PROCESAR LA INFORMACIÓN DE ACUERDO CON LAS NECESIDADES

DE LA ORGANIZACIÓN

ACTIVIDAD DE TRANSFERENCIA

YOLMERISS MILENA BAYONA CORREA

LAURA CAMILA OJEDA CABALLERO
JESSICA TATIANA VERA ALARCÓN

FICHA: 1620410

TECNÓLOGO EN GESTIÓN DOCUMENTAL

OSCAR RICARDO ARDILA SARMIENTO

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE

REGIONAL NORTE DE SANTANDER
SAN JOSÉ DE CÚCUTA
2018

1
 TABLA DE CONTENIDO

Introducción _________________________________________________________3
Justificación _________________________________________________________4
Marco Teórico _______________________________________________________5
Objetivo General _____________________________________________________6
Objetivos Específicos _________________________________________________6
Organigrama ________________________________________________________7
Contenido ________________________________________________________8-31
Árbol del Problema __________________________________________________10
Cronograma de Actividades ___________________________________________11
Herramienta de Recolección de Datos _________________________________15-16
Graficas ________________________________________________________26-30
Moda _____________________________________________________________31
Conclusión y Recomendaciones ______________________________________32
Bibliografía ________________________________________________________33

2
 INTRODUCCIÓN

Basándonos en la guía suministrada por el instructor OSCAR RICARDO ARDILA

SARMIENTO en la cual nos habla sobre la investigación y su importancia, donde el
instructor estableció los grupos de trabajo para realizar la investigación estipulada en
la misma, el grupo de nos correspondió fue el número uno en el cual socializamos el
artículo 2 del acuerdo 042 de 2002 que se nos asignó; luego de haberlo analizado
acudimos a diferentes fuentes de datos para ampliar el respectivo tema, para formular
las preguntas de la encuesta requerida en la guía, para así mismo realizarla en la
respectiva empresa que elegimos la cual fue UNIDAD ADMINISTRATIVA DE
RESTITUCION DE TIERRAS; el día 4 de octubre nos dirigimos a los funcionarios
en distintas dependencias de la misma, encontramos resultados favorables por parte
de la mayoría de encuestados y también se dio respuesta a las interrogantes de los
trabajadores.

Teniendo en mano la encuesta diligenciada pasamos a analizar los resultados

obtenidos en el cual hayamos el problema principal y estipulamos los objetivos. Por
otra parte dimos solución al taller reflejado en la guía respectivamente referenciada
en la encuesta.

3
 JUSTIFICACIÓN

En la Unidad de Restitución de Tierras se realizó la investigación para conocer a

fondo las falencias que se hayan encontrado según la encuesta aplicada según el
artículo 2 del acuerdo 042 de 2002, ya que se vio la gran necesidad e interés en las
empresas de una buena organización en el archivo de gestión aplicando las tablas de
retención documental y los manuales de procedimientos.
Como finalidad principal se tiene en cuenta que la conservación de los documentos
y el buen manejo de ellos es fundamental para las empresas, y no tan no solo afecta
el clima organizacional de la misma, si no que así mismo perjudica el servicio al
cliente.

4
 MARCO TEORICO

La investigación realizada se efectuó por medio de una encuesta con 10 preguntas en

la empresa Unidad Administrativa de Restitución de Tierras con los presentes
resultados representados en graficas de barras y circulares, la encuesta se realizó
basándonos en el artículo 2 del acuerdo 042 de 2002, así mismo fuimos a las distintas
dependencia de la empresa a encuestar el día 04 de octubre del presente año
analizando la problemática vista y encontrando el objetivo específico y los objetivos
generales presentados a continuación.

5
 OBJETIVO GENERAL
Hallar las posibles falencias que puedan encontrarse por no aplicar el acuerdo 042 de
2002.

OBJETIVOS ESPECIFICOS
 Dar a conocer al personal encuestado que en el proceso de depuración se debe
tener en cuenta la opinión y la ayuda de un superior para realizar esa acción.

 Informarles a los funcionarios que se debe tener en cuenta el tiempo de

conservación en los documentos de archivo de gestión.

