Unidad 3.

Proceso de Auditoría

Actividad: De la auditoría interna al proceso organizacional

Con base en el plan de auditoría realizado en la actividad de la unidad 2, tome un

(1) proceso organizacional (compras, recurso humano, misionales o de mejora
continua) y realice los siguientes puntos:

a. Identifique el objetivo y convoque, mediante la realización de un memorando, a la

asistencia de la “Reunión de apertura”. Diseñe un formato para la corroboración
del personal asistente, en éste mismo formato se debe plantear, además de otros
aspectos (objetivo de la auditoría, criterios de auditoría, fecha, proceso o actividad
a auditar, observaciones, etc.), una columna para la firma de los asistentes a la
reunión de apertura y cierre de la auditoría.

REUNION DE APERTURA PROCESO DE AUDITORIA INTERNA EMPRESA:

Arepitas SUMAIZ S.A.
Dirección: Calle del perpetuo socorro numero 56
Representante: Obdulio Gaviria
Tel: 562-2290-09
Cargo: Gerente General
Correo electrónico: gg@aresumaiz.com.co De:
Equipo Auditor Área Gerencia de Calidad
audgercali@aresumaiz.com.co
Para: Coordinación Laboratorio de Ensayos e Investigación
Juan David Martínez
Fecha: Abril 15 de 2014
OBJETIVO: Verificar mediante auditoria interna que se esté cumpliendo con el
programa de Sistema de Gestión de Calidad de Arepitas SUMAIZ S.A. , en los
procedimientos de prestación de servicios del Laboratorio de Investigación y
Ensayos.

Alcance: Verificar la prestación de los servicios del laboratorio de Ensayos e

investigación del departamento Aseguramiento de la Calidad de la empresa Arepitas
SUMAIZ S.A.
Criterios de Auditoria

• SGC de MRC

• Política de Gestión Financiera.

• Política de Logística y Servicio al Cliente

• Manual de Procedimientos

• Políticas Corporativa de MRC

• Norma ISO 9001:2008

• Manual de Procedimientos de Laboratorio M-PC-002 Versión Junio de 2013

• Instructivos de desarrollo de Ensayos de laboratorio I-EL-002

• Manual de Documentos de Retención y Archivo del Laboratorio de Ensayos

M-DR-005

• Manual de Formatos y Registro de Ensayos M-FR-03 Versión Junio de 2013

• Manual de Calidad M-AM-001, Versión 00 de Junio 15 de 2013

Reunión de Apertura:
1 de noviembre de
2013 Hora 8:00 am
Reunión de Cierre:
1 de noviembre de 2013
Hora 3:30 pm
Con un cordial saludo, me dirijo a usted para informar que el equipo auditor de
Gerencia de Calidad realizará la Auditoria Interna de seguimiento al proceso del cual
se hace mención en el alcance de este documento. El objetivo es verificar y evaluar
que se están aplicando los procesos y procedimientos inherentes a la prestación de
servicios del Laboratorio de Investigación y Ensayos consignados en cada uno de
los documentos relacionados como criterios de auditoria. La visita será realizada por
un equipo de tres (3) auditores de calidad y debe ser atendida en primera instancia
por el Coordinador del Laboratorio de Ensayos e Investigación, El Coordinador de
Análisis y Ensayos y los Analistas de Laboratorio de Calidad y Fisicoquímico, el día
1 de Noviembre del presente año, con una duración de 7 horas, en las instalaciones
del laboratorio de Investigación y Ensayos. Adjunto lista de Chequeo y
procedimiento establecido en el SGC empresarial para el proceso en cuestión. En
caso de tener alguna observación o aclaración a la presente comunicación, por favor
comunicarla al líder del grupo auditor, antes del 30 de Octubre de 2013. Por favor
indique en la columna correspondiente, el nombre, cargo y firma de las personas
que atenderán al equipo auditor. Así mismo, para la reunión de apertura de la
auditoria le agradezco invitar a las personas relevantes del área que será auditada.
Para la reunión inicial le pido el favor de disponer de la documentación, condiciones
de seguridad y salud ocupacional aplicables a su área, además de disponer de los
equipos de protección personal necesarios. La información que se conozca por la
ejecución de esta auditoria será tratada confidencialmente, por parte del equipo
auditor. El informe de la auditoria y su comunicación serán en español.

Cordialmente:
Gerencia de Calidad y Producción

Indicadores

Cumplimiento en compras y ventas.

