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SAP BUSINESS ONE: GUÍA DE
CAPACITACIÓN
ESTÁNDAR
MÓDULO DE
COMPRAS
SAP BUSINESS ONE VERSIÓN 9.0 PLX
Dirección de Consultoría
Contenido
INTRODUCCIÓN .............................................................................................................. 2
MODULO DE COMPRAS................................................................................................. 3
CONEXIÓN CON OTROS MÓDULOS ....................................................................... 3
ALTA DE SOCIO DE NEGOCIOS-PROVEEDORES ................................................. 5
FLUJO DE PROCESO GENERAL ................................................................................. 10
PEDIDO ........................................................................................................................ 10
ENTRADA DE MERCANCÍAS .................................................................................. 15
FACTURA DE PROVEEDORES ................................................................................ 17
DOCUMENTOS DE CORRECCIÓN .............................................................................. 19
DEVOLUCIÓN DE MERCANCÍAS ........................................................................... 19
NOTA DE CRÉDITO DE PROVEEDORES ............................................................... 22
OPERACIONES CON ANTICIPOS ................................................................................ 24
FACTURA DE ANTICIPO DE PROVEEDORS ........................................................ 24
PAGO DE FACTURA DE ANTICIPO DE PROVEEDORES (Gestión de Bancos) .. 27
VINCULAR FACTURA DE PROVEEDORES CON ANTICIPOS ........................... 30
PRINCIPALES REPORTES ............................................................................................ 32
REPORTE: LISTA DE PARTIDAS ABIERTAS ........................................................ 32
REPORTE: ANÁLISIS DE COMPRAS ...................................................................... 34
REPORTE: ANTIGÜEDAD DE SALDOS PROVEEDORES .................................... 36
Bexap, S.A. de C.V.

Ave. De la Palma #8, Tercer Piso
Colonia San Fernando la Herradura
52787, Huixquilucan, Edo. de México Página 1 de 37
INTRODUCCIÓN
El presente documento constituye la guía de capacitación de los procesos generales para
el módulo de compras de SAP Business One versión 9.0 estándar.
Este documento no considera campos de usuarios, tablas de usuarios, add ons, desarrollos
especiales, validaciones, mensajes de prueba, búsquedas formateadas ni ningún otro
elemento que no pertenezca a la base demo de SAP para la localización México.
VERSIÓN DEL DOCUMENTO
DESCRIPCIÓN VERSIÓN
Última Fecha de actualización 16-jun-14
Elaboró Gerardo Olivares
Aprobó Paola Zacarías
Versión de SAP para pantallas y procesos 9.0 pl x
Bexap, S.A. de C.V.

MODULO DE COMPRAS
CONEXIÓN CON OTROS MÓDULOS
El módulo de compras administra y registra las operaciones relativas al registro de

pedidos, entrega de mercancías y facturación de compras tanto de productos como de
servicios.
El módulo de compras opera con información gestionada por otros módulos, tal como se
ejemplifica en el siguiente diagrama:
OPORTUNIDADES
VENTAS
DE VENTAS
GESTION
GESTION DE
FINANZAS INVENTARIOS
BANCOS
SOCIOS DE
NEGOCIO
COMPRAS PRODUCCIÓN
Compras / Gestión.- En el módulo de gestión se parametrizan las cuentas contables a

utilizar y la numeración de documentos.
Compras / Socio de negocio.- El módulo de Compras asocia las transacciones que realiza
a Socios de Negocio Proveedores para actualizar el saldo por pagar.
Compras / Inventarios.- El módulo de Inventarios administra catálogos de artículos y

existencias.
Compras / Gestión de Bancos.- El módulo de Gestión de Bancos mostrará en la sección

de pagos efectuados el importe de las facturas por cobrar generadas desde Compras.
Bexap, S.A. de C.V.

Compras / Finanzas.- El módulo de Finanzas identificará las operaciones realizadas desde

el módulo de compras que tienen afectación contable, y se encargará del registro de las
mismas. En el caso de documentos de Servicios, para crear un documento se tendrá que
seleccionar una cuenta contable del plan de cuentas.
Bexap, S.A. de C.V.