 Comunicar los diferentes tipos de formatos de tablas de retención documental

a los auxiliares de archivo.

6
7
 ACUERDO 042 DE 2002

1.

El acuerdo 042 de 2002 nos indica la manera de organizar los documentos en las
distintas dependencias que generen Archivo de Gestión ,teniendo en cuenta el ciclo
vital de los documentos, ya que de esto depende una buena conservación del mismo y
ayuda a la empresa a generar un mejor desempeño en todas sus actividades.

La interrogante en cuestión es si la empresa a la cual se encuestara aplica con todas

las normas que están establecidas en el acuerdo mencionado anteriormente,
basándose en el tipo documental requerido y exigido para elaborar el inventario
documental para así tener una mejor organización en los archivos .

Los funcionarios de la unidad restitución de tierras aplicarían como tal el acuerdo

042 de 2002 rigiéndose al artículo 2.

2.

Recolectamos, recopilamos y seleccionamos la información del acuerdo 042 de 2002

según el artículo 2 del mismo el cual nos habla de la obligatoriedad de la
organización de los archivos de gestión. Luego de haber visto en el ambiente de
aprendizaje la competencia organización de los archivos de gestión donde nos
recalcaban la importancia de la organización y conservación de los documentos a
archivar ya que de eso depende el buen desempeño de la empresa y la capacidad de
manejo de los documentos.

3. Objetivos:

1. Hallar las posibles falencias que puedan encontrarse por no aplicar el acuerdo
042 de 2002.

2. Dar a conocer al personal encuestado que en el proceso de depuración se debe

tener en cuenta la opinión y la ayuda de un superior para realizar esa acción.

3. Informarle a los funcionarios que se debe tener en cuenta el tiempo de

conservación en los documentos de archivo de gestión.
4. Comunicar los diferentes tipos de formatos de tablas de retención documental
a los auxiliares de archivo.

8
Problema: fondo acumulado

El problema que hemos hallado es que en el archivo de la unidad administrativa de

restitución de tierras se encuentra un fondo acumulado por la mala organización
debido a la falta de comunicación en el ambiente laboral.

5. Variables

En la encuesta aplicada a la empresa unidad administrativa de restitución de tierras el

tipo de variables utilizadas fueron dicotómicas ya que contaban con dos opciones de
respuesta si y no según correspondiera a los conocimientos de los funcionarios.

6. Árbol del Problema

9
 EFECTOS Y
CONSECUENCIAS DEL
PROBLEMA

MAL ORGANIZACIÓN DETERIORO EN LOS PERDIDA DE

DOCUMENTOS DOCUMENTOS

PROBLEMA
CAUSAS DEL PROBLEMA FONDO ACUMULADO
=CENTRAL=

MAL CLIMA
ORGANIZACIONAL

MALA COMUNICACIÓN PERDIDA DE TIEMPO PERDIDA DE CAPITAL

10
8.

Cronograma de Actividades

1. Se eligió el tema de investigación

2. Se establecieron los grupos de investigación
3. Fueron repartidos los artículos a cada grupo
4. Se socializo en el grupo el articulo establecido
5. Se eligió la empresa a encuestar
6. Se formularon las preguntas con sus respectivas variables
7. Se realizó la encuesta a los funcionarios de la empresa
8. Se resolvieron dudas presentes en los encuestados
9. Se analizaron los resultados
10. Se estableció la problemática de la empresa, haciendo referencia al acuerdo
042 de 2002
11. Se generaron los objetivos específicos y el objetivo general
12. Se dio respuesta a las preguntas formuladas a la investigación

Especificación del Cronograma

1. El 2 de octubre de 2018 se eligió como tema de la investigación el acuerdo

042 de 2002 y nos correspondió el artículo 2 del mismo; ese mismo de se
realizaron los puntos del 2 al 6. El grupo se conformó por YOLMERISS
BAYONA, LAURA OJEDA y JESSICA VERA.
Al realizar estas 6 actividades gastamos 4 horas desde las 06:00 hasta las
10:00 horas.
2. Los puntos 7 y 8 se realizaron el 4 de octubre del presente año a las 12:30
horas donde nos dirigimos a la empresa a encuestar y así resolvimos las
preguntas planteadas.
3. El 5 de octubre establecimos la problemática de la empresa basándonos en los
resultados de la encuesta lo cual nos llevó desde la 08:30 hasta las 10:00
horas, también establecimos y generamos los objetivos.
4. El 8 de octubre resolvimos las preguntas de la investigación referenciadas en
la guía, desde las 06:00 hasta las 10:00 horas.