Responsable Auditoria: Oficina Asesora de Control interno

Responsable Área: Superintendencia de Logística

Asistentes:

• Gerencia General

• Secretaria de Gerencia

• Superintendencia de Logística

• Supervisor de Logística

• Oficina Asesora de Control interno

ASISTENTES
Equipo Auditor de Gerencia de Calidad
Iker Casillas Experto Técnico SGC firma

Juan Manuel Pelufo Ingeniero de Procesos firma

Ana María Rubiks Representante de Gerencia firma

AUDITADOS
Juan David Martínez Coordinador laboratorio de Ensayos e Investigación firma

Martin Prieto Coordinador de Análisis y Ensayos firma

Maritza Gómez Analista Instrumental firma

Santiago Perea Analista Fisicoquímico firma

Hernán Villanueva Analista Fisicoquímico firma

Edwin Guillen Auxiliar Laboratorios firma

 PROCESOS Y ACTIVIDADES A AUDITAR

FECHA 01-nov-13

PROCESO / ACTIVIDAD / REQUISITO POR Auditor Cargo HORA

AUDITA

Reunión de apertura Iker Casillas Representante Experto 07:45 a.m.

Técnico/
Dirección del sistema: 4.1, 5.1, 5.2, 5.3, 5.4, 5.5, Ana secretaria General 08:00 a.m.
Molinare
Tramites: 7.1, 7.5, 8.2.3, 8.2.4, 8.3, 8.5.2, 8.5.3 María Coordinador de Plantas 10:00 a.m.
Cufiño
Almuerzo 12:00 m

Administración del recurso humano: 6.2, 8.2.3, 8Michelle director GDRH 01:30 p.m.
Garza
Medición, Análisis y Mejora - Auditorías Juan Ingeniería de Proceso 03:00 p.m.
Internas Manuel P
Reunión de cierre Iker Casillas Representante Experto 04:30 p.m.
Técnico

OBSERVACIONES: La estrategia de comunicación se hará de forma activa en

idioma Español.

Favor devolver este documento diligenciado con los nombres y cargos de las
personas que van a recibir la auditoria, al E-mail XXX@keu.ko Cualquier duda
comunicarse al celualr: 356-564 9887. Los elementos 4.2.3 (control de documentos),
4.2.4 (control de registros), 6.3 (Infraestructura), 6.4 (ambiente de trabajo), 5.5.3
(comunicación interna), 8.5.2 y 8.5.3 (acciones correctivas y preventivas), 8.4
(Análisis de datos), se auditaran en todas las áreas y procesos aplicables. Los
nombres de los procesos corresponden a la denominación dada por la empresa.
Durante la auditoria se cerrarán las acciones correctivas planteadas para las no
conformidades detectadas en la auditoria anterior y que están pendientes.
b. Revisión documental durante la realización de la auditoría.

N° Documento revisado Observaciones del documento

Política de Logística y Última actualización 18 de julio 2011
1 Servicio al Cliente

Política de Gestión
2
Financiera Última actualización 5 de enero 20
Instructivos de desarrollo de I-EL-002
Ensayos de laboratorio Carpetas de Protocolos e Instructivos

Manual de Procedimientos.
3 Cap. Compras y Logística. Última actualización 9 de febrero 2014

M-PC-002
Manual de Procedimientos de
Versión Marzo de 2014
Laboratorio
Manual de Documentos de M-DR-005
Retención y Archivo del Libros de registro de muestras
Laboratorio de Ensayos
Manual de Calidad M-AM-001 Versión Marzo de 2014

c. Comunicación durante la auditoría: defina las técnicas o estrategias de

comunicación que usará durante la auditoría.

La escucha activa.

d. Recolección y verificación de información: defina qué técnicas o estrategias de

recolección y verificación de información usará durante la auditoría (ejemplo:
Lista de Chequeo).

• Lista de chequeo, técnicas de verificación ocular, verbal, documental, físicas y

escritas.

LISTA DE CHEQUEO

Lista de Verificación: CUMPLIMIEN EVIDENCIAS Y OBSERVACIONES

TO
Manual de Calidad (Documentación n si copias controladas del manual de calidad

Se encuentran documentadas las res Si claramente señaladas en el manual de calidad

Se encuentran comunicadas. Si no hay evidencia de la comunicación

Procedimientos operativos (Documentación nivel II)

Existen manuales, instructuctivos, y/ o Si

Existe evidencia documentada del con No Se da por entendido que cada uno conoce sus
funciones pero no se documenta

Instrucciones de trabajo paso a paso Si

Están identificados los planes de trabajo. No Tácitamente se en tiende que las solicitudes de
trabajo de laboratorio están ordenadas por los formatos
solicitud de análisis de producción

Existen registros de las acciones de Si

Formatos y registros (Documentación Si

Se lleva una bitácora de análisis con Si

Existe una metodología definida para Si

Documentación completa si

Son los protocolos, manuales, instrucciones. Si La información está en desorden

Está debidamente almacenada, como No Hay riesgo de perder información debido al desorden

Respecto del servicio.

