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¿Qué es un almacén?
Clasificación ABC
Normalmente una pequeña gama de productos representa un 80% del volumen
de manipulación en un almacén, mientras que el resto de los productos no
representa más de un 20% del total de las manipulaciones. Para identificar estos
productos populares se utiliza el conocido análisis ABC esta clasificación se basa
en el principio conocido como ley de Areto donde se dice que el 80% de las
ventas de una empresa se genera por el 20% de los artículos disponibles para
la venta, esto se hace calculando un porcentaje acumulativo del total de ventas
en pesos, esto nos saca los rangos donde se deben clasificar los artículos que
son 0% a 80% son artículos de tipo A, 80% a 95% son artículos de tipo B y de
95% a 100% son artículos de tipo C. esta clasificación se puede hacer para
cualquier variable dentro de una bodega como es el peso, el volumen , la rotación
etc.
Separación de áreas
De acuerdo con la clasificación ABC se puede separar y organizar el almacén en
diferentes áreas:
El recinto del almacén se divide en distintas áreas, en las que se desarrollan
unas actividades específicas. Según el tamaño y el tipo de almacén habrá unas
zonas u otras. Vamos a ver qué zonas son las más habituales:
Zona de descarga
Es el recinto donde se realizan las tareas de descarga de los vehículos que traen
la mercancía procedente de los proveedores, principalmente, y de las
devoluciones que realizan los clientes. En este recinto se encuentran los muelles,
que ocupan tanto la parte interna como la parte externa del almacén. Las zonas
externas comprenden los accesos para los medios de transporte a su llegada,
espacio suficiente para que los vehículos realicen las maniobras oportunas, zona
para aparcar y el espacio reservado para su salida. Cada vez más, esta zona
requiere de equipamiento específico como es el caso de las rampas de carga.
Éstas se ajustan al medio de transporte, al nivelar la altura del muelle con la
plataforma de carga del vehículo, lo que permite la descarga mediante carretillas,
agilizando el proceso. También se impone la utilización de cubiertas que
protegen la zona de las inclemencias del tiempo, asegurando así la integridad de
los productos y evitando su posible deterioro.
Zona de control de entrada
Una vez descargada la mercancía, ésta se traslada a un recinto donde se
contrasta lo que ha legado con los documentos correspondientes a lo solicitado.
En primer lugar se realiza un control cuantitativo, en el que se comprueba el
número de unidades que se han recibido, bien sean aletas, bultos, cajas, etc.
Posteriormente se hace un control cualitativo, para conocer el estado en que se
encuentra la mercancía, el nivel de calidad, entre otros. Algunos productos
exigen que se preparen salas especializadas y personal técnico para realizar
este tipo de control como, por ejemplo, productos alimenticios, los elaborados en
la industria química y farmacéutica.
Zona de envasado o renvalsado.
Encontraremos esta zona en aquellos almacenes en los que se requiere volver
a envasar o repaletizar en unidades de distinto tamaño, las cargas recibidas, por
exigencia del sistema de almacenaje, por razones de salubridad o simplemente
para etiquetar los productos recibidos. Por ejemplo, un proveedor suministra sus
productos en paletas cuyas dimensiones son de 1 · 1,2 · 2 m (isopaleta) y para
el sistema de almacenaje instalado se emplean paletas de 0,8 · 1 · 1,2 m
(europaleta); obligatoriamente, al recibir productos de este proveedor se deberá
traspasar la mercancía de un tipo de paletas a otro para poderlas almacenar.
Zona de cuarentena
Sólo algunos almacenes tienen esta zona. En ella se depositan los productos
que, por sus características especiales, la normativa exige que pasen unos
análisis previos al almacenamiento para conocer si están en buen estado o no.
Hasta que no se realicen esas pruebas el producto no se puede tocar ni
almacenar. Una vez haya superado los controles necesarios, se procederá a su
almacenamiento definitivo. Los almacenes que suelen disponer de esta zona son
los que almacenan productos farmacéuticos y agroalimentarios.
