TIPOS DE INVENTARIO

1. Inventario Perpetuo. Es el que se lleva en continuo acuerdo con las existencias

en el almacén, por medio de un registro detallado que puede servir también como
mayor auxiliar, donde se llevan los importes en unidades monetarias y las
cantidades físicas. A intervalos cortos, se toma el inventario de las diferentes
secciones del almacén y se ajustan las cantidades o los importes o ambos,
cuando es necesario, de acuerdo con la cuenta física. Los registros perpetuos
son útiles para preparar los estados financieros mensuales, trimestral o
provisionalmente. El sistema perpetuo ofrece un alto grado de control, porque
los registros de inventario están siempre actualizados.

2. Inventario Intermitente. Es un inventario que se efectúa varias veces al año.

Se recurre al, por razones diversas, no se puede introducir en la contabilidad del
inventario contable permanente, al que se trata de suplir en parte.

3. Inventario Final. Es aquel que realiza el comerciante al cierre del ejercicio

económico, generalmente al finalizar un periodo, y sirve para determinar una
nueva situación patrimonial en ese sentido, después de efectuadas todas las
operaciones mercantiles de dicho periodo.

4. Inventario Inicial. Corresponde al que se realiza al dar comienzos a las

operaciones.

5. Inventario Físico. Es el inventario real. Es contar, pesar o medir y anotar todas

y cada una de las diferentes clases de bienes (mercancías), que se hallen en
existencia en la fecha del inventario, y evaluar cada una de dichas partidas. Se
realiza como una lista detallada y valorada de las existencias.

6. Inventario determinado por observación y comprobado con una lista de conteo.

Cálculo del inventario realizado mediante un listado del stock realmente poseído.
La realización de este inventario tiene como finalidad, convencer a los auditores
de que los registros del inventario representan fielmente el valor del activo
principal. La preparación de la realización del inventario físico consta de cuatro
fases: Manejo de inventarios (preparativos), Identificación, Instrucción y
Adiestramiento.

7. Inventario en Transito. Se utilizan con el fin de sostener las operaciones para

abastecer los conductos que ligan a la compañía con sus proveedores y sus
clientes, respectivamente. Existen porque el material debe moverse de un lugar
a otro. Mientras el inventario se encuentra en camino, no puede tener una función
útil para las plantas o los clientes, existe exclusivamente por el tiempo de
transporte.

8. Inventario de Materia Prima. Representan existencias de los insumos básicos

de materiales que abran de incorporarse al proceso de fabricación de una
compañía.

9. Inventario en Proceso. Son existencias que se tienen a medida que se añade

mano de obra, otros materiales y demás costos indirectos a la materia prima
bruta, la que llegará a conformar ya sea un sub-ensamble o componente de un
producto terminado; mientras no concluya su proceso de fabricación, ha de ser
inventario en proceso.

10. Inventario en Consignación. Es aquella mercadería que se entrega para ser

vendida, pero él título de propiedad lo conserva el vendedor.

11. Inventario Mínimo. Es la cantidad mínima de inventario a ser mantenidas en

el almacén.

12. Inventario Disponible. Es aquel que se encuentra disponible para la

producción o venta.

13. Inventario en Línea. Es aquel inventario que aguarda a ser procesado en la

línea de producción.

14. Inventario Agregado. Se aplica cuando al administrar las existencias de un

único artículo representa un alto costo, para minimizar el impacto del costo en la
administración del inventario, los artículos se agrupan ya sea en familias u otro
tipo de clasificación de materiales de acuerdo a su importancia económica, etc.

15. Inventario de Previsión. Se tienen con el fin de cubrir una necesidad futura
perfectamente definida. Se diferencia con el respecto a los de seguridad, en que
los de previsión se tienen a la luz de una necesidad que se conoce con certeza
razonable y por lo tanto, involucra un menor riesgo.
16. Inventario de Mercaderías. Lo constituyen todos aquellos bienes que le
pertenecen a la empresa bien sea comercial o mercantil, los cuales los compran
para luego venderlos sin ser modificados. En esta Cuenta se mostrarán todas
las mercancías disponibles para la Venta.