Existen registros de las verificaciones No

Están definidas las pautas de actual No

 Exhibición del proceso a auditar en lugar visible.

Existen definidos procesos para real si Verbalmente conocen el procedimiento, pero no está
documentado.

Se emplean técnicas estadísticas? No

Satisfacción del cliente.

Existen indicadores adecuados para No

Se emprenden acciones para conocer No

e. Generación de hallazgos de auditoría:

Fecha: Fecha: 12 de noviembre de 2013 Auditor(es): Oficina

asesora de control interno.
Proceso auditado: compras Auditado(s): Superintendencia de
Logística.
N° Evidencia de Criterios de la Hallazgos de la C NCM NCm
auditoría auditoría auditoría
1 Procedimientos de política de Falta agregar X
costos en gestión financiera implementación de
materiales en procedimiento para
bodega y stand-by costos en
materiales de
bodega y stand-by
2 formato único de Cap. Compras y No se tiene en X
despachos, logística cuenta el formato
Manual de único de despachos
procedimientos y recibo de
mercancía en el
procedimiento
3 Cambios Política Falta actualización X
organizacionales de de la política de
logística y logística, cuya
servicio al cliente última actualización
fue el 18 de julio
2011 y no se han
agregado los
cambios
organizacionales del
año 2012
 4
5
6
7
8
C: Conformidad NCM: No Conformidad Mayor NCm: No Conformidad Menor

f. Prepare y realice las conclusiones de auditoría.

• Se debe actualizar la Política de Gestión Financiera y crear un procedimiento

para el manejo de costos en materiales de bodega y stand-by.

• Se debe agregar el formato único de despachos y recibo al manual de

procedimientos.

• Se debe actualizar la política de logística y servicio al cliente puesto que no

se han agregado los cambios organizacionales del año 2012.
• Conclusiones de la Auditoria:

Se debe actualizar la Política de Gestión De Laboratorio y crear un

procedimiento para el manejo de protocolos de análisis y entregas de
resultados.
- Se debe unificar el formato de solicitud de análisis y entrega de resultado
en uno
• solo.
Se debe actualizar la política de gestión de recepción, registro y análisis de
muestras.
-Es indispensable actualizar los procedimientos para el diligenciamiento de
los libros de registros de muestras. -Se hace necesario mantener actualizado
y en buen estado de mantenimiento las tarjetas de datos y resultados de
análisis. -Se debe establecer un manual o protocolo de actividades en el
laboratorio de investigación y ensayos que permitan generar actividades de
seguimiento, medición, análisis y mejora. -Se debe aclarar las políticas de
satisfacción del cliente y establecer indicadores que permitan conocer el
grado de satisfacción de los mismos.
g. Realización de reunión de cierre: entregue el registro escaneado para verificar la
ejecución real de la auditoría (Ver punto a. de ésta actividad).

h. Para terminar, escriba las conclusiones del aprendizaje que obtuvo tras el
desarrollo de esta actividad.

Por medio del proceso de auditoria se espera contar con un proceso estandarizado
y documentado sobre la forma como debe realizarse la supervisión de actividades
de una función las cuales arrojen resultados para la mejora continua con el fin de
determinar el cumplimiento de los indicadores establecidos dentro de una
organización.

Envíe un archivo de texto con la actividad resuelta al instructor a través de la

plataforma, en el enlace Actividades / Actividades unidad 3 / Actividad “De la
auditoría interna al proceso organizacional”.

No olvide realizar el aporte al foro temático, la actividad interactiva y la evaluación

de la unidad en los enlaces disponibles en el botón Actividades / Actividades unidad
3.

Nota: recuerde revisar la guía de aprendizaje de esta unidad con el fin de verificar
que ha realizado todas las actividades propuestas, saber cómo desarrollarlas y
entregarlas correctamente.

Criterios de evaluación
Describe los aspectos generales que permiten la adecuada documentación de
observaciones, objetivos, memorandos y revisión documental dentro de un proceso
de auditoría de calidad.
Define las técnicas de comunicación, recolección, verificación de información y
obtención de evidencias de la auditoría.
Reflexiona sobre la actividad realizada exponiendo su punto de vista con respecto
al aprendizaje adquirido.
Entrega a tiempo: envía la actividad en la fecha indicada por el instructor.