GUÍA DE APRENDIZAJE Nº 29 CONTROL

DE INVENTARIOS

DAVID STIVEN CAPERA IBAÑEZ

DORIS CRISTINA MORALES FERNANDEZ
JESUS ANDRES QUINTANA CASTIBLANCO

Instructor
RUBEN DARIO BERNAL
ECONOMISTA CON MAESTRIA EN GESTION COMERCIAL

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA

REGIONAL DISTRITO CAPITAL
CENTRO DE SERVICIOS FINANCIEROS
COORDINACIÓN DE ECONOMÍA FINANCIERA Y DE GESTIÓN
TECNÓLOGO EN GESTIÓN DE NEGOCIOS
FICHA 1694045
BOGOTÁ
2019
 2. INTRODUCCIÓN

En diferentes negocios, el departamento de finanzas preferirá en relación con los

inventarios, mantener una cantidad limitada y pequeña de los mismos ya que
éstos afectan la rentabilidad de la operación; el departamento de mercadeo
preferirá por otro lado mantener un mayor volumen de existencias para responder
fácilmente a la demanda.
Como vimos en las guías anteriores, la planificación y administración del
aprovisionamiento juegan un papel importante dentro de la gestión de stocks de
materias primas, en cuanto a la entrada, almacenamiento, compra y salida de
productos. El control y determinación de los stocks de seguridad y los artículos
con sus respectivas rotaciones dependen de la demanda.
De esta manera, el Administrador debe balancear los requerimientos del mercado
y la rentabilidad esperada en el negocio; para ello, es necesario calcular
cantidades óptimas de pedido y analizar el comportamiento de los inventarios, en
otras palabras debe optimizar las entradas teniendo en cuenta las salidas que se
van produciendo, esto es reaprovisionamiento.
Por lo anterior, el desarrollo de ésta guía le permitirá identificar los diferentes
modelos de control de los inventarios y sus rangos de aplicación.
Al finalizar esta guía, usted estará en capacidad de diferenciar las herramientas
operativas y de control de los inventarios para el tipo de negocio, que permiten
una adecuada administración del aprovisionamiento, la determinación de los
stocks de seguridad, los artículos con sus respectivas rotaciones y su relación
entre las entradas y salidas de existencias de productos y por último la distribución
óptima del espacio.
3.1 Actividades de Reflexión inicial.
En GAES responda los siguientes interrogantes:

¿Qué artículos u objetos son de su propiedad? Lístelos

Ropa, zapatos, accesorios, cama, tendidos, televisor, computador y celular.

¿Qué valor le da a cada artículo, equipo, o elemento?

Ropa $ 1000000, Zapatos $ 200000, Accesorios $ 100000, cama $ 1200000,
tendidos $ 200000, televisor $ 1200000, computador $1000000, celular $400.000

¿En qué lugar(es) está cada artículo, equipo o elemento?

La ropa y zapatos: en el closet, accesorios: en el nochero, cama tendidos: en la
habitación, televisor: en la sala, computador: en el escritorio, celular: en mi bolso.

¿De qué forma planea o realiza las compras de sus artículos y enseres
personales?.
Lo habitual es que se compran cada 15 días la medida exacta para que dure el
tiempo estimado. Si alguno se agota se reemplaza de inmediato.
Individualmente trabaje bajo el supuesto de que su familia debe realizar una
mudanza y describa:
a. El proceso que harían para ello
1, se guardan las cosas de la cocina en cajas y se marcan según sea su
uso.
2. se guardan los electrodomésticos en cajas bien cubiertos y se marca de
forma que se tenga en cuenta que es delicado.
3. se guardan las cosas de las alcobas así: prendas de vestir en bolsas
separados por persona y debidamente marcados.

b. ¿Cómo organizaría el registro de los artículos, equipos, objetos

u elementos que tiene su familia?
Generalmente no se tiene ningún registro. Cada cosa esta en su lugar y en
el lugar de su respectivo dueño.
c. ¿Cómo calcularía el valor de cada uno de los artículos, equipos,
objetos u elementos?
Se calcula según su factura de compra y su tiempo en uso.

d. ¿Cuál sería la forma para controlar los inventarios de su casa?

