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Implementar un programa de gestión documental tiene varias ventajas como evolucionar y optimizar los procesos de gestión, permitir un manejo integral de la información y facilitar su administración. Un programa de gestión documental ayuda a reducir documentos innecesarios, administrar información para agregar valor y apoyar procesos de transparencia, eficacia y eficiencia, además de brindar lineamientos para la gestión documental y propiciar el uso de las TIC.
Implementar un programa de gestión documental tiene varias ventajas como evolucionar y optimizar los procesos de gestión, permitir un manejo integral de la información y facilitar su administración. Un programa de gestión documental ayuda a reducir documentos innecesarios, administrar información para agregar valor y apoyar procesos de transparencia, eficacia y eficiencia, además de brindar lineamientos para la gestión documental y propiciar el uso de las TIC.
Implementar un programa de gestión documental tiene varias ventajas como evolucionar y optimizar los procesos de gestión, permitir un manejo integral de la información y facilitar su administración. Un programa de gestión documental ayuda a reducir documentos innecesarios, administrar información para agregar valor y apoyar procesos de transparencia, eficacia y eficiencia, además de brindar lineamientos para la gestión documental y propiciar el uso de las TIC.
RAZONES DE IMPLEMENTAR UN PROGRAMA Ventajas de la creación de un programa de gestión revisar, editar, crear, archivar y gestionar toda la
DE GESTION DOCUMENTAL. documental: información en menos tiempo y con menos riesgos,
optimizando cada proceso ejecutado.
De este modo, se contribuye a la normalización de:
La implementación de las estrategias que permitan a ¿Qué es un programa de gestión documental? corto, mediano y largo plazo el mejoramiento de los Formatos y documentos electrónicos. El programa de gestión documental es definido como un procesos de Gestión Documental a nivel de programas Documentos vitales o esenciales. instrumento archivístico en el que se formulan y específicos, permite: estructuran de manera sistemática, los procesos Documentos Electrónicos. archivísticos que se desarrollarán a corto, mediano y largo Archivos descentralizados. plazo, desde la creación, hasta el destino final de la Evolución: documentación. Documentos Especiales. Mantener y consolidar medidas de control para la gestión Dicho instrumento condensa en sí, todos los parámetros a documental, ayuda a identificar los puntos de atención al Planes de capacitación. seguir en el proceso de gestión documental, con el fin de interior de una empresa, lo que lleva al fortalecimiento de Planes de auditoría y control. facilitar el manejo de la información en pro del avance y la las medidas para enfrentarlos. automatización de tareas. ¿Qué se logra con la aplicación del programa de gestión Hay que tener en cuenta que para llevar a cabo su Optimización: documental? creación se debe estar sujeto a las normas vigentes, tales como: La evolución continua y la modernización de los modelos Según el Archivo General de la Nación, el Programa de de gestión documental impulsan la aplicación de prácticas Gestión Documental permite: Ley general de archivos 594 de 2000. Ley general de más eficientes y avanzadas para el mejoramiento de los archivos. Título V: Gestión de documentos. Artículo 21, procedimientos de gestión documental. Programas de gestión documental. Las entidades públicas Reducir el volumen de los documentos deberán elaborar programas de gestión de documentos, innecesarios. pudiendo contemplar el uso de nuevas tecnologías y Manejo integral: soportes, en cuya aplicación deberán observarse los Administrar la información para agregar valor al El Programa de Gestión Documental determina las bases principios y procesos archivísticos. proceso de gestión. de seguridad, conservación, recuperación y disposición de la información generada y recibida, lo que garantiza su Apoyar los procesos de transparencia, eficacia y acceso, consulta y control. eficiencia de la empresa. Decreto 2609 de 2012. Reglamenta el título V de la Ley 594 de 2000, parcialmente los artículos 58 y 589 de la Ley Brindar lineamientos para la gestión 1437 de 2011 y se dictan otras disposiciones en materia de documental. Fácil administración: gestión documental para todas las entidades del Estado. Propiciar el uso de las TIC. El objetivo central de los Programas de Gestión Documental es contribuir a la mejora de una empresa en Ley estatutaria 1712 de 2014. Ley de transparencia y del cuanto al manejo de la información. Es por ello que una de derecho del acceso a la información pública nacional. sus características se centra en el planteamiento de Artículo 15: Programa de Gestión Documental y artículo estrategias que lleven a la clasificación de los documentos 17: Sistemas de información. de manera eficiente, esto les permite a los usuarios IMPORTANCIA DEL PROFESIONAL EN INFORMACION ARCHIVISTICA, SU PERFIL Y Vida y consulta del archivo: El manejo del FUNCIONES. archivo y la facilidad que este le da a cada uno de los usuarios para su consulta, es uno de los deberes más importantes que tiene el El archivista es todo profesional en la disciplina de archivista, ya que debe no solo alimentar, sino producir, receptar, conservar y almacenar información y que también revisar los catálogos e inventarios, documentación. En sí, es el encargado de planear, analizar con el fin de mantener el orden de los archivos e implementar las buenas prácticas y métodos que para su consulta eficiente. De igual modo permitan la preservación de los documentos, con el fin de deberá llevar el control de los registros, proteger el contenido del archivo y así, facilitar su consulta entregas y salidas de la información. y acceso.
Funciones básica de un archivista:
Recepción de documentos: Diseñar e
implementar estrategias de control para el recibimiento de la información. Por lo tanto, deberá coordinar la recepción y recibir el material a archivar.
Rotulación y archivo de documentos: En este
punto el archivista dentro de la gestión documental, procederá a diseñar, aplicar y perfeccionar procedimientos y metodologías para la clasificación e identificación de los documentos. Para ello debe leer el documento recibido, identificarlo, clasificarlo, rotularlo, codificarlo, almacenarlo y registrarlo.
Conservación de archivo: En la gestión
documental es imprescindible que los documentos cuenten con un almacenamiento idóneo para su conservación, es por ello que el archivista deberá efectuar medidas que coadyuven a ese tipo de procedimientos, verificando que los medios físicos y ambientales sean los adecuados.