PROCEDIMIENTO DE GIRO DE CHEQUES

Para el giro de cheques se realizan los siguientes pasos.

1 . ELABORACIÓN DEL ANÁLISIS DE PAGO (Forma NGAP)

En esta tabla se ingresa la fecha de corte, y la cuenta en la cual se va hacer el pago.

2. AUTORIZACIÓN DEL ANÁLISIS DE PAGO (NMAP)

En el documento análisis de pago una vez se llama con el número de análisis. Se procede a
autorizar las cuenta que se van ha girar, colocándoles (t)

Una vez se autorizan todas las cuentas, se imprime el análisis de pago con estado activo.

- Luego que se tiene el análisis de pago impreso el procedimiento de autorización es

el siguiente:

Solicitud Revisión-firma Revisión-firma firma y autorización

De coordinador Jefe de Tesorería Dirección de
Giro tesorería Finanzas

GENERACIÓN DE COMPROBANTE DE EGRESO

Para generar el comprobante de egreso se utiliza la forma (BGAC)

En donde se ingresa el documento (14), el concepto (02), el numero de análisis ( en esta
tabla le trae el valor total que esta autorizado para girar), El número de cuenta, el valor
base y por ultimo se ejecuta la forma.
Una vez se ejecuta el comprobante, se guardan los cambios.

La siguiente es la forma de generación de comprobante de egreso

Para la verificación de los números de comprobantes se utiliza la forma (bpag) en donde se
llama todos los comprobantes que fueron asignados por sistema con el numero de
análisis y una vez aparecen todos los comprobantes se tiene en cuenta el primer
numero de comprobante del análisis y el ultimo.

IMPRESIÓN DE CHEQUES

Para la impresión de cheques se abre la forma (BICH) GENERACIÓN AUTOMATICA DE

CHEQUES para el cual se necesita ingresar el tipo de documento, el numero inicial del
comprobante y el numero final, luego se imprime.
 GIRO DE CHEQUES DE ANTICIPOS

Para la impresión de anticipos se realizan por la forma (BPAG) PAGOS A TERCEROS en

esta opción se ingresa el documento (14) Egresos Automáticos- el concepto (05) Pago
anticipos- el tercero – Número de cuenta – B03 (autorización Maria Cristina Arenas) – y
por ultimo se escribe toda la observación que sea necesaria.

Luego se pasa a la siguiente pagina y se ingresa el concepto 1349 (anticipo a trabajadores)

Y se ingresa en valor del anticipo.
posteriormente se ingresa el tipo de movimiento y el registro de disponibilidad (el sistema
trae automáticamente el valor)

y por último se ejecuta el movimiento contable e impresión correspondiente.

 GIRO DE CHEQUES CAJAS MENORES

Para la impresión de cheques de caja menores se utiliza la forma ( brmb) REEMBOLSO DE

CAJA. En esta pantalla se ingresa: Documento(14) , Concepto (RE) , Tercero, Cuenta
bancaria, autorización(B03), y luego la observación.

Posteriormente se pasa a la siguiente pagina y se le da el documento de la caja (CM) y

luego el número de la caja como lo muestra en la siguiente grafica.
Una vez el sistema nos trae el valor de la caja menor se pasa a la siguiente pagina y se
ejecuta el movimiento contable y se emprime el cheque.

PAGO POR GERENCIA ELECTRÓNICA

ELABORACIÓN DE ANÁLISIS DE PAGOS PARA:

A. GERENCIA ELECTRÓNICA PROVEEDORES (Forma NGAP)

Para el pago de los proveedores y profesores hora cátedra es prácticamente el mismo a

diferencia del documento ya que el de los profesores es GPN como esta en la grafica B.
Se hace el análisis de pago de la misma manera que se hace en un giro de cheques normal
pero teniendo en cuenta de señalar las opciones- No pago – Banco y Usar cuenta del tercero
como lo muestra la siguiente grafica.
B. ANALISIS DE GERENCIA ELECTRÓNICA PROFESORES HORA CATEDRA (ACH)

En esta forma para el pago de gerencia electrónica de profesores se debe tener en cuenta
de activar las siguientes opciones: - Pago total – Bancos – Usar cuenta del tercero y por
ultimo se cambia el documento a (GPN) GENERACIÓN PAGOS DE NOMINA

GENERACIÓN AUTOMATICA DE NOTAS BANCARIAS ( BGAN)

1. NOTAS BANCARIAS PARA PAGO GERENCIA ELECTRÓNICA PROVEEDORES

Y PROFESORES HORA CATEDRA:
Para generar las notas bancarias para el pago de proveedores y profesores hora cátedra el
procedimiento es el mismo para ambos casos.
Como aparece en el grafico, se ingresa -el concepto (21) Pago con CP con nota debito ND –
el numero de análisis – la cuenta bancaria y se activa la opción de usar cuenta análisis .