ALTA DE SOCIO DE NEGOCIOS-PROVEEDORES
Se reconocen dentro de SAP Business One con el nombre genérico de “Proveedores”

tanto a los acreedores como a los proveedores.
RUTA
 Socios de Negocios
 Datos maestros socios de negocios
FUNCIÓN
Crea el proveedor dentro de los catálogos.
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CAMPOS RECOMENDADOS
Encabezado
Código.- Clave que se le asigna al Proveedor.
Tipo.- Seleccionar “Proveedor”.
Nombre.- Nombre, o Razón Social.
RFC.- Escribir el RFC del Proveedor sin guiones ni espacios.
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Personas Contacto (pueden ser múltiples)

ID Contacto.- Nombre de Contacto.
Nombre, Apellido, Teléfono.- Datos del contacto.
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Condiciones de Pago
Condiciones de pago.- Días de plazo para el cobro del Proveedor.
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Finanzas
Impuesto Obligatorio.- Marcar esta casilla para que solicite el registro de un
indicador de impuestos
Indicador de impuesto.- Seleccionar el código de IVA que aplicará por omisión a
las partidas de compras al escoger este proveedor.
Sujeto a retención.- Marcar el checkbox si este proveedor maneja retenciones de
impuestos.
Código IVA permitido.- Seleccionar de la lista los códigos de retención de
impuestos que aplican para este proveedor
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FLUJO DE PROCESO GENERAL
• Lo captura compras
• No realiza registro contable
PEDIDO
• Lo captura almacén/logística
ENTRADA DE • Sí realiza registro contable
MERCANCÍAS
• Lo captura compras/ contabilidad

FACTURA DE • Sí realiza registro contable
PROVEEDORES
PEDIDO
La orden de compra, o pedido, es la promesa de compra al proveedor, no afecta

contablemente, pero sí afecta la cantidad disponible.
RUTA
 Compras -Proveedores
 Pedido
FUNCIÓN
Crea una orden de compras para un proveedor, aumenta la cantidad disponible de un

artículo.
EFECTO CONTABLE
Sin afectación contable.
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CAMPOS RECOMENDADOS
Encabezado
Proveedor/Nombre.- Realizar la búsqueda de un socio de negocios.
Seleccionar moneda
Seleccionar fecha de entrega
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Contenido (Clase Artículo)

Número de artículo.- Seleccionar el artículo del pedido.
Cantidad.- Escribir la cantidad pedida.
Precio Unitario.- Escribir el precio de compra pactado.
Indicador de Impuestos.- Seleccionar el indicador de impuesto directo (IVA o
IVA+IEPS) que le corresponde a la partida.
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Contenido (Clase Servicio)

Descripción.- Concepto del servicio.
Cuenta de mayor.- Seleccionar la cuenta contable del gasto.
Total (ML).- Importe Subtotal de la partida (antes de impuestos)
Indicador de Impuestos.- Seleccionar el indicador de impuesto directo (IVA o
IVA+IEPS) que le corresponde a la partida.
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Logística
Destinatario.- Dirección de entrega.
Pie de Formato
Empleado de compras.- Especificar el empleado de compras
Descuento.- Especificar un porcentaje o monto de descuento.
Total del Documento.- Especificar un monto para que se calcule automáticamente
el descuento.
AL FINALIZAR DAR CLIC EN CREAR.
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ENTRADA DE MERCANCÍAS
La entrada de mercancías consiste en la recepción en el almacén propio de la mercancía

al proveedor, aumenta la cantidad en stock por la entrada al inventario. Se registra a la
cuenta puente de compras.
RUTA
 Entrada de mercancías
FUNCIÓN
Crea la entrada de mercancía, aumentando la cantidad en stock de inventario.
EFECTO CONTABLE
Sólo en el caso de “Clase Artículos”; si se selecciona “Clase Servicios” no lo hay.
CUENTA DEBE HABER

Inventarios XXX
Cuenta puente de compras XXX
Bexap, S.A. de C.V.

CAMPOS RECOMENDADOS
Encabezado
Seleccionar moneda
Pie de Formato
Copiar de.- Abre una pantalla de selección para generar la copia de un documento
previamente registrado, seleccionar “Pedidos”. Aparece una subpantalla donde se
puede seleccionar uno o varios pedidos.
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FACTURA DE PROVEEDORES
La factura de Proveedores registra la compra o el gasto, la cuenta por pagar y el

impuesto.
RUTA
 Factura de proveedores
FUNCIÓN
Crea la factura por pagar al registrar el gasto o la compra. Si el tipo de factura es por un
gasto (Servicio recibido), se puede registrar directamente la factura sin necesidad de los
pasos previos.
EFECTO CONTABLE
En el caso de “Clase Artículo”

CUENTA DEBE HABER
Proveedor (Socio de
Negocio) XXX
Cuenta puente de compra XX
IVA pendiente de pago X
En el caso de “Clase Servicio”

CUENTA DEBE HABER
Proveedor (Socio de
Negocio) XXX
Gasto XX
CAMPOS RECOMENDADOS
Encabezado
Bexap, S.A. de C.V.

