos así como en general el conjunto de los funcionarios
públicos, de tal forma que se garantice una paulatina consecución de logros
tangibles en su aplicación en términos de gerencia y gestión, racionalidad,
transparencia, efectividad, eficacia en el manejo de los recursos y rendición de
cuentas, instancia esta última que involucra a la ciudadanía como fuente primaria
y destino del poder político y del accionar gubernamental.

Para tal efecto, ha resultado indispensable diseñar alianzas estratégicas con otras
instituciones que por sus objetivos, capacidad y voluntad, pueden prestar su
concurso para conjugar acciones que se traduzcan en programas de divulgación o
capacitación que además de ofrecerse bajo criterios de integralidad permiten
superar, como en este caso, limitaciones presupuestales ampliamente conocidas.

En la actual Administración de la CGN este objetivo misional está recibiendo un

énfasis especial para fortalecerla como verdadera “institución educadora” y
contribuir a la instauración de una cultura de lo público capaz de utilizar y
aprovechar el nuevo ordenamiento contable oficial de manera adecuada y
productiva, generador de valor agregado tanto para la administración del Estado
como para cada uno de los distintos entes que lo conforman y, por supuesto,
como se ha dicho, para “hacer público lo público”, es decir, facilitar la supervisión
legal y social de su gestión.

Es así como esta cartilla en su primera parte, incluye una reseña histórico-
institucional y se explican los contenidos y alcances de los conceptos pilares del
ordenamiento contable público expedido por la CGN, integrado por el Plan
General, el Catálogo y sus instrumentos, para explicar seguidamente la utilización
que la información que se deriva de ellos tiene para efectos de los controles fiscal,
disciplinario, político, ciudadano e interno, poniendo en evidencia como la
Contabilidad facilita a los órganos competentes, llámense contralorías,
corporaciones, fiscalía o personerías, oficinas de control interno o ciudadanía
individual u organizadamente considerada, veedurías, etc., una indispensable

7
información financiera, técnicamente estructurada, confiable y adecuada a sus
propósitos de seguimiento, supervisión y auditaje.

Se incluye seguidamente un esquema referencial en el que se relacionan las

leyes, Circulares Externas, Cartas Circulares, Instructivos y Resoluciones,
identificados según numeración, fecha y tema tratado, con lo cual el usuario
dispone de una útil guía de consulta que le permitirá aclarar y profundizar asuntos
contables que así lo requieran para el cabal cumplimiento de sus propósitos.

A continuación la Cartilla aborda, bajo una metodología aplicada, lo concerniente a

la contabilidad pública territorial y específicamente municipal. Basándose en un
ente hipotético denominado “Municipio de Cuentas Claras”, frente al cual se
abordan temas técnicos y normativos que conforman las diversas cuentas y
subcuentas del activo, el pasivo y el patrimonio y que integran los informes, su
condición comparativa frente a períodos anteriores, e incluyen un esquema de
indicadores y coeficientes con sus formulas respectivas, brindando elementos de
comprensión que se identifican con la capacidad de registro dinámico de la
contabilidad y que permiten convertirla en un instrumental insustituible de la
moderna gestión, tal como aquí la hemos definido.

Entre esos indicadores podríamos mencionar los relativos a la eficacia de la

gestión financiera, a la de los recursos fiscales, las trasferencias, lo relativo a
gastos de inversión o funcionamiento, el excedente o déficit operacional, los
niveles de dependencia o autonomía financiera, el manejo de la deuda de corto,
mediano y largo plazo, en fin, elementos que van más allá de la teoría y que
convierten a la contabilidad, en este caso pública, en un proceso institucional,
normativo y técnico sin el que, como decíamos al comienzo, resulta impensable en
el mundo moderno y afortunadamente en Colombia, pues ya tiene una condición
de política de Estado, llevar a feliz término los asuntos financieros, económicos,
sociales y ambientales de la Administración Pública y los fines que le son propios.

Esperamos satisfacer, con esta segunda edición, debidamente complementada,

de “La Contabilidad Pública”, el creciente interés que por estos temas sustanciales
se ha despertado en el país en los últimos tiempos y hacerlo, aportando al
conocimiento y utilización de lo que podríamos definir como el cuándo, el cuánto,
el cómo y el para qué de las finanzas públicas.

Las respuestas a esas cuestiones fundamentales, desde lo territorial a lo nacional,

se confunden con la construcción de un Estado Social de Derecho, democrático
en su accionar y sujeto a mecanismos de balance y control apropiados, que
privilegie y salvaguarde los intereses colectivos y ajeno cada vez más a
fenómenos de corrupción e inequidad, que no podrán prosperar en ambientes de
transparencia como los que debe generar la debida aplicación del Sistema
Nacional de Contabilidad Pública.

8
FRANCISCO SALAZAR MARTÍN
Contador General de la Nación
GENERALIDADES

Proceso de estructuración
de la contabilidad pública en Colombia1

No obstante la voluntad manifiesta desde el mismo nacimiento de nuestra Nación

por organizar los sistemas de registro de las finanzas públicas, entre aquella
época y 1990 sólo se tuvieron acciones de reducido alcance que permiten afirmar
categóricamente que Colombia nunca poseyó durante ese largo período
estructuras contables públicas de carácter nacional. Esa probabilidad sólo se
cristalizó cuando experimentamos un clima en el que se hicieron impostergables
profundas transformaciones y la modernización del aparato interno del Estado y su
relación con el resto de la sociedad, se situaron entre los asuntos más relevantes.
Algunas herramientas para viabilizar estos cambios fueron la descentralización y
la apertura a nuevas formas de gestión estatal.

Descentralización y reforma del Estado

Desde principios de la década de los 80 Colombia vivió un ambiente en el que se

respiraban nuevos aires de democratización. Esa atmósfera estuvo marcada por la
necesidad de abrir canales de negociación al conflicto armado, que para ese
momento ya se percibía como endémico en toda la geografía nacional, y por la
necesidad de reformar las instituciones que, caracterizadas por un centralismo
férreo, limitaban las posibilidades de participación ciudadana en las decisiones y el
manejo público. Derivada de estos dos factores del escenario político, en l986 se
realizó por primera vez en nuestra historia una elección popular de alcaldes.
Durante aquellos años se promulgaron también diversas medidas que
comenzaron a otorgar a las instancias regionales y locales nuevas
responsabilidades y recursos para que ellas mismas gestionaran su desarrollo.

Paralelo a ese giro en la manera de orientar la actividad de los órdenes local y

regional, se inició una metamorfosis en la estructura interna del Estado,
alimentada en buena medida por la misma descentralización que obligaba a
remozar la vieja disposición orgánica, con el ánimo de que se pusiera al día con el
panorama vigente en el país. Las nuevas corrientes que en el plano global se
estilaban como predominantes para la década de los 90 y que replanteaban una
nueva dimensión para el Estado, también estimularon esa transición. Dichas
tendencias propugnaban, por ejemplo, un aparato más pequeño, pero a la vez
más eficiente, menos intervencionista, pero con mejores estructuras de control.

1
Tomado de la publicación “LA CONTABILIDAD PUBLICA: UNA ESTRATEGIA DE
MODERNIZACIÓN Y CONTROL”. Doctor Edgar Fernando Nieto Sánchez.

9
En medio de ese clima, y como corolario de los movimientos sociales que
emergían, al iniciarse la ultima década del siglo XX se convocó la Asamblea
Nacional Constituyente, encargada de diseñar un nuevo régimen legal.
La Constitución que se promulgó en 1991 consagró a Colombia como un Estado
descentralista, por tanto validó y acentuó las reformas que en ese sentido se
experimentaban desde la década pasada. Aunque mantuvo la precedente
estructura del poder público en tres ramas (Ejecutivo, Legislativo y judicial),
reelaboró su marco institucional al otorgar vida a nuevas entidades de control y
manejo de la información, con el anhelo de que se constituyera en componente
esencial de una rejuvenecida legitimidad. De otra parte, al conferir novedosas
atribuciones a la ciudadanía, hizo realidad la aspiración de amplios sectores del
país en lo referente a superar el tradicional esquema de democracia
representativa y establecer un modelo de carácter participativo, en el que la
denominada “sociedad civil” tuviera a su alcance mecanismos de acción de
diversa índole.

Como consecuencia del nuevo marco, la administración pública fue segmentada

en dos niveles. Uno, denominado Nacional, dependiente de la figura jurídica y
administrativa del poder ejecutivo central. Otro, Territorial, relacionado con las
instancias regionales y locales.

El Contador General de la Nación

Las fuerzas orientadoras de la Asamblea Nacional Constituyente conformaron el

telón de fondo que permitió movilizar la propuesta de consagrar en el artículo 354
de la nueva Carta, la figura del Contador General de la Nación con las funciones
de “unificar, centralizar y consolidar la contabilidad pública, elaborar el balance
general y determinar las normas contables que deben regir en el país, conforme a
la ley”.

La propuesta adquirió legitimidad en la medida en que se obtuvo consenso

respecto a que si se pretendía consolidar el viraje de un Estado que muchos
calificaban como vertical, paternalista y poco eficiente, a otro caracterizado por su
horizontalidad, participación, marco democrático y transparencia, que estimulara la
demanda por servicios y facilitara la acción de la ciudadanía, era imprescindible
contar con un ordenamiento en el que modernos sistemas de registro, circulación
y análisis de información, fueran elementos básicos.

Al poner el énfasis en las escalas municipal y regional, el nuevo paradigma asimiló

a los gobernantes de estos dos ámbitos como gerentes públicos, quienes ejercen
efectivamente las competencias que el mandato popular les otorga, para que
logren objetivos acordes con las aspiraciones de la ciudadanía. Las propuestas
que exterioricen los candidatos a futuros mandatarios, deben alimentar los Planes
de Desarrollo que ejecutarán durante sus gobiernos.

10
Este marco gerencial supone la incorporación de conceptos modernos de
administración pública como transparencia, focalización de esfuerzos,
racionalización y selección de prioridades, que deben constituirse en herramientas
para su gestión.

Un recurso para estos propósitos es la información financiera y contable, que

respondiendo a los requisitos de oportunidad, objetividad, consistencia, relevancia,
verificabilidad, comprensibilidad, y soportada con registros y cifras adecuados, se
potencializa en un instrumento que evidencia la ejecución periódica de los
compromisos y orienta a los funcionarios para dirigir, corregir, e incluso anticiparse
a futuras situaciones.

Con la creación del cargo de Contador General de la Nación y posteriormente con

la instauración de un organismo que permitiera su desempeño, se logró que en
nuestro país estos propósitos se hicieran viables.

El status que adquirió la figura del Contador General de la Nación en el nuevo

marco constitucional no habría sido posible, si no se hubiera entendido en el seno
mismo de la Asamblea Constituyente, que para dinamizar el nuevo impulso que se
dio al país, era indispensable la Contabilidad Pública.

De la Dirección General
de la Contabilidad Pública
a la Contaduría General de la Nación

Pasado el período de debates y promulgación de la nueva Constitución Política, la

tarea fue generar un marco institucional que dotara al Contador General con los
suficientes recursos para ejercer sus funciones. En 1995, el Presidente de la
República dictó un decreto por medio del cual se creó la Dirección General de
Contabilidad Pública, como dependencia directa del Ministerio de Hacienda y
Crédito Público.

Una de las primeras estrategias que se proyectaron en aquel entonces, se orientó

a realizar un diagnóstico que indicara la situación estructural de la contabilidad en
el sector público. El estudio mostró que de 348 entidades que componían el Nivel
Nacional y sobre las cuales ejercía su jurisdicción la Contraloría General de la
República, sólo 93 organismos poseían algún tipo de contabilidad. Adicionalmente,
se evidenciaba una absoluta falta de uniformidad, ya que prácticamente cada uno
de esos entes tenía su propio sistema.

La situación en el Nivel Territorial era más deplorable pues de las casi 2.500
entidades que lo conformaban, apenas el 1% poseía sistemas contables muy
rudimentarios. A ello se sumaba el hecho de que la Contraloría General de la
República ni siquiera tenía atribuciones para prescribirles los métodos de
contabilidad que debía seguir.

11
La más urgente prioridad que se identificó fue normalizar toda la contabilidad
pública del país, pues si bien muchas entidades no poseían el menor sistema
contable, otras habían intentado algunas prácticas derivadas de la propia
experiencia de los contadores en el sector privado y de la obligación de reportar su
información financiera regularmente a la Contraloría General de la República,
máximo organismo de control fiscal.

Ese proceso de normalización debía resultar por dos vías. Una, la revisión de la
experiencia que diferentes países habían acumulado en ese sentido. De allí el
trabajo de análisis que se emprendió sobre los desarrollos alcanzados en otras
latitudes.

El otro camino fue la concertación y el aprendizaje conjunto a partir de la

socialización de la experiencia y el conocimiento empírico que los contadores
vinculados con el sector público habían acumulado. Con estas dos fuentes se
convocó el Primer Seminario Nacional de Contabilidad Pública, en el que
participaron delegados de diferentes organismos estatales, en los niveles nacional
y territorial.

Como fruto de este encuentro se desarrolló el documento que sirvió de base para
el Catálogo General de Cuentas del primer Plan General de Contabilidad Pública –
PGCP colombiano, principal herramienta para uniformar, centralizar y consolidar la
información contable pública, atender las necesidades de los usuarios en los
procesos de gestión, divulgación y control e intervenir eficientemente en el
suministro de información útil y confiable para interpretar la realidad financiera,
económica, social, ambiental y presupuestal, derivada del desarrollo de la gestión
administrativa del Estado.

Con el Plan General de Contabilidad Pública no sólo se precisó el rumbo que la

Constitución señaló a la entidad, sino que se comenzaron a ejecutar las políticas
que el Gobierno Nacional trazó al respecto. Ese documento como mapa de
travesía, también marcó el principio de un programa de capacitación que además
sirvió para lograr un acercamiento a los organismos diseminados por todo el país
y conocer su situación financiera y contable.

El resultado más relevante de estas actuaciones residió en que se pudo imprimir

una nueva dimensión al manejo financiero de un buen número de dependencias
gubernamentales, al complementar el tradicional esquema presupuestal, con el
modelo de contabilidad acumulativa ya que antes de que la entidad adquiriera
existencia, la organización económica del Estado se manejaba únicamente sobre
la base de un sistema de formulación y ejecución presupuestal que involucraba
básicamente la elaboración del presupuesto y el control de su posterior ejecución,
circunscrito a cada año fiscal.

Dicho sistema funciona bajo una estructura de operaciones efectivas de caja, que
en lo fundamental recoge los movimientos de tesorería, por tanto, los derechos y
obligaciones no se registran hasta que no se produce su cobro o pago

12
correspondiente. Es un sistema que limita la posibilidad de planificación en el
mediano y largo plazo pues se trata en esencia de una contabilidad de flujos, poco
capaz de revelar la realidad financiera de cada entidad en términos contables.

Esta perspectiva impidió, como consecuencia obvia, conocer el proceso de las

operaciones financieras acumuladas a través del tiempo y recortó el horizonte
hacia donde la entidad podía dirigir su mirada. Solamente era factible observar
situaciones de orden coyuntural y no estructural, con la secuela de no poder
pensar y actuar con prospectiva.

El nuevo sistema que se estableció perfiló metodologías que hacen realizable la

presentación de la información financiera de tal forma que se verifique el grado de
cumplimiento de los compromisos, las proyecciones y control de la gestión pública.
Así mismo, aporta información básica como insumo para la elaboración de los
Planes de Desarrollo, que son las cartas de navegación por las que se deben
orientar los gobernantes durante el ejercicio de su mandato.

A través de un registro único y sistemático de las operaciones del Estado, con

base en el marco conceptual y los instrumentos técnicos que contempla el Plan
General de Contabilidad Pública, los controles de legalidad, gestión, resultados y
financiero, en el manejo de los fondos y los bienes públicos se han hecho mucho
más amplios y practicables.

Además, otorga cada año a la ciudadanía y a los órganos de control un Balance

General con información clara, veraz y relevante que facilita el cabal cumplimiento
de la función fiscalizadora, la verificación en la aplicación de los recursos y el
crecimiento del patrimonio público, producto de una adecuada gestión no sólo
para el nivel nacional, sino para los departamentos y en general los entes locales.

La adopción del nuevo sistema contable hizo posible, en pocas palabras, el

entrecruzamiento de información necesario para que el control no aparezca
parcelado sino que actúe en forma integral.

Otro reto que afrontó en 1996 la Dirección General de la Contabilidad Pública fue
la preparación del primer Balance General de la Nación. Este primer estado
contable se presentó a la Contraloría General de la República para su
correspondiente auditaje. Así se sentó el precedente de que el Estado colombiano
podía contar con un documento en el que se sintetizara toda su actividad
financiera. De paso, se echaron los cimientos para lograr el año siguiente un
balance y otros estados más depurados y verídicos.

Un desafío adicional radicaba en que se debía acceder a la totalidad de las

entidades públicas, responder a sus necesidades, incorporarlas a los nuevos
sistemas y examinar los registros que reportaban. Esto significó la puesta en
marcha de estrategias acordes con las peculiaridades de entes públicos ubicados
bien en zonas accesibles, o en los más recónditos lugares de nuestra geografía.

13
Constituir una organización que respondiera a este complejo entramado era
imprescindible si se pretendía edificar un sistema contable de verdadero alcance
nacional. Por ello, si bien la existencia de la Dirección General de la Contabilidad
Pública como dependencia del Ministerio de Hacienda había facilitado los primeros
pasos, se requería una armazón orgánica mucho más autónoma y sólida que
además adquiriera identidad propia frente al país.

La consciencia de esta situación llevó a trabajar en la confección de un proyecto

de ley en el que se consignaron estas inquietudes y que fue presentado ante el
Congreso de la República.

En julio de 1996, luego de intensos debates parlamentarios, se expidió la ley 298,

por medio de la cual se creó la Contaduría General de la Nación, como Unidad
Administrativa Especial, con personería jurídica, autonomía presupuestal, técnica
y administrativa.

Esta nueva dimensión permitió a la entidad dotarse, a partir de 1997, de recursos

del Presupuesto Nacional para manejarlos directamente, contar con una planta de
personal más amplia y un alto grado de especialización en los temas de su
competencia. En ejercicio de esa autonomía, se comenzaron a desarrollar normas
para la elaboración y presentación de estados contables, que evidenciaran la
realidad financiera pública.

No obstante el avance observado, no se puede decir que se conoce con certeza el

valor de todas las pertenencias y obligaciones de nuestro Estado, ya que por
carencias estructurales de muchas entidades, sobre todo del nivel territorial, no ha
sido posible alcanzar una cobertura del 100%. Incluso en organismos del nivel
nacional aún se detectan debilidades para aplicar la normatividad en aspectos
como la depuración de saldos, registro de operaciones relacionadas con
inversiones, registro de provisiones por prestaciones sociales o incluso
deficiencias de tipo administrativo que de una u otra forma inciden en el manejo
contable, como la inexistencia o desorganización de los archivos.

Superar este tipo de deficiencias implica emprender acciones en campos como la

capacitación, normatización, comunicación, interacción con organismos de control,
ciudadanía, etc., a través de las cuales se puede conocer el valor real de los
bienes y obligaciones de los entes públicos.

En el aspecto normativo, la Contaduría General de la Nación ha expedido diversas

disposiciones que buscan regular el proceso contable de las entidades públicas y
superar las deficiencias anotadas. En el anexo No. 1 de este documento,
denominado Marco Legal de la Contabilidad Pública en Colombia, se presenta una
relación de las normas más relevantes en esta materia expedidas por la CGN
hasta la fecha, al igual que se señalan algunas leyes y decretos que también
delimitan este proceso.

14
 Sistema Nacional
de Contabilidad Pública

Los gobernantes, a fin de cumplir las competencias que les corresponden, deben
utilizar debidamente los recursos para obtener buenos resultados en su
administración, para lo cual requieren buenos sistemas de información. Estos
permiten verificar el debido uso de los recursos públicos para la producción de
información financiera sobre las finanzas territoriales y garantizar la consistencia y
veracidad de los mismos, en un marco de transparencia y confianza pública.

Este sistema de información contable acumula información útil para la evaluación

de la gestión, los resultados y el desempeño de los gobernantes en términos de
los servicios prestados, logros y eficiencia. Permite adicionalmente contar con
información sobre las fuentes de financiación, su distribución y gestión para
obtener recursos, e igualmente permite construir indicadores de base contable
sobre la utilización de los recursos y la ejecución del presupuesto, asimismo sobre
los principales cambios ocurridos en la situación patrimonial de la entidad y el
estado de los “derechos” y “obligaciones” en un momento dado.

El Sistema de Información Contable es la herramienta que le permite al

administrador obtener información financiera y contable que le sea útil para
conocer la situación patrimonial, la evolución de la ejecución del Plan de
Desarrollo y del Presupuesto, en un momento dado, así como los resultados de su
gestión durante un período, para tomar sus propias decisiones y para transmitir
esta información a las autoridades económicas, administrativas y de control.

Igualmente, permite la disposición de los documentos y datos sobre las

transacciones u operaciones que realiza el ente público, en desarrollo de las
actividades que le competen, procesarlos aplicando el Plan General de
Contabilidad Pública establecido para todas las entidades del Estado, con los
medios físicos, técnicos y humanos de los cuales dispone la administración para
obtener los informes previstos.