17. Inventario de Fluctuación. Estos se llevan porque la cantidad y el ritmo de las

ventas y de producción no pueden decidirse con exactitud. Estas fluctuaciones
en la demanda y la oferta pueden compensarse con los stocks de reserva o de
seguridad. Estos inventarios existen en centros de trabajo cuando el flujo de
trabajo no puede equilibrarse completamente. Estos inventarios pueden incluirse
en un plan de producción de manera que los niveles de producción no tengan
que cambiar para enfrentar las variaciones aleatorias de la demanda.

18. Inventario de Anticipación. Son los que se establecen con anticipación a los
periodos de mayor demanda, a programas de promoción comercial o aun periodo
de cierre de planta. Básicamente los inventarios de anticipación almacenan
horas-trabajo y horas-máquina para futuras necesidades y limitan los cambios
en las tasas de producción.

19. Inventario de Lote o de tamaño de lote. Estos son inventarios que se piden
en tamaño de lote porque es más económico hacerlo así que pedirlo cuando sea
necesario satisfacer la demanda. Por ejemplo, puede ser más económico llevar
cierta cantidad de inventario que pedir o producir en grandes lotes para reducir
costos de alistamiento o pedido o para obtener descuentos en los artículos
adquiridos.

20. Inventarios Estacionales. Los inventarios utilizados con este fin se diseñan
para cumplir mas económicamente la demanda estacional variando los niveles
de producción para satisfacer fluctuaciones en la demanda. Estos inventarios se
utilizan para suavizar el nivel de producción de las operaciones, para que los
trabajadores no tengan que contratarse o despedirse frecuentemente.

21. Inventario Intermitente. Es un inventario realizado con cierto tiempo y no de

una sola vez al final del periodo contable.

22. Inventario Permanente. Método seguido en el funcionamiento de algunas

cuentas, en general representativas de existencias, cuyo saldo ha de coincidir
en cualquier momento con el valor de los stocks.
23. Inventario Cíclico. Son inventarios que se requieren para apoyar la decisión
de operar según tamaños de lotes. Esto se presenta cuando en lugar de comprar,
producir o transportar inventarios de una unidad a la vez, se puede decidir
trabajar por lotes, de esta manera, los inventarios tienden a acumularse en
diferentes lugares dentro del sistema.

CONTROL FISICO
EL CONTROL FÍSICO DE INVENTARIOS
OBJETIVO
El objetivo de contar con un Control Físico de Inventarios, es el de asegurar en
forma confiable que las existencias físicas existentes en Almacén sean iguales
a las del Sistema de Kardex Físico, lo cual permitirá:
1) Una adecuada planeación para la reposición de stocks, evitando su obesidad.
2) El espacio absolutamente necesario para un buen almacenamiento.
3) La transparencia de los rubros de Existencias y Costo de Ventas en los
estados financieros.
RESPONSABILIDAD
Si bien, la responsabilidad de la custodia y el control físico de las existencias,
normalmente, está a cargo del Almacén; la transparencia y veracidad de sus
saldos recae en el Departamento de Contabilidad, debido al impacto directo que
tiene sobre el Balance General y los Resultados del año.
Obviamente la responsabilidad final de ambos recaería en la Gerencia
deAdministración y Finanzas.

CONTROL FÍSICO DE INVENTARIOS

El Control Físico de Inventarios, se inicia a partir de un inventario físico, que

según las condiciones de las existencias y de los almacenes en donde se
encuentran, debe realizarse como una acción integral y con una metodología
que asegure su éxito final.
METODOLOGÍA DE UN BUEN INVENTARIO FISICO
Las metodologías pueden ser variadas; pero siempre, una buena metodología
de inventario físico debe estar dividida en tres fases importantes claramente
definidas. A continuación describimos gráficamente un tipo de metodología entre
las muchas que puedan existir dependiendo del tipo de producto, su
almacenamiento, su codificación y su control contable.
CONCILIACION CON LOS LIBROS CONTABLES
La información resultante del conteo físico no es un elemento suficiente, pues,
debe compararse con los saldos que tiene el Sistema de Kárdex Físico. A esta
fase se le denomina conciliación y el objetivo final es la correcta determinación
de las diferencias que producirán el ajuste contable, de acuerdo al método de
costeo utilizado por la Empresa.
KARDEX