Seleccionar moneda
Pie de Formato
puede seleccionar una o varias entregas.
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DOCUMENTOS DE CORRECCIÓN
En el caso de que exista un error en la captura de un documento se tiene que realizar el
documento con el efecto contrario de cada documento.
Las entregas sin factura se corrigen con Devoluciones.
Las facturas se corrigen con Notas de crédito
• Lo captura el departamento de Compras

ORDEN DE • No realiza registro contable
COMPRA
ENTRADA • Sí realiza registro contable
DEVOLU- • Sí realiza registro contable
CIÓN
• Lo captura compras / contabilidad

FACTURA • Sí realiza registro contable
DE PROV.

NOTA • Sí realiza registro contable
CRÉDITO
DEVOLUCIÓN DE MERCANCÍAS
La devolución consiste en la salida de mercancía devuelta junto con la cancelación del

respectivo movimiento en almacén.
RUTA
 Devolución de mercancías
FUNCIÓN
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Crea la salida de mercancía, disminuyendo la cantidad en stock de inventario.
EFECTO CONTABLE
Sólo en el caso de “Clase Artículos”; si se selecciona “Clase Servicios” no lo hay.
CUENTA DEBE HABER

Inventarios XXX
Cuenta puente de compras XXX
 El efecto contable puede variar de acuerdo a la configuración
general de la compañía, puede mostrarse un abono, o un cargo
negativo, o un cargo entre paréntesis. Las tres formas de
contabilizarse tienen el mismo efecto en el saldo final de la
cuenta contable.
Bexap, S.A. de C.V.

CAMPOS RECOMENDADOS
Encabezado
Seleccionar moneda
Pie de Formato
Bexap, S.A. de C.V.

NOTA DE CRÉDITO DE PROVEEDORES
La nota de crédito consiste en la salida de mercancía devuelta junto con la cancelación

del costo de ventas y la disminución del saldo de Proveedores cuando se utiliza “Clase
artículos”. En el caso de “Clase servicios”, cancela el gasto, el iva y la cuenta por pagar.
RUTA
 Nota de crédito de Proveedores.
FUNCIÓN
Crea la cancelación de una factura, si es por artículos crea una salida de mercancías
disminuyendo el stock.
EFECTO CONTABLE
En el caso de “Clase Artículos”:
CUENTA DEBE HABER

Proveedor (Socio de
Negocio) XXX
Inventario XX
En el caso de “Clase Servicios”:
CUENTA DEBE HABER

Proveedor (Socio de
Negocio) XXX
Gastos XX
 El efecto contable puede variar de acuerdo a la configuración

general de la compañía, puede mostrarse un abono, o un cargo
negativo, o un cargo entre paréntesis. Las tres formas de
contabilizarse tienen el mismo efecto en el saldo final de la
cuenta contable.
Bexap, S.A. de C.V.

CAMPOS RECOMENDADOS
Encabezado
Seleccionar moneda
Pie de Formato
Bexap, S.A. de C.V.

OPERACIONES CON ANTICIPOS

Existen operaciones con los Proveedores que requieren un porcentaje o monto de
anticipo, previo a la generación de la entrada de mercancía o prestación de servicios.
• Lo captura el departamento de Compras

ORDEN DE • No realiza registro contable
COMPRA
• Lo captura cuentas por compras

ANTICIPO • Sí realiza registro contable
• Lo captura compras / tesorería

PAGO • Sí realiza afectación contable
ENTRADA • Sí realiza registro contable

FACTURA • Sí realiza registro contable
DE PROV
FACTURA DE ANTICIPO DE PROVEEDORS
La factura de anticipo crea un documento tipo factura para pago, este documento deberá
ser basado en una orden de venta y deberá ser pagado posteriormente para que tenga el
efecto de disminución del saldo por pagar.
RUTA
 Factura de anticipo de proveedores
FUNCIÓN
Crea la factura de anticipo de proveedores, no modifica el disponible ni el stock de

almacén.
Bexap, S.A. de C.V.

EFECTO CONTABLE
Este documento tiene la siguiente afectación contable:
CUENTA DEBE HABER

Anticipo XX
Proveedor XXX
 El importe del efecto contable depende del monto de este
documento, no del pedido en el que está basado.
CAMPOS RECOMENDADOS
Bexap, S.A. de C.V.

