INPUTS CÓDIGO: GT-P-001

BROKERS VERSIÓN: 007

CREACIÓN DE PROVEEDORES Y
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TERCEROS VIGENCIA: 20/04/2018
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1. OBJETIVO
Determinar los pasos a seguir para la creación en el software contable de los proveedores con los
que la empresa cuenta para el desarrollo de las actividades laborales, la gestión de venta y los
compromisos adquiridos con el cliente y los terceros que surgen de la legalización de gastos.

2. ALCANCE
Este procedimiento debe ser usado por el área contable cuando se hayan iniciado relaciones con un
proveedor nuevo y se hayan adquirido compromisos de frecuencia de pagos o cuando surgen gastos
operacionales y se debe crear un tercero.

3. DEFINICIONES

Proveedor: Es la persona o empresa que abastece con algo a otra empresa o a una comunidad.
El término procede del verbo proveer, que hace referencia a suministrar lo necesario para un
fin.

RUT: Es el mecanismo único para identificar, ubicar y clasificar a las personas y entidades que
tengan la calidad de contribuyentes declarantes del impuesto sobre la renta y no contribuyentes
declarantes de ingresos y patrimonio; los responsables del régimen común y los pertenecientes
al régimen simplificado; los agentes retenedores; los importadores, exportadores y demás
usuarios aduaneros, y los demás sujetos de obligaciones administradas por la U.A.E. Dirección
de Impuestos y Aduanas Nacionales DIAN, respecto de los cuales esta requiera su inscripción.

Certificado de Existencia y Representación Legal para personas jurídicas o Registro Mercantil

para personas naturales: Las funciones de estos es la de demostrar algunos aspectos relevantes
de una sociedad comercial, tales como la antigüedad y fecha de expiración de la sociedad, su
objeto social, su domicilio, número y nombre de los socios, monto del capital, nombre del
representante legal, facultades que este tiene para comprometer y obligar a la sociedad etc. Es
un documento público lo cual indica que cualquier persona puede acceder a él solicitándolo en
la Cámara de Comercio de cada ciudad.

Representante Legal: Es una persona que actúa en nombre de otra, ya sea en nombre de una
persona natural o de una persona jurídica y que ha sido reconocido por la ley para tal función.
La representación legal permite que el delegado se haga cargo de los negocios, obligaciones y
hasta derechos del representado o delegante; que los administre y disponga de ellos según las
condiciones acordadas en el momento de crearse la representación.

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Referencia Comercial: Es la carta que otorga, para este caso, un cliente del proveedor con el
que se desea iniciar una relación comercial, donde garantiza la calidad del proveedor, el
cumplimiento de las condiciones pactadas, de los tiempos estipulados y todos aquellos factores
que den seguridad sobre éste.

Certificación Bancaria: Es el documento emitido por una entidad bancaria donde certifica que
el proveedor tiene activo un producto con ellos ya sea una cuenta de ahorros o corriente y por
la que maneja todo el movimiento de la empresa, es decir, que el número registrado en dicha
certificación es que el que en el área financiera se inscribe para los pagos correspondientes.

Terceros: Es la persona con la cual la empresa mantiene una relación ya sea comercial, laboral
y prestación de servicios.

4. CONDICIONES GENERALES

4.1. La creación de proveedores se maneja de acuerdo a un GT-F-001 MAESTRO ÚNICO DE

PROVEEDORES el cual debe traer unos documentos adjuntos los cuales son:

• Cámara de comercio (expedición no mayor a 30 días) Persona Jurídica.

• Copia del RUT actualizado.
• Copia cedula representante legal.
• Certificación bancaria y/o cuenta bancaria especificada en GT-F-001 MAESTRO ÚNICO DE
PROVEEDORES.
• 2 referencias comerciales (Opcional)
• GT-F-001 MAESTRO ÚNICO DE PROVEEDORES diligenciado.

Sin estos documentos no se puede proceder a la creación de proveedor a menos que se de

autorización por escrito o excepción según actividad del tercero por crear (servicios públicos,
entidades de estado o de control, etc.).

4.2 Para la creación de otros terceros en el sistema no se requiere del formato GT-F-001, pero
es necesario que los datos del tercero estén registrados en la factura o adjuntar el RUT si
es posible, ya que estos surgen de las legalizaciones de gastos. Para la creación de
empleados se solicitará a la Dirección Recursos Humanos la carpeta correspondiente.

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5. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES

5.1. PARA CREAR PROVEEDORES:

N° ACTIVIDAD RESPONSABLE REGISTROS
MAESTRO
Se reciben los documentos solicitados junto con el
Analista ÚNICO DE
1 formato GT-F-001 y se verifica la validez de cada uno
Contable PROVEEDORES
de ellos.
GT-F-001
Se procede con la creación del proveedor en el
software contable de acuerdo a los documentos Analista
2
recibidos y la información adicional suministrada en Contable
el formato GT-F-001.
Después de registrado el proveedor en el software
Analista
3 contable se almacenan los documentos del proveedor
Contable
en AZ Maestro Único de Proveedores.

5.2. PARA CREAR TERCEROS:

N° ACTIVIDAD RESPONSABLE REGISTROS
Se reciben las legalizaciones de gastos, facturas y/o
Analista
1 hojas de vida de los trabajadores de la compañía y se
Contable
verifica su validez.
Se procede con la creación del tercero en el software
contable. Si son empleados de acuerdo a la Analista
información suministrada por la dirección Contable
2 administrativa en la carpeta referente, se crea el
empleado. Si se trata de un tercero, el empleado Empleado que
responsable de dicho gasto será el responsable de realiza el gasto
crearlo en el software contable.

6. REGISTROS
GT-F-001 MAESTRO ÚNICO DE PROVEEDORES

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7. CONTROL DE CAMBIOS

VERSIÓN DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO FECHA

1 Emisión inicial 15/01/2015
2 Actualización de la plantilla 28/04/2016
Cambio de rótulos, exclusión de verificación de referencias
3 20/05/2016
desde el departamento contable
4. CONDICIONES GENERALES, 5. DESCRIPCIÓN DE
4 10/01/2017
ACTIVIDADES y pie de página.
Se actualizan las condiciones generales del documento;
5 27/04/2017
especificación de cámara de comercio para persona jurídica.
6 Se modifica el software contable 01/05/2017
7 Actualización del procedimiento 20/04/2018

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