La mejor manera de tener un control, es iniciando siempre por guardar las
facturas de compras, y tener listas de todo lo que se compre y de la
cantidad y el tiempo para el cual se compre. También tener un registro de
entradas y salidas de cada producto.

.3 Actividades de apropiación del conocimiento (Conceptualización y

Teorización).
Realice un cuadro sinóptico con la definición de stocks, composición e
importancia de los stocks, tipos de stocks y factores que influyen en la
gestión de stocks
 STOCKS

Se conoce como Stock, o existencias, al producto acabado y almacenado preparado para su venta.
Suele constituir el volumen de productos que es necesario mantener almacenadas para compensar la
diferencia entre el flujo del consumo y el de la producción. Suele considerarse una inversión ya que asegura
las condiciones óptimas para la continuidad de las ventas, la producción y la explotación normal de la
empresa.
Tipos de stock según su función

Stock de seguridad: Para compensar las circunstancias extraordinarias, como un pico de pedidos o el retraso
por parte de alguno de tus proveedores, debes disponer de un stock de seguridad.
Stock de alerta: Tal y como su nombre indica, este stock es en realidad un indicador que avisa llegado el
momento de reponer. Deberás determinar el umbral de este stock, que debe ser imperativamente superior
al del stock de seguridad, ya que su finalidad es diferente.
Stock estacional: Este stock hace posible anticiparse a los períodos del año en los que aumenta la actividad,
durante los que se tratan más pedidos de lo habitual.
Stock inactivo: En esta categoría se contabilizan todas las referencias obsoletas inmovilizadas, que ya no se
pueden vender ni integrar en los pedidos de los clientes (cambio de paquetes, nuevas normas, etc.).
Stock en tránsito: Se trata de todas las mercancías que siguen estando presentes en el proceso de
producción o comercialización: en curso de entrega, en curso de embalaje, en curso de fabricación, etc.
Stock especulativo: Se constituye este stock al comprar productos en cantidades superiores a las que
realmente necesitas para aprovechar los descuentos o precios más bajos que los precios utilizados
habitualmente. Puede que también debas crear este tipo de stock si tus proveedores tienen pensado subir
los precios de determinados productos.
Según la fecha de caducidad

Stock perecedero: En esta categoría de stock encontramos todos los productos y mercancías que se deterioran con el tiempo.
Stock no perecedero: A diferencia del stock perecedero, el tiempo apenas tiene impacto en los productos de este tipo de stock.
Stock con fecha de caducidad: Estos productos dejarán de poder venderse una vez superada la fecha indicada.

Según la organización operativa

Stock óptimo: Se trata del equilibrio justo que cada empresa intenta alcanzar. Permite obtener máxima rentabilidad al minimizar la
totalidad de los costes de mantenimiento. Gracias a este tipo de stock, podrás responder favorablemente a la demanda y al consumo
de materiales de tu empresa y de tus clientes en temporada baja. El stock óptimo permite evitar situaciones como la rotura de stock o
el exceso de almacenamiento. Todo está calculado para que puedas disponer de la cantidad exacta de los productos que necesitas.
Stock físico: Tal como indica su nombre, contabiliza todas las referencias disponibles en el almacén.
Stock neto: Se trata del stock físico sin incluir los pedidos de los clientes que no se han tratado todavía.
Stock disponible: Este stock es la suma del stock neto y los pedidos enviados de tus proveedores que no has
recibido todavía.
Stock mínimo: Esta es la cantidad mínima de stock que siempre debes tener en tu almacén. Si llegas al stock
mínimo, deberás volver a pedir la mercancía para reponerla.
Stock máximo: Este tipo de stock representa la cantidad máxima de stock que no debe superarse. Se debe
determinar el umbral en función de las necesidades de tu empresa y para cada uno de los productos
almacenados.
3.3.2 Realice lectura autorregulada del capítulo 1. Generalidades de los
modelos de Inventarios de la página 18 a la 34 del libro INVENTARIOS
Manejo y control de Humberto Guerrero Salas.