El esquema siguiente permite observar el flujo básico de la información generada

en las entidades públicas, iniciando con los fines del Estado que son los que
justifican su existencia, para lo cual la comunidad aprueba un programa de
gobierno que se traduce en un plan de desarrollo a mediano plazo, el cual se
ejecuta a través de los presupuestos anuales, hasta reflejar en el sistema de
información contable pública toda la actividad relativa a la gestión, el
cumplimiento, los resultados y situación financiera de la entidad, el cual permite a
las autoridades gubernamentales, una herramienta para su propio control y para
responder ante terceros en cuanto a las competencias y recursos que les han
asignado.

15
 BIENESTAR GENERAL
FACILIDAD MEJORAMIENTO DE LA
Solución de NBI en salud,
DEL OBJETIVOS saneamiento ambiental,
CALIDADDE VIDA
agua potable
ESTADO PRESTACION DE SERVICIOS PUBLICOS

PROGRAMA DE GOBIERNO

BANCO DE PROYECTOS

PLAN DE DESARROLLO

PLAN PLAN INVERSIONES PLAN

ESTRATEGICO PUBLICAS FINANCIERO

PLAN OPERATIVO PLAN FINANCIERO

ANUAL DE INVERSION ANUAL

PRESUPUESTO

PRESUPUESTO DE PRESUPUESTO DE
RENTAS GASTOS

-FUNCIONAMIENTO
-INGRESOS CORRIENTES
-DEUDA PUBLICA
-FONDOS ESPECIALES
-INVERSION
-RENTAS PARAFISCALES
Programas
-RECURSOS DE CAPITAL
Subprogramas
-INGRESOS ESTABL. PUBLICOS
Proyectos

CONTABILIDAD PÚBLICA

-Cumplimiento de normas
-Gestión
ESTADOS DE INFORME -Resultados
-Situación financiera
-Retroalimentación a los procesos de
planeación y presupuesto.

16
 La contabilidad pública:
instrumento esencial para el control2

La experiencia que se ha generado en los últimos años, derivada de la aplicación

de la Ley 298 de 1996 en cuanto a un ordenamiento contable público, ha
posibilitado a la Contaduría General de la Nación identificar instrumentos y
mecanismos que contribuyen con mayor eficacia en la adopción de nuevos
preceptos para la gestión en el sector público. A partir de ellos, se ha hecho
factible el suministro oportuno y adecuado de información, un examen dinámico de
las cuentas, el escrutinio fiscal, político y legal del manejo de los recursos oficiales
y por tanto los propósitos de una gestión moderna, eficiente, gerencial y
transparente del Estado.

La intención fundamental de las líneas que siguen es mostrar la manera como el

desarrollo de este nuevo paradigma contable se inscribe dentro del marco
constitucional y legal propio de los fines de nuestro modelo de Estado, al tiempo
que se reseñan las formas como deviene en apoyo, principalmente de las
funciones públicas de control interno y fiscal que se ejercen a través de
organismos encargados de vigilar, investigar y sancionar a los funcionarios cuando
la gestión administrativa que se les asigna, no se efectúa bajo los principios de
eficiencia, eficacia y economía.

Estos preceptos hacen parte de la modernización institucional que adquirió

particular impulso luego de promulgarse nuestra Carta Política en 1991 y se han
desarrollado legal, institucional y técnicamente en el último lustro. Con ellos se han
abierto espacios participativos en todas las escalas y asignado a los gobernantes
y servidores, un estricto código de conducta y responsabilidades de cara a la
comunidad o constituyente primario.

Estado, Control y Contabilidad Pública

Los fines esenciales del Estado están explícitamente enunciados en nuestra Carta
Magna. Además de los que son consubstanciales e históricos a su propia
concepción, verbigracia la capacidad de servicio, defensa de la independencia y la
soberanía y búsqueda de la convivencia pacífica y la justicia, se resaltan los
ubicados dentro de una moderna concepción participativa, referidos a que debe
posibilitar la concurrencia de todos en las decisiones que afectan la vida
económica, política, administrativa y cultural de la Nación.

La tarea entonces que le compete a las autoridades administrativas según nuestra

Constitución, es coordinar sus actuaciones para lograr el adecuado cumplimiento
de los fines para los cuales existe el Estado.

2
Tomado de la publicación “LA CONTABILIDAD PUBLICA: UNA ESTRATEGIA DE
MODERNIZACION Y CONTROL”. Doctor Edgar Fernando Nieto Sánchez.

17
En ese contexto y en virtud de necesidades internas y tendencias internacionales
contemporáneas caracterizadas por la globalización y la interdependencia, se
abrió paso en nuestro medio la figura del control, aplicable en diferentes planos:

Político, a fin de que el órgano legislativo, las asambleas y los concejos

evalúen permanentemente el cumplimiento de los Programas de Gobierno.

Disciplinario, que permite a la Procuraduría verificar el cumplimiento de la

Constitución y las leyes y velar por la ejecución diligente de las funciones
administrativas.

Interno, para que la administración pública garantice para sí misma eficiencia y

eficacia en el desempeño de sus funciones.

Fiscal, función pública que ejerce la Contraloría, para vigilar la gestión de la

administración y de los particulares o entidades que manejan fondos y bienes
de la Nación.

Ciudadano, por el que la comunidad, como juez natural, evalúa y exige al

Estado el cumplimiento de sus fines relacionados con el desarrollo económico,
social, cultural y el mejoramiento de la calidad de vida.

Se infiere entonces la importancia y magnitud que nuestra Constitución le ha

conferido al control. Para ejercerlo y desarrollarlo, las autoridades deben tener
acceso a la información y ejercer sobre la misma un adecuado manejo.
Precisamente una de las debilidades que ha evidenciado el Estado colombiano
desde nuestra conformación como República y que se ha hecho más evidente en
los últimos tiempos, ha sido la falta de sistemas de información, entre ellos los
financieros y contables, que respalden las funciones de administrar el Estado y
controlar, evaluar y proponer correctivos a su labor administrativa.

Con la Constitución Política de 1991 se impulsó una modernización del Estado

efectiva, lo cual hace que la perspectiva en materia de información financiera,
económica y social estatal cambie sustancialmente, dado que los sistemas deben
facilitar una adecuada toma de decisiones, apoyar el desarrollo y crecimiento
macroeconómico integral, beneficiar a todos los ciudadanos y cumplir con
objetivos fundamentales como:

Posibilitar óptimas determinaciones y seguimiento en materia

macroeconómica, financiera y administrativa.

Generar y difundir información financiera confiable, oportuna y completa.

Facilitar la capacidad de gestión de los gobernantes.

Generar y divulgar a la ciudadanía información relativa al uso que de los

recursos hacen los administradores públicos.

18
 Apoyar la función de control, garante de la correcta administración del Estado.

La demanda actual de datos, la toma de decisiones oportuna, los niveles de

competencia, la calidad de la información, la complejidad de las organizaciones y
en general el desarrollo de una actividad competente, no pueden ser posibles sin
contar con un sistema que permita generar información completa, confiable y
oportuna como una herramienta indispensable para programar a corto, mediano y
largo plazo.

Por mucho tiempo, la ausencia de un sistema de contabilidad fue motivo para que
la mayoría de las entidades estatales careciera de información sobre sus recursos,
bienes y obligaciones, toda vez que en el país no existía regulación contable
alguna ni cultura sobre la importancia de revelar la información pasada, presente y
futura que suministran los sistemas. De otra parte, la organización de nuestro
Estado no tenía la connotación gerencial que le otorgó la Constitución de 1991 y
nuestros administradores no estaban preparados para utilizar este tipo de
herramientas en su actividad. El control tampoco poseía un adecuado sustento
que permitiera, sobre pruebas ciertas, juzgar las actuaciones de quienes llevan a
cabo la función pública de administración.

Este desconocimiento de la verdadera situación de las entidades por falta de

sólidas herramientas de gestión y de control, necesitaba el recurso de la
información financiera y contable, que respondiera a criterios de oportunidad,
confiabilidad y consistencia con registros y cifras adecuados. La falta de este
instrumento que evidenciara la ejecución periódica de los compromisos y orientara
a los funcionarios para dirigir, corregir e incluso anticiparse a futuras situaciones,
llevó al gobierno a desarrollar lo dispuesto por el artículo 354 de la Constitución
Política de 1991.

Así mismo, en desarrollo del artículo 209 de la Constitución, se expidió la ley 87 de

1993, que definió objetivos e instrumentos muy precisos para el ejercicio de los
cometidos de control, a cargo de oficinas especializadas dentro de las entidades.
Entre ellos, podemos puntualizar los siguientes:

Velar porque todas las actividades y recursos de la organización estén dirigidos

al cumplimiento de sus propios objetivos. Esto es, que los esfuerzos se
encaminen a gestionar recursos y aplicarlos a la función básica de la entidad
pública, traducida luego en bienes y servicios a la comunidad. Ello significa, por
ejemplo, no distraer labores ni recursos en actividades como la compra de
bienes suntuarios o realización de inversiones financieras en detrimento de la
inversión social, en infraestructura o ambiental.

Garantizar la eficacia, eficiencia y economía en todas las operaciones,

promoviendo la correcta ejecución de las funciones y actividades definidas
para el logro de la misión institucional. Esto renueva la importancia que tiene
hoy en día para el Estado y en cada período de gobierno, el cumplimiento de

19
 las metas propuestas conforme a los objetivos definidos en los Planes de
Desarrollo, tratando de que los bienes y servicios suministrados se ajusten a
parámetros de calidad y menor costo posible. De ello se derivan acciones
como dar estricto cumplimiento a las leyes sobre contratación administrativa,
que garantice efectividad a la hora de ejecutar las obras que requiere el
desarrollo de las comunidades, así como el control y seguimiento a fin de que
las mismas se realicen en los tiempos y con los costos programados.

Verificar la correcta evaluación y seguimiento de la gestión organizacional,

soportada en objetivos y metas precisos y en una correcta asignación de
funciones. Esto hace necesaria la existencia de sistemas de información en la
entidad que garanticen el permanente y oportuno flujo de información para
efectos de control interno, administrativo y financiero.

Asegurar la oportunidad y confiabilidad de la información y sus registros. Los

sistemas de información por sí solos no constituyen un eficiente control si no
garantizan integralmente que todas las operaciones, en el momento en que se
realizan, sean debidamente registradas. Así se asegura un control de totalidad
y oportunidad, necesarios en la toma de decisiones. Esto implica adoptar un
verdadero sistema de contabilidad, materializado en documentos y libros, así
como en estados contables e informes complementarios referentes a aspectos
como la deuda pública, rotación de cartera, inventarios o verificación de los
niveles de ejecución de los planes de desarrollo y presupuestos, integrados
debidamente a un resultado de tipo financiero.

Corroborar que todas las transacciones de las entidades se registren en forma

exacta, veraz y oportuna, de forma tal que posibilite preparar informes
operativos, administrativos y financieros, verificando no sólo la integralidad y
oportunidad de la información, sino procesos de valoración relativos a
transacciones o hechos económicos como compras, ventas, ingresos,
obligaciones y gastos.

Proteger los recursos de la organización, buscando su adecuada

administración ante posibles riesgos que lo afecten. Esto es, llevando a cabo
apropiados procesos de reconocimiento y valoración de los bienes,
asegurando su debido registro para un efectivo control y seguimiento,
adaptando procedimientos de orden administrativo y financiero tales como
compra de seguros, arqueos e inventarios físicos, circularización a clientes o
determinación de procedimientos.

Como se puede observar, de estos objetivos propios de los procesos de control

surge con claridad el papel fundamental de la Contabilidad Pública. Más
concretamente, se trata de una verdadera interacción entre la información
contable y el control interno. Al respecto, se puede enumerar una serie de
acciones que confirman este aserto.

20
En efecto, la contabilidad pública:

Identifica la totalidad de los hechos financieros, económicos y sociales que

suceden, ya que permite que todas las operaciones originadas en la entidad,
como resultado del desarrollo de su cometido, se registren en el sistema de
contabilidad, debidamente respaldadas en documentos fuente.

Establece el debido reconocimiento de los Derechos, Bienes y Obligaciones de

la entidad. Independiente de los conceptos de recaudo y pago, la Contabilidad
Pública permite al ente público conocer sus derechos y obligaciones
viabilizando una mejor toma de decisiones y evolución en su capacidad de
cobro y cumplimiento de obligaciones. Igualmente, propicia que todos los
bienes adquiridos, construidos o donados, sean registrados oportunamente
favoreciendo su destinación en beneficio de la comunidad y protegiéndolos de
usos indebidos.

Verifica y evalúa la situación de los bienes y derechos que posee un ente

público y el resultado de las operaciones durante un período determinado.

Permite constatar la capacidad de los gobernantes para mantener los activos,

que son los bienes y recursos de la entidad necesarios para el cumplimiento de
sus fines. Si éstos no se encuentran debidamente registrados, se inhibe el
debido control que debe ejercerse sobre ellos, a fin de garantizar su
permanencia en la entidad, prestando los servicios para los cuales fueron
adquiridos. La Contabilidad Pública viabiliza un registro permanente y a valores
reales de los bienes. Así se garantiza un control más efectivo sobre ellos.

Debido a que registra histórica y permanentemente los hechos acaecidos en la

administración del Estado, facilita conocer las situaciones pasadas y presentes
de la administración pública, al paso que permite hacer proyecciones.

Revela, a través del Estados e Informes contables, la gestión, los resultados, la

situación financiera de la entidad pública y el Patrimonio creado.

Control Fiscal

Una vez que la Administración Pública obra en armonía y concurso con todas las
entidades que la componen, debe someterse al juicio y vigilancia de otra función
pública establecida en el artículo 267 de nuestra Carta: el Control Fiscal, cuyo
propósito es vigilar la gestión de la administración y de los particulares o entidades
que manejan bienes o fondos del Estado en todos sus órdenes o niveles,
ejerciéndose de manera posterior y selectiva sobre las actividades, operaciones y
procesos.

La instrumentación de la función fiscal del Estado se realiza mediante el ejercicio

de controles financiero, de legalidad, de gestión y de resultados, teniendo como

21
parámetros la eficiencia, economía, equidad y la valoración de los costos
ambientales.

Es por ello que las Contralorías, en su función de evaluación y control de la

administración pública, deben:

Establecer el grado de eficiencia, eficacia y economía con que obra la

Administración Pública.

Exigir informes sobre la gestión fiscal a las entidades.

Conceptuar sobre la calidad y eficiencia del Control Interno en los organismos

del Estado.

Las funciones de las contralorías, establecidas en el ordenamiento constitucional y

legal de nuestro país, contribuyeron en la reglamentación del sistema Nacional de
Contabilidad Pública, y en la formulación de Estados Contables e Informes,
proponiendo de un lado los de naturaleza cualitativa, que permitan medir la
gestión y los resultados; de otro, cuantitativa, que posibilite evaluar la gestión y los
resultados en términos concretos, a fin de establecer la capacidad de nuestros
gobernantes y gerentes públicos para generar los ingresos necesarios para la
ejecución del Plan de Inversiones y su reflejo posterior en el suministro de bienes
y la prestación de servicios a la comunidad. Estos se traducen en desarrollo
económico, social y bienestar general de la población.

Igualmente, la Contaduría General de la Nación decidió que estos estados e

informes contables, una vez preparados por la administración, deben contener
antes de someterse al escrutinio del Control Fiscal, la firma del gobernante o
gerente, como responsable de que lo allí consignado corresponde al resultado de
su gestión.

De la misma forma, dichos estados deben ser certificados por un Contador Público
con tarjeta profesional, como garante legal de que los hechos económicos,
financieros y sociales que se sucedieron en el ente público fueron identificados,
evaluados, registrados y revelados siguiendo los principios generales y las normas
técnicas de Contabilidad Pública, emitidas por la Contaduría General de la Nación.

A partir de allí, los Contralores pueden dictaminar sobre su razonabilidad,

entendida como la propiedad de la información financiera de revelar sin
ambigüedades, tanto la situación como los resultados de las operaciones
efectuadas por una empresa o entidad que ha sido debidamente auditada.

Luego de esta referencia sobre nuestro ordenamiento constitucional y legal frente

al tema del control, cabe entonces preguntar: ¿qué aporta la Contabilidad Pública
a la función de control?

22
En materia de Control Político, al proponer el Congreso de la República alguna
moción de censura respecto al desempeño de los ministros en asuntos
relacionados con su cargo, los sistemas de información, entre ellos el contable,
sirven de base al máximo organismo de control político del Estado a fin de verificar
acciones o actuaciones administrativas, ya que suministran pruebas importantes
que respaldan la realización de este tipo de control.

En lo referente al Control Fiscal

Evaluación de las Finanzas del Estado, a través del Informe presentado por el
Contralor General de la República, algunas de cuyas bases son los Estados e
Informes Contables generados por el Sistema Nacional de Contabilidad
Pública.

Examen del Balance General de la Nación, Balance Consolidado del Sector

Público y demás estados contables que deben ser auditados por el Contralor
General de la República, los cuales son elaborados y presentados al máximo
ente fiscalizador del Estado por el Contador General de la Nación.

Para efectos de la revisión y fenecimiento de las cuentas, el Contralor podrá:

Verificar la existencia del Sistema de Contabilidad Pública de la entidad, así

como la aplicación en todas sus partes del Plan General de Contabilidad
Pública –PGCP-. Esto le permitirá una base cierta, jurídica y técnica para la
auditoría.

Solicitar los libros de contabilidad registrados conforme a las normas que para
tal efecto haya expedido la Contaduría. Los Libros de Contabilidad constituyen
el instrumento cierto para verificar las operaciones realizadas por un ente
público en un período determinado.

Exigir los documentos que soporten legalmente los hechos financieros,

económicos y sociales que registra el sistema de Contabilidad en el período
objeto de revisión de cuentas. A su vez, estos documentos respaldan las
operaciones registradas en libros y corroboran su legalidad.

Verificar que los Estados e Informes Contables presentados a la Contaduría

General de la Nación y a las contralorías se encuentren debidamente
soportados en registros y documentos, conforme a las normas de Contabilidad
Pública.

Emitir opinión acerca de la razonabilidad del Balance General y demás estados

contables de las entidades públicas del departamento o municipio, sujetas al
Control Fiscal.

23
Para efectos del registro de la deuda pública, las contralorías podrán verificar
periódicamente en los libros de contabilidad de las entidades, así como en el
Informe rendido periódicamente a la Contaduría General de la Nación, el valor de
la Deuda Pública, con el fin de garantizar la consistencia de dichos registros.

Eventualmente y cuando así lo considere la Contraloría, se podrá solicitar a las

administraciones centrales y entidades del sector descentralizado la certificación
suscrita por el Gobernador, Alcalde o Representante Legal y el contador general
de la entidad con tarjeta profesional, sobre el valor y composición de la Deuda
Pública en un período determinado.

En cuanto a la solicitud de informes, los contralores tienen potestad para exigir en

cualquier tiempo los estados e informes contables a las entidades, elaborados
conforme al Plan General de Contabilidad Pública –PGCP-, que permitan verificar
o coadyuvar en la vigilancia de la gestión fiscal de las administraciones.

Con el fin de apoyar la conceptualización sobre la calidad y la eficiencia del

Control Interno de las entidades y organismos de la Administración Pública, las
Contralorías, con base en el Sistema de Contabilidad y las normas del Plan
General de Contabilidad Pública –PGCP- vigente, deben adelantar acciones en
cuanto a:

Verificar la oportunidad y confiabilidad de la información y de los registros

contables que la soportan.

Establecer que las transacciones de las entidades y organismos se hayan

registrado en forma exacta, veraz y oportuna de tal forma que se haga posible
preparar los estados e informes necesarios para la toma de decisiones de las
administraciones y el cumplimiento de obligaciones ante terceros.

Establecer el debido reconocimiento de los derechos y obligaciones por parte

de las entidades y organismos.

Verificar y evaluar la situación de los fondos y bienes públicos que poseen las
entidades y organismos y el resultado de las operaciones durante un período
determinado.

Medir la capacidad de las administraciones para mantener y crear nuevos

Activos.

Verificar el mantenimiento del Patrimonio Público.

Realizar control de legalidad, gestión y resultados con base en una evaluación

de las diferentes actividades del proceso contable, el cual registra la totalidad
de los hechos económicos, financieros y sociales de las entidades.

24
 Determinar, a partir de la evaluación del Control Interno Contable, la
confiabilidad y razonabilidad de los Estados e Informes de Gestión, Resultados
y Financiero, que emita la entidad pública sujeta al control.

Las Contralorías podrán promover ante las autoridades competentes, aportando

las pruebas que fueren del caso, las investigaciones disciplinarias y sanciones
contra los funcionarios que incumplen las normas de contabilidad expedidas por el
Contador General de la Nación.

El Control Ciudadano

El sistema de Contabilidad Pública puede constituirse hoy en día en la herramienta

más importante para verificar el cumplimiento de los Programas de Gobierno de
las administraciones de turno por las siguientes razones:

Al proporcionar datos históricos permite el seguimiento a hechos pasados

producto de la gestión y los resultados de cada gobernante, así como las
condiciones en que cada uno de ellos, al término del período, entrega la
entidad desde el punto de vista de los recursos gestionados, su aplicación,
nivel de activos, pasivos y patrimonio público que se posee.

