Unidad 1 / Escenario 2

Lectura Fundamental

Priorización de los propósitos

y actividades

Contenido

1 El modelo personal

2 Matriz para la gestión del tiempo

3 Seamos más productivos

Palabras clave:
Gestión del tiempo, productividad, reuniones efectivas, autonomía, delegación.
1. El modelo personal

Si lo recuerda bien, estimado estudiante, los ejercicios de introspección y proyección han sido
comunes a lo largo de la vida; estoy seguro de que cuando estaba en último año de educación
secundaria, le propusieron hacer su proyecto de vida. Hoy, después de tantos años, ¿ese
proyecto de vida se ha cumplido? ¿en qué medida? Tal vez ni lo recuerde.

Pues bien, ahora el objetivo no es diseñar otro plan de vida. Aquí vamos a priorizar algunas
actividades para que sean coherentes con sus propósitos en cuatro dimensiones: personales,
familiares, profesionales y sociales. Tenga en cuenta que en la auto-evaluación de la gestión
actual del tiempo (recurso que debió realizar en el primer escenario para el aprendizaje), usted
pudo identificar concentraciones de tiempo en algunas actividades. ¿Existe coherencia entre
esas concentraciones de tiempo y sus propósitos de vida? Si la respuesta es no, le invitamos a
ajustar un poco su quehacer semanal para priorizar a la luz de lo que quiere.

Por ejemplo, si un propósito personal es disminuir de peso, mejorar el estado físico, o volver
a retomar una práctica deportiva de la juventud, esto debería verse reflejado en el inventario
de actividades con un número de horas dedicadas a la semana. Si no está reflejada es porque
no hay coherencia entre los propósitos y lo que realmente hacemos. Así, ¿cómo vamos a ser
productivos?

Para empezar a definir los propósitos de vida, vamos a utilizar una metodología creada por
Clark & Osterwalder (2011) denominada el modelo de negocio personal; en este método se
habla de pintar un lienzo para describir el modelo personal, es decir, definir los propósitos
personales.

En la siguiente tabla se presenta un resumen de cómo diligenciar o modelar el lienzo personal.

POLITÉCNICO GRANCOLOMBIANO 2
 Tabla 1: Explicación de los bloques del lienzo personal

Bloque Explicación
¿Quién eres y qué tienes? Aquí se deben definir los intereses,
Recursos clave competencias y habilidades, conocimientos, experiencia, contactos
personales y profesionales, así como los activos tangibles e intangibles.
¿Qué haces? ¿Se acuerda de las actividades que definió en la auto-
evaluación del escenario 1? Lo que haces es una evolución natural de
Actividades clave
quien eres. Aquí no va el listado de todo lo que hacemos sino de aquello
que realmente genera valor.
¿A quién ayudas? Tus clientes más importantes pueden ser el jefe, el
director o de quienes dependes laboralmente. Así mismo, aquellos pares
Clientes
que se nutren de tu trabajo, o en definitiva, aquellos quienes reciben
beneficios por lo que haces.
¿Qué ayuda ofreces? Aquí debe explicitar el cómo ayudas a otros a
hacer su trabajo. ¿Para qué lo contratan? Es importante ser estratégico
Valor añadido y definir el valor diferenciador frente a todos los profesionales con los
que compite. Muchas de las actividades claves se convierten en valor
añadido.
¿Cómo te conocen y qué medios utilizas? Si las empresas hacen
Canales marketing, tú también puedes hacerlo. ¿Cómo sabrán los demás que
puedes ayudarles?
¿Cómo te relacionas? Si el servicio o valor que generas es presencial,
Relaciones con los el cara a cara será la forma en que te relaciones. ¿Puede ser otro? ¿Se
clientes puede mejorar el existente? ¿Cómo captas o fidelizas a tus clientes o
beneficiarios?
¿Quién te ayuda? En este recuadro se debe indicar las fuentes de
Asociaciones
motivación, consejos y oportunidades de crecimiento. Compañeros,
clave
mentores, miembros de tu red profesional y aliados.