Teniendo en cuenta la anterior lectura realice un resumen de 1 hoja donde

describa:

Los modelos de inventarios son métodos que ayudan a reducir o minimizar

los niveles de inventario requeridos en la producción. Existen varios métodos
que nos ayudan a conseguir dicho objetivo, a continuación se mencionan algunos
de ellos

La clasificación de los modelos de inventarios.

La clasificación general de los modelos de inventario depende del tipo de
demanda que tenga el artículo. Esta demanda sólo puede ser de dos tipos:
determinística o probabilística; en el primer caso la demanda del artículo para un
período futuro es conocida con exactitud (esto sólo se puede dar en el caso de
empresas que trabajan bajo pedido) y probabilística en el caso que la demanda
del artículo para un período futuro no se conoce con certeza, pero se le puede
asignar una distribución de probabilidad a su ocurrencia. Sin lugar a dudas todo
artículo se clasifica en alguna de las dos anteriores categorías; pero se pueden
sub clasificar en un determinado modelo dependiendo de otras condiciones que se
relacionan a continuación:
• Tipo de producto: pueden ser productos perecederos, productos sustitutos o
durables en el tiempo, (metales).
• Cantidad de productos: existen modelos para un sólo producto o para varios
(multi productos).
• Modelos que permiten o no, déficit.
• Los tiempos de entrega (tiempos de anticipación) pueden ser al igual que la
demanda determinísticos o probabilísticos.
• Modelos que involucran o no, costos fijos.
• Tipo de revisión: la revisión de un determinado artículo puede ser continúa o
periódica.
• Tipo de reposición: dependiendo del tipo de reposición se dice que un modelo
puede ser de reposición instantánea cuando el artículo es comprado y de
reposición continua cuando el artículo es producido en una planta manufacturera.
• Horizonte de planeación: el horizonte de planeación puede incluir un sólo período
o vario

Los componentes de un modelo de inventarios.

Dentro de los componentes de un modelo de inventarios se pueden enumerar los
siguientes:
• Costos. Los costos de un sistema de inventarios pueden ser mantenimiento, por
ordenar, penalización y variable. Cada uno de ellos se definirá más adelante.
• Demanda: la demanda de un determinado artículo es el número de unidades que
se proyecta vender en un período futuro; más vale aclarar que no es la cantidad
vendida. En muchas ocasiones la demanda es mayor que la cantidad vendida por
falta de inventario.
• Tiempo de anticipación: el tiempo de anticipación es el tiempo que transcurre
entre el momento en que se coloca una orden de producción o compra y el
instante en que se inicia la producción o se recibe la compra.

Costos involucrados en los modelos de inventarios.

Dentro de los costos involucrados en los modelos de inventarios se mencionan los
siguientes:
• Costo de mantenimiento: este costo se causa en el momento que se efectúa el
almacenamiento de un determinado artículo; y dentro de él se pueden involucrar el
costo del dinero invertido o lucro cesante, el costo de arrendamiento o almacenaje,
los salarios involucrados en el personal de vigilancia y administración de los
almacenes, seguros, impuestos, mermas, pérdidas y costos generados por
servicio públicos (si se requieren tales como agua, luz, teléfono).
• Costo de penalización: este costo se causa en el momento que un cliente pida
un artículo y no se tenga; en otras palabras son los costos asociados a la
oportunidad por la no satisfacción de la demanda. Dentro de éste se pueden
involucrar las pérdidas de ventas potenciales de futuros clientes (ganadas por la
mala reputación), utilidades dejadas de percibir, pagar salarios extras para poder
cumplir con lo prometido o de pronto tener que comprar productos más caros a la
competencia.
• Costo por ordenar o fijo: este costo se causa en el mismo instante que se
lanza una orden de producción o una orden de compra. Se llama fijo porque no
depende de la cantidad pedida o fabricada, pero a diferencia del costo fijo contable
que siempre se causa, éste se causa si se da la orden (si no se da la orden no se
causa). En otras palabras, si hay que realizar un tipo de acondicionamiento
especial para iniciar la producción de un artículo, y no hay demanda del artículo; el
costo no se causa ya que el acondicionamiento especial no se realiza. Dentro de
este costo se puede involucrar la preparación de las máquinas para iniciar una
producción, combustibles necesarios, alistamiento de materia prima, papelería,
servicios y salarios involucrados.
• Costo variable: este costo sí depende de la cantidad producida, ya que si se
producen tres unidades el costo se causa tres veces. Cuando el artículo es
comprado, este costo sencillamente es lo que cobra el proveedor por cada unidad
entregada; mientras que si el artículo es producido, este costo involucra la mano
de obra, materia prima y gastos generales de fabricación generados por cada
unidad producida
Sistema de clasificación ABC

