SERVICO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA

MAGDA LORENA PARRA CAMACHO

APRENDIZ ESPECIALIZACION GESTION DEL TALENTO HUMANO POR

COMPETENCIAS

METODOLOGIA VIRTUAL

MANUAL DE FUNCIONES POR COMPETENCIAS

2019
 TABLA DE CONTENIDO

1. JUSTIFICACIÓN

2. POLÍTICAS Y NORMAS

2.1. POLITICAS
2.2. NORMAS

3. DEFINICIÓN DE MANUAL DE FUNCIONES

4. DESCRIPCION DE CARGOS

5. BENEFICIOS DE ESTE PROCESO

6. PARTICIPANTES

7. PERIODICIDAD

8. PROCESO A DESARROLLAR EN EL MANUAL

9. INSTRUMENTOS DE MEDICIÓN

10. INSTRUCTIVO PARA LA USAR EL MANUAL

 1. JUSTIFICACIÓN

Porque crear un manual de funciones de la empresa LAP S.A.S.

Pensar en la oportunidad de organizar y determinar las funciones de la empresa,

además de poder contar con una herramienta de fácil acceso para todas las
personas que conforman el talento humano de la comercializadora.

Analizar las necesidades y oportunidades para el proceso de reclutamiento,

selección y contratación, teniendo en cuenta los perfiles mínimos, competencias,
habilidades y experiencias, aporta a la entidad datos verificables que puedan ser
usados a la hora de requerir cualquier tipo de personal.
 2. POLÍTICAS Y NORMAS

2.1 POLÍTICAS

Proyectar una imagen corporativa de excelente calidad y servicio.

Atender las necesidades, intereses e inquietudes de los clientes, con una actitud
de servicio, orientación, tolerancia y cordialidad, demostrando actitud de respeto
e igualdad frente a todos.

Demostrar actos éticos dentro de las instalaciones de la empresa, preservando

el uso adecuado de los elementos proporcionados para ejercer el cargo y los que
se encuentren en cada dependencia.

Reconocimiento mensual a las acciones que promuevan las políticas

empresariales por parte de empleados.

Cumplir con las funciones de su cargo y las que esté capacitado para atender.

2.2. NORMAS

Cumplir con las labores de su cargo y otras que se demanden, sin alterar el libre
desarrollo de actividades de sus compañeros y las propias.

No asistir a cumplir su deber en condiciones de ebriedad, consumo de drogas

sicoactivas u otras sustancias que afecten la productividad y ejercicio de las
labores propias de su cargo.

Tratar con respeto y tolerancia a sus compañeros de trabajo, superiores u

personal ajeno que intervenga la entidad.

Anunciar hora de entrada y salida, revisión de bolsos u otros objetos que

ingresen a las dependencias, a las personas de seguridad.

Informar sobre estado de salud o eventualidades de carácter personal que

impidan el ejercicio de su función de forma efectiva y oportuna.

Usar materiales de acuerdo funcionalidad y de forma preventiva.

Cuidar y preservar su vida y la de sus compañeros.

 3. DEFINICIÓN DE MANUAL DE FUNCIONES

Es un instrumento o herramienta de trabajo que contiene el conjunto de normas

y tareas que desarrolla cada funcionario en sus actividades cotidianas y será
elaborado técnicamente basados en los respectivos procedimientos, sistemas,
normas y que resumen el establecimiento de guías y orientaciones para
desarrollar las rutinas o labores cotidianas, sin interferir en las capacidades
intelectuales, ni en la autonomía propia e independencia mental o profesional de
cada uno de los trabajadores u operarios de una empresa ya que estos podrán
tomar las decisiones más acertadas apoyados por las directrices de los
superiores, y estableciendo con claridad la responsabilidad, las obligaciones que
cada uno de los cargos conlleva, sus requisitos, perfiles, incluyendo informes de
labores que deben ser elaborados por lo menos anualmente dentro de los cuales
se indique cualitativa y cuantitativamente en resumen las labores realizadas en
el período, los problemas e inconvenientes y sus respectivas soluciones tanto
los informes como los manuales deberán ser evaluados permanentemente por
los respectivos jefes para garantizar un adecuado desarrollo y calidad de la
gestión.