Kárdex – Las empresas que adoptan el sistema de inventario permanente deben

implantar un procedimiento de rutina que permita controlar con exactitud el
movimiento de las mercancías. Para visualizar claramente esta información se
requiere un kárdex. El kárdex o fichero de mercancías está formado por tarjetas
que permiten controlar las cantidades y los costos de las entradas y salidas de
un artículo determinado, y dar a conocer las existencias en cualquier momento
sin necesidad de realizar un inventario físico. Cada tarjeta de kárdex constituye
un auxiliar de la cuenta mercancías no fabricadas por la empresa, en la que la
suma de los saldos de las tarjetas representa el total de las mercancías en
existencia, a precio de costo.
Kárdex – manejo. Para establecer el control de las mercancías por medio del
kárdex, la empresa puede utilizar los métodos ponderado, PEPS o UEPS. El
kárdex tiene un manejo específico de acuerdo con el método escogido.
Kárdex – partes. Una tarjeta de kárdex o auxiliar de inventario de mercancías
consta de las siguientes partes:
Encabezamiento:
Fecha en que se efectúa la transacción.
Descripción del movimiento de acuerdo con el soporte.
Número del comprobante del cual se trasladan los movimientos.
Entradas: se registra la cantidad y el costo total de los artículos comprados y las
devoluciones. Al final del periodo esta columna informa el valor total de las
mercancías almacenadas durante el periodo.
Salidas: se registra la cantidad y el costo de la mercancía vendida, las
devoluciones en ventas. Al final del periodo esta columna informa el costo total
de la mercancía vendida.
Saldos: se registra la cantidad y el costo de las mercancías en existencia.
Costo unitario: se registra el valor de costo por unidad de la mercancía en
existencia. Al final de cada periodo, también se utiliza para liquidar el inventario
final de mercancías.
Ubicación: Se registra el sitio de almacenamiento de la mercancía.
Proveedor: Nombre o razón social, ciudad y teléfono de la persona o empresa a
quien se le compra el artículo.
Kárdex por el método PEPS o FIFO. Por este método la tarjeta de kárdex se
maneja así:
En entradas: se registra, igual que en el método del promedio ponderado,
cantidad y costo total liquidado, según la factura de compra o la nota crédito por
devolución en compras.
En salidas: para determinar el costo por registrarse en esta columna, primero se
traza una línea para conocer los niveles de costos de los saldos anteriores; luego
se registra el movimiento teniendo en cuenta que la primera mercancía que
entró, es la primera que sale.
En saldos: a diferencia del método de promedio ponderado, en esta columna no
se agrupan las existencias de cada entrada, excepto cuando tengan el mismo
costo; de lo contrario, se presentan en niveles por cada precio de costo, el cual
se mantiene hasta que la existencia se agote. El valor de la existencia se obtiene
al sumar los niveles del último saldo.
Costo unitario: se determina de igual forma que en el método de promedio
ponderado (dividiendo el costo total por la cantidad total de la columna de
saldos); se diferencia en que esto se hace por cada nivel y se presentan
generalmente varios costos unitarios correspondientes al último saldo; es decir,
un costo unitario diferente por cada nivel.
Kárdex por el método UEPS o LIFO. La tarjeta de kárdex por este método se
registra así:
En entradas: se registra de igual forma que en los métodos promedio ponderado
y EPS.
En salidas: igual que en el PEPS, se traza una línea para determinar el costo de
las mercancías que se van a registrar en el movimiento. Por este método se da
salida a los últimos artículos que entraron hasta agotar su existencia; luego se
comienza a dar salida a los anteriores hasta completar la cantidad de mercancía
vendida en cada operación.
En saldos: igual que en el PEPS, se establecen niveles de acuerdo con los
distintos costos de las existencias, sin agrupar distintos precios en un solo nivel.
Costo unitario: se sigue el mismo proceso utilizado en los métodos anteriores.
Kárdex por promedio ponderado. Los movimientos de la tarjeta de kárdex por
este método se registran así:
En entradas: se anota la cantidad y el costo total de la compra o de la devolución.
En salidas: se registra la cantidad de la mercancía vendida, y en la columna del
costo, el resultado de multiplicar la cantidad por el costo unitario del renglón
anterior.
En saldos: para obtener los valores de esta columna, a los valores del saldo
anterior se les adicionan las entradas o se les disminuyen las salidas.
Costo unitario: para obtener el costo unitario se toma la columna de saldos, y se
divide el costo total entre la cantidad total de cada renglón. El costo unitario varía
siempre que se compran mercancías a precio diferente; cuando se registran las
salidas, se mantiene el último costo unitario.
VALOR AGREGADO DE UN INVENTARIO FÍSICO