El sistema de clasificación ABC es un sistema de clasificación de los productos

para fijarles un determinado nivel de control de existencia; para con esto reducir
tiempos de control, esfuerzos y costos en el manejo de inventarios. El tiempo y
costos que las empresas invierten en el control de todos y cada uno de sus
materias primas y productos terminados son incalculables, y de hecho resulta
innecesario controlar artículos de poca importancia para un proceso productivo y
en general productos cuya inversión no es cuantiosa.
Cualquier empresa, sin importar su tamaño puede encontrar en este sistema los
beneficios de una mejor rotación de los inventarios y los concernientes ahorros en
los costos totales del control de los inventarios. No es nada extraño encontrar en
los inventarios de una determinada empresa que de un 10 a 15% del total de sus
artículos representen aproximadamente el 70% del dinero invertido en inventario; y
que de su mismo inventario del 85 al 90% de los artículos representen tan solo un
10 a 15% del capital invertido.
Son estos motivos los que justifican la aplicación de este sistema de selectividad
cuya filosofía implica que en muchas ocasiones cuesta más el control del
inventario que lo que cuesta el producto que se está controlando. Los artículos o
productos según su importancia y valor se pueden clasificar en las tres clases
siguientes:
Tipo A: dentro de este tipo se involucran los artículos que por su costo elevado,
alta inversión en el inventario, nivel de utilización o aporte a las utilidades
necesitan de un 100% en el control de sus existencias.
• Tipo B: esta clasificación comprende aquellos productos que son de menor costo
y menor importancia; y los cuales requieren un menor grado de control.
• Tipo C: en esta última clasificación se colocan los productos de muy bajo costo,
inversión baja y poca importancia para el proceso productivo; y que tan solo
requieren de muy poca supervisión sobre el nivel de sus existencias.
Dentro de los sistemas más comunes utilizados para realizar esta clasificación se
encuentran:
• Clasificación por precio unitario.
• Clasificación por valor total.
• Clasificación por utilización y valor.
• Clasificación por su aporte a las utilidades.1

1
GUERRERO SALAS Humberto. Generalidades de los modelos de inventarios.
https://2019.vlex.com/#WW/vid/401430762, Publicado en 2011
3.3.3 Realice de forma individual la lectura del documento de la página 105 a
la página 111 titulado Gestión de stocks Modelos determinísticos del libro
“GESTION DE INVENTARIOS - Una nueva fórmula para calcular la
competitividad”.
Con base a al anterior lectura y en su cuaderno o carpeta de evidencias defina:

Período de entrega y reaprovisionamiento.