ELABORACIÓN DEL ARCHIVO PLANO PARA EL ENVIO DEL PAGO ELECTRONICO

Para el envió del pago electrónico se debe crear un archivo plano para el cual se abre el
programa GERENCIA, una vez en se este en el menú principal se escoge la opción GENERAR
–ARCHIVO

en la casilla de numero se digita el número del análisis y luego se llama el valor con F8 una
vez se verifica el valor del análisis con el de el sistema. Paso siguiente se oprime la opción
(mostrar traslados) inmediatamente en la parte inferior sale todo la información detallada
del análisis. Una vez verificado y corregido toda la información del detalle de traslados se
GENERA EL ARCHIVO con la tecla que aparece con dicho nombre.

Este mismo procedimiento se hace para el pago de hora cátedra, utilizando en el menú
principal –Pago Nomina;

DESCARGUE DE NOMINAS

En el descargue de las nominas se utiliza la forma (BMBA) Movimientos de Bancos, en

donde se hace la ND (nota debito) para esto, necesita ingresar al sistema la siguiente
información:
- Concepto de nomina es (09) NOTA DEBITO CONTABLE – Cuenta de donde sale el
dinero de la trasferencia – El soporte del la carta – y luego la observación, (Pago
nomina mes de…)
El siguiente paso es pasar a la otra pagina, en donde se ingresa el concepto ( DN)
DESCARGUE NOMINA y seguido el valor de la carta o nomina con su respectivo destino
que siempre es DIRECCIÓN DE FINANZAS así como lo indica la grafica.
y el último paso es pasar a la siguiente pagina y hacer la ejecución contable del movimiento

DESCARGUE DE CARTAS CON SOLICITUD DE GIRO

La manera de descargar todas las trasferencia bancarias que se hacen con carta es por la
forma (BPGT) PAGO TERCEROS. Haciendo un PCNB la información es la siguiente
- Concepto (21 Pago con CP con Nota DB) – Tercero – Cuenta Bancaria –Soporte y
observación como aparece en la grafica.

El siguiente paso es pasar a la siguiente pagina y digitar el número de la solicitud de giro

con la que se cancelo la carta.
y posteriormente se pasa a la siguiente pagina y se ejecuta el movimiento contable.

NOTA: Para esta forma también es utilizada para descargar anticipos que son girados con
carta cambiando solamente el concepto (05) PAGO ANTICIPO

DESCARGUE SOLICITUDES DE GIRO PROYECTOS ESPECIALES Y CHEQUES EN

DOLARES

La manera de descargar solicitudes de giro de los proyectos especiales como son el BID - el
IPD y los cheques en dólares se hace a través de la forma ( BGAP) PAGO A TERCEROS )
Es prácticamente la misma que la de hacer un giro de un anticipo pero a diferencia que en
este caso se utiliza el concepto (02) PAGOS CUENTAS POR PAGAR y la cuenta bancaria es
dependiendo del proyecto especial y de la chequera del giro en dólares.

ORGANIZACIÓN Y CLASIFICACION DE SOLICITUDES DE GIRO

Todas las solicitudes de giro una vez son radicadas y verificadas en la oficina ANÁLISIS Y
CONTROL DE PAGOS son bajadas las cuentas que esta propuestas para pago se hace los
siguientes pasos:

1) Verificar las cuentas que se bajan a la oficina de tesorería.

2) Organización de las mismas
3) Clasificar las solicitudes de giro por su forma de pago y observación de la
solicitudes de giro.

Posible forma de pago de una solicitud de giro

a) CHEQUE
b) GERENCIA ELECTRÓNICA
c) TRASFERENCIA BANCARIA CON CARTA
d) CHEQUE DE GERENCIA

Y finalmente archivar todas las cuentas por pagas dependiendo su forma de pago.

ENVIO DE FAX AUTOMÁTICAMENTE

Este proceso se hace según manual para el envió de fax, utilizando las aplicaciones
WINFAX PRO y ACT! 2000.