Un Inventario Físico realizado con una buena metodología tendrá siempre un

valor agregado de:

• Tener las existencias totalmente ordenadas y almacenadas en el lugar

elegido por la Empresa.
• Tener los almacenes con las existencias totalmente ordenadas y
codificadas, respecto a un Sistema de Código de Ubicación del Almacén.
• Tener exacto conocimiento del stock que tiene la Empresa a la fecha del
inventario.
• Tener la base de su ajuste contable, con el debido sustento para las
autoridades tributarias.
• Contar con el Sistema de Kárdex de Almacén totalmente actualizado,
respecto a:

¬ Código de ubicación.
¬ Código de producto.
¬ Saldos correctos.

INCIDENCIA TRIBUTARIA

Este Control es también necesario al momento de preparar la información para

el Fisco; ya que las diferencias halladas en los Inventarios tienen un tratamiento
tributario, tanto para el Impuesto General a las Ventas (IGV), como para el
Impuesto a la Renta. Vale decir, que un inventario físico de existencias realizado
con una metodología coherente y que tenga el sustento competente, evitará
sanciones por presunción de ingresos omitidos.
ACTUALIZACION DEL CONTROL DE INVENTARIOS

Si bien un inventario físico total es el inicio de un control físico de existencias, los

inventarios físicos permanentes son en definitiva la clave para el buen
funcionamiento de un Sistema de Control de Inventarios. Por lo que, la Gerencia
de Contabilidad y principalmente la Gerencia de Logística y Administración, debe
siempre realizarlos con la periodicidad que considere conveniente.

PREPARACION DE INVENTARIOS
Todas las operaciones de una empresa tienen que estar orientadas a vender
más y mejor, por lo que un inventario físico debe ser una herramienta que nos
permita comprobar cuánto producto está en condiciones adecuadas para la
venta y darle el mejor acomodo posible para optimizar el surtido.

Un inventario físico no es solamente contar y comparar las existencias contra lo

teórico, sino determinar realmente los costos de la mercancía, comprobar su
desplazamiento, decidir sobre los artículos obsoletos y en general, asegurar el
control y adecuada administración de nuestros almacenes.

Planifica el inventario
Si un inventario debe contribuir a la venta, no hace mucho sentido que cierres la
empresa para realizar tareas administrativas. Determina cuál es el mejor día para
realizar el conteo, que afecte lo menos posible tu operación y adelanta todas las
tareas que puedas en los días previos: acomoda tus productos, reúne todos los
que son iguales en el mismo lugar, prepara paquetes de los artículos pequeños,
etiqueta tu mercancía, verifica el buen funcionamiento de los lectores de código
de barras, etc.

Convoca con anticipación al personal y asegura que todos cuenten con los
materiales y papelería que necesitarán. Confirma que estén capacitados para
registrar la información debidamente. Puede parecer simple, pero reforzar el
procedimiento te llevará poco tiempo y así evitarás errores.

Ordena tus existencias por tipo de producto

Verifica que todos los productos se encuentran en el almacén y el área que les
corresponde antes de empezar a contar. Si todos tus artículos se encuentran
debidamente codificados, esta tarea no debería ser demasiado laboriosa.
Considera también todos los productos obsoletos, caducos o dañados para que
los separes en otro almacén antes de hacer el inventario.

Revisa también que las cajas no estén vacías o intercambiadas, es decir, que
cada empaque efectivamente contiene lo que dice, asegura que no tienes
productos dispersos por tu almacén y que todos los artículos iguales están
juntos.