Definición: El tiempo total para la fabricación propia o para el aprovisionamiento
externo de un producto. En la fabricación propia, el plazo de reaprovisionamiento
se determina para cubrir todos los niveles de lista de materiales.
Utilización: Como regla general, se utiliza el plazo de reaprovisionamiento en la
verificación de disponibilidad. Si el plazo de reaprovisionamiento no se actualiza,
el sistema utiliza el tiempo de fabricación propia o el plazo de entrega previsto
para determinar la disponibilidad de componentes. Si ambos están actualizados, el
tiempo de fabricación propia o el plazo de entrega previsto tiene un mayor
prioridad que el plazo de reaprovisionamiento.2

Modelos EOQ (Economic Order Quantity)

La utilización de este modelo (EOQ_Economic Order Quantity), desarrollado en
1915 por F.W. Harris & Wilson, se aplica para manejo de inventarios con demanda
independiente y se basa en las siguientes SUPUESTOS:
La tasa de demanda es constante
Los costos no cambian
Las capacidades de producción y de inventario son ilimitadas A pesar de estas
suposiciones aparentemente restrictivas, el modelo de EOQ suministra
lineamientos útiles para tomar decisiones de orden, aún en situaciones de
operación que divergen sustancialmente de estas suposiciones.

Política de gestión de stocks.

La política de aprovisionamiento tiene como objetivo llevar a cabo estudios para

resolver cuestiones como ¿Cuántas unidades de cada producto se deberían tener
en el almacén? ¿Cuándo se debe llevar a cabo un producto? ¿Qué unidades se
tendrían que solicitar en cada pedido? La respuesta está en los aspectos
principales a considerar en la política de stocks, como:

Nivel de servicio: Es la capacidad de ofrecer los productos demandados en el

momento de la compra del cliente. Si se quiere garantizar un nivel de servicio del
90% esto significara que se debe tener prácticamente todos los productos que
solicita el cliente. Pero atención, ¿a qué coste? porque esto obligaría a tener un
stock muy numeroso y es por ello que se incurriría en costes muy elevados de
dicho stock.

2
https://help.sap.com
Previsión de ventas: Aquí se puede decidir la cantidad óptima de producto para
almacenar. Es por ello que se debe realizar un detallado estudio de la demanda de
cada producto, es decir, se identifican o clasifican los artículos por su nivel de
demanda para prestar mayor atención (tiempo, control e inversión) a aquellos
artículos cuya rotura de stocks ocasionaría problemas a la empresa. Cuando más
exacta sea la previsión de ventas, menos será el stock de seguridad que se tendrá
que tener. Los siguientes factores nos ayudarán a dicha previsión:

El estudio de las ventas de períodos anteriores, ya que analizando las ventas

del año anterior o un promedio de los últimos años se puede conocer la evolución
que sigue cada producto y utilizar los datos como indicador de futuras ventas.
La oscilación sobre el histórico de ventas. El índice promedio de variación
permite detectar si las ventas, del producto de estudio, siguen una tendencia al
alza o a la baja y analizar las posibles causas y otros factores que puedan afectar
a las ventas futuras.
Estudiar la situación general del mercado ya que, la actividad económica sigue
unos ciclos ascendentes y descendentes que influyen en el consumo, conocer la
evolución de la economía ayudará a planificar la previsión de ventas.
Y por último, conocer la evolución de la competencia.

Coste de gestión: Como se ha visto anteriormente, una empresa necesita

almacenar ciertas cantidades de materiales y productos, pero también se tiene
que ser consciente del coste que genera dicho stock. Estos costes que se originan
son de cuatro tipos:

Coste por adquisición

Coste de almacenaje
Coste de aprovisionamiento
Coste por rotura

El plazo de entrega de proveedores: Por último, es fundamental tener en cuenta

los plazos de entrega de los stock, ya que es el tiempo que transcurre desde la
emisión de la orden de un pedido hasta la recepción de la mercancía y se
incorporan al proceso productivo de la compañía.

Es por ello que si se logra reducir los plazos de entrega, disminuye el stock total
necesario; con ello, se rentabiliza la inversión y la rotación del stock. En este
sentido es muy importante cualquier esfuerzo que haga la empresa para mejorar
la colaboración con sus pro-veedores.