9. Presentar informe

11
Tecnólogo en Gestión Documental-1620410

INFORME EXTRADORDINARIO PROCESO DE RECOLECCION DE

DATOS

Fecha: San José de Cúcuta, 10 de octubre de 2018

ELABORADO POR: Yolmeriss Milena Bayona Correa

Laura Camila Ojeda Caballero
Jessica Tatiana Vera Alarcón

1. OBJETIVOS

1.1 Objetivo General

1.1.1 Hallar las posibles falencias que puedan encontrarse por no aplicar el acuerdo
042 de 2002.

1.2 Objetivos Específicos

1.2.1 Dar a conocer al personal encuestado que en el proceso de depuración se debe

tener en cuenta la opinión y la ayuda de un superior para realizar esa acción.
1.2.2 Informarle a los funcionarios que se debe tener en cuenta el tiempo de
conservación en los documentos de archivo de gestión.
1.2.3 Comunicar los diferentes tipos de formatos de tablas de retención documental
a los auxiliares de archivo.

2. RESUMEN

Basándonos en la guía suministrada por el instructor OSCAR RICARDO ARDILA

SARMIENTO en la cual nos habla sobre la investigación y su importancia, donde el
instructor estableció los grupos de trabajo para realizar la investigación estipulada en
la misma, el grupo de nos correspondió fue el número uno en el cual socializamos el
artículo 2 del acuerdo 042 de 2002 que se nos asignó; luego de haberlo analizado
acudimos a diferentes fuentes de datos para ampliar el respectivo tema, para formular
las preguntas de la encuesta requerida en la guía, para así mismo realizarla en la

12
Resumen Recolección de Datos 2

respectiva empresa que elegimos la cual fue UNIDAD ADMINISTRATIVA DE

RESTITUCION DE TIERRAS; el día 4 de octubre nos dirigimos a los funcionarios
en distintas dependencias de la misma, encontramos resultados favorables por parte
de la mayoría de encuestados y también se dio respuesta a las interrogantes de los
trabajadores.

Teniendo en mano la encuesta diligenciada pasamos a analizar los resultados

obtenidos en el cual hayamos el problema principal y estipulamos los objetivos. Por
otra parte dimos solución al taller reflejado en la guía respectivamente referenciada
en la encuesta.

2.1 HIPOTESIS

El acuerdo 042 de 2002 nos indica la manera de organizar los documentos en las
distintas dependencias que generen Archivo de Gestión ,teniendo en cuenta el ciclo
vital de los documentos, ya que de esto depende una buena conservación del mismo y
ayuda a la empresa a generar un mejor desempeño en todas sus actividades.

La interrogante en cuestión es si la empresa a la cual se encuestara aplica con todas

las normas que están establecidas en el acuerdo mencionado anteriormente,
basándose en el tipo documental requerido y exigido para elaborar el inventario
documental para así tener una mejor organización en los archivos .

Los funcionarios de la unidad restitución de tierras aplicarían como tal el acuerdo

042 de 2002 rigiéndose al artículo 2.

2.2 MISIÓN DE LA EMPRESA

“Conducir a las víctimas de abandono y despojo, a través de la gestión administrativa

para la restitución de sus tierras y territorios, a la realización de sus derechos sobre
los mismos, y con esto aportar a la construcción de la paz en Colombia”

2.3 VISIÓN DE LA EMPRESA

“Para el año 2021, las víctimas de abandono y despojo por el conflicto armado han
recuperado sus derechos sobre las tierras y territorios gracias a una acción articulada,
legítima e irreversible liderada por la Unidad, contribuyendo a la reparación integral
como base de procesos de reconciliación”

13
Resumen Recolección de Datos 3

2.4 RESEÑA HISTÓRICA DE LA EMPRESA

Sabes que el campo es la fuerza de las montañas y del agua corriendo, la libertad de
andar, compartir con los animales y los vecinos, jugar con los amigos y amigas,
disfrutar de la familia, recoger los frutos de los árboles, los huevos de las gallinas, la
leche de la vaca y estar tranquilos.