Al registrar situaciones presentes, ofrece opción a la comunidad para evaluar la

forma como se ejecutan los Planes de Desarrollo y Presupuestos en logros
concretos tales como adquisición y construcción de nuevos bienes orientados
al servicio de la comunidad, gastos de inversión social en educación, salud,
vivienda, saneamiento básico y otros.

Adicionalmente, permite conocer la condición financiera de la entidad,

aportando información en forma permanente sobre sus posibilidades de
manejo en lo referente a generar nuevos recursos, administrarlos
eficientemente y aplicarlos nuevamente en bienes y servicios a la población.

La Contabilidad Pública hoy en día ofrece la posibilidad de elaborar informes

financieros proyectados como soporte más confiable a la elaboración de
Planes de Desarrollo y Presupuestos, cuya programación tradicionalmente se
ha llevado a cabo sobre bases subjetivas de cálculo como porcentajes de
incremento sobre años anteriores o índices de inflación.

Como puede observarse, implantar la Contabilidad Pública ha significado repensar

los instrumentos que debe tener la administración gubernamental para efectos de
su propio autocontrol, así como para el control externo, político, ciudadano, fiscal y
garantizar eficiencia, eficacia, economía y transparencia en su gestión y respuesta
a la población. Es allí donde el Sistema Nacional de Contabilidad Pública se
convierte en la herramienta más eficaz y eficiente para llevar a cabo esta función
pública, dada su connotación de contabilidad integral, que relaciona los procesos
de planeación, presupuesto y el efecto permanente e histórico de su ejecución,

25
garantizando de una vez el registro de un hecho económico paralelamente en los
tres procesos.

La Contaduría General de la Nación, hoy encaminada a constituirse en la única

fuente de información financiera, económica y social dentro de los proyectos de
modernización del Estado colombiano, considera que la función de control en el
Estado se vería altamente beneficiada si dispone para sus fines de un sistema que
contenga todos los elementos necesarios para realizar una labor exclusiva de
control, en beneficio primordialmente de la comunidad, que espera de estos
organismos un desempeño como verdaderos garantes de la administración
pública.

Aportes para combatir la corrupción

Es innegable que la contabilidad tiene dentro de sus objetivos propender a la

transparencia y apoyo de la gestión de la administración, fortaleciendo a su vez el
examen y control de las operaciones. Así se ha entendido en el sector privado y es
elocuente su impacto a escala de cualquier empresa que busque su crecimiento y
desarrollo.

La Contabilidad Pública no escapa a esta favorable condición, y por el contrario

produce un mayor y trascendental efecto, dado que ordena e informa sobre el
estado y resultados en el manejo de los recursos públicos, constituyéndose en un
instrumento por excelencia, que pone en evidencia las acciones y decisiones de
los administradores públicos frente a sus compromisos financieros, legales y
morales adquiridos con la comunidad.

En forma general, la aplicación del sistema de contabilidad pública en una

institución exige la definición de procesos y procedimientos para el debido flujo de
los documentos, así como para su aprobación, registro y archivo, en coherencia
con las funciones y responsabilidades operativas. Así se demuestra cómo la
aplicación de la contabilidad pública tiende a generar orden, organización y
transparencia en las instituciones. Su inexistencia es el caldo de cultivo de las
operaciones corruptas de las administraciones públicas.

En forma más específica, la existencia de sistemas de información contable en el

sector público facilita el conocimiento del valor de los recursos y bienes
disponibles y existentes, el origen de las obligaciones adquiridas, la ubicación
física de los bienes y las áreas responsables, el costo individual de los bienes
adquiridos, las personas vinculadas en todas y cada una de las transacciones,
bien como operadoras, ordenadoras o autorizadoras, y la evidencia documental de
las transacciones realizadas.

Pero lo más importante es la generación de los estados e informes, que no sólo

contribuyen a aumentar la eficiencia en la gestión y toma de decisiones de los
administradores, sino que viabiliza el ejercicio del control por parte de los órganos

26
externos y de la comunidad en general, como instrumentos fundamentales en la
lucha contra la corrupción.

La organización de la información contable en las entidades públicas es efectiva

en la lucha contra la corrupción desde diferentes ángulos. Garantiza mayor
transparencia en los procesos de contratación, al permitir identificar casos en los
que se favorece a determinados contratistas; posibilita conocer costos reales en la
ejecución de obras o contratación de servicios; facilita también el control en la
entrega de anticipos a través de soportes contables y hace factible la vigilancia de
los costos de interventorías.

Los saldos improductivos en caja o en poder de entidades financieras pueden ser

identificados en la contabilidad para establecer las sumas dejadas de recibir y los
responsables del mal manejo de los recursos de tesorería.

Además, permite un control y seguimiento al estado de las rentas por cobrar, con
mecanismos para medir la eficiencia, gestión e índices de control de recaudos.
Igualmente, agiliza un adecuado control de inventarios evitando obsolescencias
técnicas, controlando el deterioro por baja rotación de inventarios o calidad en los
productos e identificando elevados niveles de existencias o adquisición de
elementos innecesarios.

Igualmente, garantiza la adecuada incorporación de los bienes de propiedad de

los entes públicos, el control de gastos a través de estudios comparativos por
sectores económicos y la generación de la más completa base de datos con que
pueda contar la administración pública para efectuar los cruces respectivos con los
datos reportados por las personas naturales o jurídicas del sector privado.

Una política contable

alrededor del control interno

La complejidad que implica el ejercicio real del control estatal efectivo y en el

entendido de que poner en marcha el mandato constitucional y la normatividad
legal en materia de control interno, no ha sido tarea fácil, como quiera que
inicialmente se generó una dispersión de esfuerzos y un desarrollo disímil de esta
herramienta administrativa en todo el territorio nacional, donde la ausencia de
unidad de criterios, el insuficiente compromiso y escaso sentido de pertenencia de
los servidores públicos arraigaron la creencia de que el control es una actividad
externa, que compete únicamente a la Oficina de Control Interno y no a cada uno
de los responsables de los procesos que contribuyen al desarrollo de la
administración pública colombiana.

Con la expedición de la Resolución 373 de 1999 y la Circular Externa 031 de 2000

por parte del Contador General de la Nación, desarrolladas mediante la
Resolución 196 de 2001 y las Circulares externas 042 y 048 de 2001, se
estableció no sólo el cumplimiento de unas formalidades en torno a la información

27
que debe ser remitida a la C.G.N., sino que se estructura por primera vez una
política sobre la forma como se integran el sistema de control interno institucional
y los sistemas contables y financieros3.

En efecto, según el sentir de la Corte Constitucional del texto de la Ley 87 de 1993

“(…) se desprenden dos consecuencias específicas para la Contaduría General de
la Nación en tanto entidad pública de la rama ejecutiva que como tal hace parte de
la administración pública y cuyo titular en la materia detenta el carácter supremo
de la administración. La primera consecuencia es que dada su condición de
entidad pública, ella como tal está sometida a sus mandatos, debiendo dar
cumplimiento estricto a las disposiciones que contiene; es decir, que le
corresponde al Contador General como director de la institución, garantizar que en
ella se diseñen e implementen políticas de control interno de conformidad con las
disposiciones de la citada ley”.

La segunda consecuencia –continúa la Corte- “se deduce del análisis integrado de

las disposiciones del 354 superior, que señala en su inciso segundo como
funciones del Contador General de la Nación, “uniformar, centralizar y consolidar
la contabilidad pública… y determinar las normas contables que deben regir en el
país…” y de las consignadas en el 269 de la misma Carta Política, desarrolladas
por el legislador a través del literal a) del artículo 30 de la Ley 87 de 1993, que
establecen que el sistema de control interno “… es parte integrante de los
sistemas contables, financieros, de planeación, de información y operaciones de la
misma entidad””.

Es decir, “que por mandato directo del Constituyente le corresponde al Contador

General de la Nación, máxima autoridad contable de la administración, determinar
las normas contables que deben regir en el país, lo que se traduce en diseñar y
expedir directrices y procedimientos, dotados de fuerza vinculante, que como tales
deberán ser acogidos por las entidades públicas, los cuales servirán de base para
el sistema contable de cada entidad, el cual a su vez y por disposición del
Legislador adoptada en desarrollo del mandato del artículo 269 de la Constitución,
hará parte del sistema de control interno, luego es evidente la incidencia necesaria
que tienen las disposiciones que produzca en materia contable la Contaduría
General de la Nación en los sistemas de control interno que en cumplimiento de la
ley 87 de 1993 adopte cada entidad pública, sin que ello signifique violación de
ninguna norma del ordenamiento superior”4.

En el mismo sentido se pronunció el honorable Consejo de Estado5 en decisión

unánime de su Sección Segunda, al determinar que el Contador General de la
Nación tiene la vocación legal para emitir actos administrativos de carácter general
con fuerza vinculante, para que los jefes de control interno o quienes hagan sus

3
De acuerdo con el mandato del artículo literal a) de la ley 87 de 1993.
4
Corte Constitucional. Sentencia 347 de 1997, Págs. 31 a 33.
5
Consejo de Estado. Sección Segunda. Expediente 5948 de 2000.

28
veces en las entidades y organismos públicos, evalúen e informen sobre la
situación de su sistema de control interno contable.

Lo anterior, dice la máxima autoridad de lo contencioso-administrativo: “(…) dentro

de la necesidad que tiene el Contador General de la Nación de recibir información
sobre las condiciones en que se lleva la contabilidad en la respectiva entidad, que
de suyo es el contenido del Sistema de Control Interno Contable de la misma, del
cual forma parte el Sistema de Control Interno, según el literal a) del artículo 30 de
la Ley 87 de 1993, y por cuyo adecuado funcionamiento deben velar precisamente
los responsables de este último”.

Puntualiza el alto tribunal que para el eficiente desempeño de los entes públicos,
es apenas obvio que los encargados de las Oficinas de Control Interno requieran
conocer lo que tiene que ver con los procesos del manejo de los recursos, bienes
y los sistemas de información y si el registro de las transacciones se realiza en
forma exacta, veraz y oportuna de acuerdo con las normas expedidas por la
Contaduría General de la Nación, como ente rector en la materia.

Dentro del marco jurídico anterior y en el entendido que los sistemas de control
interno institucional tiene como objetivos fundamentales los de la eficacia y
eficiencia de las operaciones, la confiabilidad de la información financiera y el
cumplimiento del entorno normativo6, se determina que el control interno contable
está asociado a mecanismos de control y verificación en las actividades propias
del proceso contable, que garantizan que la información financiera, económica y
social cumple con las normas conceptuales, técnicas y procedimentales que
establece el Plan General de Contabilidad Pública, revelando sin ambigüedades y
con adecuada precisión en la información generada, tanto la situación como los
resultados de las operaciones efectuadas.

De tal manera que el concepto de confiabilidad de la información se define en

términos de su credibilidad y razonabilidad como resultado final del proceso
contable, es decir, la contabilidad es entendida como un instrumento gerencial
cuya utilidad está dada en soportar decisiones informadas.

Dentro de la información que se maneja en las entidades y organismos públicos, la

contable es el medio indispensable para llevar el control económico y financiero de
las actividades, recursos y compromisos institucionales. Por definición se debe
constituir en un sistema que a través de la información que produce pueda
retroalimentar el proceso decisional de la administración. La información que
procesa y proporciona cada ente público, además de constituir un registro
obligatorio de las operaciones efectuadas sirve para satisfacer las necesidades
propias de la entidad y, también, de terceros interesados en la gestión.

En el anterior contexto y en general el sistema contable debe estar diseñado para

proporcionar una seguridad razonable de que las operaciones se llevan a cabo de

6
Directiva presidencial 02 de 1994.

29
acuerdo con la autorización general y específica de la institución. Con todo, los
criterios utilizados deben estar en armonía con las normas que rigen el Sistema
Nacional de Contabilidad Pública. Esto implica la adopción a escala de documento
fuente del modelo instrumental creado para fines de registro universal de las
operaciones, complementado con la existencia de manuales internos de
contabilidad que establezcan políticas en este sentido, en cuanto a los
requerimientos de información interna basados en la oportunidad y superar el
síndrome del simple deber legal. Al igual que los demás procesos de la entidad, el
de la gestión financiera debe contener procedimientos de control que permitan
comprobar la exactitud y confiabiliad del acervo cuantitativo basado en
documentación de respaldo y seguridad de archivos.

De tal manera que la evaluación del sistema de control interno se realiza con el
propósito de determinar la calidad técnica del proceso contable, el nivel de
confianza que se le puede otorgar y si es eficaz y eficiente en la producción de
información financiera confiable y oportuna.

En síntesis, la política fijada por el Contador General en relación con el control

interno obedece a una lectura integral de los artículos constitucionales y las leyes
sobre la materia, armonizándolas de tal manera que permitan una aplicación
práctica y como apoyo técnico una administración pública informada en lo
financiero y lo administrativo. Sus objetivos definidos fueron7:
A. General

Determinar una política general, en el marco de lo previsto en el literal k) del

artículo 30 de la Ley 298 de 1996, sobre la conceptualización del sistema de
control interno contable, la necesidad de su evaluación como parte fundamental
del sistema de control interno institucional y los requisitos mínimos del contenido
del informe referente a su evaluación.

B. Específicos

Garantizar que la información financiera, económica y social de los distintos

entes públicos se emita con criterios de calidad, en términos de su
razonabilidad, oportunidad y credibilidad.

Impartir las pautas generales para facilitar la lectura y tabulación del informe
sobre el control interno contable de las entidades y organismos públicos.

Armonizar el informe de control interno contable con las normas referidas a la

creación del Sistema Nacional de Control Interno y el informe ejecutivo anual
relacionado con la evaluación del sistema de control interno institucional.

7
Circular Externa 031 de 2000, expedida por el Contador General.

30
 Evaluación y resultados
del Control Interno Contable

El Contador General, ha fijado desde 1998 – Resolución 320 -una política relativa
al control interno contable, que obedece a una lectura integral de los artículos
constitucionales y las leyes sobre la materia, específicamente el mandato del
Decreto 2145 de 1999, armonizándolas de tal manera que permiten una aplicación
práctica y como apoyo técnico a una administración pública eficiente, con el
propósito de determinar la calidad técnica del proceso contable y el nivel de
confianza que se le puede otorgar en la producción fiable y oportuna de la
información financiera, económica y social.

En el año 2001, en el marco de programa de cooperación internacional suscrito

entre el Gobierno Nacional y la Agencia de Cooperación para el Desarrollo
Internacional de los Estados Unidos de América US - AID se desarrollaron tareas
conjuntas con el Departamento Administrativo de la Función Pública DAFP y la
citada agencia en busca del fortalecimiento de los sistemas de control interno
institucional, en ese sentido, se adelantaron programas de capacitación específica
sobre control interno contable para las entidades y organismos públicos y se
emitió la Resolución 196 del 23 de julio de 2001, entregada en el VII Encuentro
Nacional y II Internacional de Control Interno, llevado a cabo en ese mismo mes y
año en la Ciudad de Medellín, en esta norma se fija la obligatoriedad de todos los
entes públicos de evaluar el control interno contable por lo menos tres (3) veces
en el año, se determinaron criterios técnicos relacionados con la operatividad del
control interno contable, la responsabilidad en su implementación, la función de su
evaluación y la estructura y temporalidad de sus informes.

Como desarrollo de la anterior Resolución, se expidieron también, las Circulares

Externas 042 y 048 de 2001, estableciéndose parámetros específicos para el
análisis y la documentación de los procesos financieros y contables, las
actividades mínimas sobre las cuales recae el control interno contable,
incluyéndose la evaluación al Sistema Integrado de Información Financiera SIIF, la
estructura de los informes y otras disposiciones técnicas complementarias.

En este contexto, en el transcurso del año 2001, se remitieron 693 cartas de

requerimiento a las entidades y organismos públicos que dado su nivel de
representatividad en volumen de operaciones en el Balance General Consolidado
–llamadas entidades de la muestra- deben conciliar sus saldos de operaciones
reciprocas, este requerimiento se hizo extensivo a los jefes de control interno o
quienes hicieran sus veces en estas entidades, para verificar el cumplimiento de
este proceso depuratorio.

Con los informes financieros al corte de 31 de diciembre de 2000, se presentaron,

según el plazo dado antes del 15 de febrero de 2001, un total de 1.313 informes,
de los cuales 308 corresponden a entidades del nivel nacional y 881 del territorial.

31
 Comparativamente, con los resultados
Gráfica 2-1 preliminares obtenidos por la vigencia de 2001,
INFORM ES CONTROL INTERNO CONTABLE
cuyos informes fueron presentados entre el 15
2000
de febrero y el 30 de marzo de 2002, según los
1500
plazos establecidos, se observó un
1000 mejoramiento importante al pasar en su
500 totalidad de 1.161 en el 2000 a 1.521 informes
0
2000 2001
en el 2001 como se observa en la gráfica, es
REPORTADAS 1161 1521
decir, pasamos del 39% al 49% en nivel de
OMISAS 1833 1587 cumplimiento, lo que significó recibir 360
evaluaciones más que el año anterior, teniendo
en cuenta que la base del total de entidades también se incrementó con relación al
periodo anterior en un 4%. En la mayoría de las entidades se mejoró
significativamente la calidad de la información o por lo menos existe una
diagnóstico claro de la deficiencia de mayor incidencia que están siendo objeto del
proceso de depuración en le contexto de la previsto por la normatividad de la
Contaduría General y la Ley 716 de 2001.

En el Nivel Territorial se presentaron 1.005 informes de control interno y de revisor

fiscal, correspondientes al 38.4% del total de 2.616 entidades y el 41.8% de las
entidades que reportaron información financiera, económica y social. De estos,
881 se generaron en las oficinas de control interno y 124 son de revisores fiscales.
Con relación a la vigencia del 2001, se presentaron 1.286 informes, que
representan un 47% del total de 2736 entidades, siendo 1.177 de las oficinas de
control interno y 109 de revisores fiscales.

Los municipios de mayor cumplimiento, en el año 2001, fueron Bogotá con un

74,1%, Barranquilla 69,2%, y Quindío 65,9%. A la vez Vaupés con el 16,7%,
Magdalena 18,9%, Cesar 20%, Chocó 22,5% y Córdoba 23,4%, son los
departamentos que le han dado menor importancia al cumplimiento de la norma.
En el año 2002, Bogotá D.C., con el 71%, Amazonas y Vichada con el 67% y Huila
con el 66%, fueron los más cumplidos, en tanto que los mayores niveles de
incumplimiento los registran, Magdalena con el 18%, Cesar 23%, Guainía 25% y
Chocó con el 30%.

Se ha avanzado en los procesos de concientización y capacitación de los niveles

directivos, con las bases de tipo conceptual y procedimental en lo referente al
papel del control interno contable como herramienta en el desempeño eficiente y
transparente de la función pública.

De esta manera, los informes de control interno contable presentaron a los

representantes legales, un reflejo de la situación de las áreas involucradas en la
gestión contable y las recomendaciones respectivas para superar las debilidades
encontradas en el proceso de la generación de la información financiera, en aras
de buscar mejorar permanentemente la gestión pública y garantizar la calidad
técnica del proceso.

32
La –CGN- se ha preocupado continuamente por establecer alianzas estratégicas
con los organismos de control a nivel nacional y territorial, con el fin de promover
la cultura contable y de control interno, para que todas las transacciones se
registren en forma veraz, exacta y oportuna, y se garantice la confiabilidad del
Balance General.

En el Nivel Territorial se presentó para la vigencia de 2001, un incremento bien

importante, con relación al periodo anterior, del 23% en el número de entidades
sujetas al cumplimiento de la rendición de citado informe; al pasar de 853 a 1.177
Gráfica 2-2
entidades, es decir, 200 entidades más. Lo
INFORMES CONTROL INTERNO CONTABLE
anterior, a pesar de las restricciones
NIVEL TERRITORIAL introducidas por la severa política de
2000
racionalización de gasto, que implicó la
eliminación en muchos municipios y entidades
1000 territoriales de las dependencias u oficinas de
0
control interno, sin perjuicio del cumplimiento de
2000
REPORTADA
853
OMISAS
1771
lo establecido en la Ley 87 de 1993 y sus
2001 1177 1559 decretos reglamentarios.

De la lectura preliminar de estos informes se pueden destacar la existencia y

cumplimiento de planes de mejoramiento, en general la existencia de adecuados
sistemas de control interno en el nivel nacional, siendo contrario para las
entidades territoriales.

Subsisten aun, en algunos entes públicos, debilidades de carácter administrativo y

contable, como la ausencia de toma física de inventarios de activos fijos, falta de
recursos físicos, financieros, humanos y tecnológicos suficientes, inexistencia o
desactualización de manuales de procedimientos y funciones, falta de integración
de los flujos de información, deficiencias en el proceso de conciliaciones
contables, existencia de saldos antiguos por depurar, entre otros.

Otros logros relacionados con el control interno y la contabilidad pública, en el

periodo de gestión analizado, fueron:

• Expedición y sanción de la Ley 716 del 24 de diciembre de 2001, relacionada

con el saneamiento contable, que las entidades y organismos públicos deberán
realizar antes de 31 de diciembre del 2003, para reflejar en sus estados
financieros la realidad económica. Esta Ley establece la obligatoriedad de que
los jefes de control interno o quienes hagan sus veces vigilen su cumplimiento,
en ejercicio de evaluación del control interno contable.