“Limpia” todos los almacenes temporales

Si utilizas almacenes temporales para registrar productos en tránsito, trata de

que estas áreas estén vacías, tanto físicamente como en tu sistema, por ejemplo,
artículos que los clientes recién devolvieron y que deben revisarse antes de
regresarlas a su ubicación definitiva, productos que están en proceso de surtido
o traspaso, mercancía en áreas de recepción o carga.

Si no puedes detener la operación, procura al menos tener los mínimos artículos

posibles en estas áreas e identifícalos perfectamente para que no se revuelvan
con las existencias de tu almacén principal.

Simplifica la cuenta

La unidad de medida de cada artículo deberá estar definida. Si cuentas con algún
sistema de gestión esto será más fácil, pero lo importante es que establezcas
una unidad de medida que te resulte funcional. Por ejemplo, si compras tambos
de líquido de 20 litros, pero los vendes en botellas de 1 litro, puedes contar
tambos o litros indistintamente, pero si usas litros evitarás tener fracciones de
unidad.

Sin embargo, si tienes una gran cantidad de piezas de un artículo de poco valor
que vendes por pieza (digamos clips de papelería), tendrías que invertir
demasiado tiempo en contar cada unidad. Utiliza una báscula para poder estimar
fácilmente cuántas piezas tienes sin tener que contarlas una por una, ahorrarás
bastante tiempo y tu cálculo será lo suficientemente acertado.
Asegura que todo el personal que realizará el inventario tiene claras las unidades
para evitar confusiones.
Ejecuta el conteo de manera ordenada

Al contar las existencias lo ideal es hacerlo en una lista ciega, es decir, que el
personal encargado no pueda ver las existencias teóricas de los productos en el
almacén, para evitar que haga “trampas” y de por bueno un inventario que no
fue debidamente contado. Considera que al hacer el conteo ciego, el tiempo
invertido será mucho mayor así como la probabilidad de que se requieran varios
conteos adicionales, pero también será mucho más confiable el resultado.

Es conveniente hacer el conteo en parejas y habiendo definido previamente las

áreas que cada pareja deberá contar. Asimismo, deberán marcar cada ubicación
o pasillo una vez que ha sido contado para evitar duplicidad y retrabajo.

Ajusta las diferencias

Una vez que has realizado al menos dos conteos (lo ideal es que los hagan
personas distintas), deberás comparar las cantidades físicas contra tu inventario
teórico y hacer en tu sistema o archivo los ajustes correspondientes para que
reflejen la realidad. Entre más pronto lo hagas, más pronto podrás reiniciar tus
entradas y salidas normalmente.

Como referencia, en los artículos de mayor valor tu desviación debería ser cero,
y en los de menor valor la diferencia debería estar por debajo del 2%. Si tienes
desviaciones más graves, asegura primero que has considerado todos los
almacenes dentro o fuera de tu centro de distribución y revisa el histórico de
movimientos, puede ser que no estés considerando los productos colocados en
algún almacén temporal, en consigna con clientes, salidas para degustación o
muestras, etc. La disciplina con la que registres todos los movimientos de tus
almacenes será clave para disminuir estos porcentajes.

Documenta las mermas adecuadamente

Una vez contada la mercancía que separaste como inventario obsoleto, caduco
o dañado en el primer paso, consulta con el personal administrativo, legal, fiscal
y/o de control interno cuál es el proceso a seguir con esta mercancía.
Dependiendo de la naturaleza y valor del producto, es posible que requieras
fotografías, actas administrativas u otros documentos donde se justifique la
salida del almacén de estos productos o incluso un tratamiento especial por
personal calificado en el caso de materiales peligrosos.
Por supuesto esta salida física del almacén deberá coincidir con un ajuste de las
cantidades en el sistema.

Por último, te recomendamos realizar inventarios cíclicos continuamente, es

decir, conteos por ubicación para las ubicaciones de mayor rotación. Esto te
permitirá mantener todo el tiempo un inventario teórico muy acertado y que en el
inventario físico anual tus diferencias sean pequeñas.