¿Qué obtienes? Apunta a cuáles son tus fuentes de ingresos como el

Ingresos y
salario, bonificaciones, honorarios; también se deben identificar los
beneficios
beneficios no monetarios como el reconocimiento.
¿Qué das? Es la inversión necesaria para trabajar: tiempo, energía y
Costos
dinero.
Fuente: Elaboración propia (2017). Modificado de Clark & Osterwalder (2011)

POLITÉCNICO GRANCOLOMBIANO 3
 Forma física Familia y
y salud amigos

Crecimiento Carrera
personal y profesio-
espiritual RUEDA DE
LA VIDA

Ocio y
Amor
diversión

Riqueza Creatividad
y dinero y expresión
personal

Figura 1. Rueda de la Vida

Fuente: Elaboración propia (2017)

Al utilizar la metodología del lienzo y responder las preguntas en cada bloque del modelo, usted
se estará redefiniendo (esto quiere decir que parte de un proyecto actual a un proyecto futuro).
Re-inventarse es necesario para abandonar aquellas prácticas que nos impiden ser productivos;
abordar nuevos hábitos nos ayudará a cumplir los propósitos en todas las dimensiones. Existe
una relación directa entre conocerse y tener el trabajo de los sueños. ¿Actualmente tiene el
trabajo de sus sueños? ¿Cómo convertir el trabajo actual en el trabajo de sus sueños? ¿Cómo
llegar a ser productivos si no amamos lo que hacemos?

Ahora bien, no todo gira en torno al mundo laboral. Existe un mundo después del trabajo. Para
poder evaluarlo vamos a utilizar una metodología denominada la rueda de la vida. Esta rueda se
divide en ocho diferentes porciones como si fuera una pizza. La idea consiste en elegir los ocho
temas que considere más importantes y asignar un tema a cada porción.

Como lo puede ver en la figura 1, existen diferentes intereses como la carrera profesional, sin
duda, esta puede ser una gran porción, pero no será la única. ¿Qué otro propósito tiene en su
modelo personal? La imagen le dará unos ejemplos, pero en usted está la responsabilidad de
repartir la rueda de la vida.

POLITÉCNICO GRANCOLOMBIANO 4
2. Matriz para la gestión del tiempo

Una vez la persona ha planteado sus propósitos en el corto, mediano y largo plazo, -que entre
otras cosas nadie le asegurará que lo logrará tal como lo ha pensado, pero que contribuirá a
mejorar sus posibilidades para alcanzarlo-, es necesario enfocar sus esfuerzos adecuadamente.
Veamos las diferentes alternativas posibles: las negativas y la positiva, utilizando para ello un
gráfico que en el eje de las X analizamos la urgencia y en el de las Y la importancia, partiendo de
la premisa que el ideal es hacer las cosas importantes oportunamente sin que lleguen al plano
de la urgencia.

De acuerdo con estas premisas encontramos que en el Cuadrante 1 están los “bomberos”
aquellos que se la pasan apagando sus incendios, escenario en el cual se está propenso a alto
estrés y a un problema cardíaco además de tener posibilidades de incumplimiento y de baja
calidad en lo que se hace. En el Cuadrante 3 está “el engañado” que es aquella persona que se la
pasa haciendo urgentemente, lo que no es importante, es decir, hace lo que le gusta antes de lo
que importa invirtiendo una prioridad vital para el buen uso del tiempo.

En el Cuadrante 4 tenemos a “los despreocupados” que hacen lo que no es importante y,

además, de manera “relajada” de tal manera que sus resultados no tienen impacto real en
sí mismos ni en su entorno y, por último, el cuadrante de la persona que es consciente de la
importancia de su tiempo que es el Cuadrante 2 en donde la persona auto enfocada hace lo que
tiene que hacer de manera oportuna, calificada, con calidad y sin tanta presión que le permita
disfrutar su ejecución y sus resultados.