• Inclusión en el Informe del Presidente de la República al Congreso, el pasado

20 de julio, del tema sobre la evaluación del control interno contable que
incluyó cuadros estadísticos, de conformidad con lo dispuesto en el decreto
2145 de 1999.

33
• Participación activa del Contador General en el VII Encuentro y II Internacional
de Control Interno, con la participación de cerca de 1000 jefes de estas áreas,
a los cuales se les disertó, mediante conferencia, sobre la temática de los
sistemas integrados de gestión financiera.

• Realización de trece jornadas de capacitación a lo largo y ancho del país en

conjunto con el Departamento de la Función Pública y la Escuela Superior de
Administración pública -ESAP-, en las cuales nuestra entidad abordó
conferencias-taller sobre el control interno contable.

• Participación del jefe de control interno de la entidad, como delegado y

miembro principal del Consejo Asesor del Gobierno en Control Interno, para el
período 2.001, en nombre y representación del Comité Interinstitucional de
Control Interno, de acuerdo a lo dispuesto en el Decreto 2539 de 2000.

El Proceso de Auditoría
Es sabido que todo programa de auditoría, como parte esencial de un proceso de
indagación está enmarcado dentro de un enfoque, entendido éste como la
definición de las estrategias a desarrollar basadas en el conocimiento del cometido
estatal del ente público y la necesidad de concentración del trabajo de auditoría.

Tal enfoque debe estar enmarcado dentro del concepto de auditoría integral, es
decir, que permite ver al organismo como un todo y en el área particular del
sistema de control interno considerar aspectos tales como: la evaluación de los
riesgos, el control circundante, los mecanismos de información y comunicación,
actividades de supervisión y razonabilidad de los controles.

La mencionada estrategia se materializa a través de un proceso, dado por las

etapas de la planeación, ejecución, evaluación –objetivación de hallazgos- y
comunicación de los resultados y recomendaciones.

En la configuración del plan de auditoría, se deben fijar con palmaria claridad los
objetivos que se pretenden cumplir y que deben ser consonantes con las tareas a
abordar por parte de los auditores a fin de permitir de manera eficaz la obtención
de la evidencia suficiente y competente para la sustentación de las conclusiones
del respectivo informe.

Lo anterior dentro de las tareas que la ley les ha encomendado a las oficinas de
control interno o quienes hagan sus veces, resumidas en la Guía Básica de las
Oficinas de Control Interno emitida por el Consejo Asesor del Gobierno en la
materia8, a saber:

8
En consonancia con el Decreto 2145 de 1999 sobre el Sistema Nacional de Control Interno.

34
a) Acompañar y asesorar. Es una de las funciones básicas de las oficinas de
control interno, con base en la cual éstas deben desarrollar su capacidad de
gestión, con el propósito de mejorar la efectividad del ente público.

b) Realizar evaluaciones. Como herramienta de medición y seguimiento en la

cual se desarrollan auditorías específicas y de procesos, que soportan la
evaluación integral del Sistema de Control Interno.

c) Fomentar la cultura del control. En este concepto se incluyen la capacitación

y divulgación, la sensibilización en el ambiente de control, el diseño de valores
éticos organizacionales y el logro del compromiso de los órdenes directivos con
el tema de Control Interno.

d) Relación con entes externos. Teniendo en cuenta que las oficinas de control
interno son un elemento catalizador del sistema de control interno institucional,
deben ser quienes faciliten las visitas de control externo y coordinen la
elaboración de los informes de la entidad, relacionados con estos.

Anexo No. 1

MARCO LEGAL DE LA CONTABILIDAD PUBLICA EN COLOMBIA

CONSTITUCION
POLITICA DE COLOMBIA
1991 TEMA
ARTICULO 354 Crea la figura del CONTADOR GENERAL DE LA NACION con las
funciones específicas de uniformar, centralizar y consolidar la
contabilidad pública, elaborar el Balance General y determinar las
normas contables que deben regir en el país.

LEYES TEMA

Ley 298 del 23 de Julio de Desarrolla el artículo 354 de la Constitución Política de la República de
1996 Colombia, crea la Contaduría General de la Nación como una Unidad
Administrativa Especial, adscrita al Ministerio de Hacienda y Crédito
Público, y se dictan otras disposiciones sobre la materia.
Ley 43 de 1990 Reglamentaria de la profesión de Contador Público, aplicable en todo lo
que tiene que ver con el ejercicio de la profesión en los distintos entes
públicos.
Decreto Ley 410 de 1971 Conocido como Código de Comercio, adicionado y reformado mediante
la Ley 222 del 20 de diciembre de 1995
Leyes 38/89, 179/94 y Compiladas en el Decreto 0111 del 15 de enero de 1996, constituyen el
225/95 estatuto orgánico del presupuesto
Ley 87 de 1993 Establece la obligatoriedad de implementar el Control Interno en la
Administración Pública, con el fin, entre otros, de velar por el adecuado
cumplimiento de la normatividad que sobre contabilidad pública
establezca el Contador General de la Nación.

35
LEYES
Ley 358 de 1997
Ley 489 del 29 de
diciembre de 1998 Arts.
38 al 48
Ley 510 del 4 de agosto
de 1999
Ley 549 del 28 de
diciembre de 1999,
artículo 9, inciso final
Ley 550 del 30 de
diciembre de 1999
artículo 63
Ley 617 del 6 de octubre
de 2000
Ley 715 del 21 de
diciembre de 2001
Ley 716 del 24 de
diciembre de 2001
DECRETOS
Decreto 001 de 1984
Decreto 266 del 22 de
febrero de 2000
Decreto 2145 del 4 de
noviembre
De 1999 artículo 5, literal
a), segundo inciso
TEMA
Por la cual se reglamentó el artículo 364 de la Constitución Política y se
dictaron disposiciones en materia de endeudamiento territorial. Se
dispuso que el cálculo del ahorro operacional y los ingresos corrientes se
deben realizar con base en las ejecuciones presupuestales soportadas
en la contabilidad pública en el año inmediatamente anterior.
Estatuto de la Administración Pública. Conformación de la rama ejecutiva
del sector público colombiano para determinar el ámbito de aplicación de
la normatividad contable pública.
Reforma financiera. Necesidad de que los intermediarios financieros
exijan la información financiera.
Financiación del pasivo pensional de las entidades territoriales. Creación
del Fondo Nacional de Pensiones para dichas entidades. La Contaduría
General de la Nación, verificará la existencia de los recursos y reservas
necesarios para responder por los pasivos pensionales en la forma
prevista en la presente Ley.
Intervención económica para la reactivación empresarial. Armonización
de las normas contables con los usos y reglas internacionales, para
efectos de garantizar la calidad, suficiencia y oportunidad de la
información que se suministre a asociados y a terceros.
Por la cual se reforma parcialmente la Ley 136 de 1994, el Decreto
Extraordinario 1222 de 1986, se adiciona la Ley Orgánica de
Presupuesto, el Decreto 1421 de 1993, se dictan otras normas
tendientes a fortalecer la descentralización, y se dictan normas para la
realización del gasto público nacional.
Por la cual se dictan normas orgánicas en materia de recursos y
competencias de conformidad con los artículos 151, 288, 356 y 357 (Acto
Legislativo 01 de 2001) de la Constitución Política y se dictan otras
disposiciones, para organizar la prestación de los servicios de educación
y salud, entre otros.
Por la cual se expiden normas para el saneamiento de la información
contable en el sector público y se dictan disposiciones en materia
tributaria y otras disposiciones.
TEMA
Establece el Código Contencioso Administrativo, en lo que tiene que ver
con la reglamentación sobre la actuación administrativa y el derecho de
petición e información.
Basado en la Ley 573. Establece la forma como se deben hacer los
avalúos a través del Instituto Geográfico Agustín Codazzi y los de
reconocido valor técnico de la Lonja de Propiedad Raíz. Medición de la
información del nivel territorial (Ministerio del Interior)
“Dentro del informe que el Presidente de la República debe presentar al
Congreso de la República al inicio de cada legislatura se incluirá un
acápite sobre el avance del Sistema de Control Interno del Estado, el
cual contendrá entre otros lo relacionado con el Control Interno Contable
de acuerdo con los parámetros indicados por la C.G.N.”
36
CIRCULARES EXTERNAS

Numero Fecha TEMA

C.E007 11-Abr-96 Normas Técnicas relativas a los Libros de Contabilidad.
C.E.011 15-Nov-96 Depreciación. Agotamiento, Amortización y Provisión.
C.E.013 2-Dic-96 Instrucción reconocimiento, valuación y revelación de las operaciones
financieras, económicas y sociales.
C.E.012 2-Dic-96 Instrucciones sobre el registro contable del proceso de causación,
recaudo y consignación de los ingresos de la nación y conciliación saldos
operaciones recíprocas.

C.E.014 17-Dic-96 Normas técnicas relativas a las notas a los estados contables.

C.E.016 30-Dic-96 Normas técnicas relativas a la aplicación de los ajustes por inflación.

C.E.015 30-Dic-96 Instrucciones registro contable de las cuentas de presupuesto en la clase

0
CE.017 13-Mar-97 Normas técnicas sobre sociedades de economía mixta sometidas al
régimen de empresas industriales y comerciales del estado.
C.E.018 16-Mar-97 Fechas de corte y presentación informes financieros, económicos y
social año 1.997.
C.E.019 6-Nov-97 Normas Técnicas Relativas a la Valoración de las Inversiones a precios
de mercado.
C.E.020 22-Dic-97 Modificación a la C.E. 019 del 6 de Noviembre de 1.997, relativa a las
normas técnicas de Valoración de Inversiones Financieras a Precios de
Mercado
C.E.021 13-Feb-98 Normas técnicas de Contabilidad relativas a los Estados Contables
básicos Individuales y Consolidados
C.E.022 18-Feb-98 Normas - Otros Activos, Cargos Diferidos y Vinculadas
C.E.023 16-Mar-98 Reconocimiento de los Recursos Naturales y del Medio Ambiente

C.E.024 24-Jul-98 Norma sobre pasivos pensionales.

C.E.025 18-Ago-98 Medidas precautelativas respecto a los "Paquetes" Contables para el
año 2000
C.E.026 26-Nov-98 Norma técnica relativa a los inventarios que trata el numeral 5.7.2.1 del
PGCP
C.E.028 21-Dic-98 Normas relativas a Depreciación y ajustes por Inflación para el caso de
propiedades, Plantas y Equipos de Menor Cuantía.

C.E.027 21-Dic-98 Tratamiento contable de la Contribución sobre Transacciones financieras

C.E.029 18-Feb-99 Identificación de los bienes inmuebles que poseen las entidades públicas
del país.
C.E.030 15-Mar-99 Modificaciones a la estructura del Catálogo General de Cuentas que
deben aplicar las entidades que formen del Sistema Integrado de
Información Financiera - SIIF.

37
CIRCULARES EXTERNAS

Numero Fecha TEMA

C.E.031 12-Ene-00 Sistema de control interno contable y el contenido del informe referente a
su evaluación.
C.E.032 14-Feb-00 Proceso de identificación y reclasificación de saldos por depurar, e
incorporación de partidas no reconocidas.
C.E. 033 15-Feb-00 Modifica el modelo instrumental del Catálogo General de Cuentas y
marco de referencia para los procedimientos contables en entidades del
nivel Nacional (SIIF)
C.E. 036 27-Dic-00 Instrucciones relativas a estructuración, elaboración y presentación del
estado de flujos de efectivo.
C.E. 035 27-Dic-00 Instrucciones para el tratamiento administrativo y contable que deben dar
a la facturación y las glosas, las Instituciones Prestadoras de Servicios
de Salud - IPS públicas
C.E. 034 27-Dic-00 Instrucciones relativas al reconocimiento de las compensaciones y pago
de sentencias y conciliaciones judiciales
C.E. 040 28-Dic-00 Instrucciones para la aplicación del método de participación patrimonial
en la valoración de inversiones patrimoniales.
C.E.039 28-Dic-00 Instrucciones para el diligenciamiento del informe del movimiento de las
cuentas por pagar
C.E.038 28-Dic-00 Instrucciones para cierre de la cuenta Principal y Subalterna

C.E. 037 28-Dic-00 Instrucciones para el manejo contable, la agregación y/o consolidación
de la información financiera, económica y social, de los órganos de
control, corporaciones públicas y demás organismos del nivel territorial
con autonomía administrativa y financiera pero sin identidad jurídica, en
la administración central de la respectiva entidad territorial

C.E. 041 19-Jun-01 Instrucciones para la presentación de la información financiera,

económica y social
C.E. 042 23-Ago-01 Por la cual se establecen las actividades mínimas a realizar por los jefes
de control interno o quienes hagan sus veces con relación al control
interno contable y la estructura de los informes establecidos en la
Resolución 196 de 2001 de la CGN.
C.E.043 11-Sep-01 Circular Conjunta Superintendencia Nacional de Salud – Contaduría
General de la Nación; Información Básica de empresas sociales del
estado e instituciones hospitalarias.
C.E. 044 26-Sep-01 Aplicación del sistema de ajustes por inflación para efectos contables y
presentación de información ante la Contaduría General de la Nación por
parte de las entidades públicas financieras vigiladas por la
Superintendencia Bancaria o por la Superintendencia de la Economía
Solidaria.
C.E. 045 19-Oct-01 Instrucciones para la realización de avalúos para efectos contables, de
los bienes inmuebles de los entes públicos en los niveles nacional y
territorial de los sectores central y descentralizado.
C.E. 046 29-Oct-01 Instrucciones para el tratamiento contable que deben aplicar las
entidades territoriales y las Direcciones de Salud para el registro de las
operaciones relacionadas con los recursos que financian el sector salud.
C.E. 047 29-Nov-01 Divulgación de los parámetros empleados en el proceso de
consolidación.

38
CIRCULARES EXTERNAS

Numero Fecha TEMA

C.E. 048 17-Dic-01 Por la cual se adicionan las actividades mínimas a realizar por los jefes
de control interno o quienes hagan sus veces de las entidades y
organismos pertenecientes al Sistema Integrado de Información
Financiera –SIIF-..
C.E. 049 25-Feb-02 Modificación del procedimiento establecido en la Circular Externa 046 del
29 de octubre de 2001.

CARTAS CIRCULARES
Numero Fecha TEMA
C.C.003 23-Sep-95 Idem. a la anterior, dirigida a representantes legales.
C.C.002 23-Sep-95 Idem. a la anterior, dirigida a alcaldes.
C.C.001 23-Sep-95 Solicitud a los gobernadores información 1.995
C.C.004 7-Dic-95 Instrucciones para garantizar la razonabilidad y consistencia de la
información financiera remitida.
C.C.005 19-Ene-96 Alcance de las Notas explicativas a los Estados Financieros.
C.C.006 8-Mar-96 Características técnicas de paquetes de software contable, financiero y
presupuestal.
C.C.007 24-Abr-96 Instrucciones para el envío de la información financiera, económica y
social.
C.C.008 21-Jun-96 Jefes Control Interno-Informe sobre implantación del P.G.C.P

C.C.009 26-Jun-96 Instrucciones para registro de los Libros Principales de Contabilidad.

C.C.010 25-Oct-96 Inst. presentación información financiera, económica y social con corte al
30/09/96 y 31/12/96.
C.C.011 20-Ene-97 Información sobre reestructuración de áreas financieras y contables.

C.C.012 26-Feb-97 Auditoría del Balance General del Departamento, Distrito o Municipio,
con corte a 31/12/96
C.C013 31-Dic-97 Instrucciones sobre la presentación de la información financiera,
económica y social a 31 Dic/97 y aplicación a C.E 019 - 020

C.C 014 16-Ene-98 Información sobre participación patrimonial

C.C 015 5-Oct-98 Identificación del código de una entidad.

C.C 017 8-Ene-99 Instrucciones operativas preliminares, para las entidades de la

Administración Central Nacional que se incorporen al Sistema Integrado
de información Financiera - SIIF.
C.C 016 8-Ene-99 Informe sobre el Control Interno Contable

C.C 018 27-Oct-99 Adopción de medidas necesarias para garantizar que el cambio de
milenio no genere ningún traumatismo frente a sus obligaciones de
presentación de información ante la Contaduría.
C.C 019 27-Nov-99 Sistema de Ajustes Integrales por Inflación

39
CARTAS CIRCULARES
Numero Fecha TEMA
C.C 020 31-Ene-00 Relación de Bienes Inmuebles.

C.C.021 26-Abr-00 Sistema de Validación e información año 2000

C.C.022 30-May-00 Suministro de información en cambios de gobernadores, alcaldes,

gerentes y demás representantes legales de entidades.

C.C.023 20-Sep-00 Modificación a la Carta Circular No. 022 del 30 de mayo y al Instructivo
No. 12 del 29 de agosto de 2000, expedidos por la Contaduría General
de la Nación -CGN- relacionados con el suministro de información
cuando se producen cambios de gobernadores, alcaldes, gerentes y
demás representantes legales de entidades y corporaciones públicas del
orden territorial.
C.C.024 3-Nov-00 Instrucciones sobre la presentación de la información financiera,
económica y social correspondiente al 31 de diciembre de 1999 y la
aplicación de la Circular Externa N° 021 y el Instructivo 006 del 13 de
febrero de 1998.

C.C.025 27-Dic-00 Pautas mínimas para la implementación del Plan General de

Contabilidad Pública que regirá a partir del 1º. de enero del 2001.
C.C.026 28-Dic-00 Instrucciones para la presentación homologada de la información
financiera, económica y social correspondiente al 31 de diciembre de
2000 de conformidad con la estructura del Catálogo General de Cuentas
vigente a partir del 1º de enero de 2001.

C.C.027 2-Mar-01 Cierre del Módulo Contable en SIIF

C.C.028 4-Oct-01 Detalle de la información financiera correspondiente a los recursos

públicos administrados por terceros.
C.C.029 19-Nov-01 Disposiciones relativas a la observancia de lo dispuesto en el artículo 80
de la Ley 617 de 2000, cumplimiento y oportunidad en el envío de la
información financiera, económica y social a la Contaduría General de la
Nación -CGN-.
C.C.030 30-Nov-01 Precisar el alcance de lo dispuesto mediante la Circular Externa 044 del
26 de septiembre de 2001 y aclarar diversas interpretaciones dadas por
las entidades sujetas al ámbito de aplicación.
C.C.031 5-Dic-01 Conciliación de los saldos de operaciones recíprocas originadas en los
aportes parafiscales, contribuciones al régimen de seguridad social y
otros aportes.

C.C.032 10-Ene-02 Alcance de las resoluciones 364 y 395 de 2001, expedidas por la CGN

C.C.033 8-Feb-02 Obligatoriedad del saneamiento contable de las entidades del sector
público
C.C.034 9-Feb-02 Preparación y presentación del estado de Flujo de efectivo
correspondiente al corte del 31 de diciembre de 2001, para las Empresas
Industriales y Comerciales del Estado y Sociedades de Economía Mixta
pertenecientes al sector financiero.

40
INSTRUCTIVOS
Número Fecha TEMA
1 18-Oct-96 Instructivo operacional para el correcto diligenciamiento del modelo
C.G.N.- 96-001 denominado Catalogo de Cuentas
2 18-Oct-96 Instructivo operacional para el correcto diligenciamiento del modelo
C.G.N.- 96-002 denominado Información sobre saldos de operaciones
recíprocas
3 2-Dic-96 Instrucciones para el registro contable del proceso de causación,
recaudo y consignación de los ingresos de la nación.
4 17-Dic-96 Instrucciones para la elaboración y presentación de las Notas a los
Estados Contables.
5 6-Nov-97 Instrucciones para la valoración de inversión a precios de mercado C.E
19 y 20/97
6 13-Feb-98 Elementos para la Estructura de los Estados Contables C:E: 021 y Anexo
Instructivo No.006
7 18-Feb-98 Determinación y registro de los Ajustes por Inflación, según lo expuesto
en los numerales 5,6 Normas Generales de Contabilidad Pública y 6,2,3
aplicación de los ajustes por inflación, del Plan General de Contabilidad
Pública.
8 24-Jun-98 Procedimiento para el reconocimiento de las pasivos pensionales del
sector público de que trata la Circular Externa No. 024 de 24 de junio de
1998.
9 18-Feb-99 Procedimiento general para el diligenciamiento del formato, en archivo
ASCII, denominado "Relación de bienes inmuebles".
10 18-Feb-99 Instructivo Operacional para la homologación de saldos de la información
contable básica al 01 de enero de 1999, de que trata el númeral 3.2 de la
Carta Circular No 17 de febrero 15 de 1999.
11 23-Sep-99 Instructivo para la supresión de obligaciones y derechos recíprocos entre
entidades del orden nacional por concepto de cuotas partes pensionales,
de conformidad con el Dec.1404 de Minhacienda, aplicables a las
entidades del nivel nacional que deban pagar cuotas partes en virtud de
la Ley 33 de 1985 y demás disposiciones.
12 29-Ago-00 Procedimiento para la entrega de la información financiera, económica y
social, de los bienes, derechos y obligaciones de los entes públicos, por
parte de los representantes legales salientes a los elegidos o
nombrados, de que trata la Carta Circular No 022 de 30 mayo de 2000
13 12-Jun-01 Procedimiento contable para el desarrollo e implantación del programa
"Computadores para educar".