IDENTIFICACION DEL CARGO JUNTA DIRECTIVA

NOMBRE DEL DEPENDENCIA FUNCIONES PRINCIPALES

CARGO
GERENTE GERENCIA Planificar, proyectar y orientar
GENERAL proyectos y actividades.
Supervisar la labor del personal en
cada dependencia.
Santiago Preciado Atiende y escucha la necesidad y
González sugerencias del personal.
Lidera las proyecciones y ejecuciones
de acciones y proyectos.
Contratación y desvinculación del
personal dela empresa.
 Otras que surjan en la dinámica
cotidiana.
DIRECTOR ADMINISTRACION Presupuestar y administrar el efectivo
FINANCIERO Y y dineros que ingresen a la empresa.
ADMINISTRATIVO Administración crediticia, manejo de
fondos e inversiones.
Registro contable.
Ricardo Vargas Pago oportuno de obligaciones con
recursos disponibles.
Presentar informe financiero continuo
y con soportes.
DIRECTOR DE OPERATIVA Coordinar las áreas de almacén.
LOGISTICA Optimizar los tiempos para
distribución de los productos y su
Fernando Pérez distribución.
Gestionar y supervisar el personal a
su cargo y el cumplimiento de dichas
funciones.
Otras que sean encargadas y esté
capacitado para cumplir.

IDENTIFICACION DEL CARGO AREA COMERCIAL

NOMBRE DEL DEPENDENCIA FUNCIONES PRINCIPALES

CARGO
COORDINADOR Organización y lanzamiento de
COMERCIAL Y productos.
DE MERCADEO VENTAS Dar cumplimiento a metas y
Carlos Rodríguez presupuestos asignados.
 Elaborar informes y seguimientos a las
actividades realizadas, entregar al jefe
de ventas.
Impulsar el mercado y ventas
mensuales.
Desarrollar programas de bienestar y
COORDINADOR beneficios que pueda brindar la
DE TALENTO RECURSOS empresa.
HUMANO HUMANOS Selección, contratación e inducción a
personal.
Carolina Prieto Capacitar en diversos temas de interés y
necesidades del talento humano.
Identificar habilidades y destrezas para
ubicar al personal de acuerdo a ellas y
garantizar optimizar el tiempo y el trabajo
de producción.
Seguimiento al desempeño y dificultades
del personal.
Coordinar temas de licencias,
incapacidades, reconocimientos,
procesos disciplinarios, retiros y otros
temas relacionados con el personal.
Diseño, aprobación y entrega de
dotación.
Manejar archivo de hojas de vida
actualizadas y de elegibles.
Coordinar los reemplazos en caso de
ausencias.
Actualizar temas de salud ocupacional y
lo referente a él.
Liquidación de nóminas y contratos.
Elaborar reportes e informes mensuales
de los productos manejados en el
COORDINADOR COMERCIAL inventario de acuerdo con la
LOGISTICO normatividad vigente.
Ubicar los productos en el
almacenamiento seguro según las
normas establecidas para su
manipulación.
Cada seis meses realizar la toma física
del inventario tanto de productos como
de materiales asignados a cada
empleado según las normas
establecidas por la Distribuidora.
Cuidar de los bienes y productos
existentes en el almacén.
Comunicarse constantemente de forma
asertiva con los proveedores para que no
se presente un desabastecimiento en el
almacén

COMERCIAL Asesorar a los clientes con respecto al

ASESOR portafolio de productos que maneja la
COMERCIAL distribuidora.
Elaborar y sustentar informes de gestión
a la gerencia comercial con respecto a
las ventas quincenales.
Participar de manera activa en las
capacitaciones para mejorar las
relaciones interpersonales dentro del
área y a nivel general