Encabezado
Seleccionar moneda
Pie de Formato
Anticipo.- Se define con el porcentaje que se desea aplicar de anticipo, o el monto
del anticipo.
Total del documento.- Se define con el total del documento del anticipo, si se
llena este campo se modifica automáticamente el porcentaje y monto de anticipo.
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CADA DOCUMENTO DE FACTURA DE ANTICIPO DEBERÁ ESTAR PAGADO, DEBIDO A

QUE SÓLO TIENE EFECTO SOBRE EL SALDO DE LA FACTURA DEFINITIVA CUANDO SE
REALIZÓ PAGO.
PAGO DE FACTURA DE ANTICIPO DE PROVEEDORES (Gestión de

Bancos)
El pago de la factura de anticipo de proveedores se realiza desde el módulo de Gestión de

Bancos. El procedimiento dentro de Gestión de Bancos es el procedimiento de pago a
proveedores estándar.
RUTA
 Gestión de Bancos
 Pagos efectuados
 Pagos efectuados
FUNCIÓN
Crea el pago de la factura de anticipo y traslada el importe respectivo de IVA del

movimiento pagado.
EFECTO CONTABLE
CUENTA DEBE HABER

Proveedor XXX
IVA acreditable pagado X
Bancos XXX
CAMPOS RECOMENDADOS
Encabezado
Código.- Realizar la búsqueda de un socio de negocios.
Fecha del pago
Bexap, S.A. de C.V.

Contenido
Seleccionar el documento a pagar.
Bexap, S.A. de C.V.

Dar clic en el botón medios de pago. En la ventana medios de pago:

Tipo de Pago.- Seleccionar el tipo de pago de acuerdo a las categorías en las
pestañas.
Seleccionar la cuenta de bancos, o de control de ingreso, y la información
adicional al pago.
Total.- Escribir el importe total de pago.
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VINCULAR FACTURA DE PROVEEDORES CON ANTICIPOS
La factura de Proveedores registra la factura a pagar, el inventario o gasto y el impuesto.

Si el documento está basado en un pedido con facturas de anticipo, los anticipos se
relacionan automáticamente al documento factura y se descuenta el importe.
RUTA
 Factura de proveedores
FUNCIÓN
Crea la factura por pagar, únicamente registra contablemente al Proveedor el importe

remanente entre el valor del pedido menos las facturas de anticipos pagadas.
EFECTO CONTABLE
El registro contable descuenta el importe de anticipos, registra el total de IVA pendiente

de cobro y descuenta de esa misma cuenta el monto correspondiente al IVA del
documento de anticipo.
CUENTA DEBE HABER

Proveedor (Socio de
Negocio) X
Anticipos XX
Gasto (cuenta puente de
compra) XXX
IVA pendiente de pagar Y
IVA pendiente de pagar YY
CAMPOS RECOMENDADOS
Encabezado
Seleccionar moneda
Bexap, S.A. de C.V.

Pie de Formato
puede seleccionar una o varias entregas.
Anticipo total.- Muestra la suma de los importes de anticipos vinculados a la
factura. Si se da clic en el botón: […] se pueden visualizar en una subpantalla los
anticipos individuales.
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PRINCIPALES REPORTES
SAP Business One es una solución creada para satisfacer las demandas de información de
diferentes tipos de industria. Por esta razón, tiene integrados reportes estándar que no
necesariamente son útiles a todas las empresas.
En esta sección se revisarán los principales reportes que de acuerdo al expertise de Bexap
forman los reportes mínimos necesarios para poder controlar la operación.
Además de los reportes aquí explicados, se recomienda que los usuarios clave determinen
si algún otro reporte estándar será ejecutado con regularidad.
REPORTE: LISTA DE PARTIDAS ABIERTAS
Este reporte muestra el estatus de los diferentes documentos generados dentro de SAP.
Este reporte funciona como una medida de control para verificar los documentos que se
encuentran pendientes dentro del flujo operativo.
RUTA
 Informe de Compras
 Lista de partidas abiertas
FUNCIÓN
Muestra los documentos de acuerdo al criterio seleccionado.
EFECTO CONTABLE
CAMPOS DE SELECCIÓN
Encabezado
Seleccionar moneda
Documentos Pendientes.- Seleccionar el tipo de documento de acuerdo a los
valores de la lista desplegable.
Pie de Formato
Bexap, S.A. de C.V.