RESOLUCIONES

Número Fecha TEMA

4444 21-Nov-95 Aprobación del Plan General de Contabilidad Pública-P.G.C.P

152 25-Jul-97 Se establecen obligaciones de información para los Entes Públicos de

los Niveles Nacional y Territorial. (DEROGADA POR LA RES. 373 Dic.
de 1999)

41
RESOLUCIONES

Número Fecha TEMA

320 14-Dic-98 Por la cual se modifica la resolución 152 en cuanto a los Plazos para la
presentación de la Información Financiera Económica y Social.
(DEROGADA POR LA RES. 373 Dic. de 1999)
40 15-Mar-99 Por la cual se incorporan algunas adiciones y modificaciones al Marco
conceptual y al Modelo instrumental del - GCP-, expedido y adoptado
mediante Resol. 4444 del 21 de noviembre de 1995,.
139 17-May-99 Por medio de la cual se precisan los criterios y procedimientos con los
cuales la CGN ejecuta técnicamente los procesos de consolidación del
sector público y de sus niveles nacional y territorial, los cuales deberán
adoptarse progresivamente por los entes públicos y se dictan otras
disposiciones.
373 20-Dic-99 Modifica la Resolución 152 del 25 de julio de 1997, Resolución 320 del
14 de diciembre de 1998, en lo que respecta a requisitos y plazos para
la presentación de la información Financiera, Económica y Social por
parte de los entes públicos de los niveles nacional y territorial. ante la
CGN.
377 23-Dic-99 Por medio de la cual se modifica el Plan General de Contabilidad Pública
adoptado mediante la Resolución 4444 del 21 de noviembre de 1995, y
se dictan otras disposiciones.

379 27-Dic-99 Por la cual se determina el tratamiento contable de las reservas

probadas de hidrocarburos y la explotación conferida a ECOPETROL
5 17-Ene-00 Complementa el modelo instrumental del Plan General de Contabilidad
Pública, se autorizan los libros auxiliares en el marco del Sistema
Integrado de Información Financiera SIIF y otras disposiciones
150 30-Jun-00 Obligaciones adicionales a algunas entidades sujetas al ámbito de
aplicación del plan general de contabilidad pública, respecto a períodos y
plazos de presentación de la información financiera, económica y social.

400 1-Dic-00 Por la cual se adopta el nuevo Plan General de Contabilidad Pública y se
dictan otras disposiciones

65 2-Abr-01 Por la cual se amplían los plazos para la presentación de la información

Financiera, Económica y Social a la Contaduría General de la Nación por
parte de las entidades circunscritas en el Sistema Integrado de
Información Financiera - SIIF
77 20-Abr-01 Por la cual se amplían los plazos para la presentación de la información
Financiera, Económica y Social a la Contaduría General de la Nación por
parte de las entidades públicas vigiladas por la Superintendencia
Bancaria
196 23-Jul-01 Por la cual se dictan disposiciones relacionadas con el control interno
contable
276 18-Oct-01 Por medio de la cual se modifica el Plan General de Contabilidad Pública
– PGCP adoptado mediante la Resolución 400 de 2000, en lo relativo a
los métodos de valuación, la estructura del Catálogo General de Cuentas
en lo referente a las valorizaciones de las propiedades planta y equipo y,
el ajuste por inflación de los mismos.

42
RESOLUCIONES

Número Fecha TEMA

351 21-Nov-01 “Por medio de la cual se modifica el Plan General de Contabilidad
Pública - PGCP adoptado mediante la Resolución 400 de 2000, en lo
relativo a la aplicación del Sistema de Ajustes Parciales por Inflación"
365 29-Nov-01 “Por la cual se modifica parcialmente la Resolución 400 del 1º. de
diciembre de 2000."
364 29-Nov-01 “Por medio de la cual se modifica el Plan General de Contabilidad
Pública - PGCP adoptado mediante la Resolución 400 de 2000, en lo
relativo a la aplicación del Sistema de Ajustes Integrales por Inflación."
395 24-Dic-01 “Por medio de la cual se modifican las Resoluciones 373 de 1999, 150
de 2000 y se dictan otras disposiciones".
1 4-Ene-02 Por medio de la cual se modifica el Plan General de Contabilidad Pública
- PGCP adoptado mediante la Resolución 400 de 2000, en lo relativo a la
estructura del Catálogo General de Cuentas en lo referente a las
valorizaciones de las propiedades planta y equipo.
27 25-Ene-02 "Por medio de la cual se establece excepción a la aplicación del artículo
5o de la Resolución No. 364 del 29 de noviembre de 2001"
28 28-Ene-02 "Por medio de la cual se dictan disposiciones relativas a los plazos que
deben observar las entidades de la Administración Central Nacional que
forman parte del Sistema Integrado de Información Financiera- SIIF
Nación- , para el envío de su información financiera, económica y social
a la CGN "
49 12-Feb-02 "Por medio de la cual se modifica el Catálogo General de Cuentas del
Plan General de Contabilidad Pública - PGCP adoptado mediante la
Resolución 400 de 2000, en lo relativo al reconocimiento y revelación de
los hechos financieros, económicos y sociales de las Entidades
descentralizadas de fomento y desarrollo regional. "
63 22-Feb-02 Por medio de la cual se modifica la Resolución 400 de 2000, en lo
relativo al reconocimiento y revelación de los recursos que la Nación
transfiere a las entidades territoriales.
108 22-Abr-02 Por la cual se amplían los plazos para la presentación de la información
Financiera, Económica y Social a la Contaduría General de la Nación por
parte de las entidades públicas vigiladas por la Superintendencia
Bancaria.
116 26-Abr-02 Por la cual se modifica la resolución Nº 063 del 22 de febrero de 2002.
121 2-May-02 Por la cual se expiden normas relativas a la asignación de recursos del
Sistema General de Participaciones a que se refiere la ley 715 de 2001.

43
 EL SISTEMA NACIONAL
DE CONTABILIDAD PÚBLICA
Y EL PROCESO CONTABLE

1. ¿Qué es la contabilidad pública?

La contabilidad es un sistema que permite identificar, medir, procesar y comunicar

información financiera para tomar decisiones, emitir juicios y ejercer la función de
control. Es una herramienta básica tanto de la administración privada como de la
administración pública. Por contabilidad pública se entiende la rama especializada
de la contabilidad que permite desarrollar los diversos procesos de medición,
información y control en la actividad económica de la administración pública.

Es con base en la contabilidad pública que los hechos económicos en los cuales
intervienen los entes públicos quedan registrados en cuentas, de tal forma que en
todo momento puede conocerse el estado de los derechos y obligaciones, así
como el grado de cumplimiento del recaudo de los distintos ingresos tributarios,
las inversiones, costos y gastos inherentes al proceso económico, financiero,
social, ambiental y presupuestal, efectuados en desarrollo de la función
administrativa o cometido estatal.

2. ¿En qué consiste la figura

del Contador General de la Nación?

La Constitución de 1991 reconoció la importancia de la contabilidad pública como

instrumento de gestión del Estado y en su artículo 354 estableció que:

"Habrá un Contador General, funcionario de la rama ejecutiva, quien llevará la

contabilidad general de la Nación y consolidará ésta con la de sus entidades
descentralizadas territorialmente o por servicios, cualquiera que sea el orden al
que pertenezcan, excepto la referente a la ejecución del Presupuesto, cuya
competencia se atribuye a la Contraloría”.

"Corresponden al Contador General las funciones de uniformar, centralizar y

consolidar la contabilidad pública, elaborar el balance general y determinar las
normas contables que deben regir en el país, conforme a la ley”.

3. ¿Qué es la Contaduría
General de la Nación?

Con el objeto de que el Contador General de la Nación pudiera realizar las

funciones establecidas por la Constitución, se creó, mediante los decretos 85 y 86
de 1995, la Dirección General de la Contabilidad Pública del Ministerio de

44
Hacienda y Crédito Público. Posteriormente la Ley 298 de 1996 dio origen a la
Contaduría General de la Nación como unidad administrativa especial adscrita al
Ministerio de Hacienda y Crédito Público.

4. ¿Cuáles son las principales funciones

de la Contaduría General de la Nación?

Las principales funciones que le corresponden a la Contaduría General de la

Nación son:

• Determinar las políticas, principios y normas sobre contabilidad que deben regir
en el país, para todo el sector público.

• Establecer las normas técnicas generales y específicas, sustantivas y

procedimentales que permitan uniformar, centralizar y consolidar la
contabilidad pública.

• Llevar la contabilidad general de la Nación.

• Señalar y definir los estados financieros y los informes que deben elaborar y
presentar las Entidades y Organismos del sector público.

• Elaborar el Balance General de la Nación, someterlo a la auditoria de la

Contraloría General de la República y presentarlo al Congreso de la República
para su conocimiento y análisis.

• Establecer los libros de contabilidad que deben llevar las entidades y

organismos del sector público, los documentos que deben soportar legal,
técnica, financiera y contablemente las operaciones realizadas, y los requisitos
que éstos deben cumplir.

• Emitir conceptos y absolver consultas relacionadas con la interpretación y

aplicación de las normas expedidas por el Contador General de la Nación.

• Impartir las normas y procedimientos para la elaboración, registro y

consolidación del inventario de los bienes del Estado.

• Producir informes sobre la situación financiera y económica de las entidades u

organismos sujetos a su jurisdicción.

• Coordinar con los responsables del control interno y externo de las entidades
señaladas en la Ley, el cabal cumplimiento de las disposiciones contables.

45
• Determinar las entidades públicas y los servidores de las mismas responsables
de producir, consolidar y enviar la información requerida por la Contaduría
General de la Nación.

• Imponer a las entidades, a sus directivos y demás funcionarios, las medidas o

sanciones que sean pertinentes por infracción a las normas expedidas por la
Contaduría General de la Nación.

• Ser autoridad doctrinaria en materia de interpretación de las normas contables

y sobre los demás temas que son objeto de su función normativa.

5. ¿Qué es el Sistema Nacional

de Contabilidad Pública?

El Sistema Nacional de Contabilidad Pública se define en el artículo 7º. de la Ley

298 de 1996 como:

"(... ) el conjunto de políticas, principios, normas y procedimientos técnicos de

contabilidad, estructurados lógicamente, que al interactuar con las operaciones,
recursos y actividades desarrollados por los entes públicos, generan la
información necesaria para la toma de decisiones y el control interno y externo de
la administración pública ".

6. ¿Qué es el Plan General

de Contabilidad Pública?

El Plan General de Contabilidad Pública (PGCP) comprende un conjunto

interrelacionado de conceptos, normas, procedimientos e instrumentos contables,
que considerados conjuntamente con los demás elementos del S.N.C.P, permiten
la producción de información financiera, económica y social de carácter público.
El PGCP se desarrolla mediante un Marco Conceptual y un Modelo Instrumental.

El Marco Conceptual involucra los postulados, objetivos, usuarios, características,

requisitos, principios y normas técnicas como resultado de considerar, interpretar y
conciliar la función social propia de los entes públicos con el entorno económico y
financiero.

El Modelo Instrumental contiene el Catálogo General de Cuentas y el Manual de

Procedimientos de obligatoria aplicación por parte de los entes públicos.

46
 7. ¿Qué es el proceso contable
y cuales son sus fases?

El proceso contable es aquella actividad técnica que, dirigida por un Contador

Público y mediante la aplicación del PGCP, permite que a partir de la información
derivada de los hechos financieros económicos y sociales, se obtengan los
estados financieros que revelen la situación de las entidades, para cumplir con los
objetivos de gestión control, cultura ciudadana y, análisis y divulgación

Este proceso comprende las fases de reconocimiento, valuación y revelación

8. ¿En qué consiste la fase

de reconocimiento?

Esta fase se presenta cuando surge un hecho económico nuevo, es decir, cuando
existe de por medio una transacción que afecta la situación financiera, económica
y social del ente público y consta de las siguientes etapas: identificación, en donde
se determina la ocurrencia de hechos o transacciones objeto de contabilización;
clasificación, en donde se determina la ubicación de la operación dentro del
Catálogo General de Cuentas, de acuerdo con su naturaleza; medición, etapa en
la que se determina la unidad de medida por la cual debe registrarse la operación,
y, finalmente, el registro, en donde se elaboran los comprobantes de la
contabilidad y se efectúan los registros en los libros de contabilidad.

9. ¿Qué es la fase de valuación?

Esta fase se presenta cuando, una vez realizada y registrada a valor histórico la
transacción económica, se requiere que de acuerdo con las normas contables
aplicables, se reflejen contablemente las situaciones económicas que afecten el
valor inicial de la transacción. Se consideran las etapas de identificación,
clasificación, medición y registro, definidas en la misma forma que en la fase de
reconocimiento.

10 ¿En qué consiste la fase

de revelación?

Es el resultado del proceso contable expresado en el diseño y entrega oportuna de

estados e informes contables que deben contener toda la discriminación básica y
adicional que sea necesaria para una adecuada interpretación cuantitativa y
cualitativa de los hechos; permitir a los usuarios construir indicadores de
seguimiento y evaluación de acuerdo con sus necesidades, e informar sobre el
grado de avance de planes, programas y proyectos del ente público. Se estructura

47
en las etapas de análisis de la información y la preparación de los estados
contables.

El análisis de la información corresponde a la verificación de la información

producida durante las fases precedentes del proceso contable para verificar su
consistencia y confiabilidad. Por otra parte, en la preparación de los estados
contables, se determina su estructura, clasificación de partidas según su
disponibilidad o exigibilidad conforme a las normas técnicas aplicables y, las
políticas de información financiera y contable establecidas para cada ente en
particular.

11. ¿Qué son los estados contables?

Los estados contables nos revelan la situación o actividad del municipio o las
entidades públicas locales, enmarcados en los objetivos, postulados,
características, requisitos, usuarios, principios, y normas técnicas establecidas en
el Plan General de Contabilidad Pública.

Son producto del proceso contable, están orientados a revelar los estados de
situación, de actividad y de flujos de recursos físicos y monetarios a una fecha y
período determinados.

12. ¿Cómo se clasifican los estados contables?

Los estados contables son: de naturaleza cuantitativa y de naturaleza cualitativa.

Entre los primeros tenemos el balance general, de actividad financiera, económica
y social; de cambios en el patrimonio; de ahorro, inversión y financiamiento; de
flujo de efectivo. Entre los segundos están el de objetivos y el cuadro de mandos
o tablero de control.

13. ¿Cuáles son los estados contables

de naturaleza cuantitativa?

El balance general. Muestra la situación financiera, económica y social del

municipio o sus entidades, expresada en unidades monetarias, a una fecha
determinada y revela la totalidad de sus bienes, derechos, obligaciones y situación
del patrimonio público.

Actividad financiera, económica y social. Señala la actividad financiera,

económica y social del municipio y sus entidades y revela el flujo de recursos
percibidos y consumidos en cumplimiento de sus funciones, expresado en
términos monetarios durante un período determinado.

48
De cambios en el patrimonio. Presenta en forma detallada y clasificada las
variaciones que se generan, de un ejercicio a otro, en las cuentas de patrimonio.

De ahorro, inversión y financiamiento. Presenta los flujos de caja derivados de

los registros contables mediante la deducción técnica y rigurosa de la causación,
clasificados en dos secciones básicas correspondientes a los saldos netos de las
operaciones de generación interna de recursos de los entes públicos, aplicación
neta de flujos de caja a las actividades de inversión e infraestructura, y en la
segunda sección las operaciones netas correspondientes al financiamiento interno
y externo, cuyos saldos parciales son conciliables entre sí.

De valor agregado. Contiene los elementos relativos a los procesos productivos

de bienes y servicios de mercado y no mercado, necesarios para la obtención del
valor agregado creado por el ente público, en desarrollo de su actividad. En él se
presentan desagregadas las transacciones que conforman la producción, a la cual
se deducen los gastos en bienes y servicios consumidos durante el proceso.

Se elabora a partir de la interpretación económica de los registros contables en

términos de los conceptos de cuentas nacionales.

14. ¿Cuáles son los estados contables

de naturaleza cualitativa?

De objetivos: Proporciona información sobre los fines, objetivos y metas

estratégicas a corto, mediano y largo plazo que orientan la estructura y
funcionamiento del municipio o sus entidades. Revela su misión general, las
políticas a desarrollar en relación con el cumplimiento de los objetivos y la
información cuantificada relativa a las metas estratégicas de las diferentes áreas
funcionales que la integran, así como la información relevante de carácter social y
ecológico.

Cuadro de mandos o tablero de control. Es un conjunto de indicadores

generados por los estados contables los cuales, a través del análisis de sus
variaciones, proporcionan información sobre el grado de avance de los objetivos y
metas trazadas por el municipio o sus entidades, lo que nos informa del grado de
cumplimiento de sus funciones.

15. ¿Cuáles son los estados contables obligatorios?

Hasta el momento las entidades públicas están obligadas solamente a elaborar y

presentar los siguientes estados contables:

• Balance general.
• Estado de actividad financiera, económica y social.
• Estado de cambios en el patrimonio.

49
 LA CONTABILIDAD PÚBLICA
COMO INSTRUMENTO
PARA EL CONTROL SOCIAL

1. ¿Cuál es el objetivo de la contabilidad

pública en el nivel territorial?

La Contabilidad Pública permite registrar, conservar e interpretar la información

económica, financiera y social de entidades tales como los municipios y
departamentos generando una herramienta para la toma de decisiones y
garantizando el manejo ordenado de sus obligaciones, derechos, bienes y
recursos.

La contabilidad en las entidades territoriales:

• Posibilita la realización de seguimiento en materia administrativa y financiera.

• Genera y difunde información financiera confiable, oportuna y completa.

• Genera y divulga a la ciudadanía información relativa al uso de los recursos

públicos.

• Apoya la realización de la función de control.

La organización y funcionamiento de la contabilidad pública está ordenada por la

Constitución en su artículo 354, y reglamentada por la Ley 298 de 1996 y diversas
resoluciones, circulares y procedimientos expedidos por la Contaduría General de
la Nación.

2. ¿Cuáles son los requisitos básicos

que deben cumplir las entidades
territoriales con relación
a la contabilidad pública?

• Todos los municipios, departamentos y sus entidades descentralizadas deben

contar con una unidad encargada de llevar la contabilidad.

• El municipio, el departamento y sus entidades deben llevar la contabilidad

según las normas vigentes.

• Trimestralmente el municipio, el departamento y sus entidades deben

presentar la información financiera, económica y social según los formatos
CGN-96-001 denominado “Catálogo de Cuentas “ , CGN-96-002 denominado
“Saldos de Operaciones Recíprocas” y para las entidades de la administración

50
 descentralizada territorial, el formato CGN-98-003 denominado “Participación
Patrimonial..

• Mensualmente, para uso interno, el municipio, el departamento y sus entidades

deben elaborar tres estados contables: el balance general, el estado de
actividad financiera, económica y social, y el estado de cambios en el
patrimonio, remitirán a la CGN en forma semestral los dos primeros estados
contables y con corte a 31 de diciembre el estado de cambios en el patrimonio.
Para las entidades descentralizadas cuya naturaleza corresponda a Empresas
industriales y Comerciales del Estado y Sociedades de Economía Mixta,
adicionalmente deberán elaborar y remitir en forma semestral, el estado de
flujos de efectivo.

• La información financiera, económica y social se certifica con la firma del

alcalde o representante legal, el secretario de hacienda o jefe del área
financiera, el contador o jefe de la unidad contable y el revisor fiscal cuando
sea del caso. Dicha firma es indelegable..

• La firma de estos funcionarios es una constatación de que la contabilidad se

lleva según las normas y procedimientos debidos y que las cifras reflejan en
forma fidedigna los resultados y la situación financiera, económica y social de
la entidad.

• El municipio y el departamento deben remitir la información y los estados

contables a la Contraloría respectiva y a la Contaduría General de la Nación.

• El alcalde y el gobernador deben divulgar a la comunidad los estados

contables.

• El jefe de la oficina de control interno o el funcionario que haga sus veces debe
emitir concepto sobre la calidad y confiabilidad del sistema contable del
municipio y el departamento.

3. ¿Quiénes son responsables

de la presentación de la información
financiera, económica y social?

En el nivel descentralizado territorialmente y por servicios, son responsables ante

la Contaduría General de la Nación: los Gobernadores y Alcaldes; Secretarios de
Hacienda, Gerentes, Directores y/o Representantes Legales; jefes de áreas
financieras a cuyo cargo se encuentren las oficinas o centros contables; los
contadores y/o jefes de contabilidad y revisores fiscales cuando exista este cargo.
(Art. 2. Resolución No 373 de 20 de diciembre de 1999, norma básica de plazos y
requisitos).

51
 4. ¿Cuáles son los plazos para
la presentación de información
financiera, económica y social?

Los entes públicos responsables deberán presentar la información financiera,

económica y social de períodos intermedios y de fin de período contable ante la
Contaduría General de la Nación en las siguientes fechas:

Información a: Fecha de presentación:

31 de marzo 30 de abril
30 de junio 31 de julio
30 de septiembre 31 de octubre
31 de diciembre 15 de febrero del año siguiente al término
del período contable

(Artículo 1, Resolución 395/2001)

Las Empresas Industriales y Comerciales del Estado y las Sociedades de

Economía Mixta sujetas al ámbito de aplicación del Plan General de Contabilidad
Pública –PGCP-, que deban someter su información financiera, económica y
social a la aprobación de Asambleas de Accionistas o Juntas Directivas, deberán
remitir la correspondiente al cierre del período contable a la CGN a mas tardar el
30 de marzo del año siguiente, sin perjuicio de garantizar que la información que
quede incorporada en el Balance General de la Nación sea la aprobada por la
Asamblea General o la Junta de socios, para lo cual deberá presentarse copia del
acta respectiva.

