ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL EN EL ENTORNO LABORAL

Por:
ALEXANDER CARREÑO MORALES

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA

CURSO VIRTUAL

ENSAYO:

APLICACIÓN DE TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

BOGOTÁ 27 DE JUNIO DE 2019

Ensayo - Aplicación de Tablas de Retención Documental. El aprendiz deberá entregar un ensayo,
en relación a los temas tratados, y relacionarlos con la situación actual de los archivos que se
manejan en el país en relación con la aplicación de tablas de retención documental.

APLICACIÓN DE TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

Las tablas de retención documental se basan en la estructura orgánico - funcional de la entidad

productora para identificar las series y subseries, así como los períodos de retención en cada fase
de archivo.

Corresponden al listado de series con sus correspondientes tipos documentales, producidos o

recibidos por las unidades administrativas de una entidad o institución, en cumplimiento de sus
funciones y a las cuales se les asigna un tiempo de permanencia en cada fase de archivo, así;
ARCHIVO DE GESTIÓN, ARCHIVO CENTRAL y ARCHIVO HISTÓRICO. Las tablas de retención
documental permiten la normalización de la gestión documental, la racionalización de la producción
documental y la institucionalización del ciclo vital de los documentos en los archivos de gestión,
central, e histórico de cada una de las entidades.

Según la Ley General de Archivos (Ley 594-2000) en su artículo 24 expresa: Obligatoriedad de las
tablas de retención: Será obligatorio para las entidades del Estado elaborar y adoptar las respectivas
tablas de retención documental.

La administración Central: Presidencia, Ministerios, Gobernaciones, Alcaldías.

Los Entes descentralizados ya sea por servicios como: Establecimientos Públicos - Empresas Social
del Estado - Industriales y comerciales del Estado - Empresas de Economía Mixta - Entidades
descentralizadas indirectas - Unidades administrativas especiales

Los entes descentralizados por administración territorial tales como: Comunas – Corregimientos,

Los cuerpos o instituciones Legislativos: Senado de la República - Cámara de Representantes

Asambleas Departamentales - Concejos municipales,

Los Organismos de Control: Personería - Contraloría - Procuraduría – Veedurías,

Los Órganos de administración de Justicia: Cortes - Consejo de la Adjudicatura - Fiscalía - Juzgados.

La presentación, aprobación, difusión, aplicación y actualización de las TRD tiene sus ventajas;
facilitan el manejo de la información, racionalizan la producción documental, permiten brindar un
servicio eficaz y eficiente, facilitan el control y acceso a los documentos, garantizan conservación de
documentos históricos, regulan transferencias primarias y secundarias, racionalizan procesos
administrativos, en fin archivísticamente facilitan todos los procesos.
Teniendo en cuenta todo lo anterior, observamos que es de gran importancia darle aplicabilidad a
este tema, que en la actualidad nos sirve para formular, orientar, coordinar y controlar la política
archivística de nuestro país, como así lo demanda nuestra legislación. Adicionalmente, promueve la
organización y el fortalecimiento de los archivos públicos del país, para garantizar así una eficacia
de la gestión del Estado y la conservación del patrimonio documental.

Entendemos luego, que no solo es importante para las organizaciones gubernamentales, sino
también para la administración de control y gestión, para los ciudadanos en particular, para la
ciencia, la investigación y la cultura en general. Ya que la organización de expedientes se buscan por
códigos y se organizan de tal modo que se encuentren a tiempo por la persona encargada de cada
uno de los archivos, de igual manera la forma como se organiza el archivo en el mismo orden en el
que se lleva, es por medio de la transferencia documental al archivo central.

La organización del archivo central debe ser como este estipulado en la tabla de retención
documental la cual exige que sea organizada de lo más antiguo a lo más reciente.

Igualmente encontramos la disposición final de los documentos es decir la conservación total de los
documentos que debe ser en un lugar seguro, después se hace la selección de los documentos (los
que sirve y lo que no), luego va la eliminación que es destrozar y quemar (destrucción total), de cada
uno de los documentos o la macro filmación que es la recuperación del documento que ya está
deteriorado por la antigüedad. Se debe llevar un plan de seguimiento que debe contener unos
objetivos que identifique una metodología archivística para la importancia y mejoramiento de
programa de gestión documental.

Fuentes:
https://es.scribd.com/document/383666531/Ensayo-Tabla-de-Retencion-Documental
https://sites.google.com/site/cadlfrm/tablas-de-retencion-documental
https://www.monografias.com/docs/Resumen-de-tablas-de-retencion-documental-PKEPVSYMY