Botón de OK para cerrar
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REPORTE: ANÁLISIS DE COMPRAS
Este reporte muestra la integración de las Compras, al agrupar la información de los

documentos de Compras por proveedores, artículos o comprador.
RUTA
 Informe de Compras
 Análisis de Compras
FUNCIÓN
Muestra la información de venta de artículos de acuerdo a los criterios seleccionados.
EFECTO CONTABLE
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Encabezado
Seleccionar tipo de análisis.
Periodicidad.- se puede seleccionar como anual, mensual o trimestral.
Tipos de documentos.- facturas, órdenes o entradas.
Fechas de documentos.- pueden ser filtrados por contabilización, vencimiento o
documento.
Selección principal.- se define el rango de información de acuerdo al tipo de
análisis.
Pie de Formato
Botón de OK para visualizar.
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REPORTE: ANTIGÜEDAD DE SALDOS PROVEEDORES
Este reporte muestra la integración del saldo de un cliente a una fecha específica, y
distribuye los saldos vencidos de acuerdo a la parametrización seleccionada.
RUTA
 Socios de Negocios
 Informes de socio de negocios
 Antigüedad
 Antigüedad de saldos de proveedores
FUNCIÓN
Muestra los saldos de los documentos de acuerdo al criterio seleccionado.
EFECTO CONTABLE
Agrupar por proveedor o comprador

Filtrar códigos específicos de proveedores
Seleccionar grupos de proveedores
Seleccionar propiedades
Seleccionar fechas
Seleccionar intervalo
Botón de OK para generar
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VERSIÓN DEL DOCUMENTO

Bexap, S.A. de C.V.

El módulo de compras administra y registra las operaciones relativas al registro de

Compras / Gestión.- En el módulo de gestión se parametrizan las cuentas contables a

Compras / Inventarios.- El módulo de Inventarios administra catálogos de artículos y

Compras / Gestión de Bancos.- El módulo de Gestión de Bancos mostrará en la sección

Bexap, S.A. de C.V.

Compras / Finanzas.- El módulo de Finanzas identificará las operaciones realizadas desde

Bexap, S.A. de C.V.

ALTA DE SOCIO DE NEGOCIOS-PROVEEDORES

Se reconocen dentro de SAP Business One con el nombre genérico de “Proveedores”

Crea el proveedor dentro de los catálogos.

Bexap, S.A. de C.V.

Bexap, S.A. de C.V.

Personas Contacto (pueden ser múltiples)

Bexap, S.A. de C.V.

Bexap, S.A. de C.V.

Bexap, S.A. de C.V.

FLUJO DE PROCESO GENERAL

• Lo captura compras/ contabilidad

La orden de compra, o pedido, es la promesa de compra al proveedor, no afecta

Crea una orden de compras para un proveedor, aumenta la cantidad disponible de un

Sin afectación contable.

Bexap, S.A. de C.V.

Bexap, S.A. de C.V.

Contenido (Clase Artículo)

Bexap, S.A. de C.V.

Contenido (Clase Servicio)

Bexap, S.A. de C.V.

AL FINALIZAR DAR CLIC EN CREAR.

Bexap, S.A. de C.V.

La entrada de mercancías consiste en la recepción en el almacén propio de la mercancía

Crea la entrada de mercancía, aumentando la cantidad en stock de inventario.

Sólo en el caso de “Clase Artículos”; si se selecciona “Clase Servicios” no lo hay.

CUENTA DEBE HABER

Bexap, S.A. de C.V.

AL FINALIZAR DAR CLIC EN CREAR.

Bexap, S.A. de C.V.

La factura de Proveedores registra la compra o el gasto, la cuenta por pagar y el

En el caso de “Clase Artículo”

En el caso de “Clase Servicio”

Bexap, S.A. de C.V.

AL FINALIZAR DAR CLIC EN CREAR.

Bexap, S.A. de C.V.

Las entregas sin factura se corrigen con Devoluciones.

Las facturas se corrigen con Notas de crédito

• Lo captura el departamento de Compras

• Lo captura compras / contabilidad

• Lo captura compras / contabilidad

La devolución consiste en la salida de mercancía devuelta junto con la cancelación del

Bexap, S.A. de C.V.

Crea la salida de mercancía, disminuyendo la cantidad en stock de inventario.

Sólo en el caso de “Clase Artículos”; si se selecciona “Clase Servicios” no lo hay.

CUENTA DEBE HABER

Bexap, S.A. de C.V.

AL FINALIZAR DAR CLIC EN CREAR.

Bexap, S.A. de C.V.

NOTA DE CRÉDITO DE PROVEEDORES

La nota de crédito consiste en la salida de mercancía devuelta junto con la cancelación

En el caso de “Clase Artículos”:

CUENTA DEBE HABER