5. ¿Cuáles son los requisitos

para la presentación de la información?

La información financiera, económica y social que presentarán en cada fecha los

entes públicos a la Contaduría General de la Nación, deberá cumplir los siguientes
requisitos:

a) Presentarse en medio magnético y formato impreso, al nivel de subcuenta y

diligenciando los formatos que para tal efecto disponga la Contaduría General
de la Nación.

b) Los formatos impresos deberán contener la firma de los funcionarios

responsables establecidos en el artículo 2 de la citada resolución. Para todos
los efectos, además de la firma del Contador y/o jefe de contabilidad deberá
indicarse el número de la correspondiente tarjeta profesional; con esas firmas
se certificará que los saldos fueron tomados fielmente de los libros de
contabilidad llevados conforme a las normas de contabilidad pública y que las

52
 cifras registradas en ellos reflejan de forma fidedigna los resultados y la
situación financiera de la entidad.

c) En los períodos correspondientes a junio 30 y diciembre 31, la información

contable básica deberá acompañarse de los estados contables reglamentados
en la circular externa 21 de 1998.

d) Las notas a los estados contables, elaboradas de acuerdo a lo establecido en

el Plan General de Contabilidad Pública, sólo se remitirán al corte del fin del
ejercicio.

e) El jefe de la oficina de control interno o quien haga sus veces deberá elaborar y
suscribir un informe ejecutivo anual al cierre del 31 de diciembre de cada año,
conforme a lo establecido en los artículos 11,12 y 13 de la resolución 196 del
23 de julio de 2001, en el que se indique el resultado de la evaluación del
Sistema de Control Interno Contable, en lo que tiene que ver con el ambiente
de control, la valoración de riesgos y las actividades de control de los procesos
para el manejo de los recursos, bienes y los sistemas de información que
garanticen que el registro de las transacciones se realiza en forma exacta,
veraz y oportuna de acuerdo con las normas expedidas por la Contaduría
General de la Nación.

f) En el caso de las entidades obligadas a tener revisor fiscal, al cierre del

ejercicio del 31 de diciembre se remitirá el dictamen correspondiente con el
pleno cumplimiento de los requisitos exigidos en la ley.

g) Los estados e informes contables, el informe sobre control interno contable y el

dictamen del revisor fiscal cuando sea del caso, deberán enviarse a la
Contaduría General de la Nación mediante comunicación firmada por el Jefe
del órgano correspondiente, Ministro o Director de Departamento
Administrativo, Gobernador, Alcalde, Gerente o Representante Legal, en los
plazos establecidos para tal fin.

h) La información debe ser certificada por el representante legal y el contador del

ente público. En caso que la entidad esté obligada a tener revisor fiscal, la
certificación deberá ser suscrita por éste.

6. ¿Cuál es el contenido del informe

ejecutivo de control interno
sobre el sistema contable?

Deberá incluir, al menos, los siguientes elementos:

a- Título.
b- Fecha de emisión.
c- Destinatario.

53
d- Introducción.

• Asuntos materia del trabajo, con indicación del período que cubre y de la
entidad evaluada.
• Identificación de las fuentes de la evidencia obtenida.
• Identificación de los procedimientos aplicados y manifestación de la fecha
hasta la cual se practicaron.
• Descripción de las limitaciones en el alcance, sentido o propósito de los
procedimientos, si los hubiere.

e- Conclusiones, referidas a los siguientes aspectos de mayor significación:

• La eficacia, eficiencia y economía de los controles asociados al proceso

contable.
• La integridad, confiabilidad, oportunidad y utilidad social de la información
financiera.
• El cumplimiento de las políticas contables y financieras externas e internas,
haciendo énfasis en las actividades mínimas de que trata el numeral 4º de
esta Circular Externa.
• La diligencia de los responsables del control interno contable en la adopción
de los correctivos, sugeridos, haciéndose énfasis en las observaciones
reiterativas no adoptadas por la administración.

f- Observaciones y recomendaciones, descripción clara y precisa de las

debilidades de mayor significación que subsisten en el proceso de la gestión
financiera y sus respectivas recomendaciones, base para la estructuración del
respectivo plan de mejoramiento.

j- Nombre completo y firma del jefe de control interno, auditor interno o quien
haga sus veces.

La evaluación integral del control interno contable expresada en estos informes,

consistirá en la manifestación de que la información financiera, económica y
social, de acuerdo con la evidencia obtenida y el cumplimiento del correspondiente
plan de mejoramiento, es confiable, oportuna y útil socialmente, expresándose en
el acápite de observaciones y recomendaciones las debilidades que existen por
mejorar.

Cuando el informe se apoye en forma sustancial en el concepto de terceros que

verse sobre evidencia a la cual no se tenga acceso o cuya evaluación sólo pueda
hacerse por profesionales especialmente calificados, en el informe deberá
revelarse esa situación.

54
 7. ¿Cuáles son los estados contables básicos
que deben ser elaborados y presentados?

Los estados contables reglamentados hasta ahora son ;

Balance general, estado de actividad financiera, económica y social, estado de

cambios en el patrimonio, y el estado de flujos de efectivo (para entidades
descentralizadas estructuradas como Empresas Industriales y Comerciales del
Estado o como Sociedades de Economía Mixta) y sus equivalentes consolidados.

La circular externa No 021 del 13 de febrero de 1998 prescribe para dichos

estados contables los siguientes objetivos:

1. Suministrar a los administradores de las entidades públicas herramientas que

les permitan evaluar objetivamente su gestión, dotándolos con instrumentos
idóneos para la toma de decisiones y el análisis de la situación financiera de
los entes públicos bajo su responsabilidad en un período determinado.

2. Precisar los estados contables que los entes públicos deben presentar a los
organismos de control y demás personas interesadas.

3. Generar mecanismos que permitan a la ciudadanía en general, ejercer

activamente la fiscalización propia de una democracia

8. ¿Qué es el balance general

y cómo se estructura?

El balance general muestra la situación financiera, económica y social de un ente

público, expresada en unidades monetarias, a una fecha determinada y revela la
totalidad de sus bienes, derechos, obligaciones y la situación del patrimonio
público.

De conformidad con el Plan General de la Contabilidad Pública (PGCP) se

configura mediante una tabulación formal de códigos numéricos, relación de
cuentas de activo, pasivo y patrimonio público, representados en términos
monetarios, que reflejan, a una fecha de corte o de cierre, la recopilación,
clasificación y resumen de los datos contables.

9. ¿Qué es el estado de actividad financiera,

económica y social y cómo se estructura?

Es un estado que revela el flujo de recursos percibidos y consumidos por el ente

público en cumplimiento de su cometido estatal, expresado en términos
monetarios, durante un período determinado.

55
Su configuración se establece mediante una tabulación formal de códigos
numéricos, de cuentas de ingresos, costos y gastos, representados en términos
monetarios.

10. ¿Qué es el estado de cambios

en el patrimonio y cómo se estructura?

Este estado presenta en forma detallada y clasificada las variaciones que se

generan, de un ejercicio contable a otro, en las cuentas de la clase 3, patrimonio.

Los elementos constitutivos de este estado contable corresponden a las cuentas

de patrimonio definidas en el Catálogo General de Cuentas.

11. ¿Qué es el estado de flujos

de efectivo y cómo se estructura?

Es un estado que revela los fondos provistos y utilizados por los entes púbicos en
desarrollo de actividades operativas, de inversión y de financiación.

Se estructura mediante la clasificación de los orígenes y aplicaciones de los flujos

de efectivo originados en las actividades que desarrollan los entes públicos y que
están relacionados con sus funciones, la inversión y fuentes de financiación

12. ¿Cómo se deben presentar y publicar

los estados contables?

1. Las entidades públicas deberán generar mensualmente, para su uso interno,

los estados contables y remitirán a la Contaduría General de la Nación, en
forma trimestral, el Balance General y el Estado de actividad financiera,
económica y social y anualmente, con corte a 31 de diciembre, el Estado de
cambios en el patrimonio, todo conforme con las fechas de presentación de la
información señaladas por la Contaduría General.

2. Los representantes legales deberán garantizar que una copia de los estados
contables remitidos a la Contaduría General de la Nación sea expuesta en un
lugar visible y de fácil acceso a la ciudadanía en general, para lo cual
impartirán las instrucciones pertinentes, sin que necesariamente deban
incluirse los códigos de grupos y cuentas que aparecen detallados en los
anexos.

3. Las entidades públicas presentarán obligatoriamente, en medio magnético o

impreso, los estados contables anteriormente descritos a nivel de cuenta
(cuatro dígitos) a la Contaduría General de la Nación y, en forma opcional, se
presentarán estructurados a nivel de grupo (dos dígitos).

56
 13. ¿Cuáles son los procedimientos para la
estructuración de los estados contables?

a. Firma de los estados contables

Los estados contables deben ir firmados por el representante legal, el jefe del área
financiera o contable, el contador y, cuando sea el caso, por el revisor fiscal de la
respectiva entidad pública.

b. Comparación de la información

Los estados contables deben incluir una columna denominada “período anterior”
en la cual se colocan las cifras correspondientes al cierre del 31 de diciembre del
año inmediatamente anterior y la columna período actual, donde se incluyen las
cifras acumuladas hasta el trimestre que se reporta.

c. Estructura individual y consolidada de los estados contables básicos

La estructura y forma de elaboración de los estados contables básicos se

encuentra desarrollada en el procedimiento No. 006 del 13 de febrero de 1998
elaborado por la Contaduría General de la Nación. Allí se explica la composición
de cada uno de los estados y se presenta el formato a utilizar.

14. ¿Qué pasos hay que seguir para

interpretar y analizar los estados contables?

Para efectos de utilizar la contabilidad pública como un instrumento que permita a

la comunidad conocer la situación de la entidad territorial y sus entidades
descentralizadas es necesario adelantar dos grandes actividades:

a. Verificar que la entidad correspondiente cumpla con las normas que regulan la
organización y funcionamiento de la contabilidad

Esta es la información básica para determinar que efectivamente el gobierno

territorial y sus entidades cuentan con la unidad contable, llevan la contabilidad
según las normas establecidas, presentan los estados contables requeridos y
reportan oportunamente la información.

b. Interpretar y analizar la información presentada en los estados contables

Esta es la actividad fundamental para poder ejercer el control social sobre la

actividad y resultados de la administración. Es necesario leer los estados
contables, interpretarlos y analizarlos para determinar si la entidad está
cumpliendo con sus objetivos, si cuenta con una adecuada situación financiera
y para entender en donde se observan resultados satisfactorios y en donde se
presentan problemas económicos y financieros.

57
 15. ¿Cómo se verifica el cumplimiento
de los requisitos sobre organización
y funcionamiento de la contabilidad?

Se puede realizar mediante la utilización de una lista de chequeo en la cual

se examina si la entidad territorial está cumpliendo con las disposiciones
establecidas en materia de contabilidad pública.

Lista de chequeo:

Respuesta
Pregunta Observaciones
Sí No

1. ¿La entidad tiene oficina contable?

2. ¿La entidad presenta oportunamente la

información a la Contaduría General?

3. ¿Divulga la información a la
comunidad?

4. ¿Elabora el balance general?

5. ¿El balance general tiene información

comparativa con el período anterior?

6. ¿Está respaldado el balance con la

firma de los funcionarios responsables?
7. ¿Elabora la entidad el estado de
actividad?

8. ¿El estado de actividad tiene

información comparativa con el período
anterior?

9. ¿Está respaldado el estado de actividad

con la firma de los funcionarios
responsables?

58
 Respuesta
Pregunta Observaciones
Sí No
10. ¿La entidad elabora el estado de
cambios en el patrimonio?

11. ¿El estado de cambios en el

patrimonio tiene información comparativa
con el período anterior?

12. ¿Está respaldado el estado de

cambios en el patrimonio con la firma de
los funcionarios responsables?

13. ¿Elabora la entidad el estado de flujos

de efectivo?
14. El estado de flujos de efectivo atiende
a la estructura establecida por la CGN y
está respaldado por las firmas de los
funcionarios responsables
15. ¿El jefe de control interno elaboró su
concepto sobre el sistema contable?

16. ¿Los estados fueron fenecidos por la

Contraloría?

16. ¿Cuáles son los estados contables que están a disposición

de los concejales, diputados y cualquier ciudadano interesado
en conocer la situación de la entidad territorial?

Como resultado del proceso contable la comunidad debe tener acceso, en los
plazos establecidos en las normas, a los estados contables y sus anexos
correspondientes. Los informes más completos son los relativos al cierre de la
vigencia. Los estados disponibles para cualquier ciudadano u organización son
las siguientes:

• Balance general, acompañado de las respectivas notas a los estados

contables.
• Estado de actividad económica, financiera y social.
• Estado de cambios en el patrimonio.
• Estado de flujo de efectivo (Para Empresas Industriales y Comerciales del
Estado o Sociedades de Economía Mixta)

59
 17. ¿Cómo interpretar los estados
contables?

Para leer, interpretar y analizar estos estados contables se requiere manejar unos
conceptos mínimos sobre la gestión local y la contabilidad. El uso de estos
conceptos y su aplicación práctica mediante indicadores o relaciones entre
variables permite identificar si una situación puede caracterizarse como buena o
mala, adecuada o inadecuada y además sugiere qué tipo de información adicional
sería necesario buscar para tener una visión más completa sobre la situación de la
entidad territorial y sus entidades descentralizadas.

18. ¿Qué tipos de indicadores existen para el

análisis de los estados contables?

La Contaduría General de la Nación ha elaborado una propuesta de indicadores

para el análisis de los estados contables, clasificados en dos grupos:

1. Indicadores de gestión.
2. Indicadores financieros de situación y de actividad.

Indicadores de gestión

Los indicadores de gestión se refieren al cumplimiento de los propósitos generales

de la administración en cuanto a la ejecución del plan de desarrollo y del
presupuesto. Desde la perspectiva del análisis de los estados contables estos
indicadores miden la ejecución en términos financieros, pero tanto la
administración como el Concejo, la Asamblea y la comunidad deben relacionar
dichas medidas con los indicadores físicos y de resultados en cada uno de los
sectores y servicios a cargo del municipio.

Indicadores financieros de situación y de actividad

Los indicadores financieros de situación y de actividad permiten examinar el

estado y la evolución de la entidad territorial o la empresa en cuanto a su
desempeño financiero. El cumplimiento de las finalidades básicas de la entidad
territorial requiere de una situación financiera sana y equilibrada que permita que
los objetivos del plan de desarrollo se cumplan en el marco de un esquema
administrativo y financiero sostenible.

19. ¿Cuáles son los indicadores

que se pueden utilizar?

En la tabla siguiente se presenta un conjunto de 34 indicadores para el análisis de

los estados contables.

60
 ÍNDICES FINANCIEROS COMPARATIVOS APLICABLES A LA
ADMINISTRACION PÚBLICA
INDICADORES
I. ÍNDICES DE EJECUCIÓN Y DESARROLLO ADMINISTRATIVO
1. Ejecución plan de desarrollo
Plan de inversión ejecutado / Plan
inversión programado.
2. Ejecución plan financiero
Plan financiero ejecutado / plan
programado.
3. Ejecución presupuesto de ingresos
Presupuesto ingresos ejecutado/
presupuesto programado.
4. Ejecución presupuesto de gastos
Presupuesto de gastos ejecutado /
presupuesto aprobado.
5. Nivel de compromisos presupuestales
Presupuesto de gastos comprometido /
Presupuesto de gastos aprobados.
6. Variación en los ingresos
Ingresos período actual / Ingresos período
anterior.
II. ÍNDICES FINANCIEROS DE SITUACIÓN
7. Liquidez financiera a corto plazo
Activos corrientes / Pasivos corrientes.
8. Prueba de liquidez inmediata o ácida
Activos corrientes - inventarios / Pasivos
corrientes.
9. Prueba de alta liquidez
Activo corriente - inventarios- cuentas y
rentas por cobrar / Pasivo corriente.
10. Rendimiento neto de propiedad,
planta y equipo
Ingresos por servicios / Total propiedad,
planta y equipo.
11. Rotación de cuentas o rentas por
cobrar
Ventas o ingresos totales / 365
Cuentas o rentas por cobrar / Ventas día.
DESCRIPCIÓN
Muestra el porcentaje ejecutado del plan de
inversiones.
Precisa el porcentaje de cumplimiento del plan
financiero.
Evidencia el nivel efectivo de recaudo en
comparación con el recaudo estimado.
Muestra el nivel efectivo de gastos realizados en
comparación con los gastos presupuestados.
Revela qué porcentaje del presupuesto de gastos
aprobado está comprometido en una fecha
determinada de corte y sirve para medir el nivel de
reservas presupuestales para el siguiente período.
Indica la variación porcentual de los ingresos de un
período a otro.
Determina la capacidad del ente territorial o
empresa para cubrir obligaciones a corto plazo
indicando la disponibilidad por cada peso de
obligación.
Mide la capacidad de cubrir obligaciones a corto
plazo indicando la disponibilidad por cada peso de
obligación sin recurrir a la venta de inventarios.
Indica la liquidez más inmediata para cubrir
obligaciones a corto plazo sin recurrir a Inventarios,
Rentas por Cobrar, Dxc y Cxc, es decir únicamente
el disponible.
Este índice señala la productividad de los activos
que intervienen en el proceso. Se aplica
principalmente a empresas manufactureras o de
servicios.
Mide el número de días promedio en que la entidad
o ente territorial recupera sus Rentas o Cuentas por
Cobrar. Se debe tener en cuenta que a mayor
número de días mayor provisión.
61
 II. ÍNDICES FINANCIEROS DE SITUACIÓN
INDICADORES
12. Rotación de cuentas por pagar
Mov. Db. Inventarios año / 365
Cuentas por pagar / Compras por un día.
13. Rotación de inventarios
Costo de ventas / Inventario promedio.
14. Capital de trabajo
Activo corriente - pasivo corriente
15. Rotación del capital de trabajo
Ventas o ingresos totales / capital de
trabajo.
16. Razón de endeudamiento total
Total pasivos / Total activos.
17. Razón de patrimonio
Patrimonio / Total de activos.
18. Razón de endeudamiento a corto
plazo
Deudas a corto plazo / Total activos
19. Razón de endeudamiento a largo
plazo
Deudas a largo plazo / Total activos.
20. Razón de deuda pública interna total.
Deuda pública interna / Total activos.
21. Índice de rentabilidad
Resultados del ejercicio / Total activos.
III. ÍNDICES FINANCIEROS DE ACTIVIDAD
22. Participación de los gastos de
administración y operativos en las
transferencias corrientes recibidas
Gastos administrativos y operativos /
Transferencias corrientes recibidas
23. Control de ingresos vs gastos totales
Ingresos totales / Gastos totales
24. Autonomía financiera sector central
Ingresos fiscales / Ingresos totales
DESCRIPCIÓN
Precisa el número de días promedio en que la
entidad o ente territorial debe estar pagando sus
Cuentas por Pagar.
Representa el número de veces que se vende o
utiliza el inventario en una entidad.
Muestra el capital neto de trabajo una vez restadas
las obligaciones o pasivos a corto plazo, es decir
con vencimientos menores a un año.
Señala la tendencia de la empresa o ente territorial
en la eficiencia con que utiliza sus activos
corrientes.
Indica el porcentaje de financiamiento de la
institución con recursos de terceros (préstamos)
para la obtención de activos.
Es el complemento de la razón de endeudamiento,
es decir, nos muestra el porcentaje en que los
activos son financiados con el patrimonio.
Indica los niveles de endeudamiento con entidades
del gobierno o financieras a corto plazo con
referencia a sus activos.
Evidencia los niveles de endeudamiento con
entidades del gobierno o financieras a largo plazo
con referencia a sus activos.
Refleja el porcentaje de endeudamiento del ente
territorial o empresa con referencia a sus activos.
Manifiesta la rentabilidad de los activos con relación
al resultado del ejercicio.
Muestra la proporción de los gastos operativos y
administrativos de la entidad con relación a las
transferencias corrientes recibidas.
Indica que en el ente territorial los Ingresos totales
guardan una proporción del X% con referencia a
los gastos totales. Este índice debe ser mayor o
igual al 100% de lo contrario existen perdidas en la
institución o ente territorial.
Refleja la participación porcentual de los ingresos
fiscales tributarios y no tributarios dentro de los
ingresos totales de la división territorial. Indica
también la capacidad para generar y recaudar sus
propias rentas. Además podemos reflejar la
variación porcentual de un período a otro.
62
 III. ÍNDICES FINANCIEROS DE ACTIVIDAD
INDICADORES
25. Relación de costos totales sobre
ingresos totales
Costos totales / Ingresos totales
26. Control de los gastos administrativos
Gastos administrativos / Ingresos totales
27. Control de los gastos administrativos
en servicios personales
Servicios personales / Gastos totales
28. Control de gastos operativos
Gastos operativos / Ingresos totales
29. Control de gastos financieros totales
Gastos financieros / Ingresos totales
30. Participación de los gastos de
administración y operativos en los gastos
totales
Gastos administrativos y operativos /
Gastos totales
31. Autonomía financiera neta del sector
descentralizado
Venta de productos y servicios / Ing
totales
32. Dependencia financiera de la
administración
Transferencias corrientes / total de
ingresos
33. Control de costos de la deuda pública
Gastos financieros deuda / total deuda
34. Control de costos de obligaciones
financieras
Gastos financieros / total obligaciones
financieras
DESCRIPCIÓN
Determina la participación porcentual de los costos
totales de producción y ventas sobre los ingresos
totales. Se aplica generalmente en las empresas de
sector descentralizado; también nos brinda la
variación de un período a otro.
Por su importancia este indicador nos permite
controlar los gastos administrativos
determinando su proporción frente a los ingresos
totales. Igualmente compara con el periodo anterior
la variación porcentual que no debe superar las
políticas generales de incrementos.
Permite controlar el rubro más importante de los
gastos administrativos determinando su proporción
frente a los gastos totales. Igualmente compara con
el período anterior la variación porcentual que no
debe superar las políticas generales de
incrementos.
Al igual que el anterior, este índice controla la
proporción de los gastos de operación del ente
estatal frente a los ingresos totales. El análisis
de su variación es de gran importancia para la toma
de decisiones
Muestra la participación de los gastos financieros
por pago de intereses, comisiones etc. al sector
financiero público o privado en relación con los
ingresos totales. El análisis de su variación muestra
el manejo de las diferentes fuentes de
financiamiento por parte del ente territorial.
Evidencia la participación de los gastos de
administración y operativos dentro de los gastos
totales. Comparativamente su variación es
importante por ejemplo en la elaboración de
presupuestos.
Determina la participación porcentual de los
ingresos propios por ventas de servicios o
productos en relación con los ingresos totales de la
entidad o empresa.
Muestra el grado de dependencia financiera de la
administración central, municipal o departamental
con las transferencias del gobierno central. El
análisis de una serie histórica revela aspectos
importantes en la generación de ingresos.
Precisa el costo de la deuda pública por
préstamos autorizados por el gobierno central.
El costo de las obligaciones financieras por
préstamos solicitados al sector bancario privado u
oficial.
63
 EJERCICIO DE ANÁLISIS
E INTERPRETACIÓN
DE LOS ESTADOS CONTABLES

Con el objeto de orientar la interpretación de los estados financieros y la utilización

de los indicadores se presenta a continuación un ejercicio de análisis de los
estados contables de una entidad territorial.