Zona de almacenamiento
Se denomina zona de almacenamiento al espacio donde se almacenan los
productos hasta el momento en que se extraen para proceder a su expedición.
En esta zona se diferencian dos áreas:
1. Un área que se destina al stock de reserva o en masa, desde donde se trasladan
los productos a otras áreas donde se preparan para la expedición. Para ello se
requieren equipos de almacenamiento específicos como, por ejemplo, la
habilitación de los pasillos para la correcta manipulación de la mercancía.
2. El área denominada de picking, que es donde se extraen los productos para su
expedición. Se caracteriza por que los recorridos de la mercancía y el tiempo de
preparación del pedido son más cortos. En esta zona se emplean equipos de
manutención específicos, que facilitan al operario la realización de tareas
de picking.
Zona de consolidación
Este espacio está destinado a reunir el conjunto de tareas y productos variados
correspondientes a un mismo pedido. En algunos almacenes esta zona no
existe, por lo que la tarea de reagrupamiento de los productos destinados a un
mismo cliente la realiza, generalmente, la empresa de transporte.
Zona de embalaje
En esta zona se procede al embalaje del conjunto de mercancías dispuestas
para ser servidas al cliente. Este embalaje puede ser manual o bien se puede
realizar a través de equipos automatizados. En algunos almacenes en que no
existe este área, el embalaje se realiza en la zona de consolidación. Es
importante que la zona de almacenamiento esté próxima a los utensilios de
envasado y disponer de medios informáticos para la edición de etiquetas y
confección de listados.
Zona de control de salida
En este recinto se verifica que las mercancías relacionadas en el pedido se
corresponden con las referencias que se han preparado para servir al cliente y
si la cantidad de productos coincide con la solicitada. La tarea de control se
puede agilizar mediante la incorporación a los productos de etiquetas provistas
de código de barras, así el operario recogerá la información de las mismas
mediante un lector óptico con el fin de comprobar que la unidad de expedición
es correcta.
Zona de espera
Esta zona se reserva en algunos almacenes para hacer frente a diversos
imprevistos, tales como la rapidez o lentitud en la preparación de las mercancías
que pueden ocasionar adelantos o retrasos a la hora de cargar los medios de
transporte, o el retraso del transportista en el momento de cargar. La superficie
reservada para esta área debe ser igual a la plataforma del vehículo que vaya a
cargar la mercancía. Se señaliza con una raya blanca pintada en el suelo para
delimitar la zona, con el fin de facilitar la tarea a los operarios de las carretillas y
evitar así que se produzca cualquier desorden.
Zona técnica
Es la zona destinada a cargar las baterías de los medios de transporte interno y
la zona de mantenimiento de las carretillas. También se trata de una sala para
los elementos informáticos y donde se puede realizar la distribución eléctrica del
almacén, según su magnitud, pudiéndose incluso incluir en este espacio una
subestación de tensión media. Es además un espacio destinado para los
elementos deficientes, como paletas, embalajes, entre otros.
Zona administrativa
Es el espacio destinado a las oficinas del almacén, donde encontramos al
responsable del almacén, a los administrativos, la centralita para la recepción y
realización de llamadas telefónicas, el espacio para atender a los transportistas,
entre otros.
Zona de servicios
Esta zona estará destinada a cubrir ciertas necesidades del personal que trabaja
en el almacén. Allí encontramos los vestuarios y aseos, el comedor, la zona de
descanso, la sala de reuniones.
Equipos de Almacén
Estrategias y Cajas o Casilleros:
Puede aumentar mucho la eficiencia total y la flexibilidad de los procedimientos
que emplea el almacenamiento mediante el uso de un equipo adecuado. En
algunas compañías, el departamento de conservación constituye las estanterías,
los casilleros, compartimiento, entre otros, que se hacen con madera ordinaria y
contra enchapadas. Sin embargo, las estanterías de acero se han hecho ya, de
uso general que las de madera y pueden comprarse a los fabricantes
especializados del ramo en una gran variedad de modelos y tamaños.