Un día, llego el conflicto armado y todo quedó en silencio, los ríos se tiñeron de
sangre, los ruidos de las armas remplazaron los hermosos sonidos de la naturaleza. En
esta ocasión. Se perdieron las tierras que por tantos años fueron el sustento de muchas
familias. Y lo más triste, las familias fueron separadas, se perdieron seres queridos,
las vacas, las gallinas pasaron a otros dueños y varios de las niñas y niños dejaron de
asistir a sus escuelas. Con la Restitución de Tierras, esto está cambiando, existe la
posibilidad de volver al campo. Esta es la historia que te queremos contar y de la que
tú puedes ser parte.

2.5 VALORES DE LA EMPRESA

Los valores y principios que orientan las acciones de los servidores públicos de la
URT son los siguientes:
- Respeto
- Honestidad
- Compromiso con los derechos de las víctimas
- Solidaridad
- Sentido de Justicia
- Coherencia
- Actitud de dialogo

2.6 INSTRUMENTO DE RECOLECCION DE DATOS

El instrumento de recolección que elegimos fue el de la cuenta con variable

dicotómica.

14
Resumen Recolección de Datos 4

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE

ENCUESTA

NOMBRE DE LA
ENTIDAD
APLICADOR

TEMA Acuerdo 042 de 2002 enfocado en el artículo 2 Obligatoriedad

de la organización de los archivos de gestión
FUNCIONARIO
CARGO

De acuerdo a sus conocimientos diligencie las siguientes preguntas marcando con una
X su respuesta.

SI NO
1 ¿Aplica en su empresa el acuerdo 042 de 2002?

2 ¿Tiene algún conocimiento sobre las tablas de retención

documental?
3 ¿Conoce usted el formato único de retención documental?

4 ¿Aplica algún formato diferente al anterior mencionado?

5 ¿Tiene usted algún conocimiento sobre el archivo de gestión?

6 ¿Cuál es el tiempo de conservación que maneja para los

documentos de archivo de gestión? (si aplica el tiempo, marque si y
el respectivo número de años)
1 año
3 años
5 años
7 ¿Conoce usted los manuales de procedimiento para el manejo
de archivo de gestión?

15
Resumen Recolección de Datos 5

8 ¿Conoce usted algunos procedimientos para la clasificación de

los documentos?
9 ¿Al tomar algún documento identifica usted las series y
subseries del mismo?
10 ¿Al momento de la depuración documental usted busca ayuda
de algún superior para realizar esta acción?

2.7 CONCLUSIONES

- en el proceso de investigación podemos concluir que fue de gran éxito no solo

para la empresa sino también para nosotros mismo por el conocimiento
adquirido
- se concluye también que se debe tener un buen clima organizacional ya que de
ello depende el buen desempeño de las funciones administrativas
- por último se concluye que la mayoría del personal aplica el artículo 042 de
2002 en el archivo de gestión de cada dependencia

2.7 RECOMENDACIONES

- Tener en cuenta siempre la opinión de un superior en el proceso de

depuración
- Indagar sobre los formatos de tabla de retención documental
- Conocer el tiempo de conservación de los documentos en el archivo de
gestión

YOLMERISS BAYONA LAURA OJEDA JESSICA VERA

Aprendiz Aprendiz Aprendiz

Anexos: 9 folios

Transcriptor: Jessica V.

16
17
18
19
20
21
22
23
24
25
 GRAFICAS EN BARRAS Y CIRCULAR.

 PREGUNTA 1.

¿Aplica usted en su empresa el acuerdo 042 de 2002?