Objetivo

Contribuir a que el usuario de la información financiera, económica y social de las

entidades del nivel territorial, tenga unos elementos mínimos para interpretar las
cifras reflejadas en los estados contables con el objeto de analizarlas y tomar
decisiones. De esta manera se generan mecanismos que permiten a la ciudadanía
en general, ejercer activamente la fiscalización propia de una democracia
participativa.

Conceptos básicos para la interpretación

de los estados contables

Los estados financieros reflejan la situación, actividad y flujos de recursos del ente
público en un período determinado, desagregando por cada una de las cuentas:

• Los bienes y derechos que posee la entidad, los cuales se clasifican como
ACTIVO; las deudas y obligaciones que se tienen se clasifican como PASIVOS
y el PATRIMONIO del ente público, que es la relación entre lo que tiene y lo
que debe. Este estado se denomina BALANCE GENERAL.

• Igualmente relaciona los ingresos, los gastos y los costos causados durante
un período específico; este estado contable se denomina ESTADO DE
ACTIVIDAD FINANCIERA, ECONÓMICA Y SOCIAL.

En el ejercicio de interpretación de los estados contables que se presenta más

adelante, el período contable comprende del 1º de enero al 31 de diciembre de
2001.

El Activo reflejado en el Balance General está clasificado en Corriente y No

corriente. El activo corriente representa los valores susceptibles de convertirse en
dinero efectivo en el transcurso del año siguiente a la fecha en que se presenta el
balance y el activo no corriente es el que no cumple la característica anterior.

64
Dentro del ACTIVO se presentan cuentas tales como:

• Inversiones: Recursos aplicados en la creación y fortalecimiento de los entes

públicos, así como en la adquisición de títulos valores, destinados al
cumplimiento de políticas sociales, económicas y financieras del Estado.

Las inversiones de administración de la liquidez tienen por objeto generar un

beneficio económico para el ente inversor, como es el caso de los
rendimientos financieros.

• Rentas por cobrar: Representan los ingresos tributarios, anticipos y

retenciones pendientes de recaudo, exigidos sin contraprestación directa que
recaen sobre la renta o la riqueza, en función de la capacidad económica del
sujeto pasivo o gravando la producción, actividad y consumo.

Se reconocen por el valor determinado en las declaraciones tributarias, las

liquidaciones oficiales en firme y demás actos administrativos que liquiden
obligaciones a cargo de los contribuyentes, responsables y agentes de
retención y deben actualizarse de acuerdo con los factores de ajuste previstos
legalmente.

• Deudores: Son derechos de cobro originados en el desarrollo de las

actividades financieras económicas y sociales del ente público, que se
producen como resultado de la venta de bienes o servicios, así como los
conceptos conexos a la liquidación de rentas por cobrar, como los intereses
moratorios, sanciones y multas por extemporaneidad y demás derechos
originados en desarrollo del cometido estatal, por operaciones diferentes a los
ingresos tributarios.

• Inventarios: Comprende los bienes corporales adquiridos a cualquier título o

producidos en desarrollo de la actividad fundamental del ente público o
actividades conexas a la misma, con la intención de ser comercializados,
transformados o consumidos en la producción de bienes o prestación de
servicios o para suministrarlos en forma gratuita a la comunidad.

No constituyen inventarios los bienes destinados a formar parte de la

infraestructura propia del ente público para desarrollar su cometido estatal
(Propiedades, planta y equipo) o para uso, goce o disfrute de la comunidad
(Bienes de beneficio y uso público), ni los elementos para su mantenimiento y
construcción.

• Propiedades, Planta y Equipo: Comprende los bienes tangibles adquiridos,

construidos, o que se encuentran en tránsito, en mantenimiento o en montaje y
que se utilizan para atender necesidades sociales, mediante la producción de
bienes, la prestación de servicios, o para la utilización en la administración o
usufructo del ente público, y por lo tanto no están destinados para la venta en

65
 desarrollo de actividades comerciales, siempre que su vida útil probable, en
condiciones normales, exceda de un año, entendiéndose éste, como el tiempo
o los factores necesarios para estimar la operatividad del bien.

• Bienes de Beneficio y Uso Público e Históricos y Culturales: Comprende

los bienes destinados para el uso y goce de todos los habitantes del territorio
nacional como vías de comunicación, puentes, túneles, etc., que son de
dominio del ente público y pueden o no, ser administrados por éste. Están
orientados a generar bienestar social o exaltar los valores culturales, y
preservar el origen de los pueblos y su evolución.

• Recursos Naturales y del Ambiente: Son bienes tangibles e intangibles, que

por sus propiedades, especie, género o clase, se encuentran en la naturaleza y
el ambiente sin que hayan sido objeto de transformación.

Comprenden los recursos existentes, los formados, más todas aquellas

inversiones adelantadas y orientadas a conservar o explotar los recursos
naturales y del ambiente, así como el costo de ejecutar cualquier actividad
conexa con la conservación de los mismos.

Dentro del PASIVO tenemos:

• Operaciones de crédito público: Corresponden a aquellos actos o contratos

que tienen por objeto dotar a la entidad estatal de recursos, bienes o servicios,
con plazo para su pago, los cuales deben cumplir con las normas específicas
que regulan cada clase de operación

• Obligaciones financieras: Corresponden a las obligaciones contraidas por los

entes públicos con instituciones financieras, que dada su modalidad y términos
de financiación solo requieren ajustarse a las condiciones normales exigidas
por los prestatarios y por tanto no requieren de las formalidades propias de las
operaciones de crédito público.

• Cuentas por pagar: Comprende obligaciones del ente público adquiridas con
personas naturales o jurídicas, diferentes a las entidades financieras, en
desarrollo de sus operaciones.

• Obligaciones laborales y de seguridad social integral: Comprende las

obligaciones generadas en la relación laboral en virtud de normas legales,
convencionales o pactos colectivos, así como aquellas derivadas de la
afiliación al sistema de seguridad social integral.

66
• Pasivos estimados: Corresponde a las obligaciones a cargo del ente público
generadas en circunstancias ciertas, cuyo valor depende de un hecho futuro;
estas obligaciones deben ser justificadas, cuantificables y confiables.

• Otros Pasivos: Corresponde a las obligaciones originadas en la actuación por

cuenta de terceros, recaudos susceptibles de convertirse en ingresos a través
del tiempo y obligaciones que adquiere el ente público en su calidad de
garante. Igualmente aquellas originadas en la reclasificación como
consecuencia del proceso de depuración de saldos.

En el PATRIMONIO se encuentra:

• PATRIMONIO PUBLICO: Genéricamente, el patrimonio público es el valor de

los recursos públicos representados en bienes y derechos, deducidas sus
obligaciones necesarias para cumplir los fines estipulados en la Constitución y
la Ley.

El Patrimonio público comprende:

• Hacienda Pública: Se refiere los aportes otorgados para la creación y

desarrollo de los entes públicos del sector central del orden nacional,
departamental, distrital, municipal y demás entidades territoriales y, las
variaciones patrimoniales, originadas por la operación, los procesos de
actualización y las decisiones de terceros a favor del Estado.

Contablemente la Hacienda Pública se erige a partir del concepto Capital

Fiscal, que representa los aportes del Estado, para la creación y desarrollo
del ente público, así como la acumulación de los traslados de otras cuentas
patrimoniales, como es el caso de los resultados del ejercicio, el patrimonio
público incorporado y el deterioro por la utilización de Bienes de beneficio y
uso público.

• Patrimonio Institucional: Comprende los aportes otorgados por el sector

público y privado, para la creación y desarrollo de los entes públicos
descentralizados; igualmente incluye los recursos públicos que están
destinados a fomentar el desarrollo de un sector específico y las
variaciones patrimoniales originadas por la operación, los procesos de
actualización y las decisiones de terceros a favor de éstos.

En el Estado de Actividad Financiera, Económica y social encontramos cuentas

de INGRESOS, así:

67
• Ingresos fiscales: Corresponden a los ingresos tributarios, no tributarios,
aportes y cotizaciones, rentas parafiscales, ingresos por fondos especiales, y
sus correspondientes devoluciones y descuentos.

• Venta de bienes y servicios: Corresponden a los recursos generados en la

actividad de comercialización y prestación de servicios, tales como la venta de
productos explotados, construidos, mercancías, servicios educativos, de
administración del régimen de seguridad social en salud, servicios públicos
domiciliarios, tránsito y transporte, comunicaciones, telecomunicaciones, suerte
y azar, hoteleros y de promoción turística, financieros, de documentación e
identificación, informáticos, operaciones de los Fondos de garantías. Se
incluyen las devoluciones, rebajas y descuentos correspondientes.

• Transferencias: Son los recursos provenientes del Gobierno General, sin

contraprestación, causados por el ente público para financiar, bien sea
inversión social o bien los servicios asignados por disposiciones legales.
Dentro de las transferencias encontramos el Situado Fiscal, que es el
porcentaje de los ingresos corrientes de la Nación cedido a los departamentos
y distritos, para la atención directa, o a través de los municipios, de los
servicios que se les asignen. También incluye el situado fiscal recibido
directamente por los municipios, que cumplen con las condiciones y términos
señalados en la Ley 60 de 1993, para la descentralización de la dirección y
prestación de los servicios de salud y educación.

• Operaciones interinstitucionales: Cuentas que representan las operaciones

de aportes y traspaso de fondos de la administración central para el desarrollo
del cometido estatal. Igualmente, representan las operaciones de recaudos con
o sin situación de fondos, efectuados por un ente público, cuya causación
corresponde a otro ente público del mismo nivel, encargado de la
administración de los recursos. Así mismo, incluye el valor de los bienes
recibidos por el ente público, originados en operaciones que no tienen el
carácter de donación.

Dentro de los GASTOS encontramos:

• Gastos de administración: Corresponden a la porción de aquellos que

razonablemente deben atribuirse a actividades como dirección, planeación y
apoyo logístico de los entes públicos.

• Gastos de operación: Corresponden a la porción de aquellos que

razonablemente se atribuyen a las actividades básicas a través de las cuales
se desarrolla el cometido estatal, siempre que no estén contemplados en las
cuentas de costos de producción y ventas, por tratarse de la prestación de
servicios colectivos.

68
• Gastos estimados: Corresponden a los valores determinados racionalmente,
tendientes a cubrir la previsiones de hechos futuros ciertos derivados de las
contingencias de pérdida, u ocurrencia de eventos que pueden afectar el
patrimonio público en cuantía indeterminada, así como del valor aproximado
relativo al desgaste o pérdida de capacidad operacional de los bienes por el
uso, consumo o extinción de los mismos.

• Transferencias: Representan los recursos trasladados sin contraprestación

directa, efectuados entre los diversos niveles y sectores de la administración
pública, o de éstos hacia el sector privado, bien sea para el financiamiento del
cometido estatal de las entidades, el cumplimiento de proyectos o convenios
especiales, o como producto de los procesos de descentralización
administrativa.

• Gasto Público Social: Incluye el importe de la ejecución de recursos

destinados a cubrir las necesidades insatisfechas de la población en los
sectores básicos de salud, educación, vivienda, agua potable y saneamiento
básico, o en procura del bienestar general y mejoramiento de la calidad de vida
de la población, contemplados presupuestalmente como proyectos de inversión
o gastos de funcionamiento, en cumplimiento de lo dispuesto en normas
legales.

• Gasto de inversión social: Incluye los importes de la ejecución de los

proyectos de inversión, tendientes a la consecución de metas del cometido
estatal en cumplimiento del plan de inversiones de los respectivos planes de
desarrollo, que no son susceptibles de registrarse como activos.

• Otros gastos: Corresponden a importes de conceptos complementarios en

que incurre el ente público que no están considerados en forma específica en
las anteriores clasificaciones. Hacen parte de este grupo los gastos
extraordinarios, cuyas partidas en ocasiones provienen de actividades que no
corresponden al cometido estatal del ente, pero que igualmente generan un
impacto negativo en el patrimonio institucional.

Caso Referencial

En los cuadros siguientes se presentan el balance y el estado de resultados del

Municipio de Cuentas Claras. Esta es la información que en cumplimiento de las
disposiciones legales correspondientes ha preparado la administración municipal,
remitida al Concejo y además divulgada para conocimiento de la comunidad.

69
 MUNICIPIO DE CUENTAS CLARAS
ESTADO DE ACTIVIDAD ECONÓMICA, FINANCIERA Y SOCIAL
(Cifras en millones de pesos)

Período Período
CÓDIGO CONCEPTO
2001 2000
4000 INGRESOS $ 18,253 $ 16,725
4100 INGRESOS FISCALES 7,437 6,799
4105 TRIBUTARIOS 4,163 3,138
4110 NO TRIBUTARIOS 4,269 3,901
4115 RENTAS PARAFISCALES 20 1
4195 DEVOLUCIONES Y DESCUENTOS (DB) -1,015 -241
4200 VENTA DE BIENES 170 124
4206 CONSTRUCCIONES 170 124
4400 TRANSFERENCIAS 10,222 8,374
4403 CORRIENTES DEL GOBIERNO GENERAL 9,833 8,174
4407 SITUADO FISCAL 389 200
4700 OPERACIONES INTERINSTITUCIONALES 424 1,428
4705 APORTES Y TRASPASO DE FONDOS RECIBIDOS 424 1,428
5000 GASTOS $ 11,286 $ 10,948
5100 ADMINISTRACIÓN 7,260 6,690
5101 SUELDOS Y SALARIOS 3,893 3,600
5102 CONTRIBUCIONES IMPUTADAS 92 90
5103 CONTRIBUCIONES EFECTIVAS 137 100
5104 APORTES SOBRE LA NÓMINA 458 400
5111 GENERALES 1,450 1,300
5120 IMPUESTOS, CONTRIBUCIONES Y TASAS 1,230 1,200
5200 DE OPERACIÓN 1,052 1,492
5202 SUELDOS Y SALARIOS 992 1,435
5207 APORTES SOBRE LA NOMINA 60 57
5300 PROVISIONES, AGOTAMIENTO, DEP. Y 520 565
AMORTIZACIÓN
5303 PROVISIÓN PARA RENTAS POR COBRAR 37 15
5330 DEPRECIACIÓN DE PROPIEDADES, PLANTA Y 172 249
EQUIPO
5340 AMORTIZACIÓN DE PROPIEDADES, PLANTA Y 100 90
EQUIPO
AMORTIZACIÓN DE BIENES ENTREGADOS A
5344 211 211
TERCEROS
5400 TRANSFERENCIAS 1,462 2,201
5404 CORRIENTES A LAS EMPRESAS 962 1,601
5407 SITUADO FISCAL 500 600
5500 GASTO PÚBLICO SOCIAL 992 1,492
5501 EDUCACIÓN 440 630
5502 SALUD 552 862
EXCEDENTE O DÉFICIT OPERACIONAL $ 6,967 $ 5,777

4800 OTROS INGRESOS 4 8

4805 FINANCIEROS 3 6

70
 Período Período
CODIGO CONCEPTO
2001 2000
4815 AJUSTE DE EJERCICIOS ANTERIORES 1 2

5800 OTROS GASTOS 6,609 5,942

5801 INTERESES 2,378 2,047
5802 COMISIONES 1,000 1,750
5805 FINANCIEROS 3,061 2,093
5810 EXTRAORDINARIOS 137 2
5815 AJUSTE DE EJERCICIOS ANTERIORES 33 50

EXCEDENTE O (DÉFICIT) SIN EXPOSICIÓN A LA

$ 362 $ (157)
INFLACION

EXCEDENTE O (DÉFICIT) DEL EJERCICIO $ 362 $ (157)

MUNICIPIO DE CUENTAS CLARAS

BALANCE GENERAL COMPARATIVO
(Cifras en millones de pesos)

Período Período Período Período

CODIGO ACTIVOS CODIGO PASIVOS
2001 2000 2001 2000
1000 ACTIVO CORRIENTE $12,680 $ 7,125 2000 PASIVO CORRIENTE $22,902 $15,634
OPERACIONES DE
1100 EFECTIVO 637 636 2200 5,007 2,283
CREDITO PÚBLICO
DEUD.PUB. INT C.PL
1105 CAJA 39 10 2202 POR AMORT. EN LA 700 104
VIGENCIA
DEUDA PÚBLICA
BANCOS Y
1110 478 228 2203 INTERNA DE CORTO 3,055 1,608
CORPORACIONES
PLAZO
INT.D.P INT C.P POR
1125 FONDOS ESPECIALES 120 397 2260 AMORT. EN LA 501 228
VIGENCIA
INT. D. PÚBLICA
2261 INTERNA DE CORTO 501 228
PLAZO
COM. D. P. INT. DE C.
1200 INVERSIONES 3,723 876 2280 PL. POR AMORT. EN 150 68
LA VIG
COMISIONES D.
INVERSIONES ADMON.
1201 180 2281 PÚBLICA INTERNA DE 100 46
DE LIQ. - RENTA FIJA
C. PLAZO
INVER. PATRIMON OBLIGACIONES
1208 3,543 876 2300 781 2,343
METODO DE PARTICP. FINANCIERAS
ADMINISTRACIÓN DE
2301 781 2,343
LIQUIDEZ
RENTAS POR
1300 2,936 1,118
COBRAR
CUENTAS POR
1305 VIGENCIA ACTUAL 2,936 2,313 2400 13,179 8,202
PAGAR