Elaborar reportes e informes mensuales

AUXILIAR DE de los productos manejados en el
TRANSPORTE COMERCIAL inventario de acuerdo con la
normatividad vigente.
Ubicar los productos en el
almacenamiento seguro según las
normas establecidas para su
manipulación.
Cada seis meses realizar la toma física
del inventario tanto de productos como
de materiales asignados a cada
empleado según las normas
establecidas por la Distribuidora.
Cuidar de los bienes y productos
existentes en el almacén.
Comunicarse constantemente de forma
asertiva con los proveedores para que no
se presente un desabastecimiento en el
almacén.
Presentar informes de Gestión a la
gerencia cuando lo requiera.
Archivar toda la documentación de forma
correcta de acuerdo con normas de
archivística establecidas por la
Distribuidora.
Manejar los pedidos y productos para su
clasificación y distribución.
 4. DESCRIPCION DE CARGOS

GERENTE GENERAL Santiago Preciado González tiene 28 años. Terminó

estudios de Administración de Negocios Internacionales en una de las
universidades más prestantes del país. Viajó al extranjero durante año y medio
para perfeccionar un segundo idioma y especializarse en Mercadeo. También
tuvo la oportunidad de hacer las prácticas de su posgrado en una empresa
europea, líder en consumo masivo y con presencia en varios países. Allí fue
contratado, al terminar las prácticas y trabajó por tres años. De carácter jovial,
gran facilidad de palabra e indiscutible don de gente, Santiago es uno de los
socios de la Distribuidora LAP, fiel creyente de que las empresas han de generar
valor a las comunidades en donde están, a los accionistas proveedores y
colaboradores que con su trabajo las hacen crecer. Santiago sueña con llegar a
conformar un equipo directivo de primer nivel y disponer de una plantilla de
colaboradores apasionados, que vivan para su empresa y la sienten como parte
suya. Durante su primer año al frente de LAP, Santiago separó las oficinas de la
bodega, trasladándolas a una zona de alto prestigio comercial y social de la
ciudad para darles renovada imagen.

Nombre: Ricardo Vargas Cargo: Director Financiero y Administrativo Edad: 55

años Tiempo de servicio: 20 años Estudios: Contador Público y Tecnólogo en
contabilidad y finanzas del SENA. Responsabilidades: Tiene a su cargo los
Auxiliares Contables y el Coordinador de Cartera.

Nombre: Fernando Pérez Cargo: Director de Logística Edad: 49 años Tiempo de

servicio: 5 años Estudios: Profesional en Mercadeo y diplomados en Logística y
Cadena de Suministros. Responsabilidades: De él depende todo lo que tiene que
ver con distribución y transportes.

Nombre: Carlos Rodríguez Cargo: Coordinador Comercial Edad: 50 años

Tiempo de servicio: 31 años como vendedor y 20 de ellos con la empresa
Estudios: Tecnología en mercadeo y publicidad Responsabilidades: Encargado
de las ventas y las planillas de pago por comisiones para todos los vendedores
de la empresa.
Nombre: Carolina Prieto Cargo: Coordinadora de Talento Humano Edad: 36
años Tiempo de servicio: 10 años Estudios: Tecnóloga en Gestión del Talento
Humano Responsabilidades: Gestión de la nómina, el reclutamiento y la
selección de talento humano.
 5. BENEFICIOS DE ESTE PROCESO

1. Mejorar la organización, distribución y coordinación de actividades de la

empresa.
2. Designar con precisión la responsabilidad en el momento de ejecutar las
actividades.
3. Buscar la igualdad en cuanto a carga laboral.
4. Identificar las características y obligaciones de cada puesto de trabajo.
5. Informar al empleado sus tareas y responsabilidades para ejecutarlas con
seguridad y conocimiento.
6. Valorar las habilidades y cualidades de empleados como muestra de
interés por su bienestar y calidad de ida en el trabajo.
7. Resaltar los méritos a quienes sean merecedores de los mismos.
8. Facilitar los procesos de selección y contratación, al indicar las aptitudes
y competencias para ocupar las vacantes.
9. Aportar informacional seguimiento y evaluación del desempeño individual.
 6. PARTICIPANTES