Función de Recepción:
La función de recepción, ya sea de una unidad de la compañía o de un
transportador común, es la misma. Si el material se reciben de cualquier otra
fuente u otro departamento de la compañía, las actividades de construcción,
el procedimiento será el mismo.
Importancia:
La recepción adecuada de materiales y de otros artículos es de vital importancia,
ya que una gran parte de las empresas tienen como resultado de su experiencia
centralizada la recepción total bajo un departamento único, las excepciones
principales son aquellos grandes empresas con plantas múltiples. La recepción
está estrechamente ligada a la compra, ya que probablemente el 70% de los
casos, el departamento bajo la responsabilidad del departamento de compra.
Proceso
1. Al recibir un envió: Se le someterá a verificación para comprobar si está
en orden y en buenas condiciones, si el recipiente está dañado o no se
recibió el número de paquetes requeridos. Se debe hacer la salvedad
correspondiente inmediatamente y no se podrá dar recibo de conformidad
por él envió, esto es esencial sin tomar en cuenta si el transporte es aéreo,
marítimo o terrestre, como se podría exigir para dar fuerza a cualquier
reclamo resultante sobre envíos ocultos.
2. De Manera Similar: El material que recibe una instalación de la compañía
también debe ser sometido a una inspección preliminar, antes de
introducirles en el área de almacenamiento, en el caso de que en la
inspección inicial se detecte materiales de calidad inferios o en malas
condiciones se le debe rechazar.
Costos de Almacenamiento
Todo material almacenado genera determinados costos, a los cuales
denominaremos, los costos de existencias dependen de dos variables; la
cantidad en existencias y tiempo de permanencia en existencias y el tiempo de
permanencia en existencias. Cuanto mayor es la cantidad y el tiempo de
permanencia, tantos mayores serán los costos de existencias. El costo de
existencias (CE es la suma de los dos costos: el costo de almacenamiento (CA)
y el costo de periodo (CP) Vemos:
El costo de almacenamiento (CA) se calcula mediante la siguiente ecuación:
CA = Q/2x Tx Px I
Donde:
Q = Cantidad de material en existencia en el periodo considerado.
T = Tiempo de almacenamiento.
P = Precio Unitario de material.
I = Tasa de almacenamiento expresada en porcentaje del precio unitario.
Inventario Físico
Se da el nombre de inventario de mercancía a la verificación o confirmación de
la existencia de los materiales o bienes patrimoniales de la empresa. En
realidad, el inventario es una estadística física o conteo de los materiales
existentes, para confrontarla con la existencia anotadas en los ficheros de
existencias o en el banco de datos sobre materiales.
Algunas empresas le dan el nombre de inventario físico porque se trata de una
estadística física o palpable de aquellos que hay en existencias en la empresa y
para diferenciarlos de la existencia registradas en las FE.
El inventario físico se efectúa periódicamente, casi siempre en el cierre del
periodo fiscal de la empresa, para efecto de balance contable. En esa ocasión,
el inventario se hace en toda la empresa; en la bodega, en las secciones, en el
depósito, entre otras. El inventario físico es importante por las siguientes
razones:
Permite verificar las diferencias entre los registros de existencias en las
FE y la existencias físicas (cantidad real en existencia).
Permite verificar las diferencias entre las existencias físicas contables,
en valores monetarios.
Proporciona la aproximación del valor total de las existencias (contables),
para efectos de balances, cuando el inventario se realiza próximo al cierre
del ejercicio fiscal.
La necesidad del inventario físico se fundamenta en dos razones:
El inventario físico cumple con las exigencias fiscales, pues deben ser
transcrito en el libro de inventario, conforme la legislación.
El inventario físico satisface la necesidad contable, para verificar, en
realidad, la existencia del material y la aproximación del consumo real.
Codificación de Materiales