La pregunta de reflexión sería: ¿en dónde se la ha pasado en estos últimos días? ¿Cómo le ha
ido en ese cuadrante? ¿Qué se tendría que hacer para lograr estar en el cuadrante 2?

POLITÉCNICO GRANCOLOMBIANO 5
 Tabla 2: Matriz de gestión del tiempo

URGENTE NO URGENTE
Cuadrante 1 Cuadrante 2

Incendios Prevención
IMPORTANTE

Problemas apremiantes Planificación

Proyectos cuyas fechas vencen Relaciones Interpersonales

Prioridades del jefe Salud

Trabajo de uno mismo
Tareas aplazadas
Deporte
Recreación

Cuadrante 3 Cuadrante 4
NO IMPORTANTE

Asuntos triviales Algunas interrupciones

Ajetreo Algunas llamadas
Correspondencia Algunos reportes
Algunas llamadas Algunas reuniones
Actividades placenteras
Prioridades ajenas

Fuente: Elaboración propia (2017). Modificado de Covey (2011)

POLITÉCNICO GRANCOLOMBIANO 6
3. Seamos más productivos

Todos tienen
demasiado trabajo.

Es Es un
arriesgado proceso
El entrenamiento
lento
lleva mucho tiempo.

A ellos no les
gustan las No hay buena
responsabilidades. comunicación.

Es mi
responsabilidad.

Quiero tener No va a
el control salir bien

No quiero ser
despedido.

Figura 3. Razones por las que no se delega

Fuente: Elaboración propia (2017)

Continuando con la identificación de conceptos y elementos que contribuyen a una buena

gestión del tiempo, podemos analizar cinco aspectos fundamentales:

A. Delegar responsabilidades: ya que tener todo bajo control puede ser un impedimento
para crecer y generar resultados de alto impacto. Para un gerente, esta tarea puede ser
difícil, pero se aprende con el tiempo cuando se conocen los beneficios. Esta habilidad
es característica de un líder participativo.

POLITÉCNICO GRANCOLOMBIANO 7
 (En el escenario 3 se va a profundizar esta habilidad). Para delegar se propone:

1. Seleccionar las funciones a delegar

2. Asignar cada función al colaborador adecuado

3. Comunicar asertivamente las expectativas sobre la tarea

4. No tener miedo de perder autoridad

5. Dar reconocimiento por la tarea ejecutada

B. La autonomía para la toma de decisiones es un concepto que permite optimizar el

tiempo porque lo que hay que hacer se hace de manera más oportuna sin tener que
esperar a que otros decidan por uno. Si a usted le asignan una nueva función por
delegación, quiere decir que han depositado una nueva responsabilidad que debe llevar
con autonomía. Para esto se aconseja:

1. Estudiar la nueva función, tomar todos los datos necesarios y tomar decisiones.

2. Identificar todas las alternativas de solución posible. Evalúe cada una con sus
pros y contras. Luego decida.

3. Haga recomendaciones sobre cuál es el mejor plan de acción seguir en la nueva

tarea.

4. Comunique sus propuestas antes de proceder. La confianza se gana cuando se

respeta la autoridad y el punto de vista.

5. Luego proceda y presente un informe sobre los resultados.

C. Participe y proponga reuniones de trabajo o de estudio que sean altamente efectivas.

Si bien para algunos las reuniones son una forma elegante y aburrida de matar el
tiempo, para otros es una forma altamente efectiva para lograr los mejores resultados
en la gestión estratégica y en la gestión diaria. ¿Por qué? Aquí se pretende que su
comprensión frente a las reuniones cambie. Una reunión no es un encuentro para
asignar más tareas. Una reunión es un encuentro entre personas claves para aunar
esfuerzos, tomar decisiones más creativas, con el fin de generar más compromiso y
motivar frente a los propósitos colectivos. Es un buen momento para compartir la visión
del equipo.