Según el análisis estadístico se calculó que la empresa unidad administrativa de

restitución de tierras aplica efectivamente el acuerdo 042 de 2002.

 PREGUNTA 2.

¿Tiene algún conocimiento sobre las tablas de retención documental?

Mediante el análisis se confirmó que la entidad tiene conocimiento sobre las tablas de
retención documental.

26
  PREGUNTA 3.

¿Conoce usted el formato único de retención documental?

Mediante el análisis estadístico se comprobó que la empresa conoce muy bien el

formato único de retención documental.

 PREGUNTA 4.

¿Aplica algún formato diferente al anterior mencionado?

Según el análisis realizado se efectuó que el 56% de las personas encuestadas aplican
el formato único de retención documental.

27
  PREGUNTA 5.

¿Tiene usted algún conocimiento sobre el archivo de gestión?

De acuerdo con el análisis se efectuó que en la empresa unidad administrativa de

restitución de tierras tienen conocimiento sobre el archivo de gestión.

 PREGUNTA 6.

¿Cuál es el tiempo de conservación que maneja para los documentos de archivo de

gestión?

Por medio del análisis estadístico se concluyó que el 89% de las personas encuestadas
manejan el tiempo de conservación para los documentos de archivo de gestión.

28
  PREGUNTA 7.

¿Conoce usted los manuales de procedimientos para el manejo de archivo de gestión?

Según el análisis en la empresa se confirmó que conocen los manuales de

procedimientos para el manejo de archivo de gestión.

 PREGUNTA 8.

¿Conoce usted algunos procedimientos para la clasificación de los documentos?

De acuerdo con el análisis estadístico se concluyó que las personas encuestadas

conocen algunos de los procedimientos para la clasificación de los documentos.

29
  PREGUNTA 9.

¿Al tomar algún documento identifica usted las series y subseries del mismo?

Según el análisis se comprobó que todas las personas encuestadas identifican las
series y subseries documentales.

 PREGUNTA 10.

¿Al momento de la depuración documental usted busca ayuda de algún superior para
realizar esta acción?

Según los datos recopilados se determina que de las personas encuestadas un 22% no
cumple con buscar ayuda de un superior al momento de la depuración documental.

30
 MODA

Nueve personas fueron

PREGUNTAS SI NO las encuestadas y como
se presenta resaltado en
1 9 0
la tabla la variable SI es
2 9 0 la que más se expresa,
por lo tanto es la moda
3 9 0
de los resultados y de
4 4 5 dicha investigación.
5 9 0
6 8 1
7 9 0
8 9 0
9 9 0
10 7 2

31
CONCLUSIONES

 En el proceso de investigación podemos concluir que fue de gran éxito no

solo para la empresa sino también para nosotros mismo por el conocimiento
adquirido
 Se concluye también que se debe tener un buen clima organizacional ya que
de ello depende el buen desempeño de las funciones administrativas
 Por último se concluye que la mayoría del personal aplica el artículo 042 de
2002 en el archivo de gestión de cada dependencia

RECOMENDACIONES

 Tener en cuenta siempre la opinión de un superior en el proceso de

depuración
 Indagar sobre los formatos de tabla de retención documental
 Conocer el tiempo de conservación de los documentos en el archivo de
gestión

32
 BIBLIOGRAFIA

https://www.restituciondetierras.gov.co/organigrama
https://www.restituciondetierras.gov.co/mision-y-vision
https://www.restituciondetierras.gov.co/documents/10184/438272/CODIGO+ETICA+SITIO.
pdf/694512d1-4d1f-4c21-899d-285d290efe86
https://www.restituciondetierras.gov.co/web/ninos/historia
https://www.google.com.co/search?q=ARBOL+DEL+PROBLEMA&oq=ARBOL+DEL+PR
OBLEMA+&aqs=chrome..69i57j0l5.7064j1j4&sourceid=chrome&ie=UTF-8
https://www.google.com.co/search?q=MARCO+TEORICO&oq=MARCO+TEORICO&aqs=
chrome..69i57j0l5.3936j1j9&sourceid=chrome&ie=UTF-8

33