En resumen, aplicando una buena política de stock en una empresa se podrá

disponer de los productos adecuados, en las cantidades necesarias y en el
momento que se necesiten.3

3
http://www.masterlogistica.es/politica-de-stocks
3.3.4 Realice lectura autónoma del material de apoyo Gestión de inventarios
por el sistema de Pedido económico (EOQ) y realice un resumen en su
cuaderno donde describa:

Efecto de los descuentos por cantidad de compra Restricciones del tamaño de

pedido Limitaciones de almacenamiento Tiempo de espera

Pedido económico ( EOQ ). EOQ es el tamaño de pedido que minimiza los costos
del pedido y del mantenimiento del mismo en stock a lo largo de un período de
tiempo, suponiendo que se Los costos de pedido incluyen los de preparación y
procesamiento del pedido y la recepción de los materiales.
Pedido en stock incluyen aquellos que varían en el promedio de unidades de
inventario, como los impuestos y seguros de inventario y los costos de deterioro
del mismo, así como el rendimiento Para determinar el rendimiento deseado, se
multiplica el costo del adquisición, el flete y los costos de descarga. Los costos de
mantenimiento en stock se expresan a menudo mediante un porcentaje del costo
de compra de una unidad.
Se pueden emplear tablas, gráficos o fórmulas para calcular el pedido
Determinación tabular del EOQ (pedido económico). Aproximado del EOQ,
empleando así un análisis tabular como el mostrado en el Cuadro 7.
emplean tamaños de pedido variables de forma arbitraria para satisfacer unas
necesidades El inventario promedio se considera la mitad del tamaño del pedido,
dado que se supone que el nivel de inventario es nulo al recibir cada compra del
pedido y que el mismo aumenta hasta el tamaño del pedido solicitado al recibir la
totalidad del mismo.
A medida que el tamaño del pedido aumenta, disminuye el número de pedido
disminuyen cuando se efectúan menos, pero los costos de mantenimiento en
stock mantenimiento en stock y de pedido varían de forma diametralmente
opuesta ; existe un tamaño de pedido para el cual se minimizan los costos totales.
tamaño de pedido que representa el EOQ, dado que los costos anuales totales de
mantenimiento en stock y de pedido son mínimos. Cálculo del EOQ mediante
gráficas.
La curva de costos de pedido deja ver que los costos totales de pedido disminuyen
a medida que éste aumenta. Tamaño del pedido, dado que se dispone de un
inventario mayor. Costos totales de mantenimiento en stock y de pedido comienza
a hacerse horizontal entre las Después de determinar este intervalo, se escoge un
tamaño de pedido, este punto es de 200 unidades, que se considera el valor del El
método de cálculo del EOQ mediante fórmula permite ahorrar tiempo y
proporciona una exactitud mayor de los métodos tabular y de gráficas.
La fórmula
EOQ se Q = Cantidad necesaria anual en unidades. O = Costo de realización
del pedido.
C = Costo anual de mantenimiento en stock de unidad. Utilizando los datos
presentados anteriormente, con Q = 1.000, O = 15 $ y C = 0,75 $, el valor que
se obtiene para el EOQ es el siguiente: No todos los cálculos del EOQ
proporcionan una respuesta tan redonda como 200 unidades ; la costos de pedido
y de mantenimiento en stock. El EOQ que se ha obtenido con los tres métodos es
el mismo, ya que se han seleccionado los tamaños de pedido. El EOQ calculado
mediante fórmula fuera de 415, empleando otros valores empleada en los
métodos tabular y de gráficas. 4

4
Contabilidad de gestión
(c) Versión española de la edición original de L.G. Rayburn Principles of Cost Accounting, publicada por Mc-
Bibliograia

-Graw Hill, Nueva York, EE.UU./(c) 1996 Edición original Mc-Graw Hill, Inc./(c) 2004 EDITORIAL OCEANO
-GUERRERO SALAS Humberto. Generalidades de los modelos de inventarios.
https://2019.vlex.com/#WW/vid/401430762, Publicado en 2011
-
http://www.masterlogistica.es/politica-de-stocks

Graw Hill, Nueva York, EE.UU./(c) 1996 Edición original Mc-Graw Hill, Inc./(c) 2004 EDITORIAL OCEANO