POLITÉCNICO GRANCOLOMBIANO 8
 Para eso se aconseja:

1. Siempre contar con una agenda de trabajo y unos objetivos claros. No hacer esto
es permitir que la reunión sea caótica. Cada reunión debe tener un ambiente y
cultura de eficiencia.

2. Invitar y lograr la participación de miembros clave. Muchos asistentes a la

reunión, es un problema. Se debe utilizar técnicas de manejo de personas
cuando el número es grande. De igual manera se debe implementar técnicas
para el desarrollo de la creatividad para que la participación sea democrática y
no solo terminen hablando los mismos de siempre.

3. En una reunión de debe repartir diferentes tipos de roles. No solo dos: quien
habla y quienes escuchan. Los roles deben ser diversos, rotativos, creativos,
con alto grado de compromiso y dados a conocer antes del inicio del encuentro.
Un nuevo líder para la reunión, un moderador, un redactor, pueden ser ejemplos
básicos. Pero, ante todo, sea creativo.

D. Maneje sus interrupciones, empezando por reconocer que uno mismo es el principal
interruptor que uno tiene, al permitirse distracciones, tales como, teléfonos móviles,
correos electrónicos, mirando lo que no debe estar mirando, es decir, actividades
que uno efectúa desconcentrándose de lo que quiere lograr. Además de lo anterior
reflexione sobre lo siguiente:

1. Establezca protocolos de comunicación al delegar

2. Dé autonomía a los miembros de su equipo

3. Establezca horarios de atención para clientes internos y externos

4. Utilice un contestador automático, filtre sus llamados o simplemente desconecte

su teléfono.

E. Administre mejor los recursos que tiene en diversos espacios no importa si es en casa
o en la oficina, ubicando cada cosa en su lugar. Para esto se recomienda:

1. El orden y la limpieza en el lugar de trabajo puede traducirse en un mayor nivel

de eficiencia y de orden mental. La creatividad se desarrolla mejor cuando el
ambiente es adecuado para trabajar.

POLITÉCNICO GRANCOLOMBIANO 9
2. Es necesario que cada cosa esté ubicada en su lugar. Esto con el fin de evitar
accidentes ya que pueden quitarnos valiosos minutos para ser efectivos. ¿Se te
ha regado un poco de café en el escritorio?

3. Elimina lo innecesario y clasifica lo útil. Es importante tener en cuenta dos

variables para esto: la frecuencia con la que utiliza los elementos del lugar
de trabajo y la cantidad de elementos que necesita. ¿Para qué dejar sobre el
escritorio un elemento que utiliza cada mes? ¿Para qué guardar los elementos
que utilizas con frecuencia? Tenga en cuenta las políticas de seguridad de la
empresa para la cual trabaja.

4. ¿Mantiene el escritorio de su computador lleno de archivos? Tómese el tiempo

para clasificarlos. Categorice la información de acuerdo a su procedencia y
frecuencia de uso. No olvide utilizar los servicios de almacenamiento en la nube
o realizar las copias de seguridad por si se le riega el café en el computador.

La unión entre delegar, tener autonomía, el orden, las reuniones

efectivas y el manejo de las interrupciones, permiten ser más
productivos dentro y fuera del trabajo.

POLITÉCNICO GRANCOLOMBIANO 10
Referencias
Clark, Tim & Ostelwalder, A. (2011). Tu modelo de negocio. Bogotá: Editorial Deusto.

POLITÉCNICO GRANCOLOMBIANO 11
 INFORMACIÓN TÉCNICA

Módulo: Habilidades Gerenciales

Unidad 1: Competencias para la productividad

Escenario 2: Priorización de los propósitos y actividades

Autor: Wilinton Javier Ortiz Amador

Asesor Pedagógico: Amparo Sastoque Romero

Diseñador Gráfico: Paola Andrea Melo
Asistente: Ana Milena Raga

Este material pertenece al Politécnico Grancolombiano. Por

ende, es de uso exclusivo de las Instituciones adscritas a la
Red Ilumno. Prohibida su reproducción total o parcial.

POLITÉCNICO GRANCOLOMBIANO 12