GERENTE GENERAL Santiago Preciado González

Ricardo Vargas Cargo: Director Financiero y Administrativo

Fernando Pérez Cargo: Director de Logística

Carlos Rodríguez Cargo: Coordinador Comercial

Carolina Prieto Cargo: Coordinadora de Talento

David Parra Cargo Coordinador Logístico

Miguel Benítez Cargo Auxiliar de transporte

Los asesores comerciales

 7. PERIODICIDAD

EVOLUCION DE LAP

En los últimos 10 años el crecimiento de la Distribuidora LAP SAS ha sido

sostenido y ascendente. Esto les permitió hacer presencia en seis ciudades
intermedias con un Centro de Distribución (CD) en cada una, que cuenta con
una flota propia de ocho camiones y otros trabajando por contrato. En cada CD
existe una planta de personal directa de 18 personas, que se encargan de las
áreas administrativa y comercial. Otros empleados contratados de manera
indirecta, entre 20 y 25, están encargados de la bodega. La Dirección General
de LAP está ubicada en la capital y tiene una estructura organizacional
conformada de esta manera: Gerencia, Dirección Financiera, Dirección
Administrativa y de Logística. Las compras y todo el manejo comercial se
encuentra en cabeza del Señor Preciado, pues él considera que allí está el éxito
de su negocio. Los Gerentes de los CD fuera de la ciudad, le reportan a cada
una de las áreas según sea el asunto a tratar: lo comercial con el Gerente, las
compras, los pagos, los arreglos de los carros, la contratación de la gente y la
terminación de los contratos con los directores de las diversas áreas. En la
Dirección General trabajan en total 60 personas, vinculadas directamente con la
empresa y 180 contratadas de manera indirecta, que hacen su labor en la
Bodega. Es así como a nivel nacional se cuenta con una planta de personal
directa de 168 colaboradores y una nómina indirecta, manejada por medio de
una empresa temporal, de unos 300 empleados en promedio, que aumenta o
disminuye según sea requerido por la demanda de los clientes o la fluctuación
en los pedidos.

Teniendo en cuenta dichos datos y la evolución de la compañía se realiza cada

seis meses ajustes a nuestro manual de funciones por competencias.
 8. PROCESO A DESARROLLAR EN EL MANUAL

IDENTIFICAR ORGANIZAR Y DIFUNDIR Y

OBJETIVOS Y ESTRUCTURAR SOCIALIZAR LA
RSPONSABLES LA INFORMACION
EN CADA AREA INFORMACION OBTENIDA
 9. INSTRUMENTOS DE MEDICIÓN

Dentro del área de Gestión de Talento humano dentro del manual de funciones
se deben instaurar criterios para que sean de obligatorio cumplimiento dentro de
los diferentes cargos de la empresa.

Este proceso se realiza como instrumento dinámico que permita el buen

funcionamiento de la empresa por medio de una excelente gestión del talento
humano de la misma con el fin de que sea aplicado a todos los empleados en
especial del área comercial.

Algunos de los instrumentos serán

Entrevistas en grupo e individuales

Listas de chequeo

Investigaciones

Encuestas

Foros

Capacitaciones

Reuniones constantes y permanentes

 10. INSTRUCTIVO PARA LA USAR EL MANUAL

El área de Talento Humano de la Distribuidora LAP está en la obligación de

organizar una reunión con todos los empleados por áreas comenzando en el
área comercial para dar a conocer este manual de manera clara y coherente
según los cargos y responsabilidades de los empleados, la capacitación sobre el
manual debe quedar registrada en listas de asistencia.

¿Quiénes deben usar el Manual de Funciones?

Todos los funcionarios de la Distribuidora LAP deben consultar de manera

permanente este manual para que tengan un conocimiento claro de sus
funciones y responsabilidades para así llevar un control sobre los procesos para
su mejoramiento continuo.

Los líderes de todas las áreas deben tenerlo más a la mano por que pueden
evaluar el desempeño de las personas que están a su cargo y ver el proceso que
se está llevando a cabo en su área para manejar un buen ambiente laboral y así
obtener excelentes resultados.

El área de talento humano se encargará de supervisar el cumplimiento del

manual de funciones de los empleados con el fin de lograr los objetivos de cada
área.

¿Para qué se utiliza la descripción de Perfiles de Cargo?

Le permite a todos los empleados conocer como está estructurada la compañía

a nivel general y por áreas; las actividades y responsabilidades de cada
funcionario están clasificados según su área de trabajo, la idea general es luego
de su divulgación a todos los empleados se garantice el cumplimiento en todo el
personal de la Distribuidora LAP.