INFORME EJECUTIVO

La documentación es la información dispuesta de manera materializada mediante un medio

que le hace consistente, ya sea éste sobre papel o en formato electrónico, en el que se
establece la información. Existen documentos de fuentes externas e internas, que deben
estar claramente identificados, controlados y protegidos.

Los documentos externos pueden ser leyes, normas y estándares, libros, artículos
científicos, gráficos, figuras, planos, audiovisuales, carteles, catálogos, informes, etc. por
otra parte la documentación interna puede ser manuales, procesos, procedimientos,
instructivos, formularios y registro. Una buena documentación es fundamental debido a que
es la única forma de asegurar que el sistema cumple con la política de calidad para
garantizar el nivel de productos o servicios.

Los principales objetivos del aprendizaje de la Documentación:

 Preparar un manual de calidad
 Elaborar procedimientos estándar
 Diseñar un sistema para identificación y control de documentos
 Examinar la documentación requerida
 Preparar formularios
 Describir los niveles de documentación del sistema.

Niveles Jerárquicos de la documentación:

1.1 Manual de calidad: el sistema de calidad queda identificado de acuerdo con la política
y objetivos de calidad donde se especifica en general lo que se hace, quien, cuando, cómo
y en qué lugar se hace, a su vez indicando los recursos humanos y económicos. Debe
incluir descripción del laboratorio, su política, capacitaciones, aseguramiento de la calidad,
control completo de la documentación, instalaciones, gestión con proveedores,
validaciones, seguridad, medio ambiente, investigación y procedimientos. Cada apartado
debe evaluarse si es aplicable al laboratorio, si se
incluye o solo hace referencia a la misma.

1.2 Procesos: son actividades en secuencia específica, que trasforma los insumos en
resultados con un valor añadido. Se distinguen dos clases: centrales y de apoyo. Cada
etapa de un proceso compone los procedimientos que son el siguiente nivel jerárquico en
la pirámide. Existe más de una forma de representar un proceso, desde texto hasta formas
gráficas. Para poder definiros se sigue tres etapas:
1) identificación del proceso;
2) elementos del proceso y
3) diagrama de flujo y análisis del diagrama. Entre los elementos de un proceso siempre
existe una entrada y una salida. Además, está el entorno del proceso, mediciones y
controles, y dentro del proceso factores como personal, procedimientos, equipo, insumos,
mano de obra, materiales y el medio ambiente.

1.3 Procedimientos: los procedemos operativos estándar POES, se refieren a documentos

que proporciona las instrucciones necesarias para llevar a cabo actividades administrativas
o técnicas, es a su vez el procedemos que establece cómo, qué, cuando, donde y quien
debe hacerlo; las normas ISO 9000 definen una forma especificada para lleva a cabo una
actividad o proceso.
Dicho procedimiento consiste en la redacción cronológica de pasos a realizar para llegar a
cumplir un objetivo concreto, las empresas de distinta índole realizan estos procedimientos
con el fin de mejorar el rendimiento de sus empleados y garantizar el cumplimiento efectivo
de tareas independientemente de quién las realice, ya que el documento explica paso a
paso la tarea a ejecutar, un procedimiento bien redactado evita las indefiniciones y reduce
el margen de dudas frente a una situación a resolver

1.4 Formularios y registros: los formularios en un SGC se le conocen como formatos. Son
todos aquellos documentos que sirven de machote para la ejecución, gestión y aplicación
para los procesos y procedimientos. Los formularios son parte importante de la
documentación de un sistema de gestión ya que es aquí en donde un sistema de gestión
toma vida. Por otro lado, los registros son aquellas evidencias de la aplicación de un sistema
de gestión. Todos los formularios o formatos ya llenos y utilizados se convierten en
registros. La importancia de ambos documentos es vital ya que la creación y utilización de
ambos en el tiempo le da madurez al sistema de gestión de calidad.

1.5 Sistema de control de la Documentación: se establece mediante un procedimiento

de control de documentos, donde se incluye quién y cada cuando se revisan, aprueban y
se registran los cambios de los documentos. Los cambios deben comunicarse a todo el
personal competente. Los documentos presentan diferentes estados: vigencia, revisión,
suspensión, anulación, actualización o modificación. Las copias de los documentos pueden
ser de dos tipos:
- Copia controlada, es la copia de un documento cuyo control esta evidenciado por la
persona que autoriza la conformidad con el original y la lista de distribución.
- Copia no controlada, es la copia de un documento de la cual no se puede garantizar su
validez

Cada documento debe incluir en el encabezado: título, fecha de edición, revisión y

aprobación, número de página, identificación de la base de datos. Se debe colocar el listado
de todos los documentos en un índice maestro con un código específico para cada
documento. Donde el código incluya tipo de documento-área-correlativo-versión (Por
ejemplo:

PC05-01 donde,
P: procedimiento
C: Área
05: correlativo
01: vigencia.

En el índice maestro, debe reflejarse el estado de cada documento. Deben archivarse los
documentos obsoletos, sin embargo, destruir las copias de ese documento.

Cuando se desee realizar algún cambio a los documentos, debe indicarse las acciones
necesarias para revisar los documentos existentes por medio de un formulario de control
de cambios que permita registrar el cambio propuesto, porque es necesaria la modificación,
cuales son los sectores afectados. Tener en cuenta que la modificación de un documento
puede afectar a otros procesos o procedimientos, por lo que se debe incluir un mecanismo
de prevención.
ANEXO: Diagrama de Flujo para la elaboración de un POE