PROVISIÓN PARA ADQUISICIÓN DE

1380 RENTAS POR COBRAR - -1,195 2401 BIENES Y SERVICIOS. 5,835 2,558
(CR) NACIONALES

71
 Período Período Período Período
CODIGO ACTIVOS CODIGO PASIVOS
2001 2000 2001 2000
1400 DEUDORES 3,383 2,496
PRESTACIÓN DE
1407 101 61 2425 ACREEDORES 4,330 4,084
SERVICIOS
SUBSIDIOS
1409 SERVICIOS DE SALUD 652 652 2430 537 308
ASIGNADOS
AVANCES Y
1420 ANTICIPOS 1,529 681
ENTREGADOS
RETENCIÓN EN LA
1470 OTROS DEUDORES 1,401 1,401 2436 FUENTE E IMPUESTO 431 157
DE TIMBRE
AVANCES Y
PROVISIÓN PARA
1480 -299 -299 2450 ANTICIPOS 3 6
DEUDORES (CR)
RECIBIDOS
DEPÓSITOS
2455 RECIBIDOS DE 70 70
TERCEROS
CREDITOS
1500 INVENTARIOS 2,000 2,000 2460 961 1,019
JUDICIALES
MATERIALES PREST. OTRAS CUENTAS POR
1518 2,000 2,000 2490 1,012
DE SERVICIOS PAGAR
OBLIG. LAB. Y DE
2500 SEG. SOCIAL 3,076 1,476
INTEGRAL
SALARIOS Y
2505 PRESTACIONES 3,061 1,461
SOCIALES
PENSIONES POR
2510 15 15
PAGAR
2700 PASIVOS ESTIMADOS 304 946
PROVISIÓN PARA
2715 PRESTACIONES 304 946
SOCIALES
2900 OTROS PASIVOS 555 383
RECAUDOS A FAVOR
2905 555 383
DE TERCEROS
ACTIVO NO PASIVO NO
1000 $32,913 $27,652 2000 $ 7,309 $ 4,686
CORRIENTE CORRIENTE
RENTAS POR OPERACIONES DE
1300 1,685 1,097 2200 7,309 4,686
COBRAR CRÉDITO PÚBLICO
D.PUBLICA L.PL. POR
1310 VIGENCIA ANTERIOR 2,628 1,377 2207 AMORT.EN LA 2,238 1,942
VIGENCIA
DEUDA PÚBLICA
1315 DIFÍCIL RECAUDO 1,412 2208 INTERNA DE LARGO 4,457 2,350
PLAZO
PROVISIÓN PARA INT.D.PÚBLICA L.PL.
1380 RENTAS POR COBRAR -2,355 -280 2262 POR AMORT.EN LA 146 94
(CR) VIG.
INTERESES D.
2263 PÚBLICA INTERNA DE 153 98
L. PL.
COMIS.D.PUB.
PROPIEDADES
1600 12,209 7,876 2282 INT.L.PL. POR 157 101
PLANTA Y EQUIPO
AMORT.EN LA VIG.
COMISIONES D.
1605 TERRENOS 1,931 1,432 2283 PÚBLICA INTERNA DE 158 101
L. PLAZO
CONSTRUCCIONES
1615 209 215
EN CURSO
MAQUINARIA, PLANTA
1620 3 TOTAL PASIVOS 30,211 20,320
Y EQU. EN MONTAJE
PROPIEDADES,
1625 PLANTA Y EQUIP EN 37 35
TRÁNSITO
1640 EDIFICACIONES 4,525 3,190

72
 Período Período Período Período
CODIGO ACTIVOS CODIGO PASIVOS
2001 2000 2001 2000
MAQUINARIA Y
1655 48 49
EQUIPO
EQUIPO MÉDICO Y
1660 376 360
CIENTÍFICO
MUEBLES, ENSERES Y
1665 544 495
EQUIPOS DE OFICINA
EQUIPOS DE
1670 COMUNIC. Y 170 161 3000 PATRIMONIO 15,380 14,457
COMPUTACIÓN
EQUIPO DE TRANSP,
1675 TRACCIÓN Y 289 258
ELEVACIÓN
DEPRECIACIÓN
1685 -552 -312 3100 HACIENDA PÚBLICA 15,380 14,457
ACUMULADA (CR)
AMORTIZACIÓN
1686 -179 -69
ACUMULADA (CR)
3105 CAPITAL FISCAL 14,389 14,102
BIENES DE BENEFICIO RESULTADO DEL
1700 18,814 18,515 3110 362 -157
Y USO PÚBLICO EJERCICIO
BIEN. DE BEN. Y USO
PUB. EN PATRIMONIO PÚBLICO
1705 6,317 6,404 3125 629 511
CONSTRUCCIÓN E INCORPORADO
HIST. Y CULTURALES
BIENES DE USO
1710 12,447 11,869 3130
PÚBLICO EN SERVICIO
BIENES HISTÓRICOS Y
1715 1,158 929 3135
CULTURALES
AMORT. ACUM.
1785 BIENES USO PÚBLICO -1,107 -687
(CR)
RECURSOS
1800 NATURALES Y DEL 37 17
AMBIENTE
RECURSOS
1804 RENOVABLES EN 31
CONSERVACIÓN
INVE. EN REC. NAT.
1806 RENOV. EN 6
CONSERVACIÓN
1900 OTROS ACTIVOS 167 147
1910 CARGOS DIFERIDOS 81 80
OBRAS Y MEJORAS
1915 69 67
EN PROPIEDAD AJENA
1970 INTANGIBLES 18
AMORTIZACIÓN
1975 ACUMULADA DE -1
INTANG. Cr.
TOTAL PASIVOS Y
TOTAL ACTIVOS $45,592 $ 34,777 $ 45,592 $ 34,777
PATRIMONIO

Para aproximarse a la lectura e interpretación de estos estados financieros es

necesario definir unas preguntas orientadoras.

Las preguntas generales a realizar en cualquier municipio son las siguientes:

1. ¿Está cumpliendo la administración municipal

adecuadamente con las funciones que le
corresponden y alcanzando los resultados esperados?

73
 2. ¿La gestión financiera se realiza
en forma adecuada?

Estas preguntas generales deben detallarse según los planes de desarrollo,

programas de inversión y presupuestos específicos de la entidad territorial para
poder examinar si la gestión se realiza en forma adecuada. Algunos criterios de
evaluación son de orden legal. Por ejemplo, los municipios deben destinar de los
recursos de transferencia un porcentaje determinado a la educación y la salud.

Otros criterios dependen de los objetivos y metas que el propio municipio se ha

fijado. Por ejemplo, la entidad territorial decidió aumentar la inversión en un 30% o
reducir los gastos de funcionamiento en un 10%. Evaluar si la gestión ha sido
adecuada significa en este caso determinar si se cumplieron estas metas.

Lo anterior significa que cualquier interpretación de los estados contables debe

realizarse teniendo como marco de referencia los objetivos y metas de la entidad
territorial y que se expresa en los documentos correspondientes, como son los
planes, programas de inversión y presupuestos.

Teniendo en cuenta esta situación, presentamos a continuación sugerencias sobre

el tipo de aspectos a examinar con mayor detalle y las preguntas que cualquier
ciudadano debería formularse para conocer la situación de su gobierno territorial.

3. ¿Han aumentado los recursos fiscales

de la entidad territorial?

La primera preocupación es conocer si los recursos propios de la entidad territorial

–ingresos tributarios y no tributarios- (Códigos 4105 y 4110 en el Estado de
Actividad Económica, Financiera Y Social) han aumentado. Esto demuestra si el
gobierno territorial está haciendo un esfuerzo por mantener sus ingresos en
términos reales y si la comunidad está respondiendo mediante la financiación de
los servicios que se prestan. Además, si la entidad territorial tenía un programa
especial para el mejoramiento de los recaudos, como por ejemplo actualización
catastral, agilización del cobro, aumento de tarifas, etc. esto debe verse reflejado
en los resultados. En el caso del municipio de Cuentas Claras, observamos que
los ingresos fiscales pasaron de $6.799 millones a $7.437 millones un aumento
del 9% que demuestra un esfuerzo fiscal del año 2000 al 2001.

74
 Cálculo del crecimiento real de los ingresos fiscales
(Código 4100)

El cálculo se realiza de la siguiente manera:

Se toma el valor de los ingresos fiscales en el año 2001: $7.437 millones

A este valor se resta el valor del año 2000: $ 6.799 millones
Se obtiene un valor de $ 638 millones
Este valor se divide por los ingresos fiscales del año 2000 y se obtiene
0.0938
El resultado se multiplica por cien y se obtiene la tasa de crecimiento de
9,38%

(Ingresos fiscales en el año 2001 – Ingresos fiscales en el año 2000 /

Ingresos fiscales en el año 2000) * 100

4. ¿Han aumentado los recursos

por transferencias (Código 4400)?

Además de los recursos fiscales de la entidad territorial, ésta cuenta con

transferencias que en el caso de los municipios más pequeños son muy valiosas y
representan gran parte de sus ingresos. Por esta razón es importante verificar qué
está ocurriendo con esta fuente de recursos. En el municipio de Cuentas Claras
las transferencias pasaron de $8.374 millones en el año 2000 a $ 10.222 millones
en el año 2001 lo que indica un crecimiento del 22%, muy superior al crecimiento
de los ingresos fiscales y muestra que la entidad territorial dispuso de más
recursos para financiar los servicios a su cargo y realizar las obras de
infraestructura.

Es importante señalar que a partir del año 2002, los recursos que la nación
transfiere a las entidades territoriales por mandato de los artículos 356 y 357 de la
constitución política, se denominaran sistema general de participaciones, tal como
lo estipula la ley 715 de 2001

Cálculo del crecimiento real de las transferencias recibidas

(Código 4400)

El cálculo se realiza de la siguiente manera:

Se toma el valor de las transferencias en el año 2001: $ 10.222 millones

75
 Cálculo del crecimiento real de las transferencias recibidas
(Código 4400)
A este valor se resta el valor del año 2000: $ 8.374 millones
Se obtiene un valor de $ 1.848 millones
Este valor se divide por las transferencias del año 2000 y se obtiene 0.22
El resultado se multiplica por cien y se obtiene la tasa de crecimiento de
22%

(Transferencias en el año 2001– Transferencias en el año 2000 /

Transferencias en el año 2000) * 100

5. ¿Han crecido los gastos de administración

más que los recursos fiscales?

Además de verificar si los ingresos fiscales han crecido es muy importante

examinar qué pasa con los gastos de funcionamiento. Es posible que un municipio
haga esfuerzo por mejorar sus recaudos pero que los aumentos se dirijan a
financiar más los gastos de administración que la inversión en obras. En el caso
del Municipio de Cuentas Claras los gastos de administración (Código 5100)
pasaron de $ 6.690 millones a $ 7.260 millones entre los años 2000 y 2001, un
aumento real de 8.5%, ligeramente inferior al aumento de los ingresos fiscales.
Esto indica que aunque no empeoró la situación tampoco se mejoró.

Cálculo del crecimiento real de los gastos de administración

(Código 5100)

El cálculo se realiza de la siguiente manera:

Se toma el valor de los gastos de administración en el año 2001: $ 7.260

millones
A este valor se resta el valor del año 2000: $ 6.690 millones
Se obtiene un valor de $ 570 millones
Este valor se divide por los gastos de administración del año 2000 y se
obtiene 0.085
El resultado se multiplica por cien y se obtiene la tasa de crecimiento del
8.5%

(Gastos de administración en el año 2001 – Gastos de administración en el

año 2000 / Gastos de administración en el año 2000) * 100

76
 6. ¿La entidad territorial produce excedente
o déficit operacional?

Si una entidad territorial gasta en operación menos de lo que recibe por ingresos
está generando un ahorro que le permite aumentar el gasto en servicios sociales o
en obras de infraestructura. El excedente o déficit se determina simplemente
restando de los ingresos los gastos de operación. En el año 2000 el municipio de
Cuentas Claras recibió $ 16.725 millones por ingresos fiscales y gastó en
operación $ 10.948 millones lo que dejó un excedente de $5.777 millones. En el
año 2001 el excedente fue un poco mayor, de $ 6.967 millones.

Cálculo del excedente o déficit operacional

El estado de resultados presenta directamente la información sobre el
excedente o el déficit operacional que resulta de restar del rubro de ingresos el
rubro de gastos.

2001= Código 4000 (-) Código 5000

18253 (-) 11286 = 6.967

7. ¿Los ingresos totales de la entidad son

suficientes para cubrir sus gastos?

La suma total de los ingresos del municipio debe ser suficiente para financiar sus
gastos totales y además, idealmente, debe generar un excedente que permita la
financiación de las inversiones requeridas para el desarrollo local. En el caso del
Municipio de Cuentas Claras se observa que en el año 2001 los ingresos totales
fueron ligeramente mayores a los gastos totales lo cual generó un excedente de
$362 millones, mientras que en el año 2000 los gastos habían sido un poco
superiores presentándose un déficit de $157 millones. Estos datos también se
pueden examinar cómo porcentajes: en el año 2001 los ingresos totales
representaron el 102% de los gastos mientras que en el año 2000 fueron el 99%.

Cálculo del Excedente o Déficit

Los ingresos totales se calculan a partir del estado de resultados sumando las
cuentas ingresos y otros ingresos. Los gastos totales se calculan a partir del
estado de resultados sumando las cuentas de gastos y otros gastos
Para el año 2001 el cálculo es el siguiente:

Ingresos totales 2001 = Ingresos + otros ingresos

Ingresos totales 2001 = 18.253 + 4 = 18.257
Gastos totales 2001 = Gastos + otros gastos Gastos totales 2001 =
11.286 + 6.609 = 17.895

77
Cálculo del Excedente o Déficit

Gastos totales 2001 = Gastos + otros gastos

Gastos totales 2001 = 11.286 + 6.609 = 17.895

Excedente o déficit = Ingreso total – gasto total

Excedente o déficit en 2001= $18.257 - $ 17.895 = $ 362

El cálculo en porcentaje es el siguiente

(Ingresos totales / Gastos totales) x 100

($18.257 / $17.895) x 100= 102%

8. ¿Ha aumentado la dependencia

con respecto a las transferencias?

Una manera de determinar si la entidad territorial está haciendo un esfuerzo

significativo por mejorar sus recaudos propios es examinando la relación entre los
ingresos que recibe por transferencias de otros niveles y los ingresos totales. Esta
relación se conoce con el nombre de dependencia financiera. En el caso del
Municipio de Cuentas Claras la dependencia aumentó del año 2000 al 2001 al
pasar del 50% al 56%. Esto significa que más de la mitad del total de ingresos del
municipio provienen de las transferencias de otros niveles, especialmente del
gobierno nacional.

El incremento en la dependencia financiera no significa que el municipio no haya

hecho ningún esfuerzo. Como vimos al examinar el crecimiento de los ingresos
fiscales, éstos aumentaron un 9%. Sin embargo, las transferencias crecieron
mucho más, un 22%. Habría que examinar si el municipio hubiera podido
aumentar sus ingresos a una tasa mucho mayor y no lo hizo por deficiencias en la
gestión financiera y tributaria.

Cálculo de la dependencia financiera

Las cifras para el cálculo se toman del estado de resultados:

Transferencias corrientes recibidas 2001 = 10.222

Ingresos totales del año 2001 = 18.257
Transferencias corrientes recibidas 2000= 8.374
Ingresos totales del año 2000= 16.733

78
Cálculo de la dependencia financiera

La tasa de dependencia se calcula dividiendo las transferencias corrientes entre el

total de ingresos y multiplicando el resultado por cien:

(Transferencias corrientes / Ingresos totales) x 100

( 10.222 / 18.257) x 100 = 56%

9. ¿Ha aumentado la autonomía financiera?

Otra manera de examinar el esfuerzo de la entidad territorial por aumentar sus

propios recaudos es el nivel de autonomía financiera que es lo opuesto del grado
de dependencia. La autonomía financiera mide cuánto del total de ingresos
proviene de los ingresos fiscales. En el caso del Municipio de Cuentas Claras el
41% del total de los ingresos se obtiene a partir de los ingresos fiscales y este
porcentaje no varió del año 2000 al 2001.

Cálculo de la autonomía financiera

Los datos para el cálculo se toman del estado de resultados:

Ingresos fiscales 2001 = 7.437

Ingresos totales 2001 = 18.257

La autonomía financiera se calcula dividiendo los ingresos fiscales entre los

ingresos totales y multiplicando el resultado por cien:

(Ingresos fiscales / Ingresos totales) x 100

( 7.437 / 18.257) x 100 = 41%

10 ¿Ha aumentado la inversión

por parte de la entidad territorial?

Uno de los objetivos principales de la gestión de las entidades territoriales es

aumentar la disponibilidad de bienes públicos como acueductos, vías, parques,
etc. Por tanto es necesario examinar si como resultado de la operación de la
administración ha aumentado la inversión y se ha concretado en una mayor
disponibilidad de activos físicos en la entidad territorial que aumentan la calidad de

79
vida de la población. Para saber qué ha ocurrido en este campo es necesario
examinar en el balance general del municipio los rubros denominados propiedades
planta y equipo y bienes de beneficio y uso público. Entre el año 2000 y 2001 el
total de propiedades, planta y equipo del municipio aumentó de $ 7.876 millones a
$ 12.209 millones, una variación de $ 4.333 millones, que en forma de porcentaje
significa un cambio muy importante del 55%. Los mayores aumentos se
produjeron en vías de comunicación y acceso y en edificaciones lo cual significa
que la comunidad dispone ahora de nuevos activos para su servicio.

Cálculo del incremento en el activo físico del municipio

Los datos se toman del balance general del municipio en la parte correspondiente
al activo no corriente en el rubro de propiedades, planta y equipo.

El valor de propiedades planta y equipo en el año 2000 fue de $ $7.876 millones

El valor de propiedades planta y equipo en el año 2001 fue de $ 12.209 millones
El aumento absoluto en este rubro fue de $ 4.333 millones
El aumento porcentual en este rubro fue de 55%

El incremento porcentual se calcula dividiendo el aumento absoluto entre el valor

del rubro en el año 2000 y multiplicando el resultado por cien

(Valor de las propiedades en el 2001 – Valor de las propiedades en el 2000 / Valor

de las propiedades en el 2000) x 100

( $12.209- $ 7.876 / $ 7.876) x 100= ($ 4.333 / $ 7.876) x 100= 55%

11. ¿El municipio tiene recursos disponibles

para cancelar sus deudas de corto plazo?

Es importante determinar si el municipio tiene capacidad para pagar las deudas de

corto plazo, aquellas que tienen un plazo menor de un año. Para saber esto se
utiliza un indicador que se llama prueba de liquidez inmediata que consiste en
tomar los activos corrientes sin los inventarios (porque los inventarios requieren un
tiempo para su venta y conversión en dinero), y dividir este valor entre el total del
pasivo corriente, es decir las deudas que el municipio debe pagar durante el año.
Si el activo corriente es menor que el pasivo significa que el municipio tiene
dificultades financieras y deberá recurrir a financiación adicional para pagar sus
compromisos.

El Municipio de Cuentas Claras se encuentra en situación de baja liquidez, es

decir, no tiene suficientes activos corrientes para pagar sus deudas de corto plazo.
En el año 2000 el índice fue de 33 centavos por cada peso que debía a corto plazo

80
y aumentó a 47 centavos en el año 2001, con lo cual mejoró la situación pero
continúa siendo delicada.

Cálculo del índice de liquidez inmediata

Los datos para el cálculo se toman del balance general del municipio:

Activos corrientes (-) Inventarios 2001 = 12.680 – 2.000 = 10.680

Pasivos corrientes 2001 = 22.902

El índice se calcula dividiendo el activo corriente menos el inventario entre el

pasivo corriente y multiplicando el resultado por cien:

[(Activo corriente – inventarios) / Pasivo corriente] x 100

[ (12.680 – 2.000) / 22.902) ] x 100= (10.680 / 22.902) x 100= 47%

12. ¿Ha aumentado el endeudamiento

del municipio?

Una situación que es preciso examinar con detalle es el nivel de endeudamiento

del municipio. El crédito es indispensable para la financiación de obras que por su
magnitud no pueden ser realizadas con los recursos disponibles en un solo año
pero la entidad territorial debe endeudarse teniendo en cuenta la capacidad de
pago. De lo contrario puede conducir a la administración a una situación de crisis
financiera.

Para determinar la situación de deuda se pueden examinar diversos indicadores:

a. La razón de endeudamiento total

Este indicador mide la relación entre el total de pasivos y el total de activos del
municipio. Entre mayor sea el pasivo total menor será el patrimonio de la entidad.
En el caso del Municipio de Cuentas Claras, en el año 2000 el endeudamiento
total era de 58% y aumentó a 66% en el año 2001 lo cual indica un deterioro de su
situación que hace necesario indagar con mayor detalle sobre las causas de este
cambio.

81
Cálculo del endeudamiento total

Los datos para el cálculo se toman del balance general del municipio:

Total pasivos = Pasivos corrientes + Pasivos no corrientes.

Total activos = Activos corrientes + Activos no corrientes.

Total pasivos año 2001= 30.211

Total activos año 2001= 45.592

La razón de endeudamiento se calcula dividiendo el total de pasivos entre el total

de activos y multiplicando el resultado por cien:
(total pasivos / total activos) x 100
(30.211 / 45.592) x 100= 66%

b. La razón de deuda pública interna total (operaciones de crédito público)

El incremento en el pasivo del municipio se debe en buena parte al incremento de

la deuda pública que seguramente se utilizó para financiar las inversiones y el
incremento en los activos no corrientes. Entre el año 2000 y 2001 la deuda pública
total del municipio -de corto y largo plazo- aumentó de $6.969 millones a $ 12.
316 millones, un crecimiento de $5. 347 millones. Esta cantidad es muy
importante si se tiene en cuenta que los ingresos fiscales del municipio en el año
2001 fueron de $7.437 millones o que los ingresos tributarios fueron de $ 4.163
millones, cifra inferior al aumento en la deuda pública.

En términos porcentuales la razón de deuda pública indica la relación entre esta

deuda y el total de activos: en el año 2000 fue del 20% y aumentó al 27% en el
2001. Este incremento en la deuda incide directamente en el estado de resultados
por cuanto aumentará el rubro de intereses y por tanto puede disminuir el
excedente total.

Cálculo de la razón de deuda pública interna total

Los datos se toman del balance general del municipio:

Deuda publica interna 2001 = Corto plazo + Largo plazo = $ 5.007 + $ 7.309 = $
12.316

Total activos 2001 = Activos corrientes + Activos no corrientes = $12.680 + $

32.913= $ 45.592

82
Cálculo de la razón de deuda pública interna total

La razón de deuda pública interna total se calcula dividiendo la deuda pública entre
el total de activos y multiplicando el resultado por cien:

(Deuda pública interna / Total de activos) x 100 =

($12.316 / $ 45.592) x 100= 27%

83